manual book kearsipan digital

MANUAL BOOK

KEARSIPAN DIGITAL

Oleh Kelompok A1.2:

1. Danik Ratri Wulandari (11402241002)

2. Kennia Utami (11402241004)

3. Maria Pransiska (11402241010)

4. Bethi Dian Paramita (11402241013)

5. Fiska Purwanita Rahayu (11402241023)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2014/ 2015

1

SKENARIO PRAKTIK

Profil PT Jogja Computindo

Jogja Computindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyedia barang

elektronik, khususnya komputer dan perlengkapannya. Perusahaan ini berdiri sejak 11 Januari

2004 yang beralamat di Jalan Kusumanegara 33 A Yogyakarta. Telepon (0274) 547233. E-

mail : [email protected] .

Bagian-bagian dan level kerja dalam PT Jogja Computindo:

1. Pimpinan Perusahaan

Pimpinan PT Jogja Computindo adalah direktur.

2. Sekretaris

Di PT Jogja Computindo, sekretaris juga berperan sebagai administrator yang

mengendalikan sistem kearsipan digital di PT Jogja Computindo.

3. Arsiparis

4. Bagian Keuangan

Dalam bagian keuangan terdapat kepala bagian keuangan dan staf.

5. Bagian Pemasaran

Dalam bagian pemasaran terdapat kepala bagian pemasaran dan staf.

Dalam praktik ini diasumsikan bahwa masing-masing bagian dalam PT Jogja

Computindo telah mempunyai akun sesuai dengan jabatan dan pekerjaannya. Seluruh bagian

kerja PT Jogja Computindo dibuatkan akun pada sistem kearsipan digital (http://pspap.org),

dengan detail sebagai berikut:

No. Jabatan Username Password

1. Administrator Admin_a1.2 Admin_a1.2

2. Direktur Direktur_a1.2 Direktur_a1.2

3. Kepala Bagian Pemasaran KabagPemasaran_a1.2 KabagPemasaran_a1.2

4. Tata Usaha/Sekretaris TU_a1.2 TU_a1.2

Kemudian dalam kegiatan mail handling dapat dijelaskan bahwa PT Jogja Computindo

menerima surat dari PT Mahardika Komp. perihal permintaan penawaran. Setelah surat

2

diterima PT Jogja Computindo membalas surat tersebut, yaitu berupa surat penawaran kepada

PT Mahardika Komp. atas produk yang dimiliki oleh PT Jogja Computindo. Untuk lebih

jelasnya dapat digambarkan alurnya sebagai berikut:

PT Mahardika Komp.

mengirim Surat

Permintaan Penawaran

PT Jogja Computindo

menerima Surat

Permintaan Penawaran

PT Jogja Computindo

membalas dengan surat

penawaran dan

mengirim surat

PT Mahardika Komp.

menerima surat

penawaran

3

STANDAR KOMPETENSI

Pengelolaan Sistem Kearsipan Digital

I. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR

Kompetensi Dasar Indikator

Memahami alur pengelolaan surat masuk

dan surat keluar dalam perusahaan

Memahami dan menceritakan

skenario pengelolaan surat masuk

dalam perusahaan dengan sistem

kearsipan digital

Memahami dan menceritakan

skenario pengelolaan surat keluar

dalam perusahaan dengan sistem

kearsipan digital

Mampu mengoperasikan printer merk HP

Laserjet P1005

Memahami dan mempraktikkan cara

menginstall printer merk HP Laserjet

P1005


mensharing printer merk HP Laserjet

P1005

Mampu mengoperasikan scanner merk

Canon DR-2580C


menginstall scanner merk Canon DR-

2580C


mensharing dokumen hasil scan

dengan scanner merk Canon DR-

2580C

II. TUJUAN PRAKTIK

Praktikum ini mempunyai beberapa tujuan, yaitu:

A. Untuk mengetahui cara menginstal printer merk HP Laserjet P1005.

B. Untuk mengetahui cara mensharing printer merk HP Laserjet P1005.

C. Untuk mengetahui cara menginstal scanner merk Canon DR-2580C.

D. Untuk mengetahui cara mensharing dokumen hasil scan dengan scanner merk

Canon DR-2580C.

E. Untuk mengetahui alur pengelolaan surat masuk dengan sistem kearsipan digital.

4

F. Untuk mengetahui alur pengelolaan surat keluar dengan sistem kearsipan digital.

III. DASAR TEORI

A. Printer HP Laserjet P1005

1. Printer

Printer merupakan perangkat yang menghasilkan teks atau gambar pada

kertas atau media lainnya (Setya Nugraha: 2004). Printer merupakan alat yang

dipakai untuk mencetak tampilan monitor ke kertas. Informasi yang dicetak

dapat berupa teks maupun gambar. Dilihat dari sudut teknologi yang digunakan

untuk mencetak, printer dapat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu:

a) Printer dot-matrix, yakni jenis printer yang digunakan kepala cetak berupa

sekumpulan jarum. Kumpulan jarum memukul pita dan menghasilkan

cetakan pada kertas.

b) Printer laser, yakni jenis printer yang menggunakan sinar laser untuk

mengendalikan pencetakan yang dihasilkan oleh bubuk toner.

c) Printer ink-jet, yakni jenis printer yang mencetak dengan cara

menyemprotkan titik-titik tinta yang bermuatan listrik ke kertas.

(http://www.artikeltik.com/pengertian-printer.html)

2. Instal Printer

Dikutip dari laman http://www.anneahira.com/langkah-langkah-

menginstal-komputer.htm, install berarti proses pemasangan perangkat lunak

(software) tertentu ke dalam komputer. Software atau program apapun akan

menjalani proses install agar dapat dijalankan atau digunakan dalam komputer.

Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa install printer

merupakan proses pemasangan driver printer ke dalam komputer agar printer

dapat digunakan untuk mencetak informasi berupa tulisan maupun data melalui

komputer yang bersangkutan.

3. Sharing Printer

Sharing adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk membagi suatu file,

perangkat, dan koneksi internet untuk dapat digunakan secara bersama-sama

dalam jangkauan tertentu. Sharing printer merupakan fasilitas yang dapat

membagi driver printer agar printer dapat digunakan secara bersama-sama

untuk mencetak oleh beberapa komputer yang disharing.

5

4. Gambar Printer HP Laserjet P1005

Sumber : http://www.ebay.com/itm/Hp-Laserjet-P1005-Portable-Laser-Printer-

/271174979961

B. Scanner Canon DR-2580C

1. Scanner

Sebuah scanner atau pemindai adalah alat yang menggunakan cahaya dan

alat peka cahaya untuk mendigitalisasi foto atau gambar yang sudah dicetak di

kertas (Setya Nugraha: 2004). Hasil pemindaian itu pada umumnya akan

ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital. Fungsi scanner

adalah alat yang bisa membaca, merekam dan mengambil informasi suatu

benda baik 2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk

gambar. Sementara itu, scanner berguna sebagai penyimpan gambar, baik itu

foto, surat-surat penting seperti ijazah, atau berita dari koran dalam bentuk file

digital.

2. Install Scanner

Install berarti proses pemasangan perangkat lunak (software) tertentu ke

dalam komputer. Software atau program apapun akan menjalani proses install

agar dapat dijalankan atau digunakan dalam komputer.

Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa install scanner

merupakan proses pemasangan driver scanner ke dalam komputer agar scanner

dapat digunakan untuk memindai atau menscan dokumen.

3. Sharing Dokumen Hasil Scan dengan Scanner Canon DR-2580C

Sharing adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk membagi suatu file,

perangkat, dan koneksi internet untuk dapat digunakan secara bersama-sama

6

dalam jangkauan tertentu. Sharing dokumen hasil scan merupakan fasilitas yang

dapat membagi software scanner agar hasil scan dapat dilihat dan diakses oleh

semua komputer dalam satu jaringan yang sama dengan komputer utama yang

digunakan untuk menginstal scanner. Dalam melakukan sharing dokumen hasil

scan menggunakan suatu program, yaitu Hierarchical File System (HFS).

Dari laman http://sikola-it.blogspot.com/2012/06/file-server-berbasis-http-

hfs.html diketahui bahwa HFS adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan

untuk sharing file melalui jaringan, baik itu lewat jaringan internet maupun di

jaringan LAN. Dalam melakukan sharing file, aplikasi ini menggunakan

protokol HTTP (berbasis Web).

Berdasarkan pemaparan di atas, diketahui bahwa sharing dokumen hasil

scan dengan scanner Canon DR-2580C adalah fasilitas membagi dokumen atau

file agar dokumen tersebut dapat dilihat dan diakses oleh semua komputer

dalam satu jaringan tertentu dengan menggunakan protocol HTTP (berbasis

web).

7

4. Gambar Scanner Canon DR-2580C

Sumber : http://www.geminibv.nl/labware/canon-scanner-dr-2580c

C. Surat

Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi

bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan,

keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau

disampaikan kepada pihak lain. Definisi lain mengeni surat adalah suatu sarana

untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain.

D. Arsip dan Kearsipan

Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archivum yang berarti tempat

untuk menyimpan. Dalam bahasa Belanda dikenal istilah archief yang berarti:

1) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain;

2) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan berupa gambar, tulisan, grafik, dan

sebagainya; serta

3) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena

mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara diketemukan

kembali (The Liang Gie dalam Mulyono, 1985). Sedangkan menurut Undang-

Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam

bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam

rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

8

Menurut Ensiklopedi Administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan

tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila

diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Sementara itu, George R. Terry melalui Mulyono (1985: 3) mendefinisikan

kearsipan sebagai penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan

yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa

sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali

dengan mudah dan cepat. Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan

dan diolah di dalam suatu format dimana hanya komputer yang dapat

memprosesnya.

E. Sistem Kearsipan Digital

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam

yaitu :

1) Sistem abjad (alphabetic system)

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi

/ kantor.

2) Sistem subjek ( subjeck system )

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan

berdasarkan pokok soal/masalah.

3) Sistem, wilayah ( geographic system)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,

seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dan lain sebagainya.

4) Sistem nomor ( numeric system)

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang

dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang

bersangkutan.

5) Sistem tanggal (chronological system)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan,

dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990.

Atau sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26.

9

Dari pemaparan tersebut, dapat diketahui bahwa sistem kearsipan digital adalah

suatu sistem pengurusan surat masuk maupun surat keluar dengan

menggunakan sistem komputerisasi.

IV. ALAT DAN BAHAN

A. Alat

Alat yang dibutuhkan dalam praktik kearsipan digital adalah:

1) Komputer

2) Printer

3) Scanner

4) Koneksi Internet

5) Aplikasi Sistem Kearsipan Digital (pspap.org)

B. Bahan

Bahan yang dibutuhkan dalam praktik kearsipan digital adalah:

Surat yang hendak dikirim

1) Surat masuk

2) Surat keluar

12

V. LANGKAH KERJA

A. Instal Printer HP Laserjet P1005:

1) Download driver printer merk Hp Laserjet P1005 di situs resmi HP, yaitu

http://www8.hp.com/id/en/home.html. Simpan driver printer HP Laserjet

P1005 di komputer.

2) Setelah proses download driver printer HP Laserjet P1005 selesai, kemudian

instal di komputer dengan cara Klik kanan Klik Run as administrator seperti

gambar dibawah ini:

13

3) Maka akan muncul kotak dialog (Getting Started Guide) seperti di bawah ini

lalu pilih (klik) produk printer HP Laserjet seri P1500.

4) Sehingga muncul kotak dialog selanjutnya dan klik USB (karena koneksi

printer menggunakan kabel USB)

14

5) Pilih Begin Setup untuk mengetahui pengaturan awal printer.

6) Setelah meng-klik Begin Setup, akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini

yaitu terkait dengan penempatan printer dan suhu. Apabila sudah mengerti lalu

klik Install Printer Software dan akan muncul kotak warna merah muda seperti

dibawah yang berisi peringatan untuk tidak menghubungkan kabel USB

terlebih dulu sampai proses instal selesai. Kemudian klik Install Printer

Software yang terdapat pada kotak dialog warna merah muda.

15

7) Maka akan muncul kotak dialog welcome to HP Laserjet P1500, kemudian

Klik button Next.

8) Kemudian muncul kotak dialog End User License Agreement dan Klik Yes

16

9) Lalu pilih model printer yaitu HP Laser Jet 1005 dan Klik button Next.

10) Kemudian pada HP Laserjet P1005 Setup Wizard Klik button Next.

17

11) Pilih opsi Add Printer Klik Next.

12) Klik Next.

18

13) Muncul kotak dialog seperti dibawah ini, yaitu perintah untuk menghidupkan

printer dan menyambungkan kabel USB ke komputer

14) Klik Finish

19

B. Sharing Printer HP Laserjet P1005

Sebelum melakukan Sharing printer, terlebih dahulu perlu untuk mengetahui

IP Address komputer yang telah terinstal printer HP Laserjet P1005 (komputer

utama). IP Address adalah suatu identitas numerik yang dilabelkan kepada

komputer yang terdapat dalam suatu jaringan komputer yang menggunakan internet

protocol sebagai sarana komunikasi. Caranya adalah dengan tekan tombol

Windows + R pada keyboard, lalu muncul kotak dialog Run dalam kolom open

ketikkan perintah cmd (command), lalu tekan Enter atau Klik OK.

Setelah itu lalu ketikkan ipconfig lalau enter. IP address komputer (IPv4

Address)akan muncul berupa angka-angka disertai tanda titik. Contoh IP address :

172.22.2.60

Setelah mengetahui IP Addreess kemudian mulai dengan men-share printer.

Sharing printer dapat dilakukan dengan catatan seluruh komputer terhubung dalam

satu jaringan. Adapun caranya adalah sebagai berikut:

20

1. Klik start pilih Deices and Printers, atau dapat dilakukan dengan klik control

panel Hardware and Sound Devices and Printers.

2. Muncul kotak dialog seperti dibawah ini dan pastikan bahwa printer HP

Laserjet P1005 sudah tersetting default printer.

21

3. Lalu klik kanan klik Printer properties

4. Pada kotak dialog HP Laserjet P1005 Properties klik Sharing

22

5. Kemudian muncul kotak dialog sseperti dibawah. Pada Share this printer

pastikan terdapat tanda centang lalu klik OK

6. Apabila printer sudah ter-sharing akan muncul keterangan seperti yang

dilingkari warna merah di bawah ini:

23

Untuk mengecek apakah printer sudah terhubung ke komputer lain dapat dicek

dengan cara:

a. Klik start klik computer

b. Klik Network

24

c. Pada address bar ketikan IP Address komputer utama yaitu \\10.22.2.101

Enter

d. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini, yang menandakan

bahwa address bar yang telah diketikkan tadi belum dapat di akses karena

harus menggunakan izin dari administrator (komputer utama). Klik OK

Untuk dapat mengakses printer yang telah di share ke seluruh komputer

dalam satu jaringan, maka pada komputer utama dapat dilakukan langkah-

langkah sebagai berikut:

25

a. Pada tampilan desktop pada toolbar pojok kanan klik kanan network

internet Access

b. Sehingga akan muncul 2 pilihan, pilih Open Network and Sharing Center

c. Maka akan muncul tampilan seperti ini, dan klik Windows Firewall

26

d. Lalu klik Turn Windows Firewall on or off

e. Pada Costumize setting for each type of network pilih Turn off Windows

Firewall, lalu OK

27

Kemudian di cek lagi pada komputer lain apakah printer sudah ter-

sharing atau belum dengan cara seperti yang telah disebutkan diatas, yaitu:

a. Klik start klik computer

b. Klik Network

28

c. Pada address bar ketikan IP Address komputer utama yaitu \\10.22.2.101

Enter

d. Apabila masih muncul peringatan seperti di bawah ini, yang menandakan

bahwa address bar yang telah diketikkan tadi masih belum dapat di akses

oleh komputer lain karena harus menggunakan izin dari administrator

(komputer utama) maka perlu dilakukan langkah lain. Klik OK

29

Langkah tersebut yaitu:

a. Klik network and sharing center pada Windows Firewall

b. Lalu Klik Change advanced sharing setting

c. Pada Password protected sharing pilih Turn off password protected

sharing klik save changes

30

Kemudian di cek lagi pada komputer lain dengan cara yang sama pada

sebelumnya. Dan apabila setelah di ketikkan IP Address 10.22.2.101 pada

address bar komputer lain muncul seperti di bawah ini berarti printer yang di

share pada seluruh komputer dalam satu jaringan dapat mulai di instal.

Lalu untuk dapat menggunakan printer tersebut maka perlu untuk

menginstal dengan cara:

a. Klik kanan pada HP Laserjet P1005 klik Open

31

b. Akan muncul kotak dialog seperti gambar berikut ini, lalu klik Install

driver

c. Lalu akan muncul tampilan seperti ini (HP Laserjet P1005 on

10.22.2.101) yang berarti bahwa printer sudah dapat digunakan untuk

mencetak dari komputer lain yang telah terhubung dengan komputer

utama dalam satu jaringan.

32

C. Instal Scanner Canon DR-2580C

1. Download driver scanner merk Canon tipe DR-2580C di web resmi canon,

yaitu di www.canon.co.id

2. Setelah driver scanner Canon DR-2580C terdownload segera lakukan

penginstalan dengan cara klik kanan Open

33

3. Kemudian buka folder driver

4. Selanjutnya pilih setup.exe

34

5. Maka akan muncul tampilan kotak dialog seperti ini kemudian klik Next

6. Pada License Agreement klik button Yes

35

7. Proses instalasi berjalan, kemudian muncul kotak dialog seperti di bawah ini

(InstallShield Wizard Complete) klik Finish. Maka Scanner sudah siap untuk

digunakan.

36

Cara menggunakan scanner atau menscan (surat) dapat dilakukan dengan cara

sebagai berikut:

1. Klik start search Adobe Photoshop CS3 klik Adobe Photoshop CS3 seperti

di bawah ini:

37

2. Akan muncul tampilan Adobe Photoshop seperti ini:

3. Untuk memulai proses scan maka dapat dilakukan dengan Klik File Import

Klik Canon DR-2580C TWAIN (merk dan tipe scanner)

38

4. Lalu muncul kotak dialog seperti di bawah ini. Terdapat kolom-kolom pada

kotak dialog tersebut yang merupakan pengaturan untuk hasil surat yang akan

di scan, ada Mode, Page Size, Dots per inch, Brightness, Conrast, dan yang

lainnya. Kemudian langsung saja Klik Scan.

39

5. Setelah di Klik Scan maka akan terjadi proses pemindaian surat yang telah

dimasukkan ke dalam mesin scanner. Tunggu proses tersebut dan akan muncul

hasil dari proses scan seperti ini:

40

6. Lalu simpan file tersebut dengan cara Klik File Save/ Save As

7. Muncul kotak dialog Save As. Simpan file hasil scanan pilih format

penyimpanan (Photoshop PDF).

41

8. Lalu Klik Save, maka file akan tersimpan.

D. Sharing Dokumen/File Hasil Scan dengan Menggunakan HFS

1. Download software HFS dan search pada browser, Klik web yang akan

dikunjungi. HFS merupakan singkatan dari HTTP File Server adalah sebuah

program khusus untuk file sharing antar komputer yang memanfaatkan jalur

HTTP (Hyper Text Transfer Protocol).

42

2. Kemudian Klik download

3. Maka akan muncul kotak dialog Opening hfs.exe, klik Save File dan proses

download akan berjalan.

43

4. Apabila software HFS sudah terdownload, langkah selanjutnya adalah instal

software tersebut dengan cara Klik kanan Klik Run as administrator.

5. Akan muncul kotak dialog Option seperti di bawah ini, kemudian klik Yes.

44

6. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar sebelah kanan (HFS-HTTP

File Server 2.2f). Untuk men-share file ke semua komputer maka tinggal

lakukan drag and drop atau menarik file surat hasil scanan tadi ke HFS atau

dapat dilihat seperti gambar di bawah ini:

7. Maka file sudah berhasil di share ke semua komputer dengan catatan

komputer masih dalam satu jaringan dengan komputer utama.

45

Untuk melihat file hasil scanan yang telah di share, maka dapat dilakukan

dengan cara sebagai berikut:

1. Buka browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explore, atau yang

lainnya).

2. Ketikkan IP Address komputer utama pada address bar browser yaitu

10.22.2.101, lalu tekan enter.

46

3. Akan keluar file surat hasil scanan yang telah di share oleh komputer utama

dengan tampilan seperti di bawah ini. Kemudian untuk mengunduh/

mendownload file tersebut dapat dilakukan dengan cara klik file yang telah di

share.

47

4. Muncul kotak dialog seperti di bawah ini. Ada pilihan untuk mengunduh file

tersebut yaitu Open (dipilih apabila langsung ingin melihat file surat tersebut

setelah proses download selesai) atau Save File (dipilih apabila file surat

tersebut ingin disimpan), kemudian klik OK. Proses download file scanan surat

sudah selesai.

48

E. Pengelolaan Surat Masuk

1. Menerima surat

a) Buka laman Yahoo atau Gmail pada browser untuk membuka e-mail. Dalam

praktik ini, laman yang digunakan adalah Yahoo.

b) Sign in dengan menggunakan e-mail/ID yang dimiliki. Alamat e-mail yang

digunakan dapat berupa e-mail pribadi maupun e-mail perusahaan.

49

c) Pilih pesan baru yang diterima di inbox.

d) Klik view untuk melihat surat atau klik download untuk mengunduh surat

yang ada dalam lampiran.

50

e) Log in sebagai Tata Usaha pada sistem Kearsipan Digital

51

f) Setelah log in, pilih menu Tambah untuk menginput surat masuk dalam

agenda.

g) Isi form yang tersedia dengan data yang sesuai dengan surat masuk yang

hendak diinput dalam agenda surat masuk, lalu klik Submit.

52

h) Setelah klik Submit, maka tampilan akan berubah menjadi seperti gambar

berikut:

2. Disposisi oleh direktur

a) Log in sebagai direktur dalam sistem kearsipan digital.

53

b) Klik Agenda Surat Masuk, maka tampilan akan berubah seperti gambar

berikut:

c) Pilih salah satu surat masuk, lalu klik Disposisi.

54

d) Isi disposisi surat pada kolom yang tersedia, lalu klik Submit.

e) Setelah klik Submit, maka tampilan akan berubah menjadi seperti berikut

ini:

55

3. Kepala Bagian Membalas Disposisi dari Pimpinan

a) Log in sebagai Kepala Bagian Pemasaran dalam Sistem Kearsipan Digital

56

b) Klik Daftar Disposisi dan Balas Disposisi pada kolom Action.

57

c) Isi balasan disposisi pada kolom yang tersedia. Apabila telah selesai, klik

Submit.

4. Setelah membalas disposisi dari direktur, selanjutnya kepala bagian memberikan

konsep surat balasan kepada TU untuk diketik. Konsep surat yang sudah diketik

lalu diserahkan kepada direktur untuk dikoreksi dan ditandatangani. Apabila

surat telah ditandatangani atau disetujui direktur, TU mendigitalisasikan surat

tersebut untuk diunggah di sistem kearsipan digital sebagai surat keluar dari PT

Jogja Computindo.

Balasan

disposisi

58

F. Pengiriman Surat Keluar

1. Mengagendakan surat keluar yang telah disetujui/ditandatangani direktur

a) Log in sebagai TU dalam sistem kearsipan digital.

b) Klik Agenda Surat Keluar dan klik Tambah untuk menambahkan

agenda surat keluar.

59

c) Isi form yang tersedia sesuai dengan informasi yang termuat dalam

surat keluar yang akan dikirim. Jika semua data telah diinput dalam

sistem, selanjutnya klik Submit.

d) Setelah klik Submit, maka tampilan layar akan berubah seperti

gambar di bawah ini. Perhatikan tiga pilihan pada kolom Action!

60

Pilihan Kirim untuk mengirim data atau agenda surat keluar ke

dalam sistem kearsipan digital.

Pilihan Edit berfungsi untuk mengubah informasi yang termuat

dalam daftar surat keluar. Apabila data atau informasi yang diinput

ternyata tidak sesuai atau masih terdapat kesalahan, maka user TU

dapat mengubah data dengan mengklik Edit. Maka tampilan akan

tampak seperti sebelumnya (lihat gambar pada poin c)). Apabila

sudah selesai, klik Submit, lalu klik Kirim.

Pilihan Hapus untuk menghapus surat keluar yang baru saja

diproses dari sistem kearsipan digital.

e) Setelah klik Kirim, tampilan pada layar akan berubah menjadi seperti

gambar di bawah ini. Apabila di bawah button Tambah ada tulisan

Surat berhasil disimpan, maka surat keluar telah berhasil disimpan

dalam sistem. Perhatikan tanda anak panah. Pilihan Kirim menjadi

Terkirim menunjukkan bahwa surat keluar telah masuk ke dalam

sistem kearsipan digital.

61

VI. KESIMPULAN

A. Dalam dunia kearsipan, kegiatan pengelolaan surat telah mengalami berbagai

perubahan. Salah satu dari perubahan itu adalah mengenai sistem kearsipan.

Apabila pada zaman dahulu pengelolaan surat masih dilakukan secara manual, pada

zaman modern seperti sekarang pengelolaan surat dilakukan dengan menggunaan

sistem komputerisasi berbasis internet, atau sistem kearsipan digital.

B. Sebelum mengelola surat menggunakan sistem kearsipan digital, terlebih dahulu

pengguna (user) perlu menginstall printer, mensharing printer, menginstall scanner,

serta mensharing file/dokumen hasil scan. Hal ini berguna untuk mempermudah

kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan sistem kearsipan digital.

C. Alur pengelolaan surat masuk:

1. Bagian Tata Usaha menerima surat dari perusahaan lain melalui e-mail atau

bisa juga secara manual. Surat di scan dan diagendakan dalam surat masuk

pada sistem kearsipan digital.

2. Direktur membuka agenda surat masuk dan mendisposisi surat.

3. Kepala Bagian menerima disposisi surat dan menindaklanjuti surat (membuat

konsep surat balasan).

D. Alur pengelolaan surat keluar:

1. Kepala Bagian menindaklanjuti disposisi dan mengonsep surat balasan.

2. Tata Usaha mengetik konsep surat balasan dan mencetaknya.

3. Tata Usaha meminta tanda tangan direktur pada surat keluar.

4. Tata Usaha menscan surat keluar sebelum dikirim.

5. Surat dikirim melalui e-mail, kurir, atau pos.

62

VII. SARAN

A. Sebaiknya fitur dalam sistem kearsipan digital yang diciptakan lebih dilengkapi dan

disesuaikan dengan langkah-langkah pengelolaan surat yang ada dalam teori, seperti

penambahan fitur konsep surat keluar oleh kepala bagian.

B. Sebaiknya jumlah scanner dan printer yang digunakan untuk praktek ditambah atau

disesuaikan dengan kelompok yang ada agar praktek kearsipan digital dapat

terlaksana secara efektif dan efisien.

C. Sebaiknya waktu yang digunakan untuk praktek kearsipan digital diperpanjang agar

para praktikan dapat lebih memahami dan menguasai praktik yang sedang

dilakukan.

63

D. DAFTAR PUSTAKA

http://sikola-it.blogspot.com/2012/06/file-server-berbasis-http-hfs.html diakses pada 10

Desember 2014 pukul 11.00 WIB

http://www.artikeltik.com/pengertian-printer.html diakses pada 10 Desember 2014 pukul

09.00 WIB

http://www.ebay.com/itm/Hp-Laserjet-P1005-Portable-Laser-Printer-/271174979961 diakses

pada 10 Desember 2014 pukul 09.30 WIB

http://www.geminibv.nl/labware/canon-scanner-dr-2580c diakses pada 10 Desember 2014

pukul 09.45 WIB

Mulyono, Sularso, dkk. (1985). Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty

Setya Nugraha, Aries. (2004). Teknologi Informasi dan Komunikasi. Yogyakarta: Erlangga

Documents

manual book kearsipan digital