Manual de Documentacion Policial (1)

8/20/2019 Manual de Documentacion Policial (1)

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POLICÍ A NACIONAL DEL PERÚ

MANUAL DE DOCUMENTACIÓN POLICIAL

RD Nº 312-2013-DIRGEN/EMG

DEL 13ABR2013

LIMA – PERU

2013


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ÍNDICE

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

Finalidad, Contenido, Alcance y Base Legal ..................................................... 7Definición de Términos ........................................................................................ 8

CAPÍTULO II

PRINCIPIOSPrincipios ........................................................................................................... 9

CAPÍTULO III

NORMAS LEGALES

Documentación Policial ....................................................................................... 9Clasificación de la Documentación Policial ....................................................... 9Soporte de la Información ................................................................................. 10Márgenes ............................................................................................................ 10

Estructura de un Documento ............................................................................ 10De la Descripción del Documento .................................................................... 11Características de los Sellos ............................................................................. 12Normas para la redacción de la Documentación Policial ............................... 13Del empleo del Anexo ........................................................................................ 14De la Organización de los Documentos ........................................................... 14Del Uso de Sobres ............................................................................................. 14Rotulación de Sobres ........................................................................................ 15De la remisión de la Documentación Clasificada ............................................ 15

CAPÍTULO IV

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

De los destinatarios de la Documentación ...................................................... 15Observancia del Conducto Regular .................................................................. 15De las Competencias de los Comandos Internos ........................................... 15Plazos y Términos ............................................................................................... 16

CAPÏTULO V


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FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA

De la descripción de las Fases de la Administración Documentaria ............. 16De la recepción .................................................................................................... 16De la clasificación ............................................................................................... 16Del registro .......................................................................................................... 16De la distribución ................................................................................................ 16Del diligenciamiento ..................................................................................................17Del Archivo ..................................................................................................................17

CAPÍTULO VI

DE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO

De los Archivos Policiales.................................................................................. 17Del aspecto sistemático de los Archivos .......................................................... 17De la clasificación de los Archivos .........................................................................17

CAPÍTULO VII

DE LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Del Patrimonio Documentario de su custodia .....................................................18Obligaciones del Personal Policial .........................................................................18Cuidado de la Documentación ................................................................................18De la transferencia documental al Archivo General de la Nación .......................18

CAPÍTULO VIII

ACCESO DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Ámbito de Aplicación ......................................................................................... 18Funcionarios responsables de entregar la información ................................. 18

CAPÍTULO IXCLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCIÓN

Clases de Documentos Policiales ..................................................................... 19Comunes .............................................................................................................. 19Especializados .................................................................................................... 19

CAPÍTULO X


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DEFINICIÓN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU FORMULACIÓN

Acta ..................................................................................................................... 19Apreciación de Situación .................................................................................. 21Atestado Policial ................................................................................................ 22Carta Funcional .................................................................................................. 24Certificado .......................................................................................................... 24Citatorio .............................................................................................................. 25Constancia .......................................................................................................... 26Copia Certificada ................................................................................................ 26Decreto ............................................................................................................... 27Devolución .......................................................................................................... 27Elevación ........................................................................................................... 28

Guía de Destino ................................................................................................... 29Hoja Básica de Requisitoria ............................................................................... 29Hoja de Datos de Identificación ......................................................................... 30Hoja de Recomendación ................................................................................... 31Informe ............................................................................................................... 33 Informe Policial .................................................................................................. 35Inventario ........................................................................................................... 36Manifestación ..................................................................................................... 37Memorándum ...................................................................................................... 39Nota de Agente ................................................................................................... 40Nota Informativa ................................................................................................. 40

Notificación ......................................................................................................... 41Notificación de Detención ................................................................................. 42Oficio ................................................................................................................... 42Orden .................................................................................................................. 43Orden de Operaciones ....................................................................................... 44Papeleta de Sanción .......................................................................................... 47Parte ................................................................................................................... 47Plan Ceremonial ................................................................................................ 48Plan de Trabajo .................................................................................................. 49Pase ................................................................................................................... 50Planilla de Indemnización de Gastos de Viaje ................................................. 51

Radiograma ........................................................................................................ 51Solicitud ............................................................................................................. 52

CAPÍTULO XI

LIBROS DE REGISTROSDEFINICIÓN DE NORMAS PARA SU FORMULACIÓN

Definición ........................................................................................................... 53Consideraciones para el registro en el libro, cuaderno o registroinformático........................................................................................................... 53

Elementos constitutivos para cada clase de registro ...................................... 54


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CAPÍTULO XII

DISPOSICIONES FINALESDisposiciones Finales ........................................................................................ 59

ANEXOS COMPLEMENTARIOS ...............................................................................60Anexo 01 Formato de Acta .......................................................................................61Anexo 02 Formato de Apreciación de Situación ..................................................62Anexo 03 Formato de Atestado Policial.................................................................65Anexo 04 Formato de Carta Funcional ..................................................................67Anexo 05 Formato de Certificado ...........................................................................68Anexo 06 Formato de Citatorio ................................................................................69Anexo 07 Formato de Constancia ...........................................................................70

Anexo 08 Formato de Copia Certificada ........................................................................71Anexo 09 Formato de Decreto .................................................................................72Anexo 10 Formato de Devolución ...........................................................................73Anexo 11 Formato de Elevación ..............................................................................74Anexo 12 Formato de Guía de Destino ............................................................. 75Anexo 13 Formato de Hoja Básica de Requisitoria .............................................76Anexo 14 Formato de Hoja de Datos de Identificación ............................................77Anexo 15 Formato de Hoja de Recomendación ...................................................78Anexo 16 Formato de Informe .................................................................................79Anexo 17 Formato de Informe por Actos Antisociales .......................................80Anexo 18 Formato de Informe por Situación Irregular de Menor ................... 82Anexo 19 Formato de Informe Administrativo .....................................................84 Anexo 20 Formato de Informe Policial ...................................................................85Anexo 21 Formato de Inventario .............................................................................86Anexo 22 Formato de Manifestación ......................................................................87Anexo 23 Formato de Memorándum ......................................................................88Anexo 24 Formato de Memorándum Múltiple .......................................................89Anexo 25 Formato de Nota de Agente ...................................................................90Anexo 26 Formato de Nota Informativa .................................................................91Anexo 27 Formato de Notificación..........................................................................92Anexo 28 Formato de Notificación de Detención ................................................93

Anexo 29 Formato de Oficio .....................................................................................94Anexo 30 Formato de Orden ....................................................................................95Anexo 31 Formato de Orden de Operaciones ......................................................96Anexo 32 Formato de Papeleta de Sanción ..........................................................99Anexo 33 Formato de Parte ………………………………………………………..100Anexo 34 Formato de Plan Ceremonial……………………………………………...101Anexo 35 Formato de Plan de Trabajo……………………………………………103Anexo 36 Formato de Pase………………………………………………………………104Anexo 37 Formato de Planilla de Indemnización de Gastos de Viaje……….105Anexo 38 Formato de Radiograma………………………………………………………….106Anexo 39 Formato de Solicitud……………………………………………………107

Anexo 40 Artículos de la Legislación concordante………………………………….108


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EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La Policía Nacional del Perú en cumplimiento de sus competencias, funcionesy atribuciones establecidas en Ley de la Policía Nacional del Perú, DecretoLegislativo Nº 1148 del 11DIC2012, formula diversos documentos con el fin deatender los requerimientos de las entidades públicas, privadas y público engeneral; motivo por el cual, el Comando Institucional ha nombrado una Comisiónpara la formulación del Manual de Documentación Policial, mediante ResoluciónDirectoral N°431-2012-DIRGEN/EMG del 05 JUN 2012.

En la actualidad existe y rige el Reglamento de Documentación Policial,aprobado con RM. Nº 0456-90-IN/PNP del 19SET1990, el mismo que seencuentra parcialmente desactualizado debido a los cambios en las disposiciones

legales vigentes, el avance de la tecnología, la necesidad del servicio policial; y, elhecho de no existir un Manual de Documentación Policial, resulta conveniente lanecesidad de crear uno, que establezca los lineamientos, principios, normas yprocedimientos para lograr unidad de criterio en la formulación y administraciónde la documentación empleada en la PNP.

La complejidad de las funciones que desempeña la Policía Nacional del Perúa nivel nacional, requiere que la formulación de documentos estén bien definidospara el mejor cumplimiento de sus fines, desde el punto de vista de la funciónpolicial; por ello, los integrantes de la Comisión han recopilado el aporte dediferentes instancias Institucionales y de comisiones anteriores para laelaboración del presente proyecto de Manual; cuyo objetivo es dotar a laInstitución Policial de un instrumento normativo, coherente y orientador, quefacilite la formulación y administración documentaria.

El Proyecto de Manual de Documentación Policial ha sido desarrollado deacuerdo a los lineamientos que establece el Reglamento del Sistema Normativode la Policía Nacional del Perú aprobado con la R.M Nº 0306-92-IN/PNP del17MAR1992, teniendo en consideración por razones técnico-legales, normar sólola formulación de documentos de uso general de los cuales se han incorporadoformatos como ayuda para una mejor comprensión del tema y posibilitar su

adecuación conforme a la necesidad del servicio policial..Por lo expuesto, la Comisión sustenta la importancia del presente trabajo en

el hecho de que el Proyecto de Manual de Documentación Policial, se constituyeen un instrumento normativo general, de obligatorio cumplimiento cuya difusióndebe ser permanente toda vez que no genera ningún costo al Estado, razonesmás que suficientes para recomendar su aprobación por la Superioridad y derogarel Reglamento de Documentación Policial, aprobado con R.M Nº 0456-90-IN/PNPdel 19 SET1990.

LA COMISIÓN


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CAPÍTULO I

GENERALIDADES

A. FinalidadUniformar la formulación y administración de documentos en la PolicíaNacional del Perú.

B. ContenidoNormas y procedimientos para la formulación y administración de losdocumentos que se utilizan en la Policía Nacional del Perú.

C. AlcanceLas prescripciones del presente Reglamento, rigen para todo el personal de

la Policía Nacional del Perú.

D. Base Legal1. Constitución Política del Perú.2. Decreto Legislativo Nº 1148 Ley de la Policía Nacional Del Perú3. Decreto legislativo Nº 1149 Ley de la carrera y situación del personal

de la Policía Nacional del Perú4. Decreto Legislativo Nº 1150 Ley del Régimen Disciplinario de la Policía

Nacional del Perú.5. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General6. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y acceso a la Información Publica.7. Ley Nº 27411,Ley que regula el procedimiento en los casos de

Hominia, modificado por la Ley Nº 281218. DS Nº 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de

la Ley de Transparencia y acceso a la información Pública.9. DS Nº 008-2004-IN del 30MAR2004, sobre datos de identidad de

obligatorio cumplimiento de requisitoriados.10. DS Nº 043-2003-PCM, del 22ABR2003-Texto Único Ordenado de la

Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública.11. RM Nº 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema

Normativo de la Policía Nacional del Perú.

12. RM Nº 1354-2005-IN/PNP del 27MAY2005, designando a losfuncionarios responsables de brindar información, en cumplimiento a laLey de Transparencia y acceso a la Información Pública.

13. RM Nº 0569-93-IN-OSPI/RA, del 02JUL93, que aprueba la Directiva Nº013-93-IN-OSPI/RA, Normas para la formulación de la Documentación Administrativa y Legal en el Ministerio del Interior.

14. RD N° 301-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 07ABR09.15. RD N° 769-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 10JUL09.16. RD Nº 431-2012-DIRGEN/EMG. del 05JUN2012.17. M/M Nº 35-2012-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del

11JUN2012.


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E. Definición de términos Anexo

Documento que agregado al principal amplía su información. Antecedente Acción, hecho o circunstancia pasada que sirve para comprender o valorarhechos futuros.

Antecedente referencialRegistro de persona (s) por hecho (s) que ocasionaron la intervenciónpolicial.

Autenticar Autorizar o acreditar la originalidad de un documento.

Archivo

Conjunto ordenado de documentos que la Policía Nacional del Perú produceo recibe en el ejercicio de sus funciones o actividades.

CargoElemento celular de una estructura orgánica con funciones especificasintegradas por tareas y responsabilidades que son asignadas a una personapor ley o por autoridad competente. También se conoce como recibo por larecepción o entrega del documento.

ClasificarOtorgar una categoría y tratamiento de seguridad a un documento en funcióna su naturaleza y contenido.

Comparecer Acudir o presentarse ante una autoridad judicial o policial previa notificación.

DependenciaCualquier nivel orgánico de la Institución.

Documentación PolicialConjunto de documentos que emplea la Policía Nacional en el ejercicio desus funciones.

PrincipioBase, fundamento, origen, razón, sobre el cual se precede discurriendo encualquier materia.

SiglaCualquier signo que sirve para ahorrar letras o espacio en la escritura.

SumarioResumen, compendio o síntesis de lo esencial del contenido de undocumento.

TrámiteCada uno de los estados y diligencias que tiene que recorrer un documento.

CAPÍTULO II

PRINCIPIOS


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A. PrincipiosLos Principios que rigen la formulación y administración de la documentaciónpolicial, son los siguientes:

1. Claridad: Es la correcta construcción gramatical cuidando la ortografía yevitando expresiones ambiguas, de tal manera que su lectura permita lacomprensión del texto.

2. Coherencia: Consiste en la formulación armónica y lógica deldocumento, de tal manera que los diferentes aspectos que se deseaexpresar, guarden relación entre sí.

3. Concisión: Es el uso de oraciones simples y cortas, expresando un solopensamiento en cada oración, pueden utilizarse abreviaturas de usocomún y que no ofrezcan dudas o interpretaciones equivocadas.

4. Precisión: Es la expresión en forma exacta, adecuada y objetiva delmensaje que se desea transmitir.

5. Unidad: Cada documento en lo posible debe referirse a un solo tema oasunto.

6. Oportunidad: Consiste en la formulación a tiempo del documento, quepermita ejecutar las medidas o acciones que sean necesarias oconvenientes, para la toma de decisiones.

CAPÍTULO III

NORMAS GENERALESA. Documentación Policial

Es la comunicación escrita que se formula y administra en todas lasUnidades de la Policía Nacional del Perú.

B. Clasificación de la documentación policial1. Común

Es la de libre acceso, con las formalidades que establece la ley.

2. ClasificadaEs aquella cuyo acceso es restringido, su limitación está establecida en

el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806 - Ley de Transparencia yde Acceso a la Información Pública, y en las excepciones previstas en laConstitución o Leyes Especiales; siendo estos: SECRETO,RESERVADO o CONFIDENCIAL.

C. Soporte de la información 1. El papel, el mismo que contiene el registro de información y debe tener

las características siguientes:

a. Bond.- Tamaño oficial (A-4) de 297 mm por 210 mm con peso de 60a 80 gr; para originales.

b. Periódico o cebolla.- Con las mismas dimensiones del papel Bond;para copias.


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c. Folkote satinado y/o couché.- Tamaño oficial (A-4) con peso de 80gr; para originales de Resoluciones.

2. Los dispositivos de almacenamiento (Disco Compacto-CD, Diskette,USB y otros).

D. MárgenesDebe determinarse a partir del borde de página, según el detalle siguiente:

1. Margen superior : 3,5 cm ó 09 espacios verticales.2. Margen izquierdo : 3,5 cm ó 09 espacios horizontales.

3. Margen derecho : 2,5 cm ó 07 espacios horizontales.

4. Margen inferior : 2,5 cm ó 07 espacios verticales.

E. Estructura de un documento1. Encabezamiento.- Conjunto de elementos identificatorios del documento;

comprende lo siguiente:

a. Membrete.- Identifica la Dependencia de origen del documento y seimprime exactamente en el ángulo superior izquierdo de la primerapágina, sin considerar los márgenes.

b. Año oficial.- Se consigna entre comillas en la parte céntrica, a DOS(2) centímetros del borde superior de la primera página.

c. Lugar y fecha.- Se consigna en el lado superior derecho de laprimera página o en el término del documento en el lado inferior

derecho, según corresponda.d. Denominación.- Comprende el tipo de documento, número

correlativo, año y siglas de la dependencia. Se consigna en letrassubrayadas, ubicadas en la parte superior céntrica o lado izquierdodel documento, según corresponda.

e. Destinatario.- Empieza con la palabra “Señor(a)” y a continuación seindica el grado policial o militar, profesión o título honorífico y areglón seguido el cargo a quien se dirige el documento, segúncorresponda.

f. Asunto.- Expresa sucintamente el contenido del documento.g. Referencia.- Menciona el documento o la disposición que origina laformulación del mismo (si lo hubiera).

2. Cuerpo.- Es la parte que contiene el detalle de la información sobredeterminado hecho o circunstancia.El contenido del documento debe ajustarse a la secuencia que sedetalla, evitando sobrepasar la tercera subdivisión de un párrafo,conforme al esquema siguiente:

I. ……….. A. ……….

1. ……… a. ………


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(1) ……… (a) ………

1 ………

a ……… ........... ……… ………

3. Término.- Comprende el conjunto de elementos identificatorios y ladistribución del documento conforme al detalle siguiente:

a. Firma.- Constituida por trazos gráficos de carácter personal, que seusa para autenticar o autorizar documentos escritos; se rubrica en laparte superior de la postfirma.

b. Postfirma.- Contiene la identificación (número de carné de identidadpersonal seguido del grupo sanguíneo, nombres y apellidos, grado) ycargo según corresponda.

c. Sello redondo.- Se utilizará según los casos establecidos.

d. Distribución.- Se consigna en la parte inferior izquierda del texto deldocumento e indica las Dependencias a donde se remitirán segúncorresponda.

e. Siglas de identificación.- Constituidas por las letras iníciales delnombre de quienes participan en la formulación y redacción del

documento; en letras mayúsculas para los oficiales y minúsculaspara los suboficiales separados por diagonales, ubicadas al final y allado izquierdo del documento.

F. De la suscripción del documentoEl documento que se genera en las Dependencias Policiales, debe serfirmado por el titular del cargo, sin embargo en casos excepcionales puedefirmar quien sigue en el comando con su propia postfirma, en los casossiguientes:

1. Por “ausencia temporal” del titular de la Dependencia, con suconocimiento y autorización, hasta por un lapso de 24 horas.

2. Por “ausencia prolongada” del titular de la Dependencia (vacaciones,permiso, enfermedad, comisión, etc.) con designación expresa medianteresolución del superior del titular, agregando la frase “encargado”, acontinuación del cargo.

3. Por ausencia del titular, cuando por razones de emergencia o fuerzamayor, este no pueda comunicarse o la urgencia de tramitar eldocumento a una instancia superior lo amerite.

4. Por fallecimiento del titular de la Dependencia.


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G. Características de los sellos1. Sello Membrete.- Rectangular, de 07 cm. por 2.5 cm. que contiene en la

parte superior el Escudo Nacional con la inscripción “REPÚBLICA DEL

PERÚ”, en la parte inferior lleva la inscripción “POLICÍA NACIONAL DELPERÚ” con letras de 03 mm. y debajo se consigna el nombre de laDependencia donde se formula el documento con letras mayúsculas de02 mm. Este sello, se estampa en forma convencional o en forma digital.

2. Sello Redondo.- Constituido por dos círculos concéntricos, en la partesuperior la inscripción “POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ”, y en la inferiorel nombre de la Dependencia de origen dentro del círculo mayor, en elcírculo menor el Escudo Nacional. Se usa en los siguientes casos:

a. Al lado izquierdo de la postfirma, excepto cuando ésta se encuentreen la primera página de un documento que lleve membrete.

b. En el centro del margen izquierdo de las páginas intermedias de undocumento, debidamente autenticado por el instructor.

c. En caso el documento no lleve membrete y tenga más de unapágina debe colocarse en el centro del margen izquierdo de laprimera página.

d. Cuando al término del documento lleva más de una firma, sólo secolocará el sello redondo al lado izquierdo de la postfirma delfuncionario policial de mayor grado o antigüedad la cual estará alfinal de las otras postfirmas.

e. Se estampará el sello redondo en el reverso de los sobres comomedida de seguridad, en las junturas en forma equidistante.

3. Sello de Clasificación.- De forma rectangular, indica la categoría deseguridad del documento y se confecciona con letras mayúsculas tipoimprenta de 07 mm. de altura. La clasificación será “SECRETO,RESERVADO y CONFIDENCIAL”. Este sello se estampará con tinta rojaen la parte central superior e inferior de cada página del documento y delos sobres, a 01 cm. del borde de la página.

4. Sello de Trámite.- De forma rectangular, sirve para determinar la

prioridad del documento, se confecciona con letras mayúsculas tipoimprenta de 07 mm. de altura y se estampa con tinta roja en la partesuperior derecha de la primera página del documento y en la partesuperior céntrica de los sobres. Su clasificación será de “MUYURGENTE” o “URGENTE”.

5. Sello de Registro.- De forma rectangular, de 07x03.5 cm. en la partesuperior contiene la denominación “POLICÍ A NACIONAL DEL PERÚ”con letras de 05 mm, debajo con letras de 03 mm. se consigna elnombre de la Dependencia, a renglón seguido la denominación“OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO” o “MESA DE PARTES” en

letras tipo imprenta de 05 mm., debajo se escriben con letra de imprentala fecha de ingreso, hora, número de registro, quien recepciona, firma yfolios, dejando los espacios correspondientes. Se estampa con tinta


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negra en lo posible en el margen inferior izquierdo, en el original, copia ocuaderno de cargo según el caso, para dejar constancia de la recepcióny registro del documento. Este sello no es empleado cuando el registro

informático se efectúa en el programa denominado Sistema Integradode Gestión de Expedientes (SIGE), que automáticamente genera unaHoja de Trámite numerada.

6. Sello de Postfirma.- Identifica al personal policial que rubrica eldocumento, consta en la parte superior, de una línea horizontal de 07cm. debajo se consigna la categoría, con las letras OA para Oficial de Armas, OS para el Oficial de Servicio, seguidamente el número de sucarné de identidad, debajo el nombre, y a renglón seguido el grado ycargo según corresponda. Para el personal de Suboficiales de Armas, Suboficiales de Servicios y

Empleados Civiles, varía únicamente en la categoría, “SO A” paraSubOficiales de Armas, “SOS” para Suboficiales de Servicios y “EC”para Empleados Civiles.

7. Sello - Copia Informativa.- De forma rectangular con 07 cm. de longitud,se confecciona con letras mayúsculas tipo imprenta de 07 mm. de altura,se utiliza para los documentos duplicados que deben conocer otraspersonas además del destinatario y se estampa con tinta negra, en elángulo superior derecho a 01 cm de los bordes de la página.

H. Normas para la redacción de la Documentación Policial

1. La terminología a utilizarse será la de uso común, evitando excesos detecnicismos o extranjerismos que lleven a erradas interpretaciones.

2. Se emplearán las reglas gramaticales.

3. Se usarán las siglas y abreviaturas normadas por el Instituto. De sernecesario abreviar otras palabras, se consignará en la primera menciónel nombre completo seguido de la abreviatura entre paréntesis y en lasveces siguientes sólo la abreviatura correspondiente.

4. El contenido del documento debe redactarse en tercera persona,exceptuándose la Solicitud, el Memorándum y Oficio que se formularánen primera persona al igual que las respuestas de la manifestación o

entrevista. 5. La documentación interna, según corresponda, y la que debe remitirse al

exterior, deberá iniciarse con la frase “Es grato dirigirme a usted.”

6. La denominación del destinatario en la documentación es impersonal,por lo que debe consignarse sólo el grado policial o militar, profesión otítulos honoríficos del titular, (excepcionalmente se podrá consignar entreel grado y el cargo, el nombre del destinatario).

7. En caso de consignarse a la persona, se iniciará con los nombres enminúsculas a excepción de la primera letra seguida de los apellidos en

mayúsculas. Cuando se traten de relaciones nominales, se observará lamisma forma de escritura, pero los apellidos precederán a los nombres.


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Para ambos casos se antepone el grado o título profesional, segúncorresponda.

8. Las cantidades se expresan en letras mayúsculas, seguidas de lacantidad en números arábigos entre paréntesis a excepción de la fecha,número de documento y la numeración de los párrafos.

9. La indicación de la fecha y la hora en el contenido de los Planes deOperaciones y Órdenes de Operaciones, se hará empleando dos dígitospara la fecha, cuatro dígitos para la hora, seguidas de las tres primerasletras en mayúsculas del mes y los cuatro dígitos del año. Cuando a lafecha, hora o minuto le correspondiera un solo dígito, éste irá precedidode un cero.

10. Las páginas de los documentos deben ser numeradas en la partecéntrica y a 01 cm. del borde inferior de la página en números arábigos.Consignando la numeración parcial y total de las paginas (02-10, 03-10,04-10…10-10). Se exceptúa la numeración en la primera página.

I. Del empleo de los anexosSe usarán anexos, cuando sea necesario adicionar información a una partedel contenido del documento. Los ANEXOS constituyen parte del documentoprincipal y se designan con números arábigos. Cuando se requiera ampliarun anexo con datos complementarios se emplearán APÉNDICES,designados con letras mayúsculas del alfabeto.

J. De la organización de los documentosLos documentos que van formando parte de un expediente, se ordenarántomando como base el primer documento que da origen, seguido de losotros, conforme se vayan formulando; este ordenamiento permitirá que elfolio N° 01 corresponda al documento base, permitiendo esta secuenciamantener un orden cronológico.

K. Del uso de sobresPara la remisión de los documentos policiales se emplearán sobres de papelbond, kraft, manila, u otros sin transparencia, de acuerdo a las dimensionesde la documentación a enviar.

L. De la rotulación de los sobres1. Anverso

a. Angulo superior izquierdo: el membrete.

b. Parte superior derecha: la denominación y el número del documento. c. Parte central con asimetría a la izquierda: la palabra Señor, seguida

del grado o título, a renglón seguido el cargo del destinatario y a dosespacios debajo del anterior, en la parte inferior derecha: la direccióncon el lugar de destino.

2. Reverso.- Se coloca el sello redondo en la parte céntrica y a losextremos en forma equidistante, para dar seguridad al cierre del sobre.


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M. De la remisión de la documentación clasificadaSe empleará doble sobre por razones de seguridad.

CAPÍTULO IVADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSTRÁMITE DE DOCUMENTOS

A. De los destinatarios de la DocumentaciónLa documentación policial debe dirigirse al titular de la Dependencia oentidad.

B. Observancia del conducto regularLos documentos que no tienen destinatario y excepcionalmente lasSolicitudes, observarán el conducto regular. Se excluyen también de estaregla aquellos que por razones de urgencia debe ser de conocimientoinmediato del comando, por lo que podrá utilizarse medios más rápidos ydirectos (correo electrónico, fax, entrega personal u otros), manteniendo laconfidencialidad que el caso amerite, sin perjuicio de cumplir con eldiligenciamiento correspondiente.

C. De las competencias de los comandos intermediosEl conducto regular implica la responsabilidad del conocimiento, trámite ycontrol de los documentos por los comandos intermedios, los que tendrán encuenta lo siguiente:

1. Si el documento en trámite a la superioridad no se ajusta a lasprescripciones reglamentarias, se devolverá indicando las observaciones

e instrucciones del caso para su reformulación.2. La documentación que los comandos tramiten a la superioridad,

contendrán su respectiva opinión y sugerencia.

3. La documentación proveniente de la superioridad será tramitadaconteniendo las orientaciones y disposiciones.

4. Los comandos comprendidos en el conducto regular, darán trámiteobligatorio a las Solicitudes presentadas por el personal de la Institución,hasta el destinatario que debe resolver.

D. Plazos y Términos.

Se adoptarán los que expresamente se encuentren señalados en las LeyesEspeciales, complementariamente en la Ley Nº 27444-Ley delProcedimiento Administrativo General y Reglamentos Internos PNP.

CAPÍTULO VFASES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA

A. De la descripción de las fases de la Administración Documentaria1. Recepción.2. Clasificación.3. Registro.4. Distribución.5. Diligenciamiento.


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6. Archivo.

B. De la RecepciónLa recepción consiste en la verificación de la conformidad del destinatario yde la integridad del documento, acto que se corrobora con la impresión delsello en el cargo y en la primera página de la copia del documento, con lafirma, grado y nombre del que recibe, además de la fecha y hora derecepción.Las Unidades de Trámite Documentario, orientan al administrado en lapresentación de sus Solicitudes y formularios, quedando obligados arecibirlos cuando estén dirigidos al titular de la entidad y darles ingreso parainiciar o impulsar los procedimientos, sin que en ningún caso pueda calificar,negar o diferir su admisión.

C. De la clasificación

Consiste en determinar si la documentación es por su contenido común oclasificado y por la prioridad URGENTE o MUY URGENTE.

D. Del registroEs el acto de anotar en el Libro de Registro o Software desarrollado en lacomputadora, generando un número de orden de ingreso, fecha, hora derecepción, denominación, asunto, procedencia y destino.

E. De la distribuciónConsiste en la entrega del documento al destinatario o personasresponsables de su diligenciamiento, mediante el cargo correspondiente.

F. Del diligenciamientoEs el procedimiento por el cual el destinatario o responsable de sudiligenciamiento estudia, analiza, acciona, informa y da cumplimiento a lafinalidad del documento.

G. Del archivoConsiste en clasificar, ordenar y conservar los documentos que hancumplido con la finalidad de su trámite y que podrían ser utilizadosposteriormente, de conformidad al Texto Único Ordenado de la Ley deTransparencia y Acceso a la Información Pública.

CAPÍTULO VIDE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO

A. De los Archivos PolicialesSon documentos producidos en el ejercicio de las funciones policiales y quehabiendo cumplido con las fases de su administración, se centralizan yconservan en forma ordenada por periodos establecidos, con el propósito deque sirvan como fuente de consulta para su utilización en temasestadísticos, evaluación científica de la actividad delictiva o productividadpolicial, investigación, cultural, histórica, informativa y de gestiónadministrativa.

B. Del aspecto sistémico de los Archivos1. El archivo documentario es un sistema, conformado por:


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a. El Archivo Central de la Policía Nacional del Perú.b. Los Archivos Especializados.c. Los Archivos Territoriales.

d. Los Archivos Regionales.e. Los Archivos Provinciales.f. Los Archivos de las Comisarías.

2. La Secretaría General de la Policía Nacional del Perú es el órgano rectory central del sistema de administración documentaria, en este extremogoza de autonomía técnica y administrativa y depende de la DirecciónGeneral de la Policía Nacional del Perú.

C. De la clasificación de los Archivos1. Activo. Comprende todos los documentos del año en curso y de los años

anteriores que mantengan vigencia y sean de frecuente consulta.

2. Pasivo. Comprende los documentos históricos y de los años anterioresal año en curso, cuya consulta no es frecuente.

CAPÍTULO VIIDE LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

A. Del Patrimonio Documental y de su custodiaConstituye patrimonio documental, los archivos existentes en todas lasUnidades Policiales, que sirve de fuente de información para estudioshistóricos y desarrollo cultural, social, jurídico, estadístico y de investigación,

el mismo que no podrá ser objeto de transferencias bajo ningún título, sinconocimiento y autorización expresa de la Secretaría General de la PolicíaNacional del Perú.

B. Obligaciones del personal policialTodo el personal policial está obligado a proteger, conservar e incrementar elPatrimonio Documental Institucional y Nacional.

C. Cuidado de la DocumentaciónLa documentación que se administra en todos los niveles, debe serconservada como fuente de información e investigación.

D. De la transferencia documental al Archivo General de la Nación

Los documentos con más de TREINTA (30) años de antigüedad que seencuentran archivados y tengan alguna clasificación, solamente serántransferidos al Archivo General de la Nación, cuando hayan perdido dichasclasificaciones previa autorización del titular del Sector Interior.

CAPÍTULO VIIIACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

A. Ámbito de aplicación1. Lo señalado en este Capítulo, será de aplicación en la Policía Nacional

del Perú, en concordancia a lo establecido en el Artículo 2º del DecretoSupremo Nº 043-2003-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.


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2. El derecho de las partes de acceder al expediente administrativo, seejerce de acuerdo a lo establecido en el Artículo 160º de la Ley Nº27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

B. Funcionarios responsables de entregar la información

1. El titular de la Secretaría General de la Dirección General de la PolicíaNacional del Perú proporcionará la información obrante en la DirecciónGeneral, así como la existente en sus Órganos Consultivos.

2. El Jefe de Estado Mayor General.

3. El Inspector General de la Policía Nacional del Perú y el Inspector en lassedes regionales.

4. El titular del Tribunal Disciplinario Nacional.5. El Director, respecto de la información existente en su respectiva

Dirección, incluyéndose en ésta categoría al Jefe de la Interpol.

6. El Jefe de Región Policial.

7. El Comisario.

CAPÍTULO IXCLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCIÓN

A. Clases de documentos policiales1. Comunes.2. Especializados.

B. ComunesSon aquellos que se formulan en todas las Dependencias de la Institucióncomo consecuencia del cumplimiento de la función policial.

C. EspecializadosSon aquellos que para su formulación se redactan en virtud de la profesióno especialidad técnica o científica del personal policial que intervienecumpliendo la función policial o en apoyo a la labor policial o extra

institucional.

CAPÍTULO XDEFINICIÓN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU

FORMULACIÓN Y ESTRUCTURA

ACTAA. Definición

Es la descripción detallada de una actuación o hecho relacionado con lafunción policial cuya finalidad es dejar constancia de lo acontecido. Sudenominación variará dependiendo del acto del cual se da fe.

B. Clases de Actas

1. Acta de Audiencia.


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2. Acta de Comprobación o Constancia.3. Acta de Confrontación.

4. Acta de Entrega.

5. Acta de Incautación.

6. Acta de Inmovilización.7. Acta de Levantamiento de Cadáver.

8. Acta de Pesaje.

9. Acta de Visualización y Escucha.10. Acta de Reconocimiento e Identificación Personal.11. Acta de Lectura de Derechos del Detenido.

12. Acta de Recepción de Detenidos.

13. Acta de Reconocimiento Fotográfico.14. Acta de Registro:a. Domiciliario.

b. Personal.

c. Vehicular, etc.

15. Otras actas que resulten necesarias y llevarán el nombre de la diligenciaque se quiera dar fe.

C. Consideraciones para su formulación1. Precisar el lugar, fecha y hora, generales de ley de los funcionarios y de

las personas que participan, seguidamente consignar en formadetallada la forma y circunstancias del acto.

2. Consignar los motivos de la actuación o hecho y de ser el caso lasreferencias de los dispositivos legales y reglamentarios que amparen laactuación policial.

3. Detallar las características de los objetos si hubieran.

4. Mencionar la cantidad de ejemplares que se formulan, la hora deltérmino de la diligencia, el grado, nombre, cargo y documento deidentidad del personal policial que suscribirá y de los involucrados quefirmarán, quienes además dejarán estampado la impresión digital de suíndice derecho.

5. En caso que alguna persona se negara a firmar, se hará constar en eldocumento, de ser posible este acto será corroborado por testigos.

6. Puede formularse a manuscrito según las circunstancias en que sedesarrolle la diligencia, y en ejemplares suficientes para ser entregadosa cada uno de los comprendidos en la actuación, según el caso.

D. Estructura1. Encabezamiento.- Está constituido por la denominación del documento,

en letras mayúsculas, subrayada y ubicada en la parte central y superiordel documento.

2. Cuerpo.- En esta parte debe consignarse lo siguiente:


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a. Los datos identificatorios: localidad, fecha, hora, descripción dellugar donde se lleva a cabo la actuación o hecho, identificación delas autoridades intervinientes.

b. Las generales de ley de los intervenidos y testigos.c. Motivación de la actuación policial.

d. Forma, modo, circunstancias, características, especificaciones, entreotros, del hecho y objetos así como el dispositivo legal quefundamente la intervención.

e. De ser necesario, se indicará el destino o disposición de lo actuado,concluyendo con la anotación de la hora en que finaliza el acto.

3. Términoa. Rúbrica e impresión digital del índice derecho de los intervenidos.

b. Firma y postfirma de los intervinientes.

APRECIACIÓN DE SITUACIÓN

A. DefiniciónEstudio ordenado y lógico de todos los factores que afectan o influyen en elcumplimiento de una misión, permitiendo a su vez determinar las acciones ypresentar recomendaciones sobre posibles soluciones que servirán de basepara la toma de decisiones.

B. Consideraciones para su formulación

1. Proceso metodológico de análisis previo al planeamiento que facilita elconocimiento total del tema planteado.

2. El texto es formulado en tercera persona.

3. Su extensión y naturaleza varía de acuerdo con la complejidad del caso,del tiempo que se dispone y de la envergadura del problema.

4. Su contenido puede estar referido a situaciones operativas oadministrativas.

C. Estructura1. Encabezamiento

a. Sello de clasificación.b. Unidad, lugar y fecha del documento.

c. Denominación y título de la apreciación.d. Referencias cartográficas.

2. CuerpoEl formato varía de acuerdo con la clase y tipo de apreciación, ya quepuede ser simple o estructurado.

3. Término

a. Sello redondo, firma y postfirma del autor.b. Distribución.


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ATESTADO POLICIAL

A. Definición

Es el documento policial por excelencia que contiene las diligenciaspoliciales, el análisis y resultado de las investigaciones por la comisión dedelitos o faltas. Constituye el instrumento policial de denuncia ante laautoridad competente, en los lugares donde no se encuentra en vigenciael nuevo Código Procesal Penal.

B. Consideraciones para su formulación1. Debe contener detalles objetivos basados en hechos concretos y

probados.

2. Seguirá un proceso metodológico de análisis y síntesis.3. Las conclusiones deben ser precisas, concisas y determinantes.

4. La redacción debe hacerse en tercera persona.5. Contendrá:

a. La forma y circunstancias de la comisión o infracción punible.b. La identificación de los agraviados, testigos y de los presuntos

autores y cómplices.c. La individualización y el grado de responsabilidad de los implicados.d. Las circunstancias agravantes y atenuantes.e. Los elementos probatorios del delito.

6. El original del Atestado, con los anexos pertinentes, será remitido con elOficio de atención, al Ministerio Público o autoridad competente.

7. Cuando en un hecho delictivo además de personas adultas seencuentren implicados niños o adolescentes, se remitirá copia delAtestado con los anexos que corresponda ante la autoridadcompetente.


a. Membrete de la Unidad.b. Denominación, número, año y siglas de la Dependencia Policial.

c. Asunto, indicando el hecho o infracción punible, lugar y fecha de la

comisión; nombres, apellidos, “alias” (si fuera el caso) y edad de lospresuntos autores y agraviados, montos; y autoridades competentesque deben conocer el hecho.

2. Cuerpo

a. Información. Transcripción de la denuncia, ocurrencia u otrodocumento que dio origen a la investigación.

b. Investigaciones. Consignar las diligencias practicadas para obtenerlos indicios, evidencias o pruebas que permitan identificar al autor oautores, y determinar la forma y circunstancias como se produjeronlos hechos; comprende:

(1) Inspección Técnico – Policial (ITP).- Referida al exameninmediato y minucioso en la escena del delito bajo loslineamientos criminalísticos y policiales.


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(2) Entrevistas e interrogatorios.(3) Confrontaciones.(4) Registros de personas, vehículos o domicilios.

(5) Decomisos e Incautaciones.(6) Reconocimiento Médico Legal.(7) Peritajes y Exámenes.(8) Citaciones.(9) Detenciones.(10)Otros.(11)Resumen de Manifestaciones.- Síntesis de las partes más

importantes de las declaraciones obtenidas.(12)Evaluación de elementos probatorios.- Análisis, cotejo y

valoración de los indicios, evidencias, pruebas, pericias,exámenes complementarios y de las declaraciones escritas y

orales recibidas, de acuerdo a las circunstancias.c. Antecedentes

(1) Referenciales (Policiales, INTERPOL, DIRIN, DIRANDRO,DIRCOTE, DIRSEG, etc.).

(2) Requisitorias.(3) Datos de identificación (RENIEC).

d. Análisis de los hechos. Descripción metódica, explicativo-causalde la forma y circunstancias de la ocurrencia de los hechos.

e. Conclusiones. Determina de manera precisa, coherente y articuladala forma y circunstancias de la comisión del delito o infracción a laley consignando los artículos donde se encuentren tipificados laconducta punible; la identidad y grado de responsabilidad de cadauno de los implicados.

f. Situación de los implicados, especies o bienes. Es la condición osituación legal de los implicados al final de la investigación (detenido,citado, etc.), de las especies y bienes (incautada, inmovilizada,comisada, etc.)

g. Anexos. Comprende:

(1) Manifestaciones o referencias.

(2) Confrontaciones.(3) Peritajes, resultados de exámenes.(4) Croquis.(5) Fotografías.(6) Diligencias practicadas.(7) Actas, certificados.(8) Otros.

3. Término

a. Lugar y fecha.b. Firma y postfirma del Instructor.

c. Sello redondo, firma y postfirma del Jefe de la Dependencia Policial;dando el “ES CONFORME” del documento.

d. Siglas de identificación personal.


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CARTA FUNCIONAL

A. Definición

Documento que contiene las funciones generales del órgano o DependenciaPolicial y las funciones y responsabilidades específicas del efectivo que lasejecuta.

B. Consideraciones para su formulación1. Encabezamiento

a. Nombre del documento (CARTA FUNCIONAL).

b. Unidad y sub Unidad.

c. Grado, nombres y apellidos del personal a quien corresponde.

d. Cargo.

2. Cuerpoa. Funciones Generales.b. Funciones Específicas.c. Documentación.

3. Lugar y fecha de formulación del documento.

4. Firmas del personal a quien corresponde y del Jefe de Unidad ó SubUnidad.

CERTIFICADO

A. DefiniciónDocumento mediante el cual la autoridad policial acredita, afirma o da porcierto, hechos o informaciones constatadas en el ejercicio de la funciónpolicial.

B. Clases de certificados1. Antecedentes Policiales.2. Supervivencia.3. Mudanza.

C. Consideraciones para la expedición del certificado1. Se formula a solicitud de parte.

2. Se utilizan formatos impresos con características propias, aprobadosmediante la directiva correspondiente.

3. Se expiden previo pago de la tasa respectiva.

CITATORIOA. Definición

Documento que se utiliza para indicar día, hora y lugar a fin de quecomparezcan las personas que se encuentren presuntamente comprendidasen la comisión de un hecho o infracción punible, ante la autoridad policial.


1. Es formulado por personal policial en ejercicio de sus facultades.2. Deberá ser debidamente motivado.


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3. El día y hora en que deba comparecer el citado no podrá ser antes deltercer día de recibido el citatorio.

4. Deberá consignar que puede concurrir asistido por sus asesores.

5. La entrega del citatorio se efectuará de acuerdo a las modalidadesestablecidas en la Ley Nº 27444-Ley del Procedimiento AdministrativoGeneral.


a. Membrete.b. Denominación y número, seguido de las siglas de la Dependencia.

2. Cuerpoa. Nombre y dirección del citado.

b. Nombre, dirección y ubicación de la Dependencia Policial con laidentificación de la autorizad ante la cual debe comparecer el citado.c. Fecha y hora de la comparecencia.d. Motivo de la citación.

3. Términoa. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y postfirma del encargado de la investigación oJefe de la Dependencia.

c. Línea punteada en el extremo inferior izquierdo (donde se haráconstar la firma y documento de identidad del citado así como la

hora y fecha del enterado).d. Firma y postfirma del que entrega la citación al reverso del

documento.

CONSTANCIAA. Definición

Documento que acredita la concurrencia de una persona a una DependenciaPolicial, para la realización de actos o diligencias que se relacionan con lafunción policial. Se otorga a petición de parte.

B. Estructura

1. Encabezamientoa. Membrete.b. Denominación del documento.

2. Cuerpo

a. Grado y cargo de la autoridad que expide el documento.b. Nombre, apellidos y número del documento de identidad del

interesado.

c. Motivo de la diligencia realizada (testimonial, confrontación,manifestación, etc.).

d. Hora de inicio y término de la diligencia.


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3. Términoa. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y postfirma de quien lo expide.

COPIA CERTIFICADAA. Definición

Documento que contiene la reproducción o transcripción literal del contenidode otros documentos o registros que obran en los archivos de unaDependencia Policial, de cuya autenticidad se da fe.

B. Consideraciones para su expedición.

1. Se expide a Solicitud de parte, debiendo pagar el interesado la tasarespectiva.

2. Si la información es requerida por autoridades de la administración

pública, su expedición será gratuita.3. Será otorgada por el funcionario autorizado de la Dependencia donde se

formuló o que se encuentre en su posesión o bajo su control.

4. En las reproducciones, al reverso de cada copia se estampará el sello decopia certificada.

C. Estructura de las transcripciones 1. Encabezamiento

a. Membrete.

b. Denominación del documento.

c. Grado y cargo del funcionario que expide el documento.d. Expresión del término CERTIFICA en letras mayúsculas.

2. Cuerpo

a. Se inicia con la indicación del legajo o registro, donde obra eldocumento que contiene la información.

b. Se efectúa la transcripción literal del texto del documento entrecomillas.

3. Términoa. Sello de copia certificada.

b. Sello redondo, firma y postfirma de los funcionarios autorizados.c. Siglas de identificación personal.

DECRETOA. Definición

Documento mediante el cual se emite en forma breve una disposición alsubordinado, sobre el trámite que debe seguir y las acciones que debecumplir respecto a un expediente o documento.

B. Consideraciones para su formulaciónEn la referencia se consignará la denominación, número, siglas, fecha yregistro del documento que antecede seguido de un resumen del tema defondo.


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a. Referencia, en el margen superior derecho.

b. Denominación, número y siglas de la Dependencia.2. Cuerpo

a. Indicación del destinatario.b. Exposición de las disposiciones que debe cumplir el escalón

subordinado.

3. Términoa. Lugar y fecha, en el margen inferior derecho.b. Sello redondo, firma y postfirma del superior.c. Siglas de identificación personal.

DEVOLUCIÓNA. DefiniciónDocumento mediante el cual se retorna un expediente o documento,indicando los motivos o las acciones realizadas.

B. Consideración para su formulaciónEn la referencia se consignará la denominación, número, siglas, fecha yregistro del documento que antecede seguido de un resumen del tema defondo.


a. Referencia en el margen superior derecho.b. Denominación, número y siglas de la Dependencia.

c. Destinatario.

2. Cuerpo

a. Exposición breve del motivo o diligencias practicadas.b. Indicación de los documentos formulados debidamente foliados.

3. Términoa. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y postfirma.c. Siglas de identificación personal.

ELEVACIÓNA. Definición

Documento mediante el cual se tramita un expediente o documentos hacia elescalón superior, para conocimiento y fines.

B. Consideraciones para su formulación1. Se emplea para dar trámite a los documentos (Partes, Informes,

Solicitudes u otros), ante el escalón superior.

2. La redacción debe referirse sólo al tema central de la exposición o

pedido.3. Debe incluir obligatoriamente una opinión favorable o desfavorable de la

autoridad que hace la elevación.


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4. Se podrán indicar las medidas que se han tomado o las que se sugiereadoptar.


a. Referencia en el margen superior derecho.b. Denominación, número y siglas de la Dependencia.c. Destinatario.

2. CuerpoContiene la exposición sucinta del contenido del documento que seeleva y la opinión fundamentada.

3. Término

a. Lugar y fecha.

b. Sello redondo, firma y postfirma.c. Siglas de identificación personal.

GUÍA DE DESTINOA. Definición

Documento utilizado para tramitar un expediente o documentos, mediante elcual se dictan disposiciones que los escalones subordinados deben cumplir,tomar conocimiento o realizar acciones de su competencia funcional.

B. Consideraciones para su empleo1. Se utiliza en formatos preestablecidos.

2. Reemplaza al Decreto en los casos en que el superior no emitedisposiciones específicas o particulares para su diligenciamiento.

3. En las observaciones, se especifican particularidades como plazos,distribución, cumplimiento, etc.


a. Membrete.b. Folios y registro del documento o expediente.c. Denominación, número y siglas de la Dependencia.d. Asunto.

2. Cuerpoa. Relación de órganos de la Dependencia.b. Indicación de las acciones a realizar.c. Observaciones.

3. Términoa. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma, postfirma y cargo del superior.c. Siglas de identificación personal.


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HOJA BÁSICA DE REQUISITORIA

A. DefiniciónDocumento que contiene los datos de identificación personal ycaracterísticas físicas de personas comprendidas en hechos delictivos, cuyasituación, ubicación, captura, impedimento de ingreso o salida del país, hansido dispuestos por la autoridad judicial.

B. Consideraciones para su formulación1. Se utiliza en formatos preestablecidos.2. El llenado de los datos comprendidos en el formato, es obligatorio.3. El original será anexado al Atestado o Informe Policial.


a. Membrete.b. Denominación, número del documento y siglas de la Dependencia.2. Cuerpo

a. Datos personales.b. Características físicas.c. Datos para su ubicación.d. Autoridades que disponen su RQ o su impedimento.e. Fotografía (de ser posible).f. Fórmula dactiloscópica.

3. Términoa. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y post firma del funcionario que identifica a la

persona objeto de la requisitoria.c. Es conforme del Jefe de la Dependencia Policial.d. Siglas de identificación personal.

HOJA DE DÁTOS DE IDENTIFICACIÓN

A. Definición

Documento que contiene información y datos de identificación sobre lascaracterísticas y rasgos físicos de una persona sujeta a investigación; seanexa al Atestado o Informe Policial.

B. Consideraciones para su formulaciónDebe contener información que permita identificar y ubicar a la personareseñada.


a. Membrete.b. Denominación, número del documento y siglas de la Dependencia.

2. Cuerpoa. Apellidos y nombres.


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b. Edad.c. Nacionalidad.d. Profesión u ocupación.

e. Nombres de los padres.f. DNI o Carné de Extranjería.g. Dirección domiciliaria.h. Centro de trabajo.i. Motivo de la intervención. j. Documento formulado.k. Señas particulares (lunares, tatuajes, cicatrices, otros y ubicación).l. otros datos (alias, estado civil, etc.).

3. Término

a. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y post firma del funcionario que identifica a la

persona con requisitoria.c. Es conforme del Jefe de la Dependencia Policial.d. Siglas de identificación personal.

HOJA DE RECOMENDÁCIÓN

A. DefiniciónDocumento formulado por un efectivo Policial, mediante el cual propone al

Comando, alternativas de solución en relación a un asunto o problemainstitucional específico, para la toma de decisiones.

B. Consideraciones para su formulación1. Formulado por disposición superior o por iniciativa propia.2. En el cuerpo del documento debe hacerse un análisis del problema para

encontrar la solución más ventajosa y plantear la recomendación quecontenga los elementos de juicio para la toma de decisiones.

3. La recomendación debe ser consecuencia lógica del análisis.4. Debe adjuntarse los proyectos de documentos de acción necesarios,

para la ejecución de la recomendación.


a. Parte superior derecha el indicativo que contiene las siglas de laDependencia de origen, lugar y fecha.

b. Denominación, número del documento y siglas de la Dependencia.c. Asunto.d. Referencia, si hubiere.

2. Cuerpoa. Antecedente(s) / Situación.b. Análisis.c. Recomendación(es).


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3. Términoa. Sello redondo, firma y postfirma de quien formula el documento.b. La palabra DECISIÓN en letras mayúsculas para la resolución

correspondiente.c. Siglas de identificación personal.

HOJA DE TRÁMITE

A. DefiniciónDocumento administrativo de trámite interno en la PNP – MININTER,mediante el cual se emitirá en forma breve disposiciones y/o acciones quedebe cumplir el destinatario respecto al documento fuente y cuyoarchivamiento será en la Unidad que dio origen a la HT.

B. Consideraciones para su formulación1. Se emplea el formato que aparece en el Sistema Integrado de Gestión

de Expedientes (SIGE), al momento de registrar un expediente.

2. El trámite de los siguientes documentos no requieren de Hoja deTrámite:a. Notas Informativas.- Las N/I deben ser registrados sólo cuando se

dispone que se realice una determinada acción, y por la Unidad quelo está disponiendo.

b. Radiogramas o similares.- Sólo se registra cuando se responda a laUnidad solicitante con el documento de acción.

c. Memorandum.- Sólo se registrará cuando se responda con eldocumento de acción.

d. Los documentos de mero trámite dentro de cada Unidad oSubunidad.

3. La Hoja de Trámite permite llevar un control automatizado delexpediente y de los documentos formulados sobre las diligencias oacciones que se realizan en las Unidades Orgánicas de la PNP y elMININTER.

4. Para evitar errores en su formulación se debe tener en cuenta losiguiente:a. Los expedientes son verificados virtualmente y recibidos físicamente.

b. Las H/T deben ser respondidas a la Unidad quien dispuso se realicela acción determinada.

c. Las H/T deben ser archivadas, terminado su trámite en la Unidadque lo generó.

d. Los expedientes deben ser enumerados (foliados) correctamente ycontar con un soporte de seguridad.

5. Concluido el trámite el expediente debe ser devuelto adjuntando alexpediente los siguientes documentos es decir debe devolverse la H/Tadjuntando:a. El documento primogénito que dio origen a la H/T, excepto cuando

se trate de Oficios múltiples.b. El documento de acción que se formuló de acuerdo al requerimiento.


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c. El documento (Oficio o Constancia) que se hizo conocer alrecurrente, el resultado de su gestión.

d. Si el expediente que se da respuesta con los documentos indicados

líneas arribas, nace en la misma dependencia o dirección, debearchivarse en el mismo lugar.

e. Sí el expediente es solicitado por otra Dirección o Unidad, se debederivar o responder a la Unidad solicitada.

f. Si lo indicado es requerido por la Dirección General PNP deberesponder con un documento de acción.


a. En el ángulo superior derecho número de páginas.b. Denominación, número del documento conformado por 10 dígitos,

los 4 primeros corresponden al año y los 6 restantes al númerocorrelativo asignado por el sistema.

c. Procedencia: Interno o Externo.d. Número y tipo de documento que se registra.e. Dependencia que registra y fecha de registro.f. Asunto.

2. Cuerpoa. Formato que contiene los siguientes campos: destino, indicaciones,

folios, fecha de transmisión, nombre y apellidos y firma del querealiza el trámite.

b. En la parte inferior del formato 38 indicaciones o accionesnumeradas de las diligencias que debe de tener en cuenta eldestinatario.

3. Términoa. Angulo inferior izquierdo impresión de la ruta o enlace que permite

ingresar al sistema.b. Angulo inferior derecho la fecha de registro.

INFORMEA. Definición

Documento con el cual se comunica a la superioridad, funcionario oautoridad pertinente un acto administrativo, la comisión de un ilícito penal oacto antisocial.

B. Clases1. Genérico: Es el documento mediante el cual se da cuenta a la

superioridad o autoridad pertinente sobre un hecho o acto administrativoen forma clara y concisa.

2. Administrativo: Es el documento mediante el cual se da cuenta a lasuperioridad o autoridad pertinente sobre un hecho o acto administrativo,en forma detallada señalando los antecedentes, acciones, medidas

adoptadas, resultados alcanzados y recomendaciones a que hubierelugar.


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3. Policial: Es el documento mediante el cual se comunica a la autoridadcompetente, del avance o resultado de la investigación sobre un ilícitopenal. En hechos con participación de menores de edad se formulará un

Informe por Actos Antisociales.C. Consideraciones para su formulación

1. No debe contener apreciaciones subjetivas.2. El Informe por Actos Antisociales, tendrá similar esquema metodológico

que el Atestado Policial y en las jurisdicciones judiciales en donde estévigente el nuevo Código Procesal Penal, se sujetará al esquema delInforme Policial.

3. El Informe por Situación Irregular se formulará con un esquema similar alInforme Policial o Atestado, según sea el caso para determinar el estadode abandono moral y material, de un menor de edad o adulto mayor, así

como con discapacidad en ambos casos.4. En los informes, las recomendaciones deben orientar la toma de

decisiones.

D. Estructura1. Encabezamiento

a. Membrete.b. Denominación, número del documento y siglas de la Dependencia.c. Asunto.d. Referencia, si lo hubiere.

2. Cuerpo

a. Informe genérico.(1) Constituido por párrafos numerados, donde según la situación

se relatan en forma clara y precisa los hechos relacionados alasunto.

(2) Debe exponerse en forma metódica y ordenada las diligenciasefectuadas y las medidas adoptadas.

b. Informe por hecho antisocial (con esquema de un Atestado).(1) Hechos o antecedentes.(2) Investigación.

(a) Diligencias practicadas.

(b) Análisis de los hechos.(c) Evaluación de los hechos o elementos probatorios.

(3) Conclusión (es).(4) Situación del niño o adolescente, especies o instrumentos.(5) Recomendación (es).(6) Anexos.

c. Informe por situación irregular.(1) Situación irregular.(2) Diligencias practicadas.

(a) Datos personales del menor.(b) Datos personales de la madre.(c) Datos personales del padre.


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(d) Examen Médico.(e) Examen Psicológico.(f) Apreciación Social.

(3) Investigación Policial.(4) Conclusión (es).(5) Sugerencia (s).(6) Anexos.

d. Informe administrativo.(1) Antecedentes.(2) Situación y análisis.(3) Conclusión (es).(4) Recomendación (es).

(5) Anexos.

3. Términoa. Lugar y fecha.b. Firma.c. Postfirma.d. Sello redondo.e. ES CONFORME del Jefe de Unidad con firma y postfirma, sello

redondo, según el caso.f. Siglas de identificación personal.

INFORME POLICIAL

A. DefiniciónDocumento que se formula como resultado de las diligencias realizadas porla presunta comisión de delitos a la puesta en vigencia del nuevo CódigoProcesal Penal (Decreto Legislativo Nº 957), constituye un instrumentooficial de denuncia ante la autoridad judicial competente.

B. Consideraciones para su formulación1. Debe contener apreciaciones objetivas basadas en hechos concretos y

probados.2. Seguirá un proceso metodológico de análisis y síntesis.3. La redacción se hará en tercera persona.4. En el documento se establecerá:

a. La forma y circunstancias del hecho materia de la investigación.b. La identificación de los agraviados, testigos y de los presuntos

autores y cómplices.c. Los elementos probatorios.d. Se formula por disposición superior o por iniciativa propia.

5. El original del Informe con todo lo actuado será cursado con Oficio a laautoridad competente del Ministerio Público.


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6. Cuando en un hecho delictivo además de las personas adultas hubiesenparticipado menores de edad se remitirá copia del Informe Policial consus actuados a la autoridad competente.


a. Membrete.b. Denominación y número del documento y siglas de la Dependencia.c. Asunto.d. Referencias, si hubiere.

2. Cuerpoa. Antecedentes: Comprende la trascripción de la denuncia, ocurrencia

u otro documento que dio origen a la investigación.

b. Diligencias efectuadas: se consignan las pesquisas que serealizaron para identificar al autor o autores, reunir los elementosprobatorios y determinar las circunstancias de los hechos.

c. Análisis de los hechos: Es el estudio detallado a través de unproceso metodológico de los hechos, tratando de relacionarlos paraobtener una hipótesis, sin calificarlos jurídicamente ni imputarseresponsabilidades.

d. Situación de los implicados: Condición legal en que los implicadosresultan al final de la investigación.

e. Anexos.3. Término

a. Lugar y fecha de la formulación.b. Sello redondo, firma, postfirma de quien formula el documento.c. Siglas de identificación personal.

INVENTARIO DE RELEVOA. Definición

Documento que contiene el detalle de los bienes muebles e inmueblespatrimoniales del Estado afectados a una Unidad Policial determinada.Obligatoriamente debe formularse cada fin de año o al producirse el cambio

de colocación del Jefe de Dependencia.B. Consideraciones

1. Llevará el Visto Bueno del inmediato superior, en todos los casos derelevo de cargo.

2. La relación de los bienes patrimoniales se ajustarán al orden siguiente:a. Instalaciones.b. Muebles y enseres.c. Armamento y munición.d. Vehículos.e. Documentos.

f. Diversos.


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3. En los relevos de cargo se antepondrán a las firmas las frases en letrasmayúsculas “RECIBÍ CONFORME” a lado izquierdo; “ENTREGUÉCONFORME" a lado derecho y debajo de ambas al centro, el Vº.Bº del

Jefe de la Dependencia.C. Estructura del inventario de relevo

1. Encabezamientoa. Membrete.b. Denominación del documento.c. Grado y nombre del personal que realiza el inventario.d. Motivo del Inventario.

2. CuerpoContiene la relación codificada de los bienes con indicación de lascaracterísticas principales, y el estado en que se encuentran al momentodel relevo.

3. Términoa. Lugar y fecha.b. Firma, postfirma, sello redondo del que hace entrega y del que

recibe, dando conformidad del estado, existencia y registrocodificado de los bienes.

c. Vº Bº del Jefe de la Dependencia.d. Siglas de identificación personal.

MANIFESTACIÓN

A. DefiniciónDocumento que contiene la exposición de una persona mayor de edad, aquien se pregunta o interroga sobre un asunto penal, policial yadministrativo, tiene por finalidad recibir información detallada sobre la formay circunstancias de la comisión de un hecho delictuoso o infracción que seinvestiga.

B. Consideraciones para su formulación1. Las preguntas se enumeran correlativamente.2. Se inicia con la frase PREGUNTADO, DIGA: escrito en letras

mayúsculas; luego con signos de interrogación se formula la pregunta,seguido de la palabra “Dijo:”. 3. Al terminar cada pregunta y respuesta, el espacio en blanco o las líneas

no completadas, se llenan con rayas descontinuadas.4. Las preguntas se formulan en segunda persona, con precisión y

claridad.5. Evitar preguntas que motiven respuestas de SI o NO.6. Las respuestas se consignan en primera persona, conservando la

expresión textual del manifestante.7. La primera pregunta a formularse al manifestante será si requiere de un

abogado defensor de su elección.8. La última pregunta a formularse es para que el manifestante tenga algomás que agregar, quitar o modificar a lo manifestado.


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9. Si el manifestante no habla en idioma español, se recurre a un intérpreteo traductor, debiendo ambos firmar e imprimir el índice digital derecho.

10. Si el manifestante es analfabeto o no sabe firmar, en el lugar de la firma

estampa la impresión digital del índice derecho, recurriéndose a untestigo que de fe de la declaración, quien firma e imprime el índice digitalderecho.

11. Para la “AMPLIACIÓN DE MANIFESTACIÓN”, se sigue el mismoprocedimiento que el señalado en la primera, omitiéndose las generalesde ley.

12. En toda Manifestación estará presente el representante del MinisterioPúblico, salvo circunstancias de fuerza mayor, y el Abogado Defensor deser requerido por el Manifestante, lo cual se hará constar en eldocumento, debiendo estos firmar al final de la manifestación.

13. Si la Manifestación abarca más de dos hojas, se autenticará con la firmadel manifestante, del representante del Ministerio Publico, del AbogadoDefensor y la rúbrica del Instructor, en el margen izquierdo de cada hoja,excepto la última.

14. El Manifestante, cualquiera sea su empleo o cargo, deberá firmar eimprimir su índice derecho en la parte inferior izquierda del documento oa partir de la segunda página en la parte céntrica del margen izquierdo.

15. El Instructor de la investigación es quien firma la Manifestación, aúncuando envíe un pliego de preguntas a otra Dependencia donde seencuentre el Manifestante.

16. En caso de menores de edad, el documento se denominará“REFERENCIA”; y para ser formulado se observará las mismasprescripciones indicadas para la Manifestación con la presencia de lospadres o tutores según corresponda, o en todo caso por un testigo dereconocida solvencia moral.


a. Denominación del documento, nombres y apellidos del Manifestante,con letras mayúsculas, seguido de la edad entre paréntesis.

b. Lugar y fecha.c. Generales de ley del Manifestante en el orden siguiente:

(1) Nombres y Apellidos.(2) Fecha de Nacimiento.(3) Nombres de los padres.(4) Estado civil.(5) Grado de Instrucción.(6) Profesión – Ocupación.(7) Documento de identidad.(8) Domicilio.

2. CuerpoContiene las preguntas formuladas por el Instructor y las respuestas del

Manifestante.


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3. Términoa. Al lado derecho la firma, nombres y apellidos, impresión digital del

índice derecho del Manifestante, testigos e intérpretes si los hubiere.

b. Al lado izquierdo la firma, postfirma del Instructor, con el selloredondo de la Dependencia.

MEMORÁNDUM

A. DefiniciónDocumento con el que un superior en grado, imparte una orden o haceconocer las disposiciones, a un escalón subordinado de la Unidad. Cuandola disposición impartida es dirigida a más de un destinatario se denominaMemorándum Múltiple, el mismo que lleva en la parte final izquierda ladistribución donde se especifica el nombre de la Unidad y número deejemplares.

B. Consideraciones para su formulación1. Se emplea para impartir o comunicar disposiciones de ejecución

inmediata.

2. Debe ser dirigido en forma personal al que debe cumplir la orden.3. Su contenido debe caracterizarse por ser concreto y breve.


a. Membrete.b. Denominación, número de documento y siglas de la Dependencia

ubicada en la parte superior y céntrica.c. Lugar y fecha.d. Destinatario.

2. CuerpoContiene la (s) orden (es) o disposición (es) que se imparten.

3. Términoa. Sello redondo, firma y postfirma del que dispone la formulación del

documento.

b. Siglas de identificación personal.NOTA DE AGENTE

A. DefiniciónDocumento básico de inteligencia que puede ser formulado por todo elpersonal policial que obtiene información de interés Institucional para suprocesamiento y explotación, en virtud de que cada integrante de la PolicíaNacional del Perú es un Agente de Inteligencia.


1. La información debe tener credibilidad, exactitud y oportunidad.

2. Redacción sencilla y de fácil comprensión.


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3. Debe contener un orden lógico y armónico, exento de prejuicios yexpresar los hechos con la mayor certeza y objetividad posible.


a. Lugar y fecha.b. Denominación.c. Destinatario.d. Asunto.e. Referencia, si lo hubiere.

2. CuerpoContiene la parte expositiva y sustancial del documento.

3. Término

Firma y post firma del que formula el documento ó clave numérica óseudónimo según corresponda.

NOTA INFORMATIVA

A. DefiniciónDocumento que contiene la exposición veraz, sucinta, completa y precisa dehechos, actividades o situaciones de carácter policial, político, social,disciplinario u otro que por su importancia o trascendencia, deben hacerseconocer a la superioridad en forma inmediata y oportuna.

B. Consideraciones para su formulación1. Debe basarse en hechos concretos y comprobados.2. Contendrá nombres y datos esenciales.3. Debe redactarse en forma impersonal, siguiendo una secuencia lógica

que permita su comprensión.4. Su distribución se hace estrictamente a los escalones que deben

conocer el contenido de la misma.5. Los párrafos deben ser ordenados y numerados.


a. Membrete.

b. Denominación y número del documento, siglas con letrasmayúsculas, en la parte central superior.

c. Destinatario.d. Asunto.e. Referencia, si lo hubiera.

2. Cuerpoa. Contiene la parte expositiva y sustancial del documento.b. Debe hacerse una narración de hechos, actividades o situaciones y

sus implicancias separadas en párrafos.c. Al final se consignan las medidas adoptadas con relación a lo

expuesto.


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3. Términoa. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y postfirma.

c. Distribución.d. Siglas de identificación personal.

NOTIFICACIÓN POLICIAL

A. DefiniciónDocumento mediante el cual se hace conocer a un efectivo policial unadisposición superior para su conocimiento o cumplimiento.

B. Consideraciones para su tramitación1. Es un documento de carácter administrativo interno.

2. Se podrá formular y ejecutar a través de la Dependencia Policial de la jurisdicción respectiva.


a. Membrete.b. Denominación.

2. Cuerpoa. Grado, nombres y apellidos del destinatario.b. Motivo de notificación.c. Grado y cargo de la autoridad que dispone la notificación.

3. Términoa. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y postfirma del que formula el documento.c. Siglas de identificación personal.

NOTIFICACIÓN DE DETENCIÓN

A. DefiniciónEs el documento mediante el cual se hace conocer a una persona el motivode su detención.

B. Consideraciones para su formulación1. Se formula en ejemplar duplicado; entregándose el original a la persona

detenida y la copia con la firma e impresión digital será anexada aldocumento correspondiente.

2. Debe contener la información establecida en el Código Procesal Penal.


a. Membrete.b. Denominación y número del documento y siglas de la Dependencia.

2. Cuerpo Contiene lo siguiente:a. Nombres y apellidos del detenido, edad, documento de identidad.


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b. Lugar, fecha y hora de la detención.c. Motivo de la detención.

3. Términoa. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma, postfirma y cargo del titular de la Dependencia

Policial o el que haga sus veces, que dispone la detención.c. Siglas de identificación personal.

OFICIO

A. DefiniciónDocumento que se emplea para comunicar, gestionar o requerir algo;trasmitir órdenes o comunicaciones, hacer consultas, elevar o devolver

documentos y promover enlace o coordinación. Cuando se envía a más deuna Dependencia se denomina Oficio Múltiple.

B. Consideraciones para su formulación1. Debe utilizarse para un solo asunto o materia.2. Se dirige al titular de la Dependencia.3. Todos los ejemplares del Oficio Múltiple llevarán la misma numeración.4. Será firmado por el titular de la Dependencia.

C. Clases de Oficios1. Oficio común:

Es el que se dirige a una sola autoridad, persona o entidad.2. Oficio múltiple:Es el que se dirige a más de una autoridad, persona o entidad.

D. Estructura del Oficio1. Encabezamiento

a. Membrete.b. Lugar y fecha, ubicado en la parte superior derecha.c. Denominación (Oficio u Oficio Múltiple), número y siglas de la

Dependencia, en el margen superior izquierdo.d. Destinatario.

e. Asunto.f. Referencia.

2. Cuerpoa. Contiene la parte expositiva directamente relacionada con el

propósito del documento.b. Se empleará un párrafo protocolar de despedida.

3. Términoa. La frase “Dios guarde a Ud.” b. Sello redondo, firma y postfirma del titular.c. Distribución (sólo en caso de Oficios Múltiples).d. Siglas de identificación personal.


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ORDEN

A. DefiniciónDocumento mediante el cual se formaliza una disposición relacionada conprocedimientos de administración de personal.

B. ClasesCuando se trasmitan por correo electrónico o telefax, tiene lasdenominaciones siguientes: 1. Orden de Comisión.2. Orden de Incorporación.3. Orden de Permiso.4. Orden de Vacaciones.5. Otros.

C. Consideraciones para su formulación1. La Orden de Comisión, de acuerdo a su naturaleza, puede ser

clasificada como “RESERVADÁ”2. Podrá utilizarse formatos pre-establecidos impresos.

D. Estructura1. Encabezamiento

a. Membrete.b. Denominación del documento, en letras mayúsculas.

2. CuerpoExposición del motivo que da origen al documento, de acuerdo alformato correspondiente.

3. Términoa. Lugar y fecha.b. Sello redondo, firma y

Documents

Manual de Documentacion Policial (1)