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Introducción al Documentación de
Procesos(Based on background paper
SWITCH Briefing No 6Ton Schouten)
Yo escucho, yo olvidoYo veo, yo recuerdo
Yo hago, yo entiendo
Proverbio Chino
Introducción
La intervención planeada del proyecto
El curso real del proyecto
La documentación de procesos apunta al aprendizaje de las curvas e irregularidades en la ruta del proyecto, a estimular el debate y la reflexión en como, el continuo flujo de la vida y las relaciones sociales, tienen un impacto sobre el curso del proyecto.
Introducción
Introducción
El proceso de documentación constituye una herramienta que ayuda a los tomadores de decisiones a registrar cuidadosamente los “eventos significativos” en sus proyectos. Permite la reflexión y análisis de esos eventos en orden de entender mejor que esta pasando, como esta pasando y porque esta pasando
El proceso de documentación registra que paso, como paso, y porque paso?
Envuelve : Una forma estructurada y enfocada
de capturar el proceso de cambio que el proyecto tiene como meta.
Organizar la información de tal forma que las autoridades tengan la oportunidad de reflexionar y aprender acerca del proceso;
Analizar la información buscando los temas, patrones y rutas comunes
Introducción
IntroducciónMirar mas allá de la superficie, mas
allá de lo obvioEntendiendo las interacciones de poder,
cultura, tradiciones, actitudes, relaciones sociales, y políticas
Entendiendo la resistencia al cambio, entendiendo las dinámicas del cambio
Haciendo visible lo que esta ocultoSin ignorar ni desechar las condiciones
externas que pueden afectar al proyecto, por malas que estas puedan ser, sino entendiendo y volviéndolas un factor al interior del proyecto
Estimular el debate alrededor de los factores no visibles
Capturando, organizando, analizando y diseminando
Fases:Capturando el proceso de cambio (relaciones
sociales, de poder, políticas, resistencia al cambio etc.)
Organizando la información capturada para reflexión y aprendizaje
Analizando la información: tendencias, patrones
Diseminando la información
Porque procesos de documentación?
Usted los hace todo el tiempo: pero no de forma sistemática y no necesariamente para el aprendizaje
Mirada hacia atrás: observar tendencias, advertencias, oportunidades
Recolección de información de calidad, monitoreo
Aprender de los erroresProfundizar el entendimientoRetratar las preocupaciones de la gente en
general, (sin tener en cuenta el proyecto)Aprender internamente y externamente
Porque procesos de documentación?
Enfocar: Teoría de cambio Integración entre diferentes disciplinas, sectores o
departamentos, Acción coordinada con los tomadores de decisiones, Tomar decisiones en conjunto, participación, Cambio de actitud
Quien esta involucrado?, como exactamente?, cuando y como puede observar?, porque algo no esta sucediendo?, que hay mas allá de la superficie?, cuando la vida del proyecto presenta los momentos mas difíciles? etc..
Principios
Vaya a los tomadores de decisión, deles voz
Vaya a los eventos donde hay tensión o conflicto
Estudie y describa el contextoOrganice una mirada hacia
atrás: reflexión y análisisUsar para el aprendizajeDisemine y comparta, estimule
el debate
Herramientas
Herramientas para captar información: entrevistas, grupos de discusión, observación, notas diarias, medios audiovisuales (foto y video)
Herramientas para organizar: Tools for organising: archivar y compilar: artículos, estudios de caso, álbumes de fotos, videos, etc.
Herramientas de análisis: Métodos y estructuras
Herramientas para diseminar: reuniones, medios de comunicación ( TV, radio, website etc.)
Quien documenta?
Desde adentro: el equipo del proyectoExcelente para aprendizaje interno
Los tomadores de decisiónEstimula el aprendizaje y la reflexión
Personas externasHay una independencia y una distancia que facilita la critica
El especialista en procesos de documentación
No toma partido y puede escuchar muchas perspectivas sin creerse un experto en el tema;
Puede hacer preguntas que estimulen el pensamiento critico y profundizar mas allá de lo evidente;
Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa el panorama completo, y ubicar el aprendizaje en en un contexto a largo plazo;
Es culturalmente competente;Entiende la dinámica de la transformación humana;Es confiable para la comunidad, pero puede reportar
sus hallazgos sin favoritismos o prejuiciosPuede sintetizar grandes cantidades de información e
identificar los aspectos clave;Es habilidosos para comunicar mensajes de forma
positiva.Posee habilidades técnicas
Interna y externamente
Aprendizaje interno del proyecto (aprendizaje conjunto con los tomadores de decisión) : trabajos, métodos y reuniones
Comunicación hacia el exterior: estrategia de comunicación, estimular el debate, abogacía, información etc..
Puede servir a ambos propósitos
Plan
Plan de documentación de procesos:Propósito.
Es para aprendizaje interno? Es para comunicación a lo externo?
Cual es la teoría de cambio del proyecto: que procesos es necesario trazar, quien da seguimiento a estos procesos donde y cuando.
Que herramientas son necesarias para capturar el proceso, organizar la información, analizar los hallazgos, y diseminar la información?
Quien va a documentar el proceso (equipo del proyecto, especialista, autoridades, personas externas) ?
Plan
Es necesario desarrollar habilidades en el proceso de documentación (escritura, video, fotografía, edición, desarrollo de sitios web)?
Cuales serán los productos esperados tanto para el aprendizaje interno, como la diseminación a lo externo?
Para cada producto se debe escribir un resumen (cual es el contenido del estudio de caso, video, foto álbum etc.) y cuales son sus objetivos específicos?
Como monitorear que el proceso de documentación ha tenido el éxito esperado
Conclusiones finales
El proceso de documentación puede: Ayudar a los proyectos a acortar camino en
sus rutas de tiempo y espacio. Ayudar a que la intervención del proyecto se
realice en armonía con el continuo flujo de la vida y las relaciones sociales.
Permite a los proyectos superar dificultades de interés general y estimular la participación y el debate para una sociedad con criterios mas amplios.
No dar por sentados los factores externosSer una de las herramientas claves de la
investigación.