L'innovation par le web 2

Intervenant :

Peut-on innover en communication interne ?

PARIS ･ 5E RENCONTRES NATIONALES Communication interne


L’innovation par l’intranet 2.0

Conseil général des Hauts-de-Seine



1. Le contexte du projet




Un intranet actuel riche en terme decontenus mais:

• Un intranet très top-down : peu d’information ascendante et transversale

• Un intranet très administratif, dans le fond comme dans la forme

• Un outil peu souple et peu intuitif ne permettant pas le développement de fonctionnalités nouvelle génération

1.1 Le contexte

Décision Refonte du portail intranet pour offrir des fonctionnalités 2.0

Attente bonne maquette



• Rendre l’agent acteur de son intranet

• Mieux partager l’information et développer l’esprit de communauté

• Valoriser l’organisation et les activités

Cible

Les 6500 agents du conseil général, répartis sur plus de 200 sites dont 4 sites centraux, et disposant d’un ordinateur personnel ou partagé.

1.2 Les objectifs

1

3

2


La refonte du portail intranet s’inscrit dans une stratégie globale de communication interne impulsée par le directeur général des services.



Consultations et entretiens approfondis en interne sur les attentes, atelier de brainstorming, panel d’étude sur le mode de navigation => implication de toutes les strates hiérarchiques dans la réflexion

Etude sur les tendances intranet : bench auprès de collectivités et entreprises=> définition des grands axes d’orientations pour le nouvel intranet

Constitution de l’équipe projet avec rétro-planning du chantier, répartition des rôles MOA / MOE / prestataire Sopra Group=> le choix d’une solution open source : Liferay

1.3 La méthodologie




Octobre 2011Septembre 2011

Atelier de travail ergonomie et

graphisme

Début 2011

Début de la réflexion

Cahier des charges utilisateur

1.4 Le planning

Novembre 2011 Janvier 2012

Ouverture du nouvel intranet

Avril 2012Mars 2012Février 2012

Cahier des charges applicatif

Story-board et maquettes des principaux écrans

Découpes html, ateliers de spécifications fonctionnelles

Développement

Juin 2012

Recette et contribution




2. Les axes du nouvel intranet




2.1 Les axes éditoriaux

Accessibilité des contenus Arborescence intuitive par besoin, graphisme, raccourcis, moteurs de recherche performants, formulaires de contacts, FAQ généralisées

Hiérarchisation des contenusErgonomie épurée, valorisation des actualités, double niveau d’information avec système de « push » éditoriaux

Convivialité et interactivité du portailRich média : mélange des contenus textes, vidéos, images… avec notamment une web TV



Les objectifs identifiés pour la création graphique et la navigation

• fédérer tous les agents autour d’un outil commun à l’identité visuelle forte• une ergonomie moderne et conviviale• un intranet intuitif, simple d’utilisation, épuré et accessible

La création

Mettre en valeur le territoire des Hauts-de-Seine


2.2 Les axes graphiques



2. Les axes du nouvel intranet – maquette de la Home



2. Les axes du nouvel intranet – maquette de la Home




2.3 Un portail intranet

Un espace « Ma direction »

Un espace dédié à l’information des directions dans la rubrique « Ma direction ».

Contribution des contenus des espaces « Ma direction » par des correspondants intranet travaillant dans les directions pour lesquelles il publie.

Animation du réseau de correspondants par le service de communication interne.





3. Les fonctionnalités du nouvel intranet



3. Les fonctionnalités

3.1 Reprise des applications déjà existantes

• Application mobilité interne• Application gestion du temps Octime• Application organigramme dynamique E-Chart• Application de réservation des salles• Application de workflow pour les demandes d’impression à la reprographie• Application petites-annonces



« Ma Page », un espace personnaliséet personnalisable

• mon profil,• mes raccourcis intranet• mes raccourcis internet,• mes communautés,• mes widgets.

3.2 Un espace personnalisé





• Les agents peuvent enrichir leurfiche profil en précisant leursexpériences professionnellespassées, leur compétences et leurscentres d’intérêt.Une barre incitative indique le niveaude remplissage du profil.

• Des mises en contact sontproposées par « profil similaire » (parfamille métier).

• Possibilité d’ajout de profils danssa liste de contacts.

3.3 Un profil enrichi





Les communautés sont des espaces d’échanges et d’interactions.

- La communauté projetRéunit un nombre de personnes autour d’un projet commun. La durée de vie sera souvent limitée à celle nécessaire à la réalisation du projet.On y pratique le travail collaboratif.

- La communauté métierElle s’identifie par un cœur de métier commun. Ce sont des communautés professionnelles dont l’objectif est le partage desconnaissances et des savoir-faire.

- Le blog thématiqueCommunauté extra-professionnelle sur des thématiques ciblées.Ex : AOS, covoiturage…

3.4 Les communautés


L’usage des communauté est précisé par une charte d’usage.Chaque communauté est sous la responsabilité d’un animateur.



A l’ouverture d’une communauté, le community manager détermine le statut de sacommunauté : ouverte, restreinte ou privée.

3.4 Les communautés


Outils de gestion documentaireGestion des fichiers et stockage

Gestion des versionsVisionneuse de documents

bureautiques

Les outils collaboratifsproposés pour les communautés

Outils d’animation d’équipesCalendrier partagéNotifications / alertesGestion des tâchesForum de discussion, blog, wikiListes de diffusion (gestion des contacts)Partage de favoris

Échanges avec l’extérieur de l’espaceAccès sécuriséLiens externes

Outils transversesMoteur de rechercheMessagerie instantanéeGestion de son profil



3.5 Le wiktionnaire

• Un dictionnaire partagé contribué et enrichi par les intranautes

• Filtres par :- ordre alphabétique,- thématiques- mise à jour





• Un intranet accessible sur les principaux navigateurs mac et pc

• Un extranet: accès au site intranet depuis n’importe quel ordinateur hors cg, avec login et mot de passe => en prévision pour 2013

• Un intranet mobile, accessible sur smartphones => en prévision pour 2013

3.6 Un intranet accessible partout

Chantier parallèlePoursuivre le déploiement de nouvelles applications outils, notamment dans ledomaine de la dématérialisation des formulaires.




4. Le plan de communication interne



4. Le plan de communication

Documents

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