Koha Management Library System
Suyadi
Copyright c 2012 by Syadi All rights reserved.
To my Family
iii
Daftar Isi1 Kongurasi Modul Katalogisasi 1.1 Pemahaman Awal
tentang Kongurasi Modul Katalogisasi . . . . . 1.1.1 MARC
Frameworks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.2
Authority Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1.3 Authorized Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. 1.2 Menyiapkan Rancangan Kongurasi . . . . . . . . . . . . . . .
. . . 1.2.1 Identikasi Aturan Kontrol Authority . . . . . . . . . .
. . . 1.2.2 Identikasi Jenis Bahan Pustaka yang Sering Dikatalog .
. . 1.2.3 Identikasi Set Field-eld MARC pada Setiap Bahan Pustaka
1.2.4 Identikasi Field-eld Wajib, Penggunaan Kontrol Authority, dan
Kontrol Authorized Value . . . . . . . . . . . . . . . 1.3
Mengimpelementasikan Rancangan Kita pada Control Authority dan
Authorized Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . 1.3.1 Kongurasi Preferensi Sistem untuk Authority . . . . . .
. . 1.3.2 Mengkongurasi Tipe Authority . . . . . . . . . . . . . .
. . 1.3.3 Mengkongurasi Kategori Authorized Value . . . . . . . . .
1.3.4 Mengedit Authorized Values . . . . . . . . . . . . . . . . .
. 1.3.5 Authorized Value Spesial . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . 1.4 Mengimplementasikan Rancangan Kita pada Framework MARC .
. 1.4.1 Edit Daftar Framework MARC . . . . . . . . . . . . . . . .
1.4.2 Membuat Framework Baru . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.4.3 Mengedit Field dan Subeld . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.5 Rangkuman . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . 1.6 Pertanyaan dan latihan . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . 2 Kongurasi Modul Sirkulasi 2.1 Patron Categories
. . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Identikasi Kategori Patron . . .
. 2.1.2 Membuat Kategori Patron . . . . . 2.2 Item Types . . . . .
. . . . . . . . . . . . 2.2.1 Identikasi Item Types (Jenis Item)
2.2.2 Membuat Jenis Item . . . . . . . . 3 3 4 5 7 8 8 8 9 9 10 10
12 12 13 13 14 15 16 16 19 19 21 21 21 22 23 23 24 27 27 27 28
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
3 Kongurasi Sistem Preferesi yang Lain 3.1 Memahami System
Preferences Koha . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.1 Modul Global
System Preferences . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.2 Penggunaan
system preferences . . . . . . . . . . . . . . . . iv
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.1.3 Dokumentasi Online . . . . . . . . . . . . . Kongurasi
Modul Transaksional . . . . . . . . . . 3.2.1 Kongurasi Preferensi
Patron . . . . . . . . 3.2.2 Kongurasi Preferensi Akuisisi . . . .
. . . . 3.2.3 Kongurasi Preferensi Serial . . . . . . . . .
Kongurasi Modul OPAC . . . . . . . . . . . . . . 3.3.1 Kongurasi
Konten Statis . . . . . . . . . . 3.3.2 Kongurasi Alat untuk Patron
. . . . . . . . 3.3.3 Kongurasi Akses Kontrol untuk Patron . .
3.3.4 Kongurasi Enhanced Content . . . . . . . . Kongurasi Gaya dan
Tampilan . . . . . . . . . . . 3.4.1 Kongurasi Gaya dan Tampilan
OPAC . . . 3.4.2 Kongurasi Gaya dan Tampilan Sta Client Kongurasi
General Preferences . . . . . . . . . . . 3.5.1 Kongurasi
Preferensi Messaging . . . . . . 3.5.2 Kongurasi Preferensi untuk
Keamanan . . 3.5.3 Kongurasi Preferensi Penelusuran . . . . .
Rangkuman . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 33 34 34 34 35 35
Kata PengantarPuji syukur kupanjatkan kepada Allah Subhana wa
Taala
1
Bab 1 Kongurasi Modul KatalogisasiDalam bab ini, kita akan
mempelajari bagaimana cara mengkongurasi modul Katalog. Modul ini
digunakan untuk mengelola informasi tentang item-item koleksi
perpustakaan. Katalogisasi memegang peranan penting, sebuah katalog
yang baik akan membantu pengguna untuk menemukan item dengan mudah.
Target kita dalam bab ini adalah untuk: Membuat tampilan katalog
menjadi simpel dan mudah untuk digunakan. Mengontrol kesalahan
dalam mengisi eld-eld katalog dan meningkatkan konsistensi dan
kualitas katalog. Untuk keperluan di atas, kita perlu mempelajari
kongurasi modul Katalogisasi Koha berikut: MARC Frameworks
Authority Control Authorized values Untuk melakukan kongurasi
secara efektif, kita perlu merancang terlebih dahulu kebutuhan yang
diperlukan sesuai dengan keadaan perpustakaan yang
sesungguhnya.
1.1
Pemahaman Awal tentang Kongurasi Modul Katalogisasi
Sebelum membuat rancangan kongurasi, kita akan memahami terlebih
dahulu tentang: MARC Frameworks adalah template untuk jenis-jenis
bahan pustaka yang berbeda 3
4 Authority Control digunakan untuk mengontrol entri data pada
beberapa eld seperti: nama orang, subjek, seri, dll. Authorized
values merupakan cara lain dalam mengotrol entri data, biasanya
digunakan terutama untuk eld-eld keperluan lokal seperti: lokasi,
jenis koleksi, jenis item, dll.
1.1.1
MARC Frameworks
MARC Framework digunakan untuk membuat entri data katalog
menjadi lebih sederhana, juga untuk mengontrol apa yang akan
dimasukkan. Menu: More > Administration > Catalog > MARC
Bibliographic Frameworks
Gambar 1.1: MARC Frameworks Catatan: Saat anda menginstall Koha
anda dapat memilih untuk menginstall beberapa framework yang biasa
digunakan untuk beberapa bahan pustaka Framework baru dapat dibuat
dengan memodelkannya dengan framework yang telah ada Framework
default memiliki banyak eld dan dapat digunakan untuk bahan pustaka
yang kurang sesuai dengan framework-framework yang lain Framework
mengotrol bagaimana katalog dimasukkan dan ditampilkan pada
tampilan katalog Framework tidak mempengaruhi record hasil import
atau copy katalog dari server Z39.50
5 Dengan MARC framework, untuk tiap-tiap jenis bahan pustaka,
kita dapat mendenisikan eld dan subeld apa yang: Tersedia untuk
entri data Harus diisi Untuk mengotrol entri data, kita juga dapat
mengambil nilai eld atau subeld dari: Authority Control Authorized
Values Control
1.1.2
Authority Control
Entri data bibliogra dapat dikontrol menggunakan Authority
Control dengan mengambil dari daftar rekod authority. Lihat
Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Authority_control) yang
menjelaskan dengan gamblang maksud dari kontrol Authority:
Authority control fulls two important functions. First, it enables
catalogers to disambiguate items with similar or identical
headings. For example, two authors who happen to have published
under the same name can be distinguished from each other by adding
middle initials, birth and/or death (or ourished, if these are
unknown) dates, or a descriptive epithet to the heading of one (or
both) authors. Second, authority control is used by catalogers to
collocate materials that logically belong together, although they
present themselves dierently. For example, authority records are
used to establish uniform titles, which can collocate all versions
of a given work together even when they are issued under dierent
titles. Authority biasanya digunakan untuk heading nama, judul, dan
subjek. Beberapa eld bibliogra yang dapat menggunakan kontrol
authority adalah: 100$a: 110$a: 111$a: 139$a: 600$a: 610$a: 611$a:
650$a: 651$a: 655$a: Personal name Corporate name Meeting name
Uniform title Subject: Personal name Subject: Corporate name
Subject: Meeting name Subject: Topic Subject: Geographic name
Subject: Genre/Form
6 Di Koha, kontrol Authority diimplementasikan menggunakan:
Preferensi sistem authorities Type Authority Preferensi sistem
authority berkaitan dengan: Kondisi apakah kontrol authority
digunakan atau tidak Kondisi ketika menambahkan bibliogra akan
secara otomatis membuat rekod authority Kondisi ketika mengubah
authority akan mengubah bibliogra terkait Beberapa point penting
yang berhubungan dengan Authority Type: Authority Type adalah MARC
framework untuk heading authority Saat anda menginstall Koha anda
dapat memilih untuk menginstall Authority Type yang biasa digunakan
Authority Type baru dapat dibuat, diubah atau dihapus setiap waktu
Authority Type dipetakan pada eld-eld dalam MARC framework
bibliogra Authority Type mengontrol bagaimana rekod authority
dimasukkan dan ditampilkan pada tampilan kataloging authority.
Gambar 1.2: Authority Types
7
1.1.3
Authorized Values
Koha menyediakan jalan tambahan untuk mengontrol entri data
menggunakan authorized values. Ini adalah daftar nilai sederhana
yang dapat dihubungkan dengan beberapa eld atau subeld bibliogra.
Pembuat katalog tidak akan diijinkan memasukkan teks secara bebas
pada els yang dikontrol menggunakan authorized values; hanya dapat
diisi dengan nilai dari daftar. Seperti kontrol Authority,
authorized values membantu mengurangi kesalahan dan memberikan
konsistensi dalam membuat katalog.
Gambar 1.3: Authorized Values Item atau eld-eld local use
biasanya dikontrol menggunakan authorized values, diantaranya:
952$2: Shelving scheme 952$8: Collection code 952$a: Home branch
952$c: Shelving location 952$j: Shelving control number 952$y: Item
type
Berikut beberapa point penting yang berhubungan dengan
authorized values: Saat menginstall Koha anda dapat memilih untuk
menginstall authorized value yang umumnya dipakai Anda dapat
membuat kategori dan nilai-nilai authorized value baru, mengubah
atau menghapusnya Authorized values dapat dipetakan pada eld-eld
MARC framework bibliogra Beberapa authorized value seperti branch
dan item type adalah khusus dan dikongurasi dibawah Administrasi
Koha tersendiri
8
1.2
Menyiapkan Rancangan Kongurasi
Sebelum kita melakukan kongurasi modul katalogisasi, kita perlu
mengembangkan rencana sesuai keinginan dan keadaan perpustakaan
kita. Kita perlu mengidentikasi bagaimana menggunakan kontrol
Authority, apa jenis bahan pustaka yang akan kita buat katalognya,
ed dan subeld apa untuk masing-masing jenis bahan pustaka tersebut.
Kita juga perlu mendenisikan eld dan subeld mana yang bersifat
wajib, yang mana yang akan dikontrol dengan kontrol authority dan
kontrol authorized value.
1.2.1
Identikasi Aturan Kontrol Authority
Pertama kita perlu memutuskan bagaimana menggunakan kontrol
authority. Penggunaan kontrol authority memiliki implikasi biaya;
anda akan memerlukan staf atau pegewai paruh waktu untuk mengelola
le-le authority. Anda mungkin juga untuk membeli rekod authority
dari Library of Congress atau dari pihak lain. Anda juga perlu
menetapkan proses dalam menggunakan kontrol authority. Apakah anda
akan membuat rekod authority saat membuat rekod bibliogra, atau
sesudahnya? Proses apa yang akan mengikuti ketika heading authority
diperbarui? Berdasarkan hal di atas, anda dapat mengembangkan
rancangan seperti berikut: Pertanyaan Apakah anda akan menggunakan
kontrol Authority? Membuat rekod authority sebelum membuat rekod
bibliogra, atau sesudahnya? Apakah anda menginginkan rekod
bibliogra diperbarui secara otomatis setelah rekod authority
diperbarui? Rencana Ya Sesudah rekod bibliogra dibuat Ya
1.2.2
Identikasi Jenis Bahan Pustaka yang Sering Dikatalog
Membuat daftar bahan pustaka yang sering dikatalog dan memiliki
karakteristik bibliogra yang berbeda pada ld dan subeld yang sering
digunakan. Misalnya kita mempunya daftar seperti ini: Buku
Periodikal Bahan pustaka visual Laporan/Skripsi/Thesis/Disertasi
Bahan pustaka elektronik
9 Anda perlu untuk membuat framework bibliogra untuk
masing-masing item pada daftar di atas.
1.2.3
Identikasi Set Field-eld MARC pada Setiap Bahan Pustaka
Untuk setiap jenis bahan pustaka di atas, kita buat daftar eld
dan subeld yang akan digunakan saat membuat katalog. Sebagai
contoh, untuk buku, kita denisikan seperti berikut: 020: ISBN 082:
Call number 1XX: Author elds 245: Title 260$a: Place of publication
260$b: Publisher 260$c: Date of publication 300: Physical
description 500: General note 505: Formatted contents note 6XX:
Various subject elds 7XX: Other authors 952$a: Home branch 952$d:
Date acquired 952$p: Barcode 952$y: Item type
1.2.4
Identikasi Field-eld Wajib, Penggunaan Kontrol Authority, dan
Kontrol Authorized Value
Berikutnya, untuk masing-masing eld dan subfeld akan kita
nyatakan wajib atau tidak. Jika data pada eld selalu ada, dan eld
tersebut dapat membantu patron untuk menemukan atau menilai suatu
item, sebaiknya dijadikan wajib. Kita juga menetapkan apakah eld
dan subeld akan menggunakan kontrol Authority. Biasanya untuk nama,
judul, dan subjek merupakan pilihan yang lazim, tetapi anda juga
boleh mempertimbangkan eld lain juga. Beberapa eld seperti branch
dan item type dikontrol menggunakan Authorized Value secara
default. Field lain yang isinya tidak banyak berubah juga dapat
menggunakan kontrol authorized value. Contoh kongurasi kita sebagai
berikut:
10 Tag/Subeld Wajib? Authority Control? Tidak Tidak Ya Tidak
Tidak Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak
Authorized value Control? Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Tidak Tidak
Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Ya
020: ISBN 082: Call number 1XX: Author elds 245: Title 260$a:
Place of publication 260$b: Publisher 260$c: Date of publication
300: Physical description 500: General note 505: Formatted contents
note 6XX: Various subject elds 7XX: Other authors 952$a: Home
branch 952$d: Date acquired 952$p: Barcode 952$y: Item type
Tidak Tidak Tidak Ya Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak Ya Tidak Ya Ya Ya
Ya
1.3
Mengimpelementasikan Rancangan Kita pada Control Authority dan
Authorized Values
Kita sekarang telah memiliki rancangan kongurasi, mari kita
pelajari cara mengimplementasikannya. Pertama kita men-setup
kontrol Authority dan Authorized values dan kemudian menggunakannya
pada sebuah MARC framework baru.
1.3.1
Kongurasi Preferensi Sistem untuk Authority
Kita perlu melengkapi dua preferensi sistem:
BiblioAddsAuthorities: ubbahlah menjadi O, apabila anda
mengharapkan untuk membuat rekod authority terlebih dahulu untuk
digunakan dalam membuat rekod bibliogra. Jika diset menjadi On,
kontrol authority menjadi O, pembuat katalog dapat memasukkan data
pada eld secara langsung, dan Koha secara otomatis akan membuat
rekod Authority sesuai dengan yang anda masukkan pada eld bibliogra
yang berhubungan. dontmerge: jika anda ingin rekod bibliogra
terkait secara otomatis terupdate ketika rekod authority di-update.
Untuk mengubah preferensi ini, buka menu: Administration >
Global system preferences, kemudian pilih tab Authority
11
Gambar 1.4: Authorities Preferences
12
1.3.2
Mengkongurasi Tipe Authority
Tipe Authority adalah framework MARC untuk rekod authority.
Biasanya tipe Authority sudah tersedia bersama instalasi default
Koha. Anda dapat membuat baru jika anda ingin mengambil eld selain
heading nama dan subjek dari kontrol authority. Untuk membuat tipe
authority baru, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Kita menemukan
tampilan tipe Authority pada bagian Catalog di bawah
Administration. 2. Klik tombol New Authority Type. 3. Masukkan kode
Authority Type, Description, dan Summary. 4. Field Authority eld to
copy adalah yang paling penting yang kita masukkan sebuah tag dalan
rekod authority yang akan disalin ke dalam rekod bibliogra. Lihat
tipe Authority yang sudah ada sebagai referensi.
Gambar 1.5: Membuat Tipe Authority Baru
1.3.3
Mengkongurasi Kategori Authorized Value
Kita memerlukan kategori Authorized values untuk setiap eld yang
ingin kita kontrol menggunakan authorized values. Temukan tampilan
Authorized Values pada bagian Basic Parameter di bawah
Administration. Untuk membuat kategori baru, klik tombol New
Category.
13
Gambar 1.6: Membuat Kategori Authorized Value Baru
1.3.4
Mengedit Authorized Values
Untuk mengedit daftar nilai dari sebuah kategori, pertama kita
pilih kategori dari daftar kategori. Klik tombol New Authorized
value for untuk membuat nilai baru.
Gambar 1.7: Menambah Nilai Authorized Value
1.3.5
Authorized Value Spesial
Beberapa kategori authorized values dikelola secara langsung
pada bagian Administraotion. Kita akan bahas sekarang:
14 Perpustakaan Perpustakaan dapat dikelola pada menu Libraries
and groups di Basic parameters di bawah Administration.
Gambar 1.8: Libraries
Item Types Item Types dapat dikelola pada menu Item Types di
Basic parameters di bawah Administration.
1.4
Mengimplementasikan Rancangan Kita pada Framework MARC
Sekarang kita telah memiliki Authority Types dan Authorized
Values Categories, kita akan menlakukan editing terhadap framework
MARC, dan mengkon-
15
Gambar 1.9: Item Types fgurasi eld dan subeld dalam
framework.
1.4.1
Edit Daftar Framework MARC
Kita gunakan tombol New Framework untuk membuat, link Edit untuk
mengedit, dan link Delete untuk menghapus. Kita juga dapat
mengekspor framework ke le csv, xml atau sql, juga mengimpor dari
le-le tersebut. Catatan: Sebaiknya jangan mengedit atau menghapus
framework yang telah dikongurasi, setidaknya framework bawaan saat
instalasi Saat membuat framework baru, Koha mengijinkan anda untuk
mengambil model dari salah satu framework yang telah ada Hanya
sekali framework yang anda buat benar-benar siap, sebaiknya perlu
anda pertimbangkan u ntuk menghapus framework sebelumnya yang tidak
anda perlukan lagi Anda harus mempertahankan framwork default untuk
bahan pustaka yang tidak memiliki framework
16
1.4.2
Membuat Framework Baru
Untuk membuat framework baru, kita gunakan tombol New Framework.
Setelah kita isi dan simpan Framework Code dan Description, kita
dapat mengklik link MARC structure.
Gambar 1.10: Menambah Framework Pada tahap ini, kita pilih salah
satu model framework yang telah ada. Pilihan model yang tepat akan
menghemat kerja kita nantinya.
Gambar 1.11: Memilih Model Framework
1.4.3
Mengedit Field dan Subeld
Kita sekarang akan mengedit eld dan subel dalam sebuah
framework. Perlu kita ketahui bahwa tag-tab bibliogra diberi nomor
dari 0XX sampai dengan 8XX. Item atau data penggunaan setempat
disimpan pada tag 952. Gunakan Search for tag untuk menuju eld yang
akan anda edit. Gunakan checkbox Display only used Tags/Subelds
sebagai bantuan navigasi (gambar 1.12). Untuk mengedit eld, klik
Edit. Untuk mengedit subeld, klik Subelds dan klik tombol Edit
Subelds pada bagian bawah halaman (gambar 1.13). Pilih subeld yang
akan anda edit dengan mengklik tab pada bagian atas. Klik Save
changes untuk menyimpan perubahan anda (gambar 1.14).
17
Gambar 1.12: Daftar Tag Sebuah Framework
Gambar 1.13: Struktur Subeld
18
Gambar 1.14: Subeld Editing Catatan: Untuk mengubah label pada
tampilan katalog, isilah Text for Librarian dan Text for OPAC
sesuai yang anda inginkan. Untuk membuat sebuah tag atau subeld
menjadi wajib, beri tanda check pada kotak Mandatory pada blok
Basic Constraints. Demikian pula untuk membuat sebuah tag atau
subeld menjadi repeatable, beri tanda check pada kotak Repeatable.
Klik link Display more constrants di bawah blok Basic constraints
untuk menampilkan Advanced constraints. Anda dapt menampilkan atau
menyembunyikan sebuah tag atau subeld pada editor, jika ditampilkan
anda dapat memilih apakah ditampilkan secara collapsed atau tidak.
Untuk mengaturnya, isilah nilai hidden pada blok Advanced
constraints dengan angka-angka seperti berikut: 0: Ditampilkan,
tidak collapsed -1: Ditampilkan, collapsed -2: Tidak ditampilkan
Anda dapat mengambil nilai eld dari kontrol Authorized Values atau
dari Authority, tetapi tidak menggunakan keduanya. Untuk
menggunakan Authorized Values, pilih kategori yang sesuai dari
daftar Authorized Values. Untuk menggunakan kontrol Authority,
pilih jenis yang sesuai dari daftar nilai pada Thesaurus.
19
1.5
Rangkuman
Pada bab ini , kita telah menggunakan tiga alat yang membuat
katalogisasi menjadi lebih sederhana dan mengotrol proses entri
data, yaitu: MARC Frameworks Authority Control Authorized values
Mengembangkan rancangan kongurasi yang efektif adalah penting.
Terdapat implikasi biasa untuk menggunakan kontrol Authority. Anda
perlu menyatukan proses-proses dalam penggunaan kontrol authority
pada saat merancang kongurasi. Anda perlu mengembangkan sebuah
framework MARC untuk setiap bahan pustaka yang biasanya anda buat
katalognya, untuk bahan pustaka lain anda dapat menggunakan
framework default. Di dalam masing-masing framework, anda perlu
mengkongurasi eld dan subeld mana yang tersedia dan mana yang wajib
untuk diisi. Beberapa eld dan subeld dapat mengambil nilai dibawah
kontrol authority; yang lainnya mungin dapat dikontrol menggunakan
authorized values. Pada bab berikutnya, kita akan mempelajari cara
mengkongurasi modul Sirkulasi, kita akan mempelajari bagaimana
memetakan kebijakan sirkulasi perpustakaan menggunakan aturan dan
preferensi Koha.
1.6
Pertanyaan dan latihan
20
Bab 2 Kongurasi Modul SirkulasiDalam bab ini, kita akan
mempelajari bagaimana mengkongurasi modul sirkulasi Koha. Modul ini
digunakan untuk meminjamkan item kepada pengguna. Target kita untuk
memetakan kebijakan sirkulasi pada rules dan preferences Koha.
Sebuah kebijakan sirkulasi menetapkan lama peminjaman,
perpanjangan, lama keanggotaan, denda, pesan, material referensi,
dll. Untuk memetakan ini di Koha, kita akan mempelajari tur-tur
koha berikut: Patron categories Item types Circulation and ne rules
Notices and triggers Calendar Circulation system preferences
2.1
Patron Categories
Kita buat kategori patron untuk setiap kelompok atau kelas dari
patron yang memiliki karakteristik yang berbeda. Kategori patron
merupakan bagian yang sangat penting pada modul sirkulasi Koha.
Anda dapat menemukan tampilan andministrasi kategori patron pada
bagian Patron and Circulation dalam modul Administration Koha.
2.1.1
Identikasi Kategori Patron
Pertanyaan kunci di sini adalah apakah anda memiliki, atau untuk
mengantisipasi kelompok patron yang memiliki karakteristik yang
berbeda. Kita perlu mengetahui untuk masing-masing kelompok apakah
memiliki perbedaan dalam hal: 21
22 Masa aktif Beaya pendaftaran Usia yang diijinkan Masa
pinjaman Maksimum pinjaman yang diijinkan Jumlah denda
Berikut beberapa contoh untuk jenis perpustakaan yang berbeda:
Perpustakaan Umum: Dewasa Anak-anak Pelajar dan Mahasiswa Institusi
Staf Perpustakaan
Perpustakaan Akademis: Mahasiswa D3/S1 Mahasiswa Pasca Sarjana
Dosen Fakultas/Jurusan
Perpustakaan Komersial: Kategori A: Rp 50.000 sebulan Kategori
B: Rp 100.000 sebulan Kategori C: Rp 500.000 sebulan
2.1.2
Membuat Kategori Patron
Untuk membuat kategori baru kita gunakan tombol New Category.
Gunakan tabel berikut sebagai panduan untuk membuat atau mengedit
kategori patron: Field Category code Wajib? Ya Instruksi Masukkan
kode singkat untuk kategori tersebut, misal MHS Masukkan deskripsi
untuk kategori tersebut, misal Mahasiswa Masukkan periode
pendaftaran dalam bulan atau sebelum tanggal tertentu
Keterangan
Description
Ya
Enrollment period
Tidak
Field ini digunakan untuk menghitung otomatis tanggal masa aktif
berakhir
23 Age required Upperage limit Enrollment fee Tidak Tidak Tidak
Masukkan umur minimal Masukkan umur maksimal Masukkan besar
beaya
Overdue notice Tidak required
Lost items sta client Hold fee
in Tidak
Tidak
Category type
Ya
Beaya ini akan dibebankan saat pertama kali mendaftar Pilih No
atau Yes Untuk mengontrol apakah akan mengirim pesan kepada patron
jika terlambat mengembalikan atau tidak Pilih Shown atau
Menampilkan itemHidden item yang hilang pada klien staf atau tidak
Masukkan besar beaya Beaya ini akan langsung dibebankan kepada
patron saat memesan koleksi Pilih dari daftar Anak-anak perlu
guarantor orang dewasa. Sta (hanya untuk staf perpustakaan)
memiliki hak istimewa
2.2
Item Types
Item types (jenis item) adalah kelompok bahan pustaka dalam
perpustakaan yang disirkulasikan dengan jalan yang berbeda. Jenis
item juga merupakan bagian yang sangat penting dalam modul
Sirkulasi. Anda dapat menemukan tampilan jenis item pada bagian
Basic parameters pada modul Administration Koha.
2.2.1
Identikasi Item Types (Jenis Item)
Kita perlu mempertimbangkan jenis bahan pustaka apa saja yang
memiliki perbedaan karakteristik. Kita perlu mengetahui untuk
setiap jenis bahan pustaka memiliki perbedaan dalam hal:
24
Gambar 2.1: Item Types Kebijakan perpanjangan pinjaman Kebijakan
tentang koleksi tidak dipinjamkan Lama peminjaman Jumlah maksimal
peminjaman Jumlah denda Harga sewa
Berikut jenis item default dari Koha: Books Reference Journals
Reports CD/DVDS
2.2.2
Membuat Jenis Item
Untuk membuat jenis item baru kita gunakan tombol New item type.
Gunakan tabel berikut sebagai panduan dalam membuat jenis item:
25
Field Item type Description
Wajib? Ya Ya
Icon Not for loan
Tidak Tidak
Rental charge
Tidak
Summary
Tidak
Instruksi Keterangan Masukkan kode singkat seperti: MHS Masukkan
deskripsi untuk kategori ini seperti: Mahasiswa Pilih gambar yang
sesuai pada daftar Tandai atau tidak Jika ditandai, item tidak
dapat dipinjamkan Masukkan nilai Nilai ini akan langrental/sewa
sung dibebankan kepada patron yang meminjam Masukkan teks bebas
2.3
Circulation and Fine Rules
Di Koha, sebuah kombinasi perpustakaan atau cabang, kategori
patron dan jenis item dapat anda tetapkan: Jumlah pinjaman yang
diijinkan Lama pinjaman Jumlah denda Jumlah perpanjangan yang
diijinkan Diskon sewa
Anda juga dapat menetapkan: Nilai default jumlah pinjaman,
kebijakan pemesaman dan pengembalian Maksimum pinjaman untuk setiap
jenis patron Kebijakan pemeisanan dan pengembalian untuk setiap
jenis item
26
Gambar 2.2: Item Types
Bab 3 Kongurasi Sistem Preferesi yang LainDalam bab ini, kita
akan melengkapi kongurasi aplikasi Koha sehingga siap untuk
diujicoba dan diterapkan. Kita akan mempelajari cara mengkongurasi
System preferences berikut: Modul-modul transaksional: patron,
akuisisi dan periodikal. Onlini Public Acccess Catalog (OPAC).
Style dan appearance OPAC dan sta client. Pengelolaan pesan,
keamanan dan penelusuran.
Koha memiliki lusinan system preferences, beberapa lebih penting
dari yang lainnya. Kita akan fokus pada yang terpenting saja.
Pembaca bisa mempelajarinya secara mendalam pada User Manual Koha
yang dapat diunduh dari http://koha-community.org.
3.1
Memahami System Preferences Koha
System preferences pada dasarnya adalah pilihan untuk setiap
perpustakaan dirancang dan bagaimana Koha akan berfungsi. Kita akan
mempelajari modul System preferences, sifat, dan organisai
preferensi. Kami berbagi tips dalam menggunakan preferensi ini dan
menemukan informasi tentang ini secara online.
3.1.1
Modul Global System Preferences
Modul Global system preferences dapat ditemukan di bawah menu
Koha Administration - gambar Berikut point-point penting untuk
dicatat tentang modul ini: 27
28 Terdapat lusinan preferensi, dan diorganisasi bedasarkan
kategori. Preferensi ini mengkontrol perilaku sistem seperti budget
akan digunakan dalam modul Acquisition, atau nomor kartu anggota
akan dikalkulasi secara otomatis. Terdapat alat pencari yang
bermanfaat untuk menemukan preferensi tertentu. Preferences terdiri
dari berbagai tipe, dari switch on/o sederhana hingga daftar nilai
yang lebih kompleks. Beberapa preferensi memiliki nilai default.
Anda dapat mengubahnya setipa waktu. Berepa freferensi telah
ditetapkan saat Koha di-install.
3.1.2
Penggunaan system preferences
Berikut point-point pentinguntuk dicatat tentang penggunaan
system preferences ini: Preferensi ini berlaku untuk seluruh
sistem; tidak mungkin memiliki pilihan yang berbeda untuk
perpustakaan yang berbeda. Mengakses system preferences harus
dikontrol, sebab preubahan preferensi dapat mengubah perilaku
sistem secara signikan. Anda mungkin akan mengatur sedikit
preferensi saat anda mulai menggunakan sistem terutama yang
berhubungan dengan katalogisasi, patron, atau sirkulasi. System
preferences dapat diubah sewaktu-waktu setelah anda familiar dengan
sistem, dari waktu ke waktu anda dapat mengatur preferensi Koha
sesuai dengan yang anda inginkan.
3.1.3
Dokumentasi Online
Kami tidak akan menjelaskan seluruh preferensi dalam tulisan ini
atau di bagian lain buku ini. Lagi pula, system preferences
senantiasa berubah, satu ditambahkan dan yang lainnya tidak
digunakan lagi. Anda dapat merujuk pada manual online Koha untuk
mendapatkan informasi terbaru. Manual Koha terdapat di sini:
http://koha-community.org/documentation/
3.2
Kongurasi Modul Transaksional
Pada bab sebelumnya kita telah mempelajari cara mengkongurasi
modul katalogisasi dan sirkulasi. Pada bab ini kita akan mepelajari
tentang preferensi sistem yang mengkontrol fungsi dari modul
transaksional yang lain: patron, akuisisi dan serial:
29 Preferensi patron mengontrol dalam membuat rekod patron.
Preferensi akuisisi berkaitan dengan budget dan pajak. Preferensi
serial berhubungan dengan daftar, perpanjangan langganan, dan
menampilkan histori langganan.
3.2.1
Kongurasi Preferensi Patron
Preferensi ini dapat ditemukan pada tab Patrons. - gambar di
sini Modul patron sama pentingnya dengan modul Cataloging dan
Circulation sebab sistem tidak dapat digunakan tanpa patron.
Beberapa fungsi modul ini diantaranya: Mengelola kategori patron
Merekam informasi tentang mereka Membuat identitas yang unik untuk
tiap-tiap patron. Kita akan mempelajari cara membuat kategori
patron terlebih dahulu. Preferensi berikut akan membantu kita dalam
mengelola data patron:System preference BorrowerMandatoryField
Nilai default zipcode | surname | cardnumber Deskripsi Field yang
harus terisi ketika menambahkan patron Instruksi It is important to
pay attention to this preference. Ensure that elds that you will
need, e-mail address for instance, are made mandatory. This way you
will not have to correct patron records at a later date.
3.2.2
Kongurasi Preferensi Akuisisi
Modul akuisisi (Acquisition) digunakan untuk mendapatkan item,
biasanya melalui pembelian. Modul akuisisi mengijikan kita untuk:
Membuat data vendor dan anggaran Mengelola usulan pembelian Membuat
pesanan Menerima item yang dipesan Menelusur pesanan yang datang
terlambat atau hilang
30 Membuat surat klaim. Tidak seperti modul Cataloging dan
Circulation, , modul ini relatif lebih sedikit penggunaannya,
sebaliknya mereka lebih suka mengelola secara manual atau
menggunakan sistem lain. Mungkin karena modul Acquisition di Koha
cukup sederhana dan hanya memiliki sedikit preferensi. Preferensi
ini dapat anda temukan pada tab Acquisition. gambar Berikut
penjelasan preferensi modul Acquisition beserta instruksi bagaimana
untuk mengkongurasinya: - tabel -
3.2.3
Kongurasi Preferensi Serial
Modul Serial digunakan untuk mengelola langganan periodikal.
Modul ini digunakan untuk: Membuat langganan, tanggal mulai
berlangganan dan frekwensinya Menerima issue ketika datang di
perpustakaan Menelusur issue yang hilang atau datang terlambat
Perpanjangan langganan Membuat surat klaim jika issue hilang atau
terlambat Mengelola routing list untuk memberitahu patron tertentu
ketika issue telah diterima perpustakaan.
Seperti modul Acquisition, pustakawan jarang menggunakan modul
yang sederhana ini dan hanya memiliki sedikit preferensi. Anda
dapat mencari preferensi ini dengan menelusurnya menggunakan kata
kunci subscriptions. - gambar Berikut penjelasan preferensi modul
Serial beserta instruksi bagaimana untuk mengkongurasinya: - tabel
-
3.3
Kongurasi Modul OPAC
Online Public Access Catalog (OPAC) tidak hanya sebagai katalog
online saja, tetapi juga terdapat modul yang digunakan untuk
peminjaman mandiri. Patron dapat menggunakan Koha OPAC untuk:
31 Menemukan item dengan memasukkan istilah-istilah dalam
pencarian atau menampilkan berdasarkan kategori-kategori Memilih
item berdasarkan deskripsi, penilaian, tinjauan, dan bahan-bahan
lain yang berguna Memesan item jika suatu saat tidak tersedia
Membuat usulan pengadaan Melihat pinjaman mereka, daftar koleksi
yang pernah mereka pinjam dan denda Meminta kepada pustakawan untuk
mengubah alamat dan informasi personal yang lain. Membuat dan
membagi pakai daftar bacaan Mempelajari kebijakan-kebijakan
perpustakaan, kegiatan yang akan diadakan atau berita. Koha
menawarkan preferensi OPAC yang luas yang dapat mengontrol: Konten
statis pada home page OPAC, dari header halaman sampai blok utama
pada home page Alat yang membantu patron untuk menemukan, memilih
dan mengelola pinjaman mereka, seperti rak virtual (virtual
shelves) atau daftar item yang paling populer Konten yang diperluas
yang membantu patron memilih item, dari Google jacket sampai Amazon
Review Patron mengakses tur-tur seperti memesan atau perpanjangan
pinjaman.
3.3.1
Kongurasi Konten Statis
Kita akan mengkongurasi konten statis pada header dan footer,
konten pada main body, navigation bar, dan logo. gambar Berikut ini
preferensi yang mengijinkan kita untuk mengubah konten OPAC tanpa
harus mengubah le-le di server. Untuk mengelola preferensi ini kita
butuh beberapa ketrampilan tentang HTML. Dengan HTML anda dapat
memformat konten dengan color, emphasis, font dan ukuran font.
Berikut penjelasan tentang preferensi ini beserta instruksi untuk
mengkongurasinya: - tabel
3.3.2
Kongurasi Alat untuk Patron
Koha memiliki beberapa alat yang membantu patron untuk
menemukan, memilih dan mengelola item yang ingin mereka pinjam.
Alat ini di antaranya Browse
32 berdasarkan Subjek (Browse by Subject, Daftar item paling
populer, rak maya (virtual shelves) atau daftar bacaan (reading
lists), Bool bag atau cart, dan alat yang digunakan untuk
menampilkan rak (virtual) secara online. gambar Berikut preferensi
beserta instruksi bagaimana menggunakannya: table
3.3.3
Kongurasi Akses Kontrol untuk Patron
Dalam bagian ini kita akan mempelajari cara mengontrol apakah
patron dapat atau tidak dapat mengerjakan pada modul OPAC.
Preferensi ini mengontrol keadaan patron dapat log on ke OPAC,
mengubah password, pesan secara online, memperpanjang pinjaman
online, menulis ulasan atau membuat usulan pengadaan. Kebanyakan
tur ini cukup baik untuk diaktifkan. Tetapi jika OPAC anda tidak
tersedia untuk sebagian besar patron, maka sebaiknya tur-tur yang
tidak berguna dinonaktifkan. Berikut preferensi beserta instruksi
bagaimana menggunakannya: tabel -
3.3.4
Kongurasi Enhanced Content
Fitur enhanced content di Koha membantu patron untuk memilih
item dengan menampilkan konten seperti cover buku, ulasan dan
penilaian. Konten ini merupakan tambahan bagi data katalog reguler
seperti judul, pengarang atau subjek yang tersedia di OPAC, dengan
demikian informasi dapat ditingkatkan. gambar Koha dapat
diintegrasikan dengan Web Servis seperti yang disediakan olah
Amazon dan Google untuk menampilkan konten. Sebagian besar
preferensi ini berupa switch On atau O; selain dari itu, khusus
preferensi yang berhubungan dengan Amazon membutuhkan key atau ID
untuk di atur. Beberapa servis ada yang berbayar; beberapa
membutuhkan login untuk mengkongurasinya. Berikut daftar preferensi
enhanced content beserta instruksi untuk menggunkannya: tabel
33
3.4
Kongurasi Gaya dan Tampilan
Dalam bagian ini kita akan mempelajari preferensi yang
mengontrol gaya dan tampilan-warna, jenis dan ukuran font, gambar
latar dari OPAC dan sta client. Kebanyakan perpustakaan tentunya
ingin OPAC mereka tampil lebih menarik, demikian juga untuk sta
client. Koha memiliki beberapa preferensi yang digunakan untuk
mengotrol style dan tampilan, diantaranya: Themes atau templates:
yaitu sejumlah style sheet, JavaScript atau tambahan header dan
footer - yang tidak hanya mengendalikan gaya penampilan saja,
tetapi juga mengendalikan perilaku dari layar. Stylesheet: adalah
le CSS, dan beberapa le XSLT yang berhubungan dengan gaya dan
tampilan elemen-elemen seperti: huruf, warna, ukuran huruf atau
gambar latar. Untuk menggunakan preferensi ini secara efektif, anda
perlu memiliki beberapa ketrampilan tentang HTML dan CSS.
3.4.1
Kongurasi Gaya dan Tampilan OPAC
Mari kita perhatikan preferensi OPAC terkait. Preferensi ini
berhubungan dengan tema OPAC, CSS style sheet, dan beberapa style
sheet XSLT yang mengontrol tampilan data MARC. gambarSecara umum,
untuk membangun tema dan style anda butuh mengakses server. Tetapi
anda juga memiliki pilihan dalam menggunakan style sheet yang
tersedia di web atau menulis CSS pada preferensi sistem. Berikut
daftar preferensi OPAC yang berhubungan dengan style dan tampilan
beserta instruksi bagaimana mengaturnya: tabel
3.4.2
Kongurasi Gaya dan Tampilan Sta Client
Seperti preferensi OPAC, untuk membangun tema baru anda perlu
mengakses server, tetapi anda juga dapat menggunakan preferensi
sistem untuk menggunakan le CSS lain. Preferensi ini dapat
ditemukan di bawah tab Sta Client. gabar............... Berikut
daftar preferensi pada tab sta client yang digunakan untuk mengubah
gaya dan tampilan beserta instruksi untuk menggunakannya:
34 - tabel
3.5
Kongurasi General Preferences
Terakhir kita curahkan perhatian kita untuk mengkongurasi
preferensi yang lain: Messaging: berhubungan dengan bagaimana
sistem Koha kita berkomunikasi dengan patron Security: bagaimana
mengakses OPAC dan sta client secara aman Search: bagaimana katalog
dapat di sesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan.
3.5.1
Kongurasi Preferensi Messaging
Perpustakaan perlu berkomunikasi dengan patron untuk berbagai
keperluan-untuk menginformasikan kepada mereka tentang pembuatan
akun, kegiatan yang akan datang, atau memeberitahu keterlambatan
pinjaman. Kadang patron juga ingin berkomunikasi dengan
perpustakaan, untuk meminta perubahan alamat mereka, atau membuat
usulan pengadaan. Koha dapat mengirim pesan ke patron menggunakan
e-mail atau SMS. Sebagian besar perpustakaan yang menggunakan Koha
menggunakan e-mail. Kita telah familiar dalam mengatur
pemberitahuan keterlambatan dan trigger pada bab sebelumnya. Selain
itu Koha juga dapat mengirim pesan jenis lain seperti kegiatan
mendatang, pesanan telah ada, atau masa pinjaman akan segera habis.
Perpustakaan dapat memilih untuk mengijinkan patron untuk mengatur
preferensi pesan individual atau staf perpustakaan dapat
mengaturnya untuk patron. - gambar Berikut preferensi yang
berhubungan dengan pengiriman pesan beserta instruksi untuk
mengaturnya: - tabel
3.5.2
Kongurasi Preferensi untuk Keamanan
Mengamankan akses ke OPAC dan secara khusus pada sta client
merupakan hal yang penting untuk beberapa perpustakaan. Koha
memiliki beberapa jalan dalam mengamankan akses: Memerlukan ID dan
password untuk login baik untuk OPAC maupun sta client Hanya sta
user yang dapat mengakses sta client
35 Staf mengakses modul pada sta client dapat dibatasi
menggunakan granular permissions Mengakses sta client dapat
dibatasi hanya alamat IP tertentu Dalam instalasi multi-library,
akases ke patron perpustakaan lain, sirkulasi dan data katalog
dapat dicegah. Kebanyakan preferensi keamanan terdapat pada tab
Admin. - gambar Berikut daftar preferensi beserta instruksi
pengaturannya: tabel
3.5.3
Kongurasi Preferensi Penelusuran
Fasilitas penelusuran katalog tersedia baik pada OPAC maupun sta
client. Fasilitas inilah yang paling sering digunakan. Meskipun
preferensi default telah bekerja dengan baik untuk kebanyakan
perpustakaan, tetapi mungkin merupakan gaagasan yang perlu
dipertimbangkan untuk mengubah preferensi ini sesuai keinginan
perpustakaan. Preferensinya dapat kita temukan pada tab Searching.
- gambar Berikut daftar preferensi beserta instruksi pengaturannya:
tabel
3.6
Rangkuman
Dalam bab ini kita telah mempelajari: Bagaimana menampilkan
kategori sistem preferensi atau menelusurnya menggunakan fasilitas
penelusuran Mengatur preferensi patron, akuisisi, dan serial
Mengatur konten statis untuk OPAC, alat-alat untuk patron, kontrol
akses bagi patron, dan konten yang diperluas Mengatur gaya dan
tampilan pada OPAC dan sta client Mengatur preferensi pembuatan
pesan, keamanan dan penelusuran. Hal ini melengkapi kongurasi
aplikasi kita agar dapat bekerja dan siap digunakan. Dalam bab
berikutnya, kita akan melakukan ujicoba instalasi Koha baru yang
telah kita kongurasi sedemikian rupa.
36
Bibliogra[1] Sirohi, Savitra and Gupta, Amit, Koha 3 Library
Management System, Birmingham-Mumbai: Packt Publishing (2010) ISBN:
978-1-849510-82-0
37
