INSTRUCTIVO MÍNIMA CUANTÍA - Instituto Distrital …bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co...INSTRUCTIVO MÍNIMA CUANTÍA CODIGO: JU-I10 VERSION: 05 FECHA: 10-02-2015

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CONTROL DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Carlos Julián Ruíz Dionisio - Contratista

Laura Fernanda Gómez Ramírez Asesora Jurídica

Eduardo Navarro. Contratista Planeación y Sistemas

Carlos Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección - SIG

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DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN

Primera Versión Se ajusta a lo establecido en el Procedimiento MC-P01 “Control de documentos” y se especifican los responsables de las actividades necesarias para aplicación de la modalidad de contratación. Se modifica el nombre del “Instructivo Selección abreviada – 10% de la menor cuantía” por “Instructivo Mínima Cuantía” y del Formato JU-F27 por “Lista de chequeo mínima cuantía”. Se suprimen las actividades (02, 07, 08, 10, 19, 28, 32, 33, 34, 35 y 36). Se adecua el documento teniendo en cuenta la expedición del Decreto

Iván Delgado Lucas Posada

Iván Delgado

Angelica Torres

Director(a) General

2009-12-30

2010-09-03

2011-07-27

01

02

03

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2516 de 2011 y lo definido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. Se realiza actualización normativa al procedimiento, y se ajustan los responsables de las actividades. Se realiza actualización en cuanto a la Supervisión de los contratos teniendo en cuenta el JU-M02 “Manual de Supervisión de contratos”.

Carlos Ruíz Laura Gómez

Carlos Ruíz

Laura Gómez

2015-01-09

2015-02-10

04

05

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Tabla de contenido

1. OBJETIVO 4

2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4

3. DEFINICIONES 4

4. DESCRIPCIÓN 6

5. CONTROL DE REGISTROS 19

6. ANEXOS 20

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1. OBJETIVO

Establecer el trámite para la celebración de contratos, bajo la modalidad de selección de

Mínima Cuantía.

2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder

de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento.

La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe

enviar al Proceso Jurídico con anterioridad de mínimo ocho (8) días hábiles a la fecha

señalada en el Plan Anual de Adquisiciones para la publicación de la Invitación.

Únicamente se debe incluir el Formato JU-F27 "Lista de chequeo mínima cuantía", en la

carpeta inicial del contrato y los documentos allí señalados. El número máximo de folios de

cada carpeta es de 200; si es necesario generar una nueva carpeta para la continuidad del

contrato, el folio debe iniciar en el número 201.

3. DEFINICIONES

Adenda: Documento emitido con posterioridad a la apertura de un proceso de contratación

con el fin de aclarar, modificar, corregir o precisar la Invitación Pública, razón por la cual

forman parte del mismo proceso contractual.

Aceptación de la oferta: Documento mediante el cual la Entidad Estatal, comunica al

proponente que ha cumplido con las exigencias del proceso de mínima cuantía, y es

adjudicatario del mismo éste documento junto con la propuesta del oferente constituyen el

contrato.

Análisis de Riesgos: Matriz mediante la cual la entidad lleva a cabo la administración de

Riesgos, entendida como el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal

de los eventos en el Proceso de Contratación, ello permite reducir la probabilidad de

ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación.

CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.

CRP: Certificado de registro presupuestal.

Estudio de mercado: Actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad

de bienes, obras o servicios en el mercado, las condiciones que podrían obtenerse, su

precio estimado y los posibles oferentes.

Estudio del Sector: Análisis efectuado para determinar de mejor manera el bien, obra o

servicio a contratar, la clasificación de los mismos en el sector al que pertenece, riesgos de

la contratación, requisitos habilitantes y por supuesto el contexto del proceso de selección.

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Invitación Pública: Documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos para

la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los requisitos

habilitantes, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso de selección.

Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Documento en el cual se encuentran proyectadas y

definidas las necesidades de bienes y servicios del IDT, que se requieren para lograr la

misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del

Estado y del Distrito.

Propuesta: Conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica o por

un grupo de estas, durante un proceso de selección de contratistas, el cual contiene sus

ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en la invitación

pública.

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4. DESCRIPCIÓN

FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN

01. El Asignado para Trámite en la

Dependencia Solicitante realiza estudio de mercado teniendo en cuenta:

Cotizaciones.

Cuadro comparativo de precios.

Demás documentos y estudios. Así mismo el asignado elabora el Análisis del Sector teniendo en cuenta el manual para la elaboración de estudios del sector diseñado por la Agencia Nacional de Contratación Pública y publicado en el portal www.colombiacompra.gov.co

02. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante solicita al-a Asesor(a) de Planeación y Sistemas la revisión y remisión vía correo electrónico o la expedición en medio impreso del Pantallazo del PAA en la que se acredite la preexistencia del proceso en el mismo.

03. El Asignado para Trámite en la

Dependencia Solicitante elabora solicitud de CDP, para ello debe diligenciar el formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad presupuestal” y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante.

04. El Asignado para el trámite en la dependencia solicitante remite al (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para su revisión y firma.

Cotizaciones Cuadro comparativo de

precios Anexo Análisis del Sector

INICIO

ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA DEPENDENCIA

SOLICITANTE

01. Realiza estudio de mercado y Estudio de Sector.

Plan Anual de Adquisiciones

ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA DEPENDENCIA

SOLICITANTE

02. Solicita al-a Asesor(a) de Planeación y Sistemas la revisión y remisión vía correo electrónico o expedición en medio físico del pantallazo del PAA.

FI-F01

ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA

DEPENDENCIA SOLICITANTE

03. Elabora solicitud de CDP diligenciando el formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad presupuestal” y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante.

FI-F01 ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA


04. Remite al (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para su revisión y firma.

A

http://www.colombiacompra.gov.co/

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05. El (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas remite a la dependencia solicitante, el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal” firmado.

06. El Asignado para el trámite en la dependencia solicitante remite a la Dirección General el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, los cuales deben ser devueltos al área solicitante.

07. El Asignado para trámite en la dependencia

solicitante recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia de la solicitud del CDP que irá archivado en la carpeta que se radicará en la Asesoría Jurídica, y envía el original de la Solicitud de CDP al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP.

08. El (la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante.

09. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora los estudios previos por medio del formato JU-F53 “Estudios previos para procesos de mínima cuantía”, y JU-F36 “Matriz de Riesgos” y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.

FI-F01

ASESOR(A) DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

05. Remite a la dependencia solicitante el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal” firmado.



06. Remite a la Dirección General el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante.



07. Recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia de la solicitud del CDP y envía el original al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP.

CDP SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN

CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO

08. Remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante.

A

JU-F35 Estudios Previos

JU-36 Matriz de Riesgos

ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA


09. Diligencia formato JU-F35 “Estudios previos para procesos de mínima cuantía”, y JU-F36 “Matriz de Riesgos” y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.

A

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10. El(la) Asignado(a) para Trámite en la Dependencia Solicitante marca la carpeta, realiza el montaje de la misma con los registros, teniendo en cuenta lo establecido en el formato JU-F27 “Lista de chequeo mínima cuantía” para la Etapa precontractual.

Nota: Los registros generados en la dependencia solicitante se deben incluir en la carpeta y foliar, para ello se deben diligenciar en el formato JU-F27 “Lista de chequeo mínima cuantía” las columnas:

N. de folios con el que inicia el documento.

Cantidad de folios que contiene el documento.

11. El(la) Asignado(a) para Trámite en la Dependencia Solicitante entrega la carpeta a el(la) Asignado(a) como Auxiliar Administrativo de Jurídica, adjuntando el formato AD-F07 “Memorando” en el cual se hace la solicitud para inicio del proceso.

Nota: El envío de documentos debe ser por medio del formato AD-F07 “Memorando” con radicado en el Sistema Distrital de Correspondencia (CORDIS).

12. El(la) Auxiliar Administrativo (a) de Jurídica verifica si la documentación entregada o radicada está completa y debidamente foliada según el formato JU-F27 “Lista de chequeo mínima cuantía”. SI: Ir a la actividad 14.

NO: Ir a la actividad 13.

13. El(la) Auxiliar Administrativo (a) de Jurídica

devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 10.

JU-F27

ASIGNADO(A) PARA TRÁMITE EN LA


10. Realiza el montaje de la carpeta (la marca) con los registros generados de la etapa precontractual debidamente foliados teniendo en cuenta el formato JU-F27 “Lista de chequeo mínima cuantía”.

AD-F07 (Solicitud para

inicio del proceso)

ASIGNADO(A) PARA TRÁMITE EN LA


11. Entrega la carpeta a el(la) Asignado(a)

como Auxiliar Administrativo de Jurídica, adjuntando el formato AD-F07 “Memorando” en el cual se hace la solicitud para inicio del proceso.

No

12.

¿Documentos

completos y

foliados según

el formato

JU-F27?

Si 10

B

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

(JURIDICO)

13. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante.

A

B

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14. El(la) Asignado(a) a Auxiliar Administrativo entrega la carpeta al Asesor(a) Jurídico(a), quien asigna Abogado(a) para realizar el trámite.

15. El Abogado Asignado verifica que la documentación entregada o radicada está vigente, completa según el formato JU-F27 “Lista de chequeo mínima cuantía”, así mismo debe verificar que los estudios y documentos previos se encuentren ajustados a las exigencias técnicas y legales correspondientes de conformidad con el bien, servicio u obra a contratar. SI: Ir a la actividad 17.


16. El Abogado Asignado devuelve la carpeta

al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 09.

17. El Abogado(a) Asignado(a) elabora Invitación Pública para revisión del-a Asesor-a Jurídico-a.

18. El-a Asesor-a Jurídico-a revisa la Invitación Pública, verificando que la misma se ajuste al proceso de selección y a las exigencias legales.

ASESOR(A) JURÍDICO(A)

14. Asigna Abogado(a) para realizar el trámite.

B

No

15.

¿Documentos

completos,

vigentes según

formato JU-F27 y

con el lleno de

requisitos legales y

técnicos mínimos?

Si

09

ABOGADO(A) ASIGNADO (A)

16. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante.

ABOGADO(A) ASIGNADO(A)

17. Elabora Invitación Pública para revisión por parte del-a Asesor-a Jurídico-a


18. Realiza la Revisión de los documentos proyectados por el abogado(a) asignado (a).

C

C

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19. El (la) asesor (a) Jurídico (a) verifica que la Invitación Pública, se encuentre ajustada al proceso de selección y a las exigencias legales. SI: Ir a la actividad 21 NO: Ir a la actividad 20

20. El-a Asesor-a Jurídico-a regresa al

Abogado(a) Asignado(a) el expediente contractual para que realice los ajustes correspondientes. Ir a la actividad 17.

21. El-a Abogado(a) remite carpeta para firma del-a Ordenador(a) del Gasto.

22. El (La) Abogado(a) Asignado(a) solicita la Publicación a la persona encargada de la Invitación Pública y los documentos previos en los portales www.colombiacompra.gov.co y www.contratacionbogota.gov.co. Dentro de los documentos Previos debe tenerse en cuenta que los mismos son el formato JU-F35 “Estudios previos para procesos de mínima cuantía”, el Estudio de mercado, el Estudio del Sector y el Análisis de Riesgos. Nota: La Invitación Pública debe relacionar el respectivo cronograma del proceso. Éste se encuentra publicado durante mínimo 1 día hábil.

19.

¿Documentos se

encuentran

ajustados a la

Ley y al proceso

de selección?


20. Devuelve la carpeta al Abogado(a) Asignado(a) para los ajustes correspondientes.

No

17 Si

C


21. Remite carpeta para firma de la Invitación Pública por parte del-a Ordenador-a del Gasto.

Invitación Pública Estudio de mercado Estudio del Sector

Análisis de Riesgos JU-F35 SECOP


22. Solicita la Publicación a la persona encargada de la Invitación Pública y los documentos previos en los portales www.colombiacompra.gov.co y www.contratacionbogota.gov.co

D

D


http://www.contratacionbogota.gov.co/



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Documento respuesta a observaciones

Adendas


23. El (la) Abogado(a) Asignado(a) verifica si existen observaciones a la Invitación Pública.

SI: Ir a la actividad 24.


24. El (la) Abogado(a) Asignado(a) remite al área respectiva las observaciones vía correo electrónico para su revisión y proyección de respuestas. Las Observaciones Jurídicas no requieren la remisión por ser competencia de la Asesoría Jurídica.

25. El área respectiva analiza y proyecta las respuestas a las observaciones, y remite las mismas a la Asesoría Jurídica por medio del formato AD-F07 “Memorando” con radicado en el Sistema Distrital de Correspondencia (CORDIS). SI: Ir a la actividad 26. No: Ir a la actividad 32.

Las respuestas a las Observaciones Jurídicas no requieren remisión por ser elaboradas de la Asesoría Jurídica.

26. El-a Abogado(a) Asignado (a), antes de vencer el plazo señalado en el cronograma y si es del caso, elabora y remite para revisión del-a Asesor-a Jurídico(a), las Adendas a la Invitación Pública a que haya lugar de conformidad con las respuestas a observaciones (si aplica).

27. El-a Asesor-a Jurídico-a revisa las Adendas a la Invitación Pública, verificando que las mismas se ajusten a las exigencias legales.

Si

23. ¿Hay

observaciones

a la Invitación

Pública?

No

ABOGADO(A)

ASIGNADO(A)

24. Remite las observaciones vía correo electrónico al área técnica o adjunta al expediente contractual.

D

25.

¿Proceden las

observaciones

a la Invitación

Pública?

Si

No 32


26. Antes de vencer el plazo señalado en el cronograma y si es del caso elabora y remite para revisión del-a Asesor-a Jurídico(a), las Adendas a la Invitación Pública a que haya lugar de conformidad con las respuestas a observaciones (si aplica).


27. Realiza la Revisión de los documentos proyectados por el abogado(a) asignado (a).

D

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28. El-a asesor(a) Jurídico(a) verifica que las Adendas a la Invitación Pública, se encuentren ajustadas a las exigencias legales y a las respuestas dadas por la entidad a las observaciones. SI: Ir a la actividad 30. NO: Ir a la actividad 29.

29. El-a Asesor-a Jurídico-a regresa al

Abogado(a) Asignado(a) el expediente contractual para que realice los ajustes correspondientes.

30. El-a Abogado(a) remite carpeta para firma del-a Ordenador(a) del Gasto.

31. El-a Abogado(a) Asignado(a) solicita la Publicación a la persona encargada de las Adendas en los portales www.colombiacompra.gov.co y www.contratacionbogota.gov.co.

32. El-a Abogado(a) Asignado(a) de acuerdo con el cronograma del proceso, realiza audiencia de cierre y recepción de propuestas, en dicha audiencia se procede a la apertura de las propuestas. Se debe dejar registro en el Acta de cierre y entrega de propuestas y listado de asistentes. Nota 1: A dicha audiencia el-a Abogado(a)

Asignado(a) deberá invitar previamente vía correo electrónico a los miembros del Comité evaluador que hayan sido designados en la Invitación Pública. Nota 2: Los miembros del comité evaluador

o sus designados recibirán en dicha diligencia las propuestas que se presenten al proceso de selección.

28.

¿Documentos se

encuentran

ajustados a la

Ley y a las

respuestas a

observaciones?


29. Devuelve la carpeta al Abogado(a) Asignado(a) para los ajustes correspondientes.

No

26

Si

D


30. Remite carpeta para firma de las Adendas a la Invitación Pública por parte del-a Ordenador-a del Gasto.

SECOP


31. Solicita la Publicación a la persona encargada de las Adendas en los portales www.colombiacompra.gov.co y www.contratacionbogota.gov.co

Audiencia de cierre y

recepción de propuestas


32. Realiza audiencia de cierre y recepción de propuestas de acuerdo con el cronograma del proceso, en esta se procede a la apertura de las propuestas. Deja registro en el Acta de cierre y entrega de propuestas, listado de asistentes.

E

E





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AD-F07 (Informe de evaluación preliminar)

Informe de evaluación preliminar


33. El-a Abogado(a) Asignado(a) solicita la Publicación a la persona encargada del Acta de Cierre y entrega de propuestas en los portales www.colombiacompra.gov.co y www.contratacionbogota.gov.co.

34. El-a Abogado(a) Asignado(a) verifica si existen propuestas a la fecha de cierre del proceso.

SI: Ir a la actividad 36.


35. El-a ordenador(a) del gasto profiere acto administrativo de declaratoria de desierta y ordena su publicación en los portales de contratación a la persona encargada, este Acto Administrativo debe ser proyectado por el-a Abogado(a) Asignado(a) utilizando el formato AD-F10 “Resolución” y revisado por el-a Asesor(a) Jurídico(a).

36. El Comité Evaluador técnico y económico antes de vencido el plazo señalado en el cronograma del proceso de selección, remite mediante el formato AD-F07 “Memorando” al Proceso Jurídico el informe de evaluación preliminar de la oferta de menor valor debidamente sustentado, con los soportes y firmado. La verificación Jurídica no requiere la remisión por ser elaborada en la Asesoría Jurídica.

SECOP


33. Solicita la Publicación a la persona encargada del Acta de Cierre y entrega de propuestas en los portales www.colombiacompra.gov.co y www.contratacionbogota.gov.co

E

AD-F10 (Acto administrativo de declaratoria

de desierta)

No

34. ¿Existen

propuestas a la

fecha de cierre

del proceso?

Si

FIN

ORDENADOR(A) DEL GASTO

35. Profiere acto administrativo de declaratoria de desierta y ordena su publicación a la persona encargada en los portales respectivos.

MIEMBRO(S) (COMITÉ EVALUADOR)

36. Remite(n) mediante el formato AD-F07 “Memorando” al Proceso Jurídico el informe de evaluación de la oferta de menor valor debidamente sustentado, con los soportes y firmado.

F

F





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37. El-a Abogado(a) Asignado(a) con base en los informes de evaluación entregados por los Miembros del Comité Evaluador procede a consolidar la información en un informe de verificación y evaluación preliminar de la oferta de menor valor. El Consolidado del Informe debe ser revisado, aprobado y suscrito por el-a Asesor(a) Jurídico(a). Nota: El informe consolidado y cada uno

de los informes presentados por los Miembros del Comité Evaluador deben publicarse en los portales de contratación www.colombiacompra.gov.co y www.contratacionbogota.gov.co por un término mínimo de 1 día hábil, donde el oferente puede presentar los documentos que subsanen su propuesta y las observaciones al mismo.

38. El-a Abogado(a) Asignado(a) verifica si hay observaciones al informe o documentos aportados para subsanar. SI: Ir a la actividad 39.


39. El-a Abogado(a) Asignado(a) procede a dar traslado de las subsanaciones y observaciones a los miembros del comité evaluador para que realicen el informe de evaluación definitivo y den respuesta a las observaciones. Nota: Los Miembros del Comité Evaluador antes del vencimiento del plazo señalado en el cronograma del proceso de selección, remiten mediante el formato AD-F07 “Memorando” al Proceso Jurídico el informe de evaluación definitivo de la oferta de menor valor debidamente sustentado, con los soportes y firmado, y las respuestas a las observaciones presentadas durante el término de traslado del informe preliminar.

La verificación Jurídica no requiere remisión por ser elaborada en la Asesoría Jurídica.

Informe de verificación preliminar Evaluación preliminar


37. Consolida información en un informe de verificación y evaluación preliminar de la oferta de menor valor teniendo en cuenta los informes de evaluación suministrados por los Miembros del Comité Evaluador, el cual será revisado por el-a Asesor(a) Jurídico(a) y posteriormente se solicita la Publicación en los Portales de Contratación a la persona encargada, por un término mínimo de 1 día hábil.

F

No

38. ¿Hay

subsanación de

documentos u

observaciones al

informe?

Si

40

Respuesta a observaciones y contra observaciones del informe preliminar


39. Procede a dar traslado de las

subsanaciones y observaciones a los miembros del comité evaluador para que realicen el informe de evaluación definitivo de la oferta de menor valor y den respuesta a las observaciones.

F



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40. El-a Abogado(a) Asignado(a) recepciona los informes de evaluación y las respuestas a observaciones (si aplica), y con base en los informes de evaluación entregados por los Miembros del Comité Evaluador procede a consolidar la información en un informe de verificación y evaluación definitivo de la oferta de menor valor. El Consolidado del Informe debe ser revisado, aprobado y suscrito por el-a Asesor(a) Jurídico(a). Nota: El informe consolidado, cada uno de

los informes presentados por los Miembros del Comité Evaluador y las respuestas a observaciones al informe de evaluación preliminar (si aplica) deben publicarse en los portales de contratación www.colombiacompra.gov.co y www.contratacionbogota.gov.co

41. La Entidad verifica si es viable o no aceptar la oferta de menor valor. SI: Ir a la actividad 44.


42. Se presentaron más ofertas en la diligencia

de cierre del proceso. SI: La entidad deberá efectuar la

evaluación y verificación del segundo Proponente y así sucesivamente hasta que exista un habilitado para el proceso.


43. El-a ordenador(a) del gasto profiere acto

administrativo de declaratoria de desierta y ordena su publicación en los portales de contratación a la persona encargada, este Acto Administrativo debe ser proyectado por el-a Abogado(a) Asignado(a) utilizando el formato AD-F10 “Resolución” y revisado por el-a Asesor(a) Jurídico(a).

Informe de evaluación definitivo


40. Recepciona los informes de evaluación definitivo y las respuestas a observaciones (si aplica), y procede a consolidar la información en un informe de verificación y evaluación definitivo de la oferta de menor valor teniendo en cuenta los informes de evaluación suministrados por los Miembros del Comité Evaluador, el cual será revisado por el-a Asesor(a) Jurídico(a) y posteriormente solicita la Publicación en los Portales de Contratación a la persona encargada.

F

No

41. ¿La oferta

de menor valor

cumple los

requisitos?

Si 44

G

AD-F10 (Acto administrativo de declaratoria de

desierta)

No

42. ¿Hay más

ofertas dentro

del proceso?

Si

FIN

ORDENADOR(A) DEL

GASTO

43. Profiere acto administrativo de declaratoria de desierta y ordena la publicación a la persona encargada en los portales de contratación.

H



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44. El(la) Abogado(a) Asignado(a) elabora proyecto de comunicación de aceptación para revisión del-a Asesor (a) Jurídica (a).

45. El Asesor(a) Jurídico verifica si la aceptación de la oferta se ajusta a la Ley y al proceso. SI: Ir a la actividad 47.


46. El Asesor(a) Jurídico devuelve la aceptación de la oferta al-a Abogado(a) Asignado(a) para su correspondiente ajuste.

47. El-a Abogado(a) Asignado(a) remite carpeta para firma del-a Ordenador(a) del Gasto.

48. El-a Abogado(a) Asignado(a) una vez firmada la aceptación de la oferta por parte del-a Ordenador (a) del Gasto solicita a la persona encargada la publicación de la misma en los portales correspondiente, a ello deberá anexar la propuesta seleccionada dentro del proceso de selección.

49. El(la) Abogado(a) Asignado(a) solicita al Contratista constituya la póliza respectiva (si hay lugar a ello) con base en la invitación pública y en la propuesta por él presentada.

Comunicación de aceptación de la

oferta

H

F


44. Realiza comunicación de aceptación de la oferta.

No

45. ¿La

Aceptación de

la oferta es

aprobada?

Si 44


46. Devuelve aceptación de la oferta al-a Abogado(a) Asignado(a) para su correspondiente ajuste.

Comunicación de aceptación

de la oferta ABOGADO(A) ASIGNADO(A)

47. Remite carpeta para firma de la aceptación de la oferta por parte del-a Ordenador(a) del Gasto.


49. Solicita al Contratista el trámite de la expedición de póliza (si hay lugar a ello).

Comunicación de aceptación

de la oferta ABOGADO(A) ASIGNADO(A)

48. Solicita publicación en los portales de contratación de la aceptación de la oferta y de la propuesta seleccionada.

H

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50. El (la) Abogado(a) Asignado(a) diligencia debidamente el Formato FI-F02 “Solicitud de registro presupuestal” y lo envía a el(la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su correspondiente trámite.

51. El (la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remite el CRP al Área Jurídica.

52. El Área Jurídica recibe e incluye en la carpeta el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario.

53. El(la) Abogado(a) Asignado(a) para revisión de Póliza y verifica si se requiere póliza para el contrato. SI: Ir a la actividad 54.


54. El Abogado Asignado para Aprobación de Póliza recibe del Contratista la póliza, tramita la aprobación de la póliza teniendo en cuenta el formato JU-F14 “Aprobación de Póliza”.

FI-F02

CRP

CRP

Póliza (si aplica) JU-F14 (si aplica)

Si

53. ¿Se

requiere

póliza

para el

contrato?

No

55


50. Diligencia debidamente el Formato FI-F02 “Solicitud de registro presupuestal” y lo envía al (la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su trámite.

H

SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN

CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO

51. Remite CRP al Área Jurídica.

ABOGADO(A)

ASIGNADO (A)

54. Recibe del Contratista la póliza, tramita la aprobación de la misma, mediante el formato JU-F14 “Aprobación de póliza”.

ÁREA JURÍDICA

52. Recibe el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y lo archiva en la carpeta.

H

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55. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica una

vez cuente con la carpeta completa procede a foliar los documentos, posteriormente termina de diligenciar el formato JU-F27 “Lista de chequeo mínima cuantía” para las columnas:

N. de folios con el que inicia el documento.

Cantidad de folios que contiene el documento.

56. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica comunica vía correo electrónico la designación del Supervisor del Contrato

57. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica archiva la carpeta.

58. El(a) Supervisor(a) del Contrato realiza seguimiento al contrato teniendo en cuenta lo establecido en el Instructivo JU-M02 “Manual de Supervisión de Contratos”. Ir al Fin.

JU-F27

H

ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA

55. Folia los registros generados de la etapa precontractual y contractual incluidos en la carpeta y diligencia formato JU-F27 “Lista de chequeo mínima cuantía”.

Designación como supervisor del

contrato ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA

56. Comunica vía correo electrónico la designación del Supervisor del Contrato.

FIN

SUPERVISOR(A) DEL CONTRATO

58. Realiza seguimiento al contrato.

I

ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA

57. Archiva la carpeta.

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5. CONTROL DE REGISTROS

Código Nombre Responsable(*) Ubicación

Tiempo de Retención Disposición

Final Archivo Gestión

Archivo Central

JU-F14 Aprobación de póliza (si aplica)

Asesor(a) Jurídico

Archivo oficina Jurídica

2 18 Selección

JU-F27 Lista de chequeo mínima cuantía

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

JU-F35 Estudios previos para procesos de mínima cuantía

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

JU-F36 Matriz de Riesgos Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

AD-F07 Memorando (Solicitud para inicio del proceso)

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

AD-F07 Memorando (Informe de verificación y de evaluación)

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

AD-F10 (Acto administrativo de declaratoria de desierta)

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

AD-F12 (Comunicación de aceptación)

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

FI-F01 Solicitud de disponibilidad presupuestal

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

FI-F02 Solicitud de registro presupuestal

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Estudio de Mercado Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Estudio del Sector Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Plan de Compras Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A CDP Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Invitación Pública Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Adenda Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Acta (Audiencia de cierre y recepción de propuestas)

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Consolidación de verificación y evaluación

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A

Observaciones y respuestas al informe de evaluación y verificación

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Póliza (si aplica) Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A CRP Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

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(*) Se deja claridad que la Responsabilidad señalada recae única y exclusivamente respecto del archivo y

custodia de los documentos más no de la elaboración con el lleno de los requisitos técnicos y jurídicos, ni de la remisión y entrega de los mismos en los plazos que se señalen para el efecto en el Plan Anual de Adquisiciones o el Cronograma del Proceso.

6. ANEXOS

Anexo 1. JU-F14 Aprobación de póliza.

Anexo 2. JU-F35 Estudios previos para procesos contractuales de mínima cuantía.

Anexo 3. JU-F27 Lista de chequeo mínima cuantía.

Anexo 4. JU-F36 “Matriz de Riesgos”

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