JAWABAN SOAL UAS TAKE HOME ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SYSTEM

Dosen : Edi Sudiarto,Ir.,MT

Disusun oleh :

Asrini Christinawati NPM 1.420.005

Program Magister Manajemen

Universitas Widyatama

2010

1).Definisi dari CRM (Customer Relationship Management) adalah proses dari beberapa

tahapan yang terdiri dari Indentifikasi, akuisisi, retensi dan pengembangan customer yang

memberikan kontribusi yang besar kepada perusahaan dengan cara memfokuskan

strateginya yaitu dengan cara menjaga hubungan dengan customer secara efektif dan efisien

sehingga hubungan tersebut menjadi hubungan seumur hidup (“lifetime”) yang

menguntungkan. Pengertian lain mengatakan bahwa CRM adalah sebuah sistem informasi

yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan

aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM

melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini,

termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call centre), tenaga penjualan (sales force),

pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service). CRM

sendiri bukanlah sebuah konsep, melainkan sebuah perubahan paradigma untuk

perusahaan-perusahaan, dimana CRM itu adalah pola hidup yang bertujuan untuk mengajak

customernya menjadi partner dalam perusahaan tersebut dan berkembang untuk

mendapatkan keuntungan bersama.

Definisi dari SRM (Supplier Relationship Management) adalah suatu-pendekatan inklusif

semua untuk mengelola urusan dan interaksi dengan organisasi yang menyuplai perusahaan

Anda dengan barang dan jasa. Hal ini mencakup komunikasi, praktek bisnis, negosiasi,

metodologi dan perangkat lunak yang digunakan untuk membangun dan memelihara

hubungan dengan pemasok. Manfaat meliputi biaya yang lebih rendah, kualitas yang lebih

tinggi, peramalan yang lebih baik dan kurang ketegangan antara dua entitas yang dihasilkan

dalam win-win relationship. Solusi SRM dapat menciptakan nilai bagi perusahaan:

- Mengurangi biaya bahan

- biaya pengembangan

- biaya persediaan dan biaya penjualan

- Untuk memperkuat keamanan pasokan

- Untuk mencapai hubungan pemasok "inisiatif yang win-win solution"

- Mempersingkat waktu produksi missal dan mempercepat waktu ke pasar

- Memberikan pengetahuan yang komprehensif dan proses untuk mengidentifikasi dan

mengelola semua hubungan pemasok

- Untuk mencapai kolaborasi keunggulan kompetitif terbaik

- Keputusan dukungan dan dukungan isi data model umum dan alur kerja, bisa pembelian

silang

- Pengembangan produk manufaktur dan rantai pasokan

- Mencapai keputusan dukungan dan optimalisasi operasional

Definisi dari SCM (Supply Chain Management) Menurut Schroeder adalah perancangan,

desain, dan kontrol arus material dan informasi sepanjang rantai pasokan dengan tujuan

kepuasan konsumen sekarang dan di masa depan. Menurut Simchi-Levi et al SCM adalah

suatu pendekatan dalam mengintegrasikan berbagai organisasi yang menyelenggarakan

pengadaan atau penyaluran barang, yaitu supplier, manufacturer, warehouse dan stores

sehingga barang-barang tersebut dapat diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang

tepat, lokasi yang tepat, waktu yang tepat dan biaya yang seminimal mungkin.Dari kedua

definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa SCM adalah suatu rantai pengadaan barang

kepada pelanggan dalam rangka menjamin ketersediaan material dan meminimalisasikan

biaya. Keuntungan menerapkan supply chain menurut Indrajit dan Djokopranoto adalah:

1. Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar

antara 30%-40% sedangkan biaya penyimpanan barang berkisar 20%-40% dari nilai barang

yang disimpan.

2. Menjamin kelancaran arus barang. Rangkaian perjalanan dari bahan baku sampai menjadi

barang jadi dan diterima oleh pemakai/pelanggan merupakan suatu mata rantai yang

panjang (chain) yang perlu dikelola dengan baik.

3. Menjamin mutu. Jaminan mutu juga merupakan serangkaian mata rantai panjang yang

harus dikelola dengan baik karena mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses

produksi tetapi juga oleh mutu bahan mentahnya dan mutu keamanan dalam

pengirimannya.

keterkaitan fungsi atau sistem kerja ketiga aplikasi di atas dengan sistem ERP dalam

menjalankan proses-proses bisnis suatu perusahaan

Fungsi CRM,SRM dan CRM merupakan dari sistem ERP yang ketiganya sama-sama

memberikan kontribusi dan nilai lebih untuk menjalankan prose bisnis suatu

perusahaan,karena dengan adanya ketiga fungsi tersebut maka Perusahaan mendapatkan

kemudahan dari keuntungan fungsi SCM,CRM dan CRM.

2) Permasalahan utama yang dihadapi LOGIN tentang infrastruktur bisnis pada saat ini, antara

lain:

Tuntutan pasar yang semakin beragam dengan kualitas pelayanan yang semakin tinggi;

Jumlah pesaing (terutama perusahaan asing) yang semakin banyak dengan basis kekuatan

Teknologi Informasi dan Komunikasi;

Aplikasi / solusi fungsi bisnis LOGIN yang belum lengkap dan integrated bahkan sebagian

besar sudah tidak berkinerja baik (“jadul”);

Sejumlah infrastruktur bisnis LOGIN dirasakan kurang memenuhi spesifikasi teknis, banyak

yang menganggur (idle), dan over capacity;

Ada sejumlah pemanfaatan sarana & prasarana bisnis LOGIN yang menyimpang dari

seharusnya yang dilakukan oleh beberapa “oknum” perusahaan;

Terjadinya kesenjangan kompetensi (Knowledge, Skill, dan Attitude) SDM antara yang

dibutuhkan oleh perusahaan dan SDM yang tersedia cukup lebar.

keluaran-keluaran yang SEHARUSNYA dapat diperoleh oleh perusahaan LOGIN dengan

mengimplementasikan sistem ERP untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang mereka hadapi

Untuk menjawab tuntutan pasar yang semakin beragam dengan kualitas semakin tinggi

adalah dengan mengevaluasi sistem Erp yang ada apakah sudah dapat memenuhi tuntutan

pasar dengan kualitas yang semakin diharapkan.Mencari indikator apa saja yang menjadi

tuntutan pasar kemudian mengevaluasi apakah sistem Erp sudah memadai atau tidak jika

tidak maka Login harus segera merubah atau menambah sistem ERP yang dipakai

Evaluasi kelayakan teknologi dan identifikasi apakah penggunaan teknologi informasi dan

komunikasi sudah efektif,efesien dan tepat sasaran apa tidak.

Membangun atau menambah fitur-fitur aplikasi yang sudah tidak berkinerja dengan

baik,identifikasi apakah sistem yang digunakan sudah integrated atau tidak.

Mengidentifikasi infratruktur mana yang sudah tidak memenuhi spesifikasi teknis, banyak

yang menganggur (idle), dan over capacity, jika sistem itu masih bisa dipakai dengan catatan

masih mempunyai nilai dan report yang dihasilkan dapat menghasilkan ‘bunyi’ yang nantinya

berguna untuk perusahaan, maka sistem itu masih bisa digunakan.Tetapi jika memang dirasa

sudah tidak bisa digunakan apalagi sudah over capacity maka sistem itu harus dirombak.

pemanfaatan sarana & prasarana bisnis LOGIN yang menyimpang dari seharusnya yang

dilakukan oleh beberapa “oknum” perusahaan, mulai mencari oknum yang melakukan

penyimpangan jika memang perlu ditindak maka lakukan tindakan,tetapi jika memang masih

diperbaiki maka harus mempunyai komitmen yang loyal pada perusahaan.

Menyusun key performence anatara kebutuhan yang dibutuhkan dengan SDM yang ada,jika

terjadi gap kita dapat melakukan berbagai kemungkinana, misalnya dengan adanya

pelatihan, atau melakukan rotasi,promosi dan mulai melakukan sistem The right man in the

right place.

Semua itu dapat dilakukan dengan adanya komitmen semua SDM terutama Top management

untuk melakukan atau mengimplementasikan sistem ERP. Ada pun key performence yang harus

dibuat perusahaan adalah:

Produktivitas diukur per fungsi yang akan dilibatkan dalam sistem ERP, dengan ukuran Key

Performance Indicator (KPI) dari masing-masing fungsi.

Tata cara perhitungan adalah sebagai berikut:

a. Key Performence indikator dari legelacy sistem dapat diperoleh dari data historis

perusahaan,jika diperlukan dilengkapi dengan survey.

b. KPI dari ERP system dapat diperoleh dengan survey, baik berdasarkan pertimbangan

obyektif maupun subyektif.

c. Jika masing-masing KPI dikalikan dengan standard rate, maka akan diperoleh operating

cost dari legacy system dan ERP system.

d. Dengan mengurangkan operating cost dari legacy system dengan ERP system, akan

diperoleh penghematan potensial dari implementasi ERP.

risk reduction

Implementasi ERP juga akan mengurangi resikonya terjadinya kegagalan perusahaan, misalnya

dalam hal:

- kesalahan pelaporan keuangan

- pemenuhan tenggat waktu konsumen

- kesalahan strategi harga jual produk

- kesalahan pengiriman produk

Kegagalan perusahaan seperti dicontohkan di atas biasanya berakar pada tidak adanya integrasi

sistem, oleh karena itu diharapkan akan hilang dengan adanya sistem ERP.

Berapa nilai resiko kegagalan perusahaan tersebut, jika dinilai dengan rupiah, akan

menghasilkan potensi penghematan akibat risk reduction.

staff reduction

Pertimbangan aspek kelayakan organisasi menghasilkan keluaran berupa headcount analysis.

Headcount analysis memperhitungkan berapa banyak karyawan dapat dikurangi dengan

implementasi ERP. Ini juga menimbulkan potensi penghematan dari operating cost perusahaan.

Cost

Pengeluaran yang berhubungan dengan proyek implementasi ERP secara umum terbagi lima

komponen:

1. software

Studi kelayakan ERP memang tidak memberikan rekomendasi secara spesifik kepada satu

vendor tertentu. Namun demikian dapatlah diperkirakan berapa kira-kira dana yang perlu

disediakan perusahaan untuk membeli lisensi penggunaan perangkat lunak ERP. Biaya software

akan tergantung kepada lingkup fungsional dan organisasi yang dilibatkan.

2. hardware

Biasanya implementasi ERP menuntut peremajaan perangkat keras, baik di tingkat client

maupun server. Tidak boleh dilupakan juga adalah pengadaan jaringan dan kelengkapan

kelemanannya.

3. consultant

Biaya konsultan akan sangat tergantung pada vendor ERP mana yang dipilih. Biaya konsultan

akan terjadi sejak awal masa awal proyek hingga pemeliharaan.

4. project management

Termasuk biaya manajemen proyek adalah:

- project team

- sosialisasi

- user training

- contingency

5. operating cost

Operating cost yang dimaksud disini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan pada saat sistem

ERP telah mulai diterapkan. Diantaranya adalah biaya perawatan dan perbaikan sistem, biaya

sewa jaringan.

3). Rekomendasi yang dibutuhkan manajemen LOGIN dari pihak konsultan tersebut, mengenai

implementasi ERP dimulai dengan tahapan persiapan, tahapan pembangunan modul-modul aplikasi,

hingga tahapan implementasi modul-modul apalikasi ERP?

Tahapan Perencanaan :

a. Pembentukan project team, yang terdiri dari:

Komite pengarah.

Staf Teknologi informasi Internal: Manajer IT,Programmer,System Analysit,dukungan teknik

Penguna utama internal

Perwakilan Vendor & Konsultan.

b. Tugas Tim : Mengidentifikasikan masalah dan menentukan ruang lingkup,mengevaluasi

alternatif, pendekatan implementasi ERP, Membuat jadwal an anggaran.

Tahapan Analisis

Mengumpulkan informasi

Mendefinisikan kebutuhan pengguna

Tugas Tim:

Mengevaluasi vendor : vendor yang terpilih

Mendefinisikan inisiatif untuk rekayasa ulang proses bisnis

Pelatihan Project Team dari vendor & Konsultan

Project Team menghasilkan prototipe sistem ERP di berbagai fungsi organisasi : Simulasi dan

itegrasi anatara modul

Laporan rekomendasi untuk verifikasi dan persetujuan.

Tahap Desain

Mengecek apakah menggunakan pendekatan satu kesatuan paket atau hanya beberapa

paket ERP saja.

Bila diputuskan satu kesatuan paket (seluruh modul aplikasi Erp), maka desain antar muka

sudah ditentukan dan kustomisasi hanya bagian kecil saja.

Bila dipilih hanya beberapa paket saja, maka dibutuhkan desai perangkat perantara

(middleware), sehingga desain antar muka kan semakin banyak, karena selruh paket yang

beragam tersebut harus saling berkomunikasi.

Tahapan Implementasi

Berdasarkan aplikasi yang dipilih dilakukan kustomisasi dan tahap konstruksi

Dalam Tahapan implementasi hasil re-desain proses bisnis diterapkan, termasuk

hardware,software, data dan jaringan.

Penyesuaian berikutnya, umumnya berupa penyesuaian organisasi/prosedur (seperti

tambahan prosedur baru) dan orang (seperti mutasi,rotasi atau promosi).

Berdasarkan konfigurasi dan integrasi:

Pembuatan prototype dalam validasi, revis dll

Verifikasi dan penjualan saham

Membuat dokumentasi

Membuat rencana konversi roll out sistem

4). Modul-Modul di SAP

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :

o SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan

proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

o MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan

pengelolaan inventory

o PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi

(manufacturing) suatu perusahaan.

o QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai

logistik

o PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis

o HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi

pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke

proses pembayaran gaji pegawai

o FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general

ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

o CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element

accounting, dan analisa profitabilitas

o AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses

asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling

o PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan

kontrol SAP Architecture & SAP Version DevelopmentSAP's products focus on ERP, which it helped to

pioneer. The company's main product is MySAP ERP. The name of its predecessor, SAP R/3 give a

clue to its functionality: the "R" stands for realtime data processing and the number 3 relates to a 3-

tier architecture: database, application server and client (SAPgui). R/2, which ran on a Mainframe

architecture, was the first SAP version.

Other major product offerings include Advanced Planner and Optimizer (APO), Business Information

Warehouse (BW), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM),

Supplier Relationship Management (SRM), Human Resource Management Systems (HRMS), Product

Lifecycle Management (PLM), Exchange

Infrastructure (XI), Enterprise Portal (EP) and SAP Knowledge Management (KM).

The APO name has been retired and rolled into SCM. The BW name (Business Warehouse) has now

been rolled into the SAP NetWeaver BI (Business Intelligence) suite and functions as the reporting

module.

The company also offers a new technology platform, named SAP NetWeaver. While its original

products are typically used by Fortune 500 companies, SAP is now also actively targeting small and

medium sized enterprises (SME) with its SAP Business One and SAP All-in-One.

Reportedly, there are over 100,800 SAP installations at more than 28,000

companies. SAP products are used by over 12 million people in more than 120 countries.

SAP sendiri memiliki 3 jenis produk:

- My SAP Business Suite atau yang lebih dikenal dengan nama R/3.

Merupakan produk utama dan pertama dari SAP. Sudah memiliki ratusan

customer yang merupakan korporasi di seluruh dunia.

Merupakan full customise system, menggunakan bahasa pemrograman sendiri

(ABAP).

Untuk mengimplementasikan produk yang satu ini, anda perlu meluangkan

investasi min US$ 500.000, waktu implementasi min

1 thn, serta team IT yang solid dan capable.

Ilustrasinya: Anda ingin membuat rumah, disediakan tanahnya, bahan

bangunan, arsitek, kontraktor, buruh, tapi design & perencanaan

silahkan anda develop dan rundingkan sendiri dengan resources yang anda

miliki.

- My SAP All-in-One, atau A1, merupakan turunan dari R/3 yang sudah memiliki

best practice dari industri vertical tertentu (mis: trading,

distribusi, manufacture, building management, etc.)

Sama seperti R/3 merupakan full customise system juga, akan tetapi sudah

ada rangka best practice-nya. Programming language: ABAP.

Untuk mengimplementasikan produk yg satu ini, persiapkan investasi sebesar

min US$ 150.000, dengan waktu implementasi min 6 bln, serta

team IT yg solid & capable.

Ilustrasinya: Kerangka dan design rumah sudah ada, tinggal anda customise

sesuai keinginan anda.

- My SAP Business One atau B1, merupakan produk paling ekonomis dari SAP.

Dengan general modul yg bisa dipergunakan di semua jenis perusahaan, B1

memiliki keunggulan dengan adanya fondasi yang kuat, ditopang

oleh flexibilitas program mengikuti business proses dari customer

menggunakan Add On modul.

Investasinya berkisar dari US$ 30.000 - 100.000 dengan waktu implementasi

mulai 20 man days.

Ilustrasi: bangunan rumah sudah ada, tinggal pilih interior, warna cat,

dekorasi dll.

What is SAP IDES (International Demonstration and Evaluation System)?

SAP IDES is a normal R/3 but with lots of DEMO data.

The system that contains several sample companies typifying relevant

business processes. It is simple to use and has a variety of master

and transaction data, and is used for demos, online/classroom

training, and presentations. Potential customers use IDES to trial and

test software via Internet.

SAP IDES – the "Internet Demonstration and Evaluation System" in the

R/3 System, represents a model company. It consists of an

international group with subsidiaries in several countries. IDES

contains application data for various business scenarios that can be

run in the SAP System. The business processes in the IDES system are

designed to reflect real-life business requirements, and have access

to many realistic characteristics. IDES uses easy-to-follow business

scenarios to show you the comprehensive functions of the R/3 System.

The focal point of IDES, however, is not the functionality itself, but

the business processes and their integration.

IDES not only covers the Logistics area, but also Financials, and

Human Resources. It demonstrates how the R/3 System is able to support

practically all types of industries, from discrete production through

to process industries, from engineering-to-order to repetitive

manufacturing. However, IDES is not a sector-oriented model company.

The individual processes are based on practice-oriented data for

sectors such as Retailing or Banking. The IDES group manufactures

products as diverse as elevators, motorcycles, and paints.

IDES is managed by SAP just as any regular business enterprise. SAP

regularly updates the IDES data (master data, transaction data, and

customizing). IDES also carry out period-end closing and plan with

different time-horizons. Transaction data are generated to ensure that

the information systems in all areas have access to realistic

evaluation data. IDES are constantly implementing new, interesting

business scenarios to highlight the very latest functions available in

the R/3 System. New functions are represented and documented by IDES

scenarios.

Above all, IDES shows you the possibilities of the integrated

applications in the SAP System. IDES cover all aspects of a business

enterprise, including Human Resources, Financial Accounting, Product

Cost Planning, Overhead Management, Profitability Analysis, Planning,

Sales and Distribution, Materials Management, Production, and much,

much more. IDES have also integrated document administration and

third-party CAD systems within the IDES system. This means that you

can call up and display external documents, or access CAD drawings.

IDES shows you how the R/3 System supports production processes, the

supply chain, and the efficient usage of global resources. Or perhaps

you would like to increase your understanding of

just-in-time-production or the integration of the electronic KANBAN

system in an MRP II environment? IDES provides the ideal way to learn

about areas such as Product Cost Controlling, Activity-Based Costing,

or integrated Service Management and Plant Maintenance. How to manage

high inflation is just one of the ever-growing number of IDES business

scenarios that you can choose from.

Modul dan aplikasi yang terdapat dalam suatu software

SAP R/3 tergantung kepada versinya. SAP secara terus

menerus melakukan upgrade terhadap software R/3 agar

sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman. Secara

keseluruhan, SAP R/3 versi 4.6C terbagi menjadi tiga

functional area:

§ Financial

§ Logistics

§ Human Resources

Sementara masing-masing functional area terdiri dari

berbagai macam modul pendukung. Selengkapnya modul

yang terdapat pada SAP R/3 versi 4.6C sebagai berikut:

§ Financial

· Financial Accounting (FI)

· Controlling (CO)

· Investment Management (IM)

· Treasury (TR)

· Enterprise Controlling (EC)

§ Logistics

· Logistics Execution (LE)

· Sales and Distribution (SD)

· Materials Management (MM)

· Plant Maintenance (PM)

· Production Planning and Control (PP)

· Logistics - General (LO)

· Quality Management (QM)

· Project System (PS)

· Customer Service (CS)

· Real Estate Management (Industry Solution)

§ Human Resources

· Personnel Management (PA)

· Personnel Time Management (PT)

· Payroll (PY)

· Training and Event Management (PE)

· Organizational Management

· Travel Management (TV)

Setiap modul R/3 mendukung fungsi-fungsi manajemen

tertentu. Penjelasan masing-masing modul adalah

sebagai berikut:

A. Financial

1. FI-Financial Accounting

Software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan

pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas

perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan

perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal

maupun eksternal.

Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu

melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam

suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi

awalnya.

2. CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat

kegiatan operasional:

· Pengendalian capital investment

· Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan,

memonitor dan merencanakan pembayaran

· Pengendalian pendanaan terhadap procurement,

pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

· Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua

aktivitas perusahaan

3. IM- Investment Management

Fungsi dari modul IM ini overlapping dengan fungsi

yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih

spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan

investasi jangka panjang dan fixed assets dari

perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat

keputusan.

4. EC-Enterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses

bagi Enterprise Controller kepada Information

Warehouse mengenai hal-hal berikut:

· Kondisi keuangan perusahaan

· Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

· Investasi

· Maintenance dari aset perusahaan

· Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

· Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan

keputusan, seperti ukuran pasar, market share,

competitor performance

· Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti

struktur produksi, struktur biaya, financial

accounting dan profitability analysis.

5. TR-Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash

management dan cash forecasting dengan aktivitas

logistik dan transaksi keuangan.

B. Logistics

1. LE-Logistics Execution

Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan

modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan

QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan

logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari

purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2. SD-Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan

strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan

yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan

modul ini adalah untuk membuat struktur data yang

mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas

untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan

menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi

yang akan datang.

3. MM-Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu

manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe

bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material,

termasuk energi dan servis.

4. PP-Production Planning

Modul PP ini didasarkan pada pendekatan klasik

Materials Requirement Planning (MRP II), dan dengan

demikian menjalankan fungsi yang serupa dengan MRP II

dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material

sampai kepada proses delivery produk.

5. PM-Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol

pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif,

mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data

komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang

sedang berjalan.

6. QM-Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production

Planning for Process Industries. Salah satu fungsi

dari modul QM adalah untuk menyediakan master data

yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000

series.

7. PS-Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung

kegiatan-kegiatan berikut ini:

· Perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value

· Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan

cost element atau unit costing dan menetapkan waktu

kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

· Koordinasi dari resources melalui otomasi permintaan

material, manajemen inventori, network planning dari

orang, kapasitas, material, operating resources dan

servis

· Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana

selama proyek berjalan

· Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

C. Human Resources

Berfungsi untuk:

· Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan

tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang

berkaitan dengan SDM perusahaan

· Melindungi data personalia dari pihak luar

Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang

efisien melalui manajemen karir

Modul yang saat ini sangat diperlukan oleh LOGIN adalah dilihat dari permasalahan yang ada

Terjadinya kesenjangan kompetensi (Knowledge, Skill, dan Attitude) SDM antara yang dibutuhkan

oleh perusahaan dan SDM yang tersedia cukup lebar. Dan menurut saya SDM dulu yang perlu

dibenahi karena jika ada sistem tapi SDM nya tidak mampu menggunakan sistem itu, kegiatan bisnis

perusahaan tidak akan berjalan oleh karena itu yang diperlukan adalah :

o HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi

pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke

proses pembayaran gaji pegawai

Fungsinya adalah Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan

tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang

berkaitan dengan SDM perusahaan

· Melindungi data personalia dari pihak luar

Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang

efisien melalui manajemen karir

5. Tiga Perusahaan yang menggunakan sistem ERP : OCBC NISP, STIKes Dharma Husada, PT PUPUK

Kujang

a. ERP pada OCBC NISP

Dalam hal pengelolaan sumber daya manusia, OCBC NISP menggunakan Oracle Peoplesoft.Dalam

software ini ada menu-menu yang kesemuanya bisa digunakan untuk keperluan pengambilan

keputusan terutama di bidang kepegawaian.

Paket-paket ini mengidentifikasi himpunan tugas secara umum dan menyediakan aplikasi

layer secara umum untuk menangani keperluan tersebut. Manajemen basis data

mempertimbangkan pentingnya suatu data bersifat on-line, dan dapat diakses melalui jaringan

komputer.

Alasan mengapa menggunakan Peoplesoft antara lain:

- Mengurangi perulangan data

- Mencapai independensi data

- Menginteregasikan data beberapa file

- Mengambil data dan informasi dengan cepat

- Meningkatkan Keamanan

Database PeopleSoft terdiri dari dua komponen, sistem katalog PeopleSoft (atau

PeopleTools) dan data aplikasi. The PeopleTools,hampir sama dengan katalog sistem Oracle,

adalah repositori untuk aplikasi (catatan,panel, PeopleCode, dll).

Gambar berikut menggambarkan bagaimana PeopleSoft diatur dalam RDBMS Oracle:

Usage Examples

Application

Data

The Application Data layer houses the

actual user-entered data in the database

PS_PERSONAL_DATA

PS_PERSONAL_DATA

PS_EMPLOYMENT PS_EMPLOYMENT

PS_JOB PS_JOB

PeopleTools The PeopleTools layer houses the tools used

for development of the application

RECORDS RECORDS

PANELS PANEL

PEOPLECODE PEOPLECODE

RDBMS

Catalog

The RDBMS Catalog houses the core

structures that mae up the database

DBA_USERS (oracle) DBA_USERS (oracle)

SYSUSERS (Sybase/ SQL-Server)

SYSUSERS (Sybase / SQL-Server)

SYSUSERAUTH (DB2) SYSUSERAUTH

(DB2)

Catatan: Meskipun secara teknis tidak benar untuk menyebutnya sebagai database PeopleSoft,

komunitas pengguna umum mengacu seperti itu.

Database PeopleSoft ada dalam skema pengguna Oracle. Skema, SYSADM, berisi semua

benda yang membentuk aplikasi PeopleSoft.

Lingkungan berikut diperlukan untuk mendukung database PeopleSoft:

PSAU - PeopleSoft application update database (Aplikasi database update)

Development - Development database (Pengembangan database)

Testing - Regression and Integration testing database (Pengujian - Regresi dan Integrasi

database pengujian)

User acceptance - User testing and acceptance environment.(User pengujian dan

penerimaan lingkungan)

Struktur direktori yang direkomendasikan untuk menginstal aplikasi peoplesoft adalah sebagai

berikut:.

Contoh Instalasi produk PeopleSoft tunggal:

PSFT - PS_HOME PSFT - PS_HOME

HR750 - HRMS HR750 - HRMS

SQRBINW - Scribe SQR EXEs SQRBINW - Scribe SQR ongkos

CRW - Seagate Crystal Reports EXEs CRW - Seagate Crystal Reports ongkos

FOLIO - Folio and PeopleBooks Folio - Folio dan PeopleBooks

... ...

Contoh Menginstal beberapa produk PeopleSoft:

PSFT - PS_HOME PSFT - PS_HOME

HR750 - HRMS HR750 - HRMS

EP750 - Enterprise Performance EP750 - Kinerja karyawan

HE750 - Employee Admin HE750 - Admin karyawan

CRW - Seagate Crystal Reports EXEs CRW - Seagate Crystal Reports ongkos

SQRBINW - Scribe SQR EXEs SQRBINW - Scribe SQR ongkos

FOLIO - Folio and PeopleBooks Folio –

Ada tiga cara workstation klien dapat terhubung ke database PeopleSoft. Pertama dengan

menggunakan koneksi langsung dua tingkat dengan RDBMS Oracle menggunakan SQL * NET/Net8,

kedua menggunakan server aplikasi Tuxedo tiga-lapis, dan ketiga menggunakan sentakan tiga tingkat

/ kombinasi Tuxedo dapat terhubung ke halaman web PeopleSoft.

Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan dua tingkat, versi yang benar dari NET/Net8 *

SQL perlu diinstal.

Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan tiga tingkat, PeopleSoft Configuration

Manager akan dibutuhkan untuk mengkonfigurasi untuk terhubung ke server aplikasi.

Untuk terhubung dengan menggunakan pendekatan tiga-tier web, pengguna akan

memerlukan browser web dan alamat Universal Resource Locator (URL).

Menu-menu yang ada dalam peoplesoft yang digunakan di bank OCBC NISP antara lain:

1. Self Service

Menu ini digunakan terutama untuk keperluan khusus karyawan dan terdapat beberapa sub menu

seperti:

Review Transaction yaitu untuk mereview semua transaksi/kegiatan yang telah kita lakukan

dalam software peoplesoft.

OCBC NISP Medical yaitu untuk mereimburse klaim yang berkaitan dengan kesehatan,untuk

melihat history kesehatan karyawan dan melihat sisa saldo untuk klaim kesehatan karyawan.

OCBC NISP Overtime yaitu digunakan untuk menginput data apabila karyawan melakukan

kerja lembur.

Ocbc nisp Loan yaitu digunakan unuk melinat jumlah pinjaman karyawan.

Time reporting yaitu digunakan untuk laporan jadwal cuti dan sisa cuti.

Personal information untuk mereview dan mengupdate data-data pribadi karyawan.

Payroll and compensation untuk menangani permasalahan keuangan seperti history gaji

karyawan, mengupdate data terkini dari deposit setiap karyawan

Performance manangement digunakan untuk mengakses penampilan dan pengembangan

serta evaluasi yang dilakukan oleh karyawan

OCBC NISP overtime digunakan untuk melihat jam-jam lembur yang dilakukan oleh karywan

Time reporting digunakan untuk mengakses data jadwal, absensi kehadiran karyawan setiap

harinya

Benefits digunakan untuk mengakses data-data mengenai kesehatan, asuransi, tabungan

pensiun atau manfaat lain yang berguna untuk karyawan.

Learning and development untuk memasukkan informasi yang berkaitan dengan skill dan

kompetensi yang dimiliki oleh karyawan serta pelatihan apa saja yang dibutuhkan dan telah

dijalani oleh karyawan.

Performance management untuk mengakses dan mengetahui sejauh mana performance

karyawan serta evaluasi yang dihasilkan dari performance karyawan.

Dari system aplikasi diatas, oracle peoplesoft sudah masuk ke kategori aplikasi yang modern dan

canggih di bidangnya, selain itu menu pada aplikasi ini dibuat secara simple sehingga para karyawan

dapat dengan mudah mengaksesnya dan data yang di share pun akan semakin cepat untuk dibuat

keputusan yang tepat.

Selain itu menu-menu tersebut diatas sangat mewakili kebutuhan karyawan karena untuk

mengambil keputusan tidak diperlukan waktu yang lama tetapi keputusan akan dibuat secara real

time sangat jauh berbeda dengan system yang masih dijalankan secara manual seperti

contoh:apabila karyawan ingin mengajukan permohonan cuti tidak perlu menggunakan surat cuti

lalu dikirim ke kantor pusat,sehingga untuk dapat keputusan tersebut dibutuhkan waktu yang cukup

lama dari mulai mengirim surat sampai membuat keputusan.

Dari berbagai fitur yang ditawarkan, Peoplesoft mempunyai berbagai keunggulan antara lain

1. Cepat dalam pengambilan keputusan, karena semua bagian sudah terintegrasi ke dalam

sistem ini maka setiap ada informasi yang masuk, informasi yang berkaitan dengan SDM

akan cepat diterima oleh bagian personalia dan akan cepat diambil keputusan.

2. Client/server environment, Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses

antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstal. Oracle bertanggung jawab

menangani proses database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya

berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangi kemacetan jaringan. Oracle

mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga

mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk, sehingga ruangan harddisk

termanfaatkan secara efisien.

3. Multiuser, Oracle mendukung pelayanan banyak user, yang terkoneksi pada waktu yang

sama, dan mengakses data yang sama. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari

konflik data secara baik.

4. Connectibility, Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan

untuk mengakses data.

5. High transaction processing performance, Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan

data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada suatu

waktu.

6. Availability, Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus, 24 jam sehari.

Pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara on line, tanpa harus

mematikan database.

7. Manajemen Keamanan yang baik Oracle menghindari akses database dari pihak-pihak yang

tidak diinginkan. Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatsi dan memonitor akses data.

8. Database enforced integrity, Oracle mempunyai kontrol untuk mengendalikan data mana

saja yang dapat diterima database. Tidak perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di

satu database Oracle.

9. Portabilitas, Oracle dapat berjalan diberbagai sistem operasi, baik Linux, Windows, Unix, dan

masih banyak lagi. Aplikasi yang menggunakan data Oracle dapat dengan mudah mengakses

data Oracle yang berjalan di sistem apapun.

10. Distributed Sistem, Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang

secara fisik terpisah, namun secara logis terlihat seperti satu database.Replicant

environment Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang

berbeda-beda. Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak, server lain dapat

langsung menggantikan fungsinya.Oleh karena nya, banyak perusahaan mempercayakan

pengolahan database mereka dengan menggunakan Oracle.

B.ERP pada STIKes Dharma Husada

STIKes Dharma Husada mulai mencari perusahaan rekanan yang dapat membantu membuat sebuah

sistem ERP, pada saat itu STIKes Dharma Husada memilih PT MQ Solution untuk membuat Sistem

ERP.

PT MQ Solution memberikan rancangan sebuah sistem ERP dengan menggunakan Software

Database Oracle.

Oracle mendominasi pasar database server, hal ini mungkin didasarkan kepada banyak perusahaan

berskala besar mengunakan Oracle dalam mengelola datanya. Perusahaan Oracle didirikan pada

tahun 1977 oleh tiga orang programmer, Bob Miner, Ed Oates dan Larry Ellison yang menjabat

sebagai CEO (Chief Executive Officer). Konon, dari ketiga programmer tersebut, Larry adalah yang

‘nomor 3′ dalam programming. Larry lebih sering (dan lebih senang) mengerjakan pemasaran, dan

drop out dari kuliah karena keasyikannya di Oracle. Perusahaan ini berkonsentrasi pada pembuatan

database server di mainframe. Kisah sukses Oracle Corp terkait dengan sejarah dan teori database

relasional.

Larry Ellison penemu Software Development Laboratories Tahun 1977. Tahun 1979 SDL dirubah

menjadi RSI memperkenalkan produk Oracle Versi 2 sebagai awal produk komersial relational

database system. Versi ini tidak mendukung transaksi tapi menerapkan basic SQL untuk query dan

joins. RSI tidak pernah meluncurkan versi 1 sementara versi 2 di anggap sebagai trik marketing.

Tahun 1983 RSI merubah namanya menjadi oracle corporation.

Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen

basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk

bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer

(platform).

Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat

perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977.

Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang.

Oracle menggunakan SQL (Structured query language) sebagai bahasa perantara antara user dan

database. Kemudian Oracle Corp mengembangkan sebuah bahasa procedural yang mereka sebut

sebagai PL/SQL. Dengan menggunakan kedua bahasa ini, seorang user dapat mengoptimalkan

penggunaan database Oracle.

Keunggulan Oracle dibanding dengan yang lain :

1. Client/server environment

Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses antara database server dan aplikasi

client. Server yang terinstal Oracle bertanggung jawab menangani proses database, sementara

client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini

akan mengurangi kemacetan jaringan.

2. Ukuran database yang besar dan pengaturan space

Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga

mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk, sehingga ruangan harddisk

termanfaatkan secara efisien.

3. Multiuser

Oracle mendukung pelayanan banyak user, yang terkoneksi pada waktu yang sama, dan mengakses

data yang sama. Dengan fasilitas ini , Oracle mampu menghindari konflik data secara baik.

4. Connectibility

Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan untuk mengakses data.

5. Hight transaction processing perfomance

Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah

transaksi sangat banyak pada suatu waktu.

6. Availability

Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus, 24 jam sehari. Pemisahan sistem

komputer dan proses backup dapat dilakukan secara on line, tanpa harus mematikan database.

7. Manajemen Keamanan yang baik

Oracle menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak diinginkan. Oracle memiliki fitur yang

baik untuk membatsi dan memonitor akses data.

8. Database enforced integrity

Oracle mempunyai kontrol untuk mengendalikan data mana saja yang dapat diterima database.

Tidak perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di satu database Oracle.

9. Portabilitas

Oracle dapat berjalan diberbagai sistem operasi, baik Linux, Windows, Unix, dan masih banyak lagi.

Aplikasi yang menggunakan data Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan

di sistem apapun.

10. Distributed system

Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang secara fisik terpisah, namun

secara logis terlihat seperti satu database.

11. Replicant environment

Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini sangat

membantu jika salah satu server rusak, server lain dapat langsung menggantikan fungsinya.

Oleh karena nya, banyak perusahaan mempercayakan pengolahan database mereka dengan

menggunakan Oracle.

Pada dasarnya sistem informasi mempunyai 5 (lima) fungsi yang satu sama lain saling terkait yaitu:

a. Sistem Informasi keuangan (anggaran) yang merupakan bagian dari sistem informasi

menajemen yang menangani pemrosesan pengajuan, pengontrolan dan koordinasi di dalam

perusahaan/organisasi yang disesain untuk membantu perusahaan/organisasi berjalan lebih

cepat dan efisien dengan melakukan pemrosesan secara otomatis terhadap aktivitas

kerjanya.

b. Sistem Informasi Manajemen yang mengumpulkan, memproses data untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan manajer untuk perencanaan,pengendalian, dan pengelolaan

setiap aktivitas kerja pada bidangnya masing-masing. Bnetuk dari informasi yang dihasilkan

adalah secara terstruktur dan rutin dihasilkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

c. Sistem pendukung keputusan nyang menyediakan alat bagi manjaer untuk membantu

memecahkan masalah yang semi terstruktut yang dihadapi. Sistem ini bukan dirancang

untuk memecahkan masalah,tetapi mempunyai kemampuan untuk menyajikan sekumpulan

informasi yang dibutuhkan manajer atau pimpinan dalam mengambil keputusan.

d. Sistem informasi eksekutif yang dirancang khusu untuk kebutuhan eksekutif puncak, yaitu

orang-0orang yang berada ditingkat paling tinggi dalam perusahaan atau organisasi.

Informasi yang dibuat dasarikan dari sistem informasi yang berada didalam perusahaan atau

organisasi berdasarkan data yang dimilkinya.

e. Sistem pendukung peningkatan produktivitas pegawai, seperti contohnya penggunaan mail

dalam berkomunikasi.

Pada prinsipnya ada 4 sistem aplikasi korporasi yang dibutuhkan di STIKes Dharma Husada

diantaranya :

1. ABSIS = Absence Information sistem yaitu digunakan untuk sistem payroll

2. BUDIS = Budgeting Information System

3. FINIS = Finance Information System

4. ACTIS = Accounting Information System

Yang akan dibahas disini adalah mengenai Sistem FINIS atau dapat disebut juga sebagai CABIS .

Finance Information system (FINIS) adalah modul yang ditujukan untuk mengolah data keuangan

dalan satu perusahaan atau organisasi.

Sistem informasi ini menghasilkan laporan keuangan kas dan Bank.

Dalam mengerjakan sistem ERP ini ada beberapa Tahapan diantaranya :

1. Perencanaan Proyek, adalah perencanaan keseluruhan untuk mengejkan proyek.

Perencanaan proyek didefiniskan kedalam tahapan-tahapan pelasanaan proyek diantaranya

ruang lingkup proyek, organisasi proyek, tanggung jawab pihak-pihak yang berkompeten,

dan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Perencanaan pelaksanaan proyek juga didefinisikan

prose pelaporan kepada STIKes Dharma husada untuk menindak lanjuti hasil pelaksanaan

proyek yang telah dilakukan.\

2. Perencanaan Garansi, mendeskripsikan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan, fungsi atau

area dari sistem yang akan dipelihara, jadwal garansi juga pelaporan jika ada kerusakan,

gangguan atau perubahan prosedur.

3. Spesifikasi Desain awal, mendeskripsikan permintaan paada sistem yang akan dibuat.

Tahapan ini akan menjadi level teratas dalam mendesain suatu sistem. Persetujuan dengan

konsumen pada desain level teratas akan mengijinkan pengembang untuk memprose

kedalam desai sistem yang lebih detail. Dokumen ini akan mendifinisakan permintaan

fungsional dan keunggulkan operasional dari desain yang dibuat.

4. Spesifikasi Desai Kritikal, berisi diagram aliran data, nama program dan file data, interkasi

anatar komponen sistem dana mendeskripsikan desain untuk tiap-tiap bagian dari sistem.

Dokumen ini akan menjadi acuan dalam pekerjaan implementasi.

5. Spesifikasi Tes dan Uji Coba, menspesifikasikan tes apa saja yang akan dilakukan selama uji

coba bersama. Untuk tiap bagian tes akan didokumentasikan langkah pengetasn dan kondisi

seharusnya yang dihasilkan.

6. Manual sistem operasi didalamnya mencakup ruang lingkup sistem dan prosedur pekerjaan

untuk mengoperasikan dan memelihara sistem yang secara cepat mendeskripsikan

bagaimana men set-up sistem komputer, bagaimana menggunkan password pengguna,

bagaimana untuk melakukan back up data dan bagaimana mengintrepetasikan pesan dari

sistem.

7. Petunjuk Pemakaian , mendeskripsikan user interface dan detail dari fungsi yang beraneka

ragam. Bagian dasar dari petunjuk penggunaan ini adalah cara log on, log in, cara

pengoperasian sistem mencetak laporan dan mencari/ memperbaiki kerusakan.

8. Transfer teknologi dan Pelatihan, ini akan dilakukan setelah proses pengerjaan proyek telah

selesai sebelum diimplementasikan oleh pengguna, yang pada pelaksanaannya dibagi

menjadi 4 tahap yaitu:

a. Pelatihan bagi system Administator.

b. Pelatihan untuk menggunakan dan mengoperasikan sistem

c. Pelatihan bagi staf IT

d. Transfder teknologi dalam artian teknologi yang dipergunakan untuk melakukan

pembangunan sistem akan diajarkan kepada pihak pemilik proyek sehingga pemilik

proyek mempunyai pengetahuan mendalam tentang sistem yang dimilikinya.

Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas mendasari pembuatan Cash & Bank Information

System ( Cabis). CABIS ini terdiri dari sekumpulan modul yang saling berhubungan dan bekerja sama

untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mengelola data melauli berbagai tahapan yang

berurutan untuk diolah menjadi informasi yang berguna sebagai sarana untuk

perencanaan,pengendalian koordinasi,analisis dan pengambilan keputusan di bidang bisnis dan

organisasi lain berdasarkan posisi transaksi dan data finansial lainnya.

Didalam CABIS mempunyai 5 fungsi sistem informasi yang satu sama lain saling terkait yaitu:

a. CABIS sebagai sistem informasi keuangan yang merupakan bagian dari sistem informasi

manajemen yang menangani pemrosesan transaksi bisnis perusahaan dan data finansial

yang didesain untuk membantu organisasi berjalan lebih cepat dan efisien dengan

melakukan pemrosesan secara otomatis terhadap aktivitas transaksinya.

b. CABIS adalah sistem informasi manajemen yang mengumpulkan, memproses, data untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajer untuk perencanaan, pengendalian, dan

pengelolaan organisasi. Bentuk dari informasi yang dihasilkan adalah secara terstruktur dan

rutin dihasilkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Seperti laporan rutin periode mingguan

bulanan, ataupun tahunan atas posisi kas dan bank

c. CABIS sebagai sistem pendukung keputusan yang menyediakan alat bagi manajer untuk

memecahkan masalah yang semi terstruktur dan tidak terstruktur yang dihadapi. Sistem ini

bukan dirancang untuk memecahkan masalah, tetapi mempunyai kemampuan untuk

menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu manajer atau pimpinan dalam

mengambil keputusan. Contoh informasi mengenai posisi kas, bank dan laporan cash flow

yang disajikan secara spesifik dan mempunyai tipe dan model yang bermacam-macam

dipilah-pilah dan dikategorikan sesuai dengan permasalahan yang mungkin dihadapi.

d. CABIS sebagai sistem informasi eksekutif yang dirancang khusus untuk kebutuhan eksekutif

puncak, yaitu orang-orang yang berada ditingkat tinggi dalam perusahaan atau organisasi.

Informasi yang dibuat disarikan dari sistem informasi yang berada dalam perusahaan atau

organisasi berdasarkan posisi transaksi bisnis dan transaksi finansialnya.

Cabis sebagai sistem informasi berbasis data

CABIS memberikan kemudahan kepada pemakainya untuk menciptakan database dan

menyimpannya, mengakses, menyortir, memelihara data didalam database yang memungkinkan

para pemakai untuk mengakses data secara bersama sama dengan menggunakan beberapa

aplikasi.

Keuntungan CABIS sebagai sistem informasi berbasis data diantaranya adalah:

a. Independensi data, yaitu data independen terhadap program aplikasi.

b. Mengurangi data redudancy, dimana data tidak disimpan lebih dari satu tempat.

c. Standarisasi data, dimana item-item data mempunyai definisi yang standar.

d. Mengurangi ketidakkonsitenan data, dimana kalau disimpan dilebih satu tempat ada

kemungkinan satunya di update satunya tidak.

e. Integrasi data, dimana data bisa diakses untuk memenuhi permintaan informasi yang

tidak diperkirakan sebelumnya tanpa harus menulis program yang baru.

f. Kepemilikan data bisa dibagi

g. Pengendalian atas data yang dilakukan secara terpusat

h. User friendly, user mudah dalam mengoperasikan dan menggunakannya

i. Real time, dalam artian data yang tersimpan dalam database adalah data terbaru

dimana user dapat melihat transaksi yang telah dilakukan saat ini.

j. Keamanan data terjaga dimana hanya user tertentu yang bisa masuk dalam aplikasi dan

tiap user mempunyai tingkat wewenang yang berbeda tergantung level manajemen.

CABIS dirancang dengan memperhatikan prinsip prinsip perancangan sistem yaitu:

a. Memiliki perspektif global, dimana aplikasi dipandang sebagai sisi keseluruhan

sistem informasi dan memiliki master plan database yang utuh.

b. Menggunakan perancangan atas-bawah(top down desig), dimana perancangan

database secara diawali dengan pengenalan kebutuhan manajemen, pendekatan ini

menitik beratkan pada kebutuhan informasi dari manajemen senior dan menengah.

c. Memberikan laporan secara selektif, dimana database dirancang sedemikian rupa

sehingga menghasilkan satu jenis laporan utama yang dapat diberikan kepada setiap

kegiatan manajemen, yang salinan rinciannya dapat disiapkan sesuai permintaan .

d. Memberikan database yang berbeda untuk tingkat manejer yang berbeda, dimana

database database dirancang sesuai dengan jenis kegiatan manajerial dan tingkat

manajerial tertentu.

Model pemrosesan CABIS

CABIS menggunakan pemrosesan secara online dimana setiap transaksi dapat langsung diproses

setiap saat oleh beberapa pemakai. Pemakai dapat langsung berhubungan dengan alat pemroses

yang ada di terminal. Sistem online ini memungkinkan menerima input langsung dari pemakai yang

ada di lokasi kerjanya masing masing sekaligus mengirimkan kembali outputnya langsung kepada

pemakai. Contoh dari pemrosesan online ini misalkan pemakai bisa mengetahui posisi laporan cash

flow per saat ini.proses online ini didukung dengan arsitektur jaringan area local (LAN) dimana

jaringan melingkupi area gedung/kantor yang dihubungkan dengan kabel

Deskripsi umum cabis

Pada dasarnya modul cash & bank informasi system (CABIS) mempunyai hubungan yang erat dengan

modul lainnya yaitu:

a. ACTIS

b. BUDIS

Bagian kasir memasukan data ke modul CABIS untuk menghasilkan kwitansi dan memasukan

transaksi ke dalam kas masuk atau bank masuk.

Modul ACTIS digunakan untuk memantau jurnal pendapatan dan memantau mutasi

debet/kredit

Untuk lebih mengetahui secara lebih jelas baca juga system/ sub system design.

Petunjuk awal penggunaan modul cabis

Untuk menjalankan program, anda harus mengaktifkan program ini dengan cara mengklik icon CABIS

yang ada pada destop anda, maka akan muncul tampilan login.

Alur Kerja DP Kas Keluar

a. Peohon berdasarkan kebutuhan mengajukan DP yang disampaikan kepada ADUM bagian

yang bersangkutan

b. ADUM akan memasukkan permohonan DP tersebut ke dalam program DP berdasarkan

jumlah DP yang diminta, jika DP kurang dari 5 juta maka DP diambil dari kas sedangkan jika

DP diatas 5 juta maka DP diambil dari Bank.

c. DP tersebut akan mengalir secara otomatis kepada kepala bagian yang bersangkutan untuk

mendapatkan persetujuan. Jika kepala bagian setuju dengan DP yang diajukan maka DP

tersebut akan masuk ke bagian anggaran dan jika Dp tersebut batal dan pemohon harus

mengkoreksi permohonan DP tersebut.

d. DP yang disetujui Kepala Bagian akan mengalir ke bagian anggaran untuk mendapatkan

verifikasi dan persetujuan dari pihak anggaran> Jika Dp tersut disetujui maka DP tersebut

akan mengalir ke bagian akunting. Jika DP tersebut tidak disetujui maka DP tersebut

dikembalikan ke bagian asal DP untuk dikoreksi. Proses koreksi sendiri baru bisa dilakukan

jika Kepala Bagian tempat DP tersebut berasal mengubah status permohonan DP dari

disetujui menjadi ditolak.

e. DP yang disetujui Anggaran akan mengalir ke bagian akunting untuk mendapatkan verifikasi

da persetujuan dari pihak akuntansi. Jika DP tersebut tidak disteujui maka DP tersebut

dikembalikan ke anaggaran kemuadia diteruskan ke asal DP untuk dikoreksi. Proses koreksi

sendiri baru bisa dilakukan jika Anggaran mengubah status permohonan DP dari disetujui

menajdi ditolak dan Kepala Bagian temat DP tersebut berasal mengubah status permohonan

Dp dari disetujui menjadi ditolak.

f. DP yang disetujui akuntansi akan masuk ke Cashier untuk dibayarkan.

C.ERP pada PT PUPUK KUJANG

Sistem ERP pada IFS untuk sistem pembelian purchasing dan inventori prosesnya dimulai dengan

Permintaan atau material request oleh user kemudian dokumen tersebut di input pada sistem IFS.

biro material menerima permintaan pembelian tersebut dari user kemudian melakukan dan

membuat rencana pengadaan material. Biro material mengcek ke gudang dalam IFS ditampilkan

data persediaan material yang ada digudang. Dan jika barang tersebut tidak terdapat pada sistem IFS

maka biro material menginput permintaan pembelian untuk barang-barang yang tidak tersedia di

gudang, berdasarkan data-data persediaan yang terdapat pada sistem IFS. Setelah itu bagian biro

pengadaan melakukan pengecekan secara rutin pada sistem IFS dan jika ada permintaan dari biro

material, biro pengadaan mencari vendor-vendor yang ada pada data base pada IFS dan secara

sistem otomatis, dan sistem IFS memberikan informasi vendor yang bERPotensial melalui proses-

proses grading. Dan setelah itu melakukan penawaran harga terhadap vendor yang tERPilih, bagian

finace menerima data tersebut untuk harga untuk dibandungkan atau di komper dengan anggaran

yang tersedia. Jika harga telah sesuai dengan anggaran yang tersedia bagian anggaran akan

menyetujui pembelian dengan harga yang ditawarkan dan setelah mendapatkan persetujuan dari

bagian keuangan. Kemudian baggian biro pengadaan mencetak purchase order untuk dicetak dan

dikirimkan ke vendor yang tERPilih dan rekapnya diserahkan kepada bagiaan pengendalian barang

dan bagian pengendalian keudian akan secara otomatis data tersebut dikirimkan ke bagian

keuangan dan penerimaan barang disetujui dengan sistem pengiriman barang. Setelah proses

tersebut vendor akan mengirimkan material yang dipesan yang akan diterima oleh bagian

penerimaan barang untuk dilakukan inspeksi dan di komper dengan purchase order yang diterima

dibagian biro pengadaan. Dan jika barang sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan yang tampil

pada sistem IFS barang tersebut akan diserahkan ke gudang. Kemudian gudang akan menyerahkan

ke bagian produksi

Menurut pendapat kami sistem persediaan dan sistem pengadaan yang terdapat pada sistem IFS

yang telah diterapkan oleh PT. pupuk kujang telah menunjang opersional. Ini bisa dilihat pada sistem

pengadaan dan persediaan digudang. Dimulai dengan user sampai ke bagian pengadaan barang

untuk persediaan semuanya sudah terkomputerisasi dan tersistematis sehingga memudahkan kita

untuk bekerja tanpa harus memakan waktu dan biaya lebih besar.

Dengan adanya IFS telah menghemat waktu produksi dan menghemat biaya perusahaan sehingga

output atau barang yang diproduksi menjadi sangat meningkat.

Persamaan dalam penggunaan ERP pada ketiga perusahaan tersebut.

1. Tujuan penggunaan ERP yaitu :

Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol

kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan

produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan

besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-

beda

Keuntungan yg bisa diukur

Penurunan inventori

Penurunan tenaga kerja secara total

Peningkatan service level

Peningkatan kontrol keuangan

Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

2. Menempuh berbagai tahapan Implementasi yaitu: Tahapan Perencanaan, Tahapan

Analisis, Tahapan Desain, Tahapan dukungan Teknis, Tahapan Implementasi.

Perbedaannya antara ketiga perusahaan itu adalah adanya:

Pada Pupuk Kujang dan OCBC NISP karena perusahaan ini sudah berskala besar maka komitmen dari

Top Management, Middle Management sudah terbentuk sehingga dalam penerapannya pun tidak

mengalami permasalahan, sedangkan pada STIKes Dharma Husada Top management belum dapat

berkomitmen bahkan adanya ketidakmampuan dari SDM atau tidak siapanya SDM menggunakan

sistem Erp sehingga tujuan perusahaan masih belum tercapai, report dari hasil sistem Erp pun hanya

bisa dibaca oleh segelintir pihak.

Untuk Kasus pada perusahaan LOGIN yang dapat dishare adalah:

1. Harus Ada komitmen yang sunguh – sungguh dari TOP management

2. Adanya komunikasi yang baik, secara vertikal maupun horizontal

3. Keberanian menyatakan bahwa ERP adalah penting dan strategis

4. Adanya pemilihan ERP yang tepat jangan sampai ada Sejumlah infrastruktur bisnis LOGIN

dirasakan kurang memenuhi spesifikasi teknis, banyak yang menganggur (idle), dan over

capacity

5. Menyakinkan dalam akurasi data untuk pengambilan keputusan

6. Menyadari bahwa investasi dalam sistem informasi adalah bersifat jangka panjang.

7. Membentuk struktur organisasi yang fleksibel,adapif dan responsif terhadap perubahan.

6). Ringkasan (summary) tentang kecenderungan terbaru (the newest trends) tentang e-business

software, termasuk software ERP, CRM, SRM, dan SCM

Pesan Instan tren terbaru dalam perangkat lunak e-commerce

Hari ini, komunikasi harus cepat, terutama untuk bisnis. Masukkan pesan instan.

teknologi IM, dipopulerkan oleh's Instant Messenger dan perangkat lunak America Online ICQ,

adalah hit tumbuh di kalangan konsumen sebagai cara murah dan mudah untuk

berkomunikasi. Sekarang ide itu memegang kalangan bisnis.

pembuat perangkat lunak Novell, Aliansi Sun-Netscape, anak perusahaan IBM Lotus dan lain-lain

sedang membangun perangkat lunak baru IM dirancang untuk penggunaan bisnis dengan fitur-fitur

baru seperti meningkatkan keamanan dan kemampuan audio dan video.

E-commerce situs Web, seperti Lands End ', dan 800.com menggunakan pesan instan sebagai

alternatif untuk panggilan telepon dan email untuk berkomunikasi dengan pelanggan.

Para pengamat mengatakan bisnis instant messaging masih dalam masa pertumbuhan, tapi itu alat

vital untuk komunikasi, seperti pager, ponsel dan voice mail. IBM dan eksekutif Sun-Netscape

mengatakan mereka pernah mendengar tentang eksekutif negosiasi kontrak dan akuisisi perusahaan

melalui instant messaging.

"Olahpesan cepat menjadi sebuah teknologi penting bagi perusahaan yang menginginkan untuk

meningkatkan upaya kerjasama dan meningkatkan produktivitas," kata analis Giga Information

Group Rob Enderle. "Ini merupakan salah satu peluang terkuat untuk menerapkan teknologi dengan

cara yang membuat perusahaan lebih kompetitif."

EXP.com, sebuah situs saran online Web, adalah salah satu perusahaan tersebut. Start-up

menggunakan software pesan instan untuk pasangan konsumen dengan para ahli pihak ketiga dan

untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Sekitar sepertiga dari situs interaksi antara konsumen dan

ahli berlangsung melalui pesan instan, perwakilan perusahaan tersebut.

"Anda bisa melihat bahwa orang lain ada di sana. Anda tidak melihat bahwa dengan email atau

telepon," kata presiden EXP.com Mark Benning pada konferensi World Internet di Los Angeles hari

ini. "It's real-time, itu langsung - Anda mengharapkan jawaban segera kembali."

Bisnis memiliki berbagai perangkat lunak pesan instan untuk memilih dari. Perusahaan-perusahaan

yang ingin instant messaging untuk karyawan mereka hanya dapat menggunakan perangkat lunak

bebas yang dibuat oleh AOL, Microsoft MSN, Tribal Suara dan perusahaan lainnya pesan Bersih.

Tetapi dengan bisnis lebih banyak menggunakan teknologi, perusahaan-perusahaan seperti Lotus,

Novell dan Aliansi Sun-Netscape sedang membangun instan messaging perangkat lunak mereka

sendiri dengan fitur keamanan atau kemampuan untuk mengikat ke jaringan perusahaan

perusahaan.

John Patrick, wakil presiden IBM teknologi internet, kata bisnis menuntut keamanan lebih, sehingga

perusahaan perangkat lunak yang mengenkripsi pesan yang masuk melalui Internet publik.

Baik Lotus dan Novell menawarkan pesan teks nirkabel dan memiliki lisensi protokol Instant

Messenger's AOL, sehingga pengguna perangkat lunak dapat berkomunikasi dengan para pelanggan

AOL. Sun-Netscape akan segera membangun teknologi AOL Instant Messenger ke dalam keluarganya

perangkat lunak e-commerce.

Ketiga perusahaan mengatakan perangkat lunak mereka bisa mengikat langsung ke perangkat lunak

direktori korporat perusahaan - database pusat informasi, atau "halaman kuning," untuk informasi

pengguna perusahaan.

Dengan begitu, eksekutif perusahaan dapat mengirimkan pesan instan memperingatkan setiap

karyawan perusahaan tentang pertemuan wajib atau berita lainnya, kata John Gailey, wakil presiden

Novell layanan Internet, perusahaan yang merilis software instant messaging pekan lalu.

Baik Lotus dan Novell berencana untuk menambahkan audio dan video dalam versi mendatang

perangkat lunak. Lotus software juga memungkinkan perusahaan untuk mengadakan pertemuan

dengan beberapa orang pesan instan satu sama lain. Akhir tahun ini, perusahaan akan

menambahkan perangkat lunak terjemahan yang mendukung delapan bahasa, termasuk Jerman dan

Cina, sehingga pesan diketik dalam bahasa Cina dapat dibaca oleh penerima dalam bahasa Inggris.

"Kami melihatnya sebagai kemampuan e-bisnis yang fundamental," kata IBM Patrick. "Di

permukaan, orang berpikir itu sejumlah besar remaja memiliki obrolan, namun dalam konteks bisnis,

ia memfasilitasi dialog bisnis yang lebih produktif Jadi pengacara bisa bernegosiasi,. Dan pada saat

yang sama mereka bertukar pesan instan bawah meja dengan pasangan mereka . "

Tetapi perusahaan-perusahaan yang menggunakan pesan instan untuk berkomunikasi dengan

pelanggan juga. Beberapa perusahaan e-commerce, seperti EXP.com, menciptakan chat software

dari open source program messaging seperti AOL ICQ, sementara yang lain yang beralih ke

perusahaan perangkat lunak komunikasi seperti eGain, eShare dan ketajaman.

Microsoft mengatakan rencananya untuk mengintegrasikan pesan instan sebagai bagian dari strategi

baru untuk membangun perangkat lunak berbasis internet dan layanan untuk bisnis dan

konsumen. Presiden Microsoft Steve Ballmer musim gugur yang lalu mengatakan, perusahaan

berencana untuk menawarkan pesan instan sebagai teknologi yang operator situs Web dapat sewa

atau lisensi.

Online 800.com toko elektronik meluncurkan "penasehat instan" nya layanan pada bulan Agustus,

memungkinkan pelanggan untuk mengobrol langsung dengan perwakilan layanan

pelanggan. Perusahaan ingin memungkinkan konsumen dan usaha kecil dengan pertanyaan-

pertanyaan untuk mendapatkan jawaban langsung tanpa harus memutuskan sambungan dari

Internet.

Menggunakan teknologi messaging yang disediakan oleh ketajaman Quintus milik, perwakilan

800.com bisa chatting dengan konsumen, mengirim diagram, dan merekam percakapan untuk

dikirim ke pelanggan sesudahnya.

Namun dukungan pelanggan melalui pesan instan tidak murah. Meskipun perwakilan dapat chatting

dengan sampai lima pelanggan pada satu waktu, 800.com kepala pejabat pemasaran Tim Zuckert

mengatakan biaya berurusan dengan pelanggan lebih dari chatting adalah sama dengan

berkomunikasi dengan mereka melalui telepon.

"Tidak ada penghematan biaya," kata Zuckert. "(Tapi) kita melihat ini sebagai kesempatan untuk

melakukan dialog yang lebih baik dengan pelanggan kami ini mengurangi risiko kepada kita bahwa

pelanggan akan meninggalkan situs dan tidak kembali.."