LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

HUMAS CULTURES DAY 2013

S A – I P S E 2 0 1 3 CULTURES DAY 2013

INTERNATIONAL PROGRAM ON SCIENCE EDUCATION FACULTY OF MATHEMATICS AND SCIENCE EDUCATION

INDONESIA UNIVERSITY OF EDUCATION

RELIGION DEPARTMENT OF SA–IPSE 2013

INTERNATIONAL PROGRAM ON SCIENCE EDUCATION FACULTY OF MATHEMATICS AND SCIENCE EDUCATION

INDONESIA UNIVERSITY OF EDUCATION

SA-IPSE

2 0 1 3

BAND2012

Laporan Pertanggungjawaban Divisi Humas

A. Ranah Kerja

Bertanggung jawab terhadap segala yang berhubungan dengan fundrising jalur

sponsorship.

Bertanggungjawab terhadap LPJ dan kepuasan sponsor.

Bekerja sama dengan sekretaris dan ketua pelaksana dalam pembuatan

proposal.

Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan seluruh divisi.

Membantu tugas divisi lain jika diperlukan.

Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana.

Mengurus segala perizinan acara, penggunaan ruangan, spanduk, serta

perlengkapan lain.

Mengurus penyerahan dan follow up proposal dana ke Rektorat.

Mengurus dan menyampaikan surat pendelegasian dari tiap jurusan dan

perwakilan dosen.

Menyampaikan surat undangan ke pihak-pihak yang perlu diundang.

Menyampaikan surat kesediaan narasumber dan pengisi acara

B. Anggota

Divisi yang dikoordinasi oleh Citra Amalia ini beranggotakan:

Nenden Permas Hikmatunisa

Hanifah Mulyani

Dinda Delima Anindi

Dimana anggota dan koordinator tersebut terbagi lagi atas sub-divisi seperti tertera

berikut ini:

1. Internal, berhubungan dengan perihal perizinan, permohonan dana ke Rektorat,

undangan kepada performel dalam MIPA dan luar MIPA, dan pendekatan dengan

UKM dan HIMA yang akan diajak bekerja sama.

Staff yang terlibat : Nenden Permas Hikmatunisa, Hanifah Mulyani, Dinda Delima

Anindi

2. External, berhubungan dengan perihal kerjasama dengan sponsorship, marketting,

dan urusan-urusan lain yang bersifat ke luar kampus.

Staff yang terlibat : Citra Amalia

C. Realisasi dan evaluasi

Bidang Garapan Realisasi Hambatan

Bertanggung jawab terhadap

segala yang berhubungan dengan

fundrising jalur sponsorship.

Acara Culture’s Day telah

berhasil bekerja sama

dengan beberapa sponsor.

Waktu yang terbatas dan jumlah

personil yang minim menjadi

hambatan terbesar dalam hal

fundrising dan sponsorship.

Bertanggungjawab terhadap LPJ

dan kepuasan sponsor.

LPJ dan laporan secara

komunikatif kepada pihak

sponsor telah terlaksana

dengan baik

Koordinator kurang fokus dalam

pengerjaan LPJ.

Bekerja sama dengan sekretaris

dan ketua pelaksana dalam

pembuatan proposal.

LPJ dan laporan pada pihak

sponsor telah terealisasi

dengan baik

Kurangnya koordinasi dengan

sekertaris dan waktu yang

terbatas.

Berkoordinasi dengan ketua

pelaksana dan seluruh divisi.

Bidang garapan dapat

terealisasi dengan baik,

terutama dengan divisi yang

berkaitan dengan stand yaitu

divisi konsumsi.

Kurangnya rapat besar kurangnya

koordinasi menjadi hambatan

dalam realisasi bidang garapan

Membantu tugas divisi lain jika

diperlukan.

Divisi humas hanya mampu

membantu pada saat hari H

kegiatan.

Kurangnya personil mengakibatkan

bidang garapan kurang terealisasi

dengan baik.

Bertanggung jawab kepada Ketua

Pelaksana.

Bidang garapan dapat

terealisasi dengan baik.

Tidak fokusnya koordinator dan

kurangnya koordinasi menjadi

hambatan terbesar dalam

merealisasikan bidang garapan.

Mengurus segala perizinan acara,

penggunaan ruangan, spanduk,

serta perlengkapan lain.

Seluruh perizinan acara

dapat terlaksana dengan

baik.

Terhambatnya perizinan spanduk

karena terlalu fokus pada hal lain.

Mengurus penyerahan dan follow

up proposal dana ke Fakultas dan

Rektorat.

Rektorat bersedia bekerja

sama, begitu juga dengan

beberapa sponsor.

FPMIPA dan Rektorat:

Proses administratif yang lama

cukup menghambat proses

pencarian dana.

Sponsor:

Minimnya waktu dan kurangnya

personil membuat proses

pendekatan dan dealing dengan

sponsor menjadi terhambat.

Mengurus dan menyampaikan

surat pendelegasian dari tiap

jurusan dan perwakilan dosen

Tiap jurusan mengirimkan

delegasi kecuali beberapa

jurusan yang berkendala

dalam menghubungi

mahasiswanya.

Terhambatnya pengiriman

delegasi dikarenakan kesulitan

menemui ketua himpunan

ataupun perwakilannya untuk

lembar pengesahan.

Menyampaikan surat undangan

ke pihak-pihak yang perlu

diundang.

Surat dapat dikirimkan

dengan lancar

Waktu pengiriman surat yang

sudah mendekati hari H juga

menjadi salah satu kendala dalam

hal penyampaian undangan

Menyampaikan surat kesediaan

narasumber dan pengisi acara

Bidang garapan dapat

terealisasi dengan baik

dengan bantuan dari divisi

Minimnya personil dan

ketidakcocokkan waktu kegiatan

dengan narasumber menjadi salah

acara satu hambatan dalam realisasi

bidang garapan

Sponsor Kegiatan

Universitas Pendidikan Indonesia

FPMIPA UPI

Program studi International Program on Science Education

Student Association International Program on Science Education

IFI

DEUTSCH CLUB

Eska Radio

EEP Language Center

Info bdg

Realisasi Sponsor

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

1. Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak Fakultas dan

Rektorat

2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada pihak Fakultas dan Rektorat

Pelaksanaan

1. Kedua belah pihak menandatangani bukti pemberian donasi oleh Fakultas

dan Rektorat. Dalam hal ini, ketua pelaksana dan jajaran anggota divisi

acara sangat membantu pencairan dana.

2. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo UPI pada setiap media

promosi

Hambatan

1. Lamanya administrasi perizinan dari pihak Fakultas dan Rektorat karena

satu dan lain hal.

2. Lamanya negosiasi karena menunggu waktu kosongnya jam kuliah

FPMIPA UPI

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

1. Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada dekan FPMIPA UPI

2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada dekan FPMIPA UPI

Pelaksanaan

1. Pertanggungjawaban

2. Melakukan perundingan dan negosiasi dengan dekan FPMIPA.

3. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo FPMIPA UPI pada setiap

media promosi

4. Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa

file photo dan laporan pertanggung jawaban

Hambatan

1. Penentuan hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan karena sempat

mengalami pemunduran tanggal.

2. Penggunaan auditorium oleh pihak lain pada hari gladi resik.

3. Perizinan kegiatan yang memakan waktu dan kurang sistematis.

SA-IPSE

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

1. Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada Chief of Executive Board

2. Mengajukan proposal pengajuan dana kepada Chief of Executive Board

Pelaksanaan

1. Pertanggungjawaban

2. Melakukan perundingan dan negosiasi dengan Chief of Executive Board

3. Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo SA-IPSE pada setiap

media promosi

4. Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa

file photo dan laporan pertanggung jawaban

Hambatan

1. Penentuan hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan karena berdekatan

dengan acara divisi organisasi

2. Kurangnya personil yang ada membuat sebagian panitia melakukan double

job.

EEP Language Center Training

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak sponsor

Surat MoU yang berisikan kesepakatan kedua belah pihak

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013

kepada pihak EEP Language Center Training

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang telah

disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang bersangkutan.

Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin kerjasama atas nama

panitia Culture’s Day selaku pihak pertama dan EEP Language Center

Training selaku pihak kedua.

Melaksanakan hal-hal yang tercantum dalam poin kerjasama dan MoU.

Pertanggungjawaban

Melakukan perundingan dan negosiasi dengan pihak EEP Language Center

Training.

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan iklan EEP Language Center

Training

Bertanggung jawab melaporkan hasil acara kepada pihak sponsor berupa

file photo

Bertanggung jawab memberikan hasil seluruh media promosi di acara

culture’s day yang terkait dengan nama sponsor yaitu EEP Language Center

Training berupa soft file foto.

Kerja sama dengan pihak EEP Language Center Training dengan

memberikan voucher dengan nominal Rp. 100.000,- sebanyak 200 buah

yang akan dibagikan secara gratis kepada 150 pembeli tiket dan penonton

yang hadir.

Hambatan

Waktu yang minim untuk melakukan negosiasi.

The Center

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Survey tempat The Center

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak The Center

Melakukan Kooordinasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Poin kerjasama dibantu oleh divisi acara secara koordinasi langsung

dengan pihak The Center

The center mengirimkan delegasi untuk ikut berpartisispasi dalam acara

Cultures Day

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo The Center

Hambatan

Minimnya waktu persiapan dan sulitnya bertemu antara kedua belah pihak

karena waktu perjanjian yang kurang pas.

Telkomsel

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak sponsor

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013

kepada pihak Telkomsel

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang

telah disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang

bersangkutan. Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin

kerjasama atas nama panitia Culture’s Day selaku pihak pertama dan pihak

telkomsel.

Telkomsel berpartisipasi dalam mendirikan stand seharga Rp 200.000,-

Menandatangani poin kerjasama diatas materai

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo telkomsel

Hambatan

Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang

kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak

AIESEC

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak sponsor

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013

kepada pihak Eska Radio

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

AIESEC berkerja sama dalam hal MC dan mengirimkan delegasi mahasiswa

asing untuk berpartissiapsi dalam acara, yaitu berasal dari negara India dan

Malayasia

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo AIESEC

Hambatan

Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang

kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak

Eska Radio

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak sponsor

Surat MoU dan materai 6000 yang berisikan kesepakatan kedua belah

pihak

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013

kepada pihak Eska Radio

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Poin kerjasama dibuat berdasarkan keputusan kedua belah pihak yang

telah disepakati sebelumnya dan di tandatangani oleh pihak yang

bersangkutan. Dalam hal ini saya, Citra Amalia menandatangani poin

kerjasama atas nama panitia Culture’s Day selaku pihak pertama dan pihak

eska Radio selaku pihak kedua, diatas materai 6000.

Menandatangani poin kerjasama diatas materai

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo eska radio

Hambatan

Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang

kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak

DEUTSCH CLUB BANDUNG

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak Deutsch Club

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Deutsch club bandung

Deutsch club bersedia berpartisipasi dan mendirikan stand.

Hambatan

Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang

kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak.

Dokter (Advertising)

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak Dokter

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Dokter bandung

Hambatan

Koordinasi yang tidak fokus.

The Ink Advertising

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak the Ink

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Dokter bandung

Hambatan

Waktu yang minim untuk mengajukan proposal

Mizan

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak mizan

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo mizan

Bertanggung jawab menjual buku-buku mizan dan menyediakan stand.

Hambatan

Waktu yang minim untuk mengajukan proposal, kurangnya tenaga kerja.

Isola pos.com

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak isolapos.com

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo isolapos.com

Bertanggung jawab memfasilitasi ketika melakukan liputan acara.

Hambatan

-

Info UPI

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak info UPI melalui

email

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo Info UPI.

Hambatan

Kurangnya koordinasi dan tenaga kerja untuk memfollow up.

Info Bdg

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak info bdg

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo info bdg

Info bdg mempromosikan acara CULTURES DAY 2013

Hambatan

Waktu yang minim untuk mengajukan proposal.

IFI (Institut Francais Indonesia)

Persiapan

Hal – hal yang perlu disiapkan :

Proposal Culture’s Day yang di diberikan kepada pihak IFI

Perundingan poin-poin kerjasama yang akan dilakukan

Melakukan penawaran yang telah dibuat panitia Culture’s Day 2013 kepada

pihak IFI

Melakukan Negosiasi yang menguntungkan kedua belah pihak

Pelaksanaan

Bertanggungjawab terhadap isi penayangan logo IFI

IFI bersedia berpartisipasi dalam bentuk talkshow dan mendirikan stand

Hambatan

Sulitnya bertemu antara kedua belah pihak karena waktu perjanjian yang

kurang pas dan kesibukan kedua belah pihak

Bentuk Publikasi Sponsor

Bentuk publikasi yang dipasang pada ticket, poster elektronik (facebook), twitter dan jejaring

sosial lainnya.

D. Saran

Koordinasi dari setiap divisi dengan humas harus berjalan dengan lebih baik lagi

Persiapan izin kegiatan untuk internal harus di siapkan jauh-jauh hari

Proposal harus sudah jadi minimal 2 bulan untuk melakukan proses perizinan.

Penambahan personil untuk HUMAS CULTURES DAY selanjutnya

Proposal harus di print lebih banyak saat pertama kali untuk melengkapi

administrasi seperti lembar pengesahan.