UNIT‐I CORPORATE ORGANISATION [JOINT STOCK COMPANY,TYPES OF 

COMPANIES,FORMATION OF COMPANIES AND MULTINATIONAL CORPORATIONS] 

QUESTIONS BANK OBJECTIVE QUESTIONS 1. Define Company. 2. What do you mean by separate legal entity? / Corporate Existence. 3. Explain perpetual succession/why does a co. enjoy perpetual existence? 4. State essential features of private company. 5. What is one man co.? 6. What is meant by limited liability in J.S.Co.? 7. Who are the administrators of co. law? 8. Under which act CO.s in India are registered? 9. Explain common seal. 10. Company has nationality but no citizenship. Explain. 11. List  the  circumstances  under which  a  limited  company may  dispense with  the word 

limited from its name? 12. What is meant by index of members? 13. List any two main privileges of private company. 14. What is the min. and max. Limit of members in private and public co. 15. What is meant by democratic management in J. S. CO? 16. When is a company born? 17.  List two advantages of holding company. 18. What are the limitations in Government Company? (any 2) 19. What is important in content to name in private and public company? 20. Explain corporate veil in company form of organization. 21. Differentiate private and public  company on  the basis of  transferability of  shares and 

right issue. 22. What is the quorum for board meeting in public and private company? 23. Why joint stocks company form of organization so popular. 24. Explain following companies with two examples each. Chartered company company limited by 

guarantee private deemed to be public co. 

Statutory company  foreign company  public company Registered company 

holding company  private company 

Indian company  Defunct company  government company Co. limited by share MNC’s  Indian company 

25. In what ways co. may be promoted? 26. List the steps for the formation of J.S.Co. 27. Define promoter 28. Explain promotion 29. Mention the steps promotion of co. 30. State main functions performed by promoter  31. What is the role of promoter in co? 32. Explain legal position of promoter  33. Under what circumstances does the liability of promoter ceases 34. What is the maximum ceiling of remuneration to promoter 35. In what different ways promoter remunerated? 

                                                                            36. List the qualities of successful promoter. 

 

37. Mention the documents used for incorporation 38. State the authorized group of people for declaration  at incorporation 39. Differentiate certificate of incorporation and certificate of commencement. 40. What is the significance of table A.C.D.E OF A/A 41. Explain significance of subscription clause of MoA. 42. Differ A/A and table A 43.  State legal effect of MoA and A/A 44. State ultra vires 45. State the declaration at the time of commencement 46. Explain minimum subscription. 47. What is offer for sale 48. When is statement in lieu of prospectus filed  49. State the content of capital clause of MoA. 50. Discuss briefly relationship of MoA and A/A 51. Define prospectus  52. What happen when minimum subscription is not raised 53. State condition which are essential for grant of commencement certificate 54. State significance of object clause of MoA. 55. Given 2 reasons for issuing a prospectus. 56. Give any 2 legal provisions regarding an issue of prospectus. 57.  What are the options available for public Co. regarding its articles? 58. To whom is certificate of commencement issued 59. Who can be a promoter of a company 60. What statutory declaration is required for incorporation. 61. Define Article of association 62. Differentiate prospectus and offer for sale 63. Explain Underwriting of securities 64. What is floatation of company 65. Explain preliminary expenses. 66. What is a misleading prospectus 67. What is lease financing? 68. Explain CIN 69. Mention benefits of joint venture. 70. State additional requirements of a public co. after  incorporation to obtain a certificate 

of commencement? 71. Explain shelf prospectus 72. What do you mean by red herring prospectus? 

         

SUBJECTIVE 1. Discuss the steps for floatation/stages of formation of a Co. 2. What  is  the  role  of  promoter  a Co.  form  of  organization  /  Explain  steps  or  stages  in 

promotion of Co. 

 

3. Explain various functions of performed by promoter 4. Describe various documents of incorporation  5. What are the steps involved in registration/incorporation of a Co. 6. How can a public Co. commence its business discuss the steps 7. Explain M/A  with its clauses 8. Diff. M/A and A/A 9. What is A/A state its content 10. Define prospectus with its content 11. Elaborate  factors  taken  into  consideration  for  scanning of prospectus  from  investor’s 

point of view. 12. Define joint stock company explain its essential features 13. Differentiate partnership and J.S.Co. 14. Elaborate reasons for popularity of J.S.Co. In India. 15. What leads to the origin of J.S.Co?. 16. Explain diff. types of companies. 17. Differentiate private and public company 18. Brief out various exemptions to private companies under company law. 19. Explain holding Co. and its advantages 20. Discuss different forms of Transnational Co. working in India with examples 21. Why there is need/objective for government forming company? 22. Explain various reasons for the growth of M.N.C’s 23. Discuss benefits and limitations of government companies. 24. Define private company. Explain its advantages and disadvantages. 25.  In What ways transnational companies are harmful for hosts? 26.  Comment on public companies/J.S.Co. In reference to its merits and demerits. 27. “Private companies are compromise between partnership and public company” explain. 28. Explain the objectives of a joint stock company. 29. Explain different types of promoters. 30. Explain features of M.N.C’s 31. Give the merits and demerits of multinationals        

                                                                            

 

MANAGERIAL PERSONNEL UNIT II OBJECTIVE QUESTIONS 1. STATE 2 METHODS OF APPOINTMENT OF M.D 2. MENTION 2 DISQUALIFICATIONS OF A DIRECTOR 3. GIVE 2 QUALIFICATIONS OF A DIRECTOR 4. WHAT IS A MAXIMUM TENURE OF A M.D? 5. WHO IS AN ALTERNATE DIRECTOR? 6. UNDER WHAT CIRCUMSTANCES CAN THE CENTRAL GOVERNMENT APPOINT A M.D 

 

7. STATE 2 POINT OF DISTINCTION BETWEEN M.D AND MANAGER 8. EXPLAIN RETIREMENT BY ROTATION 9. HOW CAN THE DIRECTOR OF A COMPANY BE REMOVED FROM HIS OFFICE BEFORE THE EXPIRY 

OF THE TERM 10. WHAT IS THE MAXIMUM NUMBER OF DIRECTOR REQUIRED IN A JOINT STOCK COMPANY? 11. MENTION METHODS OF APPOINTMENT OF DIRECTORS OF A COMPANY 12. IDENTIFY THE DIRECTORS WHO CANNOT BE REMOVED BY THE SHAREHOLDERS IN THE AGM 13. GIVE THE LIMITATIONS/RISTRICTIONS ON THE POWERS OF BOARD OF DIRECTORS 14. HOW ARE THE FIRST DIRECTORS OF COMPANY APPOINTMENT 15. WHAT IS THE LIMIT ON THE NUMBER OF DIRECTORSHIP OF A PUBLIC COMPANY? 16. HOW IS AN ADDITIONAL DIRECTOR APPOINTMENT 17. WHEN IS A CASUAL DIRECTOR APPOINTMENT? 18. DEFINE DIRECTOR 19. WHAT IS TENURE OF OFFICE OF A MANAGER? 20. EXPLAIN QUALIFICATION SHARES 21. WHAT  IS MAXIMUM AND MINIMUM NUMBER OF DIRECTORS A  JOINT STOCK COMPANY CAN 

HAVE? 22. WHAT IS THE MAXIMUM REMUNERATION PAYABLE TO A M.D? 23. ELABORATE REMUNERATION TO DIRECTORS/MANAGERIAL PERSONNEL? 24. DEFINE MANAGER 25. DIFFERENTIATE Member AND SHAREHOLDER 26. STATE 2 RIGHTS OF SHAREHOLDERS 27. EXPLAIN BOARD MEETING 28. GIVE 2 DISQUALIFICATION OF M.D 29. EXPLIN WHOLETIME DIRECTOR 30. STATE DIFFERENT TYPES OF MEETINGS 31. EXPLAIN QUORUM 32. DIFFERENTIATE ORDINARY AND SPECIAL RESOLUTION 33. WHAT IS THE LIMIT ON NUMBER OF MANAGING DIRECTORSHIP OF A COMPANY? 34. DEFINE M.D 35. WHAT  ARE  THE  PROVISIONS  OF  COMPANIES  ACT  RELATING  TO  THE  APPOINTMENT  OF  THE 

DIRECTORS OF A COMPANY BY THIRD PARTY? 36. WHAT ARE THE LIABILITIES OF A DIRECTOR? ESSAY TYPE QUESTIONS 1. DISCUSS FIVE DUTIES OF DIRECTORS 2. EXPLAIN POWERS OF A PERSON OCCUPYING THE POSITION OF DIRECTOR, BY WHATEVER NAME CALLED. 3. WHAT ARE THE DIFFERENT METHODS OF APPOINTMENT OF A DIRECTOR? 4. HOW DOES THE OFFICE OF A DIRECTOR FALL VACANT 5. EXPLAIN PART TIME DIRECTOR AND FULL TIME DIRECTOR 6. MENTION FEATURES OF M.D’S POSITION 7. DISCUSS THE ROLES AND FUNCTIONS OF DIRECTORS 8. HOW CAN THE DIRECTORS OF A COMPANY BE REMOVED FROM THERE OFFICE?  9. GIVE THE COMPOSITION OF THE BOARD OF DIRECTORS. 10. EXPLAIN THE PATTERN OF COMPANY MANAGEMENT IN INDIA                                                                  UNIT III  [FINANCE‐FINANCING,  FINANCIAL  INSTITUTIONS,  MUTUAL  FUNDS  AND COMMERCIAL BANKS] SHORT ANSWER QUESTIONS— 

1. What is meant by participating preference shares? 2. Why are preference shares so called? 3. Expand the terms ICICI and IFCI. 4. explain underwriting commission 

 

5. Mention two disadvantages of debentures from company’s point of view. 6. Mention 2 advantages of crossing of cheque. 7. State 2 advantages of public deposits from company’s point of view. 8. mention 2 situations when customer may dishonor customer’s cheque 9. what are 2 advantages of ploughing back of profit 10. distinguish between bearer debenture and registered debenture 11. expand IDBI and SFC’s 12. Give 2difference between shares and debentures 13. State 2 advantages of mutual fund. 14. Distinguish between fixed and current account 15. State 2 functions of commercial bank 16. Mention 2 factors affecting requirement of working capital of an organization 17. What are closed ended mutual funds? 18. Mention any two functions of IDBI. 19. Distinguish between overdraft and loan. 20. What are growth funds? 21. Identify 2 sources of variable working capital 22. What are convertible debentures 23. Give 2 sources of long term capital 24. Mention 2 advantages of preference shares from the point of view of shareholders 25. What is circulating capital/working capital? 26. Mention the main objective of ICICI. 27. State the purpose for which the SFC’s were set up. 28. What are retained earnings 29. What is the importance of finance for a business 30. Explain different sources of raising fixed capital 31. What are the objectives of DFC’s 32. Explain right shares 33. Mention different sources of raising permanent working capital 34. What do you mean by bonus shares 35. Differentiate bank 36. Explain cheque 37. Give two advantages of opening a bank account 38. Define mutual fund 39. What are the functions performed by the IFCI 40. When and where was the first SFC set up? Elaborate management of ICICI 41. What is IDBI 42. When and why was the UTI established? 

                                                                                         [5]  

43. Give the main forms in which financial assistance from a bank may be available 44. Identify two sources of short term capital 45. What is meant by cash credit 46. Explain trade credit 47. Mention four sources of finance for a proprietary form of business organization 48. Explain factoring 49. What is fixed capital 50. Enumerate  two  factors  which  bring  out  the  importance  of  working  capital  in  a 

business 51. Mention different types of share capital 

 

52. By what act are mutual funds governed 53. List different types of debt funds 54. Explain public debt instrument 55. Give three points in support of banks role in economic development of the country 56. Describe main features of saving bank account 57. Classify the capital requirement of business 58. What is underwriting commission 59. Differentiate equity and preference shares 60. Differentiate subscribed and paid up capital 61. State different types of share capital which a company may  issue under company’s 

act 62. Explain share warrant and share certificate 63. How can the shares of company be forfeited 64. Explain fixed and floating charge on assets 65. Define debentures 66. State two advantages of medium term capital 67. Explain fair weather friend 68. Give any two ways when debenture score over shares 69. Can public limited company raise any amount of money by issue o equity shares 70. Distinguish between reserve capital and capital reserve 71. Differentiate owed capital and owned capital 72. Differentiate share and stock 73. What purpose is served by long and short term capital 74. Explain capitalization 75. Can working capital be negative 76. Explain time deposit 77. Explain banker’s liability 78. What is the significance of the word “not negotiable “in cheque 79. Differentiate general and special crossing 80. State steps for opening a bank account. 81. What are the objectives of DFI’s. 82. Differentiate shareholder and stakeholder 83. Bring out the importance of fixed capital. 84. Differentiate bearer cheque and order cheque 85.              Differentiate redeemable and irredeemable debentures. 

                                                                  

Subjective questions‐ 1. Define capitalization. Explain factors affecting capital plan. 2. What do you mean by fixed capital? Enumerate factors affecting it. 3. Discuss various factors affecting working capital. 4. Discuss various sources of raising short term capital 5. Define shares and differentiate it with debentures 6. Classify different types of preference shares and explain them 

 

7. Write  short  note  on  –a)public  deposits        b)retained  earnings/ploughing back of profit 

8. Discuss types of debentures 9. Enumerate fund based and fee based services of commercial banks. 10. Mention the conditions for dishonoring of customers cheque 11. Explain  specialized  financial  institutions.  Discuss  advantages  and 

disadvantages of borrowing from these institutions. 12. Write short note on‐‐‐a)mutual funds    b)underwriting of shares 13. Explain schemes/types of mutual funds 14. Discuss types of deposits. 15. Give merits and demerits of raising capital by issuing shares. 16. Write short note on—a)IFCI      b)SFC 17. How does a bank give loans and advances 18. Discuss merits and demerits of raising funds from banks 19. Explain agency and general utility functions of commercial banks 20. Explain advantages and disadvantages of preference shares. 21. Discuss five differences between equity and preference shares 22. Discuss the role/importance of working capital in a business concern 23. What are the rights enjoyed by shareholders. 24. Bring out merits and demerits of raising debenture capital for a company 25. What are the different types of working capital 26. Differentiate fixed and working capital 27. What are the different types of bank 28. Differentiate open ‐end and close ‐end fund 29. Write short note on – a)ICICI    b)IDBI 30. A)Write short note on UTI 

B) Differentiate equity and preference shares             31. A) Differentiate saving account and current account                   B) Discuss the objectives of institutional finance 

                                                                            

UNIT 4 MANAGEMENT  [MANAGEMENT,  FUNCTIONS OF MANAGEMENT, PRINCIPLES OF MANAGEMENT]    SHORT ANSWER QUESTION 1. Explain functional /scientific school/classical/as a process definition of management. 2. Define neo‐classical /human relation definition of management. 3. Explain decision making and leadership concept of management. 4. Write modern concept/integrated concept of management. 5. List five M’s of management. 6. Explain management as a discipline. 7. Give any two objectives of management. 8. Management is all pervading. Explain. 9. Explain management as a dynamic function. 10. Management is both‐science and an art. Explain. 

 

11. List two features of management. 12. Differentiate administration and management. 13. Classify levels of management. 14. List four functions of middle level management. 15. Define management as an activity. 16. Management is not manipulation. Explain. 17. Briefly explain two importance of management. 18. Co‐ordination is a function of management. 19. What is management in preparation? 20. What is management in action? 21. Explain PODSCORB. 22. Explain two internal limitations of planning. 23. Give two external limitation of planning. 24. Mention steps of organizing. 25. What is manning? 26. Explain actuating. 27. What steps are involved in process of motivation? 28. Differentiate co‐ordination and co‐operation. 29. State two benefits of planning. 30. Classify organization. 31. State the significance of leadership in management. 32. Explain how effective management depends on communication. 33. Management is a group activity. Explain. 34. Define leadership. 35. What are the steps in controlling? 36. Who is known as father of scientific management? 37. Differentiate decentralization and delegation of authority. 38. Explain two features of management principles. 39. Classify business activities as per Henry Fayol. 40. What are the essential qualities of manager? 41. Write needs for management principles? 42. Differentiate unity of command and unity of direction. 43. Explain scalar chain. 44. Who is the father of modern management? 

                                                                                     [8]  

45. Name management principles stated by Taylor. 46. Define financial administration. 47. Explain personal administration. 48. What are the objectives of budgeting? 49. Enumerate levels of management. 50. Explain management is universal. 51. Why co‐ordination is essence of management? 52. Explain management as a group. 53. Explain reporting. 54. How is principle of ‘stability of tenure’ important to an organization? 55. What is meant by order as a principle in Fayol’s management? 

 

Subjective questions  

 

1. Define management and explain its essential features. 2. Elaborate different concept of management. 3. Discuss management objectives. 4. Explain importance of management in modern business world 5. Management is an art of getting things through and with people. Discuss. 6. Comment on management as a process 7. Management is science as well as an art. Explain.  8. Write a short note on management as a profession? 9. Discuss management as an activity. 10. Elaborate management functions 11. Explain planning with its steps and limitation 12. Planning is looking ahead and controlling is looking backward. Discuss 13. Co‐ordination is an essence of management. Explain 14. Discuss directing as function of management. 15. Write short note on—a)personal management      b)organizing function 16. Discuss Co‐ordination as function of management. 17. Discuss universality of management principles 18. Elaborate Taylor management principles. 19. Explain  following  principles  of management‐‐‐a)      authority  and  responsibility            b)     

division of work           c) equity           d) espirit de corps      e) principle of discipline 20. Discuss significance/importance/need of management principles 21. Differentiate Fayol and Taylor concepts 22. Elaborate Taylor management principles 23. Discuss the nature of management principles 24. Write about management scope 25. Explain following management principles—a) initiative   b) centralization    26. Why has management in modern business has become very important 27. Discuss different levels of management                                                                         [9]   UNIT 5 COMMUNICATION OBJECTIVE QUESTIONS 1. What is communication? 2. Define informal communication/grapevine/bush telegraph 3. Classify formal communication 4. What is feedback in the process of communication? 5. Give four forms of verbal communication 6. Explain video conferencing 7. Mention two key objectives of communication 8. Give two point of difference between upward and downward communication 9. Mention two demerits of oral communication 10. State two limitations of written communication 11. What is gestural communication 12. State two importance of communication 13. Enumerate two advantages of oral communication 14. State any two devices developed in recent past for rapid and efficient communication 

 

15. Mention two disadvantages of oral communication 16. State two main features of communication 17. Give two advantages of written communication 18. Explain formal communication 19. Give  reason  why  communication  is  one  of  the  most  vital  factors  in  efficient 

management 20. State two methods of communication 21. Mention  two  reasons  why  communication  is  necessary  for  the  development  of 

commerce 22. Mention any two directions of the flow in communication 23. What are the elements of communication 24. State two barriers of communication 25. State the conditions when written communication is more important 26. When is verbal communication most suitable 27. Differentiate internal and external communication 28. Explain horizontal communication 29. Write about diagonal communication 30. Differentiate upward and downward communication 

Subjective questions 1. Explain communication with its importance 2. Differentiate informal and formal communication 3. Differentiate written and verbal communication 4. Find out the usual  barriers to communication and methods to overcome 5. Explain principles of effective communication 6. Discuss the reasons for growing importance  of communication 7. What are the essentials of an ideal communication 8. Write short note on‐‐‐a)written communication      b)downward communication 9. Give characteristics of communication 10. What are the objectives of communication 11. Explain different types of communication and give the merits and demerits of each 12. What are the modes/devices of communication                                                                    

UNIT 6 MARKETING  [MARKETING,  ADVERTISING,  SALES  PROMOTION  AND SALESMANSHIP] SHORT ANSWER QUESTIONS 1. Give two importance of packaging 2. State contents of labeling 3. Give advantage of branding 4. Define sales promotion 5. List two objectives of sales promotion 6. Explain two dealer sales promotion methods 7. Mention two customers sales promotion methods 8. Give four characteristics of advertisement 9. What is mural advertising 10. Explain two benefits of advertisement to middlemen 11. What is advertising media 12. Explain media mix 13. State four forms of direct mail advertising 

 

14. Give any two limitations of press advertising 15. What is an advertising agency 16. Explain advertising appeal 17. Give two advantages of advertising agency 18. Define salesmanship 19. Give two characteristics of salesmanship 20. Mention two objectives of personal selling 21. Explain relationship between advertising, personal selling and  sales promotion 22. Differentiate advertising, personal selling and sales promotion 23. Give four qualities of salesman 24. Expand AIDCAM 25. Explain film advertising 26. What is collective advertising 27. Explain competitive advertising 28. Differentiate brand and trade mark 29. Differentiate packing and packaging 30. Differentiate standardizing and grading 31. Explain pricing as a function of marketing 32. Explain promotional mix 33. Give two advantage of buying and assembling 34. Give full form of ISI and AGMARK 35. Classify marketing function 36. Differentiate selling and marketing 37. Differentiate advertisement and publicity 38. Give physical function of marketing 39. Classify exchange marketing functions 40. Mention two factors which influence the selection of advertising media 

                                                                                   

41. What are the two main forms of audio‐ visual advertising 42. Mention two functions of advertising agency 43. Identify two advantages of personal selling 44. Enumerate two vocational qualities of  salesman 45. Define marketing 46. Explain traditional concept of marketing 47. Mention two objectives of advertising agency 48. Mention two limitations of direct mail advertising 49. What is meant by post sale activity of salesmanship 50. Define market research 

 SUBJECTIVE QUESTIONS  

 

1. Discuss the key functions of marketing 2. Examine the functions/objectives of advertisement. 3. Advertising is a social waste. discuss 4. Discuss the objectives and significance of salesmanship 5. What are the desired qualities of salesman 6. Define marketing and examine its key objectives and importance 7. What are the features and significance of advertisement 8. Explain the objectives/functions of sales promotion 9. Elaborate the steps in personal selling process 10. Write a note on advertising agency 11. Discuss different forms of advertisement media 12. Explain factors affecting advertising media 13. Explain facilitating functions of marketing 14. Explain types of advertising 15. Write a brief note on code of advertising practices 16. Discuss techniques of sales promotion 17. Discuss themes of advertising/advertising appeal 18. Discuss concepts of marketing                                                                           

COMMERCE AT A GLANCE CORPORATE ORGANICATION 

Company‐joint stock company—it is an artificial person created by law, having  separate  legal entity with perpetual  succession  and  a  common seal. Features/characteristics‐ 1. Artificial  person‐co.  is  created  by  law;  it  does  not  have  physical 

existence.  It  comes  into  existence  by  the  process  of  incorporation under companies act. 

2. Separate  legal  entity‐the  identity  of  company  is  different  from  its members  in  the eye of  law. Members and directors can be debtors and creditors at the same time. Company can sue, hold property and enter into contracts in its own name 

3. Perpetual  succession‐Due  to  free  transferability of  shares  company continuity  is not affected. Members may  come or  go but  company goes  on  for  ever.  Death,  lunacy  and  insolvency  of  members  and directors does not effects the continuity of the company 

 

4. Common seal‐it  is an official signature /substitute  to signature of a company.  It  is  a  rubber  stamp with  the  name  of  company  and  its head  office  address  engraved  in  it.  Every  legal  document  of  a company  must  b  witnessed  by  two  directors  or  a  director  and  a company secretary along with a seal to make it a legal document 

5. Limited  liability‐liability  of  members  is  to  the  extent  of  unpaid amount  on  its  nominal  value  if  limited  by  shares.  However  the liability of company remains unlimited 

6. Democratic  management‐  Company  is  managed  by  board  of directors who are the elected representatives of members. 

Voluntary  association/corporate  finance  and  corporate  existence‐‐‐read it once –from book Advantages/benefits/significance/importance‐[brief  explanation  of each] 1. Large financial resources‐ 2. Stability 3. Free transferability of shares 4. Professional management 5. Diffused risk 6. Limited liability 7. Scope for growth and expansion 8. Social benefits‐it  leads  to employment  generation, wide  choice  for 

customers,  higher  standard  of  living,  and  quality  product  at reasonable  price,  capital  formation  and  source  for  government revenue 

Demerits/limitation/disadvantages‐‐[brief explanation of each] 1. Too many legal formalities 2. Delay in decisions 3. Lack  of  personal  touch/separation  between  ownership  and 

management/corporate veil 4. Speculation 5. Oligarchy in management 

6. Social evils‐ due to companies’ establishment problems like political interference, industrial unrest, monopoly, pollution and a regional imbalance arises. Objectives of companies‐‐[brief explanation of each] 1. To develop rapid industrialization 2. To undertake large scale operation 3. To utilize resources 4. To mobilize idle resources 5. To make country self reliant 6. To help in the growth of social sector and rural economy 7. To generate employment 

 

Suitability of companies ‐ [brief explanation of each] 1. For basic and key industries like ship building 2. For business involving high risk like airlines concerns 3. To escape unlimited liability 4. The  law  makes  the  company  organization  obligatory  like  banking 

business 5. When large scale business is crucial like construction industries basis  partnership Company Meaning  Relation  between  2  or 

more partners who have agreed  to  share profit of a  business  carried  on  by all or any of  them acting for all. 

An  artificial  person  created by  law  with  separate  legal entity,  perpetual  succession and common seal. 

Registration  Optional,  registered under  Indian partnership act 1932 

Compulsory,  registered under  Indian  companies act 1956 

Liability  Partners  liability  is unlimited 

Members  liability  is unlimited 

Management  Managed by partners Managed  by  board  of directors 

No. of people   Min‐2, max‐10  [banking], 20 [non banking] 

Private‐ [2‐50]  [excluding past or present employees] Public‐ [7‐unlimited] 

transferability  Partners  cannot  transfer their interest without the consent of all members 

Members  can  transfer  their shares 

Types of companies‐‐‐ On the basis of mode of incorporation Chartered  company‐cos.  Established  by  royal  charter,  king,  queen  or head of the state. Ex. bank of England Statutory  company‐cos.  Established  under  a  special  act  passed  in  the parliament or by state legislature. Ex.  LIC, UTI Registered  company‐  established  under  registration  under  companies act.  In  INDIA  under  Indian  companies  act  1956  or  any  other  previous Indian companies act On the basis of control Holding  company‐co. which  directly  or  indirectly  through medium  of another company holds‐ More than 50% of issued equity capital of the company                         or More than 50% of voting rights in the company                      or Right  to  appoint  majority  composition  of  board  of  directors  in  the company. Ex. Unilever limited 

 

Subsidiary company‐company whose— More  than  50%  of  issued  equity  capital  is  with  another  company                     or More than 50% of voting rights is with another company                      or Right  to  appoint  majority  composition  of  board  of  directors  is  with another company. Ex. HUL Government Company: Co. in which not less than 51% of paid up capital is held by Central Government or by one or more  state governments. E.g. SAIL On the basis nationality Indian company‐ Co.  incorporated under  Indian company’s act 1956 or any previous act of India. Foreign  company‐  C0.    Incorporated  in  any  other  nation  but  has  its business unit in India. On the basis of liability‐  Company  limited  by  shares:  Liability  of members  is  to  an  extent  of unpaid amount on the face value of shares. Company  limited by guarantee: Liability of members  is  limited to such amount as they agree to contribute to the assets of the company in the event of its winding up. It may or may not have share capital Unlimited company: Liability of every member is unlimited and extends to his personal property. On the basis of public interest Private company: A company which by its articles:‐ 

(a) Restricts the right of its members to transfer shares. (b) Limits  the  no.  of  members  to  50  (excluding  past  or  present 

employee) (c) Prohibits  general  public  to  subscribe  for  its  shares  or  public 

deposits. (d) Min. paid up capital is one lacs. 

Public company: A company which:‐ (a) Minimum paid up capital of five lacs. (b) No. limit on no. of members. (c) Open invitation t general public to subscribe shares or deposit.  (d) Free transferability of shares. 

Multinational  Company:  Company  has  production,  distribution  and marketing  activities  in  two  or more  Countries  apart  from  country  in which  it  is  incorporated.  It  can  be  established  in  form  of  branches, subsidiary, franchise, Joint venture, Turn Key Projects.  

Sl. No 

Basis  Private Company Public Company

1  Min.  &  Max.  no.  of  Min: 2, Max: 50 ( excluding  Min:  7,  Max: 

 

members  past or present employee)  Unlimited2  Min Paid up capital  One lacs 5 lacs 3  Transferability  of 

shares Restricted Free 

4  Minimum  no. Directors 

2 3 

5  Public Invitation  Prohibited Free & Open6  Commencement 

formalities Only  after  obtaining certificate of incorporation 

A copy of prospectus or statement in lieu of prospectus and statutory declaration. 

7  Last word of name  Private Limited Limited  Privileges/Legal exemption of Private Company 

1. Statutory Meeting and Report:  Not compulsory to hold statutory meeting and submit statutory report. 

2. Index of Members: Not needed to maintain index of members 3. Quorum: For general meeting 2 members and for board meeting 2 directors. 4. Min. Capital (paid up): Min. paid up capital of 1 lac. 5. Commencement  of  Business:  Not  needed  to  acquire  certificates  of 

commencement. 6. Minimum no. of members: To commence only 2 members needed. 7. Minimum no. of Directors: Only 2 directors needed 8. Prospectus or statement in lieu of prospectus: Not needed 

Advantages / Benefits of Private Company ‐[brief explanation of each]  

1. Easy formation 2. Secrecy can be maintained 3. Quick Decisions 4. Greater flexibility 5. Personal touch 6. Limited liability 

Disadvantages / Demerits of Private Company‐[brief explanation of each] 1. Limited Resources 2. Poor Protection to members 3. No valuation of investment 4. Restriction on transferability of shares 5. Lesser public confidence 

 

Government Company Advantages: ‐ [brief explanation of each] 

1. Easy formation 2. Internal Autonomy 3. Flexibility of operations 4. Efficient Management 5. Collaboration 6. Public Accountability 7. Sensitive to consumer needs 8. Development of neglected sector 

Disadvantages: ‐ [brief explanation of each] 1. Political Interference 2. Board flooded with yes men 3. Red Tapism 4. Beurocratic Management / Indifferent / inefficient 5. Lack of Accountability 6. Stereo typed method 

 Objectives of Govt. Company:  ‐ [brief explanation of each] 

1. To develop basic and key Industries 2. To mobiles Public Savings 3. To generate employment 4. To ensure balanced Economic development 5. To reduce Dependence 6.  To control monopoly 7. To provide and fulfill consumer needs 

Necessities of Govt. Company: ‐ [brief explanation of each] 1. Rapid Industrialization 2. Capital formation 3. Employment 4. Balanced development 5. Self Reliance 6. Socialistic pattern of society 7. Consumer welfare 

Characteristics: ‐ [brief explanation of each] 1. Incorporation 2. Separate legal entity 3. Ownership 4. Mgt. 5. Financial Autonomy 6. Accountability 

 

HOLDING COMPANY‐[brief explanation of each]  1. Avoidance of risk 2. Easy to form 3. Creates Goodwill 4. Economy in operation 5. Financial strength 

Private deemed to be public : 1. Where 25% or more the paid‐up share capital of Pvt. Company is held by one 

or more bodies corporate. or 2. Where the average annual turnover of a co. for past 3 consecutive year Rs. 25 

crore. or 3. Where a private company holds at least 25% of paid up capital of a public co.   

 FORMATION OF COMPANY  

4 steps of formation/ floatation [brief explanation of each] (a.) Promotion (b.) Incorporation (c.)       Capital subscription (d.) Commencement Promoter: Any  individual,  firm, co. or association who performs or  identifies business  opportunities,  ideas,  analyses  its  prospects  and  assembles  various factors for the formation of a company Promotion:  First  stage  in  formation  which  involves  conceiving  of  idea, preliminary  and  detailed  investigation,  assembling  various  factors  for commencement of business in a co. Steps  of  Promotion  /  Role  of  Promoter  /  Functions  of  Promoter:  [brief explanation of each] 

a. Discovery of Idea b. Preliminary Investigation c. Detailed Investigation d. Assembling e. Financing of Proposition 

Note: If role and functions both are asked state the given points with explanation for role and self explanatory sentences for functions.  

Type of Promoters: [brief explanation of each] a. Professional promoters b. Accidental promoters c. Financial promoters d. Technical promoters e. Specialized institutions as promoters f. Government as promoter 

 

Legal position of promoter: Fiduciary position – position of trust and confidence Remuneration:  no maximum ceiling, it is as per AOA. Forms of remuneration are as follows‐‐ 

a. Shares b. Sell his own assets at higher prices to the Co. c. Charge commission on purchase of assets d. No max. Ceiling usually govt. puts a limit. 

Qualities:  1. Imaginative 2. Organizing ability 3. Vision  4. Resourceful 

Liability of Promoters: Promoter is personally liable for all contracts .It ceases if It is expressed in the preliminary contracts – 

a. That the company adopts those contracts  b. That either party may rescind it if co. doesn’t adopt the contract. 

Incorporation: Steps a. Preliminaries  –  approval  of  name,  appointment  of  banker,  solicitor 

members, directors etc. b. Preparation  &  filing  of  documents  –  MOA,  AOA,  Form  1  (Statutory 

declaration),  Form  18  (Registered  office  details),  Form  29  (list  of directors) and Form 32  (consent of directors)   

c. Payment of Necessary fee: on the basis of authorized capital of the co. d. Registration of a company – scrutinizing of documents by registrar and 

recording e. Obtaining certificate of Incorporation:  Issue of certificate date mention 

on certificate is date of Birth of co. Certificate of incorporation: Conclusive evidence that company is duly incorporated and has become a body corporate with separate entity having perpetual succession and Common Seal. Form 1 (Statutory declaration): that all formalities are duly complied with. Signed by advocate of Supreme Court, high court, a chartered accountant practicing in India or person named as director, MD, CS or manager. Form 18 (Registered office details)‐notice of registered office address to be filed. If not decided only the name of state may be submitted. Within 30 days of the date of incorporation complete address to be filed. M.O.A.: Memorandum of Association‐ a charter document which sets out the constitution of the company. Binds Company with outside world and anything done beyond object stated in object clause is Ultra Vires and thus is null and void. Clauses: 1) Name Clause: name of the co. with word Pvt. Ltd or Ltd.        2) Situation Clause/ Domicile Clause: Address of registered office and name of State                 3) Objects Clause: objectives a) Main object b) other objects 

 

       4) Liability Clause: Liability of members to an extent of unpaid a/m on face value of shares or guaranteed a/m to be paid at the time of winding up of Co.        5)  Capital Clause: Authorized Capital divided into no of units with the face value of shares         6) Association Clause : declaration by subscribers for being desirous of form a Co. with name of members address,  no. of share allotted and witness signature Min 2 in Pvt. Co. and 7 in Public co. Ultra Vires : Ultra is beyond Vires is scope: Ultra vires is beyond the scope . anything done beyond the  scope of object clause of memorandum is ultra vires and thus is null and void. A.O.A.: Articles of Association‐ bye‐laws of the company containing rules and regulation for the internal affair of the company. Table A: Model set of articles given in schedule I of Indian companies act containing 99 articles. It may be adopted by public co. Ltd. by shares without having its own articles. Table C: Model set of AOA for Co. Ltd. by guarantee not having share capital. Table D: Model set of AOA for Co. Ltd. by guarantee having share capital  Table E: Model set of AOA for Co.  For Unlimited Company. Content of AOA 

1. Rules and Regulations regarding calls on shares 2. Rules and Regulations regarding transfer, transmission and forfeiture of share. 3. Rules and Regulations regarding General Meetings, proceedings of meetings 4. Rules and Regulations regarding Board meetings and its proceedings 5. Rules and Regulations regarding Appointment and removal of directors 6. Rules and Regulations regarding Dividends, reserves, capitalization of profits. 7. Provisions for voting and statutory rights of members. 8. Provisions for voting winding up of company 9. Provisions for voting appointment of M.D. CEO., Manager and Secretary of Co.  10. Provision for voting and Common Seal. 11. Share capital and variation of rights for diff. types of shares. 

Legal effects of A.O.A.: Binds‐ Co. To members; members to Co., members inter – se (each other) DISTINCTION BETWEEN MOA AND AOA 

BASIS  M.O.A  A.O.A

Meaning  Charter  or fundamental document Bye‐laws of company 

Content  Clauses‐capital, name, object, subscription, liability domicile 

Rules and regulation for internal affairs of co. 

Binding  Binds company to outside world Binds‐co. to members , 

 

force    members  to company and members  inter‐se 

Alteration  Not possible in ordinary course, special resolutions needed and approval of Co. law board 

 

can be altered by ordinary or special resolution  

Significance  Compulsory for every Co. to have its own 

Optional for public LTD co. as can adopt table A 

Status  Supreme and fundamental Document, subordinate to co’s act 

Sub‐ ordinate to both MOA and co's act. 

Legal effect  beyond the scope is ultra vires and thus is null and void 

Can be ratified by members if beyond scope. 

 Capital Subscription: ‐ 3rd stage in formation of public company and not required for pvt. Company. It includes appointment of underwriters, listing of company in Stock Market, opening Bank a/c, fining minimum subscription a/m, drafting of prospectus and allotment of shares. Commencement: steps (1) Filing and preparation of documents‐ 

a) If prospectus not issued – (i) a copy of statement in lieu of prospects       (ii) Statutory declaration for Qualification shares 

b) If Prospectus issued :‐ (i) a copy of prospectus  (ii) Statutory declaration by director that; minimum subscription is acquired; directors have agreed to pay for qualification shares and no money is liable to be refunded. 

(2) Obtaining Certificate of Commencement: Scrutiny and issue of certificate. It is a conclusive evidence of the fact that company has complied with all legal formalities and is entitled to commence business Prospectus: Any document, notice, circular, advertisement inviting general public for the subscription of shares, debentures or other securities. It is needed by public company Ltd. by shares. It must be issued within 90 days of submitting to registrar. Shelf Prospectus: Prospectus issued by Public financial institutions, public sector banks and Scheduled banks. Red‐ Herring Prospectus: prospectus issued by companies raising capital by the process of book‐ building. 

 

Abridged prospectus: memorandum containing features of prospectus. It must accompany every application form issued to the public for subscribing securities Offer for sale or deemed prospectus: Notice for sale of shares or securities published by bulk allot tees like underwriters. Statement in lieu of prospectus: document required by a co. when public is not invited for subscription of shares or securities in place of prospectus. This document is required when capital can be raised internally or privately. It must be filed with registrar at least 3 days before the allotment of securities. Content is same as prospectus. Information memorandum: process undertaken prior to the filing of prospectus by which demand for the securities proposed to be issued by the company is elicited and the price and the terms of issue is assessed by circular or notice. CONTENT OF PROSPECTUS: ‐ (1) Name and address of the company. (2) Nature of business and main objects of Company. (3) Capital structure of the Company. (4) Particulars about underwriters, bankers, promoters etc. (5) Date of opening and closing of subscription list. (6) Information about material contracts with Managerial personnel. (7) Contingent and outstanding Liabilities. (8) Consent and opinion of experts, managerial personnel. (9) Risk factor. (10) Statutory information’s‐ voting rights, transfer and transmission of securities etc. Minimum Subscription: ‐ 90% of issued capital which must be raised by public co. ltd. by shares within 120 days of issue of prospectus. If not raised, it must be refunded to investors with in next ten days‐ 130 days of issue of prospectus. Amount in the opinion of director or promoter is sufficient for preliminary expenses and contracts. Ways of Promoting A Company: ‐ i) converting a sole business or a firm into a company (ii) establishment a new company altogether (iii) Amalgamation‐ Scanning of prospectus :‐ (1) Nature of business: investors should examine‐demand and supply, degree of competition, present value of its assets and scope of expansion. (2) Management: standing position of promoters and directors. Their experience and integrity (3) Capital plan: adequacy of proposed issue, minimum subscription, rights of shareholders.  (4) Material contracts: details of contracts with vendors, underwriters, directors etc.  (5) Market Comments: study of press reviews and financial circles. 

 

(6) Name of associates:  reputation of company bankers, auditors, brokers, financial institutions etc. (7) Property purchased: nature and value of property acquired and mode of payment to be considered. 

 

 

Multinational Corporation Trans National Company/ MNC/ Multinational Company/ Global grant Meaning: A company or corporation which has production or and distribution units in more than two nations apart from the country in which it is incorporated e.g. Glaxo, nestle etc. Characteristics: ‐ (a) Production or / and distribution units in more than two nations (b) Normally very large in size. (c) It can be in various forms‐ branches, subsidiaries (d) large size turn key projects, joint venture, franchising (e) transfer of resources (f) dispersion integrated structure (g) International  management Objectives: ‐‐ [brief explanation of each]  (1) To exploit natural resources. (2) To mitigate the impact of home country regulations (3) To take advantage of government Concessions  (4) To fight competitions (5) To reduce cost of productive (6) To circumvent reduce tariff walls regulations (7) To take advantage of technological expertise. FORMS: ‐ [brief explanation of each] 

1.  Branches 2. Subsidiary companies 3. Joint venture 

advantages‐ • the resources of local and  foreign  firms are proved together to 

complement each other • For MNC  which wants expansion in overseas market where subsidiaries 

are prohibited • They can use management skills and market position of local firms • Where local government need not allow MNC for complete control on 

the venture • Privileges and influence of local authorities can be utilised 

 

 

4. Franchise 5. Turn key Projects 

  Merits  Demerits

1  Economies of large scale operations 

1 Maximization of Profits 

2  Generates Employment  2 Exploitation of resources 

3  Transfer of technology  3 Political interference ( threat to national) 

4  Managerial Revolution  4 Back‐ dated technology 

5  Philip to domestic industries 5 Outflow of financial resources 

6  Expansion of market  6 Currency Manipulations 

7  Higher standard of living  7 Disturb domestic industry 

8  Growth of ancillary units  8 Foreign Monopoly

9  Foreign Capital  9 Adverse balance of payment 

10  Developing infrastructure and Agriculture 

10 Distortion of culture 

11  Improves balance of trade through impost promotion and impost substitution 

12  Research and development activities 

Brief explanation for each Reasons for the growth MNCs ‐[brief explanation of each] 

(a) Financial Superiorities (b) Technical Superiorities (c) Marketing Superiorities     (d) Managerial Superiorities (e) Product Innovation 

DISTINCTION BETWEEN MNCs, Sole proprietorship, Partnership 

Basis  MNCs  Sole  Partnership 

 

Proprietorship

Act  Foreign exchange Mgt act 

No specific act Indian Partnershipact 1932 

Ownership  Shareholders  individual Partners 

Management  Board of directors individual Partners 

Operational area  extends in more than two nations 

local area coverage 

Larger than sole proprietorship 

Scale of operations 

Large Scale  Small Scale Medium Scale

Liability  Limited  Unlimited Unlimited 

Technical Skills  Very high  Very limited Moderate 

  

Managerial Personnel Board of Directors:  elected representatives of shareholders, top organ of management. Min in public ‐3 directors Min. in Private‐ 2 directors Who can be a director – Only an individual; no body corporate or firm shall be appointed as director Qualification: ‐ (1) Must be an individual (ii) Sound mind (iii) Above the age of 25 yrs. And below 70 yrs. (iv) Solvent (v) should not hold directorship of more than 15 public co.  Disqualifications: ‐ 1 Unsound mind 2) an undischarged insolvent 3) a person who has applied for adjudication as an insolvent 4) a person convicted by a court of moral turpitude (5) disqualified to be a director by an order of the court. Limit on no. of directorships: A person can not hold more than 15 directorships at a time. Role:‐  

1. Entrepreneurial role: takes initiative, calculates risks etc. 2. Decisional role: policy makers, rules and regulations 3. Development role : enhance facilities, resources etc 4. Leadership role : supervision, instruction,  direction etc. 5. Trusteeship role : acts as custodian of company’s wealth 6. Co‐coordinating role: integrate divisions, departments, branches etc.     

Appointment: 

 

1. By promoter : first directors ; if not,  signatories of memorandum are  first directors 

2. By Members: Subsequent directors, 2/3 of directors, retire by rotation, Qualification‐share. 

3. By third Party: 1/3 of directors, by debenture holders, banks, and financial institutions, not required to hold qualification shares or retire by rotation. 

4. By Board : if authorized by articles‐Alternate directors , Casual  directors, additional directors 

5. By Central government: on application from 100 members or 10% voting right members. Tenure is 3 years   Retire by Rotation: Directors appointed by members fall under rotational ring.2/3rd of total director retire by rotation out of which 1/3 rd retire every year. 

Legal position of directors: ‐[brief explanation of each] 1. As trustee  2. As Agent 3. As Managing 4. As  an employee  5. As officer or administrator        

Rights of directors:  1. To attend board meeting 2. To buy Shares 3. To inspect books of Accounts 4. To receive Remuneration, Board fee etc. 5. To exercise power in board meeting‐ voting rights  6. To receive compensation 

Functions of directors:    1. Determine the over‐all long term objectives and general policies of co. 2. Approve over all budgets and programme of the co. 3. Design and develop control system for the co. 4. Decides and creates the framework for organization structure of the co. 5. Selects chief executives and other key executives of the co. 6. Makes important contracts for the purchase and sale of property on behalf of 

the co. 7. Issues orders and instructions to chief executives 8. Evaluating performance and taking corrective actions 9. Reviewing and revising the plans of the co. 10. Regulating the capital expenditure and financial plans of the company 

 Powers of Directors: General / Statutory to be exercised in Board Meeting 

1. To issue shares, debentures etc. 2. To fill up casual vacancies, additional and alternate directors. 3. To make calls on shares 

 

4. To Transmit or forfeit shares 5. To recommend dividends or issue bonus shares 6. To decide the terms and conditions for issue of securities 7. To borrow money through issue of debentures and public deposits 8. To invest company funds ad make loans 9. To delegate certain power to others 10. To appoint M.D., Manager and other employees 

Restricted powers/ limitations on powers 11. To borrow money more than the paid‐up capital of the company 12. To donate for charitable purpose exceeding Rs. 50,000/‐  13. To issue bonus shares 

Duties of Directors: 1. Duty of attend Board Meetings :‐ must attend all Board Meetings 2. Duty to disclose interest : must disclose his interest to the Board 3. Duty to file returns  of allotment :‐ must file a return of allotment within a 

period of 30 days 4. Duty of reasonable care : Display care in performance 5. Duty of good faith: As trustee to act bonafide in the best interest of the Comp. 6. Duty not to delegate : perform work personally  7. Duly to act within this powers 

Remuneration of Directors: Total managerial personnel remuneration is 11/% of net profit or as per company’s articles. 

Part time directors, if the co. has a M.D 1%

Part time director in any other case 3%

M.D or whole time director  5%

M.D or whole time director when more than one 

10%

Total managerial remuneration  11%

 Vacation of office of a Director 

1. When a director fails to obtain his qualification shares with in two months of appointment 

2. When a director fails to pay the calls due with in six months 3. When a director ceases to hold qualification shares 4. When a director is adjudicated insolvent 5. When a director is found to be of unsound mind by any Court. 6. When a director fails to disclose his interest in any contract of the Board of 

Directors. 7. When a director remains absent from 3 consecutive meetings of the BOD 8. When a director is convicted of any offence involving moral turpitude. 9. When he is removed from the post by members 

 

10. When director contravenes any provisions of Law regulating conditions of employment. 

11. When a director is debarred by any court from holding office on account of fraud. 

Circumstances when central govt. may remove directors 1 Guilt of  fraud 2 Misfeasance 3 persistent negligence 4 default in carrying out his obligation and function under the act 5 breach of trust Part time Director‐ is a director who is not an employee of the co. and does not devote much time for the supervision of co's affairs. Such directors are invited to board/ general meetings of the members to face policy decision regarding business or mgt of the co. Removal of Directors: ‐ 1. By Members :‐ giving special notice, passing ordinary resolution in general meeting of members notice at least 14 days before meeting. They cannot remove directors (1) appointed by Central govt. (2) by third party (3) by proportional representation 2. By Central Govt. :‐ on recommendation of company law board on grounds of frauds, breach of duty, breach of trust or negligence, business not conducted on sound business principles. Application from 10% voting rights members or 100 members for removal. 3. By Company Law board: ‐ on application from members for prevention of oppression of minority or mismanagement of affairs of co. Full time Director / whole time Director: Meaning: Who is in whole time employment, appointed by B.O.D. on the approval by shareholders in Annual General meeting by passing special resolutions? Qualification: (1) He must be an individual (2) He must be a member of B.O.D.  Appointment: ‐ By B.O.D. on approval by shareholders Term of office: ‐ Till retirement – No fix tenure Power/ Duties: 1. to act as technical Director Marketing Director Etc 2. To act on full time basis for performing administrative activities. 3. To have independent charge of one particular divisions or department. 

Managing Director :‐ (M.D.)  Meaning: A director/ who by virtue of an agreement with the company or a resolution passed by the co. in general meeting or by its B.O.D. or by virtue of its M.O.A. or AOA is entrusted with substantial power of Management which would not otherwise be exercisable by him and include a director occupying the position of M.D. by whatever name called. Appointment: ‐ 1 by agreement with co. 2.By resolution in general meeting 3. By B.O.D. in board meeting  

 

4. By virtue of MOA or AOA. Term of Office: ‐ 5 yrs. At a time. He can be re‐appointed  No. of M. directorship: ‐ one co. at time in ordinary course 2. By approval of B.O.D. and more than two co. on approval of Central govt. more than two companies. No. of M.D.:‐ A company can have more than one M.D. in a Co. Qualification: ‐ 1. Must be an individual 2.Must be a member of board director. Disqualification: ‐ 1. Is undischarged insolvent or has been adjudge insolvent at any time 2. Has been convicted by court of an offence involving moral turpitude at any time. Remuneration: ‐ 5% of net profit –if one M.D .More than one M.D. than 10% of net profit of the co. Appointment, re‐appointment and removal of M.D. require the prior approval of Central govt.  A public co. must appoint its first M.D. within 3 months of its incorporation. Powers/Duties/ Functions of M.D 

1. He performs Managerial functions 2. Attends board meetings. 3. Exercises substantial powers of management. 4. Allocating resources and organizing activities under the supervisions and 

control of the Board. 5. Providing able and dynamic leadership and affixing signature on all co. 

documents, contracts binding etc. Role of M.D.:‐ 

1. Trusteeship role‐ considered as trustee and acts accordingly for money which they receive and which is under there  

2. Decisional Role: ‐ M.D. is entrusted with substantial powers of management which would not otherwise be exercisable by him. 

3. Leadership Role: ‐ M.D. is the policy member of the co. for its day to day activities and thus he directs supervisors and leaders. 

4. Co‐ordination Role:‐ As a coordinator M.D. integrates various divisions and departments which are under his substantial power the managing staff of the co. 

5. Agency Role: ‐ M.D. acts as on agent for a co. to carry on its business under directors, supervisors and control of B.O.D. 

Board Meeting: ‐ Periodical meeting of B.O.D. where directors can exercise their powers. There must be 4 meeting in a financial yr or one meeting every quarterly. Quorum for Board Meeting: ‐ Private Co.‐2 Directors Public Co. ‐ 2 Directors or 1/3 of total no of directors in a co. which ever in higher ‐ fraction to be rounded of to +1) Quorum for general Meeting: ‐ Private: ‐ 2 Members Public: ‐ 5 Members Rights of Members/shareholders:‐  

 

1. To appoint Directors 2. To vote in general meetings 3. To remove directors 4. To receive dividend 5. To receive notice for AGM 6. To participate in resolutions passed in AGM 

 BASIS  MANAGING DIRECTOR WHOLE TIME DIRECTORPower  Substantial powers Power entrusted as per 

terms of appointment Tenure  5 years at a time No statutory limit No. of cos  1 co. in ordinary course, 

2 with board consent and more than 2 by approval of central govt. 

One company at a time

Appointment  By virtue of agreement, by resolution, by B.O.D 

By B.O.D on approval of shareholders 

existence  Either M.D or manager WTD and MD or WTD and manager 

compensation  entitled No such provision   BASIS  MANAGING DIRECTOR MANAGER appointment  Under agreement or 

resolutions or MOA or AOA 

Under contract of service or otherwise 

status  Must be a director first May or may not be a director 

powers  Substantial powers of management 

Whole or substantially the whole of the affairs 

compensation  Entitled to receive for loss of office 

No such provision 

No of companies Can be of 1 or 2 cos simultaneously by approval of board 

One company at a time

  BASIS  WHOLE TIME DIRECTOR PART TIME DIRECTORMeaning  Who is in whole time 

employment, appointed by B.O.D. on the approval by 

‐ is a director who is not an employee of the co. and does not devote much time for the 

 

shareholders in Annual General meeting by passing special resolutions 

supervision of co's affairs. Such directors are invited to board/ general meetings of the members to face policy decision regarding business or mgt of the co.  

Appointment  appointed by B.O.D. on the approval by shareholders in Annual General meeting by passing special resolutions 

Appointed by members in the AGM 

Power  To act on full time basis for performing administrative activities. 

Statutory powers to be exercised at board meeting 

Remuneration  5% if one 10% if more than one 

1% or 3% or as per cos articles 

Term of office  No fixed term, till retirement 

Retire by rotation 

Chief executive: appointed by board of directors for translating the plans and policies of the board into actions. He acts as a link between the board and shareholders. His main functions are— 

1. translating the plans and policies of the board into departmental policies 2. finalizing budget proposals for submission to the board 3. allocating resources and organizing activities 4. arranging selection and development of executives 5. providing able and dynamic leadership 6. evaluating performance of departments 7. maintaining public relations and contacts  with government and  other 

agencies Organs of company management:  

• board of directors 

• managing director 

• departmental manager 

• secretary 

• legal advisor 

 

Composition of board of directors:  

• relative proportion between full time executives of the company and  part time directors 

• specialized directors  as well as general directors  are also needed 

• ideal board should consists of both young persons  as well as mature and experience directors 

• members of directors should have matching outlook and temperament 

• the board must include active as well as nominal directors  

          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MANAGEMENT

Meaning: It is a distinct process consisting of planning, organizing, commanding, coordinating and controlling, performed to determine and accomplish objectives. It is an art of getting things done through and with people. Concepts:

1. As and activity - Art of getting things done through and with people informally organized groups.

 

2. As a process: To manage is to forecast and plan, to organize, to command, to co-ordinate and to control.

3. As a Discipline: Management is a separate branch of knowledge which is studied as a separate field. It includes several courses - such as financial Management, Marketing management, Personnel Management etc.

4. As A group: Management technically indicates all the people who carry out managerial activities. It indicates top management of the organization. Thus B.O.D., C.E.O., Board of Trustees, M.D. etc. constitute management.

5. As Leadership: Management is the art and science of decision making and leadership. It includes guiding, leading, motivation, co-coordinating.

6. As integration concept: to achieve coordination of the human and material resources essential in the effective and efficient attainment of objectives

Characteristics / features: [brief explanation] 1. It is goal oriented 2. It is universal 3. It is a group activity 4. It is science as well as an art 5. It is all pervading 6. It is intangible 7. It is a district entity.

Nature of Management: [brief explanation] (1) As a science -

a. Systematic body of knowledge b. Cause and effect c. Universal Validity d. Experiments and universal application

(2) As an art - a. Practical knowledge b. Creativity c. Personal skill d. Practice and experience

(3) As a profession - a. Specialized body of knowledge b. Formal education and training c. Professional Association d. Restricted entry e. Code of conduct

Note: - Thus the true nature of management is it is a soft science or an inexact science, pure art and an on growing profession.

Objective of MANAGEMENT: [brief explanation] • To utilize resources to its optimum • To secure growth and prosperity • To promote research and development • To improve discipline and morale • To facilitate correct decision making • To minimize uncertainties • To ensure quality goods at reasonable price.

Reasons for growing imp of Mgt. [brief explanation] o Growing size and complexities of business o Increasing competition in the market

 

o Growing specialization of work o Development of trade unions o Use of capital initiative technology o In govt. Interference in business o Scarcity of resources o Social obligation

Difference between Administration and Management

Basic Management Administration 1 Meaning Creating an internal environment

of planning, organizing, directly, staffing and controlling to achieve desired goods.

Determination of objectives and policies

2 Nature Executive function or doing function

Decision making function thinking function

3 Level of authority

Concerned with top middle and Lower level

Concerned with top level.

4 Use of term generally in business enterprises Usually in govt. officer, Social, cultural, military organization

5 Relative importance

Element of mgt. as one descends to lower levels of mgt.

Element of administration as one progress to higher levels of mgt.

Levels of Management : 1) Top level (T.L)- B.O.D, C.E.O., M.D. – To established overall long term goals

- To lay down overall policies 2) Middle level (M.L) – Departmental Managers, - To transmit order, suggestions, policies

etc - To inspire operation managers towards better performance. 3) Lower level (L.L)- Supervisors, section officers superintendents etc

- To assign jobs to subordinated - To assist and advise subordinate - To arrange resources

Importance of Management [brief explanation] 1. Accomplishment of objectives and group goals – Max. production at min. cost 2. Optimum utilization of resources 3. Cost Reduction 4. Co-ordinate human efforts 5. National development- Beneficial to business and society 6. Higher standard of living 7. Maintain dynamic equilibrium

Scope of Management: It has very wide scope as comprise various functional areas like production Management, Marketing Mgt, financial Mgt, Personnel Mgt. Purchasing Mgt, office Mgt. etc. Functions of Management:

1. Management in preparation – It refers to all those functions of mgt. which involves preparation for actual work. It includes- Planning and organizing.

2. Management in Action: - It refers to functions of mgt. involving getting the actual work done. It includes – direction, staffing, co-coordinating, controlling.

PODSCORB- P-Planning, O-Organizing, D-Directing, S-Staffing, Co-Co-coordinating, R-Reporting, B-Budgeting. 1- Functions of Management:

 

Planning – To assess the future and make provisions for it. Basic function of mgt. which involves thinking or looking ahead. It includes- what is to be done, how it is to be done, when it is to be done, where it is to be done and by whom it is to be done. Steps- Collecting information’s- Defining objectives- Discovering alternative course of action- evaluating alternatives- choosing best alternative-periodic review Advantages- Focuses attention on mgt. objectives minimizes uncertainties. Avoids wastage and saves time. Promotes co-ordination and effective control. Limitations- Internal- non- availability of information, uneconomical, time consuming, External- Govt. policies, natural calamities, technological changes, competitor actions.

2- ORGANISING: Meaning: The process of developing or creating harmonious structure of authority responsibility relationships for achievement of organization goals.

Steps- Identification of activities- Grouping of activities- Assigning of activities- delegating of authority-co-ordination.

Advantages- Facilitates growth, permits optimum use of human resources, encourages team work, initiative and creating thinking.

3- Staffing- It is also known as manning or personnel mgt. It is a process of matching jobs with individual to ensure right man for right job at al levels in the enterprises to achieve organizational goals.

Steps:- Manpower planning- Recruitment and selection- Training and development –Placement and orientation- appraisal, promotion and transfer-Remuneration. Advantages: Improves quality and quantity of output. Improves job satisfaction, Manpower planning and depth helps in finding and employing suitable persons for various positions. Optimum utilization of human resources.

4- Directing- It is also known as commanding or actuating. It is the process of guiding, supervising, motivating and leading the subordinates to contribute for the achievement of organizational goal. Steps- Supervision-Communication – leadership- Motivation. Supervision: overseeing subordinate at work by superiors. Steps- Scheduling of work- instructing and guiding the workers- providing necessary technical guidance to workers- maintaining discipline.

Advantage: Secures better work. Co-operation and goodwill of the sub-ordinates. ensures effective delegation of authority. Communication: Process of passing information between two or more persons to achieve desired organization goals. Advantage: Life blood of modern business. Promotes managerial efficiency. Develops spirit of co-operation. Motivation: Act of stimulating someone or oneself to get desired course of action. It involves providing effective leadership- inspiring people to co-operate- effective communication and providing climate for sub-ordinates development. It can be in form of monetary or non-monetary incentives, bonus promotions etc. Advantage: Core of mgt, increase in efficiency and productivity. Faster team spirit. job satisfaction to sub ordinates to make the best utilization of then talent and other resources.

Leadership: Process of influencing the behaviors of the people in one's own way. It is basically a process of motivation.

 

Steps: Interprets objectives - suggests right course of action - stimulating and guiding. Significance: assists in achievement of organizational goals, base for motivation, actuates sub-ordinates to work with zeal and enthusiasm. 5 CONTROLLING: It is the process of measuring performance, comparing it with standards and taking corrective actions wherever necessary. Steps: Setting standards - measuring performance- finding cause of division - taking corrective actions. Advantages: Ensures satisfactory performance- ensures proper Implementation of plans. facilitates delegation of authority and co-ordination. 6 CO-0RDINATION : Process of harmonizing, synchronizing and unifying individual efforts towards common objectives. Elements / Characteristics - 1. It is orderly arrangement of group effort 2. It is continuous and dynamic process 3. it secures unity of action 4. It is created through deliberate efforts 5. it is a managerial responsibility Importance: 1. Eliminates conflicts between different groups and departments Provides balance between persons having different abilities and interests Combines different resources to secure better results, Integrates needs & interests of government, customer and employees NOTE: -

1. Co-ordination is an essence of management 2. Planning is looking ahead and controlling is looking backward 3. Management as an activity 4. management as process

All the above discuss statements must be prepared from notes already given.

PRINCIPLES OF MANAGEMENT A fundamental statement of basis truth that provides a guide to thought and action which establishes cause and effect relationships originated as a result of past experience and accomplishments. Features: BRIEF EXPLANATION

1. Universal 2. It is Dynamic 3. It deals with human limitations 4. It is Relative not absolute 5. It has cause and effect relationships 6. All principles are of equal importance

Need: BRIEF EXPLANATION

1. To increase efficiency 2. To crystallize the true nature of management 3. To improve research

 

4. To attain social goals 5. To Train Managers

Significance: BRIEF EXPLANATION 1. Increases efficiency 2. Crystallizes true nature of management 3. Improves research 4. Attains social goals 5. Trains Managers 6. Evaluates managerial behaviors

F.W. TAYLORS SCIENTIFIC MANAGEMENT PRINCIPLES Father Scientific mgt. is the art of knowing exactly what you want your men to do and then seeing that they do it in the best and cheapest way.

1. Science not Rule of thumb 2. Harmony not Discord 3. Minimum not Restricted Output 4. Division of work and responsibility 5. Scientific Selection, Training and Development of workers.

Statement and cause and effects from notes Fayol's MODERN Principles Of Mgt- Henry Fayol Classification of Business activities-Technical, Commercial, Financial, Security,

Accounting, Managerial. Elements of Mgt function- Planning, Organizing, Commanding, Co-coordinating,

controlling Managerial Qualities and Training- Physical, Mental, Moral, Educational, Technical,

Experience. Principles: - (14) – Statement and cause and effects from notes

• Division of work

• Authority and responsibility • Discipline • Unity of Command • Unity of direction • Remuneration • Centralizations • Sub-ordination of individual interest to general interest • Scalar Chain • gang plank • Order • Equity • Stability of tenure • Initiative • Esprit de corps

Comparative study between Taylor and Fayol concepts Basics Taylor Fayol 1 Personality Scientist Practitioner 2 Techniques Scientific observations General principles of mgt.

 

and measurement 3 Perspective Operative levels Top level of mgt. 4 Focus Productivity Improving overall

Note: Explanation of principles of mgt. as statement and cause and effect to be prepared from notes.

Universality of management principles

Henri Fayol reveals that formal training in management and co operation between employers and employees has been helpful in developing professional management. It is said that Henry Fayol’s theory is too formal takes too broad a view of management process But his principles have stood the test of five and are still accepted as he care of management theory.  

Universality of management principles means of principles of management are applicable in all types of organizations  

1. Managerial knowledge and skills can be transferred from one organisation or country to another.  

2. There must be some general principles observed common for all organizations which require coordination of human and physical resources.  

3. Fundamental management principles are applicable in all kinds of human activities from simplest work to great corporation involving group.  

4. Application of management principles however differ from one organisation to another depending upon the culture and needed of particular organisation.  

5. The concept of universality has been supported by many managerial experts like full taylor, knoontz and Dennell etc.  

6. According to Taylor, fundamental management principles are applicable everywhere.  

7. Management is viewed broadly as human activity is universal, management principles are necessary to obtain and to prepare resources, the resources needed for human survival.  

8. All undertakings require planning organizing commending, controlling and coordinating and to function properly all must observe.  The same general principles.  

9. As a manager each must at one time or another carry out all the duties characterized of managers. This is the principle of universality of managerial functions.  

 

10. A specific technique or approach of management may differ from culture to culture or form country to country but management fundamentals are universally applicable.  

While practices and applications will vary widely  from one situation  to another, fundamental concepts and principles of management and of human relations will remain much the some even when they take effect in different combinations. For e.g.:‐  An  experienced  military  officer  move  to  a  senior  position  in  business indicates that here are general skill and principles of management of work.  

FINANCING Capitalization: ‐ It comprises ownership capital and borrowed capital of a company for its long term indebtedness. The process of determining the capital structure of a business includes determination of total capital requirement and selection of methods of raising it. Need for Capital:‐  

1. To promote and operate the enterprise economically  2. To operate efficiently 3. To acquire fixed assets and purchase raw material  4. To adopt modern technology and meet contingencies. 5. To expand existing operations and avail business opportunities. 

Types of Capital:‐ 1. Long term Capital: funds required for long period of time for more than 5 yrs.  

Objectives: 1. To acquire fixed assets like land, building etc.                       2. To finance permanent working capital 

Sources: ownership capital – shares, Retained earnings, preference share capital                  Borrowed Capital‐ Debentures, Loans, from financial Institutions 2) Medium Term Capital: ‐ funds required to be invested in the business for a medium period (exceeding 1 yrs but not exceeding 5 yrs.) Objectives or purpose:  1) To meet expenses on modernization of plant and machinery and adoption of new methods etc. 2.  To meet expenses for change in technology or increasing competition Sources: Loans from commercial Banks, Public deposits, Retained earnings, Redeemable debentures, Loans from financial institutions. 

3) Short term capital: funds required to be invested in the business for a short period usually for one year. 

Purpose: To meet day to day operating expenses 1. For holding stocks of raw materials, spare parts, work in progress etc. 2. To convert cash into inventory of finished goods, receivables into cash. 

Sources: Cash credit installment credit, factoring, Loans from commercial bank, Bank overdraft, discounting bills of exchange trade credit. 

 

4) Fixed Capital: ‐ funds required for acquisition of fixed assets Land and Buildings. Plant and machinery, furniture and fixture etc. It is raised through Long term sources of finance such as shares, debentures etc. 

Factors affecting fixed capital:‐ brief explanation 1. Nature of Business 2. Size of Business 3. Nature of Products 4. Diversity of Products lines 5. Mode of acquiring fixes assets 6. Method of Production  7. Intangible assets (investment  in acquiring goodwill etc)   

Working Capital: ‐ Liquid funds required for the day to day operations of an enterprises. It is the excess of current assets over current liabilities also known as circulating capital or revolving capital. Types :‐ (1) Permanent Working Capital: a/m of working capital required permanently to operate the minimum level of business activity. It is locked up permanently in current assets. 

a) Initial working capital: part of permanent working capital required at the time of commencement of business. 

b) Regular working capital: part of permanent working capital required for continuous business operations 

(2) Variable Working Capital (VWC): Working capital required meeting seasonal or special needs of business or in addition to permanent working capital.     a) Seasonal working capital: VWC required during particular season to buy bulk raw material or pay extra labours.     b) Special working capital: VWC required meeting contingencies or emergencies like strikes, change in demand or fashion etc. Importance:‐  

1. High Credit worthiness 2. Smooth working of enterprises 3. Goods relations with employees 4. Timely payment of dues and dividends 5. Obtaining cash and trade discounts 

Factors affecting working capital:‐ brief explanation 1. Nature of business 2. Size of Business 3. Rapidity of Turnover 4. Terms of Purchase and sale 5. Cyclical fluctuations 6. Business cycle or manufacturing cycle/ gestation period 7. Seasonal variation and regular income       

 

Factors affecting Capital Requirement (capital plan):‐ brief explanation 1. Size of Business 2. Nature of Business 3. Basic capital needs of business 4. Capital gearing 5. Trading on equity 6. Control of enterprise 7. Cost of financing 

Ownership capital or owned capital: ‐ Funds contributed by the owner which is generally limited and cannot be raised beyond certain limit, It includes share capital, Retained earnings etc for company. Owed Capital or Borrowed Capital: ‐ Funds obtained in a business concern from external sources which involves periodical payments of interest of specific rate and payment of a/m (principal sum) as well. It includes debentures, public deposits, discounting bills of exchange etc Source of finance‐ For sole proprietorship business‐‐‐ Ownership capital Friends and relatives Commercial banks Financial institution For partnership firm Contribution of partners Loans from partners Friends and relatives Commercial bank Financial institutions For joint stock company— Shares , debentures , commercial banks, financial institutions, trade credit, cash credit, bank overdraft,  discounting bills, factoring, installment credit, customer advances, public deposits, retained earnings, bank loans. SHARES: ‐ it is one of the units into which the share capital of a co. can be divided. it is a share in the share capital of co.  Types:‐ 

1. Preference shares              2. Equity shares                  3. Deferred shares Equity shares: ‐ Shares which carry no preference right, and is repaid at last. they bear maximum risk and enjoys voting right and control over the mgt of the co. 

 

  Merits from the point of view of co.‐ 

 

Brief explanation

Demerits from co's point of view

1  Source of permanent capital  1 Risk of loss of control/ manipulation of control by powerful group 

2  No charge on assets 2 No trading on equity 

3  No fixed obligation 3 Danger of over capitalization

4  mass appeal  4 Costly

5  No burden on earnings 

6  Source of strength 

 

  Merits from investors point of view :‐ 

Brief explanation

Demerits from investors point of view 

1  Voting rights  1 Uncertainty of earnings 

2  High Dividends  2 High Risks

3  High Liquidity  3 Unhealthy speculation 

4  Limited Liability  4 No security

5  Right issue of shares

Preference shares: share which carry certain privileges or preferential rights‐‐‐ 1. Right  to  receive  dividend  at  stipulated  rate  before  any  dividend  is  paid  to 

equity shares 2. Right to receive payment of capital on winding up of the company before the 

capital of equity shareholders is returned Types: 

1. Cumulative Preference shares: arrears of dividend accumulate. 2. Non‐ Cumulative Preference shares: no accumulation of dividend 3. Participating  Preference  shares:  in  addition  to  preferential  rights  right  to 

participate in surplus profits  and surplus assets 4. Non‐participating  Preference  shares:  no  participation  on  surplus  profits  or 

assets 

 

5. Redeemable Preference shares: which can be repaid after stipulated period 6. Irredeemable Preference shares: which cannot be redeemed or repaid before 

winding up 7. Convertible Preference shares: can be converted into equity shares 8. Non convertible Preference shares: can not be converted into equity shares 

Merits    of  preference  share  to company 

Demerits  of  preference  shares  to company 

• Appeal to cautious investors  • burden • No interference in management • Not a permanent source • No charge on assets  • Low appeal • Trading on equity possible  • Costly source • No burden 

 Merits    of  preference  share  to investors 

Demerits    of  preference  shares  to investors 

• Stable and regular dividend  • Lack of voting rights • Less risk  • No capital appreciation • Preferential rights  • No increase of dividend • Good for cautious investors • Accumulation of dividend 

brief explanation for each  basis  Preference shares Equity shares Degree  and rate of risk  Low and fixed High and fluctuatingrights  Limited voting rights Full voting rights Nominal value  high Lowdividend  Prior  to  equity 

shareholders After preference shares

Appeal to investors  Cautious  and conservative  

Bold and adventurous

Market value  Does not fluctuates Fluctuates refund of capital Prior  to equity capital at 

winding up Refund  after  every obligations 

Deferred Shares: shares carrying disproportionate voting rights. This type of shares can  not  be  issued  by  public  company.  Dividend  and  return  of  capital  is  after  all classes of shares are paid. Debentures:  it  is  an  acknowledgement  of  debts.  A  written  instrument  as  an undertaking  to  repay  the  specified  sum with  interest  on  or  before  the  prescribed date. It is issued under common seal. Types: 

1.  Secured debentures: no security on any asset 2. Unsecured Debentures: assets mortgaged on its issue‐fixed or floating 

 

3. Redeemable Debentures: repayable on a pre determined date 4. Irredeemable  Debentures:  repayable  only  at  the  time  of winding  up  of  the 

company 5. Registered Debentures:  recorded  in  the  register  .can  only  be  transferred  by 

transfer deed 6. Bearer  Debentures:  no  records  in  the  register,  can  be  transferred  by mere 

delivery 7. Convertible Debentures: can be converted into equity shares 8. Non‐convertible debentures: can not be converted into equities 

Merits of debentures to company Demerits of debentures to company• Trading on equity possible  • Permanent burden of interest • Freedom of management  • Reduction  on  credit 

understanding • Economical  • Charge on assets • Tax benefit  • Limited resource • flexibility 

 Merits of debentures to investors Demerits of debentures to investors

• better security  • no voting right • Regular fixed return  • High price • Appeal to cautious investors  • unattractive 

brief explanation for each basis  shares Debentures meaning  That is a share in the share 

capital of co. it  is  an  acknowledgement of debts 

Status  Owners and owned capital Creditors  and  borrowed capital 

Yield  Fluctuating dividend  Fixed  interest  irrespective of profit 

Voting rights  Enjoy voting right No voting rights Order of repayment   Unsecured Usually secured Terms of repayment  Usually irredeemable Redeemable Risk  High risk, no security Low risk Terms of issue  Subject to legal restriction No legal restrictions Public  deposits:  (  fair  weather  friend)‐when  general  public  was  invited  by  the company  to deposit  their  savings  for a period of not  less  than  six months and not exceeding 3 years at a time. Permission from R.B.I is necessary where total deposits should not exceeds paid up capital Merits to company  Demerits to company

• no security needed  • fixed obligation • Trading on equity possible  • Uncertain(fair weather friend) • No interference in management  • uneconomical 

 

• Availability  of  public money  for industrial growth 

• Elasticity in capital structure brief explanation Merits to investors  Demerits to investors

• Easy invitation   • High risk • Relatively higher return  • No voting right 

brief explanation Loans from Specialized institution Advantages  disadvantages

• Low cost /economical  • Charge on assets • Advantage of trading on equity  • Lengthy procedure • Larger funds  • Sharing in management • Long term  • Convertibility • Managerial assistance  • Nepotism and favoritism to big 

industrial concerns • Developmental assistance • Easy repayment • Underwriting facility 

Retained earnings: ploughing back of profit: process of retaining a part of profit year after year and re‐investing the same in business. It is a source of self financing. advantages  DisadvantagesNo interference in management  UnreliableNo obligation/no legal formalities  Unfair to shareholders Tax benefits  Ill balanced industrial growth Increases creditworthiness Economical Independence of market brief explanation Bank loans: source of medium and short term finance. advantages  DisadvantagesFlexibility  Charge on assetsWide choice  UncertainEasy repayment  Too many legal formalities No interference in management  costlybrief explanation Short term sources: 

1. Cash credit: agreement under which a borrower is allowed to borrow up to a certain limit, where borrower has to pay interest only on a/m actually withdrawn or utilized. Source of capital by commercial bank 

 

2. Bank overdraft: Source of short term finance by commercial bank. Customer having current a/c is allowed to overdraw his account up to a specified a/m. interest is charged on a/m actually overdrawn. 

3. Bank loans: lump sum a/m credited in the name of customer (borrower) to be repaid in number of installments where interest is charged on the whole a/m from the date of sanction. It is also termed as outright loan and is a source of medium term loan 

4. Discounting bills of exchange: Source of short term finance by commercial bank. Where bank charges some commission for this service and pay less than the face value of credit instrument (bill of exchange). In case of bad debts seller remains liable. 

5. Factoring: source of short term capital and is also known as accounts receivable financing.  Raising capital through the sale or mortgage of book debts. The bank or financial institutions make advance upto60% of accounts receivable. Bad debt losses, if any are borne by the company itself. 

6. Installment credit: source of short term finance where the business concern has to pay a part of price of goods or assets purchased at the time of delivery and the balance is to be paid in number of installments. The interest is charged on the balance due and is included in installment. 

7. Trade credit/ mercantile credit: credit extended by suppliers to the buyers at all levels of production and distribution process for period ranging from 15 days to three months where buyer/company receives supplies without paying immediately. Simple, convenient method with no formalities to reputed firms. flexible and economical  Terms related to financing: 1. Capital gearing: determination of some proper ratio between two or more 

methods of raising capital. It may be high or low geared according to the small or high proportion of equity capital over total capital resp. 

2. Trading on equity: it is the additional profit earned by the equity shareholders over other sources of raising funds. Priority should be given to debts over equities to keep the channel of issuing further shares always open in case of growth of the company.  

3. Underwriting of shares: an agreement between the company and underwriter like financial agency under which underwriter agrees to buy that part of the issue which is not subscribed to by the public in consideration of a specified commission.  

4. Bonus shares: shares issued by company directors at the time of payment of dividend. When company declares dividend but not pays in cash, rather in form of equivalent shares are issued. 

5. Right shares: shares issued by public limited companies at the time of further issue of shares, such new shares are to be offered to the existing equity shareholders on pro rata basis. 

 

6. Stock: fully paid share are converted into stocks 7. Capital market: concerned with long term finance, mobilizing individual 

and corporate savings for industries, trade and government. 8. Money market: it deals with supply of short term financial requirements of 

trade and industry comprising commercial banks, cooperative banks and exchange banks 

9. Hybrid security: it means any security which has a character of more than one type of securities. E.g. preference shares as they carry features of equities as well as debentures 

10. Transfer and transmission of shares: buying and selling of shares in secondary market amongst shareholders is transfer whereas automatic transfer of shares to legal representatives of existing shareholders in the event of death, insolvency or lunacy is transmission 

11. Forfeiture of shares: extinction of membership as a sort of penalty for the non payment of calls on fixed dates can be forfeited by directors, if authorized by articles. 

12. Share capital‐the max. Amount of ownership capital which the company is authorized to raise by way of public subscription. 

13. Issued capital—the amount of capital which is actually issued to the public for the subscription in the form of shares  

14. Subscribed capital‐ that part of issued capital for which applications are received from the public  

15. Called‐up capital‐the amount on the shares which is actually demanded by the company to be paid by the subscription 

16. Reserve capital‐ that part of uncalled capital which is not callable by the company, except in the event of winding up of the company 

17. Paid up capital‐ that part of called up capital which is actually paid by the members 

18. Calls in arrears‐ that part  of called up capital which represents the total payment yet to be paid by the members on calls 

19. Methods of determination of capital requirement 1. Estimation method–assessment of total capital requirement of a business by detailed investigation .this is done on the basis of reports of specialists and experts    2. Comparison method‐ calculation of capital requirement on the basis of analysis and results based on statistics of other similar nature business concern. Cost theory Earning theory 20. Public debt instruments: instrument issued by government to its short term and medium term financial requirements. They are the borrowings of government and the instrument issued for procuring funds are monitored by RBI or other agencies of government like financial institutions, post offices etc. 

 

income earned on such instruments by investors is exempted from income tax and wealth tax etc. up to certain limit. E.g. national defence gold bonds, national plan certificates, post office cash certificate, relief bonds, capital investment bonds, treasury savings deposit certificates etc   

Specialized financial institutions—from notes Mutual fund Association or trust which collects savings from investors in form of units for common financial goals, to invest in diversified corporate securities portfolio. Organization structure [brief explanation of each] Sponsor Mutual fund trust Asset Management Company Types  Open‐ end‐units are sold and purchased perpetually on the basis of NAV Closed end‐ schemes having stipulated maturity period Balanced fund‐ invests in both – bonds, debentures and equities to provide growth and income Equity fund‐ mutual fund scheme investing in equity shares of various companies Gilt fund‐ invests in government securities Debt fund‐ investment in bonds and debentures Growth fund‐ scheme dealing in capital appreciation securities Income fund‐schemes dealing in securities which yield regular income to investors Domestic fund – schemes which mobilize funds within nation Offshore fund‐ schemes which mobilize funds from foreign investors advantages  Disadvantages

• Reduced risk  • High cost • High liquidity  • Suppressing information • High return  • Restricts investment opportunities • Tax relief  • Restricted liquidity • Transparency • Professional management 

Brief explanation for each COMMERCIAL BANK Functions of commercial banks 

• Accepting Deposits: (fund based activity) Current‐Money can be deposited or withdrawn at any time, over draft facility, no interest paid, for current account holders. Recurring‐ amount paid every month in regular installments &specified time period. Withdrawl only after maturity including interests. Interest rate is higher than saving but less than fixed de 

 

Saving‐interest paid on minimum monthly balance. With cheque facility. Money can be deposited any no. of time but withdrawn restricted. Low rate of interest. Fixed‐ lump sum is deposited for specified time. Withdrawal only after maturity. Highest interest provided 

• Granting loans and advances‐(fund based activity) Outright loans/bank loans Discounting bills of exchange Overdraft Cash credit 

• Agency function‐(fee based activity) Collection of cheque, bills etc Realizing dividend interest house rent etc Payment of insurance premium, taxes, telephone bills etc Buying and selling of securities, bonds etc Remittance facilities like bank draft Serves as guarantor 

• General utility function (fee based activity):  Issuing circular notes, draft, travelers cheque Receiving valuables for safe custody Underwriting securities Advice on financial matters Issuing letter of credit Providing credit information Dealing in foreign exchange Banker’s liability‐ relationship between banker & its consumer is that of a debtor & creditor & thus banks are expected to act in good faith, without negligence. If bank wrongfully refuses to honour cheque than the banker is liable for loss to the consumer. Cheque: An order given by the consumer to make payment of certain amount of money to specified person. It is an unconditional order & negotiable instrument. Types: open cheque: It is also known as bearer cheque & can be presented for payment by any holder at bank counter. It can be transferred by mere delivery. Order cheque: payable only to the person whose name is mentioned. It can be transferred by endorsement. Crossed cheque: payable only through collecting bank with two transversal parallel lines drawn across its face with with or without any word. Payment only to the account of the person named therein General crossing: drawing two parallel transversal lines with or without words on the face of the cheque Special crossing: when the name of banker is mentioned within the two parallel lines with or without any other word. 

 

Significance/advantage of crossing: • Prevents payment to a wrong person. • Facilitates tracing of the recipient of the money. • Assures safety in circulation.  

 Significance of word ‘Not negotiable’ It does not restricts the transferability but the transferee of the cheque will not get the better title than that of a transferor  Dishonoring of cheque 

1. When balance is insufficient in customers cheque 2. When the cheque is stale 3. When money deposited cannot be withdrawn on demand. Eg. In case of fixed 

deposit 4. When account is in joint name and cheque is not signed by all 5. When customer has countermanded payment of the cheque 6. When the banker has received prohibitory order from court 7. When the cheque is post dated 8. When customer has informed about the loss of cheque to the bank 9. When notice of customer’s death, insolvency has been received  10. When customer closes account before the cheque is presented  

Opening of bank account • Form to be filled • Specimen signature and photograph‐in case of co. signatures of 

authorized  persons,in case of partnership—signatures of partners • References • Initial deposit • Issue of pass book 

• Enclosure of documents—addresss proof, Age proof In case of company‐‐‐copy of memorandum , AOA, balance sheet, auditors report,  In case of partnership – partnership deed Types of banks Central bank Commercial bank Exchange bank Industrial bank  Agricultural bank Cooperative bank  

   

    

 

           

COMMUNICATION  Meaning:  Process  of  transmitting  or  exchanging  of  information  message,  ideas opinion  or  emotions  between  two  or  more  persons  to  obtain  elicit  action  and feedback. Characteristics: brief explanation for each 

1. Two or more persons. 2. Continuous process 3. Pervasive function 4. Flows in all direction 5. It involves several media 6. It is a two way process 7. It includes feedback 8. It establishes in the personal relationship 

Elements: Sender, Receiver, Message, encoding, decoding, channel, feedback Objectives: brief explanation for each 

1. To exchange information 2. To motivate employees 3. To educate people 4. To change people’s attitude, behaviors and action 5. To fill up gaps between levels of decisions and levels of implementation  6. To obtain feedback 7. To promote efficiency  

Importance: brief explanation for each 1. Acts as Basis of decision making and planning  2. Efficient and smooth running of an enterprise 3. Facilitates Co‐ordination 4. Motivation and morale building 5. Creates mutual trust, harmony, peace and confidence 6. Democratic Management/ Effective Leadership. 7. Binds People together/Public relations 

Principles:  

 

1. Principle  of  Clarity:  a  great  deal  of  clarity  is  needed  about  objectives  of communication and message to be communicated.  It must contain clarity of expression and clarity of thought. 

2. Principle of Completeness:  In business communication, completeness of facts is absolutely necessary. Checking of who, what, when, where, why and how helps to make message complete 

3. Principle  of  Conciseness:  message  should  be  as  brief  as  possible  without affecting the appropriateness, clarity, correctness, completeness or courtesy 

4. Principle of Correctness: business communication should give correct  facts  in correct language at correct time and in correct style. 

5. Principle of Courtesy: message must  show  friendly behavior  towards others. This  can  be  done  by  prompt  answers,  apologize  sincerely  for  an  omission, thank generously for a favour and avoid irritating expressions 

6. Principle of Consideration:  sender must  show  consideration  for  the  receiver. This can be done by emphasizing on the positive and pleasant facts, imparting integrity to messages. 

7. Principle  of  correct  channel:  communicator must  know  which medium  will prove to be the most suitable for this purpose.  

Need: brief explanation for each 1. Huge Business Organizations 2. Globalizations and MNC’s establishments 3. Public relations 4. Govt. formalities & contacts with other stakeholders 5. Co‐ordination 6. Job prospect 

TYPES/Channels  

1. FORMAL COMMUNICATION: Flow of information   which  follows  officially established chain of command.  It can be upward or downward or horizontal and diognal. Advantages:   

1. Orderly and systematic 2. Possible to fix responsibility  3. Facilitates functions 4. No distortion of Message 5. Facilitates co‐ordination 

Disadvantages/Limitations: 1. Time consuming 2. Lack of personal involvement 3. Rigidity 

 

2. INFORMAL  COMMUNICATION:  Grapevine  /  bush  telegraph:‐  Flow  of Communication through social interactions or inter personal relations without following chain of command. Advantages:   

1. Serves social needs 2. Faster or less time taking 3. Provides emotional relief 4. Provides Psychological and moral support  5. Helps to know employees attitudes and reactions. 

Disadvantages: 1. Great chance of distortion 2. Leads to rumors 3. Erratic and unsystematic  4. Difficult tracing the source 5. Chances of leakage Sl. No. 

Basis Formal Informal 

1  Meaning Following  chain  of command 

Independent  off  the  official line of command 

2  Speed  Slow  Fast3  Nature  Well  planned,  systematic 

and authorized Unplanned,  erratic, unauthorized  

4  Flexibility Rigid  Flexible5  Content  Work related matters Work  related  or  social 

matters 6  Accuracy Accurate Often distorted 7  Method  Usually written Usually verbal 

3. VERTICAL  COMMUNICATION  :  Communication  which  takes  place  between persons  occupying  superior  and  subordinate  positions  in  organization hierarchy. It may be upward or Downward. (a.)  Downward  Communication:   Which  takes  placer  from  higher  level  to lower level 

M.D.         Manager        Departmental head        employees.   This is to communicate plans, policies, rules, procedures, orders, instructions. Advantages:   

1. Basis of supervision of communication 2. Helps in explaining plans & policies 3.  

Disadvantages: 1. Looses the very objective of communication 2. May be distorted 

(b.)  Upward  Communication  :  Flow  of  information  from  lower  levels (subordinates) to higher level  

:  Flow  of  information  from  lower  levels (subordinates) to higher level  

 

            (Superiors). This is to communicate Reports, suggestions, appeal etc. Workers             Supervisor             Factory Manager             Departmental head        G.M.        M.D. 

Advantages:   1. Provide s feedback 2. Creates confidence and trust in superiors 

3.  Reveals what employees think of org.and mgt. Disadvantages: 

1. Prone to distortion 2. It is caused by status differences 

4. HORIZONTAL COMMUNICATION:  flow of  information between  two or more persons holding equal ranks  in the same or different departments. This is  done  to  co‐ordinate  the  activities  of  different  departments.  This  is done to Co‐ordinate activities of   different departments and to resolve interrelated problem of different departments. Purchase Manager               Sales Manager 

Merits:   1. Facilitates co‐operation and co‐ordination  2. Resolves problem of wastage of time, money, labour and materials. 

Demerits:   1. Differences in opinion, approach and vision 2. Inter group rivalry becomes potential conflicts 

 DIAGONAL  COMMUNICATION:  Transmission  of  information  between  persons holding different ranks in different departments. 

Cost  Accountant                            Sales Representative 

Merits: 1.  Speed up  the flow 2. Must at times (inseparable) 

 Demerits:   

1. Creates confusion  and conflict 2. Contradicts unity of command 

  

 METHODS OF COMMUNICATION: (Media) 

 Written Communication: Flow of communication  in black and white  i.e.  in written form. It includes letters, notices, reports, manuals etc. 

Advantages:   1. Facilitates Verification 

 

2. Ensures Uniformity 3. Permanent Record 4. Economical for lengthy messages 5. Message can be transmitted to large no. of people at same time. 

Disadvantages:   1. Time consuming 2. Lacks personal touch 3. Secrecy difficult 4. Immediate feedback not possible 

Suitability:   1. When message is lengthy  2. When reliable record for future reference is to be maintained 3. When information is to be sent to large no. of people at same time 4. When  specific  instructions  are  to  be  given  and  it  is  necessary  to  fix 

responsibility 5. When information is to be retained for repeated use in future 

 Verbal  Communication  /  Oral:  Transmission  of  message  is  verbally  or  spoken words. It includes direct personal talk, direct collective talks, And Telephonic etc. 

Advantages:   1. Permits clarifications and doubts 2. Faster and saves time 3. Secrecy maintained 4. Gives personal touch  5. Permits immediate feedback 

Disadvantages:   1. Less reliable 2. No verification 3. No record for future 4. Greater chance of distraction 5. Not for length messages 

Suitability:   1. When time available is less 2. When prompt and quick reaction is required 3. To instruct or counseling of subordinates is required 4. When problems are to be discussed in groups 5. When dealing with trade unions 

 Sl. No. 

Basis Written Verbal 

1  Forms  Letters, notices  etc. Meetings, interview etc.2  Meaning Flow of message  in black 

and white Flow  of message  in  spoken words 

 

3  Effectiveness  Less  as  lacks  personal touch 

More, has personal touch

4  Time  More and expensive Less and economical 5  Secrecy  Lack  Ensures6  Record  Provides No evidence 7  Flexible  Less, Rigid more8  Feedback Spot not possible Prompt possible 

  

Gestural  Communication:  Communication  through  body  language.  It  includes silence,  shaking  of  hands  etc.  It  is  useful  in  inter‐personal  communication  and supplements oral communication.  BARRIERS TO COMMUNICTION brief explanation for each 

1. Physical barriers 2. Personal barriers 3. Semantic barriers 4. Status barriers 5. Inattentiveness 

6. Premature evaluation OVER COMING BARRIERS: brief explanation for each 

1. Well drafted Message 2. Appropriate Language 3. Control over emotions 4. Two‐way communication 5. Open door policy 6. Selecting effective communication channel 

TOOLS IN COMMUNICTION: brief explanation for each 1. Cellular Phone (Mobile) 2. Electronics mail (e‐mail) 3. Telex and Fax 4. Video conferencing 5. Internet surfing (e‐marketing, e‐commerce) 6. Audio and computer conferencing. 

         

 

      

 MARKETING 

 PRODUCT  ORIENTED/TRADITIONAL  CONCEPT:  Performance  of  those  marketing activities that directs the flow of goods or/and services from producers to consumers or users Factory‐‐‐‐‐ products‐‐‐‐‐selling and promotion‐‐‐‐‐‐profits through sales volume CONSUMER ORIENTED MODERN CONCEPT: process of discovering  and  translating consumer need  into goods or /and services and to create exchanges with potential consumers and users that satisfy customers and organizational objective. Target  market‐‐‐‐discovery  of  idea‐‐‐‐  integrating  marketing‐‐‐‐‐profits  through customer satisfaction Features:  

1. It is customer oriented 2. It is an integrated approach as harmonizes various departments 3. An ongoing programme of marketing research is necessary 4. It requires marketing planning and control 5. It starts from discovery of idea and ends after customer satisfaction 

 Sl. No. 

Basis Marketing (Modern Concept) 

Selling ( Traditional concept) 

1  Meaning   Performance  of  those marketing  activities  that directs  the  flow of goods or/and  services  from producers  to  consumers or users 

Process of  discovering  and translating  consumer  need into  goods or  /and  services and  to  create  exchanges with  potential  consumers and  users  that  satisfy customers  and organizational objective.  

2  Nature  Aims  at  achieving organization  goals through  satisfaction  of customers 

Promotional efforts 

3  Orientation  Consumer oriented Product oriented 4  Begging Begins before production 

and  ends  after  customer Begins  after  production ends with sale 

 

satisfaction5  Objective  Profit  through  consumer 

satisfaction Profit through sales volume

6  Scope  Wide  Narrow OBJECTIVES: brief explanation for each 

1. To Secure customer satisfaction 2. To bring organization integration & co‐ordination 3. To earn profit 4. To serve the society 5. To enhance goodwill or Promote reputation 

IMPORTANCE: brief explanation for each 1. Source of revenue 2. Foundation of all Business activities 3. Satisfaction of consumer needs 4. Imprudent of standard of living 5. Employment opportunities 6. Development of nation 7. Basis of decision‐Making 

FUNCTIONS: Exchange functions 

1. Buying  and  Assembling:  procurement  of  raw  materials,  components  and finished goods through inspection, by sample, by description and by grade. advantages 1. It assists in production through purchase of raw materials.  2.  It facilitates traders for fulfilling requirement of consumers Assembling  involves  collection  of  goods  already  purchased  from  different sources at one common place. advantages 1. Reduces cost of transportation and handling.  2. Permits large scale selling.  3. Reduces warehousing cost. 4. Facilitates standardization and grading.  5. Regularizes supplies 

2. Selling  &  Distribution:  process  of  finding  customers,  creating  demand  and transferring  the  goods  for  value or money.  It  includes negotiating  terms  for sale, sales forecasting, choice of channel of distribution etc. 

Physical functions 3. Transportation: Physical means of carrying goods from one place to another. 

advantages 1. Removes barriers of distance. 2. Helps to stabilize prices 

 

4. Storage or warehousing: Holding and preservation of goods from the time of production to time of consumption. advantages 1. Creates time utility. 2. Equalizes demand and supply 

Facilitating functions  5. Advertising: from chapter 6. Sales Promotion: from chapter 7. Salesmanship: from chapter 8. Branding & Trade mark: process of assigning name, symbol, etc to a product 

to differentiate it from other products.  advantages 1. Helps to create loyalty to the product. 2. Gives separate identity to products. Trademark is the registered brand. advantages 1. It protects product from imitations 

9. Standardizing and grading :  Process of setting up basic measures or standards to which products must conform.  It  reflects  features of products  in  terms of design, weight, colour, etc. advantages 1. Fetch better price to sellers. 2. Easily valued and price fluctuations are reduced  Grading is the process of sorting products into well defined standards.  advantages 1. Enables to direct the goods towards the market best suited. 

2.   Facilitates trade as buying can be done by grade. 10. Market  research  :  Systematic  and  scientific  investigation  of  all  marketing 

activities to find answers to various marketing problems. It includes gathering, recording  and  analyzing  of  data  to  facilitate  decision making  through  trade journals, consumer associations, wholesalers and retailers. advantages 1. Potential demand for a product can be estimated.  2. Competitive strength and brand image can be judged. 3. New market can be developed for sale.  4. Necessary improvements can be made in product designing; package etc. 5. discovery of unsatisfied needs can be established. 

11. Packing  and  packaging &    labeling  :  Packing  refers  to wrapping,  crating  or compressing  into  appropriate  containers  for  protection  and  convenient handling during storage and transportation. advantages 1. Handling of goods easier. 

 

2. Protect goods from damage during transportation. Packaging  refers  to  designing  of  case,  container  etc.  for  making  products convenient. Protective, economical and attractive for customers. advantages 1. Means of self advertising.  2. Increases  durability  of  product  and  helps  to  attracts  the  attention  of 

customers. Labeling refers to putting information about product on packages. 1. Indicates brand, grade, quality, etc. carry instructions for customers. 

12. Pricing : Process of fixing the price or money value of a product. It is influenced by‐cost  of  production,  degree  of  competition,  nature  of  product,  policies  of firm etc. advantages 1. Satisfies customers. 2. Yields profit 

13. Product planning and development : Designing and developing the right type of products. 

advantages 1. Offers maximum satisfaction to consumers. 2. Introduction of new products.  3. Improvement of existing products. 4. Dropping of unprofitable items. 

14. Risk taking: Financial risks inherent in the ownership of goods held for sale in anticipation  of  demand.  It  arises  due  to  changes  in  demand,  fall  in  prices, spoilage in storage etc. advantages 1. Protects  the  business  men  against  many  risks  like  loss  due  to  theft, 

dishonesty of employees etc.  2. develops the risk taking ability.   

      

SALES PROMOTION Meaning:  those  marketing  activities  other  than  personal  selling,  advertising  and publicity that stimulates consumer purchasing and dealer effectiveness with various non current selling efforts not in an ordinary routine. It includes displays, discounts, shows and exhibitions etc. Features 

 

1. It consists of non‐recurring promotion efforts 2. It comprises non‐routine activities 3. It covers short term incentive schemes 4. It is directed at both customers and dealers 5. It seeks to achieve immediate increase in sales 

Objectives 1. To stimulate demand 2. To stablise sales 3. To secure response in desired manner 4. To maintain relations 5. To facilitates marketing control 

Function/role 1. Stimulates demand 2. Stabilizes sales 3. Secures response in desired manner 4. Maintains relations 5. Facilitates marketing control METHODS 

1. Dealer’s sales promotion methods 1. Advertising  allowances:  Free  display  materials,    banners,  signboards  are 

distributed to dealers 2. Free  training and  seminars:  train dealers  in  the  techniques of operating and 

handling the product 3. Special  trade  discounts:  free  deals  and  discounts  are  allowed  to  dealers  for 

boosting sales during off season. 4. Displays and demonstration: special displays are held in dealer shops  5. Incentives:  bonuses,  expensive  prizes  and  gifts  are  offered  to  encourage 

dealers  to  take  specific  interest  so  as  to  increase  their  product  sales.  Prize contests may be organized to promote sales 

2. Customer’s sales promotion methods 1. Free samples 2. Coupons 3. Prize contest 4. Exchange offer 5. Premium or prizes 6. Clearance sales or discounts 7. Fairs and exhibitions 8. Trading stamps 

     

 

 Salesmanship (Personal Selling) 

Meaning: ‐ It  is the marketing activity which  involves direct and personal contact of the seller or his representatives with prospective buyer. It  is face to face persuasive communication between seller and buyer to achieve marketing objectives. Features:  

1. It is a face to face and oral communication 2. It is an art of persuasion that conveys human needs into demand 3. It is both science and an art 4. In involves contact with limited buyers 5. It requires flexible approach 

Objectives:‐ 

• To handle objections and queries 

• To provided feedback 

• To explore hidden wants 

• To promote sales 

• To educate customers. Importance:‐ To consumers 

• Provides knowledge to customers 

• Assists in selecting products 

• It communicates grievances and suggestions of consumers to producers 

• It enables consumers to get quality products To businessmen/dealers 

• Helps in Sales and profits 

• Helps to face cut‐throat competition 

• Provides valuable feedbacks 

• Build Goodwill 

• Locates prospective customers and creates demand To society 

• Stimulates consumption and accelerate production 

• Creates employment opportunity 

• Helps to raise standard of living 

• Generates revenue for government 

• It is the basis of commerce           Steps:‐  

• Locating customers 

 

• Pre sale preparation • Sales presentation • Convincing customers • Sale • Additional sale 

AIDCAM_ attention,  interest, desire,  convincing  customers, action and more sales 

Qualities:‐ • Physical attribute – Sound health , Cheerful disposition • Mental attribute – Aptitude, patience • Social attribute – Sincere & courteous , Tact & confidence • Vocational attribute – Leadership, optimism  • Technical–knowledge  of  product,  of  customers,  of  company,  of  competitors 

and of selling techniques ADVERTISING 

 Meaning  ‐  Any  paid  form  of  non‐personal  presentation  and  promotion  of  ideas, goods and services, by an identified sponsor. Features:‐ 

• Paid form • Non‐personal presentation • Identified sponsor • Can be written, oral or visual • Can be done by various media 

Objectives:‐ brief explanation for each • To create demand • To widen market • To build goodwill • To overcome completion • To educate customers • To assist sales persons • To introduce new product 

Importance: ‐ To Manufactures‐ • Steady demand (Minimizes seasonal fluctuation) • Higher sales volume • Good will creation • Supports sales men  • Introduction of new products 

                      To Consumers ‐   • Educates customers • Fair prices • Improves quality • Convenience  

 

• Unproduced new products  To Dealers –  

• By creating awareness of advertised products • By Providing ready market • By reducing sales efforts • By encouraging repeated buying of advertised goods • Increases sales volume 

To Society – • Generates employment • Standard of living • Encourages research and development • Supports press / media • Nation development 

Function – brief explanation for each • Creates demand • Eliminates middlemen • Improves good will • Competition strategy • Introduction of new products • Supports sales men 

Demerits / Disadvantages – brief explanation for each • Price • Artificial leaving • Deceptive advertising • Growth of monopolies • Unethical • Changes, preferences without demand • Wastage of national recourse 

  basis  Advertising  Sales man shipmeaning  Any  paid  form  of  non‐

personal  presentation  and promotion  of  ideas,  goods and  services,  by  an identified sponsor 

It  is  the  marketing  activity  which involves  direct  and  personal contact  of  the  seller  or  his representatives  with  prospective buyer 

Cost and time  Less  costly  and  less  time consuming 

more

flexibility  Less , common message  More, specific message feedback  Not available immediately Immediate feedback objective  To create demand To make salescoverage  Mass selling technique Individual selling technique 

 

   Advertising Media (Different forms) media  newspap

er magazine  Direct mail radio televisio

n outdoor

forms  press  Press, journal 

Catalogues,brochures 

Audio  

Audio & Visual, films 

Muralposters 

meaning  Advertising done through printing 

Advertising done through printing 

Advertisement through letters etc. to residences of customers 

Advertisement through spoken words 

Short advertising films made and shown 

Advertisement in forms of bill‐boards, electric signs at public places 

Circulation 

wide  limited  Very limited  

wide limited  local

Life  short  Long   Long  Very short Very short 

Longest

Cost  Moderate 

High  Moderate to High 

Higher Higher  Moderately high 

Timeliness 

Use of current events possible 

Lack of timeliness, and absence of news‐value 

Maximum timeliness, selection of right message and time 

Limited timeliness 

Timeliness at a higher cost 

Little timeliness 

Selectivity 

Regional and linguist selectivity 

Higher selectivity 

Higher selectivity 

Same as in news papers 

Local selectivity 

Local selectivity 

Audience 

Limited to the literate 

Limited in scope 

Very limited 

Universal appeal  

Limited to local people who own TV  and go to cinema  

Limited to local population 

Flexibility 

High  Low  Highest  Limited Higher   High

 

Repetitive value 

Daily repetition possible 

Weekly, fortnightly or monthly repetition same audience 

Depends on frequency of mailings 

Frequent repetition possible 

Repetition in every show but not to the same audience 

Prospect sees it whenever he or she passes by it 

secrecy  No secrecy 

No secrecy  Complete secrecy 

No secrecy due to universal appeal 

No secrecy possible 

No secrecy maintained 

effectiveness 

Effective in locating prospects and supporting sales force 

Effective for technical goods and consumer durables 

Most effective due to personal touch undivided attention and full explanation 

Not every effective because of short life, short message and short memory  

Very effective due to combination of sound and picture 

High memorizing value 

suitability 

Suitable for goods having wide market 

Suitable for specialty products 

Suitable for products with well defined market 

Very suitable for articles of daily use 

Most appropriate for  goods of local consumption 

Very suitable for popularizing a brand 

 basis  Advertising  Sales promotionmeaning  Any  paid  form  of  non‐

personal  presentation  and promotion  of  ideas,  goods and  services,  by  an identified sponsor 

Those  marketing  activities  other than  personal  selling,  advertising and  publicity  that  stimulates consumer  purchasing  and  dealer effectiveness  with  various  non current  selling  efforts  not  in  an ordinary routine. 

regularity  Repetitive and routine Non‐Repetitive and non‐routinetechniques  Cinema, hoardings etc. Free samples, contests etc necessity  Essential  and  basic 

ingredient of marketing Additional  and  supplementary ingredient 

control  By media  By companyfocus  Inform,  persuade  and 

remind customers Supplements  advertising  and personal selling 

 

  Type of Advertising:  

1. On the basis of purpose Persuasive advertising: advertising intended to persuade customers to buy the product  or  services  of  the  advertiser.  It  describes  its  superiority  over competitive products. Ex. Surf excel Informative  advertising:  advertising  to make  consumers  of  the  existence  of certain  products  or  services  and  their  basic  properties.  Ex.  Reduce  fuel expenditure by PCRA 

2. On the basis of sponsorship Competitive  advertising:  advertisement  on  individual  basis  in  order  to increase their individual shares in the market. Ex. Soft drinks Collective  advertising:  when  producers  of  different  brands  of  the  same product jointly sponsor advertising of the product. Ex. Buy wool carrying wool mark as trade mark 

Advertising  theme/appeal:  central  idea  intended  to  trigger  desired  action  from customers. It is heart of advertising copy. Theme of comfort: the appeal to customer  is that use of the product will make  life comfortable. Theme  of  prestige:  possession  of  such  items will  provide  distinctive  status  and  a sense of pride Theme of health: use of  such  items will bring good health. Usually  taken  for  food products or drugs. Theme of beauty: this  instincts appeal to young men and women, usually taken for cosmetics. Theme of fear: this theme is used for insurance, safety values etc Theme of affection: this is used to advertise products meant for children, friends etc. Code of advertising practice ASCI‐advertising standards council of India has formulated code of conducts to check misleading advertisements which are as follows: 

1. Should  not offend against morality and religious susceptibilities of people 2. No advertisement should be permitted   which  is against any provision of the 

constitution of India 3. No advertisement should be permitted which would adversely affect  friendly 

relations with foreign states. 4. No  advertisement  should  be  permitted which will  tend  to  incite  people  to 

crime 5. No advertisement should be permitted for betting tips and guide books 6. Advertisers  or  their  agents  must  be  prepared  to  produce  evidence  to 

substantiate any claim or illustrations 7. Advertisements should not contain disparaging  reference  to another product 

or services 

 

8. Visual and  verbal  representation of actual and  comparative prices and  costs must be accurate. 

  

Sl. No. 

Basis Advertisement Publicity 

1  Scope  Wide  Narrow2  Meaning  Paid form of publicity Non‐paid form of advertising3  Sponsor Identified sponsor May  or  may  not  have 

identified sponsor 4  Control Sponsor  exercises  direct 

control  over  length  and frequency of message 

Control lies with media

5  Approach  Limited information Greater  versatility  than advertisement 

 Advertising Media – Factors affecting  

• Nature of product  • Extent of Market • Objective of advertisement • Cost • Media used by competitors • Type of audience 

Scientific  advertising:  ‐  Well  planned,  organized,  co‐ordinate  and  controlled advertising based on factors, likely to affect the success of business and promote its sales effectively and economically. Advertising  copy:  advertisement  which  advertiser  wants  to  convey.  Copy  writers prepare advertising copy. Advertising Agency: ‐  Meaning:  specialized  service  organization  which  plans,  designs  and  executes advertising  campaigns  for  and  on  behalf  of  its  clients  in  return  for  a  fee  or commission. E.g. Lintas, clarion   Organization structure Account management group: planning and controlling advertising campaign Creative department: designing and preparing the advertisement Production department: selection of model, shooting and picture is done to produce advertisement Media  department:  selection  of  appropriate  medium  for  transmitting  message economically and effectively Marketing department: merchandising and public relation activities Research department: marketing research and data maintenance Administrative  department:  office  work  including  correspondence,  financial  and accounting 

 

Functions: brief explanation for each 1. Creating advertisement 2. Producing advertisement 3. Placing 4. Market research 5. Expert advice 6. Publicity Advantages:  1. Provides expert and specialized advice 2. Better quality advertisements 3. Timely  presentation  of  advertisements  due  to  close  association with media 

owners 4. Helps in allocation of advertising funds efficiently 5. Various services like‐ package designing, market research etc. 

Marketing Mix: ‐ Arrangement of various marketing activities  in systematic manner so as to achieve marketing objectives. Promotional  Mix:  ‐  Blending  various  sales  activities  like  product  planning  & development, personal selling, advertising, sales promotion etc. in proper proportion so as to produce co‐ordinates sales program is known as Promotional Mix. It helps to accomplish selling objectives Media Mix: ‐ Selection of particulars advertising medium or two or more advertising media to accomplish advertising objectives. Transit advertising: advertisement painted on metal sheets which are fixed on buses, railways or other moving vehicles. It is a form of outdoor advertising