Manual de Administração

7/28/2019 Manual de Administrao

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MANUAL DE ADMINISTRAO


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MANUAL DE ADMINISTRAO

Superviso:Adir Barusso

Coordenao:Manoel Augusto Correia Salles

Reviso:Celso Ferreira FilhoLuiz Carlos Debiazio

Luiz Csar de Simas HornMegumi Tokudome

Zelir Matas

Montagem e diagramao:Andra Queirolo

Agradecimentos:

Agradecemos a especial colaborao dos seguintes membros do Movimento Escoteiro:

Suely A. Soares BarretoElisete de Carvalho Bazzo

Marlon BazzoRubem Tadeu Perlingeiro

Carlos Frederico dos Santos

Todos os Direitos Reservados

Nenhuma parte desta publicao, incluindo as ilustraes, pode ser traduzida ou adaptada,

reproduzida, armazenada ou transmitida, sob qualquer forma ou meio, sem prviaautorizao expressa da Diretoria Executiva Nacional da Unio dos Escoteiros do Brasil.

2008

Curitiba - Pa ran

Unio dos Escoteiros do BrasilEscritrio Nacional

Tra v. J os do Pa trocnio, 100

80030 190 - Curitiba PR

(41) 3353-4732

www.escoteiros.org.br


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INTRODUO

O trabalho das Diretorias dos Grupos Escoteiros cada vez est mais complexo e sob maior exigncia. Por um ladoas Leis do pas, que tratam das associaes, ficaram mais rgidas e amplas, com maior necessidade de burocracia econtroles. De outra parte, os pais, as autoridades e a comunidade esperam cada vez mais resultados educatvos dotrabalho do Escotsmo, e cada vez mais atuao comunitria da insttuio Grupo Escoteiro.

Para gerenciar todo este processo cada Grupo Escoteiro elege sua Diretoria, muitas vezes formada por pais semmaiores informaes, e no raro sem contnuidade de trabalho. Os novos diretores, plenos de vontade e entusiasmo,muitas vezes acabam perdendo o foco por falta de orientao, gastam energias em questes menores e, quando,finalmente tomam conhecimento das tarefas, j termina tambm o mandato. E assim, comea tudo de novo...

Com o forte propsito de oferecer estas Diretorias um instrumento que contribua para melhor compreenso dastarefas, ajude na orientao, e informe procedimentos, que a Diretoria Executva Nacional decidiu produzir esteManual de Administrao. Durante um longo tempo reunimos documentos, escutamos depoimentos e elaboramostextos, que foram submetdos vrias consultas e crtcas, at chegar ao documento final. Gostaramos de agradecer atodos que colaboraram nesta elaborao.

Efet

vamente este Manual no esgota nenhum assunto, e precisar ser constantemente atualizado para adaptar-ses mudanas de legislao. Nossa inteno fazer isso anualmente, deixando uma edio eletrnica no site sempreatual.

Desejamos que, com este documento, o trabalho das Diretorias de Grupos Escoteiros, da maior importncia para apromoo e aplicao do Escotsmo, seja facilitado e bem orientado, e que, desta forma, possamos crescer e integrarcada vez mais jovens no nosso Movimento.

Sempre Alerta Para Servir!

Paulo SalamuniDiretor Presidente

Marcos Venicio Maos ChavesDiretor 1 Vice-Presidente

Adir BarussoDiretor 2 Vice-Presidente


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PREFCIO

As organizaes do terceiro setor, por mais que parea inusitado, consttuem, em alguns casos, verdadeirascorporaes, responsveis por uma parcela considervel da economia do pas. Imagine uma empresa com cerca dequinze mil trabalhadores, movimentando algo em torno de seis milhes de reais por ano, atendendo a uma clientelaque beira os setenta mil partcipantes, em mais de 80% do territrio nacional. Pois assim a UEB. Nossa insttuioencontra-se plenamente inserida nesse setor da economia e, desta forma, est sujeita as normas legais e de mercadoa que esto submetdas s insttuies congneres. As obrigaes peridicas com o fisco, os lanamentos contbeis,

os registros em cartrio de documentos administratvos, as licenas e autorizaes concedidas pelo Poder Pblico, osprocedimentos referentes aos trabalhadores profissionais e voluntrios, estratgias de marketng, publicidade, etc, etc,etc, fazem parte da rotna de todas as ONGs, que vivem sob atenta observao e controle do Estado, exercido atravsdos rgos de fiscalizao e do Ministrio Pblico. No obstante ao julgamento permanente da sociedade como umtodo. No raro, assistmos a reportagens na mdia sobre verdadeiros escndalos descoberto na gesto de algumasdessas organizaes por m f de seus dirigentes ou simplesmente pela inobservncia dos procedimentos legais.

Para ns membros do Movimento Escoteiro, o atendimento todas as exigncias acima descritas no esgotatotalmente a tarefa de gesto, visto que somos regidos ainda, por um rigoroso padro de conduta impresso na Lei e naPromessa Escoteira que no tolera desvios do comportamento tco exemplar, e principalmente porque somos umainsttuio educacional secular e considerada modelo de virtude a ser seguido por todos. Ademais, temos ainda queincluir em nossa ttca de gesto o conhecimento de termos, regras e procedimentos prprios do escotsmo, que vo

da denominao e diviso das Sees do Grupo Escoteiro a existncia defi

chas a

picas em gesto pblica ou privada,passando pelo acompanhamento de atvidades educacionais e pela motvao de adultos voluntrios.Antes, porm, que voc julgue impossvel essa tarefa, a UEB, atravs do Escritrio Nacional, sob a orientao

da Diretoria Executva Nacional, atentos as necessidades de seus associados, lana em boa hora este MANUALDE ADMINISTRAO que tem a pretenso de ser uma sntese de tudo a que os gestores de um Grupo Escoteiroprecisam estar atentos, mostrando-lhes um bom caminho a ser seguido. , por tanto, ao mesmo tempo um socorroaos aflitos dirigentes de primeira viagem e um roteiro para aqueles que, absorvidos pela rotna, acabaram envoltosem procedimentos burocrtcos, muitas vezes equivocados, fruto de um certo grau de autocracia muito comum aoisolamento do poder, por mais efmero que seja.

Longe de exaurir a questo o MANUAL DE ADMINISTRAO, deve ser encarado como uma receita de bolo, ou seja,existem outras a que voc pode recorrer, mas essa j foi testada e comprovou eficcia. Pode-se ainda, lanar mo detcnicas inovadoras trazidas de experincias vividas em outras insttuies ou mesmo fruto de sua criatvidade, com

vistas a ampliar o aspecto democrtco da gesto ou a dar mais transparncia aos mecanismos de controle, ou aindapara dar mais agilidade e desburocratzar esse ou aquele procedimento. Entretanto necessrio observar o que imposio da Lei e das normas escoteiras vigentes, delas no podemos prescindir ou desviar.

Assim, ao tempo em que louvo e me congratulo com a Diretoria Executva Nacional e com o Escritrio Nacionalpela iniciatva, proponho que voc use esse MANUAL DE ADMINISTRAO como uma ferramenta diria, ou seja,transforme-o em seu livro de cabeceira para consult-lo sempre, como um guia para suas aes de gerenciamentodas tarefas concernentes administrao do Grupo Escoteiro. As dicas e sugestes aqui encontradas, aliadas aoseu patrimnio intelectual, as experincias vividas anteriormente e a grande disposio de servir e transformar ahumanidade atravs da educao juvenil objetvo maior do Movimento Escoteiro so garanta de sucesso absolutode sua gesto. Mas lembre-se: o nico lugar em que sucesso vem antes de trabalho no dicionrio. Bom trabalho,boa sorte e que Deus nos abenoe nessa meritria tarefa.

Carlos Frederico dos Santos

Carlos Frederico dos Santos, o Fred, convidado a analisar previamente esteManual de Administrao, prontficou-se a escrever este prefcio, que a DiretoriaExecutva Nacional acolheu e resolveu incorporar ao documento. Fred j foipresidente de Grupo Escoteiro, diretor presidente da Regio do Rio de Janeiro,membro da Diretoria Executva Nacional e Conselheiro Nacional.


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ESTRUTURA DA UNIO DOS ESCOTEIROS DO BRASIL

Item A - Do Nvel Local ........................................................... 09

Item B - Do Nvel Regional ..................................................... 09Item C - Do Nvel Nacional ..................................................... 10

Para maiores informaes sobre este captulo consulte o Captulo 05 do POR eo Ttulo II, Captulos 03, 04 e 05 do Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil,disponveis no site da Unio dos Escoteiros do Brasil: www.escoteiros.org.br


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A - DO NVEL LOCAL

Na Estrutura da Unio dos Escoteiros do Brasil o Grupo Escoteiro ou a Seo Escoteira Autnoma so as organizaeslocal destnada a proporcionar a prtca do Escotsmo aos jovens, devendo ser organizado e consttudo na forma doEstatuto da UEB (Unio dos Escoteiros do Brasil), do POR - Princpios, Organizao e Regras, e as demais normaspertnentes editadas ou expedidas pelos rgos competentes.

Um Grupo Escoteiro dever ser consttudo dos seguintes rgos: Assemblia de Grupo - o rgo deliberatvo mximo do Grupo, composto pelos membros da diretoria, os pais ouresponsveis, os escotstas (chefes) e os pioneiros (membros juvenis com idade entre 18 e 21 anos) e representao

juvenil, caso seja prevista no estatuto ou no regulamento do Grupo; Diretoria do Grupo - rgo executvo, eleito pela Assemblia de Grupo a cada 2 anos, composto por no mnimo trs

diretores eleitos, sendo um o seu presidente, voluntrios, podendo ser integrada por outros membros nomeados; Comisso Fiscal do Grupo - rgo de fiscalizao e orientao da gestofinanceira e patrimonial, composto por trs

membros ttulares e trs suplentes eleitos pela Assemblia de grupo; Sees do Grupo - Organizadas de acordo com as faixas etrias

- Alcatias de at 24 Lobinhos e Lobinhas, de 7 a 10 anos;- Tropas Escoteiras de at 32 Escoteiros e Escoteiras, de 11 a 14 anos;- Tropas Seniores de at 24 Seniores e Guias, de 15 a 17 anos;- Cl de Pioneiros composto por Pioneiros e Pioneiras, de 18 at completar 21 anos.

Um Grupo Escoteiro completo composto de pelo menos uma seo de cada Ramo (Lobinho, Escoteiro, Snior ePioneiro), porm o Grupo pode ter mais de uma seo do mesmo Ramo (Alcatia 1, Alcatia 2, Tropa Escoteira 1, TropaEscoteira 2, etc.).

A seo escoteira autnoma ter sua composio e funcionamento fixados por ato da Diretoria Regional.

B - DO NVEL REGIONAL

A Regio Escoteira a organizao, no nvel regional, da Unio dos Escoteiros do Brasil, abrangendo, via de regra,uma Unidade da Federao.


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atravs da Direo Regional, que o GE pode obter informaes sobre Abertura de Grupos, Atvidade EscoteirasRegionais, Cursos para Formao de Adultos e outras informaes sobre o Movimento Escoteiro.

Os rgos que compem a Regio Escoteira so:

Assemblia Regional - o rgo mximo, representatvo e normatvo, no nvel regional, composto de cinco membroseleitos da Diretoria Regional, um representante da Diretoria de cada Grupo Escoteiro da Regio, representante(s)

do Grupo Escoteiro (*) e os membros do Conselho de Administrao Nacional (CAN) residentes na Regio; Diretoria Regional - rgo executvo, eleito pela Assemblia Regional a cada 3 anos, composto por no mnimo 5membros, sendo um deles o Diretor Presidente, que coordena, dirige e representa a Regio;

Comisso Fiscal Regional - rgo de fiscalizao e orientao, composto por trs membrosttulares e trs suplenteseleitos pela Assemblia Regional;

Comisso de tca e Disciplina Regional - rgo responsvel pela emisso de pareceres em procedimentosdisciplinares no mbito regional, apreciando infraes tcas e disciplinares de qualquer partcipante que integre onvel regional. De carter opcional composta por trs membros ttulares e trs suplentes eleitos pela AssembliaRegional;

Compete a Assemblia Regional, resumidamente:

Deliberar sobre Estatuto ou regulamento Regional; Eleger os membros da Diretoria e das Comisses; Eleger Anualmente seus Delegados junto Assemblia Nacional (**); Deliberar sobre questes de interesse da Regio; Fixar a contribuio anual regional; Indicar candidato ao Conselho de Administrao Nacional (CAN).

Compete a Diretoria Regional, resumidamente:

Promover o Escotsmo em sua rea de atuao; Organizar, dirigir e fiscalizar a prtca do Escotsmo em sua rea de atuao; Aprovar o Calendrio Anual Regional; Determinar a instaurao de processo disciplinar; Estabelecer critrios de segurana em atvidades regionais e dos Grupos Escoteiros; Determinar a interveno, a suspenso e o fechamento de Grupos Escoteiros.

(*) O(s) representante (s) do Grupo Escoteiro junto Assemblia Regional ser eleito por votao unitria na Assemblia de Grupo,podendo ser eleito um representante para cada cinqenta ou frao de cinqenta de seus membros registrados no ano de suarealizao.

(**) A eleio do Delegado Regional junto Assemblia Nacional ser feita por votao unitria na Assemblia Regional, naproporo de um delegado para cada mil partcipantes ou frao de mil registrados na Regio no ano de sua realizao.

C - DO NVEL NACIONAL

O nvel nacional da Unio dos Escoteiros do Brasil composto pelos seguintes rgos:

A Assemblia Nacional; O Conselho de Administrao Nacional (CAN); A Diretoria Executva Nacional (DEN); O Conselho Consultvo; A Comisso Fiscal Nacional; A Comisso de tca de Disciplina Nacional; O Escritrio Nacional.


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O ESCRITRIO NACIONAL

rgo formado por profissionais, coordenado pela Diretoria Executva Nacional da Unio dos Escoteiros do Brasil,que se ocupa em implementar aes de administrao, elaborao de materiais, organizao de eventos e desenvolveros processos burocrtcos decorrentes da poltca de ao determinada pela DEN.

A DIRETORIA EXECUTIVA NACIONAL (DEN)

A Diretoria Executva Nacional o rgo executvo nacional consttudo pelo Presidente e pelos dois Vice-Presidentes,nomeados pelo Conselho de Administrao Nacional (CAN).

Compete Diretoria Executva Nacional, resumidamente:

Executar, orientar e supervisionar a execuo das atvidades da Unio dos Escoteiros do Brasil, coordenando oEscritrio Nacional, conforme definido pelo CAN;

Aprovar o calendrio anual nacional da UEB; Cobrar as contribuies anuais dos partcipantes da UEB; Nomear coordenadores para atvidades escoteiras nacionais; Determinar a instaurao de processo disciplinar a nvel nacional; Julgar e aplicar penalidades aos partcipantes da UEB que atuam no nvel nacional.

DA COMISSO DE TICA NACIONAL

o rgo responsvel pela instruo e emisso de pareceres em procedimentos disciplinares em nvel nacional,composta por trs membros ttulares e at trs suplentes eleitos pela Assemblia Nacional.

DA COMISSO FISCAL NACIONAL

o rgo de fiscalizao e orientao da gesto patrimonial e financeira nacional, composta por trs membrosttulares e at trs suplentes eleitos pela Assemblia Nacional.

DO CONSELHO CONSULTIVO NACIONAL

Conselho Consultvo Nacional formado pelos Diretores Presidentes das Regies ou seus representantes indicadospelas respectvas Diretorias Regionais.


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DO CONSELHO DE ADMINISTRAO NACIONAL (CAN)

O Conselho de Administrao Nacional o rgo diretvo nacional, com membros com mandato de trs anos, eleitospela Assemblia Nacional, dentre os associados e demais partcipantes da UEB em pleno exerccio de seus direitos.

composto de quinze Conselheiros Nacionais, com renovao anual de um tero de seus membros.

Compete ao CAN, resumidamente:

Promover o desenvolvimento do Movimento Escoteiro no Brasil; Fixar os requisitos para a organizao e o reconhecimento das Regies, Grupos Escoteiros e para o ingresso depessoas no Movimento Escoteiro;

Estabelecer a poltca, as diretrizes e avaliar a implantao do Movimento Escoteiro no Brasil; Estabelecer a poltca e aprovar as normas do programa de jovens, POR e as diretrizes da formao de adultos; Fixar a contribuio anual dos associados da UEB; Organizar, dirigir e fiscalizar o Escotsmo no Brasil; Deliberar e fixar seu regulamento e o da Diretoria Executva Nacional;

Nomear os membros da Diretoria Executva Nacional.

A ASSEMBLIA NACIONAL

A Assemblia Nacional o rgo mximo, representatvo e normatvo da Unio dos Escoteiros do Brasil, sendocomposta:

Pelos integrantes do CAN; Dos Diretores Presidentes Regionais ou seus representantes; De um Delegado Regional para cada mil ou frao de mil registrados na regio e eleitos por voto unitrio na

Assemblia Regional.

Compete Assemblia Nacional, resumidamente:

Deliberar sobre as modificaes do Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil; Deliberar sobre relatrios das Comisses Nacionais, do CAN e da DEN; Eleger anualmente os membros das Comisses Nacionais e do CAN; Deliberar sobre as contas e o balano anual a nvel nacional da UEB; Deliberar sobre todo e qualquer assunto de interesse do Escotsmo e da UEB.

Para maiores informaes consulte o Captulo 03, Sees II do Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil, disponveisno site da Unio dos Escoteiros do Brasil (UEB) www.escoteiros.org.br .


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ADMINISTRAO DE PESSOAL

Item A - Ingresso do Membro Juvenil............................................. 15Item B - Ingresso do Membro Adulto............................................. 17Item C - Registro/Renovao/Afastamento e Retorno.................... 18Item D - Cursos de Formao de Adultos........................................ 20Item E - Diretoria e Comisso Fiscal............................................... 21


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ADMINISTRAO DE PESSOAL

O Grupo Escoteiro composto pelas seguintes categorias de partcipantes: Associados - todos os partcipantes com direito a voto na Assemblia de Grupo (Escotstas, Dirigentes, Contribuintes

e Colaboradores) em dia com suas obrigaes. As condies para ingresso de associados esto previstas no Artgo

43 do Estatuto da UEB. Beneficirios - so os membros juvenis: lobinhos/as, escoteiros/as, seniores/guias e pioneiros/as.

So Associados ao Grupo Escoteiro, conforme Artgo 42 do Estatuto da UEB: Escotstas - Adulto voluntrio que oferece o apoio educatvo para que o propsito do Escotsmo seja alcanado,tendo partcipao direta nas atvidades desenvolvidas pelos jovens. Pode ser o Chefe da Seo ou o Assistente.Consulte o Captulo 11, Regra 121 do POR. Dirigentes - So os responsveis pela conduo administratva do Grupo Escoteiro, exercendo as funes degesto. So os Diretores e os membros da Comisso Fiscal.A Regra 122 do POR diz:So dirigentes todos aqueles que, possuindo capacitao pr-estabelecida para o fim que se propem, forameleitos ou nomeados para o cargo ou funo...

Contribuintes - So scios contribuintes os pais e/ou responsveis dos membros juvenil, os antgos escoteiros,os membros dos Clubes da Flor de Lis e as pessoas e entdades admitdas pela Diretoria e que concorram commensalidades ou anuidades, segundo os critrios definidos pela Assemblia do Grupo, na forma do Regulamentoou estatuto do Grupo ou dos rgos superiores. Colaboradores - so antgos escoteiros e outras pessoas aceitas pela Diretoria do Grupo Escoteiro.

Para maiores informaes consulte o Artgo 42 do Estatuto da UEB.

A - INGRESSO DO MEMBRO JUVENIL

O objetvo deste item orientar os Grupos Escoteiros sobre o processo de admisso de um novo jovem (idade entre7 e 18 anos) de forma prtca e objetva. Durante o texto ser indicado fonte da informao (em negrito) para que oresponsvel pela Secretria do Grupo retre as suas dvidas.

O processo apresentado uma sugesto elaborada de acordo com experincias de alguns Grupos Escoteiros.

PRIMEIRO CONTATONormalmente o jovem chega ao Grupo Escoteiro por uma das seguintes maneiras: com amigos, com os pais ou, no

caso de adolescentes, sozinhos.A Regra 39 do POR diz que: nenhum jovem com menos de dezoito anos poder se inscrever no Grupo Escoteiro sem

a partcipao dos pais. Portanto, o jovem deve ser esclarecido que o processo para iniciar a sua partcipao no Grupo

Escoteiro s se realizar com o comparecimento na secretaria e a realizao da inscrio, feita pelos seus pais, tutoresou responsveis.

FAZENDO A INSCRIOO jovem com os pais, tutores ou responsveis, comparecendo a Secretaria, receber as informaes bsicas sobre

o funcionamento do Grupo Escoteiro.A partr deste momento poder acontecer duas situaes:

No h vaga na Seo pretendida: o responsvel pela Secretaria ir preencher uma FICHA DE ESPERA, passandopelo processo descrito no Captulo 4 - Item B - Ficha de Espera. H vaga na Seo pretendida: o responsvel pela Secretaria dever observar o que diz a Regra 39 do POR. Ospais deveram receber todas as informaes referentes s taxas e a mensalidade do Grupo, preferencialmente em

uma pasta chamada PASTA DE DOCUMENTOS PARA NOVOS ASSOCIADOS (Captulo 3 - Item F), que inclui osdocumentos que devem ser devidamente preenchidos, assinados e devolvidos para a Secretaria.

Ateno: Para a segurana do Grupo, controle da Secretaria e respeito a normas vigentes, o jovem somente poderpartcipar das atvidades do Grupo a partr do momento em que devolva os documentos preenchidos e assinados,


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pague as taxas e o Grupo efetue o registro na Unio dos Escoteiros do Brasil.

Alguns Grupos Escoteiros j tm antecipadamente programada uma Reunio com Pais recm inscritos, onde apresentado o Movimento Escoteiro, seu propsito, a estrutura do Grupo, o seu funcionamento, os direitos e deveresdas famlias, etc.

Comunique aos pais novos a data desta reunio e solicite a sua partcipao.

APROVAO DA DIRETORIA DO GRUPOA admisso dos scios beneficirios no Grupo Escoteiro se far exclusivamente por meio das inscries dos pais

ou responsveis como Scios Contribuintes, ou seja, uma vez que os pais ou responsveis se inscrevem como scios,inscrevem o dependente como beneficirio.

Conforme a Regra 39 do POR a aprovao das filiaes ao Grupo de competncia da Diretoria do Grupo. Quandoalgum solicita a inscrio, seu pedido deve ser submetdo apreciao da Diretoria, ou do Diretor por ela designado(que, nesse caso, atua em nome da Diretoria, que assume as decises) no Regulamento do Grupo.

TAXAS E MENSALIDADE

Relacionamos abaixo as taxas a serem cobradas dos membros da UEB. Todas essas taxas so recebidas pelo GrupoEscoteiro que fica responsvel por repass-las, nos prazos previamente estpulados. Taxa de Registro: definida pela Unio dos Escoteiros do Brasil (UEB) Direo Nacional, e deve ser paga noato de inscrio do jovem possibilitando a sua partcipao nas atvidades do Grupo, devendo ser renovadaanualmente (Contribuio Anual). Contribuio Regional (quando houver): definida pela Regio Escoteira do seu Estado e paga de acordo comdefinies estabelecidas na Assemblia Escoteira Regional. Cada Regio Escoteira tem a sua forma de administrara sua Contribuio Regional, portanto necessrio entrar em contato para esclarecimentos.Nem todas as Regies Escoteiras tm Contribuio Regional. Mensalidade do Grupo Escoteiro: Ser definida na forma do regulamento ou estatuto do Grupo (pode serdefinida pela Diretoria ou pela Assemblia) e dever levar em considerao as necessidades administratvas emateriais do Grupo e suas perspectvas de crescimento.

O Registro e a Contribuio Anual so definidos na Regra 33 do POR.

Algumas sugestes: Alguns Grupos Escoteiros, com o objetvo de facilitar a cobrana e o processo de registro do novo jovem, criaramuma taxa de inscrio nica que poder incluir: taxa de registro da UEB, leno, anel de leno, distntvos,camiseta e demais custos do grupo; No caso da Contribuio Regional, alguns grupos incluem o valor na Mensalidade do Grupo; Existem grupos que aumentam em alguns reais a Mensalidade do Grupo com o objetvo de garantr opagamento da Contribuio Anual no primeiro prazo, conseguindo assim valores mais baixos (consulte Item Cdeste Captulo).

ENCAMINHANDO PARA SEOEfetuada a inscrio dos pais ou responsveis, o jovem pode ser encaminhado para a Seo selecionada. feita a

apresentao do jovem para o Chefe da Seo, que por sua vez o apresenta aos demais membros da Seo.Neste momento importante que o Chefe da Seo converse com os pais sobre o funcionamento da Seo e a data

da prxima Reunio de Pais.

CONTROLE DA SECRETARIAAps todo o processo concludo e o jovem encaminhado para a Seo, o responsvel pela Secretaria dever realizar

os seguintes procedimentos de controle interno: Efetuar o registro do jovem na UEB atravs do SISTEMA DE COLETA DE DADOS, conforme procedimentos

descritos neste Captulo no Item - C. No caso de Utlizao da Ficha de Espera importante dar baixa nos controles existentes para este processo; Fazer etqueta e montar a pasta do jovem, que dever ser mantda no arquivo da seo, conforme Captulo 3item - D, deste manual; Passar as informaes do novo membro para o responsvel pela rea Financeira para cobrana da


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mensalidade; Separar e encaminhar a documentao conforme sugesto abaixo;

B - INGRESSO DO MEMBRO ADULTO

O ingresso do membro adulto se d como Associado do Grupo Escoteiro.Neste item buscamos orientar os Grupos Escoteiros sobre o processo de admisso de um novo membro adulto

(idade a partr de 18 anos), como Escotsta ou Dirigente, de forma prtca e objetva. Durante o texto ser indicada afonte da informao (em negrito) para que o responsvel tre as suas dvidas.

A UEB possui uma Poltca Nacional de Gesto de Adultos que deve ser observada pelo Grupo Escoteiro durante oprocesso de captao do membro adulto. Esta poltca est descrita no Captulo 11 do POR e detalhada nas DiretrizesNacionais para Gesto de Adultos venda nas Lojas Escoteiras.

O processo apresentado uma sugesto elaborada de acordo com experincias de alguns Grupos Escoteiros.

PRIMEIRO CONTATOO primeiro contato do adulto com o Movimento Escoteiro acontece normalmente: por intermdio de um amigo,

por ser pai de um membro juvenil ou por estar interessado no Movimento Escoteiro.Uma vez identficado o adulto interessado em partcipar do Grupo Escoteiro, como Escotsta ou Dirigente, ele

dever ser encaminhado Diretoria, (ou Diretor responsvel - o grupo pode ter um Diretor de Recursos Humanos, porexemplo) que, em conversa com o adulto, dever observar o que diz a Regra 017 do POR.

Regra 017 Escotstas e DirigentesTodos os Escotstas e Dirigentes devem ser pessoas idneas, com mais de 18 anos de idade, que voluntariamente

se disponham a servir juventude e comunidade, por acreditarem na eficcia do Escotsmo como instrumento deeducao, sem visar qualquer forma de vantagens, diretas ou indiretas, ou de recompensa pecuniria.

Na concluso desta conversa, dever ser informado ao adulto as tarefas inerentes funo e do apoio, em termosde formao e acompanhamento, que ele pode esperar por parte da insttuio.

INTEGRAO DO ADULTO AO GRUPO ESCOTEIROUma vez confirmado o interesse do adulto em partcipar do Movimento Escoteiro, a Diretoria deve aprovar,

a partcipao do mesmo no Grupo Escoteiro observando os seguintes passos, conforme Captulo 2 das DiretrizesNacionais de Gesto de Adultos:

Partcipao do adulto em um Curso Informatvo.A Diretoria do Grupo Escoteiro deve solicitar que o adulto partcipe do Curso Informatvo. Este Curso pode serorganizado pelo Grupo Escoteiro. Observando o Captulo 2 - item 2.3 das Diretrizes Nacionais para Gesto deAdultos.

Designao de um Assessor Pessoal de Formao. designado pela Diretoria do Grupo Escoteiro em comum acordo com o adulto. A funo do Assessor Pessoal auxiliar o adulto no processo de formao adequado ao pleno desempenho da funo que exerce ou cargo queocupa.


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Estabelecimento de um Acordo Mtuo (Acordo de Trabalho Voluntrio).Qualquer adulto somente poder ser considerado vinculado UEB se tver firmado um compromisso formal. Nocaso dos Escotstas e Dirigentes, este compromisso formalizado pela assinatura de um Acordo Mtuo. No AcordoMtuo, sero definidos os termos, as condies e as obrigaes recprocas que disciplinaro o relacionamentoentre Adulto, Grupo Escoteiro e Assessor Pessoal. Consulte o Captulo 4 Item - B deste Manual.

Fazer Promessa e Registro na UEB.Para fazer o Registro na UEB o adulto dever comparecer a Secretaria para preencher e assinar os seguintesdocumentos, conforme Captulo 4 - Item A:a) Ficha de Individual;b) Ficha de Registro Individual junto a UEB.A Secretaria dever efetuar o registro do Adulto na UEB atravs do SISTEMA DE COLETA DE DADOS, que apresentado no Item C. Para a realizao da inscrio do membro adulto sero utlizados os mesmos prazos evalores da inscrio do membro juvenil.

Nomeao para o exerccio da funo.

Com relao aos Escotstas a Regra 036 do POR diz:Para maior eficcia no cumprimento do Programa de Jovens, a diretoria do Grupo Escoteiro deve nomear seusescotstas, como conseqncia da assinatura do Acordo Mtuo, considerando as orientaes e regras deste PORe das Diretrizes Nacionais para a Gesto de Adultos.

A nomeao do Escotsta decidida pela Diretoria do Grupo Escoteiro. A para efetvar a nomeao a diretoriaprovidencia a expedio do Certficado de Nomeao, verificando os procedimentos especficos das RegiesEscoteiras.O Certficado ser assinado pelo Diretor Presidente do Grupo.A Diretoria deve manter um livro de registro das nomeaes.

Incio do desempenho da funo.Passada todas as etapas acima o adulto est apto a desempenhar a funo ou cargo que ocupa.

CONTROLE DA SECRETARIAAps a concluso do processo, a secretaria dever fazer uma etqueta e montar a pasta do adulto, que dever ser

arquivada no Arquivo da Seo conforme Captulo 4 Item - C deste Manual. importante, tambm, informar a Diretoriada regularizao da inscrio do adulto na UEB.

Normalmente a Secretaria precisar entrar em contato com um, ou com todos os Escotstas e Dirigentes do Grupo.Para facilitar esta comunicao a Secretaria dever criar uma lista (Relao da Chefia) com o nome, telefone e e-mail(se possvel) de todos, mantendo-a atualizada.

EXONERAO DE ADULTOSA exonerao (desobrigao, dispensa) do escotsta ou dirigente nomeado ser feita pela mesma autoridadeescoteira que o nomeou, ou por autoridade de nvel superior, conforme Regra 125 do POR.

Ateno: No processo de exonerao do Escotsta ou Dirigente importante solicitar a devoluo do Certficado deNomeao, uma vez que este um documento oficial da UEB.

C - REGISTRO / RENOVAO / AFASTAMENTO / RETORNO

A Regra 33 do POR diz:A prtca do Escotsmo no Brasil s permitda aos partcipantes da UEB que estverem em pleno gozo desta

condio e cumprindo rigorosamente com suas obrigaes, dentre elas estar com seu Registro Individual atualizado,inclusive quanto ao pagamento da respectva Contribuio Anual.

O Registro e a Renovao do Registro Anual so obrigatrios para todos os partcipantes do Movimento Escoteiro.


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Para que o jovem/adulto possa ser considerado partcipante do Movimento Escoteiro, ele precisa estar registrado naUnio dos Escoteiros do Brasil. No estar registrado significa estar pratcando Escotsmo ilegalmente, e neste caso, o

jovem/adulto no poder partcipar de nenhuma atvidade, tanto de sede, como externa.

Conforme Estatuto da UEB, Artgo 36:Item VII - Compete Diretoria do Grupo registrar, tempestvamente, anualmente, o Grupo Escoteiro e todos os

partcipantes juvenis e adultos do mesmo perante a Regio e a UEB, efetvando, inclusive, os registros complementaresdurante o ano.

A efetvao do registro d direito ao jovem de receber o Listel Anual (distntvo a ser usado no uniforme) e gera aCredencial Escoteira (carto de identficao escoteira), que tem validade anual e vencimento em 30 de abril do anoseguinte.

SISTEMA DE COLETA DE DADOSO Sistema de Coleta de Dados da UEB um programa desenvolvido para realizar o registro dos novos membros do

Movimento Escoteiro, sendo tambm utlizado para renovar o Registro Anual e atualizar as informaes cadastrais.Este programa est disponvel no site da UEB, atravs do link Registro, juntamente com o Manual de Registro

Coleta de Dados. O manual foi criado para esclarecer todas as dvidas sobre a utlizao do Sistema de Coleta deDados.O Escritrio Nacional dispe de um setor exclusivo para processar os registros e esclarecer as dvidas dos usurios

do Sistema.A cada incio de ano o Sistema de Coleta de Dados e o Manual de Registro Coleta de Dados so atualizados e

disponibilizados no site da UEB.

REGISTRO (Incluso)Conforme itens A e B deste Captulo, aps os procedimentos de inscrio no Grupo Escoteiro a Secretaria dever

efetuar o Registro do novo membro, jovem ou adulto, do Grupo Escoteiro atravs do Sistema de Coleta de Dados daUEB (Item C).

O Registro poder ser efetuado em qualquer data do ano corrente, sendo que sua validade at o dia 30 de abril doano posterior ao ano que foi efetuado.

O valor do registro definido, anualmente, em Resoluo da UEB e o seu valor depende da data em que realizado.

importante a Secretaria observar os prazos e valores contdos no Manual de Registro de Coleta de Dados.

RENOVAO DO REGISTRO ANUALAnualmente, feita a Renovao do Registro (Contribuio Anual) dos partcipantes do Movimento Escoteiro

inscritos no Sistema de Coleta de Dados.A Renovao do Registro Anual dever ser efetuada at o dia 30 de Abril. Aps esta data o Grupo poder efetuar a

renovao, porm o jovem/adulto ser considerado no-partcipante, at a data em que renovar seu registro.O valor da renovao definido, anualmente, em Resoluo da UEB e depende da data em que realizado.

A Secretaria do Grupo Escoteiro dever observar os seguintes pontos: Quanto antes for realizado a Renovao do Registro Anual, menor o valor a ser pago. Durante o ano, os valores da Renovao aumentam e os valores do Registro (Incluso) diminuem; A partr de novembro j estar disponvel, no site da UEB, a Resoluo que define os valores para Registro eRenovao do Registro Anual do prximo ano; A partr do dia 01 de Dezembro j possvel fazer as renovaes do prximo ano;Na mesma data (01/12) o Sistema de Coleta de Dados j estar disponvel e atualizado no site da UEB; Nos ltmos anos, a UEB tem realizado sorteio de brindes entre os membros que efetuam o Registro Anual; A UEB envia at o final de Outubro, via Correio, o Manual de Registro atualizado para todos os GruposEscoteiros.

AFASTAMENTO / DESLIGAMENTO

O Sistema de Coleta de Dados trata como membro desligado do Movimento Escoteiro, aquele que no efetuar suaRenovao do Registro Anual at a data de 30 de abril. Consulte os itens REGISTRO e RENOVAO acima.


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Portanto, no necessrio comunicar o desligamento de um membro do Grupo Escoteiro, salvo em caso de medidadisciplinar. Nos demais casos, simplesmente no dever ser efetuada a Renovao do Registro Anual.

Tanto o afastamento, como o desligamento, deve ser tratado como um procedimento interno do Grupo Escoteiro.Abaixo sugerimos alguns procedimentos para evitar despesas desnecessrias.

No caso de Dirigente dever ser observado o constante do Captulo 62 do Estatuto da UEB.

O Afastamento temporrio, o jovem/adulto solicita um determinado perodo de tempo em que deixar departcipar das atvidades do Grupo. Este perodo no dever ser superior a 1 ano.

O Grupo Escoteiro dever definir os prazos e procedimentos administratvos a serem executados pela Secretaria, ese o jovem contnua a pagar, ou no, a mensalidade do Grupo.

O Desligamento definitvo, quando o jovem/adulto solicita a sada do Movimento Escoteiro ou deixa de partcipardas atvidades. Se o partcipante solicitar formalmente o desligamento, a Secretaria dever realizar os seguintesprocedimentos:

- Informar a Diretoria Financeira sobre o desligamento;- Solicitar a devoluo da Ficha de Registro Individual e da Ficha Mdica para o Chefe da Seo;- Retrar do Arquivo da Seo a pasta do jovem/adulto desligado;- Arquivar no arquivo de membros desligados (conforme Captulo 4 - item C deste manual).

No caso do jovem no comunicar o desligamento e simplesmente deixar de partcipar das atvidades, a Secretariadever confirmar o desligamento com seus Pais, ouvir o Chefe da Seo e realizar os procedimentos descritos acima.

O eficiente controle por parte da Secretaria evitar despesas desnecessrias para o Grupo Escoteiro principalmentecom renovao, contribuio regional quando houver, envio de bloqueto de cobrana da mensalidade, etc.

A Secretaria dever estar informada sobre os partcipantes afastados para proceder aos controles necessrios,principalmente, quando os partcipantes no retornam s atvidades aps o perodo de afastamento solicitado ousimplesmente deixam de partcipar das atvidades.

O registro no Movimento Escoteiro individual, sendo assim, o Sistema de Coleta de Dados no permite trocas ouutlizao, de registro de membro desligado, para outro membro.

RETORNOO Retorno para aquele partcipante que deixou de ser registrado durante um ou mais anos e volta a partcipar do

Movimento Escoteiro. Optar por realizar o Registro como Retorno permite, somente, manter no Sistema de Coleta deDados o ano de ingresso e o nmero de registro igual ao do Primeiro Registro.

Todos os procedimentos e o valor do Registro como Retorno devem ser tratados como uma nova incluso, inclusivecom relao a valores.

D - CURSOS DE FORMAO DE ADULTOS

Compete Diretoria do Grupo Escoteiro propiciar a capacitao dos Escotstas e Dirigentes do Grupo (consulte oArtgo 36, item VIII do Estatuto da UEB).

Todo o processo de capacitao (formao) do adulto no Movimento Escoteiro est detalhado nas DiretrizesNacionais para Gesto de Adultos venda nas Lojas Escoteiras. Abaixo apresentamos um pequeno resumo paraconhecimento preliminar.

A Regra 126 do POR diz:Todo adulto que venha desempenhar cargo ou funo, como escotsta ou como dirigente, tem o direito e o dever

de se aperfeioar.......A UEB oferecer cursos e eventos para atender a essa necessidade de formao dos adultos que dela partcipam...

Os cursos de formao sero oferecidos pelas Direes Regionais da UEB, que definem o calendrio, a programaoe os valores a serem pagos pelos partcipantes.

O esquema de formao estabelecido pela UEB abrange trs linhas de formao: Escotsta Dirigente Insttucional


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Dirigente de Formao

Para cada linha de formao existem 3 nveis:Nvel Preliminar - obrigatrio para todos que pretendem ocupar cargos ou desempenhar funes no Grupo. destnado a maiores de 18 anos, com registro na UEB, com Promessa e Acordo Mtuo em vigor.

Nvel Bsico - Aberto aos adultos que tenham concludo o Nvel Preliminar e estejam com o Registro na UEBatualizado.Nvel Avanado - Aberto aos adultos que tenham concludo o Nvel Bsico e estejam com o Registro na UEBatualizado.

E - DIRETORIA E COMISSO FISCAL (DIRIGENTES)

Diz o Artgo 35 do Estatuto da UEB:A Diretoria do Grupo o rgo executvo do Grupo Escoteiro, com mandato de dois anos. composta por, no

mnimo, trs membros, eleitos pela Assemblia de Grupo sendo um deles o Diretor Presidente, que coordena, dirige e

representa o Grupo.

O Artgo 37 do Estatuto da UEB diz:A Comisso Fiscal de Grupo o rgo de fiscalizao e orientao da gesto patrimonial e financeira do Grupo

Escoteiro, composta por trs membros ttulares, sendo um eleito, por eles prprios, seu Presidente, e por at trssuplentes, ....

Portanto, o Estatuto da UEB determina que o Grupo Escoteiro ter no mnimo 6 Dirigentes, 3 Diretores e 3 Membrosda Comisso Fiscal, sendo que todos devero ser eleitos pela Assemblia de Grupo.

A Diretoria pode vir a ser integrada por outros membros nomeados, com atribuies fixadas pela prpria Diretoriado Grupo ou definidas no Estatuto ou Regulamento do Grupo Escoteiro, que tambm poder conter as atribuies e onmero de Diretores eleitos, respeitando o mnimo pelo Artgo 37 do Estatuto da UEB.

importante lembrar que conforme a Regra 122 do POR - So dirigentes todos aqueles que, possuindo capacitaopr-estabelecida para o fim que se propem, foram eleitos ou nomeados para cargo ou funo....

Para maiores esclarecimentos consulte os Artgos 35, 36 e 37 do Estatuto da UEB.

Como sugesto, os Grupos Escoteiros podero considerar as seguintes reas de trabalho da Diretoria de Grupo:

rea Administratva - Estrutura e manuteno da sede, rea Jurdica, Secretaria, Almoxarifado e Patrimnio. rea Financeira - Tesouraria, Contabilidade e Projetos Financeiros. rea de Recursos Humanos - Captao, Formao, Avaliao, Condecorao e Treinamento de adultos. rea de Programa - Programa do grupo, Planejamento das sees e do grupo, Programao das sees eCondecorao de jovens.

rea Social - Cantna, Eventos, Relacionamento com a comunidade e Comisso de Pais.


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ADMINISTRAO FINANCEIRA

Item A - As Fontes de Receita........................................................... 25Item B - As Despesas........................................................................ 25Item C - Previso Oramentria Anual............................................. 26Item D - Projetos Financeiros............................................................ 26Item E - Movimentao Financeira................................................... 27Item F - Livro Caixa........................................................................... 27Item G - Cobrana............................................................................. 27


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ADMINISTRAO FINANCEIRA

O planejamento, orientao e execuo das atvidades financeiras so de competncia da Diretoria do Grupo. Istosignifica que dentre as responsabilidades da Diretoria, destacam-se:

Elaborar e aprovar a Previso Oramentria Anual para o exerccio, prevendo os valores e fontes de recursos, bemcomo sua destnao.

Administrar os valores recebidos, seja na forma de mensalidades, taxas, doaes, subvenes ou campanhasfinanceiras.

Autorizar e efetuar os pagamentos das obrigaes, registrando-os e arquivando os recibos, notas e cupons fiscaisou outros comprovantes da despesa.

Manter o controle das receitas e despesas registradas, encaminhando ao Profissional Contbil toda a documentaonecessria elaborao dos Balancetes Mensais, do Balano Patrimonial e da Demonstrao do Resultado doExerccio.

Encaminhar os Balancetes, o Balano e a Demonstrao do Resultado para apreciao da Comisso Fiscal do Grupoque far a emisso de parecer, aps, apresent-lo na Reunio Ordinria da Assemblia do Grupo para aprovao.

Encaminhar o Balano e a Demonstrao do Resultado para a Diretoria Regional.

A - AS FONTES DE RECEITA

As receitas auferidas pelo Grupo Escoteiro, normalmente, so:

MENSALIDADES ou ANUIDADES cobradas dos scios contribuintes do Grupo, que so os pais e/ou responsveis dosmembros juvenis, os antgos escoteiros, os membros dos Clubes da Flor de Lis e as pessoas e entdades admitdaspela Diretoria e que concorram com mensalidades ou anuidades.

TAXAS estabelecidas pelo Grupo Escoteiro, para cobrir custos especficos tais como eventos do Grupo e atvidadesdas Sees.

DOAES e SUBVENES recebidas pelo Grupo Escoteiro de Empresas, rgos Pblicos, Entdades e/ou outras, oude pessoas fsicas.

CAMPANHAS FINANCEIRAS organizadas pelo Grupo, na sua cidade, com o trabalho de adultos, tais como: coleta evenda de garrafas, montagem de barracas para venda de bebidas e/ou alimentos em festas, etc. Deve-se verificarna Regio Escoteira as regras estabelecidas quanto ao porte e execuo dessas atvidades.

RECEITAS FINANCEIRAS sobre aplicao de recursos do Grupo Escoteiro, tal como a poupana.

RECEITA DE LOJA ESCOTEIRA, proveniente da revenda, para os membros do Grupo Escoteiro, de artgos oficiais daUEB como distntvos, livros, camisetas, alm de outros utenslios e equipamentos.

RECEITA DE CANTINA ESCOTEIRA, proveniente da venda de lanches, salgados, doces e bebidas na sede do GrupoEscoteiro.

B - AS DESPESAS

imprescindvel definir contas para grupos de despesas. Essas contas identficaro claramente a destnao dosrecursos do Grupo Escoteiro. Normalmente as contas de despesa de um Grupo so:

REGISTRO ANUAL dos seus membros, pagos para a Direo Nacional e para a Direo Regional.

DESPESAS COM MANUTENO DA SEDE, que identficam os gastos com a conservao e melhoramentos dasinstalaes do Grupo Escoteiro.

DESPESAS ADMINISTRATIVAS, que identficam os gastos necessrios manuteno das atvidades administratvasdo Grupo, como aquisio de material de escritrio, despesas com fotocpias, aquisio de fichas e formulrios,


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despesas com gua, luz e telecomunicaes, entre outras.

DESPESAS COM PROGRAMA / MATERIAIS PARA ATIVIDADES, que identficam os gastos com material de consumoutlizado pelas Sees, tais como sisal, cabos, papel laminado, tnta, etc.

DESPESAS COM EQUIPAMENTOS, que identficam os gastos com equipamentos utlizados pelas Sees, como

faces, machadinhas, barracas, jogos de panela, fogareiros, lampies, etc.

DESPESAS COM ATIVIDADES, que identficam os gastos com o desenvolvimento ou partcipao em eventos, sejampromovidos pelas Sees ou a nvel Regional ou Nacional, com Acampamentos, Acantonamentos, Excurses, etc.

DESPESAS COM FORMAO, que identficam os gastos com pagamento de taxas e a partcipao de Escotstas eDirigentes em Cursos de Formao promovidos pela UEB.

DESPESAS COM PESSOAL e OBRIGAES SOCIAIS E TRABALHISTAS, que identficam (no caso de existr) os gastoscom salrios de funcionrios e as obrigaes sociais e trabalhistas decorrentes da existncia do(s) vnculo(s)empregacio(s), tais como Previdncia Social, FGTS, Contribuies Sindicais, Frias e 13 Salrio, entre outras.

DESPESAS COM MATERIAL PARA LOJA ESCOTEIRA, que identficam os gastos com a compra de distntvos, literaturae outros equipamentos revendidos na Loja do Grupo Escoteiro.

DESPESAS COM CANTINA ESCOTEIRA, que identficam os gastos com a compra de bebidas, alimentos e ingredientespara o preparo dos lanches a serem vendidos na sede do Grupo.

DESPESAS COM HONORRIOS PROFISSIONAIS, que identficam os valores pagos como honorrios para profissionaisliberais, como o Contador.

DESPESAS COM SEGUROS, que identficam os valores pagos relatvos a seguros diversos, de bens ou pessoas.

IMPOSTOS e TAXAS, que identficam os valores pagos a tulo de obrigaes tributrias.

OUTRAS DESPESAS, que identficam outros gastos que no se enquadram nas contas anteriores.

C - PREVISO ORAMENTRIA ANUAL

A Diretoria Financeira dever anualmente elaborar a Previso Oramentria, que dever ser apreciada e aprovadaem reunio de Diretoria. Este documento dever ser cumprido por toda a Diretoria do Grupo, cabendo DiretoriaFinanceira controlar a evoluo das receitas e das despesas e orientar os demais diretores para que todas asmovimentaesfinanceiras no extrapolem os valores previstos.

Ocorrendo imprevistos, a previso poder ser revista e alterada a qualquer tempo, sempre em reunio dediretoria.

No Captulo 10 - Item P disponibilizamos um exemplo de Previso Financeira.

D - PROJETOS FINANCEIROS

Os Projetos Financeiros desenvolvidos pelo Grupo Escoteiro so regulamentados pela Resoluo 012/2001 doConselho de Administrao Nacional (CAN). Para consultar esta resoluo entre no site da UEB (www.escoteiros.org.br), acesse Conselho de Administrao Nacional e depois Resolues Vigentes.

O termo Projeto Financeiro usado para qualquer projeto de natureza financeira que vise a captao de recursosfinanceiros junto a fontes externas a UEB. Consideram-se projetos financeiros as campanhas financeiras, parcerias,patrocnios, doaes ou quaisquer formas de subveno e auxlio financeiro. Os Projetos Financeiros podem ser doGrupo, como um todo, das Sees ou da Diretoria.


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Resumidamente e de acordo com a Resoluo 012/2001, na realizao de projetos financeiros a Diretoria do GrupoEscoteiro deve:

- Respeitar sua jurisdio;- Solicitar valores compaveis com o porte da entdade a quem est sendo apresentada solicitao;- Estar apta a prestar contas, de maneira transparente, a diretoria de nvel superior;

O Grupo Escoteiro que pretende realizar Projeto Financeiro que envolva valor superior a 500 vezes a contribuioanual, deve fazer comunicao prvia Diretoria Regional a que estver subordinada.

E - MOVIMENTAO FINANCEIRA

indispensvel que o Grupo Escoteiro, como pessoa jurdica, possua conta bancria e, por questes de segurana,trabalhe com o mnimo de dinheiro em caixa. Cada banco possui regras prprias para a abertura da conta, estandosujeito s normas do Banco Central. Com a conta bancria, o Grupo poder tambm utlizar tales de cheque para opagamento das despesas.

Os cheques e documentos onerosos devero ser assinados por pelo menos dois membros da Diretoria conjuntamente,

conforme determina o Artgo 55 do Estatuto da UEB. As demais regras quanto aos Diretores que podero assinartais documentos devero ser determinadas no Estatuto do Grupo Escoteiro. interessante que o Diretor Financeiromantenha a guarda do talo de cheques e os assine junto com o Diretor Presidente.

A movimentao da conta bancria, bem como a guarda e o encaminhamento de toda a documentao contbil(comprovantes de depsitos, extratos e boletos bancrios, cpias de cheques) ao Contador de responsabilidade daDiretoria, podendo designar um diretor para isso. Quando ocorrer a emisso de um cheque, importante que, almde guardar o canhoto, faa-se uma cpia do cheque (nas livrarias/papelarias encontra-se venda blocos de cpia decheque), anexando a ela o comprovante da(s) despesa(s) paga(s).

F - LIVRO CAIXA

No livro Caixa deve ser registrada toda a movimentaofinanceira do Grupo Escoteiro, ou seja, as entradas e sadasde recursos. Todos os documentos comprobatrios dessa movimentao devem ser devidamente arquivados e ficar disposio da Receita Federal, do INSS, da Comisso Fiscal e da Assemblia de Grupo pelo perodo exigido em Lei.

Na Contabilidade so aceitos como documentos comprobatrios de despesas as notas fiscais e os cupons fiscais,emitdos por pessoas jurdicas, e os recibos, emitdos por pessoas fsicas. importante que os integrantes do GrupoEscoteiro estejam atentos ao efetuarem compras ou pagarem por um servio prestado; em alguns casos, a empresaemissora da nota ou do cupom fiscal, ou a pessoa fsica emissora do recibo, ao vender um produto ou prestar umservio, emite apenas uma ordem de servio, um pedido de venda ou outro documento sem valor fiscal/contbil.

As receitas podero ser comprovadas mediante emisso de recibo pelo Grupo Escoteiro. interessante que os recibossejam feitos em trs vias, de modo que: a primeira via fique com a pessoa fsica/jurdica que efetuou o pagamento ao

Grupo Escoteiro, a segunda viafi

que no controle de recebimentos da Diretoria Financeira/Contabilidade e a terceiravia (ou canhoto) permanea no bloco de recibos.O Livro Caixa servir de base para a elaborao dos balancetes mensais, do balano patrimonial (anual) e da

demonstrao do resultado do exerccio, documentos que, apreciados e aprovados pela Comisso Fiscal, devero serapresentados e aprovados em Assemblia Geral Ordinria.

G - COBRANA

Este item exige especial ateno da Diretoria. A mensalidade a principal fonte de recursos financeiros do Grupo. atravs da cobrana destas mensalidades, conforme Captulo 3 - Item A, que o Grupo consegue realizar o que foiestabelecido na Previso Oramentria Anual. A Diretoria Financeira junto com a Secretaria do Grupo dever definirformas de controle, formas de pagamento, formas de atuao quando da inadimplncia de scios e penalidades,sempre respeitando o que diz o Estatuto e/ou o Regulamento do Grupo e observando as restries impostas pela Lein 8069 de 13 de julho de 1990 - o Estatuto da Criana e do Adolescente.

O Grupo Escoteiro poder efetuar as cobranas das mensalidades e anuidades por meio de emisso de boleto


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bancrio ou de carns a serem pagos na prpria sede do Grupo. Em atvidades especficas, eventuais, cujas taxas deinscrio no demandam emisso de boleto ou carn, os recebimentos podero ser feitos e comprovados mediante asimples emisso de recibo.


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ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS

Item A - Fichas................................................................................. 31Item B - Acordo Mtuo................................................................... 32Item C - Arquivos e Relaes........................................................... 32Item D - Certficados e Distntvos................................................... 33Item E - Grupo Padro..................................................................... 34Item F - Pasta de Documentos para Novos Associados................... 35Item G - Informatvo Bem-vindo ao Grupo Escoteiro...................... 35


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ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS

Conforme Captulo 02 - item E, a Diretoria Administratva dever organizar o funcionamento da Secretaria doGrupo Escoteiro. Neste captulo buscamos orientar e esclarecer aspectos importantes no processo de formao eoperacionalizao da Secretaria, respeitando, sempre, a maneira de trabalhar de cada um.

Disponibilizaremos exemplos aofi

nal de cada item, deste captulo, para facilitar a compreenso e a rpida ut

lizaopor parte dos Grupos. Lembrando, que os Grupos podem desenvolver os seus materiais de acordo com a suanecessidade.

A - FICHAS

FICHA INDIVIDUALTambm conhecida como Ficha Modelo120 ou Modelo 121 contm os dados pessoais e o registro de toda a vida

escoteira dos jovens (120) e dos adultos (121) como: data de Promessa, datas de passagens, acompanhamento daprogresso, especialidades, distntvos especiais e condecoraes.

No caso do jovem, dever ser preenchida, guardada e atualizada pelo Escotsta responsvel pela Seo. umdocumento utlizado pela Chefia da Seo e transferida quando da passagem do jovem para outra Seo.

Um exemplo disponibilizado no Captulo 10 - Item A.

FICHA MDICANesta ficha so registradas as principais informaes mdicas do jovem, especialmente tratamentos mdicos em

andamento, doenas, alergias, limitaes ao uso de medicamentos, plano de sade, restries a atvidades e outrasinformaes teis.

A responsabilidade pela atualizao e guarda do Escotsta da Seo onde o jovem se encontra. Sempre quando forrealizada atvidade fora da sede (Captulo 6 - Item C), o Escotsta dever levar todas as Fichas Mdicas da sua Seo.

Em alguns Grupos a Ficha Mdica um item da Ficha Individual.Esta ficha um documento utlizado pela Chefia da Seo.

Um exemplo disponibilizado no Captulo 10 - Item B.

FICHA DE REGISTRO INDIVIDUAL JUNTO A UEBFicha usada para o preenchimento/atualizao dos dados com objetvo de Registro/Renovao do jovem/adulto

na UEB. Devendo ser preenchida pelos pais e suas informaes transferidas para o SISTEMA DE COLETA DE DADOS(Captulo 2 - Item D).

A assinatura do Pai/Responsvel na Ficha de Registro individual obrigatria, uma vez que d garantas legais aosprocedimentos de Registro.

Aps a transferncia das informaes para o Sistema de Coleta de Dados, a ficha poder ser arquivada na Pasta doJovem no Arquivo da Seo, conforme Captulo 4 item C.

No incio do ano alguns Grupos encaminham para todas as Sees uma cpia (xerox) da Ficha Individual preenchida

com informaes do ano anterior, para que todos os membros do Grupo possam atualizar os seus dados, facilitando aRenovao do Registro do jovem/adulto na UEB.

Atravs do programa do Sistema de Coleta de Dados, possvel imprimir uma Ficha de Registro Individual embranco para o preenchimento das informaes de novos jovens/adultos. No Programa de Coleta de Dados acesse omenu Relatrios, depois Associados e finalmente Ficha Individual em Branco.

Ateno: Esta ficha serve somente para recolher dados e a assinatura do responsvel, e deve ser arquivada noGrupo. Ao Escritrio Nacional os dados devem ser enviados somente pelo Sistema Coleta de Dados.

Esta ficha um documento de responsabilidade da Secretaria.Um exemplo disponibilizado no Captulo 10 - Item C.

FICHA DE INSCRIO DE SCIOSFicha com os dados dos pais, responsveis ou tutores do jovem partcipante do Grupo Escoteiro. Dever serpreenchida e devolvida conforme Item F.

Normalmente esta ficha arquivada na Pasta do Jovem no Arquivo por Seo (Item - C). Contudo alguns Gruposcom objetvo de facilitar a consulta como profisses dos pais, empresa aonde o pai trabalha, etc., arquivam estas fichas


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separadamente, conforme a necessidade, por ordem alfabtca (dos filhos), ou por profisso, ou por seo, etc.No caso de pais com mais de um filho no Grupo aconselhvel trar uma cpia da ficha e colocar uma em cada

pasta.Esta ficha um documento de responsabilidade da Secretaria.Um exemplo disponibilizado no Captulo 10 - Item D.

FICHA DE ESPERAFicha a ser preenchida quando o Grupo Escoteiro no dispem de vaga imediata na Seo.Para sua perfeita utlizao o Grupo Escoteiro dever criar uma forma de controle destas fichas, assim, surgindo uma

vaga na Seo, ser respeitada a ordem cronolgica de preenchimento. O mais aconselhvel que este controle sejafeito atravs de um livro (Controle de Ficha de Espera) onde possvel anotar todas as fichas em ordem de data depreenchimento e posteriormente realizar a sua baixa. No verso dever ser anotado um histrico dos acontecimentosrelatvos ao jovem interessado. aconselhvel, tambm, anotar no verso, como ltmo item, o ms e a seo em queo jovem est ingressando, arquivando a Ficha de Espera na Pasta Individual do Jovem.

Esta ficha de uso exclusivo da Secretaria.Um exemplo disponibilizado no Captulo 9 Item E.

B - ACORDO MTUO (Acordo de Trabalho Voluntrio)Diz a Lei Federal n 9.608 de 18 de Fevereiro de 1998.

Art. 1 Considera-se servio voluntrio, para fins desta Lei, a atvidade no remunerada, prestada por pessoa fsicaa entdade pblica de qualquer natureza, ou a insttuio privada de fins no lucratvos, que tenha objetvos cvicos,culturais, educacionais, cienficos, recreatvos ou de assistncia social, inclusive mutualidade.

Pargrafo nico. O servio voluntrio no gera vnculo empregacio, nem obrigao de natureza trabalhistaprevidenciria ou afim.

Art. 2 O servio voluntrio ser exercido mediante a celebrao de termo de adeso entre a entdade, pblica ouprivada, e o prestador do servio voluntrio, dele devendo constar o objeto e as condies de seu exerccio.

Com a entrada em vigor da lei acima, os Grupos Escoteiros, que so insttuies privadas sem fins no lucratvos, soobrigados a celebrar um termo de adeso (Acordo Mtuo) entre a entdade (Grupo Escoteiro) e o prestador de serviovoluntrio (escotsta ou dirigente).

Os elementos essenciais do Acordo Mtuo so:- O cargo especfico que o adulto desempenhar.- O perodo de exerccio do cargo. Recomenda-se o prazo de 6 meses a 1 ano, ou que, coincida com o final doano em curso.- As condies bsicas em que sero desempenhadas e as tarefas do cargo: metas para o perodo, pessoa aquem se reportar, adultos que dependem do seu desempenho e o tempo estmado de dedicao.- As diferentes aes de apoio na tarefa que a pessoa receber, ou ter sua disposio, durante o desempenho

do cargo.- Os mtodos de avaliao que sero utlizados e os momentos em que ocorrero as avaliaes.- As condies a serem observadas para a renovao no cargo, a recolocao ou afastamento.

Algumas Regies Escoteiras exigem dos Escotstas e dos Dirigentes, uma cpia do Acordo de Trabalho Voluntriopara fazer a inscrio em cursos.

Um modelo disponibilizado no Captulo 10 - Item F.

C - ARQUIVOS E RELAES

Com o objetvo de ajudar na organizao da secretaria e, ao mesmo tempo, respeitando a forma de trabalhar decada Grupo, sugerimos abaixo uma maneira de organizar a documentao utlizada pela mesma.

ARQUIVOSDentro das possibilidades de cada Grupo, sugerimos:


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Arquivo por Seo - com uma pasta para cada jovem/adulto, por Seo e em ordem alfabtca; Arquivo de Cadastrados de Pais - para as secretarias que optarem por um arquivo separado (consulte item 3.B -

Ficha de Inscrio de Scio); Arquivo Material de Expediente - com pastas para guardar separadamente os diversos formulrios e os materiais

da secretaria; Arquivo Material de Escotsmo - com pastas para guardar separadamente os distntvos, certficados, etc; Arquivo Membros Desligados (ex-membros) - em ordem alfabtca, para controle por um perodo determinado

(Ex. 02 anos); Arquivo Morto - para separar a pasta dos membros desligados por perodo superar ao determinado; Arquivo Ata e Reunies - com todas as atas e relatrios das Reunies da Diretoria.

RELAESEm diversos momentos a Secretaria precisar confeccionar relaes para informar a situao atual do Grupo.Abaixo antecipamos algumas relaes que podero ser teis no sentdo de organizar as informaes do seu Grupo

Escoteiro. A maioria ser de grande utlidade para a elaborao do Relatrio do Grupo Padro, e tambm, facilitar oPlano de Grupo conforme Captulo 8 - Item B.

A confeco destas relaes deve respeitar a forma de trabalho de cada Secretaria.

Relao de Novos Membros: registro anual da entrada de novos jovens/adultos no grupo; Relao de Afastados: registro anual da sadas de jovens/adultos do grupo; Relao de Distntvos Especiais entregues: registro anual das entregas de distntvos especiais (Item 3.E ) para

jovens do grupo; Relao de Controle de Cursos; registro anual dos cursos realizados pelos Escotstas do Grupo; Relao de Chefia com Cursos, Certficados e Medalhas: acompanhamento da formao pessoal de cada Escotsta

do Grupo; Relao da Chefia: com endereo, telefone, e-mail, etc. conforme Captulo 1 Item C.

CONTROLES

Controle de Estoque de Material de Expediente: acompanhamento da utlizao dos materiais da secretaria; Controle de Estoque de Material de Escotsmo: acompanhamento da utlizao dos distntvos, certficados, lenos

de grupo, camisetas de grupo, etc; Controle de Nmeros de Ofcios do Grupo: acompanhamento da numerao utlizao pelo grupo para ofcios;

ARQUIVO DE FOTOSO registro fotogrfico da vida do Grupo Escoteiro importante, no s para mostrar a histria do Grupo, como

tambm, para comprovar a realizao de atvidades para o Grupo Padro. importante reservar um espao nos arquivos do Grupo para guardar estas fotos. A boa organizao vai facilitar o

preenchimento do relatrio anual para o Grupo Padro.Se o Grupo optar por arquivar estes registros fotogrficos em meio digital, importante fazer periodicamente um

Backup (cpia) em um CD ou DVD.

D - CERTIFICADOS E DISTINTIVOS

O Certficado um documento usado como comprovante das progresses e partcipaes de todos os membrosdo Movimento Escoteiro. Eles podem ser: da promessa, de anos de atvidades, de especialidades, de graduao, deprogresso e de partcipao em eventos. Os Certficados podem ser comprados nas Lojas Escoteiras.

Normalmente os certficados em branco so guardados na Secretaria. O Chefe da Seo solicita o certficado que confeccionado pela Secretria, o responsvel da Secretaria registra em um controle prprio e envia ao Diretorresponsvel, que dever assinar e entregar ao Escotsta solicitante. As datas registradas nestes certficados devem sertranscritas para a Ficha Individual (Item A).

Distntvo um emblema a ser utlizado, no uniforme/traje escoteiro, como comprovante das progresses epartcipaes de todos os membros do Movimento Escoteiro. Eles podem ser: de promessa, de anos de atvidades, deespecialidades, de graduao, de progresso pessoal e de partcipao em eventos.

A Loja Nacional e as Lojas Escoteiras Regionais vendem os Distntvos abaixo listados, porm somente algumas lojas


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possuem Certficados.Segue relao de certficados e distntvos mais usados pelo Grupo:

Certficado e Distntvo de Promessa - Entregue durante a realizao da Promessa dos membros juvenis ouadultos.Certficado - Fornecido pelas Lojas ou confeccionado pelo Grupo.Distntvo - Fornecido pelas Lojas. Certficado e Distntvo de Progresso Pessoal - Entregue ao jovem quando alcana as progresses conformeRegra 156 do POR.Certficado - Fornecido pelas Lojas ou confeccionado pelo Grupo.Distntvo - Fornecido pelas Lojas. Certficado e Distntvos de Graduao - Entregue ao jovem de acordo com a nomeao realizada em sua Seo,conforme Regra 159 do POR.Certficado - Fornecido pelas Lojas ou confeccionado pelo Grupo.Distntvo - Fornecido pelas Lojas. Certficado e Distntvo de Ano(s) de Atvidade(s) - Entregue ao jovem/adulto que completa 1 ou mais anos deatvidade escoteira, conforme Regra 153 do POR.

Certficado - Fornecido pelas Lojas ou confeccionado pelo Grupo.Distntvo - Fornecido pelas Lojas. Certficados e Distntvos Especiais - Entregue ao jovem quando alcana o mais alto grau de progresso em seuRamo, conforme Regra 157 do POR.Certficado - Fornecido pelo Escritrio Nacional da UEB.Distntvo - Fornecido pelo Escritrio Nacional da UEB.

De acordo com o POR a Diretoria do Grupo pode aprovar os seguintes Distntvos: Distntvo de Especialidades(Regra 154), Insgnia Mundial de Conservacionismo (Regra 155) e Distntvos de Progresso Pessoal (Regra 156). Paraos demais distntvos dever ser consultado o Captulo 15 do POR.

O POR no Captulo 15 - Dos Distntvos Escoteiros, relaciona e explica a utlizao de todos os distntvos, para

jovem e adulto, utlizados por Grupos Escoteiros associados Unio dos Escoteiros do Brasil.No Captulo 10 - Item G disponibilizamos diversos exemplos de certficados para que os Grupos confeccionem os seus.

E - GRUPO PADRO

INTRODUOO Grupo Padro um prmio de reconhecimento anual para os Grupos Escoteiros que atngem um bom nvel de

desenvolvimento nas reas de Crescimento de Efetvo, Formao de Adultos e Partcipao Comunitria.Anualmente a UEB disponibiliza, atravs do seu site, todas as informaes necessrias para que todos os Grupos

Escoteiros partcipem. A partcipao voluntria e, de acordo com a pontuao alcanada, os Grupos sero classificados

em um dos 3 nveis: Grupo Padro Ouro, Grupo Padro Prata e Grupo Padro Bronze.

OBJETIVOSO Grupo Padro no uma competo entre Grupos, em nenhum momento os Grupos sero comparados ou

classificados entre si, o objetvo a superao de cada Grupo em relao a si mesmo.A partcipao contnuada permitr o uso das informaes como ferramenta de desenvolvimento de gesto do

Grupo Escoteiro, possibilitando uma anlise dos pontos fracos e o estabelecimento de metas para o desenvolvimentoquanttatvo e qualitatvo do Grupo.

PARTICIPAONormalmente, no ms de novembro, a UEB, atravs do site www.escoteiros.org.br , disponibiliza todas as

informaes sobre o Grupo Padro. A Resoluo da UEB define itens avaliados, pontuao para cada item, pontuaopara classificao, prazos e outras informaes.

Para partcipar basta preencher, anualmente, o formulrio de inscrio disponvel no site da UEB, anexar osdocumentos e relatrios exigidos e enviar dentro do prazo para o Escritrio Nacional da Unio dos Escoteiros do Brasilem Curitba.


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PLANEJAMENTOPara alcanar os objetvos propostos pelo Grupo Padro, o planejamento realizado pelo Grupo Escoteiro

fundamental para alcanar bons resultados.Sugerimos uma analise dos itens avaliados, procurando verificar quais itens o Grupo Escoteiro no est cumprindo

e, a partr da, fazer um planejamento para alcanar estes objetvos.A organizao prvia da documentao do Grupo Escoteiro importante para facilitar o preenchimento e o envio

de relatrios. Basicamente podemos dividir esta documentao em quatro tpos: Partcipao Comunitria - Relatrio de Atvidades e fotos Documentos Administratvos - Estatuto, CNPJ, Certdes, etc. Formao de Adultos - Relatrio e Certficados Controle do Efetvo - Relatrios e Distntvos de Recrutador e Semeador (Captulo 8).

A facilidade para obter estas informaes vai determinar a dificuldade para o preenchimento do formulrio deinscrio e relatrios solicitados pelo Grupo Padro.

RESULTADOSEm data definida na resoluo anual, a UEB, atravs do site www.escoteiros.org.br, divulgar o resultado da

classificao do Grupo Padro. Em nenhum momento ser divulgada a pontuao alcanada, a classificao serapresentada por nvel alcanado. Os Grupos que desejarem podero solicitar a pontuao por e-mail ou aguardar adevoluo do relatrio.

Todos os relatrios sero devolvidos para a Regio Escoteira, que providenciar o envio para os Grupos. Junto serenviado o Trofu referente ao nvel alcanado pelo Grupo.

Se houver interesse, poder ser adquirido o distntvo referente ao nvel alcanado para ser utlizado pelos membrosdo Grupo.

F - PASTA DE DOCUMENTOS PARA NOVOS ASSOCIADOS

Para facilitar o processo de ingresso de novo membro no Grupo Escoteiro e passar informaes sobre o GrupoEscoteiro e o Escotsmo para os novos pais, sugerimos a adoo da Pasta de Documentos para Novos Associados queser entregue no momento da solicitao de inscrio do jovem.

O objetvo entregar todas fichas e informaes em uma nica pasta, facilitando e simplificando o preenchimentodas fichas, ao mesmo tempo que torna o processo organizado e padronizado.

Esta pasta ser composta por diversos documentos, alguns para serem preenchidos, assinados e devolvidos, outroscomo fonte de informao para os pais.

Abaixo passamos uma sugesto de documentos que podem constar desta pasta, conforme Item A deste Captulo: Ficha Individual do Membro Juvenil - dever ser preenchida, assinada e devolvida; Ficha Mdica - dever ser preenchida, assinada e devolvida; Ficha de Registro Individual - dever ser preenchida, assinada e devolvida;

Ficha de Inscrio de Associado - dever ser preenchida e devolvida; Informatvo Bem-vindo ao Grupo Escoteiro (Item G) - permanece com os pais; Estatuto e/ou Regulamento do Grupo Escoteiro - permanece com os pais;

e se possvel: Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil - permanece com os pais; Projeto Educatvo do Movimento Escoteiro - permanece com os pais.

O Estatuto da UEB e o Projeto Educatvo esto disponveis no site da UEB e podero ser impressos para serementregues aos pais.

G - INFORMATIVO BEM-VINDO AO GRUPO ESCOTEIRO

Este documento tem como objetvo facilitar a transmisso de informaes bsicas sobre o Movimento Escoteiro, ofuncionamento de um Grupo Escoteiro, forma de partcipao dos pais, esclarecimento sobre taxas, direitos e deveres


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e um pequeno dicionrio de termos escoteiros. destnado, principalmente, aos pais e responsveis, podendo ser,tambm, uma fonte de informaes para os jovens.

O informatvo composto dos seguintes itens: O que Escotsmo, Fundamentos do Escotsmo, O que um GrupoEscoteiro, Direitos e deveres dos pais e responsveis, As taxas de um Grupo Escoteiro, Como ajudar seu filho a ser umbom Escoteiro, Como voc pode ajudar o Grupo Escoteiro, Histria do Movimento Escoteiro e Pequeno Dicionrio determos Escoteiros

Voc vai encontrar este informatvo no site da Unio dos Escoteiros do Brasil www.escoteiros.org.br, acessando o

link Projeto 100 no Centenrio.


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ADMINISTRAO INSTITUCIONAL

Item A - Registro do Grupo Escoteiro............................................... 39Item B - Assemblia de Grupo......................................................... 39Item C - Ata da Assemblia de Grupo.............................................. 39Item D - Reunies da Diretoria......................................................... 40Item E - Estatuto e Regulamento de Grupo..................................... 40


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A - REGISTRO DO GRUPO ESCOTEIRO

No Brasil, a prtca do Escotsmo s pode ocorrer atravs de pessoas e/ou organizaes devidamente reconhecidase autorizadas pela UEB. Assim, torna-se necessrio que as pessoas e/ou organizaes que queiram ser reconhecidascomo Escoteiros ou Pratcantes do Escotsmo, e manter este reconhecimento, devam observar e seguir observando

as regras pertnentes.O Grupo Escoteiro mantm seu registro quando efetua a renovao anual de seus membros e associados, e porcumprir requisitos e metas expressas na Resoluo do CAN referente matria, recebe o Certficado de Autorizaode Funcionamento Anual. Este certficado expedido pelo Escritrio Nacional, a partr do momento que o Grupocumpre as metas, sendo entregue diretamente ao Grupo Escoteiro.

Lembramos que, anualmente, o CAN atualiza a Resoluo que disciplina a prtca do Escotsmo no Brasil, acontribuio anual, e os requisitos para reconhecimento dos Grupos Escoteiros.

B - ASSEMBLIA DE GRUPO

O Estatuto da UEB no Artgo 32 diz:A Assemblia de Grupo o rgo mximo, normatvo e deliberatvo do Grupo Escoteiro.Conforme o Artgo 34 do Estatuto da UEB:

A Assemblia de Grupo se rene e delibera, com qualquer nmero de presentes, por convocao da Diretoria deGrupo, feita com antecedncia mnima de quinze dias;

I - ordinariamente, at o ms de Julho de cada ano;II - extraordinariamente, por solicitao da Diretoria Regional, da Diretoria do Grupo, da Comisso Fiscal deGrupo ou de um quinto dos membros da Assemblia.

Independentemente de ser ordinria (peridica) ou extraordinria dever ser convocada, por quem de direito, comantecedncia mnima de quinze dias. O Edital de Convocao (Captulo 10 - item L) deve ser afixado nos quadros de

avisos do Grupo, preferencialmente, constando pauta a ser tratada.Desta forma o Grupo Escoteiro dever obrigatoriamente realizar a sua Assemblia de Grupo ordinria, todo o ano,

sempre no primeiro semestre.Compete Assemblia de Grupo (resumidamente):

Deliberar sobre o regulamento ou estatuto do Grupo e da Comisso Fiscal; Eleger em reunio ordinrio bienal a Diretoria e a Comisso Fiscal; Deliberar sobre as contas e o balano anual do Grupo Escoteiro; Deliberar sobre relatrios da Diretoria, Comisso Fiscal e Sees; Atos jurdicos importantes para a vida do Grupo Escoteiro.

As competncias da Assemblia de Grupo esto detalhadas no Artgo 32 do Estatuto da UEB.

A Assemblia composta, ou seja, podem partcipar: a Diretoria, os Escotstas, os Pioneiros, associados (pais,responsveis, clube flor de lis, etc.) da UEB vinculados ao Grupo e representao juvenil, caso seja previsto noregulamento ou estatuto do Grupo Escoteiro.

o evento mais importante e formal que existe no Grupo Escoteiro. As decises da Assemblia de Grupo devemser registradas em Ata (Captulo 10 - item K), e estas podem ser registradas em cartrio a fim de se conferir f pblicaquanto autentcidade do documento.

C - ATA DA ASSEMBLIA DE GRUPO

A Ata , para efeitos legais, o registro escrito de uma reunio, sesso, assemblia geral ordinria ou extraordinria.Quando h uma reunio e no h necessidade de seu registro, sem as formalidades legais, faz-se um relatrio dereunio e no uma ata.

Logo, as atas devem ser revestdas de algumas formalidades: Identficao da reunio - incluindo data, hora de incio, local e lista de presentes;


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Transcrio do Edital de Convocao (captulo 10 - item L); Eleio do Presidente e Secretrio - uma partcularidade do Movimento Escoteiro, eleger no incio de cada

Assemblia o Presidente e o Secretrio da mesma. Registro do resultado de eleies e/ou indicaes previstas no edital de convocao; Transcrio dos debates sobre os temas apresentados para discusso; Assuntos discutdos em Assuntos Gerais, caso esteja previsto no edital de convocao.

Uma boa ata deve ser:- Concisa, mas contendo todos os temas tratados e as concluses decorrentes dos debates e eleies;- Deve ser organizada conforme a seqncia dos assuntos debatdos, seguindo uma lgica de narratva, orientando o

leitor para a compreenso da discusso e do porqu das decises tomadas;- Deve ser escrita sem pargrafos, em linhas sucessivas, de forma que no haja espaos para a incluso posterior delinhas ou palavras no redigidas pelo secretrio responsvel pela ata.

- No pode haver rasuras, qualquer correo deve ser feita com o uso de expresses como digo, ou melhor ealis.

- A lista de presenas, identfiadas com as assinaturas respectvas, parte integrante da Ata.

As atas so lavradas em livros prprios, Livro Ata, e autent

cadas em cartrio.A assinatura da ata da Assemblia de Grupo feita pelo Presidente e Secretrio ou, conforme o caso, pelos demaispartcipantes da reunio.

A guarda e demais procedimentos que sefizerem necessrios, de responsabilidade da Secretaria, que deve conferirtodos os procedimentos aps a realizao da Assemblia de Grupo.

D - REUNIES DA DIRETORIA

As Reunies de Diretoria devem ocorrer com regularidade. Estas reunies so para definir questo de gesto doGrupo Escoteiro. Normalmente so reunies com dias e horrios previamente definidos e sem um edital de convocao. recomendado que o Diretor Presidente, ou outro que ir dirigi-la, envie uma convocao aos demais membros dorgo, contendo a agenda da reunio, a fim de que sejam providenciados os documentos e informaes necessrias.

As Atas destas reunies devero ser simples, porm claras e formais, pois so a expresso das decises da Diretoriae produzem efeitos legais. Na maioria das vezes so escritas num livro prprio, ao mesmo tempo em que a reuniose desenvolve. Ao final, todos os presentes assinam a ata. um procedimento extremamente prtco, atendendo snecessidades de presteza e objetvidade de uma reunio de trabalho.

No Captulo 10 - Item H disponibilizamos um exemplo de Ata de Reunio de Diretoria.

E - ESTATUTO E REGULAMENTO DO GRUPO

O instrumento que materializa a entdade o Estatuto do Grupo e/ou o Regulamento do Grupo. So eles que dopersonalidade entdade. nestes documentos que o Grupo Escoteiro define a sua finalidade, a sua durao, a suacomposio administratva e tcnica, o seu patrimnio, suas finanas e outros contedos.

O Estatuto do Grupo contm as regras gerais, filosofia, a estrutura e outros contedos. O Regulamento do Grupocontm os procedimentos prtcos e aspectos do dia a dia da entdade. Ambos so complementares ao estatuto daUEB e no podem se confrontar com as normas escoteiras vigentes.

No existe um padro nico para os Estatutos e Regulamentos do Grupo. Cada Grupo tem liberdade de colocarpartcularidades nesses instrumentos. Contudo, o Cdigo Civil Brasileiro estabelece algumas obrigatoriedades quedevem ser observadas, sob pena de no se conseguir registrar aquele documento no cartrio de pessoas jurdicas.No obstante, esse documento ser lido pelos futuros interessados (em partcipar da entdade ou em colaborar)pelas Insttuies Financeiras e rgos governamentais. Por isso importante que o contedo desses instrumentos

contenham vises muito claras, tcas e adequadas, que mostrem que o Grupo Escoteiro tem um comportamentotco muito elevado, que as suas aes so realizadas democratcamente e que a gesto dos recursos so realizadascom absoluta transparncia.

O Artgo 8 da Estatuto da UEB diz:


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As Regies Escoteiras e os Grupos Escoteiros integram a personalidade jurdica da UEB, salvo se tverempersonalidade jurdica prpria...

$2 - As Regies Escoteiras e os Grupos Escoteiros que tverem personalidade jurdica prpria devem ter seuEstatuto e regulamentos subordinados a este Estatuto e demais normas da UEB.

Se o Grupo Escoteiro optar por ter personalidade jurdica prpria, ele ter obrigatoriamente um Estatuto e pode ter

um Regulamento. Caso contrrio dever adotar o Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil e um Regulamento queespecifique as partcularidades do Grupo.Em diversos artgos o Estatuto da UEB faz meno necessidade do Estatuto e/ou Regulamento.Como exemplo podemos destacar o Artgo 35, Pargrafo 1, do Estatuto da UEB: O nmero de Diretores eleitos, suas atribuies e os trs com direito a voto na Assemblia de Grupo so fixados

pelo Estatuto e/ou Regulamento de Grupo.

No Captulo 10 - Itens I e J disponibilizamos exemplos de Estatuto e Regulamento de Grupo.


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ADMINISTRAO DO ESCOTISMO

Item A - As Sees............................................................................. 45

Item B - Conflitos e Medidas Disciplinares........................................ 45Item C - Atvidades Fora da sede...................................................... 45Item D - Reunies de Conselho de Pais............................................. 46Item E - Entrega de Distntvos.......................................................... 47


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ADMINISTRAO DO ESCOTISMO

Compete Diretoria do Grupo promover o desenvolvimento do Escotsmo no Grupo, zelando pelo cumprimento doEstatuto, POR e Regulamentos da UEB. Para isso, a Diretoria quem orienta e supervisiona a execuo das atvidadesadministratvas, financeiras e tcnicas do Grupo.

A Diretoria quem coordena o trabalho dos Escotstas e proporciona as condies para a aplicao do Escotsmo

junto aos membros juvenis. Para isso deve indicar um dos Diretores, que pode ser o prprio Diretor Presidente, ououtro designado como Diretor Tcnico ou Diretor de Escotsmo, ou outra forma encontrada pelo prprio Grupo.Uma das formas de coordenar o trabalho dos Escotstas estabelecer o Conselho de Chefes. O Conselho de Chefes

o colegiado de todos os Escotstas, presidido pelo Diretor designado, reunindo-se periodicamente para acompanhara passagem dos membros juvenis pelas diversas Sees, programar eventos e atvidades.

Para maiores esclarecimentos consulte a Seo III do Estatuto da UEB.

A - AS SEES

A Diretoria deve observar para que se aplique, em cada Seo, o Mtodo Escoteiro e o Programa do Ramo,

fundamentados nos princpios do Escot

smo.Isso significa que cada Seo deve ter: Um planejamento semestral e/ou anual; Programas preparados para as Reunies e Atvidades; Um mapa de freqncia; Um mapa da progresso pessoal; Fichas Individuais e Mdicas (Captulo 4 - Item A) de todos os membros juvenis, atualizadas.

Tambm compete Diretoria assegurar que os Distntvos e seus respectvos Certficados estejam sendo entregues,corretamente preenchidos e assinados.

Outro ponto importante observar que todos utlizem o traje ou uniforme escoteiro, inclusive os Escotstas, e queas cerimnias sejam corretamente realizadas e utlizadas.

Mais do que tudo, a Diretoria deve ter certeza da influncia educatva dos Escotstas, acompanhando a evoluo dasattudes dos membros juvenis. Dentro do Mtodo Escoteiro, verificar se o Sistema de Patrulha est sendo corretamenteutlizado, com o uso da Corte de Honra (Captulo 9), nos ramos Escoteiro e Snior, e se o Cl tem efetvada a ComissoAdministratva (Captulo 9).

Outro ponto importante zelar pelas atvidades ao ar livre, que devem ser regularmente realizadas, com objetvosclaros, programa completo, material adequado, em local que atenda aos padres de segurana e qualidade, e comchefia altura em competncia e nmero. a Diretoria quem autoriza a realizao de atvidades fora da sede do Grupo(Captulo 6 - Item C), e responde civilmente pelo que acontecer.

B - CONFLITOS E MEDIDAS DISCIPLINARES

Vale ressaltar que a fraternidade deve ser uma tnica dentro do Grupo Escoteiro. No pode existr rivalidadesentre membros ou entre Sees. Deve ser entendido claramente que os Ramos se complementam e so seqenciais.Um cuidado especial deve ser tomado no sentdo de que a recepo, na Passagem de um ramo para outro, no sejagrosseira nem agressiva. Absurdos, a tulo de tradio, acontecem em grupos com os chamados batsmos, querseja numa Promessa Escoteira ou numa Passagem, e devem ser rigorosamente combatdos.

Nas medidas disciplinares, tambm deve a Diretoria tomar cuidado para que o POR, o Regulamento Regional e oEstatuto da UEB sejam seguidos. O direito amplo de defesa deve ser resguardado, e no se pode dar cobertura aosChefes que gostam de gritar, ameaar e coagir os membros juvenis, assim como as Cortes de Honra devem aprender aagir com justa e parcimnia.

C - ATIVIDADES FORA DA SEDE

Atvidades fora da sede do Grupo Escoteiro requerem alguns cuidados especiais. O POR no Captulo 13 - Da Segurananas Atvidades Escoteiras, d as orientaes gerais sobre segurana. A observao destas orientaes fundamental


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para segurana dos jovens e dos escotstas partcipantes da atvidade. Resumidamente podemos destacar: indispensvel a autorizao do Grupo Escoteiro para todas as atvidades fora da sede desenvolvidas pelas Sees

dos Grupos; A partcipao de jovens em atvidades fora da sede de responsabilidade do Chefe da Seo, da Diretoria do Grupo

e dos pais e responsveis; Os Pais ou responsveis devem, obrigatoriamente, autorizar por escrito a partcipao de seus filhos, menores de

18 anos, em todas as atvidades fora da sede; O Chefe da Seo deve passar, aos pais ou responsveis, informaes detalhadas sobre as atvidades fora da sede; O Chefe da Seo deve obter, com os pais ou responsveis, informaes atualizadas sobre as condies de sade

do jovem; Os responsveis por um acampamento devem ter conhecimento preciso do livro Padres de Acampamento; Todos os partcipantes da atvidade fora da sede devem estar previamente inteirados e capacitados das regras de

segurana necessrias para a atvidade; Os pais devem estar cientes que Vida ao Ar Livre essencial para a prtca do Escotsmo.

O Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil no Captulo 4, Seo III Atribuies da Diretoria Regional, artgo28, item XVI, diz:

A Diretoria Regional deve: estabelecer critrios de segurana e acompanhar sua observncia quanto ao planejamentode atvidades regionais e de Unidades Locais (Grupo Escoteiro), em sua rea geogrfica.

SOLICITAO DE AUTORIZAOA autorizao para realizao de uma atvidade fora da sede dever ser solicitada pela Chefia da Seo, primeiramente

para a Diretoria do Grupo. Uma vez autorizada pela Diretoria do Grupo, dependendo dos procedimentos de cadaRegio, dever ser solicitada a autorizao da Regio Escoteira.

A Diretoria do Grupo deve determinar com que antecedncia o Chefe da Seo deve solicitar a autorizao para arealizao da atvidade fora da sede. Sugerimos que este tempo no seja inferior a duas (2) semanas.

A Diretoria do Grupo deve respeitar, com rigor, o cumprimento dos prazos estabelecidos, uma vez que, nenhumaatvidade fora da sede dever ser realizada sem as devidas autorizaes.

No Captulo 10 - Item M, disponibilizamos um exemplo de Autorizao de Atvidade Externa que pode ser utlizadopelo Grupo Escoteiro. Algumas Regies Escoteiras tambm disponibilizam em seu site uma Autorizao de atvidadefora da sede.

INFORMAES E AUTORIZAO DOS PAIS um direito do pai ou responsvel receber informaes, detalhadas, sobre a atvidade externa a ser realizada,

permitndo assim, que o pai ou responsvel autorize a partcipao do seu filho de forma consciente.Ateno: Nenhum jovem, com idade inferior a 18 anos, poder partcipar da

Documents

Manual de Administração