How to find a needle in a haystack?   Implementation of RFID as an  improvement  in  the management of  a  scientific  collection:  the  case  of  Institut  Català  de 

  

. Institut Català de Paleontologia, Sabadell, Catalonia  cp.cat

Paleontologia Laura Celià‐Gelabertlaura.celia@i   

. The aim of this communication  0  

gement of the  locations, which we try  improve with the introduction of new technologies.  

s, but we  think  it’s  interesting  to  share  the project’s onception and the methodology used.  

  to  share  of  our  short  experience  will  help  other stitutions to solve the problem faster.  

. Presentation of the ICP 

 In 2007 the collection management department of ICP was restructured. At that time several shortcomings were detected. However, it was not until last year that we started to implement some solutions. One of these new projects  is the manato We have  just begun, we are not expertc Often  small museums  (like ours) have not  the  resources  to  solve  some problems. These are common  in  many  centers.  So  we  thinkin 1  

  ERC  belong  to  the world  of  art.  So  please,  let me troduce you into the world of fossils.  

 What it is  

atalonia  (research department, not  culture) and  it  is eir of an old Institute created in 1969.  

ical heritage at an international level and allow the efficient transfer of knowledge  society.  

lts  in  scientific magazines  and  to  its xposure in the mass media, exhibitions and museums.  

. Where it is  

  in  the niversity (UAB) and the Museum and warehouses are located in the city of Sabadell.  

. The collection of the ICP 

 First of all  I would  like to present our  institution and our work.  I think  it’s  important because the majority  of  the  participants  in  thein  a. The Institut Català de Paleontologia (ICP) is a private foundation created in November of 2006.  It belongs  to  the  local government of Ch As  a  center  of  reference  in  research,  conservation  and  diffusion  of  the  paleontology  of vertebrates  in Catalonia  (Spain),  the  ICP  aims  to promote  research  and  conservation of  the paleontologto We carry out all the stages of paleontology from the finding, excavation and preparation of a fossil  to  its  conservation,  study  and  publication  of  resue b Due  to  the  expansion  experienced  over  the  last  years  (nowadays  we  are  50  people)  our Institute  has  four  sites.  The  research  departments  and  preparation  labs  are  locatedU 2  

 Our collection  is used basically to research and, sometimes, to exhibit what  is  investigated. It cludes fossils, current material as well as the moulds and casts of different pieces.  

 How many pieces it has and from where they come  

  It  is  considered  one  of  the  most  important  collections  of  fossil ertebrates in Europe.  

 ieces; and microfossils, with more than forty thousand pieces, mainly mice and shrew teeth.  

ninsula, but there are lso specimens coming from France, North Africa and the United States.  

 Annual rate of entries  

d fossils  in Catalonia are deposited  in our enter, which is responsible for their preservation.  

  these  inputs of material,  including  the  transport and  inventory  from e site to the centre.  

 Consultations and movements per year  

removed  and  the  fossil  is onsolidated. Now, they are ready to be catalogued and studied.  

.  Scientists  from  Spain,  Europe  and  other ontinents come to Sabadell to study our fossils.  

is  a movement  of  about  8000  fossils  per  year,  regardless  of  the  inputs  of  new aterials.  

. Main problems of the collection of the ICP 

in  a. It contains more  than  two hundred  thousand specimens  that are between 240 million years and  10,000  years  old.v It  can  be  divided  into: macrofossils,  with  almost  sixty  thousand  prepared  and  cataloguedp The origin of the pieces is diverse. We have materials from the Iberian Pea  b. How  do  fossils  arrive  to  ICP?  As  in  other  countries,  Spain  has  an  important  regulatory framework which  governs  the  proceedings  on  cultural  heritage.  These  laws  require  that  all construction  activities  carried  out  on  archaeological  or  paleontological  sites  should  have  a technical control. They also mark that all pieces appeared should be deposited in a public and monographic museum.  In our case, all the excavatec Each  year,  about  22.000  new  fossils  arrive  to  the  ICP.  For  that  reason we  have  a  specific department  to manageth  c. All  these  fossils are  stored  in a  special warehouse. From  there,  they are  transported  to  the preparation  lab,  where  the  sediment  that  surrounds  them  is c The  main  use  of  our  collection  is  the  researchc We have an average of 200 requests per year,  including  loans and consultations. This means that  there m 3  

ocols and to solve the roblems accumulated over 50 years. The main problems we have are:  

. In terms of conservation  

fy problems of conservation. We lso need time and people to solve each problem identified.  

 Currently,  the  departments  related  with  the  collection  include  11  people  (curators  and managers). This number is not enough to standardize the collection protp a We need to improve the screening of the collection to identia

 b. In terms of documentation (to solve the most urgent)  

. In terms of documentation  4  

rom a specific point of view, we have two problems with:  

. Problems with databases (non unified)  

ction manager has used a ifferent program and a different methodology of documentation.  

ion was divided  into 4 different rmats and there was no file with the entire unified catalog.  

ach time we had to find a fossil, we had to do 4 quests: one in each format.  

is  database  creates  some  problems,  but  allows  us  to  unify ocumentation criteria.  

. The main difficulty: management of locations  

om where it omes and the age it has. These are the five filters we use to attend the requests.  

mes and that has a lot of movement of fossils, we need to manage very well all the cations.  

hen we use them?  

 a fossil. On the other, when we need to ake an inventory of the collection (total or partial).  

 boxes, if it is in a researcher office… So e need a system to quickly locate a fossil in a room.  

. Need to find solutions for managing locations  

e have to do this is by hand. This means a great investment of time (A me we do not have!).  

. The difficulties of finding solutions 

 F a Databases were started to use during the nineties and until  twenty ou seven there have not been uniformed criteria to use  it. In each previous stage, each colled For this reason,  in twenty ou seven the catalog of the collectfo E Since 2008 we have  implemented a data base offered by  the  local government of Catalonia, called  Museumplus.  Thd b With  this  program we  can  control  5  “static”  characteristics  of  each  fossil:  the  registration number, the animal to which it belonged, the anatomical identification, the site frc But there  is one critical area: the  location.  In a collection with 200.000 pieces, divided  into 4 different holo W Like everybody… On one hand, when we need to findm Basically  the problem  is  that  sometimes  is not  in  the box  it  should. And  there  Is no way  to know if the fossil is missing, if it is in another of 3000w c Actually, the only way wti 5  

h  the  locations existed  from  the nineties, but had never sought an effective olution. Why?  

irst of all, because daily work does not allow enough time to track the market.  

 The problem wits F

 Second, because our collection staff do not have adequate knowledge to evaluate the market 

 This company is CCQ and they had the time and the nowledge to search solutions for us.  

. Looking for solutions 

offerings.  In  our  case  it was  very  important  the  role  of  an  external  company,  specialized  in  process analysis and in software implementation.k 6  

. Analysis of procedures of the Collection Department  

ment  and terviewed us. During these meetings, they identified the points for improvement.  

. Improvement options: staff increasing versus new technologies  

blem  is  hiring more  staff. owever there are options with a lower cost and higher efficiency.  

 to different people (which finally  left the museum for a more stable nd better paid work). 

e  locations with  the urrent staff, the investment (economic and psychological) will be lower.  

 our case, the introduction of a new technology has one con: the lack of background. 

. Our choice: new technologies  

ur  choice was  the  introduction of new  technologies  to  improve  the  locations anagement. 

. New technologies in the market: different options 

 a Its first step was to analyze the work of collection area. What we did and how we did  it. This analysis allowed having an objective view of our procedures and hot  spots  in  the  collection management.  To  do  the  analysis,  CCQ  met  with  all  members  of  the  departin b The  solution  that  seems  the  simplest  to  solve  the  locations  proH In Spain, the gross cost of hiring a full‐time technician is about 36.000 € per year. Normally it is possible  to  hire  staff  for  some months,  but  not  permanently.  This means  investing  time  in training again and againa If we can  introduce a system capable  to  improve  the management of  thc In c Despite  this, om 7  

tion of a fossil  in the store, there are asically two options in the market: barcodes and RFID.  

. Barcode  

s you know, there are two major types of barcodes: linear and bi‐dimensional.  

Article  Number).  Normally  it  presents  13  digits  which  codify  different formation.  

 the case of bi‐dimensional codes we can find the data matrix and the QR code. 

 When we are  looking for solutions to  improve the detecb a A The  most  common  type  of  linear  barcode  is  EAN:  European  Article  Number  (now  called International in In 

In  both  cases  (linear  and  bi‐dimensional),  the main  handicap  is  the  need  to  have  “visual contact” between the tracker and the label.  For us,  this  is a great disadvantage because  the storage of  fossils does not allow  this “visual 

 So, barcodes are not useful to find a needle in a haystack!  

g and remotely retrieving data, using trackers and labels called TAGs. he  main  purpose  of  RFID  technology  is  identification  and  tracking  of  objects  via 

ach  tag consists of a small chip, which stores all  the  information, and a big antenna, which 

t ignals once an external source has been successfully  identified) and passive  (which have no 

romagnetic field to initiate a signal transmission).  

 the signal  

s environmental conditions, RFID technology does not work at temperatures above 70oC and 

d tag.  

ssive labels do not require power and are cheaper than active ones.  

contact”. b. RFID   RFID is a system of storinTelectromagnetic waves.  Etransmits and receives this information by radiofrequency.   Essentially  there  are  two  types  of  tags:  active  (which  contains  a  battery  and  can  transmispower source and require an external elect The problems may have RFID technology:   ‐ The presence of metal, which bounces the signal   ‐ The presence of liquid, which reduces ‐ A bad use, which can break the chip   ‐ The presence of potent frequency inhibitors CLIC   Abelow ‐20oC. (I think any person should work under these temperatures…)   The main advantage for us is that it does not need visual contact between tracker an In addition, pa 8. Providers   a. Searching companies   The main problem when we have to choose a new technology:   ‐ The selling company has tightly controlled the sale process, but the buyer  (the museum)  is 

 consulting company helps the buyer TO CHOOSE what he buys  (not to buy what the seller 

de the following steps to find companies: 

ls  Contacting with companies that already use the product successfully  

almost neophyte.   Awants).   In our case, CCQ ma ‐ Internet tracking  ‐ Finding references through friendly channe‐ 

‐ Contacting with associations of providers.  With all the data collected a short list was drawn up with the 8 best providers in Spain.   They found no history of use of passive RFID in the management of museum collections.  

f the short list using the following criteria: 

alization of the company (only RFID or more products)  ity to the ICP (due to the need for develop a specific software)  

Company age  ector 

ach one was asked a proposal  to  solve our problem. Thanks  to  the document and  several 

his process was also useful  to verify  that RFID  technology was mature enough  to  start  the  

  EPCglobal ember  and  they  have  worked  in  many  professional  sectors:  distribution  and  logistics, 

tation congress, hospitals etc. www.saident.com  

 b. Evaluation and selection   CCQ then made a refinement o ‐ Previous experience in RFID  ‐ Degree of speci‐ Physical proxim‐ Company size  ‐ ‐ Quality of the information obtained in the s The final result was a tie of two companies.   Emeetings it became clear what the best company for the project was.   Tnew project. c. Saident   Saident RFID solutions was the company chosen.   It was  founded  in  2003  to work  in  the  integration  of  RFID  technology.  They  aremjewellery, laundry, cellars, accredi 9. Application of RFID in the ICP   After choosing the company, we have to make more concrete the  ICP project, adjusting  it to 

oal:  to  design,  develop,  implement  and  integrate  a  RFID  solution  for  the  unequivocal n and inventory of the specimens of ICP collection.  

  t  

m   to 22nd  

mber 25th  

the real needs.   a. Goals and schedule   Gidentificatio Schedule:   ‐ Project start: July 19th‐ Analysis and design: from July 19th to August 1s‐ August: holidays  ‐ September: inauguration of the new museu‐ Project review and corrections: from October 6th‐ Final project acceptance: October 25th  ‐ Software development: until Nove

‐ Test: from November 25th to December 3rd  ‐ Validation: until December 17th  

oject should be finished.  

son  it  was  necessary  to  develop  a  product oftware)  specific  for  the  ICP. We  think  a  customized  product  has  a  great disadvantage:  a 

the  location  problem  is  common  to many museums, we  propose  to  develop  a tandard product applicable  to other  collections.  In  this  case, our  role  is  to be  the  first  test 

any’s  experience  was  very portant  to  convince  Saident  that museums  are  an  active  sector  in  full  development  and 

dent accepted.  

:  

ssessment in software implementation.  

hen we  create  a new  register  in  the database, we must  record  this  information  in  a  tag. 

 with the company that develops collection software do not allow integrating RFID in is software. So, we have a small application that acts as a bridge between the database and 

we place the new tag. With this pecific  software,  we  do  record  the  information  of  the  new  fossil.  This  information  is 

 TAG by radiofrequency. 

e essentially will use three types of tags, all passive ones. These types depend on the size of 

 70.000 pieces), which have a specific  label and ey are stored in plastic boxes CLIC (3.000 boxes). So, we are interested in controlling the lego 

e. How we read the information in an RFID tag?  

‐ At the end of 2010, the pr b. Partners of the project  As we have already said before, there was no known reference to the use of passive RFID  in control  of  museum  collections.  For  this  rea(sfuture client’s weakness against the provider.   Because  of sinstitution.   Saident had to decide if it was interesting to host this project as a new line of business growing and  opening  a  new  sector:  the museums.  The  consulting  compimgrowth in relation to new technologies. Finally, Sai So, this project is developed by three partners ICP: contributes expertise on the collection.   Saident: contributes expertise on RFID implementation.   CCQ: contributes expertise on general a c. How to insert information in a tag?   WHow?   Problemsththe tag.  We have a USB device connected to our computer, on which stransmitted from the database to the d. What types of RFID tags we use?   Wthe material to control.  In our collection we have microfossils, which are stored individually above lego pieces (near to 60.000 pieces); CLIC and macrofossils (near tothpieces, the macrofossils labels and the boxes.  

 The  first decision was  to use UHF  frequency, which brings many  advantages  to  the project ncreased the range and the speed reading).  

PDA. Before  to start, we must ynchronize it with the database, to collect the latest changes.  

 can begin the process of  inventory or search by choosing one of two ptions in the tracker.  

 

 applied,  the acker will check the collection letting us know when it finds something sought.  

ith  database  information.  Upon ompletion, it generates a report with the errors detected.  

 Initial handicap.  

 in one direction: from the database to the FID software. Never in the wrong way round.  

t correct errors found during the inventory, something that would be ery useful to save time.  

. Cost  

t once. We can make a plan and see how fast we will se them and then, to buy as we need.  

mall tag: 0,12 €/UNIT  

ossil and box tag: 0,16 €/UNIT  

he software cost is for the annual license, depending on the number of simultaneous users.  

0. Work done to date and next steps 

(i To  read  the  tag  information we use a portable  tracker,  like a s Once synchronized, weo ‐ If we make a total inventory: the tracker begins to read the pieces detected. We can stop atany time and keep the information already checked, allowing us to continue at another time.  ‐  If we make a partial  inventory:  first we must choose  the search criteria. Oncetr In  both  cases,  the  tracker  contrasts  real  information  wc f. For  the moment,  due  to  problems  generated  by  software  used  for  database  (created  by  a different company), data communication goes onlyR This means that we cannov g The main cost of RFID technology  is the tags. For example, we need more than 100.000 tags. But it is not necessary to buy all them au S F T 1  

. Contract signing and first tests  

s begun. As we xplained, it is expected the application will be running at the end of the year.  

 Project development and evaluation  

ject  and  begin  to  develop  some provements (such as bidirectionality tracker‐database).  

1. Conclusions 

 a At this time ICP has signed the contract with Saident and development phase hae  b. In  the  early  months  of  2011  we  will  evaluate  the  proim 1  

  ‐ Because of  the problems accumulated over 50 years and  the current  rate of  requests, we ave the need to find a specific solution for managing the locations.  

We opted for the new technologies in order to make more efficient the work of our staff.  

For us, new technologies are cheaper than hiring.  

t” between  the  label  and  the  reader, we hoose the passive RFID instead of barcodes.  

ith the aim f creating an important customer lobby and not be alone in front of the provider.  

ment, allows full and partial inventories and also to make specific earches by various criteria.  

e  it  is  important  that  museums professionals have the advice of other specialists groups.  

h ‐  ‐  ‐ Due  to  the  impossibility of having  “visual  contacc ‐ We are developing a standard product that can be applied to other institutions, wo ‐ This product, under develops ‐  This  process  of  analysis  and  solution would  not  have  been  possible without  a  consulting company  specialized  in  new  technologies.  We  believ