INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI · En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la normatividad: la entidad (área o dependencia),

INSTITUTOGEOGRÁFICO

AGUSTÍNCODAZZI

ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI

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Contenido

1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 4

1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 4

1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 5

1.3 Metodología .................................................................................................................................... 6

2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 7

2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 8

2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 15

2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 22

3 Estudio de trámites .............................................................................................................................. 25

3.1 E8-1 - Certificado Catastral Nacional ............................................................................................ 26

3.2 E8-2 - Certificado Plano Predial. ................................................................................................... 45

3.3 E8-4 - Cambio de propietario o poseedor de un inmueble ........................................................... 58

3.4 E8-5 - Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no

declaradas u omitidas durante el proceso de formación o actualización del Catastro. ........................... 77

3.5 E8-7 - Englobe o desenglobe. ...................................................................................................... 97

3.6 E8-8 - Cambios en la Construcción. ........................................................................................... 116

3.7 E8-9 - Auto estimación de Avalúo Catastral. .............................................................................. 134

3.8 E8-10 - Revisión del avalúo. ....................................................................................................... 152

4 Plan de acción .................................................................................................................................... 172

5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 195


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Índice de tablas

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 25Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 172

Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 6Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 6

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 8

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general .............................................................. 9

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 10

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 11

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 14

Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 16Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 17

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 18

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 18

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 19

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 20

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 21

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 22

Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 24Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 195


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1 ALCANCE DEL PROYECTO

El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la

Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes

que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las

entidades, lo cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la

situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la

entidad en la implementación de las propuestas.

Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada

para su elaboración.

1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno

como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.

En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos

los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una

cultura de servicio al ciudadano.

En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización

basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema

Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada

en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos

de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros

Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios

considerados de alto impacto.

Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a

focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar

oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas

y realidades del solicitante.

El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de

trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y

casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar

cada entidad.


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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de

trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada

por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:

- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle

con base en otras experiencias y casos de éxito.

- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y

trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los

trámites y/o servicios a optimizar.

- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y

leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar

los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.

- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o

servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y

fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)

descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en

cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y

(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.

- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados

con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la

identificación en campo.

- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos

identificados en la metodología propuesta.

- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes

pertinentes sobre la propuesta.

- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la

propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.


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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos

contemplados en la ilustración a continuación.

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados

Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a

continuación.

Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto

De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.


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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología

empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento

al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de

trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites

y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda

llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.

El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y

marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de

los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,

complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y

actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de

iniciativas o proyectos.


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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:

A. Información general y características distintivas

B. Identificación normativa general

C. Mapa del proceso

D. Identificación normativa del proceso

E. Análisis cuantitativo

A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.

A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,

el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,

entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los

funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente

se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la

obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general


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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL

En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y

ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información

complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:

• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general


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C. MAPA DEL PROCESO

Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o

servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una

respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de

realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más

relevantes.

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos


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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO

En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la

normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),

los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso


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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO

Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el

trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.

En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:

• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio

• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el

trámite y/o servicio

• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario

Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel

de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera

detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:

• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el

usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de

desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La

evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.

❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad

❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la

entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de

virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.

⓿ Nada

❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción

❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros

❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para

ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso

son los siguientes.

❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad

❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso


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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este

soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta

al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los

siguientes criterios.

❶ Inadecuada

No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que

tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de

acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.

❶ Inadecuada

Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y

sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes

parámetros.

❶ Inadecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❷ Insuficiente

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❸ Adecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo


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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso


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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un

proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que

busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y

iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.

A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras

las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:

• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,

mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano

(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).

• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos

internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una

respuesta más ágil y rápida al ciudadano.

• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación

y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que

facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la

entidad y la gestión del trámite y/o servicio.

• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos

que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la

implementación de convenios de cooperación con otras entidades.

Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace

un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo

en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el

ejemplo que se presenta a continuación-.


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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora

Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras

ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,

mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las

características del TRÁMITE TIPO.

Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para

cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:

A. Propuestas de mejora

B. Planteamiento del mapa de procesos

C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso

D. Recomendaciones normativas

E. Cuantificación de las mejoras normativas.

A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.


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A. PROPUESTAS DE MEJORA

Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla

la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser

cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el

horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los

recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.

Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora


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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS

En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado

todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y

diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).

Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha

modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para

el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades

eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado

Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas

explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las

actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle


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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el

proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de

interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la

valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la

caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la

evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal

se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo

(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).

Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del

número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras

propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos

del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en

algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración

12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o

servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.

Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los

trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso

A C M L

❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❷ Regular

6 5 -17%7 15 114%

VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO


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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA

Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso

en aspectos como:

• Evolución de la información

• Prácticas de control

• Acreditaciones documentales extralegales

• Exigencias documentales redundantes

• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y

decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las

recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva

sustentación.

Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio

general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos

analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;

y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas

Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser

interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se

entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control

regulatorio del trámite y/o servicio.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO

Prácticas de control

ex ante que no

generan valor

agregado

Acreditaciones

documentales

extralegales

Exigencias

documentales

redundantes

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Bajo control

regulatorio


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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS

En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios

utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo

plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración

a continuación.

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa

A C M L❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA


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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de

acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los

trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de

acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de

acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A

continuación se muestra un ejemplo:

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad

Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes

elementos:

• El nombre e identificación (ID)

• Categoría a la que pertenece

• Descripción

• La información sobre quién será el líder de plan de acción

• Duración

• Justificación

• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable

• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización

de implementación de estos planes:

- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la

atención al ciudadano

Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano

Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada

Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada


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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de

acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del

personal para su implementación

Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado

Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado

Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado

- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para

llevar a cabo el plan de acción

Bajo La inversión es despreciable

Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad

Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial

- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.

Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)

Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)

Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años

Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen

el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.

• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la

evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan

de acción

• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción

• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente

A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma

ficha es empleada por todas las categorías.


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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción

Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción

se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en

la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora

sobre los mismos.

ID

2

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 x

2 x x x x

1

2

NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Descripción de tareas

No. de convenios suscritos para intercambio de

información y eliminación de

Tarea

Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.

Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.

Indicador 1No. de programas o

servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan

Indicador 3Indicador 2

TiempoALTO

Riesgo

MesesNORMATIVO

Trámites que aplica

BAJOEsfuerzo

ALTOInversión

BAJO

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.

Acción

R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio

D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria

Responsable

A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite

J efedeÁ reares pons abledelT rámite

Descripción

Líder Categoría Duración total

E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

Cronograma (Meses)

Director Área Responsable del Trámite

Justificación

El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.


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3 ESTUDIO DE TRÁMITES

En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado

actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites

se presenta en la tabla a continuación:

ID Nombre del Trámite / OPA E8-1 Certificado Catastral Nacional E8-2 Certificado Plano Predial E8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

E8-5 Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el proceso de formación o actualización del Catastro

E8-7 Englobe o desenglobe E8-8 Cambios en la Construcción E8-9 Auto estimación de Avalúo Catastral E8-10 Revisión del avalúo

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados

Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:

• Cobol, sistema catastral

• Sistema Nacional Catastral (SNC)


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3.1 E8-1 - Certificado Catastral Nacional

3.1.1 Situación actual


Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=14313 Fecha de actualización: 10/3/2014

Información descriptiva

NOMBRE

Dato SUIT1

Certificado Catastral Nacional

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Certifica si el propietario o poseedor tiene inscrito predio(s) en la base de datos catastral a nivel nacional, esta certificación no incluye los predios que estén inscritos en las bases de datos catastrales de Antioquia, Medellín, Cali y Bogotá

Obs. No hay

RESULTADO

Dato SUIT

Se expide certificado

Obs. No hay

Información de interacción con el ciudadano

COSTO TIEMPO

Dato SUIT

COP 10,800.00

No tiene costo para personas con SISBEN e indígenas

3-4 minutos toma al IGAC si no hay cola

Obs. La resolución es 283 de 2010, 11.700 es el costo estimado. Dicho precio se rige a partir de hoy.

No tiene costo para personas con SISBEN quienes solicitante el trámite para libreta militar 43 puntos. Para los subsidios 22 puntos

Entrega inmediata. El tiempo de entrega varía en función del tiempo establecido por cada Dirección Territorial. Si el solicitante solicita por la mañana, se entrega por la mañana, si solicita por la tarde, se entrega el día hábil siguiente. Por consiguiente, la entrega se efectúa a lo largo de las 24 horas contando desde el momento de solicitar, en el supuesto de que si se solicita un viernes por la tarde, la entrega sería el lunes de la semana que viene.

CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN

Dato2 Presencial y virtual Transacción

Obs3. No hay No hay

1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


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ATENCIÓN

Dato 1. Presencial

2. Línea telefónica

3. Correo electrónico

Obs.

Información normativa

REQUISITOS

Dato SUIT

1. Documento de identidad original

Obs. Para casos generales:

1. Documento de identidad original

2. Fotocopia de documento de identidad y autorización expresa en caso de que sea el tercero que realiza el trámite

Para casos de sucesión:

1. Los herederos deben presentar el Registro defunción

2.Registro civil de nacimiento

3.Documento de identidad de solicitante

NORMATIVA

Dato SUIT

1. Constitución política (Artículos 23, 29, 83 y 209)

2. Ley 1481 de 2011, (Todos)

3. Decreto 208 de 2004, (12)

4. Resolución 70 de 2011 (31-33, 35, 41, 54, 59 - 60, 77, 94, 155, 157 y 159)

5. Resolución 1055 de 2012 (5 y 21)

Obs. Adicionar la resolución 283 de 2010

SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD

Dato No Aplica Potestativo

Obs. No hay Es Obligatorio para expedición de Libreta Militar, con destino a los estudiantes de algunos centros educativos oficiales

PERIODICIDAD

Dato No específica

Obs. No hay


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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN

Artículo 5 de la Ley 14 de 1983, modificada por el artículo 74 de la Ley 74 de 1984 y por el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 223 de 1995.

Legal Ordinaria

Las autoridades catastrales tienen la obligación de formar los catastros o actualizarlos en el curso de períodos de cinco (5) años en todos los municipios del país, con el fin de revisar los elementos físico y jurídico del catastro y eliminar las posibles disparidades en el avalúo catastral originadas en mutaciones físicas, variaciones de uso o de productividad, obras públicas o condiciones locales del mercado inmobiliario.

Artículo 94 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC.

Reglamentaria

Cumplidos los trabajos de la formación catastral, la autoridad catastral efectuará el procesamiento de la información y conformará la Base de Datos Catastral, a partir de la cual se generarán informes, estadísticas, certificados y demás reportes.

COMPETENCIA Numeral 7 del artículo 25 del Decreto 208 de 2004, modificada por el artículo 5 del Decreto 1551 de 2009.

Reglamentaria Corresponde a la Subdirección de Catastro del Instituto Agustín Codazzi, expedir certificaciones en materia catastral solicitadas en la sede central y/o por intermedio de las Direcciones Territoriales.

CONDICIONES Artículo 4 de la Resolución 205 de 2014 expedida por el IGAC.

Reglamentaria Tener la condición de propietario o poseedor, bajo la prohibición establecida por el IGAC de vender bienes o servicios a terceros distintos del propietario o poseedor o su apoderado cuando se trata del Certificado Nacional Catastral.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguno

COSTO

Numeral 6 del artículo 14 del Decreto 208 de 2004.

Reglamentaria

Es función del Director General del IGAC, fijar los precios que deban ser cobrados por los productos y servicios del Instituto.

Artículos 78-A y 78-B de la Ley 962 de 2005, adicionadas por el artículo 1 de la Ley 1481 de 2011.

Legal Ordinaria

Quedan exentos de pagar el Certificado de catastro a nivel departamental o nacional, expedido por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi:

- Quienes pertenezcan al nivel 1, 2 y 3 del Sisbén.

- Los indígenas que residan en su territorio y conserven su integridad cultural, social y económica.

- Los no propietarios interesados en aplicar al subsidio de vivienda de interés social que pertenezcan al nivel 1 y 2 del Sisbén.

Artículo 5 de la Resolución 205 de 2014 del IGAC.

Reglamentaria

Adopta las tarifas a cobrar por los certificados que expida el IGAC.

PLAZO DE

Artículo 78-C de la Ley 962 de 2005.

Legal Ordinaria

Tres (3) días hábiles para expedición de certificados en el caso de usuarios exentos de pago. Dentro de este lazo la entidad expide el certificado de manera inmediata.


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RESPUESTA Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015.

Legal Estatutaria

Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Dentro de este plazo el tiempo de respuesta para la expedición del certificado es inmediato.

PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial (*)

Aplicación de las normas generales señaladas para el trámite de los derechos de petición, en especial el artículo 15 de la Ley 1755 de 2015.


30

C. MAPA DEL PROCESO


31


PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O

FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Identificación del

solicitante IGAC Presencial Ventanilla

Front Office

Exhibir el documento de

identidad (*)

Legal: Artículo 4 y Literales a

y b del Artículo 5 de la Ley

1266 de 2008. Artículos 4, 5,

6, 21, 24 y 25 de la Ley 1712

de 2014.

Reglamentario: Artículo 4 de

la Resolución 205. Artículo 21

de la Resolución 1055 de

2012. Modificatorio del artículo

154 de la Resolución 70 de

2011.

Poder cuando el solicitante

no actúe directamente (*)

Fotocopia del documento

de identificación del

apoderado (*)

Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículo 4 de

la Resolución 205 del IGAC.

Verificación

beneficiarios Sisbén

IGAC Presencial Ventanilla

Front Office-Consulta

Sisbén

Ninguno Legal: Inciso primero y

segundo del artículo 14 de la

Ley 962 de 2005

Reglamentario: Artículo 2 del

Decreto 235 de 2010 y

Artículo 1 del Decreto 2280 de

2010.

Introducir datos de

identidad IGAC Ventanilla Front

Office

Ninguno Ninguna: Corresponde a un

paso del procedimiento, no

hay norma que establezca el

detalle del procedimiento.

Generar orden de

cancelación para los no

exentos


Front Office





Entregar orden de

cancelación para los no

exentos


Front Office





Realizar pago ENTIDAD Presencial Ventanilla Ninguno Legal: Artículo 27 del Decreto


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PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

BANCARIA Front Office Bancaria ley 019 de 2012 y Artículo 7

del Decreto Ley 2150 de

1995.

Reglamentario: Numeral 6 del

artículo 14 del Decreto 208 de

2004 y Artículo 5 de la

Resolución 205 de 2014 del

IGAC.

Entregar comprobante

bancario de cancelación

para los no exentos


Front Office

Comprobante de pago Legal: Artículo 27 del Decreto

ley 019 de 2012 y Artículo 7

del Decreto Ley 2150 de

1995.

Reglamentario: Numeral 6 del

artículo 14 del Decreto 208 de

2004 y Artículo 5 de la

Resolución 205 de 2014 del

IGAC.

Ingresar al sistema

número de

consignación


Front Office





Generar factura y

certificado IGAC Presencial Ventanilla

Front Office





Entregar factura y

certificado al usuario


Front Office





Almacenar resguardo

del trámite

IGAC Back Office Ventanilla

Front Office





PASO

CANAL VIRTUAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO


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PASO

CANAL VIRTUAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Realizar proceso de registro electrónico

USUARIO Ventanilla Front Office Virtual

Diligenciar datos de registro

Contestar preguntas de validación del registro

Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005

Reglamentario: Ninguno

Realizar pago electrónico PSE

ENTIDAD BANCARIA

Ventanilla Front Office Virtual

Ninguno Legal: Artículo 27 del Decreto ley 019 de 2012 y Artículo 7 del Decreto Ley 2150 de 1995.

Reglamentario: Numeral 6 del artículo 14 del Decreto 208 de 2004 y Artículo 5 de la Resolución 205 de 2014 del IGAC.

Enviar factura y certificado por vía electrónica

IGAC Back Office Ventanilla Front Office Virtual

Ninguno Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005


Recibir factura y certificado por correo electrónico/descarga de archivo PDF

USUARIO Ventanilla Front Office Virtual

Ninguno

Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005



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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO

3 13

❷ Regular

❸ Transacción

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada

ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad

Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión

La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

ND

CIFRAS RELEVANTES


Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite en línea por medio de pagos en linea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondecia

El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo


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3.1.2 Situación propuesta


Información

No hay cambios en este aspecto

Administración


Tecnología


Interoperabilidad



36



37

Elementos eliminados

No hay elementos eliminados

Elementos agregados

12. (Radicar solicitud vía web): El solicitante tiene la posibilidad de radicar la solicitud a través del

portal web del IGAC web del IGAC

13. (Adjuntar documentos vía web): El solicitante tiene la posibilidad de adjuntar los requisitos en el

portal del IGAC al momento de hacer la solicitud del trámite

15. (Pagar en línea con tarjeta de crédito): El solicitante tiene la posibilidad de pagar el trámite a

través del portal web del IGAC mediante el uso de tarjeta de crédito.

16. (Pagar en ventanilla con tarjeta de crédito): El solicitante puede pagar el trámite con tarjeta de

crédito en la ventanilla de radicación

18. (Descargar orden de consignación): El solicitante puede descargar la orden de consignación

desde el portal web del IGAC

Elementos modificados

19. (Pagar en banco): El solicitante paga en banco y ya no tiene que entregar el comprobante de

pago al IGAC. El banco notifica automáticamente al IGAC que el pago por el trámite ha sido realizado.


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A C M L

❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado


❷ ❷ ❷ ❷ Regular

3 0 -100%13 13 0%



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D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS



ex ante que no

generan valor

agregado

Exigencia de fotocopias de documentos

de identidad cuando se actúa por

apoderado.

Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad de

apoderado y poderdante no se encuentran vinculadas a

ningún mecanismo ex post de control de identidad, por lo que

su exigencia puede ser observada como una práctica de

control documental ex ante que no genera valor agregado en

tanto la verificación de identidad se realiza directamente en

Ventanilla del Front Office contra exhibición del documento de

identidad y las fotocopias exigidas son archivadas sin

despliegue de procesos posteriores de control y verificación

oficiosos.

En todo caso, al tenor del Artículo 17 del Decreto ley 019 de

2012 se ha suprimido el requisito de imponer la huella dactilar

en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se

deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que

cumplan funciones administrativas, salvo las excepciones

contempladas por la misma disposición, donde no se enmarca

el trámite del Certificado Nacional Catastral. Así mismo, el

inciso final de éste artículo señala que la exigencia de la

huella dactilar será remplazada por su captura mediante la

utilización de medios electrónicos. Para ello el artículo 18

ibídem, determinó en su parágrafo transitorio las fechas desde

las cuales estas obligaciones son exigibles a las autoridades

públicas. En la actualidad es exigible a todas, incluido el IGAC.

Acreditaciones

documentales

extralegales

En el canal presencial: Poder para

acreditar la autorización del titular y

fotocopias de documentos de identidad de

apoderado y poderdante.

La información catastral administrada por el IGAC no cuenta

con norma constitucional o legal que establezca reserva sobre

ella, de manera que por regla general es pública. No obstante,

las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, que

regulan el derecho de habeas data, el manejo de información

contenida en bases de datos personales y la protección de

datos personales, exigen contar con la autorización del titular

para el suministro de su información personal privada,

semiprivada o reservada, más no hacen referencia taxativa al

apoderamiento como formalidad para otorgar tal autorización,

cuyos efectos respecto del trámite resultan menos favorables

al ciudadano en términos de simplicidad, tiempo y onerosidad

del trámite.

Tampoco en las normas especiales que regulan el trámite o en

los Códigos, se encontraron disposiciones que permitan


40


derivar el apoderamiento como requisito y formalidad

necesaria para otorgar la autorización requerida. Por contrario,

el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 señala que las

actuaciones administrativas se sujetan al procedimiento

administrativo común y principal que establece esta misma

ley, sin perjuicio de los procedimientos administrativos

regulados por leyes especiales, pero que en lo no previsto en

dichas leyes especiales se aplicarán las disposiciones

relativas al derecho de petición, que al tenor del Artículo 13 de

la Ley 1755 de 2015 puede ejercerse por cualquier persona,

sin necesidad de representación por intermedio de abogado.

Sumado a ello, el Artículo 6 del Decreto Ley 019 de 2012

determina que los trámites establecidos por las autoridades

deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria

y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser

racionales y proporcionales a los fines que se persigue

cumplir; y los numerales 3 y 5 del Artículo 9 de la Ley 1437 de

2011, establecen la prohibición de exigir la presentación

personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley

no lo exija o de documentos no previstos por las normas

legales aplicables a los procedimientos de que trate la gestión,

o crear requisitos o formalidades adicionales de conformidad

con el artículo 84 de la Constitución Política.

En cuanto a la exigencia de las fotocopias de los documentos

de identidad cuando se actúa mediante apoderado, a la luz del

Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de 1995 su exigencia no se

ajusta al ordenamiento jurídico, bajo la prohibición existente

para la autoridades, de exigir fotocopias de documentos que

se encuentren en su poder o a los que tenga facultad de

acceder. Norma que debe interpretarse en conjunto con el

Artículo 17 del Decreto Ley 019 de 2012, que dispone la

obligación para las entidades públicas de interoperar con la

Registraduría Nacional del Estado Civil para determinar los

mecanismos necesarios para la verificación de identidad.

En virtud de tal interoperabilidad, dicha disposición establece

que las entidades están en la obligación de contar con

mecanismos de identificación electrónica de huella dactilar,

para el caso del IGAC desde el 1 de julio de 2012, y para

aquellos trámites que no requieran de la inmediata verificación

de identidad, por virtud de la misma disposición están en la


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obligación de definir y coordinar con la Registraduría Nacional

del Estado Civil, los mecanismos de verificación a utilizar de

manera ex post.

Exigencias

documentales

redundantes

En el canal presencial: Fotocopias de los

documentos de identificación del

poderdante y el apoderado

Teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de

1995 y los Artículos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012 ya

mencionados, las fotocopias exigidas además de constituir un

requisito documental extralegal también resultan redundantes

en tanto la base de datos del Registro Civil contiene la

información requerida para efectuar la validación de identidad

y existe, tanto para el IGAC como para la Registraduría,

obligación legal de contar con mecanismos de identificación

dactilar digital, así como de interoperabilidad interinstitucional

para dichos fines de verificación.

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

El Artículo 4 de la Resolución 205 de

2014 prohíbe expedir Certificados

Nacionales Catastrales a personas

distintas del propietario o su apoderado,

limitando la solicitud del trámite a

propietarios y poseedores.

Como ya se observó, de acuerdo con los numerales 3 y 5 del

Artículo 9 de la Ley 1437 de 2011 está prohibido crear o exigir

requisitos, formalidades y documentos no contemplados en

normas de carácter legal, por lo que las disposiciones

expedidas por el IGAC desbordan la competencia

reglamentaria otorgada a la entidad, pues crea por vía de

interpretación un requisito o condición no contemplada por

normas con fuerza de ley, limitando también por esta vía el

acceso al derecho de petición en interés particular.

Aunque la entidad sustenta la limitación impuesta en lo

ordenado en la Sentencia T-129 de 2002, en relación con el

acceso y divulgación de la información dispuesta por la

entidad en su página Web para la consulta de información

catastral a partir del número de documento de identificación,

ésta decisión de la Corte Constitucional tiene impacto directo

en el mecanismo electrónico dispuesto para el trámite más no

se relaciona de manera directa con el canal presencial, por los

siguientes motivos:

1. La tutela es un mecanismo de defensa de carácter

individual que tiene efectos interpartes salvo que la decisión

de la Corte Constitucional le haya otorgado efectos inter

comunis, lo que no ocurrió en la decisión mencionada.

2. El radio de decisión de la Corte Constitucional hizo


42


referencia a la protección del derecho fundamental respecto a

la necesidad de introducir mecanismos de control a la

divulgación masiva de la información personal que reposa en

la base de datos catastral sin consentimiento del titular de

datos personales suministrados (consulta de información

catastral vía Internet, asociada a un individuo por número de

documento de identificación), más no hace referencia alguna a

que el trámite deba ser solicitado de manera personal

exclusivamente por el titular de la información propietario o

poseedor del predio o del inmueble.

3. El IGAC no cuenta con facultad legal para establecer

prohibiciones puesto que sobre las normas de carácter

restrictivo, al igual que las relativas al derecho sancionatorio,

recae el principio de reserva legal. Tampoco la decisión

constitucional mencionada hace referencia alguna a

prohibiciones de este tipo para la expedición del Certificado

Catastral Nacional o para suministrar información de la base

de datos catastral.

Bajo control

regulatorio

Para el canal presencial el trámite se

encuentra integrado al SUIT en

condiciones que no resultan plenamente

ajustadas a los principios que rigen la

racionalización de trámites y

procedimientos administrativos.

Adicionalmente, en el sustento normativo

reportado en el SUIT se integra el Artículo

154 de la Resolución 1055 de 2012

expedida por el IGAC, norma que

analizada a la luz de la Resolución 205 de

2014 ha sido derogada tácitamente.

Al tenor del numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la

racionalización de trámites y procedimientos administrativos

tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con

la Administración Pública, de tal forma que las actuaciones

que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades,

derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de

conformidad con los principios establecidos en los artículos

83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de

obligatoria observancia para toda la Administración Pública,

los siguientes principios como rectores de la política de

racionalización, estandarización y automatización de trámites,

a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados:

1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el

ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de

obligaciones, únicamente podrán exigirse las autorizaciones,

requisitos o permisos que estén previstos taxativamente en la

ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En

tales casos las autoridades públicas no podrán exigir

certificaciones, conceptos o constancias.

Las autoridades públicas no podrán establecer trámites,


43


requisitos o permisos para el ejercicio de actividades,

derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se

encuentren expresamente autorizados por la ley; ni tampoco

podrán solicitar la presentación de documentos de

competencia de otras autoridades.

La limitación de solicitud personal por parte de propietarios,

poseedores o sus apoderados establecida en el Artículo 154,

pese a referirse de manera general a la certificación de

inscripciones en la práctica es aplicada exclusivamente al

Certificado Nacional Catastral. Este hecho que permite deducir

que tal disposición ha sido derogada tácitamente por el

Artículo 4 de la Resolución 205 de 2014, cuya prohibición de

venta de bienes y servicios a terceros está directamente

relacionada con aquellos que integren información personal de

carácter privado, semiprivado o reservado del propietario o

poseedor del predio, no siendo éste el caso del Certificado

Plano Predial Catastral. En consecuencia esta disposición no

debería encontrarse integrada al SUIT como sustento

normativo del trámite.


44


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL


45

3.2 E8-2 - Certificado Plano Predial.





NOMBRE

Dato SUIT4

Certificado Plano Predial.

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Certificado Plano Predial Catastral que indica si el propietario o poseedor, tiene inscrito predio(s) y/o mejoras en la base de datos catastral a nivel nacional, contiene la descripción gráfica georreferenciada del predio o de la mejora y se utilizará para efectos de identificar los inmuebles por la cabida y linderos. que se obtiene

Obs. No se está de acuerdo con la definición. Manual de operaciones definición - "Documento por medio del cual la autoridad catastral competente certifica la inscripción de un predio o mejora, debidamente georreferenciado"

RESULTADO

Dato SUIT

Se expide el certificado

Obs. No hay


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

COP 30,100.00 20 días hábiles

Obs. La resolución 283 de 2010 figura la nueva tarifa que entra en vigor a partir de 1 de marzo de 2016. De acuerdo con la Resolución vigente por la cual se fija el precio unitario de venta a los bienes y servicios que produce y comercializa el IGAC 1277 del 19 de Octubre del 2015

De acuerdo de con la ley, el plazo general a aplicar es de 15 días hábiles máximas. Si el predio se encuentra inscrito y no tiene trámites pendientes, el plazo es de 3 días hábiles máximas. En caso de que está inscrito, pero con trámites pendientes, es necesario esperar la finalización de dichos trámites.


Dato5 Presencial Presencia

Obs6. No hay No hay



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ATENCIÓN

Dato 1. Presencial

2. Línea telefónica

3. Correo electrónico

Obs.


REQUISITOS

Dato SUIT

Solicitud certificado plano predial catastral

Obs. Se entrega la siguiente documentación:

1. Matricula inmobiliaria

2. Cédula del propietario o catastral

3. Nombre del propietario

NORMATIVA

Dato SUIT


2. Ley 1481 de 2011, (Artículo 1)

3. Decreto 208 de 2004, (Artículo 25)

4. Resolución 205 de 2014, (Capitulo I, artículo 5)

5. Resolución 120 de 2013, (Artículo 1)

Obs. 1. Ley 1651 de 2012 ( Artículo 11, parágrafo)

2. Resolución 1277 de 2015 ( Capítulo I, Artículo 5)

3. La resolución 283 de 2010


Dato No identificado Potestativo

Obs. No hay No hay

PERIODICIDAD

Dato No identificado

Obs. No hay


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ORIGEN


Legal Ordinaria



Reglamentaria

Cumplidos los trabajos de la formación catastral, la autoridad catastral efectuará el procesamiento de la información y conformará la Base de Datos Catastral, a partir de la cual se generarán informes, estadísticas, certificados y demás reportes.

Artículo 36 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC. Definición del trámite.

Reglamentaria Certificado plano predial catastral es el documento gráfico georreferenciado por medio del cual la autoridad catastral hace constar la inscripción de un predio o mejora, sus características y condiciones.

COMPETENCIA

Numeral 7 del artículo 25 del Decreto 208 de 2004, modificada por el artículo 5 del Decreto 1551 de 2009.

Reglamentaria Corresponde a la Subdirección de Catastro del Instituto Agustín Codazzi, expedir certificaciones en materia catastral solicitadas en la sede central y/o por intermedio de las Direcciones Territoriales.


Reglamentaria El Instituto Geográfico Agustín Codazzi, determina el contenido y modelo único de dicho documento que deberán adoptar las autoridades catastrales.

CONDICIONES Ninguna

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguno

COSTO

Numeral 6 del artículo 14 del Decreto 208 de 2004.

Reglamentaria

Es función del Director General del IGAC, fijar los precios que deban ser cobrados por los productos y servicios del Instituto.

Artículo 5 de la Resolución 205 de 2014 del IGAC.

Reglamentaria

Adopta las tarifas a cobrar por los certificados que expida el IGAC.

PLAZO DE

RESPUESTA

Artículo 78-C de la Ley 962 de 2005.

Legal Ordinaria

Tres (3) días hábiles para expedición de certificados en el caso de usuarios exentos de pago (Beneficiarios Sisbén 1y 2 y población indígena).

Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015.

Legal Estatutaria

Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Dentro de este plazo la entidad expide la certificación de manera inmediata.

PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial (*)

Aplicación de las normas generales señaladas para el trámite de los derechos de petición, en especial el artículo 15 de la Ley 1755 de 2015.

(*) La entidad no ha suministrado Manuales de Procedimiento que regulan el trámite. De acuerdo al levantamiento del proceso, en caso de que el predio no se encuentre inscrito el propietario o poseedor debe iniciar el trámite de inscripción catastral del mismo. Para expedir el Certificado Plano Predial Catastral no se efectúan consultas en interoperabilidad con otras entidades.


48

C. MAPA DEL PROCESO


49


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Identificación del solicitante

IGAC Presencial Ventanilla Front Office

Exhibir el documento de identidad (*)

Legal: Artículo 4 y Literales a y b del Artículo 5 de la Ley 1266 de 2008. Artículos 4, 5, 6, 21, 24 y 25 de la Ley 1712 de 2014.

Reglamentario: Artículo 4 de la Resolución 205. Artículo 21 de la Resolución 1055 de 2012. Modificatorio del artículo 154 de la Resolución 70 de 2011.

Introducir datos de identidad

IGAC Ventanilla Front Office

Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Generar orden de cancelación del trámite



Entregar orden de cancelación para los no exentos



Realizar pago ENTIDAD BANCARIA

Presencial Ventanilla Front Office Bancaria

Ninguno Legal: Artículo 27 del Decreto ley 019 de 2012 y Artículo 7 del Decreto Ley 2150 de 1995.


Entregar comprobante bancario de cancelación


Comprobante de pago Legal: Artículo 27 del Decreto ley 019 de 2012 y Artículo 7 del Decreto Ley 2150 de 1995.


Ingresar al sistema número de consignación



Generar factura y certificado



Entregar factura y certificado al usuario


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el


50

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO


Almacenar resguardo del trámite

IGAC Back Office Ventanilla Front Office



2 ND

Pendiente

Pendiente

Pendiente

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Pendiente: Dato pendiente de valorar



ND

CIFRAS RELEVANTES




51



Información

ID MEJORA

PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO

E8-2-1 No se tiene la información actualizada

Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: -Descripción -Resultado -Costo -Tiempo Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado

Corto -Descripción -Resultado -Costo -Tiempo

Administración

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO

E8-2-10 El solicitante debe acudir a pagar al banco y posteriormente entregar la factura o comprobante de pago en el IGAC para que el procedimiento pueda continuar

-Habilitarle la opción al ciudadano de que pueda generar la orden de consignación vía web con el concepto de pago correspondiente para poder pagar el trámite. -Habilitar la opción de que la orden de consignación sea marcada con un código de barras para que el banco informe a la entidad cuando se haya realizado el pago del trámite -Generar convenio con banco para que éste informe a la entidad cuando se realicen pagos relacionados con éste trámite

Medio

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E8-2-25 El solicitante debe acudir a pagar el trámite al

banco Habilitar un datafono en la ventanilla para que el solicitante que así lo decida pueda realizar el pago mediante esa manera.

Corto

E8-2-5 El solicitante radica la solicitud de manera

presencial en las instalaciones del IGAC -Habilitar la opción en el portal web del IGAC de que el solicitante pueda hacer la solicitud de inicio de este trámite a través de la web.

Medio


52

E8-2-7 El solicitante radica los documentos requeridos para iniciar el trámite de manera presencial en las instalaciones del IGAC

- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.

Largo

E8-2-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera

presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.

En caso de que el solicitante haya solicitado el trámite de manera virtual se podrá pagar de dos maneras: 1. Pagar en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito (PSE) en el portal web de la entidad. Esta transacción arrojará un comprobante de pago (el cual no es necesario adjuntar como requisito ya que la entidad bancaria informará a la entidad gubernamental que el pago ha sido realizado) 2. El solicitante podrá descargar e imprimir una orden de consignación de pago marcada con un código de barras con la que se presentará en el banco a pagar. Al pagar mediante una orden de consignación referenciada con un código de barras, el banco avisará a la entidad que el trámite ha sido pagado, por lo que no es necesario que el solicitante adjunte en línea o entregue de manera presencial el comprobante de pago.

Medio

Interoperabilidad



53



54



Elementos agregados

12. (Radicar solicitud vía web): El solicitante tiene la posibilidad de radicar la solicitud a través del

portal web del IGAC web del IGAC

13. (Adjuntar documentos vía web): El solicitante tiene la posibilidad de adjuntar los requisitos en el

portal del IGAC al momento de hacer la solicitud del trámite

15. (Pagar en línea con tarjeta de crédito): El solicitante tiene la posibilidad de pagar el trámite a

través del portal web del IGAC mediante el uso de tarjeta de crédito.

16. (Pagar en ventanilla con tarjeta de crédito): El solicitante puede pagar el trámite con tarjeta de

crédito en la ventanilla de radicación

18. (Descargar orden de consignación): El solicitante puede descargar la orden de consignación

desde el portal web del IGAC


19. (Pagar en banco): El solicitante paga en banco y ya no tiene que entregar el comprobante de

pago al IGAC. El banco notifica automáticamente al IGAC que el pago por el trámite ha sido realizado.


55


A C M L

Falta ❸ ❸ ❸ Avanzado

Falta ❷ ❷ ❸ Avanzado

Falta ❶ ❷ ❷ Regular

2 2 0%ND 13 ---



56




ex ante que no

generan valor

agregado

Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Acreditaciones

documentales

extralegales


Exigencias

documentales

redundantes


Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Ninguna

El trámite se ajusta a la regulación.

Bajo control

regulatorio

Aunque el Artículo 154 de la

Resolución 1055 de 2012 no es

aplicado en la práctica a este trámite,

pero se encuentra aún integrada

como sustento normativo del mismo

en el SUIT.

La limitación impuesta por el IGAC pese a referirse de manera

general a la certificación de inscripciones, en la práctica es

aplicada exclusivamente al Certificado Nacional Catastral. Este

hecho que permite deducir que tal disposición ha sido derogada

tácitamente por el Artículo 4 de la Resolución 205 de 2014, cuya

prohibición de venta de bienes y servicios a terceros está

directamente relacionada con aquellos que integren información

personal de carácter privado, semiprivado o reservado del

propietario o poseedor del predio.


57


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



58

3.3 E8-4 - Cambio de propietario o poseedor de un inmueble





NOMBRE

Dato SUIT7

Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Actualización del nombre y documento de él (los) propietario(s) de un predio o una mejora en las bases catastrales, conforme a los cambios que se presentan en la propiedad o posesión del predio o mejora tomando como base los documentos justificativos de dominio.

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Cambio de propietario o poseedor

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 mes

Obs.



Obs9.

ATENCIÓN


Obs.



59


REQUISITOS

Dato SUIT

1. Original y copia de escritura pública

2. Solicitud escrita

3. Original y copia del certificado tradición y libertad

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT


2. Resolución 70 de 2011, (Artículos 81 parágrafo, 105 - 108, 114 - 116, 124)

3. Resolución 1055 de 2012, (Artículos 10, 20)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD


Obs.


60



ORIGEN


Legal Ordinaria

Las autoridades catastrales tendrán la obligación de formar los catastros o actualizarlos en el curso de períodos de cinco (5) años en todos los municipios del país, con el fin de revisar los elementos físico y jurídico del catastro y eliminar las posibles disparidades en el avalúo catastral originadas en mutaciones físicas, variaciones de uso o de productividad, obras públicas o condiciones locales del mercado inmobiliario.


Legal Ordinaria

Los Registradores de Instrumentos Públicos están obligados a enviar a la Oficina de Catastro correspondiente, dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, la información completa sobre modificaciones de la propiedad inmueble ocurridas durante el mes anterior.


Reglamentaria Se entiende por mutación catastral todo cambio que sobrevenga respecto de los aspectos físico, jurídico o económico de los predios de una unidad orgánica catastral, cuando dicho cambio sea debidamente inscrito en el Catastro.

Artículo 10 de la Resolución 1055 de 2012 modificatorio del Artículo 115 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC.

Reglamentaria

Para los efectos catastrales, las mutaciones se clasificarán en el orden siguiente: a) Mutaciones de primera clase: Las que ocurran respecto del cambio de propietario o poseedor

COMPETENCIA


Reglamentaria La conservación catastral es responsabilidad de las Direcciones Territoriales y sus Unidades Operativas de Catastro en el caso del Instituto Geográfico "Agustín Codazzi", y de las demás autoridades catastrales del país, con la colaboración de los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos y de los Tesoreros o quien haga sus veces en las entidades territoriales.

Numerales 2, 4 y 8 del artículo 28 del Decreto 208 de 2004.

Reglamentaria Las Direcciones Territoriales cumplirán las siguientes funciones:

Formar, actualizar y conservar el catastro de los municipios de su jurisdicción. Recopilar, evaluar, consolidar y mantener la información resultante de las actividades catastrales en su jurisdicción, como parte integrante de la Base Nacional de Catastro. Atender y prestar al público en general los servicios de información agrológica, catastral, geográfica y cartográfica.

CONDICIONES


Reglamentaria Si bien no existe norma legal que establezca condición alguna, esta norma reglamentaria sugiere que se requiere ser propietario o poseedor para adelantar el trámite.


61


REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO

Artículo 59 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC

Reglamentaria

Los trabajos necesarios para la inscripción de los predios en la formación, actualización de la formación o en la conservación catastral se harán sin costo alguno para los propietarios o poseedores

PLAZO DE RESPUESTA


Reglamentaria

Las mutaciones de esta clase se realizarán en un término máximo de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud con los documentos pertinentes o de la información registral.

La entidad reporta cumplir con el trámite dentro del término reglamentario.

PROCEDIMIENTO

(*)

Artículo 122 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el Artículo 15 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad.

Reglamentaria Las solicitudes de mutaciones, rectificaciones, complementaciones, modificaciones y cancelaciones, se radicarán en el orden cronológico en que se reciban, en un sistema de registro de numeración y control diseñado por las autoridades catastrales. Los documentos correspondientes se archivarán de manera que permitan su conservación y fácil consulta.

Parágrafo. El trámite y decisión de las solicitudes, se deberá efectuar respetando el orden de radicación, de acuerdo con el tipo de mutación o trámite al que correspondan. Se exceptúan del orden de radicación, aquellos casos que por condiciones especiales no sea posible atenderlas con la prioridad aquí definida, situación que debe estar debidamente justificada y comunicada al solicitante.


Reglamentaria

La inscripción en el catastro de las mutaciones de primera clase, se hará con la fecha de la escritura pública registrada o de la posesión de acuerdo con los respectivos documentos.

Numeral 1 del literal A del artículo 151 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el artículo 20 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad.

Reglamentaria En el trámite de conservación catastral: A. Se notificarán y comunicarán de conformidad con el artículo 70 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) y por tanto, se entenderán notificadas el día en que se efectúe la correspondiente anotación en el documento catastral pertinente, las siguientes providencias: 1. Las que decidan mutaciones de primera clase

(*) Por remisión expresa del artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 a todo procedimiento administrativo que no cuente con regulación especial se le aplicarán las disposiciones contenidas en la Ley 1755 de 2015, Ley Estatutaria del derecho de petición. En consecuencia, cualquier aspecto no contemplado por las normas relacionadas para el trámite deberá llevarse a efecto de acuerdo a


62 las disposiciones contenidas en la mencionada ley, en especial lo atinente a la información de la solicitud, complementación de la misma y desistimiento tácito.


63

C. MAPA DEL PROCESO

Elementos relevantes

1. Radicar documentos

La radicación se puede hacer por ventanilla o por correspondencia

10. Solicitud de faltantes

En caso de que haya documentos faltantes de los requisitos, se le solicitarán al ciudadano.


64

2. Requisitos

1.-Fotocopia de escritura pública

2.-Fotocopia de certificado de tradición y libertad

3.-Solicitud escrita

4.-Cartaventas


65


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Radicar solicitud previa revisión de soportes documentales (forma y completitud) y enviar al Jefe de Conservación

VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA- RADICACIÓN IGAC

Presencial Ventanilla Front Office

Solicitud escrita

Original y copia de escritura pública

Original y copia del certificado tradición y libertad

Legal: Artículo 13 y 14 de la Ley 1755 de 2015.


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Asignar expediente a funcionario del área

ÁREA DE CONSERVACIÓN-JEFE

Back office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Valorar solicitud y soportes documentales, de ser el caso elaborar oficio de requerimiento de información y documentos y devolver al Jefe del Área para firma de oficio y remisión por correspondencia al ciudadano

ÁREA DE CONSERVACIÓN-FUNCIONARIO ASIGNADO-JEFE DE CONSERVACIÓN-VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA

Back office Ninguno Legal: Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015.


Proyectar Resolución para revisión por funcionario de calidad

ÁREA DE CONSERVACIÓN-FUNCIONARIO ASIGNADO-FUNCIONARIO REVISIÓN DE CALIDAD


Revisión área de calidad y solicitud de ajuste de ser el caso a funcionario asignado del área de Conservación y remisión del documento definitivo al Jefe de Conservación

ÁREA DE CONSERVACIÓN- FUNCIONARIO REVISIÓN DE CALIDAD- FUNCIONARIO ASIGNADO


Revisión y aplicación de cambios por Jefe de Conservación, impresión y firma de la Resolución Definitiva



Actualización de la base de datos catastral con base en

ÁREA DE CONSERVACIÓN-

Back office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay


66

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Resolución JEFE norma que establezca el detalle del procedimiento.


67


3 12

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES


La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción

La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los médios básicos de comunicación




68



Información


Administración


E8-4-26 El trámite es parte de una cadena de otro trámite

Eliminar el trámite Largo

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E8-4-5 El solicitante tiene que acudir al IGAC a llenar

la solicitud para iniciar el procedimiento del trámite

- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web del IGAC

Medio

E8-4-7 El solicitante radica los documentos requeridos

para iniciar el trámite de manera presencial en las instalaciones del IGAC

Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.

Medio

Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E8-4-9 Actualmente hay una

interoperabilidad parcial para obtener el certificado de tradición y libertad de Registraduría

Eliminar el requisito Certificado de tradición y libertad de Registraduría ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad VUR. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Corto 1. Certificado de tradición y libertad de Registraduría

1. VUR


69



70



Elementos agregados

14. (Adjuntar documentos en web): El solicitante adjunta los requisitos para dar inicio al trámite a

través del portal web del IGAC.

15. (Digitalizar): Los documentos deberán ser digitalizados

16. (Solicitar documentos faltantes vía email): El IGAC pide los requisitos faltantes al solicitante a

través de un correo electrónico si el trámite se está realizando en línea.

17. (Notificar la resolución vía email): El IGAC notifica al solicitante el resultado de la resolución vía

correo electrónico en caso de que el trámite se haya realizado en línea.


No hay elementos modificados


71


A C M L


❶ ❷ ❸ ❸ Avanzado

❷ ❶ ❷ ❷ Regular

3 3 0%12 10 -17%



72



Prácticas de control ex ante que no

generan valor agregado

Exigencia de original y copia de

escritura pública y del Certificado de

Tradición y Libertad del inmueble o

predio

En la medida en que no activan ningún proceso posterior de

control respecto a la veracidad y confiabilidad de los documentos

o de la información contenida en ello, los originales y copias

solicitadas no generan valor agregado al trámite, La entidad los

exige para comprobar que efectivamente hay lugar al cambio de

nombre en el propietario o poseedor del inmueble o predio,

cuestión que al tenor de lo dispuesto en los Artículos puede

verificar mediante consulta e intercambio de información directa

con la base de datos de las Oficinas de Registro de Instrumentos

Públicos, tal como lo permite el Artículo 15 del decreto Ley 019

de 2012.

Acreditaciones documentales

extralegales



fotocopias de documentos de

identidad de apoderado y poderdante.

No existe disposición legal que señale como requisitos

documentales del trámite los originales y las copias de la

escritura pública y del certificado de tradición y libertas. Tampoco

existe ley que faculte al IGAC para exigir documentos, requisitos,

certificaciones o cualquier otra acreditación documental ni que la

autorice para reglamentar la materia más allá de lo dispuesto por

el legislador.

Las exigencias de estos documentos vulneran el principio de

reserva legal consagrado en el Artículo 84 de la Constitución

Política y van en contravía de lo dispuesto en el numeral 3 y 5 del

Artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, los cuales establecen,

expresamente: i) que está prohibido exigir la presentación

personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no

lo exija y exigir documentos no previstos por las normas legales

aplicables a los procedimientos de que trate la gestión ii) que

está prohibido crear requisitos o formalidades adicionales a los

contemplados por la ley. En este caso la ley no exige ninguno.

Exigencias documentales

redundantes



fotocopias de documentos de

identidad de apoderado y poderdante.

Teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de 1995

dispone que en todas las actuaciones públicas quedan

prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos

que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública

tenga facultad legal de acceder, los documentos exigidos

además de constituir requisitos documentales extralegales

también resultan redundantes en tanto el IGAC está en la

obligación de acceder a la información mediante consulta e

intercambio de información con las entidades responsables de


73


manejar dicha información.

Para este caso concreto, se tiene que la información legal que

opera como fuente de la tradición e información jurídica de los

inmuebles es la Superintendencia de Notariado y Registro, a

través de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, por

lo que exigir la documentación en sustitución de las consultas

oficiosas vulnera las disposiciones contenidas en los Artículos 9

del Decreto Ley 019 de 2012 y el 14 de la Ley 962 de 2005, por

cuanto que:

i) La primera de la normas establece que, cuando se esté

adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir

actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos

que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la

respectiva actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las

entidades públicas contarán con los mecanismos para que

cuando se esté adelantando una actuación ante la administración

y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante

pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los

requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los

pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de

trámites y procedimientos el suministro de información que

repose en los archivos de otra entidad pública.

ii) La segunda señala que cuando las entidades de la

Administración Pública requieran comprobar la existencia de

alguna circunstancia necesaria para la solución de un

procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra

entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de

dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no

corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de

información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del

principio de colaboración. El envío de la información por fax o

cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de

una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de

prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se

encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad

que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de

aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública

requiera información de otra entidad de la Administración

Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones,

debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días,


74


para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos

compatibles que permitan integrar y compartir información de uso

frecuente por otras autoridades.

Exigencias de condiciones o

requisitos no contempladas en la

ley

Ninguna

El trámite se encuentra ajustado a la regulación

Bajo control regulatorio

El trámite se encuentra integrado al

SUIT en condiciones que no resultan

plenamente ajustadas a los principios

que rigen la racionalización de

trámites y procedimientos

administrativos.


racionalización de trámites y procedimientos administrativos tiene

por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la

Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que

deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos

o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad

con los principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333

de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria

observancia para toda la Administración Pública, los siguientes

principios como rectores de la política de racionalización,

estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar

exigencias injustificadas a los administrados:




requisitos o permisos que estén previstos taxativamente en la ley

o se encuentren autorizados expresamente por esta. En tales

casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones,

conceptos o constancias.


requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos o

cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren

expresamente autorizados por la ley; ni tampoco podrán solicitar

la presentación de documentos de competencia de otras

autoridades.

En este caso particular, las exigencias documentales no tienen

expresa consagración legal ni cuenta con autorización o

excepción alguna que le permita infringir las prohibiciones

establecidas a nivel constitucional y legal contenidas en las


75


normas mencionadas en los acápites anteriores.


76


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



77

3.4 E8-5 - Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el proceso de formación o actualización del Catastro.





NOMBRE

Dato SUIT10

Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el proceso de formación o actualización del Catastro.

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Inscripción en las bases de datos catastrales de los predios o mejoras en terreno ajeno, no declaradas u omitidas durante el proceso de formación o actualización

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Inscripción en las bases de datos catastrales

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 mes

Obs.



Obs12.

ATENCIÓN


Obs.



78


REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadano y Organizaciones

1. Original y copia escritura pública

2. Original y copia certificado de tradición y libertad


4. Certificación de entidades financieras

5. Certificaciones de autorizaciones de la alcaldía o curaduría

6. Planos georreferenciados

Extranjeros



3. Certificación de entidades financieras

4. Certificaciones de autorizaciones de la alcaldía o curaduría


Instituciones o dependencias

1. Original y copia escritura pública

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT


2. Ley 14 de 1983, (Artículos 1 - 31)


4. Resolución 1055 de 2012, (Artículos 16)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD


Obs.


79



ORIGEN


Legal Ordinaria



Reglamentaria

La conservación catastral consiste en el conjunto de operaciones destinadas a mantener al día los documentos catastrales correspondientes a los predios, de conformidad con los cambios que experimente la propiedad inmueble en sus aspectos físico, jurídico, económico y fiscal.

Artículo 115 de la Resolución 070 de 2011 modificada por el artículo 10 de la Resolución 1055 de 2012 expedida por el IGAC.

Reglamentaria

Para los efectos catastrales, las mutaciones se clasificarán en el orden siguiente: e) Mutaciones de quinta clase: Las que ocurran como consecuencia de la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declarados u omitidos durante la formación catastral o la actualización de la formación catastral.

Artículo 19 de la Ley 14 de 1983

Legal Ordinaria

Los propietarios o poseedores de predios o mejoras no incorporadas al Catastro, tendrán obligación de comunicar a las Oficinas Seccionales del Instituto Geográfico "Agustín Codazzi", o a las Oficinas de Catastro de Bogotá, Cali, Medellín y Antioquía o a las Tesorerías Municipales en donde no estuvieren establecidas dichas oficinas, tanto el valor como la fecha de adquisición o posesión de estos inmuebles así como también la fecha de terminación y el valor de las mejoras con el fin de que dichas entidades incorporen estos valores con los ajustes correspondientes como avalúos del inmueble.

A los propietarios de predios y mejoras que dentro del término de un (1) año contado a partir de la fecha de promulgación de la presente Ley, no cumplieren con la obligación prescrita en este artículo se les establecerá de oficio el avalúo catastral tomando en cuenta el valor de la escritura, el cual se reajustará anualmente en un ciento por ciento (100%) del incremento del índice de precios al consumidor, para empleados que determine el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) desde la fecha de la correspondiente escritura de adquisición.

Cuando las mejoras no estén incorporadas en la escritura se tendrá en cuenta para el avalúo el valor fijado por la Oficina de Catastro, previa una inspección ocular.

COMPETENCIA Artículo 107 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC.

Reglamentaria La conservación catastral es responsabilidad de las Direcciones Territoriales y sus Unidades Operativas de Catastro en el caso del Instituto Geográfico "Agustín Codazzi", y de las demás autoridades catastrales del país, con la colaboración de los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos y


80


de los Tesoreros o quien haga sus veces en las entidades territoriales.


Reglamentaria Las Direcciones Territoriales cumplirán las siguientes funciones: Formar, actualizar y conservar el catastro de los municipios de su jurisdicción. Recopilar, evaluar, consolidar y mantener la información resultante de las actividades catastrales en su jurisdicción, como parte integrante de la Base Nacional de Catastro. Atender y prestar al público en general los servicios de información agrológica, catastral, geográfica y cartográfica.

CONDICIONES Artículo 19 de la Ley 14 de 1983

Legal Ordinaria

Ser propietario o poseedor del inmueble no declarado u omitido en el proceso de formación catastral.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO Artículo 59 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC

Reglamentaria


PLAZO DE RESPUESTA


Reglamentaria

Las mutaciones de que trata el artículo anterior, se realizarán en un término máximo de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud con los documentos pertinentes o de la información registral.

La entidad reporta tomarse 30 días para resolver el trámite.

PROCEDIMIENTO Artículo 122 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el Artículo 15 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad.

Reglamentaria Las solicitudes de mutaciones, rectificaciones, complementaciones, modificaciones y cancelaciones, se radicarán en el orden cronológico en que se reciban, en un sistema de registro de numeración y control diseñado por las autoridades catastrales. Los documentos correspondientes se archivarán de manera que permitan su conservación y fácil consulta.

El trámite y decisión de las solicitudes, se deberá efectuar respetando el orden de radicación, de acuerdo con el tipo de mutación o trámite al que correspondan. Se exceptúan del orden de radicación, aquellos casos que por condiciones especiales no sea posible atenderlas con la prioridad aquí definida, situación que debe estar debidamente justificada y comunicada al solicitante.


Reglamentaria

La inscripción en el catastro de las mutaciones de quinta clase cuando se refiera a predios que no han figurado en el catastro, será a partir de la fecha de la escritura o en su defecto, desde la fecha en que el solicitante manifiesta ser propietario o poseedor. Cuando las mutaciones de quinta clase se refieran a predios omitidos en la última formación catastral o actualización de la formación de catastro, la inscripción catastral corresponderá a la fecha fijada


81


para esa formación catastral o actualización de la formación catastral.

Numeral 1 del literal A y numeral 2 del literal B del artículo 149 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el artículo 20 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad.

Reglamentaria Se resolverá en única instancia cuando no se refiera al avalúo catastral. En primera instancia, cuando modifique el avalúo catastral en conservación.

Numeral 2 del literal B del artículo 151 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el Artículo 20 de la Resolución 1055 de 2012.

Reglamentaria En el trámite de conservación catastral: Se notificarán personalmente y subsidiariamente por aviso, siguiendo el procedimiento previsto en los artículos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), las siguientes providencias: (…)Las que decidan mutaciones de tercera clase y de quinta clase.

Artículo 2 y 34 de la Ley 1437 de 2011.

Legal Ordinaria

Aplicación de las normas generales señaladas para los procedimientos administrativos. Las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedimientos que se establecen en este Código (Ley 1437 de 2011), sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código y en su ausencia las normas contempladas en la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho de petición.


82

C. MAPA DEL PROCESO


¿Requiere comité técnico?

En caso de que no se tenga la información suficiente para tomar una decisión se convocará a un comité

técnico

7. Valorar por comité técnico

El comité técnico valorará el caso para poder emitir una respuesta al ciudadano


83

16. Solicitar al usuario la notificación

Se le solicita al ciudadano que se notifique, sino se notifica se le mandará un aviso

¿Presenta recursos?

Después de notificado, el solicitante puede presente recurso. En caso de que lo presente inicia un

subproceso para atender el recurso, en caso de que no lo presente termina el trámite.

2. Requisitos

1.- Fotocopia de la escritura pública

2.- Fotocopia de certificado de tradición y libertad

3.- Las certificaciones de entidades financieras no se requieren

4.- No se requiere certificación de autorización


84


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO




Solicitud escrita

Original y copia escritura pública

Original y copia certificado de tradición y libertad Certificación de entidades financieras

Certificaciones de autorización de la Alcaldía o curaduría

Planos georreferenciados



Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno





Valorar solicitud y soportes documentales y efectuar visita y remitir caso a Comité Técnico en caso de requerirse. De lo contrario, proyectar resolución

ÁREA DE CONSERVACIÓN-FUNCIONARIO ASIGNADO


Valoración del Comité y remisión al Jefe de Conservación si es necesario efectuar requerimiento al ciudadano

ÁREA DE CONSERVACIÓN-COMITÉ TÉCNICO DE VALORACIÓN


Enviar comunicación de requerimiento al ciudadano


Back office Aportar información o documentos solicitados







85

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO







Elaborar comunicación de notificación al usuario



Efectuar procedo de notificación (incluye posibilidad de formular recursos)


Back office Presentación personal Legal: Artículos 2, 34, 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011

Reglamentario: Numeral 2 del literal B del artículo 151 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el Artículo 20 de la Resolución 1055 de 2012.

Actualización o no de la base de datos catastral con base en Resolución y/o la decisión de recursos en caso de que se hubiesen formulado por el solicitante


Back office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite


86


6 15

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores



87



Información

ID MEJORA


E8-5-1 La información en el SUIT no está actualizada

Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: -Nombre -Requisitos: 1.No se requiere certificado de entidades financieras. 2. El plano georreferenciado puede ser una copia del original 3. No se requiere el certificado de autorización Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado

Corto -Nombre -Requisitos

Administración


Tecnología




Medio



Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario.

Medio


88

Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E8-5-9 Se solicitan los siguientes

documentos como requisitos: -Escritura pública -Certificado de tradición y libertad

Eliminar el requisito 1. Escritura pública y 2. Certificado de tradición y libertad ya que estos se pueden obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Registraduría Nacional. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Escritura pública 2. Certificado de tradición y libertad

1. Registraduría Nacional 2. Registraduría


89



90



Elementos agregados

20. (Adjuntar documentos vía web): El solicitante adjunta los requisitos para dar inicio al trámite a


21. (Adjuntar documentos vía web): Los documentos deben ser digitalizados.

22. (Solicitar documentos faltantes vía email): El sistema del IGAC pide los requisitos faltantes al

solicitante a través de un correo electrónico si el trámite se está realizando en línea.




2. (Radicar documentos): La escritura pública y el certificado de tradición y libertad se eliminan como

requisitos que tiene que entregar el solicitante ya que la entidad los obtiene mediante interoperabilidad.


91


A C M L


❶ ❷ ❸ ❸ Avanzado


6 5 -17%15 13 -13%



92





Exigencia de Certificación Bancaria. La exigibilidad de este documento como requisito para adelantar

el trámite constituye una práctica de con ex ante que no genera

valor agregado, en la medida en que con ella no se surte ningún

proceso de verificación y validación ex post. Por contrario, se

deduce que su exigencia está relacionada con la acreditación de

informaciones, hechos o circunstancias que corresponde

establecer oficiosamente al IGAC a través de la información que

las bases de datos oficiales de otras entidades puedan

suministrar o intercambiar, sin necesidad de trasladar esta carga

al ciudadano como acreditación de control ex ante.

Acreditaciones

documentales extralegales

Todos los documentos solicitados a

excepción del Oficio de solicitud, no

encuentran soporte normativo legal o

reglamentario que autorice al IGAC su

exigencia.

No existe disposición legal que señale o autorice al IGAC a exigir

como requisitos documentales del trámite los siguiente:


Original y copia certificado de tradición y libertad

Certificación de entidades financieras

Certificaciones de autorización de la Alcaldía o curaduría




Política y van en contravía de lo dispuesto en el numeral 3 y 5

del Artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, los cuales establecen,






contemplados por la ley.

En este caso la ley no exige ninguno.

Exigencias

documentales redundantes

Toda la información que contienen los

documentos solicitados por el IGAC,

pueden ser accedidos por esta entidad

de manera oficiosa y bajo consulta e

intercambio de información








93


interinstitucional.






opera como fuente oficial acerca del estado jurídico de los



lo que exigir la documentación relativa a escrituras públicas y

certificados de tradición y libertad en sustitución de las consultas


del Decreto Ley 019 de 2012 y el 14 de la Ley 962 de 2005,

ocurriendo lo mismo respecto a los planos georreferenciados en

tanto la autoridad de georreferenciación es el propio IGAC y

cuenta con dicha información. Otro tanto ocurre con las

certificaciones o autorizaciones expedidas por la Alcaldía o la

Curaduría, por cuanto que las normas generales relacionadas

con declaración de construcciones o sus modificaciones, deben

surtir un proceso previo de legalización y registro que supone

una actuación notarial inicial y una posterior registral ante las

Oficinas de registro de Instrumentos Públicos. Como

consecuencia de ello, la entidad vulnera las disposiciones antes

mencionadas, que señalan lo siguiente:







cuando se esté adelantando una actuación ante la

administración y los documentos reposen en otra entidad

pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan

para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la

persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para

efectos de trámites y procedimientos el suministro de

información que repose en los archivos de otra entidad pública.






94











que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior

de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad

pública requiera información de otra entidad de la Administración




compatibles que permitan integrar y compartir información de

uso frecuente por otras autoridades.



ley

Ninguna








administrativos.



tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la


deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades,


conformidad con los principios establecidos en los artículos 83,

84, 209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de

obligatoria observancia para toda la Administración Pública, los

siguientes principios como rectores de la política de

racionalización, estandarización y automatización de trámites, a

fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados:









95







autoridades.


expresa consagración legal ni la entidad cuenta con autorización

o excepción alguna que le permita infringir las prohibiciones




96


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



97

3.5 E8-7 - Englobe o desenglobe.





NOMBRE

Dato SUIT13

Englobe o desenglobe.

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Registro de las modificaciones que ocurran en los linderos de los predios ya sea por una acción de agregación (englobe) o segregación (desenglobe) sin estar condicionado al cambio de propietario o poseedor

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Registro actualizado en las bases catastrales

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 mes

Obs.



Obs15.

ATENCIÓN


Obs.



98


REQUISITOS

Dato SUIT


2. Original y copia del predio debidamente registrada

3. Original y copia de tradición y libertad

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT


2. Ley 14 de 1983, (Artículos 1 - 31)


4. Resolución 1055 de 2012, (Artículos 10, 20)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD


Obs.


99


CARACTERIZACIÓ

N

DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN


Legal Ordinaria



Reglamentaria

Se entiende por mutación catastral todo cambio que sobrevenga respecto de los aspectos físico, jurídico o económico de los predios de una unidad orgánica catastral, cuando dicho cambio sea debidamente inscrito en el Catastro.

Literal b del Artículo 115 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el Artículo 10 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad.

Reglamentaria

Para los efectos catastrales, las mutaciones se clasificarán en el orden siguiente:

Mutaciones de segunda clase: Las que ocurran en los linderos de los predios, por agregación o segregación con o sin cambio de propietario o poseedor. Igualmente, cuando por cualquier causa se modifiquen los coeficientes de copropiedad, en predios bajo el régimen de propiedad horizontal. También, cuando se trate de englobe de una mejora por construcción o edificación en terreno ajeno o en edificación ajena, en razón a que el propietario o poseedor de la mejora pasa a convertirse en propietario o poseedor del terreno o de la edificación sobre la que hizo la construcción o, viceversa.


Reglamentaria

La conservación catastral es responsabilidad de las Direcciones Territoriales y sus Unidades Operativas de Catastro en el caso del Instituto Geográfico "Agustín Codazzi", y de las demás autoridades catastrales del país, con la colaboración de los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos y de los Tesoreros o quien haga sus veces en las entidades territoriales.


Reglamentaria

Las Direcciones Territoriales cumplirán las siguientes funciones: Formar, actualizar y conservar el catastro de los municipios de su jurisdicción. Recopilar, evaluar, consolidar y mantener la información resultante de las actividades catastrales en su jurisdicción, como parte integrante de la Base Nacional de Catastro. Atender y prestar al público en general los servicios de información agrológica, catastral, geográfica y cartográfica


Reglamentaria

Ser propietario o poseedor del inmueble objeto de englobe o desenglobe. Esta disposición se encuentra en consonancia con las normas sustantivas del Código Civil que determinan que cualquier acto relativo a la disposición o afectación del derecho real de propiedad o usufructo corresponde exclusivamente al titular de tales derechos.

REQUISITOS DOCUMENTALES

Ninguna


Reglamentaria



100

CARACTERIZACIÓ

N

DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

PLAZO DE RESPUESTA


Reglamentaria

Las mutaciones de que trata el artículo anterior, se realizarán en un término máximo de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud con los documentos pertinentes o de la información registral.

PROCEDIMIENTO

Artículo 122 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el Artículo 15 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad

Reglamentaria

Las solicitudes de mutaciones, rectificaciones, complementaciones, modificaciones y cancelaciones, se radicarán en el orden cronológico en que se reciban, en un sistema de registro de numeración y control diseñado por las autoridades catastrales. Los documentos correspondientes se archivarán de manera que permitan su conservación y fácil consulta.


Artículo 125 de la Resolución 070 de 2011 del IGAC

Reglamentaria

La inscripción en el catastro de las mutaciones de segunda clase, se hará con la fecha de la escritura pública registrada o del documento de posesión en el que conste la agregación o segregación respectiva.


Reglamentaria

Se resolverá en única instancia cuando no se refiera al avalúo catastral. En primera instancia, cuando modifique el avalúo catastral en conservación.


Reglamentaria

En el trámite de conservación catastral: (…) A. Se notificarán y comunicarán de conformidad con el artículo 70 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) y por tanto, se entenderán notificadas el día en que se efectúe la correspondiente anotación en el documento catastral pertinente, las siguientes providencias: (…) 2. Las que decidan mutaciones de segunda clase y no hayan terceros interesados o afectados.

Artículo 2 y 34 de la Ley 1437 de 2011.

Legal Ordinaria

Aplicación de las normas generales señaladas para los procedimientos administrativos. Las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedimientos que se establecen en este Código (Ley 1437 de 2011), sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código y en su ausencia de ellas, las normas contempladas en la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho de petición.


101

C. MAPA DEL PROCESO



Por ventanilla única o por correspondencia


En caso de que no se pueda tomar una decisión se convoca a un comité técnico


102

¿Afecta a tercero?

En caso de que la resolución afecte a un tercero se le deberá notificar. En caso de que l resolución no

afecte a ningún tercero terminará el proceso del trámite.

2. Requisitos

1.- Solicitud escrita

2.- Fotocopia de escritura pública del predio debidamente registrada

3.- Fotocopia de tradición y libertad

4.- Sí es PH hay que agregar planos arquitectónicos por tipo de construcción

5.- Escritura de protocolización del reglamento de propiedad horizontal con su relación de matrículas


103


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO




Solicitud escrita

Original y copia de escritura pública




Legal: Ninguno


Legal: Ninguno





Valorar solicitud y soportes documentales y remitir caso a Comité Técnico en caso de requerirse. De lo contrario, proyectar resolución

















Revisión y aplicación de cambios por Jefe

ÁREA DE CONSERVACIÓN-

Back office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento,


104

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

de Conservación, impresión y firma de la Resolución Definitiva

JEFE no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Actualización o no de la base de datos catastral con base en Resolución y/o la decisión de recursos en caso de que se hubiesen formulado por el solicitante



Elaborar y enviar comunicación de notificación al usuario y al tercero afectado con la decisión, si este es el caso



Efectuar proceso de notificación según haya o no terceros afectados


Back office Presentación personal Legal: Artículos 2, 34, 67, 68, 69 y 70 de la Ley 1437 de 2011



105


3 15

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







106



Información

ID MEJORA


E8-7-1 No se tiene la información actualizada en SUIT

Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: 1. Planos topográficos 2. En PH se requiere plano arquitectónico Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado

Corto -Requisitos

Administración


Tecnología




Medio




Medio


107

Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E8-7-9 Se solicita:

- el certificado de tradición y libertad como requisito para poder iniciar el procedimiento del trámite -la escritura, generalmente una copia de esta escritura llega al IGAC por parte del Super Notariado. Sin embargo esta copia no contiene todos los detalles necesarios para poder realizar el análisis pertinente, por lo que el ciudadano debe radicarla.

-Eliminar el requisito Certificado de tradición y libertad ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Superintendencia de Notariado y Registro. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes) -Eliminar el requisito Escritura ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Super Notariado. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Certificado de tradición y libertad 2. Escritura

1. Registraduría nacional 2. Super Notariado


108



109



Elementos agregados



20. (Digitalizar): Se deberán digitalizar los documentos






1. (Radicar documentos): Se elimina la escritura como requisito al solicitante ya que el IGAC lo

puede obtener mediante interoperabilidad.


110


A C M L


❶ ❶ ❸ ❸ Avanzado


3 3 0%15 12 -20%



111





Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación.

Acreditaciones






exigencia.

















redundantes






interinstitucional.
















112








cuenta con dicha información. Como consecuencia de ello, la

entidad vulnera las disposiciones antes mencionadas, que

señalan lo siguiente:



































113





ley

Ninguna








administrativos.

























autoridades.







114


Adicionalmente, se señala que las disposiciones legales señalan

que es deber del propietario o poseedor informar los cambios

que se produzcan en la propiedad, por lo que sobre tales

declaraciones recae la presunción de buena fe,

correspondiéndole a la entidad de manera oficiosa y ex post,

efectuar las verificaciones respecto a la información declarada

por el solicitante.


115


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



116

3.6 E8-8 - Cambios en la Construcción.



Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No disponible


NOMBRE

Dato SUIT16

Cambios en la Construcción.

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obs. Actualizar registro tras un cambio en la construcción de un inmueble

RESULTADO

Dato SUIT

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Obs.


Dato17

Obs18.

ATENCIÓN

Dato

Obs.



117


REQUISITOS

Dato SUIT

Obs. 1.- Escritura pública

2.- Planos georreferenciados

3.- Licencias de curadurías o planeación municipal (sólo para PH)

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs.


Dato

Obs.

PERIODICIDAD

Dato

Obs.


118



ORIGEN


Legal Ordinaria



Reglamentaria

La conservación catastral consiste en el conjunto de operaciones destinadas a mantener al día los documentos catastrales correspondientes a los predios, de conformidad con los cambios que experimente la propiedad inmueble en sus aspectos físico, jurídico, económico y fiscal.

Artículo 115 de la Resolución 070 de 2011 modificada por el artículo 10 de la Resolución 1055 de 2012 expedida por el IGAC.

Reglamentaria

Para los efectos catastrales, las mutaciones se clasificarán en el orden siguiente: c) Mutaciones de tercera clase: Las que ocurran en los predios por nuevas construcciones o edificaciones, demoliciones, y modificación de las condiciones y características constructivas.




Reglamentaria Las Direcciones Territoriales cumplirán las siguientes funciones: Formar, actualizar y conservar el catastro de los municipios de su jurisdicción. Recopilar, evaluar, consolidar y mantener la información resultante de las actividades catastrales en su jurisdicción, como parte integrante de la Base Nacional de Catastro. Atender y prestar al público en general los servicios de información agrológica, catastral, geográfica y cartográfica.

CONDICIONES Ninguna

REQUISITOS DOCUMENTALES

Ninguna


Reglamentaria


PLAZO DE

RESPUESTA


Reglamentaria

Las mutaciones de que trata el artículo anterior, se realizarán en un término máximo de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud con los documentos pertinentes o de la información registral. La entidad reporta tomarse este tiempo legal para resolver el trámite.

PROCEDIMIENTO Artículo 122 de la Resolución 070 de

Reglamentaria Las solicitudes de mutaciones, rectificaciones, complementaciones, modificaciones y


119


2011 expedida por el IGAC modificado por el Artículo 15 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad.

cancelaciones, se radicarán en el orden cronológico en que se reciban, en un sistema de registro de numeración y control diseñado por las autoridades catastrales. Los documentos correspondientes se archivarán de manera que permitan su conservación y fácil consulta.



Reglamentaria

La inscripción en el catastro de las mutaciones de tercera clase se hará a partir de la fecha de la resolución que ordene la inscripción de la mejora o reconozca la afectación del predio por desmejoras.


Reglamentaria Se resolverá en única instancia cuando no se refiera al avalúo catastral. En primera instancia, cuando modifique el avalúo catastral en conservación.


Reglamentaria En el trámite de conservación catastral: (…) Se notificarán personalmente y subsidiariamente por aviso, siguiendo el procedimiento previsto en los artículos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), las siguientes providencias: (…)Las que decidan mutaciones de tercera clase y de quinta clase.

Artículos 2 y 34 de la Ley 1437 de 2011.

Legal Ordinaria

Aplicación de las normas generales señaladas para los procedimientos administrativos. Las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedimientos que se establecen en este Código (Ley 1437 de 2011), sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código y en su ausencia las normas contempladas en la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho de petición.


120

C. MAPA DEL PROCESO



Los documentos se pueden radicar en ventanilla o por correspondencia


En caso de que no se pueda tomar una decisión se convocará a comité técnico


121

Presenta recursos

En caso de que se presenten recursos se iniciará un proceso para resolverlo, en caso de que no se

presenten recursos terminará el proceso del trámite.

2. Requisitos

1.- Fotocopia de escritura pública

2.- Fotocopia de certificado de tradición y libertad

3.- Solicitud por escrito

4.- Planos arquitectónicos cuando es PH


122


PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO




Solicitud escrita

Fotocopia de escritura pública

Fotocopia certificado de tradición y libertad

Planos Arquitectónicos si se trata de PH

Plano georreferenciados



Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno





Valorar solicitud y soportes documentales, realizar visita y remitir caso a Comité Técnico en caso de requerirse. De lo contrario, proyectar resolución


















123

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO




Inscripción/Actualización o no de la base de datos catastral con base en Resolución y/o la decisión de recursos en caso de que se hubiesen formulado por el solicitante



Elaborar y enviar comunicación de notificación al usuario y al tercero afectado con la decisión, si este es el caso



Efectuar proceso de notificación según haya o no terceros afectados





124


15

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







125



Información

ID MEJORA


E8-8-1 El trámite no está publicado en el SUIT

Publicar en el SUIT toda la información de este trámite, de acuerdo a los requerimiento que en la actualidad se le exigen al usuario, y de acuerdo a los tiempos de respuesta, los pasos que debe seguir el ciudadano y todos los otros aspectos que de un trámite se publica en el SUIT

Corto -Todo el trámite

Administración


Tecnología




Medio




Medio

Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E8-8-9 Se solicita la escritura

como requisito para poder dar inicio al procedimiento del trámite. Generalmente una copia de esta escritura llega al IGAC por parte del Super Notariado. Sin embargo esta copia no contiene todos los detalles necesarios para poder realizar el análisis pertinente, por lo que el ciudadano debe radicarla.

Eliminar el requisito Escritura ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Super Notariado. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Escritura 1. Super Notariado


126



127



Elementos agregados






23. (Enviar email al solicitante para que se notifique): Se le envía un mail al solicitante con el

resultado de la resolución y pidiéndole que se notifique.




128



A C M L



❶ ❶ ❶ ❷ Regular

0

2 ---

15

12 -20%


129






Acreditaciones






exigencia.



Fotocopia de la escritura pública

Fotocopia del certificado de tradición y libertad

Planos arquitectónicos para caso de PH














redundantes






interinstitucional.













130











cuenta con dicha información, así como con los planos

arquitectónicos para caso de los PH, cuya información reposa

ante la autoridad competente de expedir la licencia

correspondiente (Alcaldía o Curaduría). Como consecuencia de

ello, la entidad vulnera las disposiciones antes mencionadas,

que señalan lo siguiente:





























131











ley

Ninguna








administrativos.

La información del SUIT no está

ajustada respecto a los requisitos

documentales exigidos al ciudadano.

























autoridades.



132






El SUIT reporta la exigencia de originales y copias de escritura

pública y certificado de tradición y libertad, cuando se exigen en

la práctica sus fotocopias. También reporta la exigencia de

certificación bancaria mientras que en la práctica ya se ha

eliminado esta exigencia. No se encuentra incorporada la

exigencia de planos arquitectónicos para casos de PH, pero en

la práctica se le exigen al ciudadano.


133


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



134

3.7 E8-9 - Auto estimación de Avalúo Catastral.





NOMBRE

Dato SUIT19

Auto estimación de Avalúo Catastral.

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Derecho que tiene todo propietario o poseedor de predios de presentar ante la correspondiente autoridad catastral la estimación del valor de su inmueble. Dicha estimación no podrá ser inferior al avalúo catastral vigente

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Auto avalúo del predio

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 mes

Obs. No está normado, pero el tiempo real es 30 días



Obs21. Presencial y correspondencia

ATENCIÓN


Obs.



135


REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadano, Organizaciones y extranjeros


2. Carta de propietarios o poseedores.


4. Original de la escritura pública

Instituciones o dependencias


2. Carta de propietarios o poseedores.


Nota en todos los casos, en caso de realizar trámite a través de apoderado llevar original, copia y fotocopia del poder debidamente otorgado

Obs. 1. Fotocopia de certificado de tradición y libertad

2. Fotocopia de carta de propietarios o poseedores

3. Fotocopia de la escritura pública

4. Prueba (opcional): Planos

NORMATIVA

Dato SUIT


2. Ley 14 de 1983, (Todos)

3. Resolución 70 de 2011, (Artículos 141-148)


Obs.



Obs.

PERIODICIDAD


Obs.


136



ORIGEN


Legal Ordinaria

Antes del 30 de junio de cada año, los propietarios o poseedores de inmuebles o de mejoras podrán presentar ante la correspondiente Oficina de Catastro, la estimación del avalúo catastral. En los municipios donde no hubiere Oficina de Catastro, su presentación se hará ante el Tesorero Municipal. Dicha estimación no podrá ser inferior al avalúo vigente y se incorporará al catastro con fecha 31 de diciembre del año en el cual se haya efectuado, si la autoridad catastral la encuentra justificada por mutaciones físicas, valorización o cambio de uso.


Reglamentaria

El trámite se define como el derecho que tiene el propietario o poseedor de predios o mejoras, de presentar antes del 30 de junio de cada año ante la correspondiente autoridad catastral, la autoestimación del avalúo catastral. En los municipios donde no hubiere oficina de catastro, su presentación se hará ante el Tesorero Municipal. Dicha autoestimación no podrá ser inferior al avalúo catastral vigente y se incorporará al catastro con fecha 31 de diciembre del año en el cual se haya efectuado, si la autoridad catastral la encuentra justificada por mutaciones físicas, valorización, o cambios de uso. La autoestimación definida en el presente capítulo se refiere a las disposiciones contenidas en la Ley 14 de 1983 y difiere de la declaración de autoestimación de que trata la legislación sobre el impuesto predial unificado.




Las Direcciones Territoriales cumplirán las siguientes funciones: Formar, actualizar y conservar el catastro de los municipios de su jurisdicción. Recopilar, evaluar, consolidar y mantener la información resultante de las actividades catastrales en su jurisdicción, como parte integrante de la Base Nacional de Catastro. Atender y prestar al público en general los servicios de información agrológica, catastral, geográfica y cartográfica.


Reglamentaria Tener la condición de propietario o poseedor. También es posible hacer la presentación a través de apoderado o representante legal. Estas disposiciones se encuentran en consonancia con las normas sustantivas del derecho civil colombiano, que determinan de manera general la necesidad de que las actuaciones relacionadas con la disposición y/o afectación, modificación o limitación de derechos reales deben realizarse exclusivamente por el titular del derecho o su representante o apoderado.

REQUISITOS

DOCUMENTALES Artículo 142 y 144 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC.

Reglamentaria Declaración de los proponentes del avalúo en el que se exprese el nombre y la identificación del solicitante, ubicación y dirección del predio o nombre si es rural, número predial, área del terreno, área de construcción y/o edificación, y autoestimación del avalúo del terreno y de las edificaciones.

Se podrá adicionalmente presentar las pruebas que la fundamenten, por cambios físicos, valorización, o cambios de uso. El propietario o poseedor podrá


137


presentar documentos tales como: planos, certificaciones de autoridades administrativas, aerofotografías, avalúos comerciales, escrituras públicas y otros documentos que demuestren cambios físicos, valorización, o cambios de uso en el predio.

Si se actúa por intermedio de apoderado se debe aportar el poder debidamente otorgado.

COSTO Artículo 59 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC.

Reglamentaria Los trabajos necesarios para la inscripción de los predios en la formación, actualización de la formación o en la conservación catastral se harán sin costo alguno para los propietarios o poseedores.

PLAZO DE

RESPUESTA

Artículo 147 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC

Reglamentaria

Las autoridades catastrales, a partir de la fecha de recibo de la autoestimación del avalúo, deberán pronunciarse dentro de un plazo de treinta (30) días calendario. Aceptada la autoestimación del avalúo este se tendrá como avalúo catastral.

PROCEDIMIENTO Artículo 146 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC, modificado por el artículo 18 de la Resolución 1055 de 2012.

Reglamentaria Las estimaciones del avalúo catastral deben presentarse por escrito y su trámite, plazos y condiciones se regirán por lo dispuesto en la parte primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) o en las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

De conformidad con estas disposiciones, de manera general y sin excluir las normas reguladoras del procedimiento administrativo, el trámite se inicia por petición escrita, si cumple con los requisitos y se aportan o solicitan pruebas se procede a su análisis y al decreto y práctica de las pedidas u ordenadas de oficio, cumplido lo anterior se expide el acto administrativo que decide si acepta o no la estimación del avalúo catastral, que se notificará y contra el cual proceden los recursos en la vía gubernativa.

En el evento de que la solicitud de autoestimación del avalúo catastral esté incompleta se dará aplicación al artículo 17 de la Ley 1437 de 2011. Las pruebas se pueden aportar hasta antes de que se profiera la decisión que resuelve sobre la aceptación o no de la estimación del avalúo catastral. Contra el acto que decreta pruebas no proceden recursos. Los gastos que ocasione la práctica de pruebas correrán por cuenta de quien las pidió. El trámite de los recursos en la vía gubernativa y de las pruebas en ellos, si hubiese lugar, se regirán por lo dispuesto en el artículo 79 de la Ley 1437 de 2011.

En los casos en que se deban realizar mutaciones en el aspecto físico y/o jurídico, estas se resolverán de oficio o a petición de parte, antes de tramitar la autoestimación del avalúo catastral, para este efecto se suspenderá el plazo para resolver sobre la autoestimación del avalúo catastral.


138

C. MAPA DEL PROCESO


4. Requisitos

1. Fotocopia de certificado de tradición y libertad

2. Fotocopia de carta de propietarios o poseedores

3. Fotocopia de la escritura pública

4. Prueba (opcional): Planos



139

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO




Solicitud escrita

Poder si se actúa a través de apoderado






Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículo 142 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC.

Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno





Valorar solicitud y soportes documentales, realizar visita y remitir caso a Jefe de Conservación en caso de ser necesario requerir información o documentación. De lo contrario, proyectar resolución

ÁREA DE

CONSERVACIÓN-

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Back office Ninguno Ninguna: Corresponde a

un paso del

procedimiento, no hay

norma que establezca el

detalle del

procedimiento.


ÁREA DE

CONSERVACIÓN-

JEFE

Back office Aportar información o

documentos solicitados

Legal: Artículo 16 y 17

de la Ley 1755 de 2015.



ÁREA DE

CONSERVACIÓN-

FUNCIONARIO

ASIGNADO-

FUNCIONARIO

REVISIÓN DE

CALIDAD


un paso del



detalle del

procedimiento.

Revisión área de calidad y solicitud de ajuste de ser el caso a funcionario asignado del área de Conservación y remisión

ÁREA DE

CONSERVACIÓN-

FUNCIONARIO


un paso del



140

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

del documento definitivo al Jefe de Conservación

REVISIÓN DE

CALIDAD-

FUNCIONARIO

ASIGNADO


detalle del

procedimiento.




Elaborar y enviar comunicación de notificación al usuario



Efectuar proceso de notificación




Inscripción/Actualización o no de la base de datos catastral con base en Resolución y/o la decisión de recursos en caso de que se hubiesen formulado por el solicitante




141


4 13

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







142



Información

ID MEJORA


E8-9-1 La información del SUIT no está actualizada

Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: -Requisitos 1. Los planos georreferenciados solo se solicitan como pruebas 2. Agregar avalúo Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado

Corto -Requisitos

Administración


E8-9-27 Las visitas se realizan por un funcionario del IGAC. Estas visitas pueden tardar en programarse retrasando el tiempo de entrega del trámite. La carga de trabajo de los funcionarios no permite que las visitas se realicen inmediatamente.

-Designar al SISBEN para que realice las visitas de reconocimiento cuando estas no tengan un carácter que requiera a algún técnico profundo. Se debe diseñar un plan de visitas en conjunto con otras entidades para que el visitador del SISBEN haga levantamientos en campo con una masa crítica importante que permitirá reducir costos.

Largo

Tecnología




Medio




Medio


143

Interoperabilidad


como requisito para poder dar inicio al procedimiento del trámite. Generalmente una copia de esta escritura llega al IGAC por parte del Super Notariado. Sin embargo esta copia no contiene todos los detalles necesarios para poder realizar el análisis pertinente, por lo que el ciudadano debe radicarla.

Eliminar el requisito Escritura ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Super Notariado. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Escritura pública

1. Super Notariado


144



145



Elementos agregados

22. (Adjuntar soportes): El solicitante adjunta los requisitos para dar inicio al trámite a través del

portal web del IGAC.


24. (Enviar email solicitando los documentos faltantes): El IGAC pide los requisitos faltantes al


25. (Enviar solicitud de notificación vía email): Se le envía un mail al solicitante con el resultado de la

resolución y pidiéndole que se notifique.




11. (Visita): La visita es realizada por un tercero. Esto reduce la complejidad interna de realizar el

trámite debido a que el funcionario del IGAC ya no está obligado a realizar la visita. El tercero puede

realizar visitas para varias entidades y diferentes trámites, lo que hace más eficiente los procesos y

reduce costos al crear masa crítica de visitas.


146


A C M L




4 3 -25%13 10 -23%



147






Acreditaciones documentales

extralegales


excepción del Oficio de solicitud y el

poder cuando se actúa a través de un

tercero, no encuentran soporte

normativo legal o reglamentario que

autorice al IGAC su exigencia.

No existe disposición legal que señale o autorice al IGAC a

exigir como requisitos documentales del trámite los siguiente:















Exigencias

documentales redundantes






interinstitucional.

Teniendo en cuenta el Artículo 13 del Decreto Ley 2150 de

1995 dispone que en todas las actuaciones públicas quedan













148




certificados de tradición y libertad en sustitución de las

consultas oficiosas vulnera las disposiciones contenidas en los

Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y el 14 de la Ley 962

de 2005, ocurriendo lo mismo respecto a los planos

georreferenciados en tanto la autoridad de georreferenciación

es el propio IGAC y cuenta con dicha información, así como con

los planos arquitectónicos para caso de los PH, cuya

información reposa ante la autoridad competente de expedir la

licencia correspondiente (Alcaldía o Curaduría). Como

consecuencia de ello, la entidad vulnera las disposiciones antes

mencionadas, que señalan lo siguiente:



actos administrativos, constancias, certificaciones o

documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está

tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de

2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para

que cuando se esté adelantando una actuación ante la


pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual

reposan para que ella los requiera de manera directa, sin

perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se

podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el

suministro de información que repose en los archivos de otra

entidad pública.

















149


pública requiera información de otra entidad de la

Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de

dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor

de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer

sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y

compartir información de uso frecuente por otras autoridades.

Exigencias de

condiciones o requisitos no

contempladas en la ley

Ninguna


Bajo control

regulatorio




que rigen la racionalización de trámites

y procedimientos administrativos.

Los documentos reportados en el SUIT

como exigencias al ciudadano no se

encuentran ajustados a la práctica real

del trámite.





















requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos

o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren

expresamente autorizados por la ley; ni tampoco podrán

solicitar la presentación de documentos de competencia de

otras autoridades.


expresa consagración legal ni la entidad cuenta con


150


autorización o excepción alguna que le permita infringir las

prohibiciones establecidas a nivel constitucional y legal

contenidas en las normas mencionadas en los acápites

anteriores.


pública y certificado de tradición y libertad, sin embargo en la

práctica se aceptan fotocopias. También se reporta la exigencia

de certificación bancaria cuando dicho requisito ya ha sido

eliminado como exigencia documental del trámite.


151


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



152

3.8 E8-10 - Revisión del avalúo.





NOMBRE

Dato SUIT22

Revisión del avalúo.

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Verificación del valor catastral determinado para un predio o mejora, que se estableció mediante un proceso catastral, acorde con las características y condiciones de la propiedad inmueble

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Revisión del avalúo del predio

Obs. Se entrega una resolución con el resultado de la revisión del avalúo


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 mes

Obs. 90 días



Obs24. Presencial y correspondencia

ATENCIÓN


Obs.



153


REQUISITOS

Dato SUIT


2. Original y copia de la escritura pública


4. Documento justificado que el valor no se ajusta a las características y condiciones del predio


Obs. 1. Solicitud escrita

2. No se requiere Original y copia de la escritura pública. Sólo como prueba en el caso de modificación de áreas


4. Documento justificado que el valor no se ajusta a las características y condiciones del predio. Es lo mismo que la solicitud escrita

5.Pruebas que justifiquen la solicitud: fotos, planos, escritura pública, avalúo comercial, certificaciones de planeación de que predio está en riesgo o reserva.


NORMATIVA

Dato SUIT


2. Ley 14 de 1983, (Articulo 9)

3. Resolución 70 de 2011, (Artículos 133-140)


Obs.



Obs.

PERIODICIDAD


Obs.


154



ORIGEN


Legal Ordinaria



Legal Ordinaria

El propietario o poseedor podrá obtener la revisión del avalúo en la Oficina de Catastro correspondiente, cuando demuestre que el valor no se ajusta a las características y condiciones del predio. Dicha revisión se hará dentro del proceso de conservación catastral y contra la decisión procederán por la vía gubernativa los recursos de reposición y apelación

Artículo 30 del Decreto 3496 de 1983. Artículo 133 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC.

Reglamentaria

El propietario o poseedor podrá obtener la revisión del avalúo ante la autoridad catastral correspondiente, cuando demuestre que el valor no se ajusta a las características y condiciones del predio y/o de la mejora. El propietario o poseedor podrá presentar la correspondiente solicitud de revisión del avalúo de su predio o mejora según corresponda, a partir del día siguiente al de la fecha de la resolución mediante la cual se inscribe el predio o la mejora en el Catastro, acompañándola de las pruebas que la justifiquen.

Parágrafo. Las características y condiciones del predio se refieren a: límites, tamaño, uso, clase y número de construcciones, ubicación, vías de acceso, clases de terreno y naturaleza de la construcción, condiciones locales del mercado inmobiliario y demás informaciones pertinentes.



Numerales 2 y 4 del artículo 28 del Decreto 208 de 2004.

Reglamentaria Las Direcciones Territoriales cumplirán las siguientes funciones: Formar, actualizar y conservar el catastro de los municipios de su jurisdicción. Recopilar, evaluar, consolidar y mantener la información resultante de las actividades catastrales en su jurisdicción, como parte integrante de la Base Nacional de Catastro.


Reglamentaria Tener la condición de propietario o poseedor. El trámite se puede realizar a través de apoderado o representante legal. La disposición está en consonancia con las normas sustantivas del derecho civil, en tanto éstas señalan que la disposición, limitación, modificación o cualquier otra actuación que afecte derechos reales, debe ser realizada exclusivamente por el titular del derecho, su representante legal o apoderado.

REQUISITOS Artículos 134 y 135 de la Reglamentaria La norma no consagra requisitos documentales


155


DOCUMENTALES Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC

expresos, sin embargo, se indica que la solicitud debe hacerse por escrito. Debe acompañarse la solicitud de las pruebas que sustenten su petición. En las peticiones de revisión de avalúo que se adelanten ante las autoridades catastrales, el propietario o poseedor podrá presentar documentos tales como: planos, certificaciones de autoridades administrativas, aerofotografías, escrituras públicas y otros documentos que demuestren los cambios en los predios y la existencia de mejoras o desmejoras de la construcción. Si se solicita por intermedio de apoderado se debe anexar el poder debidamente otorgado.


Reglamentaria

Los trabajos necesarios para la inscripción de los predios en la formación, actualización de la formación o en la conservación catastral se harán sin costo alguno para los propietarios o poseedores.

PLAZO DE

RESPUESTA

Numeral 2 del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) tal como fue sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015.

Legal Estatutaria

Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

PROCEDIMIENTO Artículo 139 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC, modificado por el artículo 17 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad.

Reglamentaria

Las solicitudes de revisión de los avalúos deben presentarse por escrito y su trámite, plazos y condiciones se regirán por lo dispuesto en la parte primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437/11) o en las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan. De conformidad con estas disposiciones, de manera general y sin excluir las normas reguladoras del procedimiento administrativo, el trámite se inicia por petición escrita, si cumple con los requisitos y se aportan o solicitan pruebas se procede a su análisis y al decreto y práctica de las pedidas, cumplido lo anterior se expide el acto administrativo que decide la solicitud de revisión del avalúo, que se notificará y contra el cual proceden los recursos en la vía gubernativa. En el evento de que la solicitud de revisión del avalúo esté incompleta se dará aplicación al artículo 17 de la Ley 1437 de 2011. Las pruebas se pueden aportar hasta antes de que se profiera la decisión que resuelve la solicitud de revisión del avalúo. Contra el acto que decreta pruebas no proceden recursos. Los gastos que ocasione la práctica de pruebas correrán por cuenta de quien las pidió. Si son varios los interesados, los gastos se distribuirán en cuotas iguales. El trámite de los recursos en la vía gubernativa y de las pruebas en ellos, si hubiese lugar, se regirán por lo dispuesto en el artículo 79 de la Ley 1437 de 2011.

PARÁGRAFO. En los casos en que se deban realizar mutaciones en el aspecto físico y/o jurídico, estas se resolverán de oficio o a petición de parte, antes de tramitar la revisión del avalúo, para este efecto se suspenderá el plazo para resolver sobre la solicitud de revisión del avalúo catastral.

Numeral 7 del literal B del artículo 151 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC modificado por el artículo 20 de la Resolución 1055 de 2012 de la misma entidad.

Reglamentaria Se notificarán personalmente y subsidiariamente por aviso, siguiendo el procedimiento previsto en los artículos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), las siguientes providencias: 7. Las que decidan solicitudes de revisión del avalúo catastral.

Artículos 2 y 34 de la Ley 1437 de 2011

Legal Ordinaria

Aplicación de las normas generales señaladas para los procedimientos administrativos. Las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedimientos que


156


se establecen en este Código (Ley 1437 de 2011), sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código y en su ausencia de ellas, las normas contempladas en la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho de petición.


157

C. MAPA DEL PROCESO


158


3. Requisitos

1.- Solicitud escrita

2.- No se requiere Original y copia de la escritura pública. Sólo como prueba en el caso de modificación

de áreas

3.- Original y copia de tradición y libertad

4.- Documento justificado que el valor no se ajusta a las características y condiciones del predio. Es lo

mismo que la solicitud escrita

5.-Pruebas que justifiquen la solicitud: fotos, planos, escritura pública, avalúo comercial, certificaciones de

planeación de que predio está en riesgo o reserva.

Nota en todos los casos, en caso de realizar trámite a través de apoderado llevar original, copia y

fotocopia del poder debidamente otorgado


159


PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO




Solicitud escrita con soportes que desee presentar el usuario para acreditar la solicitud

Poder si se actúa a través de apoderado






Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículo 142 de la Resolución 070 de 2011 expedida por el IGAC.

Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno





Valorar solicitud y soportes documentales, realizar visita de requerirse o remitir caso Jefe de Conservación para solicitud de requerimientos. De lo contrario, proyectar resolución



Remisión al Jefe de Conservación si es necesario efectuar requerimiento al ciudadano









ÁREA DE CONSERVACIÓN-FUNCIONARIO ASIGNADO-FUNCIONARIO

Back office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del


160

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

REVISIÓN DE CALIDAD

procedimiento.







Elaborar y enviar comunicación de notificación al usuario



Efectuar proceso de notificación




Inscripción/Actualización o no de la base de datos avalúo catastral con base en Resolución y/o la decisión de recursos en caso de que se hubiesen formulado por el solicitante




161


5 13

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







162



Información

ID MEJORA


E8-10-1 La información publicada en el SUIT no está actualizada

Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: -Requisitos 1. Escritura pública: solo para modificaciones de áreas 2. Documento justificando que el valor no se ajusta a las características del predio: se repite con la carta de solicitud por lo que se elimina 3. Falta incluir pruebas que justifiquen la solicitud, por ejemplo: fotos, planos, avalúo comercial, certificaciones de zona de riesgo Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado

Corto -Requisitos

Administración


E8-10-27 Las visitas se realizan por un funcionario del IGAC. Estas visitas pueden tardar en programarse retrasando el tiempo de entrega del trámite. La carga de trabajo de los funcionarios no permite que las visitas se realicen inmediatamente.

-Designar al SISBEN para que realice las visitas de reconocimiento cuando estas no tengan un carácter que requiera a algún técnico profundo. Se debe diseñar un plan de visitas en conjunto con otras entidades para que el visitador del SISBEN haga levantamientos en campo con una masa crítica importante que permitirá reducir costos.

Largo


163

Tecnología




Medio




Medio

Interoperabilidad


como requisito para poder dar inicio al procedimiento del trámite. Generalmente una copia de esta escritura llega al IGAC por parte del Súper Notariado. Sin embargo esta copia no contiene todos los detalles necesarios para poder realizar el análisis pertinente, por lo que el ciudadano debe radicarla.

Eliminar el requisito Escritura ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Súper Notariado. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo 1. Escritura 1. Súper Notariado


164



165



Elementos agregados

19. (Adjuntar soportes): El solicitante adjunta los requisitos para dar inicio al trámite a través del

portal web del IGAC.


21. (Solicitar documentos faltantes vía email): El IGAC pide los requisitos faltantes al solicitante a

través de un correo electrónico si el trámite se está realizando en línea.

22. (Enviar email al solicitante para que se notifique): Se le envía un mail al solicitante con el

resultado de la resolución y pidiéndole que se notifique.




8. (Visita): La visita es realizada por un tercero. Esto reduce la complejidad interna de realizar el

trámite debido a que el funcionario del IGAC ya no está obligado a realizar la visita. El tercero puede

realizar visitas para varias entidades y diferentes trámites, lo que hace más eficiente los procesos y

reduce costos al crear masa crítica de visitas.


166


A C M L




5 3 -40%13 10 -23%



167




ex ante que no

generan valor

agregado


Acreditaciones

documentales

extralegales


excepción del Oficio de solicitud y el

poder cuando se actúa a través de un

tercero, no encuentran soporte

normativo legal o reglamentario que

autorice al IGAC su exigencia.

No existe disposición legal que señale o autorice al IGAC a

exigir como requisitos documentales del trámite los siguiente:















Exigencias

documentales

redundantes






interinstitucional.
















168








cuenta con dicha información y tiene como función justamente la

realización de estas actualizaciones. Como consecuencia de

ello, la entidad vulnera las disposiciones antes mencionadas,

que señalan lo siguiente:


































169




Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Ninguna


Bajo control

regulatorio




que rigen la racionalización de trámites

y procedimientos administrativos.

Los documentos reportados en el SUIT

como exigencias al ciudadano no se

encuentran ajustados a la práctica real

del trámite.





















requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos

o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren



autoridades.







170



pública y certificado de tradición y libertad, sin embargo en la

práctica se aceptan fotocopias. No se reporta la posibilidad que

el usuario tiene de aportar cualquier soporte que considere

necesario para sustentar la solicitud de revisión del avalúo, tales

como fotografías, avalúo comercial, entre otros.


171


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



172

4 PLAN DE ACCIÓN

En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder

efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.

Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:

ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción

INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT INF-2 INFORMACION Cargar toda la información en SUIT ADM-7 ADMINISTRATIVO Tercerización de las visitas TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica

TEC-2 TECNOLOGIA Herramienta para asistir al usuario en la preparación de la documentación a radicar

TEC-3 TECNOLOGIA Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web TEC-5 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago Bancario TEC-6 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago en línea TEC-8 TECNOLOGIA Ampliación de las posibilidades de pago INT-1 INTEROPERABILIDAD Diseño de interoperabilidad entre entidades

NOR-3 NORMATIVO Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Tabla 2. Listado de Planes de acción


173

INFORMACION

Acción Actualizar datos en SUIT

ID INF-1

Descripción

Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

2 Semanas

Justificación

Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.

Cronograma (Semanas) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de quejas o reclamos relacionados con la información del

trámite


174


E8-1 Certificado Catastral Nacional E8-2 Certificado Plano Predial E8-5 Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el

proceso de formación o actualización del Catastro E8-7 Englobe o desenglobe E8-9 Auto estimación de Avalúo Catastral E8-10 Revisión del avalúo


1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


175

INFORMACION

Acción Cargar toda la información en SUIT

ID INF-2

Descripción

Realizar un análisis de las características que componen un trámite y publicar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

4 Semanas

Justificación

El derecho de los ciudadanos a informarse implica que la información brindada cuente con atributos que garanticen la eliminación de barreras para acceder a los trámites y servicios que brinda el Estado, por lo que tal información debe responder a los principios de integridad y completitud, bajo los cuales el ciudadano puede obtener la claridad necesaria y suficiente para entender adecuadamente la manera en que debe dar cumplimiento a sus obligaciones o solicitar un pronunciamiento determinado, así como para tener certeza respecto al procedimiento, los tiempos de respuesta, los costos, las posibles interacciones y lo que recibirá como salida final de su solicitud. En esta medida, la ausencia de información en el SUIT o la presencia injustificada de campos en blanco o campos no diligenciados adecuada y coherentemente, supone la necesidad de acoger acciones, medios e instrumento que permitan controlar tanto al Departamento Administrativo de la Función Pública como a la propia entidad, la calidad de la información que se carga en el sistema, evitando que el ciudadano se enfrente a barreras por ausencia total o parcial de información.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x x x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Encuestas a ciudadanos sobre

cómo se informó de los requisitos y pasos para realzar el trámite


176


E8-8 Cambios en la Construcción


1 El proceso de inscripción de un trámite en el SUIT debe comenzar con el análisis de la información que caracteriza al trámite. Este análisis debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos a publicarse en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimiento establecido para la inscripción del trámite en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


177

ADMINISTRATIVO

Acción Tercerización de las visitas

ID ADM-7

Descripción

Adelantar un convenio o contrato con una entidad o empresa para que se encargue de realizar las visitas de campo. Permitiendo por un lado, liberar tiempo al funcionario de la entidad, y por otro volver eficiente el proceso de las visitas como consecuencia de las economías de escala que se generan al agrupar en una sola empresa la realización de visitas de campo que no requieren de un alto nivel de experticia.

Líder

Categoría

Duración total Responsable de

planeación

ADMINISTRATIVO

12 Meses

Justificación

La realización de las visitas por parte del personal de la entidad incurre en un esfuerzo de tiempo y costo para la entidad. Si el propósito de las visitas no incurre en temas estrictamente técnicos ni de decisión estos pueden ser realizados por un tercer actor. Esta situación se observa en varias entidades dentro de una misma zona geográfica, lo cual genera una oportunidad para concentrar estos esfuerzos en una sola empresa que aproveche los requerimientos de visitas de varias entidades optimizando las rutas de visitas y los costos implicados.

Cronograma (Meses) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar procesos actuales de la entidad y

de otras en la misma zona geográfica

x Planeación

2 Diseñar nuevos procesos

x x Planeación

3 Analizar la viabilidad técnica y económica

x Planeación

4 Contratar proveedores x x x x Contrataciones

5 Implementar nuevos procesos

x x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

ALTO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo y costo administrativo total por

cada trámite


178


E8-9 Auto estimación de Avalúo Catastral E8-10 Revisión del avalúo


1 Realizar un análisis de los trámites o servicios que gestiona la entidad e identificar los que requieren la realización de visitas de carácter no técnico y sin toma de decisión. Estos procesos son los que implican el desgaste en tiempo y costo por que los funcionarios deben realizar las visitas dejando de cumplir con el resto de pasos que requieren de ellos para otros trámites en la entidad. Este proceso se puede consensuar con otras entidades en la misma zona geográfica para identificar sinergias. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se involucra la realización de la visita.

2 Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a que las visitas sean realizadas por un tercero y no por los propios funcionarios. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado.

3 Con base en la información elaborada de los procesos actuales y los deseados se debe realizar un estudio de viabilidad económica y técnica para identificar las necesidades y posibilidades de inversión para que se puedan implementar los procesos futuros. En este punto es importante estar coordinados con el resto de entidades interesadas en la misma zona geográfica. Ya que se crea mayor demanda y masa crítica para la contratación del servicio externo.

4 Redactar los pliegos de condiciones para poder realizar la contratación de la entidad externa. Estos estarán basados en los procesos futuros. Es importante considerar las herramientas de TI para el cruce de información entre la entidad y la empresa a contratarse.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado y la inclusión de la empresa contratada. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


179

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica

ID TEC-1

Descripción

Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales

x x Planeación

2

Establecer los datos requeridos y diseñar

formularios de radicación virtual además de procesos futuros

x x x Planeación

3 Gestionar los servicios de desarrollo

x x Sistemas

4 Implementar los desarrollos

x x x Sistemas

5 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO ALTO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de usuarios que acceden

mensualmente al sistema

Número de trámites iniciados

Tiempo y costo administrativo mensual de

cada trámite


180


E8-2 Certificado Plano Predial E8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble E8-5 Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el

proceso de formación o actualización del Catastro E8-7 Englobe o desenglobe E8-8 Cambios en la Construcción E8-9 Auto estimación de Avalúo Catastral E8-10 Revisión del avalúo


1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.

3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


181

TECNOLOGIA

Acción Herramienta para asistir al usuario en la preparación de la documentación a radicar

ID TEC-2

Descripción

Análisis y preparación de mecanismos que faciliten y ayuden al usuario a conocer y adjuntar los documentos que son requeridos para el correcto inicio del trámite sobre la plataforma web de la entidad para la atención del trámite.

Líder

Categoría


del Trámite

TECNOLOGIA

6 Semanas

Justificación

Para garantizar el derecho de acceso a los trámites del Estado, cuyo origen se sustenta en los fines y principios constitucionales que rigen la función administrativa y en su función esencial de servir a los intereses ciudadanos conforme al Estado Social de Derecho, se requiere trabajar en el modelamiento de instrumentos tecnológicos que faciliten brindar al ciudadano asesoría completa y adecuada respecto a la forma en que debe preparar la documentación que requiere para la radicación de su trámite, independientemente de que utilice para ello un canal presencial o uno virtual. Además de ello, la justificación del plan está enmarcada por los hallazgos del trabajo en cuanto a los reprocesos y devoluciones que reportan tener las entidades por errores, inexactitudes, vacíos y ausencias en la información suministrada por el ciudadano, en la documentación allegada o en la propia pretensión del trámite, en especial para aquellas actuaciones que tienen una naturaleza mayormente técnica y especializada y que requieren determinados niveles de experticia para su entendimiento, sin perjuicio de que incluso, en aquellos trámites que resulten ser más sencillos, sea necesario implementar esta herramienta para garantizar la calidad, integralidad y completitud de la solicitud que se radica ante la entidad.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar la documentación necesaria a adjuntar por

trámite x Planeación

2 Preparar guía usuario textual embebida en

información del trámite x Planeación

3 Preparar guía usuario PDF

e infográfica para descargar

x Planeación

4 Preparar guía usuario

interactiva embebida en información del trámite

x Planeación

5 Preparar videotutoriales para publicar en redes

sociales x x Planeación

6 Ejecutar desarrollos en la web de la entidad

x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número total de guías de ayuda elaboradas

por trámite

Número de videotutoriales publicados en redes sociales

Número de PDFs e infografías para

descargar por cada trámite


182





1 Para cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios (documentos de identidad, certificados, etc.).

2 A partir de la información necesaria requerida, diseñar e implementar en la web del formulario una sección de ayuda que contenga el listado con los documentos que son necesario para tramitar el expediente.

3 Elaborar para cada trámite una guía visual en formato PDF y mediante el uso de infografía para que sea muy fácil de comprender por parte de los ciudadanos los pasos y la documentación necesarios para iniciar el trámite.

4 Crear una guía interactiva que será embebida dentro del formulario web en la cual se muestre gráficamente el proceso para introducir los documentos en el formulario web y los documentos necesarios para iniciar el trámite.

5 Crear y publicar en las principales redes sociales (facebook, youtube, etc.) videotutoriales por cada uno de los procedimientos donde se muestre como usar el sistema para introducir los documentos y datos necesarios en el formulario web para iniciar el trámite.

6 Realizar (por personal propio de la entidad o por un tercero) las implementaciones necesarias en la web de la entidad.


183

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web

ID TEC-3

Descripción

Implementación de sistema para la captura de la documentación requerida al ciudadano para el inicio del trámite así como su almacenamiento en el sistema de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de sistemas

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

La introducción del fortalecimiento tecnológico y del gobierno electrónico como principios rectores en el ejercicio de la función pública administrativa, contenidos en los cuerpos normativos del Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, requieren para su cumplimiento, el desarrollo y adopción de instrumentos que permitan garantizar el acceso a los trámites y servicios del Estado bajo la premisa de acoger modelos de servicio que garanticen canales electrónicos para la interacción Ciudadanía-Estado, desprendiéndose de ello el imperativo de acoger tecnologías que aseguren la integralidad del servicio, de manera que no solamente el ciudadano pueda informarse sino también pueda formular la solicitud y aportar la documentación requerida para el trámite, mediante sistemas, funcionalidades o aplicaciones que permitan al ciudadano iniciar la actuación sin necesidad de hacer presencia en una sede física de la entidad y le garanticen la posibilidad de adjuntar en forma controlada la documentación requerida, asegurando no solo la interacción sino también la calidad de la misma en términos de exactitud y certeza de la documentación exigida y aportada para la resolución del trámite, con sus consecuentes mejoras en cuanto a eliminación o diminución de reprocesos.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales x x Planeación

2

Definir documentación necesaria por trámite y tipo

de información (imagen, texto, checklist, etc.)

x x x Planeación

3 Estrategias de almacenamiento

x Sistemas

4 Estrategia de interacción con el sistema de gestión

x x Sistemas

5 Gestionar los servicios de desarrollo

x x x Sistemas

6 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tamaño en MB de los documentos totales

almacenados

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada trámite

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada usuario


184





1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos que implican la radicación de documentación física y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para realizar la radicación vía web desde la plataforma del trámite de la entidad. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de radicación física y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios. Se debe analizar el formato de los archivos a adjuntarse (word, excel, PDF, GIF, TXT, DWG). Se clasificará la información de acuerdo a sus tipos de datos para un posterior almacenamiento en el sistema.

3 Para aquella información que ocupe un volumen inferior a 10 MB, crear mecanismo para el almacenado en la base de datos del sistema. Para aquella información o documentos cuyo volumen supere los 10MB, crear los mecanismos para almacenar la información en el sistema físico (no directamente en la base de datos), pero en la base de datos se guardará referencia acerca de la ubicación física así como otros metadatos importantes como el nombre del fichero, extensión, tipo, tamaño, etc.).

4 4.1 Analizar el sistema actual de gestión documental de la entidad. Estudiar la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web. 4.2 Conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental. Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad. 4.3 Implementación de sistema backend de Entrada y Salida de trámites. Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de alta nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente. 4.4 Implementación de módulo de consulta de información documental de cada trámite. Implementar un módulo que permitirá la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.

5 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación del servicio web y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


185

TECNOLOGIA

Acción Sistema para la gestión del pago Bancario

ID TEC-5

Descripción

Implementar la creación de órdenes de pagos para el ciudadano y difusión de éstas a través de distintos canales e integración de la pasarela de comunicación bancaria del pago efectuado para su consulta y verificación en el sistema documental de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total


TECNOLOGIA

9 Semanas

Justificación

Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas a la prohibición de exigir información, documentos, constancias o cualquier otro documento que ya repose en la entidad y a la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario sino también, contar con un sistema de gestión del mismo, que permita eliminar la exigencia documental de acreditación del pago como carga exigida al ciudadano, en tanto ésta información ya reposa en la entidad por ser precisamente la receptora del pago, para sustituirla a partir del uso de tecnologías, por una verificación oficiosa del mismo al momento de la radicación del trámite, asegurando con ello un estricto ajuste al cumplimiento del principio constitucional de reserva legal de los trámites y requisitos, la eliminación de barreras de acceso respecto a las acreditaciones documentales y de paso, facilitar el control detallado de los recursos recibidos y su origen, así como el aprovechamiento de esta información para otros fines que requiera la entidad, tales como informes estadísticos, rendición de cuentas, entre otros.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar trámites con pago asociado

x Planeación

2 Acuerdos con entidades bancarias

x x Contrataciones

3 Implementar canales de comunicación y pasarela

de notificación x x Sistemas

4 Crear pasarela para la

notificación bancaria de pago efectuado

x x x Sistemas

5 Integrar pago bancario con flujo del trámite

x x Sistemas

6

Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados

x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de órdenes de pago generadas

Número de pagos realizados en banco

Porcentaje de órdenes de pago generadas por pago

realizado


186


E8-1 Certificado Catastral Nacional E8-2 Certificado Plano Predial


1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos que incluyen los pagos de los usuarios en entidades bancarias y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para poder emitir directamente el pago desde la web del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales.

2 Establecer un acuerdo de relación con la entidad bancaria para el desarrollo de los canales de comunicación y las pasarelas de confirmación. Las entidades con esta tecnología tienen establecidas las tareas a realizarse por ambas partes. Las más relevantes se resumen en los siguientes pasos:

3 Para cada trámite que necesite una liquidación, se generará una orden de pago única para el ciudadano con un identificador único que será la clave para el pago bancario y el posterior reconocimiento en el sistema. La orden de pago creada se podrá enviar al ciudadano a través de distintos canales de comunicación dependiendo de la elección del ciudadano, estos canales pueden ser: descarga directa de PDF de orden de pago, envío al correo electrónico de PDF de orden de pago, envío de SMS con instrucciones de pago, generación de código QR con orden de pago, etc.

4 Crear una pasarela segura para proporcionar al banco de tal forma que cuando en sus oficinas se realice la liquidación de la orden de pago, el banco lo comunique al sistema de la entidad de una forma segura. Se implementarán mecanismos de redundancia, integridad y robustez para asegurar que el pago efectivamente se ha efectuado.

5 Crear conectores seguros con el sistema de gestión de expediente de tal forma que una vez realizado el pago se pueda continuar con la tramitación del expediente.

6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultar acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.


187

TECNOLOGIA

Acción Sistema para la gestión del pago en línea

ID TEC-6

Descripción

Creación de protocolos y acuerdos con entidades bancarias con servicios de pago online e implementación de módulos, conectores y formularios web para permitir al ciudadano el pago online del trámite.

Líder

Categoría

Duración total


TECNOLOGIA

8 Semanas

Justificación

Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas al cumplimiento del principio de fortalecimiento tecnológico, y la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario en sedes presenciales sino también, contar con sistemas de pago electrónico y en línea que permitan al ciudadano, de acuerdo al canal mediante el cual se accede al trámite, efectuar el pago sin necesidad de contactos o desplazamientos adicionales, disminuyéndose el tiempo y recursos invertidos por el ciudadano para iniciar el trámite, así como a la generación de procesos más cohesionados, ágiles y de más fácil control por parte de la entidad.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar pasarelas de pago bancario online disponibles

x Planeación

2 Firmar protocolo con entidad bancaria

x x Sistemas

3 Crear un formulario de pago on-line

x Planeación

4 Crear de conectores con la

pasarela de la entidad bancaria

x x Sistemas

5

Crear conector transaccional de pago online efectuado con el sistema de gestión de la

entidad

x x Sistemas

6

Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados

x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de pagos online realizados

Porcentaje de pagos online comparado con pago físico


188


E8-1 Certificado Catastral Nacional E8-2 Certificado Plano Predial


1 Realizar un análisis de las pasarelas de pago online de los bancos colombianos disponibles estudiando que servicios e interfaces ofrecen, facilidad de integración y los costos de usar sus servicios de pago online.

2 Seleccionar una de las plataformas y firmar un acuerdo de protocolo de colaboración entre la entidad y el banco para el uso de los servicios de pago online.

3 La entidad debe crear un formulario de pago online que recoja los principales datos de la orden de pago, así como permitir al ciudadano introducir su medio de pago (tarjeta de débito o crédito).

4 Crear conectores entre el formulario web y la pasarela de pago bancaria de tal forma que se pueda realizar el pago a través del formulario.

5 Crear conectores transaccionales de tal forma que la pasarela bancaria notifique que el pago se ha realizado correctamente y que no ha habido ningún problema, de otro modo se debe poder realizar un rollback completo, si no se ha completado la transacción de forma correcta.

6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultas acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.


189

TECNOLOGIA

Acción Ampliación de las posibilidades de pago

ID TEC-8

Descripción

Explorar las alternativas que presenta el banco que recibe los pagos del trámite para ampliar las posibilidades de pago físico por parte del usuario. Esas opciones incluyen corresponsales bancarios, uso de datafonos y otros.

Líder

Categoría

Duración total Encargado de contrataciones

TECNOLOGIA

8 Semanas

Justificación

El solicitante del trámite debe realizar el pago y se ha observado que en muchos casos el único medio disponible es el pago físico en la entidad bancaria. Esto implica un gasto de tiempo y oportunidad al solicitante. Actualmente los servicios bancarios incluyen opciones que permiten dar al ciudadano mayores posibilidades.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Identificar opciones con la entidad bancaria

x Contrataciones

2 Realizar la valoración de inversión

x x x x Contrataciones

3 Implementar las soluciones más

adecuadas x x x x Contrataciones

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

BAJO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo total de los trámites

Costo total de trámites por año, usar la situación actual como

referencia


190


E8-2 Certificado Plano Predial


1 Analizar las posibilidades de facilidades de pago que ofrece la entidad bancaria y que se ajusten mejor a las características de la entidad. Sobre todo analizar la disponibilidad de Corresponsales Bancarios de la entidad que permitan al ciudadano no estar obligado a realizar el pago en la misma entidad. Esto en el caso de poblados rurales puede ser efectivo. También explorar la opción de contar con un datafono en la entidad para aceptar pagos directamente en ventanilla.

2 Una vez identificadas estas opciones realizar una valoración interna sobre el total de trámites de la entidad que puedan ser susceptibles de usar estos medios. Se deberá realizar una valoración conjunta con los responsables de diversas áreas involucradas en los trámites analizados. La valoración será de carácter económico y social.

3 Una vez analizadas las posibilidades, efectuar los acuerdos necesarios con la entidad bancaria para la implementación de estas soluciones que permitirán a la entidad ampliar las opciones de pago. Sobre el total de trámites analizados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


191

INTEROPERABILIDAD

Acción Diseño de interoperabilidad entre entidades

ID INT-1

Descripción

Desarrollar mecanismos de operación tecnológica y/o ajustar los existentes en la entidad, con el fin de institucionalizar y generalizar la consulta e intercambio de información interinstitucional como herramienta básica, indispensable y obligatoria para la prestación de los servicios y trámites a cargo de la entidad, sustituyendo su exigibilidad como carga a cumplir por el ciudadano por esquemas de interoperabilidad que permitan la verificación oficiosa del requisito.

Líder

Categoría

Duración total Jefe Área Responsable de

Sistemas y Tecnología

INTEROPERABILIDAD

18 Meses

Justificación

Este plan está justificado para aquellos trámites y servicios que requieren para su iniciación, trámite o resolución, la verificación o la consulta de información, hechos, circunstancias o documentos que reposan en otra entidad, por lo que es obligación de la entidad dar cumplimiento a la prohibición de su exigibilidad conforme a los dispuesto en los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14 de la Ley 962 de 2005 y 8 de la Ley 1437 de 2011, así como establecer los instrumentos que resulten necesarios para asegurar que la interoperabilidad se realiza con ajuste al marco legal y a los principios de colaboración, eficiencia, economía y celeridad.


1 2-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Responsable

1 Revisar y actualizar el estudio diagnóstico

x Jefe Oficina Planeación de la

entidad

2 Diseñar el mecanismo de interoperabilidad

x x x x x x x x

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

3

Elaborar el plan de acción específico para cada

modelo de interoperabilidad que se acoja

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

4 Elaborar y suscribir convenios

Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite

con apoyo de la Secretaría General de la entidad y Oficina

Jurídica

5 Implementar el esquema o modelo de interoperabilidad

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de: Área

Técnica responsable del trámite, Oficina de Planeación de la

entidad y Oficina de Servicio al Ciudadano

6 Comunicar y lanzar el servicio bajo el nuevo

modelo

Jefe Oficina de Comunicaciones de la entidad con apoyo de

Oficina de Servicio al Ciudadano

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

MEDIO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de requisitos documentales exigidos antes de la intervención

vs. No. de requisitos documentales

sustituidos por medios de intercambio de

información

No. de convenios o acuerdos suscritos que se

encuentran operados por la entidad para el intercambio de información antes de la

intervención vs. No. de convenios o acuerdos

suscritos para el intercambio de información que se encuentran operados

No. de entidades con las que se interopera antes de la intervención vs. No. de

entidades con las que se interopera después de la

intervención


192

después de la intervención


E8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble E8-5 Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el



1 Establecer cambios operativos, técnicos, regulatorios o tecnológicos adoptados con posterioridad al cierre del estudio diagnóstico que impacten el diseño integral del mecanismo de interoperabilidad; en función de ello integrarlos al estudio y dimensionar los efectos de éstos en el comportamiento del trámite o servicio a nivel intrainstitucional, interinstitucional y de cara al ciudadano.

2 Desplegar actividades tendientes a reconocer el mapa de interoperabilidad y realizar mesas técnicas con las áreas involucradas de la entidad y las contrapartes correspondientes de cada entidad con la que se interoperará, con el fin de fijar conjuntamente los lineamientos que integralmente debe reunir el modelo tecnológico de interoperabilidad. A partir de ello, reconocer las alternativas posibles para lograr la interoperabilidad plena y la eliminación de exigencias documentales al ciudadano con cada entidad, seleccionar interinstitucionalmente aquella que brinde las mejores condiciones en términos de eficiencia, calidad, seguridad y diseñar conjuntamente con la entidad que interoperará, el modelo específico correspondiente; posteriormente, someterlo a validación y retroalimentación de las áreas técnicas involucradas de las entidades.

3 Elaborar en conjunto con las áreas intrainstitucionales y las de cada entidad contraparte, el plan de acción que en específico se requiere para implementar el modelo de interoperabilidad acogido, con señalamiento de necesidades técnicas, tecnológicas y jurídicas; actividades, tiempos, responsables: recursos a invertir y productos; y someterlo a la validación, retroalimentación y aprobación de las áreas involucradas y de los responsables de la toma de decisión al interior de la entidad.

4 Con el fin de garantizar la implementación del modelo de interoperabilidad, su funcionalidad y sostenibilidad, acoger modelos de convenios que integren las obligaciones, responsabilidades, inversiones, recursos, control, mecanismos de seguimiento y monitoreo de la implementación y en general, las condiciones que cumplirán las entidades en el marco del proceso para asegurar la implementación y la funcionalidad adecuada y permanente del mecanismo. Estos convenios pueden obedecer a un prototipo y/o integrar particularidades propias que surjan del modelo de interoperabilidad particular con una o varias entidades, pero en todo caso, se sugiere que de ellos haga parte integral el plan de acción específico diseñado, validado y aprobado por las entidades involucradas en la interoperabilidad.

5 Ejecutar el plan de acción específico bajo la previsión de garantizar la adecuada documentación del mismo; el desarrollo de los casos de uso que sustenten la interoperabilidad, el diseño y suscripción de los acuerdos de niveles de servicio interinstitucionales; el control y monitoreo conjunto por parte de los líderes del proyecto al interior de cada entidad. De manera que con todos ellos, se asegure el pilotaje y prueba de las soluciones de interoperabilidad antes de lanzar los servicios al aire y se eliminen riesgos que afecten la prestación adecuada del servicio de cara al ciudadano. Esta fase incluye la obligación de ajustar y actualizar en forma previa el SUIT, así como haber desarrollado los instrumentos jurídicos y los ajustes regulatorios, administrativos y técnicos requeridos para la funcionalidad del esquema o modelo de interoperabilidad, y desplegado las capacitaciones internas y externas para asegurar el adecuado entendimiento y apropiación de los objetivos pretendidos con la intervención, y con ello garantizar plenamente la accesibilidad y legalidad del trámite en los distintos canales dispuestos por la entidad para su prestación.

6 Diseñar y acoger el plan o estrategia interinstitucional que se desplegará para asegurar al ciudadano el conocimiento de los cambios que en materia de servicio reporta la implementación de la interoperabilidad, de forma tal que éste, como agente externo, una vez se lance el nuevo modelo ajustado, pueda hacer exigible la plena operación del mismo y conozca de antemano aquellos requisitos que, por virtud de ello ya no debe acreditar documentalmente, y cuáles de ellos mantienen esta condición por encontrarse exclusivamente en su resorte y no reposar en ninguna entidad de la Administración Pública.


193

NORMATIVO

Acción Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

ID NOR-3

Descripción

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico y/o incurre en prohibiciones constitucionales o legales, que impiden por una u otra vía, exigir requisitos y/o acreditaciones documentales como carga probatoria en cabeza del ciudadano y/o cobrar tarifas por el trámite, procedimientos, servicio o programa.

Líder

Categoría


del Trámite

NORMATIVO

6 Meses

Justificación

El plan de acción se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos, fotocopias, certificaciones o constancias para comprobar hechos, circunstancias o informaciones que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas, así como la exigencia de pago de tarifa sin adecuado sustento normativo.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Revisar y actualizar el

diagnóstico regulatorio x

Abogado de apoyo al área responsable del

trámite

2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria

x x x x

Jefe de Área responsable del

Trámite

3 Validar la reforma o intervención regulatoria

x x

Jefe Oficina de Planeación de la

entidad o su delegado para el asunto

4 Socializar interna y/o

externa de la reforma o intervención

x x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la

entidad o su delegado para el asunto

5 Expedir la reforma regulatoria

x

Director Área responsable del

trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

BAJO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de acreditaciones documentales exigidas actualmente por trámite

vs. No. de acreditaciones eliminadas y/o sustituidas por

mecanismos de intercambio de

información intra o interinstitucional

No. de programas o servicios que no tipifican como trámite y que cuentan

con cobro vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del

cobro

No. de convenios suscritos para intercambio de información y eliminación de acreditaciones

documentales en los trámites vs.

número de convenios en

operación de los suscritos


194


E8-1 Certificado Catastral Nacional E8-2 Certificado Plano Predial E8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble E8-5 Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el



1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, y iv) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para foralizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y a la eliminación de los requisitos documentales.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.


195

5 CONCLUSIONES

A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una

valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede

usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las

características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos

procesos de la misma.

Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados

En cuanto a la parte normativa respecto a los trámites analizados para esta entidad se resumen los

principales hallazgos:

- La entidad no da cumplimiento a sus obligaciones de interoperabilidad consagradas en normas de

carácter legal transversal, aplicables a toda entidad pública.

- Se requiere revisar las posiciones de interpretación regulatoria acogidas, en orden a lograr su ajuste con

disposiciones expedidas con posterioridad a los diseños funcionales de los trámites y/o sus

actualizaciones, en especial en lo atinente a la jurisprudencia emitida por la Corte Constitucional respecto

al manejo de datos personales, derecho de habeas data y acceso a la información pública emitida con

anterioridad a la expedición de la leyes estatutarias que regulan estos derechos fundamentales.

3 14

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del






196

- Predomina en los trámites una control, documental ex ante que puede sustituirse por el intercambio de

información, con lo cual se lograría alinear a la entidad en el cumplimiento de obligaciones en este

materia y se la abstraería de seguir incurriendo en prohibiciones acerca de exigencias documentales de

fotocopias y copias de documentos, tales como los de identificación, los certificados de tradición y libertad

e incluso, lograr una interoperabilidad con las Notarías a efectos de consultar la escrituras públicas.

- Es pertinente introducir modificaciones a la reglamentación expedida por la entidad, en orden a

modernizarla y armonizarla a los textos legales más recientes que resultan aplicables a los trámites

analizados, de manera que permita eliminar acreditaciones documentales que resultan extralegales, otras

que resultan redundantes, aplicar plenamente el principio de fortalecimiento tecnológico y lograr mayor

ajuste regulatorio respecto a la interpretación de disposiciones de origen del trámite que han dado lugar a

la reglamentación vigente.

- Se recomienda revisar la expedición de texto normativos (legal), tendientes a establecer una única

fuente de información para los trámites analizados, en especial para dar aplicación a las disposiciones

legales y reglamentarias en materia de la Interrelación Catastro-Registro.

Documents

INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI · En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la normatividad: la entidad (área o dependencia),