Komponen Office Automation (OA)

KomponenOffice Automation (OA)

Komponen dan Sub Sistem

Otomatisasi Perkantoran

TOOLS(Computer Based &

Non Computer Based)

4 komponen OA

DATA(Text, Audio, Grafik, Multimedia)

USER(Manager, Profesional, Sekretaris,

Peg Administratif)

SUB SYSTEM

ECommS(Electronic

CommunicationSystem)

OMS(Office Management

System)

OA SUB SYSTEM

EPS(Electronic Publishing

System) ECS(Electronic

CollaborationSystem)

IPS(Image Processing

System)

SUB SYSTEM• Electronic Publishing System

Sistem yang mengatur bagaimana mempublikasikan / menampilkan suatu informasi ke format yg tepat

• Contoh :– Word Processing– Desktop Publishing

SUB SYSTEM• Image Processing System

Sistem yang mengatur bagaimana memproses data maupun informasi dalam format grafik / gambar

• Contoh :– Create Chart – Create, Retouching image (Photoshop, Corel,

Gimp, dll)

SUB SYSTEM• Electronic Communication System

Pemanfaatan segala jenis alat komunikasi elektronik

• Contoh :– E-mail– Chatting / Teleconference– Fax / Winfax

SUB SYSTEM• Office Management System

Sistem yang mengatur bagaimana memanfaatkan sumberdaya dalam suatu perkantoran secara optimal

• Contoh :– E-Office Accounting System– E-Schedulling– Task Management

SUB SYSTEM• Electronic Collaboration System

Sistem yang mengatur bagaimana melakukan kolaborasi secara elektronik

• Contoh :– Discussion Group– Document Sharing– Mailing List

Office Automation

Electronic Publishing System(EPS)

DEFINISI

Suatu sistem elektronik yang digunakan untuk mengatur format informasi ke bentuk yang tepat untuk disajikan kepada pengguna. Pada umumnya, informasi tsb berupa text

Contoh aplikasi EPS :– Word processing– Desktop publishing

BAGAN WORD PROCESSING

CRT + Keyboard

Scanner + OCR

Document storage

Word Processing

Typed document Printed

document

DEFINISI Word Processing

Penggunaan suatu perangkat lunak untuk mengatur format dokumen (isinya berupa : text, grafik, dll) ke bentuk yang diinginkan

• Contoh dokumen : surat, undangan, brosur, laporan, memo,dll

• Contoh aplikasi WORD PROCESSING :MS Word, WordStar, WordPerfect, OpenOffice, dll

SYARAT MEMILIH WP• Simplicity of operator training• Efficiency and easy to use (user-friendliness)• Expandability• Storage capacity• Functional capabilities / options• File-sharing capabilities• Space requirements• Compatibility with other devices / systems• Availability and after sales services• Price

PENGGUNAAN

Formatting (berkaitan dgn tampilan teks)• Character (font, size, color)• Paragraph• Styles

Editing (berkaitan dgn isi teks)• Inserting• Appending• Deleting

Plain Document

Formatted Document

DESKTOP PUBLISHING

Sistem sinkronisasi antara typed document dengan printed document.

• Dengan kata lain, tugas utama DESKTOP PUBLISHING adalah memastikan agar dokumen yang dicetak sama persis dengan dokumen yang diketik di layar komputer.

Dulu

WP Desktop Publishing

Typed Document

Printed Document

WP + Desktop Publishing

Typed Document

Printed Document

Sekarang

Optimasi

Office Automation

Image Processing System(IPS)

DEFINISI

Sistem yang mengatur cara proses data menjadi informasi dalam format chart /

grafik, atau gambar

Image Processing System


Teks

Image

Audio


Image Processing System• Contoh :

– Presentation Graphic :Cara menampilkan informasi yang berupa grafik untuk keperluan presentasi

– Multimedia System :Cara menampilkan informasi dalam format multimedia (teks, audio, grafik, movie) untuk keperluan presentasi

Multimedia System merupakan pengembangan dari Presentation Graphic

Informasi Perlu Diubah ke Format Grafis ?

http://www.quantum-reading.com/main.htm

Menurut Paul Hobbs, ahli dalam bidang

Quantum Reading,

Image Streaming merupakan salah satu cara untuk membaca

cepat.

Dengan kata lain, Otak manusia lebih cepat bereaksi & menyerap serta menyimpan informasi dalam bentuk gambar daripada teks

Contoh IPS Presentation Graphic and Multimedia System

• Presentation Graphic :Cara menampilkan informasi yang berupa grafik untuk keperluan presentasi

• Multimedia System :Cara menampilkan informasi dalam format multimedia (teks, audio, grafik, movie) untuk keperluan presentasi

Multimedia System merupakan pengembangan dari Presentation Graphic

Contoh IPS Presentation Graphic dan Multimedia System

• Media untuk Presentation Graphic :– Paper– Transparancy + OHP– White Board– Computer + Imager

• Media untuk Multimedia System :– Sound (Speech, Non speech)– Visual– Mixed Mode

Bagaimana Menentukan Jenis Media Yang Digunakan?• Media AUDIO, jika :

– Information are simple, short, and needed now

– Information consist of event in time– Information need direct responses– Location is too dark or too bright– Human keeps moving in doing his jobs– Human’s visual system is busy

• Media VISUAL, jika :– Information is complex, long and needed later

in time– Information consist of locations/places– Information need no direct responses– Location is too noisy– Human stay still in doing his jobs– Human’s audio system is busy

Bagaimana Menentukan Jenis Media Yang Digunakan?

Contoh IPS OCR

• OCR ( Optical Character Recognition )suatu aplikasi yang bekerja mengubah teks yang terkandung dalam suatu image (dalam format image) menjadi teks yang dapat diedit

OCR biasanya berupa program bawaan dari scanner

Office Automation

Electronic Communication system (EComS)

Electronic Communication System

• Segala sistem komunikasi yang dilakukan secara elektronik

Computer Based Non Computer Based

• E-mail• Teleconference• Chatting• Other communication

through computer network

• Fax machine• PBX/PABX


• COMPUTER NETWORK :Sejumlah komputer yg saling terhubung satu dengan yang lain dan dapat melakukan suatu bentuk komunikasi serta berbagi data


• Komunikasi yang dilakukan dalam suatu computer network :– Komunikasi antar user– Komunikasi antar aplikasi– Komunikasi antar device

• Manfaat computer network dalam OTOMASI PERKANTORAN :– Device & resource sharing– Implementasi workflow– Alat komunikasi


• Berdasarkan ruang lingkupnya, computer network dibagi 3 :– LAN

Jangkauan : dalam 1 gedung / antar gedung– MAN

Jangkauan : dalam 1 kota (+ 50 km)– WAN - Internet

Jangkauan : antar negara/antar benua


• WIRELESS NETWORK :Merupakan pengembangan dari COMPUTER NETWORK

• Definisi : – Computer network yang dihubungkan melalui

transmisi tanpa kabel


E-mail client

E-mail client

E-mail server

E-mail client

• E-MAIL


• Kelebihan e-mail dibanding dgn konvensional mail:– Less paperworks & photocopying– Geographic independence– Time zone transparency– Elimination of unnecessary interruptions– Reduced mailing expenses– Faster delivery of information


• Teleconference (konferensi jarak jauh)– Alat yang dibutuhkan :

• PC + modem + koneksi ke internet• Soundcard• Headphone + Mic• WebCam• Software

• Contoh aplikasi : Windows NetMeeting



• Pada Windows NetMeeting, tersedia fasilitas untuk :– Sharing aplikasi– Sharing desktop– File transfer– Selain Windows NetMeeting, Teleconference

dapat dilakukan dengan program lain seperti : YM, MSN, ICQ, dll


• FAXMenduplikasi hardcopy material pada remote location

Saluran analog

Dokumen asli

mesin fax

mesin fax

Dokumen

salinan


• Kekurangan FAX dibanding dengan E-MAIL :– Biaya relatif lebih mahal– Hambatan perbedaan waktu– Mesin harus kompatibel– Biaya penggunaan kertas

• Pada perkembangannya dikenal WINFAX yg termasuk computer based EComS


• PBX = Private Branch Exchange• PABX = Private Automatic Branch

Exchange• Yaitu : alat pembagi saluran telepon

eksternal menjadi beberapa saluran telepon internal

• Dengan cara : melakukan transmisi voice dan data melalui sirkuit telepon yang sama dengan frekuensi yang berbeda

Office Automation

Office Management System (OMS)

Office Management System

Sistem yang mengatur dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya dalam suatu perkantoran

resources :– contacts database / address book– tempat dan waktu


Implementasi OMS :• E-Schedulling• E-White Board

– Enterprice News– Enterprise Schedule– Enterprise Address Book

• Task Management





Office Management System• Kelebihan dan keuntungan OMS :

– Sumber daya di kantor dapat dipergunakan secara efektif dan efisien

– Kegiatan operasional kantor dapat berjalan dengan lebih lancar

– Jadwal yang bentrok antar staff dapat diminimalkan

– Koordinasi antar staff lebih baik

Office Management System• Contoh :

– Ms Exchange + Ms Outlook– Lotus Domino + Notes– Kolab– EBDesk

Office Management System• Task management (pengaturan

pekerjaan)– Penjadwalan penyelesaian suatu pekerjaan– Kontrol penyelesaian– Alokasi sumber daya

Contoh : MS Project, Primavera

Primavera

Arsitektur Primavera

Documents

Komponen Office Automation (OA)