Jose Espinoza Tec 2011

7/25/2019 Jose Espinoza Tec 2011

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Oficina de Tecnologasde Informacin

Sistema de Gestin DocumentalSMVDoc

Superintendencia del Mercado de Valores - Per


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Agenda

? Situacin actual del SGD

?Antecedentes

?Consideraciones funcionales y tcnicas

?Fuente Externa e Interna

?Uso, actualizacin y seguridad

?Archivo Fsico y Digital

?Estadsticas

?

Evolucin del SGD?El SMV Virtual

?SGD integrado a procesos BPM


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Situacin Actual SGD


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Antecedentes

Fase 1? 1999-2002 Workflow de principales procesosFase 2? 2002-2003 Sistema Gestin DocumentalFase 3? 2003 2005 SGD se integra al MVNet Certificados digitalesFase 4? 2005 Migracin SGD a entorno Web y cambio de SWFase 5? 2007 Certificacin del SGD MicroformasFase 6? 2009 procesos de microformasFase 7? 2010 Inclusin de nuevos procesos


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Antecedentes: Consideraciones

Documentos Externos? Toda informacin proveniente de usuarios externos (supervisados y

pblico en general) es identificado a travs de cdigo denominadonmero de expediente.

? Los criterios establecidos son remitente, fecha y asunto? Es factible subsanar o regularizar un expediente.Documentos internos

Toda notificacin a usuario externo debe pertenecer a un expediente Se identificaron los tipos de notificaciones y la numeracin es nica ycorrelativa por ao.

Flujo Documental:Flujo de generacin de expediente: flujo abierto sin recorrido

establecido; sin embargo asociado a una jerarqua de la estructuraorganizacional

Flujo de Comunicacin interna: idem al anterior, la diferencia que elexpediente es creado por el personal de la SMV que no pertenece aTrmite.


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Consideraciones Tecnolgicas

? Sistema de Intercambio de informacin por internet y basado en PKI -MVNet

? El Sistema de intercambio genera un acuse de recibo con firma digital(Trmite Documentario Virtual).

? El Sistema de Intercambio se integr al Sistema de Gestin Documental.? Los expedientes enviados por MVNet son enviados directamente a la

bandeja de la secretaria de cada Gerencia.? Para la firma de las notificaciones internas y externas el personal de la

SMV tiene certificados digitales.? Arquitectura de software:

? Base de Datos: Oracle? EMC: Filenet P8? Mensajera: Exchange? Motor BPM-Workflow: Ultimus?

Herramienta de desarrollo: Visual Basic y Visual.Net? Servicio Web: IIS? Software de firma (internet) propiedad de la SMV? Software de firma en la SMV: Elock prosigner.


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Que hemos logrado?

? Presentacin de Informacin Financiera es estacional: Se hareducido a 3 horas

? Se ha reducido costos en horas hombres por el uso del papel(eficiencia)

? El expediente y sus documentos son seguros (integridad,confiabilidad y disponibilidad).

? Servicio de notificaciones fsicas slo para las empresas nosupervisadas o personas naturales. Entrega de cargos digitalizados.(control de plazos)

? Atencin las 24 horas del da y los 365 das al ao.? Ventanilla nica del Mercado de Valores, solo se presenta a travs

del Sistema y sta se distribuye a la Bolsa y CAVALI.? Disponibilidad de expedientes histricos, fcil acceso (eficiencia)? Se ha reducido el espacio del Archivo Central en 70% ( se tiene un

espacio de 37.8m2)?

Hemos reducido el uso de impresoras y tner? Optimizacin de atencin a usuarios externos por transparencia (48 a

72 horas)? Cultura Organizacional basado en generar oportunidades sobre el

SGD


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Fu e n t e e x t e r n a : I n f o rma c i n S o p o r t e P a p e l


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Fuente Externa: Soporte Papel

InternetSeguro

UsuariosMVNet

ExpedienteElectrnico

Es VentanaUnica ?

T RA M I T E DOCU M EN T A R IO V e n t a n i l l a n i c a Fs i c a

Usuarios deTramite

NO

S I S TEMA DE GEST ION DOCUMENTAL

Workflow Adm. de

Imgenes

Bitcora DomicilioElectrnico

Digitalizacin(analista)

Control deCalidad

(analista)

Recepcin eIndizacin(analista)

Archivo Digital

DocumentosFsicos (antes WF)

Expediente

Electrnico

Completo

DocumentosFsicos

Doc.Digital

Doc.Digital

Doc.Digital

Doc.Digital

ExpedienteElectrnico

Doc.Digital

Doc.Digital

Expediente

Electrnico

Completo

SIControl de Calidad(Gerente Sistemas)

Control deCalidad

y Supervisin(fedatario instit.)

DOCUMENTOS


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Fu e n t e e x t e r n a : I n f o rma c i n S o p o r t e D ig i t a l


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Autoridad deCertificacin

Domicilio

Electrnico

Bitcora yBase de datosInstitucional

Sistema de GestinDocumental

Portal

ServidorWeb

Servidor deAplicaciones

Sistema MVNet Red del Mercado de Valores

Sistemas deSupervisin

HTTPS

Emp r e s a s Supe r v i s a d a s

SM V

Fuente Externa: Digital - MVNet


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Fu e n t e i n t e r n a : I n f o rma c i n S o p o r t e D ig i t a l

A c t u a l i za c i n , u s o y t r a za b i l id a d


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Servidor

WEB

Bitcora

DomicilioElectrnico

SMVDocPC User

Exped i en t e

I n t e r n o

Expediente

NotificacionesElectrnicas

FirmadasDigitalmente

PC User

PC User

PC User

PC User

PC User

Fuente Interna: Digital


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SGD - Diseo


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Bandeja SGD


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Se g u r id a d y a c c e s o a l o s d o c um e n t o s


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Empresas

Empresasupervisada

MVNet

Usuarios externosCONASEV

TRMITEDOCUMENTARIO

ANTES Personal de trmitedocumentarioPersonal de la

direccin/OficinaGG y Presidencia

Personal de la

Direccin/Oficina

GG y Presidencia

Personal de

Direccin/Oficina

GG y Presidencia

Personal de

Direccin/Oficina

GG y Presidencia

Acceso Pblico

ACTUAL

Feb 2011

Personal de TrmiteDocumentario

Superintendente

SecretariaGerente

Superintendente

Gerentes

Superintendente

SecretariasGerentes

Analistas

A1,A2An

Superintendente

Acceso Pblico

Asigna o

evala


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A r c h i v o Cen t r a l : Fs i c o y D i g i t a l


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DocumentosOriginales

Verificacin yPreparacin

Captura oEscaneo Control de

Calidad

Indizacin

Control de

Calidad

Control de

Calidad

Firma Digital

Fedatario

Generacin deMedios (DVDs)

Acta deConformidad

DevolucinDocumentos

Sistema GestinDocumental

Verifica,EscaneaIndiza

Cargo

Revisa yderiva

Sistema MVNet

Enviar ArchivoDigital

Recepcin yValidacin

Preparacin y

Muestra de ExpMicroformas

Control deCalidad Fedatario

Control CalidadSMV

Firma DigitalFedatario

Generacin deMedios (DVDs)

Acta deConformidad

MICROFORMAS DE PAPEL A DIGITAL

MICROFORMAS DE DIGITAL A DIGITAL

VALOR LEGAL: CERTIFICADO DE IDONEIDAD TCNICA INDECOPI


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Acervo Documental

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ARCHIVO CENTRAL: FISICO

ACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTAL

ARCHIVO CENTRAL 1,675,000 1,050,000 625,000

- VIGENTES 300,000

- NO VIGENTES 1,050,000 1,050,000

- TRAMITE DOCUMENTARIO 375,000

ARCHIVOS DE GESTIN 270,000 270,000

TOTAL DE U.A. 1,945,000 1,050,000 895,000

Caja (aprox) 1500 597 cajas

Dimensiones Caja 30 ancho 40 largo 20 de alto

Ingreso promedio de folios diarios: 7088 Aprox 5 cajas mensuales - Anual: 90,000

ARCHIVO DIGITAL:

288 DVDs originales 1 2.448 gb

288 DVDs originales 2 - 2,448gb


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Es t a dst i c as


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AO Total Expedientes

%Tramite MVNet

2002 19,507 19,507

2003 16,740 9,862 6,878 41.1%

2004 16,832 4,325 12,507 74.3%

2005 17,433 4,004 13,429 77.0%

2006 20,474 6,226 14,248 69.6%

2007 22,515 6,133 16,382 72.8%

2008 22,828 5,571 17,257 75.6%

2009 23,361 6,045 17,316 74.1%

2010 21,991 3,453 18,538 84.3%

Expedientes y Documentos


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AO NROEXP

DOCSGENERAD

OS

DOCSPRESENTA

DOSTOTALDOCs

Prom ExpDiario

Prom DocDiario

2002 19,507 5,912 33,007 38,919 79 157

2003 16,740 11,696 42,825 54,521 68 220

2004 16,832 6,636 46,083 52,719 68 213

2005 17,433 7,007 42,966 49,973 70 202

2006 20,474 7,237 45,626 52,863 83 213

2007 22,515 8,075 43,490 51,565 91 208

2008 22,828 8,131 42,626 50,757 92 205

2009 23,361 6,860 41,174 48,034 94 194

2010 21,991 5,880 40,910 46,790 85 180

Documentos


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Tipo Doc 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Oficio 1,392 2,580 2,836 3,116 2,603 2,959 2,139 2,121

Circular 5,206 11,123 7,255 9,484 10,212 7,710 6,807 7,789

Resoluciones 419 1,107 1,131 1,118 1,307 1,399 1,146 1,139

7,017 14,810 11,222 13,718 14,122 12,068 10,092 10,049

Total 93,098

Notificaciones


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Atencin de la SMV

AoDe 9am a

6pmSbados yDomingos

De 6 pm a8am %

2003 15,461 57 3,536 19%

2004 24,630 154 7,859 24%

2005 22,645 106 9,469 29%

2006 24,024 222 11,335 32%

2007 26,264 158 15,371 37%

2008 29,290 214 15,396 34%

2009 31,697 234 13,460 30%2010 21,902 124 8,345 28%


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Expedientes y Documentos

Tendencia de comunicaciones Pblicas y NoPblicas 2003 - 2010

N de Expedientes y Documentosenviados 2003 - 2010


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Ahorro de los participantes del MV


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Ha c i a dnde v a e v o l u c i o n a r e l SGD?


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Atencin a los no supervisados

Tipo de Usuarios de la

SMV2006 2007 2008 2009 2010 Promedio

N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. Ns Exp N Pers. % Ns Exp %

Supervisadas 318 26,452 327 29,110 361 30,515 362 32,013 378 33,492 349 26% 30,316 93%

Naturales y Otras

Jurdcas 995 2,445 1,107 2,297 997 2,149 1,303 2,181 691 2,202 1,019 74% 2,255 7%

Total: 1,313 28,897 1,434 31,407 1,358 32,664 1,665 34,194 1,069 35,694 1,368 100% 32,571 100%

Fuente: Sistema MVNet y SGD

E l9 3%

d e s e r v i c i o s s o l i c i t a d o s

o h a n p r e s e n t a d o i n f o r m a c i n a l a

SMV (e x p e d i e n t e s ) p r o v i e n e n d e

l a s emp r e s a s s u p e r v i s a d a s 2 6%y u t i l i z a n e l Si s t em a MVNe t

E l 7% d e s e r v i c i o s s o l i c i t a d o s o

h a y a n r e q u e r i d o i n f o r m a c i n p o r

l a L e y d e T r a n s p a r e n c i a t i e n e n

c om o o r i g e n a p e r s o n a n a t u r a l e s ,

e m p r e s a s d e l E s t a d o u o t r a s

emp r e s a s .

E l i d l SGD


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Evolucin del SGD


31/31

Muc h a s Gr a c i a s

Documents

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