MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE …159.90.80.55/tesis/000148948.pdf · MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS ... venta,

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

VICERRECTORADO ACADÉMICO

DECANADO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS DE LA EMPRESA VÌVERES CARACAS, C.A

Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito

para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial

Autor: Keila Del Carmen Romero G.

Carnet: 05-1724

Cédula: 18.461.948

Tutor Académico: María Emilia Guevara

Camurí, Octubre de 2009

ii

iii

DEDICATORIA

A mi Señor, Jesús, quien me dio la fe, la fortaleza, la salud y la esperanza para

terminar este trabajo.

A mis padres, Zaida y José Luís Romero quienes me enseñaron desde pequeña a

luchar para alcanzar mis metas. Mi triunfo es el de ustedes, ¡los amo!

A mi novio, Henry Rangel, quien me brindó su amor, su cariño, su estímulo y su

apoyo constante. El que me da animo en todo momento, el que confía en mí y me impulsa a

lograr todo lo que quiero. ¡Te amo!

Y, a hermano, Ramón Márquez, por sus palabras y cariño que me ayudaron a

levantarme en momentos difíciles de la carrera.

iv

RECONOCIMIENTO

A Dios, porque sin su ayuda nada de esto hubiese sido posible.

A mi familia, porque con su ayuda, apoyo, cariño y compresión, constituye la

principal fortaleza de todo este sueño, en especial a mis Padres que siempre estuvieron

apoyándome en todo momento.

A mi novio, Henry Rangel, quien me brindó su amor, su cariño, su estímulo y su

apoyo constante. El que me da animo en todo momento, el que confía en mí y me impulsa

a lograr todo lo que quiero. ¡Te amo!

A mis amigos, por su ayuda incondicional y motivación en los momentos cruciales

de la carrera (J, D, Z, L, F).

A mi tutora profesional, María Lourdes Tovar que con su apoyo, empeño y su

ayuda a integrarme en el campo laboral.

A mi tutora académica, la profesora María Emilia Guevara, por el apoyo

brindando y su profesionalismo

A la empresa Víveres Caracas, que me abrió sus puertas, y me dio la oportunidad

de haber realizado mis pasantías.

A Teresa, por su ayuda incondicional en la parte académica a través de su labor en

la Coordinación de mi carrera

v

ÍNDICE GENERAL

Índice de cuadros, Gráficos o Tablas vii

Índice de Figuras viii

Resumen ix

Introducción 1

Capítulo I

Marco Referencial

1.1.- Marco Institucional 3

1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución 3

1.1.2.- Misión 4

1.1.3.- Visión 4

1.1.4.- Valores 5

1.1.5.- Objetivos Estratégicos de la Institución 5

1.1.6.- Estructura Organizativa de la Institución 6

1.1.7.- Estructura Organizativa de la Unidad 8

1.2.- Marco Legal 8

1.3.- Diagnóstico

1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación actual 9

1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema 10

Capítulo II

El problema

2.1.- Planteamiento del Problema 12

2.2.- Formulación del Problema 13

2.3.- Objetivos de la Investigación

2.3.1.- Objetivo General 14

2.3.2.- Objetivos Específicos 14

2.4.- Justificación e Importancia 14

2.5.- Alcance 15

vi

2.6.- Limitaciones 16

Capítulo III

Marco Teórico 17

Capítulo IV

Marco Metodológico

4.1.- Tipo de Investigación 26

4.2.- Diseño de la Investigación 26

4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 27

4.4.- Análisis y Tratamiento de Recolección de Datos

4.4.1.-Elaboracion de Procedimientos 28

4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades. 29

Capítulo V

Presentación y Análisis de los Resultados 30

Conclusiones 32

Recomendaciones 34

Fuentes de Información 35

Anexos 36

Anexo 1.Manual de Descripción de Cargos

Anexo 2.Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos

vii

ÍNDICES DE CUADROS, GRÁFICOS Ó TABLAS

Cuadro N° 1 Cronogramas de Actividades 29

viii

ÍNDICE DE FIGURA

Figura N° 1. Estructura Organizativa de Víveres Caracas, C. A 7

Figura N° 2. Estructura Organizativa del Departamento de Recursos Humanos 8

Figura N° 3. Diagrama de causa y efecto. 11

ix

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

VICERRECTORADO ACADÉMICO

DECANATO DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

Autor: Keila Del Carmen Romero

Tutor: Prof. María Emilia Guevara

Fecha: Septiembre- 2.009 RESUMEN

En el presente informe se muestra principalmente un estudio de las necesidades que

posee el Departamento de Recursos Humanos de la empresa Víveres Caracas. Dentro del

estudio se manifiesta la necesidad de documentos que reflejen paso a paso las actividades

que se realizan dentro del Departamento, como también un documento que describa el

perfil y las funciones de cada cargo, ya que la ausencia de éste origina una serie de

inconvenientes a la hora de reclutar personal adecuado a la necesidad. Por otra parte, se

evidencia que la empresa no cuenta con una estructura organizacional que muestre los

niveles jerárquicos establecidos. La investigación que se llevo acabo es de campo,

utilizando como instrumento de recolección de datos la observación directa y la entrevista

no estructurada. Finalmente se recomienda la elaboración de un manual de descripción de

cargos y un manual de procedimientos.

Palabras Claves: Manual, Procedimientos, Estructura Organizacional,

INTRODUCCIÓN

La sociedad actual, se encuentra constituida por un número casi infinito de

organizaciones que se encargan de prestar variados servicios a quienes los necesiten.

Dichas organizaciones, para poder llevar a cabo sus funciones, deben contar con recursos

físicos, financieros, tecnológicos y humanos, siendo éste último uno de los más importantes

dentro de ésta composición, puesto que de nada serviría tener el dinero, las instalaciones o

el mobiliario adecuado si no se cuenta con personas preparadas para disponer con eficiencia

y eficacia de los recursos que posee la empresa.

Víveres Caracas, es una empresa que se encuentra en un período de reestructuración

que ha venido generando una serie de cambios internos sobre todo en lo referente al

desarrollo de sus actividades. El Departamento de Recursos Humanos, ha sido, tal vez, uno

de los más afectados por estos cambios, ya que se enfrenta con la necesidad de definir las

funciones y procesos específicos más importantes de todo ésta área.

Por tal motivo, se ha propuesto la creación y manejo de Manuales de Procedimientos

dentro de la organización, ya que es uno de los elementos más eficaces para la toma de

decisiones en la administración y con el que, generalmente, se obtienen resultados efectivo

de los procesos de actividades, que permiten, no sólo coordinar y controlar, sino también

dirigir todos los objetivos propuestos en un principio por la empresa. También se propone

instaurar un Manual de Descripción de Cargos que proporcionen mejores resultados en el

proceso de reclutamiento y selección, permitiendo que se simplifique y agilice dicho

proceso.

Es importante destacar que el éxito o fracaso de cualquier organización, así como de

quienes la dirigen, está vinculado con la calidad de los procedimientos o las metodologías

que se establecen para realizar las actividades, así como de la utilización de herramienta

que fortalezcan el proceso.

2

El presente trabajo se estructura en cinco capítulos y una sección de anexos.

En el capítulo I se exponen brevemente los aspectos referidos al organismo donde se

realizaron las pasantías, tales como: reseña histórica, el marco institucional, el cual incluye

la misión, visión, valores, entre otros.

Capítulo II es el preámbulo en el cual se comenta el problema en estudio, con una

descripción de la situación actual que presenta la organización por medio de un diagnostico

corto que indica las consecuencias que se originan de la misma. Además, contiene la

formulación del problema, justificación, alcances, limitaciones y objetivos de la

investigación.

Capítulo III se expone el Marco Teórico que contiene los conceptos e ideas de la

investigación que ayudan a mejorar la problemática en Víveres Caracas.

Capítulo IV presenta el Marco Metodológico el cual contiene los pasos que se

emplearon para la obtención de la información necesaria en la elaboración de los manuales

y aplicaciones, asociados al logro de los objetivos propuestos.

Por último, en el capítulo V se presentan los resultados de las pasantías. Para

finalizar se muestran las conclusiones, recomendaciones, fuentes de información y los

anexos del informe.

3

CAPÍTULO I

MARCO REFERENCIAL

En este capítulo, se darán a conocer los antecedentes de la historia de la organización,

objetivos y estructura.

1.1.- Marco Institucional

1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución

En el año de 1956, se decide fundar una sociedad en nombre colectivo denominada

“Pietrobelli y Compañía” con el lema “Comercial Italia”; cuyo objeto es la “la compra,

venta, importación y exportación de víveres, licores y ferretería”. Para 1958, convienen en

construir una Compañía Anónima, la cual se denomina “Víveres Caracas, C.A” donde se

continuará con las actividades comerciales que hasta la fecha venía desarrollando la

sociedad en nombre colectivo antes descrita. La compañía inicia con un capital social,

representado por mil acciones nominativas del valor de mil bolívares (Bs. 1.000) cada una;

para 1958 el capital social era de 21.000 acciones, a razón de Bs. 1.000 cada una.

Los miembros de la junta directiva de la compañía que serían el Presidente,

Vicepresidente y Directores, depositarán cada uno 20 acciones, en garantía de sus

gestiones, donde estas acciones permanecerán inalienables, hasta tanto son aprobadas las

cuentas de administración. Siendo esta una garantía de sus funciones. En caso de que uno o

varios de ellos fueren accionistas cumplirán por ellos con dichas obligaciones. El domicilio

de la misma es en la ciudad de Caracas por la decisión de la Asamblea de Accionistas;

pueden establecerse sucursales, agencias u oficinas dentro o fuera del país, teniendo por

objeto la fabricación, importación, compra y venta por cuenta propia o de terceros, de

productos alimenticios en general, licores y útiles de ferretería, la comercialización,

4

importación y distribución al mayor y al detal de juguetes mecánicos y electrónicos, y

también artículos de limpieza, que del mismo modo forman parte de todos los accesorios y

repuestas necesarias para los objetos que esta misma distribuye, de igual manera podrá

dedicarse a toda actividad de licito comercio.

Víveres Caracas C.A. fue fundada en 1956, por las familias Karpel y Kaufman, su

ubicación original era en Quinta Crespo (Caracas). Actualmente esta ubicada en la Zona

Industrial de La Yaguara. La empresa como tal, se dedica a la distribución de productos de

consumo masivo entre los cuales están Víveres, enlatados, productos de limpieza y

productos de confitería.

1.1.2.- Misión

Tener la cooperación de forma activa en la distribución de mercancías, formulación de

políticas de ventas, actualizando y administrando las informaciones reales, de las gestiones

de su competencia a través de un sistema integral modernizado, equitativo y confiable

basados en principios de legalidad, con el fin de mejorar la calidad de servicio para el

consumidor, promocionando el desarrollo de una cultura de venta.

1.1.3.- Visión

Ser una empresa de sólido prestigio y confianza nacional e internacional debido a su

transparente gestión, su elevada productividad y excelente sistema de distribución, así

como de profesionalismo con el compromiso de su personal en ser eficientes y de

respetuosa actitud y atención hacia las operaciones esenciales, conduciendo hacia la

consolidación de una Venezuela competitiva y solidaria, incrementando el mercado,

modernizando las estructuras operacionales de ventas para fomentar la disciplina del

mercado nacional con el fin de ser modelo para el progreso futuro.

5

1.1.4.- Valores

• Honestidad: ser sinceros con el equipo de trabajo y con los clientes externos. Actuar

con transparencia, confianza e igualdad.

• Respeto y humildad: atender con cortesía a los clientes y al equipo de trabajos.

• Responsabilidad: cumplir las obligaciones. Asumir las consecuencias de las acciones.

• Pasión: hacer las cosas con amor y cariño. Dar el 100% del esfuerzo.

• Identificación: sentirse en familia formando parte de la organización. Estar orgulloso

del lugar de trabajo.

• Excelencia en el servicio: brindar el mejor servicio y atención al cliente.

• Innovación: buscar, imaginar, crear, enseñar y deleitar. Libertad para expresar las

ideas.

1.1.5.- Objetivos Estratégicos

Objetivo general

La Exportación, compra y venta por cuenta propia de productos alimenticios en

general, licores y útiles de ferretería, para la comercialización, importación y distribución,

al mayor y detal.

Objetivos Específicos

• Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos.

• Convocar la Asamblea, ordinaria, extraordinaria, señalando en cada caso el objeto de la

convocatoria.

• Proponer la repetición de dividendos y la constitución de reservas especiales.

• Dar y recibir en préstamo bancario o de cualquier naturaleza.

6

• Abrir, movilizar y cerrar cuentas en instituciones bancarias de créditos o similares

autorizar a personas para movilizarlas.

• Emitir, librar, aceptar, endosar, descontar, avalar, protestar efectos de comercio así

como hacerlos efectivos en taquillas de banco.

• Representar judicialmente a la compañía.

• Otorgar finanzas y avales en operaciones que afecten las operaciones de la compañía.

• Adquirir participación en otras empresas.

• Fijar los gastos generales y acordar los especiales.

1.1.6.- Estructura Organizativa

La estructura organizativa de Víveres Caracas se basa, en una relación de línea

directa y ejecutiva que se estable en lo jerárquico y los subalternos. Los subordinados con

base en esa relación, son directamente responsables ante su superior, y así sucesivamente a

través de vía jerárquica.

Existe esta relación entre quien dicta instrucciones y quien las cumple. Destacándose

las líneas y responsabilidades, indicando la variedad de las actividades que se realizan para

alcanzar los objetivos de la empresa de acuerdo con el Acta Constitutiva, Estatutos y

Disposiciones Existentes, manteniendo una jerarquía organizativa:

Directores, Jefes, Empleados, Vendedores y Obreros. De acuerdo a la estructura

organizacional, la pasantía tuvo lugar en el Departamento de Recursos Humanos que se

encuentra adscrita a la Gerencia General de la empresa.

7

Director General

Director Ventas

Director comercialización

Gerencia Barquisimeto

Gerencia Caracas

Dpto.RRHH

Dpto.Contabilidad

Dpto. Computacion

Dpto. Almacén

Dpto.Importacion

Dpto. Ventas

Dpto. Credito y cobranzas

Dpto. Comercializacion

Dpto.Cadenas

Asistente a la gerencia

Archivo General

Figura Nº 1 Estructura Organizativa

Fuente: Elaboración propia

8

1.1.7.-Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación

Jefe de Recursos Humanos

Asistente

Auxiliar

Aprendiz INCES

Figura Nº 2 Estructura Organizativa del Departamento de Recursos Humanos

Fuente: Elaboración Propia

1.2.- Marco Legal

La empresa Víveres Caracas se rige por varias leyes y reglamento, las cuales se

mencionan a continuación:

• Ley Orgánica del Trabajo .Gaceta Oficial Nº 5.152 (Extraordinaria) de fecha 19 de

junio de 1997

• Reglamento de la Ley del trabajo. G. O 38.426. 28 abril de 2006.

• Ley de alimentación para los trabajadores.

• Ley de Seguro Social. Gaceta Oficial Nº 4.322 de fecha 3 de noviembre de 1991

http://www.mipunto.com/venezuelavirtual/leyesdevenezuela/leyesorganicas/leyorganicadeltrabajo.html�

9

• Reglamento general de la Ley de Seguro Social. Decreto: No. 2.814. Jueves de febrero

de 1993.

• Contrato Colectivo. SutraViveca: 2005

1.3.- Diagnóstico

1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual

El Departamento de Recursos Humanos es de gran importancia para la empresa, ya

que es el encargado de mantener el registro e información sobre el personal, administrar el

pago de las remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales para el personal,

además de lograr una mayor eficiencia del departamento en todas las actividades que allí se

realizan.

Para el diagnostico de la problemática dentro de Víveres Caracas, se utilizó

principalmente un instrumento importante, el Diagrama Causa y Efecto, con él se puede

afirmar que este Departamento cuenta con un personal capacitado, por la experiencia de

muchos años, para la ejecución de las actividades que allí se realizan. Sin embargo, no

existen delimitaciones de las funciones que se efectúan entre las personas que allí laboran,

debido a la carencia de documentos o manuales de procedimientos que especifique los

procesos que allí se ejecutan, por lo que todos están en capacidad de realizar las tareas que

surjan a diario; lo que genera un exceso de actividad para todos.

Ésta situación ha traído como consecuencia falta de motivación que afecta,

principalmente, la comunicación entre el personal y falta de compromiso, ya que no existe

un estimulo de parte de la empresa.

Por otro lado, la búsqueda de personal se ha visto muy afecta puesto que no existe un

manual de descripción de cargos que determine los requisitos o el perfil de cada uno de los

10

cargos que se asumen dentro de la empresa y mucho menos que especifique o describa las

funciones o tareas de dichos cargos.

El proceso de reclutamiento y selección de personal en la empresa se realiza

tomando en cuenta los siguientes aspectos: La experiencia laboral del candidato, la

consignación de documentos pertinentes según sea el cargo y la distancia que debe recorrer

dicho candidato desde su vivienda hasta la compañía, analizando todos estos aspectos se

detecto que la empresa no cuenta con ningún documento que establezca los procedimientos

o pasos a seguir para realizar uniformemente esta actividad.

1.3.2.- Análisis del Diagnostico del Problema

Los organigramas, manuales de procedimiento y la descripción de cargos, son

herramientas organizacionales esenciales para lograr dentro de cualquier empresa la

ejecución efectiva de cualquier actividad. Tienen como objetivo planificar y gestionar de

forma eficiente las metas u objetivos que pretende alcanzar dicha empresa. De alguna u otra

forma, conducen a que cada miembro del equipo de trabajo sienta comodidad al momento

de ejecutar sus tareas.

Uno de los principales problemas de la empresa Víveres Caracas es precisamente la

falta de herramientas organizacionales como las que se mencionaron anteriormente. Su

anterior estructura organizacional está completamente desordenada, no existen documentos

que respalden al personal a la hora de realizar su trabajo y el Departamento de Recursos

Humanos es el que se ha visto más perjudicado con ésta situación. El personal de la

empresa reiteradamente debe ejecutar tareas para las cuales no ésta completamente

capacitado y para las cuales no fue contratado en un principio. De hecho, la mayor parte de

las personas que laboran en Víveres Caracas no tienen un grado de instrucción acorde al

puesto que ocupan, independientemente de si es de mayor o menor jerarquía. Esto, en

ocasiones, origina problemas entre los empleados, desmotiva y crea confusión.

11

SISTEMA DOCUMENTOS PROCESOS

GERENCIA PERSONAL

DESORGANIZACIÓN ENLA EJECUCIÓN DE

LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS EN EL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

Desconocimiento de los pasos a seguir

por no tener manuales

organizacionales

Desorientado

Acumulación de trabajo

Lentos

No definidos

DesactualizadosCarencia de manuales de

procedimientos y de descripción de

cargos Documentos mal

archivados

DesmotivaciónInadecuados canales de

comunicación

Figura Nº 3 Diagrama causa-efecto

Fuente: elaboración propia

12

CAPÍTULO II

El PROBLEMA

En el desarrollo de este capítulo vamos a apreciar el problema objeto de estudio, así

como también el objetivo general y los objetivos específicos que se desean alcanzar,

además la justificación e importancia que tiene dicho análisis y las limitaciones que se

presentaron durante el proceso.

2.1.- Planteamiento del problema

Las organizaciones pueden ser consideradas como medios para el flujo de la

información, ideas e influencias con el propósito de tomar decisiones, plantear alternativas

de intervención, ejecutarlas y evaluarlas, de acuerdo con las políticas, metas, propósitos,

objetivos, fines en concordancia con la misión o visión de la misma. Puede entenderse una

organización como un sistema social, orientado al logro de metas u objetivos, a través de la

división del trabajo y de una jerarquía de autoridad.

La existencia de herramientas a nivel organizacional permite plantear y visualizar los

objetivos de la empresa, pero a escala mundial. Los procedimientos administrativos y

tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando

con el desempeño mismo de las tareas cotidianas y del creciente grado de especialización.

Como consecuencia de la división del trabajo, es necesario el uso de una herramienta que

establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura

organizacional.

El Departamento de Recursos Humanos de una empresa busca que las estrategias y

políticas que usa cada departamento sean las más adecuadas, y en todo caso funge como

asesoría y consultaría de cada departamento. Este es un departamento que une de la manera

más eficiente los Recursos Humanos.

13

La empresa Víveres Caracas, actualmente presenta una problemática debido a la

ausencia de documentos que suministren la información necesaria para el

desenvolvimiento de los distintos procedimientos, en especial en el Departamento de

Recursos Humanos. Esta problemática se evidencia en la falta de entendimiento y

comprobación de las funciones de un trabajador, las cuales dan como resultado un

deficiente desenvolvimiento de su personal en cuanto a las tareas que se le asignan a cada

uno, así como perdida de tiempo y confusión, ya que no existen unos parámetros bien

establecidos acerca de qué le toca hacer a cada quién y cómo hacerlo.

El personal del departamento no esta interesado en implementar el uso de manuales

de procedimientos y el de descripción de cargos. Los procesos que allí se generan no

cuenta con un documento que explique y defina como se deben ejecutar, ya que desde la

creación de la empresa se han hecho por la experiencia empírica, es decir, por lo que se

aprende día a día por medio de la práctica.

Es por eso que algunos procesos se realizan de manera improvisada, sin un orden

definido. Es decir, no hay documentación alguna de los procedimientos, privando así que

el personal pueda seguir una coordinación en algunas de las actividades que le

corresponden.

2.2.- Formulación del problema

¿Con la elaboración de un Manual de Procedimientos y el Diseño de un Manual de

Descripción de cargos para el Departamento de Recursos Humanos, mejorará el proceso de

reclutamiento y selección, y la ejecución de las tareas en el Departamento de Recursos

Humanos de la empresa Víveres Caracas C.A?

14

2.3.-Objetivos de la investigación

2.3.1- Objetivo general:

• Elaborar un Manual de procedimientos y un Manual de Cargos para la

empresa Víveres Caracas C.A que facilite los procesos inherentes al manejo

de personal en la empresa.

2.3.2.-Objetivos específicos

• Identificar las áreas que conforman la estructura organizativa

• Identificar la situación actual del departamento de recursos humanos de

Víveres Caracas.

• Identificar la situación actual de cada uno de los puestos de la empresa.

• Diagnosticar la situación actual del departamento de recursos humanos de

Víveres Caracas.

• Diagnosticar la situación actual de cada uno de los puestos de la empresa.

• Proceder con el levantamiento de la información.

• Analizar la información obtenida.

• Diseñar el manual de procedimientos del Departamento.

• Diseñar el manual de descripción de cargos

2.4.- Justificación e importancia

La elaboración de un Manual de Procedimientos y de un Manual de Descripción de

cargos, va a permitir al Departamento de Recursos Humanos determinar la eficiencia en los

procedimientos, ya que es de suma importancia que se trabaje en forma ordenada y

metódica, siguiendo lineamientos y patrones que estandaricen y regulen el trabajo.

15

Por otra parte, el uso de los manuales representa una herramienta vital que pueda

agilizar la ejecución de las actividades y optimizar el desarrollo de los procesos, por lo que,

si se logra implementar el uso de un documento que exprese la manera correcta de realizar

las tareas, se podrá minimizar el tiempo de duración de cualquier actividad.

2.5.- Alcance

El desarrollo de esta investigación contempla la elaboración de un Manual de

Procedimientos y el Manual de Descripción de Cargos los cuales están dirigidos al

Departamento de Recursos Humanos, y se desglosa en lo siguiente:

• Manual de procedimientos, tales como:

Reclutamiento y selección

Expediente

Carnetización

Cálculo de nóminas

Pago de bono alimentario

Cálculo de vacaciones

Cálculo de liquidación

• Manual de Descripción de cargos

Por otra parte, se procederá a la elaboración de la estructura organizacional y el

organigrama por cada departamento, para así poder evidenciar el nivel jerárquico que tiene

la empresa.

16

2.6.- Limitaciones

Para el desarrollo del estudio se presentaron algunas limitaciones como se

mencionaran a continuación:

• Falta de tiempo para realizar el estudio por la realización constante de actividades

operativas lo que dificultaba el levantamiento de información.

• El personal que labora dentro de la unidad esta muy descontento y desmotivación, lo

cual impide que se realicen las actividades de manera efectiva y obtener la

información necesaria.

• Ausencia de fuentes de información interna lo impedía un menor conocimiento de las

actividades dentro del departamento.

• Carencias de recursos monetarios para realizar las investigaciones.

• Falta de una computadora para plasmar los resultados de la investigación lo que

dificultaba la trascripción y corrección de la misma.

• El rechazo por parte del personal ya que no aportaron la información suficiente para la

realización de las actividades.

• La carencia de una estructura organizacional coherente que facilitara identificar los

niveles jerárquicos a la hora de realizar el manual de descripción de cargos.

17

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

A continuación, se hablará de las definiciones de los conceptos teóricos utilizados en

el presente informe.

Teoría de los sistemas

Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un

objetivo común. Visto de una forma macro, un sistema es como una empresa en donde sus

componentes - mercadotecnia, ventas, embarque, contabilidad, personal, producción, etc.,

trabajan juntos e interactúan recíprocamente con su ambiente recibiendo entradas y

produciendo salidas con el fin de crear utilidades que beneficien tanto a los empleados,

accionistas, como al usuario o consumidor final. Los sistemas pueden estar formados por

otros sistemas más pequeños, denominados subsistemas, los cuales funcionan para alcanzar

fines específicos.

Todo sistema tiene propósitos y objetivos que para alcanzarlos, tienen que

interaccionar con su entorno, el cual está formado por todos los objetos que se encuentran

fuera de las fronteras del sistema, en la medida de recibir entradas y producir salidas.

Características de los sistemas

La finalidad de un sistema es proporcionar información a otros subsistemas o a la

organización en forma tal de enlazar todos sus componentes de manera que éstos trabajen

con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

18

El elemento control está relacionado con la naturaleza de los sistemas. Los sistemas

trabajan mejor si se encuentran bajo control cuando operan bajo niveles de desempeño

aceptables, los cuales son denominados estándares y contra los cuales se compara el nivel

de desempeño. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentran muy por encima o

por debajo de los estándares para efectuar los ajustes necesarios. En forma concreta, los

sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:

• Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

• Un método para medir el desempeño actual.

• Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

• Un método de retroalimentación.

Los sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables

continúan funcionando. La interacción con el medio ambiente es esencial para el control.

Recibir y evaluar la retroalimentación permite al sistema determinar que tan bien están

operando. Si una empresa produce como salidas productos o servicios a un precio elevado

pero de baja calidad, entonces es probable que las personas dejen de comprarlos. En este

caso, las figuras o gráficas de ventas bajas serán la retroalimentación que indicará a la

gerencia que es necesario efectuar ajustes, tanto en la calidad de los productos, como en la

forma en que éstos se fabrican.

Esta forma de visualizar los sistemas ayuda en la toma de decisiones ya que a través de

la actividad de control se detecta donde es necesario realizar mejoras al sistema.

Teoría de la Organización

Es una forma de ver y analizar las organizaciones con más precisión y profundidad de

lo que se podría hacer de otra manera. La forma de ver y pensar sobre las organizaciones se

basa en patrones y regularidades en el diseño y comportamiento organizacional. Los

académicos de las organizaciones buscan estas regularidades, las definen, las miden y las

19

ponen a disposición del resto de las personas. Los hechos de la investigación no son tan

importantes como los patrones y puntos de vista generales del funcionamiento

organizacional. La teoría de la organización es un enfoque nuevo, más flexible, sobre la

administración y el uso de la teoría de la contingencia para describir y transmitir conceptos

organizacionales.

Procedimientos

Se definen como planes por cuanto establecen un método habitual de manejar

actividades futuras. Son verdaderas guías de acción más que de pensamiento. Detallan la

forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Un procedimiento puede considerarse como una secuencia cronológica y secuencial

de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad en función de la

realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de

aplicación.

Objetivos de los Procedimientos

Gómez F. (2004) señala que “el principal objetivo del procedimiento es el de obtener

la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo,

esfuerzo y dinero”. (p.61).

Importancia de los Procedimientos

El hecho importante es que los procedimientos existen a lo largo de una organización,

aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más exigentes en los niveles bajos,

sobre todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción de los trabajos

rutinarios que llegan a tener mayor eficiencia cuando se ordenan de un sólo modo.

20

Las características de un procedimiento son las siguientes:

• Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. Un conjunto de

procedimientos tendientes de un mismo fin se conoce como sistema. Ejemplo:

sistema de adquisiciones, sistema de administración de personal, sistema de

contabilidad, sistema de control presupuestario, etc.

• Un procedimiento se caracteriza por no ser un método individual de trabajo. El

método se refiere específicamente a como una persona determinada ejecuta una

actividad especifica.

• Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan

general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estimados.

Ejemplo: la construcción de un edificio, la capacitación del personal, la implantación

de un procedimiento, etc.

• Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. Una

actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en el

puesto. Ejemplo: hacer una visita médica, revisar documentos, etc.

En este orden de ideas los procedimientos y las normas son conceptos claves que van

enlazados y actúan conjuntamente para lograr que los procesos posean las instrucciones

debidas de la realización.

Procedimientos Administrativos

Un procedimiento puede considerarse como una secuencia cronológica y secuencial

de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad en función de las

realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de

aplicación.

Según Robbins. S (2002) “Los procedimientos administrativos tienen cuatro fases,

tales como: Planificar abarca la definición de las metas de la Organización, el

21

establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una

jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades. Organizar

incluye determinar qué tareas se llevaran a cabo, cómo serán realizadas, quién las

ejecutará, cómo estarán agrupadas, quién depende de quién y dónde serán tomadas

decisiones. Dirigir encierra motivar a los empleados, orientar las actividades de otros,

elegir el canal más eficaz de comunicación y resolver los conflictos que se presenten.

Controlar es el proceso de vigilar el desempeño, compararlo con las metas y corregir

todas las desviaciones sustantivas”. (p. 6)

Manual

Los manuales son una serie de instrucciones, ordenadas y especificadas, que

suministran información detallada sobre las practicas administrativas. Todos los manuales

contienen datos e información respecto a procedimiento, instrucciones y normas de manera

ordenada e identificado bajo el esquema de una especie de libro actualizado.

A lo largo de su existencia, toda la empresa adopta una cantidad de reglas y

reglamentos, normas y servicios, instrucciones, ordenes, entre otras. Estas exigencias son

comunicadas a todas las personas mediante una correspondencia interna, las cuales luego

son archivadas con el pasar del tiempo y pueden ser modificadas al crecer cada día más la

empresa.

Objetivos de los Manuales.

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las

políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y

dependiendo del grado de especialización del manual, los siguientes son objetivos de los

manuales:

• Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).

22

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización)

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de

procedimientos).

• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de

procedimientos).

• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa

(Manual de procedimientos).

• Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por

función específica).

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso

facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).

• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales

(manuales administrativos).

Tipos de Manuales

Manual de Organización: el manual de organización describe la organización formal,

mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y

responsabilidad.

Manual de Políticas: el manual de políticas contiene los principios básicos que regirán

el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

Manual de Procedimientos: es la expresión analítica de los procesos administrativos a

través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una

guía de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La

utilización de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los

sistemas y sigue correctamente los procedimientos administrativos prescritos al realizar su

trabajo.

23

Manual de Procedimientos y Normas: el manual de procedimientos y normas

describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir

por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos

administrativos en el orden secuencial de su ejecución.

Manual del Especialista: el manual para especialistas contiene normas o indicaciones

referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este

manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

Manual del Empleado: el manual del empleado contiene aquella información que

resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que

hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación.

Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de

incentivos y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

Manual de Propósito Múltiple: el manual de propósitos múltiples reemplaza total o

parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión

de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

Ventajas de los Manuales

Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes:

• Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en

una organización, elementos éstos que por otro lado serían difíciles reunir.

• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a

improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.

• Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en

las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la

decisión o ejecución.

24

• Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y

evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

• Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las

condiciones que configuran un sistema.

• Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del

tiempo.

• Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir.

Diagrama de Gantt

La carta de Gantt es un método muy utilizado para elaborar la planeación de la

ejecución de las actividades realizada un proyecto o trabajo de investigación que tiene

como objetivo principal mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o

actividades a lo largo de un periodo de tiempo.

Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo es una grafica que representa el flujo o la secuencia de rutinas

simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso, las unidades involucradas y

los responsables de su ejecución, lo que permite la visualización de las actividades

innecesarias y verificar si la distribución del trabajo está con las personas.

Estructura Organizacional

Es la forma en que se dividen o agrupan las funciones de cada departamento de una

organización, tomando en cuenta el perfil de cada cargo. La Estructura Matricial: es aquella

que combina las ventajas de la especialización funcional y el enfoque de las

responsabilidades la departamentalización.

25

Organigramas

En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos. El primer paso de su

organización es la descripción de los puestos de trabajo así como la asignación de

responsabilidades. Posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de

autoridad y coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de

autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los

puestos están colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha desde el nivel más alto al

más bajo respectivamente.

La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organización por

tanto es importante conocer cuales son las clases de organigramas que hay para saber cuales

son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa.

El organigrama es un grafico que representa bajo forma de documento de conjunto,

la estructura de una empresa, que permite darse cuenta por medio de un dispositivo

complementario, de las distintas relaciones que pueden existir los servicios. Los

organigramas sirven para:

• Dividir las funciones de los trabajadores.

• Los niveles jerárquicos.

• Las líneas de autoridad y responsabilidad.

• Los canales formales de comunicación.

• Los jefes de cada grupo de empleados y trabajadores.

26

CAPÍTULO IV

MARCO METODOLÓGICO

En este capítulo muestra el tipo de investigación que fue realizada, además de las

herramientas empleadas para el levantamiento de la investigación y las etapas que se

cumplieron para la elaboración del informe.

Las fuentes de datos utilizados en el informe son, en primer lugar, de tipo primario,

estas son las fuentes nuevas, originales, escritas de primera mano por el autor; y, en

segundo lugar, las de tipo secundario, las cuales son documentos que contienen

información sobre las fuentes primarias.

4.1.- Tipo de Investigación

Para definir el tipo de investigación se debe evaluar el contexto del tema de la

investigación a realizar, básicamente existen la investigación de campo que consiste en

realizar la investigación en tiempo real para recolectar datos específicos de la práctica y la

investigación documental que consiste en recolectar la mayor cantidad posible de

información teórica sin posibilidad de probar ningún dato en la vida real; entonces

basándonos en esto se puede definir esta investigación como de campo, debido a que se

realizó en un período de tiempo real en que ocurría una situación problemática en el

Departamento de Recursos Humanos de Víveres Caracas. C.A

4.2.- Diseño de la investigación

Esta investigación presenta un diseño no experimental. La investigación es una

búsqueda práctica y sistemática en la cual el investigador no tiene un control directo sobre

27

las variables independientes porque sus manifestaciones ya han ocurrido o porque son

relativamente no manipulables. Las deducciones acerca de las relaciones entre variables se

hacen, sin una intervención directa, a partir de la variación afín de las variables

dependientes e independientes.

La investigación no experimental son los cambios en la variable independiente que

ya ocurrieron y el que realiza dicha investigación tiene que limitarse a la observación de

situaciones ya existentes dada la incapacidad de influir sobre las variables y sus efectos.

4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Existen gran variedad de métodos para la recolección de datos. Tales métodos varían

de acuerdo con dos dimensiones fundamentales para esta investigación como lo son: la

entrevista no estructurada y la observación directa para captar la mayor información posible

en el momento del levantamiento de la información. De acuerdo a lo señalado

anteriormente, las técnicas utilizadas para el proceso del siguiente informe fueron las

siguientes:

La entrevista no estructurada, en donde se llevaron a cabo conversaciones abiertas

con todo el personal interno que labora en cada departamento para así conocer cada

función y su perfil. Esto con el fin de estudiar la información obtenida y poder dirigir y

detectar todo lo referente al proceso de reclutamiento de personal.

La observación directa: Para este trabajo de investigación se aplico la técnica de la

observación directa ya que el investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la

problemática que acarrea al departamento. Esto con el fin reconocer y estudiar la

información obtenida y poder canalizar y detectar todo sobre los procesos administrativos,

especialmente, a la hora de reclutar personal.

28

Para la recolección de datos de una investigación se requiere tener además de una

técnica ciertos instrumentos que apoyen dicha actividad, estos instrumentos pueden ser

maquinarias o equipos, específicamente para estar investigación fue necesario tomar nota

de toda la información descrita por el personal evaluado, siendo necesario el uso:

Hoja: fue un instrumento utilizado para anotar las respuestas dadas por los empleados en el

departamento de Recursos Humanos.

Lápiz: se utilizo para redactar las opiniones de los trabajadores, en lo concerniente a las

entrevistas.

4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información

4.4.1.- Elaboración de Procedimientos

La secuencia de esta investigación se basó en la ejecución de las actividades de

levantamiento de información de los procesos correspondientes al Departamento de

Recursos Humanos y la descripción de los cargos de la organización, una vez recogida esa

información se realizó el análisis de la situación actual para lograr como resultado la

elaboración de los Manuales de procedimientos de dicho departamento y el Manual de

descripción de Cargos de la empresa Víveres Caracas C.A.

29

4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades

Cuadro Nº 1. Cronograma de actividades

Fuente: elaboración propia

Nº ACTIVIDADES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Inducción y familiarización con la empresa

2 Levantamiento de Información (descripción de cargos)

3 Análisis de la información

4 Elaboración del manual

5 Revisión de los directores, y previas correcciones

6 Correcciones del manual

7 Presentación final del manual de Descripción de cargos

8 Levantamiento de información del manual de procedimientos

9 Elaboración de manual de procedimientos

10 Entrega del Manual de procedimientos en el Dpto. Recursos Humanos.

30

CAPITULO V

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Luego de reunir la información correspondiente y analizarla se determino que la

principal causa del problema es la inexistencia de manuales por lo tanto, se estableció que

lo más importante para el beneficio de los empleados del Departamento era la elaboración

de un Manual de Procedimientos y el Manual de Descripción de Cargos.

Para dichos Manuales se adopto un formato vigente de una guía de Capacitación de la

empresa, este se caracteriza por llevar el logotipo de la empresa, nombre de la empresa y

dirección, fecha de realización y el nombre del manual, con un pie de pagina que cuenta

con el nombre del Departamento encargado y nombre del autor.

La elaboración de los manuales para la unidad de Recursos Humanos, sirven de base

para el impulso de la creación de los manuales en todas las unidades de la Gerencia

General.

Para lo dicho anteriormente se inició con el diseño de los siguientes manuales:

• Manual de Procedimientos: ( Anexo 1) en el cual se señala los procedimientos

mas importantes del Departamento como lo son:

Reclutamiento y Selección,

Expediente, Carnetización,

Cálculo de Nómina semanal,

Cálculo de Nómina quincenal,

Pago de cupones alimentarios,

Entrega de cupones alimentarios,

Cálculo de Vacaciones,

31

Cálculo de utilidades

Liquidación.

• Manual de Descripción de Cargos. (Anexo 2) conjuntamente con este Manual

se elaboró la Estructura Organizativa de la empresa y la de cada

Departamentos para luego describir individualmente los cargos. Este manual

tiene como finalidad mejorar el proceso de reclutamiento y selección.

De esta manera dos manuales contribuirán a que el desarrollo de las actividades

del Departamento sea más rápido y efectivo, facilitando el trabajo del personal que

allí labora.

32

CONCLUSIONES

La ejecución y uso de herramientas eficaces que ayuden a mejorar los procesos

realizados a diario en muchas empresas, forman parte de los elementos que, en su

actuación, son capaces de generar resultados aptos para conducir a alcanzar con éxito los

objetivos que las organizaciones se plantean desde un principio.

El Departamento de Recursos Humanos, es un componente importante dentro de

cualquier empresa para generar esos resultados que puedan conducir al éxito, ya que es el

encargado de diseñar las estrategias y políticas de acción orientadas a desarrollar y

mantener al personal, mediante la ejecución de procedimientos eficaces, destinados a

consolidar un estilo gerencial con valores compartidos al tiempo de contar con un recurso

humano idóneo de acuerdo a las necesidades de la organización.

Actualmente, el Departamento de Recursos Humanos de la empresa Víveres

Caracas, se ve afectado por las consecuencias que se derivan de la ausencia de Manuales de

Procedimientos, así como por la problemática que conlleva el reclutar y seleccionar

personal adecuado para satisfacer las necesidades de la empresa, lo que dificulta lograr la

armonía necesaria para llegar a concretar con eficiencia y eficacia los planes generales de la

organización.

Cabe destacar que, a lo largo del trabajo, se consiguió cumplir con el objetivo de la

presente investigación, ya que se logró elaborar un manual de procedimientos y,

adicionalmente, un manual de descripción de cargos para el Departamento de Recursos

Humanos, procediendo de la siguiente manera:

33

- Se diagnosticó la situación actual del Departamento de Recursos Humanos de la

empresa de Víveres Caracas.

- Se reconocieron las diferentes causas por lo cual existe en el departamento el falta

de fluidez en los procedimientos.

- Se procesó y analizó la información obtenida.

- Se realizó el levantamiento de la información para luego elaborar la propuesta de

estudiar los procesos analizados.

La implementación de estos manuales permitirá la reducción de pérdidas de tiempo

y recursos, del mismo modo, se disminuirá la ineficiencia que se ve reflejada al momento

de cumplir con los objetivos de la organización, en general, y del departamento, en

particular. Por otra parte, el personal que ingrese a la unidad, puede contar con la

información necesaria para conocer sus funciones y cumplir con las normas exigidas para

ejecutar su labor. Con ello, también se evitarán las constantes evasiones de responsabilidad.

Es de gran importancia que toda organización cuente con manuales de

procedimientos como herramienta administrativa, ya que son los que permiten documentar

todos y cada uno de los procesos que se llevan a cabo en la misma. De igual manera, los

manuales actúan como bases de datos que proporcionan fuentes importantes de información

y respaldo para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes y deben

presentarse, principalmente, con: accesibilidad, compresibilidad, precisión, propiedad,

oportunidad, claridad, flexibilidad, verificabilidad, imparcialidad y cuantitabilidad.

Finalmente, representan una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para los

que laboran en la organización.

34

RECOMENDACIONES

• Implementar el uso del Manual de Procedimientos.

•

• Implantar el uso del Manual de Descripción de Cargos.

• Actualizar el sistema de la empresa. .

• Motivar al personal que labora en el Departamento, para el conocimiento y el uso

correcto de los manuales.

• Revisar periódicamente los procedimientos y perfiles de los cargos descriptos en los

manuales, a fin de detectar posibles necesidades de actualización de los mismos, de

acuerdo con la realidad del entorno

• .

35

FUENTES DE INFORMACIÓN

• ÁLVAREZ, Martín. Manual para la elaborar Manual de Políticas y procedimientos,

D. F México: Editorial Panorama. (1998).

• CHIAVENATO, I. Iniciación a la Organización y al control. México: Editorial

McGraw-Hill. (1993).

• GOMEZ, F. Sistemas Administrativos: Análisis y diseño. Editorial McGraw-Hill.

México. (2004).

• ROBBINS, S. Fundamentos de Administración. Editorial Prentice-Hall. México

(2002).

• BILTAR, Mardelly. Principios Básicos de Gerencia y Administración. Caracas

(1991)

• BALESTRINI M. Metodología para la Elaboración de Informes. BL Consultores

Asociados. Servicio Editorial. (2005).

• HERNÁNDEZ, C. Metodología de la investigación. Editorial: Mc Graw-Hill.

México: (2002).

• FIDIAS G. Arias. El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología

Científica.5º Edición. Editorial Episteme (2006).

• UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR –SEDE LITORAL. Directrices para la

Elaboración de Informes de Pasantía. Estado Vargas (2.009).

36

ANEXOS

Manual de Procesos de Recursos Humanos

Víveres Caracas C.A Proporcionar una herramienta administrativa formal que establezca los procedimientos a los que habrá de sujetarse Víveres Caracas C.A en lo relativo a la administración de sus recursos humanos. Caracas, Julio de 2009

Departamento de Recursos Humanos

Aprobado: María Tovar Elaborado: Keila Romero

38

Urbanización Industrial

La Yaguara-Caracas

Edifico Boschi, Planta Baja

Fecha:

10/07/09

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

ÍNDICE

Introducción 3

Objetivo general y específicos 4

Uso del manual 5

Marco legal 6

Estructura organizacional 7

Organigrama del Departamento de Recursos Humanos 8

Funciones del Departamento 9

Procesos:

Reclutamiento y selección 10

Expediente 13

Carnetización 16

Cálculo de nómina semanal 18

Cálculo de nómina quincenal 21

Pago de cupones alimentarios 24



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Entrega de cupones y recarga de las tarjetas alimentarías 27

Control y planificación de vacaciones 30

Pago de utilidades a los trabajadores 33

Liquidación 37



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Introducción

Dentro de las actividades más importantes del Departamento de Recursos

Humanos (Víveres Caracas), se encuentra la mayor eficiencia en: reclutamiento y

selección, armar un expediente, carnetización, realización de nómina, cálculo de

vacaciones, pago del bono alimentario, pago de las utilidades y liquidación, entre otros.

Las actividades anteriores implican que Víveres Caracas debe realizar una

administración con la mayor calidad de los recursos, de tal forma que le sea posible

alcanzar los objetivos planteados.

Para alcanzar los objetivos previamente establecidos, Víveres Caracas debe

contar con una estructura organizacional adecuada y personal capacitado en cada uno

de los puestos que integran dicha estructura. Además, la empresa debe asegurarse de

que su personal se mantenga actualizado, por lo que debe capacitarlo de manera

continua, ayudando con ello a su desarrollo profesional.

Por lo anterior, es indispensable que la empresa cuente con un Manual de

Procedimientos que presente de una manera integral las políticas para la administración

de servicios personales entre Víveres Caracas y sus empleados; asimismo, debe



41


La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


contener las actividades más importantes dentro del Departamento de Recursos

Humanos, a fin de garantizar el cumplimiento de las actividades de manera eficaz.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Objetivo General

Proporcionar una herramienta administrativa formal que establezca algunos

procedimientos a los que habrá de sujetarse Víveres Caracas en lo relativo a la

administración de sus recursos humanos.

Objetivos específicos

1. Contribuir a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal.

2. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la

repetición de instrucciones.

3. Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su

incorporación al trabajo.

4. Facilitar el aprovechamiento de los recursos.

5. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.

6. Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Institución



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Uso del manual

Para la correcta implantación del manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. El manual debe estar a disposición de todo el personal del departamento de

recursos humanos de Víveres Caracas c.a.

2. En la aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de

los procedimientos aquí descritos recaen sobre el jefe del departamento.

3. Cualquier cambio en las políticas de la empresa que en materia descripción

de cargos , generará también un cambio en su contenido con el fin de

adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.

4. Este Manual solamente podrá ser modificado por la junta directiva y al

Gerente de este Departamento, para que cumplir los requerimientos

necesarios de los cargos.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Marco legal

• Constitución Bolivariana de Venezuela.

• Ley orgánica del trabajo.

• Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo.

• Ley de alimentación.

• Reglamento de la Ley de alimentación.

• Ley P.H.

• Ley SSO.

• Ley Inces.

• Contrato Colectivo.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Estructura organizacional

Director General

Director Ventas



Gerencia Caracas

Dpto.RRHH

Dpto.Contabilidad

Dpto. Computacion

Dpto. Almacén

Dpto.Importacion

Dpto. Ventas



Dpto.Cadenas


Archivo General



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Organigrama del Departamento de Recursos Humanos


Asistente

Auxiliar

Aprendiz INCES



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Fecha:

10/07/09


Funciones del Departamento de Recursos Humanos

Funcional General:

Organizar y coordinar la administración y el desarrollo del recurso humano

con que cuenta la empresa.

Funciones especificas:

Vigilar que las normas y lineamientos en materia de recursos humanos, se

apliquen para la ejecución de todos los procesos relativos al personal

Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales establecidas.

Vigilar el cumplimento de las disposiciones legales y administrativas, a fin de

que se entregue de manera justa el finiquito anual a las personas con las que concluyan

la relación laboral.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Verificar el pago justo del bono alimentario de cada uno de los empleados.

Dirigir, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con el ingreso del

nuevo personal.

Planificar y coordinar el pago de salarios de todo el personal.



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La Yaguara-Caracas


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10/07/09


Procesos del departamento de recursos humanos

Proceso: Reclutamiento y selección

Objetivo: Seleccionar al candidato adecuado de acuerdo a las necesidades de la

empresa.

Responsabilidad: De todo el Departamento de Recursos Humanos.

Desarrollo:

El Jefe Elabora por perfil del cargo disponible.

Coloca el perfil en las páginas Web

especializada Y en el Ministerio del Trabajo.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Escoge luego de un tiempo estipulado,

se preselecciona a los candidatos

El Asistente Verifica las referencias.

Si el candidato cumple con el perfil se procede a:

El Jefe Concreta una entrevista con los

preseleccionados.

Selecciona la persona adecuada.

Define una cita con el seleccionado

para infórmale de los beneficios y la firma del

contrato.

El Asistente Prepara el contrato



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El Seleccionado No acepta

El Asistente Busca entre los preseleccionado

nuevamente.

El Seleccionado Si acepta: Firma el contrato.

El Asistente Apertura del expediente

Ingreso al Sistema



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Elabora por perfil del cargo disponible

Coloca el perfil en las paginas Web especializadas y en el Ministerio del trabajo.

Luego de un tiempo se preselecciona a los

candidatos

Luego de un tiempo se preselecciona a los

candidatos

Verifica las referencias

Concreta la entrevista con los

preseleccionado.

Selecciona la persona adecuada

Define una cita con el seleccionado para informarle los beneficios y la firma del

contrato.

Inicio

El JEFE El ASISTENTE El SELECCIONADO

Prepara el contrato

Busca entre los preseleccionado

nuevamente.

Fin

Acepta

NO Si

Firma el contrato

Apertura del expediente

Ingreso al Sistema



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Proceso: Expediente

Objetivo: Soportar toda la información de los empleados de la empresa de una manera

ordenada.

Responsabilidad: es responsabilidad de todo el personal del Departamento de Recursos

Humanos que este proceso se lleve a cabo.

Desarrollo:

El Asistente Selecciona una carpeta Manila, oficio.

Organiza los documentos personales.

En la primera cara de la carpeta

coloca:

• La hoja de vida



54


La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


• El RIF

• Las fotocopias de la cedula

En la segunda cara coloca:

• Constancias de notas

• Cartas de trabajos anteriores.

• Carta firmada y sellada de la cita de pre-

empleo.

• El currículum

Se Ingresa el código del expediente al

sistema.

Elaboran las etiquetas identificadoras.

Coloca las etiquetas en la carpeta.

Ubica el expediente en los archivos

del personal.



55


La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Selecciona una carpeta Manila oficio.

Organiza los documentos personales.

Y coloca los siguientes

documentos

La hoja de vida

El RIF

En la primera cara de la carpeta coloca

Las fotocopias de la cedula

En la segunda cara de la carpeta coloca:

• Constancias de notas• Cartas de trabajos anteriores. • Carta firmada y sellada de la cita de pre-empleo.• El currículum

• La hoja con los datos de la persona, en el sistema de la empresa.

Ingresa el código del expediente

Elabora las etiquetas Identificadoras

Coloca las etiqueta en en expediente.

c

c

Ubica el expediente en los archivos del

personal

Inicio

Fin



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Proceso: Carnetización

Objetivo: La identificación de todos los trabajadores y vendedores..

Responsabilidad: Es responsabilidad de todo el personal del Departamento de

Recursos Humanos.

Cuando el trabajador es nuevo se le realiza un carnet tal como lo expresa contrato

colectivo:

El Asistente Toma una foto del expediente de dicha

persona.

Busca en el sistema la información que

se necesita para realizar el carnet.

Elabora el carnet.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Envía el carnet al Director General para

que los verifique.

El Trabajador Firma el carnet.

El Asistente Plastifica el carnet.

Entrega el carnet al trabajador.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Toma una foto del expediente

El Asistente El Trabajador

Busca la información necesaria en el sistema

Elabora el carnet

Envía los carnet al director General. t

Firma su carnet

Plastifica el carnet.

Entrega

Inico

Fin



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Proceso: Cálculo de nómina semanal

Objetivo: Registrar la asignación y deducción semanal por concepto de sueldos y salarios

a cancelar de cada trabajador.

Responsabilidad: Todo el personal de Recursos Humanos.

El Asistente Busca las tarjetas reloj.

Verifica que no haya egresos en el

personal (si lo hay, se procede a retirarlo

del sistema).

Cierra la semana en la tarjeta a

través de una marca.



60


La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Chequea los horarios de entrada y

salida de cada obrero.

Elabora una relación de asistencia.

El Jefe Verifica la relación de asistencia contra

las tarjetas del reloj.

Calcula las horas extras a los trabajadores

que las generan.

Realizar una hoja se variaciones.

Verifica y hace los cambios directamente a

la nómina.



61


La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El Asistente Imprime la nómina.

Envía al Director general para que la firme.

Cierra la nómina en el sistema.

Elabora las cartas de transferencias al

Banco.

Imprime los recibos de cobro.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Inicio

Busca las tarjeta reloj

El JEFE La ASISTENTE

Verifica que no haya egresos en el personal

Cierra la semana en la tarjeta a través de una

marca

Chequea los horarios de entrada y salida de

cada obrero.


Verifica la relación contra las tarjetas reloj

Calcula las horas extras a los trabajadores que la

generan.

Realiza la hoja de variaciones

Verifica y hace los cambios directamente a la

nómina.

Imprime la nómina.

Envía al Director General para que la

firme.


Elabora las cartas de transferencia al Banco

Imprime las recibos de cobro.

Fin



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Proceso: Cálculo de nómina quincenal

Objetivo: Registrar la asignación y deducción quincenal por concepto de sueldos y

salarios a cancelar de cada trabajador.

Responsabilidad: La tiene todo el personal de Recursos Humanos para la realización de

este procedimiento.

El Asistente Busca las tarjetas reloj quincenal.

Verifica que no haya empleados

egresados (si lo hay, se procede a retirarlo

del sistema).

Cierra la semana en la tarjeta a

través de una marca.



64


La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Verifica los horarios de entrada y

salida de cada empleado.


El Jefe Verifica la relación de asistencia contra

las tarjetas reloj.

Calcula horas extras a quien la generen.

Realizar una hoja se variaciones.

Verifica y hace los cambios directamente a

la nómina



65


La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El Asistente Imprime la nómina.


firme.


Imprime los recibos cobro de los

empleados.



66


La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Inicio

Busca las tarjeta reloj quincenal.

El JEFE El ASISTENTE

Verifica que no haya egresos en el personal

Cierra la semana en la tarjeta a través de una

marca

Chequea los horarios de entrada y salida de

cada empleado.


Verifica la relación contra las tarjetas reloj

Calcula las horas extras a los trabajadores que la

generan.

Realiza la hoja de variaciones

Verifica y hace los cambios directamente a la

nómina.

Imprime la nómina.


firme.


Elabora las cartas de transferencia al Banco

Imprime las recibos de cobro de los empleados.

Fin



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Proceso: Pago de los cupones alimentarios

Objetivo: calcular de manera eficiente el pago del bono alimentario a los trabajadores de

la empresa.

Responsabilidad: La Gerencia General y todo el personal del departamento de Recursos

Humanos.

El Jefe Revisa la asistencia de todos los

empleados.

Elaboración de una relación para saber

cuantos le toca a cada empleado.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El Asistente: Ingresa al sistema ingresa los

datos de la relación.

Imprime un listado de todos los

empleados por nomina.

Verifica el listado

Cierra la nómina.

Ingresa a la página Web del proveedor.

Carga el pedido cupones alimentarios

Envía las nominas.



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Fecha:

10/07/09


Coloca en la relación quien cobra con

tarjeta y con cupones.

Verifica en la página del proveedor si se

cargaron los pedidos.

Espera que generen las facturas.

Imprime las facturas

Manda a realizar los cheques y los

depósitos.

Deposita en el banco.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El JEFE El ASISTENTE

Inicio

Revisa la asistencia de todos los empleados

Elaboración de una relación para saber

cuantos le toca a cada empleado.

Ingresa al sistema los datos de la relación

Imprime un listado de todos los empleados por

nómina.

Verifica el listado.

Cierra la nómina.

Ingresa a la pagina Web del proveedor.

Carga el pedido de cupones alimentarios.

Envía las nominas

Especifica en la relación quien cobra con tarjetas y

con cupones

Verifica en la pagina Web si se cargaron los pedidos.

Espera que se generen las facturas

Imprime las facturas

Manda a realizar los cheques y los depositos.

Deposita en el banco.

Fin



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Proceso: Entrega de los cupones y recarga de tarjetas alimentarías.

Objetivo: Entregar de manera eficiente el pago del bono alimentario.

Alcance: Las asistente del departamento de Recursos Humanos.

Se le cancela al proveedor:

Pago con tarjeta

El Asistente:

Elabora un listado con el personal que se le

cancela con tarjeta.

Llama a cada empleados para que firme el

listado como constancia que se le realizo el

pago.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El pago con cuponeras

El Asistente: cuando llegan las cuponeras a la empresa

Chequea que los cupones sean los

que se solicitó

.

Imprime el listado de los empleados.

Llama cada trabajador para que

reciba y firme.

El Trabajador Verifica las cuponeras: cantidad.

Si esta conforme: Firma el listado.

No esta conforme:



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El Asistente

Revisa en la relación y la asistencia.

Archiva las facturas y depósitos en la

carpeta del proveedor.

Realiza un asiento con todos los

listados firmados.

Envía el asiento al contador.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Inicio

Cheque que sean la cantidad de cupones que se solicitó.

Imprime el listado de los empleados.

Llama al trabajador para que reciba sus cupones

El ASISTENTE El TRABAJADOR

Verifica la cantidad de cupones

conforme

No Si

Revisa en la relación y la asistencia

Firma el listado

Archiva las facturas en la carpeta del proveedor.

Realiza un asiento con todos los listados firmamos

Envía el asiento al contador.

Fin



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Proceso: Calculo de vacaciones

Objetivo: Controlar el pago de vacaciones, de acuerdo a lo establecido en las leyes a

cada trabajador después de un año en la empresa.

Responsabilidad: Todo el Departamento de Recursos Humanos.

Una vez que el empleado decide tomar unas vacaciones se procede ha realizar

los siguientes pasos:

El Trabajador Realiza la solicitud por escrito.

El Jefe Verifica si el empleado cumplió

el año en la empresa.

Solicita una cita médica PRE-

vacacional.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


.

Calcula las vacaciones.

Manda a elaborar el cheque.

Informa al trabajador el día de

inicio de sus vacaciones.

El Trabajador Firma los recibos de pago.

El Jefe Archiva en su expediente

.

Realiza el asiento en los libros

contables.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El Jefe El Trabajador

Inicio

Realiza la solicitud por escrito

Verifica si el empleado cumplió el año en la empresa.

Solicita una cita medica, PRE vacacional.

Calcula as vacaciones

Manda a elaborar el cheque

Le informa al trabajador el día de inicio de sus vacaciones.

Firma los recibos de pago.

Realiza un asiento en los libros contables.

Fin

Proceso: Pago de utilidades a los trabajadores.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Objetivo: Determinar al trabajador el pago de sus utilidades analizando los

acumulados del ejercicio anual, base para el Reparto de Utilidades

Responsabilidad: la responsabilidad la tiene la Gerente de recursos Humanos y el

Contador.

El Jefe Chequea los reposos y faltas a cada

trabajador en el año.

Calcula el promedio por los meses

que le corresponde a cada trabajador.

Por convenio colectivo, se le da un anticipo a cuentas de utilidades del 90% de

sus utilidades en el mes de diciembre.

Calcula un anticipo del 90% de las

utilidades.

El Contador Verifica y corrige dichos cálculos.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El Jefe Realiza cartas de transferencia

al banco.

Inicio

EL JEFE EL CONTADOR

Chequea los reposos y falta de cada trabajador en

el año.

Calcula el promedio de los meses que le corresponde

a cada trabajador.

Calcula un anticipo de 90% de las utilidades.

Verifica y corrige dichos cálculos.

Realiza las cartas de transferencia al banco.

Fin

+



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


A los trabajadores que no tengan cuentas nóminas, se le paga en cheque. Para el

mes de marzo se le termina de consignar el resto de las utilidades con el cierre de

ejercicio anual.

El Jefe Calcula el 10% faltante a cada

trabajador.

Elabora las cartas de transferencia al

banco.

Manda a depositar.

El Trabajador Firma los recibos en constancia que

recibió el pago total de sus utilidades.

El Jefe Realiza el asiento contable.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Archiva los recibos de pago en cada

expediente.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Inicio

Calcula el 10% faltante de cada trabajador.

Elabora las cartas de transferencial al banco.

Manda a depositar.

Firma los recibos en constancia del pago total de

sus utilidades.

Realiza el asiento contable.

Archiva los recibos de pago en cada expediente.

Fin

Jefe Trabajador



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Fecha:

10/07/09


Proceso: Liquidación

Objetivo: Determinar el pago correcto al trabajador que ha sido despedido o ha

renunciado.

Responsabilidad: Todo el Departamento de Recursos Humanos.

Despido:

Director General: Decide prescindir del servicio de un empleado.

El Jefe

Busca el expediente del

trabajador.

Verifica todas las asignaciones

y deducciones.



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Fecha:

10/07/09


Procede a calcularle la liquidación.

Se codifica la liquidación.

Manda hacer el cheque en caja.

Avisa al trabajador para que firme

su liquidación.

El Trabajador Verifica su liquidación. De no estar

conforme le pregunta al jefe.

Si esta conforme firma su

liquidación.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Recibe su cheque

El Jefe Archiva la planilla del liquidación

en el expediente.

Coloca el expediente en los

archivos muertos.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El jefe El trabajador

Inicio

Busca el expediente del trabajador.

Verifica todas asignaciones y deducciones.


codifica la liquidación

Manda a realizar el cheque

Avisa al trabajador para que firme la

liquidacion.

Verifica

conforme

No Si

Aclara dudas con el Jefe Firma la liquidación

Recibe su cheque.

Archiva la planilla de liquidación en el

expediente.

Coloca el expediente en los archivos

muertos.

Fin



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Renuncia:

El Trabajador Entrega la carta de renuncia.

El Jefe Busca el expediente.

Verifica todas las asignaciones y

deducciones.

Procede hacerle el cálculo de

liquidación.

Codifica la liquidación.

Manda a realizar el cheque en

caja.



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


Avisa al trabajador para que firme

su liquidación.

El Trabajador Verifica su liquidación. De no estar

conforme le pregunta al jefe.

Si esta conforme firma su

liquidación.

Recibe su cheque

El Jefe Archiva la planilla del liquidación

en el expediente.

Coloca el expediente en los

archivos muertos



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La Yaguara-Caracas


Fecha:

10/07/09


El jefe El trabajador

Inicio

Busca el expediente del trabajador.

Verifica todas asignaciones y deducciones.


codifica la liquidación

Manda a realizar el cheque

Avisa al trabajador para que firme la

liquidacion.

Verifica

conforme

No Si

Aclara dudas con el Jefe Firma la liquidación

Recibe su cheque.

Archiva la planilla de liquidación en el

expediente.

Coloca el expediente en los archivos

muertos.

Fin

Entrega la carta de renuncia



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-

Urbanización Industrial La Yaguara-Caracas


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Fecha:

16/06/09

MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS

Víveres Caracas C.A

Manual de descripción de cargos

Víveres Caracas C.A Este documento es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y/o actividades de los diferentes cargos de la empresa. Caracas, mayo de 2009



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INDICE

Introducción 7

Responsables para su elaboración 8

Promulgación 9

Objetivo general y específicos 10

Uso del manual 11

Estructura organizacional 12

Descripción de cargos:

Director general 13

Asistente a la gerencia 15

Director de ventas 17

Director de comercialización 19


Estructura departamental 21



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Gerente RRHH 22

Asistente 25

Auxiliar 27

Aprendiz INCES 29

Departamento de Contabilidad


Contador 31

Secretaria 33

Adjunto al contador 35

Supervisor de sistema 37

Auxiliar contable 39

Departamento de computación


Supervisora 42

Operadora 43



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-



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Aprendiz Inces 44

Departamento de computación


Jefe de almacén 46

Supervisor de Almacén 48

Supervisor de despacho 50

Asistente de almacén 51

Montacargas 53

Etiquetador 55

Ayudante de almacén 57

Ayudante de limpieza 59

Electricista 60

Mensajero 61

Departamento de Importación




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Gerente 64

Asistente 66

Operador 68

Departamento de Ventas


Gerente de ventas 71

Gerente de marca 73

Administrador de ventas 74

Jefe de ventas 77

Asistente de ventas 79

Analista de ventas Johnson 81

Administrador de ventas 82

Supervisor de ventas 84

Supervisor Johnson 86

Vendedor 88



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Vendedor Johnson 90

Promotor 92

Vendedor Junior 93

Merchandaiser 95

Departamento de Crédito y Cobranzas


Gerente 98

1 Analista 100

2 analista 102

3 analista 104

Supervisor de facturación 106

Cajera 107

Departamento de Comercialización


Asistente de cuentas especiales 110



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Aprendiz INCES 113

Departamento Cadenas


Supervisor de cadenas 116

Vendedor 118

Promotor 120

Archivo general 121

Archivador 122

Glosario 124



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Introducción

La administración de Recursos Humanos depende en gran medida de la cultura

existente en la organización, así como la estructura organizacional adoptada. Más aun

depende de las características del contexto ambiental, del ramo de negocio de la

organización, de las características internas, de sus funciones y procesos y de un sin número

de variables importantes.

Este manual es una guía para la administración del recurso humano dentro de la

empresa, donde se indican las tareas, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven

para identificar y describir los diferentes cargos de la organización.

En este orden de ideas, la empresa Víveres Caracas C.A, se encuentra está en un

proceso de revisión fundamental para alcanzar mejoras en medidas críticas y actuales de

rendimiento, tales como: costo, calidad, servicio y rapidez. Esto se relaciona liga

directamente a los puestos cargos diseñados por la organización, ya que ellos son los

generadores de los procesos que se desarrollan para lograr eficiencia y calidad. De hecho,

un cargo debe ser rediseñado dentro de los parámetros del equilibrio que debe existir entre

la especialización, los conceptos de satisfacción, aprendizaje, rotación y objetivos

organizacionales.



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Surge la necesidad de realizar a Víveres Caracas C.A, un Manual de cargos que le

facilite reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas para

una adecuada adaptación e identificación de cada trabajador dentro de la empresa.

• Responsables para la elaboración

Director General: Jesús Antonio Alonso Barca

Jefe de Recursos Humanos: Ma. Lourdes Tovar



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Promulgación

La Gerencia General y el departamento de Recursos Humanos de Víveres Caracas

C.A, en sesión de la fecha aprobaron la información contenida por este Manual de

descripción de cargos.

El propósito fundamental de la elaboración de este manual es servir como ayuda a

la hora de reclutar y seleccionar personal.

Caracas, a los 16 días del mes de junio de 2009.



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• Objetivo general

Elaborar un manual para la descripción de cargos de la empresa Víveres

Caracas que permita al departamento de Recursos humanos la eficiencia en el

proceso de selección y reclutamiento de personal.

• Objetivos específicos:

Identificar las áreas que conforman la estructura organizativa de Víveres Caracas

C.A.

Establecer las tareas y responsabilidades de cada una de las áreas de Víveres

Caracas C.A.

Facilitar el proceso de selección, reclutamiento y contratación de Recursos

Humanos en Víveres Caracas C.A.



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Uso del manual

Para la correcta implantación del manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

5. El manual debe estar a disposición de todo el personal del departamento de recursos

humanos de Víveres Caracas c.a.

6. En la aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los

procedimientos aquí descritos recaen sobre el jefe del departamento.

7. Cualquier cambio en las políticas de la empresa que en materia descripción de cargos

, generará también un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo a las nuevas

políticas emitidas.

8. Este Manual solamente podrá ser modificado por la junta directiva y los Gerentes de

cada Departamento, para que cumplir los requerimientos necesarios de los cargos.



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Estructura Organizativa

Director General

Director Ventas



Gerencia Caracas

Dpto.RRHH

Dpto.Contabilidad

Dpto. Computacion

Dpto. Almacén

Dpto.Importacion

Dpto. Ventas



Dpto.Cadenas


Archivo General



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Descripción de cargos

Denominación del cargo

: Director general

Propósito del cargo: Planear, dirigir y proporcionar el apoyo administrativo y financiero

que se requiera para el funcionamiento optimo, eficaz y eficiente de los departamentos.

Roles y tareas

:

1. Es el responsable del control de inventarios y del cumplimiento de los objetivos

propuesto por la directiva.

2. Controlar, verificar los procesos en cada unos de los departamentos del área

administrativa de la empresa de las dos sucursales tanto de Barquisimeto y

Caracas.

3. Verificar todos los asientos contables de la empresa.

4. Realizar reuniones con los gerentes para nuevos procesos y mejoras de otros.



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5. Hacer negociaciones con nuevos proveedores del extranjero.

6. Buscar mejoras en el área del almacén.

7. Velar por los cumplimientos de los objetivos de cada departamento.

Requisitos

1. Título universitario.

2. Cuatro (4) años de experiencias en el cargo.

3. Relaciones interpersonales.

4. Capacidad de trabajar en trabajar bajo presión.

5. Capacidad para solventar problemas de cualquier tipo.

6. Manejo de inventario.

7. Control de procesos.

8. Responsabilidad y puntualidad.



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Denominación del cargo

: Asistente a la gerencia

Propósito del cargo

: Asistir a la gerencia general para el cumplimiento de los

objetivos.

Roles y tareas

:

1. Manejar y chequear toda la información de la gerencia general.

2. Manejo de inventario de los tres almacenes: Yaguara, Barquisimeto, galpón.

3. Revisar todos los estatus en el ministerio de alimentación.

4. Verificar la fecha de vencimiento de los productos.

5. Chequear todos los movimientos de inventario de las dos sucursales.

6. Reportes de ventas diarias de Barquisimeto.

7. Estar pendiente del fax central de la empresa.

Requisitos:



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Fecha:

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1. Título de bachiller

2. Conocimiento en sistemas operativos.

3. Experiencia laboral de 2 años.

4. Documentos personales vigentes.



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Fecha:

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Denominación del cargo: Director de ventas

Propósito del cargo: Es la persona responsable ante Dirección General de la

selección de distintos segmentos de mercado a nivel nacional e Internacional, a su

vez es responsable de crear y desarrollar planes de acción de venta, así como

programas de promoción y presentaciones en eventos nacionales e internacionales

cumpliendo con las políticas, estándares y procedimientos.

Roles y tareas:

1. Planificación de la actividad comercial, incluyendo ventas personales, con el

fin de conseguir los resultados deseados y favorecer las actividades

necesarias para el éxito, así como en la dirección, control y motivación de un

equipo.

2. Coordinar, controlar a los departamentos de sus dependencias como lo son:

el Gerente de Oriente y el Gerente de Caracas, todos estos de ventas.

Pronósticos de ventas.

3. Relaciones con los clientes.

4. Visitas y seguimiento de clientes.

5. Asesoría en uso y aplicaciones de paquetes.



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Requisitos:

1. Titulo de Ingeniera o licenciatura en carreras afines con el cargo.

2. Cuatro (4) años en el cargo de experiencia.

3. Conocimientos en el Mercado Nacional e internacional.

4. En planeación de estrategias y presupuestos.

5. Conocimientos en Relaciones humanas.

6. Conocimientos en Relaciones Públicas.



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Denominación del Cargo: Director de Comercialización

Propósito del cargo: Planear, organizar y dirigir el desarrollo de las actividades

comerciales de la empresa.

Roles y tareas:

1. Creación, dirección y dinamización del equipo comercial con el fin de cumplir con

los objetivos comerciales definidos.

2. Capacitación de la fuerza de venta.

3. Planificar, controlar todas las actividades que realizan los departamentos de

comercialización.

4. Mercadeo directo.

5. Diversificación de clientes.

6. Chequear todo lo referente a la Cobranza y la entrega de facturas.

Requisitos:

1. Título universitario en el área.

2. Mayor a 4 años con experiencia.

3. Conocimiento de los productos comercializados en la empresa

4. Interpretación de balances e indicadores de pérdidas y ganancias.

5. Manejo de personal.



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6. Trabajo en equipo.

7. Control de procesos.



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Fecha:

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Asistente

Auxiliar

Aprendiz INCES



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Denominación del cargo: Jefe de Recursos Humanos

Propósito del cargo: Planificar y dirigir las actividades relacionadas con Recursos Humanos

(Administración de Personal, Desarrollo, Reclutamiento, Selección, Remuneraciones y

Beneficios), a fin de asegurar el personal idóneo y necesario, y contribuir con su

permanencia y desarrollo, siguiendo para ello los lineamientos de la Gerencia General y

Directores.

Roles y tareas:

1. Control de diferentes tareas en las dos sucursales (Caracas-Barquisimeto):

• Control del libro de préstamos del personal.

• Controlar la asistencia para el pago de bonos y pago alimentario

• Cálculo de liquidación.

• Cálculo por antigüedad.

• Realización de cierre anual.

• Hacer asientos de nominas, utilidades y vacaciones.



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• Hacer cumplir las normas de higiene y seguridad laboral, reglamento interno.

2. Solicitud de:

• Solvencia laboral.

• Solvencia del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivencia.

• Solvencia de Seguridad Social.

• Solvencia de Inces.

3. Solicitud de uniformes y materiales del trabajo de acuerdo a las normas de

seguridad laboral.

4. Control y planificación de Vacaciones del personal administrativo de la empresa.

5. Reclutamiento y selección de personal.

6. Inducción.

7. Sistemas de remuneración del personal: sueldos y bonos ayuda.

8. Comunicación interna (amonestaciones, convocatoria para reuniones, etc.).

9. Calculo de LPH, SSO, INCES, Paro forzoso, sindicato.

10. Reuniones mensuales con el sindicato.

11. Servicios complementarios: comedores, servicios médicos, etc.

12. Tramites de declaración de Accidentes y similares (INPSASEL).



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13. Despidos de personal.

14. Intermediario entre empresa y los abogados en asuntos legales.

15. Chequear y verificar todos todas las actividades que realiza el asistente, auxiliar y

pasante.

Requisitos:

1. Título Universitario

2. Cuatro (4) años de experiencia.

3. Dominio técnico de las técnicas y métodos de administración de personal.

4. Conocimiento de Derecho Laboral

5. Experiencia en el trato y manejo de personal

6. Conocimiento de computación

7. Documentación personal vigente



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Denominación del cargo: Asistente de Recursos humanos

Propósito del cargo: Ejecutar planes y programas pertinentes a la administración de

personal, aplicando técnicas administrativas relacionadas con el recurso humano, a fin de

contribuir con el desarrollo de los procesos administrativos relacionados con la gestión de

recursos humanos.

Roles y tareas:

1. Elaborar reportes e información de vendedores, con respecto a las diferentes líneas

“análisis de vencimiento, reportes de ventas y cobranza nuestros de clientes.

2. Cargar en el sistema todos los ingresos.

3. Registro y control de los ingresos.

4. Cancelación de nóminas, bonificación.

5. Registros de libros de préstamos.

6. Control de alquiler de vehículos.



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7. Ingreso y egreso de los empleados en el sistema del Seguro Social.

8. Chequear reportes de cobranzas por vendedor para pago de comisiones: (cierre de

vendedores).

9. Elaboración de planillas de Ingresos, egresos, reportes de novedades por reposos y

reportes por novedades por asuntos de sueldos para ser presentados al Instituto

Venezolano de los Seguros Sociales.

10. Control del material de Domesa.

Requisitos:

1. Título de Técnico Superior en administración o una carrera a fin.

2. Dominio técnico de las técnicas y métodos de administración de personal.

3. Seis (6) meses de experiencia laboral en el área o una similar.

4. Documentación personal vigente.



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Denominación del cargo: Auxiliar de recursos humanos

Propósito del cargo: Apoyar al Jefe de recursos humanos a efecto que mantenga el clima

laboral y a la realización de las diferentes tareas del departamento.

Roles y Tareas:

1. Registros de reposo en el sistema de la empresa y en el de Seguro Social

2. Realización de pago de bono ayuda.

3. Agilizar los prestamos del Fidecomiso

4. Pagos de viajes de los vendedores

5. Agilizar los pagos de los cupones alimentarios de las dos sucursales

6. Manejo del personal (Recepción de Personal).

7. Elaboración de constancias de trabajo del personal.

8. Elaboración de planillas de solicitud préstamos sobre fidecomiso.



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Fecha:

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Requisitos:


2. Conocimiento de Windows





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Denominación del Cargo: Aprendiz INCES

Propósito del cargo: Apoyar al departamento de recursos humanos en los procedimientos,

tareas y actividades.

Roles y tareas:

1. Manejar equipos de oficinas y computación.

2. Elaborar documentos administrativos.

3. Preparar documentos administrativos.

4. Prepara documentos para el envió.

5. Archivar documentos varios.

6. Distribuir correspondencias.

7. Gestionar movimientos internos de personal.

8. Elaborar informes de movimientos de personal.

9. Elaborar informes



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



10. Verificar pagos de retención L.P.H deducciones y P.N.A

11. Procesar información para la elaboración de nomina de trabajadores.

12. Suministrar instrumentos de evaluación técnica al personal.



121

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Contador interno

Adjunto al contador

Supervisor de Sistemas

Auxiliar contable

Secretaria

Departamento de contabilidad



122

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Dominación del cargo: Contador interno

Propósito del cargo: Llevar el control de todos los ingresos y egresos de la empresa. Cada

activo y bien que tiene la empresa Víveres Caracas C.A

Roles y Tareas:

1. Chequeo de la contabilidad general de la empresa.

2. Elaboración de balances.

3. Supervisión de la posición bancaria diaria

4. Control de obligaciones bancarias

5. Control de las relaciones de pago a proveedores semanalmente.

6. Revisión del cálculo del I.V.A, retenciones, I.S.R.

7. Pago a proveedores del exterior.

8. Supervisión de las tareas del departamento de RRHH.

9. Supervisión de los asientos contables.

10. Supervisión de todas las actividades del personal que está a su cargo.



123

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



11. Flujo de caja.

12. Verificación de todos los depósitos de Caracas y Barquisimeto.

13. Control de las chequeras de la empresa.

14. Realización de relaciones de obligaciones bancarias.

15. Verificación de cada asiento relacionado con: INCES, SSO, INAVI.

Requisitos:


2. Dominio técnico de las técnicas y métodos de la contabilidad.

3. Conocimiento de Derecho Laboral.

4. Cuatro (4) años de experiencia en el área.

5. Experiencia en el trato y manejo de personal.

6. Conocimiento de computación.




124

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Secretaria

Propósito del cargo: su finalidad es ayudar en las diferentes actividades en el

departamento de contabilidad.

Roles y tareas:

1. Motorizado: recibir y entregar diariamente la correspondencia de los diferentes

bancos.

2. Recibir las diferentes facturas de los gastos.

3. Calcular el monto a pagar de dichos gastos.

4. Contabilizar y controlar las fechas de vencimientos las facturas recibidas.

5. Revisar las carpetas de contabilidad

6. Pasar asientos contables diariamente

7. Archivar todas las facturas recibidas.

8. Pago de facturas a los proveedores y transportistas.

9. Elaborar cheques

10. Elaborar las ventas de la Yaguara.

11. Elaboración de cartas a los bancos.



125

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:


2. Manejo de Windows



5. Conocimiento en el área contable.



126

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Adjunto al contador

Propósito del cargo: Apoyar al contador de la empresa en las actividades de la contabilidad

para tener localidad en el área contable ya que es un departamento muy importante.

Roles y tareas:

1. Revisión de toda la contabilidad de la empresa

2. Preparación de la disponibilidad bancaria diariamente

3. Preparación de balances generales

4. Seguros: Preparación de gastos de transporte: terrestre y marítimo.

5. Conciliaciones bancarias.

6. Cálculo de las cuentas por pagar y por cobrar.

7. Apoyar al contador a llevar toda la contabilidad de la empresa.

8. Llevar el control de la caja chica.

9. Manejo de préstamos.

10. Elaboraciones de conciliaciones bancarias.



127

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:


2. Por lo menos dos (2) años de experiencia en el área.

3. Conocimiento de computación




128

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Supervisor de sistemas

Propósito del cargo: Supervisar y coordinar el sistema de la empresa (Base Grafico).

Roles y tareas:

1. Verifica el manejo del sistema de la empresa.

2. Hacer mantenimientos de la base de datos del sistema.

3. Asiste a cualquier duda o dificultad que tenga el usuario con el sistema (Base

Grafico).

4. Ayuda al cumplimento y tramites del Sindicato (Viveca).

5. Supervisión y control de la red informática de la empresa.

6. Proporcionar soporte y gestión de todos los módulos implementados en el sistema

(Contabilidad, Nomina, Inventario, Clientes, Ventas, Proveedores).

7. Supervisar y analizar la recopilación y análisis de información de procedimientos

manuales y automáticos a objeto de sistematizarlos e integrarlos al sistema

identificando los objetivos.

8. Diseño de instructivos de cada uno de los módulos que forman el sistema.

9. Proporcionar asistencia con el hardware o software de los equipos.



129

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos

1. Título de bachiller.

2. Manejo de sistemas operativos (Microsoft Windows 2000 Server, Linux).

3. Manejo de base de datos relacionales.

4. Conocimiento general de servidores web.

5. Proactivo, con experiencia en la dirección de equipos de trabajo, adaptación y

flexibilidad a los cambios. Servidores web, servidores de correo.

6. Experiencia con el área de computación.




130

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Auxiliar contable

Propósito del cargo: Llevar a cabo un apoyo en el área contable de manera eficiente y con

mayor calidad.

Roles o tareas:

1. Postear de libros de compra (quince y último).

2. Declaración ante el Seniat por medio del internet, del IVA (quince y último).

3. Contabilizar las cuentas por cobrar tanto de Barquisimeto y Caracas.

4. Llevar los gastos de oficina de Caracas y Barquisimeto.

5. Contabilizar facturas y cuadres de las mismas para su posterior pago.

6. Conciliación de bancos.

7. Archivar.

8. Sacar Copias.

9. Chequear entradas de mercancías de Barquisimeto.

10. Chequeo de disponibilidad bancaria.

11. Controlar los correlativos de los formatos de ventas y los números de documentos

de los mismos (facturas, notas de crédito y nota de debito).



131

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisito:


2. Manejo de Windows.





132

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Departamento de Facturación

Director general

supervisor

Operador 2

Aprendiz INCES



133

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Supervisor

Propósito del cargo: Coordinar todas las actividades del departamento de computación para

tener calidad en la proceso de facturación de la empresa.

Roles y tareas:

1. Coordinar todas las actividades del departamento.

2. Revisión de todos los pedidos pre-facturados.

3. Revisión de facturas para el despacho.

4. Elaboración de reportes del departamento.

5. Chequeo y control de todas las actividades del Departamento.

Requisitos:


2. Conocimientos en programas de computación.

3. Experiencia en el área.




134

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación de cargo: Operadora 2

Propósito del cargo: llevar el control de todas las facturas de la cartera de clientes.

Roles y tareas:

1. Facturar toda la cartera de clientes.

2. Elaboración, impresión y distribución de las notas de crédito, debito y anulaciones.

3. Transcripción de pedidos.

Requisitos:


2. Conocimientos de los programas de computación.




135

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Aprendiz INCES

Propósito del cargo: Ayudar y apoyar en las diferentes actividades que se llevan dentro del

departamento.

Roles o tareas:

1. Transcripción de pedidos.

2. Archivo de pedidos.

3. Rotación en cada una de las actividades del departamento.

4. Realizar todas las funciones que le asigne el supervisor.



136

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Jefe de almacén

Supervisor de

almacén

Supervisor De despacho

Asistente de

almacén

Montacargas

Etiquetador

Ayudante de almacén

Ayudante de limpieza

Electricista

Mensajero

Departamento de almacén



137

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Jefe de almacén

Propósito del cargo: Verificar que toda la mercancía que llega a la empresa sea la misma

que se solicito y ver si llega en buen estado lo que respecta a la a las fechas de

vencimientos, y que los ayudantes estén en un clima laboral estable.

Roles y tareas:

1. Recibir mercancías ( Camiones, containers)

2. Chequear y recibir mercancías a los fleteros.

3. Recibir la facturación despachada para el fletero.

4. Revisar entradas de mercancía y ajustes al inventario.

5. Realizar inventario general de mercancía semanalmente.

6. Manejo de personal obrero



138

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



7. Cierre del galpón al culminar la jornada de trabajo.

Requisitos:



3. Conocimientos básicos sobre inventario.

4. Conocimientos básicos de computación.



139

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Supervisor de almacén

Propósito del cargo: Su finalidad es apoyar al jefe de almacén a las tareas y actividades

que amerita el almacén.

Roles o tareas:

1. Recibir mercancías a proveedores (Gandolas Containers, etc.).

2. Despachar mercancías.

3. Recibir la facturación despachada por el fletero.

4. Coordinar el apartado de mercancía.

5. Arreglar facturas para cuadrar viajes.

6. Operar el Montacargas.



140

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Título Bachiller.


3. Conocimientos de programas de computación.

4. Responsable y puntual.



141

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Supervisor de despacho

Propósito del cargo: Tiene como finalidad cumplir todas las necesidades de los clientes

tales como; que la mercancía le llegue a tiempo, en buen estado. Para que los clientes se

sientas satisfechos con el servicio de nuestra empresa.

Roles o tareas:

1. Chequear todos los pedidos de los clientes

2. Verificar si la mercancía está en buen estado.

3. Despachar mercancías.

4. Pagar los fletes.

Requisitos:




142

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



2. por lo menos un (1) año de experiencia.



Denominación de cargo: Asistente de almacén

Propósito del cargo: Apoyar a controlar y ordenar todas las actividades del almacén.

Roles y tareas:

1. Hacer guías de despacho.

2. Anexar las recomendaciones de cambio.

3. Elaborar los DM ( Devoluciones y mal estado de las mercancías)

4. Recibir mercancías en buen y mal estado

5. Procesar los viajes ya entregados.

6. Despachar camiones.

7. Calcular los fletes a los transportistas.



143

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Título bachiller.

2. Dos (2) años de experiencia en el área.





144

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Montacargas

Propósitos del cargo: Llevar al almacén la mercancía que llega a la empresa y

trasladarla de un lugar a otra cuando haya inventario.

Roles y tareas:

1. Llevar la mercancía de los proveedores para el almacén.

2. Trasladar la mercancía de un lado a otra dentro del almacén a la hora del

inventario.

3. Mantener en buen estado la monta-carga.

4. Recepción e identificación del material.

5. Actividades de ayudante en general.



145

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Título de Bachiller.


3. Tener conocimiento de manejo.

4. Licencia de conducir vigente.

5. Certificado de salud vigente.




146

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Etiquetador

Propósito del cargo: Revisar cada uno de los productos que llegan a la empresa con el fin

de ver si está en buen estado y que su identificación coinciden con la misma de nuestro

pedido.

Roles o tareas:

1. Revisar el producto:

El grosor de la etiqueta

El código de barra sea igual el que aparece en la factura.

Registro de sanidad

La empresa que lo importa.

Fecha de vencimiento.

2. Dar orden para que sea trasladado al almacén.



147

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:






148

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Ayudante de almacén

Propósito del cargo: Verificar, clasifica y traslada la mercancía que llega a las instalaciones

de la empresa al montacargas.

Roles y tareas:

1. Ayudar a transportar las mercancías al almacén.

2. Clasificar la mercancía.

3. Mantener en buen estado el almacén.

4. Colocar la mercancía en los lugares destinados para cada categoría.

5. Descarga la mercancía del conteiners, Camiones, etc.

6. Llevar la mercancía que se va a llevar a los clientes a los camiones, containers, etc.



149

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Título de bachiller (En caso no haberlo culminado, por lo menos haber aprobado la

educación inicial).


3. Saber leer y escribir.




150

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación de cargo: Ayudante de limpieza

Propósito del cargo: Tiene como finalidad mantener en buenas condiciones las

instalaciones de la empresa.

Roles o tareas:

1. Limpiar todas las instalaciones de la empresa.

2. Repartir café a todos los empleados de la empresa.

3. Hacer pedido de artículos de limpieza administración.

Requisitos:






151

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09





Denominación del cargo: Electricista

Propósito del cargo: Velar para que todas las conexiones de electricidad que están dentro

de la empresa estén en buen estado para prevenir cortos circuitos, ni accidente mayor.

Roles o tareas:

1. Verificar si las conexiones que están dentro de la empresa están en buen estado.

2. Revisar, instalar los sistemas de suministro energía de eléctrica.

3. Realizar el mantenimiento, reparaciones de equipos eléctricos.

4. Otras funciones que le asigne el jefe inmediato.

Requisitos:

1. Técnico Electricista.



152

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09




3. Tener experiencia en instalaciones eléctricas.



153

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Mensajero

Propósito del cargo: Cuidar todos los documentos que la empresa le suministre para los

trámites correspondientes. Y realizar las distintas tareas que le mande la organización.

Roles o tareas:

1. Realizar los depósitos de cobranza en los diferentes bancos.

2. Pago de patente de industria y comercio.

3. Compras de materiales de oficina, de limpieza, y artículos menores que se

necesiten para el buen funcionamiento de la empresa.

4. Entrega de valijas al sitio de envió (Domesa).

5. Presentar planillas elaboradas ante el Seguro Social.

6. Cancelación de servicios básicos (agua, luz, teléfono).



154

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:





4. Licencia de conducir vigente.



155

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Jefe de importación

Asistente

Operador 1

Departamento de importación



156

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Jefe de importación

Propósito del cargo: Es planificar, coordinar y controlar todo los trasmites que tiene la

empresa con los nuevos proveedores del extranjero.

Roles y tareas:

1. Comunicarse con los proveedores del extranjero.

2. Tramitar todo lo concerniente al envió de los productos solicitados.

3. Narrar cartas para los proveedores.

4. Tramitar los asuntos legales de la empresa que nos asesora en la aduana.

5. Realizar cartas de crédito al banco con el fin que le paguen a los proveedores.

6. Realizar cartas a bancos para el impuesto de importación.

7. Estar pendiente del cierre de CADIVI.

8. Elaboración de carta para que el SENCAMER apruebe el CPE.



157

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



9. Chequear las tareas que realizan los asistentes.

Requisitos:

1. Título Universitario o Licenciatura.

2. Seis (6) años de experiencia en el área.


4. Conocimientos aduanales.

5. Conocimientos de CADIVI.

6. Llevar la actualización de los reportes de proveedores.



158

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Asistente de Importación.

Propósito del cargo: Apoyar al Gerente de Importación en todos los trámites para captar a

mas proveedores.

Roles y tareas:

1. Organizar los documentos de cada proveedor.

2. Abrir el expediente de cada proveedor.

3. Estar pendiente de los avances de cada proveedor.

4. Hacerle seguimiento a la mercancías nueva que importan.

5. Tener contacto con los agentes de la aduana.

6. Estar pendiente del proceso de embarque.

7. Armar el expediente, ya cuando la mercancía ha sido nacionalizada.

8. Recibe y organiza documentos.



159

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



9. Actualización de reportes de mercancías.

10. Hace contacto con los almacenes en los puertos.

11. Revisar constantemente la pagina de Vconirter. Para ver si hay deudas de la

empresa.

Requisitos:




(En caso que no tuviese un título universitario, traer certificados de cursos

realizados y el titulo de bachiller)



160

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Operador 1

Propósito del cargo: Apoyar al Gerente de Importación en todos los trámites para captar a

mas proveedores.

Roles y tareas:

1. Trámites para los registros sanitarios para los productos de la empresa.

2. Estar pendiente de empacar los empaques vacios y llenos de los nuevos productos

para que aprueben los registros sanitarios de los nuevos productos.

3. Solicitud de certificado de no producción (Ministerio de alimentación).

4. Solicitudes de CADIVI.

5. Tramite para el certificado de importación de cualquier producto.

6. Archivar.

7. Mandar fax.



161

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



8. Verificación del Registro Sanitario.

9. Armar los expedientes de cada proveedor.

10. Elaboración de carta para que el SENCAMER apruebe el CPE.

11. Estar pendiente de la fecha de vencimiento de los registros para renovarlo.

12. Armar carpetas de los Registro Sanitarios.

13. Sacar Copias.

Requisitos:







162

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Gerente de ventas

Gerente de marca

Administrador

Secretaria

Jefe del departamento

Asistente

Vendedor Vendedor Junior

Merchandaiser Vendedor Johnson Promotor

Departamento de ventas

Supervisor Johnson

Analista de ventas

Supervisor de ventas



163

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Gerente de Ventas

Propósito del cargo: La responsabilidad del gerente de ventas, no es solo vender, sino

dirigir y dinamizar a un grupo de vendedores. Se piensa en un líder de un equipo de ventas

imaginamos el perfil de un líder, que facilita, que apoya, motiva, instruye y es mentor de

desarrollo.

Roles o tareas:

1. La investigación comercial o de mercados.

2. El marketing.

3. La planificación comercial.

4. Las previsiones de ventas.

5. El análisis de los precios.

6. La formación de vendedores y comerciales.

7. Las políticas y técnicas de promoción de ventas.

8. La distribución.

9. Publicidad.

10. Organización de la red de ventas.

11. Gestión de la comercialización.

12. Estudio y conocimiento de la competencia.



164

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o

en una carrera a fin.


3. Cursos realizados (Opcional).

4. Seis (6) o más tiempo en el área.

5. Relaciones interpersonales.

6. Capacidad para trabajar bajo presión.



165

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Gerente de marca

Propósito del cargo: Cubrir el campo de actuación de una actividad de la empresa destinada

a facilitar el camino de la venta. El gerente tiene su razón de ser en llegar a abrir nuevos

mercados o ampliar los existentes. Estará constituido por las técnicas y métodos que se

utilicen para alcanzar esa finalidad.

Requisitos o tareas:


2. Cuatro (4) años de experiencias.

3. Conocimiento de los productos o servicios objeto de la actividad de la empresa.

4. Conocimiento del mercado y del sector en que opera la empresa.

5. Prospección o investigación de mercados.

6. Técnicas de marketing.

7. Estudios de mercado de nuevos productos.

8. Análisis de la competencia.

9. Prospección de ventas para fijar volúmenes de fabricación o compras.

10. Estudios de puntos débiles y fuertes de la empresa.



166

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



11.

Denominación del cargo: Administrador de ventas

Propósito del cargo: Reportar, analizar indicadores de gestión y apoyar a la fuerza de

ventas en los procesos que faciliten la pronta solución y fluidez de la gestión de ventas y en

la obtención de resultados estadísticos de investigaciones de mercado bajo la supervisión

directa del Gerente y supervisor de ventas.

Roles o tareas:

1. Establecimiento de cuotas basadas en indicadores Gestión (ventas,

cobranza y activación), y seguimiento del logro de los objetivos y/o metas

propuestas.

2. Cálculo de incentivos de los Indicadores de gestión, para el pago a la

fuerza de Ventas, por los objetivos logrados.

3. Calculo de comisiones de cobranza para el pago de incentivos a los

vendedores.



167

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



4. Calculo de las cuotas de cobranzas para establecer los parámetros a

alcanzar en el mes siguiente.

5. Elaboración de reportes de ventas y seguimiento de los concursos externos

asignados por las empresas proveedoras, con marcas propias.

6. Elaboración de la Carta mensual de Johnson, presentación de los

resultados de los indicadores de Gestión.

7. Revisión y actualización de rutas, para a fuerza de ventas.

8. Manejo e interpretación de datos estadísticos.

9. Emitir y analizar reportes de indicadores de gestión.

10. Organizar y enviar estadísticas de investigaciones y resultados de la

gestión realizada semanalmente, a la fuerza de ventas de Centro y Oriente.

11. Preparación y análisis de informes de ventas para las reuniones de

gerencia.

12. Comunicación diaria con los Supervisores de ventas, aportando

información de lo que se ha facturado y pre-facturado.



168

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



13. Reunión con la fuerza de ventas todos los viernes, para la solución de

problemas que hayan tenido con dichas ventas.

14. Diseño y actualización de los diferentes formatos de control utilizados por

la fuerza de ventas, adecuados a sus necesidades.

15. Diseño del plan de ventas para que los supervisores le asignen cuotas por

cajas a sus vendedores.

16. Verificar y coordinar con los Supervisores de ventas de depuración de la

cartera de clientes, apertura y eliminación de clientes.

Requisitos:

1. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o en una carrera a

fin.

2. Seis (6) o más tiempo de experiencia en el área.





169

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Jefe de ventas

Propósito: Controlar y realizar las actividades del departamento de ventas.

Roles y Tareas:

1. Revisión y actualización de las lista de precios.

2. Cálculos de precios de ventas.

3. Atención de clientes por teléfonos

4. Revisión de pre-facturas.

5. Atención de vendedores y supervisores telefónicamente.

6. Transcripción de correspondencias.

7. Archivo de correspondencias varias.

8. Coordinar entrevistas a postulantes del área de ventas.

9. Verificación diaria de los despachos y devoluciones.

10. Transferencia y ajustes de inventario.



170

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

5. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o en una carrera a

fin.






171

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Asistente de ventas

Propósito del cargo: Esta encargada de las actividades especificas dentro del departamento

así como también es encargada de asistir al jefe de su departamento y asumir todas las

obligaciones en el momento que el mismo no esté presente.

Roles o tareas:

1. Transcripción de los pedidos de cadenas.

2. Desglose de factura y envió a contabilidad y archivo.

3. Posteo de facturas.

4. Atención de vendedores por teléfono y personal.

5. Atención de clientes por teléfono.

6. Preparación y envió de valijas a vendedores y sucursales.

7. Elaboración de pedidos al personal.

8. Reservación de pasajes.

9. Cálculos de retenciones.

10. Asignación teléfonos y líneas telefónicas.



172

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:


2. Un (1) año de experiencia laboral.


4. Certificados de cursos realizados en esa área (opcional).




173

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Analista de ventas

Propósito del cargo: Es ayudar aumentar la cartera de clientes y aplicar métodos para

mejorar la calidad en el departamento de ventas.

Roles o tareas:

1. Apoya a la unidad de administración de ventas.

2. Analiza la base de datos de ventas.

3. Calculo de la cuota de ventas.

4. Participa en los inventarios.

5. Elaboración de ofertas de ventas.

6. Busca las ofertas del mercado para ofrécelas a los nuevos clientes.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o en una

carrera a fin.






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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Administrador de ventas Johnson

Propósito del cargo: Controlar y evaluar toda la administración de la ventas Johnson.

Roles o tareas:

1. Chequear pedidos contra el sistema, para ver la solvencia del cliente.

2. Dar seguimiento a la apertura de nuevos clientes para la asignación del tipo de

cliente y depuración de la base de datos de los mismos.

3. Enviar inventario de productos de la línea vía internet a coordinación Johnson y

fuerzas de ventas.

4. Gestionar información recibida/enviada al correo electrónico de la empresa.

5. Llevar las minutas de reunión semanal y mensual.

6. Generar reportes estadísticos relacionados a las ventas, activaciones, concursos

para reunión semanal y/o cuando se requieran.

7. Realizar auditorías a los vendedores semanalmente.

8. Generar KPI y datos necesarios (devoluciones de mercancía, compras a Johnson

Inventarios) para la carta mensual.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



9. Chequear las facturas pago de cabezales a los clientes, a través del FIC

(seguimiento a todo los concerniente con este convenio).

10. Prestar apoyo al supervisor en la captación de personal (realizar llamadas para

entrevistas y dar opinión de la misma).

11. Diseñar formatos requeridos para la fuerza de ventas( Ej. Reporte de promotores)

12. Realizar comunicaciones escritas.

13. Calcular de acuerdo al cumplimiento de cuotas, el pago de supervisor y vendedores

Johnson, al cierre de mes.

Requisitos:

1. Título universitario (Licenciatura, Ingeniería o técnico) en ventas o en una

carrera a fin.






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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Supervisor de ventas

Propósito del cargo: Coordinar trabajo y rutas de vendedores para mejorar la calidad.

Roles y tareas:

1. Mantener comunicación con los diferentes clientes a fin de saber las

necesidades de los productos que se distribuyen.

2. Coordinar trabajos de rutas de los vendedores.

3. Entrenar a los vendedores.

4. Cooperar a impulsar los productos entre los clientes de la empresa.

5. Hacer presentaciones de los productos.

6. Mantener informada a la gerencia de venta de todo lo relacionado a la venta

y distribución de los productos así como los problemas relacionados con la

misma.

7. Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de la empresa.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



8. Coordinar y revisar la elaboración de los reportes de las diferentes

actividades realizadas en el departamento.

Requisitos:


2. Por lo menos dos (2) años de experiencia en supervisión de ventas.

3. Conocimientos y habilidades en el manejo de computadoras.

4. Excelente imagen

5. Actitud hacia la planificación estratégica y operativa.




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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Supervisor Johnson

Propósito: Coordinar, consolidar y Verificar si los objetivos del departamento se

está cumpliendo. Que es darnos a conocer como una empresa grande y de calidad a

la hora de distribuir los productos.

Roles y tareas:

1. Verificar que las facturas por despacho sean las mismas que dice en el sistema.

2. Captar personal (realizar llamadas entrevistas y dar opinión de la misma).

3. Prestar apoyo en todo lo necesario la fuerza de ventas multi-lineas (realizar

cuotas y calcular el pago de supervisores, auditorias a vendedores Johnson,

diseñar y generar reportes del sistema, chequear valija vendedores Johnson,

generar lista de precios).

4. Entregar a los vendedores los reportes.

5. Verificar las rutas de los vendedores y promotores.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



6. Chequear si los productos Johnson están en buen estado.

7. Hacer informes de los productos devueltos.

Requisitos:




4. Capacidad de elaboración de proyectos.

5. Conocimiento en ventas.

6. Responsable.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Vendedor

Propósito del cargo: Es vender a grandes negocios y prestando la mejor atención a los

clientes para así dar mayor calidad.

Roles y tareas:

1. Visitar rutas pre-establecidas por el Sup. De ventas.

2. Tomar órdenes de pedido.

3. Efectuar las cobranzas de los productos vendidos.

4. Efectuar cualquier otra función inherente a su cargo.

5. Cumplir con las políticas de la empresa.

6. Vender por catálogos y ser habladores de productos bajo distribución.

7. Contacto permanente con los clientes.

8. Llevar la cartera de clientes.



182

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



9. Supervisión de promotores y merchandaiser.

Requisitos:

1. Título de Bachiller ´

2. Conocimientos y habilidades en el manejo de equipos de oficina y

computadoras.

3. Excelente capacidad para relacionarse con clientes externos.




183

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Vendedor Johnson

Propósito del cargo: Dar a conocer los productos de la marcas Johnson y venderlos.

Roles y tareas:

1. Visitar rutas pre-establecidas por el Supervisor Johnson.

2. Tomar órdenes de pedido Johnson.


4. Efectuar cualquier otra función inherente a su cargo.

5. Cumplir con las normas y procedimientos de la empresa.


7. Y tener conocimientos de la marca Johnson.



184

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:



3. Conocimiento en computación.

4. Persona proactiva, con iniciativa, extrovertida y con don de gentes.



185

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Promotor

Propósito del cargo: Dar a conocer todos nuestros productos.

Roles y tareas:

1. Información, promoción y asesoramiento al público acerca del producto en los stands

habilitados en los puntos de venta de los centros comerciales, súper mercados.

2. Captación de clientes para la contratación del producto.

3. Atención a la demandas del público respecto a los productos de nuestra empresa.

4. Velar para que nuestros productos estén en buenas condiciones en los stands de las

cadenas.

Requisitos:



3. Buena presencia




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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Vendedor Junior

Propósito del cargo: Promocionar y vender nuestros productos a pequeñas franquicias.

Roles o tareas:

1. Vender en pequeñas franquicias (Kioscos, panaderías, abastos).







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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:



3. Buena presencia




188

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Merchandaiser

Propósito del cargo: Buscar la optimización del manejo de productos escogiendo las

ubicaciones adecuadas en función de variables como: lugar, cantidad, tiempo, forma, por

un lado, escaparates, mostradores y lineales.

Roles y tareas:

1. Diseño y montaje de acuerdo al comercial de tiendas según los criterios

marcados por la empresa.

2. Control de los equipos de venta para el correcto mantenimiento de la imagen

de los stands.

3. Diseñar y ejecutar las principales campañas (rebajas, navidad, etc.) así como

las promociones puntuales con carácter unificado para todos los puntos de

venta.

4. Liderar el montaje de producto.

5. Colocan en los stands todos nuestros productos.

6. Personalización en los puntos de ventas.



189

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:


2. Capacidad para trabajar bajo presión.


4. Capacidad de liderazgo.



190

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Gerente

Supervisor de

facturación

Cajera

1 Analista de crédito y

cobranza

2 Analista de Crédito y

cobranza

3 Analista de Crédito y

cobranza

El Gerente trabaja conjuntamente El Gerente trabaja conjuntamente

Departamento de crédito y cobranzas



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Gerente de crédito y cobranza

Propósito del cargo: Liderar, administrar y desarrollar a la fuerza de ventas, en la ejecución

de un servicio de calidad, logrando la lealtad del cliente, para el logro de los objetivos del

presupuesto de ventas.

Roles y tareas:

1. Supervisión y control sobre las actividades del departamento.

2. Elaboración de informes y reportes sobre la gestión y situación de la cartera de

crédito de clientes activos y cuentas incobrables.

3. Proceso de recepción y transcripción de comprobantes de retención de

impuesto (IVA) sobre clientes clasificados “Contribuyentes Especiales”.

4. Generación y control de las cuotas de cobranzas asignadas a la fuerza de

ventas.

5. Envió y control de casos pasados a Abog. Externos (zona nº 90).

6. Aprobación y revisión del proceso de inclusión de clientes de clientes nuevos,

transferencia y eliminación de clientes.

7. Revisión y aprobación de pedidos diarios de ventas.

8. Elaboración y control de auditorías administrativas de la zona de ventas.



192

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



9. Seguimiento y control sobre la gestión de cobranzas de facturas en posesión de

los vendedores.

10. Transcripción diaria de la caja de cobranzas.

11. Proceso de registro en el sistema, seguimiento y control de la cuenta de cheques

devueltos.

12. Proceso anual de ajustes por cuentas incobrables.

Requisitos:

1. Técnico Superior o licenciado en el área.

2. Experiencia por lo menos de 2 años en el área.

3. Referencias de otras empresas.




193

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: 1 analista de crédito y cobranza

Propósito del cargo: Controlar la cartera de crédito a los clientes, garantizando efectividad

en la cobranza, así como el retorno del dinero en la fecha estipulada, siguiendo los

lineamientos establecidos en la Política de Crédito y Cobranzas.

Roles y tareas:

1. Recepción y revisión de cobranzas zonas nº:

103,104,105,105,106,108,301,303,304,307,404,405,671 (12 en total).

2. Elaboración y control de auditorías administrativas de zonas de ventas.

3. Control diario de las solicitudes de Recomendaciones de cambio para

remitirlas al Almacén y posterior seguimiento para su cálculo.

4. Recepción y cálculo de “DM” para la elaboración de N/C por

devoluciones de mercancías.

5. Archivo de relaciones de cobro (amarillas) de las zonas bajo su revisión.



194

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Título de universitario





(En caso que no tuviese un título universitario, traer título de bachiller).



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: 2 Analista de crédito y cobranza

Propósito del cargo: Controlar la cartera de crédito a los clientes, garantizando efectividad

en la cobranza, así como el retorno del dinero en la fecha estipulada, siguiendo los

lineamientos establecidos en la Política de Crédito y Cobranzas.

Roles y tareas:

1. Liquidación de viajes de transportistas, incluyendo el proceso de control y

asignación de facturas, cheques devueltos y N/C. a sus respectivos vendedores.

2. Recepción y revisión de 15 zonas

3. Archivo y control de talonarios de comprobantes y relación de cobro para

vendedores.

4. Proceso de preparación, envío y control de correspondencia en general.




196

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Título universitario

2. Un año de experiencia en el área de Finanzas

3. Conocimiento de computación.


(En caso que no tuviese un título universitario, traer título de bachiller).



197

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: 3 analista de crédito y cobranza

Propósito del cargo: Apoyar en las tareas al Gerente de crédito y cobranza.

Roles y tareas:

1. Recepción y revisión de cobranzas en 12 zonas.

2. Proceso de apertura de clientes nuevos.

3. Apertura inicial, mantenimiento y control de los expedientes de crédito,

de clientes activos.

4. Desglose de diario de notas de crédito por:

Descuento procesados en caja.

Facturas anuladas.

5. Revisión diaria del proceso de transcripción de caja con las notas de

créditos emitidas.



198

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09




Requisitos:








199

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Supervisor de Facturación

Propósito del cargo: Apoyar al departamento de crédito y cobranza en el control de las

facturas y comprobantes.

Roles y tareas:

1. Controlar cada una de las facturas que llevan a la empresa.

2. Transcripción de notas de créditos.

3. Transcripción de prefacturación.

4. Cierres de vendedores y proveedores.

5. Archivo de pedidos de vendedores y reportes diarios. ´

6. Chequeo de prefacturación.

Requisitos:

1. Título de Técnico Superior en el área.


3. Trabajar bajo presión.




200

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Cajera

Propósito del cargo: Control y planificación de todo con concernientes a la caja de la

empresa.

Roles y tareas:

1. Recepción de cobranza de vendedores de la zona.

2. Recepción de comprobantes de retenciones de clientes clasificados como

contribuyente especiales.

3. Archivar originales de comprobantes de cobro de caja de cada zona.

4. Proceso de arqueo de caja.

5. Recepción de cheques devueltos e inclusión dl mismo al sistema.

6. Cancelación de servicios básicos como teléfono, agua y luz.

7. Cancelación de viajes (Fletes) a transportistas.

8. Desglose y chequeo de notas de crédito por pronto pago.

9. Cancelación de cheques a proveedores con su respectiva retención. (Librería,

cerá artística, DISB. Su papel).

10. Cancelación de gastos a vendedores.



201

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



11. Transcripción de cobranza y notas de crédito por descuento al sistema.

Requisitos:







202

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Departamento de Comercialización

Director de Comercialización

Asistente de cuentas especiales

Pasante INCES



203

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Asistente de cuentas especiales

Propósito del cargo: Llevar el control de los precios, codificación y facturación de nuevos

de cada producto de las cadenas.

Roles y tareas:

1. Codificación de productos nuevos: aparte de la comunicación enviada al

cliente, a algunas de las cadenas se le deben presentar con fichas de

codificación.

2. Elaboración de las listas de precios por cada tipo de cliente.

3. Entregas de listas de precios los días viernes y los cambios requeridos los

días lunes.

4. Mantenimiento de la lista de precios por cada tipo de cliente (Central

Madeirense, Unicasa, Makro, Cativen, Locatel, provemed, Farmatodo y

Farmaplus): inclusión de nuevo producto, descuento por promoción, cambio

de precios.



204

-



Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



5. Recepción, chequeo y verificación de los pedidos.

6. Bajar vía internet todos los pedidos que envían por este medio y hacerlo

llegar a los vendedores, en los casos que así lo ameriten.

7. Chequeo y revisión de las cobranzas de Central Madeirense, Unicasa y

Cativen.

8. Envió a la sucursal de Barquisimeto de cualquier cambio y/o variación

presentada en el catalogo de productos de los clientes de Central

Madeirense y Locatel.

9. Recepción, análisis y control de los comprobantes de retención.

10. Recepción, análisis y control de las liquidaciones de facturas enviadas por

los clientes.

11. Mantenimiento de las cuentas por cobrar de los clientes de Central

Madeirense, Unicasa, Cativen y Makro.

12. Bajar vía internet las ordenes de compras de Makro

13. Elaboración de pedidos y coordinar conjuntamente con el almacén la

preparación de los empaques y despacho de los mismo.

14. Bajar vía internet las órdenes de pago de Makro



205

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



15. Elaboración de recibos y relaciones de cobranzas.

Requisitos:


2. Experiencia laboral de un (1) año.

3. Documentos personales vigentes



206

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Aprendiz Inces

Propósito del cargo: Ayudar a realizar las actividades dentro del departamento de

comercialización.

Roles y tareas:

1. Elaboración de documentos.

2. Archivar documentos varios.

3. Analizar lista de precios de los productos.

4. Registrar pedidos de los productos vendidos.

5. Distribuir listas de precios de los productos.

6. Ayuda a la recepción, análisis y control de los comprobantes de retención.

7. Ayuda al mantenimiento de las listas de precios por tipo de cliente como lo

es: inclusión de nuevo producto, descuento por promoción, cambio de

precios.



207

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Departamento Cadenas

Supervisor de cadenas

Vendedor

Promotor



208

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Supervisor de cadenas

Propósito del cargo: Coordinar el trabajo y rutas de vendedores para la mejorar la calidad.

Roles y tareas:

1. Supervisar todas las actividades de los vendedores y promotores tales como:

• Diseño y montaje de acuerdo al comercial de tiendas según los

criterios marcados por la empresa.

• Control de los equipos de venta para el correcto mantenimiento de la

imagen de los stands.

• Diseñar y ejecutar las principales campañas (rebajas, navidad, etc.) así

como las promociones puntuales con carácter unificado para todos los

puntos de venta.

• Liderar el montaje de producto.

• Colocan en los stands todos nuestros productos.

• Personalización en los puntos de ventas.

• Tomar órdenes de pedido.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



• Efectuar las cobranzas de los productos vendidos.

• Efectuar cualquier otra función inherente a su cargo.

• Cumplir con las políticas de la empresa.

• Vender por catálogos y ser habladores de productos bajo distribución.

• Contacto permanente con los clientes.

• Llevar la cartera de clientes.

2. Cobranzas a todas las cadenas.

Requisitos:


2. Por lo menos cinco (5) años de experiencia en supervisión de ventas.

3. Conocimientos y habilidades en el manejo de computadoras.

4. Excelente imagen

5. Actitud hacia la planificación estratégica y operativa.




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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Vendedor

Propósito del cargo: Es vender a grandes negocios y prestando la mejor atención a los

clientes para así dar mayor calidad.

Roles y tareas:

1. Visitar rutas pre-establecidas por el Sup. De cadenas.



4. Vender por catálogos y ser habladores de productos.

5. Contacto permanente con los clientes.

6. Llevar la cartera de clientes.

7. Supervisión de promotores.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Requisitos:

1. Bachiller ´

2. Conocimientos y habilidades en el manejo de equipos de oficina y

computadoras.

3. Excelente capacidad para relacionarse con clientes externos.




212

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Promotor

Propósito del cargo: Dar a conocer todos nuestros productos.

Roles y tareas:

1. Información, promoción y asesoramiento al público acerca del producto en los

stands habilitados en los puntos de venta de los centros comerciales, súper

mercados.

2. Captación de clientes para la contratación del producto.

3. Atención a la demandas del público respecto a los productos de nuestra empresa.

4. Velan para que nuestros productos en las diferentes tiendas.

Requisitos:





213

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



3. Buena presencia

4. Orientación al cliente




214

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Denominación del cargo: Archivador

Propósito del cargo: Garantizar que todos los papeles de la empresa estén en buen estado y

organizados.

Roles y tareas:

1. Guardar y organizar la documentación escrita, impresa, gráfica.

2. Garantizar la conservación y custodia de los documentos para dar fe y difundirlos

entre los ciudadanos.

3. Facilitar la documentación y la información necesaria, tanto al personal en su labor

diaria administrativa, como a los investigadores con el fin de facilitarles sus trabajos

de estudio e investigación.

4. Elaborar los instrumentos de descripción que aseguren el control, el acceso y la

recuperación rápida y eficiente de la información.

5. Asesorar en materia de organización de los archivos de gestión.

6. Seleccionar y evaluar la documentación que procede de los archivos de gestión, con

el fin de realizar propuestas de conservación o eliminación.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



7. Proponer e impartir acciones de formación en colaboración con el Servicio de

Recursos Humanos, dirigidas a los usuarios de los archivos.

Requisitos:



3. Experiencia en el trato y manejo de personal.




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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Glosario

Cargo: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un trabajador. Un CARGO

puede consistir en varias tareas, como mecanografiar, archivar y tomar un dictado o

puede estar formado por una sola tarea.

Manual de descripción de cargos: Es un documento que enumeran las tareas o

funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás de la empresa.

Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los

deberes y responsabilidades que lo comprenden. Es aquel que expone con detalle la

descripción de los cargos y la relación existente entre ellos.

Gestión: Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus

actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo:

Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Dpto. Recursos Humanos: Consiste en la planeación, organización, desarrollo y

coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el

desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio

que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales

relacionados directa o directamente con el trabajo.

Dpto. Contabilidad: Se encarga del registro de las operaciones financieras,

presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar

información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y

eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la

fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con

documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida

observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicable.

Dpto. Crédito y cobranza: Gestionar y efectuar de los créditos a favor de la entidad,

administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna

captación de recursos, analizar y proponer los montos por la antigüedad de los

créditos otorgados.



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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Dpto. Almacén: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de

mercancía. El almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantes,

disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras,

es la fuente mejor de esta información.

Bono ayuda: Es un pago que les hace la empresa a los promotores por gasto de

transporte.

Valijas: Son los sobres con documentos para el personal que se le manda al

personal del exterior del país.

Clima laboral: Se entiende el conjunto de cualidades, atributos o propiedades

relativamente permanentes de un ambiente de trabajo concreto que son percibidas,

sentidas o experimentadas por las personas que componen la organización

empresarial y que influyen sobre su conducta.

http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.shtml#ANTECED�

http://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtml�



219

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Documentos personales vigentes: Son todos aquellos documentos que identifican a

una persona por ejemplo: CI, fotos, RIF, certificado médico entre otros.

Marketing: Es el Estudio o Investigación de la forma de satisfacer mejor las

necesidades de un grupo social a través del intercambio con beneficio para la

supervivencia de la empresa.

Material POP: Es todo aquel artículo o documento promocional que un cliente

puede retener y que sirve para que la publicidad se vuelva permanente.

La publicidad en el punto de venta es solo una forma de POP.

Aduana: Son oficinas públicas cuya finalidad primordial es la de controlar el paso

de mercancías nacionales o extranjeras que, procedentes del exterior, van hacia

otros territorios aduaneros o circulan entre diversos puntos de un mismo ámbito

geográfico, también se encarga de la liquidación de los impuestos establecidos por

las importaciones y exportaciones de mercancías

http://www.monografias.com/trabajos11/norma/norma.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos7/impu/impu.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos11/import/import.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos10/comerci/comerci.shtml�



220

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Cadivi: Es un órgano regulador adscrito al Ministerio Popular para las Finanzas de la

República Bolivariana de Venezuela, fue creada en el año 2003 a través del decreto

de control cambiario que impuso el gobierno el 5 de febrero de ese mismo año. Las

empresas en Venezuela cuentan con una alta presencia, en sus estructuras de costos

de bienes importados, si a la devaluación experimentada en el último año, le

agregamos la imposibilidad actual de conseguir las divisas para adquirir los insumos

necesarios.

CPE: Es el código de productos envasados.

A.A.D: Autorización adquisición de divisas.

Importaciones: Ingreso legal al país de mercancía extranjera para su uso y consumo,

la que debe pagar, previamente, si corresponde, los gravámenes aduaneros, el

Impuesto al Valor Agregado (IVA) y otros impuestos adicionales.

Vconirter: Compañía que prestan servicio a las navieras.

http://es.wikipedia.org/wiki/Rep%C3%BAblica_Bolivariana_de_Venezuela�

http://es.wikipedia.org/wiki/2003�

http://es.wikipedia.org/wiki/5_de_febrero�

http://es.mimi.hu/economia/mercancia.html�

http://es.mimi.hu/economia/impuesto_al_valor_agregado.html�

http://es.mimi.hu/economia/iva.html�



221

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Teléfono: (0212) 471-33-33

Fecha:

16/06/09



Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura organizativa de

una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos

casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas

y competenciales de vigor en la organización.

D.M: Devolución de mercancías.

http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa�

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n�

http://es.wikipedia.org/wiki/Jerarqu%C3%ADa�

http://es.wikipedia.org/wiki/Competencia�

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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE …159.90.80.55/tesis/000148948.pdf · MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS ... venta,