Manejo de Metadatos Obligatorios Expediente Y DocumentoS Electronicos_1

Manejo de Metadatos Mínimos Obligatorios en Expedientes y Documentos Electrónicos

Gestión Documental y Esquema Nacional de Interoperabilidad

Fecha: Marzo 2013

Yerbabuena Software

Teléfono: +34 902 995 246

www. athento .com

askourteam @a thento.com

http://www.yerbabuenasoftware.com/

mailto:[email protected]





Tratamiento de Metadatos Mínimos Obligatorios en Athento ENI

Manejo de Metadatos Mínimos Obligatorios en Expediente y Documento Electrónicos

Yerbabuena SoftwareEste documento es confidencial

Yerbabuena Software 2


Índice de contenidoIntroducción.............................................................................................................................................4Familiarizándonos con la plataforma ................................................................................................5Creación de Expedientes.....................................................................................................................5

Formalización del Expediente......................................................................................................11Metadatos Mínimos Obligatorios del Documento Electrónico.................................................14

Formalización de un documento electrónico..........................................................................17

Índice de ilustracionesIlustración 1: Cuadro de Mando del Sistema..................................................................................5Ilustración 2: Menú principal de la plataforma.................................................................................5Ilustración 3: Creación de expedientes............................................................................................6Ilustración 4: Navegación en Athento...............................................................................................6Ilustración 5: Cuadro de Clasificación..............................................................................................7Ilustración 6: Selección de la serie del expediente.......................................................................8Ilustración 7: Datos del expediente...................................................................................................9Ilustración 8: Aportar documentación al expediente...................................................................10Ilustración 9: Guardar Expediente....................................................................................................10Ilustración 10: Expediente creado...................................................................................................11Ilustración 11: Listado de expedientes...........................................................................................12Ilustración 12: Formalizar expediente..............................................................................................12Ilustración 13: Metadatos mínimos obligatorios del expediente...............................................13Ilustración 14: Metadatos Mínimos Obligatorios del expediente.............................................13Ilustración 15: Nuevo documento...................................................................................................14Ilustración 16: Selección de tipo documental..............................................................................15Ilustración 17: Metadatos básicos del documento......................................................................16Ilustración 18: Selección de expediente destino.........................................................................16Ilustración 19: Formalizar documento.............................................................................................17Ilustración 20: Metadatos mínimos obligatorios del documento..............................................17Ilustración 21: Metadatos mínimos obligatorios 2........................................................................18Ilustración 22: Documento formalizado durante su creación....................................................18Ilustración 23: Guardar documento formalizado..........................................................................19Ilustración 24: Confirmación de guardado....................................................................................19



IntroducciónEn el presente documento se muestra la forma en que Athento y su módulo ENI manejan los

Metadatos Mínimos Obligatorios exigidos por las Normas Técnicas de Interoperabilidad de

España.

Athento es un sistema de gestión documental y de contenidos empresariales que permite el

almacenamiento, custodia y recuperación de documentos. Athento está basado en tecnologías

de Fuentes Abiertas, como Java2, frameworks y estándares libres de última generación en el

mercado del software.

Se trata de un sistema multiplataforma que puede desplegarse en distintos contenedores de

aplicaciones o middleware como son: JBossTM, Apache Tomcat y GlassFishTM.

Dentro de los modos de acceso al sistema se presentan distintos clientes: Cliente web, con

acceso desde cualquier navegador web; Cliente Rico de escritorio basado en RCP (Rich Client

Platform) de EclipseTM, Terminal, para realizar operaciones desde el gestor documental de

comando y un cliente rico embebido para dispositivos móviles (Athento Mobile).

Athento es usado por muchas organizaciones e instituciones a nivel mundial que manejan

gran cantidad de información con una enorme cantidad de usuarios. Por ejemplo, DGT, BNP

Paribas, Diputación de Málaga, Ros Roca, Sadeco, BBVA, Grupo Telefónica, entre otras.



Familiarizándonos con la plataforma

Una vez ingresamos a la plataforma, nos encontramos con el “Cuadro de Mando” o dashboard,

en el que se pueden ver las series documentales y los últimos expedientes y documentos

creados en el sistema. Este Cuadro de Mando puede ser personalizado con nuevos gadgets,

pero por defecto, series, documentos y expedientes son los gadgets que se mostrarán.

Creación de Expedientes

Desde el menú principal es posible la creación de expedientes.


Ilustración 1: Cuadro de Mando del Sistema

Ilustración 2: Menú principal de la plataforma


Hacemos clic en el icono de desplegar el menú (v) y clicamos sobre la opción “Nuevo Expediente”.

La navegación en Athento se basa en una serie de paneles superpuestos en los que mediante un clic es posible moverse de un panel a otro. También es posible desplazarse a través de los paneles mediante los puntos azules que aparecen en la parte inferior de la pantalla. Cada punto representa un panel.


Ilustración 3: Creación de expedientes

Ilustración 4: Navegación en Athento


Después de este inciso sobre la navegación en Athento, volvamos a la creación de expedientes.La creación de expedientes y documentos en un sistema de gestión de procedimientos administrativos como nuestro módulo Athento ENI, va aparejado necesariamente a la existencia de un cuadro de clasificación documental. En este cuadro aparecerán las distintas series documentales que van ligadas a procedimientos incluidos en una clasificación. Un cuadro de clasificación sigue más o menos la siguiente estructura.

Los cuadros de clasificación sirven para contextualizar la creación de expedientes y documentos.

En el primer panel que se hace visible tras la creación del expediente (ver ilustración 4), aparecerá un formulario con campos o metadatos que nos ayudarán a describir el contenido de nuestro expediente.

El primer campo de nuestro formulario se refiere a la “Serie o procedimiento” en el que se circunscribe el expediente. Este campo es inteligente y nos ayudará a encontrar la serie que estamos buscando, sólo tenemos que empezar a escribir su nombre. Una vez que encontremos el nombre de la serie en el listado que nos propone Athento, bastará con hacer clic sobre él.A continuación, en la siguiente imagen se puede observar un ejemplo. Vamos a buscar la serie “Matriculación Ordinaria de Vehículos”, ya que nuestro expediente tiene origen en un procedimiento de solicitud de una matriculación de vehículos.


Ilustración 5: Cuadro de Clasificación

----- Grupo de Fondo (Ejemplo: Ministerio de Hacienda)

--------- Fondo (Ejemplo: DGT)

------------- Funciones (Transversales a todos los organismos o especiales del organismos)

---------------- Actividades

------------------- Series

---------------------- Expedientes


A continuación, los campos que nos piden se corresponden con el esquema internacional Dublin Core. Finalmente, aparecen metadatos que son específicos del expediente, como Número, Fecha de Solicitud, Nombre del Solicitante y DNI del solicitante.El campo fecha se debe rellenar usando el calendario que provee la interfaz (icono calendario al final del campo fecha).


Ilustración 6: Selección de la serie del expediente


Para hacer más entendible el proceso de creación de un expediente, vamos a seguir un ejemplo: Queremos llevar a cabo una matricula ordinaria del vehículo 7756KGJ. La persona que solicita el vehículo es Mariana García López con DNI 77848790P el 14 de marzo de 2013.Rellenamos pues el formulario con esta información.

Una vez diligenciado el primer formulario, podemos hacer clic en el botón “Continuar” o usar el sistema de navegación de paneles o de puntos.


Ilustración 7: Datos del expediente


El siguiente panel nos pregunta si deseamos adjuntar o no un documento durante la creación del expediente. En el caso del ejemplo, no adjuntaremos ningún documento.

El tercer y último panel, nos pide que introduzcamos las relaciones del expediente. Los expedientes pueden ser relacionados con expedientes u documentos. En el caso del ejemplo, tampoco vamos a establecer relaciones con el expediente. Finalmente, estamos listos para guardar el expediente. Esto podemos hacerlo mediante el botón “Guardar expediente” en el extremo derecho de la barra de navegación.


Ilustración 8: Aportar documentación al expediente

Ilustración 9: Guardar Expediente


Una vez guardado el expediente, podemos ver todos los detalles del expediente creado. Athento nos llevará hasta él. En esta pantalla podemos ver también la fase en la que se encuentra el expediente.

Formalización del Expediente

Para que un expediente cumpla la NTI del expediente electrónico, debe contar con: Su huella

digital, índice electrónico, contenido y metadatos mínimos obligatorios. Esto se consigue

mediante la formalización del expediente.

Para formalizar un expediente, volvemos al menú principal > Expediente (Ver ilustración 3), pero

esta vez seleccionamos la opción “Ver expedientes”. Dicha opción nos llevará a un listado con

los expedientes en el sistema.

Sólo los expedientes que aparecen con el icono se encuentran formalizados. Como

podemos ver, el expediente del ejemplo, el 7756KGJ-2013 no se encuentra formalizado; o lo

que es lo mismo, aún no cumple con las NTI.


Ilustración 10: Expediente creado


Vamos a proceder a formalizar el expediente. Para ello, nos dirigimos al icono de desplegar menú (v) que se encuentra en la fila del expediente (extremo derecho) y hacemos clic en “Formalizar expediente”.

A continuación, se desplegará un pop-up que nos mostrará los metadatos mínimos obligatorios del expediente. En principio sólo nos mostrará el identificador y el órgano que lo ha generado. Para ver el resto de metadatos, se debe hacer clic en “Ver todas las propiedades”. Estos metadatos son: Versión NTI, identificador, órgano, fecha de apertura del expediente, clasificación (proceso administrativo con el que se relaciona el expediente), estado e interesado.


Ilustración 11: Listado de expedientes

Ilustración 12: Formalizar expediente


Aunque se ofrece la posibilidad de modificar el órganos y el identificador de manera manual, estos datos vienen por defecto configurados en la herramienta. De esta manera, se facilita el proceso de formalización de expedientes a los funcionarios.

Si hacemos clic en el botón “Formalizar” se formaliza el expediente, realizando las operaciones que dicta la norma como la generación y firma del índice electrónico, además de la asignación de metadatos mínimos obligatorios.


Ilustración 13: Metadatos mínimos obligatorios del expediente

Ilustración 14: Metadatos Mínimos Obligatorios del expediente


Todos los nuevos datos del expediente pueden verse siguiendo este proceso:1. Menú principal > Expedientes2. Expedientes > Ver expedientes3. Desde el listado de expedientes y sobre el expediente que queremos ver: Ver

expediente.4. Pestaña Propiedades

En la pestaña índice electrónico puede verse además el índice generado durante la formalización del expediente.

Metadatos Mínimos Obligatorios del Documento Electrónico

Aunque en la plataforma se pueden crear documentos sin que estos sean asociados a un expediente, en el caso de los documentos electrónicos según la norma es necesario que sean contextualizados dentro de un expediente. A continuación, realizaremos un ejemplo utilizando el expediente creado anteriormente. A este expediente vamos a añadir un acta de reunión.

Nos dirigimos al menú principal: Documentos > Nuevo documento.

Una vez ahí, se nos pedirá que escojamos la serie a la que el documento pertenece. En nuestro caso, debemos ubicar en documento dentro de los expedientes de matriculación ordinaria de


Ilustración 15: Nuevo documento


vehículos.

El cuadro se despliega haciendo clic sobre el icono de “desplegar menú” y el tipo de expediente se selecciona haciendo clic sobre una tipología de expedientes. En el caso del ejemplo, la serie que nos corresponde es la de “Expedientes de matriculación ordinaria de vehículos”. Una vez seleccionada la serie, hacemos clic en el botón continuar.Las series contienen tipos documentales. En el siguiente panel, nos aparecen categorizaciones de documentos relacionadas con un procedimiento o serie y que, a su vez, contienen tipos documentales. En el caso del ejemplo, seleccionamos la categorización “Actas” y se nos mostrarán los diferentes tipos documentales incluidos en esa categoría. En este ejemplo, seleccionaremos el tipo documental “Acta de reunión”. Una vez seleccionado el tipo, se nos mostrará un mensaje indicándonos la selección que hemos efectuado.

Hacemos clic en el botón “Siguiente”. A continuación veremos un panel con varias pestañas que contienen información referente al documento. Por defecto, la pestaña “Datos básicos” se muestra en primer lugar. Aquí podemos adjuntar el documento y añadir metadatos Dublin Core.


Ilustración 16: Selección de tipo documental


Al lado derecho de este panel se muestra además una previsualización del documento.

Para subir un documento sólo hace falta hacer clic en el botón “Adjuntar”, buscar el fichero en local y una vez se cargue en el pop-up, hacer clic en el botón “Aceptar”. En la imagen anterior, se puede observar que hemos subido un acta de reunión siguiendo nuestro ejemplo. A continuación, pasamos a cumplimentar la pestaña “Destino”, en la que seleccionaremos el expediente en el que el documento debe guardarse.


Ilustración 17: Metadatos básicos del documento

Ilustración 18: Selección de expediente destino


Como se muestra en la imagen anterior, en la pestaña destino pueden verse los expedientes que han sido creados bajo la serie “Matriculaciones ordinarias de vehículos”. Siguiendo con el ejemplo, seleccionamos el expediente 7756KGJ-2013.

Formalización de un documento electrónico

La formalización de un documento puede hacerse durante su creación o de manera posterior.

En el caso del ejemplo que estamos siguiendo, procedemos a la formalización del documento

durante su creación. Desde la pestaña “Propiedades”, hacemos clic en el botón formalizar.

A continuación aparecerá un pop-up con los metadatos mínimos obligatorios. Para ver todos los

existentes, debe hacerse clic en “Ver todas las propiedades”.


Ilustración 19: Formalizar documento

Ilustración 20: Metadatos mínimos obligatorios del documento


Estos metadatos son: Versión NTI, identificador, órgano, fecha de captura, origen (creado o no

por el ciudadano), estado de elaboración, nombre del formato y tipo documental. También

aparecen los metadatos relativos a la firma.

Para formalizar el documento sólo hace falta hacer clic en el botón formalizar. A continuación, el

sistema nos avisará de que el documento ha sido formalizado durante su creación.


Ilustración 22: Documento formalizado durante su creación

Ilustración 21: Metadatos mínimos obligatorios 2


Por último, sólo nos queda guardar el documento. Esto puede hacerse usando el botón que

aparece en el extremo derecho de la barra de navegación. Acto seguido, aparecerá un cuadro

de dialogo para guardar el documento.

Una vez guardado el documento electrónico, el sistema nos devolverá un mensaje de

confirmación, indicándonos que el documento es válido y que ha sido guardado.


Ilustración 23: Guardar documento formalizado

Ilustración 24: Confirmación de guardado

Documents

Manejo de Metadatos Obligatorios Expediente Y DocumentoS Electronicos_1