ØKONOMIDIREKTØRFORENINGEN 30. MARTS 2017 RING MODERNISERING OG … i A2. Christian arbejder med administrativ effektivisering og digitalisering, fælles service-enheder og konkurrenceudsættelse

MODERNISERING OG

EFFEKTIVISERING

– FRA TEORI TIL PRAKSISØkonomidirektørforeningen, 30. marts 2017

Chefkonsulent Søren Sønderby, KL’s Konsulentvirksomhed (KLK)

ØKONOMIDIREKTØRFORENINGEN 30. MARTS 2017M

OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Agenda


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G › Kort om revitalisering af KLK

› Hvad taler jeg ud fra – og om› Effektiviseringsnetværk

› SEP & MEP – som også Rasmus kommer ind på i morgen

› KLK’s projekter

› Det tværgående perspektiv

› Det specialiserede område

› Skole og dagtilbud

› Ældre og sundhed

› Teknik & Miljø

› Administration

› Implementering

Det ”nye” KLK

Thomas Karlsson, konsulentchefThomas er KLK’s nye chef. Han har tidligere været chef for Rambølls afdeling for Offentlig sektor modernisering, centerchef i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i Københavns Kommune og chef for en central analyseenhed i Koncern HR i TDC.

Peter Bogh, souschefPeter har flere kommunale chefposter på cv’et. Han arbejder primært med rekruttering, økonomistyring, udsatte børn og unge, folkeskolen, socialområdet og digitaliseringsområdet. Peter er ansvarlig for KLK’ssocialspor.

Astrid C. Jensen-KanstrupAstrid arbejder bl.a. med ledelse på det specialiserede socialområde, ledelsesudvikling, effektmåling, inklusion, samarbejde og konflikthåndtering.

Claus HerbertClaus er tidligere chef for børneområdet og arbejder bl.a. med rekruttering, inklusion, sagsgangsanalyser, ledelsesudvikling, sparringsforløb for enkelte eller grupper samt konflikthåndtering. Han er ansvarlig for KLK’s skole-dagtilbudsområde.

Jakob JensenJakob har fokus på analyser, styring og implementering af reformer på beskæftigelsesområdet. Jakob er ansvarlig for beskæftigelsesområdet i KLK.

Jens Peter ChristensenJens Peter har tidligere arbejdet i forskellige kommuner. Jens Peter er ansvarlig for KLK’s miljø- og teknikspor og arbejder med internationale projekter og programmer inden for miljøforvaltning samt decentralisering.

Lennart EmborgLennart har masser af erfaring med internationale projekter mv. inden for decentralisering, kommunestyre og -foreninger, strategi og planlægning og institutionel udvikling.

Nanna HansenNanna arbejder bl.a. dataanalyse og hvordan systematisk brug af data kan understøtte effektiv styring på velfærdsom-råderne. Nanna har været ansat i Albertslund Kommune med ansvar for FLIS-data og med særlig tilknytning til skoleområdet.

KLK har skiftet chef og oprustet markant i løbet af det seneste halve år. Det betyder, at vi nu er dækket endnu bedre ind på alle de væsentlige velfærdsområder med konsulenter, der har masser af erfaring fra kommunerne – både som chefer og medarbejdere.Samtidig har vi ændret vores interne organisering, så den nu i højere grad er rettet mod kommunernes organisering. Det betyder, at vi både har specialister i forhold til områderne administration, skole og dagtilbud, beskæftigelse, digitalisering, ældre og sundhed, miljø og teknik, rekruttering og socialområdet samt generalister, der arbejder mere på tværs.

Søren SønderbySøren har arbejder med analyse og udvikling af kommunal organisering, styring og arbejds-tilrettelæggelse på tværs af kommunale sektorer (bl.a. social, T&M-, beskæftigelse og ældre). Søren er ansvarlig for ældreområdet i KLK.

Marie Engstrøm GravesenMarie har en ph.d. i kommunal styring og har bl.a. beskæftiget sig med skole og ældreområdet. Marie arbejder med analyse, evaluering og udvikling af kommunal økonomistyring.

Peter Orebo HansenPeter har i en årrække bestridt en række topposter i sundhedsvæsenet. Han arbejder med økonomiske styringsmodeller, planlægning af velfærdsydelser, forretningsgange samt politisk og ledelsesmæssig rådgivning. Peter er ansvarlig for sundhedsområdet i KLK.

Kasper Jessen-WingeKasper har bl.a. været digitaliseringschef i Social-forvaltningen i Københavns Kommune. Kasper arbejder med digitalisering og teknologianvendelse, organisation- og proces-analyser. Kasper er ansvarlig for digitaliseringsområdet i KLK.

Marie Elisabeth AndersenMarie har tidligere arbejdet i Moderniseringsstyrelsen med særlig ansvar for indkøb. Marie arbejder med effektiviseringsanalyser med særlig vægt på administration, herunder indkøb og udbud.

Christian BraadChristian har været chef i flere kommuner og været chefkonsulent i A2. Christian arbejder med administrativ effektivisering og digitalisering, fælles service-enheder og konkurrenceudsættelse. Christian er ansvarlig for administrationsområdet i KLK.

Torsten LysterTorsten har været personale- og forhandlingschef for

Grønlands Hjemmestyre. I KLK arbejder han bl.a. med

rekruttering, HR-opgaver og ledelsesudvikling. Torsten er

ansvarlig for ledelsesområdet i KLK.

Ida Andrea Stoltze RasmussenIda har bl.a. arbejdet i Hørsholm Kommune og har ekspertise i bl.a. FLIS, ledelsesinformation, digitalisering, økonomistyring og budgetanalyser. Desuden er Ida specialiseret i kapacitetsstyring og udarbejdelse af prognoser.

Julie BakJulie har arbejdet i Rambølls Public Sector-søjle, hvor hun har skrevet en række tilbud og været med til at løse opgaver for Finansministeriet og gennemført casestudier i flere kommuner. Julie har netop skrevet speciale om frikommuneforsøget.

Holger PyndtHolger arbejder bl.a. med internationale projekter, reformer, decentraliseringsstrategier, kommunalt samarbejde og opbygning af kommuneforeninger.

Ny faglig profil og intern organisering

KLK skal afspejle behovet for rådgivning hos de kommunale topledelser. Det forudsætter, at vi i faglig profil matcher den bredde og dybde, der karakteriser de kommunale

topchefers ansvarsområder og roller. Figuren nedenfor angiver 7 horisontale og 4 vertikale faglige områder, vi skal kunne rådgive på. De ”blå kasser” angiver eksempler på

konkrete rådgivningsområder.

7 Horisontale fagområder (følger kommunernes kontoplan og organisering)

Administration (lead: Christian)

Vækst og beskæftigelse (lead: Jakob)

Social (lead: Peter B)

Ældre (lead: Søren

Skole- og dagtilbud (lead: Claus)

Miljø og teknik (lead: Jens Peter) Implementering af servicemålsaftaler

Tidsanvendelse i skolen Styring på dagtilbudsområdet Udvikling af skoleledelserne Udbrede ressourcetildelingsmodeller

Fælles serviceenheder

Fremtidens plejeboliger Udbrede kapacitetsanalyser Udvikle screeningsværktøj

Procesoptimering af administration Automatisering og robotteknologiEffektivisering af indkøb

Kvalitets- og sagsgangsanalyser Effektiv styring af sociale tilbud

Progressionsmåling

Digitalisering (lead: Kasper) Tværgående koordinering

(lead: Jacob)Ledelsesudvikling og rekruttering

(lead: Torsten)

Forløb for niveau 2-ledere

Rekruttering af direktører og fagchefer

VL-netværk

Implementeringskonference

Koncept for digital ledelse

Ledervurdering og -udvikling

OK-projekter: AUA, Væksthus, fremfærd,

§6-projekter (lead: Astrid)

Bedre intern koordinering i KL

KLK med i Fremfærd

Effektiv projektledelse og kvalitetssikring

Implementering af nye arbejdsgange

Implementering af ny organisation

Serviceeftersyn ift. teknologianvendelse

4 vertikale fagområder

Sundhed (lead: Peter O) Udvikling af nye sundhedspolitikkerUdvikling af lægebetjening Analyser af rehabiliteringsindsats Effektivisringsanalyser

Konference om styring (2018)

Ungeindsatser Lean af jobcentre Effektanalyser

360 graders styringseftersyn Tilpasning af tilbudsvifte

Procesoptimering

Kompetenceudvikling

Lederudvikling

Beregning af potentialer

Systematik i idégenerering

Kapiteldias anvendes

som skilleark i forhold til

Skriv kapitelnummer i 0X /


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

DET TVÆRGÅENDE PERSPEKTIV


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

SEP, Tværgående samarbejde

Vigtig fælleskommunal dagsorden - Menneskeligt og økonomisk potentiale

KL interessevaretagelse: Fjerne barrierer for tværgående samarbejde

De mange planer for borgerne

Lovgivningens modstridende intentioner

Juridiske bindinger for dataindsamling

Ministerierne har set potentialet – økonomisk og indholdsmæssigt

Revision af servicelov

STAR-projektet

Forebygge nye proceskrav

Indsamle og udvikle kommunale erfaringer


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Anbefalingerne

Kontakt til arbejdsmarkedet bør være det styrende mål og dominerende fokus

for indsatser på tværs af social-, sundheds- og arbejdsmarkedsområdet.

Bedre samordning af indsatsen for borgere med mange kontaktpunkter til

kommunen er meget afhængig af en klar målsætning på politisk niveau og en

ledelsesmæssig enighed og forpligtigelse om målet på administrativt niveau.

Målet om arbejdsmarkedskontakt indebærer, at rehabilitering i højere grad

end hidtil bør præge de metoder og de faglige løsninger, der anvendes på

tværs af social-, sundheds- og arbejdsmarkedsområdet. Faglige

holdningsforskelle om konsekvenserne af målet bør reduceres, så der i højere

grad skabes fælles tilgange og metoder.

I et redesign af kommunens indsats for de pågældende målgrupper bør der

typisk lægges vægt på færre kontaktpersoner og færre og mere fokuserede

indsatser, og samtidig bør arbejdsformerne respektere borgerens mulighed

for at have arbejdsmarkedskontakt.


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Anbefalingerne

Et redesign af kommunens indsats kan med fordel tage udgangspunkt i

borgerens perspektiv fx ved anvendelse af ”borgerrejser” eller lignende

metoder, hvor der ses på kommunen udefra.

Bedre samordning fremmes meget ofte ved ændringer i organisationen, men

der er ikke nogen idealløsning, da kommunernes lokale forudsætninger er

meget forskellige og kalder på forskellige organisationsmodeller.

De lovgivningsmæssige barrierer for viden- og datadeling på tværs af

forvaltningerne svækker mulighederne for en klar dialog med borgeren og

dermed også mulighederne for samordning af indsatserne. Samtidig skaber

reglerne om udarbejdelse af forskellige indsatsplaner for de samme borgere

og familier et forskelligt fokus på løsningerne. Der bør skabes bedre mulighe-

der for data- og vidensdeling og for udarbejdelse af én plan i stedet for flere.

Økonomiske incitamenter hos budgetansvarlige kan være en barriere for

samordning, og derfor bør der udvikles modeller, der mere fleksibelt kan

omfordele budgetmidler i lyset af bedre samordnede løsninger.

Kommunalt eksempel:Effektiv opgaveløsning på tværs

Generere viden om, hvad der kendetegner de borgere og familier med de mest

komplekse problemstillinger og dermed også mange indgange på tværs af

fagområder. Viden indhentes gennem medarbejderne

Konkret og praksisnær viden om, hvilke ledelsesmæssige, organisatoriske og

faglige problematikker der står i vejen for en koordineret og målrettet indsats

for borgere og familier med komplekse problemstillinger. Viden indhentes

også gennem inddragelse af borgervinklen

Konkrete forslag til styrkelse af den organisatoriske og faglige praksis set i et

tværsektorielt perspektiv med henblik på at styrke koordination og målrette

kommunens indsats for familier med komplekse problemstillinger.


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G





OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

DET SPECIALISEREDE OMRÅDE

MEP: Effektiv drift af botilbud

Stor variationen i dokumentationsindsatsen

Metode, tidspunkt, omfang

Ændring af regler og rammer der regulerer udnyttelse af kapacitet

Konvertering mellem 105, -7 og -8-tilbud

Når tilbud ikke længere matcher behov

Best practice omkring styringskæde

Indførsel af fælles metode til at fokusere udarbejdelsen af dokumentation

Sociale tilsyn

Ønske om ændret antallet og mængden af dokumentation, der skal leveres


OD

ER

NIS

ER

EIN

GO

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

SEP: Botilbud

Benchmarkværktøj

Udgifter på området

Niveau ift. VUM på borgerne

Benchmark

Gode råd

Konsolidering af funktioner

Administration

Ledelse

Kompetencer – fx vagtplanlægning

Tilbudsstørrelse

Arbejdstidsplanlægning

Øvrigt: Botilbud


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Kommunalt eksempel

Styring på det sociale område på længere sigt og i bredere forstand

Den rette kapacitet er central

Modeller til forudsigelse af, hvor området bevæger sig hen

10-årigt sigte – foreløbigt to kommuner

Baserer sig på nationale data og forecasts samt lokale forslag og vurderinger

Styringsmodeller

Ydelsespakker og rammebudgetter

Udvikling af faglige metoder ifm. recovery/rehabilitering

Ledelsesinformation





OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

SKOLE OG DAGTILBUD

Kommunalt eksempel

Folkeskoleområdet - Analyser af lærernes undervisningsandel

Lavere end forudsat i budgettet

Udfordrer dermed styringsmodel og styringsforståelse

Flere og flere kommuner analyserer området og udvikler værktøjskasser

Bedre datagrundlag til understøttelse af effektiviserings- og kvalitetsudvikling

Varighed ift. udsatte børn og unge


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

SEP: Flere unge i uddannelse og job

Overordnet nøgletal

• Hvor ligger vi sammenlignet med andre kommuner?

Supplerende nøgletal

• Hvad kan være forklaringen?

Anbefalinger• Hvad kan vi

gøre ved det?

Kr. pr. elev 10. klasse eguProduktions-

skolestu

Slagelse 103.039 67.628 52.163

Kalundborg 47.007 53.698 277.503

Holbæk 83.881 72.338 242.956

Alle kommuner 64.923 70.361 201.680





OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

ÆLDRE OG SUNDHED


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Kommunale eksempler - PlejecentreFokus på kvaliteten af estimater på kapacitetsbehov, udnyttelsesgrad og

demografiske fremskrivninger

Svarer kapaciteten til det faktiske behov med nutidens ønsker og løsninger?

Hvordan forventes kapacitetsudviklingen de kommende år – og hvordan er den

beregnet?

Fokus på omkostningsspring

Hvilke borgere kan både plejefagligt, økonomisk og menneskeligt profitere af

længere tid i eget hjem?

Plejeboligstruktur og –fordeling

Geografiske hensyn vejet op mod kvalitet, omkostninger og betydning

Taktisk anvendelse af midlertidige boliger

Velfærdsteknologi og normeringer?

Anvendelse af sensorteknologi, toiletter, etc. koblet på fx normeringen af

nattevagter

Vagtplanlægning og effektiv ressourceudnyttelse

Optimal vagtplanlægning der fx reducerer udgifter til over- og merarbejde


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Udgifter til plejeboliger – ud fra +80-årige

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

35.000

40.000

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 2036 2037 2038 2039 2040

Fremskrivning af plejeboligudgifter efter simpel demografi

Forventede udgifter til plejebolig efter simpel fremskrivning Fremskrivning af budget 2017


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Befolkningsfremskrivning blandt ældre


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Fremskrivning af plejeboligbehov

45.000

55.000

65.000

75.000

85.000

95.000

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 2036 2037 2038 2039 2040

Demografisk (Standard) Demografisk (Enkeltårs fordelt) Lancet US-studie


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Visiterede timer før indflytning i plejebolig

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Kommunale eksempler - Hjemmeplejen

Effektiv visitation

Hvad er det rette omkostningsniveau – altså samlet set!

Investering i ”tungere” borgere

Rehabilitering også for denne gruppe

Fokuseret indsats for at borgerne tager nye teknologiske løsninger til sig

Omkostningsniveau i sygeplejen

Betydningen af styringsmodel og økonomisk fordelingsmodel

Differentiering

Kultur

Brug af udbudsreglerne!

Udbyde et plejehjem sammen med et hjemmehjælpsområde

Fokus på produktionsomkostningerne

Fra fokus på visitationsomfang og serviceniveau til produktionsomkostninger


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Kommunale eksempler - Sundhedsområdet

Sygeplejeklinikker

Lade borgeren komme til sygeplejersken i stedet for omvendt – Fx Hjørring, Silkeborg, Nordfyn

Effektivisering af kommunal børne- og ungdomstandpleje gennem samling på færre

klinikker

Mulighed for stordrift og delegering, Øget fleksibilitet ved fravær, Centralisering af administration og

telefoni

Kommunalt tilbud om vederlagsfri fysioterapi

Billigere, højere kvalitet og bedre knyttet op med øvrige tiltag ift. borgeren - Fredensborg





OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

TEKNIK & MILJØ

Bedre udnyttelse af kommunens maskiner, værktøj

Arealoptimering af kommunens bygninger

Tænke multifunktioner ind i bygningsudformningen

Sammentænke arealanvendelsen på tværs i kommunen og dens opgaveområder

› Fokus på udnyttelsesgrad på kommunale ejendomme

› Særligt fokus efter strukturændringer

› Centraliseret beslutningskompetence eller incitamentsstruktur

Fælles drift

Bedre balance mellem kvalitet, serviceniveau og ressourceanvendelse –

’godt’ vs ’godt nok’

Styringskapacitet og ledelse


OD

ER

NIS

ER

EIN

GO

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Bedre anvendelse af kommunalt værktøj/maskiner

Hjørring Kommune – Udnyttelse af varevogne (timeforbrug pr. bil) – (KLK-projekt)





OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

ADMINISTRATION

Kommunale eksempler : Løn og bogholderi

Organisering – flow – teknisk understøttelse

Ikke direkte sammenhæng mellem organisering og effektivitet

Hvordan organisering, digitaliseringsstrategi, flow i opgaveløsning og it-

understøttelse deraf spiller sammen

Konkrete budgetforslag ift. at løfte sig yderligere – på samme tid gang centralisering

og decentralisering men understøttet med rette teknologi og flow

Ikke ordentlig drift- og kompetencestyring

Dårligere service, manglende rådgivning og en drift, der ikke høster gevinster.

Klassisk tegn: Stigende utilfredshed, problem m. frister, skyggeorganisationer

Arbejde med løbende styring og ledelse - fra selvledelse til ledeselse!!!

I hvor mange økonomi- og lønkontorer finder der daglige selvledelse sted ift.

opgaveprioritering og hvilke services man leverer ud???


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

MEP: Indkøb

Fælleskommunal indkøbsstrategi

E-handel

Opgjort fra bestilling til faktura - Butik 330,-, mail 175,-, e-handel 90,- (Hjørring)

(Kontorartikler på det forpligtende område ca. 200,-)

Compliance

Mere e-handel -> større indkøb -> compliance (Frederikssund)

Større samarbejde og tydeligere arbejdsdeling

Professionalisering og disponentstrukturen


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G





OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

LIDT OM PROCES OG IMPLEMENTERING


OD

ER

NIS

ER

EIN

G O

G E

FF

EK

TIV

ISE

RIN

G

Implementeringen starter vedudviklingen af forslagene

KLK’s effektiviseringsnetværk

Fagchefer udvikler forslagene og kvalificerer og

udfordrer på tværs

Fagcheferne stilles allerede indledningsvist

overfor spørgsmålet omkring hvordan de vil

implementerer det og udarbejder business-cases

Datadreven tilgang

SEP

Projekt Deltagere

Bø

lge

1

1: Tværgående samarbejde om ydelser

og indsats

262: Organisering og ledelse af det

tværgående

samarbejde om ydelse og indsats

3: Effektiv anvendelse af lægeattester 6

4: Flere unge i ungdomsuddannelse og

job

7

5: Organisering og effektivisering af

kommunal ejendomsdrift

13

6: Effektiv drift af botilbud 7

7: Effektive indkøb gennem E-handel 20

Bø

lge

2

8: Nye styringsmodeller på ældreområdet 19

9: Effektiv styring af sociale tilbud til

borgere med progressionspotentiale

15

10: Automatisering af manuelle processer 25

11: Nøgletal på vejområdet 18

Documents

ØKONOMIDIREKTØRFORENINGEN 30. MARTS 2017 RING MODERNISERING OG … i A2. Christian arbejder med administrativ effektivisering og digitalisering, fælles service-enheder og konkurrenceudsættelse