GSATLIGNES DIRECTRICES D’AUTO-ÉVALUATION POUR LES OSN Version 2 – février 2018

© World Scout Bureau Inc.Soutien globalVersion 2Février 2018

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GSATLIGNES DIRECTRICES D’AUTO-ÉVALUATION POUR LES OSN Version 2 – février 2018

TABLE DES MATIÈRES

I. INTRODUCTION 5

II. PROCESSUS RECOMMANDÉ 9

III. MÉTHODE DE NOTATION 17

IV. CE QU’IL SE PASSE ENSUITE 23

ANNEXE 1 : MODÈLE DE NOTATION

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L’outil d’évaluation du soutien global (GSAT) est une norme de qualité propre à l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout (OMMS), qui évalue la conformité d’une Organisation Scoute Nationale (OSN ) en ce qui concerne les bonnes pratiques

internationales pour une bonne

Gouvernance et pour un Scoutisme de qualité.

Le but de cette norme GSAT est de servir de référence pour les bonnes pratiques de l’OSN, et l’application de cette norme leur permettra d’évaluer leurs forces et leurs domaines d’amélioration, et ainsi d’améliorer leur responsabilité envers leurs parties prenantes.

En auto-évaluant sa capacité, votre OSN sera en mesure d’identifier son état actuel en se basant sur des critères clairement définis ayant été adoptés à travers le Mouvement et qui servent de point de départ pour les priorités à venir.

Un total de 10 « dimensions des bonnes pratiques » a été développé au sein de l’outil, chacune comprenant entre 5 et 14 critères.

L’objectif de ces lignes directrices est de vous fournir les renseignements nécessaires pour effectuer l’auto-évaluation de votre Organisation Scoute Nationale à l’aide de l’outil d’évaluation du soutien global.

Dans les sections suivantes, vous trouverez toutes les informations nécessaires concernant le champ d’application, le processus recommandé, la méthode de notation et les étapes suivant l’auto-évaluation GSAT.

Tout au long du processus, vous pourrez prendre contact avec un facilitateur du GSAT, par le biais de votre Centre de Soutien Régional du BMS. Ils seront en mesure de vous aider à comprendre le système de soutien global et à vous assister dans votre auto-évaluation.

1 Tout au long de ce document, toutes les références aux Organisations Scoutes Nationales (OSN) sont également applicables aux Associations Scoutes Nationales (ASN).

I. INTRODUCTION

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LES 10 DIMENSIONS GSAT

L’article VII (chapitre III) de la Constitution de l’OMMS définit différentes obligations que doivent respecter les organisations membres telles que (a) accepter et se conformer de manière continue aux dispositions de la Constitution de l’Organisation Mondiale, (b) présenter un rapport annuel au Bureau Mondial du Scoutisme, (c) faire approuver par le Comité Mondial du Scoutisme, avant mise en vigueur, toute modification dans sa Constitution Nationale.

Outre les exigences formelles stipulées dans la Constitution de l’OMMS, la conformité à plusieurs bonnes pratiques démontre l’intégration d’une OSN dans le Mouvement Scout Mondial, telles que participer aux Conférences mondiales ou régionales et aux événements organisés par le Mouvement, s’enregistrer auprès des autorités nationales, protéger les logos et marques scoutes, présenter les rapports d’audit financiers, etc.

La dimension (2) évalue la gouvernance de l’organisation. Le « conseil national » est l’organe chargé de l’élaboration de la politique de l’OSN tandis que l’ « Assemblée générale » en est sa plus haute autorité. Le « conseil national » définit l’orientation stratégique de l’organisation et s’assure que la vision/mission à long terme, les buts, et les objectifs de l’organisation soient menés à bien par la direction et par l’ « Équipe exécutive ». Les membres du conseil doivent être libres de toute influence et exercer leur fonction sous le statut de bénévole. Ils doivent disposer de certaines qualifications en ligne avec les principes de l’organisation et respecter les règles régissant les conflits d’intérêt. De plus, le conseil doit fonctionner selon ses propres règles de conduite en ce qui concerne la participation aux réunions, les quorums, les droits de vote et la durée de mandat.

La dimension (3) traite de la raison d’être de l’OSN : sa vision, sa mission, sa cohérence au travers des opérations, sa structure, ses procédures, ainsi que l’image qu’elle donne à ses bénéficiaires et à son public. Elle étudie et évalue dans quelle mesure ces principes de gouvernance sont rédigés, adoptés, intégrés et leur cohérence avec les documents de gouvernance de l’OSN, sa structure et ses procédures, ainsi que la façon de les communiquer clairement aux parties prenantes et au public cible.

La dimension (4) traite des normes et pratiques éthiques de l’organisation, de la politique « À l’abri de la maltraitance », des politiques comportementales et des processus et systèmes de non-conformité. Les politiques organisationnelles, les systèmes et les procédures seront prédéfinis et documentés afin que les membres du personnel et les bénévoles soient soutenus, non seulement dans l’exercice de leurs fonctions et responsabilités respectives, mais surtout dans leur conduite et leur comportement.

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La dimension (5) concerne la politique de communication de l’organisation à l’égard de ses différentes parties prenantes internes et externes, notamment ce qui concerne ses engagements opérationnels, ses finances, son administration et l’image globale qu’elle souhaite refléter et projeter. L’objectif général est ici d’évaluer la politique de transparence et la façon dont l’organisation garde son public et ses parties prenantes informés de ses opérations.

La dimension (8) traite de la raison d’être de l’OSN : de la planification de ses grands objectifs jusqu’aux détails de son mode de fonctionnement aux niveaux du programme, du projet et des actions. Les OSN ont besoin d’opérer sur certains systèmes d’ajustement concernant la planification, la mise en œuvre, la surveillance, l’évaluation et les retours.

La dimension (7) se concentre sur les politiques financières, sur l’obtention et l’allocation des ressources et sur les contrôles financiers. L’objectif est de déterminer les niveaux de responsabilité et de transparence financière de l’organisation. Pour cela, il est nécessaire d’examiner et de mesurer les systèmes et processus financiers de l’organisation en place (ou inexistants), et d’identifier les domaines d’amélioration en vue de traiter les faiblesses du système financier.

Cette dernière dimension (10) se concentre sur l’amélioration continue et durable de l’OSN. Les systèmes de gestion de toutes les OSN doivent être audités, et les résultats doivent être transmis à toutes les parties concernées. De même, les OSN doivent mettre en œuvre des actions correctives et préventives, ainsi que tirer des leçons de l’exercice ; ceci est une condition préalable à l’amélioration continue de l’OSN.

La dimension (9) traduit la nécessité pour les organisations à but non-lucratif en général, de faire des efforts pour maintenir leurs niveaux actuels en termes de service et de financement. Les OSN qui se développent sont susceptibles d’agir de manière proactive (sans quoi la « concurrence » est susceptible de diminuer leur « part de marché »). Plusieurs facteurs sont déterminants pour permettre à une organisation à but non-lucratif de se developper, parmi lesquels : se préparer à la croissance, démontrer des résultats, démarcher des financeurs spécifiques, et impliquer le temps, le talent et les ressources des membres du conseil.

La dimension (6) traite de la manière dont l’OSN gère les sujets liés aux ressources humaines tels que le recrutement, la nomination, la formation, la gestion des performances, la rémunération et les avantages, la sécurité, la succession et les relations avec le personnel. Il est donc essentiel pour le succès et la pérennité de l’OSN, de choisir les bonnes personnes pour chaque poste, d’effectuer correctement l’évaluation et le suivi de leurs performances, et de les reconnaitre et recompenser convenablement pour leurs efforts et résultats obtenus. Comme pour la Politique Mondiale des Adultes dans le Scoutisme, lorsque nous nous refferons aux adultes, nous parlons de professionnels rémunérés et de bénévoles.

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QUOI ? La version d’auto-évaluation du GSAT permet aux OSN d’utiliser l’outil en autonomie, afin d’évaluer en interne la performance de leur organisation par rapport aux bonnes pratiques internationales. L’évaluation peut soit être basée sur les 10 dimensions du GSAT, ou alors seulement sur une sélection de dimensions selon les besoins de l’OSN.

POURQUOI ? » Pour évaluer les performances actuelles de votre organisation par rapport aux bonnes pratiques internationales.

» Pour avoir un contrôle général de votre organisation pouvant vous aider à identifier vos domaines d’amélioration et pour vous aider à donner la priorité aux domaines d’action à venir afin de renforcer votre capacité.

» Pour vous aider à définir votre Plan Stratégique National en ciblant les possibilités d’amélioration.

» Pour identifier les forces de votre organisation et vous engager dans un processus de conseil du soutien global en fournissant un soutien aux autres OSN.

» Pour Identifier les domaines d’amélioration de votre organisation et obtenir le soutien et l’accès appropriés aux ressources, y compris financières.

» Pour se préparer à une évaluation de l’OMMS ou un audit GSAT.

QUI ? » Elle est menée par les responsables nationaux (composée de l’équipe de direction et des membres du conseil)

» Elle est soutenue par un conseil engagé positivement (conseil national).

» Notez que les résultats de l’évaluation sont tout aussi importants pour l’équipe exécutive et le conseil

» Impliquer le personnel responsable et les bénévoles en charge des domaines prioritaires du GSAT

- L’équipe de gestion qui exécute les activités quotidiennes - L’équipe des méthodes éducatives (Programme des Jeunes,

Adultes dans le Scoutisme/Commissaires à la formation) - Équipe des finances - Équipe de communication

QUAND ?Le moment approprié varie selon les OSN avec les recommendations suivantes :

» Période stable : Évitez les transitions telles que juste avant/après une Assemblée Générale, ou si votre organisation ou votre pays traverse une crise.

» Au début de l’élaboration de votre plan stratégique.

COMMENT ?L’approche recommandée est dimension par dimension, ce qui permet aux membres de l’équipe en charge de la tâche de recueillir les preuves nécessaires pour procéder à l’évaluation.

2 Avec les bonnes pratiques, nous nous référons aux organisations scoutes, mais aussi à d’autres organisations non gouvernementales (ONG). En savoir plus sur l’outil d’évaluation ONG SGS ayant été utilisé comme l’une des sources pour développer le GSAT http://www.sgs.com/en/public-sector/monitoring-services/ngo-and-aid-monitoring/ngo-benchmarking?dc=http&lb=

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II. PROCESSUS RECOMMANDÉ

Dans les pages suivantes, les étapes recommandées de suivre pour effectuer votre auto-évaluation GSAT sont présentées. Chaque étape comprend les éléments à garder à l’esprit, ainsi que les méthodes et outils disponibles.

1COMMENCEZ PAR UNE RÉUNION DE LANCEMENT MENÉE PAR LES RESPONSABLES NATIONAUX

ÉTAPE

2ÉTABLISSEZ UNE RÉUNION DE SUIVI POUR ÉVALUER L’AVANCEMENT DE LA PHASE DE PRÉPARATION

ÉTAPE

3RÉALISEZ L’ÉVALUATION

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4PLANIFIEZ UNE RÉUNION DE SUIVI DE PLANIFICATION D’ACTIONS

ÉTAPE

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Avant de commencer : » Lisez tous les documents relatifs au soutien global et au GSAT

(scout.org/gsat).

» Familiarisez-vous avec la norme (lien vers la norme sur scout.org/gsat)

» Demandez l’approbation ou la confirmation de votre « conseil national ».

» Bien que l’équipe exécutive puisse mener l’évaluation elle-même, l’engagement total du conseil national est essentiel pour soutenir et définir les prochaines étapes en fonction des résultats de votre auto-évaluation.

» Prenez contact avec un expert du GSAT pour obtenir un aperçu complet du système de soutien global.

FACILITATEURS DU GSAT » Une équipe de facilitateurs a été formée au sein de chaque Région

de l’OMMS pour soutenir les OSN dans le cadre de leur processus d’évaluation GSAT. Si vous souhaitez obtenir des instructions préparatoires ou demander des conseils ou des éclaircissements sur des points précis, vous pouvez obtenir le soutien de l’un de nos facilitateurs du GSAT par l’intermédiaire de votre centre de soutien régional du BMS. Cela peut se faire à distance, via une session Skype ou tout autre outil de collaboration virtuelle, et gratuitement !

» Les facilitateurs peuvent vous aider à : - Lier votre projet avec le cycle global de renforcement des

capacités, dans lequel l’évaluation n’est qu’une étape du cycle. - Comprendre l’objectif de la norme, ses dimensions

et chaque critère. - Identifier le type de preuve à rechercher. - Expliquer le système et la méthode de notation.

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Ce qu'il faut garder à l'esprit :Bien que le contexte de chaque Organisation Scoute Nationale puisse varier, il est important de ne pas sous-estimer le temps nécessaire à la phase de préparation, et de garder à l’esprit qu’une évaluation GSAT (auto-évaluation dans ce cas) n’est que la première étape de l’approche de renforcement des capacités (voir le cycle de soutien global ci-dessous).

Il est donc essentiel d’y consacrer du temps, des ressources humaines, et de garder la motivation nécessaire pour suivre les résultats de votre auto-évaluation dans le but ultime d’élever la capacité de votre organisation aux Normes Internationales de bonnes pratiques (pour en savoir plus, se référer aux prochaines étapes).

En se fondant sur les principes d’une amélioration continue, (1) les OSN peuvent évaluer leur performance par rapport aux bonnes pratiques internationales et identifier leurs défis et domaines d’amélioration. En se basant sur les résultats de leur évaluation, (2) les OSN peuvent obtenir du soutien pour privilégier un plan d’action avec des objectifs concrets et des résultats mesurables et déterminer le soutien requis lorsque cela est necessaire (3). Tout cela serait contrôlé régulièrement et partagé sur la plate-forme en ligne du soutien global sur l’intranet de scout.org, afin de raconter et partager l’histoire et ainsi inspirer d’autres OSN (4).

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Aider l’OSN à évaluer leur capacités actuelles

Définir les priorités du Plan d’Action

Aider l’OSN à contrôler ses résultats et à raconter son

histoire

Aider l’OSN à identifier le soutien

requis

Cycle de soutien global

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» Rencontrez : Invitez tous les membres de l’équipe exécutive et du conseil national à participer au projet d’évaluation.

» Présentez : Présentez le projet et son objectif.

» Impliquez : Assurez-vous que tous les membres y prennent part et analysez la valeur du processus global.

» Responsabilisez : Nominez une personne responsable chargée du processus et d’assurer le suivi général et le respect des délais.

» Créez des équipes : Désignez des équipes en charge de chaque dimension, en gardant à l’esprit l’engagement positif du conseil national (se référer à l’encadré « méthode suggérée » ci-dessous pour les actions des équipes).

» Définissez les délais : Metteez-vous d’accord sur les délais spécifiques.

» Partagez : Communiquez avec les différentes parties prenantes au sein de l’organisation pour garantir un sentiment d’appartenance et de collaboration totale.

L’APPROCHE RECOMMANDÉE EST DE PROCÉDER DIMENSION PAR DIMENSION :Lors de la création d’équipes, l’attribution des membres à chaque dimension de la norme peut être comme suit :

» Dimensions 1 à 4 : Responsables nationaux composée de membres du conseil et de l’équipe de gestion

» Dimension 5 : Responsables nationaux, équipe de communication

» Dimension 6 : Responsables nationaux, équipe des méthodes éducatives

» Dimension 7 : Responsables nationaux, équipe des finances (trésorier)

» Dimension 8 : Responsables nationaux, équipe des méthodes éducatives

» Dimensions 9 et 10 : Responsables nationaux

MÉTHODE SUGGÉRÉE

- Chaque équipe est chargée de rassembler toutes les preuves par critère.

- Vous pouvez créer des dossiers en ligne ou faire des classeurs pour chaque dimension afin de collecter toutes les preuves dans un seul et même endroit.

- Les équipes peuvent programmer des sous-réunions distinctes pour s’entendre sur le partage des tâches et d’autres aspects pratiques.

Notez que l’évaluation, au même titre que l’auto-évaluation, doit être fondée sur des preuves écrites.

1COMMENCEZ PAR UNE RÉUNION DE LANCEMENT MENÉE PAR LES RESPONSABLES NATIONAUX

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» Rencontrez : Faites en sorte que la réunion soit courte et centrée sur des mises à jour rapides.

» Vérifiez : Analysez la motivation collective pour s’assurer que tout le monde est toujours impliqué dans la démarche.

» Partagez les mises à jour : Consacrez un certain temps pour discuter des problèmes ou des défis rencontrés s’il y en a.

» Définissez les délais : Concluez avec un contrôle des délais.

2ÉTABLISSEZ UNE RÉUNION DE SUIVI POUR ÉVALUER L’AVANCEMENT DE LA PHASE DE PRÉPARATION

ÉTAPE

COMMENT LE FACILITATEUR DU GSAT PEUT-IL VOUS SOUTENIR DAVANTAGE ?En progressant dans vos travaux préparatoires, n’oubliez pas que vous pouvez contacter l’un des facilitateurs du GSAT, par l’intermédiaire de votre centre de soutien régional du BMS.

En plus de ses connaissance de la norme GSAT, du type de preuve à préparer et de l’approche de notation, les facilitateurs du GSAT peuvent également vous aider sur les points suivants, surtout si c’est votre première fois pour :

- Gérer votre calendrier pour respecter les délais, - Apporter une perspective externe, - Rester concentrer sur les avantages du système de soutien global.

CONSEILS AVANT DE COMMENCER L’AUTO-ÉVALUATION

» Avant de commencer, assurez-vous de bien comprendre le processus général ; si nécessaire, demandez à un facilitateur du GSAT de vous présenter les procédures.

» Établissez des objectifs clairs avec votre équipe et mettez-vous d’accord sur le but.

» Rassemblez les personnes appropriées.

» Essayez d’être aussi objectif que possible.

» Soyez honnête.

» Évitez les surestimations ou sous-estimations.

» Réfléchissez, est-ce qu’un évaluateur externe partagerait votre opinion ?

» Rappelez-vous qu’il s’agit d’un outil de développement qui vous aidera à identifier les domaines d’amélioration de votre organisation.

» Prenez note de la raison pour laquelle vous avez obtenu une note basse : identifiez vos défis.

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3RÉALISEZ L’ÉVALUATION

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» Emploi du temps : Vous pouvez utiliser l’emploi du temps proposé ci-dessous ou organiser vos deux jours en fonction d’autres priorités, telles que la disponibilité des membres de l’équipe (en particulier les bénévoles).

» Participants : Rassemblez tous les principaux membres du projet qui ont participé à la phase de préparation pour qu’ils contribuent également à l’évaluation.

» Évaluation : Passez en revue chaque critère, et en vous basant sur les éléments de preuve rassemblés, marquez les critères de « conformité totale » à « non-conforme » (se référer à la section III « méthode de notation »).

» Rapporteur : Nommez quelqu’un chargé d’entrer les résultats et de noter les commentaires relatifs à chaque résultat pour vous aider dans la planification d’action ultérieure.

» Soutien : Envisagez d’impliquer un facilitateur ou demandez-lui s’il peut être disponible par appel pendant votre évaluation de deux jours, au cas où vous auriez un doute ou besoin de quelqu’un pour faciliter votre évaluation.

» Conclusion : Synthèse et présentation des résultats. Songez à impliquer le plus grand nombre possible de membres du conseil au cours de cette séance de synthèse, car les résultats sont aussi importants pour les responsables nationaux que pour l’équipe exécutive.

OPTION 1 : PLANIFIEZ VOTRE ÉVALUATION SUR DEUX JOURSLe processus recommandé comprend deux façons de procéder à l’évaluation.

Cette première option consiste à programmer une réunion de deux jours où tous les membres de l’équipe impliqués s’assoient ensemble pour entreprendre l’évaluation. L’avantage de cette option est que chacun a la possibilité de participer à l’évaluation de chaque critère et commence déjà à réfléchir au plan d’action. Cela dit, certaines OSN pourraient trouver que cela prend du temps.

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Horaires Présence Sujet(s) / dimension(s) du GSAT

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9:00-10:00

Responsables nationaux composés des membres du conseil et de l’équipe de gestion

Réunion d’ouverture : Introductions, Méthode, horaires.

10:00-12:00 Dimensions 1 et 2

13:30-15:30 Dimensions 1 et 2 (suite)

15:30-16:30 Dimension 3

16:30-17:30 Responsables nationaux & équipe de communication Dimensions 4 et 5

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9:00-10:00 Responsables nationaux & équipe des méthodes éducatives

Dimension 6. Si possible, aborder une ou plusieurs activités/projets sélectionné(e)s au hasard

10:00-11:00 Responsable nationaux & équipe des finances (trésorier) Dimension 7

11:00-12:00 Responsables nationaux & équipe des méthodes éducatives

Dimension 8. Si possible, aborder une ou plusieurs activités/projets sélectionné(e)s au hasard

12:00-13:00 Responsables nationaux Dimension 9

14:00-15:00 Responsables nationaux Dimension 10

15:00-16:30 ----Déposer les résultats sur la plate-forme de soutien global et en extraire le rapport avec des moyennes

16:30-17:30 Tout le monde, ceux qui souhaitent y participer

Réunion de clôture : Présentation des résultats préliminaires, repérer les non-conformités majeures, se mettre d’accord sur les réunions de suivi

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OPTION 2 : EFFECTUEZ L’ÉVALUATION AU SEIN DES ÉQUIPES

La deuxième option est de se mettre d’accord avec les équipes en charge de la préparation, sur le fait qu’elles exécuteront elles-mêmes l’évaluation de leur dimension, et devront organiser une réunion de 2-4 heures avec tous les membres de l’équipe impliqués. Cette option est moins « longue », à partir du moment où les discussions sont bien structurées.

» Méthode : Effectuez l’évaluation au sein des équipes affectées aux dimensions, en les jumelant avec une personne d’une autre équipe pour garder un point de vue externe.

» Rassemblez : Rassemblez toutes les équipes ensemble pour présenter leurs résultats.

- Assurez-vous de demander à chaque équipe d’enregistrer à l’avance leurs commentaires concernant chaque note, afin que vous puissiez vous référer à eux lors des discussions de la réunion. Les commentaires vous aideront également dans votre planification d’action.

- Gardez la réunion simple en définissant des règles : dans quelle mesure les notes peuvent être revues.

» Rapporteur : Nommez quelqu’un chargé de rassembler tous les résultats.

» Soutien du facilitateur du GSAT : N’oubliez pas qu’un soutien peut être proposé pendant le processus.

» Conclusion : Synthèse et présentation des résultats. Songez à impliquer le plus grand nombre possible de membres du conseil au cours de cette séance de synthèse, car les résultats sont aussi importants pour les responsables nationaux que pour l’équipe exécutive.

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EXPLICATIONSTATUT NOTE

Selon votre situation et selon les preuves que vous avez rassemblées, la conformité avec chaque critère peut être évaluée des quatre manières suivantes, de la conformité totale à la non-conformité:

III. MÉTHODE DE NOTATION

Il n’existe aucune preuve démontrant que l’OSN a fait quelque chose à propos de ce critère.

NON-CONFORME 0

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n/a

CONFORME À QUELQUES ÉLÉMENTS

CONFORME À LA PLUPART DES ÉLÉMENTS

CONFORMITÉ TOTALE

NON-APPLICABLE

Il existe des preuves démontrant que l’OSN a fait quelques démarches (mais pas toutes) à propos de ce critère.

Il existe des preuves démontrant que l’OSN a fait la plupart des démarches à propos de ce critère. Il est à jour et mis en œuvre.

Il existe des preuves démontrant que l’OSN a tout fait à propos de ce critère. Il est à jour, mis en œuvre, régulièrement évalué et actualisé.

Non applicable en raison des circonstances locales ou par rapport à un autre critère non-conforme.

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EXEMPLES :

Veuillez vous référer aux exemples ci-dessous qui vous fourniront quelques conseils sur la méthode de notation. Rappelez-vous qu’il s’agit d’un outil de développement qui vous aidera à identifier les domaines d’amélioration de votre organisation. Soyez honnête, évitez toute sur/sous-estimation et demandez-vous toujours si un évaluateur externe partagerait votre opinion.

CRITÈRES 102 :

La Constitution de l’OSN inclut explicitement les éléments suivants : (a) Adhésion de l’OMMS et (b) Acceptation d’adhérer à la Constitution de l’OMMS.

Situation Note

La Constitution inclut explicitement (a) Adhésion de l’OMMS et (b) Acceptation d’adhérer à la Constitution de l’OMMS.

CONFORMITÉ TOTALE

La Constitution inclut (a) Membre de l’OMMS ou (b) Acceptation d’adhérer à la Constitution de l’OMMS, (un seul des deux)

CONFORME À QUELQUES ÉLÉMENTS

La Constitution n’inclut pas explicitement les éléments (a) et (b) tels qu'ils sont énoncés dans le critère

NON-CONFORME

CRITÈRE 207 :

L’OSN a défini et mis en œuvre les procédures suivantes en ce qui concerne l’élection et le mandat des membres du « conseil national » : (a) procédure d’élection, (b) mandat à durée déterminée, (c) rotation des membres du conseil national pour éviter que tous les membres ne partent en même temps, (d) procédure d’exclusion d’un membre du conseil national, (e) limitation du nombre de mandats successifs, (f) cooptation (remplacement ou ajout de membres) Situation Note

Toutes les procédures d'élection et de mandat des membres du « conseil national » énoncées dans le critère, de (a) à (f) sont définies et mises en œuvre

CONFORMITÉ TOTALE

La plupart des procédures d'élection et de mandat des membres du « conseil national » énoncées dans les critères sont définies et mises en œuvre

CONFORME À LA PLUPART DES ÉLÉMENTS

Seulement quelques-unes des procédures d'élection et de mandat des membres du « conseil national » énoncées dans les critères sont définies et mises en œuvre

CONFORME À QUELQUES ÉLÉMENTS

Aucune des procédures énoncées dans les critères n'est définie ni mise en œuvre NON-CONFORME

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CRITÈRE 301 :

La déclaration de Vision/Mission de l’OSN définit clairement les ambitions, les principes et les convictions de l’organisation Elle a été approuvée par l’« Assemblée générale» et est disséminée à tous les niveaux de l’organisation.

Situation Note

La déclaration de la Vision/Mission de l'OSN définit clairement les ambitions, principes et croyances de l'organisation. Elle a été approuvée par l'« Assemblée Générale » et est disséminée à tous les niveaux de l'organisation.

CONFORMITÉ TOTALE

La déclaration de la Vision/Mission de l'OSN définit clairement les ambitions, principes et croyances de l'organisation. Elle a été approuvée par l'« Assemblée Générale » mais elle n’est pas disséminée à tous les niveaux de l'organisation.

CONFORME À LA PLUPART DES ÉLÉMENTS

CONFORME À LA PLUPART DES ÉLÉMENTS CONFORME À QUELQUES ÉLÉMENTS

Il existe une déclaration de la Vision/Mission qui a été approuvée par l’« Assemblée Générale », mais elle ne définit pas clairement les ambitions, principes et croyances de l'organisation, et n'est pas disséminée à tous les niveaux de l'organisation.

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ONCRITÈRE 405 :

L’OSN a défini et mis en place un système de signalement des violations éthiques qui comprend :

(a) la protection des dénonciateurs,

(b) ) le droit des parties impliquées,

(c) ) la désignation de niveaux de rapport appropriés (interne et externe).

Les infractions graves sont communiquées au « conseil national ».

Situation Note

Un système de signalement des violations éthiques est défini et mis en oeuvre. Il comprend tous les critères, (a), (b) et (c). Les infractions graves sont communiquées au « conseil national ».

CONFORMITÉ TOTALE

Il existe un système défini et mis en œuvre de signalement des violations éthiques. Il comprend la plupart des éléments du critère. Les infractions graves sont communiquées au « conseil national ».

CONFORME À LA PLUPART DES ÉLÉMENTS

Il existe un système défini de signalement des violations éthiques, mais il manque un ou plusieurs éléments du critère, ou il comprend tous les éléments du critère, mais il n'est pas mis en œuvre, ou les infractions graves ne sont pas communiquées systématiquement au « conseil national ».

CONFORME À QUELQUES ÉLÉMENTS

Il n’y a pas de système de signalement des violations éthiques en place. NON-CONFORME

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CRITÈRE 507 :

L’OSN a un rôle actif dans le conseil national des Jeunes, ou son équivalent (s’il en existe un).

Situation Note

La participation au conseil national des Jeunes est régulière, il y a un suivi et des retours documentés. CONFORMITÉ TOTALE

La participation au conseil national des Jeunes est régulière, mais il n’y a pas de suivi et de retours documentés.

CONFORME À LA PLUPART DES ÉLÉMENTS

La participation au conseil national des Jeunes est superficielle, non-régulière ou non-récente.

CONFORME À QUELQUES ÉLÉMENTS

Pas de participation au conseil national des Jeunes NON-CONFORME

Il n'y a pas de conseil national des Jeunes N/A

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Modèle de notationSur la plate-forme de soutien global existante sur scout.org, vous serez en mesure d’aborder chaque dimension et d’y entrer vos notes, ce qui calculera votre moyenne générale, vos notes par dimension, et enregistrera vos résultats.

Une version « hors ligne » du modèle de notation est jointe aux présentes lignes directrices et disponible par l’intermédiaire de votre centre de soutien régional du BMS électroniquement.

Les non-conformités majeuresParmi les 96 critères, 15 critères doivent être considérés comme essentiels et sont identifiés comme « non-conformités majeures » (NCM), s’il n’y a pas de conformité avec les critères. L’objectif de ces NCM est de servir de signal d’alarme pour permettre aux Organisations Scoutes Nationales de repérer les domaines qui doivenrt être considérés comme prioritaires dans le suivi de l’évaluation.

Dimension des bonnes pratiques Critères

OSN – OMMS : OBLIGATIONS INSTITUTIONNELLES 0101

CADRE DE LA GOUVERNANCE 0204

CADRE STRATÉGIQUE0301 0302 0310

GESTION DE L’INTÉGRITÉ 401

COMMUNICATION, PROMOTION ET IMAGE PUBLIQUE 0501

LES ADULTES DANS LE SCOUTISME 0601 0608

ALLOCATION DES RESSOURCES ET CONTRÔLES FINANCIERS

0702070607080710

PROGRAMME DES JEUNES 0801 0807

POTENTIEL DE CROISSANCE AUCUN

AMÉLIORATION CONTINUE AUCUN

Confidentialité des résultats Les résultats de l’auto-évaluation de votre OSN sont les vôtres et seront gardés confidentiels. Le centre de soutien régional du BMS peut utiliser ces renseignements en interne, pour identifier des tendances ou ajuster le soutien à fournir, mais ne les divulguera jamais à un tiers sans le consentement préalable de l’OSN concernée.

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Comme le cycle de soutien global le mentionne au début de ces lignes directrices, les étapes qui suivent votre auto-évaluation sont les plus importantes en ce qui concerne le renforcement de la capacité de votre Organisation Scoute Nationale. Il est donc important de ne pas sous-estimer les travaux de suivi qui auront lieu après votre évaluation. Votre centre de soutien régional du BMS est disponible pour vous soutenir dans le processus d’établissement de priorités et de planification d’actions.

IV. CE QU’IL SE PASSE ENSUITE

» Résultats : Après l’évaluation, partagez les résultats de l’évaluation avec les personnes concernées de votre OSN et faites un bilan au conseil après une période de réflexion.

» Suivi : Programmez une réunion pour la planification des actions. Cette réunion peut consister en une séance de recherche d’idées. N’oubliez pas d’impliquer les membres du conseil pour assurer une vue d’ensemble stratégique.

» Établissez des priorités :

- Faites un lien avec votre planification stratégique pour établir des priorités de vos actions prévues.

- Si vous n’avez pas de planification stratégique, listez les critères susceptibles d’empêcher la croissance de votre OSN.

- Analysez les non-conformités majeures

» Coordonnez : Nommez un responsable chargé du suivi du processus global.

» Cherchez du soutien : N’hésitez pas à contacter votre centre de soutien régional du BMS pour obtenir de l’aide et des conseils. Si vous avez besoin d’un soutien externe, vous pouvez contacter votre centre de soutien régional du BMS par l’intermédiaire de la plate-forme de soutien global (une fois prête) en soumettant une demande de soutien, ou bien par e-mail.

» Recherchez des ressources : Sur la plate-forme de soutien global ou la bibliothèque de scout.org, vous pouvez également trouver des ressources essentielles pour identifier les domaines dans lesquels vous avez besoin de soutien.

4PLANIFIEZ UNE RÉUNION DE SUIVI DE PLANIFICATION D’ACTIONS

ÉTAPE

COORDONNÉES DU CONTACT DE SOUTIEN GLOBAL DANS LES CENTRES DE SOUTIEN DU BMS

» Centre de soutien Afrique du BMS : Mary Waweru <mwaweru@scout.org> » Centre de soutien Arabe du BMS : Refaat El-Sebaey <refaat@scout.org> » Centre de soutien Asie-Pacifique du BMS : Prassanna Shrivastava <prassanna@scout.org> » Centre de soutien Eurasie du BMS : Tetiana Smykovska <tsmykovska@scout.org> » Centre de soutien Europe du BMS : Jordan Bajraktarov <jbajraktarov@scout.org> » Centre de soutien Interamérique du BMS : Janet Marquez <jmarquez@scout.org> » Centre de soutien global Kuala Lumpur du BMS : Abir Koubaa <akoubaa@scout.org>

© World Scout Bureau Inc.Soutien globalVersion 2Février 2018

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