Knowledge Management

Good Governance/Decentralization

KNOWLEDGE MANAGEMENT

KELOMPOK III

13.12.2011 Seite 1Seite 113.12.2011 Seite 1

KELOMPOK IIIOleh:

- Syahroni Ateng Syafrudin

- Sascha Rusgiarto

Lokakarya Perencanaan Proyek GLG

Yogyakarta, 13 Desember 2007

Struktur Knowledge dalam Organisasi Menurut Hasil Penelitian

Delphi Group:

- 42 % di pikiran (otak) karyawan;

13.12.2011 Seite 2Seite 213.12.2011 Seite 213.12.2011

- 42 % di pikiran (otak) karyawan;- 26 % dokumen kertas;- 20 % dokumen elektronik;- 12 % knowledge based-electronics.

Batasan dan TerminologiKNOWLEDGE adalah informasi yang dipahami dan disertai

pengalaman dapat dipakai sebagai dasar bertindak oleh individu atau kelompok, Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung dipergunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak, atau informasi itu memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil


itu memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif.

INTORMASI adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (koneksi) yang mempunyai arti, untuk pengambilan keputusan.

DATA merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, simbol atau angka yang disajikan tanpa suatu konteks

1.TACIT KNOWLEDGE adalah sesuatu atau informasi yang kita ketahui dan alami namun sulit diungkapkan dengan jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit dipindahkan kepada orang lain karena tersimpan pada masing-masing kepala/pikiran (otak) pada individu dalam

JENIS KNOWLEDGE


masing-masing kepala/pikiran (otak) pada individu dalam suatu organisasi.

2.EKSPLISIT KNOWLEDGE adalah pengetahuan dan pengalaman tentang bagaimana untuk melakukan sesuatu (know how) yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Contohnya, buku petunjuk operasional atau manual teknis.

Langkah Mendeteksi Tacit KnowledgeContoh, pertanyaan-pertanyaan yang dapat dipergunakan:1.Apakah anda mengetahui bahwa anda mempunyai potensi

knowledge yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi?

2.Apakah anda mengetahui rekan kerja (internal maupun eksternal organisasi) anda mempunyai potensi pengetahuan dan keahlian yang belum dimanfaatkan secara maksimal dalam


dan keahlian yang belum dimanfaatkan secara maksimal dalam organisasi?

3.Apa kendala dari pertanyaan no. 1 dan no.2?4.Berapa banyak yang anda ketahui bahwa semua orang dalam

organisasi tahu bahwa sesuatu harus dilakukan tetapi tidak/belum dilakukan?

5.Berapa lama kondisi pertanyaan no.4 itu telah berlangsung?6.Apakah ada pengaruh langsung terhadap layanan kepada

pelanggan?

1.KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan atau meng-klasifikasikan dan menyebarkan-luaskan knowledge di dalam dan di luar organisasi, sehingga knowledge mudah dimanfaatkan kapan pun bila diperlukan, oleh siapa saja

KNOWLEDGE MANAGEMENT [KM]


dimanfaatkan kapan pun bila diperlukan, oleh siapa saja2.KM mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen,

basis data, kebijakan dan prosedur kerja, beserta informasi tentang pengalaman keahlian dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif/kelompok, termasuk cerita-cerita sukses dan praktek-praktek yang baik (good practices) dalam suatu organisasi atau komunitas.

1.Menciptakan knowledge : knowledge diciptakan begitu manusia menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi;

2.Menangkap knowledge : knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal;

3.Menjaring knowledge : knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas

Sasaran Umum dari Sistem KM dalam Praktek:


agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;

4.Menyimpan knowledge : knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya;

5.Mengolah knowledge : seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat.

6.Menyebarluaskan knowledge : knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat.

KNOWLEDGE MANAGEMENT

Proses KM, juga dikenal sebagai "organizational learning", mempunyai tujuan-tujuan pokok sebagai berikut:

Mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengorganisasi


Mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengorganisasi knowledge yang sudah ada

Memfasilitasi penciptaan knowledge baruMemprakarsai inovasi melalui keahlian anggota

organisasiMentransfer knowledge sebagai suatu proses baik secara

informal melalui diskusi, sesi brainstorming dll. atau secara formal melalu pendidikan, pelatihan (TOT)

1.Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur-ulang (recycling) knowledge yang sudah ada.

2.Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa

Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan KM


2.Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi.

3.Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuahorganisasi sejak lama.

Menciptakan knowledge

Menerapkanknowledge

C

KM


Diseminasi knowledge

Mengorganisasikanknowledge

C

KNOWLEDGE MANAGEMENT dalam PRAKTEK

Komunitas Pelaku (Communities of Practice -COP)

Tehnologi Situs Internet (www), sistem berbasis pengetahuan dan keterampilan, manajemen konten, wikis dan pengelolaan dokumen (CD-


konten, wikis dan pengelolaan dokumen (CD-Roms)

Pemetaan Knowledge (knowledge audit/mapping) menemukan apa yang telah ada pada saat memulai proses KM

Praktek-Praktek yang Terbaik/Baik / Standar (Best/Good Practices / Benchmarking)

Bantuan Sejawat/ Teman: Suatu cara orang untuk bercerita, berkomunikasi dan mengembangkan Praktek-Praktek yang Baik

Praktek-

Aksi


Apa yang

Saya Tahu

Apa yang

Anda Tahu

Praktek-

Praktek

yang Baik

Apa yang

Kita Tahu

Bersama

Peranan Komunitas Pelaku (COP)Penciptaan: penggunaan dan pengembangan knowledge

Mengembangkan & mengelola praktek-praktek yang baik Mengembangkankemampuan organisasi

Mengorganisasikan: mengembangkan dan mengelola materiMengembangkan alat, pedoman dan templatesMengelola data base


Mengelola data base

Mendiseminasikan: menghubungkan dgn orang-orang di luarorganisasi/komunitas

Orang-orang yang tahu mau saling tukar menukar knowledgeMemfasilitasi transfer pengetahuan melalui tehnologi dan sumber daya

lain

Mencanangkan berbagi pengetahuan dan pemahamanMeningkatkan pemahaman terhadap ide-ide kompleksSaling mendukung dalam menyelesaikan permasalahan dan menemukan

inovasi

Mengapa KM merupakan bagian dari kerja kita?

Apa yang dibutuhkan untuk Mengembangkan KM?KM apa yang sudah anda lakukan?Bagaimana peran mitra kerjasama? Bagaimana Pemerintah

Daerah dapat Membentuk Komunitas Praktek-PraktekPelayanan Umum dan Tata Kepemerintahan yang Baik?


Bagaimana Forum Pemerintahan Daerah dapat menjadi media tukar menukar knowledge (informasi, pengalaman danpengetahuan) tentang praktek-praktek pelayanan umum dantata kepemerintahan yang baik?

Bagaimana program Situs Internet (website) dapat memeliharadan berbagi Knowledge?

Apa yang menjadi persoalan-persoalan dan kendala-kendalayang dihadapi dalam menyelenggarakan KM?

Creating a competence management systemStandarisasi

Create common structure and terminologyDefine professional, organizational, and human

competencies related to global strategy and KM goalsDont underestimate this task!Dont underestimate this task!


Dont underestimate this task!Dont underestimate this task!Analisis

Personal development discussionsMapping of present and future target competencelevels for individuals and then for business units

Defining competence gap at both levelsPerencanaan dan Pelaksanaan

Prepare competence development plan Implement and evaluate

Kemajuan melalui Efisiensi yang Lebih Tinggi dan Innovasi Preventing the waste of valuable resources - avoid

reinventing the wheel Ensuring the use of leading-edge technology and thinking

across organizations Increasing partner satisfaction through shorter lead-times and

Apa Manfaat dari Knowledge Management?


Increasing partner satisfaction through shorter lead-times and consistent behavior

Creating a competitive cost structure Facilitating breakthrough and incremental innovations through

combination of technologies and ideas from across and outside the organization

Suatu Tempat Kerja yang Mendorong Kerja Sama Lintas-Fungsi Attracting and retaining key individuals

Anda tidak dapat mengelola pengetahuan tidak

seorang pun bisa

Apa yang dapat Anda lakukan adalah mengelola


Apa yang dapat Anda lakukan adalah mengelola

lingkungan di mana pengetahuan dapat diciptakan,

ditemukan, ditangkap, dibagi/disharing, divalidasi,

ditransfer, diadopsi, disesuaikan dan diaplikasikan

Chris Collison and Geoff ParcellLearning to Fly: Practical Knowledge Management

from Leading and Learning Organizations


Terima Kasih

Documents

Knowledge Management