Jahres- und Gesamtabschluss€¦ · Strategie und Organisation . 3 ... 11:30 Uhr Konsolidierung leicht gemacht! - Den Konsolidierungsprozess optimal ... Hr. Saldo z fertig z offen

Jahres- und Gesamtabschluss vom steinigen Weg zur gelebten Routine

www.ipm.berlin

Herzlich willkommen zum Infotag! Magdeburg 27. März 2019

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Institut für Public Management

Wer sind wir?

Dr. Christian Müller-Elmau Oliver Massalski

Benjamin Wagner

Christoph Lehmitz

Stephan Lübke

Falko Loof

Arndt Krischok

Barbara Knöfel

Thomas Kusyk

Natalie Schmitt

Internes Rechnungswesen

Externes Rechnungswesen

Strategie und Organisation

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Was machen wir?

Wir erstellen • Eröffnungsbilanzen • Jahresabschlüsse • kommunale Gesamtabschlüsse • Wirtschaftlichkeitsgutachten • Gebührenkalkulationen

Wir schulen Sie zu den Themen • Neues kommunales Haushalts- und

Rechnungswesen • Kosten- und Leistungsrechnung • Kalkulation und Beiträge • Strategie und Organisation

Wir prüfen • Wirtschaftlichkeitsberechnungen • Haushaltssicherungskonzepte • Satzungen

Wir beraten zu den Themen • Berichtswesen • Kosten- und Leistungsrechnung • Prozessoptimierung

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Agenda

10:15 Uhr Vorbereitung ist alles! Wie schlanke Prozesse und einheitliche Formulare

für einen schnelleren Ablauf bei den Jahresabschlussarbeiten sorgen

11:15 Uhr Pause

11:30 Uhr Konsolidierung leicht gemacht! - Den Konsolidierungsprozess optimal

gestalten und schneller zum Gesamtabschluss gelangen.

12:30 Uhr Pause

13:15 Uhr Verhältnis von Aufwand und Nutzen des Jahres- und Gesamtabschlusses

Analyse einer ungeliebten Pflicht

14:30 Uhr Abschluss - Zeit für Fachgespräche und Erfahrungsaustausch

Begrüßung und Vorstellung des Programms

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Vorbereitung ist alles! Wie schlanke Prozesse und einheitliche Formulare für einen schnelleren Ablauf bei den Jahresabschlussarbeiten sorgen.

10:15 – 11:15 Uhr

Barbara Knöfel

Christoph Lehmitz

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Stand der Eröffnungsbilanzen im September 2016

Im September 2016 konnten rund 57 % der Kommunen eine Eröffnungsbilanz vorlegen.

Anzahl Anteil Eröffnungsbilanz erstellt 140 56,68% Eröffnungsbilanz offen 107 43,32% 247 100,00%

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Stand geprüfter Eröffnungsbilanzen im September 2016

Bis September 2016 konnten rund 22 % der vorliegenden Eröffnungsbilanzen geprüft werden.

Anzahl Anteil Prüfung erfolgt 53 21,46% Prüfung offen 194 78,54% 247 100,00%

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Die Zeit läuft

Jahresabschluss in 4 Monaten…

Selbst unter optimalen Bedingungen ist es problematisch Jahresabschlüsse fristgerecht vorzulegen.

Ein Aufstellungszeitraum von 4 Monaten ist vorstellbar, derzeit aber nicht realistisch.

„Schnelle“ Kommunen benötigen in der Regel zwischen 4 und 8 Monaten für den Abschluss eines Haushaltsjahres.

Szenario EÖB 2013 2013er JA 2014er JA 2015er JA 2016er JA 2017er JA 2018er JA 2019er JA 2020er JA 2021er JA

illusorisch Monate 8 6 4 4 4 4

Okt. 16 Jun. 17 Dez. 17 Apr. 18 Aug. 18 Dez. 18 Apr. 19

optimal Monate 12 10 8 6 6 6 6 6 6

Okt. 16 Okt. 17 Aug. 18 Apr. 19 Okt. 19 Apr. 20 Okt. 20 Apr. 21 Okt. 21 Apr. 22

verzögert Monate 18 14 12 10 8 6 6 6 6

01.10.2016 Apr. 18 Jun. 19 Jun. 20 Apr. 21 Dez. 21 Jun. 22 Dez. 22 Jun. 23 Dez. 23

real Monate 24 18 14 12 10 8 8 6 6

01.10.2016 Okt. 18 Apr. 20 Jun. 21 Jun. 22 Apr. 23 Dez. 23 Aug. 24 Feb. 25 Aug. 25

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Kein Abschluss! Kein Problem?

Auswirkungen der Verzögerungen

Buchhaltung

Arbeiten werden ausgesetzt oder schlicht vergessen. Bereits erfolgte Arbeiten sind später oft nicht mehr nachvollziehbar.

Buchungs- und Dokumentationsstau belasten laufende Buchführung.

Bilanzielle Risiken können steigen und zu ungewollten Aufwendungen führen (z.B. bei der Forderungsbewertung oder durch außerplanmäßige Abschreibungen).

Haushaltsplanung

Plan-Ist-Vergleiche lassen sich nicht mehr durchführen.

Ist-Daten als Planungsgrundlage sind nicht vorhanden.

Fördermittel/Unterstützungsleistungen hängen oftmals vom Jahresabschluss ab.

Politik

Politische Ebene möchte Informationen und wird zunehmend ungeduldig.

Politische Ebene könnte vermuten, dass die Verwaltung nicht transparent arbeitet.

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Wer die Ursachen kennt, kann auch handeln…

4 entscheidende Faktoren für eine funktionierende Buchführung

Personal/

Qualifikation

Organisation/ Prozesse

System/

Technik

Führung/

Innovation

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Faktoren für eine funktionierende Buchführung

„Frau Meier kommt aus dem Bereich Steuern und soll jetzt Anlagenbuchhaltung machen“

Mitarbeiterzahl

Buchhaltung kann nur mit einer ausreichenden Mitarbeiterzahl bewerkstelligt werden.

Qualifikation

Wesentliche Bedeutung hat die Qualifikation der Mitarbeitenden. Dies betrifft sowohl die fachliche sowie die technische Befähigung der Mitarbeitenden.

Stellenzuordnung

Entscheidend ist nicht nur die bloße Anzahl der Mitarbeitenden, sondern auch eine jeweils zutreffende Stellenzuordnung.

Personal/Qualifikation

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„Das Bauamt bearbeitet die Investitionsfördermittel.

Wir bekommen die Abrechnung erst wenn alles fertig ist“

Strukturen

Das Rechnungswesen betrifft nahezu alle Bereiche der Verwaltung, daher ist eine strukturierte Zusammenarbeit erforderlich.

Termine

Abläufe sind oft unzureichend organisiert: z.B. werden notwendige Informationen nicht rechtzeitig bereitgestellt.

Standards/Regeln

Abläufe sind oft nicht standardisiert und ausreichend aufeinander abgestimmt. Fachabteilungen arbeiten teilweise ohne interne Prozessregeln/Dienstanweisungen.

Organisation/Prozesse

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„Unsere Verbindlichkeitenübersicht erstellen wir mit Excel“

Anforderungen

HKR-Software-Systeme sollen den organisatorischen Anforderungen der Gemeinden und den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Integration/Aktualität

HKR-Software-Systeme müssen auf dem aktuellen Stand und systematisch in die Infrastruktur der Gemeinde eingebunden sein.

Funktion und Funktionsumfang

HKR-Software- und Systeme sollen den Buchungsprozess und die Jahresabschlusserstellung erleichtern und beschleunigen.

System/Technik

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„Wir haben von Anfang an gesagt, dass wir die Doppik nicht brauchen!“

Umsetzung

Die Umsetzung des Haushalts- und Rechnungswesens steht fest. Zuständig und Verantwortlich für die Umsetzung der Vorschriften des NKHR ist die Verwaltungsführung.

Zielsetzung

Das Projekt der Umstellung des Rechnungswesens endet erst mit der fristgerechten Aufstellung der Jahresabschlüsse (Gesamtabschlüsse). Das Ziel kann nur erreicht werden, wenn die Aufgaben eindeutig durch die Verwaltungsführung definiert werden.

Projektsteuerung

Das Projekt „Jahresabschlüsse“ kann nicht nebenbei abgearbeitet werden sondern bedarf einer konkreten Steuerung durch die Verwaltungsführung.

Führung/Innovation

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Das „Projekt“ Jahresabschlüsse

Checklisten zur Erfassung und Überwachung der Jahresabschlussarbeiten

Stand: 11.11.2018

Verwantwortlich

1 Anlagenbuchhaltung

1.1 offene Buchungen Aktivierungen SAV Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

1.2 offene Buchungen Sonderposten Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

1.3 Anlagen im Bau Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

1.4 Anzahlungen Sonderposten Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

1.5 AfA-Lauf Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

1.6 Übernahme Schnittstellen Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

1.7 vorläufiger Jahreswechsel Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

1.8 Abgleich Anbu/Gbh Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

2 Geschäftsbuchhaltung/Kasse

2.1 Rechnungsabgrenzung (ARAP/PRAP) Hr. Saldo l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

2.2 Rückstellungen Pensionen/ATZ Hr. Saldo l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

2.3 sonstige Rückstellungen Hr. Saldo l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

2.4 Verwahrkonten/ - gelder Hr. Saldo l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

2.5 Forderungswertberichtigung (EWB) Hr. Saldo l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen

3 Sanierungsg./Finanzanl./Wohnungsverwr.

3.1 Regelung Datenübernahme Hr. Rumpel l fertig l nicht relevant l nicht relevant l nicht relevant l nicht relevant l nicht relevant

3.2 Validierung Salden SSG Hr. Rumpel l fertig l fertig l offen l offen l offen l offen

3.3 Übernahme Zahlungsverkehr Hr. Rumpel l in Arbeit l fertig l offen l offen l offen l offen

3.4 Buchung zum SSG Hr. Rumpel l in Arbeit l in Arbeit l offen l offen l offen l offen

4 Bericht/Vorlagen

4.1 Dokumenten-Import Fr. Mentadok l fertig l offen l offen l offen l offen l offen

4.2 Anhang Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen

4.3 Anlagenübersicht Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen

4.5 Deckbätter und Inhaltsverzeichnis Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen

4.6 Forderungsübersicht Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen

4.7 Rechenschaftsbericht Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen

4.8 Verbindlichkeitenübersicht Fr. Mentadok l offen l offen l offen l offen l offen l offen

4.9 Beteiligungsbericht Fr. Mentadok l offen l offen l offen l offen l offen l offen

2017

Stand Stand Stand Stand Stand Stand

2011 2013 2014 2015 2016

Gemeinde Ihrei-Genesdorf

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„Inventur? Die hatten wir doch erst vor 3 Jahren!“

Was muss eigentlich getan werden, um die Anlagenbuchhaltung abschließen zu können?

Aktivierung von Anlagen im Bau

Passivierung/Aktivierung von

investiven Fördermitteln

Passivierung von Beiträgen

Erfassen von Grundstücksgeschäften

Inventurabgleich für Sachanlagen

Dauerhafte Wertminderungen des AV

Korrekturen der Eröffnungsbilanz

Zu- und Abgänge erfassen

Grundstücksneuordnung/

Parzellierungen

Korrektur von (Vor-) Kontierungsfehlern

Fortschreiben von

Sondervermögen/Finanzanlagen

„Ich hab es erst einmal auf AIB gebucht.“

„Das ist Aufgabe der Kämmerei! Dafür ist das Bauamt nicht zuständig!“

„Wieso? Die Reparatur an den Amphibiendurchlässen war doch im

Finanzhaushalt geplant!“

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„Rückstellungen? Ach, dafür haben wir doch kein Geld.“

Buchung der letzten (vorerfassten)

Rechnungen

Was muss eigentlich in der Geschäftsbuchhaltung beachtet werden?

„Wir brauchen noch die Belege aus dem Fachamt.“

„Finanzen? Das ist doch Aufgabe der Kämmerei!“

„Können die Einnahmen nicht ins nächste Jahr übertragen werden?“

Klären von Fehlbuchungen

Abstimmung/Übernahme der Kreditoren

und Debitoren in d. Hauptbuch

Bereinigen kreditorischer Debitoren

und debitorischer Kreditoren

Abschluss für Betriebe gewerblicher Art

Übernahme von Buchungen zur

ILV/Umlage

Durchführen von

Periodenabgrenzungen

Bildung von Rückstellungen

Abstimmung/Übernahme der

fortgeschriebenen Anlagenbuchhaltung

Übertrag HH-Mittel und

Rücklagenverwendung

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Kassenabschluss: Was muss für den Abschluss getan werden?

…unmittelbaren Jahresabschlussarbeiten

…vorbereitenden Arbeiten für das Folgejahr

Tagesabschluss per 31.12.

Kassen, Zahlstellen, Bankkonten

Abrechnung Vorschüsse

Klärung fehlerhafter finanzwirksamer Buchungen

Übertragung von Dauerzahlungsanweisungen

Vortrag Auszahlungsermächtigungen

(bei Übertrag Haushaltsermächtigung)

Übernahme offener Forderungen und

Verbindlichkeiten

Forderungswertberichtigung

Erstellung Forderungs- und

Verbindlichkeitenübersicht

Korrektur/Zuordnung Zahlungsverkehr

Abschlussbuchungen Finanzrechnung

Erstellen der Finanzstatistik

Vortrag der Zahlungsmittelbestände

Vortrag der Personenkonten

Dem Chaos entgegnen mit…

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Den Bericht zum Jahresabschluss erstellen

Bilanz

Ergebnisrechnung

Teilrechnungen

Finanzrechnung

Anhang

Verbindlichkeitenübersicht

Forderungsübersicht

Rechenschafts-/Lagebericht

Anlagenübersicht

„Welche Inhalte muss der Anhang überhaupt enthalten?“

„Der Rechenschaftsbericht wird eigentlich nie gelesen!“

„Den Forderungsspiegel erstellen wir mit Excel…“

„Das Rechnungsprüfungsamt hat gesagt, dass wir jedes Konto im Jahresabschluss

auswerten sollen!“

„Die Anfangsbestände stimmen nicht und müssen noch korrigiert werden…“

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Lösungen für den zeitnahen Jahresabschluss

Die Erstellung von Richtlinien

• Richtlinien zur Erstellung der Jahresabschlüsse

• Interne Bilanzierungs- und Buchhaltungsrichtlinien

• Regelungen zur Haushaltsplanung und zum Anordnungswesen

Interne Regelungen

treffen!

eine konkrete Projektsteuerung!

• Verantwortung klären

• Arbeitspläne erstellen

• Termine festlegen

• Projektarbeit steuern

Konkrete Termine

setzen!

Die Anpassung interner Prozesse

• Überprüfung der Tätigkeiten/Prozesse der Buchhaltung

• Bestimmen verantwortlicher Bereiche/Mitarbeiter

• Softwaresysteme optimieren

• Leistungen ggf. auch extern beziehen

Organisation

optimieren!

Wir empfehlen…

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Vortragsunterlagen und Infotage

Möchten Sie die Vortragsunterlagen erhalten?

Dann füllen Sie bitte unseren Kontaktbogen aus.

Sie möchten nie wieder eine Veranstaltung oder spannende News verpassen? Dann kreuzen Sie bitte auch unseren Newsletter an!

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Infotage

Haben Sie Interesse an weiteren Veranstaltungen? 05. und 06.09.2019 LANGE NACHT DER VERWALTUNG: „KLR und UStG“ in Berlin

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Pause bis 15:40 Uhr

Informieren Sie sich auch zu unseren anderen Leistungs-bereichen wie z.B.

Gebührenkalkulation … Feuerwehr … Kita … Friedhöfe

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Konsolidierung leicht gemacht! Den Konsolidierungsprozess optimal gestalten und schneller zum Gesamtabschluss gelangen. Christoph Lehmitz

11:30 – 12:30 Uhr

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Konsolidierung leicht gemacht!

Überblick I . Gesamtabschlüsse erstellen II . Konsolidierung optimieren II. Optimaler Weg zum Gesamtschluss

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I. Gesamtabschlüsse erstellen

Schritt 1 – Konsolidierungskreis

Stadt/ Gemeinde

Konzern-mutter

KHG mbH 100%

Tochter-

unternehmen (TU)

WAW-ZV 30%

assoziiertes

Unter-nehmen

(AU)

E-Gon AG 0,5%

sonstige

Beteiligung (SB)

Vollkonsolidierung

Datenumfang: (sehr) hoch Aufwand: (sehr) hoch

Equity-Verfahren

Datenumfang: (sehr) gering Aufwand: (sehr) gering

AHK (keine Konsolidierung)

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Schritt 2 – Einzelabschlüsse vereinheitlichen

Datenübernahme


Ansatz & Bewertung

Bilanz/ER Stadt/Gemeinde

Konzern-Positionenplan

Bilanz/GuV TU

Mapping Stadt/Gemeinde

Mapping TU

Korrekturen Stadt/Gemeinde

Korrekturen TU

Summen-bilanz

Summen-Ergebnis-rechnung Eigenkapital

AU

Buchwert SB

1. 2. 3. 4.

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Schritt 3 – Konsolidieren

Eigenkapital

§301 HGB Kapitalkonsoli-

dierung Summen-bilanz und Summen-

ER §312-312 HGB Equity-Verfahren

Schulden & Forderungen

Zwischen- gewinne & -

verluste

§303 HGB Schulden-

konsolidierung

Ertrag- & Aufwand

§304 HGB Zwischen-ergebnis-

eliminerung

§305 HGB Aufwands- und

Ertrags-konsolidierung

Gesamtbilanz

Gesamt-ergebnis-rechnung

5. 6. 7. 8. 9. 10.

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II. Konsolidierung optimieren

Konsolidierungs- buchungen

Konsolidierungs-daten

Konsolidierungs-technik

Optimierungsbereiche

+ +

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Konzern-Positionenplan

Konzern-Positionen

Festlegen eines gemeindespezifischen Konzern-Positionenplanes der Stadt/Gemeinde unter Berücksichtigung spezifischer Konsolidierungspositionen.

Einrichten von Konzern-Konten für:

aktive und passive Unterschiedsbeträge, Ausgleichsposten Aufrechnungsdifferenzen Abschreibungen für Geschäfts- oder Firmenwerte

Konten-Mapping

Identifizieren neuer Konten im Zuge der jährlichen Übernahme der Summen- und Saldenlisten.

Identifizieren veränderter Kontenzuordnung im Zuge der jährlichen Übernahme der

Summen- und Saldenlisten.

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Datenübernahme

Jahresabschlüsse Vollständige (möglichst) digitale Bereitstellung der Jahresabschlüsse, Prüfungsberichte und aktuellen Kontenpläne für Gemeinde, Tochter- und assoziierte Unternehmen.

Summen- und Saldenlisten

Übergabe standardisierter Daten aus den Buchhaltungen:

Summen- und Saldenlisten für Bilanz und GuV Zahlungsmittelbewegungen für die Gesamtfinanzrechnung Spiegel-Daten mit Kontenbewegungen

Konsolidierungs-Salden Abstimmung der Konsolidierungssalden mit Hilfe digitaler Formulare. Erzeugen nachvollziehbarer Belege zu Konsolidierung.

Daten-Validierung Daten müssen vor der Übernahme systematisch überprüft werden (z.B. Korrekturen bei Vorträgen, Buchungsfehlern, Vorzeichen etc.).

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Konsolidierungskreis

Wertgrenzen Konsolidierungskreis

Wertgrenzen zur Einbeziehung der Unternehmen bestimmen den Umfang der Konsolidierungsarbeiten erheblich.

Für die Darstellung unbedeutende Unternehmen sollten weggelassen werden.

Zeitraumbezogene Wertgrenzen verhindern, dass Unternehmen „spontan“ konsolidiert werden müssen.

Kennzahlen zur Ermittlung der Wertgrenzen in Konsolidierungsrichtlinie festlegen.

Kennzahlen, z.B. für:

Bilanzsumme Anlagevermögen Fremdkapital Umsätze, lfd. Erträge

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Korrekturbuchungen

Korrekturen der Einzelabschlüsse

Ansatz- und Bewertungsdifferenzen durch Abstimmung mit den Tochterunternehmen identifizieren.

Festlegungen für den Umgang mit Ansatz- und Bewertungsdifferenzen in der Konsolidierungsrichtlinie.

Festlegungen für den Umgang mit Buchungsfehlern in der Konsolidierungsrichtlinie.

Wertgrenzen für Korrekturbuchungen

Korrekturen sind nur dann durchzuführen, wenn diese nicht von untergeordneter Bedeutung für die Darstellung der Vermögens- , Finanz- und Ertragslage des Konzerns sind.

Festlegen von Wertgrenzen für Korrekturbuchungen mit untergeordneter Bedeutung (z.B. bei GWG).

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Konsolidierungsbuchungen

Wertgrenzen für Konsolidierungsbuchungen

Konsolidierungsbuchungen sind nur dann durchzuführen, wenn diese nicht von untergeordneter Bedeutung für die Darstellung der Vermögens- , Finanz- und Ertragslage des Konzerns sind.

Betrifft z.B.:

Schuldenkonsolidierung (§ 303 Abs. 2 HGB) Zwischenergebniseliminierung (§304 Abs. 2 HGB) Ertrags- und Aufwandskonsolidierung (§305 Abs. 2 HGB)

Festlegen von Wertgrenzen für Konsolidierungsbuchungen mit untergeordneter Bedeutung.

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Datenintegration

Import der Einzelabschlüsse

Übernahme möglichst standardisierter und valider Import-Daten aus den Tochtergesellschaften:

Konten der Buchhaltung mit Beständen und allen Bewegungen. Spiegeldaten (i.d.R. auf Konten-Ebene).

Import aller Kontensalden und Spiegeldaten über eine Schnittstelle.

Technisch unterstützte Datenübernahme in den Buchungskreis Konzern.

Import über Excel, CSV oder Datenbank.

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Automatisierung

Automatisches Konsolidieren

Übernahme von Konsolidierungssalden durch den Import von Buchungslisten.

Automatischer Saldenabgleich durch Buchung auf Konzernkonten im Einzelabschluss oder Buchung mit Konzern-ID.

Automatisches Durchführen von Konsolidierungsbuchungen, z.B. an Hand der Konzern-ID.

Automatische Vortragsbuchungen für Unterschiedsbeträge, Ausgleichposten, GFW-Abschreibungen und stille Reserven und Lasten.

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Validierung

Automatisches Validieren

Dynamisches Konten-Mapping: „neue“ Konten werden im Zuge der Datenübernahme erkannt und können zugeordnet werden.

Automatisches Konten-Mapping: „neue“ Konten werden an Hand ihrer Bezeichnung oder Kontennummer erkannt und können dadurch automatisch zugeordnet werden.

Systemseitige Prüfung einbezogener Bilanzen und GuV („Bilanz-Delta“).

Systemseitige Prüfung der Summenbilanzen („Bilanz-Delta“).

Systemseitige Prüfung von Vorträgen und Fortschreibungsbuchungen.

Systemseitige Zwischenprüfungen nach einzelnen Konsolidierungsbuchungen oder -schritten.

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Reporting

Berichtwesen zum Gesamtabschluss

Spezifische Konfiguration für Gesamtbilanz, - ergebnisrechnung und -finanzrechnung (Struktur-Editor).

Spezifische Konfiguration für den Aufbau des Anlagen- , Forderungs- und Verbindlichkeitenspiegel (Spiegel-Editor).

Darstellung verschiedener „Berichts-Ebenen“:

Einzelabschlüsse und Summenbilanzen. Übersichten von Buchungssalden in Zwischenbilanzen. Darstellung von Buchungslisten zur Konsolidierung. Durchgriff von der Position zur Buchung (sog. drill-down).

Weitere Möglichkeiten:

Berichts-Editor für Standardberichte. Kennzahlen-Editor für gezielte Auswertungen.

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IV. Optimaler Weg zum Gesamtschluss

Überblick: (technische) Wege zum Gesamtabschluss

Gesa

mtab

schl

uss

Variante 1 – Excel-Konsolidierung

Variante 2 – Excel plus HKR-Konsolidierung

Variante 3 – Software/-modul-Konsolidierung

Variante 4 – Externe - Konsolidierung

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Anforderungen

hoch/sehr hoch

Komplexität, Umfang der Daten

(Folge-) Aufwand/Kosten

gering/mittel

hoch bei mehreren Tochterunternehmen

Fehlerpotential

sehr hoch

insbesondere bei mehreren Tochterunternehmen


eher geeignet für Kommunen mit maximal 2 Tochterunternehmen

ideal: wenige konzerninterne Beziehungen

Variante 1 – Excel-Konsolidierung

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Anforderungen

mittel

Datenübernahme, Fortschreibung, Validierung


mittel/hoch

ggf. hoher Validierungsaufwand

Fehlerpotential

mittel/hoch

Datenbank i.Vm. Excel erzeugt ggf. Probleme


eher geeignet für Kommunen mit wenigen Tochterunternehmen

wenige konzerninterne Beziehungen

Variante 2 – Excel plus HKR-Konsolidierung

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Anforderungen

niedrig/mittel


gering/mittel

vergleichsweise hoch bei wenigen Tochterunternehmen

Fehlerpotential

gering

Datenübernahme/Import aus Vorsystemen


eher geeignet für Kommunen vielen Tochterunternehmen

Variante 3 – Software/-modul-Konsolidierung

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Anforderungen

niedrig/mittel

erfordert eindeutige Datenübergaberegeln


gering bei wenigen Tochterunternehmen

höher bei komplexeren Konzernstrukturen (enge Abstimmung erforderlich)

Fehlerpotential

gering/mittel

Datenvorbereitung und - übernahme


eher geeignet für Kommunen wenigen Tochterunternehmen

Variante 4 – Externe - Konsolidierung

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Pause bis 15:40 Uhr

Informieren Sie sich auch zu unseren anderen Leistungs-bereichen wie z.B.

Wirtschaftlichkeits-betrachtungen in den Bereichen: IT, Bau, SGB, öffentl. Verwaltung, Organisation, Beschaffung

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Agenda

Verhältnis von Aufwand und Nutzen des Jahres- und Gesamtabschlusses Analyse einer ungeliebten Pflicht

13:15 – 14:30 Uhr

Barbara Knöfel

Christoph Lehmitz

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Rekapitulation

• Aufstellung und Feststellung des Jahres- und Gesamtabschlusses

• Jahresabschluss hat wichtige Informationsfunktion

• Haushaltsplan mach Vorgaben für das Haushaltsjahr

• Jahresabschluss beschreibt die Ist-Situation

• Gesamtabschlüsse sollen als Informationsgrundlage der Konzernsteuerung dienen

• Verzögerung im Prozess der Aufstellung

• Probleme oft hausgemacht

• Organisation der Abschlussarbeiten

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Rekapitulation

• Rechenschafts- und Informationsfunktion

• Kämmerer stellt den Jahres- und Gesamtabschluss formal richtig und vollständig auf

• Bürgermeister bestätigt den Jahres- und Gesamtabschluss und leitet diesen dem Rat zu

• Feststellung und Entlastung des Bürgermeisters erfolgt nach Prüfung durch den Rat

• Neben dem Rat gibt es weitere interessierte Dritte

• Wie ist die wirtschaftliche Lage der Kommune

• Bürger

• Banken

• Presse

• Kommunalaufsicht

• …

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Rekapitulation

• Gleichmäßige Verteilung der Jahresabschlussaktivitäten

• Konten- und Saldenabstimmung regelmäßig durchführen

• Darlehens- und Versicherungsverträge u. ä. so gestalten, dass Rechnungsabgrenzungsposten nicht mehr gebucht werden müssen

• Wertberichtigungen bei Forderungen kontinuierlich ermitteln

• Permanente Inventur, Stichprobeninventur

• Zeitnahe Buchung von Geschäftsvorfällen

• Festsetzung eines Buchungsstopps für das alte

Haushaltsjahr

• Dokumentation (Regelungen für den Umgang

mit Abgrenzungen und Darstellungen sind

ausreichend zu dokumentieren)

• Internes Kontrollsystem aktivieren

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Rekapitulation

Ein rechtzeitig vorgelegter Jahresabschluss weist darauf hin, dass die Organisation und das Rechnungswesen der Gemeinde effizient ist, was das Vertrauen in die Kommune

stärkt!

Beschleunigte Aufstellung von Jahresabschlüssen als Ziel beschließen:

• Anpassungen im Ablauf lassen sich mit dem Verweis auf die Notwendigkeit der Aufstellung der Jahresabschlüsse leichter durchsetzen

• Analyse der bisherigen Jahresabschlusserstellung - dadurch identifizieren wo es Effizienzsteigerung und Einsparpotenzial bei den Kosten gibt

• Harmonisierung der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und den Tochterunternehmen sowie den eigenen Fachbereichen in der Verwaltung schaffen

• Zeit ausnutzen, die aus der Effizienzsteigerung resultiert, um Zahlen zu analysieren und zu interpretieren

• Langfristige Qualitätsverbesserung bei der Abschlusserstellung

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Der Gesamtabschluss wird mitunter

als unnötig und zu (zeit-) aufwendig angesehen!

Dafür spricht:

• Die Aufstellungsarbeiten zum Gesamtabschluss können erheblichen zeitlichen, personellen und

sachlichen Aufwand verursachen!

• Der Gesamtabschluss hat in der Regel nur eine jährliche Informations-/Berichtsfunktion!

Dagegen spricht:

• Die Aufstellungsarbeiten reduzieren sich insbesondere durch eine strukturierte Vorgehensweisen im Projekt und eine adäquate technische Umsetzung! Der Aufstellungsaufwand kann dadurch deutlich reduziert werden.

• Konsolidierungsinformationen können als Grundlage zur Überwachung und Steuerung der Beteiligungen (Beteiligungssteuerung) genutzt werden. Denkbar ist sogar eine unterjährige Steuerung der kommunalen Unternehmen „über den Gesamtabschluss“.

Rekapitulation

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Was kostet mich eigentlich ein Jahresabschluss?

Eigenerstellung Fremdbezug Personalkosten

Mitarbeiter (AG-Brutto) 0,5 Stellen

42.000,00 € 21.000,00 € 26.775,00 €

Sachkosten Arbeitsplatzkosten 7.500,00 € 3.750,00 €

Verwaltungsgemeinkost. 1.500,00 € 750,00 € Fortbildungskosten 1.000,00 € 1.000,00 € - €

Gesamt 26.500,00 € 26.775,00 €

• keine langfristige Personalbindung

• hohe Qualifikation

• professionelles Auftragsmanagement

• Befähigung zur selbständigen Erstellung

• Entlastung interner Ressourcen

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Sprechen Sie mit unseren Experten für öffentliche Finanzen!

Haben Sie Fragen, Anregungen oder Feedback?

Barbara Knöfel Christoph Lehmitz

Institut für Public Management (IPM) der Institut für Prozessoptimierung und Informationstechnologien GmbH (IPO-IT) Boxhagener Straße 119 10245 Berlin Tel.: +49(0)30-3 907 907-11 E-Mail: [email protected]

Web: www.ipm.berlin

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Pause bis 15:40 Uhr

Gern unterstützen wir Sie bei:

Jahresabschlüssen … Anlagenbuchhaltung … Dienstanweisungen … Erstellung & Check

Documents

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