INSTRUCTIVO CIERRE CONTABLE FINANCIERO 2014€¦ · 3 INTRODUCCION El presente documento tiene por finalidad describir las funcionalidades del aplicativo web “SIAF - Módulo Contable

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Versión: 14.08.00

INSTRUCTIVO

CIERRE CONTABLE FINANCIERO 2014

Para uso de: Gobierno Nacional, Gobierno Regional, Gobierno Local y

Mancomunidades

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ÍNDICE 1. INDICE .............................................................................................................................................. 2

2. INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3

3. GENERALIDADES ............................................................................................................................ 4

3.1 REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER AL APLICATIVO ..................................................... 4

3.2 ACCESO AL APLICATIVO .......................................................................................................... 4

4. GUIA FUNCIONAL ............................................................................................................................ 5

4.1 ROL EJECUTORA ....................................................................................................................... 5

4.2 ROL PLIEGO ............................................................................................................................ 13

5. ANEXOS ......................................................................................................................................... 17

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INTRODUCCION

El presente documento tiene por finalidad describir las funcionalidades del aplicativo web “SIAF - Módulo Contable – Información Financiera“, el cual permite realizar el proceso de cierre de la información financiera para la presentación de los Estados y Anexos Financieros del Anual 2014, para las Entidades del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Mancomunidades del Ejercicio 2014.

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CIERRE CONTABLE FINANCIERO ANUAL - 2014

GENERALIDADES

3.1 REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER AL APLICATIVO

Para acceder al aplicativo se debe ejecutar cualquiera de los siguientes

navegadores:

Chrome.

Mozilla Firefox versión 16 y superiores (considerar procedimiento

establecido- Anexo 1)

3.2 ACCESO AL APLICATIVO

Al ingresar con el usuario y la clave correcta (usuarios y contraseñas establecidas

para el acceso a las aplicaciones WEB) se presenta la ventana donde se ha incorporado la opción “Información Financiera” en donde el Sistema presenta dos

ambientes: Unidad Ejecutora y Pliego.

Figura. Nº 001

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GUIA FUNCIONAL

4.1 ROL EJECUTORA (UE)

La Unidad Ejecutora deberá realizar el Pre Cierre en el Módulo Contable del SIAF – Cliente

y enviar la información de la Mayorización (Balance de Comprobación), esta información

viaja tanto a la BD-MEF como al Pliego.

El Pre Cierre solo se puede cancelar desde la Web.

4.1.1 REGISTRO

En esta opción se procede a distribuir las cuentas y al registro de información en las Hojas

de Trabajo.

Estados Financieros, se presentan las siguientes hojas de trabajo:

EF-1 Distribución / Reclasificación de Saldos Históricos

EF-3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

EF-4 Estado de Flujo de efectivo

Figura Nº 002

Anexos Financieros, en esta opción se presentan las siguientes hojas de trabajo:

(AF- 1) Inversiones

(AF- 2) Propiedades, Planta y Equipo

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(AF- 2 Anexo 1): Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional

(AF- 2 Anexo 2): Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)

(AF- 2 A) Propiedades de Inversión

(AF- 3) Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro

(AF- 4) Otras Cuentas del Activo

(AF- 5) Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales

(AF- 6) Ingresos Diferidos

(AF -7) Hacienda Nacional Adicional.

(AF -8) Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades.

(AF - 9) Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de

Endeudamiento y Tesoro Público.

(AF – 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de


(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.

(AF - 9C) Otras operaciones con Tesoro Público.

(AF - 10) Declaración Jurada.

(AF-11) Declaración Jurada Funcionarios responsables de la elaboración y suscripción de la información contable y complementaria

Figura Nº 003

Nota:

Luego de grabar, la información registrada en los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2, será copiada al formato AF2, en las filas que correspondan:

- Bienes en Administración Funcional

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- Construcción de Edificios y Estructuras

En los Anexos: AF1, AF2, AF2 Anexo 2, AF3, AF4, AF5, AF6, AF7 y OA2A, existen campos que se han bloqueado debido a que serán cargados automáticamente con la información de las sub cuentas del HT1 en el momento que se recibe el

pre-Cierre financiero desde el Modulo Contable -Cliente.

Registro de Otros Anexos en esta opción se presentan las siguientes hojas de

trabajo:

(OA-1)Control de obligaciones previsionales

(OA-2) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros

(OA-2A) Deudas por impuestos, contribuciones y AFP

(OA-3) Operaciones Recíprocas de las Cuentas del Activo

(OA-3A) Operaciones Recíprocas de las Cuentas del Pasivo

(OA-3B) Operaciones Recíprocas de las Cuentas de Gestión

(OA-4)Gastos de personal en las entidades del sector público

(OA-5)Estadística del personal en las entidades del sector público

(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en los Ds. Ls. Nº 20530 y Nº 19990

(OA-7)Registro de contadores del sector público

Figura Nº 004

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Nota:

Para el registro de la información de los Formatos OA3, OA3A y OA3B, necesariamente se debe haber realizado la transmisión del IOR (Información

de Operaciones Reciprocas) desde el Modulo Contable –Cliente, luego la información se visualizará en las Hojas de Trabajo respectivas del Módulo Contable WEB, estos datos podrán ser modificados o eliminados, también se

podrá insertar nuevas entidades y nuevas Sub cuentas Contables por cada Entidad recíproca.

Luego, es necesario que se registre la distribución y Naturaleza de la operación

por cada sub Cuenta contable, solo así esta información se visualizará en los reportes respectivos.

4.1.2 PROCESOS

CIERRE FINANCIERO

En esta opción, el Sistema permite la Cancelación del Pre Cierre, así como el

Cierre de los formatos correspondientes al Cierre Anual 2014 Cancelar el Pre Cierre

Considerar que al dar clic en el botón se eliminará la información de la Reclasificación, Distribución de las cuentas y Mayorización enviada por la

Entidad, para el mes seleccionado. Procedimiento para el Cierre Financiero

Para realizar este procedimiento, se requiere que la UE haya realizado la conciliación de operaciones SIAF, el Pre Cierre en el Módulo del Cliente – SIAF

y que haya generado el EF-1, EF-2. (Ver Anexo 2)

En el proceso de Cierre se ejecutaran las validaciones de tipo ‘Restrictiva’ y no permitirá concluir con el proceso.

Nota:

Al cerrar el Formato AF2, automáticamente se cierran los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2.

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Figura Nº 005

CIERRE DE OPERACIONES RECIPROCAS

En esta opción, el Sistema permite la Cancelación del Pre Cierre de operaciones reciprocas, así como el Cierre de los formatos OA3, OA3A y OA3B Cancelar el Pre Cierre.

Considerar que al dar clic en el botón, se eliminará la información realizada en las opciones de registros para las operaciones reciprocas Procedimiento para el Cierre Financiero

Para realizar este procedimiento, se requiere que la UE haya realizado la

transmisión del IOR (Información de Operaciones Reciprocas) en el Módulo Contable -Cliente SIAF y que haya registrado la información respectiva en los formularios OA3, OA3A, OA3B

En el proceso de Cierre se ejecutaran las validaciones de tipo ‘Restrictiva’ y no permitirá concluir con el proceso.

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Figura Nº 006

4.1.3 REPORTES

Se visualizan 4 pestañas con sus respectivos reportes, cada reporte se puede

visualizar en formato PDF y en archivo en Excel. Estados Financieros (EF-1) Estado de Situación Financiera.

Saldo Histórico. (Formato Automático)

Detalle del EF -1. (Formato Automático)

(EF-2) Estado de Gestión. (Formato Automático)


(EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

(EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.

Anexos Financieros

AF-1 Inversiones

AF-2 Propiedades, Planta y Equipo

AF-2 Anexo 1: Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional

AF-2 Anexo 2: Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)

AF-2A Propiedades de Inversión

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AF-3 Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro

AF-4 Otras Cuentas del Activo

AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales

AF-6 Ingresos Diferidos



(AF-8B) Fondos Administrados y Financiados con Recursos Autorizados



(AF – 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de


(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de




(AF-11)Declaración Jurada Funcionarios responsables de la elaboración y

suscripción de la información contable y complementaria

(AF -12) Donaciones y Transferencias Recibidas. ( Se genera de forma

automática)

(AF -13) Donaciones y Transferencias Otorgadas. (Se genera de forma

automática)

Otros Anexos (OA-1)Control de obligaciones previsionales

(OA-2 ) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros







(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en los

Ds. Ls. Nº 20530 y Nº 19990


Información Adicional Financiera (BC) Balance de Comprobación. (Formato Automático).

(HT-1) Balance de Constructivo (Formato Automático).

Si todavía no se ha realizado el proceso de Cierre, los reportes mostrarán un sello

de agua con el mensaje: “NO OFICIAL” y sin firmas.

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Figura Nº 007

4.1.4 CONSULTAS

Validaciones Financieras

Conciliación de Operaciones SIAF

Figura Nº 008

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4.2 ROL: PLIEGO

En este ambiente, se puede realizar el proceso de Cierre Financiero a nivel de pliego

y verificar el estado del proceso en las Unidades Ejecutoras que componen el Pliego.

4.2.1 REGISTRO

Se activa la opción “Anual” y se visualiza lo siguiente:

Estados Financieros

EF1 Consolidado (Solo para los Pliegos que Integran la información de varias UEs)

EF2 Consolidado (Solo para los Pliegos que Integran la información de varias UEs)

Anexos Financieros

AF-8B Fondos Administrados y financiados con Recursos Autorizados

AF-10 Declaración Jurada

AF-11 Declaración Jurada Funcionarios responsables de la elaboración y

suscripción de la información contable y complementaria

Figura Nº 009

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4.2.2 PROCESOS

CIERRE FINANCIERO

Procedimiento de Apertura de Cierre de los Formatos a las Unidades Ejecutoras

que conforman el Pliego. Seleccionar el formato y la Unidad ejecutora que requiere la apertura y luego hacer clic en el botón Apertura.

Nota: Al aperturar el cierre del Formato AF2, automáticamente se apertura el cierre de los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2

Procedimiento de Integración Una vez que todas las Unidades Ejecutoras, realizaron el proceso de Cierre, el

Pliego podrá realizar el proceso de Integración de la información de los Estados y Anexos Financieros por cada formato.

Procedimiento de Cierre Una vez que el Pliego haya realizado el proceso de Integración, se procederá a

realizar el proceso de Cierre seleccionando cada formato.

Figura Nº 010

CIERRE DE OPERACIONES RECIPROCAS

El procedimiento de Apertura de Cierre, Integración y Cierre como Pliego es similar

al que se realiza en el Cierre Financiero.

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Figura Nº 011

4.2.3 REPORTES

Se visualizan 4 pestañas con sus respectivos reportes, cada reporte se

puede visualizar en formato PDF y en archivo en Excel. Estados Financieros

(EF-1) Estado de Situación Financiera.

Saldo Histórico. (Formato Automático)


(EF-2) Estado de Gestión. (Formato Automático)


(EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

(EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.

Anexos Financieros

AF-1 Inversiones

AF-2 Propiedades, Planta y Equipo

AF-2 Anexo 1: Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional

AF-2 Anexo 2: Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)

AF-2A Propiedades de Inversión

AF-3 Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro

AF-4 Otras Cuentas del Activo

AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales

AF-6 Ingresos Diferidos



(AF - 8A) Concesiones, Usufructo y Otros.



(AF – 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General

de Endeudamiento y Tesoro Público.

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(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General

de Endeudamiento y Tesoro Público.



(AF -12) Donaciones y Transferencias Recibidas. ( Se genera de forma

automática)

(AF -13) Donaciones y Transferencias Otorgadas. (Se genera de forma

automática)

Otros Anexos (OA-1)Control de obligaciones previsionales

(OA-2 ) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros







(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en

los Ds. Ls. Nº 20530 y Nº 19990


Información Adicional Financiera (HT-1) Balance de Constructivo (Formato Automático).

Figura Nº 012

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4.2.4 CONSULTAS

Validaciones Financieras

Figura Nº 013

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ANEXO 1

CONFIGURACIÓN DEL PLUGIN DE ADOBE READER CON EL NAVEGADOR MOZILLA FIREFOX PARA COMPATIBILIDAD CON EL SISTEMA

SIAFWEBCONTAPP

Figura Nº 014

1. SELECCIONAR OPCIONES

Figura Nº 015

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2. HACER CLIC EN EL CUARTO BOTÓN APLICACIONES

Figura Nº 016

3. EN EL TIPO DE CONTENIDO PORTABLE DOCUMENT FORMAT(PDF) SELECCIONAR USAR ADOBE

READER (PREDETERMINADO)

Figura Nº 017

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4. UNA VEZ SELECIONADA LA OPCION HACER CLIC EN ACEPTAR.

Figura Nº 018

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ANEXO 2

CONSIDERACIONES PARA EL CIERRE ANUAL 2014

Si, al generar el EF1, el Sistema presenta el Siguiente mensaje de error:

Figura Nº018

Verificar los siguientes puntos:

1.- En la pestaña “Distribución”, verificar si el monto de la Cuenta 2101.010501 IGV Cuenta Propia – Vigente, se ha

distribuido correctamente.

Figura Nº019

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2.- Las sub cuentas del Mayor: 1601 Traspasos y Remesas no deben tener saldo, verificar que se haya realizado los

asientos de cierre correctamente.

3.- No se debe tener validaciones en el Reporte del Botón: “Otras Validaciones del EF1”

Figura Nº020

Estas Validaciones pueden ser:

La Cuentas 2105 Obligaciones del Tesoro Público (2105.01 y 2105.02) no debe tener saldo.

Todas las Cuentas Contables deben estar distribuidas a nivel detalle, ejemplo: El Saldos de la cuenta 2103.99 debe

ser distribuidas a las sub cuentas 2103.990301 o 2103.990901 con una Nota Contable.

Los saldos de las Cuentas contables no deben estar contra su naturaleza, ejemplo: La cuenta 1101.120101 debe

tener saldo deudor.

4.- En la pestaña: “Reclasificación”, verificar que los saldos de las sub cuentas que se reclasifican sean correctos.

Figura Nº021

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