éLABORER UNE STRATEGIE DE COMMUNICATION EXTERNE … · être traduite en un plan de communication qui décrit les activités et les actions à entreprendre, ainsi que les ressources

OGE

éLABORER UNE STRATEGIE DE COMMUNICATION EXTERNE POUR UN ORGANE DE GESTION éLECTORALE

OGE

éLABORER UNE STRATEGIE DE COMMUNICATION EXTERNE POUR UN ORGANE DE GESTION éLECTORALE

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Programme des Nations Unies pour le Développement Projet d’assistance électorale en Tunisie

Le PNUD forge des partenariats à tous les niveaux de la société pour aider à construire des nations résilientes, afin de mener à bien une croissance qui améliore la qualité de vie de chacun. Présents dans plus de 170 pays et territoires, nous offrons une perspective mondiale et des connaissances locales au service des peuples et des nations.

Avec le soutien de:

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Élaborer une stratégie de communication externe pour un organe de gestion électorale

Table des matières

L’importance de la stratégie de communication externe pour l’organe de gestion électorale (OGE)

Le processus de communication

Étape 1 : L’analyse 1 . Analyse de l’environnement de l’OGE 2 . Analyse de la communication actuelle et des outils de communication de l’OGE

Étape 2 : Fixer la stratégie de communication 1 . Les objectifs stratégiques de la communication 2 . Définir et étudier les cibles et les parties prenantes 3 . Définir les phases et les formes de communication

Étape 3 : Élaborer le plan de communication 1 . Établir l’échéancier et les actions 2 . Allouer les ressources et les responsabilités 3 . Analyser les risques de mise en œuvre

Étape 4 : Suivi et Évaluation 1 . Le suivi du plan d’action 2 . L’évaluation du plan d’action

Liste des annexes

Bibliographie

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L’importance de la stratégie de communication pour l’organe de gestion électorale

Le développement d’une stratégie de communication permet à l’administration électorale de mettre en place une communication appropriée, d’identifier les objectifs et connaitre les défis, décider de sa notoriété et de son image auprès des parties prenantes1 et traduire et affirmer sa vision

et ses objectifs. Il s’agit d’un document vivant qui encadre les activités de relations externes et les activités de sensibilisation et de communication. La stratégie de communication clarifie les priorités de l’institution, les besoins des publics cibles et l’affectation des ressources et du personnel.

Toute stratégie de communication doit par la suite être traduite en un plan de communication qui décrit les activités et les actions à entreprendre, ainsi que les ressources humaines et financières qui seront allouées.

Une stratégie de communication cohérente, pertinente et claire permet de :

• Avoir une meilleure compréhension (interne et externe) de

la mission, des valeurs, des objectifs et des défis du travail de l’administration électorale;

• Engager les parties prenantes de manière effective durant toutes les phases du processus électoral ;

• Augmenter la visibilité de l’administration électorale, renforcer sa crédibilité auprès des différentes parties prenantes et renforcer par conséquence la crédibilité des processus électoraux qu’elle conduit ;

• Prévenir et gérer les crises potentielles de communication avec les parties prenantes notamment dans les phases les plus sensibles des processus électoraux ;

• Maîtriser les dépenses et les ressources de communication par une meilleure planification et une meilleure compréhension des besoins des publics cibles ;

• Explorer les possibilités de partenariat dans la mise en place des actions de communication, afin de mieux gérer les ressources disponibles.

Il ne suffit pas pour une administration électorale de communiquer lors des élections: la stratégie de communication constitue la pierre angulaire du plan de communication et de sensibilisation lors de la tenue d’évènement électoraux, et l’efficacité de toute campagne de communication ou de sensibilisation repose sur l’établissement de stratégies judicieuses, réalistes et en totale cohérence avec les objectifs stratégiques de l’institution.

1 . «Personne et parties prenantes impliquées dans le processus électoral, électeurs/trices, candidat(e)s, partis politiques, médias, société civile, observateurs nationaux et internationaux et baillleurs de fonds» d’après le Lexique arabe de terminologie électorale (lien: http://urlz.fr/3VNo)

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Le processus de communication

Pour l’élaboration d’une stratégie de communication ; quatre (4) étapes sont indispensables indépendamment de la méthodologie choisie. Les quatre étapes du processus de la mise en place

• Fixer les objectifs stratégiques de communication• Définir et étudier les cibles et les parties prenantes • Définir les phases et les formes de communication

• Etablir les actions et l’échéancier • Allouer les ressources et les responsables • Analyser les risques de mise en oeuvre

d’une stratégie de communication vont aider à structurer successivement le travail afin d’atteindre les objectifs établis.

Étape 1

Étape 3

Étape 2

Étape 4

L’analyse

Élaborer le plande communication

Fixer la stratégiede communication

Suivi et évaluation

• Analyse de l’environnement de l’OGE• Analyse de la communication actuelle et des outils de communication de l’OGE

• Le suivi• L’évaluation

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Étape 1 : L’analyse

Toute stratégie de communication doit être originale, pertinente, adaptée et réaliste. Pour cela, elle doit s’appuyer sur une bonne analyse de la situation. L’analyse permet d’identifier les défis potentiels, explorer les solutions possibles, connaître le contexte, étudier les parties prenantes concernées, estimer les ressources existantes en matière de communication, déterminer les opportunités dont l’administration électorale dispose et prévoir les contraintes qu’elle doit prendre en compte.

1. Analyse de l’environnement de l’OGE Comme le plan de communication est défini pour une durée déterminée, l’analyse de l’environnement doit être évolutive et doit s’appuyer sur des éléments prévisionnels qui explorent les différents scénarios et possibilités qui essayent de devancer les impacts et les conséquences.

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Outil d’analyse de l’environnement :

L’analyse PEST 2 : elle aide à déterminer comment les facteurs (politiques, économiques, sociaux et technologiques) auront une incidence sur sa communication et ses activités sur le long terme.

Les facteurs politiques : l’ensemble des décisions et des évènements politiques qui ont un impact sur le travail de l’OGE.

Les facteurs économiques : les données économiques pouvant avoir dans certains cas un impact sur le travail de l’OGE (ex : manque de ressources pour l’organisation d’élections).

Les facteurs sociaux : les caractéristiques de la population (démographie, pyramide des âges, éducations, etc.)3

Les facteurs technologiques : les avancées et innovations technologiques qui peuvent affecter le travail de l’OGE.

2 . PEST est l’acronyme pour politique, économique, social et technologique. Cette analyse est utilisée pour évaluer ces quatre facteurs externes de l’environnement d’une entreprise/institution quelconque.

3 . Exemple : voir les résultats du recensement de la population de 2014 en Tunisie par gouvernorats et délégations : http://www.ins.tn/fr/resultats

AnalysePEST

Facteurstechnologiques

Facteurspolitiques

Facteurssociaux

Facteurséconomiques

ex.

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2. Analyse de la communication actuelle et des outils de communication de l’OGE

L’analyse permet de dégager les points forts et les points faibles de l’état actuel de la communication ; elle permet de faire apparaître aussi les facteurs externes qui ont un impact sur la communication de l’OGE. Cette analyse constitue la base pour le développement du plan de communication, elle ne doit pas être uniquement orientée vers le département des relations externes, mais doit inclure tous les départements de l’OGE.

L’analyse de la situation de communication de l’OGE peut être effectuée par les collaborateurs et par le personnel de l’OGE, car ces derniers sont bien informés des pratiques et usages au sein de leurs départements respectifs. Il est également important d’étendre l’analyse en faisant participer le personnel des administrations régionales qui ont plus de visibilité quant à la situation de la communication sur leur terrain.

Il est aussi nécessaire de faire un bilan de tous les produits de communication réalisés par l’OGE. Le bilan peut être établi par le département chargé des relations externes et de la sensibilisation. Le bilan liste et décrit les supports d’information utilisés et les actions de communication et de relations externes organisées.

L’analyse de la communication de l’OGE ne doit pas se limiter à sa communication lors des opérations électorales, mais doit s’étendre à toutes les actions de communication effectuées par l’administration électorale. Le bilan est également important pour la mémoire institutionnelle de l’OGE.

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Le bilan peut présenter les outils de communication suivants :

Les outils de communication

• Le site web

• Les réseaux sociaux et autres plateformes électroniques

utilisés

• Les actions/journées de sensibilisation

• Les conférences et ateliers de travail (organisé par l’OGE ou

auxquels l’OGE a participé/contribué)

• Les différents supports écrits de l’OGE (communiqués de

presse, revues de presse, rapports, brochures, etc.)

• Les campagnes télévisées, radios, etc.

• Les affichages urbains

• Le centre d’appel

• Le centre des médias

Les questions clés

• La communication a-t-elle pu atteindre ses objectifs?

• Quelle est la portée des moyens de communication utilisés?

et combien de personnes ont été atteintes?

• Les parties prenantes, sont-elles satisfaites de la

communication?

• Qu’est-ce que la cible a retenu ?

• Les cibles ont-elles fourni des retours/commentaires?

• Les « produits » sont-ils de bonne qualité quant au contenu

et quant à la forme?

• Le coût et les ressources utilisés ?

ex.

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Questions pour évaluer l’organisation de la communication au sein de l’OGE :

• L’organigramme de l’OGE et du département des relations externes répond-il de manière efficace aux besoins en communication ? Quelle est la chaîne de commandement pour les questions de communication ? Existe-t-il une cellule de communication de crise ? Existe-t-il une décentralisation du service des relations externes dans les administrations régionales ?

• Qui sont les principaux communicateurs au sein de l’OGE ? Quels sont leurs points forts et leurs points faibles ?

• Les différents départements ont-ils accès aux services du département des relations externes et existe-t-il une coordination et/ou une chaîne de commandement claire pour les questions de communication ?

• Existe-il d’autres canaux de communication et d’information en dehors des canaux officiels et quel est leur impact sur la communication de l’OGE ?

Il est important pour l’OGE de se référer dans son analyse aux :

- Données et chiffres des élections précédentes (exemple : le taux d’inscription, le taux de participation aux élections etc.) - Les rapports des groupes d’observateurs - Les déclarations des politiciens, candidat(e)s, élu(e)s et représentant(e)s des organisations de la société civile.

ex.

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Possibilité de recourir à une expertise externe

L’OGE peut recourir à des experts externes pour une tierce vision. Les experts devraient disposer d’expérience au sein d’autres organismes de même type (administration électorale, institution publique, etc.). Le recours à des experts externes peut nécessiter de prévoir un budget additionnel. L’OGE peut également sous-traiter une partie de l’analyse et combiner les résultats des deux travaux (interne et externe).

Possibilité d’inviter des parties prenantes

L’OGE peut inviter des représentants des parties prenantes comme d’autres autorités, des organisations de la société civile, etc. durant la phase de collecte d’informations qui précède l’analyse SWOT.

FO

RCES FAIBLESSES MENACES OPPORTUNI

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L’analyse SWOT4

L’OGE peut procéder à une analyse SWOT pour identifier les points forts et les points faibles ainsi que les opportunités et les menaces de sa communication. L’objectif de l’analyse SWOT est d’identifier le degré de performance de la communication actuelle de l’OGE afin d’élaborer sa stratégie.

Analyse de la communication d’un OGE avec l’outil « SWOT »

Principales forces Principales faiblesses

• Existence d’un capital confiance auprès des parties prenantes

• Existence d’un département dédié aux relations externes au sein de l’organigramme de l’OGE avec des cellules spécialisées

• Expérience acquise des employées de l’OGE

• Existence de supports de communication (site web, réseaux sociaux, etc.)

• Existence de possibilité de partenariat avec les autres institutions publiques et les fournisseurs d’assistance électorale

• Manque de clarté de la chaîne de commandement pour les actions de communication • Insuffisance de moyens alloués à la communication en terme de budget • Insuffisance des ressources humaines et manque de formations spécifiques destinées au personnel chargé de la communication• Multiplicité des tâches du département des relations externes et absence de termes de référence pour le département et pour son personnel • Manque de suivi et d’évaluation des actions de communication réalisées • Le site web n’est pas mis à jour régulièrement et les publications existantes ne sont pas attractives ou optimisées • Absence d’une stratégie de communication au niveau central et au niveau des administrations régionales • Manque de connaissances en communication pour le personnel des administrations régionales et manque de directives claires sur les questions de communication • Absence d’une charte de conduite claire pour les questions de communication pour tout le personnel de l’OGE • Manque de moyens pour réaliser des enquêtes et sondages

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yse

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4 - SWOT est l’acronyme pour Strengths (forces) Weaknesses (faiblesses) Opportunities (opportunités) Threats (menaces) et est un outil d’analyse stratégique

ex.

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Principales opportunités de communication liées à l’environnement de l’OGE

Principales menaces de communication liées à l’environnement de l’OGE

• L’expérience acquise par les parties prenantes • L’intérêt des journalistes pour les questions électorales • L’expérience acquise par l’électeur et par le citoyen lors des élections précédentes • L’existence de programme d’éducation civique dans les écoles• L’utilisation des plateformes électroniques par un grand nombre de citoyens

• Le public cible est varié et ne facilite pas la démarche et la mise en œuvre de la communication • Le taux d’analphabétisme• Le manque de professionnalisme et de spécialisation journalistique• La menace sécuritaire• Le manque de confiance en les acteurs politiques qui a un impact sur la participation politique des citoyens• Le manque de coordination avec les autres institutions

Après avoir collecté les différentes données et observations sur la communication existante (à l’interne comme à l’externe), un atelier peut être organisé pour analyser la communication de l’OGE dans sa globalité. Le résumé du diagnostic constituera la base de toute planification future.

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étape 2 : Fixer la stratégie de communication

1 . Les objectifs stratégiques de la communication

L’approche stratégique met en évidence les points clés de la communication et décrit ce qui est particulièrement important pour l’OGE en matière de communication.

Après avoir fait l’analyse, il est indispensable de fixer les objectifs stratégiques de communication. Ces derniers devront être déclinés à partir de la mission, des valeurs et des objectifs de l’institution.

Les objectifs de communication pourraient également être une déclinaison des obligations de l’OGE en matière de communication ; par exemple, même si l’OGE ne considère pas l’information des électeurs comme étant un objectif, il peut être tenu de le faire par la loi.

En tant qu’autorité électorale, l’OGE est tenu de deux actions principales de communication à savoir l’information des électeurs et des autres parties prenantes sur le déroulement des processus

électoraux et la sensibilisation des citoyens aux problématiquesélectorales. La formulation des objectifs à partir de la mission de l’OGE en matière de communication pourrait être la suivante :

• L’information : veiller à l’accessibilité de l’information officielle aux parties prenantes tout au long du processus électoral

• L’image : renforcer l’image de l’OGE auprès des parties prenantes, sa fiabilité et sa crédibilité à travers une interaction efficace durant le processus électoral

• La sensibilisation : augmenter la prise de conscience publique de l’importance de la participation politique et citoyenne (la participation aux élections)

• L’inclusion : Soutenir la communication avec les groupes vulnérables et avoir une communication intégrée et inclusive destinée aux catégories vulnérables (personnes handicapées, personnes analphabètes, femmes rurales, etc.)

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Objectifs stratégiques de communication et ses déclinaisons

Les objectifs stratégiques de communication peuvent être déclinés en plusieurs sous objectifs pour chaque phase électorale.

Exemple 1 : • Objectif stratégique : Améliorer la qualité des informations destinées aux parties prenantes.

- Sous objectif : améliorer la qualité de l’information auprès de certaines catégories spécifiques, par exemple les personnes analphabètes, les femmes rurales et les personnes handicapées - Action : adapter les supports de communication à ces catégories- Outil : décliner en langage des signes les messages d’une conférence de presse- Indicateurs : nombre de conférences de presse déclinées en langage des signes par rapport au nombre global de conférencesNombre de documents publiés sur le site web adaptés aux personnes malvoyantes

Exemple 2 : • Objectif stratégique : augmenter la prise de conscience publique de l’importance de la participation citoyenne.

- Sous objectif : augmenter la prise de conscience auprès des jeunes entre 18 et 35 ans- Action : créer un cadre d’interaction entre les jeunes ciblés et l’OGE- Outil : développer un Web-Game sur les réseaux sociaux- Indicateur : nombre de participants au Web-Game

ex.

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2 . Définir et étudier les cibles et les parties prenantes

Les parties prenantes d’un OGE sont les individus et les groupes qui ont un intérêt dans le déroulement de l’opération électorale. Ils peuvent avoir différents intérêts, revendications et attentes de l’OGE ; ils influencent et sont influencés par le travail de l’administration électorale. L’OGE doit garder la porte du dialogue et de la communication ouverte car ceci peut être déterminant dans la confiance en l’ensemble du processus électoral.

Les principales parties prenantes de l’OGE sont :• Les partis politiques et les candidat(e)s• Les ministères et autres institutions étatiques (par exemple le parlement, la banque centrale, etc.)• Les autres autorités compétentes (par exemple commission de régulation de l’audiovisuel, etc.)• Les organismes de règlement des litiges électoraux (par exemple tribunaux judicaires et administratifs, etc.)• Les observateurs (nationaux et internationaux)• Les médias• Les électeurs/trices actuels et potentiels• Les organisations de la société civile (OSC)• La communauté internationale et les équipes d’assistance électorale.

La communication avec les intervenants dans le processus électoral dépend de leur rôle dans les phases du processus. L’OGE doit prendre en compte le fait que les parties prenantes aient un impact sur le déroulement du processus électoral et que cet impact puisse être positif ou négatif. Les efforts de l’OGE devraient être orientés vers l’obtention d’un avantage maximal pour une influence positive et vers l’atténuation des effets de l’influence négative. Par la suite, une évaluation est réalisée afin de connaître leur pouvoir, leur capacité d’influence et leur degré d’intérêt vis à vis du processus électoral. Une bonne analyse des parties prenantes et de leurs besoins en information est utile pour planifier les actions de communication, les messages, les outils et les canaux utilisés ainsi que les ressources nécessaires.

Une bonne identification et une hiérarchisation des intervenants dans le processus électoral durant les différentes phases permettront à l’OGE de les traiter conformément aux critères cités dans l’exemple suivant :

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Une analyse des parties prenantes

Haute Influence, faible intérêt : les personnes ayant des niveaux élevés d’influence, mais moins d’intérêt, ont besoin de communication importante pour les engager. Ces parties prenantes devraient être satisfaites afin qu’elles soient impliquées car elles possèdent une capacité d’influence sur les élections.

Exemple : les jeunes électeurs Action de l’OGE : susciter la participation des jeunes électeurs

Haute influence, intérêt élevé : les intervenants ayant un haut niveau d’influence et d’intérêt doivent être entièrement engagés, et le maximum d’effort est indispensable pour garantir leur implication. Le temps nécessaire alloué à l’interaction avec ces parties prenantes doit être important.

Exemple : les partis politiques, les organisations de la société civile (OSC)Action de l’OGE : impliquer régulièrement les parties politiques et les OSC

Faible Influence, faible intérêt: Cette catégorie comprend les parties prenantes dont l’influence et l’intérêt sont faibles mais qui doivent être prises en compte.

Exemple : les fournisseurs de biens et de servicesAction de l’OGE : communiquer avec les fournisseurs de biens et services

Faible influence, intérêt élevé : cette catégorie de personnes peut avoir une faible influence, mais une quantité substantielle d’intérêt. Ces parties prenantes doivent être informées de manière spécifique afin de consolider le partenariat. elles peuvent aider à reconnaître les éventuels défis.

Exemple : les équipes d’assistance électoraleAction de l’OGE : Informer les équipes d’assistance électorale et assurer un suivi systématique

Après avoir procédé à l’analyse des parties prenantes, l’OGE doit identifier les bases de la communication relatives à chaque phase du processus électoral ainsi que les informations dont les parties prenantes auront besoin. L’identification des besoins en information des parties prenantes permettra de définir le plan de communication externe avec des actions précises et de décider du format et des outils qui seront utilisés.

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4

1Intérêt faible Intérêt élevé2 3 4

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ex.

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Les informations nécessaires aux parties prenantes durant la phase d’inscription des électeurs

Parties prenantes principales Informations et actions clés

Les électeurs

• Électeurs inscrits sur le registre

• Électeurs non-inscrits sur le registre

• Communiquer les informations relatives à l’opération d’inscription :o Procédures d’inscription (documents nécessaires, etc.)o Conditions d’éligibilitéo Âge légal pour devenir électeur o Eventuelle procédure si la personne atteint l’âge légal après la clôture de l’inscriptiono Localisation des bureaux d’inscription et horaires de travailo Date d’ouverture et de clôture de l’inscriptiono Numéros et personnes à contacter en cas de besoin (centre d’appel, etc.)o Bureaux de vote pour les personnes handicapéeso Procédures pour modifier ou supprimer une inscription

• Communiquer les changements relatifs à l’opération d’inscription, notamment :o Comment l’électeur doit agir si son nom figure plus d’une fois sur le registreo Comment l’électeur change de bureau de voteo Comment l’électeur prouve son lieu de résidence

Les parties politiques5 • Les informations relatives à l’inscription des électeurs (voir le point des électeurs)• Le code de conduite : notamment ce que peuvent faire les partis politiques durant la période d’inscription (droits et devoirs)• L’inscription et son impact sur les candidatures

5 . Les informations relatives au dépôt des candidatures devraient être prêtes avant que l’OGE n’entame sa communication avec les partis politiques

ex.

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Société civile

• La sensibilisation des électeurs

• L’observation du processus électoral

• Les informations relatives à l’inscription des électeurs (voir le point des électeurs)

Informer sur les questions relatives à l’opération de sensibilisation• Fournir les informations à communiquer aux électeurs• Présenter le plan de sensibilisation et d’information des électeurs de l’OGE• Créer des partenariats pour la sensibilisation lors de l’inscription principalement dans les régions• Transmettre les outils de sensibilisation à travers les bureaux régionaux de l’OGE si nécessaire

Informer sur les questions relatives à l’accréditation • Prévoir l’accréditation pour observer l’opération d’inscription• Communication sur la procédure d’accréditation• Localisation des centres d’inscription• L’inscription et son impact sur l’accréditation

Les médias • Les informations relatives à l’opération d’inscription des électeurs (voir le point des électeurs)• Exploration des partenariats possibles pour la diffusion de l’information relative à l’inscription des électeurs • Accréditation des journalistes pour la couverture médiatique de l’opération d’inscription des électeurs

Autres institutions publiques ou organismes privés

• Voir les différentes formes de partenariat que l’OGE peut avoir avec d’autres organismes publics ou privés pour l’opération d’inscription des électeurs; par exemple:

o Mise à disposition des bureaux de poste pour des activités de sensibilisationo Prévoir des activités de sensibilisation lors des festivals culturelso Installation de stands d’inscription des électeurs dans les universités et les écoles supérieureso Signature de partenariat avec les opérateurs téléphoniques, etc.

Parties prenantes principales Informations et actions clés

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3. Définir les phases et les formes de communication

Une administration électorale doit prévoir une stratégie de communication qui s’étend sur tout le cycle électoral afin de couvrir les différentes phases et garantir la mobilisation des parties prenantes durant la phase la plus importante du travail de l’OGE, à savoir la phase opérationnelle. Pour la phase opérationnelle, l’administration électorale peut se baser sur la feuille de route convenue, suite à la concertation avec les partenaires du processus électoral afin de définir les moments clés de sa communication.

Pour chaque phase, et en fonction du public cible, l’OGE peut prévoir la forme de communication adéquate dans la limite des ressources disponibles.

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1

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Plan d’action de communication pour la phase d’inscription des électeurs

Objectifs/Messages clésAction de communicationPublic cibleMoment clé

• Publication de la réglementation relative à l’inscription des électeurs sur le site web de l’OGE et y faire référence sur les réseaux sociaux• Information des parties prenantes par un communiqué de presse

Toutes les parties prenantes

Finalisation de la réglementation relative à l’inscription des électeurs

- Engager les parties prenantes dans les actions de communication de l’OGE et rappeler le rôle de chacun dans la phase d’inscription des électeurs

• Rencontres pour la présentation du plan d’action de l’OGE pour l’information et la sensibilisation des électeurs• Information des OSC dans les régions par l’organisation de rencontres dans les bureaux régionaux de l’OGE (dans la mesure du possible)

Médias ; Organisations de la société civile; fournisseurs d’assistance électorale

Finalisation du plan d’information et de sensibilisation des électeurs

- Fédérer les parties prenantes autour de l’opération d’inscription et autour du travail de l’OGE.

• Mise à jour périodique des informations opérationnelles publiques sur le site web de l’OGE (exemples: carte/adresse des bureaux de vote; annonce des recrutements des agents d’inscription, etc.)• Mise à jour des préparatifs opérationnels sur les réseaux sociaux (fédérer la communauté des réseaux sociaux autour de l’évènement à venir)


Finalisation des préparatifs opérationnels pour l’inscription des électeurs (bureaux, formation, distribution du matériel, etc.)Pr

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- Fédérer les parties prenantes autour de l’opération d’inscription et autour du travail de l’OGE

• Conférence de presse et communiqué de presse • Mise en ligne du code de conduite• Distribution du code de conduite à la base de donnée des journalistes de l’OGE

Les médias/L’autorité de régulation de l’audiovisuel

Adoption d’un code de conduite pour les médias*

- Souligner l’importance de l’engagement des partis politiques dans le bon déroulement des élections

• Conférence de presse et communiqué de presse; • Mise en ligne du code de conduite• Distribution du code de conduite aux partis politiques et autres parties prenantes (mailing list)

Partis politiques, candidat(e)s et médias

Adoption d’un code de conduite pour les partis politiques et candidat(e)s indépendant(e)s*

- Engager les OSC dans le processus électoral et rappeler leur rôle dans le bon déroulement du processus électoral

• Communiqué de presse• Mise en ligne du code de conduite• Distribution du code de conduite aux différentes parties prenantes (mailing list)

Observateurs, OSC, médias

Adoption d’un code de conduite pour les observateurs et les OSC engagées dans les élections*

- Faire la promotion du centre d’appel de l’OGE auprès des usagers

• Visite guidée dans le centre d’appel • Intégration du numéro du centre d’appel dans toutes les communications futures de l’OGE (révision de la charte graphique)

Médias, observateurs

Ouverture du centre d’appel

- Les conditions, les procédures et délais d’accréditations- Rappel du code de conduite des observateurs et journalistes

• Communiqué de presse• Mise en ligne de toute les informations et formulaires relatifs à l’accréditation

Médias et observateurs

Ouverture de l’opération d’accréditation (médias et observateurs)6

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6 . Cette phase peut débuter avec l’opération d’inscription et continuer en parallèle

* Tous les codes de conduite sont élaborés en concertation avec les parties prenantes concernées (tables rondes, rencontres etc.)


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- Communiquer toutes les informations relatives à l’inscription des électeurs (notamment les changements majeurs pour les électeurs déjà inscrits)- Lister les moyens pour obtenir des informations supplémentaires ou résoudre les problèmes potentiels- Annoncer la procédure/les personnes à contacter en cas d’infraction ou de dépassement

• Conférence de presse Toutes les parties prenantes

Ouverture de l’inscription et lancement de la campagne d’information et de sensibilisation des électeurs

- Echanger les informations• RencontresPartis politiques et OSC

Pendant la période d’inscription

- Annoncer les chiffres8 partiels de l’opération d’inscription des électeurs (par région ; tranche d’âge etc.)- Rappeler les procédures et les délais de recours

• Conférence de presse• Mise en ligne des avancements de l’opération d’inscription (les données et les chiffres)7


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7 . Pendant toute la période d’inscription 8 . Par soucis de transparence et afin de s’assurer d’une utilisation appropriée des données, il est important de fournir les chiffres sur différents supports de communication :

base de données en ligne, site web, autres supports imprimés etc.

Objectifs/Messages clésAction de communicationPublic cibleMoment cléex.

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- Annoncer les chiffres définitifs9 relatifs à l’inscription des électeurs et mettre en exergue l’avancement en comparaison avec l’opération précédente, ou l’atteinte des objectifs si ces derniers ont été annoncés au début

• Conférence de presse• Communiqué de presse


Affichage des listes définitives des électeurs

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9 . Il est important d’annoncer des chiffres fiables et précis. Il faut accorder de l’importance à la publication des premiers chiffres car les médias et les observateurs accordent un intérêt primordial aux premières estimations/données diffusées. Il est également important de garder à l’esprit que les chiffres que l’OGE annonce sont un complément d’information et que l’OGE doit mettre l’accent sur le déroulement du processus et sa transparence, non seulement sur les chiffres.


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Pour chacune des actions de communication, il est plus efficace de gérer le temps en commençant par la fin (un rétro planning). Déterminer en premier la date de diffusion impérative (parution média / mise en ligne /dépôt en poste / évènement, …) et remonter étape après étape jusqu’à la date de briefing en prévoyant suffisamment de temps pour les validations et les corrections.

étape 3 : Elaborer le plan de communication

1. Établir les actions et l’échéancier (Annexe 2)

L’échéancier des actions de communication doit être élaboré à la fin de l’identification des moments clé de la communication de l’OGE et des actions nécessaires (voir pages 24 - 27). L’échéancier dans un plan de communication est un outil primordial et un document de référence pour s’assurer que l’équipe chargée de la communication réalise les tâches qu’elle doit accomplir dans les délais impartis.

L’échéancier (ou le calendrier d’exécution) est important pour planifier la durée des activités ainsi que pour l’utilisation des ressources humaines, financières et matérielles de l’OGE. Il est d’autant plus important pour une administration électorale dans la mesure où cette dernière est tenue de respecter des délais légaux. L’OGE doit analyser son plan de communication sous ces divers aspects et planifier ses activités en conséquence.

Elle devra nécessairement faire des compromis dans l’utilisation des ressources humaines, financières et matérielles, et probablement réévaluer le plan afin de réduire d’éventuels conflits de dates, d’utilisation et de disponibilité des ressources. L’échéancier est bien plus qu’un simple calendrier d’événements: c’est un outil complexe qu’il faudra suivre et gérer en raison des renseignements capitaux qu’il peut contenir.

L’élaboration d’un échéancier permet à l’OGE de :

• Se doter d’un outil de planification flexible permettant de mieux contrôler et suivre les différents niveaux de gestion du plan de communication et mieux gérer les imprévus en cours d’exécution, si nécessaire • Établir les marges de manœuvre dans l’exécution du plan de communication • Permettre à l’équipe chargée de l’exécution des activités d’avoir un fractionnement gérable des travaux, ainsi qu’un outil de contrôle et de suivi de l’état d’avancement des tâches

L’OGE devrait établir en premier lieu son plan de communication (qui se résume à un ensemble d’actions interconnectées) puis finaliser l’échancier en fonction des contraintes répertoriées . Elle obtiendra alors son échancier d’éxecution.

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2 . Allouer les ressources et les responsabilités (Annexe 3)

L’estimation et l’allocation des ressources nécessaires aux activités inscrites dans l’échéancier comprend la détermination de ces ressources (personnes, financement, moyens matériels) et des quantités qui seront utilisées, ainsi que le moment auquel ces ressources seront disponibles pour exécuter les activités en gardant à l’esprit les éléments suivants : les délais d’exécution, l’efficacité, le coût et les disponibilités des ressources.

L’allocation des ressources ne signifie pas une simple répartition des ressources existantes, mais signifie que l’OGE doit procéder à des choix, établir une liste de priorités et d’alternatives, trouver des compromis, mobiliser des ressources additionnelles et prévoir des possibilités de partenariat.

L’allocation des ressources est un exercice qui doit être fait lors de la mise en place du plan et qui peut être révisé tout au long de sa mise en œuvre (exemple : ajout d’une ressource, absence d’une ressource planifiée, ressources budgétaires additionnelles etc.).

30


3 . Analyser les risques de mise en œuvre10

Le risque est imminent dans tous les plans d’action et domaines d’intervention ; il est d’autant plus probable dans un contexte comme celui de la gestion des élections qui est lié à différents facteurs et intervenants externes ainsi qu’aux évènements politiques, aux facteurs socio-économiques et même culturels. Le risque désigne un événement incertain qui en se matérialisant peut avoir un ou plusieurs effets sur les objectifs, les coûts, l’échéancier ou la qualité des actions/activités.

La gestion des risques est une approche systémique utilisée pour établir un plan d’action préventif approprié dans un environnement opérationnel complexe comme celui des élections. Elle comprend la détermination, l’appréciation, l’analyse, l’évaluation, le contrôle et la communication des risques. L’approche générale de gestion des risques repose principalement, sans se limiter, aux activités suivantes :

• L’identification des risques liés à la mise en œuvre du plan de communication (voir les actions de communication pages 24 - 27) • L’évaluation des risques selon leur importance et leur impact

• L’établissement d’un plan alternatif• La réaction en cas de problème et la décision de comment communiquer autour du problème.

L’analyse des risques nécessite de tenir compte des potentielles causes et provenances des risques, de leurs conséquences et de la probabilité de ces conséquences sur le plan de communication. L’analyse des risques consiste à déterminer la probabilité et l’incidence.

L’objectif de l’analyse des risques est de comprendre : Quels sont les risques ? Quelles sont les conséquences de ces risques ? Quelle attitude avoir si ces derniers se matérialisent ?

Cette analyse permet de décider des mesures d’intervention : Définir la stratégie d’intervention la mieux adaptée pour traiter chaque risque ainsi que l’ordre des priorités dans le traitement des problèmes pouvant survenir.

10 . IEC 31010 :2009 (Fr) Gestion des risques - Techniques d’évaluation des risques

31


Afin de mieux évaluer les risques et leur criticité, les questions suivantes peuvent être posées :

IncidenceProbabilité

• Quel est le problème qui peut se poser ?

• Si le risque se matérialise, quelles seront les conséquences directes

et indirectes ?

• Qui sera touché ? Dans quelle mesure ? Quelle sera la réaction des

parties touchées ?

• Quelles seront les répercussions (sur l’image/le travail de l’OGE/le

déroulement du processus électoral, etc.) ?

• Le risque est-il interne ou externe ?

• Le risque s’est-il déjà matérialisé par le passé ? Un événement s’est-il

produit récemment ?

• Quelle est la probabilité que le risque se matérialise dans l’avenir ?

• Si aucune mesure n’est prise, quelle serait la probabilité que le risque

se matérialise ?

32


Le tableau suivant permet de positionner le risque par rapport à sa probabilité et son incidence sur la réalisation du plan d’action:

Incidence

Probabilité

FaibleRisque négligeable

susceptible d’engendrer des conséquences peu

importantes

Faible à moyenneRisque mineur susceptible

de menacer ou de faire avancer une action/tâche

MoyenneRisque d’importance

modérée susceptible de nécessiter un ajustement

important de l’action/tâche

Moyenne à élevéeRisque majeur susceptible

de menacer ou de faire avancer les buts

et les objectifs et/ou action/tâche

ÉlevéeRisque grave susceptible d’arrêter la réalisation des buts et des objectifs

et/ou action/tâche

Élevée(presque certaine)

Le risque est prévu sous certaines conditions

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Le risque se produira probablement

Moyenne (possible)

Le risque pourrait se produire

Faible à moyenne(peu probable)

Le risque ne devraitpas se produire

Faible(Rare)

Le risque se produit uniquement dans des circonstances exceptionnelles

Il existe plusieurs modèles de matrice de gestion des risques pouvant être utilisés ; l’OGE peut adapter une matrice existante ou développer une qui réponde à ses besoins.

33


Cycle de la gestiondes risques

Identifier

Analyser

AgirSuivre

Contrôler

34


étape 4 : Suivi et évaluation

Différence entre le suivi et l’évaluation

La différence entre le suivi et l’évaluation se perçoit principalement au niveau du moment durant lequel ils sont réalisés et sur quoi ils se sont focalisés. Le suivi est une activité continue dans le temps qui accompagne les différentes phases d’exécution du plan d’action. Le suivi porte généralement sur l’exécution des activités, l’accomplissement des tâches, la réalisation des produits de communication, l’allocation des ressources humaines et financières ainsi que leur conformité au plan initial. L’évaluation, quant à elle, est effectuée à des moments déterminés pour examiner comment les activités se sont déroulées et les résultats ou impacts qui découlent du plan.

1. Le suivi du plan d’action

Une fois budgété, organisé et planifié, le projet démarre. Au cours du projet, le suivi va permettre de comparer le réel avec le prévisionnel et éventuellement de réviser les plannings et les charges.

Le suivi consiste à collecter et à analyser systématiquement les informations et les données relatives à la réalisation des activités pour suivre les progrès réalisés par rapport au plan de communication initial et vérifier leur adéquation avec les besoins en information des parties prenantes et les objectifs fixés par l’OGE. Assurer le suivi permet d’orienter les efforts vers plus d’efficacité et d’adapter la stratégie et/ou le plan si ce dernier révèle des défaillances ou des insuffisances.

Il existe différents types de suivi qui sont souvent utilisés en parallèle car ils assurent une vision globale de l’exécution du plan.

35


Collecte les retours des parties prenantes concernées par les actions de communication et leurs perceptions. Des outils pour garantir la remontée de l’information des parties prenantes vers l’OGE doivent être prévus à cet effet

Le suivi des partiesprenantes

Le suivifinancier

S’assure de la disponibilité et la bonne utilisation des ressources financières conformément au plan d’action, bien qu’il soit du ressort du département chargé des affaires administratives et financières

Mesure l’état d’avancement des activités et le niveau de la réalisation des actions de communication, leur conformité au calendrier, au budget et aux autres ressources allouées

Vérifie si les différentes règles définies et mises en place par l’OGE en terme de procédure d’achats, de circuits de validation, de charte graphique sont respectées ou pas

Le suivides résultats

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Le suivides activités

Le suivide l’environnement

d’exécution

Est axé sur les effets des actions de communication ; il permet de mesurer si le plan d’action/une action de communication a atteint les objectifs Exemple : Le suivi du taux des électeurs inscrits

Etudie l’évolution de l’environnement de l’OGE notamment les facteurs qui peuvent avoir un impact sur la réalisation du plan d’action (voir la gestion des risques pages 30 - 32)

Types de suivi

36


L’évaluation peut se faire après réalisation de chaque action/activité mais doit impérativement être faite à la fin de réalisation du plan

2 . L’évaluation du plan d’action

L’évaluation est une étape importante dans chaque stratégie et/ou plan de communication : cette étape permet d’améliorer l’efficacité de l’OGE en matière de communication et de mieux orienter les efforts et les ressources destinés à atteindre les objectifs déterminés. L’élaboration d’un plan de communication est un processus qui ne peut être achevé sans une évaluation réfléchie qui permettra à l’OGE de :

• Vérifier la pertinence des actions et activités de communication;

• Mesurer le progrès, l’impact de sa communication durant les différentes phases du processus électoral ;

• Si nécessaire, faire des ajustements à mi-parcours et réorienter les efforts pour les rendre plus appropriés aux objectifs ;

• Collecter les informations nécessaires pour les différents rapports d’activités et l’élaboration du prochain plan de communication.

PendantLa mise en œuvre

à la fin de la mise en œuvre (L’évaluation

proprement dite)

37


L’OGE doit clarifier au préalable ses besoins et ses attentes par rapport à l’évaluation, afin d’en tirer le plus grand bénéfice possible et d’en faire un exercice utile et constructif.

Les questions de base à se poser au moment de planifier l’évaluation :

POURQUOI faire une évaluation ? Sur quoi portera l’évaluation (ce qu’on veut savoir et pourquoi) ?

Quel est le contexte dans lequel s’inscrit l’évaluation ?

Que désire-t-on savoir et pourquoi ?

Quel type d’information serait utile et pourquoi ?

De quel type d’informations a-t-on besoin ?

Auprès de qui seront-elles recueillies ?

A qui l’évaluation est-elle destinée ?

A quoi doit-elle servir ?

Est-ce qu’on aura besoin de données quantitatives ?

QUE doit couvrir l’évaluation ?

COMMENT va-t-on évaluer ?

L’évaluation s’effectue généralement sur la base d’indicateurs préalablement définis pour chaque objectif de communication. Il est important de déterminer dès le début les indicateurs quantitatifs et qualitatifs qui permettent de mesurer l’état d’avancement dans la réalisation des objectifs.

Pour l’OGE, les indicateurs d’évaluation pourraient se baser sur des données quantitatives (par exemple nombre d’électeurs inscrits entre 18 et 35 ans ; total des appels reçus au centre d’appel autour d’une question précise etc.).

38


ex. Outils d’évaluation

Il existe différents outils et techniques d’évaluation qui varient selon les objectifs de l’évaluation. Certains outils nécessitent le recours à des professionnels pour la collecte et/ou l’analyse.

Ci-dessous quelques outils d’évaluation :

• Focus group (groupe de discussion) peut réunir un groupe de personnes du public cible afin de tester les messages ou avoir une discussion dirigée sur les activités de communication. Les groupes de discussion sont modérés par un facilitateur qui permet de rebondir sur les idées et construire un ensemble plus riche d’informations et de données.

• Les groupes de discussion sont généralement utilisés lors du processus de planification/analyse ou lorsqu’on doit tester des messages spécifiques.

• Les enquêtes (en ligne ou en personne): les enquêtes en ligne sont un moyen simple et peu couteux, mais la fiabilité des données collectées dépend de la nature des questions posées et du public cible. Il peut comprendre principalement des questions à choix multiples.

Les enquêtes peuvent également être administrées en personne, ce qui permet de recueillir des données supplémentaires et plus spécifiques. L’enquête peut s’adresser à une cible prédéterminée (exemple : les responsables des organisations d’observation électorale) ou à un échantillon du public (exemple : les utilisateurs du site web de l’OGE ; les habitants d’une municipalité).

• Les enquêtes sont utilisées lors de la planification et la mise en œuvre ; c’est un outil utile à la catégorisation et à la comparaison des données. Il permet également de suivre le progrès dans le temps et/ou sur une période déterminée. La nature de la relation de l’OGE avec les parties prenantes lui permet d’avoir accès à cet outil de manière quasi systématique (exemple les questionnaires peuvent être distribués lors des rencontres avec les différents publics cibles).

• La collecte de données en ligne : Les réseaux sociaux et le site web sont un moyen qui permet de recueillir des données utiles (exemple: nombre de visiteurs quotidiens, les pages vues, nombre de commentaires etc.).

• La quantité et la qualité des données extraites du web permettent d’avoir une idée sur les besoins en communication virtuelle pendant les différentes phases du plan d’action.

39


• Le centre d’appel permet de collecter des données importantes, ces dernières peuvent être utilisées lors de la mise en œuvre et à la fin pour l’évaluation (le nombre d’appels et la nature des questions reçues permettent de savoir si la communication a atteint ses objectifs ou pas.).

Un nombre de questions peut être intégré à la charte de travail des téléopérateurs afin d’organiser la collecte de données de manière scientifique et pouvoir établir le profil des usagers.

• L’entrevue (interview) consiste à sélectionner un groupe d’individus qui représentent la base du public cible et poser des questions ouvertes et ciblées. Cela permet d’avoir une meilleure compréhension de la réaction aux activités de communication.

• Les fiches d’évaluation peuvent être utilisées pendant les évènements de l’OGE afin de mieux évaluer son apport en matière de communication. Le contenu des fiches d’évaluation doit être bref (10 questions maximum) et se compose en général de questions fermées auxquelles le participant peut répondre rapidement. Le questionnaire doit prévoir également 1 ou 2 questions ouvertes pour avoir les commentaires qui ne sont pas mentionnés dans les questions fermées ou avoir plus de détails (voir annexes 4).

Après l’évaluation, l’OGE doit revenir sur les points du plan de communication et sa stratégie de communication afin d’agir là où c’est nécessaire. L’évaluation ne consiste pas à dégager les points négatifs, mais à connaître les points positifs et les évaluer.

Il est important aussi de partager les résultats et données d’évaluation avec les différentes parties prenantes (notamment le grand public), qui peuvent bénéficier des résultats de l’évaluation, comprendre les défis auxquels l’OGE doit faire face, mieux assimiler leurs rôles et leurs responsabilités dans la réussite du processus électoral.

40


Liste des annexes

• Annexe 1 : Recommandations et leçons apprises de l’Instance Supérieure Indépendante des Elections (ISIE) relatives aux actions de communication pour les élections de l’année 2014

• Annexe 2 : Modèle d’échéancier : Inscription des électeurs

• Annexe 3 : Modèle d’allocation des ressources : Inscription des électeurs

• Annexe 4 : Fiches d’évaluation :

o Fiche n°1 - Évaluer un événement o Fiche n°2 - Évaluer une publication o Fiche n°3 - Évaluer un site web

41


Annexe 1 : Recommandations et leçons apprises de l’Instance Supérieure Indépendante des Elections (ISIE) relatives aux actions de communication pour les élections de l’année 2014

Dans son rapport sur les élections législatives et présidentielles de 2014, l’Instance Supérieure Indépendante pour les Élections (ISIE) a mentionné des recommandations qui pourraient être prises en compte en grande partie par la mise en place d’une stratégie de communication. En effet, l’ISIE bien qu’elle ait réussi à nouer des relations de confiance et de dialogue avec les différentes parties prenantes pendant les élections de 2014, elle a rencontré différents défis qu’elle envisage de dépasser par “la mise en place d’une stratégie qui vise à renforcer la relation avec les médias et les partenaires de l’opération électorale en général et la sensibilisation à travers :

• Le développement des supports et des moyens de sensibilisation ciblés et la diffusion auprès des organisations de la société civile dans des délais raisonnables qui leur permettraient de participer dans la mise en œuvre des opérations de sensibilisation sur le terrain avec l’efficacité nécessaire ;

• Le développement des moyens de sensibilisation afin d’encourager le citoyen tunisien à s’intéresser aux questions électorales et politiques en général et d’exercer son droit de vote en particulier, et ceci par la conduite d’études sociales et politiques qui vise à renforcer l’impact des campagnes futures ;

• L’élaboration d’une stratégie complète et d’un plan de communication qui permet de planifier toute les manifestations prévues, organisation d’ateliers de travail, de conférences et de rencontres avant chaque rendez-vous électoral ou référendum ;

• La mise en place de groupes de travail pour les différentes phases du processus électoral composés de toutes les parties qui œuvrent dans les élections afin de discuter des meilleurs mécanismes et moyens de faire parvenir l’information et garantir l’efficacité des campagnes de sensibilisation et l’engagement des différentes parties ;

• L’organisation de rencontres périodiques avec les représentants des partis politiques et les potentiels candidats dans le cadre du renforcement de l’approche participative que l’ISIE a adopté. ”11

11 . Traduction non officielle du rapport de l’ISIE sur les élections législatives et présidentielles de 2014 (page 217) http://www.isie.tn/wp-content/uploads/2015/04/rapport-isie-2014.pdf

42

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Élaborer une stratégie de communication externe pour un organe de gestion électoraleFi

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Bibliographie

• ETABLIR LE PLAN DE COMMUNICATION D’UN PROJET, GUIDE POUR LES COMMUNICATEURS FEDERAUX, SPF Chancellerie du Premier ministre et SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°12, Bruxelles, 2005

• EVALUER DES ACTIONS DE COMMUNICATION, GUIDE POUR LES COMMUNICATEURS FEDERAUX, SPF Chancellerie du Premier Ministre et SPF Personnel et Organisation COMM Collection n°15, Bruxelles, 2006

• LIBAERT Thierry, Le Plan de communication, Définir et organiser votre stratégie de communication, Dunod, 2e édition, Paris, 2003

• ELABORER UN PLAN DE COMMUNICATION STRATEGIQUE POUR UNE ORGANISATION PUBLIQUE, SPF Chancellerie du Premier ministre et SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°19, Bruxelles, 2010

• MANUEL DE COMMUNICATION POUR LA GESTION INTEGREE DES RESSOURCES EN EAU AU MAROC, Dr. Georg Meiners (rédacteur en chef), Kathrin Sirtl, Hachem Alaoui, Nour El Houda El Hamoumi, Denis Lannel, Christine Werner

• UNDP, ‘Handbook on Monitoring and Evaluating for Results’, Evaluation Office, New York, NY, 2002.OFFICE OF PROJECT MANAGEMENT PROCESS IMPROVEMENT, Project communication handbook, second edition September 2007

• Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, Genève, Guide pour le suivi et évaluation des projets/programmes, Genève, 2011.

• Évaluer des actions de communication Guide pour les communicateurs fédéraux, GUIDE POUR LES COMMUNICATEURS FEDERAUX, SPF Chancellerie du Premier ministre et SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°15, Bruxelles, 2014

• Fiches d’évaluation adaptées de : http://www.fse.gouv.fr/communication/communiquer-sur-votre-projet-fse/l-evaluation-de-votre/

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Notes

PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DévELOPPEMENT PROjET D’ASSISTANCE ÉLECTORALE EN TUNISIE

41 bis, Avenue Louis Braille - Cité El Khadra, B.P. 863 - 1003 Tunis - Tunisie - 1003 Tuniswww.tn.undp.org

Avec l’appui de :

INSTANCE SUPéRIEURE INDéPENDANTE POUR LES éLECTIONS

05, Rue de l’île de Sardaigne, 1053 Tunis - Tunisie

www.isie.tn

Documents

éLABORER UNE STRATEGIE DE COMMUNICATION EXTERNE … · être traduite en un plan de communication qui décrit les activités et les actions à entreprendre, ainsi que les ressources