ISO 19011-2011 Internal Auditor Training

المراجعة الداخلية

Internal auditing

As Per ISO 19011:2011 2nd Edition

2011لسنة 19011طبقا لمواصفة األيزو العالمية

(اإلصدار الثاني –الجديدة )

4/5/2013 1

2

تعريفات ومصطلحات

مبادئ المراجعات

نظم اإلدارةأنواع مراجعات

(ما بعد المراجعة -المراجعة -ما قبل المراجعة ) مراحل المراجعة

اإلعداد للمراجعة * التخطيط للمراجعة *

التقرير والمتابعة *تنفيذ المراجعة *

الخصائص والسمات الشخصية للمراجع الجيد *

مدير برنامج المراجعة أنشطة ومسئوليات *:المسئوليات

أنشطة ومسئوليات رئيس فريق *أنشطة ومسئوليات فريق المراجعة *

المراجعة

مسئوليات المراجع عليهم *أنشطة ومسئوليات المراجع *

األصدار الثاني و األختالفات عن األصدار األول 2011لسنة 19011هيكل المواصفة

2002

المحتويات

4/5/2013

3

مراجعــــــات

نظم اإلدارة

مـــــا هي ؟ تعـريفهـا ، من ينفذهــا ،

أنواعهــا ، مراحلهــا

مـــــا ذا ؟ يجـب مراجعتـــه

لمـــاذا ؟ تجــرى المراجعــة

كــيف ؟ يتـم تنفــيذ المراجعــة

4/5/2013

4

Management System Audits – نظم اإلدارةمراجعــات

ونتائجهـا متطـابقة مع نظم اإلدارة فحـص نمـطي مسـتقـل لتحـديد ما إذا كانت أنشطـة ) التـدابير واإلجـراءات المخططـة والمستهدفـة ، وأنه يـتم تنفـيذ تلك اإلجــراءات

.بكفـاءة ، وأنهـا قــادرة عـلى تحقيـق األهـداف المخططـة ( األسـاليب

اإلستقــــــــالليــــــــة النمطيــــــــــــــــــــــة

Systematic Independent

4/5/2013

5

ينفـــــــــــذهــا ؟من

INTERNAL Management System AUDITOR

، ولديـه نظم اإلدارة شـخص مؤهــل لتنفيــذ مراجعــات

.السلطــة آلداء هـذا العمـل Competent & Authorized

4/5/2013

6

تعريفات ومصطلحات: أوال

إصدار 9000التعريفات الواردة طبقا للمصطلحات الواردة بالمواصفة القياسية أيزو

2005عام

Auditالمراجعة نشاط رسمي وحيادي ومرتب بغرض التحقق من تنفيذ المطالب ، وهذا النشاط بواسطة

هو جارى مراجعتهعمل عن شخصي أو اكثر لهم االستقاللية

Auditorالمراجع هو شخصي مؤهل للقيام بأعمال المراجعات

Auditeeالمراجع عليه تحت المراجعة( اإلدارة / القسم ) هي المؤسسة

Audit Teamفريق المراجعة مراجع أو اكثر مكلفين بإجراء المراجعة

Audit Criteriaمعايير المراجعة المطالب* السجالت * اإلجراءات * الممارسات * السياسات *

4/5/2013

7

تعريفات ومصطلحات

Preventive actionإجراء وقائي إجراء يتم اتخاذه إلزالة سبب عدم مطابقة محتمل حدوثها أو عيب وذلك بغرض منع

الحدوث

Corrective actionإجراء تصحيحي إجراء يتم اتخاذه إلزالة سبب عدم مطابقة موجود أو عيب وذلك بغرض منع

الحدوثتكرار

Objective Evidenceالدليل المادي الملموس المعلومات التي يمكن إثباتها والمبنية على الحقائق خالل المالحظات والقياس واالختبار

الحالة الفنية للمعدات –التسجيالت –أو أي وسائل أخرى ، ويمكن أن تكون وثائق

ظروف بيئية –منتج غير معرف –أدوات –( اختبار –صيانة )

Third Partyالطرف الثالث محايدة وذات استقاللية عن األطراف المعنية بالموضوع( Body) هو شخص أو جهة

4/5/2013

8

أساسية للتأكيد على أنها أداة إدارية فعالة مبادئ 6على نظم اإلدارة تبنى مراجعات

-:ثالثة أساسيات تخص العنصر البشرى

الموضوعية –األمانة –لصدق األستقامة ا/ النزاهة : الجانب األخالقيIntegrity

عرض نتائج المراجعة بحيدة وأمانة Fair Presentation

أداء المراجعة بمهارة Due Professional Care

-:ي صر آخراعن3باإلضافة إلى

سرية ال : الموضوعية والحيادية: االستقاللية المتاحعن طريق فحص عينة من : تحقيق الموجوداتEvidence Based Approach

Principles Of Auditingمبادئ المراجعات : ثانيا

Confidentiality : Security of Information

4/5/2013

9

Principles Of Auditingمبادئ المراجعات

-:تؤكد مبادئ المراجعات على اآلتي المراجعون موضوعيون منهجيون ومستقلون ويمكنهم إبداء المعلومات التي تمكن

اإلدارة من تحسين فاعلية أداء األعمال

المراجعات وبرامج المراجعة تكون

مخططة *لها أهداف واضحة *

يتم إدارتها بطرق محددة ووسائل معروفة *ذات سلطة *

مالحظات المراجعة ونتائج المراجعة تكون مسجلة ويتم متابعتها

تعامل فريق المراجعة بحرية دون تقييد أو إنحياز

العالقة بين فريق المراجعة والمراجع عليهم تكون تعاونية و إيجابية

المعلومات المتاحةالدليل المادي الملموس يبنى على عينة من

التأكيد علي سرية المعلومات التي يتم فحصها

4/5/2013

10

أنـــــواع المراجعــــــــــات: ثالثـا

مراجعــة الطــرف األول

مراجعــة الطــرف الثاني

مراجعــة الطــرف الثالث

الشركـة

العميـل الشركة

الجهــة

المانحــة

1 2

3

(الداخليةالمراجعة )

(مراجعة العميل للشركة )

17021وفقا لأليزو (للشهاداتوتقوم بها الجهات المانحة )

2011لسنة 4/5/2013

11

First party Audit( المراجعات الداخلية ) مراجعات الطرف األول

وإجراءاتها نظم اإلدارة مراجعةتتم عن طريق أشخاص مؤهلين من المؤسسة على

ات المواصفطبقا لمتطلبات هاوتحسين اصيانة نظم اإلدارة وتطويرهو بهدف تأكيد

والسالمة 27001و 50001و 14001و 9001و 22000: الدولية القياسية

18001والصحة المهنية

ISO 9001:2008 ( 8.2.2 )

: والبيانات الالزمة لآلتي وينتج عنها المعلومات

فاعليته ومدى الجودة تقييم اإلدارة العليا لنظام إدارة

اإلجراءات التصحيحية

اإلجراءات الوقائية

إجراءات التحسين والتطوير


4/5/2013

12

نظام ادارة سالمة الغذاء: 2005لسنة 22000المراجعة الداخلية لأليزو

8.4.1بند

4/5/2013

13

نظام ادارة البيئة: 2004لسنة 14001المراجعة الداخلية لأليزو

بند 4.5.5

4.5.5.

4/5/2013

4/5/2013 14

نظام ادارة السالمة : 2007لسنة 18001المراجعة الداخلية للمواصفة البريطانية

4.5.5 بند OHSMS والصحة المهنية

The organization shall ensure that internal audits of the OH&S

management system are conducted at planned intervals to:

a) determine whether the OH&S management system:

1) conforms to planned arrangements for OH&S management,

including the

requirements of this OHSAS Standard; and

2) has been properly implemented and is maintained; and

3) is effective in meeting the organization's policy and objectives;

b) provide information on the results of audits to management.

Audit programme(s) shall be planned, established, implemented and

maintained by the organization,

نظام ادارة السالمة : 2007لسنة 18001المراجعة الداخلية للمواصفة البريطانية

4.5.5 بند OHSMS والصحة المهنية

•; based on the results of risk assessments of the organization's

activities, and the results of previous audits.

•Audit procedure(s) shall be established, implemented and

maintained that address:

•a) the responsibilities, competencies, and requirements for planning

and conducting audits, reporting results and retaining associated

records; and

•b) the determination of audit criteria, scope, frequency and

methods.

•Selection of auditors and conduct of audits shall ensure objectivity

and the impartiality of the audit process.

4/5/2013 15

EnMS نظام ادارة الطاقة : 2011لسنة 50001المراجعة الداخلية لأليزو

4.6.3 بند

• The organization shall conduct internal audits at planned intervals

to ensure that the EnMS:

•conforms to planned arrangements for energy management

including the requirements of this International Standard;

•conforms with the energy objectives and targets established;

•is effectively implemented and maintained, and improves energy

performance.

4/5/2013 16

4/5/2013 17

EnMS نظام ادارة الطاقة : 2011لسنة 50001المراجعة الداخلية لأليزو

* An audit plan and schedule shall be developed taking into

consideration the status and importance of the

processes and areas to be audited as well as the results of previous

audits.

•The selection of auditors and conduct of audits shall ensure

objectivity and impartiality of the audit process.

Records of the audit results shall be maintained and reported to top

management.

4/5/2013 18

نظام ادارة سرية تقنية المعلومات : 2005لسنة 27001المراجعة الداخلية لأليزو

ISMS 6بند

The organization shall conduct internal ISMS audits at planned

intervals to determine whether the control objectives, controls,

processes and procedures of its ISMS:

a) conform to the requirements of this International Standard and

relevant legislation or regulations;

b) conform to the identified information security requirements;

c) are effectively implemented and maintained; and

d) perform as expected.

An audit programme shall be planned, taking into consideration the

status and importance of the processes and areas to be audited, as

well as the results of previous audits.

The audit criteria, scope, frequency and methods shall be defined.

4/5/2013 19

The selection of auditors and conduct of audits shall ensure

objectivity and impartiality of the audit process. Auditors shall not

audit their own work.

The responsibilities and requirements for planning and conducting

audits, and for reporting results and maintaining records (see

4.3.3) shall be defined in a documented procedure.

The management responsible for the area being audited shall

ensure that actions are taken without undue delay to eliminate

detected nonconformities and their causes. Follow-up activities

shall include the verification of the actions taken and the reporting

of verification results (see 8).

نظام ادارة سرية تقنية المعلومات : 2005لسنة 27001المراجعة الداخلية لأليزو

4/5/2013 20

6/2011مواصفة اتحاد تجار التجزئة البريطانيين األصدار 3.4المراجعة الداخلية طبقا لبند

21

Second Party Audit( المراجعات الخارجية ) مراجعات الطرف الثاني : تتم عن طريق المؤسسة على الموردين وموردي الباطن بهدف

تحديد مالءمة الموردين

موردي الباطن/ إظهار أداء الموردين

تأكيد على قدرة الموردين للوفاء بالمتطلبات التعاقدية والمشتريات بالمؤسسة بواسطة نظم اإلدارة و يمكن أن تنفذ هذه المراجعات على نظام إدارة

العمالء

أو من ينوب عنهم من خالل صيغة تعاقدية


4/5/2013

22


Third Party Audit( مراجعات خارجية ) مراجعات الطرف الثالث جهات منح ) مراجعة عن طريق جهة محايدة تعاقديا للمؤسسة أو مورديها وزبائنها

المصاحبة نظم اإلدارة والوثائق ، بغرض تحديد مالءمة نظم اإلدارة على ( الشهادات

والتطبيق لها مع المواصفات القياسية المحددة بغرض االعتماد

الدولية المختلفة السابق ذكرهاالقياسية اتللمواصفومنح شهادات المطابقة

: ملحوظة

األطراف المعنية بالموضوع هي

وتسمى الطرف األول: لمؤسسة ا

ويسمى الطرف الثاني: الزبــــون

4/5/2013

23

المراجعــــــــةأهداف لمـــاذا ؟

التوثيــق طبقــا للمتطلبــات

التطبيــق طبقــا للتوثيــق

فعـــاليــة التطبيـــق

تحــديد فـــرص التحســـين

4/5/2013

24

مــا يجــب مراجعتـــــه مـــــا ذا ؟

(نظم اإلدارة)مراجعــة نظــام

إجـراءات/ مراجعــة عمليـات

خــدمة/ مراجعــة منتــج

نظم اإلدارةمراجعـة عنـاصر نظـام

4/5/2013

25

مراحـــــــــل المراجعــــــــــة: رابعا

ما قبــل المراجعـــــةPre - Audit Activities

المـراجعــــــــــــةAuditing

ما بعــد المراجعـــــةPost - Audit Activities

اإلعــــداد والتخطـــيط. الزيـــارة المبــدئيــة. الخطـــة التفصيليـــة.

الجلســة االفتتـــاحيـة. المراجعـة وإعـداد التقـرير. الجلســة الختــاميــة.

إعــداد التقـرير النهــائي. اإلجــراءات التصحيحيــة. التســجيل والمتــابعــة

4/5/2013

26

جعة االتخطيط للمرPlanning اإلعداد للمراجعةPreparation تنفيذ المراجعةPerformance التقرير والمتابعةReporting And Follow-up

Phases Of An Auditمراحل المراجعة

4/5/2013

27

جميع المراجعات الداخلية للجودة يجب أن تكون مخططة ومحددة بتوقيتات زمنية ، كما انه يمكن إجراء جودة داخلية غير مخططة وان كانت البد أن تبلغ الجهة المراجع عليها بموعد

في نظم اإلدارة إجراء المراجعة وخطة المراجعة وفى جميع األحوال فانه يتم إجراء مراجعات -:الحاالت اآلتية

بها نظم اإلدارة الخدمية أن تتأكد من فاعلية نظام إدارة / عندما تريد المؤسسة الصناعية -

لدى المورد يؤهله لتوريد المنتج نظم اإلدارة عندما يريد العميل التأكد من أن نظام إدارة -

الخدمة المتفق عليها وذلك سواء قبل أو أثناء تنفيذ التعاقد /

الخدمية / بالمؤسسة الصناعية نظم اإلدارة إذا حدث تغيير جوهري في نظام -

التصحيحية المنفذة عندما يكون من الضروري للمؤسسة التحقق من فاعلية اإلجراءات-

Audit Planningالتخطيط للمراجعة -1

4/5/2013

28

مراجعة طرف ثاني بناء على عقود طبقا لمتطلبات التعاقد وفى المجاالت التي - يريدها العميل ) العالمية نظم اإلدارة طلب المؤسسة الحصول على شهادات المطابقة لنظم إدارة -

حيث ( الداخلية مطلبا رئيسيا لهذه الشهادات نظم اإلدارة أن مراجعات (كل ستة اشهرأوكل سنة ) متطلبات الجهة المانحة للشهادة في المراجعات الدورية

.التى تقوم بها متطلبات خطة المراجعة

وجود كامل عناصر النظام في خطة المراجعة السنوية مرة واحدة على األقل مع - يجب أن –طبقا لطبيعة المؤسسة –األخذ في االعتبار أن هناك بعض العناصر تراجع اكثر من مرة يجب أن تحدد خطة المراجعة النشاط المراجع عليه والمراجع المستخدمة في - المراجعة وتوقيتاتها والفترة الزمنية الالزمة لمراجعة كل نشاط يجب أن تتضمن خطة المراجعة القائم بإعدادها والذي يقوم باعتمادها - كيفية متابعة تنفيذ الخطة -


4/5/2013

29


فانه من األهمية التخطيط واإلعداد نظم اإلدارة لتنفيذ مراجعات فعالة على نظام إدارة لألنشطة المطلوب تنفيذها حيث أن التخطيط واإلعداد هما نشاطان منفصالن في مرحلة

-:التخطيط يجب تحديد اآلتي ( من القائم بتنفيذ المراجعات)المسئوليات * توقيت التنفيذ/ معدل تنفيذ المراجعات * مجال التطبيق *المعيار * المدة المطلوبة لتنفيذ المراجعة* يتم تحديد معدل تنفيذ ( مراجعات الطرف األول ) وفى المراجعات الداخلية المراجعات بناء على حالة وأهمية تأثير ذلك على المنتج النهائي ، وعن طريق مراجعين مؤهلين ومدربين

بالمؤسسة طبقا لمتطلبات المواصفة القياسية نظم اإلدارة إجراءات ووثائق نظام : المعيار نطاق المراجعة على اإلدارة أو القسم المراجع عليه ويمكن أن يراجع اآلتي: المجال

اإلدارةمراجعة نظام مراجعة عمليات *اإلدارة مراجعة عناصر نظام * خدمات /مراجعة منتج *مراجعة إجراءات *

...حسب عددالعمليات وعدد الوظائف وتعقد الوظائف / أكثر غالبا يوم عمل أو : المدة

4/5/2013

30

Audit Preparationاإلعداد للمراجعة -2

أن عملية اإلعداد للمراجعة تعتبر مرحلة من مراحل المراجعة حيث أن اإلعداد الجيد للمراجعة لذا يجب نظم اإلدارة يجعل باقي المراحل تتم بتلقائية وحرفية وحيث أن المراجعة هي أحد أنشطة

التخطيط لها وتحديد الهدف الرئيسي من تنفيذها وهنا تجدر اإلشارة إلى أن اإلعداد الجيد للمراجعة يتطلب بعض النقاط الهامة التي يجب أن يلم بها المراجع والمراجع عليه

Auditorلمراجع ا جعل المراجع على دراية بـ:-

مجال التحقق المطلوب* سبب إجراء المراجعة * التأكد من أن المراجع لدية معلومات مبدئية تسمح بـ:- إعداد وثائق إجراء المراجعة * إعداد برنامج المراجعة * برنامج للجهة التي سيتم إجراء المراجعة عليها الإبالغ * بيانات عن فريق المراجعة * Auditee المراجعةاإلدارة تحت /القسم * جعل المراجع عليهAuditee دراية بـ على مجال التحقق المطلوب* سبب إجراء المراجعة * توقيت تنفيذ المراجعة *برنامج المراجعة *

لوصول إلى النتائج المرجوةلاإلعداد الالزم للتأكد من أن المراجعة تتم طبقا للمخطط له

4/5/2013

31


-:تحتوى مرحلة اإلعداد والتجهيز على اآلتي الحصول على ملخص عن غرض ومجال المراجعة دراسة الوثائق ومراجعة اإلجراءات المطلوب مراجعتهاDesk Study/ Audit اإلدارة /مراجعة نتائج المراجعة السابقة على نفس القسم تحديد الوقت الالزم لتنفيذ المراجعة لإعداد برنامج المراجعة

–األنشطة والعمليات –حجمه –بعد جمع البيانات المطلوبة عن مكان المراجعة ) ( حجم العمالة ( األسئلة)تحقق الإعداد قوائم Checklist (Stand Alone Document) ( األسئلة)تحقق القوائم المتطلبات /المواصفة/هي أسئلة تغطى جميع النقاط المطلوب مراجعتها في اإلجراء

راجعة طبقا لها مالتي تتم ال في القيام بأعمال المراجعة نظم اإلدارة هي اإلداة الرئيسية التي يستخدمها مراجع

بالنقاط الرئيسية المراد التحقق منها وللتأكد أن األهداف نظم اإلدارة لتذكرة مراجع والحفاظ علي الوقت وتسجيل المالحظات ومجال المراجعة قد تم تغطيتها ومراجعتها

4/5/2013

32


استخدامات قوائم المراجعة نظم اإلدارةتستخدم كذاكرة مساعدة لمراجع التأكد من أن عناصر المواصفة يتم تطبيقها التأكد أن جميع المتطلبات يتم تغطيتها إثبات أن المتطلبات الموضوعة يتم تحقيقها تستخدم كمرجع لألسئلة في المراجعات النهائيتساعد في كتابة تقرير المراجعة الحفاظ علي وقت وايقاع المراجعة

4/5/2013

33

تتم المراجعـــــــــة

اإلستفســــــارات

األنشــطة تحت المراقبــــة

المعلومـــة الصحيحـــة

طريقــة إلقـــاء األســئلة

كيف ؟

اإلتصـــــاالت

4/5/2013

34

تتم المراجعـــــــــة

التحــــــقق

المالحظة – المشـــــاهدة

المناقشـــــة

التســـــجيل

كيف ؟

الحواس -األشــــياءالحكم على

4/5/2013

35

Audit Performanceتنفيذ المراجعة -3

مراحل تنفيذ المراجعة

الجلسة االفتتاحية Opening (Kick off) Meeting

تنفيذ المراجعةConduct The Audit

مراجعة مالحظات المراجعةReview Findings

االتفاق على نتائج المراجعة (Present The Findings ( Private Meeting

الجلسة الختامية Closing Meeting

التقريرReporting

4/5/2013

36

Opening Meetingالجلســــة االفتتاحية

1

2

3

4

5

6

7

8

.فريق المراجعة تقديم .توضيح الغرض من المراجعــة

.عرض سريع لبرنامج المراجعـة .اإلتفاق على تسلسـل وتوقيتات المراجعة

و المرافقين المسئولين المراجـع عليهم تحديد

.اإلتفاق على موعد الجلسة الختـامية .اإلجــابة على اإلستفســارات .التأكيـد على سـرية المعلومات والبيانات 9 .اإلشـارة إلى ان المراجعـة سـتتم بنظـام العينـات

Audit Team

Audit Purpose / Scope

Audit Program

Audit Plan

Process Owner/ Escorts

Closing Meeting

Clarifications

Confidentiality

Sampling

4/5/2013

37


تنفيذ المراجعة أن يكون إيجابيا بناءا ويؤدى المراجعة بمهارة واقتدار ولتحقيق ذلك عليه نظم اإلدارة على مراجع :القيام باآلتي

القسم المراجع عليه / مقابلة مسئول المنطقة ذاتي التحدث لألشخاص القائمين بأداء العمل وليس لرؤسائهم ة وأنها ليست لتصيد األخطاء وكشف العيوبر شرح الهدف من الزيا دائما هادئ ومؤدب وودود مع المراجع عليهم مجامل قدر اإلمكان وال يقلل من حجم ما يقوم به المراجع عليهم وان كان به أخطاء التحدث بأسلوب واضح دون غموض أو لبس يجب على المراجع استخدام الحواس اآلتية:-

(إصغاء إيجابي) اإلنصات الجيد : السمع الرؤية الجيدة بعمق لعدد محدود من األشياء : النظر توجيه أسئلة مفتوحة اعتمادا على قوائم األسئلة وتسجيل المالحظات : السؤال

وهناك ألفاظ لألسئلة How – Where –When –What-Why – Who

كيف –أين –متى –ما –لماذا –من

80%

20%

4/5/2013

38


يمكن للمراجع الجيد أن يتفادى إلقاء األسئلة المباشرة ألنه يستطيع أن يحصل على اإلجابات السلوك الودى –االتصال غير الشفهي -المالحظات : الخاصة بها من خالل

: ومن األهمية أن يتم إلقاء أسئلة تطبيقية لماذا يتم تنفيذ هذا العمل بهذا الشكل ؟

متى تفعل ذلك ؟

ما تكرار قيامك بهذا العمل ؟

ما الذى يوجهك للقيام بالعمل بهذه الطريقة ؟

؟ من أين تحصل على المواد والعدد الالزمة هذا النوع من األسئلة يساعد المراجع على التعرف على طبيعة العمل الذى يقوم الشخص بأدائه

األسئلةوبالتالي يساعد على فتح مجاالت أخرى إللقاء

* تريث لالستماع إلى اإلجابات التى تعرض عليك

* ابحث عن األدلة الموضوعية لما يقوم األشخاص بأدائه فعليا وليس ما يجب أن يقوموا بأدائه

* مالبس وقاية معينة أنظر حولك والحظ إذا بدأ كل األشخاص فى ارتداءPPE عند

وصولك لمكان المراجعة فأن ذلك يدل على أن هناك مشكلة فى هذا الموقع وقد يكونوا فى

مراعاة ذلك حالة عصبية نظرا لمراجعة أعمالهم فقط وعدم وجود أي مشاكل وبالتالي يجب ظهار ما لديهم وا ستخدام األسئلة التي تشجع المراجع عليهم للمناقشة وا

4/5/2013

39


مثال• Show me what you do?

• Where is that kept?

• How is that carried out ?

• When would you do this ?

• What happens after this is completed ?

• Who will do that ?

4/5/2013

40


DO DO NOT

قارئ جيد لإلجراءات والمراجع وجاهز -ال تخرج عن الموضوع بأسئلة جانبية لوصول في التوقيت المحدد دون تأخير ا-اال تضيع الوقت بمناقشات وجدل مع

المراجع عليه واستمع بإيجابية لما يقول ·البحث عن الحقائق والتحقق منها -( عدم إضاعة الوقت)التحكم في زمام المناقشة •سؤال أصحاب العمليات الفعليين وتلقى ويملى -ال تسمح للمراجع عليه أن يقود المناقشات ·•

عليك ما يجب أن تفعله اإلجابة منهم وليس من رئيسه أو زميله التحدث قليال ما أمكن -تحاشى جو التعنيف واللوم وانتقاد األشخاص ·•

أمام رؤسائهم • تجنب استخدام األلفاظ المبهمة -تحاشى التقارير الشخصية ·•

األسئلة واضحة ومختصرة - ال انتقاد وال توبيخ وال تهكم وال تسخر من أحد •

طوال نفسكمؤدب وهادى ولبق ومسيطرا على -

التجعل المراجع عليه يختار لك عينة المراجعة مدة المراجعة

4/5/2013

41

خصــــــائص المراجــــع الجيــــــد

.القـدرة على التعبير عن المفـاهـيم واألفكـار شفهـيا وكتـابة

:المهــارات الشخصيــة الدبلوماسـية في توضيح عدم المطـابقة. الحصول على المعلومة الصحيحة. القدرة على اإلنصـات.

.القدرة على االحتفـاظ بالحيادية التي تسمح بإتمام مسئولياته كمراجع

.مهــارات التنظـيم الشخصي

. Objective Evidenceالحكم طبقـا للدليل المـادي

1

2

3

4

5

4/5/2013

42


Personnel Characteristics : السمات الشخصية للمراجع الجيد

Good Listener مستمع جيد-

Open minded متفتح الذهن-

Diplomatic دبلوماسى فى التعامل مع االخرين -

Unbiased محايد وغير متحيز-

Honest امين فى نقل الحقائق دون تزييف -

Patient (ال يغضب بسرعة )صبور طويل البال قوى التحمل -

Self-disciplined (منضبط ذاتيا )ملتزم -

Interested (ليس فقط تأدية واجب )مهتم بالمراجعة -

Empathetic (غير متجمد اإلحساس )مقدرا لمشاعر اآلخرين -

Positive ايجابى وموضوعى فى التعامل -

4/5/2013

43


NOT TO BE :التخلص من الصفات االتية

:اال يكون - Arrogant متغطرس ومتعالى -

Opinionated متشبث برأيه -

Lazy كسول -

Shy خجول - Timid متردد ويخشى أن يسأل -

Gullible / Naive ساذج/ سهل االنخداع -

Argumentative كثير الجدال - Self - important معجب بنفسه -

4/5/2013

44

المشاركة فى إعداد قوائم األسئلة •

االلتزام بمتطلبات المراجعة•

تنفيذ المهام المطلوبة بفاعلية وكفاءة •

كتابة تقرير عدم المطابقة ومالحظات المراجعة لرئيس فريق المراجعة •

مساعدة ومعاونة رئيس فريق المراجعة •

أنشطــة ومسـئوليات فريق المـراجعةResponsibilities Of team

4/5/2013

45

أنشطــة ومسـئوليات رئيس فريق المـراجعة

1

2

3

4

5

6

7

8

.فريق المراجعـة وتحـديد مدى االحتيـاج لمتخصصـين إختيـار

.المراجعـة وإدارة عمـل فـريق المراجعـين إدارة

.مع الجهـة المراجـع عليهـا لتنفيـذ المراجعـة التنسيق

.خطـة المراجعـة والمشاركة في إعداد قائمـة األسئلة إعــداد

.درجـة عـدم المطـابقـة التي تظهـر تقــدير .عـدم المطـابقة فورا للمراجـع عليـه إبـالغ

.تقــرير المراجعــة إعداد وتوزيع

.اإلجــراءات التصحيحيـة والتأكـد من فاعليتهـا متابعــة

4/5/2013

46

أنشطـــــة ومســئوليـــات المــراجع

1

2

3

4

5

6

7

8

.من مجــال تطبيــق المراجعـــة التـأكــد

.في إعــداد األســئلة المشــاركة

.المشـاهدات للتأكـد من فاعليـة تطبيـق النظـام جمـع وتحليـل

. Objective Evidenceعن الحقـائق الملموســة البحـث

.تقـرير عـدم المطـابقـة كتـابة

رئيس فريق المراجعة في تقدير حـاالت عدم المطـابقة مسـاعدة .وإعـــداد تقـرير المراجعــة

.جميـع المالحظــات وأماكـن تواجـدها تسـجيل

على القـيم واألخـالق وخلـق روح التعـاون المحافظـة .مع باقي أفـراد فـريق المراجعــة

4/5/2013

47

إبالغ العاملين بأهداف ومجال تطبيق المراجعة*

بالغهم بمواعيد وخطة المراجعة * تحديد المسئولية للمراجع عليهم وا

تجهيز الموارد الالزمة للمراجعين للتأكد من فاعلية المراجعة *

تسهيل عمل المراجعين وتوفير اإلمكانيات والمساعدات لجمع الحقائق * عن مطابقة النظام للمتطلبات

التعاون مع المراجعين لتحقيق أهداف المراجعة *

المالحظات تالفيلتحديد اإلجراءات التصحيحية الفعالة التي سيتم اتخاذها *

Auditeeمســئوليـــات المــراجع عليهم

4/5/2013

48

حاالت عدم المطابقة

وصف بالدليل المادي الملموس ونص المتطلبات بالمواصفة يتم تحديد الحيود واخذ توقيع ممثل الجهة المراجع عليها على النموذج الخاص بذلك

-:واألسلوب األمثل في التعامل مع حاالت عدم المطابقة أثناء المراجعة اآلتي االتفاق المبدئي على طبيعة نقاط عدم المطابقة المتواجدة * دة صياغتها الحقا اعا كتابة مالحظات عن الموجودات و * كتابة مسودة بالموجودات في نهاية يوم المراجعة ثم كتابتها في شكلها النهائي *

-:جملة قصيرة تحتوى على : صياغة حاالت عدم المطابقة ( صياغة مختصرة وصحيحة لغويا وفنيا ) وصف عام لحالة عدم المطابقة * (وضوح الصياغة )وصف دقيق لعدم المطابقة الموجود * (موضوعية حالة عدم المطابقة ) لحالة لذكر الدليل المادي * ( استيفاء مبررات عدم المطابقة ) نص المتطلبات في المواصفة *

4/5/2013

49

حاالت عدم المطابقة

طلب إجراء تصحيحي) Corrective Action Request ( CAR يستخدم لوصف عدم المطابقة واإلجراء التصحيحي المطلوب لها لتقرير حالة عدم المطابقة الموجودة ( خفيف –جسيم –حرج ) توضيح مستوى حالة عدم المطابقة ( ممثل الجهة المراجع عليها ) تسجيل قبول حالة عدم المطابقة من المراجع عليه تسجيل اإلجراء المطلوب لتصحيح أو إزالة حالة عدم المطابقة تسجيل قبول المراجع عليه لإلجراء المطلوب اتخاذه إلزالة حالة عدم المطابقة

-:ويوضح اآلتي اإلجراء المراجع وتاريخ إصداره - المنطقة المراجع عليها- المواصفة المراجعة ورقم البند فيها- اسم المراجع- وصف لحالة عدم المطابقة -

4/5/2013

50

Closing Meetingالجلســــة الختامية

1

2

3

4

5

6

7

8

.شـكر للمراجــع عليهم على تعاونهـم

.أطلب إرجـــاء األســـئلة .تكلم عن مالحظات المراجعة متضمنة حاالت عـدم المطابقـة التى ظهرت ( .المراجع و المراجع عليه ) واستكماله CARشرح وتفسير لنموذج

. CARاخذ توقيع المراجع عليهم أو من يمثلهم في الخانة الخاصة

الرد على االستفسارات للتوضيح فقط

.اإلتفاق على نتيجة المراجعة ترك صورة من حاالت عدم المطابقة للمراجع عليه لتحديد اإلجراءات

التصحيحية المطلوبة توضيح عملية إعداد التقرير التفصيلى وزمن تسليمه فى أقرب فرصة 9

والمتابعة المطلوبة والحاضرونإحتفظ بتسجيل عن اإلجتماع 10

4/5/2013

51

تقرير المراجعة والمتابعة

تقرير المراجعة والمتابعة Audit Reporting And Follow Up

رئيس فريق المراجعة هو المسئول عن دقة واكتمال تقرير المراجعة

4/5/2013

52

تقريـــر المراجعــــــةAUDIT REPORT

Purpose of the Audit الغرض والهـدف من المراجعـة

Reference Documents الوثـائق المرجعيـة

Audit Plan تفاصيـل خطة المراجعـة

Scope of the Audit مجال تطبيق المراجعــة

Nonconformities مالحظات عـدم المطابقـة

Distribution List of the Report قائمة توزيـع التقريـر

وصول التقرير فى الموعد المناسب التأكيد على سـرية المعلومـات

status Conformity المطابقـة قرار مدى

4/5/2013

53

تقرير المراجعة والمتابعة محتويات تقرير المراجعة

يتم تجميع جميع المالحظات التي ظهرت أثناء المراجعة لمناقشتها أثناء الجلسة الختامية واالتفاق عليها مع المراجع عليهم قبل صياغة تقرير المراجعة ويتم إعداد تقرير المراجعة بعد نهاية الجلسة الختامية وتكون صياغته سهلة وواضحة

-:ومختصرة ويحتوى على تاريخ ومكان المراجعة الوثائق المرجعية العمال المراجعة (رئيس فريق المراجعة أعضاء الفريق ) فريق المراجعة ( مالحظات عدم المطابقة ) طلبات اإلجراءات التصحيحية التي تمت صياغتها قائمة توزيع تقرير المراجعة والمرفقات

4/5/2013

54

توزيع التقرير

قيمةإذا لم يصل التقرير فى الموعد المحدد يصبح ليس ذو *

عليهاقائمة توزيع التقرير يجب ان توافق عليها الجهة المراجع *

لمعلوماتامراعاة سرية *

4/5/2013

5.3.1مسؤليات مدير برنامج المراجعة بند

The Person Managing The Audit Program

امتداد برنامج المراجعة/ يقرر وينشئ مدي 1.

يتعرف علي ويقيم مخاطر برنامج المراجعة2.

ينشئ مسؤليات المراجعة3.

ينشئ اجراءات عمل المراجعة الداخلية4.

يحدد الموارد الالزمة ألتمام عملية المراجعة الداخلية5.

المدي / يتأكد من تفعيل وتطبيق برنامج المراجعة شامال انشاء أهداف المراجعة 6.

اختيار فريق / تحديد طرق المراجعة / معايير كل مراجعة علي حدة ( / المجال)

المراجعة وتقييم المراجعين

التأكد من انشاء وادارة والحفاظ علي وتحديث سجالت المراجعة7.

رصد ومراقبة ومتابعة وتحديث وتطوير برنامج المراجعة 8.

ابالغ األدارة العليا بمحتوي برنامج المراجعة و موافقته عليه و نتائج المراجعة 9.

4/5/2013 55

األصدار الثاني 2011لسنة 19011هيكل المواصفة

تمهيد•

تقديم•

المجال . 1•

المرجع القياسي.2•

العبارات والتعاريف.3•

الستة:مبادئ المراجعة . 4•

ادارة برنامج المراجعة الداخلية .5•

عام 5.1•

Plan إنشاء أهداف برنامج المراجعة 5.2•

Plan إنشاء برنامج المراجعة 5.3•

Do : تطبيق برنامج المراجعة 5.4•

4/5/2013 56

-2-األصدار الثاني 2011لسنة 19011هيكل المواصفة

Check : رصد برنامج المراجعة 5.5•

Act : مراجعة و تحسين برنامج المراجعة 5.6•

تأدية المراجعة 6•

عام 6.1•

بدء المراجعة 6.2•

اعداد أنشطة المراجعة 6.3•

أنشطة المراجعة( إجراء)تنفيذ 6.4•

اعداد وتوزيع تقرير المراجعة 6.5•

استكمال المراجعة 6.6•

متابعة المراجعة ( إجراء)تنفيذ 6.7•

كفاءة وتقييم المراجعين الداخليين 7•

4/5/2013 57


عام 7.1•

تحديد كفاءة المراجعين لتحقيق متطلبات برنامج المراجعة 7.2•

انشاء معايير تقييم المراجعين 7.3•

اختيار طريقة التقييم المناسبة للمراجعين 7.4•

تقييم المراجعين ( إجراء)تنفيذ 7.5•

الحفاظ علي جدارة المراجعين وتحسين كفائتهم 7.6•

أمثلة ارشادية وتوضيحية للمعرفة و المهارات المتخصصة ( توضيحي)ملحق أ •

أمثلة و القطاع الذي سيمارس المراجعة عليه 8: للمراجعين في أنظمة األدارة المختلفة

المراجعة ( إجراء)ارشادات اضافية للمراجعين لتخطيط و تنفيذ ( توضيحي)ملحق ب •

المواصفات األخري التي لها عالقة بهذه المواصفة : المراجع •

4/5/2013 58


7الي 1بنود رئيسية المستوي األول من 7•

7.1من ) 6:والسابع 7: و السادس 6:الخامس : بند فرعي في المستوي الثاني 19•

(7.6الي

و 4به 6.3و 3به 6.2و 7به 5.4و 6به 5.3: بند تحت فرعي المستوي الثالث 36•

(7.2.5الي 7.2.1من ) 5به 7.2و 2به 6.5و 9به 6.4•

7.2.3.1) 5به 7.2.3و 2به 6.3.2:بند تحت تحت فرعي المستوي الرابع 7•

( 7.2.3.5الي

تعريف 20و ( ارشادات : مطالب)بنود 69المجموع •

4/5/2013 59

2002التغييرات في األصدار الثاني مقارنة باألصدار األول لسنة

المواصفة شمولية: أنظمة المراجعة بدال من الجودة والبيئة : عنوان المواصفة•

توضيح: 2011لسنة 17021أضيفت العالقة بين المواصفة ومواصفة األيزو : المجال •

Conformity Assessment-Requirements for bodies providing audit

and certification of management systems

(الحيادية)سرية المعلومات مع توضيح األستقاللية ضيفتأ: 4بند •

risk -based auditingادخال مفهوم المراجعة علي أساس المخاطر : 5بند •

واعادة ترتيب البند•

اعادة ترتيب البند 6بند •

( المدقق)المراجع ( كفاءة)جدارة : تقوية و اعادة ترتيب البند 7بند •

ادخال طريقة المراجعة عن بعد ضمن طرق المراجعات •

•

4/5/2013 60

4/5/2013 61 Page 61

Process Flow of Audit

Program

شكل توضيحي لتدفق

برنامج المراجعة

4/5/2013 62

Page 62

توضيح ألنشطة

المراجعة الفعلية

4/5/2013 63

نظرة عامة

علي عملية

جمع والتحقق

من المعلومات

4/5/2013 64

اختيار طريقة لتقييم المراجعين

4/5/2013 65

طرق القيام بعملية

المراجعة

Applicable

Audit Methods

4/5/2013 66

: أثناء المراجعة ( المراجع عليهم)كيفية التعامل مع الشخصيات الصعبة

التسهيل والتيسير والتبسيط /الذكاء األجتماعي / مهارات القيادة

1. Take a communication class on verbal and nonverbal skills.

2. Get training on dealing with difficult people.

3. Understand cultural differences.

4. Explain to the Auditee the benefit or requirement to the

company.

5. Ask open-ended questions from checklist.(Does , Are , Can

Yes / No answer = Closed end questions)

√ Tell Me , Show me , What , How ,When , Who , Why ?

6.Stop an audit during difficult situations with auditees.

7.Be Assertive neither Aggressive nor Abrasive

4/5/2013 67

LPA Sustain with Layered Process Audits

They are a system of audits performed by multiple layers of

supervision and management to monitor key process operations,

characteristics and verify process conformance on an ongoing

basis. LPAs are an excellent tool for minimizing variation in your

processes and error-proofing systems.

Layered Process Audits (LPAs) have become quite popular and in

many cases mandatory for suppliers in the automotive industry.

4/5/2013 68

Peer Review

4/5/2013 69

Turtle Audit

Process

Approach