INSTRUCTIVO ZBOX - MODULO CONTABILIDAD

REVISÓ Nombre: Marlon Vesga Cargo: Analista Contable

APROBÓ Nombre: William Wilches V. Cargo: Director Contable y Financiero

Fecha: 09/09/2020 Fecha: 21/09/2020

El presente documento no puede ser copiado ni dado a conocer a terceros, sin autorización expresa del Representante de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión

INSTRUCTIVO ZBOX - MODULO CONTABILIDAD.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2008

INSTRUCTIVO ZBOX – MODULO CONTABILIDAD

Código: INS-GCF-09 Revisión: 0 Fecha Aprobación: 21/09/2020 Páginas: 2 de 35

Documento Magnético Controlado Copia física controlada solo en el manual maestro

1. OBJETIVO

Determinar y estandarizar los pasos a seguir para la manipulación y funcionamiento de las

aplicaciones del programa zbox, para el proceso contable y financiero, la elaboración,

emisión de los estados financieros correspondiente a la prestación del servicio integral de

aseo y cafetería, así como de servicios especiales de manera correcta y oportuna acorde

a la operación y a los requerimientos del cliente, garantizando una sostenibilidad

económica a la compañía.

2. ALCANCE

Aplica para la contabilidad y finanzas correspondiente a la prestación del servicio integral

de aseo, cafetería e insumos.

3. RESPONSABLES

Director Contable Y Financiero, Analista De Cartera Y Tesorería, Jefe Tic, Analista Contable, Analista de impuestos.

4. DEFINICIONES

CONTABILIDAD: Sistema de control y registro de los gastos e ingresos que realiza la

empresa.

FINANZAS: hace referencia a los análisis, técnicas y decisiones tomadas, en un

determinado lapso de tiempo, para la utilización y gestión del dinero y otros activos.

ESTADOS FINANCIEROS: son informes que se utilizan para dar a conocer la situación

económica y financiera, los cambios que se experimenta en una fecha o periodo

determinado.

.

REGISTRO COTABLE: son los documentos físicos de todas las operaciones dentro de la

empresa. En estos registros se refleja todo movimiento contable de la empresa.

NOTA CRÉDITO: Una nota crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones

de compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una

anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes.

IMPUESTO: es una clase de tributo regido por derecho público, que se caracteriza por no

https://concepto.de/analisis-3/

https://concepto.de/toma-de-decisiones/

https://concepto.de/tiempo/





requerir una contraprestación directa o determinada por parte de la administración

hacendaría.

5. CONSIDERACIONES GENERALES

5.1. CONSIDERACIONES PARA CONTABILIDAD: El objetivo principal, es apoyar y optimizar los procesos de la administración en la compañía, de tal forma que pueda tener una información segura y confiable para la toma de decisiones y el conocimiento real del

estado en cualquier momento. De igual forma podrá generar su información totalmente automatizada, Libros oficiales, Certificados de Impuestos, Cierre de año, Causaciones automáticas, manejo de Caja Menor y una serie de informes vitales en el día a día.

5.2. CONSIDERACIONES PARA CUENTAS POR CONCEPTOS: Tiene como objetivo la parametrización para una posterior emisión de los Certificados de Retención, IVA e Ica con sus respectivos anexos para el pago, revisión y análisis de los diferentes impuestos.

5.3. CONSIDERACIONES PARA DECLARACION DE IMPUESTOS: Esta es una utilidad

con la cual se puede llevar registro digital por cada tipo de impuesto de cada uno de los pagos que se

han realizado durante el año, asociándole datos de suma importancia tales como: Mes, Fecha de

Pago, Valor Declarado y Código del Pago. estos datos se almacenan en la base de datos, pero son

únicamente para consulta, no tienen ningún otro efecto.

6. ACTIVIDADES / DESARROLLO

6.1 INGRESO AL PROGRAMA ZBOX

En el momento de abrir el programa zbox, saldrá una ventana en la cual tiene que

diligenciar el nombre de la empresa, el usuario y la contraseña.





Al igresar al programa encontrara unos iconos en la parte superior izquierda, para todos

los modulos, los cuales sirven para:

En la parte inferior izquierda encontrara los módulos del programa, esta a su vez tiene

menú y submenús que cumplen funciones específicas.





1. CONTABILIDAD 1.1. PUC

Es la columna vertebral del Sistema Financiero, teniendo en cuenta que es donde se

parametrizan las cuentas contables, las cuáles van a ser usadas en el movimiento y de este se desprenderá toda la información exógena, Estados Financieros y demás reportes.





TIPO DE IMPUESTO: seleccione el tipo de impuesto que necesita.

Al ingresar por la opción de modificación, la pantalla anterior será la presentación que

encuentre. Normalmente se entrega un PUC básico dependiendo del objeto social de la compañía para que sea adaptado a sus necesidades. El modelo usado es la forma de árbol, las cuentas se dividen en cuentas mayores y cuentas terminales, donde las cuentas

terminales son aquellas en las que se digita el movimiento contable, y las mayores, como su nombre lo indica son aquellas en las cuales se van mayorizando los saldos de las cuentas terminales, con el objeto de obtener saldos en los reportes contables tanto a nivel

terminal como a nivel mayor.

En las cuentas terminales se deben definir unas características especiales para cada una de ellas, de ello depende la forma como se ira a capturar la información mas adelante. Dichas características son:

Obliga a Documento Ref 1 - Documento Ref 2 Esta opción se marca si se desea capturar un dato adicional al momento de realizar causaciones, como por ejemplo el numero de la factura que se va a cancelar, el número del cheque etc.

Obliga a Tercero Al activar esta opción, cada vez que se digita en el movimiento contable, la cuenta terminal va a exigir la asignación de un tercero. Por lo tanto esta opción debe activarse para aquellas cuentas en las que se desee conocer el movimiento para uno o

varios terceros.





Generalmente se activa en las cuentas de resultado: ingresos, gastos, costos y en las

cuentas de balance tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, anticipos de impuestos y cuentas de impuestos.

Acumula por Tercero: Esta opción se marca si se desea que en el balance por terceros

muestre los saldos por cada tercero, por ejemplo, cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

Interfaz con: Bancos - CXC – CXP Esta es una de las opciones más importantes en la definición del plan de cuentas pues es la que determina la integridad del sistema entre los diferentes módulos: Contabilidad, Tesorería, Cartera y Cuentas por pagar.

Bancos: Se activa a las cuentas de Bancos. Esta interface hará que todos los movimientos que se digiten en estas cuentas alimenten los módulos de Contabilidad y Bancos, permitiendo generar informes y procesos tales como, Estados de Bancos, Conciliación etc.

CXC: Se activa en las cuentas de Cartera con el objeto de controlar cada una de las obligaciones pendientes por cobrar, de igual forma da la posibilidad de generar informes especiales como análisis de Cartera por Edades, Estados de Cuenta etc.

Cuando se digita movimiento, se activa el campo Obligación CXC en el cual se digita el

numero de la obligación que se va a crear y a partir de esta se podrán realizar abonos. Hay que tener presente que el sistema no permite crear obligaciones negativas, es decir en el caso de cuentas por cobrar si la cuenta tiene interface con CXC debe crear la

obligación con un débito y a partir de ahí se puede acreditar la obligación sin sobrepasar el monto por el cual fue creada. En el momento de hacer abonos se activa un campo denominado número de cuota, en él se debe digitar el numero 1 para indicarle al sistema

que es un abono a una obligación previamente creada.

CXP: Se activa en las cuentas de Proveedores y Acreedores con el objeto de controlar cada una de las obligaciones pendientes por pagar, de igual forma da la posibilidad de

generar informes especiales como análisis de Cartera por Edades, Estados de Cuenta etc.

El manejo para las cuentas que activen esta opción es idéntico al descrito en la interface anterior.

Para las cuentas de Anticipos que tengan interface, se activa el check Maneja Anticipos

para que el sistema permita realizar dicho manejo.

Cuentas de Impuestos En la parametrización de las cuentas de impuestos, se debe especificar el tipo de impuesto al que pertenece, si es de IVA, RTEIVA, RTEFTE o

RTEICA; de esta forma el sistema emite correctamente los informes de Anexos de IVA y Retención.





Maneja Otras Monedas Si la compañía maneja el proceso de transacciones en moneda

extranjera, se habilita para la cuenta que maneje de Diferencia en Cambio este check e inmediatamente se activa la pestaña Diferencia en Cambio y ahí solicita una cuenta para cuando el proceso arroja un mayor valor de la obligación y otra para cuando arroja un

menor valor, si la cuenta obliga a los atributos de Unidad de Negocio, Centro de Costo o Actividad se activan las casillas para colocar la que tomara el proceso cada vez que se ejecute.

1.2. CUENTAS POR CONCEPTOS

Esta opción tiene como objetivo la parametrización para una posterior emisión de los Certificados de Retención, IVA e Ica con sus respectivos anexos para el pago, revisión y análisis de los diferentes impuestos. Para este tipo de informes se escoge el tipo de

concepto Impuesto. De igual manera se pueden parametrizar otro tipo de informes para otras cuentas de las

cuales se desee conocer el movimiento por Tercero. Para esta opción se escoge el tipo de concepto Pagos Terceros.

Esta pantalla tiene una utilidad para agregar las cuentas que consiste en ubicarse en el campo N.º Cuenta y digitar o ubicar con F5 la cuenta que va a asociar, si por ejemplo se van a asociar las de Retención en la Fuente, se puede digitar 2365 que es una mayor y al

dar entre traerá al detalle todas las cuentas hijas que se desprendan de dicho nodo. Si hay una o varias que se tienen que sacar de la lista, se ubica sobre el registro. Otra forma de asociarlas es digitar en el detalle una por una.

1.3. DECLARACION DE IMPUESTOS





Esta es una utilidad con la cual se puede llevar registro digital por cada tipo de impuesto

de cada uno de los pagos que se han realizado durante el año, asociándole datos de suma importancia tales como: Mes, Fecha de Pago, Valor Declarado y Código del Pago. estos datos se almacenan en la base de datos, pero son únicamente para consulta, no

tienen ningún otro efecto.

1.4. CODIGOS FISCALES

El siguiente paso es crear los códigos fiscales. En esta opción es donde se relaciona el formato y las cuentas que se deben incluir en dicho concepto.

En el campo formato se ubican con la tecla F5 los que previamente se han creado, un mismo formato puede estar asociado a varios conceptos. En el tipo de cuenta existen dos opciones Movimiento y Balance, se elige Movimiento

cuando se debe traer el movimiento del año para dichas cuentas y Balance cuando se reporta el saldo de la cuenta. En el campo Código Cuenta con F5 se puede ubicar el PUC, si se elige una cuenta

superior, al dar entre trae todas las cuentas auxiliares que corresponden a dicho nodo, esto es para que la tarea de agregar las cuentas no sea tan dispendiosa. En la grilla del detalle existen dos pestañas, la primera es Cuenta y en ella aparece otro

campo denominado Tipo de Movimiento, en él se puede escoger Neto, Débito o Crédito, dependiendo del movimiento que se tenga que reportar, esto se hace por cada cuenta. La otra pestaña se denomina Documentos Excluidos, en la cual se relacionan los documentos

cuyo movimiento tiene las cuentas asociadas al código fiscal, pero que no debe aparecer en la información exógena porque ya se está reportando a través de otros movimientos.





1.5. MANUAL

Por esta opción se ingresa todo el movimiento contable en forma manual de cualquier tipo

de documento. Por esta pantalla se debe desplazar con la tecla Tab, de tal forma que el sistema lo va llevando a los campos que requiere sean diligenciados. No es apropiado ubicarse con el

mouse en cada campo porque el usuario puede obviar datos importantes que generan conflicto a la hora de guardar el documento.

Como se mencionó anteriormente, de acuerdo a la parametrización de cada cuenta el sistema se ubica en los campos que requiera, por ejemplo se digita la cuenta 130505, la cual esta parametrizada para que obligue por tercero y documento referencia 1, al estar

digitando movimiento se activaran estos dos campos para que sean diligenciados de forma obligatoria.

ADICIONAR:

Dar clic en el boton nuevo documento y diligenciar los campos que se solicitan.





El formulario se divide en dos partes, un encabezado y un detalle. En el encabezado se digitan datos como el documento, numero, se escoge el formato de impresión, la fecha del documento, el tipo de transacción y en el campo Base de Impuesto se digita el valor de la

base para las cuentas de impuestos, si no aplica la misma base para todas las que va a manejar en el detalle se puede cambiar. En el detalle se digitan todas las cuentas que que componen el documento y cada uno de

los atributos que pide cada una. Para el caso de las cuentas de impuestos si están previamente parame rizadas en los impuestos nacionales o distritales con las respectivas bases y porcentajes, al digitar la base el sistema calcula el valor y lo ubica en los débitos o

créditos según sea el caso.

A medida que se va digitando información en la parte inferior muestra la suma de débitos y créditos y la diferencia entre ellos, para guardarlo debe estar previamente cuadrado.

CLONAR: Una forma de clonar o copiar documentos que se repiten es ubicarse en la

fecha de proceso con la cual va a quedar el nuevo documento, ubicar el que se va a copiar, abrirlo y dar click en la opción numero 9 de acuerdo a la barra mostrada en la parte inferior, luego puede realizar mas cambios al documento si lo requiere y guardar.

ELIMINAR: Es importante conocer lo que implica Eliminar un Documento y Anular. Para el sistema Eliminar es borrarlo de la base de datos, por lo tanto puede volver a usar el consecutivo de dicho movimiento, mientras que anular es dejar rastro en el sistema del

documento, en este caso lo que se hace es dejar todos los valores en cero y al consultarlo





aparece con el letrero ANULADO y este no da la oportunidad de usar el consecutivo otra

vez.

DPI: El formulario de Movimiento manual tiene la opción de guardar temporalmente los documentos sin necesidad de tener débitos y créditos totalmente cuadrados, esta utilidad

es bastante funcional para cuando tiene que digitar documentos extensos. En el momento que desee guardar el documento da click derecho sobre cualquier espacio de las partes azul oscuro así:

Elige la opción Guardar y a continuación solicita un nombre con el cual quedara almacenado temporalmente. Al realizar este proceso, aun no se han afectado las tablas de

contabilidad, es decir en sus informes no se verá reflejada dicha información. Para recuperar el documento, abre uno nuevo y realiza la misma operación con clic derecho, pero en este caso selecciona la opción Cargar y a continuación arroja la lista de

DPI que estén almacenados, escoge el que necesita y continua digitando normalmente.

1.6. AUTOMATICO

El objetivo de esta opción es hacer que la causación sea lo mas automática posibles, a

través de la parametrización de esquemas contables previamente que reflejen la dinámica entregada por el cliente. La idea es identificar aquellos movimientos que son repetitivos, para ingresarlos por esta opción y permitir que el usuario tenga el tiempo requerido para hacer un análisis de su

información y dejar atrás las largas tareas de digitación.





En este tipo de movimiento es muy importante definir bien la clase de transacción (Compra

- Venta - Otros), Tipo de servicio (Bien - Servicio), si es un servicio definir el departamento y la ciudad donde se prestó dicho servicio, que el tercero usado tenga en su parametrización asociados el código CIIU, el tipo de impuesto, Régimen de IVA. Si todo

esto se define bien el sistema puede calcular perfectamente Impuestos y la ejecución del esquema es correcta. Se pueden presentar casos en que la contabilización propuesta requiere cambios, por

ejemplo un centro de costo o un tercero o un valor etc., se puede hacer como si estuviese digitando en el manual, porque lo que el sistema hace es sugerir una causación pero no implica que se deba guardar tal cual.

Los esquemas se asocian por medio de Conceptos que se definen en el módulo general, de tal forma que al escoger un concepto por ejemplo Honorarios solo se vean los que

pertenecen a esta categoría y no los de servicios, compras, ventas etc.

ADICIONAR: Hay campos que no se pueden cambiar y campos en donde tiene que ingresar la información.





1.7. REEMBOLSOS DE CAJA MENOR

Por esta opción se ingresa el detalle de cada uno de los reembolsos que requieren ser legalizados. Al digitarlos por este menú no se afecta la Contabilidad, para que esto suceda

posteriormente se ingresa por el movimiento manual y se realiza otro proceso. A continuación, se describe el procedimiento:

ADICIONAR: Ingreso del Reembolso

En este documento solicita el Funcionario que es la persona a la cual va quedar asociada la cuenta por pagar y el monto por el cual se va a hacer el reembolso, este Valor asignado

es importante ya que el sistema solo permite que los conceptos relacionados en el detalle lleguen máximo a este monto. En el detalle se pueden asociar diferentes conceptos por ejemplo taxis, fotocopias,

parqueaderos etc. y por cada registro se asocia el valor y el IVA. En este punto la Contabilidad no refleja movimientos, esto sucede en el siguiente paso que será explicado.





Legalización del Reembolso

En este punto la persona encargada de autorizar dichos pagos, ingresa por el movimiento manual y ubica el reembolso a legalizar usando la tecla de los binoculares. Al dar click allí encontrara todos los que se han ingresado por la opción anterior y que no han sido

aprobados. Al seleccionarlo el sistema automáticamente realiza la causación contable de acuerdo a los esquemas asociados a cada concepto.





MODIFICAR: dar clic en el icono abrir registro actual, le saldra la siguente pestaña,

diligenciar la información solicitada.

GUARDAR: Después de ingresar o modificar un Esquema debe presionar el botón Guardar para conservar los cambios realizados. Dar clic en el botón aceptar.





1.8. PISTA POR DOCUMENTO

En este reporte se observa la trazabilidad de cada documento en un rango de fechas, indica que usuario lo creo, equipo, fecha e igual para la modificación en caso de que haya existido.

Selecciona el tipo de documento, y le da aceptar

Se abre una pestaña nueva, en donde puede observar la trazabilidad del documento.





PROCESOS

➢ AUDITORIA DE MOVIMIENTO

Este proceso se realiza con el fin de corregir datos que están inconsistentes en la

base de datos, por ejemplo, una cuenta obliga a Documento Referencia 1 y no tiene, o requiere tercero y no esta. Se ejecuta para todo el año de la fecha de proceso. Es conveniente realizar una copia de seguridad antes de realizar este

proceso.

Despues de ingresar los datos, dar clic en el boton procesar, se abrira una pestaña, en la cual podra ver la informacion que necesite.





RECLASIFICACION DE CUENTAS O TERCEROS

Cuentas: A través de este proceso el sistema permite pasar todo el movimiento

hasta la fecha en que se ejecuta, de una cuenta a otra, por ejemplo, se creó la cuenta 130505 para manejar la cartera de todos los clientes, pero en un momento determinado se requiere llevar la cartera separada de los clientes nacionales y los

del exterior. Como ya existe movimiento no se puede abrir más la cuenta, al usar esta utilidad se pasa toda la información que existe en la 130505 a una 13050501 (el proceso crea automáticamente la nueva cuenta) y en este punto ya se puede

crear normalmente otra cuenta auxiliar para manejar la cartera separada. La otra opción es pasar de una cuenta por ejemplo 131510 a una 131520, en este caso la nueva cuenta si debe estar creada previamente con las mismas

características de la que tiene el movimiento actual. El sistema deja rastro de este movimiento a través de un documento contable.





Terceros: Otra opción es pasar todo el movimiento de un tercero a otro, para esto debe estar creado previamente.

➢ CIERRE DEL AÑO





El cierre de año es el proceso que se realiza al finalizar el movimiento contable de todo

un año para dejar las cuentas de resultado en cero e iniciar un nuevo año fiscal. Para esto se ubica en la fecha de proceso 31 diciembre del año a cerrar en el periodo 13, es muy importante seleccionar el periodo 13 para que el documento que genera el

sistema quede en este periodo y los saldos de otro mes no se alteren.

Previamente se debe abrir el periodo 13 para Contabilidad.

En la parte donde aparece la fecha dele clic y selecione el año y el periodo que

necesita, dele clic en APLICAR.





El formulario solicita la cuenta contable a la cual se va a llevar la utilidad o perdida del

ejercicio, luego se da clic en el botón Procesar y en ese momento en el detalle muestra el valor de la utilidad o la perdida, si es acorde con su información lo guarda; en el proceso de guardar se demora dependiendo de la cantidad de registros que tenga que

procesar por eso es conveniente realizarlo en un horario donde los usuarios no estén realizando otros procesos porque puede volverse un poco lento.





Al hacer este proceso los datos quedan listos para iniciar el siguiente año sin

necesidad de hacer traslado de saldos o procesos adicionales.

Otras cuentas

Se ingresa la informacion en los campos, dar clic en procesar.

➢ ACTUALIZAR RESUMEN

➢ RECLASIFICACION DE MOVIMIENTO CONTABLE





Amedida que diligencie los campos le da clic en la opcion aplicar y se arrojaran los

resultados.

➢ IMPORTAR CSV A CONTABILIDAD

Se da clic en la casilla de los tres puntos para abrir un documento que anteriormente ya se habia trabajado. se selecciona y da clic en aceptar.





COMPARATIVO

Para la opvion de comparativo se selecciona: reportes, balance de prueba,

comparativo, compañía; se abrira una pestaña.

Se selecciona la celda y da clic en el boton ejecutar. Se abrira una nueva pestaña.





Se diligencia la informacion en los campos y se da clic en el boton aceptar, se genera un reporte





Se da clic en la cuenta y se genera el comprobante





Para buscar un registro especifico, dar clic en el boton buscar; se abrira la pagina con los registros, mostrando el solicitado en la parte de arriba en color verde

➢ VOLUMENDE DOCUMENTOS





Para ingresar a esta opción dar clic en reportes / auditoria / volumen de

documentos

Al dar clic en el botón aceptar, se descarga un Excel con los datos y su gráfico.





➢ DEFINICION PARA FILTROS DE INFORMES

Reportes/ consulta general/ selección de la cuenta/ aceptar/ si

Se seleccionan los campos, para saber qué tipo de documento/ aplicar filtro/ aceptar





➢ AGRUPAMIENTO DEL REPORTE Reportes/ consulta general/ SQL

Se selecciona el módulo/ en tablas disponibles aparece el listado de opciones/ al seleccionarla esta aparece automáticamente al frente en tablas seleccionadas/ siguiente.





Seleccione los datos que necesita que aparescan en el reporte





Clic visual excel

Clic en Guardar/ Guardar/ Cancelar





Para generar la consulta del documento que guardo, dar clic en consultas/ SQL/ Abrir/ Abrir





7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PRO-MCON-01 Procedimiento para la elaboración, emisión y control de la información

documentada.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del

cambio

Responsable del

Cambio

A Quien se le

entrega el documento

Fecha

Modificación Rev.

CREACION DEL DOCUMENTO

DIANA PEÑA/ GESTOR DE CALIDAD

CONTROL DOCUMENTAL

21/09/2020 0

Documents

INSTRUCTIVO ZBOX - MODULO CONTABILIDAD