Manual de Cheques Debitados

Manual Trámite de Cheques Debitados del Sistema Bancario Nacional

INDICE

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................ 2 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................................... 3 CAPITULO I .................................................................................................................................... 4 GENERALIDADES......................................................................................................................... 4

ARTÍCULO 1 Del Concepto de Cheques Debitados............................................................................. 4 ARTÍCULO 3 De las Unidades Administrativas que intervienen en el proceso ................................... 5 ARTÍCULO 4 Del Marco Legal ............................................................................................................ 5 ARTÍCULO 5 Del Contrato de Recaudación Externa ........................................................................... 6

CAPITULO II................................................................................................................................... 7 ENVÍO, RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE LOS CHEQUES DEBITADOS ................................... 7 PARA EL TRÁMITE DE COBRO RESPECTIVO ......................................................................... 7

ARTÍCULO 9 Del ámbito de acción de las Unidades Administrativas de Cobro ................................. 9 CAPITULO III ............................................................................................................................... 11 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL INTERNO PARA EL TRÁMITE DE COBRO DE LOS CHEQUES DEBITADOS .......................................................................... 11

ARTÍCULO 10 Procedimiento para la gestión de cobro administrativo ............................................... 11 ARTÍCULO 13 Del proceso de los cheques debitados en la Recaudación Externa ............................. 16 ARTÍCULO 14 Del incumplimiento de pago para reposición del cheque ............................................ 18

CAPITULO IV ............................................................................................................................... 19 DEL COBRO DE INTERESES POR INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO OPORTUNO Y COSTO ADMINISTRATIVO ........................................................................................................ 19

ARTÍCULO 17 De la obligación del pago de intereses y recargos ....................................................... 20 ARTÍCULO 18 Del procedimiento en la remisión, cobro, registro y control de los cheques debitados y

las notas de débito en las sucursales. ........................................................................... 21 CAPITULO V................................................................................................................................. 23 DEL PROCESO CONTABLE, CONCILIACIÓN Y CONTROL DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DÉBITO.................................................................................. 23

ARTÍCULO 19 Del Procedimiento y Registro Contable de los Cheques Debitados ............................ 23 ARTÍCULO 20 De las Revisiones y Controles de los Cheques Debitados .......................................... 23 ARTÍCULO 21 De la Conciliación de Cuentas de los Cheques Debitados........................................... 23

CAPITULO VI ............................................................................................................................... 26 DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS ................................... 26

ARTÌCULO 22 De la recepción de Cheques por pago de planillas u otros.......................................... 26 ARTÍCULO 23 De la Responsabilidad del Cajero .................................................................................... 26

CAPÌTULO VII.............................................................................................................................. 28 DISPOSICIONES FINALES ........................................................................................................ 28

ARTÍCULO 24 De la Revisión Interna ................................................................................................. 28 ARTÍCULO 25 De la Actualización del presente Manual .................................................................... 28 ARTÌCULO 26 De la Responsabilidad en el extravío, hurto o robo de los Cheques Debitados y las

respectivas Notas de Débito......................................................................................... 28 GLOSARIO .................................................................................................................................... 29

Manual Trámite de Cheques Debitados del sistema Bancario Nacional

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INTRODUCCIÓN

Los constantes cambios tecnológicos y automatizados tanto en el ámbito mundial

como en el nacional, la apertura comercial y el proceso de globalización, han provocado

que las entidades bancarias y financieras tengan que renovar e implementar nuevos

sistemas de información y servicios al cliente, con el fin de agilizar las transacciones

y garantizar la seguridad en el manejo de los activos que poseen las Instituciones y

clientes en general.

Ante esta situación, la Institución ha tenido que incrementar los controles internos en

la recepción de pagos mediante cheques en todo el territorio nacional, de manera que

ésta cuente con los recursos financieros lo más depurados posible y por supuesto, lo

más rápidamente, que permitan agilizar las operaciones, cumplir con la prestación de

servicios médicos, el pago oportuno de los salarios a los empleados, los proveedores

locales y extranjeros, las pensiones, los proyectos de modernización ó de reforma del

sector salud y otros servicios sociales importantes, con el fín de mantener una buena

imagen institucional ante terceros.

Congruente con lo anterior, la Institución ha implementado nuevos sistemas de cobro

de las cuotas obrero patronales, ampliando los medios de recaudación tanto internos

como externos en todo el territorio nacional, con el fin de facilitar a los usuarios de la

Caja el pago de los mismos y por ende, agilizar el proceso de recaudación; lo que ha

provocado un aumento en la devolución de cheques por diversas situaciones que hace

necesario implementar los procesos correspondientes en beneficio de los clientes y de

la Institución.

El presente Manual pretende normar los procedimientos para el trámite de recepción, control,

registro y cobro de los cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional, delimitar las funciones

y responsabilidades de los Departamentos, Secciones y Unidades que intervienen en el proceso


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de las operaciones, en función de los objetivos establecidos por la Caja Costarricense

de Seguro Social.

OBJETIVO GENERAL

Establecer y definir las normas y los procedimientos administrativos, financieros y

contables utilizados en la Caja Costarricense de Seguro Social, con el fín de propiciar

una eficaz recuperación de los cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional

sobre las Cuentas Corrientes institucionales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Uniformar los criterios de funcionamiento y operación del trámite administrativo

utilizado en la Caja Costarricense de Seguro Social, para la recuperación de los

cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional, en coordinación con las unidades

especializadas en el cobro.

Establecer los niveles de autoridad y responsabilidad de las unidades de trabajo que

intervienen dentro del proceso de administración, cobro, contabilización y control de

los cheques debitados.

Fortalecer los procesos de control interno para la administración, cobro,

contabilización y control de los cheques debitados.

Facilitar el proceso de inducción y capacitación a los funcionarios involucrados en el

trámite administrativo para el cobro de los cheques debitados y controlar la

recuperación oportuna de estos valores, tanto en el trámite administrativo como en el

judicial.


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CAPITULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 1 DEL CONCEPTO DE CHEQUES DEBITADOS

Se entenderá por Cheques Debitados aquellos documentos que por pagos realizados a

la Institución, son devueltos por el Sistema Bancario Nacional mediante una Nota de

Débito, la cual deduce automáticamente las Cuentas Corrientes de la Caja

Costarricense de Seguro Social, tanto del Seguro de Salud (S.E.M.), como del Seguro

de Pensiones (I.V.M.) según corresponda.

ARTICULO 2. DEL ORIGEN DE LOS CHEQUES DEBITADOS

Estos cheques y las respectivas Notas de Débito que las Entidades Bancarias remiten

a la Institución, se originan por las siguientes razones:

A. Cheques Debitados por diversas razones :

a) Falta de Fondos ó Fondos Insuficientes.

b) Falta de firma giradora.

c) Cuenta Cerrada.

d) Firma electrónica no registrada.

e) Cheque no Autorizado.

f) Cheque no Registrado.

g) Firma giradora no registrada ó firma diferente a la registrada.

h) Valor en tránsito.

i) Errores de confección de cheque.

j) Por doble endoso.

k) Cualquier otra causa que a criterio de la Entidad Bancaria, justifique ó motive

su devolución a la Institución


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B. Cheques Debitados por Valores ó Depósitos en Tránsito

Son aquellos cheques depositados en las Cuentas Corrientes institucionales y que en

su momento no se pudieron acreditar a éstas, debido a que existían fondos en tránsito

ó en período de aplicación, por lo cual se genera una devolución mediante una nota de

débito.

ARTÍCULO 3 DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTERVIENEN EN EL

PROCESO

Las Unidades Administrativas involucradas en los procedimientos administrativos,

financieros y contables para el trámite de cobro de los Cheques Debitados a las

Cuentas Corrientes que operan en la Institución, son las siguientes:

a) Departamento de Tesorería

b) Departamento Servicio al Cliente de la Dirección de Cobros

c) Departamento Gestión de Cobros.

d) Departamento de Crédito y Cobro de Gerencia de Pensiones.

e) Área de Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros.

f) Direcciones Regionales de Sucursales.

g) Sucursales.

h) Sección Caja y Custodia de Valores.

i) Sección Contabilidad General.

j) Sección Conciliaciones Bancarias.

ARTÍCULO 4 DEL MARCO LEGAL La Caja Costarricense de Seguro Social sólo podrá abrir Cuentas Corrientes en los

Bancos Comerciales del Estado, tal y como lo establece la reforma del Artículo No. 60

de la Ley 7558 del 3 de noviembre de 1995. Congruente con el punto anterior, el

trámite de las Notas de Débito por cheques devueltos, emitidas por estos Bancos y

deducidas de las Cuentas Corrientes institucionales, se regirá por las Leyes y


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Reglamentos que regulan el Sector Público y las Entidades Descentralizadas, así como

por la Normativa Institucional vigente:

a) Código de Comercio.

b) Ley General de Administración Pública y su Reglamento.

c) Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su

Reglamento.

d) Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

e) Ley Constitutiva de la CCSS.

f) Ley de Protección al Trabajador Nº 7983.

g) Ley General de Control Interno No.8292

h) Normas de Control Interno de la CCSS.

i) Manual de Normas y Procedimientos para el Funcionamiento de las Cuentas

Corrientes en el Departamento de Tesorería de la Caja.

j) Manual de Normas Técnicas de Auditoria para la Contraloría General de la

República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización.

k) Manual de Procedimientos Sección Conciliaciones Bancarias de la Caja.

l) Otras Leyes, Reglamentos y Normas conexas.

ARTÍCULO 5 DEL CONTRATO DE RECAUDACIÓN EXTERNA

Es un contrato expreso y que consta por escrito, realizado entre la Caja Costarricense

de Seguro Social y el Banco Nacional de Costa Rica, Banco de Costa Rica, Banco

Crédito Agrícola de Cartago y BANEX, que permite a la Entidad Bancaria contar con

una autorización para realizar la recaudación de los pagos que realizan los clientes en

todo el territorio nacional y a la Institución mejorar este proceso, todo dentro de las

estipulaciones legales correspondientes. Con este contrato, el Banco está obligado a

depositar la recaudación realizada, mantener al día los registros correspondientes,

enviar informe diario de los cheques debitados y sus respectivas notas de débito y

facilitar el proceso administrativo ante un eventual cobro de un cheque debitado,

conforme al procedimiento establecido en el Artículo No. 13 del presente Manual.


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CAPITULO II ENVÍO, RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE LOS CHEQUES DEBITADOS

PARA EL TRÁMITE DE COBRO RESPECTIVO ARTICULO 6 DEL ENVÍO DE LOS CHEQUES DEBITADOS A LA CAJA

Las entidades bancarias a nivel nacional (Area Metropolitana y Zonas Rurales)

enviarán el o los cheques debitados con su respectivas Notas de Débito, al

Departamento de Tesorería de la Caja Costarricense de Seguro Social en Oficinas

Centrales.

En el caso de los cheques no aplicados por pagos efectuados en el Banco BANEX,

(antiguo BANCRECEN), dicha entidad bancaria no genera notas de débito, por cuanto

la Institución no posee cuenta corriente con dicho banco, por lo que, los cheques que no

cumplen con lo señalado en el artículo 2, inciso a, de este manual son devueltos a la

Tesorería General por medio de oficio emanado por la entidad bancaria.

Si estos cheques se reciben en el período establecido de siete días naturales, el

Departamento de Tesorería General reversa el pago realizado para que el SICERE

regrese al estado normal de cobro la factura correspondiente, y envía la documentación

a la Sucursal o Unidad correspondiente para su recuperación.

Para los casos de los cheques del Banco BANEX que lleguen en forma extemporánea

que imposibilite la reversión del pago, se procede con la apertura de una cuenta por

cobrar en la cuenta contable 125-80-7 ( C x C Recaudación Bancrecen ) y se envía a la

Sucursal o Unidad correspondiente, para su recuperación.


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ARTICULO 7. DE LA RECEPCIÓN DE LOS CHEQUES DEBITADOS

Los cheques devueltos por el Sistema Bancario Nacional, por las causas señaladas en

el Artículo No. 2 del presente Manual, serán recibidos por el Departamento de

Tesorería de la Caja, conjuntamente con las notas de débito respectivas, para que

inicien los trámites administrativos, conforme el procedimiento establecido en el

Capítulo III de este Manual.

ARTICULO 8 . DE LA REMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y

LAS NOTAS DE DÉBITO.

El Departamento de Tesorería General de la Caja Costarricense del Seguro Social,

remitirá los cheques debitados, al Área de Cobro Administrativo de la Dirección de

Cobros ó a la Sucursal correspondiente, mediante los mecanismos más ágiles y en un

plazo máximo de tres días contados a partir del recibo de los documentos, para que

dichas instancias inicien el proceso de gestión cobratoria administrativa. Además,

remitirá a la Sección de Contabilidad General las notas de Débito correspondientes,

para la respectiva afectación contable. Lo anterior deberá ser llevado a cabo previa

reversión de los cheques debitados en el Sistema Centralizado de Recaudación

(SICERE).

Si realizada la revisión correspondiente en el SICERE, no han transcurrido los 7 días

naturales posteriores al pago y éste es reversado, las notas de débito remitidas a la

Sección Contabilidad General originará el siguiente movimiento

a) Cheque debitado de una cuenta corriente del Seguro de Salud CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO

100-xx-x(1) xxxx

105-xx-x(2) Nº nota débito xxxx 1: Corresponde a la cuenta de Caja de la Sucursal donde se realizó el pago. 2: Cuenta bancaria donde se debitó el cheque, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de nota de débito.


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b) Cheque debitado de una cuenta corriente del Seguro de Pensiones, se realizarán

registros en ambos seguros según el siguiente detalle

Registro en el Seguro de Salud

CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO

100-xx-x(1) xxxx 305-01-9 Nº nota débito xxxx 1: Corresponde a la cuenta de Caja de la Sucursal donde se realizó el pago.

Registro en el Seguro de Pensiones


115-01-7 xxxx

105-xx-x(1) Nº nota débito xxxx 1: Cuenta bancaria donde se debitó el cheque, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de nota de débito. Si realizada la revisión correspondiente en el SICERE, ya han transcurrido los 7 días naturales posteriores al pago y éste no se puede reversar, los cheques debitados remitidos a la Sección de Contabilidad General originará el siguiente movimiento


138-xx-x(1) Nº cheque xxxx

105-xx-x(2) Nº nota débito xxxx 1: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados de la Sucursal donde se realiza el trámite, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de cheque debitado. 2: Cuenta bancaria donde se debitó el cheque, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de nota de débito. El registro se realizará en el Seguro de Salud o Pensiones, según la cuenta corriente debitada.


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ARTÍCULO 9 DEL ÁMBITO DE ACCIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE

COBRO

El trámite administrativo para la gestión de cobro de los cheques debitados deberá ser

realizado por el Área de Cobro Administrativo de la Dirección de Cobros ó en las

Sucursales de la Caja Costarricense de Seguro Social, conforme el procedimiento

establecido en el Capítulo III de este Manual. La gestión de cobro judicial de los

cheques debitados será realizada únicamente por el Departamento Gestión de Cobros

ó las Sucursales respectivas, a excepción de los cheques debitados por concepto de

préstamos hipotecarios cuya gestión de cobro estará a cargo del Departamento de

Crédito y Cobro de la Gerencia de Pensiones.

El registro financiero, contable y la conciliación de las cuentas individuales y control

de las Notas de Débito, lo realiza la Sección de Contabilidad General en coordinación

con la Sección Conciliaciones Bancarias, el Área de Cobro Administrativo y

Sucursales, según corresponda, tal y como se establece en el Capítulo No. V de este

manual.


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CAPITULO III PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL INTERNO PARA

EL TRÁMITE DE COBRO DE LOS CHEQUES DEBITADOS ARTÍCULO 10 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COBRO ADMINISTRATIVO

El funcionario encargado de iniciar la gestión de cobro en el Departamento de

Tesorería, una vez recibidos los cheques debitados, separará y clasificará los mismos

de acuerdo con la cuenta corriente debitada, y luego realizará el proceso de reversión,

en el Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE), de todos aquellos cheques que

sean por pago de planillas y que cuenten con la información necesaria para tal efecto.

El proceso de reversión que realiza el Departamento de Tesorería lleva los siguientes

pasos:

• Se ingresa al SICERE con el perfil de Operador de Recaudación, se digita el

usuario y clave personal.

• Se ingresa a Recaudación, el cual despliega un listado con varias opciones. Para

el proceso de reversión se trabajará con dos de ellas. La primera opción es

“Consulta factura”, en la cual se digita el número patronal y el período que

paga con el fin de saber el estado del patrono (cancelación temporal, pago

validado y pago reversado o erróneo), también permite confirmar los datos del

cheque contra el sistema como: monto, número de cheque, lugar de pago, fecha y

período que cancela. Si la factura está como cancelación temporal y todos los

datos coinciden con la información del cheque se procede a ir a la segunda

opción o ventana.

• La segunda opción es “Reversión de cheque”, en la cual se digita el número

patronal y automáticamente el Sistema da el nombre del patrono, luego se

digita el número de cheque y el código del Banco, una vez rellenados los


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espacios, se le da aceptar, el sistema desplegará un cuadro en donde se visualiza

si el cheque fue reversado y cuantas facturas se reversaron con este cheque.

• Se dirige nuevamente a la primera opción Consultar Factura para imprimir la

factura o facturas reversadas, las cuales se adjuntan al cheque original y se

envía a su respectiva unidad de cobro para la recuperación del mismo.

• Si el cheque es reversado en el período comprendido dentro de los 7 días

estipulados en el artículo 6 de este Manual, se procede a imprimir la factura

que conjuntamente con el cheque original, se envía a su respectiva unidad de

cobro (Dirección de Cobros o Sucursales), para la recuperación del monto

correspondiente, mediante un listado con la siguiente información:

a) Lugar de pago (Banco o Sucursal)

b) Fecha de reversión.

c) Número de cuenta corriente donde se acredita a la CCSS. (Esta cuenta viene en

la nota de débito).

d) Número de la nota de débito.

e) Monto exacto del cheque.

f) Nombre del patrono.

g) Código y número de cheque.

h) Monto reversado.

i) Condición (cheque entregado).

j) Concepto por el cual fue debitado el cheque.

En el caso de los cheques que no pueden ser reversados se confecciona la fórmula No. 138,

denominada “Registro Contable de Cheques debitados, la cual debe estar debidamente prenumerada

en Original y dos copias y debe contener la siguiente información:

Cuenta individual y número de Cuenta Corriente del cheque debitado


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Código de Banco utilizado (ver detalle en Glosario)

Número de Cheque.

Fecha de cobro del Cheque.

Número de Nota de Débito.

Nombre del Girador del Cheque.

Concepto ó motivo de devolución.

Monto del Cheque.

Indicar cuenta a depositar si es del S.E.M. o de I.V.M.

Número Patronal (cedula jurídica, física o patronal anterior)

Una vez lleno el formulario detallado, se distribuye de la siguiente manera:

Original para la Sección de Contabilidad General juntamente con los originales

de las Notas de Débito para que esta realice la afectación contable.

Copia para el Área Cobro Administrativo de la Dirección de Cobros con los

originales de los cheques debitados para que continúe el proceso administrativo

y la gestión de recuperación de los mismos.

Copia para el archivo del Departamento de Tesorería con copia de los cheques

debitados y de las notas de debito para su control interno.

Copia para la Sección de Conciliaciones Bancarias con copia de las notas de

débito para su debida conciliación.

ARTICULO 11. GESTIÓN DEL ÁREA COBRO ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIÓN DE COBROS

El Área de Cobro Administrativo, una vez recibidos los cheques originales que

pudieron ser reversados por parte del Departamento de Tesorería General, procederá

a:


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a) Comunicar al patrono vía fax ó teléfono sobre el cheque debitado, asimismo le

indicará que la planilla está registrada como no pagada y que los intereses

moratorios están corriendo, hasta el momento que se presente a resolver su

situación. ( si no cancela pasará la planilla a cobro judicial.)

b) Cuando el patrono se presenta a cancelar, el Área Plataforma de Servicios,

confecciona un comprobante de ingresos y se le indica que pase a las cajas a

cancelar la planilla o los conceptos que trató de cubrir con el cheque devuelto

por el Banco con los respectivos recargos que el sistema indique y se

confecciona un comprobante de ingresos por concepto de gastos administrativos

(Recuperación de Gastos Administrativos, Cuenta No. 850-21-6).

c) Una vez que el patrono ha realizado la cancelación respectiva, pasa nuevamente

al Área de Cobro Administrativo de la Dirección de Cobros, para que le sea

entregado el cheque original debitado, contra la presentación del recibo con el

sello de cancelado del cajero y la devolución de primer recibo de la cancelación

que se dio como fallida.

En el caso de los cheques que no pudieron ser reversados, procederá a:

a) Comunicar al patrono vía fax ó teléfono sobre el cheque debitado (Concediéndole

cinco (5) días hábiles para realizar la cancelación del mismo, indicándole que si

no cancela dentro de este plazo pasará el cheque a cobro judicial.

b) Cuando el patrono se presenta a cancelar, el Área Plataforma de Servicios,

confecciona un comprobante de ingresos (SEM ó IVM, según corresponda), con

la información indicada en el artículo 11 de éste manual y lo enviará a la

Sección de Caja y Custodia de Valores de la Institución, para que se realice el

respectivo depósito.


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El comprobante de ingreso debe incluir, aparte del monto original del cheque

debitado, la suma adicional por concepto de gastos administrativos y los

intereses por el incumplimiento en el pago oportuno.

c) Una vez que el patrono ha realizado la cancelación respectiva, pasa al Área de

Cobro Administrativo, para que le sea entregado el cheque original debitado,

contra la presentación del recibo con el sello de cancelado del cajero.

d) eliminado

ARTICULO 12 CHEQUES DEBITADOS DE SUCURSALES DE LA C.C.S.S

Cuando se trate de cheques devueltos por las Agencias o Sucursales Bancarias de

zonas rurales, o cheques cancelados en las Sucursales de la Caja, que sean debitados

por los motivos indicados en el Artículo No. 2, luego de que la Tesorería realiza la

reversión, y con el propósito de darle celeridad a este proceso, se realizará una llamada

telefónica a la Sucursal respectiva, informando sobre los cheques debitados ó bien

enviando copia del cheque vía fax para que se inicie la gestión cobratoria, de acuerdo

con lo detallado en el artículo 11.

Para efectos de control, en el Departamento de Tesorería General, se llevará una

bitácora en la cual se identificará: Nombre de la persona que recibe la llamada

telefónica ó quien recibe el fax, fecha de recibido, hora, el recibido conforme del fax y

posteriormente los documentos originales se envían a la Sucursal por medio de correo

certificado.


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ARTÍCULO 13 DEL PROCESO DE LOS CHEQUES DEBITADOS EN LA RECAUDACIÓN

EXTERNA

Conforme lo establecido en el Artículo No. 5 del presente Manual y los respectivos

contratos de Recaudación Externa firmados entre la Caja y los Bancos Nacional de

Costa Rica, de Costa Rica, Crédito Agrícola de Cartago y BANEX, a continuación se

detalla el procedimiento que se debe seguir cuando los cheques son debitados por los

pagos realizados en dichas entidades bancarias:

► Los cheques deberán ser librados por los patronos y serán extendidos a nombre

de la Caja Costarricense de Seguro Social ó CCSS y por el importe exacto del total

de la planilla. El Banco deberá anotar al dorso de cada cheque recibido el número

patronal físico ó jurídico, el nombre completo, el número de teléfono del patrono y

el mes de pago. No se admite la aplicación de cheques de terceros, ni la

combinación de efectivo y cheque por planilla, ni varios cheques por el pago de

una planilla.

► Cuando por vicios de forma, falta de fondos u otra causa sea rechazado un cheque

presentado al Banco, se procederá de la siguiente manera:

El Banco debitará el monto de los cheques rechazados de la Cuenta Corriente

que le especifique la Caja. El Banco a más tardar al día hábil siguiente del

débito, deberá enviar por medios magnéticos a la Caja un Informe de los

cheques rechazados indicando lo siguiente: Número de Planilla que fue

cancelada, número de patrono, monto y número del cheque y la fecha en que el

patrono originalmente pagó con el cheque, el número de débito y la cuenta en

que fue aplicado el débito, según consta en el contrato respectivo.


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Asimismo enviará los Cheques Rechazados en un listado que se compone de dos

tantos, uno para ser entregado en el Departamento de Tesorería General CCSS

y el otro para uso del Banco como acuse de recibo. Con cada uno de los cheques

rechazados se enviarán también las notas de débito que afectan a cada Régimen

según el monto correspondiente, para que la Caja proceda al cobro respectivo.

La responsabilidad del cobro de los cheques debitados es exclusiva de la Caja

Costarricense de Seguro Social y procederá conforme a sus lineamientos de

cobro internos.

Cuando en la recepción de los cheques y antes de su envío al cobro por medio de

la Cámara de Compensación, se produzcan errores ó defectos atribuibles

exclusivamente a funcionarios del Banco en perjuicio económico para la Caja o

terceros, la Entidad Bancaria asumirá las responsabilidades que pudieran

corresponderle de conformidad con las normas legales aplicables y según el

contrato respectivo.

Para el trámite de cobro de los cheques debitados en la recaudación externa, se

procederá en todos sus extremos, conforme lo establecido en este capítulo.

NOTAS: ► Todo pago por cheque debitado deberá ser cancelado por medio de

cheques certificado, efectivo o cheque de gerencia.

► Sólo se pueden recibir cheques girados a nombre de la Caja Costarricense

de Seguro Social y no se pueden hacer pagos parciales (abonos), al monto

total de la deuda originada por el cheque debitado.

► No se podrá recibir cheques de terceras personas para la cancelación de

planillas, solo si están certificados o son de Gerencia.


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► Solo se recibirán cheques en dólares de Bancos Nacionales o con Agencias

en el país.

► Para el caso de los cheques debitados por doble endoso ocasionado por

error de la Institución, el procedimiento a seguir es el de anular los

endosos y re-depositar en la cuenta corriente de la Institución, para su

posterior aplicación de los adeudos incluidos en la transacción, esto

porque no se puede culpar al emisor del error.

ARTÍCULO 14 DEL INCUMPLIMIENTO DE PAGO PARA REPOSICIÓN DEL CHEQUE

Si transcurrido el plazo indicado de 5 (cinco) días, el cuenta rentista no se presentó a

realizar la cancelación correspondiente, el Área de Cobro Administrativo de la

Dirección de Cobros, remitirá mediante nota, el cheque respectivo al Área de Cobro

Judicial para que inicie las acciones pertinentes. Esta Área procederá a modificar el

estado en el SICERE de la condición de cheque, pasando de cobro administrativo a

cobro judicial, con lo cual se efectúa el siguiente movimiento contable.


139-xx-x(1) Nº cheque xxxx

138-xx-x(2) Nº cheque xxxx 1: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados cobro judicial de la Sucursal donde se realizó el trámite, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número del cheque debitado. 2: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados de la Sucursal donde se realiza el trámite, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de nota de débito. El registro se realizará en el Seguro de Salud o Pensiones, en el cual se originó el registro del documento por cobrar.


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CAPITULO IV

DEL COBRO DE INTERESES POR INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO OPORTUNO Y COSTO ADMINISTRATIVO

ARTICULO 15: INTERESES POR INCUMPLIMIENTO DEL PAGO OPORTUNO

Todos los cheques debitados por cualquiera de las razones indicadas en el Artículo

No.2 del presente Manual tendrán un recargo por concepto de intereses por

incumplimiento en el pago oportuno, de conformidad con el artículo 497 del Código de

Comercio, el cual indica:

“ …interés legal es el que se aplica supletoriamente a falta de acuerdo, y es igual a la tasa básica pasiva del Banco Central de Costa Rica para operaciones en moneda nacional y a la tasa “prime rate” para operaciones en dólares americanos.…” Por tanto, se deberán cobrar los intereses por el incumplimiento en el pago oportuno;

desde la fecha en que sea exigible la obligación y hasta que se efectúe su pago,

tomando en consideración las variaciones que puedan darse en la Tasa Básica desde

que la obligación es exigible y hasta su efectivo pago, para lo cual se deberá utilizar la

siguiente fórmula:

El monto del cheque x el % tasa básica x el # de días de recargo ÷ 360.

Por ejemplo; Patrono: La Casita Felìz S. A.Monto cheque debitado:

1ra. Fecha de Pago/1 Fecha de Reposiciòn No. De Dìas Tasa Bàsica/2 Càlculo Interés12/05/1999 31/05/1999 19 17.25% (¢100,000,00 x 17,25% x 19)/360 910,42

1 Fecha en que el patrono canceló y el cheque fue debitado.2 al dìa de reposiciòn del cheque.

¢100.000,00

El recargo por el cobro de intereses por el incumplimiento en el pago oportuno, se

acreditará a la cuenta No. 815-06-0 “Intereses y Comisiones Sector Público y Privado”.


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ARTICULO 16 COBRO POR GASTOS ADMINISTRATIVOS

El monto por concepto de gastos administrativos producto de la gestión cobratoria de

los cheques debitados, será sujeto de revisión y actualización anual por parte del

Departamento de Costos, a solicitud expresa y por escrito de la Dirección de Cobros.

Posteriormente el Departamento de Costos, informará mediante nota, el costo

actualizado a la Dirección de Cobros y a las Direcciones Regionales de Sucursales,

para que se instruya al Departamento Servicio al Cliente de la Dirección de Cobros, al

Departamento de Contabilidad General y a las Sucursales respectivas, para la

aplicación del nuevo monto por este concepto.

El recargo por el cobro de gastos administrativos se acreditará a la cuenta No. 850-21-

6 “Recuperación Gastos Administrativos”.

El registro contable de los gastos administrativos se realizará conforme lo establecido

en el “Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial” de la

Sección de Contabilidad General.

Si previo a la cancelación, el cliente solicita la información de los recargos aplicados y

del monto total que debe cancelar, se le envía por fax el aviso de cobro.

ARTÍCULO 17 DE LA OBLIGACIÓN DEL PAGO DE INTERESES Y RECARGOS Con relación a los pagos adicionales o recargos indicados en el Capítulo III del

presente Manual, la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en el

artículo 29 de la sesión No. 7368 del 10 de setiembre de 1999, acordó que la Institución

está inhibida legalmente para eximir del pago de recargos, por lo que es obligación del

cliente asumir la reposición del cheque debitado y cancelar los respectivos intereses.


21

ARTÍCULO 18 DEL PROCEDIMIENTO EN LA REMISIÓN, COBRO, REGISTRO Y CONTROL

DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DÉBITO EN LAS

SUCURSALES. Inmediatamente después de recibida la copia del cheque así como información

adicional que la Tesorería General remite ya sea vía telefónica o fax, según lo indicado

en el Artículo No. 12, la Jefatura de la Sucursal ó Departamento de Cobros de la

Sucursal, deberán continuar con la gestión de cobro del cheque debitado. Los

documentos originales (cheque debitado y copia de la nota de débito) se enviarán por

correo certificado a la Sucursal respectiva por parte de la Tesorería General.

Si el cliente se presenta a cancelar, se le concede al girador del cheque un plazo de 5

(cinco) días hábiles para que realice la cancelación, contados a partir del momento en

que la Sucursal realiza la notificación, indicándole que debe hacer el pago con dinero

efectivo ó por medio de cheque certificado. Cuando se trate de cheques no reversados

debe emitirse un Comprobante de Ingresos, de acuerdo a la información indicada en el

artículo No.11 para los cheques en la condición indicada (No reversados).

En el caso de cheques reversados, se le indica al patrono que cancele directamente en

las Cajas de la Sucursal, el monto adeudado con los respectivos intereses que emite el

sistema, luego de haber presentado el recibo de la cancelación debidamente sellado por

el cajero y entregado el recibo del primer pago fallido por la devolución del cheque se

procede a la devolución del mismo y se le confecciona un comprobante de ingreso

(SEM, IVM), para lo correspondiente al pago del monto por gastos administrativos

afectando la cuenta contable 138-01-3 para ambos seguros. El comprobante de ingreso

generará el siguiente registro contable


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Seguro de Salud


100-xx-x(1) xxxx

138-01-03 xxxx 1: Corresponde a la cuenta de cajas de la Sucursal donde se realiza el pago.

Seguro de Pensiones

a) Registro en el Seguro de Salud CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO

100-xx-x(1) xxxx

305-01-9 xxxx 1: Corresponde a la cuenta de cajas de la Sucursal donde se realizó el pago.

b) Registro en el Seguro de Pensiones CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO

115-01-7 xxxx

138-01-3 xxxx Si transcurrido el plazo de 5 (cinco) días hábiles, el cliente no se presentó a realizar la

cancelación correspondiente, la respectiva Sucursal procederá conforme a la normativa

institucional para iniciar el cobro judicial. De igual manera, enviará a la Sección

Contabilidad General la información para el descargo de la cuenta por cobrar

administrativa de la Sucursal indicada y el cargo correspondiente a cuenta de cobro

judicial de la misma Sucursal. El registro contable que se genera se detalla en el

artículo 14.

Con relación al cobro de intereses por incumplimiento en el pago oportuno y cobro

administrativo para la reposición de los cheques debitados, la Sucursal deberá

proceder conforme lo indicado en los Artículos No. 14, 15, 16 y 17 del presente Manual

y el Capítulo I del “Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro

Judicial” del Departamento de Contabilidad General.


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CAPITULO V

DEL PROCESO CONTABLE, CONCILIACIÓN Y CONTROL DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DÉBITO.

ARTÍCULO 19 DEL PROCEDIMIENTO Y REGISTRO CONTABLE DE LOS CHEQUES

DEBITADOS

Para el registro contable de los Cheques Debitados en Cobro Administrativo, Cobro

Judicial o de aquellos casos que en definitiva se determinó la imposibilidad de

recuperar las sumas dejadas de percibir (Cheques Incobrables), tanto de Oficinas

Centrales como en todas las Sucursales de la Caja, se aplicará lo establecido en el

“Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial” de la

Sección de Contabilidad General de la Institución.

ARTÍCULO 20 DE LAS REVISIONES Y CONTROLES DE LOS CHEQUES DEBITADOS

Las Unidades Administrativas indicadas en el Artículo No. 3 de este Manual, deberán

realizar revisiones periódicas de los Cheques Debitados y las respectivas Notas de

Débito y proceder conforme lo establece el Manual “Procedimiento Contable de

Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial” de la Sección Contabilidad General

de la Institución.

ARTÍCULO 21 DE LA CONCILIACIÓN DE CUENTAS DE LOS CHEQUES DEBITADOS

A. De la responsabilidad en el proceso de Conciliación de Cuentas:

El proceso de conciliación y control de las cuentas contables de los cheques debitados y

las respectivas Notas de Débito, tanto de Oficinas Centrales, como de las Sucursales

de la Caja, deberá ser liderado por la Sección Contabilidad General en coordinación

con la Sección de Conciliaciones Bancarias, la Entidad Bancaria, el Área de Cobro


24

Judicial de la Dirección de Cobros, las Direcciones Regionales de Sucursales y los Jefes

de cada una de las Sucursales, según corresponda.

B. Proceso de Control y Conciliación de los Cheques Debitados y las Notas de Débito

1. Del listado de Notas de Débito emitido por la Entidad Bancaria:

La Entidad Bancaria deberá remitir al Departamento de Tesorería General en

Oficinas Centrales de la Caja, conjuntamente con los cheques debitados y sus

respectivas notas de débito, un listado de los mismos, el cual debe contener la

siguiente información:

Fecha del listado

Número de listado para Control Interno

Cantidad de cheques remitidos

Números de Notas de Débito emitidas

Números de cheques devueltos con sus montos.

Nombre ó Razón Social a quien pertenecen los cheques debitados

Nombre del Banco del Sistema Bancario Nacional que emitió el débito

Nombre y Firma del funcionario bancario que emitió el listado

Nombre y Firma del funcionario de la C.C.S.S. que recibió conforme los

documentos.

2. Del listado de Cheques Debitados y Notas de Débito recibidos por el Departamento

de Tesorería General

Con base en los cheques y notas de débito recibidos durante el mes, el Departamento

de Tesorería, deberá remitir a la Sección de Contabilidad General, un listado mensual

de todos los cheques recibidos para trámite de cobro junto a las notas de débito, con la


25

misma información indicada en el punto 1 de este Artículo a efecto de que se realicen

los registros detallados en el artículo 8 del presente Manual.

3. Del listado de Cheques Debitados y Notas de Débito recibidos por las Sucursales

Con base en los cheques recibidos del Departamento de Tesorería General, el Jefe de

la respectiva Sucursal, deberá remitir a la Sección de Contabilidad General, un listado

mensual de todos los cheques recibidos para trámite de cobro, con la misma

información indicada en el punto 1 anterior.

4. Del proceso de conciliación:

De acuerdo a los listados remitidos por el Departamento de Tesorería así como de las

respectivas Sucursales (CCSS), indicados en los puntos 1, 2 y 3 anteriores, la Sección

de Contabilidad General en coordinación con la Sección de Conciliaciones Bancarias,

deberá proceder a realizar la conciliación tanto de cheques debitados como de las notas

de débitos emitidas.

5. Del informe de conciliación:

La Sección de Contabilidad General, después de realizada la respectiva conciliación de

las cuentas y documentos, en coordinación con las unidades involucradas, deberá

emitir un informe de conciliación, con copia para el Área Cobro Administrativo y las

Direcciones Regionales de Sucursales, para que procedan a realizar las gestiones

pertinentes, con el fin de controlar las operaciones realizadas y salvaguardar los

valores de la Institución.


26

CAPITULO VI

DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS

ARTÌCULO 22 DE LA RECEPCIÓN DE CHEQUES POR PAGO DE PLANILLAS U OTROS

Los cajeros a cargo de la recepción de cheques por pago de planillas u otros, deberán

cerciorarse de que los mismos contengan lo siguiente:

Fecha de expedición,

Que esté girado a favor de la CCSS,

Que el monto a pagar en letras y números, sean iguales( en caso de existir

discrepancias, se tomará el monto menor según lo estipulado en el artículo #813,

del Código de Comercio.)

Verificar que el cheque no tenga endoso. Verificar que en el dorso del cheque se indique el número patronal y el período de pago y en

caso contrario realizar tales anotaciones.

Que se indique si el pago no es una planilla, por qué concepto se recibe y el número del

comprobante a que corresponde

ARTÍCULO 23 DE LA RESPONSABILIDAD DEL CAJERO

Es deber de los cajeros reportar de inmediato a su superior cualquier situación

irregular que se presente en la recepción de un cheque.

Será responsabilidad de los cajeros asegurarse de que el cheque cumpla con los

requisitos indicados en el artículo anterior, siendo responsable según lo establece el

capítulo II, “De la Responsabilidad del Servidor Público”, título sétimo de la Ley

General de la Administración Pública, por cualquier daño y perjuicio que ocasione en

el incumplimiento de su deber.


27

El cajero ante el incumplimiento de sus deberes, en su condición de funcionario

público, no solo podrá ser sujeto de responsabilidad economico o pecuniario por

actuaciones u omisiones que pudieren ocasionar daños o perjuicios a terceros o a la

Caja, sino que podría ser sujeto de responsabilidad de orden penal y disciplinario de

acuerdo con lo establecido en los artículos 199, 211 y concordantes de la Ley de

Administración Pública, artículo 28 y concordante de la normativa de Relaciones

Laborales y lo dispuesto en el Reglamento Interior de Trabajo, Código Penal y Código

Procesal Penal.


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CAPÌTULO VII DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 24 DE LA REVISIÓN INTERNA

El proceso de control, registro y trámite de cobro de los Cheques Debitados y las

respectivas Notas de Débito, serán sujeto de revisión por parte de la Gerencia División

Financiera y la Dirección Financiera Contable de la Institución, para fortalecer su

correcto manejo y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

ARTÍCULO 25 DE LA ACTUALIZACIÓN DEL PRESENTE MANUAL

El presente Manual será sujeto de revisión y actualización anualmente por parte de la

Dirección Financiero Contable en coordinación con el Departamento de Tesorería

General, con el fin de incorporar aquellos aspectos del entorno que surjan para

fortalecer las tareas y actividades de las unidades administrativas que intervienen en

el proceso operativo, administrativo y gestión cobratoria de los Cheques Debitados a

las Cuentas Corrientes de la Institución.

ARTÌCULO 26 DE LA RESPONSABILIDAD EN EL EXTRAVÍO, HURTO O ROBO DE LOS

CHEQUES DEBITADOS Y LAS RESPECTIVAS NOTAS DE DÉBITO

Con relación al establecimiento de acciones disciplinarias en contra de los cajeros que

reciben cheques defectuosos ó la determinación de la responsabilidad de los

funcionarios de la Institución, por la remisión, extravío, hurto ó robo de cheques

debitados ó bien que se mantenga un cheque debitado en custodia más tiempo de lo

previsto, se procederá en todo caso conforme lo establece la normativa vigente en

cuanto a las sanciones para los funcionarios responsables; a saber: La Ley General de Administración Pública.

Ley General de Control Interno.

El Código de Trabajo.

Reglamento Interior de Trabajo. Cualquier normativa específica interna, que en un futuro regulen las faltas y sanciones

correspondientes a los cajeros y otros funcionarios de la Institución.


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GLOSARIO

Bancos Comerciales del Estado: Son aquellas entidades bancarias estatales en las

cuales la Caja Costarricense de Seguro Social sólo podrá abrir Cuentas Corrientes,

tales como el Banco Nacional de Costa Rica, el Banco de Costa Rica, el Banco Crédito

Agrícola de Cartago y el Banco Popular y de Desarrollo Comunal.

Cheque: Es una orden incondicional de pago girada por escrito contra un Banco,

pagadera a la vista y respaldada por una Cuenta Corriente activa.

Cheques Debitados: Son todos aquellos cheques que el banco no puede acreditar los

fondos por diferentes razones, tales como: fondos insuficientes, cuenta cerrada,

alteraciones y otros.

Código Bancario: Es aquel número asignado por el Departamento de Tesorería

General para identificar internamente a cada uno de los bancos del Sistema Bancario

Nacional, para su control interno y financiero.

Conciliación Bancaria: Consiste en comparar las transacciones de cada Cuenta

Corriente realizadas en la Entidad Bancaria, con los registros y movimientos

efectuados por la Institución para la comparación y verificación de los respectivos

saldos de libros y bancos.

Cuenta Contable: Es aquella cuenta utilizada para registrar contablemente la Cuenta

Corriente que mantiene la Institución en el Sistema Bancario.

Cuentas Corrientes: Son aquellos contratos firmados por la Institución con una

Entidad Bancaria Estatal, mediante la cual se realizan depósitos en efectivo ó mixtos y

se pueden hacer giros sobre los fondos disponibles.


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Débito: Es un cargo realizado por la Entidad Bancaria contra la Cuenta Corriente, el

cual puede ser autorizado mediante oficio por parte de la Institución ó realizado

directamente por el Banco, mediante nota de débito bancaria, la cual indica el monto a

rebajar del saldo de la cuenta y el concepto de la misma.

Gestión de Cobro: Es aquella gestión cobratoria realizada por la Sección Cobros

Administrativos, Sección Caja y Custodia de Valores y Sucursales, según corresponda,

con el fin de recuperar los dineros por concepto de cheques debitados a la Institución.

Intereses por incumplimiento del pago oportuno: Es el recargo generado por el atraso

en la reposición de un cheque debitado, el cual es cobrado al dueño del mismo,

mediante la aplicación de una fórmula que calcula el monto de estos intereses.

Nota de Débito: Es un documento remitido por la Entidad Bancaria Estatal, por

concepto de gastos financieros, administrativos, ó por devolución de cheques

depositados en las cuentas corrientes institucionales, para su respectivo control y

contabilización.

Sistema Bancario Nacional: Es aquel sistema conformado por los Bancos del Estado y

los Bancos Privados que administran las Cuentas Corrientes de las personas ó

Instituciones.

Valores en Tránsito: Son aquellos cheques depositados a las cuentas corrientes

institucionales y que en su momento no se pudieron aplicar a estas, debido a que

existían fondos en tránsito ó en período de aplicación, por lo cual se genera una

devolución mediante una nota de débito, y posteriormente se debe depositar

nuevamente el cheque respectivo.

Documents

Manual de Cheques Debitados