© <2010> TML bvba

Beheer van Credits met DBFACTw

29/10/2010

All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, ormechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without thewritten permission of the publisher.

Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of therespective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks.

While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume noresponsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in thisdocument or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher andthe author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been causeddirectly or indirectly by this document.

Printed: oktober 2010 in Ternat

Credits

© <2010> TML bvba

Nog even het volgende...

We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maargezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programmaDBFACTw is dit niet altijd mogelijk .

Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfilete consulteren voor de laatste informatie.

Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nogaan om minimaal 1 keer per jaar een update cursus te volgenzodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en viaDBFACTw de werk ing van uw bedrijf kan blijven optimaliseren.

Veel succes met DBFACTw.

3Contents

© <2010> TML bvba

Table of Contents

Foreword 0

Part I Credits 5

................................................................................................................................... 61 Opstart Credits module

................................................................................................................................... 72 Rechten voor de credits module

................................................................................................................................... 73 Basisprincipe werking credits module

................................................................................................................................... 74 Credits op een artikel

......................................................................................................................................................... 8Artikel credits werklijst

................................................................................................................................... 95 Credits type

......................................................................................................................................................... 10Credits Type Werklijst

................................................................................................................................... 116 Credits verkopen en verbruiken

......................................................................................................................................................... 11Servicerapporten en credits

......................................................................................................................................................... 12Facturen, leveringen, kasverkopen en credits

......................................................................................................................................................... 12Helpdeskmodule en credits

......................................................................................................................................................... 13Evenementbeheer en credits

................................................................................................................................... 147 Credit transactie (historiek)

......................................................................................................................................................... 14Credits historiek werklijst

.................................................................................................................................................. 16Credits historiek selectie

.................................................................................................................................................. 16Detail afdruk transacties

................................................................................................................................... 178 Relatie en credits

......................................................................................................................................................... 17Credits op de relatiefiche

......................................................................................................................................................... 18Creditswerklijst

......................................................................................................................................................... 19Credits op het klantendashboard

......................................................................................................................................................... 20Relatie credits overzicht werklijst

................................................................................................................................... 209 Credits en de boekhouding

................................................................................................................................... 2210 Parameters credits module

................................................................................................................................... 2211 Credits en reporting

................................................................................................................................... 2312 Opmerkingen over de credits module

................................................................................................................................... 2413 FAQ Credits module

................................................................................................................................... 2414 Voorbeeld

......................................................................................................................................................... 24Instellingen

.................................................................................................................................................. 24Aanmaak artikelen voor verw erking credits

.................................................................................................................................................. 26Aanmaak creditstypes

.................................................................................................................................................. 27Aanmaak artikelen verkoop credits

.................................................................................................................................................. 29Aanmaak artikelen verbruik credits

......................................................................................................................................................... 30Aanrekenen credits aan de klant

......................................................................................................................................................... 32Verbruiken van de credits voor de klant

.................................................................................................................................................. 32Manueel verbruik

.................................................................................................................................................. 33Via facturatie

.................................................................................................................................................. 35Via een servicerapport

.................................................................................................................................................. 36Via een helpdeskcase

.................................................................................................................................................. 37Via een evenement

Credits4

© <2010> TML bvba

Index 0

5Credits

© <2010> TML bvba

1 Credits

Doel van de Creditsmodule

De Creditsmodule heeft als doel een administratie op touw te zetten om credits op te volgen.Credits worden verkocht en staan in verhouding tot een bepaalde waarde. Deze credits kunnen via diverse acties, diverse soorten dienstverlening 'verbruikt' worden.

Wat doet nu deze module?

U verkoopt aan uw klanten credits, punten, vouchers, eventueel aan een gereduceerde prijs,zodat deze gaandeweg verbruikt worden volgens de diensten die de klanten aanvragen.

Door een verkoopdocument aan te maken, worden automatisch credits gereserveerd voor deklant. Deze "portefeuille van credits" is te allen tijde opvraagbaar. De door de klant aangekochte credits worden door u verrekend (zeg maar: verbruikt) via defactuur, leveringsbon of kasverkoop, een servicerapport, de helpdesk module of hetevenementbeheer. Ook manueel kan men een verbruik van credits registreren.

Verschillende types credits

U kunt meerdere credittypes definiëren. De reden daarvoor is tweeërlei: - ofwel wenst u apart bij te houden waar u 'verbruik' van wenst te registreren- ofwel hebben ze een substantieel verschillende waarde

U definieert de verschillende credits door via de credits type werklijst deze items toe tevoegen.

Enkele voorbeelden hiervan zijn bv. :

De verrekening van credits als uren voor techniekers

kopies (ticks in een copycenter)

vouchers voor opleidingen

tickets voor probleemoplossing

Voordelen van de Creditsmodule

Vereenvoudigdeadministratie

De gebruiker zelf kan heel makkelijk registreren welke actie genomen is. Daarnaast moet die zich niets aantrekken of hij/zij nu met credits werkt ofniet, aangezien dit per klant wordt bepaald. De registratie blijft daarom hetzelfde, of het nu over een klant met of zondercredits gaat.

Eenvoudige Het aantal facturen zal drastisch verminderen, gezien de acties zelf niet meer

6 Credits

© <2010> TML bvba

facturatie (afzonderlijk) gefactureerd worden.Voor de klant is het boekhoudkundig ook een pak eenvoudiger. Ook hierworden immers veel minder facturen geregistreerd.

Financiëlevoordelen

Aangezien credits meestal op voorhand worden gefactureerd, is er slechtséén factuur op te volgen

Duidelijkerapportage

Via dit systeem wordt de klant op de hoogte gebracht waarvoor de creditsopgebruikt zijn. Deze rapportage kan periodiek gebeuren (wekelijks,maandelijks, trimestrieel).

Budgetteringsbegeleiding

Aangezien het aantal credits kan overeenkomen met een bepaalde bedrag,is het zeer interessant voor een klant om op jaarbasis te kunnen evaluerenwat zijn budget zal zijn. Deze evolutie wordt besproken met devertegenwoordiger / verkoper, en vormt aldus een interessante basis terbespreking van de mogelijke toekomstige problemen.

Uniformiteit Intern hebben de techniekers of support mensen geen enkele voeling metde facturatie nodig. Zij bepalen immers adhv hun taken hoeveel 'credits' zijverbruikt hebben.

Economischeopvolging

Aangezien credits als een soort 'voorschot' beschouwd wordt, kan menmaandelijks de gefactureerde omzet gaan 'actualiseren' of omgekeerd, juistin resultaat brengen. Zo bekomt men dat het resultaat maandelijks opgevolgd kan worden, zonderdat een vertekend beeld ontstaat in maanden waar veel credits gefactureerdzijn ten opzichte van maanden waar bijna alleen verbruikt werd.

1.1 Opstart Credits module

De module credits wordt beschouwd als een uitbreiding op het commerciëel beheer. Om deze module in gebruik te nemen moeten volgende stappen gevolgd worden.

Licentie Eerst en vooral wordt in de licentie de creditsmodule geactiveerd.

Parameters module Via de parameters module onder het gedeelte 'uitbreidingencommecieel beheer', kan men deze module vervolgens activeren.Voor een beschrijving van parameters zie 'parameters Creditsmodule'

Credits type Een credits type wordt gedefinieerd om in gebruik te nemen. Deregistratie van deze types vindt u onder het filebeheer terug.

Artikelen Vervolgens registreren we bij de artikelen die in gebruik wordengenomen, enerzijds om credits aan te rekenen, anderzijds om creditsop te nemen, hun credit status en credits coëfficiënt

Relatie Bij de relatie wordt ingevuld of ze actief zijn met credits

Als deze zaken allemaal ingesteld zijn, kan men onmiddellijk de Creditsmodule in gebruiknemen.

22

9

7Credits

© <2010> TML bvba

1.2 Rechten voor de credits module

Er zijn enkele rechten gedefinieerd om het credits systeem te gebruiken.

Daarnaast zijn er enkele rechten gedefinieerd.

Omschrijvingrecht

Beschrijving Standaard waarde Nummer

Creditsmanagement

Deze gebruiker mag de type creditsdefiniëren. Het aanpassen van hetcoëfficiënt op een artikelfiche wordteveneens hier ingesteld.

Dit recht is standaardactief voor eengebruiker met'filebeheer'-rechten

202

Manuele credits Deze gebruiker heeft het rechtmanueel credits toe te voegen ofbestaande te wijzigen

Dit recht is standaardactief voor eengebruiker met file-beheer rechten

203

Doorboeken Deze gebruiker heeft het recht demaandelijkse boekingen van decredits (actualiseren / in resultaatbrengen) over te boeken

De gebruiker metboekhoudrechtenheeft standaard ditrecht actief.

204

1.3 Basisprincipe werking credits module

Aangezien we als voordeel zeker niet willen verliezen dat er zowel klanten met of zondercredits zijn, zorgen we er voor dat dezelfde artikelen gebruikt worden. Het is pas als men ditartikel op een document registreert, dat nagekeken wordt of de klant waarvoor de registratiegebeurt, credits actief heeft of niet.

Indien deze klant credits actief heeft, zal het registreren van een 'credits verbruikartikel'automatisch met prijs 0 gebeuren, en wordt automatisch het aantal credits in minderinggebracht voor deze klant, voor het betreffende credits type.Indien hetzelfde artikel verkocht wordt aan een gewone, niet-credits klant, dan wordt hetgewone prijs en kortingsberekeningssysteem gebruikt.

Zie verder voor uitleg over hoe credits ingesteld worden op het artikel.

1.4 Credits op een artikel

Per artikel wordt ingesteld of het onder een credits systeem valt of niet. Indien het onder een type credits valt, dan bepaald de coëfficiënt of het gaat om een verkoopvan credits-artikel of een verbruik-van-credits artikel.

Men kan deze waarden wijzigen, indien men beschikt over

7

8 Credits

© <2010> TML bvba

Type credit - n.v.t.: standaard heeft dit artikel niets met credits te maken- type credit: dit artikel wordt automatisch gekoppeld aan eentype credit.

Credit coëfficiënt 0 mag niet gebruikt worden

< 0 betekent dat het gebruik van het artikel 'verbruik' betekent

> 0 betekent dat het artikel gebruikt wordt ter verkoop vancredits (zodat het aantal credits stijgt)

Men kan tot 4 cijfers na de komma ingeven voor deze coëfficiënt.

Indien u het recht 'credits management' niet heeft, kunt u deze aanpassingen nietdoorvoeren. U kunt m.a.w. in het artikel de credits instellingen niet wijzigen.

1.4.1 Artikel credits werklijst

Om een handig overzicht te verkrijgen van de artikelen die onder het credits systeem vallen,is een aparte werklijst gemaakt. Zo kunt u overzichtelijk en makkelijk volgen welke artikelengebruik maken van credits, dit zowel voor de verkoop als het verbruik.

Voor ieder type dat u aanmaakt, moet er minstens één artikel aangepast worden om creditste verkopen én minstens één artikel om de credits te verbruiken.

U krijgt een overzicht met:

Artikel Het artikelnummer of andere informatie, ingesteld volgens uw dossier. Metde rechtermuisklik kunt u heel wat extra informatie van dit artikel opvragen.

Opvragen Het artikel opvragen of het credittype opvragen (voor informatie)

Wijzigen Het artikel wijzigen

9Credits

© <2010> TML bvba

1.5 Credits type

U definieert op voorhand minstens één type credit. Deze credits vertegenwoordigen telkens een bepaalde waarde.

Het grote voordeel te werken met verschillende credittypes is dat u een opsplitsing kan gaanmaken in uw verschillende soorten dienstverlening.Zo kan u bv. voor eventuele opleidingen die u organiseert gebruik maken van een bepaaldcredittype maar kan u ook bv. een ander credittype aanmaken dat uw techniekers dienen tegebruiken bij het uitvoeren van bepaalde interventies (bv. Herinstallatie van een pc).

ID (interne ID)

Code Zoekcode van credits type (zie ook opmerkingen bij ultra combo)

Omschrijving Omschrijving van credits type

Actief Dit credits type bestaat, en is actief. Als het credits type reeds gebruiktis, kunt u het type niet meer verwijderen. Echter, door het credits typeop niet actief te zetten, zal DBFACTw bij standaard opvraaglijsten dittype automatisch achterwege laten.

Alarm Het default alarmniveau waarvoor de gebruiker verwittigd wordt alsmen daaronder gaat.

Waardering De waardering van het credit (per eenheid van 1). De opties hiervoorzijn:1 = FIFO: oudste credits worden het eerst opgebruikt2 = Vast bedrag: men gaat er van uit dat iedere credit van een bepaaldtype steeds volgens dezelfde waarde gewaardeerd wordt.

Resultaatverwerking

Verwerking Om per maand de doorboeking van actief naar resultaat uit te voeren,kan een factuur aangemaakt worden op een 'vaste relatie', of per klant.Eventueel kan ook teruggegrepen worden naar de oorspronkelijkeartikelen om de analytische doorboeking effectief op dezelfde manierverder te laten gebeuren zoals oorspronkelijk. Deze instelling wordtper credittype vastgelegd. De vaste relatie wordt bepaald via deparameters van de module. Voor meer informatie hierover, zie creditsen boekhouding.

Balansrekening Hier geven we de balansrekening in die de bedragen die voor degekozen maand op de balans ipv de resultaten rekening gaat zetten.Deze rekening is typisch de rekening 46000 of een rekening uit dezeklasse. Deze rekening moeten we ingeven, omdat het artikel datgebruikt wordt bij de afsluiting, automatisch moet overeenkomen metde balansrekening zoals hier vermeld.

Activering artikel Het artikel dat gebruikt wordt om enerzijds de verkochte waarde naarhier te brengen (weg van de resultatenrekening) en anderzijds degepresteerde credits van de rekening van dit artikel over te brengennaar de resultaten.

Resultatenrekenin Hier geven we de voor dit credittype te hanteren grootboekrekening.

20

10 Credits

© <2010> TML bvba

g Op het einde van de maand, wordt door DBFACTw berekend hoeveelcredits er voor deze klant verbruikt zijn. Eens deze verbruikt, wordendeze van de balans overgezet naar deze resultatenrekening. Men moetdeze resultatenrekening ingeven, omdat bij keuze van het artikelgecontroleerd wordt of deze grootboekrekening overeenkomt met de'verkoop' grootboekrekening, die terug te vinden is op het artikel zelf.

Resultaten artikel Het artikel dat gebruikt wordt om de verbruikte items in resultaat tebrengen.

Andere informatie

Memo Uitleg over het credittype zelf: waarvoor het gebruikt wordt, wat dewaarde is die er tegenover staat.

Creatie Door wie, wanneer is dit credittype aangemaakt

Wijziging Door wie, wanneer is dit credittype laatst gewijzigd

Protip In principe is het aantal type credits onbeperkt. We raden u aan om hetaantal echter te beperken tot maximaal 4, dit om de administratie nietonnodig te vergroten.

Indien u het recht 'credits management' niet heeft, kunt u deze aanpassingen nietdoorvoeren.

1.5.1 Credits Type Werklijst

Het overzicht van de verschillende mogelijke types wordt via deze werklijst voorgesteld. Destandaard functionaliteit van een werklijst zorgt voor het overzicht.

Met deze werklijst kunt u via de knoppen:

Nieuw Een nieuw credittype aanmaken. Zie de credits type voor debeschrijving

Opvragen Men kan een credittype opvragen of de lijst van relaties waar creditsactief staat op de relatie, en die over credits beschikken van hetaangeduide type credit.

Wijzigen Het credittype wijzigen. Het is niet aan te raden de gegevens tewijzigen van een credittype. Immers, het gedrag van een credittypewijzigen heeft automatisch invloed op de werking van het systeem.

Verwijderen Een credittype kan verwijderd worden, voor zover dat het nog nooitgebruikt is. Indien het toch al gebruikt is, dan is het onmogelijk hetcredittype te verwijderen. In dat geval raden we aan om het type op'niet actief' te zetten.

9

11Credits

© <2010> TML bvba

1.6 Credits verkopen en verbruiken

De manier om credits te verkopen en/of te verbruiken is volledig transparant voor degebruiker. In alle documenten waar men details kan ingeven, wordt, als de Creditsmoduleactief is, gecontroleerd of het over een klant gaat die credits beheert. Er wordt daarom bijingave in het document gechecked of deze klant klant credits wenst of niet (zie relatie encredits ).

Eens DBFACTw weet dat het over een 'credits klant' gaat, zal bij ingave van een artikel telkensnagekeken worden of het artikel onder 'credits' valt of niet. Dit wordt gechecked door na tekijken of op de artikelfiche een credits type ingevuld is, en een credits coëfficiënt.

Indien deze ingevuld zijn, zal DBFACTw afhankelijk van het type transactie, verkoop ofverbruik, registraties verrichten:

Verkoop Als op het artikel het credits type ingevuld is, en de credits coëfficiënt is groterdan nul, dan weet het systeem dat het gaat over de aanschaf, verkoop vancredits aan de klant. Bij het wegschrijven van het document wordt dan dezeinformatie automatisch bijgeschreven in de historiek van de credits, en erwordt bij de credits een 'verkoop' bijgehouden van deze credits.

Verbruik Als op het artikel een credits type staat, waarbij de coëfficiënt negatief is, danweet DBFACTw dat het de credits in mindering moet brengen. Volgens deeigenschappen van het credits type kan dit op een paar verschillendemanieren gebeuren.

Documenten wijzigen

Het systeem van credits boekt automatisch het verbruik af ten opzichte van verkochte credits.Verkochte credits kunnen steeds gewijzigd worden, op voorwaarde dat er zeker nog geencredits van verbruikt zijn.

1.6.1 Servicerapporten en credits

Indien in de parameters actief staat dat credits in servicerapporten wordt gebruikt, zal bij deingave van de klant nagekeken worden of er een credit in gebruik is.

Afhankelijk van de parameter, krijgt u ook hier een waarschuwing voor openstaande credits.

Bij ingave in het tabje 'leveren', wordt telkens per artikel nagekeken of het over een creditsartikel gaat. Indien het over een credits klant gaat, en een credits artikel wordt toegevoegd, zal, juist zoalsbij de andere documenten, het systeem gevolgd worden van de credits. Bovendien zal automatisch het 'garantietype' op 'onderhoudscontract' gezet.

17

12 Credits

© <2010> TML bvba

Voorbeeld

1.6.2 Facturen, leveringen, kasverkopen en credits

Bij het ingeven van het document wordt onmiddellijk nagegaan of het om een 'credits' klantgaat. Per document is instelbaar of een overzicht van het aantal openstaande credits automatischgetoond wordt. Daarna gaat men op de 'gebruikelijke' manier het document invullen.

Bij afsluiten worden de verkochte credits toegevoegd bij de credits van de klant, deverbruikte credits worden, vermenigvuldigd met de coëfficiënt, in mindering gebracht.

Een voorbeeld:

U verkoopt diensten in een service-onderneming. U verkoopt credits aan de onderneming, en daarna worden deze verbruikt. Daarvoor heeft ueen drietal artikelen

verkoop credits pakket 10 credits, waarbij credits type 'uren' is gekozen, en de coëfficiëntop 10 staat. Immers, u verkoopt één pakket, maar dat komt overeen met een tiental uren.

Interventie technieker basis, met een credits overzicht

Interventie technieker 2de level, met credits coëfficiënt = 1.5 bv, zodat dit hoger wordtaangerekend.

Voorbeeld

1.6.3 Helpdeskmodule en credits

Indien men de credits in de helpdesk module gebruikt, is het belangrijk om gewaarschuwd teworden over de uitstaande credits van de klant. Bij ingave van de klant wordt onmiddellijk gecheckt of het over een 'credits' klant gaat. Deze informatie wordt getoond onder de datum, tijd en duur blok.

In dit vakje wordt alleen de informatie getoond van het openstaande type credits voor dehelpdesk zelf.

Klant is geen credits klant In het vakje wordt 'n/a' vermeld (niet van toepassing)

Klant is credits klant Het saldo van de openstaande credits wordt getoond indat vakje. Het vakje beschikt over een kleur:Groen = het saldo is toereikendOranje= het saldo is het dubbel van het alarmpeil Rood = het saldo is beneden het alarmpeil gekomen

Dubbelklik op dit veld Als we dubbelklikken op dit veld, kunnen we saldo's vande credits in overzicht krijgen via de relatie creditswerklijst.

35

33

13Credits

© <2010> TML bvba

Verrekenen van credits

Helpdesk cases worden standaard verrekend volgens de gespendeerde tijd. Daarvoor wordteen artikel gebruikt, waarbij men per case een artikel gebruikt en bepaald wordt hoeveelminuten per eenheid van het facturatie-artikel gebruikt worden. Meest toepasselijk is dat dit per 15 minuten wordt gefactureerd. Het artikel dat DBFACTw gebruikt om cases te factureren registreert u als een 'credits' artikel.Dit doet u eenvoudigweg door de credits verbruik informatie op de artikelfiche in te vullen.Zie daarvoor 'credits op artikel '

Dor het gebruik van de Creditsmodule wordt in de financiële status van de helpdesk caseautomatisch een type toegevoegd namelijk 'gefactureerd met credits'.

Als we de financiële status van een helpdesk case aanpassen naar 'Verrekend via credits',wordt automatisch bij de kredieten het overeenkomend aantal credits als transactietoegevoegd voor de helpdesk case.

Voorbeeld

1.6.4 Evenementbeheer en credits

Het evenement

Bij het evenement wordt een artikel ingegeven, zodat gekend is hoe het verrekend moetworden. Indien deze cursus ook met credits verrekend mag worden, dan wordt dezeinformatie in het artikel ingevuld.

De inschrijving

Voor de rest volgt de inschrijving de gewone manier van doen. De doelstelling is immers dat,ondanks het gebruik van de credits, de andere processen niet anders werken. Als we de inschrijving van een credits klant opvragen, dan zien we onderaan bij facturatie,juist onder de voucher (indien dit actief is), de Credits staan.

Zolang de inschrijving op 'te bepalen' of 'te factureren' staat, wordt naast Credits in eenvakje vermeld hoeveel credits voor de klant nog open staan. Door te dubbelklikken op dezeinformatie, komt men in de credits overzicht werklijst van de klant terecht.

Als we inschrijving factureren, wordt nagekeken of er nog voldoende credits zijn. Als dit zohet geval is, worden automatisch de credits gebruikt om de inschrijving te betalen. Daardoor komt de Facturatie automatisch op 'via credits verrekend' te staan, en naastCredits staat dan Via credits verrekend. Als we dan dubbelklikken op deze informatie, zienwe de credit transactie staan die gepaard gaat met dit event.

Voorbeeld

7

36

37

14 Credits

© <2010> TML bvba

1.7 Credit transactie (historiek)

De gedetailleerde informatie van een credit transactie vinden we op deze plaats terug.

Op deze manier kan men credit transacties wijzigen. Bij het wegschrijven van het documentwaaruit de transactie is ontstaan, worden de gegevens aangepast. Indien men dezeaanpassing niet meer wenst, is het voldoende om een vinkje te zetten bij 'manueel'

credittype Het type credit dat gebruikt werd voor de credit transactie.

Relatie De klant wordt hier ingevuld.

Verkoop Deze transactie is een verkoopstransactie ipv een verbruikstransactie

Datum De datum van de transactie

Aantal Het aantal credits dat met deze transactie verkocht of verbruiktwordt

Waarde De waarde van één eenheid van de transactie

Manueel Deze transactie is manueel aangemaakt.Een transactie die gekoppeld is aan een document (via een bepaaldedocument regel), kan men loskoppelen door manueel aan te vinken.

Geboekt Deze transactie is verwerkt in de boekhouding. Verkopen wordentegengeboekt naar de voorschotten, verbruiken worden van de

Document De verwijzing naar het document via de welke deze transactie isgebeurd.

Memo Extra informatie, vooral handig als men opmerkingen wilt ingevenvoor manuele transacties of

Creatie Informatie over wanneer en door welke gebruiker deze transactie isaangemaakt

ID Een interne ID ter controle

Opmerkingen

Opgelet:

Bij wijzigen kan men het credittype, de relatie niet meer wijzigen.

Als een transactie doorgeboekt is kan, behalve de memo, niets meer gewijzigd worden.

1.7.1 Credits historiek werklijst

Met deze werklijst krijgt u een overzicht van alle transacties die rond credits gebeurd zijn.

Belangrijk: om een lijst te verkrijgen, dient u steeds een credittype te kiezen. Indien slechtséén credittype is gedefinieerd, zal dit automatisch ingevuld zijn.

15Credits

© <2010> TML bvba

Met transactie bedoelen we zowel de verkoop van credits als het verbruik van de credits. Viahet selectiescherm maakt u de gewenste selecties

Met de snel selectie, kunt u onmiddellijk een klant kiezen waarvan u de historiek van decredits wenst te zien.

De kolommen

Per transactie ziet u - de datum van de transactie- het type transactie: verkoop of verbruik- het aantal credits dat verkocht of verbruikt is. Bij verbruik staat een negatief getal ingevuld. - het type document dat gebruikt werd voor het verbruik- het document, de relatie, de regelnummer van het document- een opmerking - manueel: dit betekent dat het hier gaat over een manuele transactie, zowel qua verkoop alsverbruik. - de waarde van het credit - de creatie datum - geboekt ja/neen

De knoppen

Nieuw Om een credit, zowel qua verbruik of verkoop manueel in te geven,gebruikt men deze knop. Men moet wel het recht hebben om een credit (transactie) over tezetten

Opvragen De detail van de verkoop of verbruikstransactie kan men opvragen. Indien de transactie afkomstig is van een document, kan u met dezeknop ook het document rechtstreeks opvragen.

Wijzigen Een credit transactie kan gewjizigd worden.

Verwijderen Via deze optie kan men een credit transactie verwijderen. In datgeval worden de verbruikte credits weer bijgeteld bij deopenstaande credits.

Klungelalarm Het heeft geen zin van documenten items teverwijderen. Immers, bij het openen van hetdocument en (opnieuw) bewaren, zal DBFACTwautomatisch de transactie opnieuw aanmaken. Stel dat men dan toch eens credits niet wenst aan terekenen, vink dan het vakje 'manueel' aan, en pashet 'aantal' aan aan het aantal credits dat men wenstte verbruiken met de transactie.

16

16 Credits

© <2010> TML bvba

Afdrukken Een overzicht van de historiek kan men afdrukken. Dit overzicht kaneen 'eenvoudig' overzicht zijn, of een uitgebreid, gedetailleerdoverzicht, waarbij per type document een aantal essentiële zakenmeegestuurd kunnen worden. Dit is een typisch rapport datgedetailleerd eventueel naar de klant gestuurd kan worden.

Protip Gebruik de geavanceerde werklijst functies om statistieken uit uwcredits op te halen.

1.7.1.1 Credits historiek selectie

Voor de historiek van de credits kunt u uitgebreide selecties maken. Zo selecteert u altijd eencredittype voor de lijst, een relatie, een datum.

Indien het transactietype niet aangevinkt is, krijgt u alle transacties, zowel verkoop alsverbruik te zien. Het aantal credits slaat dan weer op het aantal credits dat in de transactieverkocht of verbruikt is.

Protip U wilt weten per klant welke credits verkocht zijn gedurende hetkwartaal? Selecteer op credittype, datum van laatste kwartaal,transactietype verkoop. U krijgt een overzicht. Door dan op de aantalkolom te rechtermuis-klikken, kunt u selecteren 'statistiek gegroepeerd',per relatie, zodat u een overzicht krijgt hoeveel credits voor iedererelatie verkocht zijn.

1.7.1.2 Detail afdruk transacties

Aangezien deze werklijst ook gebruikt wordt om te rapporteren naar de klant, zijn hier extragegevens ter beschikking gesteld. Per type document wordt aangeduid welke (extra)informatie ter beschikking staat.

Voor alle documenten wordt het documentnummer en de relatie weerhouden. Daarnaastworden een aantal extra velden beschikbaar gesteld voor afdruk.

Factuur / levering / kasverkopen

Referentie De referentie van het document

Vervaldatum De vervaldatum

Leveringsadres

Het leveringsadres indien gekend

17Credits

© <2010> TML bvba

Servicerapporten

Probleemomschrijving Het probleem zoals beschreven op het servicerapport

Analyse De analyse bevat meestal de oplossing hoe het probleemafgewerkt werd

Helpdesk Cases

Probleem De omschrijving van het probleem

Oplossing De vermelde oplossing in de helpdesk case

Inschrijving event

Evenement Het evenement waarvoor gekozen werd

Datum Datum van uitvoering

1.8 Relatie en credits

Per relatie wordt per type credit het saldo bijgehouden. Als credits van eenzelfde typeverkocht zijn, worden deze apart bijgehouden.

Voor de relatie hebben we daarom

de mogelijkheid om op de relatie aan te duiden dat deze relatie met credits werkt

een overzicht van de openstaande credits van de relatie. Dit gebeurt met de creditswerklijst .

op het klantendashboard kunnen we terugvinden hoeveel credits voor de klant nog openstaan.

een kruistabel met een overzicht van het verbruik van de credits van een relatie gespreidover een maand. Op deze manier kan men per klant zien welk verbruik van creditsgerealiseerd is

Per type credit wordt aangetoond hoeveel credits er nog open staan, hoeveel er nog nietverbruikt is.

1.8.1 Credits op de relatiefiche

Op de relatiefiche duiden we aan dat een relatie credits wenst te gebruiken. Als dit vinkje isuitgeschakeld, zal DBFACTw geen rekening meer houden met de mogelijkheid of er creditsaanwezig zijn voor deze klant.

18

18 Credits

© <2010> TML bvba

Bij het uitschakelen van dit vinkje, wordt nagekeken in welke mate de klant nog overuitstaande credits beschikt. Indien er nog openstaande credits zijn, wordt de gebruikerdaarover gewaarschuwd. U kunt dan het vinkje niét uitschakelen. Tip: als u wilt dat de klantgeen bijkomende credits aanvraagt, vul dat dan in bij de opmerking bij de klant.

Eens de credits op nul zijn gebracht (en dit voor alle credittypes), zal DBFACTw toelaten omcredits uit te schakelen.

1.8.2 Creditswerklijst

Deze werklijst wordt vooral gebruikt om na te gaan welke credits er voor klanten nog openstaan. Per verkochte type credit zien we informatie van de klant staan, met het saldo van dehoeveelheid nog niet verbruikte credits.

Snelfilter

Een aantal basis selectiemogelijkheden zijn in deze werklijst ingebouwd. Door de waarde inte vullen wordt onmiddellijk de gevraagde informatie herberekend.

Relatie Als er geen relatie ingegeven wordt, worden alle credits getoondvoor alle relaties. Indien wel een relatie opgegeven wordt, wordenalleen de credits van deze relatie getoond.

Openstaand Standaard zijn we alleen geïnteresseerd in de openstaande credits (aldan niet van een klant). Dit betekent dat voor deze credits niets meerte verbruiken is. Indien we vooralsnog een historiek willen opvragenkunnen we dit nagaan. Standaard staat 'openstaand' reeds aangevinkt.

Gegroepeerd Standaard staat dit uit. Indien dit aangevinkt wordt, zal automatischde credits van één klant voor hetzelfde type samengevoegd wordenop één rij in het overzicht. Ook de restwaarde wordt automatischsamengeteld, en de waarde van het credit zelf wordt automatisch alsgemiddelde berekend.

Knoppen

Deze werklijst wordt vooral gebruikt om snel gegevens op te vragen. Daarnaast kunnen wehier onmiddellijk een bijkomende transactie aanmaken.

Nieuw Vanuit deze werklijst kunnen we onmiddellijk een bijkomendetransactie aanmaken. Zo kunnen we onmiddellijk een 'verkoop' vancredits registreren, ook al is dit niet direct gekoppeld aan eendocument. Een bijkomend credit wordt automatisch aangemaakt enin de lijst toegevoegd.

19Credits

© <2010> TML bvba

Ook verbruik kan geregistreerd worden. In dat geval wordtautomatisch nagekeken of de klant over credits beschikt, en wordendeze automatisch in mindering gebracht van een credit entiteit metopenstaande credits.

Opvragen via deze knop kunnen we alle informatie opvragen van de credits vaneen klant. Zo kunnen we hier kiezen uit

De historiek van een credit (d.w.z. de verkoop van het credit incluisde transacties van het verbruik)

De historiek van een klant

Het overzicht van de relatie en credits.

1.8.3 Credits op het klantendashboard

Het aantal openstaande credits is via het klantendashboard opvraagbaar. Hetklantendashboard kan u selecteren middels de toetsencombinatie "CTRL + F5" in een actieverelatie.

Per credittype krijgen we het openstaand saldo voor de klant te zien.

20 Credits

© <2010> TML bvba

Deze werklijst vormt een handig overzicht om per klant te zien hoeveel credits er verbruiktzijn of verkocht. Per maand kan men nakijken wat de resultaten zijn, om dit zo ook eventueelbij een klant te bespreken.

1.8.4 Relatie credits overzicht werklijst

Met deze werklijst verkrijgen we per klant een overzicht van het aantal credits dat per maandverbruikt werd gedurende de loop van het jaar.

Aangezien diverse credits niet bij mekaar kunnen geteld worden, wordt deze lijst steeds percredit getoond. Het overzicht wordt per kalenderjaar voorzien, zodat de verschillendemaanden naast mekaar staan, alsook het credits saldo.

1.9 Credits en de boekhouding

In dit hoofdstuk wordt alles verwerkt rond de boekhoudkundige betrekking van deCreditsmodule.

Basisprincipe credits in de boekhouding

De verkoop van de credits wordt automatisch in de omzet bijgeteld. Dit is eigen aan hetfactureren van een standaard verkoop. Volgens het zogenaamde "voorzichtigheidsprincipe" mag men echter geen verkoop inresultaat brengen als de zaken nog niet gerealiseerd zijn. Daarom zit in de creditsmodule eensysteem van actualisering van de transacties.

Per maand willen we daarom een correctieboeking bijhouden, waarbij

Verkochte credits worden via de doorboeking uit het resultaat (de klasse 7) gehaald enovergebracht naar een balansrekening (typisch een 46000).

Verbruikte credits worden voor de maand juist omgekeerd, terug in resultaat gebracht. Ditkan echter op verschillende manieren gebeuren. Deze manieren worden verderbeschreven.

Besluit:Ondanks de verkoop van credits, worden deze in de maand zelf overgebracht naar de balans.Het is pas bij het verbruik van deze credits zelf dat er een overboeking plaatsvindt naar deresultaten. We vinden daarom in de resultaten uitsluitend de 'gerealiseerde' credits terug.

Anders geformuleerd: credits worden automatisch geboekt als een 'voorschot', en wordenboekhoudkundig ook geboekt naar de balans. Het is bij de registratie van het verbruik van decredits dat er een overboeking plaatsvindt van de balansrekeningen naar de resultaten(specifiek de omzet-rekeningen).

21Credits

© <2010> TML bvba

Het principe van doorboeken

Hoe gaan we daarvoor praktisch te werk? In de relatie credits werklijst vindt men een button <Doorboeken> terug. Door een bepaalde maand te kiezen, wordt per credittype nagekekenwelke manier van doorboeken gekozen moet worden. De verschillende wijzen vandoorboeken worden hieronder besproken.

Het geval van vaste relatie

In het geval het credittype er van uit gaat dat we alles willen overboeken via een nulfactuur invaste relatie, dan wordt automatisch een factuur gegenereerd, waarbij

- de verkochte credits overgeboekt worden via het ingevulde artikel in het credit type- de verbruikte credits overgeboekt worden met het ingevulde artikel in het credit type

Het geval van boeking op de klant

In dat geval wordt hetzelfde principe toegepast, maar dan per relatie. Per relatie wordt eennulfactuur gemaakt. Deze nulfacturen kunnen wat verwarrend zijn voor de historiek met deklant.

Het principe van doorboeken via vaste relatie met analytische uitsplitsing volgensoorspronkelijk artikel

Sommige ondernemingen hebben een vrij uitgebreide analytische boekhouding. Aangezienmen dan maandelijks dezelfde resultaten via credits wilt kunnen gebruiken als zondercredits, wordt deze optie gebruikt.

Op de factuur wordt eerst de 'verkopen' geactualiseerd. Dit gebeurt in se op dezelfde manierzoals bij de andere methodes. De verkoop wordt overgeboekt van de omzetrekening naar derekening die het bedrag crediteert op de voorschotrekening.

De situatie is grondig anders bij het boeken van het verbruik. Aangezien we, onafhankelijkvan de methode van al dan niet werken met credits, volgens de artikelen analytisch willengaan boeken, moeten we ook een nulfactuur maken, maar dan wel:

- per verbruiksboeking wordt enerzijds de actiefrekening gebruikt om het bedrag tedebiteren op de actiefrekening (op deze manier verminderen we de voorschotten dus).Tegelijkertijd wordt het echte verbruik in resultaat gebracht met het normale artikel,waarmee het verbruik geregistreerd is. De kostprijs waarmee de transactie in rekening wordtgebracht staat in de historiek vermeld van de transactie zelf. Aangezien het aantal regels op de factuur daardoor zou kunnen oplopen, worden detransacties met dezelfde prijzen steeds op aantallen gegroepeerd. Daardoor worden zevanzelfsprekend automatisch op dezelfde rekening doorgeboekt, dit zowel voor de gewonegrootboekrekeningen alsook voor de analytische grootboekrekeningen.

22 Credits

© <2010> TML bvba

1.10 Parameters credits module

Om van deze functionaliteit te kunnen genieten is het natuurlijk belangrijk dat u deze modulehebt aangekocht.Deze module zal op dat moment actief staan in uw DBFACTw-licentie en kan u gaan fine-tunen in de parameter modules onder Direct-Menu 31, onder het tabje 'Commecieel beheer'en daar te kiezen voor 'Credits'.

Creditsmodule actief in dossier Als in de licentie de creditsmodule aangevinkt is, kan mende Creditsmodule in het dossier ook activeren.

Vaste relatie voor doorboeken Indien credittypes gedefinieerd zijn, die voor hetdoorboeken gebruik maken van één relatie (één factuurper maand), dan wordt deze relatie gebruikt. Indien deze relatie niet ingevuld is, dan kan geen factuurgemaakt worden voor het automatisch doorboeken.

Controle credits - in factuur- in levering- in kasverkopen- in service- in helpcase

Bij ingaven van deze respectievelijke documenten wordtnagekeken of een klant met credits actief staat. Indien dathet geval is, wordt nagekeken voor het overeenkomstigedocument of - er geen informatie moet komen- er alleen informatie moet komen indien het alarmpeilvoor de credits bereikt is- de informatie van de openstaande credits altijd getoondmoet worden

Credits op leveringsbon enfacturatiestatus

- Vragen om leveringsbon op niet-gefactureerd te zetten- Vragen om leveringsbon op gefactureerd te zetten- Leveringsbon automatisch op gefactureerd zetten

Via deze parameter kan worden ingesteld datleveringsbonnen die uitsluitend uit artikelen bestaan dieworden verrekend via openstaande credits voor de klanteventueel onmiddellijk de status gefactureerd meekrijgen.

1.11 Credits en reporting

Credits werklijsten, zoals de werklijst van de historiek kunnen in combinatie met de krachtige'management en rapporteringsmodule' gebruikt worden.

Voor meer uitleg over de module zelf, verwijzen we naar de handleiding van deze module.

Enkele voorbeelden:

Ik wil de klant maandelijks een overzicht versturen met een rapport van verbruik van zijncredits? Via de credits historiek werklijst maken we een selectiefilter aan. Deze bewaren, bv.

23Credits

© <2010> TML bvba

onder de naam 'detail historiek van klant voor deze maand'. Dan gaan we naar deabonnementswerklijst. Daar maken we een abonnement-item bij, waarbij we de juistaangemaakte selector gebruiken om te rapporteren naar de betreffende email adressen.

Als zaakvoerder of verantwoordelijke wil ik maandelijks weten welke credits verbruikt zijnper klant? Via de relatie credits werklijst kan men perfect een overzicht krijgen van de klanten, zoalsgevraagd. Nadat deze filter bewaard is, volstaat het deze aan te maken in deabonnementswerklijst.

1.12 Opmerkingen over de credits module

Deze module bevat reeds tal van basis functionaliteit. Misschien is voor u als gebruiker nogbijkomende functionaliteit gewenst. Dit kunt u steeds doorgeven via de helpdesk, zodat ditopgevolgd kan worden. U krijgt steeds een antwoord over het eventuele doorvoeren van degevraagde aanpassingen en hoe deze eventueel zullen gebeuren in DBFACTw zelf.

Het opvragen van de credits op een webshop (webservices) is nog niet mogelijk op ditmoment.

Deze module wordt later geïntegreerd in de contracts module. Vanaf dan zal in een contractgeregistreerd kunnen worden op welke regelmaat een klant credits aankoopt, wanneer hijmoet gerapporteerd worden, vanaf welk peil hij bijkomende credits gefactureerd krijgt.Een waarschuwingspeil (alarmpeil), zodat de klant verwittigd wordt en desnoodsautomatisch bijkomend gefactureerd zal dan ook in het contract gedefiniëerd worden.Apart is dit niet voorzien.

In eerste instantie zal de rapportage van de credits naar de klant toe via demanagementsrapporteringsmodule plaats vinden. Later zal dit bv. 'collectief' kunnengebeuren via de verwittigingswerklijst

Het kan vandaag voorkomen dat klanten met negatieve credits saldo's zitten. Bij registratiegaat men immers credits 'opgebruiken'.

Credits zijn per definitie niét beperkt in tijd. Dit is trouwens wettelijk niet toegestaan.

Het gebruik van uursoorten en dergelijke is niet gekoppeld aan de credits. Het gebruik vande uurtarieven (zie uurtarieven werklijst), zorgt ervoor dat eventueel automatisch eenander artikel gebruikt kan worden. Indien dit zo het geval is, zal automatisch, door deandere tarifiëring van de coëfficiënt de credits anders aangerekend worden.

Voor de verrekening van de credits in de helpdesk module kan men op dit ogenblik alleengebruik maken van het standaard 'helpdesk verrekeningsartikel' (zie de parameters bij dehelpdesk module).

24 Credits

© <2010> TML bvba

1.13 FAQ Credits module

Een aantal veel gestelde vragen rond de Creditsmodule worden hier beantwoord.

Welke type credits maak ik aan? Maak het zeker en vast niet te complex ! Eerst en vooral is het noodzakelijk een overzicht in kaart te brengen van de verschillendedienstverleningen binnen uw firma. Daar aan gekoppeld moet je natuurlijk eens goednadenken over de 'creditspakketten' die je wenst te gaan aanbieden aan je klanten.

Zelf hebben wij slechts 3 credittypes aangemaakt, nml:

- Voor de verrekening van de opleidingen- Voor de verrekening van de prestaties van de commerciële mensen on-site- Voor de verrekening van ONLINE-Support

Kan ik type credits overhevelen van het ene naar een ander type credit? Dit is mogelijk. Dit gebeurt op een manuele manier. U gaat naar de credits historiekwerklijst, en met de knop 'nieuw' voegt u een manuele transactie toe. U verbruikt hetaantal credits dat u wenst over te hevelen naar een andere type credit. Via hetopmerkingsveld en het vinkje 'manueel' kunt u steeds zien dat u deze transacties,correcties, overboekingen, manueel hebt ingevoerd.

Is het mogelijk om het credit-saldo af te drukken op een factuur?Dit kan uiteraard.Het voorzien op het document kan via Crystal Reports. De typeregel die moet wordengebruikt voor deze saldoregel = 53

1.14 Voorbeeld

Een praktijkvoorbeeld van het gebruik van credits kan verderop worden teruggevonden.

1.14.1 Instellingen

Laat ons er alvast van uitgaan dat de licentie actief is en dat deze module ook is geactiveerd inje parameter modules .

Het eerste wat ons staat te doen is een aantal artikelen aanmaken in DBFACTw.

1.14.1.1 Aanmaak artikelen voor verwerking credits

Op het einde van de rit, ttz. bij de verrekening van de credits naar de boekhouding heb ikminimaal 2 artikelen nodig.

1. Een artikel dat wordt gebruikt om de verkochte waarde van de credits over te brengen naarde balans

22

25Credits

© <2010> TML bvba

2. Een artikel dat wordt gebruikt om het resultaat over te dragen naar de resultatenrekening

26 Credits

© <2010> TML bvba

1.14.1.2 Aanmaak creditstypes

Vervolgens moet er intern worden nagedacht over het aantal credittypes. In mijn concretegeval wil ik in eerste instantie werken 3 credittypes:

1. Een type voor de verrekening van prestaties ONSITE van onze SALES mensen2. Een type voor de verrekening van prestaties ONLINE door onze SUPPORT mensen3. Een type voor de verrekening van de opleidingen die onze klanten kunnen gebruiken

27Credits

© <2010> TML bvba

1.14.1.3 Aanmaak artikelen verkoop credits

Uiteraard is het noodzakelijk dat er artikelen bestaan die kunnen worden gebruikt bij deverkoop van uw credits. Ik heb dus voor de hierboven gedefinieerde credittypes telkenmaleminimum één artikel nodig.

Artikel 1: prestaties ONSITE van onze SALES mensen

Je kan zien dat ik op het tabblad 'Allerlei' het correcte credittype moet selecteren zodanig datDBFACTw weet op welke manier dit verrekend dient te worden. Tevens moet ik ingeven ofhet hier over een verbuik artikel gaat of over een opbrengst artikel (lees meer ).In mijn geval gaat het hier duidelijk over een opbrengst artikel, ttz. een artikel dat zal gebruiktworden bij de verkoop van de credits.

Op dezelfde manier kan ik een 2de opbrengst artikel aanmaken voor de verkoop vanprestaties die onze support afdeling biedt online.

7

28 Credits

© <2010> TML bvba

En om ons voorbeeld compleet te maken een artikel dat wordt gebruikt voor de verrekeningvan onze opleidingen.

29Credits

© <2010> TML bvba

1.14.1.4 Aanmaak artikelen verbruik credits

Hoogst waarschijnlijk bestaan er al artikelen in uw dossier die kunnen worden gebruikt voorhet verrekenen van de door de klant aangekochte credits. Indien dit niet het geval is danmoet je deze nog aanmaken.Het enige waar je rekening mee moet houden is dat op het tabblad 'Allerlei' staat aangeduidonder welk credittype deze artikelen vallen én dat het hier over een verbruiksartikel gaat.Je kan dit doen door een negatieve creditsfactor in te vullen op de artikelfiche.

Let op: Indien een verbruiksartikel is gedefinieerd bv. per 15 minuten en het opbrengstartikelis gedefinieerd per 60 minuten, dan dient de waarde van de creditsfactor overeen te komenmet '- 0,25'.

Hieronder kan je de artikelen terugvinden die ik heb gedefinieerd voor het uitwerken vanmijn voorbeeld. Het gaat hier over 4 artikelen.

1. Een artikel voor SALES JONA dat dus wordt gebruikt voor het aanrekenen van de prestatiesvan John Naessens

2. Een artikel voor SALES WIVO dat dus wordt gebruikt voor het aanrekenen van de prestatiesvan Willy De Vos

30 Credits

© <2010> TML bvba

3. Een artikel voor SUPPORT-HELPDESK dat dus wordt gebruikt voor het aanrekenen van desupport presaties online

4. Een artikel voor OPLEIDING dat dus wordt gebruikt voor het aanrekenen van eengeorganiseerde opleiding

Ik geef als voorbeeld het artikel dat is aangemaakt voor de verrekening van de onlineprestaties van de support-afdeling. Let op de negatieve creditsfactor die is ingevuld en hetgebruik van het correcte credittype.

Je kunt ook zien dat de waarde van de creditsfactor van dit artikel is ingevuld met - 0,25. Dereden hiervoor is dat het artikel waarmee de credits initieel worden verkocht gedefinieerd is per uur (per 60 minuten), en dit verbruiksartikel is gedefinieerd per 15 minuten.

1.14.2 Aanrekenen credits aan de klant

Nu alle instellingen achter de rug zijn kunnen we onze credits beginnen te verkopen aan onzeklanten.

Onze factuur wordt op dezelfde manier aangemaakt zoals altijd. Uiteraard moeten we errekening mee houden dat het correcte artikel wordt gebruikt voor het aanrekenen van de

31Credits

© <2010> TML bvba

credits.

Deze klant heeft dus voor 10 uur credits gekocht voor online support en voor 5 uur aan creditsvoor opleidingen. Na het afsluiten van deze factuur zal je zien dat in de credit werklijst(direct-menu 1232) deze hoeveelheid is weggeschreven voor deze klant.

Na het aanmaken van de factuur kan je beginnen met het verminderen van de aangekochtecredits voor deze klant via:

32 Credits

© <2010> TML bvba

1. via de gewone facturatie (factuur of kasverkopen)2. via de servicerapporten3. via een helpdeskcase4. via het evenementenbeheer

1.14.3 Verbruiken van de credits voor de klant

Het zogenaamde verbruiken van credits kan via verschillende kanalen.

1. Manueel verbruik van credits2. Via de aanmaak van een factuur/leveringsbon/kasverkoop3. Via de aanmaak van een servicerapport4. Via de aanmaak van een helpdeskcase5. Via een evenement

1.14.3.1 Manueel verbruik

Credits kunnen manueel worden verbruikt indien u daar de rechten voor heeft.

Stel dat u een klant zonder veel poeha een aantal credits cadeau wil doen, of misschien eenaantal credits wenst af te trekken, dan kan dit via de manuele verwerking.

Een manuele verwerking kan je gewoon uitvoeren via de credit historiek werklijst. Je kiest indeze werklijst voor de button <Nieuw>.

32

33

35

36

37

7

33Credits

© <2010> TML bvba

In dit geval zal ik klant 'Willy De Vos' een cadeau hebben gegeven van 5 credits van het typeOnsite Prestaties SALES. Op dezelfde manier kan ik ook credits gaan verbruiken voor dezeklant.

1.14.3.2 Via facturatie

Dit kan in vele gevallen ook het enige kanaal zijn wat wordt gebruikt voor het verrekenen vancredits voor de klant. Dit vooral als er geen andere modules actief zijn in het dossier.

Voor diezelfde klant in ons voorbeeld gaan we er nu gewoon van uit dat deze klant eenhalfuur (30 minuten) support heeft gekregen van onze helpdesk. Er zal dus een factuur (ofleveringsbon) worden aangemaakt door de helpdesk waarbij het artikel wordt gebruikt datnoodzakelijk is voor de verrekening van de openstaande credits.

34 Credits

© <2010> TML bvba

Vermits in mijn voorbeeld het artikel dat moet worden gebruikt voor de verrekening van dittype openstaande credits gedefinieerd is per 15' moet het aantal hier uiteraard 2 bedragen.U kan zien dat niet de prijs van het artikel wordt overgenomen maar dat, vermits deze klantopenstaande credits heeft, de prijs van het gebruikte artikel op 0 komt te staan.

Na het afsluiten van de factuur zou, als alles goed is verlopen, het aantal openstaande creditsvoor deze klant, voor dit type, met 0,5 moeten zijn verminderd. Deze klant heeft van hetinitieel aangekochte pakket aan SUPPORT-uren immers nu reeds een half uur opgebruikt. Wekijken of dit zo is even naar de Credits Historiek Werklijst.

In de bovenstaande screenshot (gele markering) kan je zien dat via factuur 08000003 er 0,5credits werden verbruikt.

35Credits

© <2010> TML bvba

1.14.3.3 Via een servicerapport

Een verrekening van credits kan ook gebeuren via het maken van een servicerapport. Vooreen aantal sectoren zal dit trouwens het meest gebruikte document zijn om de verrekeningmee te doen vermits er hier een duidelijke probleem omschrijving kan worden meegegeven.

Zoals je kan zien wordt de verrekening van het verbruiksartikel ook gewoon ingegeven in hetservicerapport. Wat opvalt in de Credits Historiek Werklijst is dat er één eenheid van ditartikel wordt verrekend vermits het gebruikte verbruiksartikel de factor -0,25 heeft gekregenen het opbrengst artikel de factor 1.

36 Credits

© <2010> TML bvba

1.14.3.4 Via een helpdeskcase

Voor klanten die gebruik maken van onze uitgebreide helpdeskmodule hebben we uiteraardook de mogelijkheid voorzien om credits te verrekenen via een helpdeskcase.

Via een handige kleurcode kan je dus zien of deze klant nog openstaande credits heeft. U kanhet aantal credits bovenaan rechts zien. Meer uitleg over de gebruikte kleurcodes kan hierworden teruggevonden.

Indien de klant openstaande credits heeft van het correcte type dan wordt de financiëlestatus aangepast naar Verrekend via Credits.Mocht dit niet noodzakelijk zijn dan kan dit worden 'overruled' via helpkey 960482

Meer uitleg over de verrekening kan hier worden teruggevonden.

12

12

37Credits

© <2010> TML bvba

1.14.3.5 Via een evenement

Credits kunnen ook worden verrekend via het Evenementenbeheer. Dit houdt in dat u bv. opleidingspakketten kan verkopen aan uw klanten. Wij gebruiken deze functionaliteiteveneens en we bekijken dit dan ook eens van naderbij met een reëel praktijkvoorbeeld.

Voorbereiding van de artikelen

In eerste instantie is het dus zoals altijd nodig dat onze klant een pakket van credits aankooptdie hem het recht, dikwijls tegen een verminderde prijs, deel te nemen aan een aantalopleidingen.

We doen dit via een factuur aan de klant. Op deze factuur komt het artikel te staan dat wordtgebruikt om het pakket aan opleidingen te factureren. Dit is dus ons opbrengst artikel en we

38 Credits

© <2010> TML bvba

weten hiervan dat dit artikel een positieve creditsfactor dient te hebben.In mijn voorbeeld heb ik een artikel dat de klant recht geeft op 7 zitjes voor een opleiding dieon-site wordt georganiseerd en bedraagt de creditsfactor dus 7.Dit artikel krijgt ook het bijbehorende correcte credittype mee.

Hieronder hoe dit er juist uitziet in de artikelfiche voor het opbrengst artikel:

Uiteraard hebben we ook nog een verbruiksartikel nodig. Dit artikel zal worden gebruikt voorde verrekening van de credits en dient dus een negatieve creditsfactor te hebben.Onderstaand een screenshot van hoe dit artikel in realiteit uitziet:

9

39Credits

© <2010> TML bvba

Dit dien je dus te doen met al je artikelen die zullen worden gebruikt om de opleidingen aante rekenen aan de klant.

Aanrekenen opleidingspakket voor de klant

Voila, we zijn zo ver gekomen dat we het opleidingspakket kunnen gaan aanrekenen aan onzeklant. We doen dit uiteraard via een factuur.

In onderstaande screenshot kan u zien hoe de verrekening er op de factuur zal uitzien:

40 Credits

© <2010> TML bvba

Na het afsluiten van onze factuur zal deze klant dus een saldo hebben openstaan van, in mijngeval, 7 credits. Ik controleer dit even in de Credits Overzicht Werklijst (onderstaand) en wezien dat dit wel degelijk het geval is.

Voila, nu komt het echt werk...

Verwerking van de inschrijving via het evenementenbeheer

Uiteraard is het niet de bedoeling om hier nog eens de module Evenementenbeheer te gaanuitleggen maar beperk ik me tot het minimum en leg ik enkel uit hoe openstaande creditsworden verwerkt via deze module.

41Credits

© <2010> TML bvba

Na het ingeven van de relatie wordt er een melding gegeven indien de deelnemeropenstaande credits heeft die in aanmerking komen voor gebruik. U kan het aantalopenstaande credits terugvinden op het scherm. Tevens dient u ervoor te zorgen dat indien ueen verrekening wenst via de credits dat de facturatie-status correct is ingevuld.

Na het inschrijven van deze deelnemer heeft deze klant dus nog 6 openstaande credits die hijkan gebruiken alvorens supplementair te worden gefactureerd.

Protip Dubbelklik op het aantal credits opent de 'credit werklijst' voor degeselecteerde relatie.

Klungelalarm

Indien een inschrijving wordt geannuleerd dan worden de afgetrokken creditsvia de inschrijving opnieuw bijgeteld bij het totaal aantal credits.