Library Development and Future Trends in Malaysia ... fileLaporan Kursus 'International Graduate Information Studies School (IGISS)' Report on Regional Workshop on Common Communication

Library Development and Future Trends in Malaysia• Country Report

Persediaan Profesional Perkhidrnatan Maklumat ke Arah Era IT

Standards for Network Development with Special Referenceto Malaysia

Melahirkan Budaya Membaca Melalui Pendidikan

Information Services and Facilities Available to SocialScience Researchers • Country Report

Menangani Masalah Pembacaandi Perpustakaan Negara Malaysia

Sistem Pembekalan dan Penerbitan di Malaysia

Hak Cipta Terpelihara © 1994 – Perpustakaan Negara Malaysia


Bil. 19/1994

PenasihatMar/am Abdul Kadir

Ketua PengarangAmanah Ahmad

PengarangShellatay Devadason

Koordinator PenerbitanSiti Aishah Sheikh Kadir

PenyusunRashid Dahalan

Shafikullah Mohd ShafieeNorma Abdul Rahman

Dzulhazmi Mohd Shukor

Sumbangan penulisan boleh .dimajukan kepada:Koordinator Penerbitan

Sekitar PerpustakaanBahagian Perhubungan Awam

Aras 4, Blok TengahPerpustakaan Negara Malaysia

Tel:2943488 Faks:2927082

Edaran dibuat oleh:Unit Hadiah dan Pertukaran

Pusat Penyerahan Negara, Aras 1Perpustakaan Negara Malaysia

• 232, Jalan Tun Razak50572 KUALA LUMPUR

Perpustakaan Negara Malaysia 1994



Library Development and Future Trends in Malaysia - Country ReportShahar Banun Jaafar

Persediaan Profesional Perkhidmatan Maklumat ke Arah Era IT

Syed Salim Agha dan Kamariah Abdul Hamid

Standards for Network Development with Special Reference to MalaysiaNorkhaton Mond Yunus

Melahirkan Budaya Membaca Melalui Pendidikan

Mohd Yusof Hj. Othman

Information Services and Facilities Available to Social Science Researchers

Ara Talib

Menangani Masalah Pembacaan di Perpustakaan Negara Malaysia

Nur 'Aini Abu Bakar

Sistem Pembekalan dan Penerbitan di Malaysia

Asma Ahmad

Laporan Kursus 'International Graduate Information Studies School (IGISS)'

Report on Regional Workshop on Common Communication Format (CCF)

Laporan Latihan VTLS dan Lawatan Sambil Belajar ke National Agricultural Library



LIBRARY DEVELOPMENT AND FUTURETRENDS IN MALAYSIA - COUNTRY REPORT *

by

SHAHAR BANUN JAAFAR**

ABSTRAK

Kertas kerja ini membincangkan trend masa depan dan pembangunan perpustakaan diMalaysia. Ianya meninjau sejarah pertumbuhan dan peranan yang dimainkan oleh kelima-lima jenis perpustakaan yang ada di samping latihan untuk profesion perpustakaan.Menurut penulis, perkembangan semasa di peringkat antarabangsa dan kebangsaanmempunyai impak yang besar terhadap pembangunan perpustakaan di Malaysia. Diperingkat kebangsaan beberapa strategi telah disarankan oleh penulis dalam usahamemenuhi keperluan maklumat negara menjelang tahun 2020 dan seterusnya. Automasiserta pewujudan perkongsian dan rangkaian maklumat di antara perpustakaan membawaimplikasi yang mencabar kepada profesionalisma kepustakawanan, Di sinilah perlunyaPustakawan sentiasa sensitif dan responsif terhadap keperluan perkhidrnatan maklumatyang sentiasa berubah sejajar dengan keperluan persekitaran pada masa itu.

INTRODUCTION

alaysia consists of Peninsular Malaysiaand the states of Sabah and Sarawak on

the Borneo Island. It is located at the heart ofSoutheast Asia, to the north is Thailand, to thesouth are Singapore and Indonesia, to the east isthe Philippines. Malaysia has a total area ofabout 330,434 sq. km. and a population of about18 million. Malaysia is a member of ASEAN(Association of South East Asia Nation). Someexamples of library cooperation among libraries

Paper presented at Consal IX, Bangkok, 1-8 May 1993

Deputy Director General, Perpustakaan Negara Malaysia

in ASEAN countries are, ASEAN-COCI, JointCongress of Library Association of Singaporeand Library Association of Malaysia andConference of Southeast ASEAN Librarians(CONSAL). At the same time, many librariesespecially special libraries, have establishedbilateral linkages with their counterparts inSoutheast Asian countries based on mutualinterests.



LIBRARIES IN MALAYSIA

1) The National LibraryThe National Library of Malaysia wasestablished in 1966 as a Unit within the NationalArchives and its primary function then was toimplement the Preservation of Books Act, 1966and to publish the Malaysian NationalBibliography, The National Library Act waspassed in 1972. Its Reference Division was firstopened to the public in the same year. ThePreservation of Books Act was repealed and anew act named the Deposit of Library MaterialsAct was enacted in 1986. This Act, named theNational library as the National DepositoryCenter for library materials published in thecountry. Library materials as defined in the Actincludes printed as well as non printed materials,such as cinematograph films, microforms,phonorecords, video and audio recordings andother electronic media. The Act requires allpublishers to deposit 5 copies of printedmaterials and 2 copies of non-printed materialsin the National Library,

The National Library is one of the major librariesin Malaysia, which has its powers and rolesclearly defined in the National Library(Amendment) Act, 1987, Presently the NationalLibrary is managed by the Director General andassisted by the Deputy Director General. Thereorganization of the National Library'sorganizational structure was recently approvedby the government. The National Libraryconsists of 15 Divisions, headed by 9 Directorsand 6 Senior Librarians. The role of the NationalLibrary as the coordinator responsible for thestrengthening of information infrastructurewithin the nation is stipulated in the 1987 Act.The Act empowers the Director General of theNational Library "to advise the Minister onnational policy on all matters pertaining tolibraries and all other matters relating tolibraries" and "to advise and assist in the nationalplanning and development of libraries".

At present the National Library has a totalcollection of approximately 900,000 items, anincrease of approximately 45,000 itemsannually. About 48,000 items of its totalcollection consist of multi media materials whichincludes video tapes, cassettes, microforms andCD-ROMs. Its new building which has a totalarea of about 22,700 sq. meters has modernfacilities, including a multimedia resourcecentre, a computer centre, a computer traininglaboratory for training of library personnel todevelop skills in managing informationtechnology, a Computer Assisted ReferenceService (CARS) Centre and a Computer AssistedInstruction (CAI) Centre for the public to learnto access its databases through its Online PublicAccess Catalogue (OPAC). Its children's librarywill be equipped with hypermedia services toenable children to learn within an ITenvironment. This Centre will be made possible,by the donation of Syarikat Esso (M) Bhd, whichis celebrating its 100 years anniversary this year.We believe that the children of today who willbe our future leaders, will be active users oflibrary and information services of the future,

2) Academic LibrariesThere are 7 university libraries in Malaysianamely the Universiti Malaya (University ofMalaya), Universiti Sains Malaysia (Universityof Science), Universiti Kebangsaan Malaysia(National University of Malaysia), UniversitiPertanian Malaysia (University of AgricultureMalaysia), Universiti Teknologi Malaysia(University of Technology Malaysia), UniversitiIslam Antarabangsa (International IslamicUniversity) and most recent the UniversitiMalaysia, Sarawak, The university libraries'collections are of varying sizes ranging frommore than 1 million to less than 100,000 librarymaterials. The Universiti Malaysia Sarawak'slibrary is in a developmental stage. Except forthe two newer libraries, all university librarieshave their own network outside their main



campuses. Most of the major universities havecomputerized and have built up a number ofdatabases and have access to foreign databases.Coordination among university libraries and theNational Library is formalized through PERPUN(Conference of Chief Librarians of Universitylibraries and the Director General of the NationalLibrary) which meet 3 to 4 times a year. Otherforms of cooperation are in the area of documentdelivery services, microfilming activities SCOM(ie. Sub-Committee on Microfilming whichinvolves sharing responsibilities in microfilmingprojects), planning for bibliographic networks,organizing training and conferences.

There are about 70 academic libraries in variousinstitutes of higher learning either as governmentowned or as a private organizations. In recentyears, there are a number of private colleges thathave been set up with twinning programmes withforeign universities. These colleges have theirmini libraries of various sizes, some are managedby professional librarians whilst others aremanaged by a non professional staff.

3) Special LibrariesSpecial libraries were the earliest librariesestablished in Malaysia mainly to supportresearch in related areas. The oldest libraries inMalaysia are the Institute of Medical ResearchLibrary (1901), the Rubber Research Instituteof Malaysia (1925) and the Forest ResearchInstitute (1929). Today there are more than 300special libraries of varying sizes attached tovarious research institutions, Ministries,Government Departments and privatecorporations.

Special libraries in the Ministries and the FederalGovernment Departments are administeredunder their respective Ministries and Heads ofDepartments, while special libraries in researchinstitutions and private corporations areadministered under their respective Directors of

institutions or Chief Executives of Corporations.However, librarians and library assistantsworking in the Ministries and the FederalGovernment Departments fall under the purviewof the Common User Scheme for librariesadministered by the National Library ofMalaysia. Whilst there are 256 libraries underthe Scheme, only 45 libraries are headed byprofessional librarians. There are about 156special libraries in research institutions, privatecorporations and associations. Most speciallibraries in research institutions or semigovernment institutions such as in the Bankingsectors, are headed by professional librariansor information specialists.

As head of the Common User Scheme forlibraries, the National Library is responsible forthe recruitment, placement, transfer,confirmation and promotion, training andprofessional development of all librarians andlibrary assistants in the Ministries and FederalGovernment departments. The National Libraryconducts regular training programmes as wellas examinations, for the purpose of confirmationof newly recruited librarians and libraryassistants in the scheme. However, trainings andseminars organised by the National Library,especially in the area of new disciplines, wherelocal and foreign experts are invited to conductthe training programmes or seminars, are openedto all library professionals in the country. TheNational Library provides advisory services toany institution intending to set up new librariesor to upgrade its library services.

4) Public LibrariesAll State Public Libraries in Peninsular Malaysiaare under the administration of the State PublicLibrary Corporation Boards except for the SabahState Library which is a State Department underthe Ministry of Social Services, while theSarawak Public Library is under the Ministry ofEnvironment and Tourism. The Enactments of



State Public Library Corporations, were passedby their respective State Legislations, in the yearsbeginning from 1969 to late 1980s.

The State Public Library of each state isresponsible for developing state-wide librarynetworks which include setting up branchlibraries, village libraries and reading rooms invarious districts and towns and providing mobilelibrary services in the rural areas. At presentthere are 13 state libraries, 76 branch libraries,145 village libraries and 75 mobile libraries inMalaysia. In 1993, the government allocatedfunds for the National Library, to set up anadditional 21 village libraries and 10 mobilelibraries. The Kuala Lumpur City Council hasset up 3 city libraries and a mobile library unitto provide library services in urban centerswithin the Federal Territory. There are also statelocal authorities such as Johore Bharu, PulauPinang, Kuching and Ipoh that have set up theirown city/town libraries managed by theirrespective local authorities. In addition, thereare about 473 mini rural libraries or readingrooms under the management of localauthorities, Community Development Divisionof the Ministry of Rural Development(KEMAS), the Rubber Industry Small HoldersDevelopment Authority (RISDA) and theFederal Land Development Authority (FELDA).

The National Library provides developmentgrants to the state authorities to assist the statein the development and strengthening of publiclibrary infrastructure within the state. Thisdevelopment grant is for building of newlibraries, renovation of library premises,purchase of mobile buses, library equipment,books and non book materials for collectionbuilding and provision of launching grant.Under the Sixth Malaysian Plan a total sum ofRM19.948 million has been allocated for thestate public library development. The DirectorGeneral of the National Library sits in all StatePublic Library Board Meetings. Professional

meetings with the state public libraries organizedby the National Library of Malaysia, are heldtwice a year, mainly to coordinate professionalmatters and to monitor development projects.

5) School LibrariesThere are resource centres or libraries of varyingsizes in most secondary and primary schools inMalaysia. The Technology Division of theMinistry of Education is responsible forpromoting and facilitating the establishment ofresource centres in all schools. School librariesare managed by teacher librarians with speciallibrary training. The Specialist TeachersTraining Institute in Kedah provides specialcourses for teacher librarians in the country.

6) Training of Library ProfessionalThere are 2 library schools in Malaysia, namelythe Mara Institue of Technology, which providesdegree and post graduate diploma courses andthe International Islamic University whichprovides a Masters programme in InformationManagement. The Library Association ofMalaysia also conducts courses and organizesseminars on library management andorganization.

CHANGING PATTERN OF LIBRARIESIN MALAYSIA

The developments that are taking place at thenational and international arenas have a majorimpact on library development in Malaysia.

At national level, there are government policiesand programmes introduced recently that willhave major impact on all libraries in Malaysia.Plans for future library development should takeinto consideration some of these policies andprogrammes, namely, the Malaysian 30-yearplan or Malaysia the way forward commonlyknown as Vision 2020: the 10-Year Plan orSecond Outline Perspective Plan (OPP2) andthe 5~Year-Plan (Sixth Malaysia Plan). These



policies will provide the major thrust for librariesin Malaysia to move ahead towards the twentiethcentury. Other policies which are equally asimportant for library development are theNational Policy on Library and InformationServices, the National Book Policy (Dasar BukuNegara), the National Science and TechnologyPolicy, the Industrial Master Plan and theNational Agriculture Policy.

The National Development Policy hasformalised the vision 2020, which sets the pacefor Malaysia to become a fully industralized anddeveloped nation by the year 2020 and to be aninformation rich nation. Its main objectives isto build a progressive, prosperous and unitednation. In order to be a successfull nation bythe year 2020, there are 9 strategic challengesthat should be overcomed by all Malaysian.These nine challenges are: (a) establishing aunited Malaysian Nation; (b) creating apsychologically liberated, secure and developedMalaysian society; (c) fostering and developinga mature democratic society; (d) establishing afully moral and ethical society; (e) establishinga mature, liberal and tolerant society; (f)establishing a scientific and progressive society;(g) establishing a fully caring society; (h)ensuring an economically just society, in whichthere is a fair and equitable distribution of wealthof the nation, and; (i) establishing a prosperoussociety with an economy that is fullycompetitive, dynamic, robust and resilient. Tomeet these challenges, information become acritical factor, in order to excel and to have anedge over others. Thus libraries as the majorinformation providers in the country, should playits strategic role as an agent of change, towardsmeeting the information needs of the future.

At the international level, the developments thatare taking place will certainly affect libraryservices in Malaysia. As the world economy isbecoming more competitive, information too isbecoming a major asset to any nation that is

committed toward change. For any country tohave a competitive advantage, it must have agood information system that can deliverinformation fast for decision makers.Advancement of computer technologies havemade it possible for libraries to utilize itspotential as working tools to create variety ofdatabases that are pertinent to library users.Future direction of library development inMalaysia should take into consideration theexternal environment i.e changes that are takingplace globally especially within the Pacific rimas well as the future development in Malaysia,taking into consideration government policiesand programmes. This is a challenge for all ofus librarians in Malaysia.

In line with the above policies and theglobalization that are taking place, all librariesin Malaysia have a major role to play in thedevelopment and strengthening of library andinformation infrastructure within the nation. Inorder to meet the future challenge of becominga developed industrial nation, all libraries inMalaysia, be it academic, special, public orschool libraries, should became an integral partof the nation's information system that provideresearch and reading materials to the publicthrough its services. The collections of all theselibraries are part of the nation's major resourcesand assets which should be shared by all. AllMalaysians be they, in the urban or rural areas,should have access to research and readingmaterials, in order to forge ahead as a productive,innovative and skilled labour force. To developan information-rich society, Malaysia needs aPlan of Action for the development of libraryand information services within the country.Some of the strategies for the development oflibrary and information services in Malaysia,includes:

a) strengthening of library andinformation infrastructure in the country bysetting up more libraries in the cities, townsand villages so that all Malaysian will be



able to enjoy library facilities and services;

b) reducing imbalance of librarydevelopment among the states by providingadditional financial assistance to the stateauthorities responsible for public librarydevelopment, in order to enable all states toprovide effective library services and toestablish state-wide library networks. Inadition to the development grant given tothe states, beginning from 1992, the Federalgovernment, through the National Libraryis subsidising half of the annual budget ofthe state public libraries, on a 50:50 ratio.Thus, it is envisaged that a balanced librarydevelopment within the states will prevailin the near future;

c) ensuring all public libraries in thecountry achieve minimum standard ofservices, so that it can function as a one stopcommunity information centre for localinformation, and functions as state referenceand referral centres. Thus, the state librarieswill develop as "centre of excellence" forthe state information system. PublicLibraries should be the major learning centerfor the youth to upgrade their living skillsand to improve their standard of livingthrough continuous education and selflearning;

d) facilitating the development of speciallibraries and specialised information centresin the Ministries, Federal Departments,Research Institutions and privatecorporations, both in the areas of science andtechology and the areas of social sciences,so that they would be a specialised centre ofexcellence in their respectives relateddisciplines, as part of the nationalinformation system.

e) ensuring that all libraries within thecountry have access to computer facilities

in order to build up bibliographic as well asnon-bibliographic databases pertaining totheir local environment. These databasesshould be made accessible to the publicthrough online library services and networks.Thus libraries will become an intermediarybetween its users and different types ofdatabases;

t) establishing a national bibliographicdatabase and national bibliographic networkin a distributed environment. This is in linewith the governments' policy to have an"open system" environment for all publicsector computer systems;

g) ensuring national availability ofpublications to the researchers and the publicwho will have access to the collections ofall libraries in the country through effectivedocument delivery services. With theassistance of the Syarikat Telekom MalaysiaBhd, the National Library is planning to linkup all libraries that have signed the"Memorandum of Understanding" fortelemail services;

h) all libraries will be actively involvedin reading campaigns and user educationprogrammes, in order to ensure that libraryusers will be able to exploit information tomeet the challenges of a new industrialsociety. The National Library's mission isto instill the culture of excellence amostMalaysians, by encouraging them tocontinuously acquire knowledge throughlibrary services. As a secretariat of theNational Reading Campaign chaired by theMinister of Education, the National Libraryis coordinating and assisting relevantauthorities to organize and campaign for thereading programme. A National ReadingMonth will be observed annually.

i) all libraries will work with other



institutions to formulate the National Planof Action to produce more reading andresearch materials for the Malaysian readingsociety;

j) establishing within the NationalLibrary a National Reference and ReferralCentre for local imprints, as well as, sourcesof information on Malaysia. This willinclude an online system which will allowthe public and the publishers to access theMalaysian National Bibliography database,thus acting as the "national focal point" fora Malaysian information system;

k) library services may not be purelybibliographic but include textual, graphicand statistical information. Library serviceswill include repackaging of information inaccordance to the users needs. A marketingapproach to the library services will beemphasised. The corporate culture oflibraries as a knowledge-based institutionshould be customer driven i.e libraries existto satisfy the information needs of users;

1) in line with the government policy ofpromoting, the excellence culture amongstall government departments, library servicestoo should achieve services par excellenceby providing timely and quality informationrequired by decision makers, researchersand the public. All libraries should developcorporate plans with short term and longterm plans for the future, in order to forgeahead to the year 2000 and beyond.

m) establishing standards for all libraryactivities and services of libraries in orderto upgrade the quality of library services.A Total Quality Management approachshould be practised by all libraries inMalaysia;

n) intensifying in-service training for

professionals librarians and non-professionals staff in order to meet newchallenges, especially in terms of exploitingand harnessing global information by usingnew technologies and developing subjectspecialization among librarians.

LIBRARY AUTOMATION

Automation among libraries in Malaysia beganas early as 1978 when the MALMARC projectwas started. The MALMARC project was acentralized batch processing system for copycataloguing and for building up a unioncatalogue database among consortia librariesconsisting of the Universiti Sains Malaysia,Universiti Pertanian Malaysia, UniversitiMalaya, Universiti Kebangsaan Malaysia,Universiti Utara Malaysia and the NationalLibrary. The successful output of MALMARCwas the creation of one of the largestbibliographic databases, consisting ofapproximately 480,000 records of a unioncatalogue of consortia libraries. The institutionalfiles from the MALMARC database can beloaded into any integrated library system withminor customization thus facilitating theimplementation process of the computerizationprogramme of consortia libraries. In 1990 thisproject was discontinued and currently plan forthe future bibliographic network is underway.

Since the 1980s, libraries especially academicand special libraries began to acquire their owncomputer systems. Currently there are a varietyof computerized library systems being used indifferent libraries in Malaysia. The UniversityScience library and Universiti KebangsaanMalaysia are using the DOBIS/LIBIS system,the University Malaya library the ATLASsystem, the University of Technology Malaysiais using Dynix system, the Universiti UtaraMalaysia is using SISPUKOM, the Universityof Agriculture and the National Library are usingVTLS. Some special libraries are using VTLS,



such as MINISIS and CDS/ISIS for simple textretrieval systems. For the last three years, theNational Library has developed 5 majordatabases namely BINAR consisting ofapproximately 171,440 records on libraryholdings; PANCARAN consisting ofapproximately 3,310 indexing records ofconference/ seminar proceedings; MENTARIconsisting of approximately 39,480 indexrecords of Malaysian periodical/journal articles;SURIA consisting of approximately 109,830records of index to Malaysian major newspapers.

The first phase of library networking is to allowlibraries with similar systems to be connectedand be able to access each other's databases.The second phase is to consider the introductionof "disc spinder" i.e. an independent computersystem either to be installed at the NationalLibrary or by appointing a commercial bureaufor the establishment of centralized unioncatalogue of library holdings. The method wasintroduced by Dr John Ashford, who undertookthe consultancy study for bibliographic networksin Malaysia, under British Council sponsorship.

Since 1985, libraries in Malaysia began to haveaccess to commercial databases such as Patentand Standards databases or SIRIMLINK andLIVEBASES as well as international databasessuch as Dialog Information Services. Mostlibraries in Malaysia are now beginning to buildup their CD-ROM collections. In future, libraryonline services should not limit to accessingbibliographic databases, but should also consideraccessing textual, and statistical databases,directories, financial data, communityinformation services, and many other databasesin order to repackage the information retrievedfrom different databases, in accordance withspecified users needs. Thus there is value addedto the information we deliver to our users. Thisis a challenge for all librarians. How do wedevelop the required skills among us to accessdifferent databases with different kinds of search.

IMPLICATIONS TO LIBRARYPROFESSIONALS

We are living in an information age wherepublications and databases which contain allforms of information proliferate in differenttypes of media. Information published inmultimedia and hypermedia should be anintegrated part of our library collection andlibrary services. Libraries of the future shouldnot only be library of printed materials but alsolibrary of different databases and multimediaresources. Advancements in computertechnology has affected our life and our workplace. The convergence of computers andsophisticated telecommunication system makeit possible to exchange information world widein an instant. Thus we will be able to accessvarious form of online databases worldwidethrough different networks. As informationproviders, these developments will haveimplications for our professions. It requiresdifferent approaches to accessing and deliverinformation to our users. Accessing differenttypes of databases will be a daily routine workof any modern library. As librarians, we areresponsible for selecting information, relevantto our respective user needs, processing mem inthe most systematic manner, in accordance withnational and international standards, for thepurpose of future exchange of information,developing retrieval information systems that areresponsive to our user's needs. On the otherhand, our users, endowed with differentintellectual skills, multi disciplinary background,computer literacy and globalizated outlooks, arebecoming more sophisticated and demanding forquality and efficiency library services.

How do we librarians cope with such situations?If we librarians are to play the role as a changeagent in our society, we should be proactive inour approach in providing library services andmarketing our products and services. We shouldbe constantly anticipating changes that are likely



to occur and to position our human resources toaddress these new challenges effectively. Aslibrary managers, we should be innovative andefficient in utilizing our resources which includelibrary materials and human resources. This isan important task for librarians to undertakeespecially when we are living in a changingenvironment where rapid development is takingplace in this technological world. Librarymanagement and services should take newapproaches, namely strategic management andplanning approach in order to forecast the futureand determining various alternatives measuresto introduce innovative and quality library andinformation services. SWOT analysis approachis one way to understand our present strengthand weakness. We should analysis our librariesin term of its strengths, weaknesses,opportunities and threats, in order to makeoptimum use of our strengths, and reduceweakness so that we would be able to takeadvantage of the new opportunities ahead of us,thereby reducing any threats to our profession.Libraries should treat information ascommodities, which are marketable to libraryusers. By analyzing the internal and externalenvironment, we should strengthen ourdistinctive competence and develop expertise,as centres of excellence in our own areas ofcompetences.

The Pacific rim will be one of the fastestdeveloping regions in this part of the world interms of economic, social, scientific andindustrial development in the near future. Thuslibraries within the Pacific region cannot existin isolation but need to cooperate. Thoughcountries in Asean have varied background andin different pace of development, there is acommon need among us, that is utilizinginformation for our national development.Expertise and experiences among librarians inAsean countries should be shared throughvarious cooperation programmes such astwinning programme, strategic alliances,

networking, etc.

It has been recognized that information is a majorresource that will contribute towards thedevelopment of a progressive nation. In orderto achieve a competitive advantage in this everchanging environment, the strategic role ofinformation in national and internationaldecision-making cannot be underestimated.Information should be regarded as a commodityor a major asset for any country that has anagenda for change. It is also commonly saidthat better decision making can be achievedthrough increased availability of information.However, the key issue here is how do welibrarians deliver precise and quality informationthat is relevant to a particular user at a particulartime. An overload of information or informationinappropriately derived or combined can resultin poor decisions that might be made in a lessinformation rich environment. This will affectour image as information providers. Thus asinformation managers we should be able tomanage information effectively so that it doesnot overwhelm the decision makers and libraryusers with irrelevent information.

Libraries should not only function as informationand cultural centres, but should also be learningorganizations where individual library staff areconstantly learning and adapting and beinnovative to meet the changing patterns of ourusers needs. We should nurture a learningculture among library staff so that they arereceptive to change. We should not onlyencouraging our users to be learned but weourselve should be continuously learning andunderstand the globalization scenario so that wewill be able to direct our resources in accordancewith the needs of our current and potential users.As library managers we should consider the newapproach to management. The new approach ofbusiness management is flattening up of theorganizational structure. The tall pyramidalorganization is disappearing. A new form of



organization must focus on customers needs. Inproviding effective information services, the neworganization should be in a form of clusterorganizations. A cluster organization consistsof a group of people drawn from differentdisciplines/divisions, working together on a semipermanent basis with a mission to provide thebest services to the customers. The clusterdevelops its own expertise, expresses strongcustomers orientation, pushes decision makingtowards the points of action, shares informationand accepts accountability. Therefore, a clusterorganization moves people beyondresponsibility of their area and towards theperformance of the cluster as a whole. A clusterapproach of management benefits not only theorganization but also the career of the individualinvolved.

Library as an organization should allow anintegration of individual development, careerdevelopment and organizational development.Organization cannot develop if individual staffdo not acquire the appropriate knowledge, skills,competences and positive attitudes. Librariesas learning organizations should allow individualstaff members to learn new roles, taking risks,acknowledge uncertainly and expandinformation boundaries. There should be anopen communication among managers and staffas well as close networking across divisionalfunctions. As managers we should establish anenvironment that enables and empowersindividual to be productive, creative andinnovative. The creation of an effectivecorporate climate within the library environmentshould be our prime concern. The library staffwho have the necessary knowledge, skills andcompetences are our strategic resources. Thuswe should continuously develop our staff byintroducing various learning and trainingprogrammes so that our staff are constantlyimproving their knowledge, skills, competencesand adopting appropriate attitudes andbehaviours to provide efficient library services,

in accordance with the changing demands of ourusers. Strategic management of strategicresources approach should be considered in orderto make strategic investments that maximize thegrowth of human capital of librarians and librarystaff in this competitive environment. Thusstrategic management of strategic resourcesshould be part of our management style. Humanresources development for librarians andinformation personnel should provide thenecessary education and training that will enablelibrarians to play a new role in delivery of ourproducts and services, ie. information.

As librarians, our responsibilities are wide anddiverse. Our tasks include promoting andinculcating reading habit, especially among theyouths and children, inculcating reading andresearch work among our special clients,managing information sources available inmultimedia as well as in different databases,developing effective information systems for avariety of users, formulating information policiesand information standards and strengthening theinformation infrastructure within our respectivecountries. The task ahead is in reality achallenging one. However, with cooperation andstrategic alliance our objective to makeinformation available when needed will beachieved through effective resource sharing.

Demands for the future library services requirelibrarians to reassess the kinds of services thatlibrarians have provided to the user in the pastand in present time. We should develop a closeworking relationship with other professionalsoutside our own boundaries and act as a "teamplayer" with other professionals and becompetent in the management of change.

The primary responsibility of librarians is tocreate a conducive environment which acts as acatalyst for improving information infrastructurefor the economic growth of the nation.Librarians should be ever sensitive and



that provides information. All libraries shoulddevelop a strategic development plan that willcater for the information needs for the years2000 and beyond.

responsive to the changing information needsof the users who are living in this competitiveenvironment. Libraries should be proactive incharting new directions and strategies forinformation systems by forming strategicalliances among libraries and other institutions

REFERENCES

A fully developed country by the year 2020 - Malaysia : the way forward. [A working paper by thePrime Minister Datuk Seri Dr. Mahathir Mohamad at the Inaugural of Malaysian Business Council].New Straits Times. March 2, 1991 : 10-11.

(Gilley, Jerry W. and Eggland, Steven. Principles of human resource development. New York :Addison-Wesley Publishing, 1989.

Information analysis centres for socio-economic planning and decision making. Paris : GeneralInformation Programme and Unisist, United Nations Educational, Scientific and CulturalOrganization, 1989.



PERSEDIAAN PROFESIONALPERKHIDMATAN MAKLUMAT

KE ARAH ERA IT

oleh

SYED SALIM AGHA*dan

KAMARIAH ABDUL HAMID **

ABSTRACT

This article briefly presents the development of IT, examines the present status of librarians/information professionals and what may be the reasons for them not making an impact onthe society. Suggestions given to improve the situation and to face the challenges of ITinclude improved quality of professional education and training, attitudinal change, changein organisation, work environment and the adaptation to the existing physical facilities.

PERKEMBANGAN IT

T telah berkembang dengan pesat dantelah menjadi sebahagian daripada

kehidupan harian kita. Penggunaan teknologikomputer di jabatan-jabatan kerajaan dan diinstitusi-institusi pengajian tinggi; penggunaanteknologi komputer dan telekomunikasi disyarikat-syarikat penerbangan dan di bank-bank;dan penggunaan mikrokomputer di sekolah-sekolah dan di rumah-rumah membuktikankesan IT terhadap masyarakat kian bertambah,IT merupakan suatu alat strategik yang tidakboleh diketepikan, dan Jika diketepikan kita akanketinggalan. Dari itu, kita perlu mengetahui danmemahami IT supaya dapat menggunakannyadengan berkesan.

Ketua Pustakawan, Universiti Pertanian Malaysia

Pustakawan Tingkatan Tertinggi, Universiti Pertanian Malaysia

Dalam dekad 90-an ini, beberapa isumaklumat yang memerlukan penyelesaian secarateknologi akan berlanjutan dan akan terusmenimbulkan masalah kepada Pustakawan danpakar maklumat. Di antara isu-isu yang ketaraialah :

* kecanggihan keperluan maklumatpengguna perlu diberi penekanan;* IT akan menjadi sangat komplekssebagai reaksi kepada keperluan penggunayang semakin meninggi tahapnya;* keperluan untuk merekabentuk ataumerekabentuk semula sistem maklumatdengan menggunakan teknologi baru akanmenjadi satu kebiasaan;



* perhubungan di antara rangkaianmaklumat yang telahpun menerap ke dalamarena maklumat beberapa tahun lalu akanmenjadi salah satu daripada tugas utamaprofesional maklumat;* implikasi perundangan terhadap aktivitipertukaran maklumat di kalangan rangkaianakan memberi kesedaran kepadaPustakawan dan para saintis maklumat,pemilik karya kreatif, dan pengguna.

Di antara kemajuan teknologi yang mungkinboleh mengurangkan masalah-masalah tersebutialah penggunaan optik fiber, perkembangan danpenggunaan rangkaian digital perkhidrnatanbersepadu (ISDN), hubungan rangkaian-ke-rangkaian, dan hubungan antara negara melaluisambungan digital optik fiber dan satelit.

KEADAAN KINI PUSTAKAWAN/PROFESIONAL MAKLUMAT

Pengwujudan pusat maklumat adalahuntuk memberi perkhidrnatan maklumat yangberkesan kepada penggunanya. Denganpendidikan dan latihan profesional yangdiperolehi, Pustakawan memainkan peranansebagai penyampai maklumat kepada penggunayang memerlukannya. Tetapi kebanyakan pusatmaklumat tidak mencapai Objektif masing-masing dan para Pustakawan tidak berapaberkesan dalam menyempurnakan fungsimereka. Masyarakat memberi kedudukankepada sesuatu profesion berasaskantanggapannya tentang faedah atau manfaat yangboleh didapati daripada profesion. berkenaan.Malangnya pustakawan kurang memberi kesankepada masyarakat dan oleh itu kepustakawanandiberi kedudukan yang rendah.

Fakta-fakta berikut mungkin menyebabkankurangnya kesan pustakawan terhadapmasyarakat :

* peranan yang terhad di kalanganPustakawan dalam pengendalian dan

Pemprosesan maklumat;* pustakawan kurang sedar akan keperluanpengguna;* pustakawan kurang memberi perhatiantentang bagaimana maklumat digunakan;* Pustakawan kurang sedar akan perubahanpersekitaran dan arah masa hadapan;* penggunaan yang sangat terhad akan ITsebagai alat strategik;* masalah sikap

PERKARA-PERKARA YANG MUNGKINMENYEBABKAN KEADAAN

SEKARANG

Perkara utama yang mungkinmenyebabkan keadaan sekarang ialahpendidikan profesional dengan cara lama dankurang berkaitan dengan keperluan semasa;kurikulum pendidikan profesional kurangmenyentuh tentang pengurusan dan penggunaanmaklumat, keperluan pengguna, dan penggunaanIT sebagai alat.

Kurang pembacaan profesionalmerupakan seperkara lagi yang mungkinmenyebabkan keadaan kini. KebanyakanPustakawan kurang membaca untuk mengikutiperkembangan semasa dalam bidang pengurusanmaklumat.

Perkara-perkara lain yang mungkinmenyebabkan keadaan sedemikian ialah:

* peluang yang terhad untuk pendidikanlanjutan;* latihan dalam perkhidrnatan yang kurangsesuai, dengan kekurangan manual latihandan manual prosedur kerja;* suasana kerja yang kurang menyenangkanoleh sebab struktur hirarki yang curam/hampir tegak;* Penekanan terhadap kerja-kerja rutin,proses-proses dan produser-produserbirokkratik



* kurang menggunakan imaginasi danpeluang;* pembahagian tugas yang tidak sesuai danbukan profesional;* kurang dan pengawasan keperluanpengguna yang kurang berkesan;* kurang aktif dalam pembinaan pangkalandata tempatan;* penggunaan IT yang kurang berkesan.

CADANGAN UNTUK MEMBAIKIKEADAAN

Pendidikan dan latihan profesionalmemainkan peranan yang penting dalampenghasilan tenaga profesional dalampengurusan maklumat. Sikap profesional dancara para pustakawan melakukan kerja danaktiviti bergantung kepada mutu pendidikanprofesional yang diterima. Persoalan pokoknyamelibatkan kurikulum, mutu pengambilanpelajar, keberkesanan proses pemindahanpengetahuan, dan piawai yang ditetapkan diSekolah/Kajian Sains Perpustakaan danMaklumat.

Pendidikan profesional hendaklahbertujuan bukan sahaja untuk menghasilkansiswazah yang berpengetahuan tetapi juga yangmempunyai kebolehan dalam membuatpenilaian, dan keterampilan analitikal dalambidang-bidang berikut:

* persekitaran maklumat secara menyeluruhdan penghubungkaitan di dalamnya;* tabiat individu dalam pencarian danpenggunaan maklumat;* perancangan strategik jangka panjang(perancangan dilihat sebagai proses danbukan sebagai sesuatu hasil);* pemasaran;* ekonomi maklumat;* analisa masyarakat;* cara-cara penilaian;* analisa perangkaan;* cara-cara penyelidikan.

Untuk memenuhi keperluan tersebut,Sekolah/Kajian Perpustakaan dan Maklumathendaklah menghasilkan siswazah yangberkemampuan seperti berikut:

a. Mempunyai pengetahuan teknikalyang mantap, meliputi pengetahuan dalampemilihan dan penggunaan teknologi yangsesuai supaya dapat menyelesaikan masalahmaklumat, merekabentuk pangkalan data,dan prinsip-prinsip pengendalian maklumat.

b. Memahami ciri-ciri pemindahanmaklumat, termasuk tabiat pencarianmaklumat pengguna dan aktiviti-aktivitiyang menghasilkan maklumat dalampelbagai disiplin.

c. Keterampilan dalam mengenalpastidan menganalisa keperluan maklumatmasyarakat yang diberi khidmat, danbagaimana keperluan maklumat tersebutdapat dipenuhi melalui agensi-agensimaklumat yang kompleks.

d. Keterampilan dalam menilaimaklumat untuk membuat keputusan yangperlu berasaskan kemahiran dalampengurusan maklumat dan bidang-bidangperkara tertentu.

e. Memahami dan berkebolehanmenganalisa persoalan-persoalan dasarmaklumat, termasuk persoalan perundangan(hakcipta, kerahsiaan, kebebasanmendapatkan maklumat, penapisan, danliabiliti profesional) dan persoalan peraturandan struktur (telekomunikasi, urusanhakmilik, dan aliran data merentasisempadan)

f. Memahami penghasilan, penge-luaran, maklumat, dan perubahan dalampengeluaran maklumat daripada berasaskancetakan kepada cara-cara lain dalampengeluaran dan penyebaran maklumat.



Beberapa bidang yang berkaitan denganpengurusan maklumat yang seharusnyadimasukkan ke dalam kurikulum Sekolah/KajianSains Perpustakaan dan Maklumat adalah sepertiberikut:-

* penentuan keperluan pengguna;* penghubungkaitan perkhidrnatan danpenghasilan pengeluaran dengankeperluan pengguna;* konsep maklumat;* pengurusan maklumat;* kajian terhadap penggunaan maklumat;* nilai dan potensi maklumat;* kefahaman terhadap teori dan prinsip-prinsip komunikasi teori sistem secara ampenyimpanan dan mendapat semulamaklumat pengurusan pangkalan data;* pengetahuan mengenai IT danpenggunaannya;* prinsip-prinsip menganalisa maklumatdan menyusun semula maklumat;* cara-cara penyelidikan;* keterampilan dalam perhubungansesama manusia.

(Lampiran memberi contoh-contoh kurikulumpendidikan profesional yang bersesuaian dengankeperluan semasa, iaitu kurikulum bersepadu diInternational School of InformationManagement dan kurikulum program siswazahdalam pengajian maklumat di Simon BolivarUniversity of Venezuela).

Latihan profesional merupakan satu lagiaspek penting dalam Pengwujudan profesionalmaklumat. Perbezaan harus dibuat di antarapendidikan dan latihan profesional maklumat.Sementara Sekolah/Kajian Sains Perpustakaandan Maklumat menumpukan perhatian terhadappendidikan, pusat maklumat di mana profesionalmaklumat bertugas adalah bertanggungjawabterhadap latihan. Jika perpustakaanmengharapkan siswazah yang terlatih, keadaanini tidak mungkin wujud; pengalaman adalahsesuatu yang menambah kepada pendidikan.

g. Kemampuan dalam merekabentukpengajaran dan rancangan pendidikanlanjutan.

h. Memahami teori komunikasi danpenggunaannya dalam menyusun semulamaklumat.

Sekolah/Kajian Sains Perpustakaan danMaklumat dalam mempertahankan kurikulumyang ada mungkin menegaskan bahawabeberapa aspek komponen pengurusanmaklumat telahpun digabungkan dalam kursus-kursus yang disediakan. Tetapi penggabunganbeberapa konsep pengurusan maklumat di sanasini tidak akan memberi kesan bagi rnewujudkanprofesional maklumat.

Bagi mereka yang telah lama terdedahkepada pengendalian maklumat secaraelektronik telah sedar bahawa apabilapenggunaan teknologi bagi memenuhipermintaan akses kepada fail-fail data elektroniksemakin meluas, perhatian hendaklah beralihdaripada teknologi pengendalian maklumatkepada kualiti dan kepentingan maklumat.Profesion kepustakawanan hendaklahmengambil perhatian terhadap perkara ini danmengambil langkah untuk mengkaji semulakurikulum program pendidikan profesionaldengan memberi penekanan terhadap maklumat.Kita seharusnya berpengetahuan dan mahirdengan ciri-ciri asas maklumat, mempunyaikefahaman terhadap maklumat, peka terhadappenukaran maklumat kepada pengetahuan barudan kesannya terhadap kehidupan seharian. Kitahendaklah juga berpengetahuan dalam persoalanrancangan dan dasar maklumat dari sudutteknologi, ekonomi, kebudayaan dan politik.Kegiatan kita yang meliputi Pemprosesanmaklumat dan menghasilkan pengeluaran danmemberi perkhidrnatan hendaklah mengambilkira perkembangan dalam pasaran dan keperluanyang ditetapkan oleh pengguna.



Sekolah/Kajian boleh memberi sumbangan.tetapi pusat maklumat hendaklah terlibat secaralangsung dalam latihan dan perkembanganlanjutan kakitangan sama ada yang baru ataupunyang sedia ada dan telah berpengalaman. Latihanmeliputi latihan dalam perkhidrnatan dan jugamengadakan rancangan pendidikan lanjutanprofesional.

Cadangan-cadangan lain untuk membantudalam Pengwujudan profesional maklumatadalah seperti berikut :-

* sentiasa peka dan mengetahui akanperkembangan profesional melaluipembacaan;* pembacaan luas dalam pelbagai bidangsupaya peka terhadap perubahan dankeperluan semasa;* menjalankan penyelidikan dari masa kesemasa;* memahami IT dan mengikuti perkem-bangannya;* mempelajari dan menggunakan kete-rampilan IT;* berinteraksi dengan golongan profesionalyang lain;* berpengetahuan mengenai keterampilananalitik dan penyusunan semula maklumat.

PERSEDIAAN LAIN YANG PERLUUNTUK MENGHADAPI CABARAN IT

Perubahan sikap kakitangan terhadap IT

Manusia menghadapi perubahan denganpelbagai reaksi. Lazimnya, kakitanganberpuashati dengan sistem yang sedia ada dankurang bersedia untuk mengubah sesuatu. Dariitu, sebarang perubahan yang perlu dilakukanhendaklah dirancang dengan teliti. Sikapterhadap perubahan hendaklah dibentuk secaraposit if.

Komunikasi yang teratur kepadakakitangan dalam memperkenalkan keadaan

yang baru amatlah penting. Pihak pengurusanyang merancang tidak seharusnya berdiam diri,tetapi hendaklah memberitahu semua pihakberkenaan dengan cara yang teratur, sepertipengumuman melalui surat pekeliling,perjumpaan ataupun mesyuarat.

Beberapa demonstrasi mengenaipenggunaan IT dan sistem hendaklah diatursupaya semua pihak berkenaan dapatmenilainya. Apa yang penting ialah untukmenghubungkait dengan apa yang merekalakukan, dan cuba memberi penekanan terhadapkebaikan IT dan bagaimana ianya dapatmemperbaiki keadaan kerja. Dalam pemilihansesuatu sistem baru, perbincangan dengankakitangan dari pelbagai peringkat untukmendapatkan maklumbalas dari mereka adalahmustahak, kerana penglibatan mereka adalahperlu untuk memastikan kejayaan dalampelaksanaan sistem kelak.

Di samping itu, kemudahan latihandalam penggunaan IT dalam semua kakitanganperlu dirancang dengan teliti, bukan sahaja daripihak penjual sistem tetapi juga oleh pihakperpustakaan sendiri yang boleh menghubung-kaitkan dengan sistem yang digunakan kini.

Perubahan organisasi

Penggunaan IT di pusat maklumat memerlukanperubahan dalam cara suatu kerja itu dijalankan,dan kakitangan perlu menyesuaikan diri dalamkeadaan yang baru. Pihak pengurusan perlumenyemak semula huraian kerja dan kaitannyadi antara satu sama lain.

Perubahan yang berlaku memerlukanpenyemakan semula struktur organisasi, danpenyusunan semula mungkin diperlukanseterusnya. Bagi sesebuah perpustakaanakademik, penyusunan semula strukturorganisasi boleh berasaskan satu model konsepyang terdiri daripada 3 kornponen, iaitu :-



* pengendalian maklumat;* merekabentuk sistem akses;* menilai keperluan pengguna dan

memberi perkhidrnatan.

Komponen pertama menguruskankoleksi yang pelbagai dan mengendalikanmaklumat dalam berbagai format. Walaupunkebanyakan tertumpu kepada bahan bercetak, iajuga mengendalikan maklumat yang terdapatsecara dalam talian, di mikrofis, dan di CD-ROM. Komponen kedua menumpukanperhatian terhadap fail-fail berkaitan denganpembawa maklumat, termasuk fail-failmaklumat elektronik. dan membentuk pertalianelektronik di kalangan objek dan fail.Komponen ketiga akan berinteraksi denganpengguna, dan mempunyai pengguna maklumatsebagai tumpuan; misalnya, komponen ini akanmembina profit pengguna dan menggabung-kannya ke dalam sistem mendapat semulamaklumat. Kebanyakan daripada kakitanganprofesional maklumat akan ditempatkan dikomponen ini.

Pada umumnya, kakitangan yang terlibatdalam pengendalian maklumat danmerekabentuk sistem akses akan dipusatkan,sementara mereka yang terlibat dalam memberidan menilai perkhidrnatan akan berselerak,berfungsi dalam 'kelompok perkhidrnatan', rapatdengan kumpulan pengguna masing-masing.Sistem maklumat yang peka terhadap keperluanpengguna ini akan menghasilkan perkhidrnatanyang lebih bermakna kerana ianya ditujukankhusus kepada kumpulan pengguna tertentu.

Dengan perubahan struktur organisasi,cara penilaian prestasi perlu juga diubah.Komputer boleh digunakan untuk perangkaanpengurusan bagi pengawasan aktiviti organisasi.Nilai-nilai kualiti hendaklah diterapkan dikalangan kakitangan untuk memastikankesempurnaan data dalam sistem komputer, dankualiti hendaklah dikaitkan dengan penilaian

prestasi. Semangat bekerja secara berkumpulandan tanggungjawab bersama hendaklah jugadipupuk di kalangan kakitangan.

Perubahan Persekitaran Kerja

Penggunaan IT di pusat maklumatmemerlukan berhadapan dengan kornputerdalam sesuatu jangakmasa yang agak lama.Untuk memastikan keselesaan tempat kerja dankesihatan kakitangan tidak terganggu, aspekergonomik hendaklah diambilkira dalampenyediaan alat-alat IT untuk kakitangan.Memberi masa untuk merehatkan mata seketikadalam tempoh penggunaan komputer jugadigalakkan.

Dari segi peralatan IT yang perlu, adalahdicadangkan supaya setiap profesionalmaklumat diperuntukkan satu mikrokomputersebagai 'workstation' yang akan digunakan bagikeperluan kerja tempatan dan juga hubungankepada sistem jauh. Di peringkat tempatan,'workstation' tersebut akan dilengkapkandengan perisian-perisian untuk menyokong kerjaindividu seperti Pemprosesan perkataan,'spreadsheet", dan pengurusan pangkalan data."Workstation' berkenaan boleh dihubungkankepada sistem rangkaian CD-ROM, dan jugabertindak sebagai terminal kepada sistempengkomputeran perpustakaan. Dari'workstation' yang sama, hubungan boleh dibuatkepada rangkaian dalam kampus, dalam negeri,dan antarabangsa. Penggunaan 'workstation'membolehkan seseorang profesional mengaksesdata luar perpustakaan dan mengadakanpertukaran data di mana berkenaan, di sampingberhubung melalui mel elektronik dalam dan luarnegara.

Dengan peruntukan mikrokomputer,profesional maklumat diberi kebebasan dalammenjalankan tugasnya, dan keadaan ini bolehmeninggikan dayacipta mereka. Kebebasanmungkin juga disalahgunakan, tetapi ini boleh



dikurangkan dengan sistem pengawasan yangbaik.

Penggunaan IT memberi kepuasankepada kakitangan dan pengguna perpustakaan.Tetapi pergantungan yang keterlaluan kepada ITboleh membawa kekecewaan atau kehampaan.

Penyesuaian Fizikal Secara Am

Beberapa perkara harus diambilkiradalam menyesuaikan kemudahan fizikal yangsedia ada sebagai persediaan bagi penggunaanIT. Penggunaan ruang dalam bangunan perludikaji semula untuk menampung keperluanmenempatkan terminal-terminal untuk merujukkatalog dan sistem rangakian CD-ROM.Pengubahsuaian juga perlu dalam kedudukanfizikal kakitangan untuk memastikanpenggunaan IT yang berkesan. Saluran-salurantambahan dalam bangunan, mendatar danmenegak, adalah diperlukan bagi membolehkankabel-kabel dipasang untuk penggunaan IT.Pemasangan kabel tambahan di luar bangunanmungkin juga perlu bagi keperluan perhubunganluar.

Satu perkara penting yang perlu dikajiialah beban tenaga elektrik yang diperlukan bagimenampung penggunaan IT. Di samping itu,satu penjana kuasa juga diperlukan untukmengambilalih apabila bekalan elektrik terputus.Penggunaan "UPS' bagi Tujuan yang sama juga

merupakan satu keperluan, terutama bagi tujuanmengelak dari kehilangan data.

Perhatian hendaklah diberi kepadapersediaan peralatan dan perabot yangdiperlukan. Kebajikan fizikal kakitangan bolehdiperbaiki Jika ruang kerja disusun sebegitu rupasupaya dapat meninggikan prestasi dankeselesaan. Sistem pejabat terbuka denganmengadakan pengadang biasanya digalakkansupaya dapat menggunakan ruang denganberkesan, dan kabel untuk penggunaan IT bolehdipasang dengan kemas.

PENUTUP

Arena maklumat tahun 90-an di manapusat maklumat beroperasi dijangka akanmengalami keadaan yang sentiasa berubah. Diantara ciri-ciri utama dekad ini ialah :

* peranan komputer dan sistem tele-komunikasi yang saling bertukar-tukar;* kepentingan maklumat dalam ekonominegara akan bertambah;* perkembangan sistem rangkaian dikampus Universiti untuk perkongsianmaklumat;* peningkatan dalam penggunaan mikro-komputer yang akan bertambahkeupayaannya;* rangkaian komunikasi dalam negeri danantarabangsa.



RUJUKAN

1. Are we educating or training? Journal of Academic Librarianship, 16(3) : 139 (July 1990).

2. Boehm. Eric H. and Horton. Forest W. Jr. The ISIM distance-learning methodology and theIRM curriculum. Journal of Education and Information Science, 32 (1/2) : 26-37 (summer/Fall 1991).

3. Kibirige, Harry M. Information communication highways in the 1990s : an analysis of theirpotential impact on library automation. Information Technology and Libraries, 10 (3) : 172-184 (September 1991).

4. Syed Salim Agha. Reflections on information management as an integral core of informationstudies. Paper presented at the Seminar on Library and Information Science Education inMalaysia : Needs and Requirements, held at International Islamic University, April 1992.

5. Woodsworth, Anne and Lester, June. Educational imperatives of the future research library : asymposium. Journal of Academic Lihrarianship, 17(4) : 204-215 (September 1991).

6. Woodworm, Anne et al. The model research library : planning for the future. Journal ofAcademic Librarianship, 15 (3) : 132-138 (July 1989).



Lampiran

Integrated Curriculum of theInternational School of Information

Management

Graduate Programs in InformationStudies of the

Simon Bolivar University of Venezuela

Concentration IThe Management of Informatione.g. Records management, Managing theknowledge worker, Business value ofinformation technology, Strategic planning.

Concentration IIOrganization of Informatione.g Database management systems, Officesystems, Planning information systems.

Concentration IIIPolicy Issues in Information Managemente.g Managing for change, National andinternational information politics, Ethical issuesin the information age.

Concentration IVInformation Technologye.g Selection and evaluation of computersystems, Strategic use of telecommunications,Small computers in business, Expert systems,Computer systems security.

Preliminary CoursesInformation in its social contextInformation technologyAnalysis and design of Information

System 1Information resources and theirorganisation

Obligatory CoursesManagement theory and practiceManagement of Information servicesInformation managementAnalysis and design of Information

System 11Information technology

Elective Courses - Group 1Industrial information managementGovernment information management

Elective Courses - Group 11Topics in the area of Management

Topics in the area of InformationManagement

Topics in the area of InformationStudies

Information technology application



STANDARDS FOR NETWORK DEVELOPMENTWITH

SPECIAL REFERENCE TO MALAYSIA *

by

NORKHATON MOHD. YUNUS**

ABSTRAK

Kertas kerja ini meninjau kepentingan dan keperluan standard bibliografik, standardkomunikasi dan persekitaran sistem terbuka dalam perkembangan rangkaian perpustakaankhususnya di Malaysia untuk penghantaran dan perkongsian maklumat di dalam negara,peringkat serantau dan antarabangsa.

INTRODUCTION

n recent years the importance of therelationship between information

technology, standards and librarianship hasgrown considerably. Faced with rapidly risingcost and increasingly inelastic budgets, librarianshave lately looked to computers and networksof computers as part of the solution, in the hopethat electronic forms of collaboration will restorean economic equilibrium often absent over thelast 25 years or so. In the process, librarianshave become necessarily concerned with theproblems that attend connecting computers,terminals and other devices arrayed acrossnetworks. This concern extends to the awarenessof librarians to standards that enable librariesusing different processors and different operating

Paper presented at Seminar on Design and Development of Library Networks, New Delhi, 25-27 September 1994

Head of Data Processing Division, Perpustakaan Negara Malaysia

systems to connect their computers and shareservices in meaningful ways. Thereforestandards are vital to libraries and informationproviders for the transmission and sharing ofinformation.

DEFINITION OF A STANDARD ANDNETWORK

A standard defines interface specifications of ahardware or software entity and not how itshould be implemented. Developers are free touse their creativity and ingenuity to implementa product based on a particular standard.

A network links a number of personal computersand other peripheral equipment such as printers



and disk drives. This allows network users toshare equipment and information. To ensure thenetwork is working productively all the time, aswell as easy to set up and use, the networkingproduct has to be designed and built to thehighest standard of reliability.

BIBLIOGRAPHIC STANDARDS

The National Library's involvement incomputerization began in 1978 when theMALMARC (Malaysian MARC) project waslaunched. MALMARC system was a sharedcataloguing system among university librariesand National Library, using computer facilitiesof the Universiti Sains Malaysia ComputerCenter. Though it is a batch processing system,its success lies in the building up of the largestbibliographic databases of union catalogue ofconsortium libraries, consisting ofapproximately of 480,000 records. Theinstitutional files can be easily loaded into anynew computerized integrated library systems,with minimum customization. The NationalLibrary's file consisting of 67,000 records fromthe MALMARC database was successfullyloaded into the National Library computersystem. At present a total catalogue records ofabout 167,000 is in the National Librarybibliographic database. The success ofMALMARC and the ability of loadingbibliographic records into another system ismade possible by the use of standardbibliographic format such as MARC format andvarious aspects of cataloguing practice. Anumber of standards for various libraryoperations and procedures have been establishedthrough the efforts of the professionalcommunity and international organisations tofacilitate and promote the application of IT inthe library environment. MALMARC adoptsthese standards and foundations in order toensure uniformity in practice, as well as to avoidwasteful duplication of efforts in libraryautomation. The following are some of the majorstandards used:

i) The International Standard BookNumber (ISBN) and the InternationalStandard Serial Number (ISSN) are touniquely identify a book or a serialpublication. The use of these numberssimplify and facilitate various libraryoperations like book ordering, serialsubscription, down-loading and exchangingof bibliographic data from other databases,etc. The ISBN is based on ISO2108-1978and the ISSN is based on ISO3297-1986.

ii) In the field of cataloguing a majorachievement is the Anglo-AmericanCataloguing Rules (AACR2) whichestablishes clear cut rules for cataloguing allforms of library materials like books, serials,media materials, etc.

iii) In the area of subject classificationthere are international standards such as theLibrary of Congress Classification Scheme,the Dewey Decimal Classification; theLibrary of Congress Subject Headings,Sear's List of Subject Headings; and variousthesauri to provide controlled vocabulary forindexing,

iv) The International Standard forBibliographic Description (ISBD) providesstandards for all forms of library materialsthrough the publication of five ISBDs;ISBD(M) for monographs, ISBD(S) forserials, ISBD(NMB) for non book materialsand ISBD(CM) for cartographic materials.All ISBDs are based on the generalISBD(G). ISBDs specify the elements ofbibliographic description, prescribe theorder in which these elements are to bepresented, and more significantly thepunctuation by which these should bedemarcated. ISBDs facilitate the following:

a) enable records from different sourcesto be interchangeable.



b) assist in the interpretation of recordsacross language barriers so that recordsproduced for users of one language canbe interpreted by users of otherlanguages.

c) assists in the conversion ofbibliographic records to machinereadable forms.

v) The creation of an internationalcommunication format for bibliographicdata in the form of the MARC (MachineReadable Catalogue) structure has giventotal flexibility in the communicationand manipulation of data within a recordand is a vital requirement in any libraryautomation project. MARC has becomethe basis for the ISO 2709communication format.

«Library automation systems present a widediversity of human computer interfaces (HCI).Several approaches may be taken to reduce thisvariability. MARC the ISO 2709 machinereadable record format was once intended to becoherent, but was spawned many versions ofvarying compatability - USMARC, UKMARC,DMARC and others. UN1MARC has perhapsbeen the most successful logical attempt at acommon format. The Common CommunicationFormat proposes a 'compatible' standard forcatalogue records, essentially for exchangepurposes. In Malaysia, a committee has beenformed to study the CCF format before it couldbe implemented.

Of the standards being developed specially forlibraries, the most promising initiative is thedevelopment of the American National StandardZ39.50 interface standard used mainly by USLibraries and bibliographic network services.This standard provides a common searchlanguage format for communication betweendiverse library software systems. This AmericanNational Standard Z39.50:Information

Retrieval Service Definition and ProtocolSpecification for Library Applications wasfirst introduced in 1988 and subsequently revisedby the National Information StandardsOrganization (NISO), which is a standardsdevelopment organization accredited by theAmerican National Standards Institute (ANSI).Further development and successfulimplementation of Z39.50 and its extensions,such as the Wide Area Information Server(WAIS) protocol developed by ThinkingMachines Inc. will allow for the full exploitationof the MARC format's value to libraries andlibrary users. WAIS implementations may beused to search select multiple OPACs at one timeand allow the user to download the neededinformation for references and further work. Itshould be noted that Z39.50 messages may alsobe transmitted over TCP/IP (TransmissionControl Protocol/Internet Protocol) networkssuch as the Internet.

The Z39.50 standard specifies both a syntax forformulating queries and a general framework fortransmitting and managing queries and results.The user of a system that supports Z39.50connectivity sees remote systems as though theywere additional databases available from thelocal systems. This effort is based on translatingthe local system's searching common syntax.The common syntax is transmitted to the remotesystem which translates the query to the syntaxin use on the remote system. The remote systemperforms the requested search and builds a resultset, then informs the requesting system of thesize and composition of the result set. In the caseof bibliographic data, MARC records will betransmitted.

The Z39.50 requires significant applicationprogramming within each library package, andvendors are moving only slowly towardsimplementation. The library system VTLS andATLAS so far of the systems of interest inMalaysia.



Another relevant development is the Universityof Minnesota's Internet Gopher protocol, whichhas been constructed in general conformancewith several existing protocols and standards,including TCP/IP and Z39.50. The InternetGopher is a distributed information deliverysystem. It not only provides a delivery vehiclefor local information, but also facilitates accessto other Gopher and information serversthroghout the world. It allows users to explore,search and retrieve information residing ondifferent locations in a seamless fashion. Whenbrowsing it, the information appears to the usersas a series of nested menus. This kind of menustructure resembles the organization of adirectory with many subdirectories and files. Thesubdirectories and the files may be located eitheron the local server site or on remote sites servedby other Gopher servers. From the user point ofview, all information items presented on themenus appear to come from the same place.Gopher users the client-server model to provideaccess to the Gopher web which is a networkwide Gopher servers. Unlike WAIS, which isa search-and-retrieval instrument, the InternetGopher is designed to act mainly as distributeddocument delivery system. Malaysia is one ofthe users of Internet Gopher.

COMMUNICATION STANDARDS

The merging of computers andtelecommunication facilitate data and filetransfer from one computer system to another.The key to computer communications iscompatibility. Any information system shouldconiform to the international standards forinterconnection.

Communication between computers on the samesite may be provided by a local area network(LAN), and between different sites by a widearea network (WAN). LAN may use ordinarywires, cables or fibre optics cables and may bearranged as rings, trees or in star formation.

WANs usually use the public telephone networkto link different sites together. Modems arerequired to interface between the analogue voicenetwork of the telephone lines and the digitalsignals generated by the computers.

In Malaysia, a number of services for datatransmission conforming to internationalstandards are provided by Syarikat TelekomMalaysia. First is the leased or dedicated circuitsfor data transmission from point-to-point. Thisis made possible by installing a special interfacemodem used to convert the telephone lines fordata transmitted.

Another useful services provided by SyarikatTelekom Malaysia is the Telefax service.Telefax is a facsimile service which connects afacsimile equipment to another compatibleequipment via the Public Switched TelephoneNetwork (PSTN). Through this service it ispossible for institutions or libraries tocommunicate with other institutions havingfacsimile terminals.

Another service is the teletex service which istext communication service. The DATEL (dataon telephone line) service is another datatransmission service offered by the SyarikatTelekom Malaysia. It is particularly useful forconnecting computer terminals to the hostcomputer. This service is available to anytelephone subscriber in Malaysia who hassuitable data equipment and the modem. Itprovides libraries which have these facilities tosend and receive data nationally andinternationally. What the library needs is amodem, data terminal equipment (printer orterminal with printer) and a direct telephoneexchange line. This service can be utilised asan effective medium for exchanginginformation, reference inquiries and interlibraryloan requests.

In 1984 the Syarikat Telekom Malaysia launched



the MAYPAC (Malaysian Packet SwitchingNetwork) services. MAYPAC is based onpacket switching technology wherebyvoluminous data is broken down into packets ofdata lor easy transmission and are reassembledat the receiving end. This service provideslibraries with facilities to access local as well asforeign databases. Presently a number oflibraries in Malaysia have access to major-databases in the United States, for exampleDialog Information Service, through theMAYPAC system.

MAYPAC supports two main types of dataterminal equipment, namely: the synchronouspacket mode X.25 which generally links the hostcomputer with intelligent terminals and canoperate at 2400. 4800 and 9600 bps; theasynchronous character mode X.28 which linksany simple visual display unit and can operatebetween 300 and 1200 bps. MAYPAC providespowerful error control procedures andconnection techniques to ensure that any errorsoccurred during transmission are detected andovercome automatically. MAYPAC alsoprovides features for code and speed conversionfor interacting within a wide range of terminalswhich support X.25 thus permitting resourcesharing among dissimilar terminals.

In 1984 the Syarikat Telekom Malaysia alsointroduced the Malaysian Videotex system,TELITA, which stands for TELEKOM, LIHAT,TAHU (Telekoms, to see, to know). TELITAis an on-line information retrieval service whichis applicable for offices, libraries and home use.It allows any subscriber to TELITA to gainaccess to a huge library of information stored inthe TELITA database by using the existingtelephone line as the carrier medium and amodified TV receiver or a specialised terminalas the display monitor. TELITA providesfacilities such as retrieving information by asimple command (dialogue) with the databases,messages via the 'mailbox' and 'responseframe', closed user group facility whereinformation treated as confidential can beaccessed by certain users only.

The Document Delivery System (DDS) amonglibraries in Malaysia has been expedited withthe use of electronic mail, called TELEMAILintroduced by Syarikat Telekom Malaysia. TheDDS form has been successfully built intoTELEMAIL for use between the members forinterlibrary lending.

A summary of the facilities are given below :

1. Analog leased line - for voice, fax and data, speed of 2.4 to 9.6 Kbps

2. Data On Telephone Line - accesible to international telephone( DATEL)networks, speed of 2.4 Kbps

3. Malaysian Packet Switched - based on ICCIT X.25, accesible to similiar networksPublic Network (MAYPAC) in foreign countries, speed of 9.6Kbps to 64 Kbps

4. Malaysian Circuit Switched - based on ICCIT X.21 (MAYCIS) 5.Intelsat SpeedPublic Data Network of 56 Kbps to 2 Mbps, transmission Via satelite,Business Service support video conferencing

6.Digital leased line (DIGITALINE) - speed of 19.2 Kbps to 2 Mbps



Electronic publishing activities and telefacsimilecommunication are also spreading in the country.An integrated service data network (ISDN) witha fibre optics backbone, already succesfullyexperimented by Syarikat Telekom Malaysia,opens up prospects of multimedia transmissionof information as image, data and voice.

Recently the Malaysian Institute ofMicroelectronics System (MIMOS) introducedJAR1NG (Joint Academic and Research InstituteNetworking) which provides privatetelecommunication network for academic,research institutions and libraries. JARING is anetwork infrastructure offering X.25 and TCP/IP protocol connexions within Malaysia and(mainly through Internet) to the worldwidecommunications domain. Lines and switches aretaken from the PTTs concerned, includingTelekom Malaysia. Speeds of 2.4 and 9.6 kbps,suitable for interactive reference to librarycatalogues and for electronic mail, are standard,and 64 kbps is available for large scale filetransfers if required.

Both X.25 and TCP/IP are offered, the choicedepending largely on the type of applicationtraffic involved and the facilities available at hostcomputers. The electronic mail service of X.400is supported, provided that users have installedcompliant application modules on host machinesor X.25 interfaced personal computers. TheX.500 'directory' service is also supported, atleast at a service level, although the large taskof setting up and maintaining directory contentswould still have to be undertaken, and resourcesprovided.

The JARING development group offer valueadded (VAN) services up to the user interface,but normally exclude any work at applicationlevel except, may be, as a specific shared projectfor a particular client. This means that they dealwith all network management, advice on dataterminal equipment, communications hardware

etc. Currently, almost all local universities andsome libraries are on JARING. A number ofprivate sector organizations are also connectedto the network. The electronic mail facilityprovided by the network enables users tospeedily communicate and exchangeinformations with their counterparts, both localand overseas. Thus, the network has openeddoors to vast amount of publicly availableinformation hitherto untapped by localresearches and educators.

OPEN SYSTEMS ENVIRONMENT

The issue today then is resource sharing and thegoal is to make all programs, data and equipmentavailable to anyone regardless of the physicallocation of the resources and the users.

Organizations need to have access to a.multivendor information systems environmentthat takes advantage of new technologies in orderto stay on the leading edge in address businessrequirements. At the same time, they want to beable to use today's investments and tomorrow'snew technologies.

If we observe the trends in data processing, wecan see that distributed data processing was thenorm in corporate data processing in the 70's.The 80's saw a shift towards desk-topcomputing. Cooperative computing is expectedto be the preferred processing mode in the 1990'sand will only be possible through open systems.This means that users can tranparently accessinformation and resources through a multivendornetwork of systems that function as a wholeintegrated system.

The Institute of Electrical and ElectronicEngineers (IEEE) defines open systems as anenvironment that supports a comprehensive andconsistent set of international IT Standards andfunctional standards... to accomplishinteroperability and portability of applications,



data and people. The objective of open systemsis to enable computer hardware and softwarefrom different vendors to work together in anintegrated and common environment.

Over the years, the IT industry has been aproliferation of standards groups. On one handthere is the standard bodies from the industrysuch as IEEE, OSF, UNIX International and X/OPEN, and on the other, there is the standardbodies representing governments such as theNational Institute of Science and Technology(NIST) of the US, the Central Computer andTelecommunications Agency (CCTA) of theUK, International Standards Organization (ISO),Consultative Committee for InternationalTelephony and Telegraphy (CCITT), theAmerican National Standards (ANSI) and theUS Institute of Electrical and ElectronicEngineers (IEEE) and so on.

The CCITT develops standards for the publictelephone network. The CCITT standards are ofgrowing importance because of increasingcomplexity of international networks and thegrowing number of private and public networkinterconnections. Examples of such standardsare X.25, X.400, of the network standards orV.32 of the modem standards.

ISO is an international organization and itsmission is to facilitate the internationalinterchange of goods and services, and toencourage cooperation in economic, intellectualand technological and scientific endeavours. Themembers of ISO are representatives of nationalstandard bodies.

The presence of these numerous standard groupshas given rise to many different standards forevery functional area of the open systemarchitecture (OSA). Essentially the OSAencompasses seven functional areas. They arethe user interfaces, application logic, tools orprogramming language, communications, data

management, operating systems and processorarchitecture. The standards for the seven layerarchitecture are still being developed especiallyat the lower level.

There are many benefits to be derived from theimplementation of open systems among whichare :

(i) Compatibility which provide userswith the freedom to move from one opensystems release to the next as the technologyevolves over time;

(ii) Interoperability which facilitates usersto operate within a distributedheterogeneous environment of multi-vendors;

(iii)Portability which permits customersthe freedom to move across different classesof computer architectures and platforms;

(iv) Scalability which enables users to moveamong system of different makes and size;

(v) Mobility of staff which ultimatelyreduces costs of human resources trainingas there is a great deal of similarity inproducts of different vendors by virtue oftheir compliance to industry standard;

(vi)Economic benefits which will includeimproved cost and pricing structure due toreduced development cost.

With respect to Open Systems, the Governmentof Malaysia has taken steps to implement theOpen Systems concept which was first initiatedin 1988. This was deemed necessary in view ofthe increasing emphasis on data sharing inparticular among government agencies fromsimiliar sectors. Networking was becoming acommon feature in most governmentcomputerization projects.



The Malaysian Manpower and Planning Unit(MAMPU) has been assigned to study the OpenSystems infrastructure and has come out withguidelines for the procurement of computersentitled 'Public Sector Open SystemsProgramme, Malaysia' Basic TechnicalSpecification [PST(E) 1/92].

The purpose of this specification document is :

i) to recommend basic standards for theprocurement of information technologyequipment (hardware and software) basedon the Open Systems concept; and

ii) to provide some general guidelines inthe selection and application of thesestandards.

The Open Systems concept has been acceptedfor implementation by the Government ofMalaysia. After it was approved by the NationalCommittee on Data Processing in March 1991,the Public Sector Open Systems Programme wasofficially launched in July 1991. The goal ofthe Programme is to enhance the utilization ofIT towards increased productivity and qualityof the public sector services. The Programme isa strategic foundation for the development ofpublic sector information infrastructure capableof facing future technological changes.

The Programme has 6 main objectives:

i) to promote resource sharing betweendifferent agencies and department

ii) to simplify the procurement of ITequipment

iii) to reduce duplication of efforts indeveloping common softwareapplications

iv) to optimize the cost of training

v) to support the development of local ITindustry and

vi) to be independent of any particularsupplier.

As in UK, GOSIP (Government OSI Profile) hasbeen developed by CCTA to provide specificguidelines to departments and suppliers on theprocurement of communications-based systemswhich incorporate use of standards for OpenSystems Interconnection (OSI) and is a way ofmaximising choice in the procurement of ITSystems and ensuring that such systems caninterwork effectively.

CONCLUSION

The network of the future will be a network ofnetworks, interconnected in a global way,allowing regional, national, and internationalaccess. The interconection will depend onstandards such as the OSI 7 layer concept. Theywill provide an 'on demand' bandwidth to makebandwidth match the signal requirements, andwill be able to provide a level of privacy toindividuals, yet do this over a public system.

The technology is moving rapidly to providethese services. Yet there will be delays, mainlybecause of the problems in handlinginterconnections between international operatingagencies. National regulation approaches mayhave to change significantly to allow the manyfeatures of the new networks to be adopted.



MELAHIRKAN BUDAYA MEMBACA MELALUIPENDIDIKAN *

oleh

MOHD YUSOF HJ. OTHMAN **

ABSTRACT

The paper discusses the relationship between reading and educational process. Thepurpose of reading can be categorized into three i. e. reading for pleasure, for informationand to know the truth about reality and existence. Acquisition of information is incompleteunless one knows how to manage it well and it must be meaningful to readers as well aswriters. Good educational process will promote reading habits and eventually will createbalanced persons with potential.

PENDAHULUANembaca merupakan suatu aktiviti yangamat penting dalam kehidupan manusia

Insan berilmu selalunya dikaitkan dengan insanberbudaya membaca. Membaca pula bukanlahsuatu proses yang mudah. Membaca dalampengertiannya yang sebenar bukan hanyasetakat membaca dengan mulut yangdiperhatikan dengan mata, tetapi jugamelibatkan proses berfikir yang dilakukan olehakal.

Pendidikan pula dihubungkan dengan prosesmengadabkan insan. Dengan pengertian begini,maka proses membaca yang melibatkan prosesberfikir akhirnya diharapkan dapatmenghasilkan insan yang beradab. Pendidikanjuga dapat ditakrifkan sebagai proses'memaujudkan' potensi insan. Takrifan kedua

ini membawa maksud bahawa insan telahdibekali oleh Allah dengan beberapa unsurpotensi tertentu. Pendidikan adalah proses untuk"rnemaujudkan' (actualised) atau'menggilapkan' potensi yang telahpun ada padaseseorang insan tersebut.

Kertas ringkas ini tidak bermaksud untukmemperincikan pengertian pendidikan. Ianyaditulis berdasarkan kepada betapa pentingnyamelahirkan insan yang peka dengan isupembacaan. Hanya insan yang sensitif denganmaklumat sahaja yang dapat mendokong budayailmu, sebab teras kepada ilmu adalah maklumat.

Kertas ini ditulis tanpa mencatat rujukan tertentu.Walau bagaimanapun tidak dinafikan yangpenulis banyak merujuk kepada bahan bacaan,

Kertas dibentangkan dalam Seminar Minggu Perpustakaan Peringkat Negeri Selangor, Perpustakaan RajaTun Uda, Shah Alam, Selangor, 11 Disember, 1993.Pensyarah, Jabatan Sains Fizik dan Gunaan, Universiti Kebangsaan Malaysia



perbincangan, seminar dan wacana yang pernahpenulis ikuti dan hadir bersama.

PROSES MEMBACA

Secara umumnya membaca dapat dikategorikankepada tiga: membaca untuk hiburan, membacauntuk mendapatkan maklumat dan membacauntuk mengetahui hakikat tentang sesuatuperkara. Ketiga-tiga kategori pembacaan inimemerlukan 'setting' minda, persediaan,perspektif dan harapan yang' berbeza. Jenisbahan yang dibaca juga berbeza. Hasil dantindakan yang dilakukan berdasarkan kepadapembacaan yang dilakukan berdasarkan kepadapembacaan yang dibaca juga berbeza. Olehkerana terdapat perbezaan yang besar antaraketiga-tiga kategori bacaan, rasanya eloklah kitabincangkan serba sedikit tentang ketiga-tigakategori bacaan tersebut sebelum melihat kepadaproses melahirkan budaya membaca melaluipendidikan.

1) Bacaan Untuk HiburanKategori pertama adalah bacaan sebagaihiburan (leisure). Tujuan bacaandilakukan sekadar untuk berhibur.Biasanya bacaan begini memerlukankepada seni berfikir yang canggih dankompleks. Kadang-kadang isikandungan apa yang dibaca tidak begitupenting. Yang penting adalahpersembahan dari segi rajah, lakaran,gambarfoto dan gaya bahasa yang bolehmengembira atau menghiburkan hati.Biasanya gaya persembahan bahanbacaan begini lebih mementingkanemosi pembaca.

Kebanyakan isi kandungan bahan bacaanberbentuk hiburan adalah mudah dantidak memerlukan kepada kaedahberfikir yang mendalam. Harapanpembaca sewaktu membaca danmembeli bahan bacaan tersebut adalah

untuk hiburan semata-mata. Biasanyabacaan berbentuk hiburan ditujukankepada orang awam, biasanya anakremaja, walaupun tidak dinafikangolongan dewasa juga banyak yangmembaca untuk hiburan.

Contoh bacaan begini adalah sepertimembaca majalah hiburan, bahagianhiburan di akhbar, sebahagian daripadanobel dan bahan bacaan yang seumpamadengannya. Sebahagian besar sumberbacaan ini adalah berbentuk 'fantasi'yang tidak wujud di alam nyata,walaupun tidak dapat dinafikansebahagian nobel ada yang cubamembawa plot cerita kejadian sebenaryang banyak membawa unsurpendidikan dan pengajaran kepadamanusia.

2) Bacaan Untuk MendapatkanMaklumat

Kategori kedua adalah untukmendapatkan maklumat. Contoh bahanbacaan ini adalah seperti akhbar, majalahberkala seperti Dewan Masyarakat,Dewan Pelajar, Time International,Newsweek dan sebagainya. Tujuanpembaca membaca bahan-bahan bacaanini adalah untuk mendapatkan maklumat.Maklumat tersebut mungkin berupamaklumat yang mudah seperti berapaskor bola sepak dalam pertandinganmalam tadi sehinggalah kepadamaklumat yang serius seperti apakahyang dibincangkan di PertubuhanBangsa-Bangsa Bersatu.

Membaca untuk mendapatkan maklumatmemerlukan 'set minda' yang lebih aktifberbanding dengan bacaan hiburan.Pembaca bukan sahaja mengharapkanlukisan, lakaran atau rajah dan plot



persembahan yang baik, malah pembacaakan mencari-cari angka-angka danmaklumat yang kadang-kandangsebelum ini sudahpun disetkan dalammindanya. Jarang terdapat maklumat'fantasi' seperti yang terdapat dalambacaan hiburan.

3) Bacaan Untuk Mengetahui HakikatBacaan begini merupakan kategoribacaan yang lebih tinggi. Ianya bukansahaja merupakan hiburan dan himpunanmaklumat semata-mata tetapi jugabertujuan untuk mencari hakikat tentangsesuatu. Maklumat yang diperolehibukan sekadar maklumat, tetapimaklumat tersebut mempunyai maknayang memberikan penuh pengertiantentang apa yang dibaca.

Kebanyakan laporan tesis sarjana danijazah doktor falsafah mempunyai ciri-ciri ini. Dengan demikian pembaca yangmembaca untuk mencari maklumattentang sesuatu peristiwa atau fenomena,membacanya dengan mengharapkanuntuk mendapatkan hakikat tentangsesuatu.

Contoh yang jelas adalah pembaca yangmembaca untuk mengetahui hakikattentang peperangan di Bosnia,kedatangan Islam ke Rantau Melayu,apakah ciri Melayu Baru, bagaimanaelektron diangkut dalam pepejal,Perkara-perkara yang bolehmembatalkan aqidah dan sebagainya.Untuk mendapatkan hakikat tentangPerkara-perkara begini kita perlumembaca pada tahap yang lebih tinggi,dengan set minda yang lebih terbuka danbersedia untuk meneroka atau rnenemuiPerkara-perkara yang amat mencabarminda kita.

Antara ciri lain yang perlu ada dalamkategori bacaan untuk mengetahuihakikat tentang sesuatu adalah faktornilai: nilai intrinsik dan ekstrinsik. Nilaiintrinsik dalam pembacaan adalah nilai-nilai murni seperti amanah, jujur,berlapang dada, sabar, ikhlas dansebagainya. Manakala nilai ekstrinsikadalah nilai bahan yang dibaca yangditulis oleh orang-orang yangberwibawa, penulisan yang authentic danmempunyai nilai ilmiah yang bolehdipertanggungjawabkan. Contoh bahanbacaan adalah seperti buku-buku teks,jurnal, tesis, buku-buku yang dituliskhusus untuk sesuatu perkara,pascasidang, monograf dan sebagainya.

Dalam kategori ketiga ini, pembaca akanmembaca dengan penuh ikhlas,mengkritik dengan penuh kejujuran,membuat perbandingan maklumatdengan penuh teliti, mencari maknatentang maklumat yang dibaca denganpenuh rasa rendah diri, mampu membuatanalisis dan cuba sebaik mungkinmendapatkan pemikiran-pemikiran(idea) baru yang boleh mengembangkanpemikiran yang telah sedia ada.

Biasanya dalam kategori ini pembacamampu pula membuat persembahansama ada melalui tulisan atau lisan.Dengan demikian, pembacaan yangdibaca ini akan menjana danmengimarakkan ilmu.

Ternyata kategori pembacaan yangketiga merupakan kategori yang palingbaik berbanding dengan dua kategoriyang dinyatakan sebelumnya di atas.

4) Pengurusan Maklumat

Berdasarkan penerangan di atas, ternyata



proses membaca bukan sahajabermaksud membaca sebagaimana yanglazim difahami secara ' l i teral ' ,sebaliknya ianya merupakan suatu prosesyang amat kompleks dan memerlukankomitmen yang sungguh-sungguhsekiranya pembacaan tersebut dalamkategori yang ketiga; untuk mendapatkanhakikat tentang sesuatu perkara.

Dengan kata lain pembacaan dalamkategori ketiga memerlukan kepadaproses pengurusan maklumat.Pengurusan maklumat memerlukankepada sekurang-kurangnya empatkomponen terpenting secara bersepadu:mendapatkan maklumat, menyimpanmaklumat, menganalisis maklumat danmenyampaikan maklumat.

Proses mendapatkan maklumatmerupakan suatu proses yang jugamelibatkan kaedah memastikan kejituandan kebenaran maklumat yangdiperolehi. Maklumat yang tidak benarboleh mengakibatkan penyebaran fitnahdi kalangan masyarakat. Dalam ilmusains, kesalahan dalam menentukankejituan maklumat, boleh memberikantafsiran yang salah kepada kesimpulanyang dibuat. Dengan demikian, amatpenting sumber maklumat danbagaimana maklumat tersebut diperolehidiberikan perhatian yang serius. Dalamhal ini Al-Quran menyebut,

" Hai orang-orang yang beriman, Jikadatum* kepadamu orang fasik membawasuatu berita maka periksalah dengan telitiagar kamu tidak menimpakan suatumusibah kepada suatu kaum tanpamengetahui keadaanya yang menyebabkankamu menyesal atas perbuatanmu itu".

Al-Hujuraat 49:6

Proses menyimpan maklumat jugaadalah penting. Di Perpustakaan yangbesar dan terkenal, maklumat disimpandalam pelbagai bentuk, buku, jurnal,pascasidang, filem, mikro, video, pitarakaman dan sebagainya. Prosesmendapatkan semula maklumat jugaamat penting; melalui kad rekod, bukucatitan, komputer dan sebagainya.

Proses yang terpenting dalampengurusan maklumat adalahmenganalisis maklumat agar maklumatyang diperolehi memberi makna kepadapembaca atau penulisnya. Lebih banyakbahan yang dibaca, lebih banyak datayang dikumpul dan lebih pelbagaisumber yang dibaca, akan lebih banyakmemberikan pengertian kepada pembacayang berfikir. Analisis juga memerlukankepada kaedah berfikir dan set mindayang sewajarnya. Hanya dengan setminda yang stabil mampu untukmenganalisis maklumat yang tiba.

Akhir sekali, maklumat yang diperolehiperlu disampai dan sebarluaskan. Inimemerlukan kepada kemampuanmenulis dan penyampaian lisan yangbaik. Maklumat ini disampaikanbertujuan untuk menyampaikan 'risalah'kepada pembaca. Dengan demikian,diharapkan akan berlaku interaksi dandialog yang sihat melalui penulisan danpenyampaian lisan tersebut.

BUDAYA MEMBACA MELALUIPENDIDIKAN

Budaya bermaksud menjadikan sesuatu ituamalan, ajaran dan anutan seseorang atau sesuatumasyarakat. Dengan demikian, budayamembaca bermaksud menjadikan membacasuatu amalan, ajaran dan anutan seseorang atausesuatu masyarakat. Amalan dan anutan ini



kemudiannya menjadi perangai atau perilakudirinya atau masyarakat tersebut. Proses iniantara lain perlu dilakukan dengan prosespendidikan.

Seperti yang dinyatakan di awal perbincangandi atas, pendidikan merupakan prosesmemaujudkan potensi insan. Insan yangdijadikan Allah sebagai khalifah dibumi inimempunyai potensi yang amat hebat. Terdapatlima potensi unggul insan: berkebolehan untukmenamakan benda-benda, beremosi, mampuuntuk mengetahui kualiti benda-benda dalamalam ini. kebolehan untuk memikirkan masahadapan dan dapat memberikan 'makna' kepadasegala fenomena yang dicerapnya.

Berdasarkan kepada takrif pendidikan di atas danberbekalkan dengan potensi ini, membacabermaksud,

* agar insan yang membaca akanmeningkatkan kemampuan untukmengenali benda-benda dalam alam ini.Lebih banyak bahan yang dibaca lebihbanyak benda yang dapat dikenali.

* memupuk emosi insan. Yangbermaksud proses membaca seharusnyadapat memupuk emosi insan ke arahyang lebih baik. Maklumat yangdiperolehi sewaktu membaca seharusnyadapat meningkatkan lagi emosinya untukbertindak ke arah yang lebih baik.

* proses untuk mengenali kualitibenda-benda yang ada dalam alam ini;sama ada alam kehidupan atau jasadbenda. Dengan mengenali kualiti benda-benda ini menerusi proses membaca,manusia akan dapat memanfaatkan alamini.

* melakukan proses "futuristic think-ing". Yakni memikirkan kehidupan

masa hadapan berdasarkan maklumatyang diperoleh kini.

* memberikan makna kepadamaklumat yang dibaca. Dengan maknayang diperoleh, manusia akanmelakukan berbagai aktiviti yangdiharapkan akan memberi faedah kepadamanusia dan alam sejagat.

Sekiranya membaca sudah menjadi budayamelalui proses pendidikan yang dinyatakan diatas, ternyata membaca akan meningkatkanmartabat insan, dari manusia yang dzaif kepadamanusia yang kaya dengan hati budi dan tingkahlaku yang baik, mengelukkan budi pekerti danperangai insan. Ini bertepatan sekali dengantakrifan awal bahawa pendidikan adalah prosesmengadabkan insan, kerana insan itu bukanhanya kenal dengan alam sekitarnya, malahkenal akan dirinya sendiri.

MELAHIRKAN BUDAYA MEMBACA

Tanggungjawab pendidikan bukanlah semata-mata terletak dibahu guru, Ini adalah keranasekurang-kurangnya terdapat empat unsur yangmendominasi seseorang insan dalam prosespendidikan iaitu keluarga, rakan sebaya, sistempendidikan dan diri sendiri.

Keluarga merupakan faktor utama. Keluargabahagia yang menyediakan wadah yang baik,akan menyegarkan anak-anak membaca. Wadahini termasuklah bahan bacaan yang bermutu,lawatan dan ziarah yang boleh membantu anak-anak berinteraksi dengan alam, suasana keluargayang aman dan bahagia yang memungkinkanberlakunya interaksi sosial yang baik akanbanyak mendorong melahirkan generasiberbudaya membaca.

Rakan sebaya juga merupakan faktor yang amatdominan dalam memupuk budaya membacaterutamanya pada anak remaja. Pergaulan



dengan rakan sebaya yang sensitif denganmaklumat akan banyak membantu seorangpelajar menimba ilmu.

Sistem pendidikan yang baik, termasuk guru,sistem pentadbiran dan pengurusan pendidikanyang baik akan memudahkan danmemungkinkan kelangsungan budayamembaca di kalangan pelajar. Sistempendidikan seharusnya mempunyai tigakomponen penting: kurikulum, ko-kurikulumdan ekstra-kurikulum. Ketiga-tiga inimempunyai peranan yang tersendiri secarasepadu untuk melahirkan insan berbudayamembaca.

Terakhirnya adalah diri individu itu sendiri.Diri sendiri perlu sedar tentang betapapentingnya budaya membaca itu kepadadirinya. Dengan demikian diri tersebut dapatmembuat keutamaan dalan memilih bahanbacaan yang ingin dibaca. Ini akanmeningkatkan keupayaan insan dalammengenali alam dan dirinya sendiri. Ini amatbertepatan sekali dengan Firman Allah yangbemaksud.

"Sesungguhnya At/ah tidak merobah keadaansesuatu kaum sehingga mereka merobahkeadaan yang ada pada diri mereka sendiri".

Ar-Ra'd 13:11

Ini bermaksud bahawa dalam menghadapi prosesmembaca dalam pendidikan diri itu sendiri perlumemahami kepentingan membaca dan mampumemilih jenis bacaan yang akan menambahkankemampuannya dirinya untuk merubah. Akibahperubahan diri ini memungkin suatu kaum ataubangsa berubah kemudiannya apabila membacasudah menjadi budaya kepada kaum tersebut.

PENUTUP DAN KESIMPULAN

Membaca bukanlah suatu proses yang mudahsebagaimana masyarakat awam jangkakan. Iniadalah kerana membaca melibatkan prosesberfikir, berkomunikasi, 'setting' minda danperhatian dan tumpuan yang serius. Membacajuga merupakan salah satu proses untukmendapatkan ilmu. Masyarakat membacaadalah masyarakat yang mampu untukmeningkatkan taraf hidup diri, masyarakat dannegaranya.

Menentukan Objektif bacaan adalah pentingsebelum bacaan dibuat disamping ketrampilanmembaca dengan baik. Pembinaan bangsa yangmaju dan berwawasan hanya dapat dihasilkanmelalui budaya membaca yang diamalkan olehbangsa tersebut. Dengan demikian adalahdiharapkan agar Melayu Baru yang ingindihasilkan adalah Melayu yang sensitif denganpersoalan pembacaan dan sanggup membacadengan harapan untuk meningkatkan tarafintelektual diri, bermaruah, menghayati nilai-nilai murni, berpandangan jauh dan bekerjadengan penuh perencanaan.

Semoga kita digolongkan Allah dalam golonganyang suka dan cintakan bacaan.



INFORMATION SERVICES AND FACILITIESAVAILABLE TO SOCIAL

SCIENCE RESEARCHERS : COUNTRY REPORT*

by

ARA TALIB**

ABSTRAK

Kertas kerja ini membincangkan peranan perpustakaan dalam menyokong infrastrukturpembangunan maklumat yang diperlukan oleh penyelidik dan saintis sosial di dalam usahamereka memenuhi aspirasi kerajaan menjadikan Malaysia negara yang maju sepenuhnyamenjelang tahun 2020. Penulis cuba menyingkap secara ringkas senario pembangunanpenyelidikan sains sosial di Malaysia bermula dari tahun 1949 di mana Universiti Malayamula ditubuhkan sehinggalah tahun 70an di mana tertubuhnya universiti-universiti yanglain yang giat menjalankan kajian-kajian dalam bidang ini bagi pihak kerajaan dan agensi-agensi tertentu. Seterusnya sumber-sumber maklumat yang banyak tersimpan diperpustakaan-perpustakaan khususnya, perwujudan akta-akta perpustakaan, penggunaankomputer di perpustakaan-perpustakaan, perkongsian maklumat dan penghantaran dokumendi antara perpustakaan serta penubuhan rangkaian maklumat sains sosial adalah antaraisu-isu yang dibincangkan oleh penulis.

INTRODUCTION

nder the Sixth Malaysia Plan, 1991-95,it is stated that the objective of the library

development programme is to "inculcate andpromote greater develop the reading habit amongMalaysians. This is with a view of developinga knowledgeable and informed society, as a partof the overall national goal of developing qualitycitizens". Underneath that very deceptively

Paper presented at the Asia Pacific Regional Seminar on Social Science Information, Seoul, Korea, 1 -4 June 1993

Librarian, Data Processing Division, Perpustakaan Negara Malaysia

simplistic statement of the objective of librarydevelopment, the role that libraries has toactually play is tremendous.

Their direction has to be in line with nationalpolicies as clearly outlined in the Sixth MalaysiaPlan. Library information facilities and servicesshould respond to the National Policy on Library



and Information Services, the National BookPolicy, the National Science and TechnologyPolicy, Industrial Technology Development Planto name a few. Social Science research activitiespresumably centre within the boundaries of theNational Development Policy. And presumablylibraries must cater for the needs of the socialscience researchers.

Development of Social Science Researchin Malaysia - a brief scenario

The development of social sciences in Malaysiawas coincidental with colonial rule. Thepatterns of research then had to be in accordancewith the demands of the colonial administrators.Researches that were carried out were notdirected to the development of the localpopulation but instead were dictated by the needsof the colonial set-up, to provide data andinformation about the peoples, their customs,languages and cultures which were consideredcrucial to efficient management. Problemsrelated to social change brought about by theBritish themselves were not addressed. Most ofthe writings and findings if not all, wereconducted by the administrators of the Britishcivil service.

In any case, researchers dedicated to socialscience research activities were scarce.Attachments to organizations or institutions forthe purpose of research was an unknown feature.This was acceptable as even education andtraining of social scientists at the time wasnoticeably absent. The first local university wasestablished only in 1949, namely the Universityof Malaya located in Singapore. It was perceivedas unimportant then that social science researchhad a role to play or that it was a basis for theformulation and implementation of policies.However, in the early years followingindependence and in the subsequent decades,there was a slight difference and developmentin the social science research activities. But the"research culture" that was to take shape wasundeniably a reflection of practices experienced

before independence hitherto inherited as anorm. The ideology of the colonial masters wasclearly seen in the theoretical and philosophicalsuppositions of researches conducted. Andwhatever built-in prejudices that were once inforce became difficult to change.

During the early years after independence,policy makers and bureaucrats alike were slowto realize the importance of the social sciencediscipline in national development. Science andtechnology were disciplines perceived asimportant to enhance development and if at allsocial science was considered, it was onlyeconomics. Although social science was taughtat university level, very little was done in termsof teaching research in social science, except tofulfill departments' graduation exerciserequirements. If there was any research donetowards development, it was either bygovernment or government-sponsoredorganizations.

There was a noticeable change however in theseventies with the establishment of moreuniversities, significantly the ScienceUniversity, Pulau Pinang and the NationalUniversity in Kuala Lumpur. The ScienceUniversity had full fledged disciplines in theirown rights. The Centre for Policy Researchwas established at USM which undertookresearches for both government and otheragencies. In a sense, researches were carriedout based on national needs, besides contributingto the academic development of social scienceteaching and research programs. It was the trendin the seventies therefore, that it was theuniversities rather than government that becamethe centre where researches were carried out.Activities grew in response to nationalisticdemands as well as the economic demand fortrained manpower.

Sources of Social Science Information

The scope of social science is very wide andvaried. Regardless of its stages of development



between the developed and developing countriesand regardless of its research orientation, socialscience plays a major role in fashioning societies.But research will remain research or study if thefindings are not utilized by those who needthem.

The objective of the Malaysian National Policyon Library and Information Services aims at theprovision and progressive improvement oflibrary facilities and services in order tocontribute effectively to national developmentand provide in particular, effective support for:

a. the policy formulation and decisionmaking process

b. planning, research and developmentactivity

c. the educational processd. the intellectual development of the

people, their economic activity and thefulfilment of their cultural andrecreational needs.

Libraries, particularly those in social scienceinstitutions should acquire all materials inwhatever format, be it monographs, serials,research reports microforms or other media tobe kept, managed and systematicallydocumented for easy access to those who needthem.

Under the provision of the Deposit of LibraryMaterials Act 1986, Perpustakaan NegaraMalaysia receives 5 copies of all publicationspublished in Malaysia, for the purpose ofpreservation and reference. Materials here aredesignated print as well as non-print.Perpustakaan Negara also acquires materialsthrough purchase, gifts and exchange.

In 1987 Perpustakaan Negara conducted a surveyto determine the subject strength of librarycollections. The result of this survey waspublished in the Panduan Kekukuhan KoleksiPerpustakaan which is the directory of libraryresources in Malaysia, indicating subject

coverage. Several libraries are identified as"social science" libraries. The purpose of thedirectory is to assist librarians and informationprofessionals identify the subject strength oflibraries for the purposes of resource sharing andinter-library loan. In the 1987 edition, 110libraries were listed. For the same purpose, thedirectory was updated in 1991 with an additional65 libraries/information centres listed. Simpleentries were provided indicating subject strength,availability of special collection, original formavailable for loan and materials not allowed forloan. To expedite inter-library loan, the nameof the person in-charge was also indicated. Inthe 1987 edition, out of the 110 libraries listed,it was found that 74 libraries contained socialscience colletions, while in the 1991 edition outof 175, there are 88 with social sciencecollections.

Most libraries publish reference tools in one formor another to disseminate information about theircollection. This may include the catalogue,bibliographies, indexes and abstracts. Forexample, to find out about materials publishedlocally, the Perpustakaan Negara Malaysiapublishes on a quarterly basis the MalaysianNational Bibliography. This is a listing of allmaterials received under the Deposit of LibraryMaterials Act 1986. For easy access of journalarticles, conference papers and newspaperarticles, the Perpustakaan Negara Malaysiapublishes the Malaysian Periodicals Index, theIndex to Conferences and the NewspaperIndex respectively. These bibliographic recordsare now available online to users. At the sametime, other libraries also undertake to informusers of their collections in the form of newacquisitions lists and selected subjectbibliographies. SDI and Current AwarenessServices are common practices amongstlibraries.

Use of Computers

The use of computers is now a common featureamongst Malaysian libraries. It is also an



accepted fact that libraries are using and willcontinue to use different systems. For example,there are now 9 libraries using VTLS (VirginiaTech Library System), 2 using DOBIS/L1BIS,12 using Dynix, 5 using Columbia LibrarySystem, 4 using SISPUKOM, 5 using TechLibnot discounting those using software such asCDS/ISIS. Regardless of the system used,bibliographic records are now accessible online.Some special libraries have also createddatabases, but on a more modest scale usingmicrocomputers.

In 1986. the Perpustakaan Negara Malaysiaconducted a survey, the results of which werepublished in the Directory of Databases: adirectory of institutional databases. Thisdirectory was an attempt to list databasesavailable in libraries in the public sector, thestatutory bodies as well as the private sector. Itwas an ambitions project, but it gave us an ideawhat was available. There were not manydatabases available, as computerisation was justcatching on in the public sector. And privatecompanies were not so ready to reveal what theyhad.

More specifically in 1992, the PerpustakaanNegara Malaysia undertook yet another surveyparticularly on social science databases. Thepurpose of this survey was to find out databasesavailable amongst the social science institutionsidentified and the results to be published in adirectory and distributed. 56 institutions wereidentified and questionnaire sent. To date, only17 responded.

The survey required names of databases,information about the type of database, i.e.whether they are catalogues, indexes, directories,statistics or others. The software applicationsand the hardware platform to run the applicationwere found to be useful features.

Resource Sharing and Document Delivery

The availability of databases online or manual

is important to libraries in terms of inter-libraryloan. In June 1989 the Document DeliverySystem was launched with the PerpustakaanNegara Malaysia as the coordinator. At the time,126 libraries signed the memorandum ofunderstanding whereby member libraries agreeto loan materials either in the original form orphotocopy to those who need them for theirusers. The Document Delivery System has beenexpedited with the use of the electronic mail,called TELEMA1L introduced by the SyarikatTelekom. On a trial basis, the DDS form hasbeen successfully built into TELEMAIL for usebetween the members. For libraries that do notyet own a microcomputer, but has a telefaxmachine, requests can be made through thetelafax, or at the very least the telephone, orthe ordinary postal service.

Other services available to researchers aredatabases on CD-ROM. Since 1988, thePerpustakaan Negara Malaysia has produced alist of CD-ROM databases available ininstitutions using the CD-ROM. This list isupdated quarterly and circulated to selectedlibraries and others on request.

The Perpustakaan Negara Malaysia and ahandful of university libraries, namely theUniversity Of Malaya, Agricultural Universityand the Science University subscribe toDIALOG, an international database, tosupplement research needs. DIALOG containsmore than 170 million records online, coveringa variety of subjects. Since the searches requiretelecommunication charges, users are chargeda minimal fee for every search done.

Social Science Information Network

Under the Sixth Malaysia Plan and futureMalaysia Five Year Plans, planning thenetworking of libraries will be undertaken andhas in fact already taken-off. A MalaysiaNational Bibliographic Network in now in theprocess under the distributed networkenvironment. This is taking into consideration



that libraries have now developed their owndatabases using different computer systems.

There is a plan to facilitate the development ofspecial libraries and specialised informationcentres in the ministries, Federal GovernmentDepartments, Research Institutions and privatecorporations to become specialised centres ofexcellence in related subject areas to form partof the national information system.

In the first phase of the networking plan, linkageswill be between libraries using the same softwareapplication. The date, the libraries at theMinistry of Trade and Industry and the NationalProductivity Centre already have access to thePerpustakaan Negara Malaysia databases, usingthe dial-up line via modem.

Although the first phase of the NationalBibliographic networking stipulated linkagesbetween similar system, Perpustakaan NegaraMalaysia entertains requests by non-VTLS usersto access its databases.

CONCLUSION

The National Development Policy formulatedby the Malaysian government aims to makeMalaysia become a fully developed nation bythe year 2020. To achieve this, there must be abalanced development in order to establish amore united and just society based on theprinciple of growth within the context of arapidly growing economy. Taking off from this,social scientists and researchers have a multitudeof tasks to fulfill if the aspirations of thegovernment are to be successfully met andachieved. And needless to say, in order tosupport this endeavor, libraries play a major rolein the development of the informationinfrastructure.

Currently, facilities and services for the purposeof social science researches are relativelyadequate in Malaysia, although these willcontinue to be developed and improved.



PENDAHULUAN

ertas ini bertujuan menyentuh perananPerpustakaan Negara Malaysia (PNM)

dalam aspek pengurusan membaca danperancangan aktiviti membaca secara berkesan.Aspek yang ingin ditekankan di sini ialahkeperihatinan PNM terhadap keperluanmembaca. Keperluan tersebut jelas termaktubdalam Akta Perpustakaan Negara (Pindaan)1987 Bahagian II 4(m) iaitu "menggalakkan danmemudahkan penanaman sifat gemar membaca"sebagai satu tanggungjawab yang dipikul olehKetua Pengarah PNM. Diharapkan daripadakertas ini kita dapat berkongsi pengalaman dansama-sama meneroka ke arah era pengurusanmasyarakat membaca yang berinovasi. KamusJnggeris-Melayu Dewan mendefinisikan

Kertas kerja dibentangkan di Khemah Membaca Peringkat Kebangsaan, Bahagian Teknologi Pendidikan,

Kementerian Pendidikan, 16 November 1993

Pustakawan, Perpustakaan Negara Malaysia

inovasi sebagai satu pembaharuan danpembaharuan ini tidak semestinya membawabanyak perubahan besar. Oleh itu pembaharuandalam konteks pembacaan meliputi perubahansikap, minat dan kecenderungan membaca untukmenimba ilmu pengetahuan bagi mencapaimatlamat negara maju. Pembaharuan ini jugameliputi kaedah bagaimana mengaksesmaklumat secara mudah, cepat dan tepat.

Penyelidikan tentang perkembangan membacatelah banyak dijalankan dan dipandang daripadapelbagai perspektif bergantung kepada bidangpengkaji tersebut. Seorang ahli bahasamungkin berminat mengkaji perkembanganmembaca dari peringkat awal kanak-kanak mula

MENANGANI MASALAH PEMBACAANDI PERPUSTAKAAN NEGARA MALAYSIA *

oleh

NUR 'AINI ABU BAKAR**

ABSTRACT

This paper explores the role of National Library of Malaysia in promoting reading habit.The National Library has planned various strategies for the development of an informationrich society. This is mainly done by providing various extended activities and programmesand with the application of computer based information system. To achieve a welldeveloped nation, it is important that we develop and inculcate a strong reading interestamong the Malaysian society.



belajar membaca seperti membaca dengansebutan yang betul. Manakala seorang pendidikpula mungkin berminat terhadap kemahiranmembaca dalam perkembangan individu. Walauapapun tujuannya, proses membaca melibatkankomunikasi antara pembaca dan bahan yangdibacanya. Oleh itu penekanan utama perludiberi oleh PNM bagi menyediakan bahan yangboleh dibaca oleh semua peringkat lapisanmasyarakat, tidak kira yang miskin dan yangkaya yang celik atau yang buta, yang bijak atauyang lemah dan kanak-kanak atau dewasa,

BAHAGIAN GERAKAN MEMBACA

Berdasarkan keperluan tersebutlah makaBahagian Gerakan Membaca diwujudkan bagimengurus aktiviti galakan membaca denganlebih berkesan. Bahagian ini pada dasarnyamerupakan gabungan beberapa unit kecil yangmenyediakan perkhidrnatan perpustakaanmelalui :-

i) Unit Pinjaman Dewasa

ii) Unit Pinjaman Kanak-kanak

iii) Unit Pinjaman Pos dan Berkelompok

iv) Unit Perkhidrnatan Bergerak

Kesemua unit tersebut mempunyai matlamatuntuk:-.

i) Menambah jumlah pembaca dewasadan kanak-kanak.

ii) Meningkatkan aktiviti galakanmembaca di dalam dan luar Jabatan.

iii)Meningkatkan perkhidrnatan pinjamanuntuk dewasa, kanak-kanak dalam pelbagaicara melalui perpustakaan bergerak,perkhidrnatan pos dan pinjaman secaraberkelompok.

Walaupun fungsi utama Bahagian GerakanMembaca ialah untuk memberi pinjaman bahanbacaan tetapi kebanyakan pembaca hanyameminjam apabila mereka betul-betulmemerlukannya sahaja seperti penyelidik danpelajar. Jarang didapati suri rumah menggunakankemudahan perpustakaan melainkan untukmenemani anak kecil mereka ke perpustakaansahaja. Oleh itu adalah menjadi tanggungjawabPNM untuk mengiatkan usaha yang lebih agresifbagi membentuk masyarakat pembaca melaluiprogram kesedaran membaca dan melaluipelbagai cara.

Selaras dengan itu Bahagian Gerakan Membacamempunyai empat buah perpustakaan bergerakyang merupakan satu usaha untuk mendekatkanperpustakaan kepada penduduk yang tinggaljauh dari pusat bandar bagi menikmatikemudahan perkhidrnatan perpustakaan. Begitujuga perpustakaan cawangan di Sentul Gombakdan Bandar Tun Razak merupakan sumbanganPNM untuk menyediakan kemudahan bahanbacaan kepada penduduk sekitar rumah pangsa.

Pada awal bulan Mac 1985 PNM telahmemulakan perkhidmatan pinjaman bukumelalui pos. Perkhidrnatan ini bertujuanmemberi kemudahan pinjaman buku kepadaorang ramai yang tinggal jauh atau tiadalangsung kemudahan perkhidrnatanperpustakaan di tempat mereka. Kemudahanini juga bertujuan menarik perhatian danmemupuk minat orang ramai terhadappembacaan disamping mendorong mereka terusmembaca. Oleh kerana kemudahanperkhidrnatan PNM tidak sebegitu luas, iamenghadapi beberapa halangan . Walaubagaimana pun pada 23 September 1993 PNMdengan kerjasama Pos Malaysia Berhad telahmelancarkan perkhidmatan pinjaman bukumelalui pos kepada orang ramai di kawasanTanjung Malim, Perak. Pejabat Pos di TanjungMalim bertindak sebagai "perantara" PNMdengan penduduk kawasan tersebut. Pejabat Pos



menjadi pusat penerangan mengenaiperkhidmatan ini dengan mempamer danmengedarkan risalah, borang pendaftaran,borang pinjaman buku dan senarai judul-judulbuku pinjaman melalui pos. PNM pula akanmenguruskan pendaftaran dan pinjaman bukumelalui pos.

Selain daripada itu PNM juga menyediakanpinjaman berkelompok yang telah dimulakanpada bulan Mac 1979. Perkhidmatan ini diberikepada bilik-bilik bacaan dan perpustakaan-perpustakaan kecil di bawah pengendalianpertubuhan-pertubuhan, persatuan-persatuandan institusi-intitusi tertentu yangmenitikberatkan perkhidmatan kepada orangramai di kawasan-kawasan yang jauh danterpencil dari pusat bandar. Tujuan utamaperkhidmatan ini adalah untuk memberi galakandan sokongan kepada Pertubuhan, persatuan daninstitusi berkenaan dalam usaha merekamenyediakan, kemudahan membaca danseterusnya memupuk minat membaca dikalangan orang ramai. Perkhidmatan ini jugadapat menampung koleksi sumber-sumberperpustakaan yang sedia ada di bilik-bilik bacaandan perpustakaan-perpustakaan kecil yang tidakmempunyai peruntukan buku yang lengkap.Sebanyak 200 naskhah buku boleh dipinjamkanpada tiap-tiap satu masa dalam tempoh 3 bulan(kecuali dalam keadaan tertentu) yang manabuku-buku ini boleh digantikan dengan buku -buku baru. Di perpustakaan pusat pula pembacaberdaftar boleh meminjam daripada UnitDewasa atau Unit Kanak-kanak yang manaberkenaan. Disamping itu beberapa aktivitigalakan membaca dijalankan bagi mendorongminat membaca yang berterusan,

AKTIVITI GALAKAN MEMBACA

Bahagian Gerakan Membaca juga telah menjadiUrusetia Jawatankuasa Gerakan MembacaKebangsaan sejak 1991. Peranan tersebutmenunjukkan bahawa PNM bukan sahajamerupakan lambang Warisan ilmu negara tetapi

membimbing ke arah masyarakat Malaysiayang membaca berasaskan sumber maklumat.Ini jelas tergambar dari konsep reka bentukbangunan perpustakaan yang berasaskantengkolok tradisional Melayu dan susunan ubinmenghasilkan corak songket berwarna biru yangmelambangkan kebanggaan kebudayaanMalaysia.

Pada tahun 1993 beberapa aktiviti galakanmembaca telah dijalankan dengan kerjasamapelbagai institusi awam dan swasta sepertiberikut:

(i) Bengkel Creative Thinking forChildren (Jun 1993) - suatu programkerjasama MACEE dan PNM ini bertujuanmenguji daya fikir kanak-kanak secarakreatif untuk dijadikan pengalaman yangmenyeronokkan.

(ii) Bengkel Teater Muda (Feb - Jul 1993)merupakan projek kerjasama denganUniversiti Sains Malaysia, Five Arts Centredan PNM dengan tujuanmemperkembangkan kreativiti danimaginasi kanak-kanak melalui teater.

(iii) Bengkel Teater - Teater Boneka (Ogos1993) - suatu bengkel kerjasamaKementerian Kebudayaan danPelancongan, Five Arts Centre, GoetheInstitute dan PNM bertujuan membincangidea sambil belajar membuat boneka daribahan terbuang seperti kain dan kayu.

(iv) Tell Me A Story - A Competition(Oktober 1993) - merupakan suatupertandingan bercerita anjuran bersamaSime AXA Assurance Bhd., The Star danPNM. Projek ini telah dilaksanakan dariperingkat negeri hingga ke peringkatkebangsaan.

(v) Sesi Bercerita oleh pakar dari Australiajuga telah dijalankan oleh dua orang



pencerita dari Australia. Kanak-kanak jugaberpeluang melihat dengan lebih dekat caramembuat boomerang dalam sesi tersebut.

(vi) Sesi Membaca Puisi telah diadakanjuga oleh seorang ahli puisi terkenal dariUnited Kingdom. Jualan buku yangdihasilkan oleh beliau juga telah dibuatsewaktu sesi tersebut.

Selain bekerjasama dengan institusi luar, PNMjuga menjalankan aktiviti gerakan membacamelalui kelab yang telah ditubuhkan di unitmasing-masing iaitu:

(i) Kelab Teater Remaja, Kelab ini terdiridaripada pembaca perpustakaan yangberdaftar dan merupakan kesinambungandaripada bengkel teater muda iaitumempraktikkan apa yang telah dipelajari.Peserta melakonkan cerita berdasarkanbuku yang dibaca di perpustakaan.

(ii) Kelab Boneka Kanak-kanak PNM,Kelab ini bertujuan untuk mengajar kanak-kanak cara-cara membuat boneka,menyedia skrip dan seterusnyamengendalikan persembahan bonekamereka sendiri.

(iii) Reading Club, Kelab ini dijalankanbagi tujuan mempertingkatkan penggunaanBahasa Inggeris di kalangan ahli. Keahlianterbahagi kepada dua kategori iaitu kanak-kanak bawah 12 tahun dan remaja 13-19tahun. Aktiviti kelab ini dijalankan secarabergilir-gilir setiap minggu.

(iv) Kelab Sahabat, Kelab sahabatPerpustakaan Negara Malaysia telahdilancarkan pada pertengahan tahun ini danmendapat sambutan yang menggalakkan.Kelab ini diselaraskan oleh BahagianPerhubungan Awam.

Aktiviti kanak-kanak yang dijalankan oleh kelabini ialah "story telling", "read-aloud" , "sing-along" "poetry reading" dan sebagainya.Manakala aktiviti remaja termasuk "elocution"dan "poetry reciting" dan Iain-lain.

Acara-acara khas seperti pameran buku danceramah juga dijalankan disamping mengadakanaktiviti mingguan seperti sesi kraftangan,melukis/mewarna dan bercerita berdasarkanbahan perpustakaan. Diharapkan aktiviti tersebutdapat mendokong cita-cita negara untuk:-

(i) memasyarakatkan pembacaan(ii) menggalakkan penggunaanperpustakaan untuk mendapat maklumatbagi perkembangan individu(iii) meningkatkan tahap literasi fungsian(iv) memperluaskan kesedarankepentingan membaca dalamperkembangan individu dan negara sertamenyedarkan masyarakat tentangkepentingan membaca.

PERKHIDMATAN RUJUKAN

Sejak memiliki bangunan barunya yangtersendiri PNM juga telah mengembangkanbeberapa bahagiannya dengan tujuan untukmemberikan perkhidmatan rujukan maklumatsecara mudah mengikut jenis bahannya. Inisecara tidak langsung memudahkan pembacamenggunakan kemudahan yang disediakan.Contohnya pembaca yang berminat membacasuratkhabar atau majalah hanya perlu pergi kesuatu bahagian sahaja iaitu Bahagian TerbitanBersiri. Manakala koleksi terbitan bersiri inipula mempunyai dua bahagian yang berasinganiaitu koleksi Malaysiana (diterbitkan diMalaysia; dan mengenai Malaysia yangditerbitkan di luar Malaysia atau dihasilkan olehwarganegara Malaysia) atau koleksi umum(diterbitkan di luar negeri) mengenai pelbagaiperkara. Untuk memberikan perkhidmatan yanglebih dinamik PNM juga menerbitkan IndeksSuratkhabar Malaysia, Indeks Persidangan



Malaysia, Indeks Majalah Malaysia danBibliografi Negara Malaysia dan sebagainyayang merupakan sumber utama mengesanmaklumat keluaran negara. Tumpuan utamaPNM ialah menjadi pusat rujukan Malaysianayang unggul dan mantap dengan koleksiterbitan Malaysia dan mengenai Malaysiadisamping koleksi rujukan representatif dalampelbagai bidang ilmu pengetahuan.

BAHAGIAN SUMBER MEDIA

Bahagian Sumber Media ini wujud untukmengumpul dan menyalurkan perkembanganbahan sumber media seperti video, cakera padat,kaset, dan Iain-lain. Akta Penyerahan BahanPerpustakaan 1986 yang menggantikan AktaPemeliharaan Buku-buku 1966 telah membuatperuntukan bahawa Perpustakaan Negarabertanggungjawab untuk mengumpul,memulihara dan menyediakan kawalanbibliografi dan memberi kemudahan penggunaanbahan perpustakaan yang diterbitkan diMalaysia. Akta ini mewajibkan setiap penerbitdi Malaysia menyerahkan 2 naskhah bahan tidakbercetak kepada Perpustakaan Negara yangberfungsi sebagai Pusat Penyerahan Negara.Dengan penggunaan pelbagai peralatanteknologi yang unggul sumber media bolehmenjadi perantara yang amat berkesan dalamaktiviti pembacaan. Melalui peralatan media,'pembaca istimewa' seperti yang cacatpenglihatan dan pendengaran akan dapat"membaca" melalui bahan audio-visual.Bahagian ini mempunyai 38 tempat duduk bagitujuan pendengaran audio yang boleh diperolehidalam 3 pilihan iaitu radio, kaset dan cakerapadat yang dikawal secara pusat. Disamping ituterdapat 28 karel pembaca untuk menonton videosecara individu yang juga dikawal secara pusat.Dua buah bilik tayangan kecil juga disediakan

untuk kumpulan 5 hingga 10 orang dan sebuahbilik tayangan besar yang boleh memuatkansehingga 50 orang juga disediakan. Bilik iniboleh digunakan bagi tujuan mengadakan sesi

perbincangan dengan menggunakan video dancakera laser dan sesi pengajaran serta latihankerana proses berinteraksi amat penting dalamaktiviti pembacaan. Pembacaan bersama bolehdimanfaatkan bagi mengatasi masalah dengancara berikut:-

i) pembacaan lanjutan bagi teks yangsukar

ii) sesi perbincangan yang bertenagaiii) adanya proses berinteraksiiv) keperluan penggunaan bahan bacaan

yang sesuaiv) jangkaan (expectations) daripada

kanak-kanak, keluarga dan masyarakat.

PENDIDIKAN PEMBACA

Penggunaan komputer dalam pembacaan telahmenjadi kaedah yang semakin luas digunakandalam zaman teknologi maklumat ini. Untukkeperluan itu PNM menyediakan sebuah bilikbagi kegunaan latihan kemahiran komputerkepada pembaca dan juga kepada kakitanganPNM sendiri dalam memahirkan diri denganbeberapa pangkalan data yang terdapat di sini.Dengan mengambil kira keperluan tersebutperpustakaan juga melaksanakan programpendidikan pembaca bagi mendedahkanpembaca tentang kemudahan media elektronikdan bagaimana menggunakannya. Pembacaperlu mengikut arus perkembangan teknologimaklumat yang semakin canggih supaya merekatidak lagi terikat kepada konsep bahawa bukumerupakan bahan bacaan yang utama.Kemahiran mengenai pasti sumber-sumbermaklumat, mengesan, memilih danmendapatkan maklumat akan membolehkanpembaca meneroka lebih banyak ilmu.Pengguna perlu diajar bagaimana menggunakankemudahan media seperti CD-Rom, cakera optikdan Iain-lain bahan pelbagai media.

PUSAT SUMBER HIPERMEDIA

Berdasarkan kepentingan itu satu lagi projekyang sedang diusahakan ialah projek Pusat



Sumber Hipermedia di Unit Kanak-kanak. Pusatini merupakan sumbangan Esso kepada pembacaPNM yang menggunakan teknologi maklumatberkomputer. Melalui Pusat Sumber Hipermediaini kanak-kanak berpeluang menggunakankreativiti mereka untuk membina daya fikirberasaskan maklumat yang tersedia. Pusat iniakan dilengkapi dengan lima unit aktiviti yangberbeza iaitu:

(i) Bilik bercerita - kanak-kanak bolehmenggunakan bilik ini untuk membacacerita yang dipaparkan di atas skrin yangbesar seluas 40" dan boleh membuatpembetulan terhadap ejaan dan intonasicerita mengikut daya imaginasi mereka. Inidapat meningkatkan daya pemikiran dankeupayaan membaca secara kreatif.

(ii) Bilik studio kreatif - bilik inimempunyai kemudahan alat elektonik yangmembolehkan kanak-kanak menggunakandaya kreativiti mereka untuk membuatlaporan, buletin, dokumen, cerita danmelihat kembali apa yang telah mereka tulisdengan 'storyboard sequencing' danmembuat pembetulan semula.

(iii) Bilik muzik - kanak-kanak juga bolehmenggunakan bilik muzik ini untukmembentuk dan membina program merekadengan komposisi muzik menggunakanperalatan canggih dan moden.

(iv) Bilik sains - kanak-kanak bolehmengendalikan percubaan-percubaan yangmudah dalam bidang fizik, kimia dansebagainya dengan pakej yang disediakan.

(v) Bilik Seni - dengan menggunakan'digitizing pen' dan 'palette' kanak-kanakboleh mencorak dan melukis menggunakankreativiti mereka.

Melalui pusat sumber hipermedia ini kanak-kanak akan terdedah kepada teknologimaklumat di peringkat yang lebih awal.Disamping itu mereka boleh berinteraksi dengan

komputer dan seterusnya menimbulkan minatmembaca yang berkesan dan menyeronokkan.Kaedah pembacaan berkomputer bukanlah suatuyang baharu tetapi dengan usaha yang lebih giatia boleh menjadi alat pengajaran yang bergunadalam aktiviti pembacaan.

PENUTUP

Dekad 90an yang disebut sebagai zamanteknologi bukan lagi memerlukan masyarakatyang celik huruf sahaja tetapi juga celikkomputer. Dengan teknologi komputer jugaperpustakaan dapat membantu mereka yangcacat penglihatan dengan menggunakankomputer yang dihubungkan dengan peralatantambahan (adaptive instruments) yangbersesuaian. Peralatan ini memungkinkanpengguna buta membaca maklumat dalambentuk braille atau menggunakan 'speechsynthesizer'. Malahan kini terdapat orang cacatpenglihatan yang berjaya menjadi 'computerprogrammer' dan mendapat pekerjaan keranakebolehan mereka menggunakan komputer.

Selain itu media massa boleh memainkanperanan penting dalam membantu perpustakaanmenanam minat membaca kepada rakyatMalaysia. Media juga boleh memberi maklumattentang aktiviti yang dijalankan olehperpustakaan. Banyak syor dan pandangan telahpun dibuat bagi mengenalpasti perananperpustakaan dalam aktiviti pembacaan. Namunmatlamat perpustakaan ialah melahirkangenerasi berilmu dengan berlandaskan sumbermaklumat. Satu blueprint sedang diusahakanoleh perpustakaan untuk mencapai matlamatwawasan negara maju dan diharapkan ia dapatmelahirkan masyarakat membaca yang dinamikdan berinovasi. Perancangan tersebut meliputipembangunan sumber manusia,

pendokumentasian dan pengurusan maklumat,perubahan sikap, penyediaan bahan bacaan,pembangunan fizikal, program dan aktiviti

tambahan, promosi dan peruntukan kewangan.



SISTEM PEMBEKALAN PENERBITANDI MALAYSIA

oleh

ASMA AHMAT*

ABSTRACT

The article provides an overview of document delivery practices in Malaysia. Unlikeoilier countries, document delivery system in Malaysia is formalised through the signingof a Memorandum of Understanding. Signitories are members in the national documentdelivery system who cooperate to share the nation's library resources. It touches on thestructure, activity, procedures, bibliographical control and international participationin document delivery.

PENDAHULUAN

istem Pembekalan Penerbitan (SPP)ialah satu perkhidmatan perpustakaan di

mana perpustakaan boleh memohon pinjamanbahan perpustakaan dari mana-manaperpustakaan lain untuk kegunaan pengguna diperpustakaannya sendiri, termasuk mendapatkansalinan bahan jika bahan asal tidak bolehdipinjamkan. Sistem ini merupakan perluasandari perkhidmatan pinjaman - antara -perpustakaan yang wujud sebelum ini keranabukan sahaja bahan asal dipinjamkan tetapisalinan bahan dalam Iain-lain bentuk samadasalinan foto (photocopy) maupun bentuk

Pengarah Bahagian Rujukan Malaysiana, Perpustakaan Negara Malaysia

mikrofom seperti mikrofilem atau mikrofisdibekalkan kepada perpustakaan pemohon jikabahan asal tidak dapat dipinjamkan. Dengankata lain, dokumen dalam bentuk asal atausalinan akan dipinjam atau dibekalkan kepadainstitusi pemohon. Ianya bertujuan untukmeningkatkan penyediaan dan pembekalan danpenyampaian penerbitan kepada pengguna, tidakkira di mana dan bila-bila masa ianya diperlukan.

Sistem Pembekalan Penerbitan ini berkait rapatdengan konsep 'Universal availability ofpublications' yakni apa-apa penerbitan boleh



diakses dan diguna oleh seseorang untukkeperluan penyelidikan dan sebagainya. Duniakini menghadapi ledakan maklumat. Penerbitan-penerbitan dihasilkan dengan banyaknya.Sesebuah perpustakaan tidak akan dapatmelengkapkan koleksinya. Hanya denganberkongsi koleksi, perpustakaan-perpustakaanakan dapat membantu memenuhi keperluanmaklumat pengguna-penggunanya dan ini dapatdilakukan melalui SPP. Di negara-negara majuseperti U.K. lebih dari 1.2 juta permohonan SPPdibuat bagi tahun 1990/91. Ini menunjukkanbetapa pentingnya SPP dalam memenuhikeperluan pengguna. Di Malaysia tahappinjaman antara perpustakaan dan pembekalanbahan masih rendah. Kemungkinan penggunatidak sedar perkhidmatan ini ada disediakanataupun tahap penyelidikan dan pembangunan(R & D) belum begitu tinggi. Antara 7,000hingga 9,000 transaksi SPP dikendalikan setiaptahun iaitu transaksi yang dikendalikan dikalangan 170 institusi. Namun pada hakikatnya,aktiviti ini sebenarnya dijayakan oleh 10%institusi sahaja dengan aktif. Pusat Penyelarasjuga menghadapi masalah dalam usahamengumpul statistik transaksi bagi mencer-minkan keadaan sebenar. Di lampiran Aditunjukkan statistik permohonan SPPPerpustakaan Negara Malaysia bagi tahun 1993.Keberkesanan SPP memerlukan penglihatan dankerjasama yang tinggi di kalangan institusi yangmenyertainya. Kesanggupan untuk berkongsikoleksi masing-masing adalah sangat pentinguntuk mempastikan kejayaannya.

STRUKTUR SPP

Walaupun SPP merupakan aktiviti kerjasamaantara perpustakaan dan pusat maklumat danIain-lain institusi seumpama telah wujud agaklama dahulu, hanya pada tahun 1988 sistem initelah dimantapkan untuk meningkatkankeberkesanan perkhidmatan. PerpustakaanNegara Malaysia telah dinamakan sebagai PusatPenyelaras SPP dan perpustakaan-perpustakaan

serta institusi maklumat digalakkan menjadi ahliSPP dengan menandatangani satu memorandumpersefahaman lampiran B yang bertujuan semuaahli saling bantu membantu membekalkan bahanperpustakaan yang diperlukan oleh pengguna.Kini keahlian SPP ialah 170 institusi. Ahli-ahliSPP juga boleh mengikuti perkembangan baruSPP melalui 'Berita SPP' yang dikeluarkan 2kali setahun. Semua aktiviti SPP berpandukepada 'Panduan Sistem PembekalanPenerbi tan ' KL : PNM, 1988 bagimenyeragamkan perlaksanaan sistem ini.

AKTIVITI SPP

Sistem Pembekalan Penerbitan merangkumibeberapa aktiviti:a) Pinjaman

Di dalam SPP, bahan-bahan yangdiperlukan akan dipinjamkan dariperpustakaan pembekal dan sebahagianbesarnya ialah monograf. Lazimnyadalam bentuk asal.

b) Salinan foto (photocopy)Bahan-bahan juga dibekalkan dalambentuk salinan. Kebanyakan salinan fotoadalah bagi artikel/makalah jurnal, tetapiterdapat juga salinan terbitandipinjamkan apabila bentuk asalnyatidak dapat dipinjamkan.

c) Semakan bibliografiSetiap permohonan perlu mempunyaibutiran lengkap mengenai bahan yangpengguna pohon bagi memudahkaninstitusi pembekal membuatpenyemakan dalam katalog institusiberkenaan.

d) Penyemakan lanjutBertolak dari c. di atas adakalapenyemakan yang lebih lanjut perluuntuk mengenalpasti bahan yangdipohon.



PROSEDUR SPP

l)Memohon dari perpustakaan lain

Apabila perpustakaan menerima permohonandari pengguna perpustakaan, satu temuramahdengan pengguna berkenaan perlu dibuat bagimempastikan betul-betul aspek sebenar yangdikehendaki. Kalau tidak usaha ini akan gagaldari mula lagi apabila bahan yang dipinjam nantitidak menepati apa yang dikehendaki pengguna.Bukan sahaja temubual ini penting untukmendapatkan butiran bahan yangdikehendakinya tetapi untuk mendapatmaklumat lengkap supaya tidak berlaku salahtafsir keperluan sebenar pengguna yang akhirnyamembuang masa dan membazirkan sumber.

Setelah itu pustakawan hendaklah menyemakkoleksi sendiri. Setelah pasti bahan berkenaantiada dalam koleksi, baharulah semak pulakatalog dan bahan rujukan bibliografi bahantersebut dan yang lebih penting di institusi manabahan itu berada. Jika tiada katalog induk, rujukkepada 'Panduan Kekukuhan Koleksi' untukmenentukan perpustakaan yang berkemung-kinan besar ada bahan berkenaan. Seterusnyaborang permohonan SPP lampiran C diisi denganbutiran lengkap dan dihantar ke perpustakaanpembekal melalui pos, faksimili, mel elektronikatau dengan tangan. Setelah bahan diterima dariperpustakaan pembekal, maklumkan kepadapengguna yang memohon bahan berkenaan. Jikaperpustakaan pembekal pertama tidakmempunyai bahan itu dalam koleksinya,permohonan itu dihantar kepada perpustakaanpembekal kedua dan boleh jugamempertimbangkan mendapatkan pinjamanantara perpustakaan dari luar negara. Apabilabahan itu sudah diguna atau tarikh pinjamantelah tamat, bahan berkenaan dipulangkan dalamkeadaan baik kepada perpustakaan pembekalsecepat mungkin.

2) Menerima Permohonan DariPerpustakaan Lain

Apabila perpustakaan menerima borangpermohonan SPP dari perpustakaan lain,pustakawan perlu menyemak katalog dan ambiltindakan yang bersesuaian samadamengeluarkan bahan, membuat penyalinan danmenghantar kepada perpustakaan pemohon.Kakitangan perpustakaan pembekal perlu tahuperaturan atau kekangan seperti samada bahantersebut boleh dipinjam umpamanya buku nadir,sulit, rujukan atau keadaan mudarat bahan tidakmembolehkan ia dipinjam. Juga menentukanbentuk pos yang sesuai untuk menghantar bahansamada melalui pos berdaftar untuk bahan-bahanberharga atau cara-cara tertentu untuk bahanaudio-visual. Jika bahan tidak ada dalamkoleksinya, perpustakaan pembekal hendaklahmemulangkan borang SPP dengan segera supayaperpustakaan pemohon dapat mengambiltindakan selanjutnya. Bagi bahan-bahan yangdipinjamkan, apabila tiba masanya, bahantersebut dipanggil balik bila tempoh pinjamantelah tamat atau bahan tersebut diperlukan olehpengguna perpustakaan sendiri. Setelah bahantersebut dikembalikan, perpustakaan pembekalhendaklah menyemak samada berlaku kerosakandan setelah itu diletakkan di rak.

PENGAWALAN BIBLIOGRAFI DANKATALOG INDUK

Keberkesanan perkhidmatan SPP amatbergantung kepada kejayaan mengesan di manasesuatu bahan itu berada. Cara mendapatkanlokasinya ialah dengan menyemak katalog indukyang menyenaraikan koleksi beberapaperpustakaan besar. Di Malaysia katalog indukhanya wujud sehingga tahun 1989 di manakoleksi Perpustakaan Negara, perpustakaanUniversiti Malaya, Universiti Sains Malaysia,Universiti Kebangsaan Malaysia dan beberapainstitusi lagi yang menyertai MALMARC



(Malaysian Machine Readable CataloguingProjek) di katalog secara bersama. Juga terdapatPERPUNET iaitu Katalog Induk untuk terbitanbersiri bagi mengenalpasti di mana sesuatumajalah berada. Tetapi selepas tahun 1989,apabila perpustakaan-perpustakaan besarmempunyai sistem komputer sendiri danmemproses bahan masing-masing, katalog indukterhenti. Sebagai alternatifnya kiniperpustakaan-perpustakaan berkomputer bolehmengakses pangkalan data masing-masing untukmenyemak koleksi perpustakaan berkenaan.Sehingga kini perpustakaan-perpustakaan yangboleh akses mengakses ialah PerpustakaanNegara Malaysia, perpustakaan USM,perpustakaan UM, perpustakaan KementerianPerdagangan Antarabangsa dan Perindustrian,dan Perpustakaan Pusat Daya PengeluaranNegara. Tidak lama lagi Perpustakaanberkomputer yang lain juga akan dirangkaikandalam satu jaringan yang dinamakanJAR1NGAN ILMU. Selain menyemak kataloginduk dan mengakses pangkalan dataperpustakaan, 'Panduan Kekukuhan KoleksiPerpustakaan' edisi ke 2 boleh membantumengenalpasti perpustakaan yang sesuai yangkukuh dalam sesuatu bidang umpamanya kalaupengguna perlu bahan mengenai kelapa sawitmungkin lebih berjaya jika permohonan itu kitasalur ke PORIM yang berkemungkinan besar adabahan berkenaan. Di Malaysia tiada satu koleksipusat untuk tujuan SPP seperti yang terdapat diUK iaitu British Library Document SupplyCentre. Koleksi beberapa perpustakaan besardan khusus menjadi sumber bersama dalammemenuhi permohonan SPP Malaysia.

SPP ANTARABANGSA

Malaysia turut menyertai SPP peringkatantarabangsa. Dalam hal ini, apabila penggunaperpustakaan memerlukan bahan luar negara,dan koleksi perpustakaan dalam negeri tidakdapat memenuhi keperluannya, perpustakaantempatan bagi pihak penggunanya, bolehmemohon SPP antarabangsa melalui PusatPenyelaras SPP Perpustakaan Negara Malaysia.Perkhidmatan ini diberi percuma kepada ahliSPP. Permohonan-permohonan SPPantarabangsa perlu dibuat dengan menggunakanborang SPP antarabangsa yang bersesuaianmengikut institusi antarabangsa mana yang akandipohon. Yang paling popular ialah BritishLibrary Document Supply Centre danpermohonan perlu dibuat atas borangpermohonan khas. Begitu juga National Libraryof Australia yang telah dilantik sebagai PusatDocument Delivery ASTINFO Australia,diperlukan mengguna borangnya tersendiri.Bagi permohonan ke institusi luar negara yanglain, boleh digunakan borang SPP IFLA(International Federation of Library Associationsand Institutions). Semua borang SPPantarabangsa perlu dibeli oleh Pusat PenyelarasSPP untuk memberi perkhidmatan antarabangsaSPP kepada ahli SPP. Ahli-ahli SPP adalahdigalakkan untuk menggunakan perkhidmatanini. Di samping perpustakaan Malaysiamemohon bahan dari perpustakaan luar negara,Pusat SPP Perpustakaan Negara juga menerimapermohonan dari luar negara bagi bahan-bahantempatan. Aktiviti timbal balik ini asas Semangat'Universal Availability of Publications'.

Perkhidmatan SPP perlulah dipertingkatkandengan lebih pesat. Pustakawan digalakkanmenggunakan perkhidmatan ini apabilakoleksinya tidak dapat memenuhi keperluanpengguna. Sumber maklumat yang ada di negaraini perlu dimaksimakan penggunaannya bagifaedah bersama.



RUJUKAN

1. Cornish, Graham. P. Document supply in the new information environment. Journal ofLibrarianship and Information Science, 23(3) Sept 1991 : 125- 134.

2. Panduan Sistem Pembekalan Penerbitan. Kuala Lumpur : PerpustakaanNegara Malaysia, 1988.



PERANGKAAN SISTEM PEMBEKALAN PENERBITAN(JANUARI - DISEMBER 1993)

1. Bilangan permohonan diterima dariperpustakaan/institusi

i) dalam negeri, (dipenuhi)

ii) luar negeri, (dipenuhi).

Jumlah kecil

.

2 . Bilangan permohoan d ihantarkepada perpustakaan/institusi

i) dalam negeri, (dipenuhi)

ii) luar negeri, (dipenuhi)

Jumlah kecil

J. ii) a) BLDSC(UK)b) ASTINFO (AUST)c) LIB. OF CONGRESS (USA)d) IFLAe) Others (S'pore, Indon.)

2. a) BLDSC(UK)b) ASTINFO {AUST)c) LIB. OF CONGRESS (USA)(1) IFLAc) Others (S'pore, Indon.)

Jumlah kecil

NOTA: Stats. untuk luar negeri1. (ii) & 2. (ii) telahdimasukkan pengiraan di atas.

Jenis Bahan

BahanAsal Salinan

BahanPandangDengar

804(570)

14(1)

326(190)

46(20)

1(0)

818(571) 372(210) 1 ( 1 )

112(71) 40(17)

61(15)

116(72) 101(32)

2(0)

6(0)

4(1)

4(4)9(7)

11(3)20(5)2(1)

3(3)29(5)18(7)8(0)3(2)

-

18(2) 107(37) -

_

_

Jumlah

1131(761)

60(21)

1191(782)

152(88)

61(15)

217(103)

4(4)11(7)11(3)26(6)8(1)

3(3)29(5)18(7)8(0)7(3)

125(39)



Lampiran B

MEMORANDUM PERSEFAHAMAN BAGI KEMUDAHANMEMPEROLEHI PENERBITAN DI PERINGKAT KEBANGSAAN

PENDAHULUAN

Pihak-pihak kepada Memorandum Persefahaman ini, yang kemudiandaripada ini dirujuk sebagai Memorandum, memahami akankepentingan menggalakkan dan memudahkan kerjasama danperkongsian bahan-bahan perpustakaan di kalangan perpustakaandi peringkat, negara dan antarabangsa dan memahami akankeperluan untuk memudahkan akses kepada penerbitan yangterdapat di dalam dan di luar negara kepada seluruh negaratelah bersetuju seperti berikut:

Perkara 1

TUJUAN

Tujuan Memorandum ialah untuk menggalak Kemudahan MemperolehPenerbitan di Peringkat Kebangsaan dan Sejagat; memudahkanakses kepada penerbitan di seluruh negara dan menyediakanrangka untuk mencapai tujuan-tujuan ini.

Perkara 2

DEFINISI

B a g i maksud Memorandum i n i :

"Penerbitan" ertinya ilmu pengetahuan yang terakam bagikegunaan orang ramai. Ianya merangkumi apa jua bentuk bahanbercetak, grafik, audio, elektronik atau sedia lain,dikeluarkan bagi kegunaan awam di mana maklumat ditulis ,dirakam, disimpan, dipamerkan atau diterbitkan seperti buku,jernal, : suratkhabar, laporan, risalah, filem, pita audio danvideo;

"Ketua Pengarah" ertinya Ketua Pengarah PerpustakaanNegara;

"Perpustakaan Negara" ertinya Perpustakaan Negara yangditubuhkan di bawah Akta Perpustakaan Negara 1972;

I



"perpustakaan pemohon" ertinya perpustakaan atau agensiyang menjadi pihak kepada Memorandum ini dan yang memohonbantuan daripada perpustakaan pembekal untuk mendapatkanperkhidmatan maklumat, perujukan, reprografi dan pinjaman;

"perpustakaan pembekal" ertinya perpustakaan atau agensiyang menjadi pihak kepada Memorandum ini dan menerimapermohonan perkhidmatan maklumat, perujukan, reprografi danpinjaman.

Perkara 3

KERJASAMA DAN BANTUAN

Bagi menggalak dan memudahkan kerjasama dan perkongsianbahan-bahan perpustakaan di kalangan perpustakaan diperingkat negara dan antarabangsa, pihak-pihak kepadaMemorandum ini dengan ini bersetuju membantu perpustakaan-perpustakaan pemohon dengan membekalkan penerbitan daripadakoleksi mereka apabila dipohon, sama ada -

(a) menyediakan penerbitan dalam bentuk asal secarajualan, hadiah atau pertukaran; atau

(b) meminjam penerbitan bagi tempoh dan atas syarat-syarat yang telah ditetapkan; x

(c) menyediakan salinan penerbitan dengan cara.fotografi, mikrografi atau proses-proses laintertakluk kepada peruntukan undang-undatig berkaitandengan Hakcipta, secara percuma, atau atas kadaryang telah dipersetujui.

Perkara 4

TANGGUNGJAWAB

Perpustakaan pemohon hendaklah, mempunyai tanggungjawab yangberikut -

(a) memastikan penjagaan dan penggunaan yang sempurnabagi penerbitan yang dipinjamkan di bawahperuntukan Perkara 3(b);

2



(b) menggantikan penerbitan yang hilang atau rosaksemasa dalam pinjaman kepada perpustakaan pembekal;

(c) mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan bagi bahan-bahan yang dipinjamkan oleh perpustakaan pembekal;

(d) menggantikan kepada perpustakaan pembekal bagisalinan-salinan penerbitan dan bagi perbelanjaanpos atau bayaran-bayaran lain seperti yang telahdipersetujui; dan

(e) memastikan bahawa salinan-salinan penerbitan tidakdijual semula bagi tujuan mengambil keuntungan.

P e r k a r a 5

BAHAN-BAHAN TERKELAS

Memorandum ini tidak meliputi Penerbitan-penerbitan yangterkelas sebagai Rahsia, Sulit atau Terhad.

Perkara 6

PERPUSTAKAAN -PERPUSTAKAAN ATAUAGENSI-AGENSI YANG TIDAK MENYERTAI

Perpustakaan atau agensi yang tidak memihak kepada Memorandumini boleh meminta bantuan dan kerjasama daripada perpustakaan,pembekal mengikut syarat-syarat Memorandum ini sekiranyapermohonan dibuat -

(a) melalui Ketua Pengarah, dan Perpustakaan Negaraakan menjadi perpustakaan pemohon bagi tujuanMemorandum ini ; atau

(b) terus kepada perpustakaan pembekal yang akanmenjawab permohonan tersebut mengikutbudibicaranya.

3



Perkara 7

PINDAAN-PINDAAN

Ketua Pengarah dari masa kesemasa akan mengesyorkan pindaan-pindaan kepada Memorandum ini dengan memberi notis kepadapihak-pihak berkenaan dan sekiranya pindaan-pindaan diterimaoleh dua pertiga daripada pihak-pihak kepada Memorandum in i ,pindaan-pindaan tersebut akan menjadi sebahagian daripadasyarat-syarat Memorandum in i .

Perkara 8

TIMBANGTARA

Semua perbalahan, perbezaan dan soalan-soalan yang mungkintimbul pada bila-bila masa di antara pihak-pihak berkenaanyang menyentuh atau timbul daripada atau berkaitan denganMemorandum ini hendaklah dirujuk kepada Ketua Pengarah yangmana keputusannya adalah muktamad dan mengikat.

Perkara 9

MUNGKIR MEMORANDUM

Sekiranya berlaku mungkir Memorandum ini oleh pihak yangberkenaan, Ketua Pengarah boleh, a tas budibicara beliau,menamatkan Memorandum dengan pihak berkenaan dan memaklumkanpenamatan tersebut kepada pihak-pihak lain dalam Memorandum.i n i .

Perkara 10

PENARIKAN

Pihak kepada Memorandum ini boleh menarik d i r i daripadaMemorandum ini dengan memberi notis satu bulan kepada KetuaPengarah dan Ketua Pengarah dengan itu akan memaklumkanpenarikan tersebut kepada pihak-pihak lain dalam Memorandumi n i .

4



Perkara 11

PERUNTUKAN-PERUNTUKAN AM

Memorandum i n i akan mengikat semua pihak berkenaan dikalangan mereka dan s e p e r t i mereka dengan Perpus takaanNegara.

Ketua Pengarah akan memaklumkan kepada p ihak-p ihak berkenaanyang t e l a h menandatangan Memorandum i n i .

PADA MENYAKSIKAN HAL DI ATAS yang ber tanda tangan di bawahi n i , s e t e l a h d i b e r i k u a s a dengan sempurna, t e l a h menandatanganMemorandum i n i pada t a r i k h - t a r i k h s e p e r t i d i s ebe lah nama-nama mereka.

Ketua PengarahPerpustakaan Negara Malaysia

Tarikh:

Ketua Eksekutif Institusi/Agensi Tarikh:

5



Lampiran C

BORANG PERMOHONAN SISTEM PEMBEKALAN PENERBITAN (SPP)

Bil. Rujukan Tarikh:

Permintaan dikirim kepada

1.

2 .

3 .

Pengarang

Judul

Akhbar/Jurnal /Persidangan

Edisi Jilid B i l . Muka Surat

Tempat Penerbit Tahun

Sumber Rujukan ;

Sila bekal format dikehendaki

Fotokopi Mikrofilem Mikrofis Buku

Lain-lain Tidak melebihi MS

Tarikh diperlukan:

Perpustakaan pemohon : Alamat

Poskod Tel:

Dikehendaki untuk : Diluluskan oleh:

LAPORAN PERPUSTAKAAN PEMOHON

Tarikh diterima:

Pembaharuan diminta:

Dibaharui hingga:

Tarikh pengambilan:

SEBAB TIDAK DAPAT DIBEKALKAN

Tidak boleh dipinjam

Sedang dijilid

Tiada dalam simpanan

Dalam pinjaman

Lain

LAPORAN PERPUSTAKAAN PEMBEKAL

Perpustakaan pembekal menyimpan Borang A sebagai rekod pinjaman.

Tarikh Kiriman :

Tarikh Pengembalian :

Semua permohonan SPP hendaklah menggunakanborang ini. Perpustakaan pemohon perlumemenuhkan bahagian kiri Borang A dankirimkan A & B kepada Perpustakaan pembekal,Pengakuan penerima/pengembalian tidakperlu. Perpustakaan pemohon hendaklahmemberitahu jika bahan tidak diterima.



Laporan Kursus'International Graduate

Information Studies School (IGISS)'

(26 Jun 1993 - 17 Julai 1993, Department of Informationand Library Studies, The University of Wales)

agi tahun 1993, IGISS yang dijalankanpada 26 Jun sehingga 17 Julai 93 (3

minggu) telah dihadiri oleh Puan Rihanun Mohd.Samin, Pegawai Perpustakaan, BahagianLatihan Kursus telah dihadiri oleh 24 orangpegawai-pegawai daripada negara-negaraAmerika Syarikat, Kanada, Afrika Selatan,Mozambique, India, Thailand, Singapura, SaudiArabia, Perancis, Sepanyol, Jamaica, Ghana, SriLanka, Nigeria, Uganda, Bangladesh danMalaysia. Direktor IGISS 1993 ialah EncikMichael Dewe, iaitu seorang pensyarah diFakulti Sains Perpustakaan dan Maklumat,University of Wales. Beliau menggantikanEncik Donald Mason, pengasas IGISS yangmeninggal dunia beberapa minggu sebelumIGISS '93 bermula.

Objektif seminar ialah:

(i) untuk memberi pengetahuanmendalam kepada peserta tentang sumber-sumber maklumat yang terdapat di dalampelbagai bentuk/format, khusus dalambidang perniagaan.

(ii) untuk melengkapkan peserta kursusdengan kebolehan mengenalpasti,memperolehi, menyusun, menilai dan

mengguna sumber-sumber tersebut bagimemenuhi keperluan khusus para pelajar,para tenaga pengajar pengajian tinggi danjuga ahli-ahli perniagaan dan

(iii) untuk memberi kesedaran kepadapeserta tentang keadaan ekonomi globaldan memahami cara-cara mendapatkandata.

Sebanyak 5 modul telah diadakan dandikendalikan oleh pensyarah-pensyarah berikut:-

(i) Media Applications in Librariesand Information Services / Dr AnthonyThompson.

(ii) Sources of Informations in Business/ Professor Thomas P. Slavens.

(iii) Management of Libraries andInformations Services / Malcolm F.Turnkey dan Ronald J. Edwards.

(iv) Library Development Planning /John Roe.

(v) Planning and Design of LibraryBuildings / Michael Dewe.



Program IGISS di tahun ini berbeza daripadatahun-tahun lepas kerana ianya berjalan hanyauntuk 3 minggu sahaja. Oleh itu peserta yangmemilih untuk mempelajari 2 modul diperlukanmengikuti kuliah bagi sesi pagi dan petang,sementara peserta yang memilih 1 modul sahajaberpeluang menggunakan waktu petang untukmembuat penyelidikan di perpustakaan.Pembaharuan yang dibuat didapati tidak begitupopular, kerana sangat membebankan peserta-peserta yang memilih untuk mengikuti 2 modul.Ramai peserta berpendapat bahawa agak kurang

adil kerana penilaian keatas mereka dibuat dalam

masa yang singkat sekali.

Program IGISS 1993

Puan Rihanun telah mengikuti modul "Sourcesof Information in Business" oleh ProfessorThomas P. Slavens, seorang professor jemputandaripada University of Michigan, AmerikaSyarikat.

Peserta kursus juga diberi peluang membuatsendiri penyelidikan (hands on) keatas cakerapadat (CD-Rom) dan online databases yangterdapat di United Kingdom dan dari luar UnitedKingdom bagi mendapat maklumat yang terkinidengan mudah dan dalam masa yang amatsingkat.

Di akhir kursus, peserta dikehendakimenyiapkan satu projek penulisan tentangpunca-punca maklumat dalam bidangperniagaan di negara masing-masing. Kamiseterusnya menyampaikan isi kandunganpenulisan masing-masing di dalam kelas untukdinilai dan dikomen oleh professor dan rakan-rakan sekursus.

Lawatan Sambil Belajar

Lawatan sambil belajar telah diatur bersama olehpihak British Council dan Perpustakaan Negara

Malaysia untuk 1 minggu, iaitu sebaik sahaja

IGISS selesai. Tempat-tempat yang dilawati

ialah:-

(i) British Library, Science Reference

and Information Service, London.

(ii) British Library Document Supply

Centre, Bostan Spa.

(iii)Buckinghamshire County Library,

Aylesbury dan,

(iv)Sutton Central Library, Surrey.

Sebagai salah satu negara maju, memang banyakperkara-perkara baru yang boleh dipelajaridaripada lawatan-lawatan berkenaan. Di British

Library, Science Reference and InformationService, peserta berpeluang melihat koleksi danteknologi terbaru untuk mendapat kembalimaklumat di dalam bidang sains dan teknologiperkhidmatan maklumat perniagaan danperkhidmatan rujukan lain yang terdapat di situ.Satu lawatan ke Holborn Reading Room telahdiatur, diikuti dengan pertunjukan CD-Romsdidalam bidang kejuruteraan, perniagaan danIain-lain.

Di British Library Document Supply Centre,Boston Spa, peserta dapat melihat perkhidmatan-perkhidmatan BLDSC dan NationalBibliographic Section, sementara diBuckinghamshire County Library pesertamenerima taklimat daripada Ketua Pustakawanmengenai perkhidmatan perpustakaan ke luarbandar. Lawatan ke tempat-tempat di luar

-bandar tidak dapat dibuat kerana kesuntukanmasa.

Sutton Central Library di Surrey ialahperpustakaan terakhir yang dilawati.Perpustakaan ini mempunyai koleksi bahanpandang dengar yang agak besar dan menarikminat ramai pengguna.



Rumusan

Dicadangkan seorang peserta kursus mengikutisatu (1) sahaja modul kerana dengan cara begitu,peserta dapat menumpukan perhatiansepenuhnya kepada modul yang dipilih.Penyelidikan yang lebih mendalam bolehdilakukan kerana masa untuk mencari maklumatdan membuat rujukan cukup berbanding denganseorang peserta yang mengambil 2 modul tetapidalam jangka masa yang sama.

Lawatan sambil belajar sangat baik diteruskanuntuk menambahkan lagi pengetahuan pegawai.Selain daripada lawatan ke perpustakaan, adalahbaik sekiranya lawatan juga diatur ke kedai bukudan pembekal bahan perpustakaan.Perhubungan yang rapat di antara pembekal danperpustakaan perlu digalakkan untuk kebaikankedua-dua pihak.



Report on Regional Workshopon Common Communication Format (CCF)

(11-16 October 1993, Perpustakaan Negara Malaysia, Kuala Lumpur)

erpustakaan Negara Malaysia with thecooperation of UNESCO organised the

Regional Workshop on CommonCommunication Format (CCF) on 11 - 16October 1993 in Kuala Lumpur.

Thirty librarians, information and computerpersonnel, including 16 regional partcipantsfrom the Asia Pacific Region, attended theworkshop. Eleven observers from the TechnicalServices Division, Serials and Media ResourcesDivisions of Perpustakaan Negara Malaysiawere also present.

Dr. Alan Hopkinson, Systems DevelopmentOfficer, from Tate Gallery Library and Archives,London, was the resource person for theworkshop. Two reports were presented onexperiences of using CCF in their respectivecountries by Prof. Lian Yachun, SeniorComputer Specialist. Institute of Science andTechnical Information of China (ISTIC), Chinaand Mr. B.G. Sunder Singh, Senior ScientificOfficer L Department of Scientific and IndustrialResearch. Ministry of Science and Technology,India.

Objectives of workshop:-

* To introduce participants to various

facets of CCF

* To enable librarians to convert records

from local format to an international

format (CCF) in order to facilitate

information exchange.

* To provide an opportunity to share

experiences in the use of CCF

The workshop was able meet its objective ofintroducing the CCF to the participants.Participants from China and India were also ableto share their invaluable experiences of usingCCF in their respective countries to fellowparticipants. However the workshop would havebeen more effective, if sufficient time had beengiven to participants for practical hands-onsession for records conversion.

At the end of the workshop, a number ofrecommendations were adopted forimplementation at the national and regional/international level.



RECOMMENDATIONS

1) National level

Recognizing the need to increase awareness andappreciation of the value of CCF in facilitatinginformation exchange, it is stronglyrecommended that:

a) National Coordinators of InformationNetworks/National Library, as well as otherorganizations which are likely to benefitfrom CCF, establish an appropriatemechanism, e.g. Steering Committee,Working Group, or Task Force, to promotethe use, implementation, maintenance andfurther developments of CCF.

b) CCF users group be formed to facilitateexchange of ideas and experiences and tosuggest improvements/modifications onCCF.

c) Converter utilities be distributed by theofficially designated National DistributingCenter of micro-ISIS.

d) Ideas and experiences on the use of CCF

should be shared within the country and

with other countries, through existing local/

regional newsletters.

In order to build the capacity of each country tohandle and use CCF, it is recommended thatmore emphasis be given to provide betterguidelines and more hands-on experience on dataconversion, when organizing training coursesand workshops appropriate to countryrequirements.

2) Regional/International level

Given the importance of CCF, especially fordeveloping countries, it is recommended that:

a) UNESCO should continue to providesupport for the further development andenhancement of CCF, including theprovision of the required training andnecessary forum to enable membercountries to exchange ideas andexperiences on the use of CCF.

b) Countries with more experience inhandling CCF, like China and India, shouldbe urged to provide guidance and to sharetheir experiences with other countries. Inthe spirit of Technical Cooperation amongDeveloping Countries (TCDC), it is alsosuggested that use of existing technicalassistance programmes in their respectivecountries be explored.



Latihan VTLS dan Lawatan Sambil Belajarke National

Agricultural Library

(13 - 20 Disember 1993, VTLS INC., Blacksburg, Virginia, USA)

ujuan latihan ini adalah untukmempelajari secara lebih mendalam

sistem VTLS yang digunakan oleh PerpustakaanNegara Malaysia disamping mempelajariperkembangan-perkembangan terkini yangberkaitan dengan sistem VTLS. Peserta latihanini terdiri dari lima orang iaitu tiga dari Malaysia,seorang dari Thailand dan seorang dari USA.Peserta Malaysia adalah terdiri dari dua pesertadari Perpustakaan Negara Malaysia dan seorangdari SOLSIS (M) Sdn. Bhd.

Kandungan Latihan

1) 'OPAC with IWFasilitator : Cik Karen JohnsonTarikh : 13hb. Disember 1993

Peserta telah diperkenalkan dengan penggunaan"Intelligent Workstation' (IW) yang merupakansatu perisian 'front end' kepada sistem OPACVTLS. Sistem ini menggunakan 'WINDOWS'dan 'pull down menus' yang memudahkanpenggunaan modul OPAC di mana pencarianmaklumat boleh dilakukan tanpa penggunaan'commands' seperti A/, T/ dan sebagainya.Penggunaan 'IW adalah lebih 'user friendly'dan memudahkan penggunaan OPAC VTLSberbanding dengan cara yang digunakansekarang.

2) Circulation Control

Fasilitator : Encik John Espley/

Cik Ramon a

Tarikh : 13-14 Disember 1993Peserta telah diberi penjelasan mendalammengenai 'circulation parameters' dan caramenggunakan modul sirkulasi. Padakeseluruhannya aspek-aspek yang dipelajaritelah pun dipratikkan di Perpustakaan NegaraMalaysia dan latihan ini lebih merupakan'refresher' kepada modul tersebut.

3) Cataloguing

Fasilitator : Cik Lisa Mason

Tarikh : 14-15 Disember 1993. Peserta telah diberi penerangan mengenai:-

* Cataloguing parameters* Card screen parameters* Aspek-aspek berkaitan pengurusanrekod bibliografi seperti kaedahkemasukan rekod, menyunting,menyalin rekod dan sebagainya.

Satu aspek baru yang telah dipelajari ialahpenggunaan 'cataloguing form' (/FORM)sebagai alternatif kepada kaedah kemasukanrekod bibliografi (/B). Peserta berpendapatkaedah ini tidak berapa sesuai untuk



dipraktikkan memandangkan kakitangan diPNM telah mahir dengan penggunaan '/B' yangdi dapati lebih menjimatkan masa.Walaubagaimanapun latihan dan percubaanmenggunakannya boleh diperkenalkan kepadakakitangan di PNM.

4) Authority ControlFasilitator : Cik Lisa Mason

Tarikh : 15hb. Disember 1993Peserta telah diberi penjelasan mengenaipembinaan failkuasa dan kaedah mengemaskinifailkuasa seperti 'merging, global updates'.Beberapa aspek baru telah dipelajari iaitupembinaan failkuasa untuk "series title' dan'uniform title*.

5) VTLS Versi UNIXFasilitator : Cik Cathy WinfreyTarikh : 16hb. Disember 1993

Peserta-peserta telah diberi penjelasan tentangpenggunaan sistem VTLS versi UNIX dari segi'accounting structure', 'directive structure','VTLS security', 'shell script' dan 'installationprocedure'. Sesi ini lebih merupakan taklimatdan para peserta tidak diberi peluang untukmenggunakan perisian ini. Peserta-peserta jugatidak memahami secara mendalammemandangkan PNM tidak mempunyai perisianini di samping tiada pengetahuan tentang UNIX.

6) Document deliveryFasilitator : Cik Lisa MasonTarikh : 17hb. Disember 1993

Di dalam sesi ini peserta-peserta telah diberipenerangan mengenai 'document deliverysubsystem'. Subsistem ini merupakan satukemudahan secara dalam talian kepadapengguna untuk memohon bahan danperkhidmatan seperti salinan foto danpengurusan penghantaran bahan kepadapengguna.Subsistem ini sesuai untukperpustakaan yang mempunyai beberapa

cawangan yang menggunakan akaun VTLS yangsama dan tidak sesuai digunakan untuk pinjamanantara perpustakaan dan sistem pembekalanpenerbitan.

7) Catalog EnhancerFasilitator : Cik Lisa Mason

Tarikh : 17hb. Disember 1993Peserta telah didedahkan dengan penggunaanperisian 'catalog enhancer' versi terbaru untuktujuan pembinaan rekod bibliografi. Perisian inimembolehkan pembinaan rekod bibliografikatalog asal dilakukan dengan menggunakankomputer mikro. Diantara ciri-ciri perisian iniialah:-

* membolehkan 'cataloguing lay out

workform' dicipta

* mengakses VTLS melalui penggunaan

'Network Intelligent Link' (NIL)

* menyemak dan mengedit rekod yang di

'download' dari pangkalan data

* membolehkan rekod-rekod disemak

sebelum dimuatkan dalam pangkalan

data VTLS

Penggunaan perisian ini boleh dipertimbangkanuntuk projek khas yang memerlukan rekodkatalog dikumpulkan dan diedit sebelumdimuatkan ke dalam pangkalan data VTLS.

8) Journal indexingFasilitator : Cik Lisa Mason

Tarikh : 17hb. Disember 1993Peserta-peserta diberi taklimat ringkas mengenaimodul 'indexing' dan tidak diberi 'hands-on'atau sebarang dokumentasi mengenai modultersebut kerana ianya merupakan sebuah modulbaru yang diperkenalkan oleh VTLS, Fasilitatorjuga belum begitu mahir dengan modul tersebut.Demonstrasi sebuah pangkalan data yang



mengandungi rekod artikel jurnal telahditunjukkan dimana rekod bibliografi jurnal danrekod bibliografi bagi artikel jurnaldisambungkan (link) dengan penggunaan tag773 (dalam rekod bibliografi artikel).

9) Systems OverviewFasilitator : Encik Greg Pannell

Tarikh : 17hb. Disember 1993Peserta-peserta diberi taklimat mengenai strukturVTLS, 'parameter profiling', 'buffer' dan'VTLS batch jobs'.

Lawatan ke

National Agricultural Library (NAL)Tarikh : 20hb. Disember 1993

Peserta dari Perpustakaan Negara Malaysia danSOLSIS (M) Sdn. Bhd. telah membuat lawatanke NAL, Maryland dan lawatan ini telahdikendalikan oleh Encik Bob Anderson. Pesertatelah diberi taklimat tentang sejarah dan latarbelakang NAL, struktur organisasi serta aktiviti-aktiviti 'information repackaging' yangmenghasilkan beberapa produk sepertipangkalan data AGRICOLA (dalam bentuk CD-ROM)

Peserta juga dibawa melawat ke beberapabahagian seperti bahagian dokumentasi danperkhidmatan tetapi tidak berkesempatan untukmelihat secara lebih mendalam tentang aktivitipengindeksan kerana kesuntukan masa.

Pandangan

Pada keseluruhannya didapati lawatan ini lebihmerupakan satu program 'refresher' keranakebanyakan daripada aspek-aspek yang diliputidi dalam latihan ini telahpun dipratikkan diPerpustakaan Negara Malaysia. Pesertaberpendapat bahawa jangkamasa latihan iniadalah terlalu singkat untuk mendalami semuaaspek perisian VTLS secara menyeluruh.Adalah lebih bermanafaat sekiranya di masaakan datang, program latihan dikenalpastiterlebih dahulu oleh Jabatan sebelum pesertadihantar ke VTLS Inc. Peserta jugamencadangkan agar kursus/latihan ini tidakdijalankan semasa musim sejuk kerana keadaancuaca yang terlalu sejuk dan tempoh siang yangpendek menyebabkan aktiviti yang dapatdijalankan adalah terhad.



BibliografiPerpustakaanNegaraMalaysia





Documents

Library Development and Future Trends in Malaysia ... fileLaporan Kursus 'International Graduate Information Studies School (IGISS)' Report on Regional Workshop on Common Communication