Management of Financial in Foodservice LK FSM2 2013-2014 A1

Management of Financial in FoodservicePresented by Laksmi Karunia Tanuwijaya

Kompetensi Ahli Gizi

CADE 18 : Supervise the collection and processing of financial data atau

Kes.Gz.02.18.01 : Mengawasi pengumpulan dan pengolahan data keuangan praktek kegizian

Kompetensi saat Pendidikan Didaktik

Pengetahuan dasar :

KR 4.1 : the curriculum must include management and business theories and principles required to deliver programs and services (Kurikulum memasukkan teori manajemen dan bisnis serta prinsip-prinsip yang dibutuhkan untuk menjalankan program dan jasa)

Hasil pembelajaran :

KR 4.1.2 : student are able to determine costs of service or operations, prepare a budget and interpret financial data (Mahasiswa mampu untuk menentukan pembiayaan pada pelayanan atau operasional, mempersiapkan anggaran dan menginterpretasikan data finansial)

Kompetensi pada Pendidikan Profesi

DI 4.9 : obtain and analyse financial data to assess budget controls and maximize fiscal outcomes

Tujuan Pembelajaran

Menjelaskan tentang konsep biaya, penjualan, anggaran, dan pelaporan keuangan pada PMI

Menjelaskan instrumen analisa keuangan pada PMI

Menghitung food cost, labor cost, overhead cost, dan harga menu pada PMI

Membuat rencana anggaran pada PMI

Outline

Introduction

Financial planning & accountability are major responsibilities for the manager of foodservice and must have knowledge of the technique used to control cost and to provide data for financial decision making

Introduction

1. COST AND SALE

Istilah keuangan :

1. Revenue (pendapatan kotor)

2. Expenses (pengeluaran)

3. Profit (keuntungan)

4. Cost (biaya)

5. Sale (penjualan)

1. COST AND SALE

Revenue (pendapatan kotor) adalah rupiah yang diterima dari suatu usaha pada periode waktu tertentu. Biasanya berhubungan dengan penjualan (sales)

Expenses (pengeluaran) adalah harga yang dibayar untuk memperoleh sesuatu dalam menjalankan usaha. Biasanya berhubungan dengan biaya (cost)

REVENUE – EXPENSES = PROFIT

REVENUE – DESIRED PROFIT = IDEAL EXPENSES

1. COST AND SALE

Profit adalah rupiah yang tersisa setelah seluruh pengeluaran terbayarkan. Sering juga disebut net income

Desired profit adalah profit yang dicapai dari jumlah revenue yang diprediksi akan dicapai

Ideal expenses adalah jumlah pengeluaran yang dibayarkan untuk menaikkan jumlah penjualan menurut manajemen

1. COST AND SALE

Cost/biaya = expense

Pengurangan nilai dari aset yang bertujuan untuk mempertahankan benefit

Pengeluaran yang dibutuhkan untuk memproduksi makanan atau memberikan pelayanan dalam foodservice

Unit pengukuran : uang

1. COST AND SALE

Sale / penjualan = revenue

Penerimaan dari hasil nilai penukaran produk dan pelayanan

Total sales = total volume penjualan dalam rupiah

1.a. Klasifikasi Biaya (cost)

1. Jenis biaya

2. Berhubungan dengan produk

3. Sifat kegunaan

4. Volume produksi

1.a. Klasifikasi Biaya - Jenis

Food cost

Labor cost

Overhead cost

1.a. Klasifikasi Biaya – Hubungan dengan Produk

1. Biaya langsung (direct cost)

Biaya bahan baku

Biaya tenaga kerja

2. Biaya tidak langsung (indirect cost)

Biaya air

Listrik

ATK

Pemeliharaan

Penyusutan

Biaya overhead

1.a. Klasifikasi Biaya – Sifat Kegunaan

1. Biaya investasi

2. Biaya pemeliharaan

3. Biaya operasional

Biaya investasi

Masa manfaatnya lebih dari 1 tahun

Biaya sarana fisik dapur, peralatan memasak, dan distribusi

Rumus Biaya Investasi - Pertahun

Annualized Fixed Cost (AFC) =

IIC (1+i)t x (1+r)

L

AFC = nilai depresiasi pada tahun t

IIC = initial investment cost (nilai harga awal)

i = laju inflasi (%)

L = perkiraan masa hidup/umur pakai barang

r = suku bunga bank

t = tahun

1.a. Klasifikasi Biaya – Volume Produksi

1. Biaya tetap (fixed cost) : biaya sarana fisik, prasarana, pemeliharaan, gaji manajer

2. Biaya tidak tetap (variable cost) : biaya bahan baku, biaya tenaga langsung

1.b. Klasifikasi Penjualan (sale)

1. Total sales by category

Contoh : total penjualan seafood, total penjualan steak

2. Total sales per server

Total penjualan per periode makan/per hari/per minggu/per bulan

3. Total sales per seat

Total penjualan pada periode waktu tertentu dibagi dengan jumlah tempat duduk

Penjualan

Seat turnover

Jumlah konsumen yang dilayani dibagi dengan jumlah tempat duduk

Rasio cost : sales

= (cost : sales) X 100%

Revenue (100%) – (Food & beverage cost (%) + labor cost (%) + other

expenses (%) = % PROFIT

2. Controlling Cost

Cost in FS : food cost, labor cost, overhead cost

Food cost : komponen utama yang harus dikendalikan namun harus tetap mempertahankan standar kualitas yang tinggi

2.a. Elemen Biaya - FS

Elemen biaya (Food Cost Control by R. Kotes, 1973)

Total cost – 84%

Food cost (40%)

Labor cost (24%)

Overhead cost (20%)

Profit – 16%

2.a. Elemen Biaya - FS

Beberapa pendapat menyatakan :

Food cost sekitar ≤ 40%

Labor cost sekitar ≤ 40%

Other expenses (overhead cost) < 20%

% food cost = FC/Revenue

% labor cost = LC/Revenue

% overhead cost = OC/Revenue

% total expenses = total expenses/revenue

% profit = profit/revenue

2.b. Food Cost

Food cost atau biaya bahan makanan :

Biaya bahan baku atau bahan dasar dalam rangka memproduksi makanan

Berpengaruh pada unit cost sesuai dengan jumlah prosi makanan yang dihasilkan atau jumlah konsumen yang dilayani

2.b. Food Cost

Fungsi food cost

Mengetahui harga bahan makanan

Per orang per hari

Per porsi per hari

Per waktu makan

Alat kontrol pengendalian biaya

Bahan evaluasi efisiensi biaya

2.b. Food Cost

Faktor-faktor yang mempengaruhi food cost

Pedoman pemberian makanan/diet

Standar makanan dan standar gizi

Standar resep

Standar porsi (berat bersih)

Standar waste (berat kotor)

Harga kontrak bahan makanan

2.b. Food Cost

Jenis-jenis food cost

Food cost berdasarkan standar makanan yang direncanakan

Food cost berdasarkan jenis konsumen yang dilayani

Food cost berdasarkan kelas perawatan

2.b. Food Cost – Managing Food Cost

Menu

Metode dan prosedur pembelian

Metode dan prosedur penerimaan

Sistem pengawasan penyimpanan

Pengendalian produksi makanan mulai dari persiapan, pemasakan dan sisa makanan

Ukuran porsi

Makanan untuk karyawan (dihitung FC atau tidak?)

2.b. Food Cost – Managing Food Cost

Menu

Forecasting menu yang tepat

Standar resep

Perhitungan jumlah resep yang akan diproduksi


Popularity index (PI) : jumlah menu tertentu yang terjual dibandingkan total semua menu tersedia yang terjual

Contoh :

Salah satu menu di Restauran Freeze adalah es krim stroberi, dari hasil data penjualan selama 1 minggu, jumlah es krim stroberi yang terjual adalah 365 buah, dan total dari semua jenis menu yang terjual adalah 1500, maka PI es krim stroberi adalah = 365/1500 x 100% = 24,3%


jumlah menu yang diproduksi = jumlah konsumen yang diharapkan x PI

Standar resep

Resep yang telah dites atau dicoba berulang-ulang dan dinilai citarasa oleh panelis (konsumen dan manajemen)

Kontrol secara kuantitatif dan kualitatif terhadap jumlah produk yang diproduksi

Standar Resep

Menu item name

Total yield (number of serving)

Portion size

Ingredient list

Preparation/method section

Cooking time and temperature

Special instruction, if necessary

Recipe cost (optional)

Perhitungan jumlah resep yang diproduksi

Metode untuk produksi resep – total yield

Factor method

Percentage method

2.c. Food Cost – Perhitungan FC

Pendekatan dalam perhitungan biaya bahan makanan – actual unit cost

1. Berdasarkan pemakaian bahan makanan

2. Berdasarkan pedoman menu

3. Berdasarkan resep masakan

Perhitungan Biaya Bahan Makanan berdasarkan Pemakaian Bahan Makanan

Syarat :

Catatan stock awal dan akhir bahan makanan (BM)

Catatan pembelian BM pada periode tertentu (harian, siklus menu, bulanan)

Catatan kerusakan BM

Harga kontrak atau harga beli BM

Catatan jumlah konsumen yang dilayani

Perhitungan Biaya Bahan Makanan berdasarkan Pemakaian Bahan Makanan

Rumus :

Biaya BM/Orang/Hari =

(a + b) – c

n

Keterangan :

a = stock awal; b = pembelian bahan makanan

c = stock akhir; n = jumlah konsumen per hari

Perhitungan Biaya Bahan Makanan berdasarkan Pedoman Menu dan Resep Masakan

Syarat :

1. Standar makanan

2. Menu dan Pedoman Menu

3. Standar resep masakan (dari semua menu pada siklus menu)

4. Harga kontrak atau harga beli BM

Perhitungan Biaya Bahan Makanan berdasarkan Pedoman Menu dan Resep Masakan

Biaya BM berdasarkan Pedoman Menu

a. Biaya menu (rata-rata dalam 1 siklus menu)

b. Sebagai standar biaya BM per menu

c. Pengendalian bila terjadi penggantian macam hidangan

Biaya BM berdasarkan Resep Masakan

a. Biaya setiap macam masakan/hidangan

b. Memudahkan kombinasi resep dalam 1 menu sesuai harga yang ditetapkan

MENU

PEDOMAN MENU

Taksiran kebutuhan BM

Pembelian BM

Pemakaian BM

Jumlah konsumen

Anggaran belanja BM

Harga satuan BM

3. Biaya BM per pemakaian BM per konsuman

Jumlah harga BM terpakai

2. Biaya BM per menu

Standar resep; standar prosi; standar bumbu

Standar Gizi; Standar Makanan

Kebutuhan Gizi

1. Biaya BM per resep masakan

2.d. Labor cost – Managing LC

Tenaga kerja Usaha fisik atau mental yang dikeluarkan karyawan untuk

mengolah produksi makanan

Biaya tenaga kerja atau labor cost Harga yang dibebankan untuk penggunaan tenaga kerja

manusia

Biaya atas pemanfaatan seluruh tenaga dalam proses penyelenggaraan makanan

Merupakan biaya tetap

Menurut Stokes (1979) : biaya tenaga kerja diperkirakan berubah 15-25% dari gaji karyawan

contoh : gaji Rp 1.000.000/bulan, maka biaya tenaga kerja Rp 1.150.000 – Rp 1.250.000


Klasifikasi labor cost

a. Menurut fungsi

o Tenaga produksi dan distribusi

o Tenaga pemasaran

o Tenaga administrasi

o Tenaga umum

b. Kegiatan departemen atau unit kerja

o Unit penerimaan, penyimpanan, persiapan, pemasakan, distribusi, pelayanan, pencucian alat, pengawasan mutu


Klasifikasi labor cost

c. Jenis pekerjaan

Manajer

Supervisor/penyelia

pelaksana

d. Hubungan dengan produksi

Tenaga kerja langsung : tenaga yang terlibat langsung dengan produksi (tenaga pemasak, tenaga distribusi)

Tenaga kerja tidak langsung : manajer, cleaning service


Jenis labor cost

1. Gaji/upah – insentif

a. Gaji : imbalan yang diberikan pada karyawan sebagai tenaga tetap dan umumnya diberikan bulanan

b. Upah : imbalan yang diberikan pada tenaga tidak tetap dan umumnya diberikan harian/mingguan

c. Insentif : imbalan yang dibagikan pada karyawan dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas


Jenis labor cost

2. Uang lembur dan premi lembur

Biaya yang diberikan jika karyawan menambah jam kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku dengan alasan meningakatkan permintaan terhadap produk

Uang lembur = kelebihan jam x upah/jam

Premi lembur = 50% x uang lembur

Total upah = upah standar + uang lembur + premi lembur


Jenis labor cost

3. Biaya lain yang berhubungan dengan tenaga kerja (labor related cost)

a. Biaya set up time (biaya pemula produksi)

Contoh : biaya konsultan, pembuatan rancang bangun, pelatihan bagi karyawan

Cara : dimasukkan ke biaya tenaga kerja langsung/biaya overhead/dibebankan ke pesanan yang bersangkutan

b. Biaya idle time (waktu menganggur)

Karena hambatan/kerusakan

Biaya overhead


Faktor-faktor yang mempengaruhi labor cost :

Jenis dan luas pelayanan

Jam pelayanan

Sarana fisik khususnya peralatan

Kebijakan dan produktivitas karyawan

Supervisi

3. Overhead Cost

Overhead cost

Biaya yang dikeluarkan dalam rangka produksi makanan selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung

3. Overhead Cost

Klasifikasi overhead cost

1. Sifat

a. Biaya bahan penolong

Contoh : barang habis pakai, tissue, plastik, ATK

b. Biaya pemeliharaan dan reparasi

Contoh : sparepart kitchen equipment, biaya pemeliharaan gedung, biaya perbaikan kendaraan

c. Biaya tenaga kerja tidak langsung

o Contoh : tenaga administrasi, tenaga listrik/genzet

d. Biaya penyusutan bahan dan alat

contoh : depresiasi bangunan atau sewa gedung, depresiasi mesin (alat masak, komputer), depresiasi peralatan makan

e. Biaya lain

Contoh : biaya listrik, air, bahan bakar, telepon

3. Overhead Cost

2. Volume Produksi

a. Biaya tetap (fixed cost)

Biaya yang tidak tergantung pada volume produksi

biaya depresiasi gedung, mesin, kendaraan

b. Biaya variabel (variable cost)

Biaya yang berubah tergantung volume produksi

Biaya barang habis pakai, peralatan makan, listrik, air, bahan bakar, telepon

Faktor-faktor yang mempengaruhi overhead cost :

Biaya pemeliharaan dan perbaikan

Biaya kerusakan

Biaya bahan penunjang lainnya (kertas, bahan pembersih, kebutuhan kantor lainnya)

Biaya dan penggunaan energi

TUGAS INDIVIDU

1. Biaya investasi

Sebuah alat menanak nasi (steam boiler) yang baru dibeli sebanyak 5 buah masing-masing Rp 20.000.000,- dengan umur pakai sekitar 15 tahun, inflasi 9% dan tingkat suku bunga 3%.

Hitung nilai depresiasi alat atau biaya penyusutan sampai 15 tahun mendatang!

2. Food cost

Sebuah instalasi gizi rumah sakit mempunyai :Catatan awal bulan berupa

a. Bahan makanan (BM) yang tersimpan di gudang BM berupa BM segar senilai Rp 200.000,- dan BM kering Rp 34.800.000,-

b. Terjadi transaksi pembelian BM kering senilai Rp 71.500.000,- dan BM segar senilai Rp 33.500.000,-

Pada akhir periode dilakukan pemeriksaan kembali dan terdapat persediaan di gudang BM segar senilai Rp 500.000,- dan BM kering senilai Rp 5.100.000,-Instalasi gizi tersebut melayani konsumen sebanyak 100 orang per hari dengan 3 kali makanHitung rata-rata biaya bahan makanannya (food cost) per porsiDiemail ke [email protected] maks jam 20.00 hari ini

Selamat Mengerjakan

Documents

Management of Financial in Foodservice LK FSM2 2013-2014 A1