INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PÚBLICA · 2004-05-25 · VI. ANÁLISIS BREVE DEL PROBLEMA a. ... sola unidad; es decir, Escuela e Instituto se volvieron uno solo. Como parte de esta

Instituto Nacional de Salud Pública

Gobierno Abierto y Participativo 1

INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PÚBLICA

PROGRAMA DE GOBIERNO ABIERTO Y PARTICIPATIVO

HACIA UNA REINGENIERÍA DEL CONTROL DE ASISTENCIA

DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE LA DEPENDENCIA Y DIAGNÓSTICO EXTERNO

Cuernavaca, Mor. 15 de agosto de 2003.

Cervantes Moreno Enrique

Robles Carvajal Elizabeth O.

Rodríguez Ángeles Horacio



Índice

I. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

II. DESIGNACIÓN DEL JEFE DE EQUIPO

III. DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN a. Antecedentes y actividad principal b. Estructura Orgánica c. Estrategia anticorrupción d. Pagina de Internet

IV. DIAGNÓSTICO EXTERNO

a. Objetivo b. Problemática a tratar c. Cuestionarios d. Ejecución de la encuesta e. Procesamiento de la información f. Conclusiones

V. DIAGNÓSTICO INTERNO a. Objetivo b. Problemática a tratar c. Agenda temática y taller participativo d. Matriz diagnóstica e. Conclusiones

VI. ANÁLISIS BREVE DEL PROBLEMA a. Vinculación de los resultados de los análisis externo e interno b. Lista de problemas encontrados c. Fórmula anticorrupción

VII. DISEÑO DE UNA ENCUESTA

a. Encuesta b. Acciones y herramientas para atender el problema c. Método para medir el impacto del programa d. Programa para que las reformas sean sostenibles e. Calendario de trabajo f. Aspectos que ayudan y dificultan la puesta en marcha del proyecto g. Manera para confirmar el logro del objetivo e indicadores

VIII. CONCLUSIONES

IX. BIBLIOGRAFÍA

X. PRESENTACIÓN

XI. CARTA DE AUTORIZACIÓN

3 4 5 5 7 8 8 9 9 9 10 10 10 11

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I. Descripción de funciones

Enrique Cervantes Moreno

Puesto que ocupa Profesional en Servicios Especializados en U.C.

Dependencia u organización a la que pertenece


Antigüedad en el puesto 13 años

Funciones que desempeña

Uso de sistema Compranet en módulo de unidad convocarte. Elaboración /validación de Programa Anual de Adquisiciones Apoyo informático al departamento Realización de procesos de licitaciones públicas desde su publicación hasta el fallo respectivo

Elizabeth Obdulia Robles Carvajal

Puesto que ocupa Profesional Ejecutivo de Servicios Especializados en U.C.



Antigüedad en el puesto 6 años


Afectación, registro y control del ejercicio del gasto del Instituto por los recursos fiscales. Control de las ministraciones programadas y recibidas del Instituto. Validar cifras presupuestales para elaborar con oportunidad formatos de cierre. Elaborar formatos de Sistema Integral de Información. Vigilar que se cumpla con las normas y políticas establecidas para el ejercicio correcto del presupuesto.



Horacio Rodríguez Ángeles

Puesto que ocupa Profesional Dictaminador de Servicios Especializados U.C.



Antigüedad en el puesto 9 años.


Realización de procesos de licitaciones públicas desde la elaboración de bases hasta el fallo respectivo. Seguimiento del Comité de Adquisiciones y del Comité de Enajenación de bienes del Instituto. Control y seguimiento de la información de la Subdirección de Recursos Materiales (licitaciones, invitaciones a cuando menos 3 personas, compras directas, pedidos y contratos). Adquisiciones de bienes generales.

II. Designación del Jefe de Equipo

Nombre Enrique Cervantes Moreno

Teléfono 01 777 329 30 00 ext. 1775 y 1725

Fax 01 777 311 37 85

Cuenta de correo electrónico [email protected] [email protected]



III. Datos generales de la institución

a. Antecedentes y actividad principal El INSP nació como un organismo público descentralizado mediante un decreto presidencial del 26 de enero de 1987, con personalidad jurídica y patrimonio propio, formado por tres unidades académicas: el CISP, la ESPM y el CISEI. Con ello, se creó un instituto integral con las funciones sustantivas de investigación y docencia en salud pública, en el que las tres unidades académicas compartían una infraestructura común de apoyo metodológico, técnico y administrativo. El Centro de Investigaciones en Salud Pública (CISP) se creó en 1984 y desde sus inicios se abocó al estudio de la transición epidemiológica, la calidad de la atención, la sobrevivencia infantil, la efectividad de la atención primaria y los determinantes del empleo médico. La necesidad de contar con un nicho institucional para la investigación y la docencia en salud pública expresadas en el sector, condujo al CISP a buscar una asociación con la Escuela de Salud Pública de México (ESPM) –fundada en 1922–, la primera escuela en su tipo en América Latina, con una larga tradición académica. Con este propósito, en 1986 se convocó a un Comité Consultivo Académico Internacional que proporcionaría asesoría y evaluación externas, de donde surgió la propuesta de fusionar ambas instituciones con miras a integrar una sola instancia que pudiera combinar lo mejor de una larga tradición académica con los nuevos enfoques de la salud pública. En 1984 se incorpora al Centro de Investigaciones sobre Enfermedades Infecciosas (CISEI), con el propósito de contribuir al control de las enfermedades infecciosas, mediante su estudio integral, desde los aspectos básicos biomédicos hasta los relativos a su distribución e impacto en las comunidades. La nueva estructura orgánica del Instituto incluyó una incorporación más integral de la ESPM. Esta dejó de ser tan sólo una de las áreas académicas del Instituto, para constituirse junto con él en una sola unidad; es decir, Escuela e Instituto se volvieron uno solo. Como parte de esta integración, se creó la Secretaría Académica (SA), con lo que se dio al INSP una orientación como institución de investigación y educación superior. Desde el principio, la función principal de la SA fue garantizar la calidad de los programas docentes, asegurando la participación equitativa de los centros de investigación en la docencia. El proceso de reestructuración del INSP se completó con la creación del Centro de Investigación en Sistemas de Salud (CISS), el cual recuperó áreas previamente adscritas a la ESPM y al CISP. Ello se hizo con la finalidad de dar un mayor equilibrio a la nueva estructura, pues la salud pública moderna descansa sobre un trípode formado por las ciencias biomédicas (representadas en el CISEI), las ciencias poblacionales (ámbito del CISP) y las ciencias sociales agrupadas en torno a la investigación en sistemas de salud. Así, las actividades de investigación del CISS se concentraron en el estudio de los sistemas de salud, para lo cual se requería contar con una masa crítica que, desde el punto de vista de las ciencias sociales, analizara políticas, organización y servicios de salud. En 1998, el Centro de Investigación de Paludismo (CIP), organismo desconcentrado por territorio –ubicado en Tapachula, Chiapas– fue incorporado al INSP, con lo que las áreas de virología, bacteriología, parasitología, inmunología y biología molecular que ya se cultivaban en el INSP quedaron debidamente cubiertas, junto con las de entomología médica. El CIP es un centro de



investigación de demostrada productividad en enfermedades transmitidas por insectos vectores (paludismo, dengue, oncocercosis), un ámbito prioritario para la salud pública de nuestro país. Dos años más tarde se integró al INSP el Centro de Información para Decisiones en Salud (Cenids), antes conocido como Centro Nacional de Información y Documentación en Salud. El Cenids pone a disposición de los profesionales de salud toda una infraestructura de servicios automatizados de información científica en biomedicina y salud, de manera tal que se convierte en un facilitador para la toma de decisiones estratégicas. En ese mismo año el Centro de Salud Ambiental (Censa), también se sumó a la estructura orgánica del INSP. Sus tareas primordiales son: la investigación, la promoción y la enseñanza en temas relacionados con la salud ambiental y ocupacional, el otorgamiento de servicios a la comunidad en los mismos rubros, así como la asesoría técnica a autoridades para la toma de decisiones ante riesgos ambientales. En 1999, la Encuesta Nacional de Nutrición reveló que en amplios sectores de la población mexicana persistían altas tasas de prevalencia de desnutrición, anemia, y deficiencia de micronutrimentos, al propio tiempo que se puso al descubierto la seria epidemia de sobrepeso y obesidad. Debido a la evidente importancia de la nutrición en el proceso salud-enfermedad, se decidió crear, en enero del año 2001, el Centro de Investigación en Nutrición y Salud (CINyS).


Gobierno A

bierto y Participativo 7

b. Estructura Orgánica

Dirección Informática y

Geografía Médica

Dirección

General

Secretaría

Particular

Dirección General

Secretaría General

Dirección Administración

y Finanzas

Dirección Encuestas

Centro de Investigación en Sistemas

de Salud

Dirección Salud

Comunitaria y Bienestar

Dirección Organización de Sist. de Salud

Dirección Políticas de Salud

y Planeación

Secretaría Académica

Centro de Investigación

en Salud Poblacional

Dirección Enf. Crónicas y

Degenerativas

Dirección Ecología Humana

Dirección Salud

Reproductiva

Centro de Información

para Decisiones en Salud

Centro de Investigación en Nutrición

y Salud

Sub Dirección Nutrición Básica

Sub Dirección Epidemiología de la Nutrición

Centro de Investigación en Enfermedades

Infecciosas

Dirección Unidad

Tuberculosis

Dirección Microbiología

Médica

Dirección Biología Molecular

de Patógenos

Dirección Enf. Transmitidas

Por Vectores

Dirección Centro de

Investigación en Paludismo

Órgano Interno de Control

Comisiones: • I

nvest

Dirección Análisis de Sistemas de Información

Dirección de Planeación

Sub Dirección Servicios de Información

Sub Dirección Sistemas de Información

Sub Dirección Com. Científica

y Publicaciones

Sub Dirección Postgrados Acad.

Gestión Educativa

Sub Dirección Postgrados Prof. y Educ. a Distancia

Sub Dirección Intercambio y

Ext. Académica



c. Estrategia anticorrupción Mediante acuerdo de fecha 4 de diciembre de 2000, el Presidente de la República, creó la Comisión para la Transparencia y Combate a la Corrupción en el Gobierno Federal, para prevenir y erradicar los hechos constitutivos de responsabilidades para asegurar una actuación clara, transparente, honesta y eficiente de los servidores públicos, en todos los niveles de la Administración Pública Federal. Por ello, el Instituto Nacional de Salud Pública, a fin de estar en posibilidades de dar cumplimiento con este acuerdo, ha integrado el Programa Operativo para la Transferencia y Combate a la Corrupción, a través de este se busca involucrar a la sociedad y al gobierno para construir una cultura de transparencia. Para inhibir los actos irregulares, conductas indeseables, y disminuir la posibilidad de actitudes que beneficien indebidamente a los servidores públicos, así como optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y financieros, a favor de una mejor atención a los usuarios de los servicios, el Programa de Transparencia busca: • Fortalecer el proceso de adquisiciones de bienes y mejorar los mecanismos de supervisión y

control. • Fortalecer el proceso de contratación de servicios subrogados. • Fortalecimiento de los Procesos Jurídicos. • Mejorar la gestión y procesos relacionados con el capital humano del Instituto. • Mejorar el Proceso de contratación y supervisión de Obra Pública. • Mejorar la Administración y resguardo de los almacenes e insumos. d. Pagina de Internet http://www.insp.mx



IV. Diagnóstico externo

a. Objetivo Conocer la opinión de la población externa respecto de las actividades y funciones del Instituto, así como de la problemática que enfrentan si al realizar algún trámite no encuentran al personal encargado de atenderlo, con el propósito de identificar las deficiencias inherentes a los procesos del control de asistencia del capital humano del Instituto. b. Problemática a tratar De acuerdo a lo señalado en el artículo 5º del Reglamento para Controlar y Estimular al personal de base de la Secretaría de Salud por asistencia, puntualidad y permanencia en el trabajo”, en cada entidad de la Secretaría de Salud debe existir un control de asistencia al trabajo, un control de puntualidad y, un control de permanencia en el trabajo. Estos controles estarán a cargo del área administrativa correspondiente, a través de los servidores públicos que se designen, existiendo corresponsabilidad entre ambos en la estricta observancia de las normas establecidas en el mencionado Reglamento y en las Condiciones Generales al respecto. Como se ha mencionado, el INSP es un organismo que se dedica a la investigación y la docencia, es decir, no tiene atención al público, por ello hemos encuestado a algunos alumnos de la Maestría en Ciencias y proveedores de bienes y servicios que se presentaron a entregar mercancías y cobrar cheques, quienes serían las únicas personas que tienen trato directo con determinado personal del INSP, que en su momento se podrían ver afectadas por la falta del personal a sus labores. A cada una de estas personas se le cuestionará sobre la ausencia del personal que debe atenderlo, pues el ausentismo de funcionarios públicos acarrea atrasos en los procesos y sobre todo un ejercicio malversado del presupuesto público. En el INSP, el control de asistencia al trabajo se realiza por medio de listas de asistencia, por tarjetas digitalizadas de asistencia y en casos extremos, por tarjetas de registro para reloj checador. Sin embargo, pueden surgir posibles conductas irregulares durante el control de asistencia, por ejemplo: manejo inadecuado de las incidencias, retardos o ausentismo, chequeo de la asistencia por personas distintas, etc. Estas irregularidades podrían ser consecuencia de la falta de actualización del sistema de control de asistencia, relojes checadores obsoletos y la falta de rotación del personal en las áreas de control de asistencia, afectando cada una de estas, los patrones de asignación de recursos y un incremento innecesario de los gastos de gobierno; y sobre todo, el incremento en la falta de gobernabilidad y credibilidad de los funcionarios públicos.



c. Cuestionario Agradecemos su disponibilidad para llenar el siguiente cuestionario. La confidencialidad de sus respuestas se utiliza exclusivamente para fines estadísticos. Gracias por su participación.

Marque con una X, la opción que más se aproxime a su situación actual y en su caso responda abiertamente la pregunta: Alumno_________________________ Proveedor ________________________

Fecha: Consecutivo:

Sexo: H M Estado Civil

1.- ¿Conoce la misión del INSP? a) si b) no c) parcialmente 2.- ¿Conoce el horario de atención que tiene el INSP? a) si b) no c) parcialmente 3.- Durante su estancia en el INSP, ¿observa ausentismos? a) si b) no c) parcialmente 4.- ¿Qué impresión tiene respecto al cumplimiento laboral de los funcionarios públicos? a) buena b) regular c) mala 5.- ¿Le han solicitado algún tipo de pago por la agilización de sus trámites? a) varias veces b) nunca c) alguna vez d. Ejecución de la encuesta Como ya se mencionó, los cuestionarios fueron aplicados a alumnos de la Maestría en Ciencias (10 alumnos), y a algunos proveedores (10 personas), ellos son de las pocas personas externas que tienen trato directo con personal operativo del INSP, por ello resulta importante conocer su opinión. Se les explicó a cada uno de los encuestados que la información era absolutamente confidencial y para fines estadísticos, que ninguna otra persona tendría acceso a sus respuestas. El cuestionario les fue entregado y posteriormente lo recogimos (de 15 a 30 minutos), a fin de que el encuestado respondiera con tranquilidad y sin ninguna presión. Todos lo devolvieron contestado y ninguna persona tuvo problemas para resolverlo. Hubo mayor disponibilidad por parte de los alumnos que de los proveedores, en su mayoría se mostraron un tanto sorprendidos, pues el Instituto nunca ha realizado encuestas, y mucho menos a personas externas. e. Procesamiento de la información En relación con la pregunta 1, si conocen la misión del INSP, el 40 por ciento de los alumnos señalan que si la conocen, el 50 por ciento que la conocen parcialmente y solo 1 alumno dijo no conocerla, mientras que los proveedores de bienes y servicios, no la conocen en un 80 por ciento y solo 2 la conocen parcialmente.



La mayoría de alumnos y proveedores conocen el horario de atención al público que tiene el INSP, ya sea para trámites escolares, para el cobro de cheques o entrega de mercancías, esto es razonable en virtud de que se cuenta con los señalamientos correspondientes. Alumnos y proveedores coinciden en señalar que observan ausentismo por parte de los funcionarios públicos, los proveedores observan mayor ausentismo, 6 de cada 10 señala que el personal no se encuentra en su lugar de trabajo cuando requieren de el, sin embargo 4 de cada 10 alumnos indica que nunca ha observado ausentismo. Los proveedores tienen una impresión de buena a regular respecto al cumplimiento laboral de los funcionarios públicos, mientras que el 60 por ciento de los alumnos señalan que la atención que le brindan es buena. 9 de cada 10 alumnos señala que nunca le han solicitado algún tipo de pago por agilizar un trámite, que pudieran ser inscripciones, obtención de certificados, becas, celebración de exámenes, etc. Mientras que el 50 por ciento de los proveedores indica que alguna vez le fue solicitado algún tipo de pago por agilizar su trámite. f. Conclusiones Al realizar la encuesta podemos percibir que el área de asuntos escolares que es donde se atiende a los alumnos de la Maestría en Ciencias, no es tan susceptible al ausentismo y por ende a la corrupción, como lo es el área que tiene relación directa con los proveedores de bienes y servicios. Quizás este influenciada esta “corrupción”, al hecho de que los proveedores no conocen la misión, visión y en su caso los objetivos del Instituto, en su mayoría buscan cumplir con calidad y eficiencia el servicio que le ha sido solicitado; no conocen los tiempos y procedimientos internos que se siguen para el pago de cheques o la entrega de mercancías, por consiguiente se tiende al trámite “urgente” que conlleva a algún tipo de favor especial por parte de ciertos funcionarios, sin considerar que en ocasiones la ausencia de ellos pueda propiciar esos trámites urgentes, pues ciertas actividades son específicas de algún funcionario que otro no puede realizar, lo que poco a poco va generando atraso en los procesos. Tanto alumnos como proveedores observaron ausentismo parcial y total, lo que nos indica un foco rojo en este tema, pues nos indica que los procesos y sistemas de control y asistencia no son lo suficientemente buenos, que probablemente, los medios utilizados hasta este momento para el registro de asistencia ya son obsoletos, que deben mejorarse los procesos de control, aún y cuando ya se utilizan tarjetas electrónicas, se debe considerar otro medio mas infalible. Que los mandos medios, tal y como lo marca el Reglamento, son los encargados de vigilar la asistencia y permanencia de sus subalternos, y son ellos los que deben de aplicar la norma en su momento, con el fin de ir subsanando malas actitudes. Debemos considerar también, que las áreas administrativas encargadas del control de asistencia, tal vez deban mejorar sus procesos de control, rotar al personal encargado del área de checado de asistencia, y así también buscar la capacitación constante del personal en materia del software utilizado. No debemos olvidar que buenos controles de nómina nos generarán pagos al personal confiables, oportunos y justos, con los descuentos correspondientes por faltas y retardos, situación que coadyuvará en el ejercicio correcto del presupuesto público, lo cual es esencial para el buen desarrollo de la Institución.



V.-Diagnóstico interno

a. Objetivo Dimensionar el problema que genera el ausentismo del personal en las diferentes áreas del INSP, su repercusión socioeconómica a la institución. con el fin de identificar los factores que permiten la corrupción en el control de asistencia, para establecer mecanismos que permitan buscar posibles soluciones a la problemática existente con las incidencias de asistencia del personal así como analizar la falta de interés del personal que registra asistencia con el fin de evitar el ausentismo laboral. b. Problemática a tratar En el INSP, el control de asistencia al trabajo se realiza por medio de listas de asistencia, por tarjetas digitalizadas de asistencia y en casos extremos, por tarjetas de registro para reloj checador. Sin embargo, pueden surgir posibles conductas irregulares durante el control de asistencia, por ejemplo: • Manejo inadecuado de las incidencias • Retardos o ausentismo • Chequeo de la asistencia por personas distintas • Manipular los registros de asistencia y de incidencias para beneficio de los servidores públicos. • No generar el pago de nóminas al personal en tiempo y forma • No aplicación de los descuentos correspondientes. • Tolerancia de los mandos medios hacia el ausentismo del personal. • Pago de tiempo extra a personal que no labora dicho tiempo. Estas irregularidades son consecuencia de la falta de actualización del sistema de control de asistencia, relojes checadores obsoletos y la falta de rotación del personal en las áreas de control de asistencia, afectando cada una de estas, los patrones de asignación de recursos y un incremento innecesario de los gastos de gobierno; y sobre todo, el incremento en la falta de gobernabilidad y credibilidad de los funcionarios públicos. Para ello los participantes del diplomado realizaremos un taller con funcionarios de la Subdirección de Recursos Humanos con el objeto de profundizar más en el tema, ya que su aportación es de vital importancia.



c. Agenda temática y taller participativo

TALLER DE PARTICIPACIÓN

1. Exponer el objetivo del Taller de Participación 2. Informe sobre el diagnóstico externo a todos los participantes del taller 3. Aplicación de cuestionario para diagnóstico interno. 4. Identificación de las posibles causales del ausentismo 5. Susceptibilidad del área a prácticas corruptas 6. Identificación de posibles conductas irregulares durante el control de asistencia:

• Manejo inadecuado de las incidencias • Retardos o ausentismo • Chequeo de la asistencia por personas distintas • Manipular los registros de asistencia y de incidencias para beneficio de los servidores

públicos. • No generar el pago de nóminas al personal en tiempo y forma • No aplicación de los descuentos correspondientes. • Tolerancia por parte de los mandos medios ante esta situación.

7. Obsolescencia de la normatividad vigente. 8. Proteccionismo por parte del Sindicato. 9. Falta de un código de Ética que presente valores morales y de responsabilidad.

CUESTIONARIO DE DIAGNÓSTICO INTERNO

TALLER DE PARTICIPACIÓN A FUNCIONARIOS DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

1.- ¿Al momento del reclutamiento de personal lo instruye su área de la misión del Instituto? a) SI b) NO 2.- ¿Al momento del reclutamiento de personal le explica el objetivo del Instituto? a) SI b) NO 3.- ¿Al momento de reclutar al personal le explico las obligaciones que tiene que cumplir según las condiciones generales de trabajo? a) SI b) NO 4.-¿Su área ha difundido el Código de Ética Institucional? a) SI b) NO 5.- ¿Cree que su área sea susceptible a casos de corrupción? a) SI b) NO



TALLER DE PARTICIPACIÓN A EMPLEADOS BAJO CONTROL DE ASISTENCIA

1.- ¿Conoce la misión del Instituto Nacional de Salud Pública? a) SI b) NO 2.- ¿Conoce el objetivo del Instituto Nacional de Salud Pública? a) SI b) NO 3.- ¿Conoce las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaria de Salud? a) SI b) NO 4.-¿Conoce el Código de Ética Institucional? a) SI b) NO 5.- ¿Cree que los Funcionarios del Área de Recursos Humanos sean corruptos? a) SI b) NO

El taller participativo fue realizado con el personal de la Subdirección de Recursos Humanos, que es el área encargada de llevar el control de registros de asistencia, así mismo se invitó a 2 funcionarios públicos de confianza, 2 funcionarios públicos de base y 1 miembro del sindicato. Se trató que el grupo fuera homogéneo, a fin de conocer la opinión de todos los involucrados en este tema. En su mayoría se mostraron accesibles para participar, pues vieron en el taller la posibilidad de identificar las deficiencias en los controles y procesos, y al mismo tiempo analizar las posibles soluciones a estas deficiencias. Se les explicó a los integrantes del taller, que éste se realizaba para conocer cuales eran las causas por las cuales se ausentaba el personal de sus labores de manera injustificada, definir las fallas en los procesos de control de asistencia, verificar si la normatividad aplicable era conocida por el personal y los mandos medios y en su caso se esta aplicando. Así mismo, verificar si el área responsable del control y asistencia era susceptible a la corrupción, o por el tipo de problemática que estamos tratando, los mismos funcionarios públicos estamos ya incurriendo en corrupción, al presentarnos a checar y enseguida retirarnos por tan solo mencionar un ejemplo. Los funcionarios públicos coincidieron en comentar que las áreas responsables del control de asistencia si pueden ser susceptibles a la corrupción, desde recibir algún tipo de pago en efectivo, como de algún favor en especial. Se comentó también que en el Instituto no existen políticas o lineamientos internos para el control de asistencias y permanencia, mencionando que la normatividad aplicable es poco conocida, incluso para la propia área de recursos humanos, que es necesario hacer una amplia difusión de la misma, así como de reestructurar el Código de Ética interno para realizar concientización del personal adscrito al INSP.



Tras la aplicación de ambos talleres a continuación de exponen los resultados obtenidos: d. Matriz diagnóstica

TALLER DE PARTICIPACIÓN A FUNCIONARIOS

PROBLEMA BENEFICIA PERJUDICA ACCIONES QUIENES RESULTADOS RECURSOS CAPACITACION Instituto Empleado Capacitar

en materia de ley laboral

Funcionarios públicos

Conocimiento adecuado de

la ley

COMPROMISO Instituto Empleado Motivar al empleado a conocer la institución

Relaciones laborales

Identificación laboral por parte del empleado

ÉTICA Instituto Empleado Promover el código de

ética

Todos Conocimiento de las

normas o políticas

CORRUPCIÓN Funcionario Instituto Taller de capacitación

a todo el personal

Instructor Evitar que los funcionarios

públicos mantengan condiciones corruptas

e. Conclusiones Podemos concluir entonces, que en la Institución los sistemas de registro de ingreso y salida de su personal adscrito ya se encuentran obsoletos, que falta se implanten lineamientos internos que coadyuven al control de asistencias y al mismo tiempo éstos y las demás normas aplicables sean difundidas entre los miembros y autoridades de la entidad. Así también, se observa que los mandos medios, que son los que deberían vigilar la asistencia de su personal, se encuentran un poco apáticos al respecto, por ello debe promoverse su participación activa en este tema. Quizás la problemática detectada sea de poco interés para muchos, sin embargo, si las incidencias mencionadas anteriormente se presentarán en toda la administración pública (aunque fuera en un pequeño porcentaje), estamos hablando de grandes cantidades de efectivo que se están pagando a funcionarios públicos que no devengan su salario como debiera de ser, situación que pudiera compararse con cualquier otra problemática que conlleve a la corrupción.



VI.- Análisis breve del problema a. Vinculación de los resultados de los análisis externo e interno.

Para la sociedad civil, el sector público es sinónimo de corrupción, despotismo, mala atención y lentitud en la realización de trámites. La opinión negativa por parte de la sociedad crece cuando se requieren realizar algún tipo de trámite y los funcionarios públicos no se ubican en su lugar de trabajo, provocando malestar por parte de la sociedad, pues les origina pérdida de tiempo En el análisis externo se preguntó a alumnos y proveedores respecto a si observaban ausentismo del personal que los debiera atender, derivando que si el personal no se había presentado a laborar o simplemente no cumple eficientemente sus actividades les implica un retraso en la realización de sus trámites (administrativos, de entrega de mercancías, cobro de cheques, etc.), por consiguiente, entonces debemos de analizar porque el personal falta, y si falta que se hagan los descuentos correspondientes.

b. Lista de problemas encontrados.

1. Desconocimiento de la normatividad aplicable para el control de asistencias y permanencia laboral

2. Chequeo de asistencias por terceras personas 3. Retardos y ausentismos 4. Manejo inadecuado de las incidencias 5. Manipulación de los registros de asistencia e incidencias para beneficio de los

servidores públicos 6. Justificación de faltas y retardos 7. No se cuenta con sistemas de información integrales. 8. Reglas de operación poco claras para su aplicación, lo cual provoca acciones de

discrecionalidad, susceptibles de corrupción. 9. Falta de recursos para incorporar un sistema digitalizado de asistencia. 10. Falta de capacitación del personal

Creemos que el desconocimiento general de la normatividad aplicable en este tema es el inicio de la toda la problemática, al no existir lineamientos específicos de supervisión y control de asistencia de los funcionarios se origina que los mismos falten constantemente o en su caso que pidan a terceras personas que registren su entrada o salida de la institución. Todo ello genera retardos, ausentismos y el manejo inadecuado de las incidencias por este concepto, dando la posibilidad de que el personal que controla los registros de asistencia, pueda incurrir en algún caso de corrupción para justificar las faltas y retardos de sus compañeros. Es importante también, el homogeneizar los sistemas de registro, implantando un sistema digitalizado de asistencias, lo que evitará que terceras personas registren el ingreso o salida de otros, y facilitará el control de asistencias de los funcionarios públicos de la institución. Así mismo, encontramos que falta capacitación al personal encargado del control de asistencias, tanto en el manejo del equipo como en el manejo de las incidencias. Al momento de implantar un sistema digitalizado, también se requerirá capacitación del personal para el manejo del mismo.



c. Fórmula anticorrupción

AC = I + D + R + S Donde, I = Sistemas de información D = Control de discrecionalidad arbitraria R = Rendición de cuentas S = Incidencia de la sociedad civil AC = Estrategia anticorrupción Sistemas de información.- El INSP inicia su problemática desde el momento en que existen 3 formas para el control de asistencia y permanencia de los servidores públicos: lista de asistencia, tarjetas de registro y credenciales de banda magnética; que existe personal de base, confianza, honorarios asimilados a sueldos y honorarios, quienes registran su asistencia con cualquiera de las formas antes mencionadas. Las tarjetas de registro y las listas de asistencia son sistemas obsoletos que requieren del control manual de la información, lo que origina que esta no sea tan confiable ni oportuna, además que permiten la manipulación de los registros e incidencias. Los listados de asistencia son utilizados por el personal de confianza (según solicitud del servidor público y mediante la autorización del Subdirector de su Área de adscripción), este sistema es el más factible a la corrupción. Desde 1999 el Instituto impuso la utilización de credenciales magnéticas, las tarjetas de registro son utilizadas exclusivamente durante el periodo que el personal no cuenta con su tarjeta porque se encuentre en trámite de elaboración, ya sea porque sea personal de nuevo ingreso o porque la haya extraviado. El registro mediante tarjeta magnética genera información que es transportada a un sistema mediante el cual se generan los reportes del control de asistencia, horarios y faltas. Este sistema no proporciona total de horas laboradas, horas extras, número de faltas en el mes, número de retardos en el mes, etc. Todas estas incidencias las debe observar el personal del área responsable, verificar que las faltas cuenten con la justificación correspondiente y en su caso iniciar con las sanciones correspondientes. Posteriormente la información obtenida por el personal responsable del control de asistencia es capturada en otro sistema, del cual se obtienen los datos para el cálculo de la nómica correspondiente. Todo este proceso es lento y no tan confiable pues la información es manipulable fácilmente, sin contar con la existencia de posibles errores humanos, que originan que no se realicen los descuentos correspondientes a los servidores públicos en tiempo y forma.



Control de la discrecionalidad.- De acuerdo a lo observado existe total desconocimiento de la normatividad aplicable, las unidades administrativas encargadas de su divulgación no lo han llevado a cabo. Los trabajadores conocen sus derechos y obligaciones por la experiencia e información que poco a poco les brindan sus demás compañeros, pero el “Reglamento” aplicable no lo conocen. Es importante mencionar también, que el Sindicato del Instituto, no ha divulgado entre sus afiliados los lineamientos que son aplicados respecto a este tema. Hacia el interior del Instituto no existen políticas o lineamientos específicos para el control de asistencia, un código de conducta que sirva de guía a los funcionarios públicos para no incurrir en actividades corruptas inherentes al control de asistencia, como el hecho de checar tarjetas a terceras personas o en su caso solo presentarse a checar y enseguida retirarse. Así también, el personal encargado del control de asistencia no cuenta con lineamientos y procedimientos para realizar su trabajo con calidad y en forma eficiente, cada uno de ellos realiza sus actividades bajo sus propios principios y conocimientos, existiendo con ello la posibilidad de manipular a su conveniencia la información. Rendición de cuentas.- Para que la función pública se cumpla con eficacia, es necesario un autocontrol, es decir que se cuente con reglas claras a cumplir y que estas sean sujetas a revisar y sean vigiladas por las instituciones encargadas de la fiscalización como la Contraloría Interna de la Institución. En este sentido la rendición de cuentas podría presentarse cuando los funcionarios públicos deben asumir la responsabilidad de sus actos al checar por otra persona y aceptar las sanciones administrativas que le correspondan por faltas y retardos injustificados. Durante la aplicación de la encuesta a los mandos medios nos pudimos percatar que ellos no aplican sanciones a sus subordinados por que se ausenten de su trabajo, se limitan a llamarles la atención, pero cuando existe incidencia esto no es suficiente, por ello es necesario que los servidores públicos reciban los descuentos y sanciones correspondientes, pues la entidad les está cubriendo un importe por sueldos que no han sido devengados. Sociedad civil.- Al hablar de corrupción es inevitable no considerar a la sociedad civil, directa o indirectamente siempre tendrá participación y en sí, es necesaria su participación, la sociedad no puede permanecer indiferente ante el quehacer de las diversas entidades, organismos y dependencias del gobierno federal; ella debe ser quien desde su lugar se mantenga vigilante y así mismo, realice alianzas para buscar cambios y proponga planes y controles para eliminar poco a poco la corrupción. Para la sociedad en general, los gobiernos y todo lo que ello represente, son por costumbre corruptos, desde cualquier enfoque: para realizar y agilizar trámites, para beneficiar a ciertos proveedores de bienes o servicios, para contratar personal, o para presentarse a checar y no realizar sus labores o en caso extremo, los llamados “aviadores”, que tanto se nombran en el sector público. Aún y cuando muchas instituciones del gobierno han mejorado sus controles anticorrupción, la imagen ante la sociedad sigue siendo la misma: hablar de corrupción es hablar del sector público. Por la problemática que se trata, y en virtud de que el Instituto no tiene atención directa al público, es un tanto difícil que la sociedad civil intervenga en forma directa, sin embargo tiene participación en forma indirecta, para hacerlo un poco mas claro citemos ejemplos, tomando como premisa el ausentismo del personal:

a) Atraso en la elaboración de trámites administrativos.



b) Atraso en la elaboración de cheques para pago de proveedores de bienes y servicios. c) Atraso en los procesos para entrega de materiales, suministros o bienes. d) A largo plazo, la sociedad es afectada cuando el desarrollo oportuno de las investigaciones

se ve afectado por el constante ausentismo del personal de investigación, originando que los protocolos no concluyan en las fechas programadas y los resultados y productos no se obtengan conforme a los cronogramas establecidos.

VII. Diseño de una estrategia

a. Encuesta

ENCUESTA A LA POBLACIÓN

1.- ¿Conoce el plan de acción del gobierno para la transparencia y combate a la corrupción? a) SI b) NO 2.- ¿Cuál de estas instituciones es en la que menos confía? a) policía b) partidos políticos c) secretarías de estado 3.- ¿Ha realizado algún tramite en oficinas de gobierno y se le exija dinero para hacer el tramite? a) SI b) NO 4.-¿Nota usted que en las oficinas de gobierno hay poco personal para atención al publico? a) SI b) NO 5.- ¿Los servicios que proporciona el gobierno federal son de calidad? a) SI b) NO

HIJOS DE EMPLEADOS

EDAD ESCOLARIDAD 1.- ¿Conoces el horario de trabajo de tu papá o mamá? a) SI b) NO 2.- ¿Sabes cuáles son las funciones que desarrolla tu papá en su trabajo? a) SI b) NO 3.- ¿Crees que sea importante su trabajo para el gobierno? a) SI b) NO



CUESTIONARIO A FUNCIONARIOS

Agradecemos su disponibilidad para llenar el siguiente cuestionario. La confidencialidad de sus respuestas se utiliza exclusivamente para fines estadísticos. Gracias por su participación.

Marque con una X, la opción que más se aproxime a su situación actual y en su caso responda abiertamente la pregunta:

EDAD 18-22 23-27 28-32 33-40 40-45 Más de 45

Ocupación _________________________ Escolaridad ________________________

Fecha: Consecutivo:

Sexo: H M Estado Civil

1.- ¿Cuántos años tiene laborando en el Gobierno Federal? a) menos de 1 año b) de 1 a 5 años c) mas de 5 años 2.- ¿Conoce usted la normatividad aplicada para el control de asistencia, puntualidad y permanencia en el trabajo de su dependencia? a) si b) no c) parcialmente 3.- ¿Cuál es su puesto? a) Jefe de Departamento b) Subdirector de Área c) Director de Área 4.- ¿Con que regularidad supervisa la asistencia del personal adscrito a su área? a) diario b) de 1 a 2 veces por semana c) sólo cuando requiere del personal 5.- ¿Ha tenido usted algún problema con sus subordinados porque hallan faltado sin su autorización? a) nunca b) alguna vez c) más de una vez 6.- ¿Considera a los controles de asistencia utilizados su dependencia como: a) buenos b) regulares c) obsoletos 7.- ¿Con que frecuencia su personal se ausenta durante el tiempo de sus labores? a) nunca b) alguna vez c) más de una vez 8.- ¿Considera conveniente hacer pública la normatividad aplicable para el control de asistencia? a) relevante b) importante c) no importante 9.- ¿Ha aplicado sanciones administrativas a alguno de sus subordinados por causa de ausentismo? a) nunca b) algunas veces c) más de una vez



b. Acciones y herramientas para atender el problema

En el INSP, el control de asistencia al trabajo se realiza por medio de listas de asistencia, por tarjetas digitalizadas y en casos extremos, por tarjetas de registro para reloj checador. Sin embargo, pueden surgir posibles conductas irregulares durante el control de asistencia, por ejemplo: manejo inadecuado de las incidencias, retardos o ausentismo, chequeo de la asistencia por personas distintas, etc. Estas irregularidades podrían ser consecuencia de la falta de actualización del sistema de control de asistencia, relojes checadores obsoletos y la falta de rotación del personal en las áreas de control de asistencia, afectando cada una de estas, los patrones de asignación de recursos y un incremento innecesario de los gastos de gobierno; y sobre todo, el incremento en la falta de gobernabilidad y credibilidad de los funcionarios públicos. Por lo anterior, identificamos las siguientes acciones y herramientas para atender la problemática y en su caso, solucionarla. • Revisar la normatividad aplicable al control de asistencias y permanencia del personal en su

lugar de trabajo. • Proponer la elaboración de un manual interno de normas, políticas y lineamientos para el

control de asistencias y permanencia en el trabajo de los servidores públicos. • Capacitar al personal que lleva a cabo el control de asistencias. • Difusión del Código de Ética de la entidad y la normatividad aplicable entre los funcionarios

públicos. • Implantar un sistema de control de asistencias digitalizado, a fin de evitar el registro por parte

de terceras personas. • Acuerdos entre la Institución y el Sindicato para aplicar la normatividad correspondiente

tratando de evitar “encubrimientos”. • Otorgar estímulos “justos” al personal que cumple con la “puntualidad y asistencia”. • Acudir a dos dependencias para entender la naturaleza de otros sistemas de control de

asistencia, la primer dependencia consultada es Caminos y Puentes que tiene ya un control de asistencia el cual es por huella digital, la segunda dependencia consultada es el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática quien está en proceso de licitación pública num. 06131001-014-03 para la adquisición de un sistema de credencialización, control de asistencia y circuito cerrado de TV. Con el objeto de saber bajo que criterios determinaron la necesidad de adquirir el sistema de control de asistencia y por último nuestra entidad que está analizando las posibles soluciones a los problemas de control de asistencia.

Por lo anterior, identificamos los factores que aportará el gobierno, pero es necesario integrar dos factores que permitan innovar en materia laboral no de manera coercitiva si no participativa porque el objetivo es el mejorar el comportamiento institucional hacia un mejor desarrollo del empleado federal; el sector privado aportara ideas tanto tecnológica como normativa y la sociedad cambiará su papel de actitud pasiva hacia una sociedad participativa, la cual tendrá que ser una sociedad preparada y educada para evitar ser manipulada, pues no olvidemos que para que exista corrupción deben existir dos partes, y una de ellas es la sociedad. La manera como se comporta el



gobierno no es ajena a como se comporta la sociedad, si bien es verdad parte del problema es la mala regulación administrativa, a veces excesiva y otras absurda lo cierto es que la solución no reside en la desregulación ni en adoptar medidas coercitivas, lo que hace falta son mecanismos que incentiven el comportamiento social en el sentido correcto.

German Dehesa comenta en el libro “adiós a las trampas”: “Si las trampas, de cualquier tipo que sean ofenden tanto a los niños, sería en esta etapa donde tendríamos que atacar el problema. De no hacerlo así, los niños crecerán y llegarán a la juventud vacunada contra el respeto a la legalidad y convencida de que la corrupción es la forma natural de convivencia.

c. Método para medir el impacto del programa El método a utilizar para medir el impacto del programa será a través del monitoreo mensual del número de faltas de los funcionarios públicos, y la supervisión por parte de los mandos medios de la asistencia y permanencia de su personal. Así mismo, se realizarán encuestas periódicas a proveedores y estudiantes para verificar y supervisar que los procesos de atención a ellos por los servicios que proporciona la entidad, sean realizados en tiempo y forma.

d. Programa para que las reformas sean sostenibles Antes de realizar un plan de acción debemos de entender el requerimiento de nuestra institución, ya que de ello dependen sus alcances y metas, estaremos analizando tres situaciones: 1.- El comportamiento institucional del personal que registra asistencia 2.- La falta de marco jurídico adecuado y políticas internas sobre el control de asistencia 3.- Daño patrimonial a la institución. Nuestra estrategia estará dirigida a proponer soluciones al problema mediante un taller que identifique la magnitud del problema para posteriormente desarrollar un plan de acción institucional, el cual estará diseñado por los funcionarios públicos que asistimos a este diplomado y mandos medios del área de Recursos Humanos donde se estudiará la posibilidad de orientar al personal del instituto en:

ESTADO

SECTOR PRIVADO SOCIEDAD



a) Valores éticos b) Difusión del código de ética, invitándolo a reflexionar del daño que le ocasiona a la

institución la falta de interés a las labores desarrolladas y el ausentismo frecuente. c) Reforzar la importancia del empleado en el ámbito laboral d) Reiterar que el empleado Federal tiene obligaciones, no solo es el registrar la asistencia, si

no el cumplimiento de las funciones encomendadas.

Se le solicitará al área de Asuntos Jurídicos que sea el área encargada de compilar toda la normatividad vinculada con este tema, así mismo, que ella como área jurídica, sea la que de la interpretación correcta de la normatividad, con el fin de no involucrar diversos criterios y opiniones que malverses las obligaciones y derechos de todos los participantes de esta problemática.

Ejemplificar una situación anómala como trabajo didáctico, donde se involucre a funcionarios públicos, representantes sindicales y mandos medios con el objeto de reforzar el conocimiento adquirido.

e. Calendario de trabajo

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Compilación e interpretación de la normatividad aplicable al tema.

• Recursos Humanos

• Sindicato • Asuntos

Jurídicos

Formulación de Lineamientos Internos y Elaboración del Código de Conducta


• Sindicato • Asuntos

Jurídicos

Difusión de la normatividad aplicable.


• Sindicato

Capacitación del personal que controla las incidencias.


Incorporación de un sistema digitalizado para el control de asistencias

• Área de Finanzas

Capacitación al personal que manejará el sistema digitalizado para el control de asistencias




f. Aspectos que ayudan y dificultan la puesta en marcha del proyecto Aspectos que ayudan: 1.- Voluntad política de implantar medidas tendientes a combatir la corrupción. 2.- Reformas institucionales en materia laboral. 3.- Reestructuración institucional. Aspectos que dificultan: 1.- Resistencia al cambio por parte del personal (no todo el personal), la mayoría de los funcionarios públicos se muestran un tanto reacios para cambiar de actitud, nos es difícil aceptar los cambios y sobre todo, deshacernos de malos hábitos. 2.- Falta de estímulos para el personal que cumple oportunamente con sus obligaciones. 3.- Falta de recursos para la adquisición del software y equipo necesario.

g. Describa de qué manera se puede confirmar si el objetivo se logró o no y defina tres indicadores

Podemos pensar que el hecho de que el personal se encuentre desmotivado en su trabajo origina que este tenga desinterés en asistir puntualmente, se retire antes de lo permitido, o simplemente no permanezca en su lugar de trabajo. Por lo anterior, una manera de confirmar que el objetivo se cumplió, es a través: • El desarrollo óptimo y oportuno de todos y cada uno de los procesos de la entidad, es decir, si

el personal asiste puntualmente, desarrollará sus funciones en tiempo y forma, situación que coadyuva a que los flujos de información sean adecuados y oportunos, se eviten retrasos y pérdida de recursos financieros.

• Informe por parte del sindicato de problemas entre subordinados y mandos medios por faltas y

ausencias sin justificación. Entre los indicadores que podemos aplicar tenemos los siguientes:

Número de faltas X 100 / Número total de trabajadores con tarjeta

Tiempo programado en la realización de trámites / Tiempo real en la realización de trámites

Número de anomalías detectadas en las supervisiones aleatorias X 100 / Total de incidencias verificadas en las supervisiones aleatorias

Número de servidores públicos que conocen el Código de Conducta X 100 / Número de empleados

de la Institución

Número de servidores públicos capacitados sobre la normatividad relacionada con el control de asistencia X 100 / Total de servidores públicos que participan en el control de asistencia



VIII. Conclusiones Para que los funcionarios públicos que laboran en la Institución registren su ingreso y salida de la misma, se han ido implantando diversos sistemas de control, tales como relojes checadores, tarjetas digitalizadas y en última instancia listas de asistencia. Sin embargo, conforme avanza la tecnología, estos se han vuelto obsoletos, al mismo tiempo, la capacitación del personal que lleva estos registros ha sido nula, se basa únicamente en la experiencia diaria, aunado a lo anterior, encontramos que no existen al interior Lineamientos que regulen estas actividades y que el personal no conoce la normatividad relacionada con este tema, por ello se presentan incidencias constantemente, aún y cuando es por todos conocido que debemos presentarnos en tiempo y permanecer en nuestro lugar de trabajo para desarrollar nuestras funciones. Por lo anterior, es necesario que la entidad inicie una estrategia para abordar toda esta problemática, en donde participarían tanto los mandos medios como el personal que labora en el Instituto, es importante, que se establezcan normas y políticas que regulen el comportamiento adecuado de los funcionarios, tanto de los que laboramos, como de aquellos que controlan los sistemas y que están expuestos a la corrupción. Así mismo, no hay que olvidar que el solo hecho de registrar la entrada y no desarrollar nuestras funciones pero si percibimos un sueldo, es “Corrupción”. Al desarrollar esta estrategia, lo que se busca es que se mejore en trato y calidad la atención que los funcionarios públicos presten a estudiantes y proveedores de bienes y servicios, y además se de un ejercicio claro y eficiente de los recursos financieros federales. Las alianzas que se están dando entre la sociedad, el gobierno y entidades como el Tecnológico de Monterrey son muy buenas, si consideramos que se llevan a cabo para identificar la problemática de corrupción que puede presentarse en la Administración Pública y por ende buscar soluciones factibles que coadyuven a eliminarlas (aún cuando estemos conscientes que será un proceso lento). El Diplomado nos dio las herramientas suficientes para delimitar la problemática cada vez más grave, que pone en riesgo a las instituciones y a la nación entera al perder la sociedad la credibilidad en sus instituciones por el fenómeno de la corrupción, la cual crece día con día.



IX. Bibliografía Dehesa Germán. Adiós a las Trampas. Fondo de Cultura Económica, México, 2003. Programa Abierto y Participa. Material Didáctico. Manual de Procedimientos de la Entidad. Compilación de la Normatividad Laboral de la Secretaría de Salud 1994-1997. Vecinos Distantes Alan Riding editorial Joaquin Mortiz, Nueva edición

X. Presentación

El trabajo final que se presenta al concluir el Diplomado “Programa Abierto y Participativo”, cumple con la estructura de la guía del trabajo final que sugirió la Universidad Virtual del Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey y el Banco Mundial, por lo que ponemos a su consideración para la acreditación del curso.

XI. Carta de autorización



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INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PÚBLICA · 2004-05-25 · VI. ANÁLISIS BREVE DEL PROBLEMA a. ... sola unidad; es decir, Escuela e Instituto se volvieron uno solo. Como parte de esta