INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

Escuela Superior de Comercio y Administración

Unidad Tepepan

SEMINARIO:

LA AUDITORÍA OPERACIONAL - ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PÚBLICO

TEMA:

CASO PRÁCTICO DE AUDITORÍA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA

“AMSTRONG LABORATORIOS DE MEXICO, S.A. DE C.V.”

INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

CONTADOR PÚBLICO

PRESENTAN:

ERHIK ROLANDO DEL CASTILLO ARTEAGA

JOSE ALEJANDRO HERNANDEZ SANTANA

ESMERALDA ANGELICA LOPEZ IÑIGUEZ

FERNANDO ROBLES GARIBAY

YANIRA SANCHEZ AVELLANEDA

CONDUCTOR DE SEMINARIO:

C.P. HECTOR HERNÁNDEZ MARQUEZ

MÉXICO D.F. NOVIEMBRE DE 2006

AGRADECIMIENTOS

Al Instituto Politécnico Nacional

Gracias, por ofrecernos la oportunidad de pertenecer

orgullosamente a la “Comunidad Politécnica”.

A la Escuela Superior de Comercio y Administración.

Por ser pieza fundamental para nuestra formación y desarrollo

profesional, así como el proporcionarnos las herramientas

necesarias para seguir superándonos día a día, colocando muy por

encima la Carrera de Contaduría Publica.

A los Profesores.

Gracias por todos los conocimientos y experiencias,

aprendidas en el salón de clase, las cuales fueron parte

importante para nuestro crecimiento personal y profesional,

gracias por encaminarlos a alcanzar una vida llena de éxito.

A TODOS ELLOS GRACIAS

3

INDICE TEMATICO

Introducción. 9

CAPITULO I. LA AUDITORIA INTERNA, ACTIVIDAD PROFESIONAL

1.1 Antecedentes y Evolución. 10

1.1.1 Antecedentes generales de la auditoría. 10

1.1.2 Evolución de la auditoría. 11

1.1.3 Concepto general de auditoría. 12

1.1.4 Clasificación de la auditoría. 13

1.1.5 Relación entre la auditoría externa e interna. 16

1.1.6 Clasificación de la auditoría interna. 17

1.2 Control Interno. 19

1.2.1 El control interno y la auditoría interna. 19

1.2.2 Definición de control interno. 20

1.2.3 Estructura del control interno. 22

1.3 Ciclos de Transacciones. 29

1.3.1 Introducción. 29

1.3.2 Ciclos en las entidades. 29

1.4 El Proceso Administrativo. 32

1.4.1 El proceso administrativo y la A.I. 32

1.4.2 Etapas del proceso administrativo. 33

1.5 Evaluación de los Riesgos de Auditoría. 36

1.5.1 Introducción. 36

1.5.2 Riesgo inherente. 36

1.5.3 Riesgo de Control. 38

1.5.4 Riesgo de Detección. 38

1.6. Calidad . 38

1.6.1 La Calidad y la auditoria Interna. 38

1.6.2 Concepto. 45

1.6.3 Normalización y Certificación. 47

1.7 Fraude. 49

1.7.1 Concepto. 49

1.7.2 Elementos del Fraude. 49

1.7.3 Áreas del Fraude. 50

4

1.7.4 El Fraude y la Auditoria Interna. 52

1.8 Instituciones Rectoras. 53

1.8.1 Instituto Mexicano de Contadores Públicos. 53

1.8.2 Comisión de normas y procedimientos de auditoría (CONAPA). 54

1.8.3 Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI). 55

1.8.4 The institute of Internal Auditors. 60

1.8.5 Federación Latinoamericana de Auditoría Interna. 65

CAPITULO II. ADMINISTRACION DEL GRUPO DE AUDITORIA

2.1 La auditoria interna y el contador público. 67

2.1.1 Desarrollo de la auditoria hasta nuestros tiempos. 70

2.1.1 La aparición de la auditoria en México. 71

2.1.2 Concepto de auditoria. 72

2.1.3 Objetivo de la auditoria. 75

2.1.4 Función social y económica de la auditoria. 76

2.1.5 El auditor. 76

2.1.5.1 Concepto. 76

2.1.5.2 Función y responsabilidad del auditor. 76

2.1.6 Clases de auditoria. 78

2.1.6.1 Auditoria Externa. 79

2.1.6.2 Antecedentes de la auditoria externa. 80

2.1.6.3 Transparencia en la información financiera. 84

2.1.6.4 La auditoria interna. 84

2.2 Actividad de la auditoría interna en la estructura de las empresas. 85

2.2.1 Concepto de auditoría interna. 85

2.2.2 Función de la auditoría dentro de la empresa. 85

2.2.3 Alcance y objetivos de la auditoría interna. 85

2.2.4 Control Interno. 86

2.2.5 Relación del departamento de auditoría con otras áreas de la empresa. 87

2.2.5.1 Producción. 87

2.2.5.2 Mercadotecnia. 87

2.2.5.3 Finanzas. 87

2.2.5.4 Administración de recursos humanos. 88

2.2.5.5 Recursos. 88

2.3 Comité de auditoría. 89

2.3.1 Antecedentes. 89

5

2.3.2 Concepto. 91

2.3.3 Objetivos. 92

2.3.4 Función y responsabilidades del comité de auditoría. 92

2.3.5 Estructura del comité de auditoría. 93

2.3.5.1 Participación de la dirección general y del consejo de administración. 93

2.3.5.2 Participación de directores de áreas operativas. 94

2.3.5.3 Participación del auditor externo. 95

2.3.5.4 Participación del director de Auditoría Interna como coordinador del comité de auditoría. 95

2.3.5.5 Participación de especialistas en el comité de auditoría. 96

2.3.5.6 Funciones especificas del comité de auditoría. 96

2.3.6 Comité de auditoría en operación. 97

2.3.6.1 Actividades. 97

2.3.6.2 Relación con el grupo de auditoría interna. 98

2.4 Normas para la práctica de la auditoría interna y el código de ética profesional. 99

2.4.1 Concepto de Norma. 99

2.4.2 Niveles de normalización. 99

2.4.3 La ética y el auditor. 106

2.4.4 Normas generales y técnicas. 109

2.5 Recursos Humanos, administrativos y operativos del grupo de auditoría interna. 111

2.5.1 Conceptos básicos. 111

2.5.2 Organigrama del departamento de auditoría interna. 113

2.5.3 Análisis y estructuración de puestos. 114

2.5.3.1 Importancia del análisis y descripción de puestos de trabajo. 115

2.5.3.2 Estructura de responsabilidades y rendición de cuentas. 118

2.5.4 Recursos humanos en el grupo de auditoria interna. 118

2.5.4.1 Director de auditoría. 118

2.5.4.2 Gerente de auditoría. 121

2.5.4.3 Supervisor de auditoría. 123

2.5.4.4 Encargado de auditoría. 125

2.5.4.5 Auxiliar de auditoría. 127

2.5.4.6 Secretaria del departamento de auditoría. 129

2.5.5 Reclutamiento y selección de los recursos humanos del grupo de auditoría interna. 130

2.5.6 Estudio general para llevar a cabo una auditoria interna. 131

2.5.6.1 Introducción. 131

6

CAPITULO III. APLICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL – ADMINISTRATIVA

3.1 Introducción. 139

3.1.1 Objetivo de la metodología. 139

3.1.2 Metodología COSO. 140

3.2 Contacto con el cliente. 147

3.2.1 Entrevista con el cliente. 147

3.3 Enfoque de cómo hacer la revisión. 148

3.3.1 Ciclos de transacciones. 148

3.3.1.1 Introducción. 148

3.4 Planeación y programa de actividades. 156

3.4.1 Concepto. 156

3.4.2 Propósito de la planeación. 157

3.4.3 Importancia de la planeación. 158

3.4.4 Principios de la planeación. 158

3.4.5 Técnicas de planeación. 159

3.5 Estudio general. 160

3.6 Obtención de la información. 160

3.7 Evaluación del control interno. 161

3.7.1 Objetivos de la auditoría administrativa. 165

3.7.2 Auditoria de gestión. 165

3.8 Cédulas de auditoría. 166

3.9 Importancia del control. 167

CAPITULO IV. EL INFORME FINAL DE AUDITORIA Y SU SEGUIMIENTO

4.1 El informe. 169

4.1.1 Objetivo y funciones del informe. 169

4.1.2 Propósito del informe. 170

4.1.3 Anatomía del informe. 171

4.1.4 Características del informe. 171

4.1.5 Estructura. 174

4.2 Fuentes de información. 177

4.2.1 Papeles de trabajo y cedulas de observaciones. 177

7

4.3 Preparación de la información. 178

4.3.1 Reuniones preliminares con auditores. 178

4.3.2 Discusión con las áreas auditadas. 179

4.3.2.1 Mecánica de las reuniones. 181

4.3.2.2 Normas y reglas de participación en las reuniones, tiempos de trabajo, horarios, etc. 181

4.3.3 Emisión de borradores. 183

4.3.4 Preparación del informe de auditoria. 184

4.3.5 Presentación del informe final. 187

4.4 Recomendaciones, sugerencias, y su seguimiento. 188

4.4.1 Recomendaciones y sugerencias. 188

4.4.2 Concepto de seguimiento. 189

4.4.2.1 Pronunciamientos institucionales sobre seguimientos a observaciones de auditoria reportadas. 191

4.4.2.2 Importancia del seguimiento. 193

4.5 Control del seguimiento. 193

4.5.1 Observaciones cumplidas. 193

4.5.2 Observaciones no cumplidas. 194

4.6 Informe del seguimiento y su proceso. 195

4.6.1 Su aplicación. 196

4.6.2 Programa de auditoria de seguimiento. 198

4.6.3 Conclusión de la auditoría de seguimiento. 199

4.6.4 Normas aplicadas al informe. 200

4.6.5 Programación de una nueva auditoria. 205

CAPITULO V. DESARROLLO INTEGRAL DE LA METODOLOGIA

5.1 Justificación de despacho. 206

5.2 Creación de un despacho de auditoria. 207

5.2.1 Constitución. 225

5.2.2.1 Acta constitutiva. 226

5.2.3 Organigrama. 236

5.2.4 Manual de Políticas y Procedimientos. 236

5.2.5 Código de Conducta. 238

5.2.6 Perfiles y puestos. 245

5.3 Justificación de la práctica. 250

5.4 Contacto con el cliente. 250

8

5.4.1 Propuesta de servicios. 250

5.5 Estudio General de la empresa. 264

5.6 Programa de trabajo. 266

5.6.1 Estimado de tiempo. 266

5.7. Programa general de auditoria. 267

5.7.1 Cronograma. 267

5.8 Aceptación de servicios. 268

5.8.1 Carta Arreglo. 268

5.9 Evaluación de procesos y subprocesos. 273

5.10 Obtención de información para la aplicación de la metodología C.O.S.O. 279

5.10.1 Narrativas. 279

5.11 Análisis de riesgos. 297

5.11.1 Matriz de riesgos. 297

5.11.2 Pruebas de control. 302

5.12 Elaboración del informe. 307

5.12.1 Informe de control interno de compras marketing. 307

5.13 Conclusiones del caso práctico. 311

5.14 Conclusiones generales 312

Bibliografía. 313

9

INTRODUCCION

Debido a la importancia del control interno en el funcionamiento de las organizaciones, este trabajo intenta

proporcionar elementos teóricos y prácticos para la realización de la auditoria enfocada a evaluar la eficiencia

del control interno.

En particular dentro del programa del seminario, se ha desarrollado lo que concierne a La auditoria interna

como actividad profesional, que nos llevara a considerar algunos conceptos básicos dentro del entorno general

de auditoria, para así mismo dar un marco teórico de como se van relacionando diferentes aspectos con el fin

de que el auditor lleve a cabo con éxito y calidad su trabajo.

De inicio se proporciona una visión introductoria al concepto de Auditoria como tal, en la cual se consideran

los antecedentes de cómo han surgido necesidades de información confiable para una correcta toma de

decisiones.

Además, se detallan los tipos de auditoria con la intención de dar un panorama general del campo de trabajo

dentro del cual el auditor puede desarrollarse profesionalmente.

Seguido a esto, se hace un visión parcial dentro de la Auditoria; se encontraran los diferentes enfoques de

intervención y alcance de la auditoria interna, en los cuales están descritos sus objetivos básicos, tales como el

control interno, así como, promover eficiencia y eficacia en la operación de la entidad.

En terminos generales debemos estar concientes de la importancia de la responsabilidad del contador público

en la implantación y revisión del control interno al interior de las organizaciones, que además se esta

convirtiendo en un tema de moda que tiene la finalidad de mitigar el riego de malversación de los recursos

propiedad de la compañía.

10

CAPITULO I. LA AUDITORIA INTERNA, ACTIVIDAD PROFESIONAL

1.1 ANTECEDENTES Y EVOLUCION

1.1.1 ANTECEDENTES GENERALES DE LA AUDITORIA

A mediados del siglo XVIII se dio en Inglaterra un fenómeno que vino a transformar a la humanidad. En

1733 se inventa la lanzadera volante artefacto que revoluciona el proceso de manufactura textil. En 1767

aparecen las primeras máquinas hiladoras y de tejido que son accionadas por energía hidráulica. Es el

nacimiento de la revolución industrial; es la sustitución de los procesos manuales de fabricación por la

máquina.

En 1783-1784 se descubre un nuevo método para descarburar el hierro, logrando que su industrialización se

abarate y comience a utilizarse de manera masiva. Es el nacimiento de la industria siderúrgica, lo que permite

al maquinismo una extraordinaria expansión. Por esos mismos años se inventa la máquina de vapor. Hacia

finales de este siglo toma posesión formal la revolución industrial. Aparece en consecuencia nuevas formas de

organización fabril y comercial.

Nace el concepto de capitalismo. Surgen las teorías económicas de libre comercio de Adam Smith y David

Ricardo obviamente que tales desarrollos tuvieron que impactarse en la contabilidad. Se perfeccionan y

modernizan los procesos de contabilidad y nacen nuevas corrientes en materia de contabilidad de costos.

El advenimiento del capitalismo ocasiona la concentración de capital. Tiende a desaparecer los pequeños

talleres y fábricas familiares. Surgen por consecuencia las sociedades comerciales e industriales. Comienza a

surgir en esa época tibias disposiciones y regulaciones gubernamentales que solicitan (no exigían) los estados

financieros de las empresas que tenían acciones colocadas entre el gran público inversionista fueran revisadas

por contadores públicos independientes. El gran pero es que en ese entonces no habían aparecido lo que hoy

se conoce como los principios de contabilidad generalmente aceptados dando lugar a que cada quien

contabilizará como quisiera, como pudiera o como le conviniera. Tampoco existía lo hoy conocido como

normas y procedimientos de Auditoría también generalmente aceptadas y los auditores revisaban como

pudieran y como querían, además de que sus informes eran presentados a capricho y a conveniencia de los

dueños y administradores de las empresas, de emisoras de acciones, quienes a su vez, los entregaban o

mostraban a las autoridades y a los pequeños inversionistas cuando querían.

11

Todo lo anterior dio origen a una cadena de fraudes y engaños que en combinación con pérdidas de mercados

y problemas económicos, provocaron la caída de la bolsa de valores de Nueva York en Octubre de 1929. La

solución para evitar que volviera a repetirse otro fenómeno como el referido, tuvo lugar en 1933, cuando el

entonces presidente norteamericano Franklin Delano Roosevelt emitió los actos de seguridad de la ley de

valores en 1933, completada y ampliada con la ley de intercambio de valores de 1934, las cuales, entre otras

disposiciones obligan a todas las empresas emisoras que tienen colocadas acciones entre el gran público

inversionista, que registra en sus operaciones sobre bases y criterios contables homogéneos, consistentes y

generalmente aceptados por el núcleo social en el que convergen y pos los contadores públicos; de igual

manera que los estados financieros que se generan sean revisados y examinados anualmente por contadores

públicos independientes con base en normas y procedimientos de auditoría que sean de aceptación general por

la comunidad contable. Y para vigilar que se dé este cumplimiento a tales disposiciones se crea la Comisión

de Vigilancia del intercambio de valores.

Ante la ausencia de una doctrina contable formal, homogénea y de aplicación general y a la falta de

pronunciamiento para la práctica estandarizada de la auditoría de estados financieros, la comisión para la

vigilancia de intercambios de valores convocó a contadores públicos de la época para que se recogieran los

estudios e investigaciones sobre la materia que habían comenzado a aparecer en ese momento. Es así que en

Junio de 1936 se publica un documento denominado: “ Declaración tentativa de principios de contabilidad”, y

además en ese mismo año se publica “El examen de estados financieros” que fue aceptado de inmediato y con

carácter de obligatorio para todo auditor.

En el año de 1938 nace el Instituto Americano de Contadores Públicos, mismo que prevalece hasta la fecha,

creando el comité de Principios de Contabilidad quien promulga en el año de 1939 sus boletines de

investigación contable que vinieron a constituir los primeros pronunciamientos de ese tiempo. En materia de

normas y procedimientos de auditoría se hace obligatorio los estados financieros examinado, realizados por

contadores públicos independientes, es decir auditor externo.

1.1.2 EVOLUCION DE LA AUDITORIA

Es al comienzo del presente siglo que con el surgimiento de los principios de la administración científica y

con la formulación de recomendaciones por los auditores para evitar la repetición de fraudes, empieza a

reconocerse un grado de significación al control interno dentro de las organizaciones.

12

En la actualidad se estima que el control interno tiene una importancia primordial en el desarrollo de las

organizaciones gubernamentales o estatales. El desarrollo del control interno, permitió que el objetivo de la

auditoría de descubrir fraudes pasará a un plano secundario, ya que la relación control-fraude tiene

importancia más desde un punto de vista preventivo que desde el enfoque de la divulgación o del

descubrimiento.

En otras palabras lo significativo de la relación entre el control y las irregularidades o ilícito es que el fraude

no se suceda o por lo menos reducir al máximo posible la posibilidad de su acontecimiento. Corresponde por

tanto al control interno, por definición, prevenir el suceso de fraude y el error, responsabilidad que por

consecuencia recae en la administración de la entidad, reservándose a la auditoría la misión de evaluar la

eficacia del control interno y de formular las recomendaciones pertinentes para mejorarlo. De otra parte, el

proceso de reconocimiento de la importancia del control interno permitió la evolución de la extensión del

trabajo de auditoría externa.

Cuando no existía control interno como elemento fundamental de las organizaciones o su importancia no era

reconocida, el auditor para poder detectar los posibles fraudes, tenía que recurrir a exámenes exhaustivos de

todo lo sucedido en el período auditado dando origen a la llamada auditoría detallada, que era altamente

costosa y sus resultados totalmente inoportunos.

Pero al evolucionar el reconocimiento del control interno, progresivamente fue desapareciendo la necesidad

de practicar dicho tipo de exámenes, pues el auditor encontró una forma técnica de reducir la extensión de su

trabajo, que es la de evaluar el grado de eficacia del control interno vigente en la entidad auditada para sobre

la base del grado de adecuación, poder determinar la extensión de las pruebas a realizar, además de la

naturaleza de las mismas; circunstancia que derivó en la auditoría en base de prueba selectiva o por muestreo.

1.1.3 CONCEPTO GENERAL DE AUDITORIA

Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los

mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas

referencias de los registros.

13

Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los

que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y

exactitud de los registros.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la

exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa

lo siguiente: "... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la

veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se

verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y

fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros

emanados de ellos.

El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría interna como “una actividad

independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones

contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección”.

1.1.4 CLASIFICACION DE LA AUDITORIA

• Auditoría Fiscal.

• Auditoría Interna.

• Auditoría Administrativa.

• Auditoría Operacional.

• Auditoría Financiera.

Auditoría Fiscal: Es la que se encarga del correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos (Art.31

Constitucional fracción IV) y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista fisco (SHCP,

SAT, tesorerías y haciendas estatales y municipales).

14

En esta auditoría recae también por filosofía las revisiones que llevan a cabo organismos o autoridades con

facultades de imponer gravámenes a los contribuyentes, como son a manera de ejemplo, el IMSS e

INFONAVIT. Es aquella cuyo ámbito de su ejercicio será por auditores que dependen o son empleados de la

misma organización en que se practica. El resultado de su trabajo es con propósitos internos o de servicios

para la misma organización.

La auditoría interna abarca los tipos de:

Auditoría Administrativa.

Auditoría Operacional.

Auditoría Financiera.

Auditoría administrativa: es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al

correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su

objetivo también el evaluar la calidad de la administración en su conjunto.

Auditoría operacional: es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, además de evaluar la

calidad de las operaciones.

Auditoría financiera: es el examen total o parcial de la información financiera y la correspondiente

operacional y administrativa, así como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa

información y se subdivide en:

Auditorías por programas

Son aquellas que emanan de un programa normal o especial, diseñado por autoridades específicas. Los

programas normales se conforman por lo regular sobre BASE ANUAL y en él se establecen las metas a

alcanzar por ese período con base en los recursos humanos, materiales y económicos con que se disponga

para el efecto, establecidos con base en los recursos presupuestales asignados de manera regular para tales

propósitos.

Ejemplo:

Las auditorías realizadas por la SHCP. (Fiscalización).

Las auditorías del SAT.

Las del Gobierno Estatal o Federal (aplicación de recursos).

15

Auditorías derivadas de estudios económicos

El gran avance en el campo de la Informática y la aplicación de la estadística, las autoridades fiscalizadoras se

están interesando cada vez más por desarrollar programas de medición de factores económicos o estadísticos

que permiten detectar, con el uso de modelos matemáticos manejados a través del uso de computadoras, casos

de evasión de pagos de impuestos o tributaciones, al no darse, con base en los modelos referidos, los

supuestos que deberían alcanzarse derivados del conocimiento de determinados factores económicos.

Ejemplo:

Cuando la autoridad tiene estimados los márgenes brutos mínimos de utilidad que se pueden esperar de una

actividad comercial o industrial y las declaraciones de los contribuyentes reportan márgenes inferiores a los

esperados.

En el caso del comercio de zapatería donde la autoridad espera que el margen de utilidad bruta debe ser menor

del 40% y en la declaración anual de ISR del contribuyente este giro comercial. Encuentra que su margen de

utilidad bruta es del 15%, es de esperar, que se están omitiendo ingresos o se están aumentando los costos,

salvo que hubiera sucedido planes especiales de venta, perfectamente demostrables donde el comerciante

abatió con promociones especiales su margen bruto de utilidad.

Pero estas promociones no pueden durar todo el año porque simplemente el negocio dejaría de serlo.

Auditorías Consecuencias de otras Auditorías (compulsas)

Uno de los procedimientos de auditoría más usuales en la Auditoría Fiscal es el conocido con el nombre de

compulsa. Compulsa, se puede entender el aplicar con más profundidad la técnica de la confirmación.

Compulsa: Comparar copias de documentos contra su original, es aplicar las técnicas de confirmación,

declaración y certificación por una autoridad legalmente facultada para ello.

Para comprender este concepto veamos el siguiente ejemplo:

La Empresa A le compra mercancía a la empresa B por 15 millones de pesos amparada con 27 facturas; vende

12 millones de pesos en servicios a la empresa C en 19 facturas ambos volúmenes de transacciones efectuados

durante el año 2000.

El auditor fiscal que está interviniendo a la empresa A solicita COMPULSA por correo a la empresa B le

informe cuanto le vendió a la empresa A y a la empresa C le solicita compulsa también por correo, le informe

16

a cuanto ascendió el importe de los servicios que le proporcionó la empresa A en ambos casos también por el

ejercicio de 1995.

La empresa B informa que efectivamente le vendió a la empresa A lo reportado por ésta.

La empresa C da respuesta al auditor. Ante tal circunstancia, el auditor fiscal decide apersonarse en el

domicilio de la empresa C para solicitar compulsar la información aludida y se encuentran que en los registros

contables de esta empresa efectivamente aparece el registro del pago de las 19 facturas por servicios

prestados a la empresa A, solo que en vez de 12 millones tiene registrado un costo de 22 millones de pesos, al

comparar el original de estas facturas con la copia fiscal de las mismas en poder de la empresa A, el auditor

encuentra que 2 de estas fueron alteradas por la empresa C para incrementar sus costos precisamente en 10

millones de pesos.

Ante esta clara evidencia de evasión tanto del IVA por acreditarse un impuesto superior al que tiene derecho,

como al ISR por aumentar el monto de sus deducciones autorizadas ordena auditar a la empresa C.

1.1.5 RELACION ENTRE AUDITORIA EXTERNA E INTERNA

Concepto Auditoría Interna Auditoría Externa

1) Sujeto Empleado (Evitar que traslade

información a otros sitios) su

función es la salvaguarda de la

empresa.

Profesional Independiente: se fija

solo en la imagen fiel (legislación

vigente) Su Función es evaluar la

empresa.

2) Grados de independencia Limitada: El auditor interno no se

limita exclusivamente a dar un

informe de todo sino que se

dedica a evaluar las peticiones de

la dirección o del consejo, esta

obligado a seguir un programa

Total: Está sujeto a las directrices

técnicas de auditoría.

3) Responsabilidad Laboral Penal: El informe del auditor tiene

consecuencias jurídicas

17

4) Objetivo Examen de gestión (Toda

actuación que se realice sobre

activos o pasivos de la empresa)

El sentido de activo o pasivo debe

tomarse como se consideran desde

el derecho mercantil.

Examen de la situación financiera

para dar opinión

5) Informe emitido Dirigido a la gerencia, dirección

y/o Consejo de Administración.

Puede hacerse para cualquier tipo

de empresa

Accionistas o Consejo de

Administración con carácter

obligatorio si lo obliga la ley o

con carácter optativo si lo desea la

empresa. Se acompaña a las

cuentas anuales y se da a conocer

en la junta general en junio

aproximado.

6) Uso del Informe Va dirigido exclusivamente a la

empresa (Su transmisión tiene

carácter penal )

Va dirigido a la empresa y al

público en general. Necesidad

para cotizar en bolsa y emitir todo

tipo de valores.

Cabe señalar que ambas revisiones van enfocadas a detectar las posibles fallas en el sistema de control interno

de la empresa, además de proponer posibles soluciones que puedan mejorar el sistema existente dentro de la

organización.

1.1.6 CLASIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA

Objetivo

El objetivo de la Auditoría Interna consiste en apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de

sus actividades para ello la Auditoría Interna les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones,

asesoría e información concerniente con las actividades revisadas.

Es objetivo de la Auditoría Interna la promoción de un efectivo control aún costo razonable.

18

Alcance

El alcance de la Auditoría Interna considera el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema

de control interno de la organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades

asignadas.

El alcance de la Auditoría Interna:

1. Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera, operativa y los medios utilizados

para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.

2. Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos

y ordenamientos legales que pueden tener un impacto significativo en las operaciones y en los

reportes y determinar si la organización cumple con tales sistemas.

3. Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son adecuadas verificar la existencia de tales

activos.

4. Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están siendo utilizados.

5. Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes con

los objetivos y metas establecidas y si esas operaciones y metas, programas están siendo llevados a

cabo según lo planeado.

Auditoría Operacional

La Auditoría Operacional es una actividad que conlleva como propósito fundamental el préstamo de un mejor

servicio a la administración proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la

eficiencia de las operaciones de una entidad.

Aún cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en el ejercicio de su práctica el

auditor operacional no únicamente debe revisar la operación en sí habrá de extenderse a la función de esa

operación.

Ejemplo:

Si se revisa la operación de facturación, esta se inicia, en el departamento de embarques y concluye al

enviarse la factura para su cobro, en este momento el auditor debe cerciorarse que efectivamente es recibida y

automáticamente ya alcanzó la operación de crédito y cobranzas.

La Auditoría Operacional debe ser una función operacional dada, en el ejemplo se denominará Auditoría

operacional a la función de Facturación.

La Auditoría Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del Contador Público como Auditor

operacional.

19

Para una buena ejecución de esta técnica requiere de:

• Introducirse en otras disciplinas como son: Análisis de sistemas, Ingeniería Industrial (para revisar

costos y producción), Mercadotecnia (para revisar ventas), Relaciones Industriales, etc.

Con la conclusión anterior puede surgir la duda de cómo un individuo, como el auditor operacional, que no

tiene ningún entrenamiento específico sobre cierta área, puede ser útil. La respuesta a esta duda descansa en

los aspectos de control, es decir, que se requiere de una definición clara de los objetivos, así como contar con

elementos para comparar lo que se está realizando contra esos objetivos con el propósito de determinar

desviaciones y analizar y evaluar éstas para así poder tomar medidas correctivas acordes a las circunstancias.

Auditoría Financiera

Quien cuenta con información confiable, veraz, oportuna, completa, adquiere un poder. Poder para hacer, para

cambiar cosas y situaciones, para tomar mejores y bien soportadas decisiones.

Un navegante no puede decidir rumbos para llegar a un destino si no cuenta con instrumentos que le informen

cual es la situación o lugar donde se encuentra y los elementos de que disponen para alcanzar su propósito.

Un administrador no alcanzará los objetivos, metas y misión de su organización si no tiene a su alcance los

elementos informativos básicos e indispensables que le ayuden y soporten sus decisiones.

De aquí surge la vital importancia de la Auditoría Financiera como elemento de la administración que ayuda y

coadyuva en la obtención información contable y financiera y su complementaria operacional y

administrativa, base para conocer la marcha y evolución de la organización como punto de referencia para

guiar su destino.

1.2 CONTROL INTERNO

1.2.1 EL CONTROL INTERNO Y LA AUDITORIA INTERNA

El control interno es parte fundamental de toda organización de ahí la importancia de contar con mecanismos

eficientes para la evaluación de este, por lo que la auditoria interna es una función con gran importancia.

20

1.2.2 DEFINICION DE CONTROL INTERNO

El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgió como una

respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones

existentes en torno a la temática referida.

Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo que la

TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL

REPORTING creó en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATIONS). El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones:

• American Accounting Association (AAA).

• American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

• Financial Executive Institute (FEI).

• Institute of Internal Auditors (IIA).

• Institute of Management Accountants (IMA).

Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del control

interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema,

logrando así que, al nivel de las organizaciones públicas o privadas, de la auditoria interna o externa, o de los

niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que

satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.

El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos

burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del

personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de

objetivos incluidos en las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones.

• Confiabilidad de la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

• Completan la definición algunos conceptos fundamentales.

• El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo.

• Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de

organización y procedimientos.

• Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conducción.

21

• Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las categorías señaladas las

que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a

todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma;

planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura

de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades

Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido como el plan de organización, y el

conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una

garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:

1. Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios

de la calidad esperada.

2. Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores y fraudes.

3. irregularidades.

4. Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la

adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma.

5. Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes

oportunos.

Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es

decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el

sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la

iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.

Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad

en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y

actualización periódica.

22

Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión amplia del control

interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso constituido por una cadena de acciones

integradas a la gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.

1.2.3 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados,

derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión:

1. Ambiente de control.

2. Evaluación de riesgos.

3. Actividades de control.

4. Información y comunicación.

5. Supervisión.

El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del comportamiento de los

agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y la importancia que le asignan al control interno.

Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que se evalúan los riesgos y se

definen las actividades de control tendientes a neutralizarlos. Simultáneamente se capta la información

relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de

acuerdo con las circunstancias.

El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la evaluación de riesgos no

sólo influye en las actividades de control, sino que puede también poner de relieve la conveniencia de

reconsiderar el manejo de la información y la comunicación. No se trata de un proceso en serie, en el que un

componente incide exclusivamente sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en tanto

cualquier componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.

Existe también una relación directa entre los objetivos (Eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la

información y cumplimiento de leyes y reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se

manifiesta permanentemente en el campo de la gestión: las unidades operativas y cada agente de la

organización conforman secuencialmente un esquema orientado a los resultados que se buscan, y la matriz

constituida por ese esquema es a su vez cruzada por los componentes.

23

1. Ambiente de control

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la

perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este

último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es fundamentalmente,

consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes

con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Fija el tono

de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el

comportamiento del personal en su conjunto. Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de

allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas,

traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de

políticas y procedimientos efectivos en una organización.

Los principales factores del ambiente de control son:

• La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.

• La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.

• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los

componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

• Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.

• El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan

metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración y comités de auditorías

con suficiente grado de independencia y calificación profesional. El ambiente de control reinante será tan

bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y

excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y

consecuentemente al tono de la organización.

2. Evaluación de riesgos

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las

organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el

control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un

conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando

los riesgos tanto al nivel de la organización (internos y externos) como de la actividad.

24

El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquéllos no son un componente

del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo. Los objetivos

(relacionados con las operaciones, con la información financiera y con el cumplimiento), pueden ser

explícitos o implícitos, generales o particulares. Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad

puede identificar los factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento. A este

respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como adecuados, completos,

razonables e integrados a los globales de la institución.

Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:

1. Una estimación de su importancia / trascendencia.

2. Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.

3. Una definición del modo en que habrán de manejarse.

Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan

mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso

de evaluación es similar al de los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse

independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para

quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.

Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del impacto potencial que

plantean:

• Cambios en el entorno.

• Redefinición de la política institucional.

• Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

• Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.

• Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

• Aceleración del crecimiento.

• Nuevos productos, actividades o funciones.

25

Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar orientados hacia el futuro, de

manera de anticipar los más significativos a través de sistemas de alarma complementados con planes para un

abordaje adecuado de las variaciones.

3. Actividades de control

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento

de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la

gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior:

conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden

agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:

• Las operaciones.

• La confiabilidad de la información financiera.

• El cumplimiento de leyes y reglamentos.

En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los

operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al

cumplimiento normativo, y así sucesivamente.

A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:

• Preventivo / Correctivos.

• Manuales / Automatizados o informáticos.

• Gerenciales o directivos.

En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que los agentes

conozcan individualmente cuales son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales

funciones.

La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de las actividades de control, pero no

constituye la totalidad de las mismas:

• Análisis efectuados por la dirección.

• Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.

26

• Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización pertinente:

aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, prenumeraciones.

• Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.

• Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.

• Segregación de funciones.

• Aplicación de indicadores de rendimiento.

Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías de información, pues

éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de

datos, la adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los

proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. A su vez los avances tecnológicos requieren una

respuesta profesional calificada y anticipativa desde el control.

4. Información y comunicación

Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la

organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la información periódica y

oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor logro de

los objetivos.

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a

todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales. La información operacional,

financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la dirección, ejecución y control de las

operaciones. Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de

actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de información

permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y

externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal

efecto. No obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades

institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo tanto deben

adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y

actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a otros integrados

con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas.

27

Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar decisiones de gestión

y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido,

oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad. La comunicación es inherente a los sistemas de

información. Las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión

y control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la

responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno.

Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con el trabajo de los demás,

cuáles son los comportamientos esperados, de que manera deben comunicar la información relevante que

generen.

Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. Esto es, en el más

amplio sentido, incluyendo una circulación multi-direccional de la información: ascendente, descendente y

transversal. La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los

directivos resultan vitales. Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz

comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en ambos casos importa

contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los manuales de políticas, memorias,

difusión institucional, canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el trato con

sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no

tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale más que mil palabras.

5. Supervisión

Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su

revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de las

actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los

mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que

perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y

externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de

supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo

real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.

28

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:

1. Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos

que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados

de la supervisión continuada.

2. Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (auto-evaluación), la auditoria

interna (incluidas en el planeamiento o solicitadas especialmente por la dirección), y los auditores

externos.

3. Sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen, priman una disciplina

apropiada y principios insoslayables.

4. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan y

estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos, y que

resulten aptos para los fines perseguidos.

5. Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la eficacia

directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probadamente buenos.

6. El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad de la entidad.

Existen controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si

bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta más útil al

favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la

documentación requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.

7. Debe confeccionarse un plan de acción que contemple:

• El alcance de la evaluación.

• Las actividades de supervisión continuadas existentes.

• La tarea de los auditores internos y externos.

• Areas o asuntos de mayor riesgo.

• Programa de evaluaciones.

• Evaluadores, metodología y herramientas de control.

• Presentación de conclusiones y documentación de soporte.

• Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes

procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste

correspondientes.

29

Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas

responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores. En el marco de control

postulado a través del Informe COSO, la interrelación de los cinco componentes (Ambiente de control,

Evaluación de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación, y Supervisión) genera una

sinergia conformando un sistema integrado que responde dinámicamente a los cambios del entorno.

Atendiendo a necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades operativas

como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y formar parte de la

esencia de la institución.

Mediante un esquema de controles incorporados como el descrito:

• Se fomentan la calidad, las iniciativas y la delegación de poderes.

• Se evitan gastos innecesarios.

• Se generan respuestas ágiles ante circunstancias cambiantes.

1.3 CICLOS DE TRANSACCIONES

1.3.1 INTRODUCCION

Como bien sabemos los ciclos transaccionales son funcionales para poder visualizar los procesos de una

entidad, con el fin de darnos una vista general de cómo las diferentes áreas y procesos de cada una de estas

interactúan entre si y de su contribución para el cumplimiento de los objetivos de la organización.

1.3.2 CICLO EN LAS ENTIDADES

Ciclo de ingresos

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para

cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos

de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que presta la

empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que

ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la

determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

30

Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son:

• Otorgamiento de crédito.

• Toma de pedidos.

• Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio.

• Facturación.

• Contabilización de comisiones.

• Contabilización de garantías.

• Cuentas por cobrar.

• Cobranza.

• Ingreso del efectivo.

• Ajuste a facturas y/o notas de crédito.

• Determinación del costo de ventas.

Ciclo de compras

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:

• La adquisición de bienes, mercancías y servicios.

• El pago de las adquisiciones anterior.

• Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago.

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:

• Inventarios.

• Activo fijo.

• Servicios externos.

• Suministros o abastecimientos.

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y

de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción del os recursos y el pago de

los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos

acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.

Las funciones típicas de compras son:

1. Selección de proveedores.

2. Preparación de solicitudes de compra.

31

3. Función especifica de compras.

4. Recepción de mercancías y suministros.

5. Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos.

6. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.

7. Desembolso de efectivo.

Ciclo de producción

Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipos

depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que

se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas

importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos

adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de

producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados

con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Los embarque

a clientes son parte del ciclo de ingresos.

Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o

vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en

producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas.

Las funciones típicas de un ciclo de producción son:

• Contabilidad de costos.

• Control de fabricación.

• Administración de inventarios.

• Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.

Ciclo de nóminas

El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:

• La contratación y utilización de mano de obra.

• El pago de mano de obra.

• Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra.

El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo

nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

32

En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los

mismos, estén relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados

de la obtención de dichos recursos.

Las funciones típicas de nóminas son:

• Reclutamiento y selección de personal.

• Contratación de personal.

• Prepara informes de asistencia.

• Registro, información y control de la nómina.

• Desembolso de efectivo.

• Promoción y evaluación de personal.

Ciclo de tesorería

El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre la estructura y rendimiento

del capital. Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que las necesidades de

efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se

terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:

• Relaciones con sociedades financieras y de crédito.

• Administración del efectivo y las inversiones.

• Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos.

• Custodia fiscal del efectivo y los valores.

• Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.

1.4 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

1.4.1 El PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA A. I.

El proceso administrativo esta vinculado con la Auditoria Interna, ya que esta toma como base de revisión del

control interno las etapas que mas adelante se enunciaran y explicaran tanto su definición como su interacción

entre si, de ahí la importancia de que la auditoria interna tome como base para el planteamiento de las

revisiones el proceso administrativo.

33

1.4.2 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad

compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso

administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control.

Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la

administración es:

• LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

• LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y

reconocer las relaciones necesarias.

• LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con

voluntad y entusiasmo.

• EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que

se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse?

¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como

lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades,

esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Planeación

Actividades importantes de la planeación

• Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

• Pronosticar.

• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y

mejores de desempeñar el trabajo.

• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

• Anticipar los posibles problemas futuros.

• Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

34

Organización

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente

para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros

del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por

la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y

las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo

de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya

sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de

los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del

grupo con otros grupos de la empresa.

Actividades importantes de la organización

• Subdividir el trabajo en unidades operativas departamentos.

• Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.).

• Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

• Aclarar los requisitos del puesto.

• Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

• Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.

• Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

• Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Ejecución

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es

necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros

del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción

están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo

mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades importantes de la ejecución

• Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

• Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

• Motivar a los miembros.

• Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

35

• Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

• Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

• Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Control

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar

que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.

Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa

de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas

interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se

emprenda una acción correctiva.

Actividades importantes del control:

1. Comparar los resultados con los planes generales.

2. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

3. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

4. Comunicar cuales son los medios de medición.

5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

6. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

7. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

8. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

9. Políticas sobre asuntos tales como prácticas de negocios, conflictos de interés y código de conducta.

10. Asignación de responsabilidades y delegación de autoridad para tratar asuntos tales como metas y

objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos legales.

11. Descripción de puestos de los empleados, delineando funciones especificas, relaciones jerárquicas y

restricciones.

12. Documentación de los sistemas de cómputo, indicando los procedimientos para autorizar

transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.

13. Utilización de métodos apropiados para investigar desviaciones a las expectativas y tomar acciones

correctivas oportunas y adecuadas.

36

1.5 EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORIA

1.5.1 INTRODUCCION

Es importante en toda organización contar con una herramienta, que garantice la correcta evaluación de los

riesgos a los cuales están sometidos los procesos y actividades de una entidad y por medio de procedimientos

de control se pueda evaluar el desempeño de la misma.

Si consideramos entonces, que la Auditoría es “un proceso sistemático, practicado por los auditores de

conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar

objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter

técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas

afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.” es aquella encargada de la

valoración independiente de sus actividades. Por consiguiente, la Auditoría debe funcionar como una

actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al

cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y

mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores,

para proporcionar una conclusión independiente que permita calificar el cumplimiento de las políticas,

reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema,

proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen. A diferencia de

algunos autores, que definen la ejecución de las auditorías por etapas, somos del criterio que es una actividad

dedicada a brindar servicios que agrega valores consecuentemente en dependencia de la eficiencia y eficacia

en el desarrollo de diferentes tareas y actividades las cuales deberán cumplirse sistemáticamente en una

cadena de valores que paulatinamente deberán tenerse en cuenta a través de subprocesos que identifiquen la

continuidad lógica del proceso, para proporcionar finalmente la calidad del servicio esperado.

1.5.2 RIESGO INHERENTE

Viendo la necesidad en el entorno empresarial de este tipo de herramientas y teniendo en cuenta que, una de

las principales causas de los problemas dentro de los subprocesos es la inadecuada previsión de riesgos, se

37

hace necesario entonces estudiar los Riesgos que pudieran aparecen en cada subproceso de Auditoría, esto

servirá de apoyo para prevenir una adecuada realización de los mismos.

Es necesario en este sentido tener en cuenta lo siguiente:

• La evaluación de los riesgos inherentes a los diferentes subprocesos de la Auditoría.

• La evaluación de las amenazas o causas de los riesgos.

• Los controles utilizados para minimizar las amenazas o riesgos.

• La evaluación de los elementos del análisis de riesgos.

Generalmente se habla de Riesgo y conceptos de Riesgo en la evolución de los Sistemas de Control Interno,

en los cuales se asumen tres tipos de Riesgo:

Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control

Interno. Sin embargo, los Riesgos están presentes en cualquier sistema o proceso que se ejecute, ya sea en

procesos de producción como de servicios, en operaciones financieras y de mercado, por tal razón podemos

afirmar que la Auditoría no está exenta de este concepto.

En cada Subproceso, como suele llamársele igualmente a las etapas de la misma, el auditor tiene que realizar

tareas o verificaciones, en las cuales se asumen riesgos de que esas no se realicen de la forma adecuada, claro

que estos Riesgos no pueden definirse del mismo modo que los riesgos que se definen para el control Interno.

El criterio del auditor en relación con la extensión e intensidad de las pruebas, tanto de cumplimiento como

sustantivas, se encuentra asociado al riesgo de que queden sin detectar errores o desviaciones de importancia,

en la contabilidad de la empresa y no los llegue a detectar el auditor en sus pruebas de muestreo. El riesgo

tiende a minimizarse cuando aumenta la efectividad de los procedimientos de auditoría aplicados. El

propósito de una auditoría a los Estados Financieros no es descubrir fraudes, sin embargo, siempre existe la

posibilidad de obtener cifras erróneas como resultado de una acción de mala fe, ya que puede haber

operaciones planeadas para ocultar algún hecho delictivo. Entre una gran diversidad de situaciones, es

posible mencionar las siguientes:

• Omisión deliberada de registros de transacciones.

• Falsificación de registros y documentos.

• Proporcionar al auditor información falsa.

38

1.5.3 RIESGO DE CONTROL

Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la

empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.

1.5.4 RIESGO DE DETECCIÓN

Riesgo de Detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten

deficiencias en el Sistema de Control Interno.

1.6 CALIDAD

1.6.1 LA CALIDAD Y LA AUDITORIA INTERNA

Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el

mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos o servicios como para sus

empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles

jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final.

Consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir para llevar a cabo este proceso

de Mejoramiento Continuo, se debe tomar en menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que

la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal

aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.

¿Que significa Mejoramiento Continuo para alcanzar calidad en los procesos?

James Harrington (1993), para él, mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente

y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso.

Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y

accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen

con respecto al mundo desarrollado.

39

Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera extensión histórica de uno de los

principios de la gerencia científica, establecida por Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo

es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento Continuo dictado por Fadi Kabboul).

Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la calidad total requiere de un

proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre

se busca.

Finalmente podemos afirmar que el Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la

esencia de la calidad y refleja lo que se necesita hacer si se quiere ser competitivo a lo largo del tiempo. La

importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las

debilidades y afianzar las fortalezas de los procesos y las entidades. La búsqueda de la excelencia comprende

un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo.

Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

Ventajas

• Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.

• Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.

• Si existe reducción de productos en nuestro caso decimos procesos defectuosos, trae como

consecuencia una reducción en los costos.

• Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital

importancia para las actuales organizaciones.

• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

• Permite eliminar procesos repetitivos. Importante cuando de Auditorías se trata.

A través de los años la Auditoria se ha trabajado por sus ejercitantes, así como por las entidades

fiscalizadoras, trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades

inmediatas, es decir, planean únicamente resultados a corto plazo y por otro lado no existen criterios de

calidad definidos para medir si los resultados alcanzados tienen niveles óptimos de esta y por lo tanto la

ausencia de estos criterios imprescindibles provoca que no se orienta el trabajo hacia la obtención de

resultados que permitan credibilidad y alta rentabilidad.

La comunidad europea ya se ha pronunciado por las exigencias de calidad en la auditoría, de acuerdo con

las conclusiones del Consejo Europeo de Lisboa, la Comisión de las Comunidades Europeas y el Comité de

40

Auditoría de la Unión Europea publicó una Comunicación titulada "La estrategia de la Unión Europea en

materia de información financiera: el camino a seguir", que subraya la importancia de que las Auditorías

realizadas en toda la Unión Europea tengan el más alto grado de uniformidad y además se pronunció porque

los Estados miembros adopten medidas que garanticen que todas las personas que realizan Auditorías estén

sujetas a un sistema de control de calidad.

El término "personas" corresponde al empleado que realizan Auditorias legales (auditores de cuentas).

Actualmente no todas las personas que realizan Auditorias legales en la Unión Europea están sujetas a un

sistema de control de calidad. Expresan además que el control de calidad de las Auditorías legales es

fundamental para asegurar la buena calidad de estas. La buena calidad de las Auditorías redunda en una

mayor credibilidad de la información financiera publicada y en una mejor protección de accionistas,

inversores, acreedores y otros tenedores de valores y afirman que las opiniones de Auditorias en la Unión

Europea deben dar un nivel mínimo de garantías acerca de la fiabilidad de la información financiera. Podría

entonces aducirse que los Estados miembros deberían haber tomado medidas para garantizar que todos los

auditores de cuentas que realicen Auditorias legales estén sujetos a un sistema de control de calidad. Estos

aspectos nos permiten percatarnos que el tema esta siendo trabajado y tratado en la comunidad internacional y

ya se asumen posiciones sobre el mismo.

Definir la calidad en la realización de la Auditoria constituye también un aspecto de vital importancia en el

mundo económico y empresarial según las tendencias actuales, por cuanto significa la seguridad de que estas

se hayan realizado cumpliendo con los principios y normas establecidos para su ejercicio además de lo

importante que resulta comprobar y evaluar la correspondencia del dictamen con la situación real de la

entidad auditada. Este tema ha constituido una necesidad identificada a nivel mundial por las diferentes

entidades fiscalizadoras, dadas las situaciones que se han presentado y que han puesto en crisis el criterio y el

trabajo realizado por auditores, generando un deterioro del prestigio de estos y su independencia, causados

por la corrupción y otros tipos de fraudes. En el contexto nacional se ha pronunciado el Ministerio de

Auditoria y Control por la necesidad de diseñar un procedimiento que permita determinar la confiabilidad y la

calidad del trabajo realizado por sus auditores.

Las exigencias de calidad aseguraran una concepción correcta de la Auditoria y la llevara a conseguir la

plenitud y desarrollo de todo su potencial. Este imperativo surge de la fase de crecimiento de la actividad, en

la cual está enmarcada la misma en nuestro país, por lo que los aspectos relacionados con las condiciones para

su desarrollo y su permanencia deben estar presentes en toda revisión del trabajo del auditor para así

conducirlo hacia un camino de confianza y credibilidad en su labor, prestigiándolo ante la sociedad.

41

La mayor parte de los países del denominado “Tercer Mundo” y, en especial, las economías latinoamericanas,

atraviesan por una situación cada vez más difícil en el contexto de la economía mundial. El desarrollo, en

cierta medida desarraigado de sus necesidades nacionales, ha convertido prácticamente, en una quimera los

anhelos de establecer un nuevo, verdadero y justo orden económico internacional, el cual ha devenido una

globalización, predominantemente neoliberal, de los mercados y de las economías, con consecuencias

nefastas para estos países. Por tanto, los momentos actuales requieren, ante todo, de una voluntad política de

no someter ciegamente las decisiones económicas a doctrinas y “recetas neoliberales”, así como de la

definición clara de una estrategia que se fundamente en el incremento progresivo de la competitividad del

sector empresarial, para lo cual es menester desarrollar las “aptitudes domésticas” para seleccionar, asimilar y

transformar tecnologías, sin dejar de generar otras de carácter autóctono.

Cuba no ha estado ajena a todas las transformaciones que se han dado en el campo empresarial a nivel

mundial, pero desarrollando su propio modelo económico y sus estrategias, sin tener en cuenta las recetas del

mundo actual que recorren de una parte a otra los países subdesarrollados y de economía dependientes

absolutamente de los desarrollados. Por tal razón las empresas productoras de bienes o servicios cubanas se

encuentran en la búsqueda de metas superiores a alcanzar en sus resultados, abogando por establecer

parámetros de calidad establecidos ya o por establecer.

Durante mucho tiempo la Auditoría ha estado ocupada en establecerse y no ha tenido mucho espacio para un

análisis interno; ya en estos momentos ha logrado un grado de madurez que no le permite soslayar una

introspectiva que considere aspectos que requieren atención y que primordialmente garanticen la calidad del

trabajo del auditor para así conducirlo hacia un camino de confianza y credibilidad en su labor, prestigiándolo

ante la sociedad.

La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencias, esto requiere del auditor, un

conjunto de procedimientos lógicos y organizados que aún cuando varían según el caso, deben seguir

parámetros generales que permitan un trabajo de calidad, convirtiéndose esta en una preocupación constante y

permanente del auditor. La evolución de la función de auditoría no se ha detenido en los últimos años y van

aumentando sus atribuciones y responsabilidades. El camino recorrido es largo, hoy se encuentra al lado del

nivel más alto de dirección e informándole a esta, lo que la coloca ante grandes desafíos. La auditoría es una

parte importante del control de la administración. Cuando requiere una evaluación de los resultados de esta el

trabajo de los auditores puede ser usado para proporcionar una seguridad razonable de que los controles de la

administración están funcionando adecuadamente.

42

La calidad es imprescindible en la fase de desarrollo de un sistema auditor, ya que ofrece la seguridad

razonable de que el servicio de auditoría mantiene la capacidad para efectuar de forma eficiente y eficaz sus

funciones, y así alcanzar un alto nivel de credibilidad y confianza ante la dirección, auditores y sociedad. Se

pueden entrar a analizar varios parámetros que deben ser considerados en la calidad de la auditoría. De la

experiencia que día a día se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias que en materia de

auditoría y control interno adolecen las empresas, incluyéndose entre ellas no sólo a pequeñas y medianas,

sino también a grandes empresas, para ello basta como ejemplo el famoso caso del Banco Barhing, o el de

las grandes empresas estatales.

En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y fundamentales en materia

de control interno, pero por otro lado está la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a

proteger, y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos. Al igual que

en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas en lo relativo

tanto al control, como al accionar de la auditoría. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de

analizar que es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es actuar

preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en los aspectos más superficiales sino

profundizar hasta llegar hasta la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al

sistema a engendrar dichas falencias.

Otro aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea percibida como una entidad

dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con una perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el

objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Es menester conformar una nueva visión

de las auditorias con un enfoque sistémico, de tal manera de ubicarla como un componente de dicho sistema,

encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno (subsistema a nivel empresa),

sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro

de las metas propuestas.

En la nueva visión de la auditoría, ésta debe estar integrada a la Gestión Total de Calidad haciendo pleno uso

de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la

prestación de sus servicios. La problemática de la calidad es un tema que ha sido desarrollado en múltiples

investigaciones, fundamentalmente en bienes tangibles y mediante el establecimiento de normas que regulan

su funcionamiento y control. Hasta hoy el marketing, y particularmente el de servicios, no le ha dado en

nuestro país el peso que verdaderamente debe tener la calidad con que se deben brindar los servicios y mucho

menos la posibilidad de utilizarla como una estrategia de diferenciación, máxime cuando se presenta como

43

una herramienta decisiva para lograr que los servicios que ofertamos sean percibidos de forma no similar por

el cliente, con respecto a los de la competencia.

El sector servicios ha ido adquiriendo una importancia creciente en el conjunto económico de la mayoría de

las naciones. Tanto en volumen de actividad, como en cifras de empleo es el sector económico más

importante y el más dinámico. Aunque la medida de la producción en los servicios es más difícil que en la

industria o la agricultura, y las actividades suelen ser más informales lo que puede producir una subestimación

de la importancia de los servicios alrededor del 60% del PIB en la mayoría de los países desarrollados

procede del sector terciario (comercio y servicios) y una proporción similar de la población ocupada trabaja

en este sector. Además estas proporciones no han dejado de crecer en los últimos años.

Los servicios tienen característica diferenciales que constituyen el principal motivo que justifica el estudio de

Calidad Total en la Gestión de Servicios, algunas diferencias de los servicios respecto a los bienes tangibles

suponen problemas considerables para la evaluación de la calidad total y hace necesario la aplicación de

métodos específicos para ello.

La fuerte presión competitiva que se registra en la actualidad, hace que las empresas tengan que esgrimir el

arma de la calidad para fidelizar a sus clientes y conseguir otros nuevos; y esto, que es cierto para todo tipo de

empresas, lo es mucho más para las empresas de servicios.

Debe tenerse en cuenta que el servicio hay que brindarlo bien desde la primera vez, debido a que no puede

haber desechos; un servicio defectuoso ni se puede revender en un mercado de ocasión, ni se puede reparar.

Es por ello necesario profundizar en la manera de mejorar la calidad de los servicios para atender

correctamente a los clientes potenciales, fidelizando su compra o el servicio y adquiriendo, a su vez, ventajas

competitivas frente a los bancos competidores. En algunas ocasiones se escucha a algunos especialistas decir

que no saben cómo diferenciar sus servicios de los de la competencia.

La importancia de la calidad del servicio como factor de diferenciación es tan grande que debe ser objeto de

un riguroso y sistemático control, el cual detecte cualquier insuficiencia o inadecuación en la prestación de los

servicios.

Pero esta calidad es un fenómeno subjetivo y, por consiguiente, difícil de medir, puesto que se basa en las

percepciones y preferencias de los clientes o usuarios y viene a ser la diferencia entre lo que éstos esperan

44

obtener del servicio y lo que realmente obtienen, por lo que se plantea que una de las principales formas de

diferenciar los servicios de una empresa es proporcionar de forma consistente una calidad de servicio superior

a la de la competencia. Las Organizaciones de Auditoría deben tener un apropiado Sistema Interno de Control

de la Calidad y debe ser objetivo de un programa de revisión externa de la calidad. En los momentos actuales

que se requiere agilizar la labor de las auditorías, logrando que la norma de calidad juegue un importante

papel es por ello que el trabajo debe estar encaminado a determinar sí:

• La organización de auditoría supervisa la actividad en todas las etapas de trabajo, por ello requiere

que el supervisor participe en la exploración o examen preliminar, supervisión y revisión, etapa de

las disposiciones legales y demás regulaciones, etapa de controles de la administración, Control

Interno, etapa de las evidencias y análisis de los Estados Financieros.

• Debe hacer cumplir las Normas Aplicables de la Auditoría.

• Los informes se confeccionen con calidad y que los documentos que lo soporten también posean esta

calidad; los informes deben ser claros, precisos, sin faltas de ortografía.

• Por la importancia de la calidad del servicio de auditoría, como factor de diferenciación es tan grande

debe ser objeto de un riguroso y sistemático control, el cual permita detectar cualquier insuficiencia

o inadecuación en la prestación de los servicios.

• La organización de auditoría realiza las revisiones expresadas anteriormente a los auditores de las

divisiones que le están subordinadas con el fin de chequear al menos una vez en cada Auditoría.

Se impone entonces, la revisión de la calidad en cada Supervisión, ya sea por el Jefe de Grupo o por

Supervisión, sin que ello, pueda ceñirse sólo a estos, de cierta manera puede ser efectuada por el Auditor,

sería muy factible para lograr mejoras en su trabajo, y por qué no en su evaluación personal.

Responsables:

Departamento de Auditoría.

• Supervisor.

• Jefe de Grupo.

• Auditor.

45

1.6.2 CONCEPTO

La Calidad como término de gran importancia surge a partir de que los empresarios o comerciantes, como se

les llamaban anteriormente, se percatan de la necesidad de competir en el mercado con sus productos o

servicios. Evidentemente este elemento y sus conceptos han evolucionado con el decursar del tiempo.

Diferentes autores se han referido a través del estudio de la calidad como requerimiento de un producto o

servicio para garantizar su competitividad y permanencia en el mercado. Mencionaremos algunos a modo de

ejemplo:

• "Cumplir especificaciones" P. Crosby.

• "Adecuación para el uso, satisfacción de necesidades del cliente" J. Juran.

• "Un grado predecible de uniformidad y fiabilidad a bajo costos, adecuado a las necesidades del

mercado" E. W. Deming.

• "Un sistema eficaz para integrar los esfuerzos de mejora de la Calidad de los distintos grupos de una

organización, para proporcionar productos y servicios a niveles que permitan la satisfacción del

cliente" A. V. Feigenbaum.

• Calidad como Función de Pérdida. G. Taguchi.

Podemos definir entonces como calidad el grado en el que un conjunto de características inherentes de un

producto, sistema o proceso cumple con los requisitos, de los clientes y otras partes interesadas. La calidad no

es: círculos de calidad, utilizar "algunas" herramientas o tener escrito un grupo de procedimientos.

Evolución histórica del concepto de calidad

A lo largo de la historia el término calidad ha sufrido numerosos cambios que conviene reflejar en cuanto su

evolución histórica. Para ello, describiremos cada una de las etapas el concepto que se tenía de la calidad y

cuáles eran los objetivos a perseguir.

Etapa Concepto Finalidad

Artesanal Hacer las cosas bien

independientemente del coste o

Satisfacer al cliente.

Satisfacer al artesano, por el

46

esfuerzo necesario para ello. trabajo bien hecho

Crear un producto único.

Revolución Industrial Hacer muchas cosas no

importando que sean de calidad

(Se identifica Producción con

Calidad).

Satisfacer una gran demanda de

bienes.

Obtener beneficios.

Segunda Guerra Mundial Asegurar la eficacia del

armamento sin importar el costo,

con la mayor y más rápida

producción (Eficacia + Plazo =

Calidad)

Garantizar la disponibilidad de un

armamento eficaz en la cantidad y

el momento preciso.

Posguerra (Japón) Hacer las cosas bien a la primera Minimizar costes mediante la

Calidad

Satisfacer al cliente

Ser competitivo

Postguerra (Resto del mundo) Producir, cuanto más mejor Satisfacer la gran demanda de

bienes causada por la guerra

Control de Calidad Técnicas de inspección en

Producción para evitar la salida de

bienes defectuosos.

Satisfacer las necesidades técnicas

del producto.

Aseguramiento de la Calidad Sistemas y Procedimientos de la

organización para evitar que se

produzcan bienes defectuosos.

Satisfacer al cliente.

Prevenir errores.

Reducir costes.

Ser competitivo.

Calidad Total Teoría de la administración

empresarial centrada en la

permanente satisfacción de las

expectativas del cliente.

Satisfacer tanto al cliente externo

como interno.

Ser altamente competitivo.

Mejora Continua.

Esta evolución nos ayuda a comprender de dónde proviene la necesidad de ofrecer una mayor calidad del

producto o servicio que se proporciona al cliente y, en definitiva, a la sociedad, y cómo poco a poco se ha ido

involucrando toda la organización en la consecución de este fin. La calidad no se ha convertido únicamente en

uno de los requisitos esenciales del producto sino que en la actualidad es un factor estratégico clave del que

dependen la mayor parte de las organizaciones, no sólo para mantener su posición en el mercado sino incluso

para asegurar su supervivencia.

47

1.6.3 NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN

Auditoria de certificación

Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001:2000).

La auditoria de certificación determina si el cliente ha documentado, implementado y demuestra la eficacia de

su sistema de gestión, así como el enfoque de mejora continua. Dichas evidencias se obtienen a través de un

análisis profundo del sistema de gestión, a través de sus documentos, ejecución y resultados obtenidos.

Nuestras auditorias se realizan conforme los requisitos del ISO 19011, requisitos de los Organismos

Acreditadores, del IAF y de los procedimientos técnicos de ORION.

Las técnicas/herramientas utilizadas por los auditores para examinar su programa de calidad y obtener las

evidencias requeridas involucraran entrevistas, revisión de documentos, incluyendo los registros de su sistema

y observación de las actividades realizadas. El objetivo central es obtener EVIDENCIA OBJETIVA para

determinar que su sistema está documentado e implementado de forma eficaz, conforme los requisitos

normativos.

En el caso que durante la auditoria el auditor(es) identifique cualquier no conformidad, usted será informado

de inmediato y estas serán clasificadas como mayores o menores. Todas las acciones correctivas deberán ser

aceptadas por ORION, antes de que usted sea recomendado para la certificación. Este procedimiento, para las

no conformidades menores, se enfoca a la revisión, en nuestras oficinas, de los planes de acción propuestos

por su Organización. En el caso de no conformidades clasificadas como mayores, el auditor líder deberá

recomendar una auditoria de acciones correctivas, antes de poder recomendar su Organización para la

certificación.

Certificación del Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001:2004).

Las auditorias de certificación para el ISO 14001:2004 se llevan a cabo en dos etapas (Etapa 1 y Etapa 2). En

este caso la revisión documental podrá ser realizada antes de la Etapa 1 o entre la Etapa 1 y Etapa 2.

Etapa 1: Esta es llevada a cabo en el sitio/instalaciones del Cliente. El objetivo de la Etapa 1 es determinar el

grado de implementación de su programa ISO 14001 y los recursos necesarios para llevar a cabo la Etapa 2.

El enfoque de esta etapa está sobre los requisitos legales; aspectos e impactos ambientales; muestreo de la

implementación y auditorias internas. En el caso de que se identifiquen no conformidades, estas deberán estar

cerradas para la Etapa 2.

48

Etapa 2: Esta es llevada a cabo en el sitio/instalaciones del Cliente. El objetivo de la Etapa 2 es examinar la

implementación completa del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de su Organización, determinar su

eficacia y el cumplimiento con el ISO 14001. En esta etapa también se verificarán las no conformidades que

hayan sido identificadas en el Etapa 1 y en la Revisión Documental.

Las técnicas/herramientas utilizadas por los auditores para examinar su programa de gestión ambiental y

obtener las evidencias requeridas involucraran entrevistas, revisión de documentos, incluyendo los registros

de su sistema y observación de las actividades realizadas. El objetivo central es obtener evidencia objetiva

para determinar que su sistema está documentado e implementado de forma eficaz, conforme los requisitos

normativos.

En el caso que durante la auditoria el auditor(es) identifique cualquier no conformidad, usted será informado

de inmediato y estas serán clasificadas como mayores o menores. Todas las acciones correctivas deberán ser

aceptadas por ORION, antes de que usted sea recomendado para la certificación. Este procedimiento, para las

no conformidades menores, se enfoca a la revisión, en nuestras oficinas, de los planes de acción propuestos

por su Organización. En el caso de no conformidades clasificadas como mayores, el auditor líder deberá

recomendar una auditoria de acciones correctivas, antes de poder recomendar su Organización para la

certificación. El registro se obtendrá una vez completada exitosamente la Etapa 1, la Etapa 2 y la aceptación

de las acciones correctivas para las no conformidades identificadas.

Auditoria de Acciones Correctivas

En el caso que durante una auditoria de certificación se identifiquen no conformidades clasificadas como

mayores, el auditor líder deberá recomendar una auditoria de acción correctiva (follow-up) antes de

recomendar su Organización para la certificación.

Este tipo de auditoria también podrá aplicar en los casos de quejas recibidas en ORION referentes a su

Organización, apelaciones, suspensión o cancelación de la certificación.

49

1.7 FRAUDE

1.7.1 CONCEPTO

El fraude, una manera muy antigua de conseguir beneficios mediante la utilización de la inteligencia, viveza y

creatividad del ser humano, considerado como un delito, el informe muestra la manera en que son afectados

diversos sectores empresariales mediante el mismo, los medios más vulnerables, y como mediante la auditoria

podemos conseguir un control y chequeo del campo para evitar tipos de fraudes que pueden ser muy dañinos

a una corporación o empresa, fraudes hay muchos tipos, algunos de los cuales resaltamos con una breve

descripción, cabe destacar que aunque se puede controlar de cierta manera es casi imposible terminar con el

fraude por su manera de evolucionar en nuevos fraudes y estrategias de la mente que al crea. Pero su

detección a tiempo puede ahorrarnos un mal rato e inclusive pérdidas muy generosas económicamente.

Fraude

El fraude es el delito más creativo: requiere de las mentes más agudas y podemos decir que es prácticamente

imposible de evitar. En el momento en que se descubre el remedio, alguien inventa algo nuevo.

El fraude y el error indican que la responsabilidad de la prevención de los mismos radica en la administración.

El auditor deberá planear la auditoria de modo de que exista una expectativa razonable de detectar anomalías

importantes resultantes del fraude y el error. Se sugieren procedimientos que deben considerarse cuando el

auditor tiene motivos para creer que existe fraude o error. Propósito de esta NIA: Establecer normas y

proporcionar lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de considerar la existencia de fraude o error en

una auditoria. Esta NIA también establece la responsabilidad que pueda existir.

Responsabilidad de la Gerencia:

La responsabilidad por la prevención y detección de fraude y error descansa en la gerencia que debe

implementar y mantener sistemas de contabilidad adecuados.

1.7.2 ELEMENTOS DEL FRAUDE

Para la integración del delito de fraude es necesario que mediante el engaño o el aprovechamiento del error se

obtenga ilícitamente una cosa o se alcance un lucro indebido es decir, que el engaño o aprovechamiento del

error debe ser previo a la obtención ilícita de la cosa o al alcance del lucro indebido y al mismo tiempo, la

causa determinante de una o de otra.

50

Por lo tanto, los elementos constitutivos del delito de fraude (genérico) del artículo 386 del Código Penal para

el Distrito Federal son: según la doctrina: a) una conducta falaz; b) un acto de disposición y, c) un daño y un

lucro patrimonial”

Y según la jurisprudencia: a) engaño o aprovechamiento del error; b) obtención ilícita de alguna cosa o de un

lucro indebido y, c) nexo o relación de causalidad, entre la conducta engañosa y su resultado, no otro que la

adquisición antijurídica de la cosa o del lucro.

Luego entonces, los elementos materiales del delito de fraude son: a) el engaño a una persona o el

aprovechamiento del error en que se haya y, b) que por este medio se obtenga ilícitamente una cosa o se

alcance un lucro indebido.

Además, para la integración del delito de fraude debe existir una relación inmediata y directa entre los dos

elementos indicados o sea, que el engaño o aprovechamiento del error debe ser previo a la obtención ilícita de

la cosa o al alcance del lucro indebido y al mismo tiempo, la causa determinante de una o de otra. En otros

términos, los elementos que constituyen el delito de fraude, son: a) engaño: actividad positivamente mentirosa

que se emplea para hacer incurrir en creencia falsa; b) aprovechamiento del error: actitud negativa que se

traduce en la abstención de dar a conocer a la víctima, el falso concepto en que se encuentra, con el fin de

desposeerla de algún bien o derecho; c) obtención de lucro indebido: beneficio que se obtiene con la

explotación del engaño o error de la víctima, y d) relación de causalidad: el engaño o el error deben ser

determinantes de la obtención del lucro.

1.7.3 AREAS DEL FRAUDE

Métodos y procedimientos de fraude interno

La apropiación indebida de activos esta íntimamente ligada al crimen informático, pues debido al auge de la

economía digital, a menudo esta irregularidad se comete mediante el abuso de los privilegios de acceso a los

sistemas. Dicho crimen económico abarca toda situación de robo, desfalco o malversación de los bienes de la

Compañía, con situaciones que van desde el simple robo de dinero en efectivo, hasta crímenes más

sofisticados como el desvío de pagos y cargo de malversaciones a cuentas transitorias. A continuación se

presentan las variantes de esta modalidad de fraude interno.

51

Fraude de Caja

El fraude de caja implica la remoción del dinero en efectivo de la organización sin el consentimiento del

empleador, esta acción puede ocurrir antes o después del registro del efectivo en el sistema contable.

Cuando la irregularidad ocurre antes de registrar el dinero en el sistema, normalmente es perpetrado al no

registrar ventas, registrar ventas por debajo de su valor real, robo de cheques entrantes o intercambio de

cheques por efectivo. Cuando ocurre sobre dinero registrado en el sistema contable, se trata de una

sustracción de dinero, usualmente ocultado mediante cheques alterados o falsificados, registro contable de

desembolsos falsos, reembolsos por gastos falsos y fraudes en la nómina de personal.

Fraude de Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades más comunes en que ocurre el

fraude en esta área son la apropiación indebida de fondos, cuentas por cobrar ficticias y registro indebido de

notas de crédito. La apropiación indebida de fondos, una modalidad bastante común, consiste en utilizar

ciertas entradas de dinero para sustituir otras entradas previamente desviadas, postergando así la detección del

robo.

Fraude en Inventario

A menudo se utiliza la cuenta de inventario para actividades fraudulentas, debido a que estas cuentas

generalmente se revisan en detalle sólo una vez al año. Las formas más comunes de fraudes que ocurren son:

• Apropiación de inventario para uso personal o venta en mercados paralelos.

• Robo de desperdicio, activos desincorporados o activos cuyos montos no son significativos en los

estados financieros y donde frecuentemente no se mantienen inventarios apropiados.

• Cargo de malversaciones de otras áreas a las cuentas de inventario, ocultando así fraudes internos y

externos en las mismas.

Fraude de Activos Fijos

Algunos activos fijos son de fácil remoción de las instalaciones de la organización (Ej. computadoras,

calculadoras de mano, herramientas, activos de información). Los activos fijos que son de difícil movimiento

o remoción son menos propensos a la apropiación indebida. Otra forma de fraude es el uso indebido de

activos fijos para fines personales.

52

El Fraude Interno a Nivel Gerencial y Ejecutivo

Si se consideran en términos cuantitativos los fraudes internos ocurridos en una Organización particular, se

observará que la gran mayoría de los incidentes se producen en los niveles de menor jerarquía, pues la

probabilidad de ocurrencia es aumenta debido al mayor número de empleados. Sin embargo, los incidentes a

nivel gerencial y ejecutivo, son frecuentemente los de mayor impacto sobre el patrimonio. Las personas con

ascendencia en la Organización, pueden influir para lograr provecho personal, pudiendo además ordenar

acciones de encubrimiento para que pasen desapercibidas. El desvío inapropiado de ingresos por venta, robo

de información para su posterior venta a competidores, uso de un cargo para captar negocios para empresas

particulares, comisiones secretas y sobornos en departamentos de procura, son sólo algunos ejemplos de las

formas en que puede ocurrir el fraude interno a nivel gerencial y ejecutivo.

Algunas modalidades son:

• Facturación previa al envío de mercancías.

• Registro de ventas que no son finales.

• Alteración de facturas y recibos de gastos personales.

• Contabilización de ingresos y activos por encima de su valor real.

• Estimación de provisiones por debajo del valor requerido (subestimación).

• Contabilización de pasivos y gastos por debajo de su valor.

• Apropiación de pagos de clientes.

• Autorización de préstamos sin la supervisión y documentación apropiada.

• Desvío de activos corporativos para beneficio personal.

1.7.4 EL FRAUDE Y LA AUDITORIA INTERNA

Con el actual incremento en el énfasis hacia la prevención, detección e investigación de fraudes, el auditor

interno con frecuencia, se enfrenta a problemas de falta de recursos para poder desahogar su carga normal de

trabajo además el auditor interno estaba interesado en los servicios de tipo protector, incluyendo verificación

de cumplimientos, confiabilidad y cuidado de activos fijos. Actualmente los fraudes se reflejan en los

estándares publicados por el Instituto de Auditores Internos (E.U.A.); en los Estándares para la Practica

Profesional de la Auditoria Interna, sección 280, establece:

53

En el ejercicio del debido cuidado profesional los auditores internos deben estar alertas a la posibilidad de

detectar errores por comisión u omisión, ineficiencia, desperdicios, falta de efectividad y conflictos de

intereses. También deberán estar alertas sobre aquellas actividades y circunstancias donde se presenten

irregularidades con mayor frecuencia.

El auditor interno no debe dar una absoluta seguridad de que no existan irregularidades o deficiencias; por

consiguiente, el auditor interno siempre deberá considerar la posibilidad de que determine irregularidades o

deficiencias durante sus asignaciones de auditoria interna.

1.8 INSTITUCIONES RECTORAS

1.8.1 INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS

Antes de conocer el aspecto técnico y práctico de la auditoría es conveniente conocer esta profesión desde el

punto de vista de las organizaciones o instituciones rectoras, que en acuerdo de voluntades de quienes las

conforman dictan normas y lineamientos de aceptación general para su ejercicio, mismas que a su vez

muestran a la sociedad una profesión sólida, organizada, y actuante bajo criterios que al ser uniformes

garantizan aún más la calidad de su servicio y consolidan la confianza que se ha depositado en ellas.

Por lo que a continuación se mencionan algunas de las organizaciones o instituciones rectoras de esta

actividad en México y otros países.

Antecedentes Históricos

A raíz de los inicios de la Contaduría Pública en nuestro país, los miembros de la profesión se encontraron en

la necesidad de agruparse, no sólo para uniformar su práctica profesional, sino también anteponerse una serie

de normas de carácter ético; con la finalidad de proteger los intereses de los usuarios, de sus servicios y del

público en general.

Fue así como en el año de 1917 se fundó la primera agrupación profesional denominada Asociación de

Contadores Públicos A. C., contando está misma con 11 miembros. Años más tarde el 6 de Octubre de 1923

se constituyó el Instituto de Contadores Públicos Titulados de México, cuya finalidad era agrupar a los

miembros de la profesión, sin embargo el crecimiento mismo de la profesión y el nacimiento de la Ley

General de Profesiones (Reglamentaría del Artículo 4to. de la Constitución Política de los Estados Unidos

Mexicanos), originaron el nacimiento de agrupaciones regionales de contadores (Monterrey, México, La

Laguna y otras).

54

Esta fue la razón de que en el año de 1965 el Instituto Mexicano de Contadores Públicos A. C., adquiere el

carácter de organismo nacional, con el propósito de representar a la profesión contable nacional, obteniendo

así en el año de 1977 el reconocimiento oficial de la Federación de Colegios Profesionales.

En la actualidad el Instituto se encuentra regulado básicamente por los estatutos y reglamentos que están en

vigor desde el 30 de Octubre de 1987, mismos que sirvieron de base para la constitución y funcionamiento

del mismo.

Objetivo

Propugnar la unificación de criterios y lograr la implantación y aceptación de normas, principios y

procedimientos básicos de ética y actuación profesional por parte de sus asociados.

1.8.2 COMISION DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA (CONAPA)

Antecedentes Históricos

Una de las comisiones más antiguas y trascendentes del Instituto Mexicano de Contadores Públicos de

México A. C., es la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, denominada así desde Octubre de

1971. Misma que fue reducida en el año de 1955 con el propósito fundamental de determinar los

procedimientos de auditoría recomendables para el examen de los Estados Financieros que sean sometidos a

la opinión del Contador Público.

Objetivos

Determinar las normas de auditoría a que deberá sujetarse el Contador Público independiente que emita

dictámenes para terceros, con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o relevancia y suficiencia de

información de su competencia. Determinar procedimientos a seguir en cualquier trabajo de auditoría, en

sentido amplio, que lleve a cabo el Contador Público cuando actúa en forma independiente. Hacer las

recomendaciones de índole práctico que resulte necesario como complemento de los pronunciamientos

técnicos de carácter general emitidos por la propia comisión, teniendo en cuenta las situaciones particulares

que con mayor frecuencia se presentan a los auditores en la práctica de su profesión.

Determinar procedimientos de auditoría para el examen de los Estados Financieros que sean sometidos a

dictamen de Contador Público.

55

1.8.3 INSTITUTO MEXICANO DE AUDITORES INTERNOS (IMAI)

Antecedentes Históricos

El Instituto Mexicano de Auditores Internos, A. C., es un organismo que agrupa a los profesionales que

ejercen la Auditoría Interna en la República Mexicana. Ha sido concebido como un foro abierto a la

capacitación y a la investigación dentro de las áreas de auditoría interna y control. El I.M.A.I. se ha propuesto

difundir y elevar las técnicas más avanzadas en áreas referidas y acabar con la insuficiencia de recursos

humanos especializados o calificados en ellas.

Actualmente se conforma un Consejo Nacional Directivo con sede en la ciudad de México, y cuatro

agrupaciones regionales en las ciudades de Mérida, Yucatán; Guadalajara, Jalisco; Hermosillo, Sonora y

Monterrey, Nuevo León.

Constitución, Objetivos y Beneficios

El Instituto Mexicano de Auditores Internos A.C.; se constituyó el 3 de julio de 1984 ante la fe de notario

público No. 125 de México, D.F., Lic. Alexandro Alfredo Ramírez, según consta en el volumen No. 479,

escritura pública No. 18559 en la que comparecieron los contadores públicos Juan Manuel Portal Martínez,

Fernando Vera Smith, Jesús Alvarado Roberti, Armando Díaz Flores y Benjamín Antonio Vázquez Olvera, en

calidad de fundadores. El I.M.A.I. adopta la forma jurídica de Asociación Civil sin fines de lucro, con

duración de 99 años a partir de la fecha de la constitución, con domicilio en México, D.F., y capital de objeto

social sin poderlo tener representado por acciones.

Su primer Presidente fue el C.P. Juan Manuel Portal Martínez, sucediéndole en el siguiente periodo bianual el

C.P. Fernando Vera Smith. Su objetivo primordial es la superación profesional de sus miembros en el

mejoramiento de la práctica de la Auditoría Interna en la República Mexicana. Se contempla la adopción, por

parte de sus miembros, de un cuerpo normativo que regule las cualidades personales y de trabajo de los

auditores internos que permiten delimitar los requisitos mínimos de calidad y ética en su trabajo.

En su interés por enriquecer las experiencias de sus miembros y ampliar los recursos para su desarrollo

profesional, el I.M.A.I. ha obtenido el reconocimiento como miembro de The Institute of Internal Auditors,

Inc., Con sede en Altamonte Springs, Florida, en los Estados Unidos de Norteamérica.

Pertenecer al I.M.A.I. debe interesar tanto a auditores internos como a contralores, contadores en general a

cualquier profesional interesado en esta disciplina o cuyo campo de actuación o funciones se desarrollen

dentro de la auditoría interna. El ser miembro del I.M.A.I. conlleva entre otros beneficios, los siguientes:

56

Actuación Profesional. El Instituto cuenta con comités de investigación profesional, eventos técnicos y

relaciones internacionales, entre otros, que permiten asegurar una alta calidad en el contenido de las

investigaciones y eventos que se desarrollan, además del estudio de temas de gran interés para la auditoría

interna.

Normatividad Profesional. La auditoría interna es una actividad importante y como tal debe contar con un

marco normativo que regule las cualidades personales y de trabajo de los auditores internos, y que permita

delimitar los requisitos mínimos de calidad y ética de su trabajo. Además, el I.M.A.I. se propone

complementar sus guías normativas con guías de desarrollo de auditorías desde sus fases básicas hasta las más

especializadas.

Socios y Relaciones Profesionales. El I.M.A.I. agrupa a auditores, contadores y profesionistas afines de

prácticamente todos los sectores de la economía mexicana, del más alto nivel profesional y de reconocido

prestigio, lo que representa para sus miembros una verdadera oportunidad para enriquecer sus experiencias así

como de incrementar sus relaciones profesionales y personales.

Publicaciones Técnicas. El Instituto cuenta con una revista trimestral y un boletín mensual cuyo fin

primordial es el de mantener activo el interés de sus miembros en su actualización y quehacer profesional.

Relaciones con otras Agrupaciones Profesionales. El Instituto está sumando sus recursos a los intereses

comunes de sus asociados con otras asociaciones o agrupaciones profesionales de reconocido prestigio, tanto

nacionales como internacionales, en beneficio de la profesión y de la sociedad.

Cuotas de Cursos y Eventos. El ser miembro del Instituto permite gozar de cuotas más bajas en la mayoría de

los cursos y eventos que se llevan a cabo.

Afiliación a The Institute of Internal Auditors. En su interés por enriquecer las experiencias y conocimientos

de sus miembros y ampliar los recursos para su desarrollo profesional, el I.M.A.I. ha obtenido el

reconocimiento y aceptación de The Institute of Internal Auditors (I.I.A.). En tal contexto, los miembros del

I.M.A.I. son miembros del I.I.A., lo que les permite un acceso directo a la más amplia y actualizada

información técnica sobre auditoría interna.

57

Otros Beneficios. Otros beneficios que aporta el I.M.A.I. a sus asociados son los siguientes:

• Obtener mayores elementos para que la función de auditoría interna que se desarrolla sirva de

verdadero apoyo a los más altos directivos de la Organización en la que se lleve a cabo esta función.

• Estar en contacto con otros profesionales dedicados a la auditoría interna y funciones afines, para

intercambiar experiencias y conocimientos.

• Contar con información de primera mano con respecto a las publicaciones más recientes y eventos

del I.M.A.I. y de The Institute of Internal Auditors.

• Contar con un foro que permita hacer aportaciones en eventos técnicos y en las diversas

publicaciones del I.M.A.I. en beneficio del gremio de auditores internos.

• Asistir a eventos sobre temas de actualidad, con atractivos descuentos como asociado.

• Obtener ventajas y descuentos en Escuelas y Universidades para el pago de inscripción y cuotas en

estudios de postgrado.

• Ser invitado para impartir cátedras en materias vinculadas con la auditoría interna, en las Escuelas y

Universidades del país.

• Asistir a actividades sociales y culturales que se organicen para la membresía del I.M.A.I.

• Tener acceso a la bolsa de trabajo del I.M.A.I. como oferente o demandante de servicios.

• Participa en las mesas directivas del Instituto aportando ideas o inquietudes para el mayor realce y

consolidación de la función de auditoría interna.

Estatutos

Como toda Organización formal, el Instituto Mexicano de Auditores Internos cuenta con disposiciones que

gobiernan y regulan su quehacer y conducta. Dichas disposiciones están contempladas en sus estatutos que

comprenden los siguientes capítulos:

• Disposiciones Generales.

• De los Objetivos del Instituto.

• De los asociados.

• De las Agrupaciones Regionales.

• Del Gobierno del Instituto.

• Del Consejo Consultivo.

• De los Órganos de Vigilancia.

• De las Asambleas Generales.

• De la Junta de Honor.

• Del Patrimonio y la Administración del Instituto.

• De los Objetivos del Instituto.

58

Del gobierno del I.M.A.I.

El órgano supremo de la asociación es la Asamblea General de Asociados, que se reunirá cuando menos una

vez al año. La definición de las políticas a seguir, el gobierno, la administración y la representación de la

Asociación estarán confiados a una Junta Directiva, compuesta de los siguientes miembros:

1. El Presidente.

2. El Primer Vicepresidente.

3. El segundo Vicepresidente.

4. El Tesorero.

5. El Secretario.

La Comisión de Nominaciones convocará a los asociados por medio de la Junta Directiva para que se

registren como candidatos a los puestos de la misma. El auditor interno y el auditor externo fungirán como

órganos de vigilancia de la Asociación. El auditor interno evaluará los trabajos del Instituto, asistiendo a las

sesiones de la Junta Directiva y rendirá un informe anual de actividades. El auditor externo, por su parte,

revisará los Estados Financieros, emitiendo anualmente un dictamen y controlará las votaciones en los

procesos electorales y en el cambio de estatutos.

Habrá una Junta de Honor que velará por el prestigio y buen nombre de la Asociación, para que la conducta

de los asociados no se aparte de las reglas de ética profesional, conocerá, previa queja o acusación, de los

casos en que se impute o atribuya, a algún asociado, violación a las reglas de ética profesional o desempeño

de empleos, comisiones, encargos, etc., que resulten degradantes o en descrédito de la práctica de la auditoría

interna y proponer, en su caso, las sanciones que estime adecuadas; dar su opinión cuando crea necesario

acerca de la admisión de asociados; cuando proceda, se encargará de la defensa de cualquier asociado que

fuere acusado ante los tribunales o respecto de quien se hagan imputaciones que afecten su decoro y buena

reputación; nombrará subcomisiones de asociados que le auxilien en el desempeño de sus funciones y

convocará a sesiones de Asamblea General cuando sea requerido para ello. Existe además un Consejo

Consultivo, el cual absorberá las funciones que deben desarrollar el Comité de nominaciones y la Junta de

Honor.

De sus comisiones

El I.M.A.I., para poder llevar a cabo de manera organizada y ágil todas sus actividades, ha creado una serie de

comisiones y subcomisiones, las cuales son designadas, por la Junta Directiva, tal y como lo mencionan los

estatutos de la Asociación. Destacan dentro de ellas las siguientes:

59

• Comisión de Membresía.

• Comisión de Eventos Técnicos.

• Comisión de Normas.

• Comisión Editorial.

• Comisión de Atención a Socios.

• Comisión de Relaciones con Instituciones Educativas.

• Plan Maestro Institucional.

El Instituto Mexicano de Auditores Internos cuenta con una serie de principios y lineamientos que tienen la

función de normar o regir las actividades del propio Instituto, los cuales se encuentran plasmados en un

documento de suma importancia para el I.M.A.I., ya que se puede decir que forma la parte medular de la cual

emergen todas las actividades que realiza la Asociación. El documento antes referido, es el llamado Plan

Maestro Institucional, que, como se mencionó anteriormente, tiene una importancia fundamental para el

logro de los objetivos que se ha trazado el Instituto.

Cabe hacer mención que el I.M.A.I. tiene un objeto social, que es el de representar a los profesionales de la

auditoría interna que ejercen su función en la República Mexicana. Otros objetivos importantes se refieren a

dictar normas de actuación a través de las cuales los auditores internos puedan medir sus propios avances y de

este modo las Entidades a las que sirven tengan la posibilidad de definir mejor sus expectativas de lo que el

auditor interno debe ofrecer. En adición a lo antes expuesto, el I.M.A.I. busca definir el código de ética y el

Plan Maestro Institucional, ambas piezas fundamentales de todo el aprendizaje que integra el ambicioso

proyecto y objetivo social de la Institución, para hacer de la auditoría interna una actividad verdaderamente

importante en México, con una normatividad y un reconocimiento pleno por parte tanto de las entidades como

de la sociedad en conjunto.

Código de ética

Introducción

Reconociendo que la ética es un aspecto de considerable importancia en la práctica de la Auditoría Interna y

que los principios morales observados por los asociados del I.M.A.I. deben ser formalizados, el Consejo

Nacional Directivo en su reunión ordinaria, adoptó la siguiente resolución:

60

Considerando que los asociados del I.M.A.I. representan a la profesión de Auditoría Interna, que la

administración (Empresa) cuenta con la profesión de auditoría interna como apoyo en el cumplimiento de sus

actividades, y que dichos asociados deben mantener los más elevados estándares de conducta, honorabilidad y

dignidad, con el fin de llevar a cabo una práctica de Auditoría Interna apropiada y significativa: se resuelve

que sea adoptado un Código de Ética que delinee las normas de conducta profesional para guiar las acciones

de cada miembro del I.M.A.I. De acuerdo con esta resolución, el Consejo Nacional Directivo aprueba los

consejos definidos a continuación:

Interpretación de los principios: Los pronunciamientos de este Código de Ética cubren los principios básicos

en las diversas disciplinas de la práctica de auditoría interna. Los asociados deben considerar que el criterio

personal es un requisito indispensable para la aplicación de estos principios. Los asociados tienen también la

responsabilidad de conducirse de tal manera que su buena fe e integridad no sean puestas bajo

cuestionamiento. Tomando en consideración los límites de sus habilidades técnicas, los asociados promoverán

la ejecución de las normas de auditoría interna en sus más elevados niveles, con el fin de contribuir de mejor

manera a la satisfacción de los intereses de la compañía u Organización.

1.8.4. THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS

Antecedentes Históricos

Inicia en el año de 1941 cuando el Sr. Víctor Z. Brink concluía su trabajo de tesis doctoral denominado

Internal Auditing, base para la sustentación de su examen de grado en la Universidad de Columbia en lo

Estados Unidos de Norteamérica. Dicha tesis viene a revolucionar la concepción tradicional que hasta esa

fecha se tenía con respecto a esa disciplina del Contador Público: la auditoría interna.

Continúa su evolución hacia 1958 donde se imprime la segunda edición de “Internal Auditing”, en 1973 la

tercera edición del mismo, y el 1982 la cuarta y última edición, bajo el nombre de Modern Internal Auditing,

Appraising Operations and Controls. Es válido señalar también la participación de los señores James A.

Cashin y Herbert Witt (en plan coautorial) en la obra de Víctor Z. Brink, considerada por los estudiosos de la

auditoría interna como la mejor que se ha escrito en la historia universal. Pero lo anterior obra intelectual de

Z. Brink no quedó ahí. En el mismo año de 1941 un condiscípulo lo invitó a que formara parte de una

Organización que agrupara a los auditores internos. Extendieron su idea a practicantes y profesionales de esta

disciplina estaba naciendo The Institute of Internal Auditors.

61

Once auditores asistieron a la primera conferencia anual en la Ciudad de Nueva York el 9 de diciembre de

1941. Comienza a tener forma la concepción de que la actividad del auditor interno debe estar más

identificada con la asistencia a la dirección, en todas sus actividades. El Instituto creció rápidamente después

de su primer importante paso. Sus integrantes estuvieron muy interesados en desarrollar una publicación

destinada específicamente a las necesidades de su profesión, y en 1944 nació la revista Internal Auditor. La

membresía fue extendiéndose más allá de los límites de los Estados Unidos y también en ese mismo año se

fundó el primer capítulo fuera de ese país, en Toronto, Canadá.

En 1947, el código de ética, que contiene la naturaleza, los objetivos y el ámbito de autoridad de la auditoría

interna, fue aprobado por el Consejo Directivo. A finales de los 40´s, el I.I.A. contaba con 20 capítulos y

1,300 miembros. El año de 1950 fue un periodo de especular crecimiento para el I.I.A. Se hizo gran énfasis en

la investigación y un gran número de artículos, producto de esas investigaciones, fueron publicados para

ayudar a cubrir las demandas de conocimientos de los auditores internos. El crecimiento fuera de Estados

Unidos fue también en auge. Diversos capítulos fueron integrándose en Argentina, Australia, Brasil, Canadá,

Inglaterra, Irlanda, Israel, Japón, México (que comienza a iniciar relaciones), Panamá, Filipinas, Escandinavia

y Venezuela.

En 1972 el I.I.A. cambio sus oficinas generales de Nueva York a Florida. Una de las primeras tareas en su

nueva residencia fue la aplicación del primer examen de Auditor Interno Certificado (CIA – Certified Internal

Auditor) en 1974. Sólo 122 de los 654 candidatos que hicieron el primer examen fueros aprobados.

La primera Conferencia Internacional fuera de los Estados Unidos se realizó en Londres, Inglaterra. Es

entonces cuando el I.I.A. se fue transformando verdaderamente como un Instituto Internacional con un tercio

de su membresía residente fuera de los Estados Unidos de Norteamérica.

El I.I.A. es el principal educador de la profesión del contador interno, el cual constituyó la Fundación para la

Investigación de Auditoría y represento un importante esfuerzo. En 1977, un estudio muy importante

denominado Systems Auditibility and Control reafirmó el prestigio del Instituto, porque dicho estudio había

estado detenido por 14 años y es hoy cuando se encuentra en expansión. La gran presentación del estudio de

Systems Auditibility And Control, coincidió con la celebración del 50 aniversario del I.I.A. al mes de junio de

1991 en la ciudad de Nueva York. En 1941, The Institute Of Internal Auditors, Inc., fue creado por auditores

internos en los Estados Unidos. Hoy en día es la única Organización internacional dedicada exclusivamente al

desarrollo del auditor interno y de la profesión de auditoría interna.

62

Desde 1941, el Instituto ha sido un instrumento de ayuda a sus miembros en el cumplimiento de los criterios

generalmente aceptados por la profesión, a través de:

La adopción de un código de ética profesional.

La aprobación de la declaración de responsabilidades de la auditoría interna.

El establecimiento de un programa de educación continúa.

El desarrollo de un cuerpo común de conocimientos.

El establecimiento de un programa para obtener un título profesional de auditor interno (Certified Internal

Auditor).

El prestigio y reconocimiento logrados por el I.I.A., le ha permitidos sostener una labor de investigación y

enseñanza que lo han situado como toda una autoridad dentro de la rama de la auditoría interna a nivel

internacional.

El I.I.A., ofrece una amplia gama de cursos de capacitación y publicaciones, algunas de las cuales son textos

de consulta en las más prestigiadas Universidades. El I.I.A., reconociendo que la ética es un aspecto muy

importante en la práctica de la auditoría interna, y viendo que los principios morales de sus asociados debían

ser formalizados, adoptó un código de ética profesional el 13 de diciembre de 1968, en reunión ordinaria del

consejo directivo, celebrada en la ciudad de Nueva Orleáns, Lousiana, con el fin de que este código de ética

delineara las normas de conducta profesional para guiar las acciones de cada miembro de la I.I.A. Es

importante señalar que este mismo Código de Ética ha sido adoptado por el Instituto Mexicano de Auditores

Internos para la regulación de la conducta profesional de los auditores internos mexicanos.

Tipos de membresía del I.I.A.

Miembro: Individuo involucrado con actividades de auditoría interna.

Administración de auditoría interna.

Supervisores, administradores y directores, quienes tienen responsabilidades de auditoría interna o quienes

dedican el 50% o más de su tiempo supervisando a otros auditores o desarrollando/dirigiendo programas de

auditoría (incluyendo auditoría al procesamiento electrónico de datos). También incluye a Auditores Internos

Certificados (equivalente en México a Licenciado, es decir; que cuenta con cédula profesional, el inglés,

Certified Internal Auditor), quienes manejan o supervisan la función de auditoría.

63

Personal de auditoría interna

Aquéllos quienes están activamente comprometidos como auditores internos o son empleados de tiempo

completo dentro del personal de auditoría interna (incluyendo auditoría al procesamiento electrónico de

datos), quienes no son administradores según la definición anterior y todos los auditores internos certificados,

quienes no tienen las cualidades antes mencionadas sobre la administración de la auditoría interna.

1. Miembro Asociado: Funcionarios corporativos, contadores públicos y otros calificados con

experiencia quienes están comprendidos con campos relacionados con la auditoría interna.

2. Miembro Educacional: Empleados principalmente como educadores en Colegios, Escuelas o

Universidades.

3. Miembro estudiante: Aquellos comprometidos de tiempo completo en el estudio de la auditoría

interna o cursos relacionados en Colegios y Universidades, y quienes no encuadran dentro de los

rubros de Miembro Asociado o Miembro Educacional.

El I.I.A. es una Organización Nacional en los Estados Unidos de Norteamérica, y cuenta con oficinas en

muchas partes del mencionado país: el I.I.A. fomenta el intercambio de ideas entre los auditores internos, la

adherencia a las normas profesionales y la expansión de servicios en muchas fases de los negocios más allá

del entorno financiero. La publicación oficial bimestral del I.I.A. es The Internal Auditor. Adicionalmente

varios libros de auditoría interna han sido publicados bajo el patrocinio del I.I.A. Un programa de

certificación administrado por el I.I.A. capacita a auditores internos, quienes son clasificados para ser

Auditores Internos Certificados (CIA – Certified Internal Auditors).

Declaraciones Sobre Normas Para La Práctica Profesional De La Auditoría Interna. (S.I.A.S. – Statement on

Internal Auditing Standards).

El Instituto de Auditores Internos (The Institute of Internal Auditors, Inc.) ha publicado a partir de 1978 las

normas para la práctica profesional de la auditoría interna “para dar servicio a la profesión en todo tipo de

negocios, en diferentes niveles jerárquicos y en todas las organizaciones donde haya forma correcta”. La

64

experiencia y el éxito han demostrado la validez de los principios básicos que se promovieron en las referidas

normas.

Posteriormente a las normas para la práctica profesional de la auditoría interna, surgieron otros

pronunciamientos normativos como una extensión a las normas señaladas. Estos otros pronunciamientos

normativos son las Declaraciones sobre las normas para la práctica profesional de la auditoría interna, o

S.I.A.S. (Statements on Interna Auditing Standards). El Comité de Normas y Responsabilidades

Profesionales, que es elegido por The Institute of Internal Auditors como Comité Técnico Superior, es el

organismo encargado de emitir las Declaraciones sobre las normas para la práctica profesional de la auditoría

interna.

Los S.I.A.S. han sido emitidos por el I.I.A. para proveer interpretaciones autorizadas de las normas para la

práctica profesional de la auditoría interna. Las organizaciones, los grupos de auditoría interna, los directores

de auditoría interna y los auditores internos, deben desplegar su máximo esfuerzo para cumplir con las

normas. La aplicación de las normas y estas declaraciones relacionadas con las mismas, estará influenciada

por el entorno o condiciones en los cuales los grupos de auditoría interna lleven a cabo las responsabilidades

asignadas. La adopción y cumplimiento de las normas y declaraciones relativas ayudarán a los profesionales

de la auditoría interna a cumplir con sus responsabilidades.

A continuación se presentan los títulos de las 13 declaraciones sobre las normas para la práctica profesional

de la auditoría interna emitidas hasta el año 1995, las cuales fueron traducidas y puestas a disposición de la

auditoría interna en México por el Instituto Mexicano de Auditores Internos.

SIAS 1. Control: Conceptos y Responsabilidades.

SIAS 2. Comunicación de resultados.

SIAS 3. Prevención, Detección, Investigación y Reporte de Fraudes.

SIAS 4. Seguridad en la Calidad.

SIAS 5. Relaciones de los Auditores Internos con Auditores Externos Independientes.

SIAS 6. Papeles de Trabajo de Auditoría.

SIAS 7. Comunicación con el Consejo de Administración.

SIAS 8. Procedimientos Analíticos de la Auditoría.

SIAS 9. Valuación de Riesgos.

SIAS 10. Evaluación del Cumplimiento de Objetivos y Metas Establecidas para Operaciones y Programas.

65

SIAS 11. Norma General 1992.

SIAS 12. Planeando la Asignación de Auditoría.

SIAS 13. Seguimiento a Observaciones de Auditoría Reportadas.

1.8.5 FEDERACION LATINOAMERICANA DE AUDITORIA INTERNA

Antecedentes históricos

En el marco del “III Encuentro Latinoamericano de Auditores Internos” que tuvo lugar en la ciudad de

Buenos Aires, Argentina, los días 7 y 8 de octubre de 1991, los representantes de los 12 países participantes

manifestaron su determinación unánime de promover la formación de un organismo regional que ofrezca una

sólida estructura formal para la cooperación e intercambio de experiencias profesionales entre los auditores

internos de todos los países de habla hispana. Como colorario de sus deliberaciones, los representantes de los

Institutos de Auditoría Interna de los países concurrentes, México entre ellos, suscribieron la denominada

Carta de Buenos Aires. Algunos meses después, y teniendo como escenario el puerto de Cancún, México, en

ocasión de haberse celebrado ahí la conferencia sobre la Dirección General de Auditoría del Instituto de

Auditores Internos (I.I.A. GAM Conference), del 7 al 11 de marzo de 1992, quedó formalizado el acuerdo de

voluntades contenido en la Carta de Buenos Aires. Se confirmó la creación de la Federación Latinoamericana

de Auditores Internos, y con inspiración de latinidad se adoptó la sigla FIDE-AI, que significa la “Fe en el

futuro de las importantes responsabilidades de los institutos de auditoría interna y de los auditores internos,

para identificar el nuevo organismo regional.

Bajo la coordinación del Director Regional del I.I.A. para América Latina, C.P. Jorge Barajas Palomo, se

instalaron las primeras tres comisiones de la FIDE-AI que darían forma paulatina al trabajo institucional:

1. Comisión para el Estudio de la Formación Académica del Auditor Interno, a cargo del Instituto de

Auditores Internos de la República Argentina.

2. Comisión para el Estudio sobre el Enfoque Gerencial de la Auditoría Interna, a cargo del Instituto 2.

Auditores Internos de Costa Rica.

3. Comisión de Unificación de Técnicas y Términos Profesionales, a cargo del Instituto Mexicano de

Auditores Internos.

Los trabajos de promoción de membresía, de asistencia en asuntos relacionados con el I.I.A. y de otras

cuestiones afines quedaron a cargo del propio Director Regional del I.I.A. para América Latina.

66

La Federación tendrá los siguientes objetivos principales:

1. Propiciar el intercambio de experiencias en el ejercicio de la profesión de auditoría interna entre los

países miembros con un carácter innovador y de fomento del desarrollo conceptual y práctico de la

profesión.

2. Incrementar las relaciones efectivas entre los miembros de la Federación y el I.I.A. con el fin de

obtener el óptimo provecho de los servicios de divulgación y apoyo técnico, desarrollo profesional y

otros de dicho Instituto Internacional.

3. Impulsar el progreso y reconocimiento de la profesión de auditoría interna en la región

latinoamericana, así como en España y Portugal con criterios de uniformidad y armonización.

4. Fomentar las necesarias relaciones con organismos profesionales afines, tanto nacionales como

internacionales.

67

CAPITULO II. ADMINISTRACÍON DEL GRUPO DE AUDITORIA

2.1 LA AUDITORIA INTERNA Y EL CONTADOR PÚBLICO

Origen de la auditoria en la historia

Desde que el ser humano apareció en la tierra y comenzó a desarrollar sus habilidades e instintos y sobre todo

a conocer sus limitaciones personales, se dio cuenta que para conservar su propia existencia, necesitaría la

ayuda y el apoyo de sus semejantes, por ello que el ser humano sea biopsicosocial, comenzó a conjuntar

esfuerzos y formo grupos, para defensa y protección, empezó a vivir en sociedad.

La naturaleza le proporciona al hombre los elementos para subsistir sin embargo el hombre como criatura

desafortunada mente, le son insuficientes estos recursos o no son lo que el desea por ello que se produzca algo

a lo que denominaremos necesidad y para cubrirlas utilizo su ingenio y calidad racional y transformo el

medio para hacerlo apto y cubrir sus necesidades recordemos que el ser humano siempre esta en búsqueda de

su bienestar esto se le llama actividad económica.

Lo que va de la mano y da origen a las profesiones, artes, oficios o actividades, las cuales surgen para cubrir

las necesidades humanas las cuales se han tenido que ir perfeccionando y para lograrlo ha sido necesario la

acumulación de conocimientos, resultado de investigaciones, observación y experimentación. Por ello el

surgimiento de la profesión contable ya que busca proporcionar a una entidad información y control

financiero de manera, claro, relevante y oportuna para tomar decisiones que le sirvan para hacer buen uso de

los recursos.

A raíz del origen de la contabilidad surge la auditoria en el siguiente cuadro veamos el desarrollo presentado

en las primeras civilizaciones y la aportación a estas profesiones, sucesos que marcaron la misma. El año en

que surgió la contabilidad y con ello la necesidad de tener controles a través de la auditoria no se tiene

precisado el momento pero desde las primeras civilizaciones la historia narra las formas tan primitivas de

ejercer un control sobre las actividades económicas y para ello haremos un listado de los principales

acontecimientos que han marcado el desarrollo de esta profesión.

68

CULTURA APORTACIÓN

MESOPOTÁMICA

Museo Británico de Babilonia

(4000 a. de C)

Esta cultura llevaba control de todas las actividades

económicas mediante registros diarios los cuales eran

sumados y revisados. En este tiempo la actividad creció

y se desarrollo mucho de tal manera que dio origen a

la instalaran bancos que financiaran a los agricultores

y ganaderos.

Posee una colección de Tablillas: que ponen a la luz

cuentas y documentos de crédito plasmados en arcilla.

EGIPTO

El rey recibía informes o reportes (auditorias)

de las cosechas para calcular impuestos.

Su actividad primordial de su económica es la

agricultura, esta cultura llevaba un estricto control en

papiros, de la distribución de tierras y el otorgamiento

de granos, los tributos para el faraón eran controlados

por los funcionarios o escribas e incluso eran estos

mismos los encargados de llevar un control de gasto

de los faraones desde la época de Menach en el año de

3623 a.c. En el año de 1383 la teneduría de libros era

una práctica generalizada fecha en que el imperio

alcanzo su esplendor.

CHINA A través de los mandarines cobraban impuestos, lo cual

nos da un panorama de la utilización de terceros para la

recaudación.

FENICIOS Precursores de la actividad de exportaciones

importación y el comercio marítimo llevaban un

control de operaciones precursores del comercio entre

culturas.

PERSAS El rey Darío hizo acuñar las monedas llamadas darico

por primera vez en la historia.

GRIEGOS

594 a. de C.

Norma aspectos relativos a las funciones

administrativas

En cuanto a la actividad contable se hace referencia al

sistema jurídico conocido como las leyes de Solón, uno

de los cuerpos más justos y avanzados para su época.

Propuesto por el legislador Solón (640-558 a, de c.)

suprimió deudas hipotecarias sobre la tierra, reformo el

código Dracon que contiene leyes escritas con castigos

iguales para todos. Reduce privilegios a los

administrativos y ya trata la necesidad de normar bases

69

contables.

FEUDAL En esta etapa esta claramente definido que el rey es el

dueño de los medios de producción y ejerce un claro

control sobre la tierra bajo su mando la cual tiene dos

fines:

El ingreso al señor feudal a través de sus reserves y la s

tierras arrendadoras dichos fines constan en

documentos. En las que se registran los ingresos por

arrendamiento y otros. Los esclavos y libertos en su

mayoría griegos eran encargados de llevan registros

contables de manera privada pero poco a poco se

hicieron mas indispensables hasta llegaron a ocupar

puestos importantes en la administración.

Aparecen dos personajes históricos:

1. EL CONTADOR O NUMERATOR.

2. EL AUDITOR O SPECTATOR.

Estas primeras aportaciones fueron base para el desarrollo de la profesión en el siguiente cuadro veremos

otras aun vigentes hasta nuestros días.

AUTOR Año APORTACIÓN

Benedeto Cotrugli Rangeo 1458 Della Mecatura del Mercante Perfetto .

-Libro mayor.

-Giornale (diario).

-Memorial (Borrador o recordatorio).

Fue publicado en el año de 1573.

Fray Luca di Borgo

Fray Luca Paccioli

Creador de un Nuevo sistema

1445

1509

SUMMA de aritmética Geometría proporfioni et

proportionalta.

Base y reglas para su aplicación en libro diario, mayor,

inventario y borrador.

En el año de 1494.

Se publica la Segunda parte de SUMMA.

Bartolomé Salvador Solórzano

España

1540 Libro de caja y manual de mercaderes.

Simon Stevin 1673 Calcularon los resultados de manera periódica dividiendo el

período de vida de un negocio en años

70

2.1.1 DESARROLLO DE LA AUDITORIA HASTA NUESTROS TIEMPOS

A lo largo de la historia como hemos observado la evolución de la auditoria y los negocios que hoy en día se

celebran son distintos a los que se llevaban anteriormente, el escenario a cambiado la creciente población, el

progreso científico y tecnológico y la ruptura de las barreras comerciales que sin duda han generado

beneficiado a al humanidad pero también exige, y la profesión ha tenido que evolucionar para cubrir los retos

que hoy en día para brindar niveles de eficiencia, eficacia y control de operaciones tanto administrativas y

económicas. La evolución a sido notoria antes que pensar en todas las guías, programas y metodologías

empleadas por los auditores, antes todo esto era casi desconocido para ellos como tal pero lo desarrollaban de

manera empírica, pero como tal sé podían omitir pasos primordiales para los resultados. Sin embargo al surgir

nuevas necesidades se han encontrado estas nuevas herramientas de apoyo para realizar mejor el trabajo de

auditoria y con resultados más eficaces. Se han desarrollado auditorias diferentes a lo largo del tiempo en los

diferentes gobiernos y organizaciones económicas de las culturas y hasta nuestros tiempos, las cuales fueron

cumpliendo las necesidades que el tiempo exigía, y la profesión trato de adaptarse como sucedió en la

revolución industrial en la que los servicios del auditor se utilizaban para protegerse de fraudes por

empleados, en esta etapa el auditor adquiere responsabilidad ante terceros y los banqueros se convirtieron en

principales usuarios externos de estos informes para tener la seguridad de que no se encontraban

distorsionados. Antes de 1900 el objetivo de la auditoria era la detectar fraudes y la revisión a las operaciones

contables eran cerca de un 100%.

Hacia el siglo XX el enfoque cambia y se convirtió en ver si los estados financieros daban un panorama real

de la situación de la empresa todo esto con el fin de atraer inversión y que esta tenga una seguridad, ya que al

crecer las organizaciones, y los auditores tuvieron obligaciones ante las autoridades gubernamentales, frente a

la bolsa mexicana de valores, fisco y en general frente a terceros que dependan de la información financiera

auditada. La razonabilidad de las cifras será un asunto sumamente importante. Al incrementar el tamaño de

las organizaciones se hizo necesario que la auditoria se apoyara de otras áreas como lo es el método

estadístico, para seleccionar porciones para realizar el estudio en lugar de estudiar todas las operaciones, y fue

una idea que necesito la que se unifico de criterios para entre los gerentes de negocios y los auditores para

darle confiabilidad, lo cual beneficio a los costos en cuanto al trabajo de auditoria. Al seleccionar una parte

del todo, surgió la importancia de que las empresas lleven un buen control interno, que serán todas las

políticas y procedimientos para dar confiabilidad razonable de que los objetivos de la compañía serán

alcanzados, en esta etapa se dieron cuenta que al conocer las debilidades y fortalezas de la empresa se

definiría la profundidad de las pruebas entre mas control menos profundidad. Al tomar muestras también

surgió la limitación para detectar fraudes como objetivo de la auditoria y quedo claro que el control interno

seria una herramienta para detectar posibles situaciones irregulares. En 1960 la detección del fraude volvió a

71

tomar un papel importante puesto que al no ser su objetivo la detección de fraudes los usuarios se quejaron

fuertemente de fraudes no detectados por los auditores, fue necesario que en 1996 la junta de normas de

auditoría ( Auditing Standars Bord, ASB) emitió una guía de los auditores, requiriendo una evaluación

explicita del riesgo de error en los estados financieros en todas las auditorias, debido al fraude. Lo que

ocasiono que los procedimientos de auditoria, fueran necesarios para reflejar los resultados de esa evaluación.

Y se apoyo en otra área la informática para manejar el uso creciente de información. La necesidad de normar

a la auditoria y comprometer a los auditores con las aseveraciones pero también darle los elementos para

defenderse y para que este evaluar el riesgo de fraude material.

En resumen:

1. Nuevo énfasis a la razonabilidad de los estados financieros.

2. Responsabilidad del auditor ante terceros.

3. Cambio de método de auditoria a muestreo estadístico.

4. Reconocimiento de la importancia del control interno para evaluar la profundidad de pruebas.

5. Desarrollo de nuevos procedimientos de auditoria aplicables a sistemas de computación y el uso del

computador como una herramienta.

5. Demanda de una revelación de información favorable y desfavorable concerniente a la compañía.

6. Responsabilidad para evaluar el riesgo de fraude material.

2.1.2 LA APARICIÓN DE LA AUDITORIA EN MÉXICO

Los antecedentes de la auditoria en nuestro país nos remontan muchos años a tras en la que la cultura azteca

ejercía un dominio sobre los territorios de mezo América a los cuales estos hacían calculo y cuenta de los

tributos que estos tendrían que enterar por ser sus dominados, como lo refiere en este caso el código

Mendocino, en caso de no ser cubiertos se reportaban a los (recaudadores-auditores) para la imposición de un

castigo, por ello que el libro la visión de los vencidos narre las diversas alianzas ocurridas por los pueblos que

estaban en contra de los aztecas por tales disposiciones y que concluyeron con la caída de la gran

Tenochtitlan y la conquista por parte de los españoles.

Al hablar de auditoria es necesario tratar los orígenes de la profesión contable en nuestro país:

• En la conquista, Al fundarse el ayuntamiento de Veracruz en 1519 se nombro contador al Alfonso de

Ávila. Y el 15 de Octubre de 1522 a Carlos V. Rodrigo De Albornoz se nombra el primer contador

real.

72

• En 1845 El tribunal de Comercio de la Ciudad de México estableció la Escuela Mercantil.

• En 1854 Antonio López de Santa Ana funda la Escuela de Comercio que impartía la teneduría de

libros desaparece en el imperio de Maximiliano.

• 1868 Benito Juárez en respuesta a la evolución de la actividad debido al auge mercantil, se reanuda la

actividad docente de contabilidad se funda la ESCA (Escuela Superior de Comercio y

Administración).

• 1905 Se instauran las carreras de Contador de Comercio y perito empleado de la Administración

Publica.

• 25 de Mayo de 1907 Titula el primer titulo de Contador Publico a Fernando Diez Barroso quedando

este día como el día del contador.

• 1917 Se reúnen Fernando Diez, Luis Montes de Oca, Roberto Casas Alatriste entre otros para darle

un fundamento académico a la profesional un proyecto de ley cuyo propósito era la creación de la

carrera.

• 11 septiembre de 1917 se constituye la primer asociación de contadores titulados, se crea así mismo

el Instituto Americano de Contadores en Estados Unidos de Norteamérica.

• 1923 Se empiezan a impartir cátedras de auditoria por el primer profesor Fernando Diez Barroso.

• 1925 Se creo la facultad de comercio y administración dependiente de la UNAM, nace y es

organizada y apoyada por maestros de la ESCA.

• 1936 Se crea el IPN con la incorporación de escuelas entre ellas ESCA que forma Contadores

Públicos que cuentan con conocimientos para desarrollarse en el área de auditoria.

• 1944 Se establece que la profesión Contador Publico requiere de Titulo Profesional.

2.1.3 CONCEPTO DE AUDITORIA

• Etimológico.

• Diversos conceptos.

El origen de la palabra auditoria proviene del latín auditor, que significa oyente “Persona que oye” y, fue

apropiada para la época durante la cual los registros de contabilidad gubernamental eran aprobados solamente

después de una lectura publica en la cual las cuentas eran leídas en voz alta. Desde tiempos medievales, y

durante la Revolución Industrial, se realizaban auditorias para determinar si las personas en posiciones de

responsabilidad oficial en el gobierno y en el comercio estaban actuando y presentando informes en forma

honesta.

El diccionario la define como: Revisión de la confiabilidad de una institución o empresa realizada por un

especialista ajeno a la empresa. Así mismo lo define como un examen de operaciones financieras,

73

administrativas y de otro tipo de una entidad pública o de una empresa por especialistas ajenos a ellas y con el

objeto de evaluar la situación de las mismas. Por lo que podemos ver que la auditoria se constituyo como una

herramienta de control y supervisión para disciplinar a las organizaciones y permitió la detección de errores

en estas con el fin de que estas no pudieran ser vulnerables en algún momento. Existen diversos conceptos de

auditoria sin embargo enunciaremos algunos sobresalientes a nuestra opinión.

AUTOR CONCEPTO

Report nof the comitte on Basic Concepts del

Auditing Concept Comitte en Accounting Review

(1972)

La auditoria es un proceso sistemático para obtener

y evaluar de manera objetiva evidencias

relacionadas con informes sobre actividades

económicas y otros acontecimientos relacionados.

El fin del proceso consiste en determinar el grado

de economía, eficiencia y eficacia en la utilización

de los recursos: prevenir el uso indebido de estos y

coadyuvar el fortalecimiento de la disciplina en

general.

Normas y procedimientos de auditoria Representa el examen de los estados financieros de

una entidad con objeto de que el contador publico

independiente emita una opinión profesional

respecto así dichos estados representan la situación

financiera los resultados de las operaciones las

variaciones en el capital contable y los cambios en

la situación financiera de una empresa de acuerdo a

los principios de contabilidad generalmente

aceptados.

Israel Osorio Sánchez Es el examen crítico que realiza un lic. En

contaduría publico independiente de los libros y

registros de una entidad basada en técnicas

específicas con la finalidad de opinar sobre la

razonabilidad de la información financiera.

Armando González Mondragón La auditoria es el examen de las operaciones

administrativas y financieras de una empresa,

aplicado por especialistas ajenos o relacionados

internamente con ella con el objeto de evaluar la

situación de la misma.

74

Enrique Paz Zavala Etapa de la contaduría que verifica la corrección de

las cifras presentadas en los estados financieros en

un sentido amplio tenemos que es el examen de los

libros, registros, cuentas, comprobantes y métodos

de una entidad con objeto de comprobar su

razonable exactitud.

Santillana Verificar que la información financiera,

operacional y administrativa que representa es

confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los

hechos, fenómenos y operaciones se den en la

forma como fueron planeados que las políticas y

lineamientos establecidos han sido observados y

respetados: que cumplen con las obligaciones

fiscales, jurídicas y reglamentarias en general es

evaluar la forma como se administran y operan

tendiendo al máximo de aprovechamiento de los

recursos.

De lo sobresaliente de estos conceptos obtendremos algunos puntos a analizar, para comprender mejor los

conceptos antes mencionados:

• Proceso sistemático: Se entiende que al ir encaminados hacia un objetivo deben existir un conjunto

de procedimientos lógicos y ordenados, que el auditor debe cumplir para abastecerse de la

información necesaria para opinar. Cabe mencionar que los procedimientos aumentaran o

disminuirán según el tamaño de la empresa, pero sin dejar de cumplir los requisitos de la profesión.

• Evidencia: Son todas las pruebas de información que sirve de base para emitir una opinión en el

informe final y el auditor debe utilizar su criterio para la selección de esta.

• Informes: Informes financieros y a otras actividades de interés personal según su criterio.

• Grado de precisión: El auditor lo determinara para ver si los hechos ocurren en realidad u los

informes después de tales sucesos.

• Razonabilidad: Se esta en lo correcto.

• Normatividad: Acuerdo a los lineamientos establecidos por Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados o las NIF y todos los convenios, manuales y leyes que de alguna manera

los regule.

• Evaluar: Que el auditor le asigne un valor.

75

• Auditar: Es el proceso de acumular y evaluar evidencia por parte de una persona independiente,

acerca de la información cuantificable de una entidad con el propósito de determinar

correspondencia entre información cuantificable y criterios establecidos. La posición actual de la

auditoria es clara se ha convertido en una herramienta para la toma de decisiones y se apoyara de

otras herramientas como lo es el uso de la computadora para agilizar su trabajo y eficientarlo.

En nuestra opinión podemos definir a la auditoria como:

Auditoria: Es un examen critico y constructivo sobre las operaciones financieras y administrativas, con el

objeto de emitir una opinión respecto a ellas y la manera como se están llevando, para detectar oportunamente

desviaciones o errores que se pudieran tener, y por lo que se dan sugerencias de acciones correctivas para

mejorar su ejecución. su implantación, y cuyo resultado final quedara plasmado en un dictamen o informe

final.

2.1.4 OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Como ya hemos podido leer en los anteriores párrafos, diversos autores coincidieron que la auditoria es un

examen y como tal, buscara evaluar las actividades económicas-administrativas, y el cumplimiento con lo

establecido, por parte de estas. El objetivo de la auditoria como esta establecido en el boletín 4010 de Normas

de Auditoria es el que un auditor independiente exprese una opinión acerca de la adecuada presentación

razonable de el estado de situación financiera, estado de resultado de sus operaciones, estado de variaciones

en el capital contable y el estado de cambios en la situación financiera y que están de acuerdo a los principios

de contabilidad generalmente aceptados.

Pese a que podemos familiarizarlo mas como un objetivo de la auditoria externa (véase clasificación de la

auditoria) es un objetivo general de la auditoria es el de expresar una opinión ya que esta será la única

evidencia del trabajo del auditor la cual quedara plasmada en un dictamen o informe final, y el auditor será el

medio por el cual se expresara esta y será base para la toma de decisiones. Por todo esto es indispensable

eliminar todas las causas que puedan distorsionar una opinión (ignorancia, influencia personal, intereses

propios, negligencia o deshonestidad) y mantener una independencia mental. Ya que el propósito de

cualquier auditoria es darle validez al objeto de revisión, al ser revisados por terceras personas. Por ejemplo:

Los estados financieros están libres de la influencia de dirección cuando los revisa un auditor. Los objetivos

específicos que perseguirá cada una de los diversos tipos de auditoria se abordaran mas adelante en cada uno

de sus apartados respectivos.

76

2.1.5 FUNCIÓN SOCIAL Y ECONÓMICA DE LA AUDITORIA

Ya vimos que las profesiones surgieron por necesidad humana y por lo tanto debe tener un espíritu de servicio

social, teniendo por consecuencia una responsabilidad social y moral. Por ello que la profesión contable sea

un compromiso con uno mismo y con la sociedad, con la que adquirimos compromisos de integridad,

honradez, rectitud y utilidad para quien solicita nuestros servicios. Por ello que la auditoria y nuestros valores

nos comprometan con la sociedad a la que habremos de servir. Por el bien nuestro y de nuestros semejantes. A

raíz de los constantes sucesos económicos ocurridos recientemente en Estados Unidos, al falsear información

las empresas que cotizaban en bolsa, reflejando utilidades inexistentes y que ocasiono la quiebra de muchas

de ellas (véase modelo coso) la contabilidad en este país tuvo un cambio importante ya que era necesario

garantizar a los inversionistas la estabilidad en los mercados de inversión. Por lo que la auditoria a tomado

una clara participación en las economías por su función de certificadora y porque garantiza la salud financiera

de las corporaciones y más debido a que actualmente la apertura de las economías requieren garantía en la

inversión. Por ello que este país el auditor sea responsable solidario conjunto con la organización que

certifica, nuestro país México esta en análisis de esta propuesta únicamente la responsabilidad se limita a

emitir la opinión como lo establece el libro de Normas de Auditoria.

2.1.6 EL AUDITOR

2.1.6.1 CONCEPTO

Como ya hemos venido hablando el auditor es el personaje principal en la auditoria ya que es la persona que

realiza la auditoria y por lo tanto debe de contar con una serie de características y requisitos indispensables

para el libre ejercicio de esta actividad.

2.1.6.2 FUNCIÓN Y RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR

Su función es actuar como certificador profesional de los estados financieros, dentro de sus tareas tendrá la de

elabora una opinión sobre los estados financieros preparados y emitidos por el cliente, este le añadirá

credibilidad a estor al hacer sus afirmaciones sobre los mismos. El auditor realizara algunas actividades y

pruebas para allegarse de información y poder certificar, por lo que será indispensable que el auditor realice

ciertas funciones enfocadas al estudio, análisis y diagnostico de la estructura y funcionamiento general de una

organización. Por lo que se apoyara de diversas herramientas para realizar un estudio general de la empresa,

77

desarrollara programas de trabajo e implementara la metodología, utilizara técnicas de levantamiento de

información y diagnosticara. Responsabilidad del auditor va enfocada prácticamente a tres puntos de vista:

1. Cliente: Darle seguridad sobre las manifestaciones financieras-administrativas, por lo que también

debe tener el auditor la obligación de proteger al lector de mal entendidos en el informe de su

opinión.

2. Profesional: El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y

criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoria, así

como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Todo esto con el fin de

mantener la talla profesional en la realización del trabajo.

Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en:

• Preservar la independencia mental.

• Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquirida.

• Cumplir con las normas o criterios que se le señalen.

• Capacitarse en forma continua.

Sin olvidar el respeto a las normas que rigen la profesión, y que requieren que el trabajo se desarrolle con las

siguientes características por mencionar algunas:

Objetividad: Un objetivo que la auditoria a buscado la independencia de criterio para evitar formular juicios o

caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados.

Responsabilidad: Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente

y asumiendo la consecuencia en la omisión de pasos, como la no preparación del personal que apoyara en el

desarrollo de la auditoria, o la mala preparación del plan de trabajo, la no revisión a los papeles de trabajo o la

mala programación de horas estimadas.

Integridad: Preservar sus valores por encima de las presiones e intereses de los particulares.

Confidencialidad: Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses

ajenos, la discreción es una gran cualidad del auditor no solo una responsabilidad.

78

Compromiso: Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus

servicios.

Equilibrio: No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos esto nos recuerda lo

importante de la independencia que no debemos perder de vista.

Honestidad: Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar

compromisos o tratos de cualquier tipo.

Institucionalidad: No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la

que pertenece.

Creatividad: Ser innovador en el desarrollo de su trabajo, al igual que mostrar iniciativa en el trabajo dando

respuestas a los problemas que se enfrentan.

Consigo mismo: Valor de su opinión, el determinara la profundidad de las pruebas, en las que sustentara su

opinión y sobre todo contar con todos los elementos de juicio suficientes, si el no es sincero consigo mismo

no tiene validez su opinión.

Ahora si entremos de lleno a la clasificación de la auditoria, a la explicación de cómo el concepto de auditoria

se fue desmembrando hasta llegar hacer formado por pequeños pedazos que nos darán la visión integral como

una fotografía de una entidad.

2.1.7 CLASES DE AUDITORIA

Al tener ya bien definido el concepto de auditoria, en nuestra investigación nos encontramos que existen dos

clases de auditoria: la Interna y la Externa. Como una breve introducción les explicamos que la Auditoria

interna es la realizada con recursos materiales y personas que pertenecen a la empresa auditada. Los

empleados que realizan esta tarea son remunerados económicamente; además la Auditoria interna existe por

79

expresa decisión de la Empresa, o sea, que puede optar por su disolución en cualquier momento. Y por otro

lado, la Auditoria externa es realizada por personas afines a la empresa auditada; es siempre remunerada. Se

presupone una mayor objetividad que en la Auditoria Interna, debido al mayor distanciamiento entre auditores

y auditados. A continuación analizaremos las dos clases de auditoria.

2.1.7.1 AUDITORIA EXTERNA

El Estudio de la Auditoria Externa es muy extenso ya que tiene demasiada información y autores que estudiar

en nuestro trabajo trataremos de realizar un estudio básico de como se creo la importancia de dictaminar los

estados financieros por contador publico independiente, las instituciones que lo regulan y los

pronunciamientos que lo regulan, así como su procedimiento con el cual podrá sustentar y emitir su opinión.

Para iniciar nuestra investigaciones primero daremos un concepto a la auditoria Externa, la cual podemos

definir como “el examen que se practicar a estados financieros con el fin de emitir una opinión imparcial

sobre bases especificas, realizado por contador publico independiente el cual reúne requisitos Legales,

técnicos, éticos y morales. En nuestro trabajo mencionaremos los aspectos más importantes de la auditoria

externa la cual también tiene un interés en el bienestar de la organización, especialmente en el sentido de que

la salud y prosperidad de su cliente vendrá a ser un factor determinante para el auditor o firma de auditores

externos.

Como antecedente Histórico la contaduría publica en nuestro país tuvo sus inicios cerca del año de 1917 al

formarse la primera agrupación profesional denominada Asociación de Contadores Públicos la cual contaba

con solo 11 integrantes, los cuales vislumbraron la necesidad que existía en México de unificar la practica

profesional y auto imponerse una serie de normas de carácter ético y técnico lo cual era fundamental para el

crecimiento de nuestra profesión, cerca del año 1923 se constituyo el instituto mexicano de contadores

públicos cuya finalidad fue la de agrupar a todos los miembros de la profesión, el cual fue reconocido como

organismo nacional en el año de 1965 con el propósito de representar a la población contable nacional. El

objetivo primario del Instituto a sido el de propugnar por la unificación de criterios y lograr la implantación y

aceptación de normas, principios y procedimientos básicos de ética y actuación profesional por parte de sus

asociados.

80

2.1.7.2 ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA EXTERNA

En 1955, un grupo entusiasta de profesionales de la contaduría publica, pertenecientes al instituto mexicano

de contadores públicos (IMPC) se dio a la tarea de iniciar un proyecto que en este año cumplirá 51 años: la

creación de una Comisión que tuviera como fin primordial “ normas la actividad del contador publico

independiente, Auditor Externo. A este proyecto se le nombro La comisión de procedimientos de auditoría,

creada con el propósito de determinar los procedimientos de auditoria y poder efectuar un examen a los

estados financieros cuyo fin es el de proporcionar un informe de la situación financiera de la empresa, el cual

será avalado por la opinión del contador publico. Con el tiempo, el nombre de dicha comisión se ha

modificado en dos ocasiones. La primera fue en 1971, cuando cambio al de Comisión de Normas y

Procedimientos de Auditoria (CONPA). En años recientes, a esta denominación se le agrego la expresión

Normas para Atestiguar, con el propósito su ámbito de acción a otras actividades que realiza el Contador

Público Independiente, diferente a la de auditoria de Estados Financieros. A pesar de este agregado la

comisión sigue conociéndose con la CONPA.

Dicho propósito con el cual se creo la CONPA esta conformado por 4 objetivos principales que son:

• Determinar las normas de auditoría a que deberá sujetarse el contador público independiente que

emita dictámenes para terceros con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o relevancia y

suficiencia de la información.

• Determinar los procedimientos de auditoría para el examen de los estados financieros que sean

sometidos a dictamen de contador público.

• Determinar procedimientos a seguir en cualquier trabajo de auditoría, en sentido amplio que lleva a

cabo el contador público cuando actúa en forma independiente.

• Hacer las recomendaciones de índole práctica que resultan necesarias como complementos de los

pronunciamientos técnicos de carácter general emitidos por la propia comisión, teniendo en cuenta

las situaciones particulares que con mayor frecuencia se presentan a los auditores en la práctica de

su profesión.

Bajo estos puntos tenemos que la principal responsabilidad del contador público en su actuación como

profesional independiente, es expresar una opinión sobre los estados financieros que ha examinado; es lo que

se conoce como el “informe de auditoría” o “dictamen”.

Este concepto establece lo siguiente: según el Boletín 4010 emitido en las normas y procedimientos de

auditoria menciona lo siguiente “ es el documento que suscribe el contador publico conforme a las normas de

su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultado del examen realizado sobre los estados financieros

81

de la entidad que se trate” en relación con los estados financieros tomados en conjunto o una declaración de

que dicha opinión no puede ser expresada, en cuyo caso deben indicarse las razones para dicha abstención.

En todos los casos en que el nombre de un contador público quede asociado con algunos estados financieros,

el contador público debe expresar, de manera clara e inequívoca, la naturaleza de su relación con dichos

estados financieros. Si se ha realizado algún examen de ellos, el contador público debe manifestar, de modo

expreso y claro, el carácter de su examen, su alcance y grado de responsabilidad que, como consecuencia de

dicho examen asume al emitir su opinión sobre los estados financieros de una entidad. Pero que son los

Estados Financieros de una entidad, los estados financieros de una entidad son los documentos cuyo fin es el

de proporcionar la situación financiera de la empresa para apoyar la toma de decisiones, la situación

financiera fue la evolución de cómo se fueron obteniendo los resultados de las operaciones a las fechas y

objetivos establecidos por la administración.

La información financiera de una entidad económica se presenta a través de Estados Financieros que se

integran básicamente por:

• Estado de Situación Financiera o Balance General el cual presenta la situación financiera de la

empresa a una fecha determinada.

• El Estado de Resultados que presenta el resultado obtenido por la empresa por todas sus operaciones

efectuadas en un periodo determinado.

• Estado de Variaciones en el Capital Contable el cual identifica los movimientos del patrimonio de la

entidad; y por último.

• Estado de Cambios en la Situación Financiera el cual informa el origen y aplicación de los recursos

clasificándolos por la fuente y el destino.

• Las notas complementarias de los estados financieros.

Los estados financieros deberán cubrir los aspectos mas relevantes de la empresa las características mas

importantes en sus cifras deben ser: utilidad adecuarse al propósito del usuario, confiabilidad fundamentada

en el proceso de cuantificación en conjunto con la objetividad de la cifras y la verificabilidad de la

información la capacidad de ser verificada y real, al tomar en cuenta si las cifras obtenidas concuerdan con las

situaciones reales. Así como la provisionalidad esto significa que en base a las cifras presentadas y reuniendo

las características antes mencionadas se puedan tomar decisiones para prever situaciones que a futuro afecten

al ente económico tomando como base la información financiera presentada en los 4 estados financieros

básicos y sus notas adjuntas. Nota. Uno de los requisitos de la información financiera, es la comparabilidad.

Las decisiones económicas basadas en la información financiera requieren, en la mayoría de los casos, de la

posibilidad de comparar la situación financiera y resultados de operación de una entidad en épocas diferentes

de su vida y con otras entidades. La finalidad del examen a estos estados financieros, es expresar una opinión

82

profesional independiente respecto a que si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de

las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una entidad

de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados sobre bases consistentes. Un

sistema estable implica la capacidad de comparabilidad de la información, mediante la aplicación consistente

de las reglas para el reconocimiento y valuación de las transacciones procesadas por la contabilidad, sin que

ello signifique que dichas reglas puedan ser perfectibles y sujetas a la evolución que las técnicas contables a

través de su constante actualización. La objetividad de la información, parece que las reglas de

reconocimiento y valuación no sean distorsionadas con el fin de representar situaciones alejadas de la realidad

y con un sesgo que responde a ciertos intereses particulares, además de estar fundamentadas en la sustancia de

la transacción y no en su forma. La verificabilidad de la información es la capacidad de que esta y el sistema

contable de donde proviene, puedan ser comprobables con la aplicación de pruebas y otros procedimientos,

comúnmente relacionados con los procesos de auditoria. Con base en lo anterior, es nuestro criterio que si la

información financiera expresada en los términos financieros de una entidad, reúne las características de

utilidad para el usuario y es confiable, sostenida en los requisitos aplicables a su contenido, se trata de una

información transparente.

En consecuencia, una entidad con efectivas medidas de control desde el ambiente establecido por la gerencia,

mantendrá un proceso contable confiable capaz de ser revisado y avalado por auditores externos 8

independientes) que, sumado al uso sano de las normas de contabilidad para la preparación de la información

financiera, producirá estados financieros que, seguramente, se podrán calificar de transparentes para aludir a

su utilidad y confiabilidad. La opinión del auditor por ser independiente a la de la Administración, emitirán su

resultado de acuerdo a la aplicación de las normas y procedimientos de auditoria, que controlan los

lineamientos y normatividades relativos a la calidad que debe reunir el trabajo realizado por el profesional, y

al código de ética a efecto de la imparcialidad del contador publico que emite su opinión sobre el contenido de

los estados financieros examinados. Es importante resaltar que esta opinión no releva a la administración de

sus responsabilidades. El alcance de la revisión que pueda hacer el auditor externo sobre las operaciones

financieras y operativas de una empresa esta basado a que el auditor va a aplicar procedimientos de revisión

en base a pruebas selectivas y dado que gran parte de la evidencia comprobatoria obtenida es mas de

naturaleza persuasiva que concluyente, el criterio del contador es indispensable en todo el examen, tanto para

determinar los procedimientos que va a aplicar en su revisión como en el juicio que va a adoptar en la

evaluación de la razonabilidad de las operaciones de la empresa. En la formación del auditor el boletín 1010

de las normas de auditoria se menciona que “la auditoria requiere del ejercicio de un juicio profesional, sólido

y maduro, para poder juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados profesionales

“esto significa que el trabajo de auditoria tiene una finalidad y un objetivo, el auditor efectúa un trabajo

profesional, de calidad y de confianza para poder emitir una opinión. El auditor externo esta obligado a

efectuar un trabajo con cuidado y diligencia de acuerdo a las normas personales las cuales se refieren a las

83

cualidades que el auditor debe adquirir como entrenamiento técnico y capacidad profesional las cuales exigen

que cualquier contador que pretenda dictaminar estados financieros debe estar titulado legalmente lo cual les

da capacidad para ejercer su profesión; además se menciona del cuidado y diligencia profesional, un auditor

interno o externo esta obligado a asumir su independencia de criterio ante todos los integrantes de la entidad,

la preparación del dictamen y lo relativo a su trabajo profesional, su imagen no debe ser viciada con actos o

conductas que afecten su juicio profesional.

En el código de ética en el articulo 2.22 se menciona que la principal responsabilidad del auditor externo en la

practica de su profesión es la de mantener su independencia. Es tan fundamental esto que para que un

contador publico auditor pueda reducir los riesgos que afecten su imparcialidad deberá establecer políticas y

procedimientos destinados a promover la calidad de sus trabajos, asegurarse de que su personal entienda la

importancia de este punto, tener una rotación de personal; considerando los puntos anteriores, en cada trabajo

será necesario documentar las circunstancias o hechos que podrían haber dañado la independencia del auditor

ya durante el examen de los estados financieros, el auditor debe tener en cuenta que la gerencia hace muchas

manifestaciones, tanto en forma verbal como escrita, ya sea en respuesta a alguna solicitud o por medio de los

estados financieros.

Estas manifestaciones verbales o escritas son parte de la evidencia que el contador público obtiene, pero no

sustituyen la aplicación de otros procedimientos de auditoria necesarios para respaldar su opinión sobre los

estados financieros.

Las manifestaciones escritas de la gerencia normalmente confirman las informaciones dadas al contador

público en forma verbal, documentan la veracidad de dichas manifestaciones, y reducen la posibilidad de

malas interpretaciones de los asuntos relacionados con las mismas. En base a este punto podemos mencionar

la importancia que el contador público debe dar a las manifestaciones escritas de la gerencia sobre sus

conocimientos de la entidad examinada o intenciones en diversos asuntos, cuando considere que son

necesarias para complementar sus procedimientos de auditoria, específicamente diseñados para satisfacerse de

las manifestaciones verbales o escritas recibidas de la gerencia y documentar como fueron evaluados los

riesgos y que salvaguardas determinadas, las medidas que fueron tomadas para evitar o reducir el riesgo a un

nivel aceptable la independencia de criterio. Este procedimiento tiene que ser seguido al pie de la letra ya que

si no se corrige el auditor deberá retirarse del trabajo de auditoria por que se estará rompiendo la

independencia de criterio la cual como ya lo mencionamos es la principal responsabilidad del Auditor

Externo.

84

2.1.7.3 TRANSPARENCIA EN LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La palabra transparencia es, hoy en día, un término de moda en diferentes foros. Se utiliza para dar a entender

que la información que se pretende transmitir no oculta datos, o que su contenido es perfectamente entendible

por el receptor de la información sin ningún riesgo intencional y sin que se produzcan dudas o

interpretaciones entre líneas, sujetas al escepticismo de estos receptores. Transparencia definido por el

diccionario de la lengua española menciona que: “la calidad o propiedad de lo transparente”; es decir, se deja

atravesar fácilmente por la luz y permite ser distintamente los objetos a través de su masa. Con esta

introducción pasaremos a analizar su aplicación en la información financiera. Objetivamente es valido

señalar que el concepto de transparencia en la información financiera se encuentra perfectamente incluido en

los principios de contabilidad generalmente aceptados (ahora Normas de Información financiera 2006) y

particularmente en el Boletín A-1 (NIF A-1, 2006), esquema de la teoría básica de la contabilidad financiera y

su addendum. Se mencionan las características fundamentales que debe tener la información financiera, las

cuales son de utilidad y confiabilidad. La combinación de ambas características y su suma, nos dan como

resultado el equivalente a la transparencia como veremos a continuación, teniendo presente que la

información financiera a la cual le estamos agregando el calificativo de transparencia, normalmente es aquella

que los sistemas de contabilidad transforman en estos Estados financieros, con la finalidad de satisfacer a los

usuarios de los mismos y que, a su mayoría, se basan en dicha información para tomar las decisiones

correspondientes a su interés particular.

2.1.7.4 LA AUDITORIA INTERNA

La auditoria interna nace de la práctica sin unos principios generales o un cuerpo teórico general. Como se ha

formado la Carrera de contabilidad el padre de esta materia el fraile luca faccioli empezó esta materia como

un método para cuantificar las cuentas del monasterio, la auditoria externa también se empezó a abrir campo

basándose en la experiencia de los contadores públicos, como lo hizo la auditoria interna y lo vamos a

explicar a continuación.

85

2.2 ACTIVIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA EN LA ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS

2.2.1 CONCEPTO DE AUDITORIA INTERNA

Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y

mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un

enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficiencia de los procesos de gestión de riesgos,

control y gobierno.

2.2.2 FUNCIÓN DE LA AUDITORIA DENTRO DE LA EMPRESA

Es difícil vigilar personalmente todas y cada una de las actividades de una gran empresa, por eso en estas

existen varios departamentos y empleados responsables de todas sus actividades.

La dirección de la empresa es la que se encarga de definir las políticas que seguirá la empresa y los fines que

esta quiere alcanzar, también deberá seleccionar a los directores subordinados a los que delegara las

responsabilidades de cada área específica.

La dirección siempre debe de estar segura de que tanto la política como los procedimientos, los planes y los

controles establecidos a seguir son los más adecuados y se ponen en práctica.

El auditor en definitiva es un analista que investiga el control de todas las operaciones expuestas

anteriormente en su detalle y en su raíz; sus análisis y sus recomendaciones deben de ser una ayuda tanto para

los subordinados como para la dirección en su propósito de alcanzar un control más eficaz, mejorar la

operatividad del negocio y, en definitiva, aumentar sus beneficios.

2.2.3 ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

El alcance y objetivos de la auditoría interna varían ampliamente y dependen del tamaño y estructura de la

entidad y de los requerimientos de su administración. Ordinariamente, las actividades de auditoría interna

incluyen uno o más de los siguientes puntos:

86

Revisar los sistemas de contabilidad y de control interno. El establecer sistemas adecuados de contabilidad y

de control interno es responsabilidad de la administración, la cual demanda atención apropiada en una base

continua. Ordinariamente se le asigna a la auditoría interna por parte de la administración la responsabilidad

específica de revisar estos sistemas, monitorear su operación y recomendar las mejoras consecuentes.

Examinar la información financiera y de operación. Esto puede incluir revisión de los medios usados para

identificar, medir, clasificar y reportar dicha información y la investigación específica de partidas individuales

incluyendo pruebas detalladas de transacciones, saldos y procedimientos.

Revisar la economía, eficiencia y efectividad de operaciones incluyendo los controles no financieros de una

entidad.

Revisar el cumplimiento con leyes, reglamentos y otros requerimientos externos y con políticas y directivas

de la administración y otros requisitos internos.

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades,

proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes

sobre las operaciones examinadas.

2.2.4 CONTROL INTERNO

El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar

desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin

autorización.

Una segunda definición definiría al control interno como El sistema conformado por un conjunto de

procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger

los activos de la organización.

Entre los objetivos del control interno tenemos:

1. Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

2. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados

por la dirección para la toma de decisiones.

3. Promover la eficiencia de la explotación.

4. Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

5. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

87

2.2.5 RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA CON OTRAS ÁREAS DE LA

EMPRESA

La relación entre el departamento de auditoría interna y las demás áreas de la empresa estará estrechamente

relacionada con el giro de la compañía.

Las áreas de actividad, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de

lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas; las más usuales

son: Producción, Mercadotecnia, Recursos Humanos y Finanzas.

2.2.5.1 PRODUCCIÓN

Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla

los métodos más adecuados para la elaboración de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra,

equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas.

2.2.5.2 MERCADOTECNIA

Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la

empresa. Su finalidad es la de reunir factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el

consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que es esté a su disposición en el momento

oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado.

2.2.5.3 FINANZAS

De vital importancia es está función, ya que toda la empresa trabaja en constantes movimientos de dinero.

Está área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento

de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los

departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos

financieros.

88

2.2.5.4 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con

los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación,

y desarrollo.

2.2.5.5 RECURSOS

Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos o

recursos que, conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento adecuado. Es importante estudiar

los recursos de la empresa porque uno de los fines de la administración es la productividad, o sea, la relación

entre la producción obtenida y los recursos utilizados para lograrla. En esta forma, el administrador siempre

deberá evaluar la productividad de los recursos, mismos que se clasifican en:

Recursos materiales

Son aquellos bienes tangibles, propiedad de la empresa: edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria,

equipos, instrumentos, herramientas, materias primas, materiales auxiliares que forman parte del producto,

productos en proceso, productos terminados, etc.

Recursos técnicos

Aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos:

sistemas de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemas administrativos, formulas,

patentes, etc.

Recursos humanos

Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos dependen el manejo y

funcionamiento de los demás recursos.

Los recursos humanos poseen características tales como: posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas,

imaginación, sentimientos, experiencias, habilidades, etc., mismas que los diferencian de los demás recursos.

Según la función que desempeñen y el nivel jerárquico en que se encuentren dentro de la organización,

pueden ser:

89

1. Obreros. Calificados y no calificados.

2. Oficinistas. Calificados y no calificados.

3. Supervisores. Se encargan de vigilar el cumplimiento de las actividades.

4. Técnicos. Efectúan nuevos diseños de productos, sistemas administrativos, métodos, controles, etc.

5. Ejecutivos. Se encargan de poner en ejecución las disposiciones de los directivos.

6. Directores. Fijan los objetivos, estrategias, políticas, etc.

Recursos financieros

Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una empresa, indispensable, para la ejecución

de sus decisiones. Entre los recursos financieros propios se pueden citar:

1. Dinero en efectivo.

2. Aportaciones de los socios (acciones).

3. Utilidades.

Los recursos financieros ajenos están representados por:

Préstamos de acreedores y proveedores.

1. Créditos bancarios o privados.

2. Emisión de valores (bonos, cédulas, etc.).

2.3 COMITÉ DE AUDITORIA

2.3.1 ANTECEDENTES

Los comités de auditoria comienzan a hacer su aparición en los Estados Unidos de Norteamérica durante

los primeros años de la década de 1970. Su enfoque inicial se dio bajo la hegemonía del auditor externo como

un servicio hacia los consejos de administración de empresas que contratan sus servicios de examen de

estados financieros. La participación del auditor interno en esta etapa fue en calidad de coadyuvante del

auditor externo.

Independientemente de razonamientos de índole financiero y administrativo que vieron en los nacientes

comités de auditoria una poderosa herramienta de información que orientara y apoyara la toma de decisiones

del consejo de administración, en esos años se dieron otras circunstancias que consolidaron la necesidad de su

instauración e impulso.

Y así tiene que a raíz de las investigaciones que se dieron con motivo del denominado caso Watergate, de

1973 a 1976 que provocaron inclusive la caída del entonces presidente de los Estados Unidos de

90

Norteamérica, Richard Nixon, se determinó que los grupos legislativos y regulatorios de ese país deberían

exigir un mejor y mayor control interno en las y hacia las empresas norteamericanas. En efecto, La Oficina

Especial para la investigación del Caso Watergate (Office of Watergate Special Prosecutor) y la Comisión

para la Vigilancia del Intercambio de Valores (Securities and Echange Comisión, SEC) revelaron que un gran

número de empresas norteamericanas habían hecho considerables contribuciones, cuestionables, con

propósitos políticos; o pagos ilegales, incluyendo sobornos, a personajes políticos y gubernamentales de

países extranjeros; obviamente en interés y beneficio de tales empresas sin reparar en los daños que causaban

en los países afectados.

En respuesta a los resultados de dichas investigaciones, el congreso norteamericano emitió en el año de 1977

el Decreto contra Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreing Cortupt Practices Act of 1977, FCP A), cuya

implementación y vigilancia por su observancia y seguimiento le fue encomendada a la SEC

El FCPA tiene como propósito fundamental el prohibir prácticas corruptas de ejecutivos de empresas

norteamericanas con funcionarios gubernamentales o políticos de países extranjeros; prevenirlas y castigarlas

cuando se den y descubran. Para prevenir tales actos, el FCP A incluye importantes aspectos en materia

contable y de control interno, dentro de los que destacan el que los libros y los registros contables deben

reflejar con extrema seguridad y confiabilidad todas las transacciones efectuadas por las empresas y la manera

como han dispuesto de sus activos; y que el sistema de control interno instaurado cumpla con sus objetivos,

en especial él que prevenga y detecte actos o pagos ilegales.

Como consecuencia de esta disposición de Ley, muchas empresas hubieron de reforzar sus áreas de

contraloría y auditoria interna y vieron en el Comité de Auditoria un muy importante elemento para lograr

tales propósitos. Fue de tal impacto esta visión, que provocó que las disposiciones que regulan el intercambio

de Valores de Nueva York (New YorkStok Exchange) vigilado y controlado por la SEC ordenaran el 6 de

enero de 1977 que, a más tardar el 30 de junio de 1978, todas las empresas que tienen acciones colocadas

entre el gran público inversionista deberían contar con un comité de auditoria. En ese orden, en los Estados

Unidos de Norteamérica, los comités de auditoria son obligatorios por Ley en las empresas con las

características apuntadas.

Según lo señalado al inicio de este apartado, los comités de auditoria nacen bajo el tutelaje del auditor

externo; sin embargo, este profesional no esta de tiempo completo en la empresa (su cliente), si acaso unos

cuantos meses del año, mientras dura su auditoria; y además revisa hechos pasados, cuando ya están

plenamente consumados. La inercia natural derivó en que se responsabilizara al director de auditoria interna

por coordinar las actividades del comité de auditoria interna en razón de su permanencia en la organización,

91

está en contacto diario con la operación, su mayor oportunidad en detectar situaciones irregulares, su visión

hacia el bienestar futuro de la organización y muy en especial, el bien ganado prestigio y reconocimiento

hacia la función de auditoria interna es responsable por coordinar los esfuerzos y actividades del comité de

auditoria interna.

En México es incipiente la instauración de comités de auditoria; comienzan a surgir durante finales de la

década de 1980 primordialmente en grandes organizaciones, en especial en grupos corporativos en sus

correspondientes controladoras. Por tal razón, actualmente por la novedad del concepto, su función y

responsabilidades se encuentran en un proceso de descubrimiento y evolución.

2.3.2 CONCEPTO

El comité de Auditoria es una unidad staff creada por el consejo de administración para asegurar el pleno

respeto y apoyo a la función de auditoria interna y externa por parte de todos los integrantes de la

organización, para asegurar los objetivos de control interno, y para vigilar por el cumplimiento de la misión y

objetivos de la propia organización, es una unidad de consulta, asesoría y apoyo a la administración.

El Comité de Auditoría es una unidad staff con la finalidad de asegurar el pleno respeto y apoyo a la función

de auditoría por parte de todos los integrantes de la organización, para vigilar que se cumpla con los objetivos

de control interno, la misión y objetivos de la propia organización.

Aquellos que se presentan por sí solos como auditores en ejercicio declaran tener el grado de habilidad que

normalmente poseen los equipos de trabajos en una empresa de auditoria. Se espera que terminen el trabajo de

acuerdo con las normas profesionales. Tienen que planear de manera competente el trabajo, supervisarlo y

obtener la información suficiente, así como ejercer cuidado y diligencia razonables en todas las fases del

trabajo, no obstante, no se espera que sean infalibles o libres de errores de criterio. Los auditores en ejercicio

no solo tienen que estar bien informados sobre las normas profesionales apropiadas y los asuntos técnicos

aplicable al trabajo, sino que también tienen que comprender las características generales del negocio de sus

clientes. Deben tener un conocimiento profundo sobre la industria en particular de su cliente y en especial

sobre la de todas las empresas que son su cliente, que de tal manera puedan estar seguro de que ha obtenido la

información suficiente que sirva de base a las conclusiones o recomendaciones a que se llegue en el trabajo en

particular.

92

2.3.3 OBJETIVOS

Coordinar los esfuerzos de auditoria de una organización, bajo un esquema de directriz centralizada que dicta

políticas y lineamientos tendentes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoria interna y de auditoria

externa.

2.3.4 FUNCIÓN Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE AUDITORIA

1. Vigilar el adecuado funcionamiento del sistema de control interno a través de su evaluación

periódica.

2. Revisar y aprobar el Plan Anual de Auditoría Interna.

3. Recibir y comentar informes de Auditoría Interna.

4. Contratar los servicios de Auditoría Externa.

5. Recibir, revisar, aprobar y apoyar el programa de trabajo de la Auditoría Externa.

6. Revisar las políticas de la organización relativas al cumplimiento de leyes y regulaciones, normas de

ética, etc.

El comité de auditoria es muy necesario en la actualidad para asegurar al consejo de administración que sus

responsabilidades financieras y de auditoria estudiadas adecuadamente y que se han tomado las decisiones

adecuadas, en donde el auditor interno debe estar preparado para participar con un papel importante

representando en el apoyo al Comité de auditoria para encontrar la mejor manera de ayudar en las funciones y

responsabilidades de este. También el auditor establece como principio básico el servir a su organización.

Las necesidades están relacionadas directamente con la filosofía de las funciones y responsabilidades del

consejo de administración. Las necesidades pueden variar dependiendo del tamaño y tipo de organización

involucrada, su enfoque se encontrará en el grado en que su consejo de administración se involucre en las

operaciones de su organización. Es un hecho que las responsabilidades operativas primarias destacan en los

administradores quienes reportan a un ejecutivo principal y la participación del consejo de administración se

limita al establecimiento de políticas y procedimientos de alto nivel.

La función del comité de auditoria es ayudar al consejo en sus responsabilidades de alto nivel asesorándolo en

las áreas que mayor hagan sus servicios

93

2.3.5 ESTRUCTURA DEL COMITÉ DE AUDITORIA

El comité de auditoría estará integrado por el director de auditoría interna; el auditor externo; el director

general de la organización; los directores o responsables de las principales áreas operativas, como son:

producción, comercialización, finanzas, administración y contraloría; y eventuales especialistas que sean

requeridos atendiendo a necesidades específicas, Todos ellos coordinados por el director de auditoria interna,

como responsable directo por el funcionamiento del comité.

En este punto es prudente resaltar lo siguiente: Un comité -cualquiera que sea su naturaleza u objetivos

instaurado en una organización, es un grupo de individuos que se reúnen para tratar asuntos que a todos

competen o es de su interés, con el propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a acuerdos conclusiones

relacionados con el objetivo para el que fue creado el comité, En un comité se debe despersonalizar la

jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones por autoridad; es decir, sus integrantes deben

considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual conlleva a la necesidad de un alto grado de madurez

profesional y administrativa de sus componentes para aceptar la condición apuntada. El coordinador del

comité es la más alta autoridad del mismo; ello representa una clásica autoridad funcional.

En tal sentido se deberá ver y aceptar la autoridad funcional que habrá de ejercer el director de auditoría

interna como coordinador del comité de auditoría.

De no darse la filosofía y condiciones apuntadas con respecto al comité de auditoría, no tiene caso su

instauración.

2.3.5.1 PARTICIPACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

El director general es el primer y principal receptor de los informes y acciones del esfuerzo de auditoria, tanto

interna como externa, por la razón obvia de tener que responder ante el consejo de administración por los

recursos que le ha confiado para que los administre; la auditoria coadyuva con él para hacer frente a esa

responsabilidad.

En tal sentido, el director general habrá de tener una clara visión de lo que puede esperar y en lo que le puede

ayudar auditoría centralizando su acción a través del comité. Propondrá, en consecuencia, la revisión de

aquellas unidades administrativas o actividades en las que sea su interés se aplique mayor énfasis en el

esfuerzo de auditoría y en el seguimiento a las acciones o recomendaciones propuestas por los auditores.

94

El director general será el enlace entre el comité de auditoría y el consejo de administración; evaluará la

conveniencia o necesidad de que el director de auditoría, en su carácter de coordinador del comité de

auditoría, participe en el consejo de administración, o bien a petición expresa de éste.

Obviamente que de la intervención que tenga el director general en el consejo de administración se derivarán

políticas y disposiciones relacionadas con el grupo de auditoría interna y el comité de auditoría y, por

supuesto, hacia la organización en su conjunto derivado de los informes y dictámenes de auditoría y sus

correspondientes recomendaciones y sugerencias. Corresponderá al director general la implementación

consecuente.

2.3.5.2 PARTICIPACIÓN DE DIRECTORES DE ÁREAS OPERATIVAS

La visión de la administración moderna infiere una estrecha y constante comunicación e interacción entre

todos los participantes en una organización hacia un fin o propósito común plenamente identificado.

Por ningún motivo es dable que un segmento de la organización vea para sus propios intereses, aunque sean

legítimos y correctos; deberá siempre ver por los intereses en conjunto de la organización. ¿Para qué quiere

ventas un almacén abarrotado de mercancía que no se vende? ¿Para qué quiere ventas vender, por vender,

mercancía cuyas facturas no se cobran? ¿Para qué quiere finanzas recursos líquidos excedentes si no se

necesitan? ¿Por qué se pide más personal sólo porque en otras áreas aparentemente tienen personal en

exceso?, ¿Porqué se exagera en la petición de informes cuando a veces éstos no se requieren ni se consultan?.

Un director de área deberá siempre ver, además de su propia área, la o las que le anteceden y la o las qué le

son Consecuentes. Véase, por ejemplo, dentro de la dirección de administración, la función de compras:

compras deberá investigar, y se le habrá de precisar, antes de comprar, bajo qué condiciones de pago

contratará sus adquisiciones (recurrir a la función antecedente: Finanzas ); Llevará a cabo su propia actividad

de comprar; y satisfará las necesidades de sus requirentes (funciones consecuentes). Habrá, en consecuencia,

de considerarse todo el proceso o ciclo operativo.

El auditor interno es el profesional idóneo para evaluar tales ciclos e identificar casos de conflicto por mala

comunicación, mala interacción, o poca o nula visión de espíritu de grupo. Y el comité de auditoría, con la

participación de los directores de áreas operativas, es el mecanismo ideal para dirimir diferencias, aclarar

posturas y dictar acuerdos resolutivos. Todo ello bajo el esquema de identificar necesidades de intervención

de auditoria atendiendo a efectos operativos adversos, conocidos o potenciales; y discusión de hallazgos u

observaciones de auditoría que suceden o tienen efectos en diversas áreas operativas.

95

En conclusión, la participación de los directores de áreas operativas en el comité de auditoría tiene como

propósito el eliminar barreras de comunicación, fomentarla interacción, y provocar sinergia en las operaciones

en conjunto. Todo ello bajo la coordinación del director de auditoría interna.

2.3.5.3 PARTICIPACIÓN DEL AUDITOR EXTERNO

La participación del auditor externo en el comité de auditoría es determinante para evitar duplicidad de

esfuerzos de auditoría, buscar ahorros en pagos de honorarios como producto de inversión de menos horas de

auditoría al brindarle facilidades al auditor externo en el desempeño de su trabajo, crear el indispensable

enlace de comunicación entre el auditor interno y el auditor externo, y buscar el punto de vista profesional y

objetivo de este participante.

2.3.5.4 PARTICIPACIÓN DEL DIRECTOR DE AUDITORÍA COMO COORDINADOR DEL

COMITÉ DE AUDITORÍA

De lo hasta ahora estudiado en los capítulos y apartados que anteceden de este libro, se ha llegado a perfilar

una imagen clara y definida de lo que representa la función de auditoría interna en una organización; sus

antecedentes, evolución y situación actual; las organizaciones profesionales que la apoyan y soportan; su

estructura organizacional y operativa; en síntesis, la importancia de la función en su organización y en el

contexto general en que ésta participa.

El origen y evolución de los comités de auditoría ha creado una inercia natural que ha derivado en confiar en

el director de auditoría interna la responsabilidad de coordinar el esfuerzo y trabajos de este comité.

Confianza producto del buen prestigio e imagen que ha alcanzado la profesión de auditor interno, su

ubicación dentro de la estructura de la organización, y que además es el elemento idóneo para ejercer dicha

coordinación merced a las propias características operativas y administrativas que gobiernan al comité de

auditoria.

96

2.3.5.5 PARTICIPACIÓN DE ESPECIALISTAS EN EL COMITÉ DE AUDITORÍA

La naturaleza y complejidad de algunos temas que requieran ser tratados en el comité pueden llegar a rebasar

en algunas ocasiones a los conocimientos y experiencias de los integrantes del mismo; tal es el caso de

aspectos fiscales y jurídicos; computacionales; nuevas tecnologías; adquisición de equipos modernos o

sofisticados; o nuevas edificaciones, ampliaciones o mejoras. El primer paso en este proceso es que los

propios miembros del comité reconozcan sus limitaciones para opinar o dictar acuerdos en áreas que no son

de su conocimiento, especialidad o competencia. Es en extremo peligroso emitir juicios o resoluciones cuando

se desconoce. Además, debe reconocerse que no se puede ser experto.

Ante una clara evidencia de situaciones como las señaladas, el comité de auditoría se debe apoyar en los

expertos que se requieran para complementar el esfuerzo de auditoría. Tales expertos o especialistas pueden

provenir de la propia organización o bien recurriendo a servicios externos.

Tratándose de especialistas internos deberá buscarse independencia y objetividad en los juicios y opiniones

que éstos emitan; ya que al fin y al cabo forman parte de la propia organización y sus intereses personales y

de sus compañeros de trabajo pueden verse afectados, y por ende influirán en sus intervenciones. Cuando la

decisión sea que este colaborador participe en un trabajo formal de auditoría, deberá desligarse por completo

de su labor operativa normal y ponerse a las órdenes del director de auditoría interna sobre la base de tiempo

completo; no deberá tener dos jefes: el auditor y el de operación. Una vez concluida la asignación se

reincorporará a su rutina normal.

Cuando la decisión sea recurrir a servicios externos se deberá decidir y definir, entre otros, los siguientes

conceptos: naturaleza de la intervención, objetivo que se persigue, alcance a aplicar, tiempo en que se

desahogará la intervención, apoyos a dársele, habilitado formalmente como auditor especialista, no limitado

en su trabajo, producto final esperado de su intervención y honorarios a cubrir. Es necesario que esta relación

se formalice bajo contrato.

2.3.5.6 FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL COMITÉ DE AUDITORIA

1. Implementar las políticas dictadas por el consejo de administración en materia de auditoría. Vigilar y

reportar su cumplimiento.

2. Monitorear la correcta secuencia de los ciclos de transacciones, los sistemas de operación que les son

aplicables, y la observancia a las medidas de control interno inherentes.

3. Revisar y aprobar el Programa Anual de Trabajo de Auditoría Interna.

4. Recibir y comentar los informes de auditoría interna. Disponer acciones de seguimiento a

observaciones o hallazgos reportados.

97

5. Contratar los servicios de auditoría externa.

6. Recibir, revisar, aprobar y apoyar el programa de trabajo de auditoría externa.

7. Recibir y aprobar los dictámenes del auditor externo.

8. Recibir y dar seguimiento a las cartas de recomendaciones y sugerencias al control interno

preparadas por el auditor externo.

9. Vigilar por las buenas relaciones, comunicación y armonía entre auditoría interna y auditoría externa.

10. Preparar informe para el consejo de administración sobre resultados relevantes de auditoría interna y

auditoría externa.

11. Ser enlace entre auditoría interna y auditoría externa con el consejo de administración, a través del

director general de la organización o el director de auditoría interna en su carácter de coordinador del

comité de auditoría.

2.3.6 COMITÉ DE AUDITORIA EN OPERACIÓN

2.3.6.1 ACTIVIDADES

El comité de auditoría, en circunstancias normales, sesionará una vez al mes procurando que sus reuniones

sean a pocos días después de la elaboración y presentación de los estados financieros mensuales para que sea

este un punto a analizar y evaluar; sin que ello limite a sesionar cuando sea necesario ante situaciones o casos

extraordinarios.

El comité designará dentro de sus miembros a uno que haga las veces de secretario, quien se encargará de

convocar a reuniones, preparar la orden del día, levantar minuta o acta sobre los asuntos tratados y acuerdos a

que se llegó en el comité, y dará seguimiento al cumplimiento de acuerdos. Cada miembro del comité, u otros

miembros de la organización, aun cuando no formen parte del comité, propondrán asuntos a tratar en las

sesiones.

El comité permitirá, en sus sesiones, la participación de otros miembros de la organización para el tratamiento

de asuntos específicos, y cuya presencia se juzgue adecuada o necesaria para el desahogo del asunto en

cuestión. El director de auditoría interna coordinar las actividades del comité y presidirá sus sesiones.

Este comité está integrado de la siguiente manera:

98

Estructura del Comité

de Auditoria

Director De Auditoria

Interna

Auditor externo Director de Áreas

operativas

Coordinador del

Comité de Auditoria

interna

Evitar la duplicidad

de esfuerzos de Auditoria, ahorro

en honorarios por la

disminución en horas enlace de comunicación

Entre los auditores y

búsqueda de puntos de vista profesional y

Objetivo de los Participantes

Su propósito es el

Eliminar barreras de

comunicación, fomentar

la interacción y provocar la sinergia en las operaciones en

conjunto

Director generalde la organización

Eventuales Especialistas

Enlace entre el comité de

auditoria y el consejo de

Administración

Para tratar problemas Específicos

2.3.6.2 RELACIÓN CON EL GRUPO DE AUDITORIA INTERNA

Una vez que el consejo de administración haya asignado funciones y responsabilidades específicas al comité

de auditoría éstas se repartirán a su vez a los miembros del referido comité. Como previamente quedó

señalado, el comité estará integrado por el director de auditoría interna, el auditor externo, el director general

de la organización, los directores o responsables de las principales áreas operativas, y eventuales especialistas

que requiera el comité.

Existe la gran desventaja de que los directores o responsables de las principales áreas operativas en un

momento dado tengan que evaluar sus propias actividades (es decir, se vuelven juez y parte); por su lado, el

auditor externo está limitado ya que su participación por lo regular es sobre base anual; el director general,

por su parte, la naturaleza de su responsabilidad y el tiempo que ocupa para ello le impide vigilar y dar

seguimiento operativo al funcionamiento del comité. Sólo queda el director de auditoría interna quien sí

puede satisfacer, con sus revisiones detalladas, las responsabilidades del comité de auditoría; siempre y

cuando reporté al director general, ya que de reportar a otro funcionario es obvio que satisfará y servirá

primeramente a las necesidades del grupo al que pertenece, limitación que no se deberá permitir bajo el

contexto de un comité de auditoría que se instaure para dar servicio a toda la organización.

99

Por lo anterior, el comité de auditoría no deberá limitar la utilización de los recursos de que dispone por

medio de cada uno de sus miembros, y muy en especial de su grupo de auditoría interna; por el contrario, en

el caso de este último, deberá interesarse y apoyar la competencia e independencia de sus auditores internos

así como la forma como sean utilizados óptimamente en beneficio de la organización.

El director de auditoría interna, por su parte, tendrá que estudiar y analizar la naturaleza y alcance de las

responsabilidades y necesidades del comité de auditoría y desarrollar lo que sea necesario para satisfacerlas,

sin olvidar que tales responsabilidades y necesidades son establecidas por el consejo de administración; de tal

suerte que el auditor interno al dar servicio al comité de auditoría, automáticamente lo está dando también al

consejo de administración.

2.4 NORMAS PARA LA PRÁTICA DE AUDITORIA INTERNA Y EL CÓIGO DE ÉTICA

PROFESIONAL

2.4.1 CONCEPTO DE NORMA

Las normas son documentos que describen lineamientos o regulaciones de tipo comercial, mediante

especificaciones u otros tópicos, es importante conocer los tipos de normas y los niveles normativos

existentes.

2.4.2 NIVELES DE NORMALIZACION

• Regionales.

• Nacionales.

• Asociación.

• Empresas.

• Internacionales.

REGIONALES

COPANT: Comisión Panamericana de Normas Técnicas.

CEN: Comisión Europea de Normalización.

100

NACIONALES

México: economía-normas.gob.mx

INTERNACIONALES

IEC: Comisión Internacional de Electrotecnia.

OIML: Organización Internacional de Metrología Legal.

ISO Organización Internacional de Normalización, Entre otros.

NORMAS ISO 9000

INTRODUCCIÓN

La familia de las normas NMX-CC citadas a continuación se han elaborado para asistir a las organizaciones,

de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de bastión de la calidad eficaces.

ISO 9000.

La norma NMX-CC-9000-IMNC describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y

especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad

Las Normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices internacionales para la gestión de la calidad

que, desde su publicación inicial en 1987, han obtenido una reputación global como base para el

establecimiento de sistemas de gestión de la calidad.

Dado que los protocolos de ISO requieren que todas las normas sean revisadas al menos cada cinco años para

determinar si deben mantenerse, revisarse o anularse, la versión de 1994 de las normas pertenecientes a la

familia ISO 9000, fue revisada por el Comité Técnico ISO/TC 176, publicándose el 15 de diciembre del año

2000.

ISO 9001.

La norma NMX-CC-9001-IMNC especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables

a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los

requisitos de sus clientes y los reglamentos que le sean de aplicación y su objetivo es aumentar la satisfacción

del cliente. La norma ISO 9001, es un método de trabajo, que se considera tan bueno, Que es el mejor para

mejorar la calidad y satisfacción de cara al consumidor. La versión actual, es del año 2000 ISO 9001:2000,

que ha sido adoptada como modelo a seguir para obtener la certificación de calidad. Y es a lo que tiende, y

debe de aspirar toda empresa competitiva, que quiera permanecer y sobrevivir en el exigente mercado actual.

ISO 9004.

101

La norma NMX-CC-9004-IMNC proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia

del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización

y la satisfacción de los clientes y de otras parte interesadas.

Importantita de la normalización.

Permite mejorar la adaptación de los productos, procesos y servicios a los propósitos para los cuales fueron

diseñados, Apunta, básicamente, a crear criterios mínimos operativos para un producto, proceso o servicio.

Es una herramienta para el desarrollo de la economía pues permite la racionalización de la producción

(dominio de las características técnicas de los productos, la validación de métodos de producción y la

obtención de ganancias en torno a una mayor productividad y la garantía de la seguridad de los empleados).

Qué es una certificación.

La acción de una tercera parte que demuestra que se da adecuada confianza a un producto, proceso o servicio

debidamente identificado y que cumple con normas específicas u otros documentos normativos.

Proceso de certificación.

La certificación es la actividad que consiste en atestiguar que un producto o servicio se ajusta a determinadas

normas, con la expedición de un acta o una marca de conformidad, en la que se da fe documental del

cumplimiento de todos los requisitos exigidos en dichas normas.

Una empresa se decide a certificar su Sistema de Calidad por los siguientes motivos:

• Por exigencia de sus clientes.

• Como herramienta de competitividad.

• Para obligarse a tener implantado un Sistema de Calidad.

La certificación debe llevarse a cabo por un organismo habilitado. Para el desarrollo e implantación de un

Sistema de Aseguramiento de la Calidad, existen tres reglas básicas que hay que cumplir:

• Decir lo que se hace.

• Hacer lo que se dice.

• Poder demostrarlo.

En base a estas tres reglas se puede dividir el proceso de desarrollo e implantación del Sistema:

• Desarrollo del Sistema.

• Implantación del Sistema.

• Certificación.

102

Desarrollo del sistema

Documentación de un sistema de calidad.

La documentación que sustenta el Sistema de Calidad debe dar respuesta a todos los apartados de la norma

utilizada, siempre que sean de aplicación a las actividades que se realizan en la empresa.

Esta documentación puede estar compuesta por un Manual de Calidad, Procedimientos de Aseguramiento de

la Calidad y Operativos, Instrucciones de Trabajo y Especificaciones.

Manual de calidad

Es un documento general, de aplicación a todas las áreas de la empresa.

Incluye:

• Presentación de la empresa.

• Política y objetivos sobre la Calidad.

• Organigrama de la organización y funciones.

• Disposiciones para conseguir la Calidad.

Procedimientos de aseguramiento de calidad

Documentos que dan respuesta a apartados concretos de la norma, y que desarrollan las pautas fundamentales

que se dan el Manual de Calidad.

Procedimientos operativos

Estos pueden definirse como documentos que desarrollan las pautas fundamentales que se describen en el

Manual de Calidad o en los Procedimientos de Aseguramiento de la Calidad, y que recogen los requisitos

exigidos por la operativa de la empresa. En éstos se incluirá además del objeto, alcance, responsabilidades y

desarrollo del mismo, los registros que se generan como consecuencia de las actividades descritas.

La utilidad de los procedimientos es:

• Implantación del Sistema de Calidad.

• Implantación de una operativa: Normalizan los métodos de actuación, evitando indefiniciones e

improvisaciones.

Instrucciones de trabajo y especificaciones

Es importante definir las actividades que se van a realizar en el desarrollo de un Sistema de Calidad; las

cuales deben ser coordinadas por el Responsable de Calidad y por el Comité de Calidad:

• Definir los procedimientos a crear, cubriendo siempre tanto los apartados de la norma que se

aplique, como las actividades incluidas en el Sistema de Calidad de la empresa.

103

• Asignar los responsables para la elaboración del Manual de Calidad, Procedimientos e Instrucciones

de Trabajo.

• Revisar y aprobar los documentos generados, por las autoridades con competencia para ello.

• Distribuir la documentación aprobada a los implicados en el cumplimiento de ella.

La implantación de la documentación generada puede hacerse en paralelo a la generación de dicha

documentación, o una vez completada la documentación en su conjunto. Es por tanto en este momento

cuando comienza la implantación del Sistema de Calidad en la empresa. Las dificultades que se pueden

presentar durante el desarrollo de un Sistema de Calidad, pueden depender del tamaño de la empresa, del

sector de actividad de la misma, etc. Aunque hay problemas comunes como pueden ser los siguientes:

• Falta de disponibilidad del Representante de la Dirección.

• Trabas de los empleados / operarios para la utilización de procedimientos escritos.

• Poco apoyo de la Dirección y de los mandos intermedios.

• Trabas para redactar procedimientos con cierta complejidad técnica (p.e. procedimientos de

calibración).

• Revisión y aprobación de los procedimientos sin estudiarlos.

Implantación del sistema

La implantación consiste en poner en práctica lo que se ha escrito en los procedimientos. Es en esta etapa

cuando se ponen de manifiesto las virtudes y defectos de los documentos redactados, y cuando surgen las

necesidades de cambios en dichos documentos. El Responsable de Calidad debe coordinar estas actividades

consensuado los cambios entre todo el personal involucrado, y asegurarse de que se levan a cabo las

revisiones y aprobaciones correspondientes. El Responsable de Calidad mantendrá informado al Comité de

implantación de la marcha de estas actividades.

Al ponerse en marcha los procedimientos, comenzará la generación de registros, como evidencia de las

actividades realizadas, es importante tener en cuenta las opiniones y comentarios de los involucrados en el

Sistema.

Los problemas más comunes que se suelen presentar en la implantación de un Sistema de Calidad son los

siguientes:

• Resistencia al cambio en la realización de actividades del personal implicado.

• Acumulación de documentos, formatos, registros, etc.

• Mala distribución de la documentación.

104

• Complejidad de los documentos.

• Falta de implicación de los Mandos en la implantación del Sistema.

Seguimiento interno

Se requiere de las siguientes actividades:

• Realización de Auditorias internas, como herramienta para encontrar posibles desviaciones y

también para mejorar el Sistema.

• Ejecución de acciones correctoras y preventivas, como consecuencia de las desviaciones encontradas

en las Auditorias internas y en el día a día de la empresa.

• Revisión del Sistema por la Dirección. Para ello se utilizarán como datos de partida, entre otros, los

derivados de la ejecución de acciones correctoras y de las Auditorias internas.

• La realización de Planes de Formación para el personal involucrado en tareas que puedan afectar a la

Calidad.

Seguimiento externo

La actuación del organismo certificador no termina con la concesión del certificado; este certificado necesita

un "mantenimiento" por parte de dicho organismo:

Auditorias de seguimiento

La frecuencia de estas Auditorias depende del organismo certificador. En cada Auditoria de seguimiento el

organismo certificador genera el correspondiente informe de Auditoria; sobre la base de esta se elabora el

plan de acciones correctoras o se realiza una Auditoria extraordinaria.

Auditorias de renovación

La frecuencia de estas Auditorias es menor que las de seguimiento, pero son de mayor intensidad. Después de

una Auditoria extraordinaria o de renovación, el organismo certificador puede considerar que la empresa no

cumple los requisitos para mantener el certificado; en este caso dicho organismo procederá a la retirada del

mismo.

Instituciones auditoras

Durante el proceso de certificación ISO 9000 aparecen en escena cuatro figuras que estarán relacionadas a la

auditoria en la empresa:

105

• Los organismos de certificación, también conocidos como cuerpos certificadores, son las

organizaciones que se dedican a emitir certificados ISO 9000 a las empresas. Para poder emitir estos

certificados, estas organizaciones deben poseer primero un permiso de funcionamiento. Esto se logra

declarando que operan bajo el conjunto de reglas y regulaciones que se encuentran en un documento

conocido como EN 45012. A su vez cada país opera una agencia de acreditación gubernamental o

privada que tiene la facultad para emitir permisos de funcionamiento, durante un período fijo de

tiempo, como organismo de certificación ISO 9000. Por consiguiente, una vez que una agencia de

acreditación considera que una organización satisface los requerimientos EN 45012 y que ha

cancelado la cuota de inscripción correspondiente, esta organización puede operar como organismo

de certificación ISO 9000.

• Organización asesora / conductora, contratada por la empresa que desea obtener la certificación

basada en el prestigio que esta sustenta, esta estará encargada en dirigir la auditoria externa y será

representada en la empresa durante el proceso por el auditor certificado quien es un profesional

contratado por la organización asesora.

• Auditores certificados, los requisitos para llegar a ser un profesional auditor comprenden el asistir a

un curso de evaluador en jefe, aprobar un examen de dos horas de duración y dirigir al menos cinco

revisiones para demostrar que comprende las normas y que sabe revisar un sistema de aseguramiento

de la calidad y que además ha cancelado la cuota a uno de los cuerpos de certificación de auditores

como: RAB en Estados Unidos, IRCA en Reino Unido, COFRAC en Francia, UNI en Italia,

AENOR en España, INMETRO en Brasil, entre otros. Dependiendo del grado de experiencia que

muestre el auditor este puede llegar a ser mucho más flexible y comprensivo ya que no hay una sola

forma de interpretar las normas ISO 9000. Cuando un auditor revisa un sistema no documentado, es

decir no tiene experiencia en el funcionamiento de la empresa, este enfrenta el desafío adicional de

descubrir y comprender de manera literal el sistema al mismo tiempo que lo audita.

• Auditor interno, esta persona es un miembro de la empresa que busca ser certificada y es capacitada

para este fin. Tal como lo indican los lineamientos ISO 10000, no es necesario que el auditor interno

pertenezca al departamento que se encontrará auditando, pero es un elemento esencial debido a que

trabajará en coordinación con la auditoria externa y además tiene la ventaja que conoce el proceso

productivo y la forma en que este se ha venido administrando previo a la certificación.

106

Beneficios de una certificación.

• BENEFICIOS DE MERCADO

1. Incrementa la ventaja competitiva.

2. Incrementa el acceso a los mercados globales.

3. Satisface los requerimientos del comprador.

4. Mejora la satisfacción del cliente.

5. Realza la imagen pública.

• BENEFICIOS ESTRATEGICOS

1. Reconocimiento en todo el mundo.

2. Mejora el entendimiento de los requerimientos legales.

3. Mejora la gestión del riesgo.

• BENEFICIOS FINANCIEROS

1. Incrementa la confianza de los accionistas.

2. Disminuye los costos de seguros.

2.4.3 LA ÉTICA Y EL AUDITOR

La ética profesional es una parte de la ética, que estudia los deberes y los derechos de los profesionales. La

ética general comprende las normas mediante las cuales un individuo decide su conducta. Por lo general la

ética, como código de conducta, influye en las personas y además, en su ámbito profesional y en las

relaciones que establecen con terceros.

Ética es una palabra derivada del vocablo griego ethikos, que define aquella parte de la filosofía que trata de

la moral y de las obligaciones del hombre en un contexto de entregar las reglas de conducta que deben

seguirse para hacer el bien y evitar el mal; es en esta línea que podemos inferir que no hay éticas especificas,

sino una sola ética, la del ser humano, la de la persona, y que solo encuentra especificaciones diversas,

atendiendo a las distintas circunstancias en las que el hombre se encuentra.

Es evidente que este tema, considerando sus características y consecuencias en su aplicación, es inagotable y

solo se tratara de abarcar las cuestiones más relevantes. Las reglas o normas que rigen la conducta humana, no

pueden ser definidas sino en función de la naturaleza del hombre; las diferentes actitudes humanas, es decir,

las predisposiciones a pensar, sentir y actuar con relación a algo, se les comprende vinculadas a la estructura

107

del carácter de la persona, a quien atribuimos una virtud o un vicio, precisamente estos aspectos están

inmersos en las disciplinas de la ética y la moral.

El objetivo es abordar, en forma breve y para su reflexión, el tema de la ética del auditor. Puesto que en

cualquier acción disciplinaría contra los auditores daña su reputación profesional, por lo tanto, tenemos que

tener un gran cuidado al realizar nuestras actividades como auditores, de modo que se apeguen a los ideales

del código de ética. Un código de ética sirve para organizar y entender mejor las reglas de conductas del

auditor.

El auditor no emitirá opinión alguna sobre los resultados de una empresa a menos que él, sea independiente a

la empresa auditada. Esta independencia es una de las características más importantes del auditor, ya que solo

manteniendo la reputación de independientes están en posibilidad de servir con propiedad a quienes confían

en ellos.

Tradicionalmente la independencia ha sido definida como la capacidad de actuar con integridad y objetividad.

La integridad es un elemento de carácter, representado por la firmeza del principio moral, rectitud y honradez.

La objetividad, en lo que corresponde a los auditores, representa la capacidad de mantener una actitud

imparcial y manejar de un modo libre de desviaciones todos los asuntos que caen bajo su revisión. Como

profesionales independientes los auditores no subordinarán su criterio a las opiniones de los clientes.

Los usuarios de los estados financieros tienen el derecho de suponer un juicio independiente por parte de los

auditores que expresan sus opiniones sobre los estados. El estado de independencia mental, al que también se

le llama independencia de hecho, es algo que exigen las normas de auditoria generalmente aceptadas.

Puesto que los usuarios de los estados financieros no pueden determinar el verdadero estado de independencia

del auditor, lo más probable es que el usuario base cualquier conclusión sobre las señales externas indicativas

de la independencia del auditor. Si el usuario conoce que existe una íntima asociación entre el auditor y la

administración, entre el auditor y los propietarios, o entre el auditor y un grupo en particular de usuarios, es

probable que dude de la independencia del auditor. Por lo tanto corresponde a los auditores evitar todas las

relaciones que puedan ocasionar que los usuarios tengan duda sobre su independencia.

108

La conclusión a que llega el observador bien informado al evaluar la relación del auditor es la prueba final de

sí dicha relación puede ocasionar que se dañe la apariencia de independencia del auditor. Este debe ponerse

en el lugar del observador y después, tomando en cuenta todos los hechos, fuerza de carácter normal y

comportamiento normal bajo las circunstancias, el auditor tiene que decidir sí la relación amenaza su

integridad y objetividad.

Se debe evitar cualquier relación que dañe la apariencia de independencia ante un observador bien informado.

Aunque en realidad la apariencia de independencia no garantiza la independencia de hecho, la cual es la

integridad y objetividad producida por una actitud mental independiente, dicha apariencia es fundamental

para mantener la confianza de los clientes.

En cada una de las reglas de conductas del código de ética profesional, no se describen todos los actos que

están prohibidos, ni todos los actos permitidos. El auditor debe esforzarse por cumplir con el espíritu del

código, y no sólo con la redacción de las reglas.

Se espera que los auditores no eviten las relaciones con el personal de la empresa auditada, ni menos las que

mantiene durante su examen de auditoria. Es completamente natural que los auditores y el personal de la

empresa auditada puedan tener relaciones sociales, religiosas y cívicas normales. Ningún observador

razonable pondría en duda la integridad y objetividad del auditor debido a estos contactos, pero si el auditor

entrara en alguna inversión conjunta con algún funcionario, director, o accionista de la empresa auditada, el

observador podría dudar de la independencia del auditor.

Objetividad profesional

Es la capacidad de un profesional de llegar a conclusiones correctas respecto a los asuntos que se le

encomiendan. El principio de objetividad impone a todos los auditores profesionales la obligación de ser:

justos, honestos intelectualmente y libres de conflictos de interés.

Es la capacidad del auditor de mantenerse independiente en sus juicios profesionales, evitar influencias

propias y de otros que pudieran deteriorar las conclusiones verdaderas derivadas de las evidencias mismas del

problema. Para ser objetivo, se debe ser independiente.

109

Independencia de hecho

Es un ingrediente básico cuyo deterioro impide la ejecución de los servicios profesionales, por lo tanto, es

deber de todo auditor mantenerla impecable en cualquier forma que preste sus servicios.

Independencia de apariencia

Es la confianza que un observador razonable, en la capacidad del auditor, tiene para ejecutar su trabajo de

manera honesta.

Cuando el auditor es contratado como empleado de una organización, pierde la independencia de apariencia y

en consecuencia no puede ser auditor externo de la misma entidad.

2.4.4 NORMAS GENERALES Y TÉCNICAS

Un auditor debe cumplir con las siguientes normas generales y tiene que justificar cualquier desviación de las

mismas:

1. Competencia profesional: Un auditor sólo debe aceptar aquellos compromisos que razonablemente él

o su equipo de trabajo esperar terminar con competencia profesional.

2. Debido cuidado profesional: El auditor debe poner el debido cuidado profesional en el desarrollo de

un compromiso.

3. Planeación y supervisión: El auditor deberá planear y supervisar adecuadamente el trabajo.

4. Suficiente información relevante: El auditor debe obtener suficiente información relevante que le

permita establecer una base razonable para llegar a conclusiones o recomendaciones en relación con

el trabajo.

5. Pronóstico: El auditor no permitirá que se utilice su nombre en relación con cualquier pronóstico de

operaciones futuras, de modo tal que haga creer que él garantiza la posibilidad de cumplimiento del

pronóstico.

Los auditores que prestan servicios profesionales tienen la responsabilidad de ser competentes, ejercer el

debido cuidado y observar las normas y técnicas establecidas por los organismos profesionales. Tienen que

tener los suficientes conocimientos y capacidad para planear y supervisar adecuadamente todos los trabajos.

El auditor a cargo de un compromiso no tiene necesidad de ser competente para llevar a cabo todos los

aspectos del trabajo en lo personal, pero tiene que estar en posición de definir las tareas, supervisar a quienes

las ejecutan evaluar su realización y llegar a una conclusión general.

110

Aquellos que se presentan por sí solos como auditores en ejercicio declaran tener el grado de habilidad que

normalmente poseen los equipos de trabajos en una empresa de auditoria. Se espera que terminen el trabajo de

acuerdo con las normas profesionales. Tienen que planear de manera competente el trabajo, supervisarlo y

obtener la información suficiente, así como ejercer cuidado y diligencia razonables en todas las fases del

trabajo, no obstante, no se espera que sean infalibles o libres de errores de criterio. Los auditores en ejercicio

no solo tienen que estar bien informados sobre las normas profesionales apropiadas y los asuntos técnicos

aplicable al trabajo, sino que también tienen que comprender las características generales del negocio de sus

clientes. Deben tener un conocimiento profundo sobre la industria en particular de su cliente y en especial

sobre la de todas las empresas que son su cliente, que de tal manera puedan estar seguro de que ha obtenido la

información suficiente que sirva de base a las conclusiones o recomendaciones a que se llegue en el trabajo en

particular.

La constante capacitación es fundamental para que el auditor logre los requerimientos de competencia. Un

requisito mínimo es mantenerse actualizado en las últimas leyes publicadas.

Muchos auditores han encontrado que los cursos de desarrollo profesional son una herramienta efectiva de

mantener la competencia en numerosas áreas. Es tan importante el tema de la capacitación que cierto número

de países han establecido leyes que, para renovar la licencia para ejercer, exigen a los auditores evidencias de

haber cursado un número de horas de capacitación.

Tanto si lo exige la ley o no, las personas profesionales deben aceptar la responsabilidad de mantenerse

competentes en todos los aspectos de sus trabajos.

Responsabilidad hacia la sociedad

1. Independencia de criterio: Al expresar cualquier juicio profesional el contador público acepta la

obligación de sostener un criterio libre de conflicto de intereses e imparcial.

2. Calidad profesional de los trabajos: En la prestación de cualquier servicio se espera del contador

público un verdadero trabajo profesional, por lo que siempre tendrá presentes las disposiciones

normativas de la profesión que sean aplicables al trabajo específico que esté desempeñando. Actuará

asimismo con la intención, el cuidado y la diligencia de una persona responsable.

3. Preparación y calidad del profesional: Como requisito para que el contador público acepte prestar sus

servicios, deberá tener el entrenamiento técnico y la capacidad necesaria para realizar las actividades

profesionales satisfactoriamente.

4. Responsabilidad personal: El contador público siempre aceptará una responsabilidad personal por los

trabajos llevados a cabo por él o realizados bajo su dirección.

Responsabilidades hacia quien patrocina los servicios

1. Secreto profesional: El contador público tiene la obligación de guardar el secreto profesional y de no

revelar, por ningún motivo, en beneficio propio o de terceros, los hechos, datos o circunstancias de

que tenga o hubiese tenido conocimiento en el ejercicio de su profesión. Con la autorización de los

111

interesados, el contador público proporcionará a las autoridades competentes la información y

documentación que éstas le soliciten.

2. Obligación de rechazar tareas que no cumplan con la moral: Faltará al honor y dignidad profesional

todo contador público que directa o indirectamente intervenga en arreglos o asuntos que no cumplan

con la moral.

3. Lealtad hacia el patrocinador de los servicios: El contador público se abstendrá de aprovecharse de

situaciones que puedan perjudicar a quien haya contratado sus servicios.

4. Retribución económica: Por los servicios que presta, el Contador Público se hace acreedor a una

retribución económica.

Responsabilidad hacia la profesión

1. Respeto a los colegas y a la profesión: Todo contador público cuidará sus relaciones con sus

colaboradores, con sus colegas y con las instituciones que los agrupan, buscando que nunca se

menoscabe la dignidad de la profesión sino que se enaltezca, actuando con espíritu de grupo.

2. Dignificación de la imagen profesional a base de calidad: Para hacer llegar a la sociedad en general y

a los usuarios de sus servicios una imagen positiva y de prestigio profesional, el contador público se

valdrá fundamentalmente de su calidad profesional y personal, apoyándose en la promoción

institucional y cuando lo considere conducente, para aquellos servicios diferentes a los de

dictaminación, podrá comunicar y difundir sus propias capacidades sin demeritar a sus colegas o a la

profesión en general. Los servicios de dictaminación se refieren a los provenientes de la auditoria de

estados financieros. No es permisible utilizar para fines publicitarios el término genérico de

auditoria.

3. Difusión y enseñanza de conocimientos técnicos: Todo contador público que de alguna manera

transmita sus conocimientos, tendrá como objetivo mantener las más altas normas profesionales y de

conducta y contribuir al desarrollo y difusión de los conocimientos propios de la profesión.

2.5 RECURSOS HUMANOS, ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DEL GRUPO DE

AUDITORIA INTERNA

2.5.1 CONCEPTOS BÁSICOS

Antes de ver cuales serían los recursos humanos idóneos en un grupo de auditoria interna, comencemos por

definir los conceptos básicos.

En la gestión de organizaciones, se llama recursos humanos al conjunto de los empleados o colaboradores de

esa organización. Pero lo más frecuente es llamar así a la función que se ocupa de adquirir, desarrollar,

emplear y retener a los colaboradores de la organización.

112

Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos

Humanos) junto a los directivos de la organización.

Otro concepto es el utilizado para referirse a los trabajadores, en sus aspectos cuantitativos y cualitativos. Es

decir, a la cantidad de personas que conforman la fuerza de trabajo. Como también los niveles de calificación

y capacitación de la misma.

Se dice del conjunto de personas que forman el principal activo de la organización empresarial. Personas que

poseen las habilidades, motivación y características personales que encajan funcionalmente en la estructura de

la organización.

Auditor

Una persona o un equipo, perteneciente al personal de la empresa o exterior a ella, que actúe en nombre de su

alta dirección, que posea, individual o colectivamente las competencias de la actividad, y que sea lo

suficientemente independiente de las actividades que audite como para poder emitir un dictamen objetivo;

Inspector o revisor de cuentas.

Trabajo en equipo

El mejor uso de las capacidades y experiencias para una evaluación más efectiva del control interno, como así

también la investigación de casos especiales hacen necesario la implementación del trabajo en equipo

incluyendo los Círculos de Calidad en el área de auditoria interna, como forma de mejorar los procedimientos,

logrando de tal forma controles, propuestas, análisis e informes de mayor calidad y menores costos.

Conocimientos y aptitudes

En cuanto a conocimientos como es obvio de lo expresado con anterioridad, es menester que los auditores

posean conocimientos a materia de herramientas de gestión, estadística, control estadístico de procesos,

resolución de problemas, trabajo en equipo, círculos de calidad, tormenta de ideas, pensamiento sistémico y

evaluación del control interno, planificación, administración, finanzas, a parte de las normativas legales,

contables y conocimientos en sistemas de información.

En cuanto a aptitudes el auditor interno deberá tener:

1. Interés y aptitud por la investigación.

2. Capacidad de análisis estadístico.

3. Conocimientos específicos (técnicos) en materia de auditoria interna, control interno y en lo

concerniente al sector.

4. Comportamiento organizacional y programación neuro-lingüística.

5. Capacidad de análisis.

113

6. Aptitud para trabajar en equipo.

7. Actitud pro-activa y alto nivel ético.

2.5.2 ORGANIGRAMA DEl DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

Como ya vimos en puntos anteriores, existen factores que influyen en la estructura y dimensión del

departamento de auditoria interna como lo son, el tamaño de la organización, ya que a mayor volumen de

operaciones y/o existencia de varias sucursales, se hará necesario una mayor supervisión y control sobre

las operaciones en su conjunto, lo cual determinará el número de recursos humanos a integrar al grupo de

auditoria interna, es decir, el tamaño y dimensión de la estructura a asignar al grupo o departamento de

auditoria interna definirán los niveles de mando y operación a adoptar, partiendo de su director hacia gerentes,

supervisores, encargados y auditores auxiliares.

Antes de continuar haremos hincapié en algunas ideas que pueden ayudar al buen trato y armonía

interpersonales del grupo de auditoria interna:

1. Primero trataremos de eliminar la idea de JEFE-subordinado. Como la imagen que se tiene del jefe

debe ser quien “siempre tiene la razón”, como la persona a la que “no se le puede cuestionar”. Y al

subordinado como la persona que “no sabe”, que es “irresponsable”, y que “no tienen la capacidad de

razonar por sí mismo”.

2. En contraparte introducir la idea de Líder-colaborador. Entendiendo como líder a la persona que

dirige a un equipo con la finalidad de lograr unos objetivos siendo el que proporciona cohesión y

ejerciendo el mando no como un fenómeno individual sino como el resultado de una interacción del

equipo. Y al colaborador como el miembro del equipo que trabaja con el líder y sus compañeros para

conseguir el objetivo, la idea de “trabajar con” asume que éste es una persona que tienen capacidades

y que puede y debe proponer, hacer y decidir.

3. Al equipo lo entendemos como un conjunto de personas con un objetivo en común, donde cada

persona puede pertenecer a varios equipos.

114

2.5.3 ANÁLISIS Y ESTRUCTURACIÓN DE PUESTOS

Ya definidos los niveles de mando y operación a adoptar, así como el número de recursos humanos necesarios

para llevar a cabo las funciones del departamento de auditoria interna, es de igual importancia definir las

funciones y responsabilidades de cada uno de estos elementos, las cuales se encuentran detalladas en el

análisis y descripción de puestos de trabajo.

Dicha descripción de puestos normalmente son preparados por el Auditor General, por los Gerentes de

Auditoria, por los supervisores de auditoria y por los auditores encargados.

En mi opinión lo ideal sería que fueran elaborados conjuntamente con cada uno de los implicados en la

dirección y en las distintas áreas a auditar, pues que mejor que ellos para definir los perfiles de dichos puestos.

La estructuración y formalización se realizara siguiendo los siguientes pasos:

1. Definición de puesto.

2. Definición de la misión de cada puesto, respondiendo a las preguntas ¿Para que existe el puesto? Y

¿para qué estoy aquí?

Director de Auditoria

Gerente de Auditoria Gerente de Auditoria

Gerente de Auditoria

Supervisor de Auditoria

Supervisor de Auditoria

Supervisor de Auditoria

Encargado de Auditoria Encargado de Auditoria

Encargado de Auditoria

Auxiliar de Auditoria Auxiliar de Auditoria

Auxiliar de Auditoria

Secretaria

115

3. Definición de áreas clave. Exponiendo las tareas más importantes e imprescindibles de cada puesto y

que generan valor agregado y fijar prioridades.

4. Definir medidas de rendimiento o indicadores. Que serán dos o tres por área clave y que estarán bajo

el control de la persona que ocupa el puesto y deberán ser valoradas (calidad, eficiencia, tiempo,

etc.).

La descripción de puestos para que sean de utilidad, debe especificar claramente los requerimientos del

trabajo a desarrollar. Si se establecen en términos generales, sirven solamente como descripción de funciones

en vez de establecer responsabilidades de los puestos. Los elementos críticos de un puesto, deben quedar

claramente establecidos y separados de los estándares de ejecución a efecto de que el empleado pueda ser

evaluado de manera realista.

2.5.3.1 IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

Adicionalmente entendamos la importancia de un buen análisis y descripción de puestos de trabajo dentro del

grupo de auditoria interna.

El objetivo de un análisis y descripción de puestos de trabajo no es otro que el de definir de una manera clara

y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para

llevarlas a cabo con éxito.

Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier

organización, sin embargo aún seguimos viendo como es considerado como un procedimiento “no

importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas. En las empresas estamos

preocupados por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución, etc. y, sin embargo

olvidamos o dejamos en un segundo plano la base de todos estos procesos: El análisis y descripción de

puestos de trabajo.

Por lo tanto comencemos por reflexionar sobre las siguientes cuestiones:

¿Cuántas veces hemos visto la desorientación de muchos auxiliares de auditoria porque no saben, cuales son

exactamente sus tareas y sus funciones?

¿Cuántas veces se ha seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto quizá de supervisor de

auditoria y nos damos cuenta de que esa persona no era idónea?

¿Cuántos auditores se preguntan por su situación o, el lugar que ocupamos en la empresa?

¿Cuántas veces los auditores se han planteado si tienen autoridad o responsabilidad para tomar determinadas

decisiones?

116

En mi opinión, son demasiadas las veces en que se presentan tales cuestiones. Y las respuestas a todas ellas

están en el análisis y descripción de puestos de trabajo. Con estos ejemplos tan solo pretendo poner de relieve

la importancia que tiene este sistema y las repercusiones que a largo plazo puede tener para una organización

el “ignorarlo” o, en su caso, no otorgarle dicha importancia.

Todo empresario, todo directivo y todo departamento de Recursos Humanos deberían de promover,

desarrollar e implantar un sistema adecuado de Análisis y Descripción de Puestos. Y entre sus funciones

debería destacar la de concienciar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema.

A la hora de implantar tal sistema no deben olvidar que de nada sirve desarrollar una herramienta

ininteligible, compleja o de difícil utilización, pues esto provocará desconfianza, pérdidas de tiempo y, sobre

todo, altos costos.

Aunque existen modelos estándares de análisis y descripción de puestos, la organización debe desarrollar e

implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su organización. Debe

ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo comprenda concreto y de fácil utilización.

El establecimiento de un Análisis Descripción Puestos sentará las bases, y en cierta medida, determinará el

éxito o el fracaso de muchos de los procesos de una organización.

Así, hablamos de que tener una herramienta clara y sencilla determinará:

Los procesos de selección: Cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es establecer los requisitos

necesarios que ha de tener un candidato para desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo, sobre la base

de esa información desarrollar todo el proceso de selección propiamente dicho (plantearnos qué técnicas

vamos a utilizar, qué pruebas vamos a pasar, cómo vamos a enfocar la entrevista, etc.) Así pues, los perfiles

profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a quien lo

desempeñe. En este sentido la utilización de este sistema es indispensable. De aquí, podemos deducir también

su importancia para el reclutamiento, pues en él especificamos las características o exigencias que debe tener

un candidato para desempeñar ese puesto de manera eficaz. Y la pregunta que cabe plantearnos es: ¿Cómo

reclutamos al personal, cómo realizamos un proceso de selección si ni tan siquiera conocemos lo que el

propio puesto impone a su ocupante?

Planes de carrera y promoción: A la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra

organización es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compañía y, qué requisitos son

necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades. En este sentido es necesario saber qué puestos

117

tengo, qué puestos voy a crear, por qué los considero necesarios y, qué características han de tener aquellas

personas que ocupen estos puestos.

Valoración de puestos de trabajo: La valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información

acerca del valor o el “peso” específico que un determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de

establecer retribuciones. Para hacer una valoración de puestos es necesaria la información aportada por el

ADP. Si no sabemos cuáles son las tareas de un puesto de trabajo, ¿cómo podremos determinar su valor?

Evaluación del desempeño: Para evaluar o medir el desempeño de un trabajador es necesario conocer con

exactitud cuáles son las tareas que hace, cuáles son sus funciones, sus objetivos. Si no tenemos esta

información, ¿qué variables vamos a utilizar para medir su eficiencia?

Formación: Para planificar la formación necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace, cómo lo

hace y dónde lo hace, para así determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra

carencia y, en función de ello proporcionarle la formación necesaria.

Determinación de la responsabilidad: Un análisis y descripción de puestos nos dará información acerca de

nuestras responsabilidades, nuestras competencias, etc., lo que reducirá la incertidumbre que, en muchas

ocasiones, tenemos al respecto y evitará el desempeño de un rol distinto al que realmente tenemos.

Clasificación y ordenación de puestos: Como anteriormente mencionamos, la información obtenida en el

Análisis y Descripción de Puestos servirá para clasificar y ordenar todos los puestos de la organización y

sobre la base de ello establecer la estructura retributiva.

Como hemos visto hay muchos aspectos y procesos de nuestra organización que requieren la implantación de

un sistema como éste. Todos deberíamos reflexionar acerca de los beneficios que tendría para nosotros el

implantar dicho sistema, que en mi opinión son muchos, y de las repercusiones negativas que para una

organización y, sobre todo para los trabajadores, tiene el ignorar este aspecto fundamental de la gestión

empresarial.

118

2.5.3.2 ESTRUCTURA DE RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS

1. Establecimiento de estructuras con asignación de responsabilidades (ejecución).

2. La estructura debe establecer ante quien se es responsable de informar los resultados obtenidos y con

que periodicidad.

3. Presentación de informes al nivel jerárquico superior sobre la forma en que se logran los objetivos y

metas (eficacia) sin aplicar los recursos (Eficiencia y economía).

4. Presentación de informes periódicos y realización de informes de evaluación que incluyan a las

unidades administrativas y de operación involucradas.

2.5.4. RECURSOS HUMANOS EN EL GRUPO DE AUDITORIA INTERNA

El equipo de auditores internos tendrá las siguientes estructuras de funciones y su formalización de

responsabilidades de acuerdo al siguiente análisis y descripción de puesto:

2.5.4.1 DIRECTOR DE AUDITORÍA

==========================================================================

Nombre de la Empresa: Pinta la Vida, S.A.

Nombre del empleado: Ejemplo Ignacio Ramírez.

Puesto: Director de Auditoria.

Nombre del Supervisor:

Puesto: Consejo de Administración o Director General.

Aprobado por: Lic.

Puesto: Director General. Fecha:

==========================================================================

Perfil del puesto:

119

1. Planear, coordinar y dirigir la ejecución de auditoria a todas las unidades administrativas que

conforman la organización, así como a las funciones que de ellas dependen.

• Direcciones, departamentos, secciones, oficinas.

Liderar a todos los equipos y coordinarlos para así cumplir con los objetivos planteados para toda la

empresa. Será el principal responsable de la planeación estratégica y de dirigir al grupo de auditoria

interna y detectar peligros, todo esto con el fin de asegurar la supervivencia y crecimiento de la

empresa.

Descripción de Actividades:

1. Planificar el funcionamiento de la oficina con el fin de obtener la mayor eficiencia posible del

servicio de auditoria interna.

2. Supervisar la labor de los auditores con el propósito de velar por el oportuno y efectivo

cumplimiento de todas las designaciones de auditoria interna.

3. Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria interna, lo cual incluye la

planeación, coordinación y dirección de sus actividades.

4. Controlar las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditoria interna, hasta

obtener una acción satisfactoria total en relación con cada informe.

5. Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria interna.

6. Planear a corto, mediano y largo plazo las actividades de auditoria interna.

7. Disponer la práctica de auditorias y trabajos especiales tendentes proveer asistencia a la

administración y a la solución de sus problemas.

8. Disponer la práctica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y alegatos en

estrecha coordinación con los abogados designados para el efecto.

9. Disponer la revisión permanente a la eficiencia con que está operando el sistema de control interno

establecido en la organización.

10. Desarrollar un efectivo programa de desarrollo de personal de auditoria interna que incluya

reclutamiento, entrenamiento, evaluación de desempeño y promoción.

11. Asistir a la administración con reportes de auditoria individuales y resúmenes periódicos de

hallazgos y observaciones de auditoria.

12. Mantener un sistema de seguimiento de deficiencia detectadas en auditoria y determinar la

adecuación de las acciones tomadas para su solución.

13. Monitorear la preparación del presupuesto para el grupo o departamento de auditoria interna y

hacerse responsable de su ejercicio.

14. Coordinar la planeación de las auditorias y hallazgos con el comité de auditoria.

15. Coordinar la planeación de las auditorias y otras actividades de auditoria interna con los auditores

externos.

120

16. Vigilar que el comportamiento, desempeño y trabajos de sus subordinados se lleven a cabo dentro de

los más altos niveles de conducta, honradez, ética personal y profesional, y apego a lineamientos y

disposiciones de orden legal y de pronunciamientos y criterios institucionales.

17. Ser responsable por la administración del grupo o departamento de auditoria interna a su cargo.

18. Efectuar visitas de supervisión con regularidad a cada uno de los miembros de auditoria a fin de

efectuar pruebas selectivas del trabajo realizado por los miembros de la oficina, así como para

comprobar personalmente el cumplimiento del plan de trabajo aprobado.

Experiencia:

1. Mínima 6 años.

2. En contabilidad, tesorería, impuestos, presupuestos, recursos humanos, administración, entre otras.

3. Hacia los diversos tipos de auditoria a desarrollar.

4. Contador público certificado, preferentemente con maestría o postgrado.

5. Actualización Constante.

6. Manejo de Internet.

7. 100% inglés.

8. Manejo de portales bancarios.

9. Manejo de PC, programas Excel, Word, Maquina de escribir, Fax.

Atributos y Cualidades:

1. Técnicamente actualizado.

2. Madurez personal y profesional.

3. Sin limitaciones para viajar.

4. Trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.

5. Mesurado e independencia de criterio y acción.

6. Don de mando y excelentes relaciones humanas.

7. Alta capacidad de interacción.

==============================================================================

Autorizo:

Puesto: Director General.

Fecha:

==============================================================================

121

2.5.4.2 GERENTE DE AUDITORÍA

==============================================================================

Nombre de la empresa: Pinta la Vida, S.A.

Nombre del empleado: Ejemplo C.P. Valeria Guzmán.

Puesto: Gerente de auditoria.

Nombre del Supervisor:

Puesto: Director de Auditoria.

Aprobado por: Lic.

Puesto: Director General y Director de auditoria. Fecha:

Perfil del puesto:

1. Disponer la ejecución de auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización

que le fueron asignadas a auditar, de conformidad con el plan o programa general de auditoria e

instrucciones especiales o extraordinarias que reciba del director de auditoria.

2. Mantener permanentemente informado al director de auditoria sobre el avance de las auditorias y los

problemas principales que se van presentando.

Descripción de Actividades:

1. Asistir al director de auditoria en el cumplimiento de sus obligaciones; cubrir sus ausencias sobre

base rotatoria entre los gerentes de auditoria.

2. Prever requerimientos de carga de trabajo a corto, mediano y largo plazo en las unidades

administrativas y actividades que le son asignadas a auditar.

3. Llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeño de aquel segmento del plan general

de auditoria que está bajo su responsabilidad.

4. Proporcionar asistencia técnica en la resolución de problemas especiales o complejos que puedan

surgir durante una auditoria.

5. Proporcionar los reportes finales de auditoria, asegurándose que se cumplió con normatividad y

estándares aplicables para garantizar la calidad del trabajo efectuado.

122

6. Participar, evaluar y recomendar acciones apropiadas, a requerimiento específico, en los casos de

fraudes y alegatos.

7. Promover sugerencias e innovaciones de auditoria y revisar los métodos para conducir las auditorias.

8. Asegurarse que los trabajos de auditoria se efectúen de conformidad con normatividad y estándares

profesionales, y que son llevados a cabo dentro del presupuesto de tiempo asignado.

Experiencia:

1. Mínima 4 años.

2. En contabilidad, tesorería, impuestos, presupuestos, recursos humanos, administración, entre otras.

3. Hacia los diversos tipos de auditoria a desarrollar.

4. Contador público certificado, preferentemente con maestría o postgrado.

5. Manejo de Internet.

6. 80% inglés.

7. Manejo de portales bancarios.

8. Manejo de PC, programas Excel, Word, Maquina de escribir, Fax.

Atributos y Cualidades:

1. Técnicamente actualizado.

2. Madurez personal y profesional.

3. Sin limitaciones para viajar.

4. Trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.

5. Mesurado, objetivo, con independencia de criterio.

6. Don de mando y excelentes relaciones humanas.

7. Alta capacidad de interacción.

==============================================================================

Autorizo:

Puesto: Director General.

Fecha:

==============================================================================

123

2.5.4.3 SUPERVISOR DE AUDITORÍA

==============================================================================

Nombre de la empresa: Pinta la Vida, S.A.

Nombre del empleado: Ejemplo Leticia Franco Trejo.

Puesto: Supervisor de Auditoría.

Nombre del Supervisor:

Puesto: Gerente de Auditoría.

Aprobado por:

Puesto: Director de auditoria y Gerente de auditoria. Fecha:

==============================================================================

Perfil del puesto:

1. Supervisar la ejecución de auditoria a las unidades administrativas y actividades de la organización

que le fueron asignadas a supervisar, de conformidad con el plan o programa general de auditoria e

instrucciones especiales o extraordinarias que reciba del gerente de auditoria a quien reporta.

2. Es responsable por mantener independencia durante el cumplimiento de una asignación de auditoria.

3. Recibirá todo el apoyo que sea necesario para la solución de problemas importantes que se presenten

durante el desarrollo de una auditoria.

Descripción de Actividades:

1. Supervisar el cumplimiento de dos o más auditorias en que concurra.

2. Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoria.

3. Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias planeadas.

4. Proporcionar guía y orientación al personal de auditoria en aquellas áreas de especial importancia y

para el cumplimiento de tiempos establecidos.

5. Coordinar con los otros supervisores la planeación de auditorias así como la asignación de personal.

6. Proporcionar asistencia técnica para el cumplimiento del plan de auditoria y la ejecución del trabajo

en campo.

124

7. Asegurarse que la normatividad y estándares aplicables a la planeación, trabajo en campo y reporte

de resultados son conocidos por los auditores subordinados.

8. Monitorear la conducción de las auditorias para asegurarse que se cumpla con los tiempos asignados.

9. Aprobar los cambios en el alcance de las revisiones así como los ajustes correspondientes en cuanto a

tiempos de trabajo.

10. Participar en el reclutamiento, selección, entrenamiento y evaluación del personal.

11. Identificar áreas que requieran especial atención por parte de la administración, incluyendo patrones

de deficiencias y asuntos delicados.

Experiencia:

1. Mínima 3 años.

2. En contabilidad, tesorería, impuestos, presupuestos, recursos humanos, administración, entre otras.

3. Hacia los diversos tipos de auditoria a desarrollar.

4. Contador público, preferentemente con maestría.

5. Manejo de Internet.

6. 80% inglés.

7. Manejo de portales bancarios.

8. Manejo de PC, programas Excel, Word, Maquina de escribir, Fax.

Atributos y Cualidades:

1. Técnicamente actualizado.

2. Madurez personal y profesional.

3. Sin limitaciones para viajar.

4. Trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.

5. Mesurado, objetivo, con independencia de criterio.

6. Don de mando y excelentes relaciones humanas.

7. Alta capacidad de interacción.

==============================================================================

Autorizo:

Puesto: Director General.

Fecha:

==============================================================================

125

2.5.4.4 ENCARGADO DE AUDITORÍA

==============================================================================

Nombre de la Empresa: Pinta la Vida, S.A.

Nombre del empleado:

Puesto: Encargado de Auditoria.

Nombre del Supervisor:

Puesto: Supervisor de Auditoría.

Aprobado por: Lic.

Puesto: Gerente de auditoria y encargado de auditoria. Fecha:

==============================================================================

Perfil del puesto:

1. Llevar a cabo los trabajos de auditoria a las unidades administrativas y actividades de la organización

y atender instrucciones especiales de revisión que se le encomienden.

2. Trabajar con independencia en la ejecución de sus asignaciones, las cuales son revisadas por un

supervisor para asegurar consistencia y competencia profesional en todos los trabajos que se le

confíen.

3. Recibir asignaciones con instrucciones generales con respecto a propósitos y objetivos a perseguir y

el tratamiento de problemas que se puedan presentar.

Descripción de Actividades:

1. Planear y conducir auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización y actuar

como líder frente a un equipo de auditores. Ejercer un alto grado de responsabilidad y juicio

profesional.

2. Evaluar la eficiencia del control interno reflejado en políticas, procedimientos y prácticas

administrativas y de operación.

3. Determinar la confiabilidad y otros registros, y la información que de ellos emana.

126

4. Evaluar el grado en que las prácticas administrativas son conducidas de una manera eficiente y

económica, el grado en que las operaciones están de acuerdo con políticas y regulaciones, y el grado

en que se van alcanzando los resultados de los planes y programas.

5. Asistir al supervisor en la planeación de la auditoria y efectuar cada una de las etapas que le son

establecidas para el ejercicio de una auditoria o revisión. Instruir a cada uno de los miembros de su

equipo de trabajo en las responsabilidades que les corresponden.

6. Conducir la presentación y cierre de entrevistas con funcionarios o empleados auditados. Es

responsable por informales respecto a los hallazgos y observaciones que va encontrando y las

respuestas que se le han dado.

7. Revisar los papeles de trabajos preparados por sus subordinados y preparar borradores del informe

de auditoria.

8. Prepara reportes internos tales como planes y programas de auditoria, reportes de avance y reportes

de hallazgos significativos.

Experiencia:

1. Mínima 2 años.

2. En contabilidad, tesorería, impuestos, presupuestos, recursos humanos, administración, entre otras.

3. Hacia los diversos tipos de auditoria a desarrollar.

4. Estudiante preferentemente de séptimo y octavo semestre de la carrera o pasante.

5. Manejo de Internet.

6. 60% inglés.

7. Manejo de portales bancarios.

8. Manejo de PC, programas Excel, Word, Maquina de escribir, Fax.

Atributos y Cualidades:

1. Técnicamente actualizado.

2. Madurez personal y profesional.

3. Sin limitaciones para viajar.

4. Trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.

5. Mesurado, objetivo, con independencia de criterio.

6. Don de mando y excelentes relaciones humanas.

7. Alta capacidad de interacción.

==============================================================================

127

Autorizo:

Puesto: Director General.

Fecha:

==============================================================================

2.5.4.5 AUXILIAR DE AUDITORÍA

==============================================================================

Nombre de la empresa: Pta la Vida, S.A.

Nombre del empleado:

Puesto: Auditor Auxiliar.

Nombre del Supervisor:

Puesto: Encargado de Auditoría.

Aprobado por: Lic.

Puesto: Supervisor de Auditoria y Encargado de auditoria.

==============================================================================

Perfil del puesto:

1. Recibir, por parte del auditor encargado de la auditoria, asignaciones con instrucciones específicas

respecto al propósito de su revisión y cómo llevar a cabo el trabajo que le ha sido encomendado.

2. Recibe orientaciones continuamente y su trabajo es monitoreado muy de cerca por el encargado y el

supervisor de auditoria.

Descripción de Actividades:

1. Asistir al encargado de la auditoria en la planeación del trabajo y en el desarrollo del enfoque

aplicado a la auditoria.

2. Desempeñar el trabajo asignado, o aquel segmento a ser revisado, bajo la dirección y orientación del

auditor encargado.

3. Desarrollar o asistir en la preparación del programa de auditoria.

128

4. Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación. Asistir en la selección de

procedimientos de auditoria y en la ejecución del programa de auditoria.

5. Asistir en la selección de procedimientos de auditoria y en la ejecución del programa de auditoria.

6. Preparar papeles de trabajo que sumaricen y den evidencia de la información obtenida y de las

conclusiones a que se llegó.

7. Discutir con la administración los resultados del trabajo, incluyendo observaciones y deficiencias

encontradas y acciones correctivas recomendables.

8. Participar en la preparación del informe de auditoria, incluyendo hallazgos y recomendaciones

efectuadas.

Experiencia:

1. Experiencia no indispensable.

2. En contabilidad e impuestos.

3. Estudiante de la carrera de contador público o pasante.

4. Manejo de Internet.

5. 50% inglés.

6. Manejo de PC, programas Excel, Word, Maquina de escribir, Fax.

Atributos y Cualidades:

1. Técnicamente actualizado.

2. Madurez personal y profesional.

3. Sin limitaciones para viajar.

4. Trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.

5. Mesurado, objetivo, con independencia de criterio.

6. Don de mando y excelentes relaciones humanas.

7. Alta capacidad de interacción.

==============================================================================

Autorizo:

Puesto: Director General.

Fecha:

==============================================================================

129

2.5.4.6 SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

========================================================================

Nombre de la empresa: Pinta la Vida, S.A.

Nombre del empleado:

Puesto: Secretaria de Auditoría.

Nombre del Supervisor:

Puesto: Director de Auditoría.

Aprobado por: Lic.

Puesto: Director de Auditoría. Fecha:

========================================================================

Perfil del puesto:

1. Facilitar los servicios técnicos de oficina necesarios al cumplimiento de las funciones de la Unidad

de Auditoría Interna.

Descripción de Actividades:

1. Facilitar la comunicación entre los miembros del departamento de auditoria interna, los

departamentos y funcionarios de la empresa, necesaria al cumplimiento de sus actividades, de

acuerdo a los requerimientos.

2. Coadyuvar al desarrollo de las reuniones y entrevistas realizadas en la oficina de auditoria interna.

3. Mantener actualizada la Agenda Diaria del Auditor Interno y velar por su oportuno recordatorio.

4. Facilitar la Documentación a los funcionarios de la Unidad de Auditoria Interna necesaria para la

realización de sus actividades.

5. Prestar la debida atención y suministrar la información pertinente a quienes así lo soliciten.

6. Mantener actualizado los diferentes archivos del departamento de auditoria interna.

7. Mantener actualizado el control de los bienes asignados al departamento de auditoria interna.

8. Transcribir memorandos oficios, informes, etc. de acuerdo a las instrucciones de los funcionarios de

él departamento de auditoria interna que así lo requieran.

9. Recibir y enviar correspondencia y demás documentos, mediante controles.

130

10. Velar por el oportuno requerimiento de los materiales de oficina así como por el uso racional de los

mismos.

Experiencia:

1. Experiencia 3 años en puesto similar.

2. Carrera profesional en secretariado o similar.

3. En contabilidad e impuestos.

4. Manejo de Internet.

5. 100% inglés.

6. Manejo de PC, programas Excel, Word, Maquina de escribir, Fax.

Atributos y Cualidades:

1. Técnicamente actualizado.

2. Madurez personal y profesional.

3. Trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.

4. Dinámica y servicial.

5. Don de mando y excelentes relaciones humanas.

6. Alta capacidad de interacción y responsabilidad.

==============================================================================

Autorizo:

Puesto: Director General.

Fecha:

==============================================================================

2.5.5 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL GRUPO DE

AUDITORIA INTERNA

Las fuentes más comunes de reclutamiento de los miembros del departamento de auditoría interna, inicia con

la propia promoción jerárquica, de acuerdo a los méritos, capacidades y cualidades suficientes para merecer

un ascenso. Los despachos de auditores externos son una importante fuente de captación, en especial de

131

aquellos auditores que ya trabajaron y conocen la organización reclutadora. O miembros de otras

organizaciones que buscan un cambio o mejora, puede ser una buena fuente. También valerse de agencias

especializadas de reclutamiento las cuales, además, suelen ser coadyuvantes en el proceso de selección. Otro

medio muy en boga en nuestros días para la captación de personal es el Internet, puesto que en él se

encuentran bolsas de trabajo con diversidad de vacantes de personal solicitado, para los diferentes niveles

de auditores internos.

2.5.6 ESTUDIO GENERAL PARA LLEVAR A CABO UNA AUDITORIA

2.5.6.1 INTRODUCCIÓN

El auditor deberá trasladarse al lugar en que hubiere de cumplir su misión provista de la mayor cantidad

posible de información documental y otros antecedentes útiles. Cuanto mayor fuere el acopio de

antecedentes, por parte del auditor designado, sobre la dependencia de la Corporación en que tuviere

que actuar, tanto mayor será su visión de conjunto de la misma, así como de sus problemas

específicos y, por consiguiente, en mejor posición ha de hallarse para llevar a cabo una labor más

efectiva.

Examen previo

Antes de dar comienzo a su trabajo en cualquier dependencia, el auditor deberá examinar el informe y los

papeles de trabajo de la última auditoría interna a la misma. Si ésta hubiere sido una auditoría interna especial

ha de examinar, además, el informe y los papeles de trabajo de la última auditoría interna regular efectuada en

dicha dependencia. Al examinar los expresados documentos habrá de tomar nota de las observaciones y

recomendaciones que contuvieren los mismos con el fin de: Disponer de la ventaja que significa conocer por

anticipado los puntos débiles a los cuales deberá dedicar especial atención.

Poder comprobar posteriormente, al realizar la auditaría, para comentarlo en su informe, los cambios positivos

o negativos que, en su caso, pudieren haberse producido en el funcionamiento general de la dependencia

inspeccionada y en el trabajo y la conducta de los empleados, en relación con la auditoría precedente.

También habrá de examinar los originales, copias o extractos de los informes de los auditores de firmas

independientes y de la Contraloría, a más de los contratos, actas y otros documentos de su equipo de trabajo

que, directa o indirectamente, se relacionaren con la dependencia que hubiere de inspeccionar.

NOTA: El propósito de este examen previo ha de ser facilitar al auditor interno el conocimiento de

las observaciones y recomendaciones de los auditores ajenos a la Oficina, con el mismo fin indicado

en el párrafo anterior, así como que dispusiere de otros antecedentes de interés para su misión. En

igual oportunidad y con idéntica finalidad, el auditor examinará la correspondencia despachada y recibida por

132

la dependencia durante los meses anteriores a la fecha de inicio de la auditoría. Si se tratare de una agencia,

el auditor revisará también la correspondencia relacionada con la misma que hubiese sido despachada y

recibida en los últimos meses por la sucursal respectiva.

Técnicas para el levantamiento de información

En resumen se entiende por levantamiento de información a las actividades que lleva a cabo el auditor

administrativo, operacional o financiero para allegarse de elementos base para conocer la unidad

administrativa, actividad o función sujeta a su intervención; para estudiar y evaluar su comportamiento y

desempeño; y para sustentar la aplicación de sus pruebas de auditoría.

Entrevistas preliminares

Si la auditoría fuere a llevarse a efecto en una agencia, el auditor, antes de viajar a la misma, tratará de tener

un cambio de impresiones con el administrador y el contador de la sucursal correspondiente, con el propósito

de conocer cualquier observación o sugerencia de importancia que pudieren tener estos funcionarios. Dicho

cambio de impresiones habrá de celebrarse, preferentemente, en una reunión conjunta con todos los

expresados funcionarios.

Inmediatamente después de practicar los arqueos de caja, el auditor deberá celebrar una entrevista con el jefe

y el contador de la dependencia, en relación con los puntos básicos que hubiere de desarrollar, siempre que

éstos no fueren de carácter reservado. En dicha entrevista el auditor ha de inquirir, directa o indirectamente,

de los citados funcionarios, si existiere algún punto en particular respecto del cual estimaren

convenientemente que el auditor tomare alguna acción determinada.

Las observaciones y sugerencias de los funcionarios locales mencionados en esta sección en ninguna

forma habrán de obligar al auditor, quien deberá ponderar aquéllas con objetividad y, finalmente, tomar

bajo su responsabilidad la decisión que considerare más favorable a los intereses de la institución, de

acuerdo con su propio criterio.

NOTA: Si bien los indicios que el auditor pudiere llegar a obtener a través de estos canales no

siempre han de cristalizar en resultados concretos, habrá casos en que tales fuentes de información

sí resultarán provechosas. La habilidad personal del auditor para conducir sus entrevistas con los

funcionarios locales será, muchas veces, el factor determinante del éxito que pudiere derivar de

dichas reuniones.

Entrevistas

Al efectuar una entrevista es necesario saber de antemano qué clase de información se desea obtener y para

ello formular preguntas concretas. Cualquier cuestionamiento, búsqueda, prueba o examen, requiere de una

133

cierta dosis de preparación anticipada, a efecto de evitar posibles pérdidas de esfuerzo y tiempo. Para

asegurar la información que se pretende, hay que cuidar de entrevistar al personal adecuado. El auditor

decidirá qué personas son las que conocen la información pretendida y a quiénes recurrir para mayores

detalles. El momento y sitio de la entrevista son cosas que convendrá precisar de antemano y habrá que

notificar oportunamente a la persona o personas que se entrevistarán, advirtiéndoles los asuntos que se van a

tratar para que tengan preparados los informes, registros y torso datos que sean necesarios y convenientes.

La entrevista se realizará de un modo informal, utilizando el canal o autoridad apropiada, solicitando

anticipadamente el permiso del supervisor o jefe de departamento. Es de suma importancia emplear en todo

momento el tacto y la diplomacia.

Al iniciarse la entrevista el auditor deberá establecer con el mayor cuidado qué es lo que pretende y señalar

que desea una información específica y la recopilación de datos pertinentes que le puedan ayudar a llevar a

feliz término su tarea. También agregará que recibirá con mucho gusto toda clase de opiniones y sugerencias,

pero que se verá obligado a prescindir de ellas si no están respaldadas por hechos ciertos y argumentos

válidos.

La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista, es obtener información suficiente y digna de confianza, lo

cual no siempre es empresa fácil. Hay personas siempre dispuestas a proporcionar toda clase de informes,

pero en cambio hay otras que dudan y en ocasiones se muestran escépticas. En ocasiones suele presentarse

una actitud de resistencia y temor a suministrar datos, porque el individuo piensa que más tarde pueden ser

utilizados en contra suya o que su jefe le haga objeto de duros reproches. Asimismo, suele temerse que la

divulgación de los informes le cueste su trabajo a quien los da.

Por otra parte, hay ejecutivos reacios a “hablar” porque no conocen como debieran, los diferentes aspectos de

la labor que desempeñan. Tal vez algunos ejecutivos se inclinen a criticar los procedimientos y desempeño de

otros, mientras callan los suyos propios. Otros más, viven cambiando sus sistemas a fin de disimular su

incapacidad. El auditor debe estar preparado a reconocer y corregir estas clases de reacciones, explicando

para ello cuáles son las finalidades y objetivos del servicio de auditoría, que consisten en producir medios

mejor coordinados que ayudan a la dirección a alcanzar una mejor administración de las funciones. Las

actitudes referidas habrán de ser identificadas por el auditor.

La tarea de recopilar información verídica y acertada demanda mucha inteligencia, visión e imaginación. A

veces el auditor puede haber sido mal informado, pero pronto sabrá evaluar la información que obtenga,

134

separando la paga del grano. Estará alerta a observar y analizar los distintos aspectos de la información, a

efecto de precisar su corrección y exactitud. La experiencia suele servirle de base para elaborar una forma de

proceder que le produzca buenos resultados; y al pasar de una a otra entrevista o de una otra auditoría, hará lo

que esté en su mano para mejorar su actuación y tornarse más experto en sus métodos.

Sin embargo, puede ocurrir que el auditor no sea un conocedor a fondo de todos los aspectos de la

administración y particularmente del arte de la persuasión y en hacer que la gente confiese sus deficiencias en

actuación y procedimientos. Cuando éste sea el caso podría resultar útil aplicar las siguientes sugerencias:

durante la entrevista, conviene que el auditor no se comprometa definiéndose o haciendo recomendaciones,

aun cuando se siente inclinado, en principio, a favor de lo que se le esté diciendo; habrá de comprobar los

puntos dudosos haciendo preguntas, cuyas respuestas tal vez necesiten ser estudiadas posteriormente.

Siempre que le sea posible, deberá respaldar las notas que tome con formas, informes, etc., las cuales pasarán

a formar parte de sus papeles de trabajo. Cuando el tiempo y las circunstancias se lo permitan, comprobará y

asimilará la información obtenida en una entrevista, antes de pasar a efectuar la siguiente. En ciertos casos,

será aconsejable respaldar la precisión de los datos, solicitando al entrevistado que lea y firme lo asentado en

el papel.

Preparación de la entrevista

1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades

básicas, actividades, etc. (Investigación).

2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).

3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Psicología).

4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Psicología).

5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

Conducción de la entrevista

1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).

2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado

(Imparcialidad).

3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).

4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).

5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).

135

6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).

7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la

cuestión.

8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).

Secuela de la entrevista

1. Escribir los resultados (Documentación).

2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones.

(Profesionalismo).

3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).

Recabar datos mediante la entrevista

La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas

con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden

conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma. En las investigaciones de sistema, las formas

cualitativas y cuantitativas de la información importante. La información cualitativa está relacionada con

opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones

cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor

fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la Recabación de datos

cuantitativos.

Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia con relación a como se podría hacer el trabajo; las

entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden

descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones

de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calenda rizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que

pedirle que llenen cuestionario.

Determinación del tipo de entrevista

La estructura de la entrevista varía. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es

conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres.

Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas

pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier

respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas

136

para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas

las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.

Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta.

La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por

anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más

tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis

de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

Ejemplos De Las Preguntas Abiertas Y Cerradas En La Entrevista Estructurada:

FORMA DE PREGUNTA ABIERTA FORMA DE PREGUNTA CERRADA

Ejemplo: obtener la información sobre las

características de diseños críticas para los

empleados. " Algunos empleados han sugerido que

la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento

de pedidos es instalar un sistema de computadora

que maneje todos los cálculos..." bajo estas

circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un

sistema de este tipo?

Ejemplo: obtener la información sobre las

características de diseño críticas para los empleados.

“La experiencia le ha proporcionado una amplia

visión en cuanto a la forma en la que la empresa

maneja los pedidos..." Me gustaría que usted

contestara algunas preguntas específicas en relación

en lo anterior: -¿Qué etapas trabajan bien?¿Cuáles no

-¿En donde se presenta la mayor parte del problema?

- ¿Cuándo ocurre un atraso.

Selección de entrevistados

Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la

información que se necesite en la investigación; incluso el analista debe verificar los datos recopilados

utilizando unos de los otros métodos de Recabación de datos. La entrevista se aplica en todos los niveles

gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el

estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del

embarque y de recepción, al personal de almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir.

Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más

importantes.

Realización de entrevistas

La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista.

La buena entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una

entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.

137

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta

de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la

aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría

éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos

aquí para resolver su problema".

A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es lo que me está diciendo la persona?

2. ¿Por qué me lo está diciendo a mí?

3. ¿Qué está olvidando?

4. ¿Qué espera está persona que haga yo?

Entrevista estructurada Entrevista no estructurada

VENTAJAS Asegura la elaboración uniforme

de las preguntas para todos los

que van a responder. -Fácil de

administrar y evaluar. -Evaluación

más objetiva tanto de quienes

responden como de las respuestas

a las preguntas. -Se necesita un

limitado entrenamiento del

entrevistador. -Resulta en

entrevistas más pequeñas.

El entrevistador tiene mayor

flexibilidad al realizar las

preguntas adecuadas a quien

responde. -El entrevistador puede

explotar áreas que surgen

espontáneamente durante la

entrevista. -Puede producir

información sobre área que se

minimizaron o en las que no se

pensó que fueran importantes.

DESVENTAJAS Alto costo de preparación. -Los

que responden pueden no aceptar

un alto nivel en la estructura y

carácter mecánico de las

preguntas. -Un alto nivel en la

estructura puede no ser adecuado

para todas las situaciones. -El alto

nivel en las estructuras > reduce

responder en forma espontánea,

así como la habilidad del

entrevistador para continuar con

comentarios hacia el entrevistado.

Puede utilizarse negativamente el

tiempo, tanto de quien responde

como del entrevistador. -Los

entrevistadores pueden introducir

sus sesgos en las preguntas o al

informar de los resultados. -Puede

recopilarse información extraña. -

El análisis y la interpretación de

los resultados pueden ser largos. -

Toma tiempo extra recabar los

hechos esenciales.

138

Cuestionarios para el estudio general

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas

características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la

entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

Obtención de datos mediante cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de

personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios

departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos con

relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también

esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor

anonimato y puedan darse respuestas mas honesta (y menos respuestas pre-hechas o estereotipadas). También

las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiables.

Selección de formas para cuestionarios

El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en

una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de

hechos significativos. Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y

cerrados, y se aplican dependiendo de sí los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de

las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionario abierto

Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los

sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por

ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un

medio. El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de

sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas

preparadas que pensar por sí mismas.

Cuestionario cerrado

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la

pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener

información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su

opinión sobre los aspectos importantes.

139

CAPITULO III. APLICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL - ADMINISTRATIVA

3.1 INTRODUCCION

Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cuándo debe practicarse la auditoria operacional,

sí se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y

los consultores, han determinado como más frecuentes:

• Para aportar recomendaciones que resuelvan un problema conocido.

• Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y

• Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las

entidades.

La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es

que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa

cíclico de revisiones, en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen

permanente de aquellas operaciones que requieren especial atención del monto de recursos invertidos en ellas

o por su criticidad.

3.1.1 OBJETIVO DE LA METODOLOGÍA

Un aspecto importante en la planeación administrativa es la metodología con la que se lleva a cabo, o

procedimiento de planeación. Si éste no es adecuado es probable que el resultado sea una planeación

deficiente .Por ello el auditor deberá enterarse de alguna manera de cómo se lleva a cabo.

La empresa puede tener su propio modelo de planeación, que se ajuste a sus necesidades particulares, o

utilizar un modelo más general .En cualquier de los dos casos, estos deberán implementarse con eficiencia.

Como ejemplo mostramos un modelo general presentado por Koontz y O’Donnell.

• Estar conciente de la oportunidad. Contemplar a nuestro alrededor y percibir el mercado, nuestras

capacidades y debilidades, la competencia, etcétera.

• Establecimiento de objetivos. Debemos definir donde queremos estar, qué queremos lograr y

cuando, todo esto en relación con la empresa y cada uno de sus departamentos.

140

• Formulación de premisas. Derivadas del medio en donde las actividades se realizan pueden ser

planes previos y algunas suposiciones fundamentadas en hechos. Estas premisas están relacionadas

con diversos pronósticos.

• Determinación de cursos alternativos. El problema generalmente no es encontrar opciones sino

encontrar aquellas que sean más promisorias para el logro de nuestros objetivos. Si es necesario

debemos hacer un análisis preliminar para reducir el número de opciones.

• Evaluación de cursos alternativos. Para evaluar las otras opciones debemos tomar en cuenta diversos

factores, como el costo, tiempo, la aceptación etcétera, y no olvidar que existen diversas

herramientas para hacer este tipo de evaluaciones.

• Selección de un curso de acción. A veces dos o más cursos de acción pueden ser aconsejables y

seguirse ambos, pero la alternativa de no hacer nada pueda ser valida.

• Formulación de planes derivados. El tomar una decisión no es final del camino, sino el inicio de otro,

en el que debe decirse como y con que se va apoyar la decisión tomada.

• Expresión numérica de los planes mediante presupuestos. La mejor forma de consolidar un plan es

poniéndolo en números, lo cual no solo nos sitúa en una posición realista, sino además sirve como

medio de control.

3.1.2 METODOLOGIA COSO

El marco integrado que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados, derivados

del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión.

• Ambiente de control.

• Evaluación de riesgos.

• Actividades de control.

• Información y comunicación.

• Supervisión.

Niveles de madurez de la estructura del control interno

Nivel l No Seguros (fiables):

• Ambiente impredecible donde los controles no están diseñados o implementados.

Nivel 2 Informales:

• Los controles están diseñados e implementados pero no están adecuadamente documentados.

• Los controles principales dependen de la gente.

141

• No existe un entrenamiento formal o comunicación de controles

Nivel 3 Estandarizados:

• Los controles están diseñados e implementados.

• Los controles han sido documentados y comunicados a los empleados.

• Desviaciones de control probablemente no son detectados.

Nivel 4 Moni toreado:

• Controles estandarizados con pruebas o supervisiones periódicas para diseño y operación efectiva

reportándolo a la gerencia

• La automatización y las herramientas se pueden utilizar de manera limitada para soportar los

controles.

Nivel 5 Optimizados:

• Una estructura integrada de control interno con un monitoreo real en tiempo por la gerencia con una

continua mejora.

La automatización y herramientas son usadas para soportar los controles y permitir a la organización hacer

cambios rápidos a los controles, si se necesita.

Ley Sarbanes Oxley

Creador de la Ley SOX Paúl Spyros Sarbanes demócrata de más alto rango de Maryland, hizo historia en

Maryland en noviembre del 2000 al ganar su reelección e un 5to. Periodo, lago nunca antes visto en el senado

de los estados unidos convirtiéndose así en el senador de los estados unidos que mas tiempo ha prestado sus

servicios por el estado de Maryland. Sarbanes ha venido trabajando para los residentes de Maryland durante

mas de tres décadas, primero como miembro de la cámara de delegados de Maryland y luego, durante tres

periodos, como congresista por el tercer distrito congresional. Desde 1977 ha prestado sus servicios con

integridad y distinción en el senado de los estados unidos en donde funge como el miembro de mas nivel de la

Minoría en el Comité de la Banca, vivienda y asuntos urbanos del senado y es el miembro de mas alto rango

de los comités de relaciones exteriores, presupuestos y de los comités conjunto de economía.

Un llamado al servicio publico

Paúl Sarbanes nació en Salisbury, en la Costa Este de Maryland, el 3 de febrero de 1933. Fue hijo de

inmigrantes griegos que vinieron de Laconia, Grecia—Spyros (que falleció en 1957) y Matina Sarbanes

(que falleció en el 2001) eran propietarios del Mayflower Restaurant en Main Street de Salisbury. Los

principios que el Senador Sarbanes aprendió al criarse en Salisbury y que han guiado su vida publica son la

oportunidad y la justicia- principios que con firmeza el considera fundamentales para una sociedad decente y

justa. Si bien no había ningún diploma en la pared, los padres de Sarbanes entendieron la importancia del

142

trabajo arduo así como del valor de la educación. Inculcaron estos valores en sus hijos junto con un aprecio de

los beneficios de vivir en una sociedad democrática.

Después de graduarse de Wicomico High School en Salisbury, Sarbanes recibió una beca académica y atlética

para Princeton University (licenciatura en artes en 1954). Se le otorgo una beca Rodees que lo llevo Oxford,

Inglaterra (licenciatura en artes de primera clase 1957). Sarbanes luego regreso a Estados Unidos y asistió a la

Escuela de Leyes de Harvard. Después de graduarse en 1960, fungió como secretario del tribunal para Juez

Federal, Morris A. Soper, antes de ingresar a la práctica privada en dos bufetes legales en la ciudad de

Baltimore. Muy temprano en su vida Sarbanes aprendió de sus padres sobre el privilegio que tenemos por

vivir en una democracia, la importancia de participación comunitaria y en particular, la importancia de ejercer

el derecho a votar. En muchas conversaciones con estudiantes a lo largo de todo el estado de Maryland,

cuando habla de su pasión por el servicio publico, Sarbanes habla del alto valor que los antiguos griegos

daban a la participación en la vida pública. Expresa que en Atenas aquellos que vivían solamente su vida

privada se quedaban cortos, eran llamados “idiotes” de lo que se deriva nuestra palabra “idiota” del día de

hoy. Los principios de justicia y oportunidad que inculcaron sus padres en Sarbanes desde una edad muy

temprana lo llevaron a una vida de servicio público. 1966, saranes se postulo para la Cámara de Delegados de

Maryland en la Ciudad de Baltimore y gano. Durante sus cuatro años como Legislador Estatal en Anápolis,

presto sus servicios en el Comité Judicial y en de Medios y Arbitrios. En 1970 fue electo a la Cámara de

Representantes de los Estados Unidos, el primero de sus tres periodos. Mientras sirvió en la Cámara de 1971-

1976, Sarbanes presto sus servicios en el Comité Judicial de la Cámara, el Comité de la Marina y Pesca

Mercante y en el Comité Selecto para la Reorganización de la Cámara. Fue durante su servicio en la Cámara,

en Agosto de 1974 que Sarbanes fue seleccionado por sus colegas Demócratas del Comité de la Cámara de

Watergate para presentar el primer articulo de la Impugnación del Presidente Richard Nixon por obstrucción

de la justicia. El 2 de Noviembre de 1976 Sarbanes fue electo al Senado de los Estados Unidos. Fue reelecto

en 1982, 1988, 1994 y 2000. a lo largo de su servio publico el senador Sarbanes a trabajado arduamente para

darles a los ciudadanos de Maryland una representación dedicada e independiente, una representación basada

en la inteligencia e integridad, una representación que les da a la gente confianza en que sus funcionarios

electos están para servir el bien publico.

Restauración de la confianza en los mercados financieros “LA LEY SARBANES-OXLEY”.

Como respuesta al fracaso de Nerón Corporation en 2001, que en ese momento era la séptima corporación

mas grande de los Estados Unidos, Sarbanes, en su capacidad como Presidente del Comité de Banca,

Vivienda y Asuntos Urbanos del Senado, llevo a cabo una serie de amplias audiencias que tuvieron como

resultado la aprobación de una ley bipartidista diseñada para reformar la industria de la contabilidad y

restaurar la confianza de los inversionistas que se había erosionado con el colapso de Enrón.

143

Inmediatamente después de la aprobación de la legislación por parte del Comité de la Banca del Senado en

junio del 2002, las dificultades contables de WorldCom sacudieron aun más a los mercados financieros y

crearon una gran ola de apoyo para la legislación de Sarbanes. Sarbanes se presento en los programas de

televisión “This Week” de la ABC,”Meet the Press” de la NBC, en CNN, y en CNBC. Además, fue electo

por el líder Democrático del Senado, Tom Daschle, para dar la respuesta Democrática al discurso semanal

radiado a nivel nacional del Presidente el 29 de junio del 2002.

La Ley de Reforma de la Contabilidad de Compañías Publicas y Protección de los Inversionistas, fue firmada

y entro en vigencia como ley el 20 de julio del 2002, y se le ha calificado como la reforma de más alcance en

las prácticas comerciales estadounidenses desde la época de Franklin Delano Roosevelt. La ley que ahora se

conoce como la “ley Sarbanes-Oxley”, lleva el nombre de los principales patrocinadores de la legislación.

La legislación crea un consejo de supervisión sólido e independiente para supervisar a los auditores de

compañías públicas y le permite a este consejo establecer normas de contabilidad así como investigar y

disciplinar a los contadores. Cubre los conflictos de intereses, garantiza la independencia de los auditores,

afianza el gobierno corporativo, exigiendo que los lideres corporativos sean personalmente responsables de la

exactitud de los reportes financieros de su compañía y establece resguardos para proteger en contra de los

conflictos de los analistas de inversión. Como resultado de su trabajo de llevar hacia adelante esta legislación

histórica en el Congreso hasta convertirse en ley, Sarbanes fue honrado en junio del 2003 con el prestigioso

premio de ética en el gobierno llamado Paúl H. Douglas de la Universidad de Illinois. El premio establecido

en 1992 en honor del senador Douglas, un hombre a menudo llamado “la conciencia del senado de los

Estados Unidos”, fue diseñado para honrar a quienes han hecho una contribución significativa en la

promoción de la ética. Regla 404 de la Ley Sarbanes-Oxley y la norma de auditoria No. 2 emitida por el

P.C.A.O.B. Esta nueva ley surge como resultado de los escándalos financieros corporativos desencadenados

con el caso Enrón y Worldcom, el cual englobo entre otros hechos los siguientes:

• Fraudes de alto perfil.

• Fracaso de negocios.

• Fracaso en los gobiernos corporativos.

• Menor certeza y confianza en el mercado de capital estadounidense.

En mayo de 2003 se publican las reglas finales de la Ley Sarbanes-Oxley “Regla 404”. Esta nueva regla

requiere que la gerencia de las compañías (CEO y CFO) documenten y determinen la eficacia de los controles

internos aplicables en la preparación de la información financiera, que se presenta a la SEC. El 9 de marzo de

2004 los auditores de (PCAOB) emitieron las normas de auditoria para la revisión de los restados financieros

144

de las compañías públicas que cotizaban en la SEC. La Norma de Auditoria No. 2, establece los

procedimientos y linimientos que debe seguir el auditor para la revisión del control interno aplicable en la

preparación de la información financiera. La Ley Sarbanes-Oxley y las Normas de Auditoria emitidas por el

PCAOB son aplicables a las compañías públicas estadounidenses y de otros países que cotizan en los

mercados de valores estadounidenses. El objetivo del auditor en una auditoria de control interno aplicable en

la preparación de la información financiera se expresa sobre una opinión acerca de:

• Las aseveraciones que la administración de la compañía hace sobre la efectividad del control interno

aplicable en la preparación de la información financiera a una fecha determinada.

• Reportar que no existen debilidades materiales en el mencionado control interno a la fecha en que la

administración de la compañía hizo sus aseveraciones.

• En su caso, reportar las diferencias, deficiencias significativas y debilidades materiales.

Para que el auditor pueda expresar su opinión requiere planear y ejecutar la auditoria de tal manera que le

permita asegurare de una manera razonable que la compañía ha mantenido, en todos los aspectos los aspectos

importantes, un efectivo control interno aplicable en la preparación de la información financiera. Mantener

un efectivo control interno aplicable en la preparación de la información financiera, significa que no existen

debilidades materiales o significativas.

Es una auditoria de control interno aplicable en la presentación de la información financiera, el auditor debe

obtener evidencia suficiente y competente acerca del diseño y efectividad operativa de los controles internos

sobre todas las aseveraciones que la administración de la compañía hace acerca de los estados financieros,

todas las cuentas y demás revelaciones significativas. Debido a que la auditoria no esta diseñada para detectar

deficiencias en el control interno aplicable en la preparación de la información financiera, el auditor debe

planear y ejecutar su auditoria para obtener una razonabilidad de que las deficiencias individuales o en

conjunto, que pudieran representar debilidades materiales en dicha preparación, han sido identificadas. Dado

que la información del auditor que realiza la auditoria al control interno aplicable en la preparación de la

información financiera es significativamente relevante para la emisión de la opinión acerca de tales estados

financieros, dicho auditor deberá ser el mismo que audite los estados financieros. Sin embargo, el auditor

pudiera auditar los estados financieros sin auditar el control interno aplicable en la preparación de la

información financiera. En los once títulos de la Ley SOX, se establecen nuevas obligaciones y sanciones

para miembros del consejo, directivos, ejecutivos, auditores, abogados y analistas financieros. Para la mayoría

de las empresas americanas con registro ante SEC, la fecha efectiva de cumplimiento fue julio de 2003, y esta

se extiende a abril de 2005 para empresas americanas de menor tamaño y empresas extranjeras con registro

ante la SEC. Diversos son los objetivos y lineamientos de la Ley SOX, esta, principalmente busca constituir

gobiernos corporativos mas responsables y transparentes. El PCAOB tiene como misión supervisar a los

auditores de las empresas públicas, con el fin de proteger los intereses de los inversionistas vigilando que la

información financiera y los reportes de auditoria sean razonables. Son cinco los miembros este consejo,

145

nombrados por periodos de cinco años, quienes ganan más que el mismo presidente de los EUA. Lo anterior

con el fin de contar, de tiempo completo, con los “mejores y más brillantes del sector privado”. Dos de los

miembros deberán ser CPA y los otros tres no. PCAOB es fondeado por cuotas provenientes de las emisoras

de valores. Algunas de las principales atribuciones de PCABO son:

1. Registro de firmas / despachos de auditoria, que dictaminen a empresas publicas.

2. Determinar o modificar las normas y reglas de auditoria, control de calidad, ética e independencia.

3. Inspección de firmas / despachos registrados (mínimo cada tres años y, en algunos casos anuales). En

caso de que aplique, determinación de sanciones para la firma y sus asociados.

4. Establecimiento de normas de auditoria que comprenden puntos como:

• Conservación de papeles de trabajo al menos por siete años(o cualquier documento importante en la

determinación de las conclusiones del reporte).

• Revisión y aprobación de un segundo socio (como control de calidad).

• Evaluación de la estructura y los procedimientos de control interno, que permitan determinar si este

comprende razonablemente las operaciones y disposiciones de los activos de la empresa.

• Revisión de la autorización de la alta dirección de ingresos y gastos importantes.

• Descripción de debilidades e incumplimientos importantes de control interno.

De acuerdo con la sección 209 de la Ley SOX, los estados (de la unión americana) determinaran, de forma

individual, si las normas de PCAOB se aplican a nivel estatal para las firmas / despachos medianos y

pequeños, aunque estos no estén registrados ante la PCAOB.

Independencia de los auditores

Establece la prohibición de prestar servicios distintos de auditoria cuando se es auditor al mismo tiempo.

En los meses posteriores a la emisión de la ley, dados los argumentos de la profesión contable, se le ha

logrado ampliar el concepto de servicios de auditor.

Los auditores no podrán prestar servicios establecidos al mismo tiempo que la auditoria, tales como:

• Llevar la contabilidad o elaborar estados financieros de la empresa.

• Diseño e implementación de sistemas de información contable y sistemas de información financiera.

• Servicios de valuación, así como los servicios actuariales.

• Consultora en control interno.

• Funciones de administración y de recursos humanos.

• Servicios financieros, asesor financiero.

• Consultora jurídica no ligada a los servicios de auditoria.

146

El socio no podrá auditar ni ser socio revisor por más de cinco años pues debe darse una rotación. Así mismo,

el auditor deberá reportar al Comité de Auditoria de la empresa, lo siguiente:

• Políticas y prácticas contables críticas utilizadas durante la auditoria.

• Tratamientos alternativos y sus implicaciones en el contesto de los GAAP (Generally Accepted

Accounting Pronciples).

• Comunicación escrita importante entre auditor y la alta dirección de la empresa.

Los directivos y consejeros tendrán que reforzar su nivel de supervisión y apegarse a estrictos códigos de

conducta, ahora tendrán que cumplir con cierta documentación, tareas y limitaciones:

1. Formar un Comité de Auditoria sección 301 que puede estar integrado por consejeros o personas

independientes; estos últimos sin ingresos directos de la empresa, salvo por su horarios como parte

del comité. El Comité de Auditoria será el encargado del nombramiento, los honorarios y la

supervisión de la firma, despacho y contratos. Básicamente, el Comité de Auditoria se encargara de

los asuntos relativos a la contabilidad, el control interno y la auditoria.

2. Restricciones a directivos en la compra y venta de acciones. Sección 306.

3. Prohibición de préstamos personales a ejecutivos. Sección 402(a).

4. En caso de detectarse un importante incumplimiento dentro de los doce meses siguientes a la

prestación de la información, el CEO y el CFO deberán regresar a la empresa cualquier bono o

incentivo recibido. Sección 305.

5. El CEO y el CFO preparan, cada uno, un certificado que acompañe a la información financiera

periódica que testifican que:

Los controles internos y procedimientos efectuados sobre los desgloses han sido evaluados a la fecha

final del periodo cubierto por el informe.

Los estados financieros no contienen información falsa y presentan razonablemente, en todos los

aspectos importantes, las condiciones financieras y de sus operaciones, así como declaración expresa

de que se han hecho las revelaciones apropiadas. Un auditor independiente deberá emitir un informe

acerca de la valoración de la Dirección sobre el control interno.

Se ha revisado la efectividad de los controles internos de la empresa y sus subsidiarias. En su caso,

revelar si hubiera cambios significativos en el control interno.

La SEC recomienda como marco de referencia para los certificados, en lo referente al control interno

atender a lo establecido por el COSO(The Committtee of Sponsonting Organizations of the

Treadway Commssion).

Los incumplimientos en esta sección son sancionados con multa de hasta cinco millones de dólares

y/o prisión hasta por veinte años.

147

La SEC a reconocido que hay un empalme entre la estructura del control interno( sección 405) y los controles

y procedimientos a establecer sobre las revelaciones a los que se refieren los certificados que exige la sección

302. El puesto o equivalente de: CEO, CFO, CAO, no debe contratarse con la firma / despacho de auditoria

que presto el servicio, por lo menos durante una años después de la terminación de ala auditoria. Dada esta

situación, es claro que la lata dirección deberá trabajar muy cerca del Comité de Auditoria, ya que como se

puede apreciar, la responsabilidad ahora esta documentada principalmente a través de los certificados,(además

de establecer sanciones económicas y corporales).

Situación de las empresas en México

La Ley SOX tendrá implicaciones formales e informales en México, las implicaciones particulares son para

las empresas Mexicanas que tienen registro ante la SEC y que reportan de forma anual. En abril de 2005

inicia la fecha efectiva de cumplimiento para las empresas extranjeras, dado que las empresas mexicanas no

reportan en forma trimestral. Se requiere mucho trabajo y adaptación de procesos ya existentes para cumplir

con los requerimientos de la Ley SOX de ello es que las empresas deberán certificarse y contar con una

solución tecnológica que permita comprobar el origen, el destino, y el uso de información digitalizada

(procesos empresariales digitales). Lo anterior conlleva una gran labor por parte del personal que

desarrollara su actividad habitual y el procesamiento de los nuevos requerimientos de información, que por

cierto, el mismo Ley SOX ahora pide que esta sea procesada la más rápido posible.

3.2 CONTACTO CON EL CLIENTE

3.2.1 ENTREVISTAS CON EL CLIENTE

El proceso planeación abarca actividades que van desde las disposiciones iniciales para tener acceso a la

información necesaria hasta los procedimientos que se han de seguir al examinar tal información necesaria e

influye la planeación del numero y capacidad del personal necesario para realizar la auditoria. Se ha

caracterizado por el desarrollo de una estrategia global para obtener la conducta y el alcance esperado de una

auditoria.

Es entrevistarse con la persona que contrata el servicio para determinar el objetivo, las condiciones y

limitaciones del trabajo, el tiempo a emplear, los honorarios y los gastos, la coordinación del trabajo de

auditoria con el personal del cliente, y todos aquellos puntos que, por su naturaleza ameritan ser definidos

antes de la iniciación del trabajo. Descripción:

• Los objetivos, condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a realizar.

148

• Las características particulares de la empresa cuya información financiera se examina, incluyendo

dentro de este concepto las características de operación, sus condiciones jurídicas y sistema de

control interno.

Visita a las instalaciones

Es importante considerar el asistir a las instalaciones de la empresa con la finalidad de conocer las

características operativas de la empresa y el sistema de control interno.

Entrevistas con funcionarios

Son las platicas con las personas que laboran en la empresa para obtener información sobre las políticas

generales de la empresa, tanto las relativas a la producción como al aspecto comercial y financiero, y las

referentes a los criterios de contabilización.

3.3 EFOQUE DE CÓMO HACER LA REVISIÓN

3.3.1 CICLOS DE TRANSACCIÓN

3.3.1.1 INTRODUCCIÓN

Para entender que son los Ciclos de Transacción tendremos que recordar algunos conceptos básicos que nos

ayudaran a identificar el conjunto de funciones entrelazadas para cumplir un objetivo especifico dentro de la

organización; la actividad que ayuda para mejorar dichas funciones por medio de métodos y procedimientos

perfectamente planeados y organizados para evaluar por medio de parámetros y lineamientos establecidos por

la administración a los procesos en cuestión; así como diversas clasificaciones de ciclos de transacción según

el punto de vista del autor con base a las necesidades de revisión de las funciones que enmarcan la unidad de

examen o evaluación.

Auditoria Interna: Es una sola función con diferentes enfoques de intervención y alcance (Administrativos,

Operacionales o Financieros). Su alcance abarca el análisis desagregado de los elementos que integran la

definición de control interno y su comparación con estándares establecidos, de acuerdo a los resultados que se

esperan obtener al aplicar el control interno. La auditoria interna es una función independiente de evaluación

establecida dentro de una organización, para examinar y evaluar sus actividades como ente de servicio. Su

objetivo consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades

proporcionándoles análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información.

149

Objetivos básicos del Control Interno: Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia

a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad (Auditoria Administrativa),

promover eficiencia en la operación (Auditoria Operativa), Asegurar racionabilidad, confiabilidad,

oportunidad e integridad de la información administrativa, operacional y financiera que se genera en la

entidad (Auditoria Integral) y que dicha información tiene por objeto apoyar a la dirección en la toma de

decisiones; En resumen la protección de los activos de la entidad.

Auditoria Administrativa: Su objetivo primordial es evaluar la calidad de la administración en su conjunto,

revisar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del Proceso

Administrativo y lo que incide en ellos.

Auditoria Operacional: Su objetivo primordial es evaluar la calidad de la Operación por medio de promover

la eficacia en la misma.

La auditoria: Es una actividad profesional que consiste en el examen critico y constructivo de eventos

individuales o colectivos, con el objeto de emitir una opinión respecto a ellos y promover la implementación

de acciones correctivas que se consideren necesarias para mejorar su ejecución. Por tanto la auditoria no es

una actividad exclusiva de los contadores públicos, se lleva a cabo por diferentes especialistas en la materia

que examinen en forma integral, con actitud constructiva, el desarrollo del conjunto de eventos o procesos. La

auditoria es una actividad universal.

Los acontecimientos o hechos económicos que ocurren en el medio social pueden clasificarse en dos grupos:

Aquellos que no involucran cambios inmediatos en las finanzas de una entidad, tales como las fluctuaciones

de precios en los hidrocarburos, la expansión de un monopolio, la escasez de ciertas materias primas o los

cambios en las disposiciones tributarias del gobierno y aquellos que si modifican su estructura financiera,

entre los cuales se pueden citar las compras de cercanías, el pago de remuneraciones al personal, la obtención

de créditos bancarios o el cobro de facturas a los clientes; estos últimos que involucran cambios inmediatos en

la estructura financiera de una entidad se denominan transacciones.

Teniendo claros los conceptos de Auditoria Administrativa, Auditoria Operacional, Proceso Administrativo y

Control Interno; nos adentraremos a comprender los elementos del concepto de ciclos de transacción lo cual

nos ayudará a clasificar en un grupo de actividades homogéneas para la correcta revisión de las mismas de

forma secuencial.

150

Elementos:

• Función: conjunto de actividades que se realizan dentro de un ciclo y esta compuesta por una

actividad central, con una actividad antecedente y una actividad consecuente.

• Transacción: Es un hecho económico que involucra cambios en la estructura financiera de la entidad.

• Concepto: Es el conjunto de Funciones y Transacciones dentro de un proceso ordenadas de manera

lógica y secuencial encaminadas a lograr un objetivo específico y común entre sí, y que es la justificación

para realizar un proceso determinado.

La vida de una empresa es, en consecuencia, un flujo permanente de transacciones o de operaciones

entrelazadas para formar un ciclo global que modifican los recursos que constituyen sus finanzas. Los

propietarios, trabajadores, acreedores y terceros en general con intereses en la entidad, necesitan información

sobre lo que ocurre en ella como consecuencia de las operaciones llevadas acabo. Con tal propósito, las

transacciones deben clasificarse homogéneamente en ciclos que tienen un punto de partida: se cuenta con

recursos financieros, se compra se produce o transforma, se vende, se cobra; y se vuelve a contar con recursos

financieros.

Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operación para su mejor análisis

y comprensión. A su vez, cada ciclo individual de operación esta constituido por varias funciones.

Cada función es un conjunto de actividades que se realiza dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar,

procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las

ordena de manera lógica y secuencial.

Surgen así los ciclos de operación constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con el concurso

de procedimientos y sistemas, producen información accesible y útil para tomar decisiones.

Sin embargo, la información que proviene de los sistemas que integran un ciclo de transacciones no es

siempre de carácter contable o financiero. Otros muchos datos esenciales resultan de los procedimientos y

sistemas que conforman a los ciclos de operación y dependerán del tipo de empresa que sé este auditando.

CICLO DE INGRESOS

Esta integrado por los sistemas para controlar el intercambio de bienes y servicios con clientes, y la cobranza

en efectivo del ingreso por los bienes vendidos o servicios prestados. El control interno aplicable por ejemplo:

en ventas, se basa en archivos de crédito, listas de precios, ordenes del cliente, documentos de embarque y

facturas de ventas; todos estos procesos con su debida autorización y registro en los documentos que para tal

151

fin establezca la empresa. En el caso de entradas de dinero el control se establece con el uso de avisos de

remisión del cliente; registro y control de devoluciones y rebajas por ventas usando los formatos y autorizados

por el personal indicado; y de igual manera se debe de controlar los cargos por cuentas malas, ventas

canceladas, devoluciones y las cuentas incobrables que se determinen y sean autorizadas bajo los

procedimientos establecidos por la empresa.

Algunos de los objetivos de este ciclo son:

• Control de ventas de mercancías.

• Control de prestación de servicios.

• El otorgamiento de crédito.

• Administración de la cartera.

• La recepción de Pedidos.

• La remesa de mercancías (envío o entrega al cliente).

• La cobranza.

• Recepción del efectivo.

• El manejo de cuentas por cobrar.

• Los cobros en efectivo a cuenta.

• Los depósitos en cuentas bancarias.

• Garantizar la recuperación de un crédito a favor de la entidad.

• Controlar los ajustes a las ventas por descuentos, rebajas o devoluciones.

• Controlar las cuentas incobrables (provisiones y cancelaciones).

CICLO DE EGRESOS

Esta integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con erogaciones o salidas de

efectivo en general; en el abastecimiento oportuno de materias primas o producto terminado para dar un

excelente servicio a los clientes; de igual manera abastecer de servicios generales y especializados para el

correcto desarrollo de funciones de los diferentes departamentos en la empresa.

El control interno en este ciclo al igual que en los demás es importante en cuanto al desarrollo de proveedores

externos, aprobación de costos de adquisición, negociación de créditos y condiciones favorables para la

empresa, y aprovecha el financiamiento por medio de este tipo de terceros, todos estos procesos deberán de

ser registrados en los documentos establecidos por la empresa y autorizados por el personal designado para

tal fin.

152

Algunos de los objetivos de este ciclo son:

• Los bienes o servicios adquiridos con los proveedores y empleados a cambio de obligaciones de

pago.

• Las obligaciones pagadas a proveedores y empleados.

• Compras nacionales y de importación, amparándose en la autorización para hacer desembolsos,

requisiciones de compras, órdenes de compras, recepción de informes y facturas de proveedores.

• Cuentas por pagar.

• Pago de sueldos y salarios, así como beneficios a empleados, usando informes de tiempo.

• Conciliaciones de cuentas Bancarias.

• Adquisiciones generales de activos fijos y pago de las mismas.

CICLO DE TESORERÍA

Este ciclo comprende los sistemas para control de las operaciones que se relacionan con la captación de

recursos, su manejo y custodia, el control interno aplicable a este ciclo es el conjunto de funciones que se

encargan de los aspectos financieros de una organización, por medio del análisis de alternativas de

financiamiento, aprobación de las alternativas, ejecución y seguimiento de la opción aplicada.

Es responsable por el correcto, eficiente flujo de fondos y control de todo el proceso de administración del

dinero.

Algunos de los objetivos de este ciclo son:

• Dictar y establecer políticas en materia de pronosticar y planear la obtención de recursos monetarios,

proponer y llevar a cabo programas de financiamiento requerido.

• Adquisición y reembolso de pasivos, usando diversos tipos de papel comercial.

• Emisión y retiro de acciones, usando certificados de acciones.

• Compra y venta de acciones de tesorería.

• Compra y venta de inversiones, usando certificados de acciones y bonos (sistemas para el control de

las operaciones que se relacionan con inversiones en valores y partes sociales de otras entidades).

• Proteger los valores.

• Acumulaciones, cobros y pagos de intereses.

• Concesión de créditos a clientes y otros terceros.

• Autorización, documentación y registro de préstamos distintos a los obtenidos de proveedores.

• Autorización de transacciones que implican aumentos o disminuciones de capital social.

• Autorización y pago de dividendos.

153

• Administración de los recursos invertidos temporalmente mientras no se requieren para las

operaciones.

• Financiamiento con pasivo a largo plazo proveniente de prestamos hipotecarios, documentos por

pagar y obligaciones.

• Los recursos recibidos de los inversionistas en acciones o pasivos.

• Inversión de excedentes de efectivo.

• Interactuar y llevar relaciones con los mercados de capital.

CICLO DE PRODUCCIÓN

Comprende los sistemas que se relacionan con la transformación de las materias primas en productos

terminados, la determinación de los costos de manufactura, la administración y evaluación de los inventarios

de materias primas, producción en proceso y artículos terminados, la determinación del costo de los artículos

vendidos, el control, registro y custodia de las inversiones en inmuebles, maquinaria y equipos.

El ciclo de producción incluye la planeación y control de los tipos y cantidades de artículos o mercancías que

se deban manufacturar, los niveles de inventario a mantener y las transacciones y eventos relacionados con el

proceso de manufactura. Al igual que en todas las transacciones de la empresa es muy importante el registro

contable y en este caso la contabilidad de costos.

El volumen de transacciones de manufactura generalmente es elevado y como resultado existen numerosas

oportunidades de que ocurran errores e irregularidades, por lo cual el control interno es muy importante en su

aplicación correcta para evitar al máximo dichas desviaciones. La planeación y autorización de insumos

necesarios para dicha manufactura es importante para cada paso productivo; deberán de estar debidamente

documentados y autorizados para ser ejecutados; de esta forma podrá ser cuantificada la productividad y los

costos incurridos.

Algunos de los objetivos de este ciclo son:

• Planeación y control de la producción en cuanto a cantidad, tipo y tiempo de procesamiento.

• Control de las transferencias de inventario de materias primas a producción en proceso y producto

terminado.

• Administración de inventario.

• Administración de mano de obra directa e indirecta utilizada durante la producción.

154

• Solicitud y administración de insumos o materiales indirectos para la producción (Explosión de

materiales indirectos).

• Control de calidad de producción.

• La determinación, control y administración de mermas y desperdicios derivados del proceso

productivo.

• Administración y custodia de la maquinaria y equipo; así como de las instalaciones utilizadas durante

la producción.

• Registro de la depreciación y amortización de herramientas, equipos e inmuebles.

• Administración de mantenimientos preventivos y correctivos sobre la maquinaria, equipo e

instalaciones del área de producción.

• Contabilidad de costos directos e indirectos.

CICLO DE NOMINAS

Comprende las transacciones relacionadas con los eventos y actividades de las compensaciones a ejecutivos

(bonos), empleados, obreros, vendedores, Previsión social, obligaciones contractuales, laborales e impuesto

sobre nóminas. Este proceso de nóminas es de un interés relevante debido a que esta íntimamente relacionado

con todos los aspectos operativos de la organización y su esfuerzo por lograr una efectiva utilización del

recurso humano.

Actualmente el procesamiento de transacciones referentes a este ciclo, esta tan evolucionado, que se han

convertido en sistemas de nominas muy organizados, que obedecen a los requerimientos legales y que

mantienen registros individuales de percepciones que muestran, los ingresos brutos, deducciones de nomina y

pago neto; esto a su ves los hace confiables ya que generalmente contienen controles internos eficientes.

Algunos de los objetivos de este ciclo son:

• Analizar y aprobar la creación de puestos de acuerdo al crecimiento de necesidades de la empresa.

• Analizar la estructura organizacional y organigrama de la empresa para la compactación de niveles y

ó disminución de personal.

• Selección y contratación del personal calificado de acuerdo al perfil establecido para cubrir los

puestos de nueva creación o puestos vacantes.

• Crear, implantar o ejecutar, y supervisar los programas de inducción, capacitación y motivación del

personal de todos los niveles (ejecutivos, administrativos y operativos) dentro de las instalaciones de

la empresa o en forma externa en caso de ser necesario.

155

• Creación, actualización, manejo y salvaguarda del archivo del personal de la empresa.

• Determinar el pago de sueldos a ejecutivos, así como las compensaciones o bonos a los que son

acreedores de acuerdo a las metas u objetivos cumplidos que la empresa estableció.

• Determinación de pago de sueldos y prestaciones sociales al personal administrativo.

• Determinación del pago de salarios a obreros, de acuerdo a las horas trabajadas o la producción

obtenida (destajo); así como las prestaciones sociales establecidas.

• Determinación del pago de comisiones a vendedores.

• Determinación de Planes de pensiones de acuerdo a la antigüedad del personal.

• Verificación de la correcta distribución del pago de la participación de los trabajadores en las

utilidades de la empresa.

• Creación del programa de vacaciones del personal, así como él calculo de esta prestación.

• Relaciones Sindicales.

• Determinación del pago de impuestos generados por la utilización del recurso humano (impuestos

laborales).

CICLO DE INFORMACIÓN

Este se relaciona con el sistema de contabilidad general, el sistema de contabilidad de costos y los

procedimientos para estructurar la información que contienen los estados financieros. Este ciclo engloba todas

las operaciones que generan información y que sirve para evaluar el desarrollo correcto de las actividades con

base a las normas y políticas establecidas en la empresa. Actualmente se apoya en los sistemas de

Procesamiento Electrónico de Datos (PED) y que están tan avanzados que en un solo sistema integral se

registran todas las operaciones desarrolladas y que incluso determina las actividades siguientes a desarrollar;

de este mismo se obtienen todos los reportes para evaluar el desempeño de la empresa en forma general o

individual por procesos. En este caso el control interno se basa en el correcto registro de las operaciones

dentro del sistema ya que el propio sistema es una medición del cumplimiento del control interno durante el

desarrollo de cada operación o transacción. En este ciclo se unen procesos de otros ciclos para la obtención de

la información necesaria que servirá para la toma de decisiones en cada nivel de la empresa o proceso

productivo.

Este es él ultimo ciclo de nuestro estudio, de igual importancia que los demás, en él nos damos cuenta que no

esta basado únicamente en la información contable y financiera sino en la información que generan todas y

cada una de las operaciones que se desarrollan en la empresa en la vida diaria de esta y que dicho ciclo es un

apoyo para la verificación de la correcta ejecución de los controles internos que aseguraran la optima

operación de la empresa.

156

Algunos de los objetivos de este ciclo son:

• Verificar el correcto registro de las operaciones.

• Verificar que los registros sean veraz y oportunos.

• Generación de formatos para el correcto registro de operaciones.

• Estudio y optimización del flujo de documentos.

• Procesamiento y clasificación de datos.

• Creación de sistemas electrónicos de procesamiento de datos o modificación a los existentes con

base a la necesidad de los usuarios de la información.

• Generación de reportes para todos los usuarios, mismos que deberán ser autorizados sobre su

contenido, y su justificación radica en la utilidad de dichos reportes, así como el nivel en el cual

serán utilizados.

• Verificar la retroalimentación de las necesidades de los usuarios de la información y el sistema

vigente.

3.4 PLANEACION Y PROGRAMA DE ACTIVIDADES

3.4.1 CONCEPTO

Es la primera etapa del proceso administrativo en la que se definen las prioridades y el curso de acción que

habrá de seguirse, definiéndose en esta etapa lo que se pretende lograr, y como se hará para lograrlo por lo

que deberán fijarse los principios que lo habrán de presidir y orientar; la secuencia de las operaciones

necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etcétera, necesarias para lograrlo, y la fijación

de tiempos, unidades necesarias para su realización y se intentan definir los principales problemas que se

enfrentaran. Goetz ha definido esta etapa como “hacer que ocurran cosas que de otro modo no habrían

ocurrido” equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos una futura acción.

Algunos han definido a esta etapa como una función administrativa que permite la fijación de objetivos,

políticas, procedimientos y programas para ejercer la acción planeada. Es posible pues definirla con nuestras

palabras como a continuación lo diremos: Planeación es una etapa del proceso que permite la identificación

de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica así como el

establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.

157

3.4.2 PROPÓSITO DE LA PLANEACIÓN

Determinar lo que se debe hacer esta semana, la próxima dentro de 5 años y más adelante.

a) La planeación no se relaciona con futuras decisiones sino con el impacto futuro de presentes

decisiones.

b) En la planeación debe trabajarse con el respaldo de los objetivos para determinar lo que debe

realizarse para alcanzarlos en fecha específica.

Esta etapa no elimina el riesgo esencial para el progreso pero asegura que los riesgos sean tomados en tiempo

y correcto; intenta asegurarse del uso efectivo de los recursos disponible que conduzca al logro de los

objetivos importantes. Planear es intentar prevenir crisis por aparecer las series continuas de crisis,

ordinariamente indican una pobre planeación.

Tiene como propósito esta etapa ser la guía hacia el objetivo y comprende la realización de las siguientes

actividades:

• Definición de objetivos: es lo que se quiere lograr, pueden ser de la empresa, del departamento o de

una persona, sección o puesto; por lo tanto son el punto de partida (por ejemplo la obtención de un

cierto nivel de ventas durante un ejercicio).

• Pronósticos: es lo que puede suceder en un futuro y se basa en el pasado y en el presente para realizar

las previsiones necesarias, por lo cual es de gran apoyo en cuanto al control interno.

• Estrategias: es el como solucionar un problema para llegar a un objetivo, son amplias ya que abarcan

toda la unidad.

• Políticas: son enunciados que guían para la toma de decisiones y acciones deben estar por escrito,

permiten de manera personal su interpretación.

• Reglas: son disposiciones estrictas y precisas a diferencia de las políticas no permite interpretación

(ejemplo: el no llegar a tiempo al trabajo se considera retardo en algunas empresas).

• Métodos: es la forma específica de cómo hacer algo o realizar una tarea.

• Procedimientos: es la secuencia de operaciones o métodos.

• Programas: es un plan que incluye los objetivos, las políticas, los procedimientos y presupuestos que

abarcan toda la empresa.

• Presupuestos: son estimaciones en términos numéricos de lo que se espera del futuro.

158

3.4.3 IMPORTANCIA DE LA PLANEACION

La eficiencia no viene de un acto accidental es resultado de un proceso y de la etapa de planeación por lo que

la planeación es una gran herramienta administrativa y es importante lo analicemos como contadores públicos

tanto en el trayecto de nuestra carrera como parte de una organización así como para enfrentar un reto mayor

al entrar a un mercado nuevo como lo es la auditoria administrativa, en la que seremos los encargados de

verificar que todos los caminos planeados para lograr los objetivos sean eficientes y empleen los recursos de

manera eficaz, el auditor debe revisar su existencia por escrito y su revisión periódica así como su efectividad

para lograr los objetivos, y que estas rutas son efectivas, así como la participación de las piezas claves para su

creación, en general verificará que si cumplen con los principios que lo sustentan.

Debe haber concordancia en los planes, deben ser realistas todos los objetivos, las reglas y las políticas; se

debe asegurar de la aceptación de los planes a ejecutarse.

3.4.4 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Los principios en los que se sustentan esta etapa son los siguientes:

• Principio de la precisión.

• Principio de flexibilidad.

• Principio de Unidad.

• Principio de Factibilidad.

• Principio de la objetividad.

• Principio de la cuantificación.

Principio de la flexibilidad

Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este ya en razón de la parte imprevisible, ya de

las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

Flexible es lo que tiene una dirección básica pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo

después volver a su dirección inicial. Así una espada de acero es flexible, porque doblándose sin romperse,

vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona.

Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir:

• Fijando máximos y mínimos, con una tendencia central entre ellos como lo mas normal.

• Proveyendo de antemano caminos de sustitución, para las circunstancias especiales que se presenten.

159

• Estableciendo sistemas para su rápida revisión.

Principio de unidad

Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los

que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse

que existe un solo plan general. Los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos:

producción, ventas, finanzas, contabilidad y personal, deben coordinarse en tal forma que en un mismo plan

puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. Si el plan es principio de orden y el orden requiere

la unidad de fin, es indispensable que los planes deben coordinarse jerárquicamente hasta formar finalmente

uno solo.

Principio de Factibilidad

Todo plan debe estar al alcance de nuestras posibilidades. Para satisfacer este principio se debe estar

conciente de las habilidades y de las limitaciones. No se deben estar conscientes de las habilidades y de las

limitaciones. No se deben fijar planes que estén por encima de los recursos con que se cuenta, ya que nunca

podrán cumplirse.

Principio de la objetividad

Los planes deben ser dados a conocer en forma específica y concreta. No deben dejarse cabos sueltos al

comunicar un plan, para evitar malas interpretaciones de éste.

Principio de la Cuantificación

Todo plan debe ser, de una manera u otra, mesurables para poder decidir que tan efectivo es. Esta

cuantificación puede ser con base en muchos factores tales como ganancias obtenidas, accidentes evitados,

horas/hombres trabajadas y otros.

3.4.5 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

Manuales: Es un libro donde se concentran, en forma sistemática una serie de elementos administrativos que

uniformen la conducta con la que se presenta entre cada grupo humano de la empresa.

Diagramas de proceso y de flujo.

160

Flujo: Representación simbólica o pictórica de un proceso administrativo.

Proceso: Este instrumento nos sirve para ver una actividad y su secuencia de manera separada.

3.5 ESTUDIO GENERAL

En esta etapa el auditor debe evaluar el riesgo que trae consigo en el trabajo que va a realizar, con objeto de

considerarlo en el diseño de sus programas de trabajo de auditoria y para identificar gradualmente las

actividades y características específicas de la entidad.

Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos, el auditor deberá principalmente:

• Comprender el ambiente de control establecido por la administración para detectar errores

potenciales.

• Describir y verificar su comprensión de los procedimientos de control de la administración.

• Evaluar el diseño de los sistemas de control, para determinar si es probable que sean eficaces para

prevenir o detectar y corregir los errores potenciales identificables.

• Formar un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el control que será probado.

Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de control interno, estará

capacitado para decidir el grado de confianza que depositara en los controles existentes, para la prevención y

detección de errores potenciales importantes o bien si directamente los objetivos de auditoria se pueden

alcanzar de manera más eficiente y efectiva a través de la aplicación de pruebas sustantivas.

3.6 OBTENCION DE LA INFORMACIÓN

En esta fase, y de acuerdo con el programa de la auditoria, el auditor obtendrá toda la información pertinente

sobre el caso estudiado, pudiendo recurrir a herramientas como entrevista con personal de los diferentes

niveles jerárquicos, observación de los procesos y actividades realizadas en la compañía, encuesta, etc.,

dependiendo del tipo de información que necesite. La información no solo será de índole interna, de ser

necesario también debe ser de índole externa.

161

3.7 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Los principales métodos para la evaluación de control interno se enlistan y explican a continuación:

• Método de cuestionarios.

• Método descriptivo.

• Método grafico.

• A través de los ciclos de transacciones.

Método de cuestionario

Este método se basa en un conjunto de preguntas “estándar” presentadas por escrito en un formulario

preimpreso o dentro de un programa o archivo incorporado a un procesador personal sobre los aspectos

fundamentales del control interno que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los

sistemas y operaciones que se realizan en el ente.

Los procedimientos que se utilizan son:

• Pregunta-respuesta. (abierta o libre).

• Pregunta-respuesta alternativa o codificada, es decir las tres respuestas posibles os si, no o no aplica.

Método descriptivo

Es la narración o descripción detallada, en forma de relato de las características de los sistemas o el modo de

operar de la organización, referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los

individuos de la empresa, en cuanto a:

• Funciones.

• Normas.

• Procedimientos.

• Operaciones.

• Archivos.

• Custodia de bienes.

Todos los datos o información recopilados son incorporados tal como se obtienen en los papeles de trabajo del

auditor.

162

Método gráfico

Es la representación grafica (también llamada curso grama o flujo grama), del sentido, curso, flujo o recorrido

de una masa de información o de un sistema de proceso administrativo u operativo, dentro del contexto de la

organización mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones registros y

controles que ocurren en la labor diaria de un ente.

EJEMPLO DE METODO DESCRIPTIVO

UNIDAD DE TRABAJO ACTIVIDAD

Auxiliar de Cobranzas Con base en los cobros del día y las rutas de cobro

previamente definidas por el Jefe de Cobranza,

prepara un reporte de cobranza (original y dos

copias) para cada contador.

Entrega al cobrador las facturas relacionadas en el

reporte, así como el original y primera copia del

mismo, recaba la firma de recibido en la segunda

copia, misma que conserva.

Cobrador

Sale a cobrar, anotando en la columna de

observaciones el resultado de su gestión. Si cobro

entregara la factura correspondiente y anota con

que se le pago. Si no cobro, anota las razones del

no cobro.

Al finalizar el día acude a la caja de la empresa a

donde entrega el efectivo cobrado junto con el

reporte de cobranza original.

Caja Recibe el efectivo cobrado anexo al reporte de

cobranzas original, el cual conserva. Firma y sella

de recibido en la primera copia del reporte.

Cobrador Acude con el auxiliar de cobranzas a quien

devuelve las facturas no cobradas.

Auxiliar de cobranza Recibe las facturas no cobradas. Firma y sella de

recibido en la copia del reporte.

163

Cobrador Acude a informar al jefe de cobranza el resultado

de su gestión.

Jefe de cobranzas Saca una fotocopia de la primera copia del reporte

de cobranzas, misma que conserva para su control.

EJEMPLO DE METODO GRAFICO

Reporte de cobranza Reporte de

cobranza

Reporte de cobranza

FACTURAS

¿Cobro?

Reporte de cobranza y

dinero

Reporte de cobranza

Fotocopia de Reporte de cobranza

164

EJEMPLO DE METODO DE CUESTIONARIO

AREA: EFECTIVO, CAJA Y BANCOS

PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACION

1.- ¿Se revisa mensualmente que la suma de los registros

auxiliares de caja y las cuentas bancarias sean iguales a

mayor?

2.- ¿Se ha adoptado la política de establecer un máximo para

pagos individuales?

3.- Los vales y comprobantes de caja ¿Están mecanografiados

o se llenan con tinta?

4.- ¿Se expiden los cheques de reembolso o a favor de la

persona encargada del fondo fijo de caja?

5.- ¿Se cuida de no disponer de los ingresos entrantes para

efectuar gastos?

6.- ¿Se expiden los cheques con firmas mancomunadas?

7.- ¿Se evita el firmar cheques en blanco, “al portador” o “a la

vista”?

8.- ¿Se prepara un reporte diario de saldos en cuentas de

cheques? ¿Se confrontan contra libros los saldos?

9.- ¿Están separadas las actividades de ingresos y egresos?

10.- ¿Se procura mantener los mínimos niveles posibles de

dinero en operación?

165

3.7.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

• De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento

organizacional en relación con estándares preestablecidos.

• De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de

acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

• De organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia,

funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en

equipo.

• De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un

proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus

clientes.

• De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus

contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

• De cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

• De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la

organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de

mejora.

• De toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de

soporte al proceso de gestión de la organización.

3.7.2 AUDITORIA DE GESTIÓN

La auditoria de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de

los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos.

La auditoría de gestión tiene como objetivos primordiales:

• Evaluar los objetivos y planes organizacionales.

• Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento.

• Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.

• Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.

• Comprobar la correcta utilización de los recursos.

166

En este tipo de auditoría, el desarrollo de un programa de trabajo depende de las circunstancias de cada

empresa auditada.

3.8 CEDULAS DE AUDITORIA

Es el conjunto de cedulas y documentos en donde se registran los datos e informaciones obtenidas por el

auditor en su examen, los resultados de las pruebas realizadas y en muchos casos la descripción de las mismas

pruebas.

Es el conjunto de documentos llamados cedulas en los cuales el auditor asienta la investigación practicada en

los libros, registros y otros documentos de su cliente, así como también la información proporcionada por

terceras personas, que el considera suficiente y competente extrayendo el material para la formulación de los

estados financieros, así como la carta de recomendaciones sobre el control interno y cualquier otro informe

que le sea solicitado.

La finalidad de los papeles de trabajo es el respaldo de la opinión que emite el auditor mediante su dictamen.

Como se clasifican los papeles de trabajo.

Papeles de trabajo.

1. Archivo ordinario:

• Hoja de trabajo.

• Cedulas sumarias.

• Cedulas analíticas.

2. Archivo permanente:

• Actas.

• Contratos.

• Convenios.

• Patentes.

La hoja de trabajo es la cedula que muestra los grupo por rubros que integran el Estado Financiero. Las

cedulas sumarias nos muestran las cuentas de mayor que forman un rubro.

167

Las cedulas analíticas contienen el trabajo efectuado para verificar la corrección de partida u operación.

Requisitos de una cédula.

1. Nombre de la empresa.

2. Periodo de la auditoria.

3. Nombre de la cuanta.

4. Índice.

5. Quien elaboro y la fecha.

6. Quien reviso y la fecha.

7. Fuente.

8. Marcas.

9. Contenido.

Marcas de auditoría

Son símbolos que tiene cada firma para describir una situación, para poner la fuente de información, que sirve

para estandarizar el trabajo manejando un lenguaje sencillo y común entre las personas que realizan la

auditoria y que simplifican el trabajo ya que en vez de poner una redacción simplemente se pone un símbolo.

Conceptos de índices

Son símbolos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos y que sirven para facilitar el ordenamiento de las

cedulas de auditoria y su rápida localización en sus expedientes, se deben anotar una clave en todos y cada

uno de los papeles de trabajo que conforman el expediente de auditoria, en el ángulo superior derecho con

lápiz o tinta roja preferentemente, de tal manera que con la lectura de índices se conozca el tipo de cedula de

que se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes de auditoria.

3.9 IMPORTANCIA DEL CONTROL

Es imposible imaginar una organización que este exenta de controles, ya que son indispensables en todas las

organizaciones para lograr planes y objetivos. La decisión administrativa en arreas de definición, planeación y

logro de objetivos, esta dirigida hacia la creación de valor; las decisiones de control se adoptan como una

acción destinada a minimizar las consecuencias de las decisiones impropias o el desempeño inadecuado, por

tanto, las decisiones acerca de programas de control efectivos deben reflejar el grado de riesgo asociado con

la ejecución de determinado plan u objetivo; cuanto mayores sean los riesgos originados en la incertidumbre y

el costo de una misión especifica, mayor debe ser la preocupación por el control. Así una de las razones más

168

evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se

emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados

cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del

público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La

función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque

les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración

participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen

juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la

índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los

empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

169

CAPITULO IV. EL INFORME FINAL DE AUDITORIA Y SU SEGUIMIENTO

4.1 EL INFORME

Es un documento que muestra la situación administrativa o contable de la empresa, expresa los comentarios

más relevantes que se presentaron en la revisión practicada como: La calidad, alcance y desarrollo del

informe, indicará el excelente contenido del resultado, esta presentación deberá ser oportuna para que se

tomen medidas y las supervisarán auditores, supervisores o jefes de áreas, para dar un buen seguimiento a las

recomendaciones hechas por el auditor.

El informe de auditoría operacional – administrativa es el documento mediante el cual, se conocen los

resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o entidad. Constituye el producto

terminado de la auditoría operacional – administrativa, pues es la forma de dar a conocer a la empresa, todos

los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también exponerles las

sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.

En conclusión el informe es el documento en el que se expresan todos los puntos que están afectando el

desarrollo de la empresa, así como también muestra sus avances a través de las operaciones efectivas de la

misma, muestra a su vez las sugerencias para el cambio y desarrollo de la empresa, por lo que el informe debe

ser claro y conciso para que cause impacto en los interesados del mismo.

4.1.1 OBJETIVO Y FUNCIONES DEL INFORME

Analizar las condiciones en que se emitió un informe desde el punto de vista del Contador Público,

precisando la naturaleza y alcance de dicho informe buscando la forma de proteger los intereses de los

usuarios del informe es el objetivo del mismo. Los objetivos principales que se buscan al elaborar un informe

de auditoría operacional – administrativa son:

Informar: Significa dar a conocer a las personas indicadas dentro de la entidad, los resultados importantes del

trabajo. (Toma de conciencia).

170

Persuadir: Es demostrar que los resultados son válidos y tienen razón de ser. (Aceptación).

Obtener resultados: Consiste en presentar recomendaciones para cambios positivos (acción).

El informe cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la

administración. Dichas funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la

auditoría y en la determinación de como redactar el documento señalado, y que son entre otras:

1. Conclusiones basadas en la auditoria. El informe sirve para reunir la evidencia obtenida durante la

auditoría operacional - administrativa, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el

resultado final del trabajo de auditoría.

2. Reportar condiciones. El informe reporta a la organización un resumen de las principales áreas que

requieren mejoras; esto es, el informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la

administración para conocer sus operaciones y para evaluar su ejecución. El informe señala que

áreas están bien y cuales pueden ser susceptibles de optimizar.

4.1.2 PROPÓSITO DEL INFORME

Es informar en forma clara, pero concisa, él ¿por qué? Y ¿cómo? de la auditoria. Este cumple muchas

funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administración. Las siguientes funciones

deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinación de cómo

redactar el documento señalado. El informe sirve para presentar la evidencia obtenida durante la revisión,

con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoria.

Reportar condiciones

Este reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras; El informe puede

ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus operaciones y evaluar su

ejecución. El informe señala que áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar.

Marco de referencia de la acción administrativa

Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser

tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las

recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y

mejorar las operaciones.

171

4.1.3 ANATOMIA DEL INFORME

Antes de iniciar la redacción de un Informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en

él. Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyándose en esquemas. El orden más

conveniente de las ideas expresadas, será determinado por la importancia de ellas. Se deben utilizar títulos

para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulación debe referirse, en forma breve, al contenido del

apartado. Se debe cuidar la conjugación de los verbos usados en la redacción, que sea la más adecuada, de tal

manera que refleje el sentido de la expresión.

Aclarar puntos de vista del auditor

Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en

desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a puntualizar los criterios

de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.

4.1.4 CARACTERISTICAS DEL INFORME

El informe de auditoría operacional – administrativa debe contener como mínimo las siguientes

características:

Oportuno

Son emitidos sin retraso indebido, permiten la pronta y efectiva toma de acciones. Un informe es oportuno

cuando se entrega en el momento indicado, en el tiempo preciso en que se ha de tomar una decisión para la

cual la información que se esta plasmando ha de ser útil o necesaria en ese momento.

Competente

Se refiere a presentar la información de manera que los resultados sean coherentes con los objetivos de la

auditoría. Es decir que la información que estamos presentando debe cubrir con todos y cada uno de los

objetivos que se fijaron al inicio de la auditoria operacional – administrativa, así como también es importante

que en el proceso de la auditoria y redacción del informe no se divague en información que no sea de interés

o este fuera de lugar dentro de la revisión que se pretendió desde su origen.

172

Objetivo

Son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. Las observaciones,

conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio. En este punto es importante que el

auditor mantenga su independencia profesional para realizar un informe en el que se plasmara únicamente lo

que sucede sin que se desvié la información o trate de encubrirse alguna acción por tratar de cubrir interés

ajeno a el mejoramiento de la entidad.

Claro

Son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se puede mejorar evitando un lenguaje

técnico innecesario y proporcionando la suficiente información adicional de respaldo. Esta característica es

sumamente importante ya que el informe se distribuye para gente que seguramente no tiene conocimientos

del área contable, por lo que debe cuidarse el vocabulario a emplearse y la manera de redactar el informe

evitando así malos entendidos o distracciones al lector por falta de comprensión al tener una mala redacción.

Conciso

Van al grano, se evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor número de

palabras posible. Es necesario que un informe además de ser claro sea muy explicito, la redacción debe

dirigirse directamente al asunto u observación a tratar, sin que se extienda o divague con situaciones que no

van conforme al asunto que se esta tratando.

Sencillo

Se debe emplear un vocabulario sencillo para que el informe adquiera una mayor fuerza de veracidad y

persuasión, con un seguido aumento de eficacia y atracción. Esta característica se relaciona con los puntos

anteriores, ya que además de utilizar un lenguaje claro y entendible se debe dar el toque profesional y

personal para resaltar aquello de mayor importancia.

Constructivos

Como resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados como a la organización y promueven el

mejoramiento en donde es requerido. Es importante que la redacción del informe se realice de tal manera

que lo que se plasme en este, sirva a la entidad a través de lo que se trasmite a las personas que se encuentran

dentro de ella, y que son capaces de cambiar o tienen la autoridad necesaria para decidir la mejor opción. Es

decir el informe debe utilizarse para mejora de la entidad.

173

Integridad

Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa sobre las

situaciones encontradas, las conclusiones y recomendaciones. Es importante, que de cada observación hecha

o tema a tratar se cuente con todo el respaldo necesario y la convicción de lo que se esta diciendo es lo

correcto o bien, los cambios que se proponen son los que deben hacerse.

Relevancia

Se refiere a incluir solo los hechos de importancia que repercutan en la operación del área auditada. En esta

característica es necesaria la experiencia del auditor para que determine la importancia de cada observación

hecha o a tratar con los directivos, ya que incluso en determinado momento se pueda comentar con las

personas indicadas antes de presentar el informe a criterio del propio auditor, además de que no debe

desviarse del objetivo de la auditoria, al reflejar situaciones que nada tienen que ver con el tema de estudio

expuesto.

Adecuación

La adecuación se define como una actitud de lógica armonía con el lector, y en base a quién leerá el informe,

es como se debe redactar el mismo, ello le permite comprender fácilmente lo que se pretende hacer saber.

Como ya se ha comentado la redacción del informe debe tener lógica de lo que se esta tratando, se

recomienda iniciar con puntos mas complejos y terminar con aquellos mas sencillos que no representan

mayor problema.

Convicción

Es hacer que las evidencias guíen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor. Esta

característica es al igual que todas de importancia para el resultado de la presentación del informe, ya que

deben ponerse en practica los conocimientos del auditor y muchas de las veces de su experiencia profesional

para convencer a los representantes de la entidad que los resultados del trabajo, son los que se están

plasmando en el informe, y ya que esto no será fácil a lograr los errores detectados será un buen logro.

Además de que el principal convencido de todo lo que se ha plasmado debe ser todo el personal que participo

en el trabajo de auditoria al contar estos con la experiencia y el conocimiento de todo el trabajo realizado.

Utilidad

Es aportar elementos que contribuyan a una mejor administración, utilización y optimización de los recursos

de la empresa. Esta característica puede resultar repetitiva, mas sin embargo es importante recalcar que todo

174

aquello que se plasme en el informe y que se haga en el proceso de auditoría deberá servir y/o ser funcional

para cumplir con los objetivos de la empresa, logrando que esta crezca, ya que de lo contrario no le

funcionara a la entidad y será un trabajo sin resultados que al contrario de ayudarla a crecer hará cada vez mas

débil a la entidad.

Originalidad

Se debe ser espontáneo al escribir, debido a que estamos acostumbrados a los formulismos y frases rutinarias,

por ello debemos intentar algo diferente en nuestro informe. El informe debe hacerlo suyo el auditor, para lo

cual deberá poner mucho cuidado en la redacción del mismo para que cada párrafo y cada palabra que este

plasmada en dicho documento se identifique en cierto modo con el estilo del auditor, tratando de hacer algo

diferente que de primera impresión sea atractivo para el o los lectores, sin que llegue el punto en que el

informe resulte aburrido y por lo tanto se pierda la importancia en el.

Cortesía

Se refiere al tacto para indicar las aseveraciones en el informe. Es común que conforme al resultado de la

auditoría algún elemento de la entidad resulte afectado, y se le apliquen calificativos como: ineficaz,

desperdicio, descuido, omisión, etc. Esto no quiere decir que no se mencionen, sin embargo debe hacerse con

mucho tacto, ya que de lo contrario las personas podrían sentirse agredidas u ofendidas y esto podría hacer

que el trabajo realizado se venga abajo.

4.1.5 ESTRUCTURA

En cuanto al contenido del informe, es de aceptación generalizada que, a diferencia de los informes de

auditoría contable, hasta la fecha el informe de la auditoría operacional - administrativa no ha desarrollado un

formato único con carácter universal.

Sin embargo, el contenido del informe debe estar íntimamente relacionado con el propósito de la auditoría

operacional - administrativa, que siempre será el mejoramiento de la administración de una organización, por

tanto, su evaluación se circunscribe al proceso administrativo, y el informe debe seguir este enfoque.

Independientemente de la portada y el índice, esenciales en todo trabajo, las partes que en general debe

contener el informe son:

175

Introducción

En la introducción, deberán mencionarse aspectos como el propósito de la auditoría operacional -

administrativa, que siempre será el mejoramiento de la administración; el objetivo, que siempre será la

administración o proceso administrativo, y los elementos o áreas especificas sobre las que se llevó a cabo la

auditoría, las cuales pueden ser muy variadas y de complejidad diversa, pudiendo ir desde un elemento de

planeación, como un procedimiento; un elemento de organización, como la descripción de un puesto; un

elemento de dirección, como la comunicación de las órdenes; un elemento de control, como la medición de

algún resultado; hasta la evaluación del sistema administrativo global de la empresa, así como la mención de

la salvaguarda de la responsabilidad del auditor; ya que esta se limita a expresar una opinión sobre las

observaciones encontradas en los procesos y funciones de las áreas auditadas.

También pueden mencionarse, en forma general y si el trabajo lo amerita, la metodología y herramientas

empleadas, los problemas de índole operativa encontrados durante el trabajo de auditoría.

Resultados y recomendaciones del diagnóstico administrativo

Si por la amplitud de la auditoría, ésta ameritó un diagnóstico administrativo previo, entonces el informe

deberá contener dichos resultados.

Estos resultados hablarán en términos generales sobre las deficiencias y/o aciertos encontrados en la

administración general del departamento, división o empresa. Una vez planteado esto, se harán las

recomendaciones pertinentes al respecto, también en términos generales. Ejemplo de los asuntos tratados en

este informe serían los siguientes:

1. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la planeación.

2. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la organización.

3. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la dirección.

4. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en el control.

Resultados y recomendaciones de la investigación

Del estudio profundo de la administración del área investigada, sea ésta un simple método o todo el sistema

administrativo de la empresa, se presentan los resultados y recomendaciones específicas para corregir las

desviaciones y/o deficiencias encontradas en ellas.

176

Ejemplos de algunos aspectos referidos a las recomendaciones serían:

1. Los pasos que deben seguirse en un nuevo procedimiento.

2. La nueva técnica que va a usarse en un método de trabajo.

3. La orientación que deben tener ciertas políticas.

4. La relación de autoridad que debe darse entre dos departamentos.

5. Las nuevas funciones que debe desempeñar una sucursal.

6. El sistema de incentivos que se implementará entre los empleados.

7. El tipo de liderazgo que se recomienda para la gerencia de piso.

Todos estos asuntos quedan circunscritos en alguna fase del proceso administrativo, que siempre será el

marco referencial.

Anexos

Los anexos son muy importantes porque vienen a apoyar la información vertida en los temas anteriores. Este

apoyo se da en forma de explicaciones ampliadas, gráficas representativas, descripciones detalladas, tipos de

instrumentos empleados, listado de personas participantes, glosario de términos, entre otros. No se considera

necesario ni prudente anexar los instrumentos específicos que fueron utilizados, ya que estos son propiedad

intelectual del auditor. El auditor debe cuidar y evaluar todos sus papeles de trabajo, de éstos dependerá parte

del éxito en su examen practicado. Los anexos son copias fieles de aquellos documentos que, por muy

sencillo que parezcan, nos darán mucha información y apoyo al dictaminar o informar sobre hechos

relevantes o desviaciones encontradas.

Se requiere anexar lo más indispensable y valedero posible, a continuación se presenta lo que podría ser un

anexo:

1. Copia del Acta Constitutiva.

2. Copia de Registro ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, Secretaría de Hacienda y Crédito

Público. Ante las Cámaras, apoyos por parte de Dependencias Estatales, Municipales, Particulares o

del Gobierno Federal.

3. Cartas de Actividades de la Gerencia y Jefatura.

4. Manuales, Programas y Planes.

5. Seguimiento de puntos u observaciones de revisiones o auditorías anteriores.

6. Cumplimientos de Principios de Contabilidad y Administración.

7. Registros y cálculos de operaciones por pago de Impuestos Federales, Estatales y Municipales.

177

4.2 FUENTES DE INFORMACIÓN

4.2.1 PAPELES DE TRABAJO Y CEDULAS DE OBSERVACIONES

Los papeles de trabajo y las cédulas de observaciones son esenciales, de los cuales se deriva el informe final

de auditoría y se mencionan a continuación las características más importantes:

1. Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o supervisor de

auditoría. Esta en una norma de carácter universal que no puede dejar de aplicarse bajo ninguna

circunstancia.

2. En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento profundo

de los métodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa para elaborar las

cédulas de observaciones.

3. Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada

observación incluida en los papeles de trabajo.

4. El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del

impacto presente y futuro sobre los recursos de la entidad y se mencionaran en las cédulas de

observaciones.

5. Los papeles de auditoría deben incluir no sólo descripciones de problemas, sino sugerencias útiles,

claras y objetivas para corregirlos.

6. El auditor y sus auxiliares deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir

los problemas detectados.

7. Es importante estar convencido de que las cédulas de observaciones de auditoría están bien

estructuradas y serán de utilidad.

En conclusión, antes de iniciar la preparación del informe, el auditor y sus auxiliares deben trabajar sobre los

papeles que contienen las descripciones de los sistemas, el señalamiento de fallas y el detalle de las

sugerencias, a fin de analizar todas las posibilidades existentes respecto a todo lo que se pueda:

1. Eliminar.

2. Combinar.

3. Transferir.

4. Cambiar.

5. Corregir.

178

4.3 PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN

4.3.1 REUNIONES PRELIMINARES CON AUDITORES

Una vez que el auditor anotó en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio existen, debe

efectuar un examen crítico sobre cada observación y cada sugerencia. La discusión de las conclusiones y

recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la auditoría y/o en reuniones posteriores a la

terminación de la auditoría (entrevistas finales). Otra técnica consiste en la revisión de los borradores de los

informes de auditoría por el jefe de la unidad auditada.

Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos

entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar asuntos específicos y de expresar sus

puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Aunque en muchas ocasiones el

informe final se ha ido preparando en el transcurso de la auditoría, llega el momento en que hay que dedicar

tiempo especial para su elaboración, o al menos su terminación. Este importante documento es, a los ojos del

cliente, lo que él recibe a cambio de los honorarios pagados al auditor. En él suele reflejarse la calidad y

efectividad con que se llevó a cabo el trabajo de auditoría, por lo que el auditor deberá poner especial esmero

en su elaboración, cuidando tanto los aspectos de forma, como de contenido y oportunidad.

Ahora se mencionaran algunas consideraciones de índole general que deben tenerse presentes en cuanto a su

elaboración:

1. Debe presentar los hechos en orden de importancia, mencionando siempre al principio lo más

importante, y lo secundario o complementario después.

2. Tener presente quiénes serán los que leerán el informe, para redactarlo de acuerdo con su nivel de

preparación.

3. Recordar que se hará una presentación oral del informe, por lo que en el escrito no habrá necesidad

de entrar en detalles que pueden ser expuestos verbalmente.

4. El informe no debe ser demasiado largo, ni escrito en forma tediosa, sino por el contrario, su formato

deberá motivar su lectura.

5. Tener perfectamente claro el asunto que se está tratando, de otra manera podría caerse en enredos.

6. Deben preverse los intereses e inclinaciones del cliente, para redactar el informe en ese sentido.

7. Estar seguros de poseer pruebas de todo lo que se ha presentado en el informe.

8. En cuanto a la forma del informe, es recomendable utilizar títulos y subtítulos, o una numeración

referenciada, de manera que quede clara la relación de los distintos puntos del contenido.

179

9. Tanto las deficiencias encontradas, como las recomendaciones propuestas deberán presentarse en

forma concisa pero notoria.

10. Evitar el uso de tecnicismos, especialmente cuando se sabe que el cliente no los domina.

11. El informe debe presentarse oportunamente, la entrega a destiempo podría provocar un rechazo a las

propuestas.

12. El borrador del informe deberá ser discutido con los dirigentes que se verán involucrados en los

cambios.

13. El informe debe referir preponderantemente las excepciones, y no lo que se considera normal.

14. Un buen informe deberá estar siempre apoyado con los anexos necesarios, que permitan aclarar el

contenido del mismo, en la medida de la necesidad del lector.

15. Debe tener presente que la mejor herramienta para la elaboración del informe es un procesador de

textos, que proporciona total flexibilidad para insertar, modificar o quitar contenido.

El marco de referencia de la auditoria administrativa es precisamente la teoría, y dentro de ésta,

especialmente la teoría del proceso administrativo; la mejor manera de presentar el informe será también

teniendo como marco de referencia este proceso. Ya sea que se haya aplicado la auditoría a un simple

método, a una función, a un departamento o a toda la empresa, el enfoque o marco referencial que debe tener

nuestro informe el del proceso administrativo.

4.3.2 DISCUSIÓN CON LAS AREAS AUDITADAS

Como parte de la discusión del informe entre el auditor y el auditado, el auditor deberá tratar de llegar a un

acuerdo sobre los resultados de la auditoría y/o sobre un adecuado plan de acción para mejorar las

operaciones; en caso de no llegar a dicho acuerdo, en el informe se podrán declarar ambas posiciones así

como las razones del desacuerdo. Los comentarios por escrito que presente el auditado se pueden incluir

como un apéndice del mencionado informe. Otra opción es que los puntos de vista del auditado se presenten

en el cuerpo del informe o en documento por separado.

Como parte del proceso de auditoría, debe presentarse a los funcionarios responsables de un informe previo

sobre las observaciones del auditor, con el fin primordial de convencerlos de que sus conclusiones y

recomendaciones son pertinentes o, en su caso, para que dichos funcionarios proporcionen evidencia,

aportando la documentación o información que no haya sido proporcionada al auditor en el desarrollo de su

trabajo.

180

Esta discusión permite eliminar del informe algunas conclusiones que por mala interpretación y/o

desconocimiento de la operación, el auditor hubiere juzgado equivocadamente, este proceso sirve para que el

informe definitivo cuente con conclusiones y recomendaciones debidamente soportadas. Cuando no existe

coincidencia de opinión, el auditor está obligado a incluir en su informe de manera constructiva y positiva las

opiniones de los funcionarios.

En seguida se presentan algunas ventajas y desventajas de la discusión con las áreas auditadas:

Ventajas

La única ventaja se presenta si al haber algún malentendido en relación a alguna observación se puede aclarar.

Por lo que es sumamente importante que se tenga cada observación debidamente soportada con la evidencia

suficiente y competente para respaldar la información que presentamos.

Desventajas

La discusión representa mas desventajas debido a que el auditado puede llegar a envolver al auditor y

convencerlo de no manifestar en su informe ciertas situaciones, esto generalmente se presenta cuando son

auditores con poca experiencia, es decir, en concreto puede llegar a cambiar el criterio del auditor, si no se

tiene la experiencia suficiente.

Otra desventaja, es que si se comentan con el área auditada las situaciones encontradas al momento de

presentar el informe puede ya no causar el mismo impacto, en virtud de que el auditado argumentara que ya

lo sabia y por lo tanto ya se hicieron las correcciones necesarias; esta situación sin duda, dejara al auditor en

mala posición frente a las personas que se esta reportando el informe, dejando así al mismo informe sin el

intereses que los lectores deben manifestar ante el, pues se puede dar la situación de que cerraran el informe y

entonces pedirán que se les de una platica de lo que se encontró y que se ha hecho o debe hacer al respecto

para corregir.

Otra desventaja mas, puede presentarse al momento de estar comentando situaciones con el área auditada a

dar información de mas, es decir hablamos mas de la cuenta y podemos hasta dejar a la vista información

confidencial, respecto a situaciones encontradas, lo que nos hace caer nuevamente en disminuir el impacto de

la entrega del informe, debido a que el responsable del área auditada tendrá tiempo ha preparar respuestas a

su favor sobre las situaciones expuestas.

181

4.3.2.1 MECÁNICA DE LAS REUNIONES

EQUIPOS DE AUDITORÍA

El Jefe de Equipo establecerá:

1. El día de la semana destinado para las reuniones con su respectivo tiempo de duración.

2. Un día opcional, en el que pueda reemplazar alguna eventualidad de los días anteriores.

3. sujetas a un sistema de control de calidad. Exigen además que el control de calidad de las auditorias

legales es fundamental para asegurar la buena calidad de estas. La buena calidad de las Auditorias

redunda en una mayor credibilidad de la información financiera publicada y en una mejor protección

de accionistas, acreedores y otros tenedores de valores y afirman que las opiniones de Auditorias de

la Unión Europea deben dar un nivel mínimo de garantías acerca de la fiabilidad de la información

financiera. Definir el lugar principal y opcional, donde se celebrarán las reuniones.

4. Elaborar la agenda a tratar.

5. Designar a un miembro del equipo, la elaboración de la ayuda memoria que contenga los aspectos

tratados en la reunión.

AGENDA A TRATAR

1. Lectura de la ayuda memoria anterior.

2. Desarrollo de temas.

3. Programación de futura reunión y tareas.

4. Espacio de retroalimentación y distensión del equipo.

4.3.2.2 NORMAS Y REGLAS DE PARTICIPACION EN LAS REUNIONES, TIEMPOS DE

TRABAJO, HORARIOS, ETC.

Responsabilidades de los miembros de los equipos de trabajo, antes de cada reunión:

1. Repasar periódicamente las tareas programadas para verificar si se han cumplido satisfactoriamente.

2. Hacer los arreglos necesarios a fin de evitar que tengan que salir de la reunión para atender

llamadas telefónicas o a visitantes.

3. Hacer planes para llegar a tiempo a las reuniones.

4. Tener claramente definidos los temas que desee incluir en la agenda.

5. Estudiar la agenda del día para preparar la información necesaria y analizar con profundidad los

problemas o actividades a tratar.

182

6. Tener preparado el material o datos que necesite proporcionar al equipo para ayudar a tratar los

temas de la agenda.

7. Informar oportunamente si va a estar ausente, justificando debidamente la ausencia y preparar.

8. adecuadamente a quien le sustituya.

9. Pensar acerca de las mejores alternativas para resolver los problemas del equipo.

10. Evitar las comunicaciones que distraigan o desintegren el equipo: sarcasmo, chisme, etc.

11. Tomar nota de los compromisos adquiridos en la reunión.

12. Manejar una visión compartida.

13. Abstraerse de sus propios modelos mentales.

14. Orientar sus intervenciones con el propósito de contribuir a potenciar el trabajo en equipo a fin de

lograr las metas y objetivos propuestos.

Responsabilidad de los miembros del equipo durante la reunión:

1. Ser receptivo a las ideas que se están exponiendo. Deshacerse de ideas preconcebidas. Explorar

mentalmente como las nuevas ideas mejoran o complementan sus propias ideas.

2. Escuchar con atención a quien habla. Buscar información para comprender lo que no entiende.

Abstenerse de emitir un juicio antes de comprender una idea.

3. Respetar a quien difiere de sus opiniones. Mantenerse sereno, buscar comprender las causas del

desacuerdo, tener paciencia con los demás.

4. Comentar sus experiencias y exponer sus ideas sin temor, pero de manera concisa y ordenada.

5. Mantener una actitud positiva, evitar caer en recriminaciones sobre el pasado y personalizar las

situaciones.

6. Permitir que el moderador de la reunión pueda cumplir con su papel, organizar la discusión, dar a

todos igual oportunidad de expresarse, controlar el uso del tiempo y someter a consideración lo

concluido.

7. Asistir puntualmente al inicio de las sesiones y contribuir a que se termine dentro del tiempo

asignado.

8. Pensar creativamente acerca de las mejores alternativas para resolver los problemas del equipo.

Responsabilidad de los miembros del equipo después de la reunión:

1. Llevar a cabo las asignaciones y los compromisos adquiridos en la reunión.

2. Comunicar las decisiones y la información que deban conocer los Auditores.

3. Mantener la confidencialidad de la información y los temas tratados por el equipo dentro del

principio de reserva.

4. Evitar quejarse de una decisión con la cual no estuvo de acuerdo.

183

4.3.3 EMISIÓN DE BORRADORES

La reunión de cierre puede estar apoyada en borradores de texto que será incluido en el informe final. En

algunas organizaciones puede haber también una fase posterior donde los borradores del informe son puestos

a la consideración del administrador auditado para su revisión y comentarios, antes de la conclusión del

trabajo.

El uso de borradores de informes en las reuniones de cierre de auditoria también tienen ciertas desventajas.,

estas son primeramente el peligro de que la discusión se pueda centrar indebidamente en aspectos mas

deforma que de contenido. En adición, se sufre en la independencia al efectuarse modificaciones incluyendo

la usualmente necesaria redacción que a veces se restringe. Haciendo un balance, aparentemente es mejor

evitar el uso de material en borrador en la reunión al cierre de la auditoria.

El suministrar los borradores del informe al administrador auditado en esta ultima etapa, tiene el merito de

demostrar una genuina consideración hacia su persona., sin embargo también existen ciertas desventajas

significativas. La primera es que de nueva cuenta el auditor interno tiende demasiado a someterse al auditado

en cuanto a sus pensamientos y la forma de expresar y utilizar sus propias palabras.

También existe una segunda desventaja, misma que esta representada por un excesivo retraso en la conclusión

del informe. Una gran parte de eficiencia del informe es el grado en que este puede ser emitido con prontitud.

En esta fase el equipo de auditoría deberá preparar el Borrador de Informe y resumen ejecutivo los cuales

serán revisados detalladamente por el Supervisor de Auditoría en los siguientes aspectos: contenido,

ortografía, redacción, cuadros y gráficos.

El borrador de informe será elaborado de conformidad al esquema siguiente:

1. Introducción.

2. Objetivo y Alcance de la Auditoría.

3. Limitaciones en el Alcance de la Auditoría.

4. Información de la Entidad.

5. Resultados de la Auditoría.

6. Conclusiones Generales.

7. Anexos.

184

4.3.4 PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA

En virtud de que la fase final del proceso de auditoría operacional – administrativa es la acción tomada por el

personal de la organización para incrementar la eficiencia y rentabilidad de las operaciones, una forma por

medio de la cual se toman acciones es con base en el soporte, desarrollo y ejecución de buenos informes. La

actividad de informar consiste en una combinación de conocimientos técnicos y habilidad para comunicar

estos resultados a la gente de quién se debe asegurar su aceptación y soporte activo.

La importancia de esta parte del trabajo del auditor en términos de los potenciales de servicio que puede

aportar, crea la necesidad de un especial interés y participación por parte del auditor general. Esto significa

que el funcionamiento referido debe involucrarse activamente. Esto significa también que los diferentes

niveles del grado de auditoría deben tener siempre en mente las necesidades que están asociadas con el

informe final de auditoría. A este respecto se deberá considerar este problema par su tratamiento en los

programas de entrenamiento.

Y así, los informes escritos se convierten en la principal herramienta del auditor para dar servicio a la

administración. Y, al mismo tiempo, cuando el informe circula posteriormente, es su carta de presentación,

se hace referencia a él, y da origen a implementaciones. Usualmente es el principal factor que finca la

reputación del departamento de auditoría. Por todo lo anterior, es obvio que los informes deban ser

preparados con especial cuidado. Es obvio también que la influencia del departamento crece paralelamente

con la calidad de sus informes.

1. Formato del informe: Esto asegura que la información que se requiera será obtenida al inicio de la

auditoria; esto será una guía inmejorable para los auditores en el buen desempeño de su comisión.

Los hallazgos serán desarrollados, completados e insertados en las propias secciones del informe,

conjuntamente con los comentarios del auditado.

2. Delegación de la redacción: Se debe dar oportunidad de que sean los mismo auditores quienes

redacten los hallazgos resultantes de su intervención; esto les dará mayor oportunidad de obtener

experiencia, misma que es de alta importancia para su desarrollo.

185

3. Supervisión: El supervisor debe estar involucrado en el proceso de redacción desde el inicio de la

auditoria; deberá estar atento a las tendencias para asegurarse de la solidez de los hallazgos. El

supervisor debe revisar también los papeles de trabajo y determinar si los auditores los están

preparando de acuerdo a los lineamientos establecidos.

Discusión con el auditado: La discusión de los hallazgos con el personal de la organización conlleva un

beneficio adicional: ayuda a llegar a acuerdos respecto a la implementación de acciones correctivas. Una vez

que se ha terminado la auditoría operacional – administrativa y ya se tiene una visión completa de lo que se

ha examinado, llegamos a la etapa de formular nuestro informe, el cual se convierte así, en una guía para

mejorar la administración de una empresa. El informe mostrará la actual situación administrativa de un

negocio y las posibilidades de lograr superarla, ya que presentará todos aquellos hechos relevantes que tienen

efecto en las prácticas administrativas. Por otra parte, el propio informe de la auditoría operacional –

administrativa mostrará a quienes lo lean, la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo de quienes

ejecutaron dicha auditoría. Esto mismo exige que el informe revista, un claro y completo contenido de lo que

se informa y oportuna presentación, para que la administración de la empresa tome las medidas inmediatas

que en el mismo se sugieran, claro está que bajo la supervisión de los propios auditores.

Para comprender mejor la importancia del informe de la auditoría operacional - administrativa, sobre todo a

nivel de empresas, hay que hacer una comparación con los tradicionales informes de la auditoría contable-

financieros. Estos muestran principalmente la situación financiera a una fecha determinada y los resultados

financieros alcanzados en determinado período, mientas que el informe de la auditoría operacional

administrativa presenta, como ya hemos asentado anteriormente, la situación administrativa que se tenga

también a una fecha determinada, pero esta situación es desde luego mucho más amplia que la primera, ya

que nos está informando del comportamiento de la empresa en forma integral.

El informe sobre la auditoría operacional – administrativa es el producto terminado del trabajo realizado y

frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa auditada. Su contenido debe

enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la

empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeño de sus funcionarios, lo que

coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá que la solución

dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia y

productividad de la empresa.

186

Para que la auditoría operacional – administrativa sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado

hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de

los posibles cambios, esto con el fin de lograr un mayor impacto.

Por las características que el tipo de auditoría operacional - administrativa opera, el informe debe tener la

naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo,

relacionados con la eficiencia operativa, el efecto y las consecuencias de los problemas detectados.

Congruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se

presente una opinión fundamentada tipo dictamen de estados financieros, sobre el grado de eficiencia

existente en la empresa. A diferencia de la Auditoría Operacional, el resultado final de la Auditoría

Administrativa, implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de las formas,

procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos, y posteriores visitas de supervisión; todo ello

con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.

4. Marco de referencia de la acción administrativa: Las recomendaciones en el informe representan las

conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en

las condiciones reportadas y en la identificación de las causas, las recomendaciones sirven como

marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones.

El informe también tiene propósitos de referencias, tanto para la revisión de otras áreas de la

organización como para dar seguimiento, y poder determinar el grado de acciones correctivas

adoptadas.

5. Aclarar puntos de vista del auditado: Es normal que el auditado trate de mitigar las circunstancias o

aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los

comentarios del auditor ayudaran a puntualizar los criterios de la administración y proporcionaran

bases para llegar a las decisiones que requieran circunstancia.

6. Reducir el volumen de detalle a incluir en su reporte del hallazgo, reduciendo consecuentemente el

tamaño del informe final.

187

4.3.5 PRESENTACION DEL INFORME FINAL

Aunque parte de la elaboración del informe puede realizarse durante el desarrollo de la auditoria, de hecho

puede haber informes parciales, llega un momento en que hay que dedicarle especial atención, ya cerca del

final de la auditoria. En él, se informara de manera clara y concisa, sobre los resultados de la Auditoria

Administrativa. No debemos olvidar que a los ojos de nuestro cliente, lo que él recibe a cambio de su

informe es su pago es este informe, y en él espera encontrar las valiosas recomendaciones que habrán de

mejorar su administración. El informe final, aunque es de carácter escrito, debe presentarse apoyado en una

exposición verbal.

La publicación definitiva del informe de auditoria operacional – administrativa deberá llevarse a cabo solo si

el cuestionario de control de calidad ha sido aprobado por el gerente, director o socio responsable del examen

del área o áreas auditadas. La emisión de este informe contempla tres pasos fundamentales que son:

1. Mecanografía del borrador.

2. Confronta.

3. Envío a destinatario.

El borrador, es susceptible de cambios para la mejora de su contenido, sin embargo, el informe

mecanografiado una vez entregado a sus destinatarios se convertirá en el representante del departamento de

auditoría interna o despacho contratado. La mecanografía debe ser pulcra, de excelente calidad y deberá estar

de a cuerdo con las técnicas y usos modernos para garantizar la presentación actualizada del reporte de

auditoría operacional – administrativa.

La confronta, forma parte de las responsabilidades del auditor y generalmente se lleva a cabo por los

ayudantes; consiste en comparar acuciosamente la versión mecanográfica del informe de auditoría con el

borrador. Es importante recordar que la colocación incorrecta de una “coma” o de un “punto” y la falta de un

“acento”, pueden cambiar de manera radical el impacto del informe. Cabe señalar que es necesario, que el

gerente de auditoría, lea con mucho cuidado el informe mecanografiado que ha pasado a la confronta, no

siendo excepcional que en dicha lectura se localicen errores cuya corrección deba hacerse de inmediato.

Parte importante de la responsabilidad del auditor es trasmitir de una manera eficaz la información obtenida

en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la empresa.

188

El texto del informe debe ser interesante y ameno, trasmitir el mensaje de un modo objetivo y fácil de

entender; ser breve, a efecto de que la dirección pueda actuar con oportunidad, puesto que un informe bien

concebido estimulara la acción e influirá rotundamente en la decisión que se tome. El auditor debe revisar el

informe antes de darlo por terminado, para lo cual deberá quedar plenamente satisfecho del mismo; para esto,

generalmente debe plantearse las siguientes preguntas:

1. ¿Expongo todos los hechos de importancia?

2. ¿Están presentados los distintos aspectos en forma sustanciosa en la redacción del informe?

3. ¿Están descritos posteriormente, en el cuerpo del informe los hechos de importancia especiales y en

el mismo orden en que figuran dentro de la selección respectiva?

4. ¿Está redactado el informe con la claridad necesaria para que mis exposiciones no sean mal

entendidas?

5. ¿Comprende el informe exposiciones claras, respecto a los cambios de impresiones tenidos con los

supervisores, así como las respuestas y reacciones de éstos?

6. ¿Al expresar mis sugerencias y comentarios he tenido presente el equilibrio que debe prevalecer en

el informe, la expresión correcta de mis ideas y toda la información que necesita el lector?

7. ¿Mis recomendaciones son oportunas, fáciles de realizar, convenientes para la dirección y éxito de la

empresa?

8. ¿Lo tratado en mi informe es interesante, esta bien redactado, es comprensible y en realidad útil a la

dirección y área auditada?

Al poder el auditor contestar afirmativamente todas estas preguntas podrá entonces estar seguro de que el

informe es correcto. Se acostumbra que antes de entregar el borrador para escribirlo en forma definitiva, un

supervisor o algún otro empleado del departamento de auditoría le den el toque profesional y prepare para la

versión definitiva. Se somete el documento a la revisión de una persona que recibe el título de supervisor.

Esto se hace con el propósito de comprobar el contenido del informe, antes de presentarlo en forma definitiva.

4.4 RECOMENDACIONES, SUGERENCIAS, Y SU SEGUIMIENTO

4.4.1 RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS

Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor. Tienen por objeto llamar la

atención para que se corrijan las condiciones existentes o para que se mejoren las operaciones. Las

recomendaciones pueden sugerir alternativas para corregir o mejorar la gestión, sirviendo de guía a la

administración para el logro de los resultados deseados.

189

Las recomendaciones pueden ser generales o específicas, por ejemplo: bajo algunas circunstancias, puede ser

conveniente recomendar un curso general de acción así como sugerencias específicas para su adopción; en

otras circunstancias puede ser más adecuada sugerir solamente estudios o investigaciones posteriores.

Los logros de los auditados, en términos de mejoras, desde la última Auditoria, o el establecimiento de una

operación bien controlada, pueden incluirse en el informe de Auditoria. Esta información puede ser necesaria

para dar una adecuada visión de las condiciones existentes y para dar una correcta perspectiva y un razonable

equilibrio al informe de Auditoria.

La implantación de las recomendaciones es una parte de la auditoria administrativa sumamente importante, ya

que constituye el momento en el que las medidas de mejoramiento administrativo deben ponerse en práctica

para la solución de los problemas encontrados. Para esta etapa el auditor solo debe dar las bases para su

implantación, y de ninguna manera deberá involucrarse de lleno en la ejecución de los siguientes puntos:

1. Elaborar un programa de implantación

Esta parte consiste en describir las actividades a realizar y la secuencia de su realización. Generalmente se

usan diagramas de flujo ó de red para su mejor comprensión. En el programa debe describirse el objetivo de

cada proyecto, su alcance, él (los) responsable (s) y los resultados esperados.

2. Integrar los recursos humanos y materiales necesarios

Consiste en elaborar los manuales e instructivos de trabajo necesarios para la implantación de las

recomendaciones, así como el mobiliario, equipo y suministros requeridos para operar el nuevo sistema. Se

debe también seleccionar y capacitar al personal que va a operar los nuevos procedimientos de trabajo.

3. Ejecutar el programa de implantación realizado

Es poner en operación las recomendaciones y el nuevo sistema, aplicando un método de implantación

previamente seleccionado. Al iniciar la implantación es necesario comunicarlo mediante circulares al personal

de la organización.

4.4.2 CONCEPTO DE SEGUIMIENTO

Toca ahora hacer referencia al seguimiento del informe que el auditor puede hacer. Con frecuencia sucede

que la alta administración requiere este seguimiento para asegurarse que se están adoptando las acciones

correctivas necesarias emanadas del informe de auditoría. En algunos casos también existe un celo por parte

del auditor general por dar efecto a este procedimiento.

190

Lo deseable de las acciones de seguimiento son en si mismas muy claras, sin embargo el problema es si esta

es una responsabilidad propia del auditor, y si la acción hecha por este profesional puede minar las

responsabilidades básicas de los administradores encargados de las actividades particulares. Esta situación

puede tender a que el auditor adopte una posición de policía, tendencia que puede degenerar en conflictos que

quebranten la relación de sociedad con el auditado.

No obstante, en muchas organizaciones el auditor se retira una vez que el informe ha sido entregado, no se le

confiere la obligación de contestar a cuestionamientos, y la situación la volverá a revisar solo hasta el

momento de la próxima asignación de auditoria. Muchas organizaciones han adoptado un tipo de enfoque

intermedio, un ejemplo de este es cuando la coordinación total de esfuerzos de seguimiento es puesto en

manos de otro funcionario de la organización, usualmente el área de finanzas, o algún otro tipo de servicios

administrativos que sea neutral. Así, la acción correctiva es iniciada por el funcionario responsable de línea o

staff, quien reportara a un funcionario coordinador. Si se presentaran retrasos injustificados en atender una

recomendación, la oficina coordinadora podrá efectuar todas las presiones que sean justificadas. Bajo este

enfoque se pueden suministrar al auditor copias de las respuestas.

Como parte del proceso de auditoria, los auditores deberán hacer un seguimiento sobre los hallazgos

reportados que requieran alguna acción, para asegurarse que la administración ha solucionado oportuna y

adecuadamente las observaciones de auditoria. Un seguimiento adecuado y oportuno es básico para completar

el proceso de auditoria; ya que en caso de no efectuarse, podría minimizarse de manera seria el valor de las

auditorias.

Los aspectos o conclusiones más relevantes que inciden en la etapa de seguimiento son los siguientes:

1. La responsabilidad de seguimiento debe ser definida en el escrito o manual que fija autoridad al

grupo de auditoria.

2. Al decidir la dimensión del seguimiento, los auditores deben considerar las propias acciones de

seguimiento llevadas a cabo por otros miembros de la organización.

3. Algunas observaciones o hallazgos importantes reportados pueden requerir de acción inmediata por

parte de la administración; en cuyo caso tales acciones habrán de ser monitoreadas por los auditores

hasta que hayan sido corregidos.

4. Las actividades de seguimiento deberán ser incluidas en el plan de trabajo del grupo de auditoria.

5. Se habrán de diseñar programas específicos de seguimiento a fin de asegurar la cobertura de todo el

proceso.

191

6. Se emitirá un informe de seguimiento que incluya hallazgos u observaciones atendidas o

solucionadas, en proceso de atención o solución, y acciones o respuestas poco satisfactorias.

7. La administración es responsable de tomar las acciones correctivas sobre hallazgos u observaciones

de auditoría reportados.

4.4.2.1 PRONUNCIAMIENTOS INSTITUCIONALES DE SEGUIMIENTOS A OBSERVACIONES

DE AUDITORIA REPORTADAS

Los auditores deben llevar a cabo un seguimiento para asegurarse de que se toman acciones apropiadas

acerca de las observaciones de auditoria reportadas.

1. Los auditores deben cerciorarse de que se han tomado acciones correctivas para alcanzar los

resultados deseados, o que la administración o el consejo de administración asuman el riesgo por no

adoptar acciones correctivas sobre las observaciones reportadas.

2. El seguimiento se define como un proceso por el que los auditores determinan la propiedad,

efectividad y oportunidad de las acciones tomadas por la administración sobre observaciones de

auditoria reportadas. Dichas observaciones incluyen también observaciones importantes de auditores

externos y otros.

3. La responsabilidad del seguimiento debe estar definida en el escrito o manual que determina la

autoridad del departamento de auditoria.

4. La administración es responsable de decidir la acción apropiada a tomar como respuesta a las

observaciones de auditoria reportadas. El director de auditoria es responsable de evaluar esas

acciones gerenciales en cuanto a la solución oportuna de los asuntos reportados como observaciones

de auditoria. Al decidir el alcance del seguimiento, los auditores deben considerar los

procedimientos de seguimiento realizados por otros en la organización.

5. La administración o el consejo de administración asumirán el riesgo de no corregir la condición

reportada por el costo que ello puede implicar o alguna otra consideración. El consejo de

administración de las decisiones relacionadas con observaciones de auditoria importantes.

6. La naturaleza, tiempo y extensión del seguimiento deben ser determinados por el director de

auditoria.

7. Los factores a considerar para determinar los procedimientos apropiados de seguimiento son:

• Importancia de los hallazgos reportados.

• Grado de esfuerzo y costo necesario para corregir la condición reportada.

• Los riesgos en que se puedan incurrir al no adoptarse acciones correctivas.

• La complejidad de la acción correctiva.

• El tiempo involucrado.

192

8. Ciertos hallazgos reportados pueden ser tan importantes que requieran acciones inmediatas por parte

de la administración. Estas condiciones deben ser monitoreadas por los auditores, hasta su

corrección, por el efecto que puedan tener en la organización.

9. Pueden haber también casos donde el director de auditoria juzgue que la respuesta verbal o escrita de

la gerencia muestra que la acción tomada es medida suficiente, en función de la importancia relativa

de la observación de auditoria. En ocasiones como éstas, el seguimiento se podrá efectuar como

parte de la siguiente auditoria.

10. Los auditores deben asegurarse de que las acciones tomadas sobre los hallazgos de auditoria

remediaron las condiciones negativas.

11. El director de auditoria interna es responsable de programar las actividades de seguimiento como

parte del desarrollo del plan de trabajo de auditoria.

12. La programación del seguimiento se debe basar en el riesgo y exposición implicada, así como en el

grado de dificultad e importancia del tiempo para implementar la acción correctiva.

13. El director de auditoria debe establecer procedimientos para incluir lo siguiente:

• Un programa de tiempos, en el que se requiera la respuesta del gerente responsable sobre la

observación de auditoria.

• Una evaluación de la respuesta del gerente responsable.

• Una verificación de la respuesta si se considera apropiado.

• Una auditoria de seguimiento, si se considera apropiado.

• Un procedimiento de reporte que informe respuesta o acciones poco satisfactorias, incluyendo la

presunción del riesgo, al nivel apropiado de la administración.

14. Las técnicas utilizadas para el logro efectivo del seguimiento incluyen:

• Enviar el reporte de observaciones de auditoria a los niveles apropiados de la gerencia responsable

de tomar las acciones correctivas.

• Recibir y evaluar las respuestas de la gerencia acerca de las observaciones de auditoria, durante la

auditoria o dentro de un lapso razonable de tiempo después de que el reporte fue emitido. Las

respuestas son más útiles si incluyen información suficiente para el director de auditoria, para

evaluar la propiedad y oportunidad de la acción correctiva.

• Recibir actualizaciones periódicas de la gerencia, con el objeto de evaluar su nivel de esfuerzo para

corregir condiciones previamente reportadas.

• Recibir y evaluar reportes de otras unidades organizacionales asignando responsabilidad de

procedimientos para un seguimiento.

• Reportar a la dirección general del estado que guardan las respuestas a las observaciones de

auditoria.

193

1.4.2.2 IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO

Es posible que se necesite emprender una acción en la relación a mejores planes y objetivos que hagan más

seguros los empleados en el futuro, contando con una estructura orgánica mejor concebida, quizá eliminando

los conflictos ocasionados por una inadecuada delegación de autoridad y responsabilidad, mediante la

implantación de políticas y prácticas esenciales y eficaces para alcanzar las metas fijadas, ayudar a los

empleados a realizar su trabajo de una manera más consistente y armónica, cerciorándose de que todo nuevo

sistema o procedimiento (después de implantado) funcione como debe de ser, para hacer más fácil y eficaz el

trabajo, buscar mejores métodos de control mediante los cuales el trabajador o supervisor reciba el justo

reconocimiento de una labor bien hecha, cuidando de mejorar las formas de operación a efecto de que el

trabajo sea continuo y parejo, no se vea afectado a menudo por pronunciadas fluctuaciones o interrupciones

de la producción; atendiendo a que las instalaciones sean modernas, confiables, seguras y en constante buen

estado , para que el trabajador pueda realizar con comodidad y eficiencia su labor así como evitando que haya

situaciones de posible riesgo que vaya en perjuicio de la salud y la vida del mismo.

Sabiendo que los planes recién puestos en obra están llenando sus fines, que los métodos y procedimientos

ideados e implantados responden bien a las necesidades de su compañía, Estas son apenas algunas de las

cosas que llenan de satisfacción al auditor al vigilar que se cumplan con las metas emanadas de la Auditoría

realizada por él.

4.5 CONTROL DEL SEGUIMIENTO

4.5.1 OBSERVACIONES CUMPLIDAS

Durante el seguimiento del cumplimiento de las sugerencias, debe fijarse un periodo al que se referirán las

pruebas de auditoria. Es en este período durante el cual se debe revisar si las recomendaciones han sido

acatadas y aplicadas por los departamentos involucrados, su extensión será establecida a criterio del auditor.

Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias pueden presentarse dos situaciones respecto a las

cuales el auditor debe enfocar toda su atención:

1. Correcciones definitivas

Son un reflejo de la aceptación del personal a las recomendaciones del auditor; por lo tanto, son una muestra

indudable del éxito de la auditoria operacional – administrativa, así también son el resultado de los

esfuerzos conjuntos del personal de la empresa y de los auditores que tuvieron a cargo el desarrollo

del examen y preparación del informe con las observaciones y sugerencias.

194

2. Correcciones temporales

Son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan frecuentemente en la ejecución de

actividades asignadas a personal de menor jerarquía.

En virtud de que son efectuadas principalmente por personal de menor jerarquía y hay resistencia al cambio

dichas correcciones son aplicadas de manera temporal como quien dice mientras pasa la tormenta, por lo que

en estos casos hay que tener un expediente del personal que ejecuta para analizar su sentido de

responsabilidad aun siendo de nivel operativo y observar su comportamiento reportando su incumplimiento a

su jefe inmediato procediendo a dar solo una oportunidad mas de acatar las indicaciones de corrección, de no

ser así asignar a otra persona responsable de ejecutar las acciones correctivas.

4.5.2 OBSERVACIONES NO CUMPLIDAS

Un problema que comúnmente se presenta es que al efectuar la tarea del seguimiento, los auditores encuentra

con que no se hace nada para poner en práctica las recomendaciones. Suele suceder que pueda haber

resistencia por parte de los afectados, por diversas razones, aun cuando la recomendación en cuestión haya

sido aprobada por ellos durante el cambio de impresiones al respecto con el auditor. En estos casos, el

auditor debe tratar de obtener una explicación clara del motivo o motivos subyacentes y convencer a los

renuentes de que modifiquen su actitud para bien de la entidad.

Es de suma importancia, señalar que en ocasiones los directores y los gerentes se refieren a promesas sobre

nuevas fechas para el cumplimiento de las recomendaciones y sugerencias. Cuando esto ocurre, el proceso de

seguimiento debe suspenderse y reprogramarse en función de las nuevas fechas que mencione el gerente o

director. Es importante señalar que como se manifestó anteriormente en una corrección aplicada

temporalmente solo se da oportunidad de acuerdo con la experiencia del auditor aunque lo recomendable es

dar dos oportunidades de ejecutar las acciones correctivas., en caso de no ser cumplidas se debe acudir

directamente con el comité de auditoria para que tome las medidas necesarias, debido a que esto se vera

afectado en el seguimiento del área auditada. Por lo que es sumamente importante manifestar estos

incumplimientos en el informe de seguimiento pues hay que delimitar claramente la responsabilidad que

queda respecto de las observaciones que se hicieron con anterioridad y no fueron llevadas a cabo, así como

las consecuencias que acarrean estas situaciones.

195

Podemos dar oportunidad nuevamente tratar de corregir estas observaciones con el personal a cargo del área

auditada, cuando ya se hablo con el comité de auditoria; sin embargo tendríamos que irnos a soluciones mas

extremas como destituir al personal a cargo cuando estas no han sido llevadas a cabo y ya se ha dado tiempo

de corregir, aunque claro esta, seria en términos muy extremos.

4.6 INFORME DEL SEGUIMIENTO Y SU PROCESO

Este reporte se basa en los resultados obtenidos durante la fase del seguimiento y en la evaluación que el

auditor ha hacho de los trabajos emprendidos por la empresa, para solucionar los problemas que se

localizaron en las áreas examinadas. Cabe señalar que el informe del seguimiento debe referirse sólo a

recomendaciones hechas durante la auditoria operacional - administrativa que fueron aceptadas y que, no se

han cumplido satisfactoriamente en los tiempos establecidos por el personal responsable.

El reporte derivado de los trabajos de seguimiento debe, sujetarse a los siguientes pasos:

1. Preparación del borrador.

2. Discusión del borrador con el personal involucrado.

3. Emisión y entrega del informe.

El contenido del borrador se basa principalmente en las recomendaciones originalmente hechas por el

auditor; y no en una trascripción literal de ellas, por lo que, no es más que un compendio que incluye sus

principales características. Incluir nuevamente las observaciones resulta poco práctico, debido a que podría

ser un reporte demasiado extenso. Si a juicio del auditor es importante describir un problema, se debe

mostrar solo en sus principales aspectos a fin de mencionarlos en el compendio de la recomendación que le

corresponda.

La segunda fase del borrador será la trascripción fiel de las respuestas que los funcionarios de la entidad

dieron a cada una de las recomendaciones del auditor. Esta trascripción deberá enfocarse en las acciones y

fechas acordadas para la implementación de las sugerencias, por ende, se fortalece la postura del auditor

durante la discusión del borrador. La tercera y última fase es referente a la situación encontrada por el auditor

en sus trabajos de seguimiento. En esta fase deberá describirse de manera breve y objetiva el panorama que

el auditor o sus auxiliares encontraron por la aplicación de los procedimientos de auditoria operacional -

administrativa.

196

Al igual que en informe final de Auditoria este debe ser:

1. Oportuno.

2. Competente.

3. Objetivo.

4. Claro.

5. Conciso.

6. Sencillo.

7. Constructivo.

8. Integro.

9. Relevante.

10. Adecuado.

11. Convincente.

12. Útil.

13. Original.

14. Cortes.

4.6.1 SU APLICACIÓN

Al tener preparado el informe de seguimiento, se efectuara una reunión con los directores o gerentes a cargo

de la empresa, en la que se tratarán lo siguiente:

1. Enfatizar que existen sugerencias de auditoria operacional – administrativa, que no fueron corregidas

en su momento, para solucionar problemas específicos.

2. Hacer hincapié en que las sugerencias fueron comentadas y aceptadas con oportunidad.

3. Mencionar que se establecieron tiempos límite para la implementación de las recomendaciones y

estas no fueron atendidas en su momento por lo cual se replantean.

4. Señalar que a la fecha de una nueva intervención, los trabajos para implementar las sugerencias no

han empezado o no se han concluido.

En el transcurso de la reunión el auditor deberá tener los papeles de trabajo en los que se apoye la

descripción de los problemas detectados durante el seguimiento. El auditor debe controlar la secuencia de la

reunión, tendrá que dar lectura detallada de las sugerencias originales y del reporte de la situación actual; por

cada asunto se deberá obtener la respuesta de los funcionarios responsables.

197

El informe del seguimiento es corto y simple y su estructura se basa en la del informe final:

1. Carátula: En esta parte se incluye la denominación o razón social de la empresa, el ciclo de

transacción auditado, las áreas o departamentos sujetos a examen, la mención de que se trata de un

informe procedente del seguimiento de la auditoria y, la fecha integrada por el mes y año.

2. Resumen: Se conforma por el destinatario, los párrafos de alcance, intermedio y de opinión, la firma

y fecha que limita la responsabilidad del auditor en relación a eventos posteriores a la terminación

del seguimiento.

3. En el párrafo de alcance el auditor deberá especificar que su trabajo tuvo el propósito de confirmar el

cumplimiento de acciones prometidas por la entidad para la resolución de los problemas detectados

por la auditoria operacional - administrativa.

4. El periodo al cual se refieren los procedimientos de auditoria operacional – administrativa para

definir la responsabilidad de la entidad respecto a la aplicación de las sugerencias del auditor que

fueron aceptadas.

5. En el párrafo intermedio se debe incluir un resumen elocuente de los hallazgos del auditor relativos

a la implementación de sus recomendaciones.

6. Contenido: Será la redacción secuenciada de las recomendaciones emitidas en el informe original,

las respuestas del personal a dichas sugerencias, las observaciones derivadas del seguimiento y,

finalmente, las nuevas respuestas de los funcionarios responsables de la implementación.

El informe de seguimiento se hará al titular de la empresa, y/o al jefe inmediato superior del responsable del

área o departamento auditado, ya que éstas personas aseguraran que los resultados sean debidamente

considerados, para la implantación de las medidas correctivas y preventivas necesarias que no fueron

solucionadas en su momento.

198

Esto significa que el informe de seguimiento deberá de llegar a los funcionarios que están en posición de

corregir dichas observaciones., lo cual permitirá asegurar el desarrollo y crecimiento de la empresa.

El informe de seguimiento se entregará por medio de un oficio en el que se incluirán lugar y fecha de

elaboración, número de referencia, referencia de oficio, periodo revisado, indicación de que se comentaron

los resultados y firma del titular del órgano interno de control.

De acuerdo con lo anterior ha de inferirse que de una designación de auditoria no confidencial será posible

que se origine un informe de seguimiento que si fuese, al menos parcialmente. En todo informe de

seguimiento marcado con él rotulo de confidencial, el auditor general deberá, con el objeto de hacer resaltar

esta característica, imprimir su sello de goma con la misma leyenda en la parte superior derecha de la cubierta

de cada uno de los ejemplares del informe, antes de elevarlo a las autoridades superiores para su examen y

resolución. En el original del informe de seguimiento dichos sellos se imprimirán en la cubierta exterior de

cartulina, a demás en la cubierta interior.

El auditor también podrá imprimir el sello de confidencial a cualquier informe que hubiese recibido del

auditor informante sin la expresa clasificación, siempre que, a juicio de aquel funcionario superior, el informe

de que se trate debiera ser tratado en forma confidencial.

Auque todo informe de auditoria a de tener como característica distintiva, la de ser un documento

intrínsecamente confidencial, todas las persona autorizadas a leer dichos informes deberán extremar el

cumplimiento de las disposiciones de secreto profesional de la auditoria, cuando se trate de un informe

marcado con el sello de confidencial.

4.6.2 PROGRAMA DE AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

UNIDAD ADMINISTRATIVA, ACTIVIDAD O FUNCIÓN A AUDITAR:

_______________________________________________________________________

FECHA O PERIODO QUE SE AUDITA:

_______________________________________________________________________

199

4.6.3 CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO

En esta parte de la auditoría se da a conocer los resultados que se obtuvieron durante la evaluación de la

organización. Una de las partes más importante de las conclusiones de la Auditoria es el informe o reporte de

seguimiento, que comprende los detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores.

06.Preparar informe de auditoría de seguimiento que señale tanto observaciones o hallazgos resueltos como subsistentes. Proponer acciones o medidas resolutorias.

05. Evaluar el impacto o efecto de observaciones o hallazgos subsistentes.

b) Si no se emprendió ninguna acción, o si las acciones tomadas no resolvieron el problema, investigar las causas.

a) Si las acciones fueron resolutivas, concluir el proceso.

04. Evaluar las acciones emprendidas

03. Investigar las acciones emprendidas para dar solución a las observaciones o hallazgos sujetos a seguimiento

02. Hacer relación de observaciones o hallazgos susceptibles de seguimiento

01. Anexar a los papeles de trabajo de esta auditoría de seguimiento, un ejemplar del informe de la auditoria que corresponda y copia de las minutas o actas que consignan los compromisos de acción sobre las observaciones o hallazgos sujetos a seguimiento.

OBSERVACIONES REVISADO POR

HECHO POR

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

200

Antes de preparar el informe final, es recomendable que los auditores sondeen las soluciones propuestas y las

posibles consecuencias de las acciones con los gerentes y se aclare cualquier duda ó malentendido.

Desde el punto de vista administrativo, las recomendaciones son el aspecto principal de la Auditoria, por lo

cual, éstas deben presentarse mediante un informe oral a los miembros de la gerencia. La aprobación de las

recomendaciones generalmente la realiza el consejo de directores para que éstas se conviertan en parte

integral del informe final. Los auditores deben sustentar las soluciones propuestas con base en un análisis

costo – beneficio, que señale la recompensa a la organización si son implantadas. En el caso de que no sean

aceptadas las recomendaciones, es aconsejable ofrecer alternativas. Esto ayuda también a los asesores a trazar

la ruta de ejecución de las recomendaciones, la cual deberá incluirse en el reporte final.

4.6.4 NORMAS APLICADAS AL INFORME

1. Norma 400 Ejecución del trabajo de Auditoría

La adopción de Normas Profesionales es un paso vital para el desarrollo de la auditoría, por lo cual debemos

definir el término “Normas” para este efecto, la cual debe entenderse como el conjunto de criterios, por medio

de los cuales se evalúan y miden las actividades de los departamentos de Auditoría, señalan lo que debe ser la

práctica de la auditoría.

• Comunicación de Resultados.

Las organizaciones, los departamentos de auditoría operacional – administrativa, los directores de auditoría y

los auditores, deben desplegar su máximo esfuerzo para cumplir con las Normas. La aplicación de las

Normas y estas declaraciones relacionadas con las mismas, estará influenciada por el entorno o condiciones

en las cuales los departamentos de auditoría lleven a cabo las responsabilidades asignadas. La adopción y el

cumplimiento de las Normas y las declaraciones relativas ayudarán a los profesionales de la auditoría

operacional – administrativa a cumplir con sus responsabilidades.

2. Norma 430 Comunicación de Resultados

Esta declaración incluye las interpretaciones de la Norma 430 (Comunicación de Resultados) relacionadas

con los tipos, contenido y características de los informes de Auditoría; la discusión con la administración de

las observaciones, conclusiones y recomendaciones; así como sobre la aprobación y distribución de los

informes de Auditoría.

201

Los auditores deberán informar los resultados de su trabajo de auditoría.

• Se emitirá un informe por escrito y firmado al terminar la auditoría. Se podrán elaborar por escrito o

transmitir oralmente, tanto formal como informalmente, informes parciales.

1.- Podrán elaborarse informes parciales para comunicar información que requiera atención inmediata,

para comunicar un cambio en el alcance de la auditoría sobre la actividad que se está revisando, o

para mantener informada a la administración sobre el progreso de aquellas auditorías que se

desarrollan en periodos largos; el empleo de informes parciales no disminuye ni elimina la

necesidad de un informe final.

• El auditor interno debe discutir las conclusiones y recomendaciones con los niveles apropiados de la

administración, antes de emitir su informe final.

1.- La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la

auditoría y/o en reuniones posteriores o a la terminación de la auditoría en lo que es llamado

entrevista final. Otra técnica consiste en la revisión de los borradores de los informes de auditoría

por el jefe de la unidad auditada. Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido

inadecuadas interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditado de

aclarar asuntos específicos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y

recomendaciones.

2.- Aunque el nivel de participantes en las discusiones y revisiones pueden variaren función de las

estructuras de organización o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas

personas que tienen un conocimiento detallado de las operaciones, así como aquellos que pueden

autorizar la aplicación de las acciones correctivas.

• Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

1.- Informes objetivos son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones.

Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio.

2.- Informes claros son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se puede

mejorar evitando un lenguaje técnico innecesario y proporcionando la suficiente información

adicional de respaldo.

3.- Los informes concisos van al grano y evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos

en el menor número de palabras posible.

202

4.- Los informes constructivos son los que, como resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los

auditados como a la organización y promueven el mejoramiento en donde es requerido.

5.- Los informes oportunos son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y efectiva toma de

acciones.

• Los informes presentarán el propósito, alcance y resultados de la auditoría y cuando se consideré

apropiado, contendrán la opinión del auditor.

1.- Aunque el formato y el contenido del informe de auditoría pueden variar por la organización o por el

tipo de auditoría, deben contener, en lo mínimo, el propósito, alcance y los resultados de la auditoría.

2.- Los informes de auditoría pueden incluir información de antecedentes y de resumen. La información

de antecedentes puede identificar las unidades organizacionales y las funciones revisadas y

proporcionar información explicatoria importante. También pueden incluir el estado que guardan las

observaciones, conclusiones y recomendaciones de informes anteriores, así como indicaciones de sí

el informe corresponde a una auditoría programada o a una solicitud específica. Cuando se incluyan

resúmenes, estos deberán representar en forma equilibrada el contenido del informe de auditoría.

3.- La declaración de propósitos deberá describir los objetivos de la auditoría y, cuando sea necesario

deberá informar al lector los motivos para su realización y lo que esperaba lograr a través de ella.

4.- La declaración de alcances deberá identificar las actividades auditadas e incluir, cuando sea

conveniente, información adicional, como la referencia al periodo sujeto a examen. En ocasiones es

necesario identificar las actividades no auditadas, para delinear los límites de la auditoría, debiendo

asimismo describir la naturaleza y extensión de la auditoría realizada.

5.- Los resultados pueden abarcar observaciones, conclusiones (opiniones) y recomendaciones.

6.- Las observaciones corresponden a las declaraciones pertinentes sobre hechos. Aquellas

observaciones que se consideren necesarias para apoyar las recomendaciones y conclusiones del

auditor interno o para evitar su mal entendimiento se deberán incluir en su informe final. La

información u observaciones de menor importancia se pueden comunicar oralmente o a través de

correspondencia menos formal.

Las observaciones de auditoría resultan de un proceso de comparación entre “lo que deberían ser” o “lo que

es” de cualquier manera, existan o no diferencias, la comparación proporciona al auditor interno las bases

para la elaboración del informe. Cuando los resultados del examen sean positivos puede ser conveniente

incluir en el informe de auditoría el reconocimiento de un cumplimiento satisfactorio. Las observaciones

planteadas deberán considerar los siguientes atributos:

Criterios

203

Las Normas, mediadas o expectativas empleadas al hacer una evaluación y / o verificación (lo que debería

existir.)

Condición

La evidencia real que el auditor interno encontró en el curso de su examen (lo que existe).

Si existe diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones actuales, se deberá también considerar.

Causa

La razón de la diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones reales, (por que existen diferencias).

Efecto

El riesgo o peligro al que están expuestos la organización y / u otros en virtud de que las condiciones

prevalecientes difieren de los criterios establecidos (el impacto de la diferencia).

Las observaciones de auditoría reportadas también pueden incluir las recomendaciones. Las correcciones

efectuadas por los auditados así como información adicional necesaria que no haya sido incluida en otra parte

del informe.

7.- Las conclusiones (opiniones) constituyen la evaluación del auditor interno sobre los efectos de las

observaciones en las actividades revisadas: por lo general las observaciones de auditoría se plantean

en perspectiva, considerando implicaciones en conjunto, cuando el informe de auditoría incluya

conclusiones, estas deberán estar claramente identificadas como tales, las conclusiones pueden

referirse a todo el ámbito de una auditoría o a aspectos específicos, y aunque no se limitan

únicamente a ello pueden referirse a determinar si las operaciones o los programas van de acuerdo

con los de la organización; si se están alcanzando las metas y objetivos de la organización; y si las

actividades examinadas funcionan como debe ser.

• Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el desempeño

satisfactorio y las medidas correctivas.

1.- Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tienen por

objeto llamar la atención para que se corrijan las condiciones existentes o para que se mejoren las

operaciones. Las recomendaciones pueden sugerir alternativas para corregir o mejorar la gestión,

sirviendo de guía a la administración para el logro de los resultados deseados. Las recomendaciones

pueden ser generales o específicas , por ejemplo, bajo algunas circunstancias, puede ser conveniente

204

recomendar un curso general de acción así como sugerencias específicas para su adopción; en otras

circunstancias puede ser mas adecuado sugerir solamente estudios o investigaciones posteriores.

2.- Los logros de los auditados, en términos de mejoras, desde la última auditoría, o el establecimiento

de una operación bien controlada, pueden incluirse en el informe de la auditoría, esta información

puede ser necesaria para dar una adecuada visión de las condiciones existentes y para dar una

correcta perspectiva y un razonable equilibrio al informe de auditoría.

• Los puntos de vista de los auditados respecto a las conclusiones y recomendaciones pueden ser

incluidas en el informe de auditoría.

1.- Como parte de la discusión del informe entre el auditor interno y el auditado, el auditor interno

deberá tratar de llegar a un acuerdo sobre los resultados de la auditoría y / o sobre un adecuado plan

de acción para mejorarlas operaciones; en caso de no llegar a dicho acuerdo, en el informe se podrán

declarar ambas posiciones así como las razones del desacuerdo. Los comentarios por escrito que

presente el auditado se pueden incluir como un apéndice del mencionado informe. Otra alternativa

es que los puntos de vista del auditado se presenten en el cuerpo del informe o en documento por

separado.

• El director de auditoría o quien él designe, deberá revisar y aprobar el informe final, antes de

emitirlo y decidirá a quienes distribuirlo.

1.- El director de auditoría o la persona que el designe para ello deberá aprobar y firmar todos los

informes finales si las circunstancias específicas lo permiten, se debe tomar en cuenta al auditor

encargado o al supervisor encargado para que firme el informe como representante del director de

auditoría interna.

2.- Los informes de auditoría se deben entregar a aquellos miembros de la organización que pueden

asegurar que los resultados de auditoría serán debidamente considerados. Esto significa que el

informe de auditoría debe llegar a aquellos funcionarios que están en una posición en la que pueden

tomar medidas correctivas o asegurar que se están tomando dichas medidas, el informe final de

auditoría debe así mismo entregarse al jefe de la unidad auditada, por su parte los niveles superiores

de la organización pueden recibir solo informes concentrados. Los informes también pueden ser

entregados a otros involucrados como son los auditores externos y los comités de auditoría.

3.- En ocasiones alguna información no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe,

en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando esta relacionada con actos ilegales o

impropios, en tales casos dicha información podrá ser presentada en un informe por separado. Si las

situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor rango en la administración, el informe de

205

auditoría deberá ser entregado al Comité de Auditoría de la Junta Directiva o alguna otra unidad que

posea un nivel parecido dentro de la organización.

Implementación y seguimiento. Algunos autores consideran que esta fase es de carácter opcional, que no

corresponde al auditor llevarla a cabo, sino a la misma empresa; otros piensan que el auditor debe actuar

como asesor en las implementaciones que haga la empresa, y otros piensan que la persona más indicada para

coordinar la implementación de las sugerencias es el auditor, y por tanto debe estar totalmente involucrado en

ello. Cualquiera que sea la forma, lo importante es que esto quede previamente acordado desde el inicio de la

auditoria.

4.6.5 PROGRAMACIÓN DE UNA NUEVA AUDITORIA

Para la programación de una nueva auditoria operacional – administrativa se debe tomar en cuenta cuando

lleguen a su fin todos los procesos sustanciales que se han llevado a cabo en las instalaciones de la entidad, y

se hayan puesto en marcha las recomendaciones. No obstante deberá existir disponibilidad por parte de la

entidad para llevar a cabo el trabajo de auditoria operacional – administrativa.

La metodología del informe de auditoria operacional – administrativa tiene el propósito de servir como marco

de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de aplicación se conduzcan en forma programada y

sistemática, unifique criterios y se revisen a profundidad los problemas detectados dentro de la organización y

así mismo se apliquen las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de

los resultados, plasmados en dicho informe. Con esta metodología, se pretende facilitar al auditor la

identificación y ordenamiento de la información recabada en cuanto al registro de hechos, hallazgos,

evidencias, observaciones, entre otros, para la realización de su examen, informe y seguimiento de los

hallazgos encontrados y plasmados en el propio informe.

206

CAPITULO V DESARROLLO INTEGRAL DE LA METODOLOGIA

5.1 JUSTIFICACION DE CONSULTORIA INTEGRAL INTELIGENTE, S.C.

Como parte de nuestro desarrollo profesional y visión de empresarios es necesario darle un nuevo enfoque a

la profesión de Contador Publico, ya que el contador no nada mas es el típico pagador de impuestos o el que

lleva la contabilidad de una empresa, si no como el asesor o consultor de una empresa, el que todo empresario

tenga la confianza de acudir a el y apoyarse para la toma de decisiones que le ayuden a eficientar y como

consecuencia obtener mejores resultados para su empresa, es por eso la necesidad de encontrar consultores

para así crear negocios que brinden este tipo de servicios, además de dar este tipo de servicios a través de la

auditoria.

Además fortalecer la lealtad, compromiso y respeto entre las personas que formamos la sociedad, para

conducirla con transparencia, dignidad e integridad sustentada en un comportamiento honesto, sincero, moral

y legal. Somos una sociedad civil capaz de atraer a colaboradores comprometidos, con aptitudes y actitudes

excepcionales, con talentos para obsequiar tranquilidad a nuestros clientes. Somos responsables de

administrar los recursos que se nos confían para obtener cada vez mejores resultados de operación.

El presente despacho tiene por finalidad de presentar las diferentes complejidades que existen al unirse varias

personas con un fin común, para desarrollarse profesionalmente y ser exitosas en la vida, pasando por

diversas etapas que van desde la constitución, desarrollo y ejecución de los trabajos realizados por el

Contador Publico, ya que en la actualidad el crear un negocio implica muchos tramites y perdida de tiempo si

uno los desconoce y como resultado del desconocimiento de los tramites se podrían incurrir en sanciones.

También como se dice en varias profesiones es recibir una retribución económica por lo que se sabe y no por

lo que se hace, dando nuestro mayor esfuerzo y compromiso con la aportación de toda nuestra experiencia

para tener una visión de 360 grados.

207

5.2 CREACION DE UN DESPACHO DE AUDITORIA

¿Por qué una S.C.?

Fundamentos Legales en las diversas leyes:

CODIGO CIVIL

Articulo 2688. Por el contrato de sociedad los socios se obligan mutuamente a combinar sus recursos o sus

esfuerzos para la realización de un fin común, de carácter preponderantemente económico, pero que no

constituya una especulación comercial.

Articulo 2689. La aportación de los socios puede consistir en una cantidad de dinero u otros bienes, o en su

industria. La aportación de bienes implica la transmisión de su dominio a la sociedad, salvo que

expresamente se pacte otra cosa.

Articulo 2690. El contrato de sociedad debe constar por escrito; pero se hará constar en escritura pública,

cuando algún socio transfiera a la sociedad bienes cuya enajenación deba hacerse en escritura pública.

Articulo 2691. La falta de forma prescrita para el contrato de sociedad, solo produce el efecto de que los

socios puedan pedir, en cualquier tiempo, que se haga la liquidación de la sociedad conforme a lo convenido,

y a falta de convenio, conforme al Capitulo V de esta sección; pero mientras que esa liquidación no se pida,

el contrato produce todos sus efectos entre los socios y estos no pueden oponer a terceros que hayan

contratado con la sociedad, la falta de forma.

Articulo 2692. Si se formare una sociedad para un objeto ilícito, a solicitud de cualquiera de los socios o de

un tercero interesado, se declarara la nulidad de la sociedad, la cual se pondrá en liquidación.

Después de pagadas las deudas sociales conforme a la ley, a los socios se les reembolsara lo que hubieren

llevado a la sociedad.

Las utilidades se destinaran a los establecimientos de beneficencia pública del lugar del domicilio de la

sociedad.

Articulo 2693. El contrato de sociedad debe contener:

I. Los nombres y apellidos de los otorgantes que son capaces de obligarse;

II. La razón social;

III. El objeto de la sociedad;

IV. El importe del capital social y la aportación con que cada socio debe contribuir;

Si falta alguno de estos requisitos se aplicara lo que dispone el Artículo 2691.

Articulo 2694. El contrato de sociedad debe inscribirse en el Registro de Sociedades Civiles para que

produzca efectos contra tercero.

208

Articulo 2695. Las sociedades de naturaleza civil, que tomen la forma de las sociedades mercantiles, quedan

sujetas al Código de Comercio.

Articulo 2696. Será nula la sociedad en que se estipule que los provechos pertenezcan exclusivamente a

alguno o algunos de los socios y todas las perdidas a otro u otros.

Articulo 2697. No puede estipularse que a los socios capitalistas se les restituya su aporte con una cantidad

adicional, haya o no ganancias.

Articulo 2698. El contrato de sociedad no puede modificarse sino por consentimiento unánime de los socios.

Articulo 2699. Después de la razón social, se agregaran estas palabras "Sociedad Civil".

Articulo 2700. La capacidad para que las sociedades adquieran bienes raíces, se regirá por lo dispuesto en el

articulo 27 de la Constitución Federal y en sus leyes reglamentarias.

Articulo 2701. No quedan comprendidas en este titulo las sociedades cooperativas, ni las mutualistas, que se

regirán por las respectivas leyes especiales.

De los socios

Articulo 2702. Cada socio estará obligado al saneamiento para el caso de evicción de las cosas que aporte a

la sociedad como corresponde a todo enajenante, y a indemnizar por los defectos de esas cosas como lo esta

el vendedor respecto del comprador; mas si lo que prometió fue el aprovechamiento de bienes determinados,

responderá por ellos según los principios que rigen las obligaciones entre el arrendador y el arrendatario.

Articulo 2703. A menos que se haya pactado en el contrato de sociedad, no puede obligarse a los socios a

hacer una nueva aportación para ensanchar los negocios sociales. Cuando el aumento del capital social sea

acordado por la mayoría, los socios que no estén conformes pueden separarse de la sociedad.

Articulo 2704. Las obligaciones sociales estarán garantizadas subsidiariamente por la responsabilidad

ilimitada y solidaria de los socios que administren; los demás socios, salvo convenio en contrario, solo

estarán obligados con su aportación.

Articulo 2705. Los socios no pueden ceder sus derechos sin el consentimiento previo y unánime de los demás

coasociados; y sin el tampoco pueden admitirse otros nuevos socios, salvo pacto en contrario, en uno y en

otro caso.

Articulo 2706. Los socios gozaran del derecho del tanto. Si varios socios quieren hacer uso del tanto, les

competerá este en la proporción que representen. El término para hacer uso del derecho del tanto, será el de

ocho días, contados desde que reciban aviso del que pretende enajenar.

Articulo 2707. Ningún socio puede ser excluido de la sociedad si no por el acuerdo unánime de los demás

socios y por causa grave prevista en los estatutos.

Articulo 2708. El socio excluido es responsable de la parte de perdidas que le corresponda, y los otros socios

pueden retener la parte del capital y utilidades de aquel, hasta concluir las operaciones pendientes al tiempo

de la declaración, debiendo hacerse hasta entonces la liquidación correspondiente.

209

De la administración de la sociedad

Articulo 2709. La administración de la sociedad puede conferirse a uno o más socios. Habiendo socios

especialmente encargados de la administración, los demás no podrán contrariar ni entorpecer las gestiones

de aquellos, ni impedir sus efectos. Si la administración no se hubiese limitado a alguno de los socios, se

observara lo dispuesto en el artículo 2719.

Articulo 2710. El nombramiento de los socios administradores, no priva a los demás socios del derecho de

examinar el estado de los negocios sociales y de exigir a este fin la presentación de libros, documentos y

papeles, con el objeto de que puedan hacerse las reclamaciones que estimen convenientes. No es valida la

renuncia del derecho consignado en este artículo.

Articulo 2711. El nombramiento de los socios administradores, hecho en la escritura de sociedad, no podrá

revocarse sin el consentimiento de todos los socios, a no ser judicialmente, por dolo, culpa o inhabilidad.

El nombramiento de administradores, hecho después de constituida la sociedad, es revocable por mayoría de

votos.

Articulo 2712. Los socios administradores ejercerán las facultades que fueren necesarias al giro y desarrollo

de los negocios que formen el objeto de la sociedad; pero salvo convenio en contrario, necesitan autorización

expresa de los otros socios.

I. Para enajenar las cosas de la sociedad, si esta no se ha constituido, con ese objeto;

II. Para empeñarlas, hipotecarlas o gravarlas con cualquier otro derecho real;

III. Para tomar capitales prestados.

Articulo 2713. Las facultades que no se hayan concedido a los administradores, serán ejercitadas por todos

los socios, resolviéndose los asuntos por mayoría de votos. La mayoría se computara por cantidades; pero

cuando una sola persona represente el mayor interés y se trate de sociedades de más de tres socios, se

necesita por lo menos el voto de la tercera parte de los socios.

Articulo 2714. Siendo varios los socios encargados indistintamente de la administración, sin declaración de

que deberán proceder de acuerdo, podrá cada uno de ellos practicar separadamente los actos

administrativos que crea oportunos.

Articulo 2715. Si se ha convenido en que un administrador nada pueda practicar sin concurso de otro,

solamente podrá proceder de otra manera, en caso de que pueda resultar perjuicio grave o irreparable a la

sociedad.

Articulo 2716. Los compromisos contraídos por los socios administradores en nombre de la sociedad,

excediéndose de sus facultades, si no son ratificados por esta, solo obligan a la sociedad en razón del

beneficio recibido.

Articulo 2717. Las obligaciones que se contraigan por la mayoría de los socios encargados de la

administración, sin conocimiento de la minoría, o contra su voluntad expresa, serán validas; pero los que las

hayan contraído serán personalmente responsables a la sociedad de los perjuicios que por ellas se causen.

Articulo 2718. El socio o socios administradores están obligados a rendir cuentas siempre que lo pida la

mayoría de los socios, aun cuando no sea la época fijada en el contrato de sociedad.

210

Articulo 2719. Cuando la administración no se hubiere limitado a alguno de los socios, todos tendrán

derecho de concurrir a la dirección y manejo de los negocios comunes. Las decisiones serán tomadas por

mayoría, observándose, respecto de esta, lo dispuesto en el artículo 2713.

De la disolución de las sociedades

Articulo 2720. La sociedad se disuelve:

I. Por consentimiento unánime de los socios;

II. Por haberse cumplido el término prefijado en el contrato de sociedad;

III. Por la realización completa del fin social, o por haberse vuelto imposible la consecución del objeto

de la sociedad;

IV. Por la muerte o incapacidad de uno de los socios que tenga responsabilidad ilimitada por los

compromisos sociales, salvo que en la escritura constitutiva se haya pactado que la sociedad

continué con los sobrevivientes o con los herederos de aquel;

V. Por la muerte del socio industrial, siempre que su industria haya dado nacimiento a la sociedad;

VI. Por la renuncia de uno de los socios, cuando se trate de sociedades de duración indeterminada y los

otros socios no deseen continuar asociados, siempre que esa renuncia no sea maliciosa ni

extemporánea;

VII. Por resolución judicial;

Para que la disolución de la sociedad surta efecto contra tercero, es necesario que se haga constar en el

Registro de Sociedades.

Articulo 2721. Pasado el termino por el cual fue constituida la sociedad, si esta continua funcionando, se

entenderá prorrogada su duración por tiempo indeterminado, sin necesidad de nueva escritura social, y su

existencia puede demostrarse por todos los medios de prueba.

Articulo 2722. En el caso de que a la muerte de un socio, la sociedad hubiere de continuar con los

supervivientes, se procederá a la liquidación de la parte que corresponda al socio difunto para entregarla a

su sucesión. Los herederos del que murió tendrán derecho al capital y utilidades que al finado correspondan

en el momento en que murió y, en lo sucesivo, solo tendrán parte en lo que dependa necesariamente de los

derechos adquiridos o de las obligaciones contraídas por el socio que murió.

Articulo 2723. La renuncia se considera maliciosa cuando el socio que la hace se propone aprovecharse

exclusivamente de los beneficios o evitarse pérdidas que los socios deberían de recibir o reportar en común

con arreglo al convenio.

Articulo 2724. Se dice extemporánea la renuncia, si al hacerla, las cosas no se hallan en su estado integro si

la sociedad puede ser perjudicada con la disolución que originaria la renuncia.

Articulo 2725. La disolución de la sociedad no modifica los compromisos contraídos con terceros.

211

De la liquidación de la sociedad

Articulo 2726. Disuelta la sociedad, se pondrá inmediatamente en liquidación, la cual se practicara dentro

del plazo de seis meses, salvo pacto en contrario.

Cuando la sociedad se ponga en liquidación, deben agregarse a su nombre las palabras: "en liquidación".

Articulo 2727. La liquidación debe hacerse por todos los socios, salvo que convengan en nombrar

liquidadores o que ya estuvieren nombrados en la escritura social.

Articulo 2728. Si cubiertos los compromisos sociales y devueltos los aportes de los socios, quedaren algunos

bienes, se consideraran utilidades, y se repartirán entre los socios en la forma convenida. Si no hubo

convenio, se repartirán proporcionalmente a sus aportes.

Articulo 2729. Ni el capital social ni las utilidades pueden repartirse sino después de la disolución de la

sociedad y previa la liquidación respectiva, salvo pacto en contrario.

Articulo 2730. Si al liquidarse la sociedad no quedaren bienes suficientes para cubrir los compromisos

sociales y devolver sus aportes a los socios, el déficit se considerara perdida y se repartirá entre los

asociados en la forma establecida en el articulo anterior.

Articulo 2731. Si solo se hubiere pactado lo que debe corresponder a los socios por utilidades, en la misma

proporción responderán de las perdidas.

Articulo 2732. Si alguno de los socios contribuye solo con su industria, sin que esta se hubiere estimado, ni se

hubiere designado cuota que por ella debiera recibir, se observaran las reglas siguientes:

I. Si el trabajo del industrial pudiera hacerse por otro, su cuota será la que corresponda por razón de

sueldos u honorarios y esto mismo se observara si son varios los socios industriales;

II. Si el trabajo no pudiere ser hecho por otro, su cuota será igual a la del socio capitalista que tenga

más;

III. Si solo hubiere un socio industrial y otro capitalista, se dividirán entre si por partes iguales las

ganancias;

IV. Si son varios los socios industriales y están en el caso de la fracción II, llevaran entre todos la

mitad de las ganancias y las dividirán entre si por convenio, y a falta de este, por decisión arbitral.

Articulo 2733. Si el socio industrial hubiere contribuido también con cierto capital, se consideraran, este y la

industria separadamente.

Articulo 2734. Si al terminar la sociedad en que hubiere socios capitalistas e industriales, resultare que no

hubo ganancias, todo el capital se distribuirá entre los socios capitalistas.

Articulo 2735. Salvo pacto en contrario, los socios industriales no responderán de las perdidas.

212

De las personas morales extranjeras de naturalezas privada

Articulo 2736. La existencia, capacidad para ser titular de derechos y obligaciones, funcionamiento,

transformación, disolución, liquidación y fusión de las personas morales extranjeras de naturaleza privada se

regirán por el derecho de su constitución, entendiéndose por tal, aquel del Estado en que se cumplan los

requisitos de forma y fondo requeridos para la creación de dichas personas.

En ningún caso el reconocimiento de la capacidad de una persona moral extranjera excederá a la que le

otorgue el derecho conforme al cual se constituyo.

Cuando alguna persona extranjera de naturaleza privada actué por medio de algún representante, se

considerara que tal representante, o quien lo substituya, esta autorizado para responder a las reclamaciones

y demandas que se intenten en contra de dicha persona con motivo de los actos en cuestión.

Articulo 2737. La autorización a que se refiere el artículo 28 Bis no se concederá a menos de que las

personas morales extranjeras prueben:

I. Que están constituidas con arreglo a las leyes de su país y que sus estatutos nada contienen que sea

contrario a las leyes mexicanas de orden público;

II. Que tienen representante domiciliado en el lugar donde van a operar, suficientemente autorizado

para responder de las obligaciones que contraigan las mencionadas personas morales.

Articulo 2738. Concedida la autorización por la Secretaria de Relaciones Exteriores, se inscribirán en el

Registro los estatutos de las personas morales extranjeras de naturaleza privada.

De la aparcería rural

Articulo 2739. La aparcería rural comprende la aparcería agrícola y la de ganados.

Articulo 2740. El contrato de aparcería deberá otorgarse por escrito formándose dos ejemplares, uno para

cada contratante.

Articulo 2741. Tiene lugar la aparcería agrícola, cuando una persona da a otra un predio rustico para que lo

cultive, a fin de repartirse los frutos en la forma que convengan, o a falta de convenio, conforme a las

costumbres del lugar; en el concepto de que al aparcero nunca podrá corresponderle por solo su trabajo

menos del cuarenta por ciento de la cosecha.

Articulo 2742. Si durante el término del contrato falleciere el dueño del predio dado en aparcería, o este

fuere enajenado, la aparcería subsistirá.

Si es el aparcero el que muere, el contrato puede darse por terminado, salvo pacto en contrario.

Cuando a la muerte del aparcero ya se hubieren hecho algunos trabajos, tales como el barbecho del terreno,

la poda de los árboles o cualquiera otra obra necesaria para el cultivo, si el propietario da por terminado el

contrato, tiene obligación de pagar a los herederos del aparcero el importe de esos trabajos, en cuanto se

aproveche de ellos.

Articulo 2743. El labrador que tuviere heredades en aparcería no podrá levantar las mieses o cosechar los

frutos en que deba tener parte, sin dar aviso al propietario o a quien haga sus veces, estando en el lugar o

dentro de la municipalidad a que corresponda el predio.

213

Articulo 2744. Si ni en el lugar, ni dentro de la municipalidad se encuentran el propietario o su

representante, podrá el aparcero hacer la cosecha, midiendo, contando o pesando los frutos a presencia de

dos testigos mayores de toda excepción.

Articulo 2745. Si el aparcero no cumple lo dispuesto en los dos artículos anteriores, tendrá obligación de

entregar al propietario la cantidad de frutos que, de acuerdo con el contrato, fijen peritos nombrados uno

por cada parte contratante. Los honorarios de los peritos serán cubiertos por el aparcero.

Articulo 2746. El propietario del terreno no podrá levantar la cosecha sino cuando el aparcero abandone la

siembra.

En este caso, se observara lo dispuesto en la parte final del artículo 2744, y si no lo hace, se aplicara por

analogía lo dispuesto en el artículo 2745.

Articulo 2747. El propietario del terreno no tiene derecho de retener de propia autoridad, todos o parte de

los frutos que correspondan al aparcero, para garantizar lo que este le deba por razón del contrato de

aparcería.

Articulo 2748. Si la cosecha se pierde por completo, el aparcero no tiene obligación de pagar las semillas

que le haya proporcionado para la siembra el dueño del terreno; si la perdida de la cosecha es parcial, en

proporción a esa perdida quedara libre el aparcero de pagar las semillas de que se trata.

Articulo 2749. Cuando el aparcero establezca su habitación en el campo que va a cultivar, tiene obligación el

propietario de permitirle que construya su casa y de que tome agua potable y la leña que necesite para

satisfacer sus necesidades y las de su familia, así como que consuma el pasto indispensable para alimentar

los animales que emplee en el cultivo.

Articulo 2750. Al concluir el contrato de aparcería, el aparcero que hubiere cumplido fielmente sus

compromisos, goza del derecho del tanto, si la tierra que estuvo cultivando va a ser dada en nueva aparcería.

Articulo 2751. El propietario no tiene derecho de dejar sus tierras ociosas sino el tiempo que sea necesario

para que recobren sus propiedades fertilizantes. En consecuencia, pasada la época que en cada región fije la

autoridad municipal, conforme a la naturaleza de los cultivos, si el propietario no las comienza a cultivar por

si o por medio de otros, tiene obligación de darlas en aparcería conforme a la costumbre del lugar, a quien

las solicite y ofrezca las condiciones necesarias de honorabilidad y solvencia.

Articulo 2752. Tiene lugar la aparcería de ganados cuando una persona da a otra cierto número de animales

a fin de que los cuide y alimente, con el objeto de repartirse los frutos en la proporción que convengan.

Articulo 2753. Constituyen el objeto de esta aparcería las crías de los animales y sus productos, como pieles,

crines, lanas, leche, etc.

Articulo 2754. Las condiciones de este contrato se regularan por la voluntad de los interesados; pero a falta

de convenio se observara la costumbre general del lugar, salvo las siguientes disposiciones.

Articulo 2755. El aparcero de ganados esta obligado a emplear en la guarda y tratamiento de los animales,

el cuidado que ordinariamente emplee en sus cosas; y si así no lo hiciere, será responsable de los danos y

perjuicios.

214

Articulo 2756. El propietario esta obligado a garantizar a su aparcero la posesión y el uso del ganado y a

substituir por otros, en caso de evicción, los animales perdidos; de lo contrario, es responsable de los danos

y perjuicios a que diere lugar por la falta de cumplimiento del contrato.

Articulo 2757. Será nulo el convenio de que todas las perdidas que resultaren por caso fortuito, sean de

cuenta del aparcero de ganados.

Articulo 2758. El aparcero de ganados no podrá disponer de ninguna cabeza, ni de las crías, sin

consentimiento del propietario, ni este sin el de aquel.

Articulo 2759. El aparcero de ganados no podrá hacer el esquileo sin dar aviso al propietario, y si omite

darlo, se aplicara lo dispuesto en el artículo 2745.

Articulo 2760. La aparcería de ganados dura el tiempo convenido, y a falta de convenio, el tiempo que fuere

costumbre en el lugar.

Articulo 2761. El propietario cuyo ganado se enajena indebidamente por el aparcero, tiene derecho para

reivindicarlo, menos cuando se haya rematado en publica subasta; pero conservara a salvo el que le

corresponda contra el aparcero, para cobrarle los danos y perjuicios ocasionados por la falta de aviso.

Articulo 2762. Si el propietario no exige su parte dentro de los sesenta días después de fenecido el tiempo del

contrato, se entenderá prorrogado este por un ano.

Articulo 2763. En el caso de venta de los animales, antes de que termine el contrato de aparcería, disfrutaran

los contratantes del derecho del tanto.

IMPUESTO SOBRE LA RENTA

Artículo 1o. Las personas físicas y las morales, están obligadas al pago del impuesto sobre la renta en los

siguientes casos:

I. Las residentes en México, respecto de todos sus ingresos cualquiera que sea la ubicación de la

fuente de riqueza de donde procedan.

II. Los residentes en el extranjero que tengan un establecimiento permanente en el país, respecto de los

ingresos atribuibles ha dicho establecimiento permanente.

III. Los residentes en el extranjero, respecto de los ingresos procedentes de fuentes de riqueza situadas

en territorio nacional, cuando no tengan un establecimiento permanente en el país, o cuando

teniéndolo, dichos ingresos no sean atribuibles a éste.

Artículo 8o. Cuando en esta Ley se haga mención a persona moral, se entienden comprendidas, entre otras,

las sociedades mercantiles, los organismos descentralizados que realicen preponderantemente actividades

empresariales, las instituciones de crédito, las sociedades y asociaciones civiles y la asociación en

participación cuando a través de ella se realicen actividades empresariales en México.

En los casos en los que se haga referencia a acciones, se entenderán incluidos los certificados de aportación

patrimonial emitidos por las sociedades nacionales de crédito, las partes sociales, las participaciones en

asociaciones civiles y los certificados de participación ordinarios emitidos con base en fideicomisos sobre

215

acciones que sean autorizados conforme a la legislación aplicable en materia de inversión extranjera;

asimismo, cuando se haga referencia a accionistas, quedarán comprendidos los titulares de los certificados a

que se refiere este párrafo, de las partes sociales y de las participaciones señaladas. Tratándose de

sociedades cuyo capital esté representado por partes sociales, cuando en esta Ley se haga referencia al costo

comprobado de adquisición de acciones, se deberá considerar la parte alícuota que representen las partes

sociales en el capital social de la sociedad de que se trate.

El sistema financiero, para los efectos de esta Ley, se compone por las instituciones de crédito, de seguros y

de fianzas, sociedades controladoras de grupos financieros, almacenes generales de depósito,

administradoras de fondos para el retiro, arrendadoras financieras, uniones de crédito, sociedades

financieras populares, sociedades de inversión de renta variable, sociedades de inversión en instrumentos de

deuda, empresas de factoraje financiero, casas de bolsa, casas de cambio y sociedades financieras de objeto

limitado, que sean residentes en México o en el extranjero. Asimismo, se considerarán integrantes del sistema

financiero a las sociedades financieras de objeto múltiple a las que se refiere la Ley General de

Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito que tengan cuentas y documentos por cobrar derivados

de las actividades que deben constituir su objeto social principal, conforme a lo dispuesto en dicha ley, que

representen al menos el setenta por ciento de sus activos totales, o bien, que tengan ingresos derivados de

dichas actividades y de la enajenación o administración de los créditos otorgados por ellas, que representen

al menos el setenta por ciento de sus ingresos totales. Para los efectos de la determinación del porcentaje del

setenta por ciento, no se considerarán los activos o ingresos que deriven de la enajenación a crédito de

bienes o servicios de las propias sociedades, de las enajenaciones que se efectúen con cargo a tarjetas de

crédito o financiamientos otorgados por terceros.

Tratándose de sociedades de objeto múltiple de nueva creación, el Servicio de Administración Tributaria

mediante resolución particular en la que se considere el programa de cumplimiento que al efecto presente el

contribuyente podrá establecer para los tres primeros ejercicios de dichas sociedades, un porcentaje menor

al señalado en el párrafo anterior, para ser consideradas como integrantes del sistema financiero para los

efectos de esta Ley.

Para los efectos de esta Ley, se considera previsión social, las erogaciones efectuadas por los patrones a

favor de sus trabajadores que tengan por objeto satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras,

así como el otorgar beneficios a favor de dichos trabajadores, tendientes a su superación física, social,

económica o cultural, que les permitan el mejoramiento en su calidad de vida y en la de su familia.

Artículo 18. Para los efectos del artículo 17 de esta Ley, se considera que los ingresos se obtienen, en

aquellos casos no previstos en otros artículos de la misma, en las fechas que se señalan conforme a lo

siguiente tratándose de:

216

I. Enajenación de bienes o prestación de servicios, cuando se dé cualquiera de los siguientes

supuestos, el que ocurra primero:

a) Se expida el comprobante que ampare el precio o la contraprestación pactada.

b) Se envíe o entregue materialmente el bien o cuando se preste el servicio.

c) Se cobre o sea exigible total o parcialmente el precio o la contraprestación pactada, aun cuando

provenga de anticipos.

Tratándose de los ingresos por la prestación de servicios personales independientes que obtengan las

sociedades o asociaciones civiles y de ingresos por el servicio de suministro de agua potable para uso

doméstico o de recolección de basura doméstica que obtengan los organismos descentralizados, los

concesionarios, permisionarios o empresas autorizadas para proporcionar dichos servicios, se considera que

los mismos se obtienen en el momento en que se cobre el precio o la contraprestación pactada.

Artículo 29. Los contribuyentes podrán efectuar las deducciones siguientes:

XI. Los anticipos y los rendimientos que paguen las sociedades cooperativas de producción, así como

los anticipos que entreguen las sociedades y asociaciones civiles a sus miembros, cuando los

distribuyan en los términos de la fracción II del artículo 110 de esta Ley.

Cuando por los gastos a que se refiere la fracción III de este artículo, los contribuyentes hubieran

pagado algún anticipo, éste será deducible siempre que se cumpla con los requisitos establecidos en

el artículo 31, fracción XIX de esta Ley.

Artículo 31. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos:

I. Ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente, salvo que se trate

de donativos no onerosos ni remunerativos, que satisfagan los requisitos previstos en esta Ley y en

las reglas generales que para el efecto establezca el Servicio de Administración Tributaria y que se

otorguen en los siguientes casos:

e) A las asociaciones y sociedades civiles que otorguen becas y cumplan con los requisitos del artículo

98 de esta Ley.

Artículo 67. No tendrán el carácter de controladora o controladas, las siguientes sociedades:

V. Las sociedades y asociaciones civiles, así como las sociedades cooperativas.

Artículo 95. Para los efectos de esta Ley, se consideran personas morales con fines no lucrativos, además de

las señaladas en el artículo 102 de la misma, las siguientes:

I. Sindicatos obreros y los organismos que los agrupen.

II. Asociaciones patronales.

III. Cámaras de comercio e industria, agrupaciones agrícolas, ganaderas, pesqueras o silvícola, así

como los organismos que las reúnan.

IV. Colegios de profesionales y los organismos que los agrupen.

217

V. Asociaciones civiles y sociedades de responsabilidad limitada de interés público que administren en

forma descentralizada los distritos o unidades de riego, previa la concesión y permiso respectivo.

VI. Instituciones de asistencia o de beneficencia, autorizadas por las leyes de la materia, así como las

sociedades o asociaciones civiles, organizadas sin fines de lucro y autorizadas para recibir

donativos en los términos de esta Ley, que tengan como beneficiarios a personas, sectores, y

regiones de escasos recursos; que realicen actividades para lograr mejores condiciones de

subsistencia y desarrollo a las comunidades indígenas y a los grupos vulnerables por edad, sexo o

problemas de discapacidad, dedicadas a las siguientes actividades:

a) La atención a requerimientos básicos de subsistencia en materia de alimentación, vestido o vivienda.

b) La asistencia o rehabilitación médica o a la atención en establecimientos especializados.

c) La asistencia jurídica, el apoyo y la promoción, para la tutela de los derechos de los menores, así

como para la readaptación social de personas que han llevado a cabo conductas ilícitas.

d) La rehabilitación de alcohólicos y fármaco dependientes.

e) La ayuda para servicios funerarios.

f) Orientación social, educación o capacitación para el trabajo.

g) La promoción de la participación organizada de la población en las acciones que mejoren sus

propias condiciones de subsistencia en beneficio de la comunidad.

h) Apoyo en la defensa y promoción de los derechos humanos.

VII. Sociedades cooperativas de consumo.

VIII. Organismos que conforme a la Ley agrupen a las sociedades cooperativas, ya sea de productores o

de consumidores.

IX. Sociedades mutualistas que no operen con terceros, siempre que no realicen gastos para la

adquisición de negocios, tales como premios, comisiones y otros semejantes.

X. Sociedades o asociaciones de carácter civil que se dediquen a la enseñanza, con autorización o con

reconocimiento de validez oficial de estudios en los términos de la Ley General de Educación, así

como las instituciones creadas por decreto presidencial o por ley, cuyo objeto sea la enseñanza.

XI. Sociedades o asociaciones de carácter civil dedicadas a la investigación científica o tecnológica que

se encuentren inscritas en el Registro Nacional de Instituciones Científicas y Tecnológicas.

XII. Asociaciones o sociedades civiles, organizadas sin fines de lucro y autorizadas para recibir

donativos, dedicadas a las siguientes actividades:

a) La promoción y difusión de música, artes plásticas, artes dramáticas, danza, literatura, arquitectura

y cinematografía, conforme a la Ley que crea al Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, así

como a la Ley Federal de Cinematografía.

b) El apoyo a las actividades de educación e investigación artísticas de conformidad con lo señalado

en el inciso anterior.

c) La protección, conservación, restauración y recuperación del patrimonio cultural de la nación, en

los términos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos y

218

la Ley General de Bienes Nacionales; así como el arte de las comunidades indígenas en todas las

manifestaciones primigenias de sus propias lenguas, los usos y costumbres, artesanías y tradiciones

de la composición pluricultural que conforman el país.

d) La instauración y establecimiento de bibliotecas que formen parte de la Red Nacional de Bibliotecas

Públicas de conformidad con la Ley General de Bibliotecas.

e) El apoyo a las actividades y objetivos de los museos dependientes del Consejo Nacional para la

Cultura y las Artes.

XIII. Las instituciones o sociedades civiles, constituidas únicamente con el objeto de administrar fondos o

cajas de ahorro, y aquéllas a las que se refiera la legislación laboral, así como las sociedades

cooperativas de ahorro y préstamo a que se refiere la Ley de Ahorro y Crédito Popular.

XIV. Asociaciones de padres de familia constituidas y registradas en los términos del Reglamento de

Asociaciones de Padres de Familia de la Ley General de Educación.

XV. Sociedades de gestión colectiva constituidas de acuerdo con la Ley Federal del Derecho de Autor.

XVI. Asociaciones o sociedades civiles organizadas con fines políticos, deportivos o religiosos.

XVII. Asociaciones o sociedades civiles que otorguen becas, a que se refiere el artículo 98 de esta Ley.

XVIII. Asociaciones civiles de colonos y las asociaciones civiles que se dediquen exclusivamente a la

administración de un inmueble de propiedad en condominio.

XIX. Las sociedades o asociaciones civiles, organizadas sin fines de lucro que se constituyan y funcionen

en forma exclusiva para la realización de actividades de investigación o preservación de la flora o

fauna silvestre, terrestre o acuática, dentro de las áreas geográficas definidas que señale el Servicio

de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general, así como aquellas que se

constituyan y funcionen en forma exclusiva para promover entre la población la prevención y

control de la contaminación del agua, del aire y del suelo, la protección al ambiente y la

preservación y restauración del equilibrio ecológico. Dichas sociedades o asociaciones, deberán

cumplir con los requisitos señalados en las fracciones II, III, IV y V del artículo 97 de esta Ley, para

ser consideradas como instituciones autorizadas para recibir donativos en los términos de la misma.

XX. Las asociaciones y sociedades civiles, sin fines de lucro, que comprueben que se dedican

exclusivamente a la reproducción de especies en protección y peligro de extinción y a la

conservación de su hábitat, siempre que además de cumplir con las reglas de carácter general que

emita el Servicio de Administración Tributaria, se obtenga opinión previa de la Secretaría de Medio

Ambiente y Recursos Naturales. Dichas asociaciones y sociedades, deberán cumplir con los

requisitos señalados en las fracciones II, III, IV y V del artículo 97 de esta Ley.

Las personas morales a que se refieren las fracciones V, VI, VII, IX, X, XI, XIII, XVI, XVII, XVIII, XIX y XX

de este artículo, así como las sociedades de inversión a que se refiere este Título, considerarán remanente

distribuible, aun cuando no lo hayan entregado en efectivo o en bienes a sus integrantes o socios, el importe

de las omisiones de ingresos o las compras no realizadas e indebidamente registradas; las erogaciones que

efectúen y no sean deducibles en los términos del Título IV de esta Ley, salvo cuando dicha circunstancia se

219

deba a que éstas no reúnen los requisitos de la fracción IV del artículo 172 de la misma; los préstamos que

hagan a sus socios o integrantes, o a los cónyuges, ascendientes o descendientes en línea recta de dichos

socios o integrantes salvo en el caso de préstamos a los socios o integrantes de las sociedades cooperativas

de ahorro y préstamo a que se refiere la fracción XIII de este artículo. Tratándose de préstamos que en los

términos de este párrafo se consideren remanente distribuible, su importe se disminuirá de los remanentes

distribuibles que la persona moral distribuya a sus socios o integrantes.

En el caso en el que se determine remanente distribuible en los términos del párrafo anterior, la persona

moral de que se trate enterará como impuesto a su cargo el impuesto que resulte de aplicar sobre dicho

remanente distribuible, la tasa máxima para aplicarse sobre el excedente del límite inferior que establece la

tarifa contenida en el artículo 177 de esta Ley, en cuyo caso se considerará como impuesto definitivo,

debiendo efectuar el entero correspondiente a más tardar en el mes de febrero del año siguiente a aquél en el

que ocurra cualquiera de los supuestos a que se refiere dicho párrafo.

Artículo 98. Las asociaciones o sociedades civiles, que se constituyan con el propósito de otorgar becas

podrán obtener autorización para recibir donativos deducibles, siempre que cumplan con los siguientes

requisitos:

I. Que las becas se otorguen para realizar estudios en instituciones de enseñanza que tengan

autorización o reconocimiento de validez oficial de estudios en los términos de la Ley General de

Educación o, cuando se trate de instituciones del extranjero éstas, estén reconocidas por el Consejo

Nacional de Ciencia y Tecnología.

II. Que las becas se otorguen mediante concurso abierto al público en general y su asignación se base

en datos objetivos relacionados con la capacidad académica del candidato.

III. Que cumplan con los requisitos a los que se refieren las fracciones II, III, IV y V, así como el

penúltimo y último párrafos del artículo 97 de esta Ley.

Artículo 101. Las personas morales a que se refiere este Título, además de las obligaciones establecidas en

otros artículos de esta Ley, tendrán las siguientes:

I. Llevar los sistemas contables de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento

y el Reglamento de esta Ley y efectuar registros en los mismos respecto de sus operaciones.

II. Expedir comprobantes que acrediten las enajenaciones que efectúen, los servicios que presten o el

otorgamiento del uso o goce temporal de bienes y conservar una copia de los mismos a disposición

de las autoridades fiscales, los que deberán reunir los requisitos que fijen las disposiciones fiscales

respectivas.

III. Presentar en las oficinas autorizadas a más tardar el día 15 de febrero de cada año, declaración en

la que se determine el remanente distribuible y la proporción que de este concepto corresponda a

cada integrante.

IV. Proporcionar a sus integrantes constancia en la que se señale el monto del remanente distribuible,

en su caso. La constancia deberá proporcionarse a más tardar el día 15 del mes de febrero del

siguiente año.

220

V. Expedir las constancias y proporcionar la información a que se refieren las fracciones III y VIII del

artículo 86 de esta Ley; retener y enterar el impuesto a cargo de terceros y exigir la documentación

que reúna los requisitos fiscales, cuando hagan pagos a terceros y estén obligados a ello en los

términos de esta Ley. Asimismo, deberán cumplir con las obligaciones a que se refiere el artículo

118 de la misma Ley, cuando hagan pagos que a la vez sean ingresos en los términos del Capítulo I

del Título IV de esta Ley.

VI. Presentar, a más tardar el día 15 de febrero de cada año, la información siguiente:

a) De las personas a las que en el año de calendario inmediato anterior les hubieren efectuado

retenciones de impuesto sobre la renta, así como de los residentes en el extranjero a los que les

hayan efectuado pagos de acuerdo con lo previsto en el Título V de esta Ley.

b) De las personas a las que les hubieran otorgado donativos en el año de calendario inmediato

anterior.

Cuando la persona moral de que se trate lleve su contabilidad mediante el sistema de registro electrónico, la

información a que se refieren los incisos anteriores deberá proporcionarse en dispositivos magnéticos

procesados en los términos que señale el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter

general. Dichos dispositivos serán devueltos al contribuyente por las autoridades fiscales dentro de los seis

meses siguientes a su presentación. Tratándose de las personas morales a que se refiere este Título, que

lleven su contabilidad mediante sistema manual o mecanizado o cuando su equipo de cómputo no pueda

procesar los dispositivos en los términos señalados por la mencionada Secretaría, la información deberá

proporcionarse en las formas que al efecto apruebe dicha dependencia.

Tratándose de las declaraciones a que se refieren los artículos 118 fracción V y 143 último párrafo de esta

Ley, la información sobre las retenciones efectuadas y las personas a las cuales las hicieron, deberá

proporcionarse también en dispositivos magnéticos procesados en los términos del párrafo anterior.

Los sindicatos obreros y los organismos que los agrupen quedan relevados de cumplir con las obligaciones

establecidas en las fracciones I y II de este artículo, excepto por aquellas actividades que de realizarse por

otra persona quedarían comprendidas en el artículo 16 del Código Fiscal de la Federación. Asimismo,

quedan relevadas de cumplir con las obligaciones a que se refieren las fracciones III y IV de este artículo las

personas señaladas en el artículo 95 de esta Ley que no determinen remanente distribuible.

Las personas a que se refieren las fracciones V a XIX del artículo 95 de esta Ley, así como las sociedades de

inversión a que se refiere este Título, presentarán declaración anual en la que informarán a las autoridades

fiscales de los ingresos obtenidos y de las erogaciones efectuadas. Dicha declaración deberá presentarse a

más tardar el día 15 de febrero de cada año.

Cuando se disuelva una persona moral de las comprendidas en este Título, las obligaciones a que se refieren

las fracciones III y IV de este artículo, se deberán cumplir dentro de los tres meses siguientes a la disolución.

Las asociaciones civiles a que se refiere el artículo 95 de esta Ley, que no enajenen bienes, que no tengan

empleados y que únicamente presten servicios a sus asociados, no tendrán obligación alguna.

221

Las asociaciones a que se refiere el párrafo anterior, que tengan un máximo de 5 trabajadores y que no

enajenen bienes, podrán llevar registros contables simplificados.

Artículo 110. Se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los salarios y

demás prestaciones que deriven de una relación laboral, incluyendo la participación de los trabajadores en

las utilidades de las empresas y las prestaciones percibidas como consecuencia de la terminación de la

relación laboral. Para los efectos de este impuesto, se asimilan a estos ingresos los siguientes:

II. Los rendimientos y anticipos, que obtengan los miembros de las sociedades cooperativas de

producción, así como los anticipos que reciban los miembros de sociedades y asociaciones civiles.

Artículo 176. Las personas físicas residentes en el país que obtengan ingresos de los señalados en este Título,

para calcular su impuesto anual, podrán hacer, además de las deducciones autorizadas en cada Capítulo de

esta Ley que les correspondan, las siguientes deducciones personales:

III. Los donativos no onerosos ni remunerativos, que satisfagan los requisitos previstos en esta Ley y en

las reglas generales que para el efecto establezca el Servicio de Administración Tributaria y que se

otorguen en los siguientes casos:

e) A las asociaciones y sociedades civiles que otorguen becas y cumplan con los requisitos del artículo

98 de esta Ley.

LEY DEL IMPUESTO AL ACTIVO

Artículo 1o.- Las personas físicas que realicen actividades empresariales y las personas morales, residentes

en México, están obligadas al pago del impuesto al activo, por el activo que tengan, cualquiera que sea su

ubicación. Las residentes en el extranjero que tengan un establecimiento permanente en el país, están

obligadas al pago del impuesto por el activo atribuible a dicho establecimiento. Las personas distintas a las

señaladas en este párrafo, que otorguen el uso o goce temporal de bienes, incluso de aquellos bienes a que se

refieren el Capítulo III del Título IV y los artículos 133, fracción XIII, 148, 148-A y 149 de la Ley del

Impuesto sobre la Renta, que se utilicen en la actividad de otro contribuyente de los mencionados en este

párrafo, están obligadas al pago del impuesto, únicamente por esos bienes.

También están obligados al pago de este impuesto, los residentes en el extranjero por los inventarios que

mantengan en territorio nacional para ser transformados o que ya hubieran sido transformados por algún

contribuyente de este impuesto.

Las empresas que componen el sistema financiero están obligadas al pago del impuesto por su activo no

afecto a su intermediación financiera.

Artículo 11.- Las sociedades cooperativas de producción, así como las sociedades y asociaciones civiles que

distribuyan anticipos o rendimientos a sus miembros en los términos de la fracción XI del artículo 22 de la

Ley del Impuesto sobre la Renta, podrán considerar el impuesto que hubieren retenido por dichos conceptos

222

conforme a lo dispuesto en el Capítulo I del Título IV de la Ley mencionada, como impuesto sobre la renta

correspondiente a la persona moral de que se trate, para los efectos del artículo 9o. de esta Ley.

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

Artículo 1o.- Están obligadas al pago del impuesto al valor agregado establecido en esta Ley, las personas

físicas y las morales que, en territorio nacional, realicen los actos o actividades siguientes:

I.- Enajenen bienes.

II.- Presten servicios independientes.

III.- Otorguen el uso o goce temporal de bienes.

IV.- Importen bienes o servicios.

El impuesto se calculará aplicando los valores que señala esta Ley, la tasa del 15%. El impuesto al valor

agregado en ningún caso se considerará que forma parte de dichos valores.

El contribuyente trasladará dicho impuesto, en forma expresa y por separado, a las personas que adquieran

los bienes, los usen o gocen temporalmente, o reciban los servicios. Se entenderá por traslado del impuesto el

cobro o cargo que el contribuyente debe hacer a dichas personas de un monto equivalente al impuesto

establecido en esta Ley, inclusive cuando se retenga en los términos de los artículos 1o.-A o 3o., tercer

párrafo de la misma.

El contribuyente pagará en las oficinas autorizadas la diferencia entre el impuesto a su cargo y el que le

hubieran trasladado o el que él hubiese pagado en la importación de bienes o servicios, siempre que sean

acreditables en los términos de esta Ley. En su caso, el contribuyente disminuirá del impuesto a su cargo, el

impuesto que se le hubiere retenido.

El traslado del impuesto a que se refiere este artículo no se considerará violatorio de precios o tarifas,

incluyendo los oficiales.

Artículo 32.- Los obligados al pago de este impuesto y las personas que realicen los actos o actividades a que

se refiere el artículo 2o.-A tienen, además de las obligaciones señaladas en otros artículos de esta Ley, las

siguientes:

I.- Llevar de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento de esta Ley, y efectuar

conforme a este último la separación de los actos o actividades de las operaciones por las que deba

pagarse el impuesto por las distintas tasas, de aquellos por los cuales esta Ley libera de pago.

II.- Realizar, tratándose de comisionistas, la separación en su contabilidad y registros de las

operaciones que lleven a cabo por cuenta propia de las que efectúen por cuenta del comitente.

III.- Expedir comprobantes señalando en los mismos, además de los requisitos que establezcan el Código

Fiscal de la Federación y su Reglamento, el impuesto al valor agregado que se traslada

expresamente y por separado a quien adquiera los bienes, los use o goce temporalmente o reciba los

223

servicios. Dichos comprobantes deberán entregarse o enviarse a quien efectúa o deba efectuar la

contraprestación, dentro de los 15 días siguientes a aquél en que se debió pagar el impuesto en los

términos de los artículos 11, 17 y 22 de esta Ley.

Cuando el comprobante ampare actos o actividades por los que se deba pagar el impuesto al valor

agregado, en el mismo se deberá señalar en forma expresa si el pago de la contraprestación se hace

en una sola exhibición o en parcialidades. Cuando la contraprestación se pague en una sola

exhibición, en el comprobante se deberá indicar el importe total de la operación y el monto

equivalente al impuesto que se traslada. Si la contraprestación se paga en parcialidades, en el

comprobante que se expida por el acto o actividad de que se trate, se deberá indicar además el

importe total de la parcialidad que se cubre en ese momento, y el monto equivalente al impuesto que

se traslada sobre dicha parcialidad.

Cuando el pago de la contraprestación se haga en parcialidades, por el pago que de las mismas se

haga con posterioridad a la fecha en la que se hubiera expedido el comprobante a que se refiere el

párrafo anterior, los contribuyentes deberán expedir un comprobante por cada una de esas

parcialidades, el cual deberá ser impreso en los establecimientos autorizados para tal efecto por el

Servicio de Administración Tributaria y contener los requisitos previstos en las fracciones I, II, III y

IV del artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, así como anotar el importe de la

parcialidad que ampare, la forma como se realizó el pago de la parcialidad, el monto del impuesto

trasladado, el monto del impuesto retenido, en su caso, y el número y fecha del documento que se

hubiera expedido en los términos del párrafo anterior amparando la enajenación de bienes, el

otorgamiento de su uso o goce temporal o la prestación del servicio de que se trate.

Los contribuyentes que ejerzan la opción de anotar el importe de las parcialidades que se paguen,

en el reverso del comprobante en los términos del artículo 134, fracción II de la Ley del Impuesto

sobre la Renta, deberán anotar la fecha de pago, el monto del impuesto trasladado y, en su caso, el

monto del impuesto retenido. En este supuesto, los contribuyentes no estarán obligados a expedir los

comprobantes por cada una de las parcialidades.

Cuando se trate de actos o actividades que se realicen con el público en general, el impuesto se

incluirá en el precio en el que los bienes y servicios se ofrezcan, así como en la documentación que

se expida. Cuando el pago de estas operaciones se realice en parcialidades, los contribuyentes

deberán señalar en los comprobantes que expidan, el importe de la parcialidad y la fecha de pago.

En el caso de que los contribuyentes ejerzan la opción prevista en el artículo 134, fracción II de la

Ley del Impuesto sobre la Renta, también deberán anotar en el reverso del comprobante la fecha de

pago de la parcialidad, en cuyo caso no estarán obligados a expedir los comprobantes por cada una

de las parcialidades.

Tratándose de los contribuyentes que presten servicios personales, cada pago que perciban por la

prestación de servicios se considerará como una sola exhibición y no como una parcialidad.

224

En todo caso, los contribuyentes estarán obligados a trasladar el impuesto en forma expresa y por

separado en la documentación a que se refiere esta fracción, cuando el adquirente, el prestatario del

servicio o quien use o goce temporalmente el bien, así lo solicite. Lo dispuesto en este párrafo no se

aplicará tratándose de los contribuyentes a que se refiere el artículo 2o.-A de esta Ley.

Los contribuyentes a los que se les retenga el impuesto deberán expedir comprobantes con la

leyenda "Impuesto retenido de conformidad con la Ley del Impuesto al Valor Agregado" y consignar

por separado el monto del impuesto retenido.

Para los efectos del artículo 7o. de esta Ley, la restitución del impuesto correspondiente deberá

hacerse constar en un documento que contenga en forma expresa y separada la contraprestación y

el impuesto al valor agregado trasladado que se hubiesen restituido, así como los datos de

identificación del comprobante de la operación original.

La Secretaría de Hacienda y Crédito Público, mediante disposiciones de carácter general, podrá

establecer facilidades para cumplir con las obligaciones a que se refiere esta fracción.

IV. Presentar en las oficinas autorizadas las declaraciones señaladas en esta Ley. Si un contribuyente

tuviera varios establecimientos, presentará por todos ellos una sola declaración de pago, en las

oficinas autorizadas correspondientes al domicilio fiscal del contribuyente. Lo dispuesto en esta

fracción no es aplicable a los casos señalados en los artículos 28 y 33 de esta Ley.

Los contribuyentes que tengan varios establecimientos deberán conservar, en cada uno de ellos,

copia de las declaraciones de pago, así como proporcionar copia de las mismas a las autoridades

fiscales de las entidades federativas donde se encuentren ubicados esos establecimientos, cuando así

se lo requieran.

V. Expedir constancias por las retenciones del impuesto que se efectúen en los casos previstos en el

artículo 1-A, al momento de recibir el comprobante a que se refiere la fracción III de este artículo, y

proporcionar mensualmente a las autoridades fiscales, a través de los medios y formatos

electrónicos que señale el Servicio de Administración Tributaria, la información sobre las personas

a las que les hubieren retenido el impuesto establecido en esta Ley, dicha información se presentará,

a más tardar el día 17 del mes inmediato posterior al que corresponda dicha información.

La Federación y sus organismos descentralizados, en su caso, también estarán obligados a cumplir

con lo establecido en esta fracción.

VI. Las personas que efectúen de manera regular las retenciones a que se refieren los artículos 1o.-A y

3o., tercer párrafo de esta Ley, presentarán aviso de ello ante las autoridades fiscales dentro de los

30 días siguientes a la primera retención efectuada.

VII. Proporcionar la información que del impuesto al valor agregado se les solicite en las declaraciones

del impuesto sobre la renta.

VIII. Proporcionar mensualmente a las autoridades fiscales, a través de los medios y formatos

electrónicos que señale el Servicio de Administración Tributaria, la información correspondiente

sobre el pago, retención, acreditamiento y traslado del impuesto al valor agregado en las

225

operaciones con sus proveedores, desglosando el valor de los actos o actividades por tasa a la cual

trasladó o le fue trasladado el impuesto al valor agregado, incluyendo actividades por las que el

contribuyente no está obligado al pago, dicha información se presentará, a más tardar el día 17 del

mes inmediato posterior al que corresponda dicha información.

Los contribuyentes dedicados a la agricultura, ganadería o pesca, comercial, por cuyas actividades

únicamente sea aplicable la tasa del 0%, podrán optar por quedar liberados de las obligaciones

establecidas en las fracciones I, II y IV, de este artículo y en ese caso, no tendrán derecho a

devolución

Nota: En el Decreto del DOF 31-12-1981 este párrafo se derogó. Sin embargo, en el Decreto de

fecha 31-12-1987, se hace referencia al mismo como sino hubiera sido previamente derogado.

Los contribuyentes que tengan en copropiedad una negociación y los integrantes de una sociedad

conyugal, designarán representante común previo aviso de tal designación ante las autoridades

fiscales, y será éste quien a nombre de los copropietarios o de los consortes, según se trate, cumpla

con las obligaciones establecidas en esta Ley.

En el caso de que los ingresos deriven de actos o actividades que realice una sucesión, el

representante legal de la misma pagará el impuesto presentando declaraciones de pago del mes de

calendario que corresponda, por cuenta de los herederos o legatarios.

Tratándose de servicios personales independientes prestados a través de una asociación o sociedad

civil, será ésta la que a nombre de los asociados o socios cumpla con las obligaciones señaladas en

esta Ley.

5.2.1 CONSTITUCIÓN

CONSULTORÍA INTEGRAL INTELIGENTE, S.C., fue constituida el 02 de septiembre del año 2000 por

Alejandro Hernández Santana, Fernando Robles Garibay, Yanira Sánchez Avellaneda, Esmeralda López

Iñiguez y Erhik Del Castillo Arteaga , con el propósito de proporcionar un servicio integral en las áreas de

administración de riesgos, auditoria financiera, contraloría financiera, impuestos generales y particulares,

comercio exterior y precios de transferencia, el cual a través del tiempo se ha mantenido y profesionalizado

adaptándose a las cambiantes situaciones económicas y fiscales del país con el objeto de ser una firma mas

representativa. Nuestra firma ha formado parte de la comunidad profesional de servicios contables y asesoría

de empresas en los últimos años participando activamente en le desarrollo y crecimiento de cada uno de sus

clientes.

226

5.2.2.1 ACTA CONSTITUTIVA DE CONSULTORÍA INTEGRAL INTELIGENTE

PRIMER TESTIMONIO (PRIMERO EN SU ORDEN DE EXPEDICIÓN) DEL INSTRUMENTO QUE

CONTIENE LA CONSTITUCIÓN DE "CONSULTORIA INTEGRAL INTELIGENTE", SOCIEDAD

CIVIL, QUE FORMALIZARON LOS SEÑORES: HERNANDEZ SANTANA JOSE ALEJANDRO,

SANCHEZ AVELLANEDA YANIRA, LOPEZ IÑIGUEZ ESMERALDA ANGELICA, ROBLES

GARIBAY FERNANDO Y DEL CASTILLO ARTEAGA ERHIK ROLANDO.

=====================================================

ESCRITURA No. : 26,779

LIBRO: 635

FECHA: 02 DE SEPTIEMBRE DE 2000.

COTEJO: mvm.

ESCRITURA VEINTISÉIS MIL SETECIENTOS SETENTA====== LIBRO SEISCIENTOS TREINTA

Y CINCO. =============MÉXICO, DISTRITO FEDERAL, a dos de septiembre de dos mil. =MARIO

PÉREZ SALINAS, titular de la notaría ciento setenta del Distrito Federal, plenamente. Identificado como

notario con varias personas comparecientes en este .instrumento, hago constar:

======================================== LA CONSTITUCIÓN DE "CONSULTORIA

INTEGRAL INTELIGENTE", SOCIEDAD CIVIL, que formalizan los señores:

==============================================================================

============== JOSE ALEJANDRO HERNANDEZ SANTANA, =====================

============== YANIRA SANCHEZ AVELLANEDA, ============================

============== ESMERALDA ANGELICA LOPEZ IÑIGUEZ, =======================

============== FERNANDO ROBLES GARIBAY, ==============================

============== ERHIK ROLANDO DEL CASTILLO ARTEAGA, ====================

Al tenor del antecedente único y las cláusulas que a continuación se detallan;

=========================== ANTECEDENTE ==============================

ÚNICO.- PERMISO DE LA SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES.- Que para el

otorgamiento de la presente escritura, el señor Hernández Santana José Alejandro, solicitó y obtuvo de la

Secretaría de Relaciones Exteriores, el permiso que agrego al apéndice correspondiente con la letra "A"

y que a continuación transcribo: ==================================================== "En el

ángulo superior izquierdo: Un sello con el Escudo Nacional que dice: ESTADOS UNIDOS MEXICANOS - -

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES - - En el ángulo superior derecho: DIRECCIÓN GENERAL

DE ASUNTOS JURÍDICOS - - DIRECCIÓN DE PERMISOS—ARTÍCULO 27 CONSTITUCIONAL - -

SUBDIRECCIÓN DE SOCIEDADES -(MJSOIMH. EXPEDIENTE 200509003600 - - FOLIO 28011FS8 - - Al

227

centro: En atención a la solicitud presentada por el (la) C. Hernández Santana José Alejandro esta Secretaría concede

el permiso para constituir una SC bajo la denominación: - - CONSULTORIA INTEGRAL INTELIGENTE- -

Este permiso, quedará condicionado a que en los estatutos de la sociedad que se constituya, se inserte la cláusula de

exclusión de extranjeros o el convenio previsto en la fracción I del Artículo 27 Constitucional, de conformidad con

lo que establecen los artículos 15 de la Ley de Inversión Extranjera y 14 del Reglamento de la Ley de Inversión

Extranjera y del Registro Nacional de Inversiones Extranjeras. - - El interesado, deberá dar aviso del uso de este

permiso a la Secretaría de Relaciones Exteriores dentro de los seis meses siguientes a la expedición del

mismo, de conformidad con lo que establece el artículo 18 del Reglamento de la Ley de Inversión

Extranjera y del Registro Nacional de "inversiones Extranjeras. - - Este permiso quedará sin efectos si

dentro de los noventa días hábiles siguientes a la fecha de otorgamiento del mismo, los interesados no

acuden a otorgar ante fedatario público el instrumento correspondiente a la constitución de que se trata, de

conformidad con lo que establece el artículo 17 del Reglamento de la Ley de Inversión Extranjera y del

Registro Nacional de Inversiones Extranjeras; así mismo se otorga sin perjuicio de lo dispuesto por el

artículo 91 de la Ley de la Propiedad Industrial. - - Lo anterior se comunica con fundamento en los artículos:

27, fracción I de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 28, fracción V de la Ley Orgánica

de la Administración Pública Federal; 15 de la Ley de Inversión Extranjera y 13, 14 y 18 del Reglamento

de la Ley de Inversión Extranjera y del Registro Nacional de Inversiones Extranjeras. - -

TLATELOLCO, D.F., a 07 de Febrero de 2000 - SE EXPIDE CON FUNDAMENTO EN EL ART. 14

FRAC. VI DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA S.R.E. - - EL SUBDIRECTOR - - ERNESTO

ZAVALA HERNÁNDEZ.- Firma. - - Un sello con el Escudo Nacional que dice: ESTADOS

UNIDOS MEXICANOS - - SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES * AGO. 12 2000* - -

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS". ===========================

===================================CLAUSULAS =====================================

=========================CLAUSULA PRIMERA================================

Por este acto, los señores: ========================================================

=============== JOSE ALEJANDRO HERNANDEZ SANTANA, ====================

=============== YANIRA SANCHEZ AVELLANEDA, ===========================

=============== ESMERALDA ANGELICA LOPEZ IÑIGUEZ, ======================

=============== FERNANDO ROBLES GARIBAY, =============================

=============== ERHIK ROLANDO DEL CASTILLO ARTEAGA, ===================

Constituyen una SOCIEDAD CIVIL, que se denominará "CONSULTORIA INTEGRAL INTELEIGENTE",

SOCIEDAD CIVIL, la que convienen se rija por los siguientes:

================================ ESTATUTOS======================================

RAZÓN SOCIAL, DOMICILIO, DURACIÓN OBJETO: ================================

PRIMERO.- La razón social de la sociedad será: "CONSULTORIA INTEGRAL INTELIGENTE-

Vendrá seguida de las palabras "SOCIEDAD CIVIL su abreviatura "S.C.". ====

228

SEGUNDÓ.- El domicilio de la Sociedad será en el DISTRITO FEDERAL, sin perjuicio de

poder establecer agencias, sucursales o representaciones en cualquier lugar de la República Mexicana o

del Extranjero. =============================================================

TERCERO.- La duración de la Sociedad será de NOVENTA Y NUEVE AÑOS, que se contarán a partir de

la fecha de firma de esta escritura. ============================================

CUARTO.- El objeto de la Sociedad será ==========================================

a).- La prestación de servicios profesionales de administración en general, contabilidad en todos sus

géneros y especies con su proceso de registro contable, inclusive fiscal en todas sus extensiones generales,

auditorias administrativas, contables, fiscales y laboral en todas sus áreas, planeación financiera,

mercadotecnia, publicidad, diseño gráfico, estrategias de negocios, y en general, la organización y

operación de toda clase de empresas; =====================================

b).- La prestación de servicios de asesoría y consultoría en materia de recursos humanos, fiscal, legal, de

procesos productivos y de fabricación, comercio exterior, informática, así como en cualquier otra área

similar propia de una actividad empresarial; ===========================================

c).- La realización de estudios y análisis de administración, financieros y de mercado, así como la elaboración

de proyectos de inversión y operación empresarial; ==============================

d).- La distribución de documentos, folletos, gacetas, revistas, libros, videos, CD y otros instrumentos

similares, tendente a la divulgación de temas relacionados con su objeto; ======================

e).- Actuar como corresponsal de sociedades, firmas-Despachos dedicados al ejercicio de actividades

profesionales que tengan relación con el objeto de la sociedad, tanto en la República Mexicana, como en el

extranjero; ==================================================

f).- Obtener, otorgar, disponer y explotar por cualquier título permitido por la ley, patentes, invenciones,

mejoras, procesos, sistemas, marcas, nombres comerciales, derechos de autor y concesiones para todo

tipo de actividades que tengan relación con el objeto, siempre y cuando no constituyan

especulación comercial; ===============================================

g).- Patrocinar, fomentar y participar directa o indirectamente, en todo tipo de instituciones, asociaciones o

sociedades cuyas actividades se relacionen con su objeto social; ============================

h).- Organizar, preparar, desarrollar, dirigir, instruir, impartir e intervenir en cursos, seminarios,

congresos, "simposiums" y demás actos y eventos de naturaleza similar, tanto en la República Mexicana

como en el extranjero, que tengan por objeto la discusión, análisis, investigación y estudio de todo tipo de

cuestiones relacionadas con las actividades profesionales que constituyen el objeto social; ==

i).- La constitución de toda clase de garantías reales o personales para responder por obligaciones de la

sociedad o en asuntos en que la sociedad tenga interés o participación; y ======================

j).- En general, la celebración de los contratos, convenios y negocios, así como la ejecución de actos y

operaciones de cualquier naturaleza, conexos, accesorios o accidentales, que tengan relación con su objeto

y que sean necesarios o convenientes para el debido cumplimiento del mismo, a excepción de aquellos que

constituyan especulación comercial. ======================================

229

Las anteriores finalidades podrán ser de carácter preponderante-mente económico, pero sin que

constituyan especulación comercial. ===============================================

LOS SOCIOS FUNDADORES CONVIENEN EN QUE LA SOCIEDAD QUE POR ESTE ACTO SE

CONSTITUYE, NO PODRA REALIZAR AQUELLAS ACTIVIDADES PARA LAS QUE SE

REQUIERA AUTORIZACIÓN, PERMISO O CONCESIÓN DE LA AUTORIDAD

COMPETENTE, SIN SU PREVIA OBTENCIÓN Y SIN EL PREVIO CUMPLIMIENTO DE LOS

REQUISITOS LEGALES CORRESPONDIENTES. ==================================

=================================== EXTRANJERÍA ===============================

QUINTO.- Los comparecientes convienen en que forman parte de los presentes estatutos, la "Cláusula de

Exclusión de Extranjeros a que se refiere la fracción séptima del artículo segundo de la Ley de Inversión

Extranjera, por medio de la cual, se establece que la sociedad que por este acto se constituye no admitirá

directa, ni indirectamente como socios a inversionistas extranjeros y sociedades sin "Cláusula de Exclusión de

Extranjeros", ni tampoco reconocerá en absoluto derechos de socios a los mismos inversionistas y sociedades

sin "Cláusula de Exclusión de Extranjeros". ======== CAPITAL SOCIAL Y PARTES SOCIALES

====================================================

SEXTO.-<El capital social es la suma de CIEN MIL PESOS, Moneda Nacional, el cual estará

representado por partes sociales, que podrán ser de desigual valor. ===========================

Los socios gozarán del derecho del tanto para suscribir los aumentos de capital en forma proporcional al

valor de su parte social, derecho que deberá ejercerse en un plazo de ocho días contados a partir de la

fecha en que se haya acordado el aumento. =======================================

Los socios se obligan también por la mera suscripción del capital o por La adquisición por cualquier título de

una parte social o fracción de ella, a aportar sus esfuerzos a la sociedad a fin de realizar sus fines, regulando

entre ellos la forma en que cada uno habrá de realizar su aportación de trabajo. Quedan exceptuadas de esa

aportación, aquéllas personas que adquieran por herencia una parte social o fracción de ella que fueren

menores de edad o cuando expresamente los demás socios lo releven de esa aportación.

================================================================

SÉPTIMO.- Los socios tendrán derecho a participar anualmente en las utilidades netas de la sociedad, en

proporción al valor de su parte social. La Asamblea General Ordinaria podrá acordar si se otorgan anticipos

a los socios a cuenta de su participación en las utilidades que resulten anualmente. =

OCTAVO.- Las partes sociales no podrán cederse total o parcialmente, ya sea en forma gratuita u

onerosa sin el consentimiento previo de la totalidad de los demás socios, mismo consentimiento que será

necesario para que se admitan nuevos socios en caso de aumento de capital social. ===========

========================== CAUSAS DE EXCLUSIÓN ==============================

NOVENO.- Ningún socio podrá ser excluido de la sociedad sin el acuerdo unánime de los demás,

siempre y cuando quede debidamente comprobado que incurrió en alguno de los siguientes casos: ====

1o.- Haber usado el nombre o la firma social para fines ajenos a la Sociedad. =================

2o.- Haber realizado actos inmorales o delictuosos en contra de la sociedad o de sus socios. ======

230

3o.- Haber realizado competencia desleal en perjuicio de la Sociedad. ========================

4o.- Haber dejado de aportar sus servicios a la sociedad por un lapso de tres meses sin causa justificada o

de seis meses aún por causa justificada salvo los casos a que se refiere el Artículo Sexto in-fine, de estos

estatutos. =======================================================

En caso de separación de un socio por exclusión o renuncia, solamente tendrá derecho a que se le

devuelva el monto de su aportación así como las utilidades que le correspondan respecto del ejercicio en

que se verifique la renuncia; y sólo se le pagarán dichas cantidades una vez que se haya predeterminado las

utilidades del ejercicio a fin de que se le cubra en relación al monto total de las mismas, la parte que

corresponda al lapso comprendido entre el inicio del ejercicio y la fecha de separación o renuncia;

dividiendo el monto de las utilidades entre el número de días que comprenda dicho lapso.

==============

En caso de muerte de algún socio, si los demás deciden liquidar a los herederos la parte que le

corresponde, se aplicarán las mismas reglas antes establecidas para el caso de renuncia o exclusión,

teniendo como fecha, a la que deba referirse la liquidación, la de defunción.

============================================================================

============================= ADMINISTRACIÓN ================================

DÉCIMO.- La Administración de la sociedad estará a cargo de uno o más socios, quienes serán los

representantes legales de la sociedad y podrán representarla conjunta o separadamente con un

poder general para pleitos y cobranzas y actos de Administración, en términos de los dos primeros

párrafos del Artículo Dos mil quinientos cincuenta y cuatro del Código Civil para el Distrito

Federal, incluyendo las facultades a que se refieren los Artículos Dos mil quinientos ochenta y dos y Dos

mil quinientos ochenta y siete del mismo Ordenamiento y los correlativos de dichos preceptos en los

Códigos Civiles de las demás entidades federativas en donde se ejercite la representación. ===

De una manera enunciativa y no limitativa podrán representar a la Sociedad, ante toda clase de

Autoridades ya sean civiles, judiciales, administrativas, penales, Juntas de Conciliación y Arbitraje, ya sean

todas ellas locales o federales; igualmente ante particulares, corporaciones, instituciones de crédito, y en

general, ante cualquier clase de personas físicas o morales. Podrán intentar y desistirse de toda clase de

actos o procedimientos, inclusive del juicio de amparo; podrán absolver y articular posiciones a

nombre de la Sociedad, recusar e interponer toda clase de recursos, presentar denuncias y querellas penales y

desistirse de éstas así como constituirse en coadyuvantes del Ministerio Público. Podrán hacer y recibir

pagos y administrar toda clase de bienes. =============

En términos del Artículo Dos mil quinientos setenta y cuatro del Código Civil para el Distrito Federal y de sus

correlativos de las demás entidades federativas en que se ejercite el poder, podrán otorgar poderes generales

y especiales dentro de las facultades que les corresponden, así como revocarlos. De conformidad con el

Artículo Noveno de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, los administradores podrán suscribir

y otorgar títulos de crédito. ====================================

231

Los Administradores sólo podrán realizar los actos a que se refiere el Artículo dos mil setecientos

doce del Código Civil para el Distrito Federal, así como cualquier acto de dominio, con el consentimiento

previo de la Asamblea de socios. ======================================

DÉCIMO PRIMERO.- Los socios Administradores responderán de una manera subsidiaria, solidaria y

mancomunada respecto de las obligaciones sociales. ===========================

=================================== ASAMBLEAS ===================================

DÉCIMO SEGUNDO.- La Asamblea General de Socios es el Órgano Supremo de la Sociedad y sus

resoluciones legalmente tomadas obligan a los socios ya sea que hayan concurrido o no y aún cuando hayan

manifestado inconformidad. =============================================

Dichas Asambleas serán Ordinarias y Extraordinarias; las primeras resolverán sobre los asuntos que no

estén expresamente reservados a las Asambleas Extraordinarias. Podrán reunirse en cualquier tiempo, pero

deberán reunirse una vez al año dentro de los tres primeros meses que sigan a la clausura de cada ejercicio

social para tratar los siguientes asuntos: ================================

1o.- Rendición de cuentas de los administradores y en su caso aprobación de los Estados Financieros

de la Sociedad. ========================================================

2o.- Repartición de utilidades. =====================================================

3o.- Designación de Administradores y fijación de sus honorarios. Las Asambleas Extraordinarias

tratarán de los siguientes asuntos:===============================================

I.- Cesión de partes sociales; =======================================================

II.- Exclusión de socios; =========================================================

III.- Aumento de capital o cualquier otro asunto que implique modificación a los Estatutos Sociales; y =======

IV.- Disolución anticipada de la Sociedad. =================================================

Para que las Asambleas Ordinarias funcionen válidamente se requerirá la asistencia, por lo menos, del cincuenta por

ciento de los socios. Si no se reuniera dicho quórum en primera convocatoria, será válida con el número de los

socios que estén presentes; pero los acuerdos de dichas Asambleas se tomarán siempre por el voto favorable de los

socios que representen por lo menos la mitad del capital social. ============================

Para que una Asamblea Extraordinaria funcione válidamente, en primera, segunda o ulterior convocatoria, se

requerirá la Asistencia de la totalidad de los Socios y los acuerdos se tomarán por unanimidad de votos, salvando el

del socio o socios que resulten beneficiados o perjudicados por el acuerdo correspondiente; hecha excepción del

asunto relativo a la cesión de partes sociales, en el que se requerirá el voto favorable de los socios que

representen el cincuenta y uno por ciento del capital social. ========================

Las convocatorias podrán hacerse por medio de publicación Diario Oficial del domicilio social o en cualquiera

de los periódicos de mayor circulación o por notificación personal con acuse de recibo por parte de los socios

quienes firmarán en la relación que para esos efectos se formule. =======================

Queda a cargo de los administradores llevar a cabo las convocatorias, que deberán hacerse con una anticipación de

quince días como mínimo, a la fecha de la celebración de la Asamblea. Sin embargo, será valida la Asamblea

232

que se reúna aún cuando no se haya efectuado la convocatoria, siempre y cuando asistan la totalidad de los socios.

==============================================================

========================= DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN =============================

DÉCIMO TERCERO.- La Sociedad se disolverá en cualquiera de los casos previstos por el Artículo Dos mil

setecientos veinte del Código Civil para el Distrito Federal, salvo en el caso de muerte o incapacidad de alguno de

los socios, en cuyo caso la Asamblea determinará si continúa con los herederos del fallecido o si liquida a dichos

herederos la parte social y utilidades que le correspondan al "de cujus" a la fecha del fallecimiento, o en su caso,

a la fecha en que cause ejecutoria la sentencia que declare la interdicción del incapaz.

=========================================================================

DÉCIMO CUARTO.- En caso de disolución, la Asamblea determinará si la liquidación se hace por todos los

socios o por los liquidadores que para tal efecto se designen. ==================================

Al liquidarse la sociedad se aplicará a cada socio la cuota que le corresponda en proporción a su parte social. =

DÉCIMO QUINTO.- Para todo lo no previsto en estos estatutos se aplicará supletoriamente el Código Civil

para el Distrito Federal. =========================================================

============================ ARTÍCULOS TRANSITORIOS ============================

PRIMERO.- Declaran los socios que el capital social ha quedado representado por CINCO PARTES

SOCIALES, íntegramente pagado, en efectivo, en:=================================

HERNANDEZ SANTANA JOSE ALEJANDRO, una parte social, con importe dé VEINTE MIL

PESOS, Moneda Nacional; =======================================================

SANCHEZ AVELLANEDA YANIRA, una parte social, con importe dé VEINTE MIL PESOS, Moneda

Nacional; ==============================================================

LOPEZ IÑIGUEZ ESMERALDA ANGELICA, una parte social, con importe dé VEINTE MIL PESOS,

Moneda Nacional; ========================================================

ROBLES GARIBAY FERNANDO, una parte social, con importe dé VEINTE MIL PESOS, Moneda

Nacional; ====================================================================

DEL CASTILLO ARTEAGA ERHIK ROLANDO, una parte social, con importe dé VEINTE MIL

PESOS, Moneda Nacional; ========================================================

TOTAL: CINCO PARTES SOCIALES, con importe total de CIEN MIL PESOS, Moneda Nacional.

==========================================================================

SEGUNDO.- Los socios reunidos en este acto en primera asamblea, acuerdan lo siguiente:

============================================================================

UNO.- Que la sociedad sea administrada por un Socio Administrador y al efecto designan con dicho

carácter al señor HERNANDEZ SANTANA JOSE ALEJANDRO, quien para el desempeño de su cargo

tendrá todas y cada una de las facultades que la Ley y los Estatutos Sociales en su artículo Décimo le

conceden y que aquí se tienen por íntegramente reproducidas y otorgadas como si se insertasen a la letra. El

administrador antes designado acepta su cargo y protesta desempeñarlo fielmente; y =======

233

DOS.- Los ejercicios sociales correrán del primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada año, a

excepción del primero, que correrá a partir de la fecha de firma de esta escritura al treinta y uno de diciembre

de dos mil cinco y el último, que correrá del primero de enero del año respectivo a la fecha de la disolución.

=========================================================================

=================================== CLAUSULA SEGUNDA =============================

Los comparecientes se someten a las Leyes y Tribunales del Distrito Federal, para todo lo relativo a la

interpretación y cumplimiento de esta escritura, con renuncia expresa de cualquier otro fuero que les pudiera

corresponder aún por razón de su domicilio o residencia en el presente o en el futuro. ========

================================== CLAUSULA TERCERA =============================

Los derechos, gastos notariales, erogaciones por terceros, honorarios profesionales e impuesto al valor

agregado, que se causen con motivo de esta escritura, serán por cuenta de la sociedad. ======

TRANSCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO DOS MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y CUATRO DEL

CÓDIGO CIVIL PARA EL DISTRITO FEDERAL. ===============================

"ART. 2,554.- En todos los poderes generales para pleitos y cobranzas bastará que se diga que se otorga

con todas las facultades generales y las especiales que requieran cláusula especial conforme a la

Ley, para que se entiendan conferidos sin limitación alguna. ==================

En los poderes generales para administrar bienes, bastará expresar que se dan con ese carácter para que el

apoderado tenga toda clase de facultades administrativas. ============================

En los poderes generales, para ejercer actos de dominio, bastará que se den con ese carácter para que el

apoderado tenga todas las facultades de dueño tanto en lo relativo a los bienes, como para hacer toda clase

de gestiones, a defenderlos. =================================================

Cuando se quisieren limitar, en los tres casos antes mencionaos, las facultades de los apoderados, se

consignarán las limitaciones, o los poderes serán especiales. ===============================

Los notarios insertarán este artículo en los testimonios de los poderes que otorguen". =============

POR SUS GENERALES, los comparecientes manifestaron ser mexicanos por nacimiento: ===

HERNANDEZ SANTANA JOSE ALEJANDRO, originario del Distrito Federal, donde nació el día dos

de septiembre de mil novecientos ochenta y dos, soltero, prestador de servicios independiente, con

domicilio en calle Priv. Margaritas No. 27, colonia Tierra Nueva, Delegación Iztapalapa en este

Distrito Federal, Código Postal dieciséis mil cincuenta y se identifica con la credencial para votar con

fotografía folio número cuatro uno nueve uno ocho nueve dos siete cinco seis cinco cinco, expedida por el

Instituto Federal Electoral, que en copia fotostática que concuerda con su original, agrego al apéndice

correspondiente con la letra "B"; ===========================================

SANCHEZ AVELLANEDA YANIRA, originaria del Distrito Federal, donde nació el día veintinueve

de enero de mil novecientos setenta y seis, soltera, prestador de servicios independiente, con domicilio en

calle Rnda Fauna Edif. Quetzal 004, colonia Pgal. De Carrasco, Delegación Coyoacan, en este Distrito

Federal, Código Postal cero cuatro mil setecientos y se identifica con la credencial para votar con

fotografía folio número cero cuatro siete ocho cuatro nueve siete uno cero nueve cero seis, expedida por el

234

Instituto Federal Electoral, que en copia fotostática que concuerda con su original, agrego al apéndice

correspondiente con la letra "C"; == ================================

LOPEZ IÑIGUEZ ESMERALDA ANGELICA, originaria del Distrito Federal, donde nació el día doce

de abril de mil novecientos setenta y nueve, soltera, prestador de servicios independiente, con

domicilio en calle Sur 89 # 247 Edif. F-3 Depto. 303, colonia Cacama, Delegación Iztapalapa en este

Distrito Federal, Código Postal cero nueve mil ochenta y se identifica con la credencial para votar con

fotografía folio número cero tres cinco dos siete cuatro nueve cero uno tres, expedida por el Instituto

Federal Electoral, que en copia fotostática que concuerda con su original, agrego al apéndice

correspondiente con la letra "D"; ==================================================

ROBLES GARIBAY FERNANDO, originario del Distrito Federal, donde nació el día treinta de mayo

de mil novecientos ochenta y dos, soltero, prestador de servicios independiente, con domicilio en calle

Cda. Benito Juárez No. 36-B, colonia Lomas de San Bernabé, delegación Magdalena Contreras, en este

Distrito Federal, Código Postal diez mil trescientos cincuenta y se identifica con la credencial para

votar con fotografía folio número tres cero siete uno cinco cero nueve siete cuatro dos seis siete,

expedida por el Instituto Federal Electoral, que en copia fotostática que concuerda con su original,

agrego al apéndice correspondiente con la letra "E"; ================

DEL CASTILLO ARTEAGA ERHIK ROLANDO, originario del Distrito Federal, donde nació el día diez de

septiembre de mil novecientos ochenta, soltero, prestador de servicios independiente, con domicilio

en calle Sur 89 # 247 Edif. F-3 Depto. 303 colonia Cacama, Delegación Iztapalapa, en este Distrito

Federal, Código Postal cero nueve mil ochenta y se identifica con la credencial para votar con fotografía folio

número ocho nueve dos uno tres tres cinco siete cuatro seis cero uno, expedida por el Instituto Federal

Electoral, que en copia fotostática que concuerda con su original, agrego al apéndice correspondiente con la

letra "F"; ==================================================

======================= YO, EL NOTARIO, CERTIFICO: ========================================

I.- Que las declaraciones formuladas por los comparecientes en este instrumento, son siempre bajo protesta

de decir verdad y enterados de las penas en que incurren quienes declaran falsamente ante notario, de

conformidad con lo dispuesto por los artículos ciento dos, fracción doce de la Ley del Notariado y

trescientos once del Código Penal, ambos ordenamientos para el Distrito Federal. =====

II.- Que los comparecientes se identificaron con el documento que ha quedado relacionado al final de sus

respectivas generales y a todos los estimo con capacidad legal. ==========================

III.- Que lo relacionado e inserto concuerda fiel y exactamente con sus originales a los que me remito y tuve a

la vista. ================================================================

IV.- Que advertí a los comparecientes del contenido del artículo veintisiete del Código Fiscal de la

Federación. =================================================================

V.- Que hice saber a los comparecientes el derecho que tienen de leer personalmente este instrumento y

de que su contenido les sea explicado por el suscrito notario; ==============================

VI- Que los comparecientes solicitaron al suscrito notario les diera lectura de este instrumento; =====

235

VII.- Que leí este instrumento a los comparecientes y que cada uno de ellos manifestó su comprensión

plena del mismo y en particular del contenido del artículo veintisiete del Código Fiscal de la Federación; y

==========================================================================

VIII.- Que lustré a los comparecientes acerca del valor, las consecuencias y alcances legales del contenido de

este instrumento y lo otorgan al manifestar su conformidad con el mismo y firmarlo ante mí, cada uno de

ellos, el día que se indica sobre su respectiva firma.- DOY FE. ========================

Los comparecientes firman el dos de septiembre de dos mil. ================================

HERNANDEZ SANTANA JOSE ALEJANDRO SANCHEZ AVELLANEDA YANIRA

Firma. Firma

LOPEZ IÑIGUEZ ESMERALDA ANGELICA ROBLES GARIBAY FERNANDO

Firma Firma

DEL CASTILLO ARTEAGA ERHIK ROLANDO

Firma

ANTE MI.- CON ESTA RAZÓN AUTORIZO PREVENTIVAMENTE EL PRESENTE INSTRUMENTO

EN LA ULTIMA FECHA INDICADA.- DOY FE.- MARIO PÉREZ SALINAS=== Firma

El sello de autorizar.

AUTORIZO DEFINITIVAMENTE EL PRESENTE INSTRUMENTO DISTRITO FEDERAL, A

VEINTITRÉS DE FEBRERO DE DOS MIL CINCO.- DOY FE.- MARIO PÉREZ SALINAS=======

Firma.- El sello de autorizar.

======================== "NOTAS COMPLEMENTARIAS" ==========================

NOTA PRIMERA.- México, D.F., a 02 de septiembre de 2000. Con esta fecha, expedí tres copias

certificadas de la matriz, para efectos fiscales compuesta c/u de doce páginas.- CONSTE.- MARIO PÉREZ

SALINAS==============================================================

.- Rúbrica.

NOTA SEGUNDA.- México, D.F., a 02 de septiembre de 2000. Con esta fecha, agrego al apéndice

correspondiente con la letra "K" copia del aviso de Alta en el Registro Federal de Contribuyentes de la

Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de la persona moral constituida en la matriz, la que me fue

proporcionada por los interesados.- CONSTE.- MARIO PÉREZ SALINAS===================

236

5.2.3 ORGANIGRAMA

5.2.4 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

Obligaciones de la sociedad

1. Cumplir las disposiciones de las normas de trabajo aplicable a la sociedad;

2. Pagar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones, de conformidad con las normas vigentes en

la sociedad;

3. Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para

la ejecución del trabajo, debiendo darlos de buena calidad, en buen estado y reponerlos tan luego

como dejen de ser eficientes, siempre que aquellos no se hayan comprometido a usar herramienta

propia. La sociedad no podrá exigir indemnización alguna por el desgaste natural que sufran los

útiles, instrumentos y materiales de trabajo;

4. Proporcionar local seguro para la guarda de los instrumentos y útiles de trabajo pertenecientes al

trabajador, siempre que deban permanecer en el lugar en que prestan los servicios, sin que sea lícito a

la sociedad retenerlos a titulo de indemnización, garantía o cualquier otro. El registro de

instrumentos o útiles de trabajo deberá hacerse siempre que el trabajador lo solicite;

ASAMBLEA DE SOCIOS

GERENTE DE AUDITORÍA

CONSEJO DIRECTIVO

AUDITOR JUNIOR

SOCIO DIRECTOR

CONTRALOR DIRECTOR DE AUDITORÍA

237

5. Guardar a los trabajadores la debida consideración, absteniéndose de mal trato de palabra o de obra;

6. Expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, un recibo impreso del número de días

trabajados y del salario percibido;

7. Proporcionar capacitación y adiestramiento a sus trabajadores.

Obligaciones de los socios y trabajadores:

1. Cumplir las disposiciones de las normas de trabajo que les sean aplicables;

2. Ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar

convenidos;

3. Restituir a la sociedad los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y útiles

que les haya dado para el trabajo, no siendo responsables por el deterioro que origine el uso de estos

objetos, ni del ocasionado por caso fortuito, fuerza mayor, o por mala calidad o defectuosa

construcción;

4. Observar buenas costumbres durante el servicio;

5. Prestar auxilios en cualquier tiempo que se necesiten, cuando por siniestro o riesgo inminente

peligren las personas o los intereses de la sociedad o de sus compañeros de trabajo;

6. Guardar escrupulosamente los secretos técnicos y profesionales de los servicios, en los que

participen y elaboren directa o indirectamente, o de los cuales tengan conocimiento por razón del

trabajo que desempeñen, así como de los asuntos administrativos reservados, cuya divulgación pueda

causar perjuicios a la sociedad.

7. Poner en conocimiento de la sociedad las enfermedades contagiosas que padezcan, tan pronto como

tengan conocimiento de las mismas;

8. Dar aviso inmediato al socio, salvo caso fortuito o de fuerza mayor, de las causas justificadas que le

impidan concurrir a su trabajo.

Queda prohibido a los socios y trabajadores:

1. Ejecutar cualquier acto que pueda poner en peligro su propia seguridad, la de sus compañeros de

trabajo o la de terceras personas, así como la de los establecimientos o lugares en que el trabajo se

desempeñe;

2. Faltar al trabajo sin causa justificada o sin permiso del socio;

3. Substraer de la sociedad o establecimiento útiles de trabajo o materiales y/o papeles elaborados;

4. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez;

5. Presentarse al trabajo bajo la influencia de algún narcótico o droga enervante, salvo que exista

prescripción medica. Antes de iniciar su servicio, el socio y el trabajador deberá poner el hecho en

conocimiento de la sociedad y presentarle la prescripción suscrita por el medico;

238

6. Portar armas de cualquier clase durante las horas de trabajo, salvo que la naturaleza de este lo exija.

Se exceptúan de esta disposición las punzantes y punzo-cortantes que formen parte de las

herramientas o útiles propios del trabajo;

7. Suspender las labores sin autorización de los socios;

8. Usar los útiles y herramientas suministrados por la sociedad, para objeto distinto de aquel a que están

destinados.

5.2.5 CODIGO DE CONDUCTA

La Ética se enriquece con nuestra Filosofía Corporativa -Visión, Misión y Valores-, es deber de todos los que

integramos Consultoría Integral Inteligente, conocerla y aplicarla en cada una de nuestras acciones, así como

el Código de Conducta.

Somos una sociedad capaz de atraer a colaboradores comprometidos, con aptitudes y actitudes excepcionales,

con talentos para obsequiar emociones a nuestros clientes.

La actividad de Consultoría Integral Inteligente tienen el propósito de generar valor de forma sostenida a

través del desarrollo, atención y vocación de servicio orientados hacia la creación de estados de plenitud de

nuestros clientes, de acuerdo a estándares de excelencia y clase mundial.

Somos una sociedad centradas en el servicio a nuestros clientes, responsables de administrar los recursos que

se nos confían para obtener cada vez mejores resultados de operación, en un marco de integridad financiera,

constituidas con un equipo humano de excelencia, tomando la eficacia inspirada e innovadora como base de

nuestro éxito.

Valores

Nuestros Valores nos brindan las bases de comportamiento y compromiso para obtener resultados

satisfactorios y productivos. Es necesario que estos Valores se traduzcan en actitudes y conductas comunes y

compartidas por todos, que den cohesión, congruencia y sentido de identidad a nuestra organización.

Servicio

La orientación al Servicio de Excelencia es la razón de ser de Consultoría Integral Inteligente, cada contacto

con nuestros clientes es una oportunidad invaluable de hacer patente la experiencia que tenemos para ofrecer

y entregar un servicio íntegro, diferenciado, cálido y eficiente, que impacte positivamente en las emociones de

nuestros clientes.

Es importante que cada uno de nosotros asumamos la responsabilidad de simplificar los procesos y orientarlos

al cliente.

239

Seguridad

La Seguridad constituye la prioridad fundamental de Consultoría Integral Inteligente, por ello establece las

normas, estándares específicos de seguridad, así como los requisitos necesarios para controlar riesgos,

prevenir accidentes y mantener un medio ambiente seguro durante el desarrollo de nuestras operaciones,

orientadas a la consecución de nuestros objetivos, tanto para la preservación de los recursos y control de

costos, como para garantizar la integridad de nuestros colaboradores, que representan el mayor valor para la

sociedad.

Trabajo en equipo

Es indispensable que prevalezca un ambiente de colaboración entre las personas y las áreas, con base en el

respeto, la dignidad y la diversidad de todos los que pertenecemos a Consultoría Integral Inteligente. La

Cultura de Servicio es producto de la suma coordinada de esfuerzos y la concertación de voluntades dirigidos

hacia objetivos compartidos.

La formación de equipos de trabajo con personas de características y trayectoria diferentes permite unir

fortalezas, puntos de vista y enfoques que nos enriquecen, ofrece mejores alternativas de solución y brinda

mayores oportunidades de crecimiento.

Honestidad

Ser congruentes entre lo que decimos y lo que hacemos, así como guiar nuestras acciones con un Código

Ético incuestionable, nos permitirá ser consistentes y actuar en forma transparente en beneficio de las

compañías.

La honestidad es una forma de vida que garantiza que los principios de verdad, rectitud e integridad guíen

todas nuestras acciones.

Compromiso con la Comunidad

Contribuir al crecimiento del país, de las comunidades y de nuestros trabajadores, es una tarea que brinda

beneficios a los que participan con Consultoría Integral Inteligente y que nos consolida como sociedad con

calidad humana.

Esto da sentido a todo lo que hacemos y permite que nuestras acciones trasciendan, contribuyendo a generar

un mejor mundo para nuestras familias así como a las comunidades en las que operamos y servimos.

El Código de Conducta comprende el compromiso que adquieren en sus responsabilidades y obligaciones

todos los integrantes de la sociedad como son:

240

1. Compartir metas y objetivos.

2. Compartir conocimientos e información de los diferentes procesos con la finalidad de tener claro la

relación que existe entre ellos y la delimitación de responsabilidades.

• La comunicación constante, oportuna y adecuada entre las personas y diferentes áreas que participan

en los procesos, para dar una mejor respuesta y ofrecer mejores servicios internos y externos.

• Buscar juntos la mejor solución a los problemas con la convicción de que aprenderemos de ellos y

acumularemos experiencia.

• Respeto al trabajo de otras áreas y personas, considerando que todos aportamos al logro de los

objetivos corporativos y, por tanto, tenemos la misma importancia dentro de nuestra sociedad.

Los Directivos de la Sociedad

1. Identificar y evaluar los riesgos en las operaciones bajo su responsabilidad, tales como mermas,

pérdidas, malversaciones, incumplimientos legales o normativos, siniestros, accidentes, entre otros,

que impidan o dificulten el cumplimiento de los objetivos, la salvaguarda, conservación y uso

eficiente de los recursos.

2. Evaluar y asegurar que los controles existentes sean adecuados para minimizar los riesgos y, de no

ser así, proceder a establecer las actividades de control (autorizaciones, documentación de las

operaciones, entre otras) así como el sistema de información y monitoreo para su vigilancia.

3. Verificar que el registro de las transacciones tanto contables como operativas asegure que:

• Se registren todas las operaciones oportunamente.

• Los registros y reportes sean confiables y oportunos.

• Las transacciones sean legítimas.

• Los registros se mantengan actualizados.

• Los reportes permitan identificar desviaciones a los estándares o presupuestos.

• Se tomen acciones correctivas y se efectúe su seguimiento y evaluación.

• Identificar y desarrollar las habilidades de los trabajadores para que hagan crecer a la sociedad.

• Rendir informes sobre los resultados de sus acciones, en forma comparativa.

• metas y presupuestos e indicar los compromisos en caso de desviaciones.

• Recursos Humanos .

• Considerar al trabajador como una persona con derechos y obligaciones, capacidades y

responsabilidades, por lo que se debe respetar al trabajador, orientarlo y apoyarlo en aspectos tales

como:

1. Difundir y hacerle saber sus derechos y obligaciones.

2. Capacitarlo para evaluar situaciones y tomar decisiones.

3. Delegarle responsabilidades.

241

• El reclutamiento, selección y contratación de los trabajadores se deberá realizar otorgándole a todos

los aspirantes igualdad de oportunidades, sin discriminación de ninguna naturaleza, con base en el

perfil corporativo, el de la posición y las evaluaciones aplicadas.

• La compensación total se define con base en la responsabilidad de la posición y la equidad con el

mercado y las posiciones equivalentes.

• Personas con responsabilidad de mando en la sociedad:

1. Dar orientación a los trabajadores.

2. Aprovechar las ventajas del trabajo en equipo.

3. Responder a los resultados del área bajo su responsabilidad.

4. Promover y asegurar la existencia de un adecuado clima laboral.

5. Promover el desarrollo de los trabajadores para que alcance su más alto nivel de desempeño, por

medios tales como:

• Distribución adecuada de responsabilidades y trabajo.

• Trabajo en equipo.

• Reuniones y cursos de actualización.

• Adopción de métodos y procedimientos orientados a la calidad y mejora continúa.

• Respetar, promover y vigilar que la conducta del área a su cargo sea apegada a los más altos

conceptos éticos.

• Promover y otorgar incentivos, estímulos y/o recompensas en función a los resultados de la

Compañía, el equipo e individuos.

• Brindar asesoría y dirección en el desempeño de las funciones y tareas encomendadas a sus

colaboradores.

• Proporcionar a los trabajadores los recursos necesarios para el adecuado desempeño de sus

responsabilidades.

• Dar retroalimentación a los trabajadores con base en su desempeño individual, documentando sus

resultados e indicando las consecuencias.

Relación con Clientes

a) Todas las personas que tengan relación con clientes deberán cumplir y vigilar el cumplimiento de las

obligaciones siguientes:

• Cumplir con los más altos estándares de operación internos, así como de las disposiciones

establecidas por los organismos reguladores tanto nacionales como internacionales.

• Dar un trato digno, amable y honesto.

• Atender y dar respuesta a sus quejas y sugerencias.

242

• Comunicar con transparencia, veracidad y oportunidad los atributos y limitaciones de los productos y

servicios ofrecidos, en aspectos tales como precio, calidad, características y disponibilidad.

• Brindar la información que se requiera y se deba proporcionar a los interesados.

• Guardar confidencialidad sobre toda la información:

a) Relacionada con la sociedad, cuidando no publicar, ni comunicar información que no sea oficial o en

su caso dictaminada.

b) De carácter personal que proporcionen los clientes, salvo aquellos casos en que cuenten con la

autorización expresa de los mismos o estén obligados a proporcionarlos en virtud de ley o

mandamiento de autoridad.

• Cumplir e incluso superar sus requerimientos, expectativas y necesidades.

• Cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos, Políticas y Procedimientos internos y externos

aplicables.

Durante el desempeño de sus funciones, los trabajadores deben actuar con apego a las leyes, normas,

reglamentos, políticas, así como procedimientos internos y externos vigentes.

Conflicto de Intereses

Son aquellas situaciones en las cuales los intereses personales pueden interferir con los intereses de los

miembros del equipo y de la sociedad, es decir, cuando uno de los integrantes actúa de forma tal que afecta el

bienestar común a fin de obtener un beneficio personal.

El dinero, regalos y viajes relacionados con negociaciones ya sean internas y/o externas, son beneficios

económicos que pueden causar un conflicto de interés. Con el fin de evitar que se puedan presentar estos

conflictos los integrantes de la sociedad:

1. Deben abstenerse de intervenir en la atención, tramitación o resolución de asuntos institucionales que

puedan implicar un beneficio personal cuando se trate de un familiar –descendientes o ascendientes,

parientes por consaguinidad o afinidad hasta el cuarto grado o civiles; cualquier tercero con el que

tenga vínculos afectivos o económicos; socios o sociedades de las que él o las personas antes

referidas formen o hayan formado parte.

2. El trabajadores deberá brindar un trato equitativo a clientes Consultoría Integral Inteligente,

asegurándose en todo momento, que cualquier contratación, se realice siguiendo las políticas y

procedimientos establecidos por la sociedad, orientadas a garantizar la selección de la mejor oferta

en cuanto a calidad, servicio, permanencia, garantía y precio.

3. Bajo ninguna circunstancia el trabajador puede aceptar o dar dinero ni obsequios a las compañías y/o

individuos que realicen negocio con Consultoría Integral Inteligente. De igual forma, no podrá pedir

a la sociedad regalos o favores personales.

243

4. Por ningún motivo el trabajador debe utilizar su posición en la organización, o su nombre, para hacer

negocios personales o para favorecer a familiares, conocidos, amigos proveedores, prestadores de

servicio y/o asociaciones.

Salvaguarda, Conservación y Uso de Recursos

El personal de la sociedad en el desarrollo de sus funciones requiere de recursos financieros y materiales,

como son: manejo de equipo, herramientas, papelería, información, recursos económicos, así como el tiempo

de los integrantes del grupo, deben dirigirse exclusivamente a fines relacionados con la responsabilidad de su

puesto y no al beneficio personal.

Por ello:

a) Todos los trabajadores son responsables de salvaguardar, mantener en buen estado y utilizar con

rigurosa eficiencia los recursos materiales, financieros, tecnológicos y de información,

exclusivamente para los fines de Consultoría Integral Inteligente.

b) Ningún trabajador podrá utilizar papelería, logotipo o marcas propiedad de Consultoría Integral

Inteligente, salvo para el estricto cumplimiento de sus responsabilidades.

c) El trabajador de Consultoría Integral Inteligente tiene el compromiso de dedicar todo su tiempo y

esfuerzo en el horario establecido a trabajar para la función que fue contratado. Sin embargo, puede

realizar actividades profesionales fuera de la sociedad, como por ejemplo asesorías, docencia u otras,

siempre y cuando éstas no interfieran con su horario, responsabilidades, ni se emplee información

confidencial ni recursos de la sociedad, además de que sean comunicadas a los Ejecutivos

Responsables para determinar si existe o pudiera existir conflicto de intereses.

1. Elaboración, Uso y Manejo de la Información.

2. Información Confidencial. Toda información de la sociedad es de carácter confidencial y propiedad

de las mismas. Por ello, el trabajador deberá manejarla con discreción, absteniéndose de

proporcionarla a terceros o personas que no tengan la responsabilidad y facultad para hacer uso de

ella, dentro y/o fuera de la sociedad, así como evitando su acceso a los registros y/o archivos.

3. La información generada y desarrollada por el trabajador como resultado de su trabajo es propiedad

de la sociedad, y por lo tanto, confidencial.

4. La información debe documentarse y conservarse en archivos de la sociedad, dando cumplimiento a

las políticas y normas de la compañía con base en las exigencias legales.

5. Está prohibido sustraer, destruir, reproducir u ocultar la documentación e información de Consultoría

Integral Inteligente para beneficio personal, de terceros o en contra de los intereses de la sociedad.

244

6. De revelar inadvertidamente información a familiares o terceros, debe asegurarse que no se haga uso

alguno de la misma.

Relaciones entre los miembros del Grupo

El trabajador no podrá ser discriminado en ninguna forma por sus preferencias políticas, religiosas,

filosóficas, sexuales, de raza, edad, estado civil o discapacidad de cualquier naturaleza, siempre y cuando no

afecte el desarrollo de su trabajo y las relaciones con sus compañeros, así como a los intereses de la sociedad.

Las relaciones interpersonales se basarán en el respeto a los derechos humanos y a la dignidad de cada

individuo. Deberá tratarse a los demas con respeto, equidad y cortesía.

Queda estrictamente prohibida cualquiera de las siguientes conductas:

• Utilizar lenguaje inapropiado u ofensivo para los demás.

• Cualquier manifestación de franca intolerancia.

• Imponer disposiciones que pongan en riesgo la integridad de los trabajadores.

• Agresión física, psicológica o daños a bienes personales.

• Acoso sexual.

• La posesión de cualquier tipo de arma en las instalaciones, vehículos o portándola cuando

representen a la sociedad, exceptuando aquellas posiciones autorizadas por la compañía.

• Está prohibido a los trabajadores el uso, posesión, venta o su intento, manufactura, transporte y

distribución de alcohol, drogas o sustancias consideradas ilegales, mientras desarrolla sus

actividades, se encuentra en las instalaciones de Consultoría Integral Inteligente.

• Medio Ambiente, Seguridad y Salud. Todos los trabajadores, según sus actividades y

responsabilidades, están obligados a cumplir con las disposiciones legales, estatales, federales o

internacionales, en la materia.

• Todos los trabajadores están obligados a cuidar su salud y seguridad, así como la de sus compañeros

de trabajo, de terceros, de las instalaciones y los recursos de la sociedad. Lo anterior, incluye la

prevención, detección y reporte de riesgos y accidentes, así como su apoyo para minimizar sus

efectos.

• Todos los trabajadores están obligados a promover y cumplir con las obligaciones legales, así como

políticas y procedimientos internos, relacionadas con la protección preservación y mejoramiento del

medio ambiente.

245

Es importante señalar que dada la relevancia de esta acción y con objeto de asegurar la integridad de las

personas y comunicados, así como evitar posibles represalias, todos los casos serán recibidos única y

exclusivamente por la Dirección General de y manejados y atendidos por quién ésta designe en su

oportunidad de manera estrictamente confidencial. Ser los mejores representa una mayor responsabilidad y

compromiso en cada uno de nosotros, la imagen y prestigio de Consultoría Integral Inteligente la construimos

con integridad en cada una de nuestras acciones.

5.2.6 PERFILES DE PUESTOS

Director de Auditoria

1. Descripción del puesto.

a) Perfil del puesto: Planear, coordinar y dirigir la ejecución de auditoria a todas las unidades

administrativas (direcciones, departamentos, secciones y oficinas) que conforman la organización,

así como, a las funciones que dependen de ellas.

b) Principales obligaciones y responsabilidades.

• Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria, la cual incluye la

planeación, coordinación y dirección de sus actividades.

• Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria.

• Planear a corto, mediano y largo plazo (de cero a un año, uno a tres años, mas de tres años,

respectivamente) las actividades auditoria.

• Disponer la practica de auditoria y trabajos especiales tendientes a proveer asistencia a la compañía.

• Disponer la practica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y alegatos, en

estrecha coordinación con los abogados designados para el efecto.

• Disponer la revisión permanente a la eficiencia con que está operando el sistema de control interno

establecido en la organización.

• Desarrollar un efectivo programa de desarrollo de personal de auditoria que incluya reclutamiento,

entrenamiento, evaluación de desempeño y promoción.

• Asistir a la compañía con reportes de auditoria, y resúmenes de hallazgos y observaciones de

auditoria.

• Mantener un sistema de seguimiento de deficiencias detectadas en auditoria, y determinar la

adecuación de las acciones tomadas para su solución.

246

• Monitorear la preparación del presupuesto del departamento de auditoria y hacerse responsable de su

ejercicio.

• Coordinar la planeación de las auditorias y otras actividades de auditoria interna con los auditores

externos.

• Vigilar que el comportamiento, desempeño y trabajos de sus subordinados se lleven a cabo dentro de

los más altos niveles de conducta, honradez, ética personal y profesional, apego a lineamientos y

disposiciones de orden legal y de pronunciamientos y criterios institucionales.

• Ser responsable por la administración del despacho de auditoria.

c) Superior jerárquico. Reportará única y exclusivamente al socio revisor en caso de existir.

2. Reclutamiento y selección. Las fuentes más comunes de reclutamiento de un director de auditoria

inicia con la propia promoción de un gerente de auditoria con los meritos, capacidades y cualidades

suficientes para merecer un ascenso. Los despachos de auditores son una importante fuente de

captación. En especial los de aquellos auditores que ya trabajaron y conocen la organización

reclutante. Directores de auditoria de otras organizaciones que buscan un cambio o mejora, pueden

ser una buena fuente. Por ultimo, valerse de agencias especializadas de reclutamiento, las cuales

además suelen ser coadyuvantes en el procedo de selección. La decisión final al proceso de selección

la dará el consejo de administración o el director general de la organización.

3. Atributos y cualidades. Contador público, preferentemente con estudios de postrado; técnicamente

actualizado; experiencia previa indispensable; con madurez personal y profesional; casado; sin

limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado;

objetivo; imparcial; justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones; con independencia de

criterio y acción; no influenciable. Don de mando y excelentes relaciones humanas; alta capacidad de

interacción probada honradez.

Gerente de auditoria

1. Descripción del puesto.

a) Perfil del puesto: Disponer la ejecución de auditorias a las unidades administrativas y actividades de

la organización que le fueron asignadas a auditar, de conformidad con el plan o programa general de

auditoria, e instrucciones especiales o extraordinarias que reciba el director de auditoria. Mantener

permanentemente informado al director de auditoria sobre el avance de las auditorias y los problemas

principales que se van presentando.

b) Principales obligaciones y responsabilidades.

• Asistir al director de auditoria en el cumplimiento de sus obligaciones; cubrir sus ausencias sobre

base rotatoria entre los gerentes de auditoria.

247

• Prever requerimientos de carga de trabajo a corto, mediano y largo plazos en las unidades

administrativas y actividades que le son asignadas a auditar.

• Prever requerimiento de personal para cubrir sus asignaciones de auditoria, asegurándose de que sea

capaz y este disponible para efectuar los trabajos.

• Llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeño de aquel segmento de plan general de

auditoria que está bajo su responsabilidad.

• Proporcionar asistencia técnica en la resolución de problemas especiales o complejos que puedan

surgir durante una auditoria.

• Proporcionar los reportes finales de auditoria, asegurándose de que se cumplió con la normatividad y

los estándares aplicables, para garantizar la calidad del trabajo efectuado.

• Participar, evaluar y recomendar acciones apropiadas, a requerimiento especifico, en los casos de

fraudes y alegatos.

• Promover sugerencias e innovaciones de auditoria y revisar los métodos para conducir las auditorias.

• Asegurarse de que los trabajos de auditoria se efectúen de acuerdo con la normatividad y los

estándares profesionales, y que son llevados a cabo dentro del presupuesto de tiempo asignado.

c) Superior jerárquico. Trabaja directamente bajo la supervisión del director de auditoria, recibe de él la

orientación y el apoyo que sean necesarios.

2. Reclutamiento y selección. La primera fuente de reclutamiento será la promoción de un encargado

del mismo departamento de auditoria interna, quien se haya hecho acreedor a este crecimiento. Como

fuentes alternas se puede considerar a los miembros de despachos de auditores externos, de

preferencia aquellos que ya trabajaron en o conocen la entidad reclutante. Se puede acudir, también a

gerentes de auditoria interna en activo o que trabajaron en posiciones semejantes en otras

organizaciones. Este proceso puede apoyarse en agencias de colocaciones, a las que se les encarga el

trámite de propuesta de selección. La selección correrá por cuenta de un grupo integrado por el

director general de la organización, el director de auditoria y otros gerentes de auditoria.

3. Atributos y cualidades. Contador público, de preferencia con estudios de postrado; no se descarta la

eventualidad de allegarse de un profesional no contador publico, con experiencia o especialidad en

los diversos tipos de auditoria a desarrollar; técnicamente actualizado; experiencia previa

indispensable; con madurez personal y profesional; casado; son limitaciones para viajar y trabajar en

condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado; objetivo; imparcial; justo en sus

apreciaciones, comentarios y observaciones; con independencia de criterio y acción; no

influenciable. Don de mando y excelentes relaciones humanas; alta capacidad de interacción.

Probada honradez.

248

Encargado de auditoría

1. Descripción del puesto.

a) Perfil del puesto: Llevar a cabo los trabajos de auditoría a las unidades administrativas y actividades

de la organización, y atender instrucciones especiales de revisión que se le encomienden. Trabajar

con independencia en la ejecución de sus asignaciones, las cuales son revisadas por un supervisor

para asegurar consistencia y competencia profesional en todos los trabajos que se le confíen. Recibir

asignaciones con instrucciones generales respecto de los propósitos y los objetivos a perseguir, y el

tratamiento de problemas que se puedan presentar.

b) Principales obligaciones y responsabilidades: Planear y conducir auditarías en las unidades

administrativas y actividades de la organización encomendada, y actuar como líder frente a un

equipo de auditores. Ejercer un alto grado de responsabilidad y juicio profesional.

• Evaluar la eficiencia del control interno reflejado en políticas, procedimientos y prácticas

administrativas y de operación.

• Determinar la confiabilidad en la contabilidad y otros registros, la información que de ellos emana.

• Evaluar el grado en que las prácticas administrativas son conducidas de una manera eficiente y

económica, en que las operaciones están de acuerdo con las políticas y regulaciones, y el grado en

que se van alcanzando los resultados de los planes y programas.

• Asistir al gerente en la planeación de la auditoria y efectuar cada una de las etapas que le son

establecidas para el ejercicio de una auditoría o revisión. Instruir a cada uno de los miembros de su

equipo de trabajo en las responsabilidades que le corresponden.

• Conducir la presentación y cierre de entrevistas con funcionarios o empleados auditados. Es

responsable de informarles respecto de los hallazgos y observaciones que va encontrando, y las

respuestas que le han dado.

• Revisar los papeles de trabajos preparados por sus subordinados, y preparar el borrador del informe

de auditoría.

• Preparar reportes internos, tales como planes y programas de auditoría, reportes de avance y reportes

de hallazgos significativos.

c) Superior jerárquico. Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un supervisor de autoría.

2. Reclutamiento y selección. Promoción producto de la Evolución y crecimiento natural de un auditor

auxiliar. Miembros de despachos de auditores externos, de preferencia aquellos que conocen o han

trabajado en la organización. Auditores internos de otras organizaciones que han alcanzado un nivel

equivalente al puesto a cubrir. La selección se hará de forma colegiada, con la participación del

director de auditoría, los gerentes de auditoría y los supervisores de auditoría.

3. Atributos y cualidades. Contador publico, profesional con experiencia o especialidad en los diversos

tipos de autoría a desarrollar; técnicamente actualizado; experiencia previa indispensable; con

madurez personal y profesional; de preferencia casado; sin limitaciones para viajar y trabajar en

249

condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado; objetivo; imparcial; justo en sus

apreciaciones; comentarios y observaciones; con independencia de criterio y acción: no

influenciables. Don de mando y excelentes relaciones humanas; adecuada capacidad de interacción.

Probada honradez.

Auditor auxiliar

1. Descripción del puesto.

a) Perfil del puesto: recibir por parte del auditor encargado de la auditoría, asignaciones con

instrucciones específicas respecto del propósito de su revisión, y cómo llevar a cabo el trabajo que le

ha sido encomendado. Recibe orientaciones continuamente y su trabajo es monitoreado muy de cerca

por el encargado y el supervisor de la auditoría.

b) Principales obligaciones y responsabilidades: Asistir al encargado de la auditoría en la planeación

del trabajo y en el desarrollo del enfoque aplicado a la auditoría.

• Desempeñar el trabajo asignado, o aquel segmento para ser revisado, con la dirección y orientación

del auditor encargado.

• Desarrollar o asistir en la preparación del programa de autoría.

• Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.

• Asistir en la selección de procedimientos de auditoría, y en la ejecución del programa de auditoría.

• Preparar papeles de trabajo que sumaricen y den evidencia de la información obtenida, y de las

conclusiones a que se llegó.

• Discutir con la administración los resultados del trabajo, que incluye observaciones, deficiencias

encontradas, y acciones correctivas recomendables.

• Participar en la preparación del informe de auditoría, el cual incluye hallazgos y recomendaciones

efectuadas.

c) Superior jerárquico. Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un encargado de auditoría.

2. Reclutamiento y selección. Transferencia de personal de la propia organización, interesado y con

cualidades para ser integrado al departamento de auditoría interna. Miembros de despachos de

auditoría externa. Captación de recién egresados de escuelas y universidades. Auditores internos de

otras organizaciones. Medios masivos de reclutamiento, por ejemplo anuncios en periódicos o

publicaciones especializadas. La selección se hará de manera colegiada. En la que participarán los

gerentes, supervisores, y encargados de auditoría.

250

5.3 JUSTIFICACION DE LA PRÁCTICA

Como motivo de los escándalos financieros que sacudieron lo que va de inicio de este siglo y como un nuevo

enfoque de la auditoria interna como externa, así como la evolución de la profesión de Contador Publico. A

continuación se muestra un caso practico que retoma los 5 componentes del modelo de control interno

“COSO”, ya que como mencionamos anteriormente, esto es el nuevo enfoque de auditoria, el cual aplica para

las empresas que cotizan en la bolsa de Nueva York o las filiales de estas o todas aquellas que tengan algún

convenio o contrato con alguna de estas, esto con el fin de dar cumplimiento a la Ley Sarbanes Oxley, en sus

respectivas secciones.

Asegurar la sana operación y la integridad del patrimonio de la empresa verificando el apego a leyes,

políticas, procedimientos y controles; en caso de ausencia o falta de estos, promover y apoyar su creación

corrección y seguimiento, asegurar la confiabilidad de la información financiera, apoyar a la dirección y

gerencias correspondientes, mediante auditorias operacionales para lograr el mejor rendimiento de los

recursos asignados, así como realizar auditorias especiales a solicitud de aquellas.

5.4 CONTACTO CON EL CLIENTE

5.4.1 PROPUESTA DE SERVICIOS DE PROFESIONALES

Armstrong Laboratorios de México, S. A. de C. V.

31 de Enero de 2006

Sr. Roberto Gama Rascón

Gerente General

Armstrong Laboratorios de México, S. A. de C. V.

Presente

Estimado Sr.:

En atención a su solicitud, nos permitimos someter a su consideración nuestra propuesta de servicios

profesionales para realizar la auditoría operacional al departamento de compras de Armstrong Laboratorios de

México, S. A. de C.V.

251

Creemos que nuestra propuesta de servicios profesionales garantiza a la Administración de Armstrong

Laboratorios de México, S. A. de C.V., la prestación de un servicio con altos estándares de calidad y

rigurosidad profesional, porque será desarrollado por un equipo de trabajo de gran experiencia.

Queremos agradecer en nombre de los Socios de nuestra Firma y del mío propio, la oportunidad que nos

brindan para la presentación de esta propuesta de servicios profesionales y asegurarle que pondremos en este

trabajo toda nuestra atención, conocimientos técnicos y dedicación profesional.

Muy atentamente,

Consultoría Integral Inteligente, S.C.

________________________

C.P. J. Alejandro Hernández Santana

Director de Auditoria

252

Perfil de la Firma

Consultoría Integral Inteligente, S.C. es una firma mexicana constituida en el año 2000 con el objeto de

brindar servicios de auditoria administrativa y operacional a empresas del sector público y privado ya sean

grandes corporativos o empresas familiares.

Hemos establecido como política de calidad el ser una firma de servicios de auditoría administrativa y

operacional, enfocada a satisfacer los requerimientos de nuestros clientes, a través de la calidad y

profesionalismo de nuestro equipo de trabajo, basados en la mejora continua de nuestro sistema de

administración de calidad y apego a las normas profesionales aplicables.

Misión

El objetivo fundamental que persigue nuestra Firma desde su fundación, es la prestación de servicios de

auditoria administrativa y operacional de la más alta calidad, que responda a las necesidades especificas de

cada uno de nuestros clientes y coadyuven a la solución de sus problemas.

Visión

Ser una Firma nacional de servicios de auditoría administrativa y operacional, con un crecimiento constante,

orientada básicamente al mercado de la mediana empresa y la empresa familiar, asegurando la calidad en

todos sus procesos y gente, a través de un sistema de administración de calidad.

Nuestros servicios se rigen por los siguientes principios:

Integridad

Trabajamos en base a una relación personal con nuestros clientes, basada y sustentada en los principios

fundamentales: la integridad y el honor.

Independencia

Es política de nuestra firma que en todos los trabajos que realizamos, mantengamos total independencia, para

así garantizar los estándares de calidad y ética que rigen nuestra profesión.

253

Cuidado Profesional

Nuestras políticas nos exigen en todo momento mantener un cuidado profesional al momento de proveer un

servicio a nuestros clientes, así como integridad y objetividad absoluta en el manejo de un servicio de

auditoria administrativa y operacional.

Experiencia

El personal que asignaríamos para realizar la auditoría, cuenta con una amplia experiencia en empresas

industriales, de servicios, comerciales, bancarias e instituciones gubernamentales, entre otros sectores.

Soporte

Contamos con toda la tecnología y capacitación de personal especializado para el manejo de nuestros

proyectos en México, con las técnicas y herramientas más avanzadas.

Estándares Internacionales

Nuestro personal se mantiene permanentemente actualizado con los estándares internacionales aplicables a

nuestros servicios mediante programas permanentes de entrenamiento a todos los niveles.

Conocimiento del negocio y sus necesidades

Conferimos una importancia particular al conocimiento de las operaciones de cada cliente y la rama

económica en la que éste se desenvuelve, con el objeto de identificar sus fortalezas y debilidades, y así estar

en condiciones de realizar diagnósticos precisos de sus problemas y posibles soluciones.

Compromiso de equipo y entrega de personal

Nuestros equipos de trabajo multidisciplinarios cuentan con una adecuada capacitación para el cumplimiento

de los compromisos, asegurando la Participación de los especialistas que se requieran para el análisis integral

de los problemas.

Comunicación efectiva con los accionistas y la administración

La comunicación efectiva con los Accionistas y la Administración para abordar los asuntos relacionados con

la prestación de nuestros servicios profesionales y la atención de sus problemas, así como ofrecer alternativas

de solución en plazos perentorios, es uno de los factores principales que ha marcado el éxito de nuestra Firma.

254

Objetivo y alcance de nuestro trabajo

Nos permitimos presentar nuestra propuesta de servicios profesionales para llevar a cabo la auditoria

administrativa y operacional del departamento de compras de Armstrong Laboratorios de México, S. A. de

C. V. en los términos que a continuación se describen:

Pasos previos de auditoría

Como parte del análisis inicial de nuestras auditorias revisaremos los siguientes documentos:

• Estatutos, escrituras, actas de Asamblea de Accionistas, testimonios y otros documentos legales de la

empresa.

• Regulaciones y términos de acuerdo a las Leyes que rigen a la misma.

• Todos los informes financieros, manuales, organigramas, descripción del sistema contable, políticas de

compras, procedimientos de recepción, almacenamiento y distribución y todo lo que se considere

necesario para llevar a cabo exitosamente nuestro trabajo.

Examen del ciclo operacional del área de compras

Nuestros exámenes incluirían una revisión y evaluación de los sistemas del control interno en el ciclo de

compras de Armstrong Laboratorios de México, S. A. de C.V. que nos permita determinar su grado de

confiabilidad, con objeto de definir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas selectivas de auditoría,

así como el análisis de riesgos correspondiente a aplicar sobre las transacciones registradas durante ciertos

períodos del año. El apoyo en los sistemas del control interno contable es esencial para la prevención y

detección de errores o irregularidades; sin embargo, no puede eliminarse la posibilidad de que éstos puedan

ocurrir. Aun cuando no puede existir seguridad de que dichos errores o irregularidades serían detectados por

nosotros, nuestros exámenes estarían diseñados para intentar detectar aquellos que pudieran tener un efecto

importante en las operaciones de la compañía.

Estructura del control interno

El conocimiento y evaluación del control interno permite establecer una relación específica entre la calidad de

dicho control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestras pruebas de auditoría a ser

desarrolladas. En virtud de lo anterior:

• Revisaríamos y evaluaríamos la estructura del control interno contable para obtener una comprensión

suficiente del diseño de las políticas y procedimientos relevantes y determinaríamos si dichas

políticas y procedimientos han sido puestos en operación, situación que documentaríamos en

nuestros papeles de trabajo.

255

• Enfocaríamos nuestra evaluación al ambiente de control, la integridad del sistema contable y los

procedimientos de control establecidos.

• Pondríamos énfasis en las políticas y procedimientos pertinentes a la capacidad de Armstrong

Laboratorios de México, S. A. de C.V. para registrar, procesar, resumir y preparar información

financiera del departamento de compras.

Si bien un control interno efectivo reduce la probabilidad de que ocurran y no se detecten errores, fraudes u

otros actos ilegales, no elimina esa posibilidad. La Administración de la Compañía es responsable de

salvaguardar los activos de la misma y de la prevención y detección de fraudes y errores, por medio de la

implantación y continuada operación de sistemas de contabilidad y de control interno adecuados.

En nuestro informe final incluiríamos el resultado de nuestra revisión con todas nuestras conclusiones, con

base en la evidencia obtenida, sobre las oportunidades de mejora y, en su caso, debilidades del mismo y de

igual forma, nuestra conclusión sobre si una irregularidad o acto ilegal ha ocurrido o es probable que haya

ocurrido. Al informar irregularidades materiales, actos ilegales, u otros incumplimientos, expondríamos los

hallazgos en la perspectiva apropiada.

Seguimiento de recomendaciones previas

Revisaríamos el estado de las acciones tomadas sobre hallazgos y recomendaciones incluidos en informes

preliminares. Esta revisión incluiría el seguimiento de todos aquellos hallazgos y recomendaciones conocidas

de auditorias anteriores que pudieran tener un efecto sobre los objetivos de la auditoria actual para determinar

si se han tomado acciones correctivas oportunas y adecuadas por los funcionarios de Armstrong Laboratorios

de México, S. A. de C.V. y asimismo, determinar aquellos que por no estar corregidos pudieran afectar el

alcance de nuestra auditoría operacional y administrativa.

Política de nuestros papeles de trabajo

Los papeles de trabajo de una auditoría son propiedad del auditor, por lo tanto, como política general, no

permitimos que terceras personas ajenas a la firma tengan acceso a los mismos excepto en circunstancias

especiales. Los papeles de trabajo contienen información confidencial, inclusive información privilegiada,

que refleja los juicios hechos durante el curso de nuestro trabajo. Debido a lo anterior, ponemos a disposición

de terceras personas nuestros papeles de trabajo para su revisión sólo en circunstancias como las siguientes:

• Solicitudes de acceso por otras firmas de contadores.

• Solicitudes de acceso por autoridades reguladoras.

256

• Revisiones por terceros del control de calidad de nuestra Firma.

Cuando las leyes, regulaciones o acuerdos contractuales de la auditoría requieran que le proporcionemos a un

regulador el acceso a los papeles de trabajo, obtendremos su aprobación por escrito. Esta aprobación se podrá

obtener mediante una autorización apropiada en la carta arreglo o en un documento diferente.

Adicionalmente, cuando nos soliciten acceso a nuestros papeles de trabajo, sin estar obligados por las leyes,

regulaciones o cláusulas contractuales de la auditoría, el socio responsable de la auditoría y nuestro

departamento legal serían notificados de manera inmediata. Una vez que se tenga la aprobación a la solicitud

de acceso, le mandaremos una carta de autorización para que la revise y la firme.

Valor agregado de nuestros servicios de auditoría

Nuestra propuesta de auditoría

Su empresa, Armstrong Laboratorios de México, S. A. de C.V. Tienen como principal actividad la

producción y venta de diversos fármacos, y no a invertir el tiempo de su personal en llevar a cabo auditorías.

Las auditorías operacionales y administrativas son necesarias por lo que el objetivo de nuestra Firma es

realizarlas de manera rápida y detallada con un mínimo de interrupciones a sus operaciones, mientras

proveemos opiniones de valor para mejorar sus controles internos en el departamento de compras. Esto se

logrará haciendo una planeación eficiente, usando tecnología de punta y manteniendo con la Dirección una

comunicación continua durante todo el proceso de auditoría.

Proceso de Auditoria que consiste en cinco etapas:

Planeación

Profundizando nuestro entendimiento de sus operaciones, controles internos, procedimientos contables y

sistemas de información.

Valoración del riesgo

Usando nuestro entendimiento de sus controles internos y operaciones para identificar los riesgos inherentes,

las fortalezas de su negocio y sus sistemas de información. Después de valorar los riesgos, el alcance de

nuestra revisión se adecuará para enfocarnos en sus controles internos clave.

257

Prueba y evaluación de los controles

Evaluando las operaciones y los controles internos clave de cada sistema de control interno significativo.

Basados en los resultados de esta evaluación, se determinará el grado de análisis sustantivo que requerirá

nuestra revisión.

Pruebas Sustantivas

Dependiendo del caso, se usará el software de auditoría para realizar pruebas sustantivas. Este software nos

permitirá recopilar información de sus archivos sin afectar la integridad de su información.

Conclusión y preparación de reportes

Concluyendo nuestra revisión de auditoría en tiempo. Los borradores del informe de fallas conteniendo

nuestras recomendaciones se revisarán con la Dirección antes de que se emitan los finales.

Etapas de la auditoria según C.O.S.O.

Ambiente de Control

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la

perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este

último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.

Evaluación de Riesgos

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las

organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el

control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un

conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando

los riesgos tanto a los niveles de la organización (internos y externos) como de la actividad.

Actividades de Control

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento

de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.

258

Información y comunicación

Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la

organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la información periódica y

oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor logro de

los objetivos.

Supervisión

Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su

revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de las

actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los

mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que

perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y

externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.

Planeación

La planeación es la etapa más importante para efectuar una auditoría efectiva sin sorpresas. Como parte de

nuestro proceso de planeación de la auditoría haremos una reunión con el equipo directivo del departamento

de compras para revisar metas estratégicas, objetivos y áreas de riesgo potencial. Estas sesiones se harán con

el siguiente propósito:

• Actualizar nuestro entendimiento de las fortalezas y debilidades clave de su negocio y de sus

sistemas y procedimientos actuales.

• Optimizar el tiempo y la planeación de las auditorias para asegurar que se alcancen eficientemente

los objetivos principales.

• Definir riesgos específicos y preocupaciones.

• Discutir transacciones significativas e inusuales.

• Asegurar la influencia de su departamento de auditoría interna para minimizar costos y maximizar

eficiencias.

Eficiencia tecnológica

Uso de software sofisticado que le permitirá a nuestro equipo de auditores desempeñarse en las siguientes

tareas:

• Realizar programas de auditoria a la medida de sus necesidades.

• Extraer y analizar información directamente de los archivos electrónicos de su empresa.

• Analizar fortalezas y debilidades contables y de sus sistemas del control interno contable.

259

Con este enfoque de auditoría, el trabajo de su personal será más fácil, requerirá de menos demanda de sus

tiempos y a cambio recibirá un servicio de auditoría con valor agregado a través de una creciente eficiencia en

la tecnología implementada, consejos prácticos y soluciones de negocio proactivas.

Monitoreo de la satisfacción del cliente

Todas nuestras propuestas y, en su caso, las cartas arreglo incluyen un mensaje de nuestro Director

solicitando comunicación directa con él en caso de que exista alguna situación no conforme. Por lo que

podemos asegurarle que cualquier inconformidad de su parte con nuestro servicio será subsanada tan pronto

tengamos conocimiento de la misma. Adicionalmente, la Firma, a través del departamento de marketing o de

socios independientes de la auditoría en cuestión, aplica cuestionarios de satisfacción del cliente

periódicamente.

Plan de trabajo

Nuestro plan de auditoria se ha dividido en las siguientes fases:

Desarrollo

Esta revisión se realizaría en tres semanas a partir del mes de julio y se enfocaría principalmente a efectuar el

trabajo que se indica a continuación:

• Levantamiento de información sobre el conocimiento general del cliente.

• Análisis y evaluación del control interno operativo y contable.

• Diseño detallado de nuestro programa de auditoría.

• Determinación del alcance y oportunidad de las muestras de auditoría necesarias.

• Pruebas de procedimientos en los ciclos de compras.

• Detección de fallas de control interno.

• Emisión del informe final de fallas y sugerencias.

Asistencia de su personal de compras

Solicitaríamos que todos los documentos que requeriríamos para llevar a cabo nuestra revisión de auditoría

nos sean entregados por su personal de compras. Para ello, entregaríamos un listado de la información

solicitada con anticipación a la fecha de requerimiento. Esta solicitud ha sido diseñada para minimizar las

interrupciones a su personal en su trabajo diario.

260

Trabajando con su departamento de auditoría interna

Durante el año, esperaríamos trabajar con su departamento de auditoría interna. En este sentido, estimamos

que nuestros requerimientos demandarían aproximadamente de entre 30 y 40 horas de su departamento de

auditoría interna para poder realizar eficientemente nuestra revisión de auditoría.

Adicionalmente, el equipo de enlace por parte de su empresa tendría que estar integrado por personal con

experiencia y con conocimiento de las transacciones auditables de acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la

operación de la misma. Como resultado de esta coordinación con su departamento de Auditoría Interna, no

recibiría solicitudes de información irrelevantes.

Utilización de tecnología de punta

Los avances en la tecnología y en las comunicaciones nos han permitido cambiar radicalmente el enfoque de

los servicios a nuestros clientes. En Consultoría Integral Inteligente, S.C. hemos utilizado esos modernos

desarrollos para crear un software apropiado para evaluar las operaciones del control interno.

Informes que se presentarían

Como resultado de los trabajos que efectuaríamos, se entregaría el siguiente informe:

Memorando de recomendaciones

Es política de nuestra Firma que al concluir cada una de las revisiones indicadas, se preparará un informe final

con nuestras observaciones y comentarios derivados del trabajo, que se enfoca a aspectos relacionados con el

sistema de control interno del departamento de compras y procedimientos de contabilidad establecidos y áreas

en las que observemos debilidades que deban corregirse.

Nuestro equipo de ejecutivos para servirlos

Nuestros equipos de trabajo multidisciplinarios cuentan con una adecuada capacitación para el cumplimiento de

los compromisos, asegurando la participación de los especialistas que se requieran para el análisis integral de los

problemas. La comunicación efectiva con los Accionistas y la Administración para abordar los asuntos

relacionados con la prestación de los servicios profesionales y la atención de los problemas, así como ofrecer

alternativas de solución en plazos perentorios, son factores principales que han marcado el éxito de nuestra Firma.

El personal ejecutivo de la Firma que tendría bajo su responsabilidad directa la realización de los trabajos

descritos en esta propuesta, es el que se detalla a continuación:

261

Estimación de honorarios

En Consultoría Integral Inteligente, S.C. estamos conscientes de que los honorarios son un factor importante

en la selección de una firma de consultores. Queremos manifestar nuestro profundo interés en servirlos por lo

que hemos considerado mantener nuestros honorarios en el nivel más razonable. Es importante destacar que

es de nuestro interés establecer una relación con su organización de largo plazo.

Honorarios

De acuerdo con las cuotas de facturación vigentes que tenemos establecidas para nuestro personal y en

función al tiempo que estimamos sería necesario invertir para la realización de estos trabajos, nuestros

honorarios ascenderían a $211,904.00 más I.V.A. y se integran como sigue:

Auditoria Operacional I.V.A. Total

$ 211,904.00 $ 31,785.60 $ 243, 689.60

Armstrong Laboratorios de México, S.A. de C.V.

J. Alejandro Hernández Director de Auditoria

Fernando Robles G Gerente de Auditoria

Erhik R del Castillo Auditor Júnior

Esmeralda López I Auditor Júnior

Yanira Sánchez A Auditor Júnior

262

El desglose por compañía se encuentra a continuación:

HONORARIOS (ESTADO DE RESULTADOS)

IMPORTE PORCENTAJE

Ingresos $ 211,904 100%

Ingresos por Honorarios $ 211,904

Gastos $ 167,532 79.06%

Sueldos $ 140,000

Renta $ 14,000

Luz $ 600

Teléfono $ 1,500

Internet $ 1,000

Varios $ 10,432

Utilidad $ 44,372 20.94%

Impuestos $ 12,424 5.87%

Utilidad Neta $ 31,948 15.87%

Facturación

Proponemos facturar nuestros honorarios en tres pagos iguales a partir de marzo de 2006 y hasta mayo de

2006.

El estimado de honorarios que hemos preparado contempla que recibiríamos la ayuda necesaria por parte del

personal de Armstrong Laboratorios de México, S. A. de C.V., para la preparación de algunos análisis y

cédulas para nuestros papeles de trabajo. En caso de que por situaciones ahora imprevisibles, el tiempo en que

se fuera a incurrir resultara superior al estimado, y siempre previa autorización de la Dirección General,

incurriríamos en dichos excesos, los cuales cobraríamos en adición al monto de los honorarios

presupuestados.

Gastos de viaje

Los gastos de viaje en que incurra nuestro personal para la realización de los trabajos mencionados, serían

facturados por separado, determinados conjuntamente con ustedes con base en las políticas que para tal efecto

tengan establecidas. Los gastos de traslado cuando los hubiere, también serían cubiertos directamente por

ustedes.

263

Gastos misceláneos

Asimismo, facturaremos los gastos misceláneos relacionados con los trabajos mencionados, tales como

llamadas telefónicas de larga distancia, envíos por paquetería, etc.

Servicios adicionales

Nuestra política es no hacer ningún cargo por preguntas generales que tuviera; sin embargo, si tiene una

pregunta que requiera un análisis o trabajo especial, nuestra política es proporcionarle una estimación de

nuestros honorarios antes de realizar dicho análisis. De esta forma usted podrá decidir si desea proceder con

este trabajo especial.

Compromiso de calidad

En Consultaría Integral Inteligente, S.C. estamos comprometidos con la calidad en los servicios que

prestamos y la atención personalizada que brindan nuestros profesionales. Por ese motivo, queremos poner a

su disposición un buzón electrónico y número de fax de nuestro Director en donde podrá enviarnos sus

comentarios y sugerencias para mejorar nuestros servicios, manteniendo así una línea de comunicación

abierta con usted.

Agradeceremos que nos haga llegar cualquier comentario al correo direccioncii@prodigy.com.mx y/o al fax

(55)5324-6508 y con gusto atenderemos sus peticiones.

Muy atentamente,

Consultoría Integral Inteligente, S.C.

______________________________________

C.P. J. Alejandro Hernández Santana

Director de Auditoria

264

5.5 ESTUDIO GENERAL DE LA EMPRESA

Lista de requerimientos de información solicitada

Organigrama General de la Empresa Entregada al

cliente

Organigrama y descripción de Puestos del Área de Compras

Lista de Proveedores Aprobados para la operación de Compras Marketing

Procedimientos Normalizados de Operación del Área de Compras

Niveles de Autorización para las Ordenes de Compra

Accesos al Sistema de Información “BaaN”

Lista de Firmas Autorizadas de la Gerencia de Compras

MINUTA

Reunión Martes 21/02/2006

Asistieron:

• Gerente de Compras

• Director de Auditoria, Gerente de Auditoria y un Auditor Júnior

Duración

11:30 a 1:30 pm

Actividades Generales

El gerente de compras explico brevemente de las actividades realizadas por el departamento de Compras

Marketing, las cuales son en función al departamento de Mercadotecnia, que gira las instrucciones para hacer

la publicidad de los diversos medicamentos a promocionar por los diversos medios existentes como son:

Televisión, radio, folletos, exposiciones.

Las compras marketing en un promedio general efectúa gastos por $ 400,000.00 M.N. mensualmente, los

gastos en los que incurre son los siguientes:

265

• Rentas y servicio de cafetería de los salones para eventos de exposición.

• Edecanes.

• Proyectos de comerciales para T.V. y radio.

• Folletos.

• Plumas.

• Carpetas.

• Tazas.

266

5.6 PROGRMA DE TRABAJO

5.6.1 ESTIMADO DE TIEMPO

267

5.7 PROGRAMA GENERAL DE AUDITORIA

5.7.1 CRONOGRAMA

268

5.8 ACEPTACION DE SERVICIOS

5.8.1 CARTA ARREGLO

Febrero 25, 2006.

Sr. Roberto Gama Rascón

Gerente General

Armstrong Laboratorios de México, S.A. de C.V.

Periférico Sur No.

Col. Ejidos de Tepepan

Del. Xochimilco México D. F.

Estimado Roberto:

Nos permitimos confirmar los arreglos hechos con ustedes para llevar a cabo la auditoría operacional del área de

compras de Armstrong Laboratorios de México, S.A. de C.V.

OBJETIVO Y ALCANCE DE NUESTRO TRABAJO

Examen de la función de Compras Marketing

Nuestro trabajo consistirá en realizar la auditoria operacional al departamento de compras de Armstrong

Laboratorios de México, S.A. de C.V.

La auditoria consistirá en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las operaciones

y revelaciones del departamento de compras; con objeto de tener una base razonable para sustentar nuestras

observaciones incluidas en el informe final.

Nuestro trabajo incluirá una revisión y evaluación de los sistemas de control interno contable que nos permita

determinar su grado de confiabilidad, con objeto de definir la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestras

pruebas selectivas de auditoria a aplicar sobre las transacciones registradas en el departamento de compras. El

apoyo en los sistemas de control interno y contable es esencial para la prevención y detección de errores o

irregularidades; sin embargo, no puede eliminarse la posibilidad de que éstos puedan ocurrir. Aún cuando no

269

puede existir seguridad de que dichos errores o irregularidades serían detectados por nosotros, nuestro examen

estará diseñado para intentar detectar aquellos que pudieran tener un efecto importante en los procesos de

compras marketing.

PLAN DE TRABAJO

Nuestro plan de auditoria se ha dividido en las siguientes fases:

Plan de auditoria

Esta revisión se enfocará principalmente a efectuar el trabajo que se indica a continuación:

• Profundizando nuestro entendimiento de sus operaciones, controles internos, procedimientos contables

y sistemas de información.

• Usando nuestro entendimiento de sus controles internos y operaciones para identificar los riesgos

inherentes, las fortalezas de su negocio y sus sistemas de información. Después de valorar los riesgos,

el alcance de nuestra revisión se adecuará para enfocarnos en sus controles internos clave.

• Evaluando las operaciones y los controles internos clave de cada sistema de control interno

significativo. Basados en los resultados de esta evaluación, se determinará el grado de análisis

sustantivo que requerirá nuestra revisión.

• Dependiendo del caso, se usará el software de auditoría para realizar pruebas sustantivas. Este software

nos permitirá recopilar información de sus archivos sin afectar la integridad de su información.

• Concluyendo nuestra revisión de auditoría en tiempo. Los borradores del informe de fallas conteniendo

nuestras recomendaciones se revisarán con la Dirección antes de que se emitan los finales.

Personal asignado

Con el fin de realizar en forma más efectiva estos trabajos, hemos decidido asignar la responsabilidad de los

mismos a los siguientes integrantes de la firma:

José Alejandro Hernández Santana Director de Auditoria

Fernando Robles Garibay Gerente de auditoria

Yanira Sánchez Avellaneda Auditor Junior

270

Esmeralda A. López Iñiguez Auditor Júnior

Erhik R. Del Castillo Arteaga Auditor Júnior

Además del personal directivo de la Firma antes señalado y, en función de la complejidad y magnitud de la

Compañía asignaremos a los encargados y ayudantes que correspondan.

INFORMES QUE SE PRESENTARAN

Como resultado de los trabajos que efectuaremos, se entregaran los siguientes informes:

Informe operacional del departamento de compras: Emitiremos nuestro informe operacional como auditores

externos del proceso de compras de la Compañía.

Memorando de recomendaciones

Es política de nuestra Firma que al concluir cada una de las revisiones, planeadas, se prepare un memorando con

nuestras observaciones y comentarios derivadas del trabajo, que incluyen aspectos relacionados con el sistema

de control interno y procedimientos de contabilidad establecidos, y áreas en las que observemos problemas que

deban corregirse.

POLITICA DE NUESTROS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo de una auditoría son propiedad del auditor, por lo tanto, como política general, no

permitimos que terceras personas ajenas a la Firma tengan acceso a los mismos excepto en circunstancias

especiales. Los papeles de trabajo contienen información confidencial, inclusive información privilegiada, que

refleja los juicios hechos durante el curso de nuestro trabajo. Debido a lo anterior, cuando las leyes, regulaciones

o por solicitud de un tercero, requieran que proporcionemos el acceso a los papeles de trabajo, obtendremos su

aprobación por escrito.

271

ESTIMACION DE HONORARIOS

De acuerdo con las cuotas vigentes que tenemos establecidas para nuestro personal y en función al tiempo que

estimamos será necesario invertir para la realización de estos trabajos, nuestros honorarios ascenderán a

$211,904.

Facturación

Los honorarios se facturarán en tres pagos iguales a partir de marzo de 2006 a mayo de 2006.

El estimado de honorarios que hemos preparado contempla que recibiremos la ayuda necesaria por parte del

personal de la Compañía, para la preparación de algunos análisis y cédulas para nuestros papeles de trabajo y

la integración documental de algunas operaciones. En caso de que por situaciones ahora imprevisibles, el

tiempo en que se fuera a incurrir resultara superior al estimado, previa autorización de ustedes, incurriríamos

en dichos excesos, los cuales cobraríamos en adición al monto de los honorarios presupuestados.

Gastos de viaje

Los gastos de viaje en que incurra nuestro personal para la realización de los trabajos mencionados, serían

determinados conjuntamente con ustedes con base en las políticas que para tal efecto tengan establecidas. Los

gastos de traslado cuando los hubiere, también serán cubiertos directamente por ustedes.

Gastos misceláneos

Asimismo, facturaremos los gastos misceláneos relacionados con los trabajos mencionados, conforme éstos se

vayan incurriendo.

En Consultaría Integral Inteligente, S.C. estamos comprometidos con la calidad en los servicios que

prestamos y la atención personalizada que brindan nuestros profesionales. Por ese motivo, queremos poner a

su disposición un buzón electrónico y número de fax de nuestro Socio Director en donde podrá enviarnos sus

comentarios y sugerencias para mejorar nuestros servicios, manteniendo así una línea de comunicación

abierta con usted.

272

Agradecemos que nos haga llegar cualquier comentario al correo direccioncii@prodigy.com.mx y/o al fax

(55) 5324-65-08 y con gusto atenderemos sus peticiones.

Agradecemos la oportunidad que nos ha brindado para colaborar con ustedes y les aseguramos que estos

trabajos tendrán nuestra más esmerada atención profesional.

Muy atentamente,

CONSULTORIA INTEGRAL INTELIGENTE, S. C.

______________________________________

C.P.C. Erhik Rolando Del Castillo Arteaga

Socio de auditoria

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Acepto las condiciones y/o términos de esta carta arreglo los cuales han sido convenidos de común acuerdo entre

las partes.

___________________________________

Roberto Gama Rascón

Gerente General

273

5.9 EVALUACION DE PROCESOS Y SUBPROCESOS

• Control Clave: ALCMK-KC05 Existen implementados en el sistema Baan

escritorios asignados por área donde existen perfiles o

candados sobre los niveles de acceso por niveles

jerárquicos.

• Riesgo: ALCMK-R04 Podría una persona no autorizada registrar o

modificar en el Sistema de Información (BaaN)

operaciones de compras de materiales y/o servicios a

órdenes de compra liberadas por un nivel distinto al de su

origen

• Proceso: COMPRAS-MKT

• Sub-proceso: Generales

• Preparado por: Miguel Fernández Sapient – Comprador de Marketing

• Fecha de preparacion: 19 de julio de 2006

• Revisado por: Luis Villagran Muñoz –Gerente de Planeacion Financiera

• Fecha de revision: 20 de julio de 2006

Las funciones son incompatibles si su combinación puede permitir el que se oculten errores intencionales o

involuntarios; en un nivel muy básico, significa que un solo individuo no debe tener el control sobre dos o

más fases de una transacción u operación, por lo que la administración debe asignar responsabilidades a fin

de garantizar una correcta suma vertical y horizontal de deberes.

274

Descripción (resumen):

R1 Recepción y registro de requisición.

R2 Solicitud de Cotizaciones.

R3 Revisión comparativa de cotizaciones y selección de proveedor.

R4 Autorización de cotización seleccionada.

R5 Elaboración e impresión de Orden de Compra.

R6 Autorización de Orden de Compra.

R7 Registro de Orden de Compra.

R8 Distribución física de Orden de Compra al Proveedor.

R9 Autorización de pruebas de color o dummy.

R10 Entrega al proveedor para impresiones o entregas finales.

R11 Seguimiento de la Orden de compra con el proveedor.

R12 Obtención de autorización sobre impresos o entregas finales.

R13 Entrega de autorización sobre impresos o entregas finales y confirmación de ubicaciones de

entrega.

R14 Distribución física de Orden de Compra y de muestras de impresos o entregas finales

autorizadas.

R15 Archivo de Ordenes de Compra y muestras sobre impresos o entregas finales.

R16 Recepción y registro de materiales y/o productos en almacén de distribución.

Responsables A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7

R1 X

R2 X

R3 X

R4 X

R5 X

R6 X X

R7 X X

R8 X X

R9 X

R10 X X

275

R11 X

R12 X

R13 X

R14 X

R15 X

R16 X X

Actores:

A1.- Gerente

de Planeacion

Financiera

A2.- Gerente

General

A3.- Gerente de

Producto

A4.- Comprador

de MKT

A5.- Asistente de

Compras

A6.-

Supervisor de

Inventarios

A7.- Coordinador

de Material

Promocional

Documentación soporte de la Segregación de funciones:

1. Controles y perfiles de acceso al sistema BaaN y Organigrama.

• Control Clave: ALCMK-KC28.- De manera semanal el coordinador

de material promocional actualiza el inventario de

materiales, registrando los cambios en el archivo

"inventario de material promocional",entregando

reporte de captura al supervisor de inventarios para

su revisión y aprobación

• Frecuencia de realización del Control: Semanal

276

• Control realizado por: COORDINADOR DE MATERIAL

PROMOCIONAL DE ALMACÉN

• Riesgo: ALCMK-R26.- Podrían existir perdidas por

excesos o insuficiencias en control de registro y

almacenamiento de materiales?

ALCMK-R29.- Podrían existir materiales recibidos

en el almacén y no autorizados por la Alta Gerencia?

• Proceso: COMPRAS –MKT

• Sub-proceso: RECEPCION DE PRODUCTOS

• Preparado por: Alexis Martínez Lembo; Supervisor de inventarios /

Almacén de distribución.

• Fecha de preparación: 18 de julio de 2006.

• Revisado por: Luis Villagran Muñoz; Gerente de Planeación

Financiera

• Fecha de revisión: 20 de julio de 2006.

• Sistemas de información involucrados: INVENTARIO DE MATERIAL PROMOCIONAL

(MP).XLS

Descripción (resumen):

2. El coordinador de material promocional, ingresa de manera diaria a la red (entorno de

red/periférico/armstrong01(servidor primario) / inv-mp / al archivo inventario de material

promocional (MP).Xls) y registra y/o actualizada los siguientes datos por las operaciones del

día:

3.

o A) Clave de material( literaturas)

277

o B) Descripción del material

o C) Cantidad del material

o D) Nombre del proveedor.

o E) Fecha de recepción del material

Una vez a la semana (jueves de cada semana), el coordinador de material promocional, elabora relación

de cambios realizados entregando de manera directa la impresión de la relación junto con comprobantes

de capturados por día, durante la semana al supervisor de inventarios para su validación y visto bueno

sobre la información capturada y/o actualizada.

Una vez que el supervisor de inventarios, recibe reporte junto con comprobantes de capturados, revisa la

información de cada comprobante contra la relación y en caso de encontrar algún error, lo informa de

manera verbal al coordinador de material promocional para su corrección; en caso de no detectarse

errores durante la revisión el supervisor de inventarios firma relación de captura, en señal de

conformidad y/o visto bueno y la archivar en la carpeta “Captura de MP” que se encuentra bajo su

custodia y administración.

Para los casos de inventarios estáticos (inventarios con baja rotación y/o que provienen de almacenes

externos y cuya antigüedad de almacenamiento es superior a un año), eventualmente no tendrán

completa la información con respecto al proveedor y fecha de recepción.

Entradas utilizadas por el preparador para realizar las actividades:

• Documentación completa del material recibido(remisión y/o factura)

• Orden de compra

Información necesaria para que el revisor realice la revisión de las actividades del preparador:

• Documentación completa del material recibido(remisión y/o factura)

• Orden de compra

• Relación de datos capturados

278

Roles y Responsabilidades:

Preparador: Coordinador de Material Promocional.

Revisor: Supervisor de Inventarios.

Seguimiento: Supervisor de Inventarios.

Evidence of control execution:

• Reporte de inventario de material promocional, con sello de capturado, nombre, firma del

supervisor de inventarios.

Siguientes pasos en caso de excepciones:

N/A

Mencione la documentación aún más detallada:

N/A

279

5.10 OBTENCION DE INFORMACIÓN PARA LA APLICACIÓN DE LA METDOLOGIA

C.O.S.O.

5.10.1 NARRATIVAS

Nombre del Proceso: Compras / Marketing

Nombre del Responsable del Proceso: Luis Villagran

Fecha de Elaboración: 3 de Abril de 2006

Cuentas Contables Involucradas en el Proceso :

NUMERO DE CUENTA Y DESCRIPCIÓN

64001.- Material Impreso

64005.- Obsequios

135.- Anticipo a Proveedores

201.- Proveedores

63013.- Fletes y Acarreos

63042.- Destrucción de Inventarios

Introducción y/o Resumen:

La operación de Compras Marketing, tiene como objetivo primario suministrar productos y servicios

requeridos por las áreas de marketing, buscando el mejor beneficio económico, de calidad y servicio para

Armstrong Laboratorios de México S.A. de C.V.; las principales operaciones de compras marketing se

encuentran asociadas y/o sub-clasificándose por línea de producto (OTC=on the counter, Infectología= INF,

ginecología= GIN, psiquiatría=PSI, neurología=NEU, Abbott=ABB y cardiología) bajo las clasificaciones

generales de Ordenes de Compra Típicas y Atípicas ( compras bajo esquema de la estrategia de

abastecimientos especiales) enmarcando la s adquisiciones bajo los siguientes rubros:

280

• Material Impreso Dípticos, Trípticos, Volantes Farmacéuticos y de Consumidor, Ayudas Visuales,

Cenefas, Estopers, Take Ones, Tarjetones, Colgantes, etc.)

• Obsequios imanes, encendedores, pelotas antiestrés, bolsas, plumas, bolígrafos, maletines, cubre-

volantes, separadores de libros, cafeteras, cajas de pañuelos, toallas, tazas, fólderes, calendarios,

rompecabezas, cuadernos, llaveros, etc.).

El proceso de compras marketing se encuentra segregado bajo los siguientes subprocesos:

1. Recepción y registro de requisición de compra.- controlar la existencia física de las requisiciones, así

como los tiempos de ejecución del proceso de compras (entradas y salidas).

2. Solicitud y colocación de cotizaciones.- conocer las condiciones de compra-venta en el mercado para

el producto solicitado, a fin de evaluar las condiciones comerciales.

3. Recepción y revisión comparativa de cotizaciones y selección de proveedor.- Seleccionar la mejor

opción de compra, conforme a la a evaluación previa las condiciones comerciales.

4. Autorización de cotización seleccionada.- Involucrar al Gerente de Producto en la selección del

mejor proveedor, asegurando que la cotización corresponda a la calidad, precios y tiempos de entrega

sean los requeridos.

5. Elaboración y autorización de Orden de Compra.- Documentar el compromiso de compra-venta con

el proveedor, respaldado por la Alta Gerencia de Armstrong Laboratorios de México S.A. de C.V.

6. Registro de Orden de Compra.- Controlar la tras habilidad de las órdenes de compra durante el

proceso correlacionando tanto las entradas como las salidas a otros procesos o subprocesos.

7. Separación y distribución física de Orden de Compra al Proveedor,.- Establecer el compromiso

comercial con el proveedor, así como el de asegurar que las partes involucradas (comprador-

vendedor) ratifiquen el detalle y características del material o producto a adquirir.

8. Autorización de pruebas de color o dummy y entrega al proveedor para impresiones o entregas

finales .- Mediante una inspección física de la prueba de color o dummy, el Gerente de Producto

asegura que el proveedor interpretó correctamente el requerimiento solicitado, autorizándolo para su

procesamiento final. El proveedor conserva la prueba de color o dummy autorizado por el Gerente de

Producto, asegurando que la impresión final (a gran escala) es acorde con lo solicitado y aprobado

por Armstrong.

9. Seguimiento de la Orden de compra con el proveedor.- Cumplir con las fechas de entrega

programadas o reprogramadas, así como el involucrarse en las razones que puedan originar cambios

y/o reprogramaciones en las órdenes de compra, así como cambios en las cotizaciones.

10. Recepción y obtención de autorización sobre impresos o entregas finales.- Asegurar que el producto

final cumpla con las características previamente autorizadas en la cotización y dummies.

11. Entrega de autorización sobre impresos o entregas finales y confirmación de ubicaciones de

entrega.- Que el proveedor asegure su recepción en el almacén, mediante la comparación de la

muestra firmada de aprobado, con el resto del embarque, así como la ratificación de datos sobre la

fecha, hora y el lugar de entrega.

281

12. Separación y distribución física de Orden de Compra así como de muestras de impresos o entregas

finales autorizadas.- Asegurar la homologación de información entre las partes involucradas en el

proceso de suministro de materiales, evitando discrepancias en caso de fallas o ausencias de

información por fallas en el sistema de información.

13. Archivo de Ordenes de Compra y muestras sobre impresos o entregas finales.- Contar con

documentos soporte que avalen históricamente cada parte del proceso de las compras de

mercadotecnia.

14. Recepción y registro de materiales y/o productos en almacén de distribución.- Mantener un control

estricto que permita definir las cantidades de materiales impresos y/o promociónales recibidos en

tiempo y forma, así como mantener una adecuada administración de dichos materiales o productos.

Descripción:

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

1 Recepción y registro de requisición de compra

El Asistente de Mercadotecnia (AM), entrega diariamente al

Asistente Administrativo del Área de Compras las

Requisiciones de Materiales (original y copia), recabando acuse

de recibido en cada una de las copias de las requisiciones.

Una vez que el Asistente Administrativo del Área de Compras

(AAC), recibe las Requisiciones de Materiales, revisa las firmas

del solicitante y del autorizador. En caso de existir

inconsistencias, regresa el documento y comunica el error al

AM a fin de que se corrija y una vez recabadas las firmas

necesarias, vuelvan a incluirse en el proceso.

En caso que durante la revisión, la información se encuentre

correcta y completa, asigna manualmente folio a la requisición

(original y copia), sella de recibido, entregando la copia al AM

en señal de acuse.

Una vez que la recepción se concluyó, el AAC, registra en una

base de datos “Req.Mkt.06.Xls”, la(s) requisición(es) y datos

referentes a ella(s).

282

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

Una vez concluido el registro, el AAC, entrega personalmente

la(s) requisición(es) al Comprador de Mercadotecnia (CM) para

su posterior revisión y procesamiento.

2 Solicitud y colocación de cotizaciones

Una vez que el CM, recibe la requisición , revisa que los datos

del formato sean correctos, que contengan especificaciones

mínimo necesarias del producto requerido, tales como:

Para el caso de impresos:

1. Muestra anexa o cotización de referencia (donde se

especifica lo que se quiere comprar).

2. Especificaciones de papel (tipo y peso), tintas, suajes,

dobleces, empalmes, acabados, enfajillados,

empacado.

3. Cantidades y lugares de entrega (totales y parciales),

además cantidades por cambios de diseño si existen.

4. Cuentas contables, centros de costo y códigos de

producto y familias de producto.

5. Fecha requerida de entrega.

6. Clave de almacenamiento .

Para el caso de obsequios:

1. Muestra anexa o cotización de referencia (donde se

especifica lo que se quiere comprar).

2. Especificaciones generales.

3. Cantidades y lugares de entrega (total y parcial).

4. Cuentas contables, centros de costo y códigos de

producto y familias de producto.

5. Fecha requerida de entrega.

Una vez concluida la revisión, en caso de existir alguna

diferencia o proveedor referenciado ( solo en caso de compras

mayores a $30,000.00), el CM contacta al Solicitante o al

Gerente de Producto (GP) para aclarar dudas de manera

personal o telefónica y corregir o reforzar lo señalado dentro de

283

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

la requisición; sí los datos son correctos y completos, el CM, de

acuerdo al tipo de material requerido y a posibles compromisos

existentes entre la compañía y proveedores (Sistema de

Abastecimientos Especiales, SAE), selecciona aquellos con

posibilidades de abastecer el insumo.

Una vez que el CM tiene seleccionados los posibles

proveedores, contacta al proveedor ya sea vía telefónica,

personal o por correo electrónico, dependiendo de las

condiciones del requerimiento y de la oportunidad de contacto.

En el caso de proveedores referenciados, dentro de la

requisición, el CM no corre el proceso de selección de

proveedor ni de solicitud de cotizaciones alternas, colocando la

orden de compra en forma directa con el proveedor referenciado

por el GP.

Adicionalmente y en caso de requerirse, el CM, aclara de

manera personal, vía electrónica o telefónicamente las dudas

que los proveedores pudieran tener sobre los materiales

requeridos, sobre todo en aquellos casos donde no se tienen la

especificaciones detalladas y solo se tiene una muestra o idea

del material a comprar.

3 Recepción y revisión comparativa de cotizaciones y selección

de proveedor.

El CM recibe las cotizaciones finales y revisa que especifiquen

de manera clara y correcta el material solicitado en la

requisición (descripciones, cantidades y costos), así mismo,

confirmando directamente con el proveedor vía telefónica, el

tiempo de entrega.

En caso de que los datos sean correctos y la fecha de entrega

propuesta por el proveedor sea conveniente, el CM determina el

mínimo número de cotizaciones necesarias para soportar la

compra en conformidad a la escala de costos totales de la orden

de compra (PCO-007 “Compras para Mercadotecnia, Apartado

5, Numeral o 2.7), y selecciona a un candidato como la mejor

opción para presentarle personalmente al GP el expediente

284

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

integrando la requisición con las cotizaciones respectivas para

su revisión y autorización de la cotización propuesta.

4 Autorización de cotización seleccionada

Una vez que el CM integra el expediente, se reúne con el GP a

fin de obtener la autorización sobre la cotización propuesta.

En caso del que el GP esté de acuerdo, confirma con el CM y

autoriza el proceso entregando de manera física la cotización.

En caso de que el GP no esté de acuerdo con la cotización

propuesta y así lo considere necesario, selecciona en base a

criterios propios de su área otra de las cotizaciones presentadas

autorizándola y entregándosela al CM para su procesamiento;

para los casos en donde el GP, no está de acuerdo con ninguna

de las cotizaciones presentadas, indica de manera directa al CM

consiga una nueva cotización.

5 Elaboración y autorización de Orden de Compra

Una vez que el CM recibe la cotización autorizada por el GP,

elabora la orden de compra, considerando los siguientes

criterios:

1) Operaciones de compra Atípicas (SAE):

a) El CM elabora (en Excel) la orden de compra,

mediante el Formato Orden de Compra SAE (Anexo

1, PCO-007 “Compras para Mercadotecnia),

asignando manualmente el número de orden

compuesto de acuerdo a un consecutivo por cada una

de las áreas de Mercadotecnia; mas las siglas de

identificación de cada línea de producto (OTC=on the

counter, Infectología= INF, ginecología= GIN,

psiquiatría=PSI, neurología=NEU, Abbott=ABB y

cardiología);para el llenado del formato de Orden de

Compra SAE, el CM extrae datos tantos del

documento físico de la Requisición (numero de

285

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

requisición, datos de especificación, clave interna de

almacenamiento, fecha requerida del material,

cantidad, proveedor referenciado y su precio en caso

de aplicar y nombre de la persona que autoriza

cotización) como de la Cotización Autorizada

(nombre completo del proveedor, detalles de

especificación no incluidos en la requisición, precios,

cantidades de material, fecha de la cotización).

b) Una vez que el CM ha terminado de requisitar la

Orden de Compra “SAE”, el CM la imprime (en

cuatro tantos) para su distribución: 1 al proveedor, 1

al almacén, 1 al usuario y 1 para registro y archivo.

Para las operaciones Atípicas (SAE), no se requiere:

firma de autorización, ya que se encuentran dentro

de un programa del Sistema de Abastecimientos

Especiales de la empresa.

2) Operaciones de compra Típicas:

a) El CM captura en el sistema de información “BaaN”

en la sesión de “Ordenes de Compra sin requisición”,

los datos base para la Orden de Compra, asignándose

de manera automática el numero de folio

correspondiente; para el llenado del texto de la Orden

de Compra, el CM extrae datos tantos del documento

físico de la Requisición (número de requisición y su

fecha de entrada a compras o de autorización de la

requisición, fecha requerida del material, cuenta de

cargo y el desglose de los niveles de contribución de

cada producto al gasto, nombre del producto o

productos sujetos del cargo, nombre del solicitante y

de la persona que autoriza, así como la fecha de

autorización de la requisición, cantidad),

adicionalmente, en el texto de la Orden de Compra se

indica el nombre del comprador. De la Cotización

286

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

extrae nombre completo del proveedor, detalles de

especificación no incluidos en la requisición, precios,

cantidades de material, fecha de la cotización.

En caso de que el proveedor no se encuentre dado

de alta en el Baan, el CM obtiene datos fiscales y

bancarios del proveedor e ingresa a la sesión

Mantenimiento de Proveedores y lo da de alta.

c) Una vez que el CM ha terminado de capturar los datos

para la Orden de Compra, la imprime y se obtienen

cinco tantos para su distribución: 1 para proveedor

(tanto en color blanco), 1 para Cuentas por Pagar

(tanto en color blanco), 1 para al almacén (tanto en

color amarillo), 1 al usuario (tanto en color azul) y 1

para registro y archivo (tanto en color verde).

d) Concluida la impresión de las órdenes de compra, el

CM la anexa a la requisición y cotizaciones

relacionadas y turnándolas al Gerente de Planeación

Financiera (GPF) para su revisión y firma de

autorización registrando el número de folio de manera

previa, en un archivo “A Luis Villagrán.xls” (carpeta

“Envío de Órdenes de compra”). En el caso de

órdenes mayores a $100,000.00 antes de IVA, el GPF

turna éstas órdenes al Gerente General (GG).

En el caso de que el GPF detecte alguna inconsistencia, la aclara

con el solicitante responsable y autoriza. En caso de no

encontrarse ninguna inconsistencia autoriza, y regresa al CM

para continuar el proceso de compra.

287

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

6 Registro de Orden de Compra

1) Operaciones de compra Atípicas (SAE):

Una vez impresas las Órdenes de Compra, el CM las registra

ingresando el folio correspondiente en el archivo de “REQ.MKT

06.xls” y relacionándolas al número de requisición que les dio

origen.

2) Operaciones de compra Típicas:

Una vez autorizadas las Órdenes de Compra, el CM las registra

ingresando el folio correspondiente en el archivo de

“REQ.MKT.06.xls” y relacionándolas al número de requisición

que les dio origen.

7 Separación y distribución física de Orden de Compra al

Proveedor.

Una vez concluida la impresión y el registro en el control de

archivo “REQ.MKT.06.xls” el CM separa y entrega la Orden de

compra según corresponda al tipo de compra:

1) Operaciones de compra Atípicas (SAE):

Entrega original de la orden de compra, recabando firma de

recibido en copia para archivo.

2) Operaciones de compra Típicas:

Entrega personalmente original (tanto color blanco), recabando

firma de recibido en copia para archivo (tanto color verde), y

anexa copia para cuentas por pagar (tanto en color blanco),

dando instrucciones al proveedor para que anexe esta copia al

juego de facturas y ordenes de compras originales que entraran

al buzón de facturas a revisión.

Paralelamente a la entrega la orden de compra al proveedor, el

CM entrega las especificaciones detalladas del material o

producto, requerido ya sea en un archivo electrónico de alta

resolución ó bien mediante una muestra del material o

producto; salvo en los casos en que el proveedor seleccionado

sea el mismo que realizó el diseño del material requerido o el

288

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

bien; una vez concluida la entrega de la orden de compra al

proveedor, así como las especificaciones detalladas del material

o producto, el CM da seguimiento tanto con el proveedor como

con el GP a fin de que cada una de las etapas del proceso de

compra se cumplan de manera eficiente de acuerdo a las

condiciones presentes (estatus del diseño, reordenamiento de

prioridades de entrega, requisitos legales de la SSA, falta de

presupuesto) evitando así mismo una pérdida de control sobre el

tiempo de entrega.

En caso de encontrarse alguna condición adversa en el proceso

se involucra al GP, si la solución depende de Armstrong se

espera a que el GP de una respuesta.

En caso de que el CM no reciba del GP el archivo

electrónico o muestra estos son obtenidos con

proveedores referenciados por el propio GP en

función a su experiencia comercial.

8 Autorización de pruebas de color o dummy y entrega al

proveedor para impresiones o entregas finales

Una vez que el proveedor presenta y entrega de manera directa

para autorización la prueba de color o el dummy al GP

responsable, el mismo, revisa las características del material o

producto, asegurándose con ello que el proveedor interpretó

correctamente el requerimiento solicitado.

En caso de que la prueba de color o el dummy no correspondan

con lo requerido de manera inicial dentro del archivo electrónico

de especificaciones o bien que haya habido cambios en el en el

diseño o idea, después de que el CM lo entrego al proveedor, el

GP da instrucciones de manera personal al proveedor sobre las

correcciones a realizar o sobre los requisitos o características

del nuevo diseño.

Para el caso en que la prueba de color o el dummy corresponda

con lo requerido de manera inicial dentro del archivo electrónico

de especificaciones, el GP firma de manera autógrafa la prueba

de color o el dummy, en señal de su aprobación y conformidad.

289

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

Una vez autorizada la prueba de color o el dummy, el GP lo

entrega al proveedor para este proceda con la producción de

gran escala del material.

9 Seguimiento de la Orden de compra con el proveedor.

Una vez concluido el proceso de aprobación de la prueba de

color o dummy, el proveedor contacta al CM dándole aviso de

la aprobación final, o en su defecto, el CM contacta al proveedor

para enterarse de la aprobación final del dummy o prueba de

color y acuerdan la fecha final de entrega de los materiales.

En caso de encontrarse alguna condición adversa en el proceso y

la solución depende del proveedor, el CM le solicita al

proveedor que presente algún plan de remediación, indicando

nuevos compromisos acordados y aprobados por el GP.

10 Recepción y obtención de autorización sobre impresos o

entregas finales.

Una vez que el proveedor concluye su proceso de impresión

avisa al CM de la disponibilidad de muestras finales para su

autorización, acuerdan una fecha de visita, se presenta

directamente con el GP, quien si está de acuerdo en que las

muestras del material final son representación fiel de su

material requerido, firma cuatro muestras finales, que se

distribuirán junto con otros documentos a diferentes partes.

En caso de no encontrarse el GP, el proveedor entrega las

muestras finales al CM, quien buscara la autorización de estas.

En caso de que el GP, no apruebe las muestras finales avisa al

CM, para que realice una negociación con el proveedor sobre el

caso en particular.

11 Entrega de autorización sobre impresos o entregas finales y

confirmación de ubicaciones de entrega.

290

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

Una vez que el GP autoriza las muestras finales al proveedor,

las entrega a quien las haya llevado a autorización, ya sea al

proveedor o el CM.

Si el proveedor recibe las muestras autorizadas por el GP, las

entrega al CM, para que este finalmente las distribuya. Por otro

lado, el CM confirma al proveedor el lugar de entrega.

En el caso de que la entrega no sea en las instalaciones del

Almacén de Distribución en Culhuacan, se deberá especificar al

proveedor:

a) Cantidades a entregar.

b) Dirección del lugar de entrega.

c) Nombre de la persona que recibirá los materiales.

d) Que la entrega se hará presentando solo la remisión y

recabando firma de recibido en la misma, para su

posterior entrega al CM.

Una vez la autorización sobre la muestra final el CM da

seguimiento a la entrega de materiales vía telefónica tanto con

el proveedor como con el responsable del almacén.

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

12 Separación y distribución física de Orden de Compra al almacén

y al usuario solicitante

Una vez que se han distribuido los originales de las ordenes de

compra y la copia de cuentas por pagar a proveedores, así como

el haber obtenido las muestras finales de los materiales impresos

el CM, separa y entrega de manera directa o a través de

correspondencia interna , las copias de las ordenes de compra y

las muestras finales autorizadas enviando a quien corresponda:

1) Operaciones de compra Atípicas (SAE):

Almacén: Envía copia de orden de compra por correspondencia

interna, anexando copia de requisición, cotización autorizada y

291

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

muestra o imagen final aprobada con firma del GP.

Así mismo cuando se hayan realizado entregas parciales o

totales en instalaciones distintas al Almacén de Distribución en

Culhuacan, el CM enviara la remisión con la firma de recibido

de la persona responsable de dicha recepción.

Usuario.- Entrega personalmente o electrónicamente copia de la

orden de compra.

2) Operaciones de compra Típicas:

Usuario: Entrega personalmente copia de la orden de compra

(tanto color azul).

Almacén: Envía copia (tanto color amarillo), por

correspondencia interna.

Así mismo cuando se hayan realizado entregas parciales o

totales en instalaciones distintas al Almacén de Distribución en

Culhuacan, el CM enviara la remisión con la firma de recibido

de la persona responsable de dicha recepción.

Previo al envió de copia al Almacén el CM, registra por cada

una de las ordenes de compra el número de folio de manera

previa, en el archivo “A Almacen.xls” (carpeta “Envío de

Órdenes de compra”).

Tesorería: Adicionalmente a la entrega de los tantos incluidos en

el formato de la Orden de Compra, el CM genera copia

fotostática de la Orden Compra y elabora relación por número

de folio “A Miguel Ángel Torres.xls”, anexando muestra o

imagen del material comprado y entregando ambos de manera

directa al Asistente de Tesorería para su procesamiento de

pago, recabando firma de acuse en la relación antes mencionada.

13 Archivo de Ordenes de Compra y muestras sobre impresos o

entregas finales

292

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

El CM una vez que hubo realizado la distribución de las ordenes

de compra, procede a su archivo físico, como sigue:

1) Operaciones de compra Atípicas (SAE):

Archiva un tanto de la orden de compra firmada por el

proveedor como acuse de recibo, anexándole la requisición,

cotizaciones relacionadas, muestra de material comprado o

imagen del mismo y, dado el caso, copia de la remisión que

avale la entrega parcial o total fuera de las instalaciones del

Almacén de Distribución.

2) Operaciones de compra Típicas:

Una vez que se han distribuido todas y cada uno de los tantos de

la orden de compra el CM, archiva la copia en color verde

(copia de acuse) anexando requisición, cotizaciones

relacionadas y muestra de material comprado o imagen del

mismo y, dado el caso, copia de la remisión que avale la entrega

parcial o total fuera de las instalaciones del Almacén de

Distribución.

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

14 Recepción y registro de materiales y/o productos en almacén de

distribución.

293

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

Una vez que el coordinador de material promocional o el

supervisor de inventarios, recibe vía valija (interna) la copia de

la Orden de Compra (copia en color amarillo, tratándose de

compras típicas) o copia de orden de compra en Excel así como

copia de requisición, cotización autorizada y muestra o imagen

final aprobada con firma del GP (compras atípicas “SAE”); el

coordinador de material promocional o el supervisor de

inventarios:

Orden de compra Típica:

• Archiva copia de orden compra (color amarillo) en

fólder de “Ordenes de compra en tránsito” hasta el

momento de que el proveedor entrega los materiales o

el producto.

• Una vez que el proveedor se presenta en el almacén y

entrega producto, el coordinador de material

promocional extrae orden de compra correspondiente

del fólder de “Ordenes de compra en tránsito” a fin de

recepcionar y validar que el material entregado cumpla

en cantidad y calidad con lo establecido en el

documento de compra, en caso de no existir

inconsistencias, la Orden de compra es firmada y

sellada con fecha de revisión y con al leyenda de

“material sujeto a revisión”; siendo archivada

cronológicamente en carpeta por proveedor y enviando

por parte del coordinador de material promocional una

fotocopia al CM para tramite de pago.

• En caso de presentarse inconsistencias en los

materiales o la cantidad de estos, el coordinador de

material promocional, rechaza la entrega y avisa vía

telefónica al comprador de marketing para su

corrección.

294

Número de

actividad

DESCRIPCIÓN Número Referencia

(Control)

Orden de compra Atípica:

• El coordinador de material promocional o el supervisor

de inventarios Archiva copia de orden compra (formato

en Excel mas copia de requisición y copia de

cotización autorizada) en fólder de “Ordenes de

compra en tránsito” y resguarda en un corrugado

(“Muestras autorizadas en transito) la muestra, hasta el

momento de que el proveedor entrega los materiales o

el producto.

Una vez que el proveedor se presenta en el almacén y entrega

producto, el coordinador de material promocional extrae orden

de compra (formato en Excel mas copia de requisición y copia

de cotización autorizada) correspondiente del fólder de

“Ordenes de compra en tránsito” a fin de recepcionar y validar

que el material entregado cumpla en cantidad y calidad con lo

establecido en la documentación, en caso de no existir

inconsistencias, la Orden de compra es firmada y sellada con

fecha de revisión y con al leyenda de “material sujeto a

revisión”; siendo archivada cronológicamente en carpeta por

proveedor y enviando por parte del coordinador de material

promocional una fotocopia al Administrativo de ventas

anexando la copia de la requisición y cotización autorizada, así

la muestra o imagen final aprobada como al “Administrativo de

Ventas”, para realizar pago al proveedor

En caso de presentarse inconsistencias en los materiales o la

cantidad de estos, el coordinador de material promocional,

rechaza la entrega y avisa vía telefónica al comprador de

marketing para su corrección.

295

Entradas de otros procesos:

1) Marketing: Provee requisiciones, muestras, diseños en archivos electrónicos, aclaraciones sobre

especificaciones de material, fechas actualizadas de requerimientos de entrega, presupuesto para la

realización de compra, autorizaciones en dummies o muestras finales.

Salidas a otros procesos:

1) Almacén

a. Compras Atípicas (SAE): Ordenes de Compra, remisiones (solo en caso de entregas en lugares

distintos al almacén de distribución), muestras autorizadas, requisiciones, y cotizaciones para

trámite de entrada y almacenamiento materiales.

b. Compras Típicas: Ordenes de compra y remisiones( solo en caso de entregas en lugares distintos al

almacén de distribución).

2) Tesorería

a. Compras Típicas: Ordenes de Compra y Muestras autorizadas, para el tramite de pago.

3) Marketing: Ordenes de Compra, muestras autorizadas (a solicitud expresa del GP vía asistente

administrativo de Marketing), retroalimentación sobre fechas de entrega.

Referencias:

• PNO- PCO007: Compras Mercadotecnia.

• http://ml350p02/webdocs.asp?sesion=200607191024125564&sector=PNOSCOMPRAS.

• PAD- PAD-024/1: “Recepción, manejo y almacenamiento de material promocional”

http://ml350p02/webdocs.asp?sesion=200607181153123582&sector=PNOSALMDISTRIB.

Aplicaciones:

Institucionales:

• BaaN: Ordenes de Compra típicas.

296

No Institucionales:

• REQ. MKT-06.xls: Registro de requisiciones y Ordenes de Compra.

• Ordenes de Compra (Carpeta de inicio), Fólder (OTC.xls, INF.xls, GIN.xls, PSI.xls, NEU.xls,

ABB.xls).

• Envíos de Ordenes de Compra, con los siguientes archivos:

a. A Almacen.xls.

b. A Planeación Financiera.xls.

c. A Tesorería.xls.

• INVENTARIO DE MATERIAL PROMOCIONAL (MP).XLS:

1. Stock físico material promocional por línea.

2. Stock físico de literaturas.

297

298

299

300

301

302

5.11.1 PRUEBAS DE CONTROL

303

304

305

306

307

5.12 ELABORACION DEL INFORME

5.12.1 INFORME DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS MARKETING

Armstrong Laboratorios de México, S.A. de C.V

Contenido

Como resultado de la auditoría operacional – administrativa del departamento de compras de marketing, en

relación a la evaluación de Riesgos y Controles Clave de Armstrong Laboratorios de México S.A. de C.V.;

particularmente de los subprocesos del proceso de "Compras Marketing”; realizamos pruebas de efectividad y

diseño de los controles existentes y documentados durante la primera fase de evaluación, validando su

correcta razonabilidad, hemos preparado el siguiente informe en el que se resumen los principales hallazgos.

308

Hallazgos

De acuerdo a nuestra revisión de control interno se probaron los siguientes controles clave:

ALCMK-KC05: Existen implementados en el sistema Baan escritorios asignados por área donde existen

perfiles o candados sobre los niveles de acceso por niveles jerárquicos.

ALCMK-KC28. De manera semanal el coordinado de material promocional actualiza el inventario de

materiales, registrando los cambios en el archivo “inventario de material promocional”,

entregando reporte de captura al supervisor de inventarios para su revisión y aprobación.

De acuerdo a la revisión realizada se observó lo siguiente:

I. Observaciones y sugerencias en relación al diseño y contenido:

Observaciones

ALCMK-KC05.

a) No existe una definición detallada y documentada de los perfiles de acceso asignados a cada uno de

los usuarios del escritorio de compras dentro del sistema de información “Baan”, que correspondan

de manera directa a las funciones y responsabilidades que se desempeñan de manera individual; por

cada uno de los elementos del área de Compras.

b) Adicionalmente no existe una adecuada segregación de funciones ya que los privilegios o niveles de

control referentes al alta, modificación y baja de órdenes de compra de Mercadotecnia, así como de

proveedores de materiales promociónales y/o servicios al no encontrarse delimitados a un área o

responsable específico de ejecución y/o de autorización.

ALCMK-KC28

a) No se encuentra documentado el control referente a la actualización del inventario de material

promocional, dentro del procedimiento PAD-024-1 Recepción, Manejo y Almacenamiento de

Material Promocional, en cuanto a los registros de los movimientos.

Sugerencias:

Derivado de las observaciones detalladas anteriormente, se considera que:

309

ALCMK-KC05

a) Se deberá realizar un análisis conjunto entre el responsable del área de compras y el responsable de

TI sobre las funciones y responsabilidades del personal del departamento de compras, con la

finalidad de alinear y documentar, los niveles de acceso a los diferentes menús y aplicaciones en el

escritorio de compras dentro del sistema de información “BaaN”.

b) Se deberá gestionar con el área de TI, el establecimiento de candados en el sistema de Información

“BaaN”, a fin de garantizar que para todos aquellos casos donde se tenga que realizar una baja o

modificación de la información contenida, sea requerida la firma electrónica del jefe inmediato en

señal de conformidad y/o aceptación.

c) Adicionalmente, el gerente responsable del área de compras deberá establecer y documentar en el

procedimiento correspondiente, los niveles de supervisión y aprobación para las Altas, Bajas y/o

modificaciones de la información de órdenes de compra de Mercadotecnia, así como de proveedores

de materiales promociónales y/o servicios contenidos en “BaaN”, a fin de minimizar el riesgo de

que la información sea manipulada y/o eliminada.

ALCMK-KC28

a) El control que se tiene para la administración del inventario de material promocional, debe estar

documentado, ya que no se especifica cual es el objetivo de su creación, quienes son las personas que

pueden afectar dicho inventario, así como autorizar movimientos al mismo. Por lo que representa un

riesgo el hecho de que no contar con directrices claras acerca de su registro, proceso, autorización y

reporte del mismo

II. Resultado de las pruebas de efectividad realizadas a los controles clave.

ALCMK-KC05

a) De acuerdo al resultado obtenido de la prueba realizada sobre el diseño del control “ALCMK-

KC05”, se considera la existencia de una limitación al alcance de la revisión, por lo que en vista de la

importancia de los efectos que pudiera tener la correcta existencia y aplicación de la segregación de

funciones en los niveles de acceso al sistema de información “BaaN”, así como de la integridad de

la información ahí contenida; nuestra opinión no presenta controles internos adecuados, dado que se

carece de elementos documentales y/o electrónicos que permitan delimitar un nivel adecuado de

razonabilidad sobre su ejecución.

310

ALCMK-KC28

b) El reporte de “Captura de movimientos al inventario de material promocional “inv.prom.06.xls”, no

presenta datos de referencia sobre, la descripción del producto que se esta recibiendo, la cantidad de

producto, el numero de la orden de compra (Típica o Atípica), así como anexo, el detalle semanal de

los movimientos que tuvo el inventario de material promocional.

III. Generales.

ALCMK-KC28

a) No existe una adecuada segregación de funciones, dado que para el caso de productos o materiales

que son entregados en ubicaciones distintas al Almacén de Distribución, el Asistente de

mercadotecnia se encarga de dar baja del inventario de material promocional en el archivo

“inv.prom.06.xls”, reflejando una deficiencia al control interno existente ya que existe mas de una

línea de acceso y modificación a la información del inventario de material promocional.

IV. Conclusiones.

Las deficiencias de control detectadas son promovidas por la ausencia de una adecuada segregación de

funciones dentro del departamento de compras, aunado a esto la inexistencia de un procedimiento para las

Compras de Mercadotecnia y descripción de puesto del Comprador de Marketing. Además una falta de

evaluación de los escritorios de BaaN diseñados para cada unos de los integrantes del área de compras.

El despacho Consultoría Integral Inteligente, S.C. desea expresar su agradecimiento por la cooperación

recibida durante la revisión por parte del personal del área auditada.

Atentamente

José Alejandro Hernández Santana

____________________________

Director de Auditoria Operacional

311

5.13 CONCLUSIONES DEL CASO PRÁCTICO

Durante la realización del trabajo pudimos observar que existen diversos métodos para el desarrollo de una

Auditoría Administrativa y/u Operacional y que no se tiene establecido cuál es la mejor, esto depende de la

experiencia y cuidado del auditor, durante el desarrollo de su trabajo de revisión.

Mencionado lo anterior el proceso de una Auditoría Administrativa y/u Operacional es más interesante en su

desarrollo y contenido, dado que el Control Interno es su punto de partida, y que sea revisado bajo una

valuación de riesgos que puedan afectar de manera significativa en el desempeño de la organización, de ahí

que sus operaciones sean examinadas en Ciclos Transaccionales u Operacionales.

Es importante señalar que el papel del auditor ha estado cambiando en estos últimos años, ya que la visión de

las empresas hoy en día, están conceptualizando al auditor no como un revisor de sus operaciones, si no como

el consultor de la misma, tan es así, que organismos nacionales como internacionales están conscientes de este

reto y están preparando a los auditores en este importante papel.

En especial con este trabajo damos a conocerle el proceso de uno de los métodos de valuación del control

interno mayormente aceptado a nivel mundial, el cual surge como consecuencia de los escándalos financieros

acontecidos en los Estados Unidos de Norteamérica hace algunos años y que han impactado

significativamente en la actividad profesional del auditor interno como externo.

312

5.14 CONCLUSIONES GENERALES

Debido a la importancia que tiene el establecimiento de un sistema de control interno eficaz, que prevenga

cualquier situación de riesgo dentro de las transacciones o ciclos operacionales dentro de una organización es

importante su evaluación bajo el método que mas se adapte al ritmo de la misma.

Es por eso que durante el desarrollo de este trabajo sirvió para mostrarnos nuestra capacidad de

interrelacionarnos con otras personas con diferentes aptitudes y capacidades, las cuales fueron enfocadas,

tanto para la planeación de las actividades que cada uno deberíamos de desarrollar en cada etapa del trabajo y

caso practico.

Por otro lado, que este trabajo reúne lo más actual en lo que se refiere a la actividad de la auditoria interna y

externa, con el propósito de dar un marco conceptual más amplio acerca de esta. A lo largo de este trabajo se

tocaron temas importantes, como por ejemplo la evaluación del Control Interno bajo la metodología de

C.O.S.O. estándar internacionalmente aceptado para tal fin.

Solo resta mencionar que este documento servirá para la persona que lo lea como una guía, y así darse una

idea de cómo se efectúa una revisión de un sistema de control interno.

313

BIBLIOGRAFIA

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Instituto Mexicano de contadores públicos.

La auditoria interna en México y EU.

Editorial IMCP.

Año de Impresión: 2000.

Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Código de Ética Profesional.

Editorial Impresores FOC, S.A. de C.V.

Año de Impresión: 2005.

Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Normas y procedimientos de auditoria.

Editorial IMAI.

Año de Impresión: 1995.

Dale H. Besterfield.

Control de calidad.

Editorial. Prentice Hall.

4ta. Edición.

Gómez Morfin Joaquín.

El control interno en los negocios.

Editorial. Fondo de cultura económica.

Boletín 3070.Consideraciones sobre el fraude que deben hacerse en una auditoria de estados financieros.

Normas y procedimientos de auditoria

Editorial. Instituto mexicano de contadores públicos.

314

Boletín 3050 Estudio y evaluación del control Interno

Normas y procedimientos de auditoria

Editorial. Instituto mexicano de contadores públicos.

Boletín 5030 Metodología para el estudio y evaluación del control interno

Normas y procedimientos de auditoria

Editorial. Instituto mexicano de contadores públicos.

Auditora IV,

Auditoría Interna Integral “Administrativa, Operacional y Financiera”

Autor Juan Ramón Santillán González

Editorial Ecafsa

Edición, 8va. Año 2000

Auditoría Interna Integral “Administrativa, Operacional y Financiera”

Autor Juan Ramón Santillán González

Editorial Thomson

Edición, Año 2005

Auditora.

Donald H. Taylor, Ph D C P

C. William González, M.B.A, C.P.

Limusa Primera edición 2000

Manual de Auditoría Interna.

Charles A. Bacon, C.P.

Noriega Editores

Limusa Tercera edición 1991

315

Contaduría Pública (Ética en la Contaduría Pública)

Instituto Mexicanos de Contadores Público, A.C.

Septiembre 2000 Año 29 No. 337

Contaduría Pública (Auditoría Interna)

Instituto Mexicanos de Contadores Público, A.C.

Noviembre 2001 Año 30 No. 351

Contaduría Pública (La función del Auditor como asesor de negocios)

Instituto Mexicanos de Contadores Público, A.C.

Octubre 2001 Año 30 No. 350

Guía Práctica de Auditoria Administrativa

Rubio Ragazzoni Víctor

Editorial PAC, S.A. de C.V.

México Tercera edición actualizada julio edición 1995

Como Elaborar y Usar Manuales Administrativos

Rodríguez Valencia Joaquín

Editorial ECACSA, S.A. de C.V. México D.F. Agosto 2000

Manuales de Políticas y Procedimientos

Álvarez Torres Martín

Editorial Panorama, edición 1998

Auditoria de Calidad en la Empresa Moderna

Gómez Ayala Mario

Editorial Panorama

México D.F. Primera Edición edición 1999

316

Auditoria Operacional, el examen del flujo de transacciones

Sánchez Curiel Gabriel

ECASA, México, 1987.

Ley de Impuesto Sobre la Renta.

Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Ley Impuesto al Activo.

Código Civil del Distrito Federal.