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La Documentación Pública
LIC. YIGAL TERAN RIVERA
Dinámica de presentación grupal:
“Yo soy tú y tú eres yo”
1.- Se forman parejas.
2.- Se separan las parejas y se les dan cinco minutos para que se
conozcan y se pregunten información que otros quieran que sepan
de ellos.
3.- Van pasando al frente cada pareja y se presentaran mutuamente.
OBJETIVO:
Que el participante identifique qué es un documento
público y qué no lo es, las normas jurídicas de las
que se derivan sus obligaciones en materia de
archivos y los elementos principales para que
apoyen al sujetos obligado a organizar sus
documentos públicos.
Artículo 6º Constitucional
Toda persona tiene derecho al acceso a la información
del Estado….
V.- Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos
en archivos administrativos actualizados y publicarán a través
de los medios electrónicos disponibles, la información
completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el
ejercicio de los recursos públicos.
¿Que garantías se derivan
del derecho de solicitar
información?
1.- Derecho a informar y a ser informado a través de
información objetiva, clara, oportuna y cierta.
2.- Derecho a tener información, acceso a los archivos, registros y documentos públicos.
3.- Derecho a información organizada.
¿Cual es el objetivo del la Ley de Acceso a la Información
Pública del Estado de Sonora en documentación pública?
La organización, clasificación y manejo de la información
recibida, generada, administrada en posesión de los
sujetos obligados.( 7º,63, 65 y 69 leer)
Un poco de historia…
I ETAPA: DE LA CREACIÓN Y DE LOS TRABAJOS
DE CUBAS (1790-1845)
El 27 de marzo de 1790, Juan Vicente Güemes Pacheco y Padilla,
segundo conde de Revillagigedo, envío al Ministerio de Gracia y justicia de
España el Proyecto para crear el archivo general de la nueva España.
Dos líneas de acción importantes, por una parte el sentido del valor
testimonial de la memoria e historia de los documentos públicos y
por otra parte la organización de información de los documentos del
gobierno.
En agosto de 1823 el supremo poder ejecutivo determino mediante un
acuerdo que se organizará el archivo general.
El primer director del archivo general de la nación fue Ignacio Cubas.
II ETAPA: DE LA PROPUESTA DEL REGLAMENTO DEL
ARCHIVO GENERAL (1846-1849)
Beneficios de la propuesta:
El sabio encontrarían los datos mas abundantes y exactos
para cumplir con su misión de instruir a otros.
El legislador tendría reunidas en un solo lugar las leyes
expedidas.
El Poder Ejecutivo tendría una mejor organización de sus
documentos.
El Poder Judicial encontraría en dicha institución un apoyo y
soporte.
Los particulares e historiadores podrán consultar el acervo
documental.
III ETAPA: DE LA DESTRUCCIÓN Y
REORGANIZACIÓN (1849-1942)
Los trabajos archivísticos se enfocaron a mejorar los
arreglos físicos de los expedientes, con la caída del imperio se
desorganizo el archivo y con ello comienza la época de
reorganización que comprende las siguiente actividades:
1.-Clasificación, distribución y realización de índices
generales.
2.-Mejoras en la atención a la ciudadanía tratándose de consulta
de documentos.
3.-Concientización ciudadana y de servidores públicos de la
importancia del archivo nacional.
4.-Contratación de mas personal.
5.-Aumento del acervo histórico.
6.-Publicación de material histórico, político, administrativo y de un
boletín de la propia institución.
IV ETAPA: DE MODERNIZACION (1943- HASTA LA FECHA)
El archivo comienza a modernizarse mejorando las instalaciones,
el personal, se creo un nuevo reglamento, se doto de equipo para la
preservación de la documentación consistente en la micropelícula, se
gestionó un edificio propio, contratación de personal técnico
especializado, elaboración de índices, mejoras en la atención al público,
organización, protección y difusión del acervo histórico.
Hoy en día el archivo general de la nación es la institución que encabeza
el sistema nacional de archivos y en el cual se encuentran resguardados
todos los documentos públicos históricos considerados como el
patrimonio documental de la nación.
Las diversas administraciones sonorenses generaban una gran
cantidad de documentación la cual requería ser organizada y
conservada, es por ello que el archivo del gobierno surge a finales
del período colonial, con el objetivo de integrar una dependencia
encargada de la conservación de la documentación pública del
Estado.
El archivo auxiliaba a las autoridades estatales las cuales cambiaban
constantemente de sede por lo que el archivo también se trasladaba a
otras ciudades tales como Hermosillo, Arizpe, Álamos y Ures.
La historia en el archivo
sonorense……
No solo se ha tenido que mudar de ciudad sino que en
los Últimos 50 años el archivo del Estado ha
cambiado cinco veces de edificio:
1948.- Palacio de gobierno.
Hubo un incendio y se cambio temporalmente a las
instalaciones de la UNISON.
1976.- Auditorio cívico.
1979.- Oficinas antiguas del registro civil.
1980.- Dirección general de documentación y
archivo (su actual ubicación y en donde hasta la fecha
se encuentra resguardado el archivo histórico de nuestro
Estado).
¿Que me dice la Ley de Acceso
en cuanto a la disponibilidad de
mis documentos?
Información del año 2013 disponible :
Información del año 2012 hacia 40
años atrás disponible:
Totalmente digitalizada
¿Cuáles son los elementos mas importantes de
los Lineamientos Generales para la
Administración Documental del Estado de
Sonora?
sistema Integral de Archivo
-Método administrativo destinado a conservar y preservar.
-Esta compuesto por : reglamentación interna, comité, responsable de
archivo, archivo de tramite, archivo de concentración, archivo histórico y
la organización y conservación documental a través de los instrumentos
de control documental.
Comité Interno de control documental
-Toma de decisiones rápida y sencilla
en materia de documentación.
-Gestión de recursos para el área del
archivo.
-Vigilancia continua para los trabajos
de creación e implementación de un
sistema integral de archivo municipal.
-Elaboración de políticas municipales
en materia de administración de
archivo.
2.- Responsable para el archivo
municipal .
BÁSICOS DE LA ARCHIVISTICA…..
CONCEPTO: El archivo es el conjunto de
información el cual puede ser representado
en una Diversidad de soportes como: CDS,
disquetes, fotografías, grabaciones de audio o
visuales.
FINALIDAD: Almacenamiento de toda la
información haciéndose recuperable para su
uso.
OBJETIVO: Un archivo se forma para
organizar, conservar y localizar fácilmente
documentos archivísticos.
base de datos……
…… registro manual
Soportes: Material donde se registra
información
Textuales
Iconográficos
Sonoros
Audiovisuales
Electrónicos
Documento de archivo
Información contenida en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por
cualquier organización o persona en el ejercicio de sus
funciones o desarrollo de su actividad.
¿Qué es un Documento Público y qué no lo es?
Es la información registrada para dar soporte a las
funciones de la administración pública y es creado
por el interés de producirlo, recibirlo o guardarlo.
Como identificas un documento
oficial….. Logos
Firmas
Sello
Membretes
Características
Únicos:
Producidos para realizar un trámite específico de la institución, a diferencia de otros documentos múltiples, como los libros o las revistas.
Orgánicos:
Se derivan de las funciones y estructura orgánica de la
institución.
Seriados:
Los documento de archivo se producen uno a uno relacionados entre sí.
Fase activa: uso
diario.
Fase semiactiva: uso
no muy frecuente.
Fase inactiva: Sin valor
documental, solo de
investigación y cultura
El expediente…..
Orden….
METODOS MAS COMUNES:
1.- Alfabético general: ordenar de acuerdo al abecedario. (A, B, C)
2.-Onomástico: ordenar alfabéticamente de acuerdo con los apellidos
(Barrera Moreno Arturo)
3.- Asuntos o materias: ordenar por temas (nomina, licitaciones)
4.- Geográficos: ordenar de acuerdo a una comunidad, ciudad,
Municipio, Estado o País (Sonora, Sinaloa etc.)
5.-Cronomático: ordenar en base a colores de materiales
utilizados (separadores, carpetas, pestañas etc.)
6.-Numérico simple: ordenar por número secuencial
(1,2,3,4,5)
7.-Numérico compuesto: ordenar utilizando punto decimal (1.1,
1.2, 2.1 etc.)
8.- Cronológico: ordenar de acuerdo al tiempo (1990 enero, 2001
marzo, 2006 octubre)
9.-Topográfico :ordenar de acuerdo a una ubicación física (sala,
nivel, estante, caja, archivero etc.)
Orden….
METODOS MAS COMUNES:
• La Ordenación física contempla tres actividades
a) Guarda
b) Signaturación
c) Foliación
Archivo de Trámite
Somos todos los responsables de dar registro, producción,
seguimiento y conservación temporal del expediente que se
conforme al ejercicio de las atribuciones de nuestra unidad
administrativa municipal.
Recepción de
correspondencia,
Garantiza el registro y
control de toda la
documentación tanto de
entrada como de salida de
la dependencia.
Despacho de
correspondencia,
Garantiza la entrega rápida
y oportuna de la
documentación recibida al
área que se encargará de
realizar su trámite.
Seguimiento y control de
documentos de trámite,
garantiza que las gestiones
que se llevaran acabo en la
dependencia por el ingreso
de la documentación oficial
sea en forma oportuna y
con calidad, asimismo,
garantiza que la
información que contiene
los documentos sea
recuperada y conservada.
Organización, control y préstamo
de expedientes, Garantiza que
toda la información que maneja la
dependencia se encuentre
conformada en un expediente, es
decir, que únicamente estén
documentos originales y oficiales,
provocando una fácil localización
y organización.
Transferencia primaria,
consiste en el traslado de la
documentación que ya perdió su
vigencia de tramite y deja de tener
utilidad inmediata.
Depuración Documental…… Operación por la cual se separan de los
documentos que tienen valor permanente y
que van al archivo de concentración para su
resguardo.
Archivo de Concentración
-Estará a cargo del responsable del archivo general del
Municipio.
-Es conservar los documentos enviados del archivo de
trámite que ya no están activos, documentos que son
objeto de consulta ocasional, su período de
conservación será mientras transcurra el tiempo para
considerarlos históricos o bien sean objeto de
destrucción, según el tiempo previsto por la Ley de
Acceso a la Información Pública del Estado.
1.- Recepción de cajas con
expedientes conformados proveniente
del archivo de trámite.
2.- Elaboración de los instrumentos de
consulta y control documental.
3.- Conservación de la documentación
semi-activa.
Transferencia secundaria, trasladar documentos
del archivo de concentración al histórico.
Procedimientos de destrucción y de
digitalización.
Valor Administrativo
▫ El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos
facturas
circulares
oficios
Valor Legal
▫ Aquel que pueden tener los documentos que
sirvan de testimonio ante la ley o que se
refieren a derechos u obligaciones legales o
jurídicas.
Escrituras Títulos de propiedad
Valor Fiscal o Contable • Valor de los documentos que
sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras o sirven de testimonio de obligaciones tributarias
Destrucción de documentos
públicos…..
Características de un archivo
general….
Amplitud
Limpieza
Iluminación
Ventilación
Responsabilidades….
1.- Reforma artículo 6° constitución Federal:
Fracción V.- Los sujetos obligados deberán preservar sus
documentos en archivos administrativos actualizados….
2.- Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora:
Artículo 45.- La consulta directa de información pública podrá
realizarla cualquier persona en los archivos o en los espacios
especiales que para tal efecto hayan destinado los sujetos
obligados oficiales, permitiéndose el acceso a los documentos
originales sólo en el caso de que no se encuentren almacenados
mediante algún sistema fotográfico, magnético, digital o
semejante y siempre y cuando el estado físico de dichos
documentos lo permita.
Artículo 61- Los servidores públicos serán
responsables por el incumplimiento de las
obligaciones establecidas en esta Ley, así como por
incurrir en alguno de los siguientes supuestos:
I.- Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o
alterar, total o parcialmente y de manera indebida,
información pública que se encuentre bajo su custodia o
a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su
empleo, cargo o comisión;
Artículos 63 al 70…..
3.- Lineamientos para la organización y conservación de la
documentación pública:
Artículo 1°.- Los presentes lineamientos son de orden
general y obligatorio para los sujetos obligados
oficiales en relación a la administración, conservación
y preservación de sus archivos.
4.- Ley que Regula la Administración de
Documentos Administrativos e Históricos del Estado de
Sonora:
Artículo 1°.-…
I.- Regular la administración de documentos
administrativos e históricos de los poderes del Estado, de
las Entidades de la administración pública paraestatal y
de los Municipios, y
Artículo 4°….
Los archivos generales, por su naturaleza e
importancia, deberán ubicarse de preferencia en locales
autónomos, para su mejor guarda, conservación
y consulta.
5.- Ley de Bienes y Concesiones para el Estado de
Sonora:
Artículo 12.- Son bienes de dominio público:
V.- Los muebles propiedad del Estado,
que por su naturaleza normalmente no
sean sustituibles, como los documentos y
expedientes de las oficinas, los archivos, las
piezas artísticas e históricas de los
museos, las pinturas murales, las esculturas y
cualquier obra artística incorporada o adherida
permanentemente a los inmuebles del dominio del
Estado; y
6.- Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos para el Estado de Sonora:
Artículo 63…
Fracción VIII.- Custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de
su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su
cuidado o a la cual tengan acceso, impidiendo
o evitando el uso, sustracción, destrucción,
ocultamiento, utilización o inutilización de aquellas.
Artículo 68.- Las sanciones por el incumpliendo de las obligaciones…..
1.- Apercibimiento.
2.- Amonestación.
3.- Suspensión.
4.- Destitución del puesto.
5.- Sanción económica.
6.- Inhabilitación temporal para desempeñar empleos, cargos
o comisiones en el servicio público.
7.- Ley de Gobierno y Administración Municipal:
Artículo 44.- Con el propósito de facilitar el proceso de entrega-
recepción, los titulares de las dependencias y entidades de la
administración municipal deberán mantener ordenados
y permanentemente actualizados sus informes, registros,
controles y demás documentación relativa a los asuntos de su
competencia y la información de los recursos humanos, materiales y
financieros de que disponen para el ejercicio de sus funciones.
Artículo 89. - Son obligaciones del Secretario del Ayuntamiento:
IX.- Organizar, dirigir y controlar el Archivo General del Municipio y la
correspondencia oficial;
Página web: www.transparenciasonora.org
Correo Electrónico: [email protected]
Dirección: Dr. Hoffer No. 65 entre Galeana y Bravo colonia Centenario.
Teléfonos: 01 622 213-15-43, 01622 212-43-08 y 01 800 701 65 66
