INFORME FINAL NORMA FUNDAMENTAL REQUISITOS APLICADOS DE …

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�INFORME FINAL

NORMA FUNDAMENTAL

REQUISITOS APLICADOS DE LA

NORMA ISO 9001:2000

MANUAL DE FUNCIONES�

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FORMATOS

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ANEXO A

NORMA FUNDAMENTAL

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ANEXO B

REQUISITOS APLICADOS DE LA

NORMA ISO 9001:2000

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ANEXO C

MANUAL DE FUNCIONES�

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ANEXO D

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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ANEXO E

FORMATOS

LISTA DE FORMATOS

No FORMATO DOCUMENTO

1 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS FO-AD-001

2 PRESTAMO DE DOCUMENTOS FO-AD-002

3 MODIFICACION O ACTUALIZACION DOC FO-AD-003

4 CREACION O ANULACION DE DOCUMENTOS FO-AD-004

5 CONTROL DOCUMENTOS ORIGEN EXTERNO FO-AD-005

6 LISTA MAESTRA DE REGISTROS FO-AD-006

7 EVALUACION DE DESEMPEÑO FO-AD-007

8 ENTREVISTA SELECCIÓN DE PERSONAL FO-AD-008

9 MANUAL DE FUNCIONES FO-AD-009

10 EVALUACION DE PROVEEDORES FO-CO-001

11 LISTA DE PROVEEDORES FO-CO-002

12 QUEJAS Y DEVOLUCIONES A PROVEEDORES FO-CO-003

13 DESPACHO DE TRANSPORTE FO-TR-001

14 PROGRAMACION DE LA PRODUCCION FO-PO-001

15 PROGRAMACION DESPACHO FO-PO-002

16 PROGRAMACION RECOLECCION EN FINCAS FO-PO-003

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SOLICITUD DE CREACIÒN O ANULACION DE DOCUMENTOS

DOC: FO-AD-00

Página 1 de 1

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FECHA NOMBRE DEL

SOLICITANTE

CARGO DEL

SOLICITANTE

TIPO DE SOLICITUD

ANULACIÓN __

CREACIÓN __

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

TIPO DEL DOCUMENTO:

JUSTIFICACION DE SOLICITUD-------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FIRMA DEL SOLICITANTE FIRMA DEL JEFE INMEDIATO

�

REVISIÓN Y RESPUESTA A LA SOLICITUD

FECHA

APROBADO

SI---------- NO-----------------

D M A

OBSERVACIONES----------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------

FIRMA DEL GERENTE ADMINISTRATIVO

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ENTREVISTA DE SELECCIÓN DE PERSONAL

DOC: FO-AD-008

Página 1 de 4

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FECHA:-----------------------------------------------------------------------------------------------

NOMBRE:--------------------------------------------------------------------------------------------

CARGO AL QUE ASPIRA:----------------------------------------------------------------------

CONFORMACION DEL GRUPO FAMILIAR

PAPA: --------------------------------------------------------------------------------------------

MAMA: -------------------------------------------------------------------------------------------

HERMANOS: ------------------------------------------------------------------------------------

ESPOSO(A): -------------------------------------------------------------------------------------

HIJOS: --------------------------------------------------------------------------------------------

EXPERIENCIA LABORAL

EMPRESA: CARGO:

1._____________________________ ______________________________ 2._____________________________ ______________________________

FUNCIONES

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TIEMPO LABORADO MOTIVO DEL RETIRO

1.___________________________ _____________________________ 2.___________________________ ______________________________

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DOC: FO-AD-008

Página 2 de 4

�

ASPECTOS GENERALESMOTIVACIONES PARA EL CARGO:

Desmotivado El interés es solo económico

Se interesa por el trabajo Indeciso para el trabajo a realizar

PRESENTACION PERSONAL:

No apto

Agradable Buena presentación

CARACTERISTÍCAS DE LA PERSONALIDAD: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Defensivo Seductor Respetuoso Tranquilo

Ansioso Tenso Desafiante Ostentoso

Apático Accesible Amistoso Sociable

CARACTERISTICAS DE LA EXPRESION:

Poco expresivo intenta expresar buena y clara excelente

FLUIDEZ VERBAL

Monosílabas Concreto Poco intercambio

Facilita la comunicación Habla demasiado

OBSERVACIONES DE ACUERDO A LAS PREGUNTAS REALIZADAS:

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DOC: FO-AD-008

Página 3 de 4

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�

REQUERIMIENTOS DEL CARGO Estudios realizados: Bachiller Universitario Técnicos Especializaciones Postgrados Otros Experiencia requerida:

mínima requerida 2 años 3 años o más

OBSERVACIONES DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS DEL CARGO _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

SUGERENCIAS: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________

FIRMA DEL ENTREVISTADOR��

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DOC: FO-AD-008

Página 4 de 4

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VERIFICACION DE REFERENCIAS

EMPRESA______________________________________________________

NOMBRE ______________________________________________________ CARGO________________________________________________________

INFORMACION DE HABILIDADES Y COMPETENCIAS

PUNTUALIDAD EN EL HORARIO: ______________________________________________________________________________________________________________________________________

PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJOS:

______________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTITUD EN ATENCION AL USUARIO ______________________________________________________________________________________________________________________________________

TRABAJO EN EQUIPO:___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

TOMA DE DECISIONES E INICIATIVA ______________________________________________________________________________________________________________________________________

RELACIONES INTERPERSONALES (COMPAÑERISMO) - LIDERAZGO: ______________________________________________________________________________________________________________________________________

FIRMA DE QUIEN CONFIRMA LA REFERENCIA

�

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�

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EVALUACION DE DESEMPEÑO

DOC: FO-AD-007

Página 1 de 3

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NOMBRE DEL EVALUADO: ----------------------------------------------------------------

CARGO QUE DESEMPEÑA: ---------------------------------------------------------------

JEFE INMEDIATO: ----------------------------------------------------------------------------

AÑO QUE SERA EVALUADO: -------------------------------------------------------------

1. OBJETIVOS

OBJETIVOS PLANTEADOS PARA EL PERIODO DE

EVALUACIÓN

RESULTADOS OBTENIDOSCOMENTARIOS

BAJO NORMAL ALTO

1.

2.

3.

4.

�

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DOC: FO-AD-007

Página 2 de 3

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�

OBJETIVOS PROXIMO AÑO PLANES DE ACCION PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS

OBJETIVOS FECHA DE

CUMPLIMIENTO

1.

2.

3.

�

�

EVALUACIÓN DE HABILIDADES Y COMPETENCIAS �

NO APLICA BAJO NORMAL ALTO

FLUIDEZ VERBAL

CAPACIDAD ANALITÍCA

ATENCIÓN AL USUARIO

PUNTUALIDAD

HORARIO

ENTREGA DE TRABAJOS

TRABAJO EN

EQUIPO

TOMA DE DECISIONES

INICIATIVA

RELACIONES INTERPERSONALES-LIDERAZGO

�

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DOC: FO-AD-007

Página 3 de 3

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4. RESULTADO DE LA EVALUACIÓN

DEBE MEJORAR (BAJO)

BUEN DESEMPEÑO (NORMAL)

ALTO

�

5. SUGERENCIAS EVALUADO

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

---------------------------------- ----------------------------------

FIRMA DEL EVALUADOR FIRMA DEL EVALUADO

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FORMATO DE CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN

EXTERNO

DOC: FO-AD-005

Página 1 de 1

FECHA NOMBRE DEL DOCUMENTO

PROCESO PERSONA FIRMA D M A

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FORMATO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

DOC: FO-AD-002

Página 1 de 1

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CODIGO NOMBRE DEL

DOCUMENTO

FECHA DE

PRESTAMO SOLICITANTE AUTORIZADO POR

FEHA DE

ENTEGA

FIRMA DE

RECIBIDO

�

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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

DOC: FO-AD-001

Página 1 de 1

�

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CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHAVIGENCIA

VERSION Nº

PROCESODONDE ESTA?

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LISTA MAESTRA DE REGISTROS

DOC: FO-AD-003

Página 1 de 1

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CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO

VERSION Nº PROCESO RESPONSABLE DEL MANEJO

COMO SE RECUPERA

TIEMPO DE RETENCION

DISPOSICION FINAL

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JUGOZA S.A.

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FORMATO MANUAL DE FUNCIONES

DOC: FO-AD-009

VERSIÓN: 0

FECHA: MAYO/2007

Página 1 de 5

�

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: DEPENDENCIA:

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Nº DE PERSONAS EN EL CARGO:

PERSONAL A SU CARGO:

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO:

II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

FUNCIONES PERMANENTES

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DOC: MF-PO-003

Página 2 de 5

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FUNCIONES PERIODICAS

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FUNCIONES OCASIONALES

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DOC: MF-PO-003

Página 3 de 5

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III. RESPONSABILIDADES

BAJA MEDIA ALTA

POR MANEJO DE EQUIPO

POR MANEJO DE INFORMACIÓN

POR MANEJO DE DINERO

POR MANEJO DE PERSONAL

IV. REQUISITOS DEL CARGO

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título)

EDUCACIÓN NO FORMAL

(Cursos o conocimientos específicos)

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA

INDUCCIÓN

�

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DOC: MF-PO-003

Página 4 de 5

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HABILIDADES Y COMPETENCIAS

NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL

FLUIDEZ ESCRITA

CAPACIDAD ANALÍTICA

ATENCIÓN AL USUARIO

PUNTUALIDAD

LIDERAZGO

TRABAJO EN EQUIPO

TOMA DE DECISIONES

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

COMPROMISO Y MOTIVACIÓN

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO

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DOC: MF-PO-003

Página 5 de 5

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V. ESFUERZOS

TIPO DE ESFUERZO NIVEL REQUERIDOBAJO MEDIO ALTO

FÍSICO-SENSORIAL VISUALAUDITIVOOLFATIVO

MENTAL CONCENTRACIÓN RETENCIÓN DE DATOS (MEMORIA) CAPACIDAD DE ANÁLISIS

FÍSICO-MUSCULAR

VI. CONDICIONES DE TRABAJO

FACTORES NIVEL REQUERIDOBAJO MEDIO ALTO

AMBIENTALES

ILUMINACIÓNCALORHUMEDADRUIDO POLVOVENTILACIÓN OLORES FRIÓ

PROBABILIDAD

RIESGOS

LESIONES DE POCA IMPORTANCIA ENFERMEDADES PROFESIONALES INCAPACIDAD PARCIAL TEMPORAL INCAPACIDAD PARCIAL PEMANENTE INCAPACIDAD TOTALMUERTE

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FORMATO DE MODIFICACION O ACTUALIZACION DE

DOCUMENTOS

DOC: FO-AD-003

Página 1 de 1

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CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

MOTIVO DE CAMBIO FECHA DE CAMBIO

VERSIONNº NOMBRE DEL

RESPONSABLEFIRMA DEL

RESPONSABLE D M A

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QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR

DOC: FO-CO-003

Página 1 de 1

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NOMBRE DEL PROVEEDOR: ____________________________________________________________

FECHA DEL RECLAMO: ________________________________________________________________

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NOMBRE DEL

PRODUCTO

CANTIDAD

COMPRADA

CANTIDAD NO

CONFORME

MOTIVO DE LA DEVOLUCION O

RECLAMO

SOLUCION PLANTEADA

POR EL PROVEEDOR

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PRODUCTO REVISADO POR: _______________________________________________________________________________

�

RECLAMACION APROBADA POR: ___________________________________________________________________________ �

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FORMATO DE EVALUACION DE PROVEEDORES

DOC: FO-CO-001

Página 1 de 2

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FECHA :----------------------------------------------------------------------------------------------------

NOMBRE DEL PROVEEDOR:-----------------------------------------------------------------------

PRODUCTO(S) SUMINISTRADO(S): --------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CRITERIO % EQUIVALENTE

FACTOR DE CALIFICACION PUNTAJE

VALOR

CALIFICACION

��

Cumplimiento en tiempo de entrega 40%

Alta Media baja

3 2 1

20 13.36.6

20

Cumplimiento en cantidad

Alta Medio baja

3 2 1

20 13.36.6

20

��

Descuentos por compras

30%

Alta Media baja

3 2 1

8 4 2

8

Forma de pago Alta Media baja

3 2 1

14 8 5

14

Precio Alta Media baja

3 2 1

8 4 2

8

� ��

Sistema de calidad proveedor

30%

Alta Media baja

3 2 1

8 5 3

8

servicio posventa Alta Media baja

3 2 1

11 6 3

11

Calidad técnica del producto

Alta Media baja

3 2 1

11 6 3

11

TOTAL CALIFICACION

�

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FORMATO DE EVALUACION DE PROVEEDORES

DOC: FO-CO-001

Página 2 de 2

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RANGOS DE CALIFICACION

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ACEPTABLE 80% - 100%

MEDIANAMENTE ACEPTABLE 60% -79 %

NO ACEPTABLE 0 – 59 % �

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• Si la calificación final esta entre el 80% y 100% el proveedor continuará en la

lista de proveedores.

• Si la calificación esta entre el 60% y el 80% se dará a conocer la evaluación al

proveedor con el fin de establecer planes de mejoramiento.

• Si la calificación esta por debajo del 59% el proveedor debe cambiarse. En el

caso que el proveedor sea exclusivo se dará a conocer la evaluación al

proveedor y se concertará con el un plan de mejoramiento de conveniencia para

las dos partes.

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LISTA DE PROVEEDORES

DOC: FO-CO-002

Página 1 de 1

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NOMBRE DEL PROVEEDOR

DIRECCION TELEFONO PRODUCTOS QUE OFRECE TIERMPO DE ENTREGA

FORMA DE PAGO

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PROGRAMACION RECOLECCION EN FINCAS

DOC: FO-PO-003

Página 1 de 2

�

RECORRIDO: ________________________ CARRO: ______________

FECHA: _____________________________

PROVEEDOR DIRECCION PRODUCTO KILOS

PROGRAMADOS

KILOS

ENTREGADOS

�

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PROGRAMACION RECOLECCION EN FINCAS

DOC: FO-PO-003

Página 2 de 2

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OBSERVACION:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FIRMA: _____________________________________

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PROGRAMACION DESPACHO

DOC: FO-PO-002

Página 1 de 2

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RECORRIDO: ________________________ PEDIDOS: ___________

FECHA: _____________________________ CARRO: ____________

CLIENTE DIRECCION PRODUCTO KILOS

DESPAHADOS

KILOS

ENTRAGADOS

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PROGRAMACION DESPACHO

DOC: FO-PO-002

Página 2 de 2

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OBSERVACION:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FIRMA: _____________________________________

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DESPACHO DE TRANSPORTE

DOC: FO-TR-001

Página 1 de 1

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FECHA VEHICULO DESTINO CLIENTE No. PEDIDO KILOS PROGRAMADOS

KILOS DESPACHADOS

VALOR FLETE

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JUGOZA S.A.

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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

DOC: MF-TR-004

VERSIÓN: 0

FECHA: MAYO/2007

Página 1 de 22

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NOMBRE DEL CARGO:

Jefe de Transporte

DEPENDENCIA:

Departamento de transporte

CARGO DEL JEFE INMEDIATO:

Gerente General

Nº DE PERSONAS EN EL CARGO:

1


Conductores


Planear, organizar, dirigir y controlar, toda la logística del transporte de los

productos.



• Planear y organizar en coordinación con el Jefe operativo las rutas de los

despachos y hora de entrega de la manera mas optima.

• Controlar el gasto de combustible que requieren los vehículos de la empresa.

• Realizar la contratación de fletes para el despacho de los pedidos.

• Realizar un control interno de los kilos recibidos y despachados.

• Programar que vehículos viajan.

• Realizar el pago de impuesto de los vehículos de la empresa.

• Hacer diligencias de transito y demás actividades que se presenten para el

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 2 de 22

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funcionamiento de los vehículos.

• Entregar los cheques girados para la estación de gasolina donde se tienen el

crédito a la secretaria de la misma.

• Entregar y recoger documentos en la estación de gasolina donde se tiene el

crédito.

• Autorizar recibos de descargue.

• Pedir cotizaciones y comprar repuestos, llantas y demás elementos necesarios

para el funcionamiento de los vehículos.

• Velar por que el personal a su cargo cumplan con sus funciones.

• Controlar el gasto de los viáticos.

• Realizar informe de los gastos que representa cada viaje separando

combustible, peajes, viáticos.

• Optimizar la capacidad de carga de los vehículos.

• Informar los inconvenientes que se presenten al departamento que le competa.

• Presentar propuestas para cambiar los vehículos actuales por vehículos más

grandes y livianos.

• Velar por el buen funcionamiento técnico y mecánico de los del vehiculo.

• Velar por el aseo, la higiene y el buen mantenimiento de los vehículos.

• Velar por el buen uso, la eficiencia de equipos, bienes y suministros de la

empresa.


• Elaborar y entregar semanalmente el informe con los indicadores de gestión de

la semana anterior.

• Autorizar recibos de cambio de aceite para los carros.

• Realizar semanalmente reuniones con los conductores.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 3 de 22

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• Asistir a reuniones con todos los departamentos de la empresa.

• Verificar que los gastos de los conductores concuerden con las facturas

entregadas.

• Realizar la actualización del Manual de funciones inherente a su cargo

cada que se requiera.


• Velar por el buen estado de la carretera de la entrada a la empresa.

• Informar al Gerente General cuando sea necesario hacerle mantenimiento a la

carretera de la entrada de la empresa.

• Transportar a la persona encargada de comprar los implementos de bodega y

cafetería.

• Hacer el reemplazo de los conductores cuando sea necesario.

• Desempeñar eficazmente y con sentido de colaboración, todas las demás

funciones que le asigne en forma regular u ocasional su jefe inmediato.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 4 de 22

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BAJA MEDIA ALTA

POR MANEJO DE EQUIPO X

POR MANEJO DE INFORMACIÓN X

POR MANEJO DE DINERO X

POR MANEJO DE PERSONAL X



EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Mínimo bachiller en cualquier modalidad


(Cursos o conocimientos específicos) Sistemas

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Manejo de personal Mínimo de 1 año

INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa

15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 5 de 22

�


NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X

CAPACIDAD ANALÍTICA X

ATENCIÓN AL USUARIO X

PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X

TOMA DE DECISIONES X

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN X

COMPROMISO Y MOTIVACIÓN X

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO X

�

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 6 de 22

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V. ESFUERZOS


FÍSICO-SENSORIAL VISUAL XAUDITIVO XOLFATIVO X

MENTAL CONCENTRACIÓN XRETENCIÓN DE DATOS (MEMORIA)

X

CAPACIDAD DE ANÁLISIS

X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES

ILUMINACIÓN XCALOR XHUMEDAD XRUIDO XPOLVO XVENTILACIÓN XOLORES XFRIÓ X

PROBABILIDAD

RIESGOS

LESIONES DE POCA IMPORTANCIA

X

ENFERMEDADES PROFESIONALES

X

INCAPACIDAD PARCIAL TEMPORAL

X

INCAPACIDAD PARCIAL PEMANENTE

X

INCAPACIDAD TOTAL XMUERTE X

�

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 7 de 22

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�


NOMBRE DEL CARGO:

Conductor

DEPENDENCIA:

Departamento de Transporte


Jefe de Transporte


9


Ninguno


Transportar los productos de la empresa.



• Cargar los despachos en el vehiculo de la empresa.

• Realizar la ruta correspondiente a la fecha y hacer entrega de los pedidos.

• Garantizar que el peso total del pedido en su despacho corresponda al

entregado.

• Hacer firmar la factura por el clientes en señal de recibido.

• Recoger la mercancía reportada como devolución.

• Entregar las novedades de ruta, mercancía en devolución y notas al jefe de

transporte.

• Tomar las inquietudes de los clientes e informarlas a su supervisor.

• Responder por todas las canastillas con las que fue despachado el pedido.

• Entregar reporte de las canastillas que no regresaron a la planta.

• Informar al jefe de transporte las fallas mecánicas del carro.

• Entregar recibos de caja de los respectivos gastos.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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• Informar al jefe de transporte cuando se requiera hacer cambio de aceite.

• Abastecer el carro con gasolina antes de llegar a la empresa.

• Velar por el buen funcionamiento técnico y mecánico de los del vehiculo.


• Cumplir con las normas de transito.







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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 9 de 22

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BAJA MEDIA ALTA


X



POR MANEJO DE PERSONAL N/A



EDUCACIÓN FORMAL



(Cursos o conocimientos específicos) Ninguna

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIAConducción Mínimo de 1 año

INDUCCIÓN Adiestramiento previo del cargo 15 días

�

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 11 de 22

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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NOMBRE DEL CARGO:

Descargador

DEPENDENCIA:



Jefe de Transporte


4


Ninguno


Descargar y cargar los productos de la empresa en el lugar indicado por el Jefe de

transporte.




• Descargar las canastillas con los productos de la empresa en el lugar asignado.

• Verificar el retorno de las canastillas de la empresa.

• Recibir y entregar las devoluciones.

• Informar oportunamente los motivos de devolución.

• Garantizar que el peso total del pedido en su despacho corresponda al

entregado.

• Velar porque el peso de las devoluciones corresponda al entregado por el

cliente.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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BAJA MEDIA ALTA



POR MANEJO DE DINERO N/A




EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Ninguno



ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna

INDUCCIÓNNinguna

�

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 16 de 22

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

Página 17 de 22

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NOMBRE DEL CARGO:

Domicilio

DEPENDENCIA:



Administrador Punto de Venta


3


Ninguno


Distribuir los productos de la empresa a los diferentes clientes.




• Realizar la ruta correspondiente a la fecha y hacer entrega de los pedidos.

• Hacer firmar la factura por el cliente en señal de recibido.

• Entregar las novedades de ruta, mercancía en devolución y notas a clientes

• Tomar las inquietudes de los clientes e informarlas a su supervisor.


• Velar por el buen funcionamiento técnico y mecánico de los vehículos.

• Cumplir con las normas de transito.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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BAJA MEDIA ALTA


X




VI. REQUISITOS DEL CARGO


EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIAConducción Mínimo de 1 año


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-TR-004

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ELABORADO POR:

Diana C. Domínguez Vélez

REVISADO POR:

Juan Carlos Gonzáles

APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

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JUGOZA S.A.

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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DOC: MF-AD-001

VERSIÓN: 0

FECHA: MAYO/2007

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DESCRIPCION DEL FORMATO


NOMBRE DEL CARGO: Corresponde a la identificación del cargo con el enfoque

a realizar.

DEPENDENCIA: Área o departamento en al cual esta adscrito el responsable y

dentro del cual se realizan las funciones y las actividades.

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Cargo del supervisor inmediato o jefe.

NUMERO DE PERSONAS EN EL CARGO: Numero de cargos que existen del

mismo tipo.

PERSONAL A SU CARGO: Numero de personas que están a su cargo o que

dependen directamente de las decisiones tomadas.

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Especifica para que existe el cargo.


FUNCIONES PERMANENTES: Nombre de las funciones a realizar

permanentemente.

FUNCIONES PERIODICAS: Nombre de las funciones que se realizan cada

determinado numero de tiempo.

FUNCIONES OCASIONALES: Nombre de las funciones que se realizan

ocasionalmente.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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POR MANEJO DE PERSONAL: El nivel de responsabilidad por personas que

deban ser supervisadas.

POR MANEJO DE EQUIPOS: Equipos, instalaciones y materiales de los cuales

sean responsables.

POR MANEJO DE INFORMACION: Nivel de información confidencial que maneja

el cargo.

POR MANEJO DE DINERO: El nivel de responsabilidad por dinero que tiene el

cargo.


EDUCACIÒN FORMAL: Se define el nivel de estudios conducente a titulo que

debe tener la persona para desempeñar el cargo en óptimas condiciones.

EDUCACIÒN NO FORMAL: Se define el nivel de cursos o conocimientos

específicos que debe tener la persona para desempeñar el cargo en óptimas

condiciones.

EXPERIENCIA: Experiencia empresarial y profesional necesaria para

desempeñar el cargo.

INDUCCIÒN: Tiempo requerido para el adiestramiento necesario para realizar las

actividades del cargo.

HABILIDADES Y COMPETENCIAS: Nivel de habilidades, destrezas e iniciativa

necesarios para realizar las funciones del cargo (Perfil del cargo).

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MANUAL DE FUNCIONES


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V. ESFUERZOS

ESFUERZO FISICO-SENSORIAL: Nivel de esfuerzo visual, auditivo y olfativo

necesario para realizar satisfactoriamente las funciones del cargo.

ESFUERZO MENTAL: Nivel de esfuerzo por concentración, retención de datos y

capacidad analítica necesarios para realizar satisfactoriamente las funciones del

cargo.

ESFUERZO FSICO-MUSCULAR: Nivel de esfuerzo físico-muscular necesario

para realizar satisfactoriamente las funciones del cargo.


FACTORES AMBIENTALES: Nivel requerido en condiciones de iluminación,

calor, humedad, ruido, polvo, ventilación, olores y frío.

FACTORES DE RIESGO: Nivel de probabilidad de ocurrencia en lesiones de

poca importancia, enfermedad profesional, incapacidad parcial temporal,

incapacidad total y muerte.

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MANUAL DE FUNCIONES


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NOMBRE DEL CARGO:

Gerente General

DEPENDENCIA:

Departamento Administrativo


Junta Directiva

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

1


Todos los departamentos de la empresa.


Planear, organizar, dirigir y controlar, todas las actividades de la empresa.



• Dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades del

personal de la empresa.

• Brindar apoyo permanente a todos los departamentos de la empresa.

• Analizar y solucionar los problemas e inconvenientes que se presenten en el

desarrollo de las actividades de la empresa.

• Supervisar el cumplimiento de los indicadores de gestión de cada

departamento.

• Trazar estrategias que conserven el mejoramiento continuo de la empresa.

• Programar reuniones con el personal de la empresa, cuando sea necesario,

para solucionar problemas y evaluar el desarrollo de actividades.

• Comprometer a todo el personal con la empresa.

• Representar legalmente a la empresa.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Desarrollar e implementar nuevos proyectos.

• Aprobar vacaciones, permisos, despidos, renuncias y sueldos del personal de la

empresa.

• Ordenar la realización de memorandos, llamadas de atención y felicitaciones

cuando sea necesario.


• Analizar mensualmente en comité de gerencia los estados financieros.

• Elaborar informe de gestión por el año inmediatamente terminado.

• Presentar anualmente a los clientes el portafolio de productos y servicios en el

año a comenzar.




• Velar por el cumplimiento del proceso de selección, inducción y capacitación de

personal.



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MANUAL DE FUNCIONES


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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL


Profesional en área administrativa o afines.


(Cursos o conocimientos específicos) Área administrativa

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Área administrativa y financiera. Mínimo de 5 años

INDUCCIÓN Conocimiento empresa. Área administrativa y financiera de la empresa.

15 días

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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NOMBRE DEL CARGO:

Gerente Administrativo

DEPENDENCIA:



Gerente General


1




Administrar los recursos económicos y el talento humano.



• Dirigir y controlar los aspectos administrativos y financieros de la empresa.

• Coordinar la revisión de las conciliaciones bancarias.

• Coordinar la revisión de las comisiones.

• Organizar, coordinar y supervisar el desarrollo de las labores relativas al

manejo de salarios y prestaciones sociales de los funcionarios.

• Colaborar con los jefes de las distintas dependencias en la solución de

problemas de orden administrativo y laboral que se presenten con los

funcionarios respectivos.

• Revisar y verificar la liquidación de nomina, aportes fiscales, liquidaciones de

prestaciones sociales, pagos fiscales en general.

• Programar pagos a proveedores, fletes y terceros para presentación de la

respectiva cuenta.

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MANUAL DE FUNCIONES


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• Realizar pagos de nomina para presentación de la respectiva cuenta.

• Revisar diariamente los saldos bancarios determinando los movimientos a

realizar en cuanto a traslados, consignaciones y pagos.

• Analizar diariamente el informe de ingresos.

• Efectuar los análisis financieros requeridos conforme a los resultados

obtenidos, y dar las recomendaciones a la gerencia general.

• Realizar los análisis, gestiones y controles correspondientes que permitan la

minimización de los costos y gastos de la empresa.

• Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a su cargo necesarias

para el buen funcionamiento de la empresa.

• Velar por la óptima presentación del personal y de las diferentes áreas de la

empresa y del uso adecuado de los activos fijos.

• Desarrollar programas que permitan la optimización de los procedimientos y el

uso de los recursos de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia

general.

• Coordinar los posibles movimientos de personal para ser aprobados por la

dirección.

• Coordinar actividades y realizar las gestiones requeridas que garanticen la

seguridad en la realización de las funciones de los empleados de la empresa.


• Coordinar y elaborar los presupuestos anuales, de acuerdo a los planes

estratégicos de la empresa y sus modificaciones, supervisar el registro y control

de su ejecución.

• Coordinar y supervisar la elaboración mensual de lo informes financieros y

demás información, efectuando las revisiones necesarias que garanticen la

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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entrega correcta y oportuna de la información.

• Elaborar el plan estratégico anual del área administrativa buscando la obtención

de los resultados financieros y administrativos requeridos.






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MANUAL DE FUNCIONES


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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Profesional en área administrativa


(Cursos o conocimientos específicos) Especialización en área financiera

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Área administrativa y financiera Mínimo de 3 años

INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa 15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


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NOMBRE DEL CARGO:

Revisor Fiscal

DEPENDENCIA:



Gerente General


1


2 (Contador – Auxiliar Contable)


Desarrollar las labores de control y fiscalización.



• Revisar permanentemente la información financiera y contable.

• Revisar y presentar los estados financieros al comité de gerencia.

• Realizar la planeación tributaria de la empresa buscando aprovechar los

beneficios fiscales.

• Crear nuevas estrategias para el mejoramiento continuo.

• Atender y contestar oportunamente los requerimientos de la dirección de

impuestos nacionales, de industria y comercio y de la superintendencia de

sociedades.

• Revisar y aprobar la información que se presenta a las entidades financieras.

• Crear indicadores de gestión que permitan evaluar cada departamento.

• Coordinar y supervisar la elaboración y presentación correcta y oportuna de los

trámites legales a los que esta obligado la empresa.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Revisar continua y permanentemente que se cumplan con todas las

obligaciones fiscales.

• Asesorar permanentemente la empresa en las áreas financiera, administrativa,

tributaria y contable.

• Velar por el buen desempeño del personal a su cargo.

• Cumplir con los requisitos establecidos en la ley 43/90.


• Presentar anualmente informe a la superintendencia de Sociedades.

• Elaborar anualmente la declaración de renta.

• Coordinar y revisar la informaron exógeno a presentar en medios magnéticos a

la DIAN.

• Presentar anualmente a la DIAN la información exógena en medios magnéticos.

• Asistir a reuniones de asamblea.

• Revisar las declaraciones de retención en la fuente y de industria y comercio.

• Coordinar, revisar y aprobar la información a presentar a la superintendencia de

sociedades.

• Emitir escritos cuando la situación lo requiera (memorandos, circulares y

oficios).






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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Contador Público


(Cursos o conocimientos específicos) Revisoría Fiscal y Tributaria

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIARevisoría Fiscal Mínimo de 5 años


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NOMBRE DEL CARGO:

Contador

DEPENDENCIA:



Revisor Fiscal


1


Auxiliar Contable


Coordinar el área de contabilidad, supervisar las labores del auxiliar y elaborar los

informes financieros de acuerdo a requerimientos establecidos.



• Elaborar y digitar los cuadros de depreciación de activos fijos.

• Elaborar y digitar los cuadros de amortización de activos diferidos.

• Elaborar y digitar el cuadro de causación de intereses bancarios.

• Realizar diariamente la copia de seguridad de la información de los programas

de inventario y contabilidad en disco duro y memorias extraíbles.

• Velar porque las copias de seguridad en memorias extraíbles permanezcan en

un lugar seguro y confidencial.

• Revisar el reembolso de caja menor.

• Revisar los soportes de los egresos de la empresa.

• Realizar la consolidación de la contabilidad de Jugoza y Todo Fresco.

• Elaborar la información requerida por las entidades financieras.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Mantener al día los libros oficiales requeridos por la DIAN.

• Mantener al día los libros de socios y de actas.

• Revisar los cheques girados y no cobrados. Verificar que no sean cheques

anulados.

• Revisar cuentas por cobrar con saldo negativo.

• Averiguar la razón de los saldos vencidos por cobrar.

• Analizar cuentas por pagar con saldo positivo.

• Revisar que los saldos vencidos por cobrar no sean compras o gastos

contabilizados doblemente.

• Revisar los saldos de diferidos y pagados por anticipado.

• Verificar que los prestamos y descuentos a empleados estén autorizados y se

estén cancelando.

• Revisar que la facturación cumpla con todos los requisitos y resoluciones.


• Verificar mensualmente que todas las transacciones de la empresa hayan

quedado registradas en la contabilidad.

• Elaborar y presentar mensualmente vía Internet la declaración de retención en

la fuente.

• Realizar mensualmente todos los procesos necesarios para el cierre de

inventario.

• Realizar los ajustes de variación estándar a los inventarios de producto y de

material de empaque.

• Elaborar los estados financieros con todas las notas y anexos que se requieran.

• Realizar todos los cuadros diseñados para el control y análisis de los

inventarios.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Realizar anualmente la información a presentar a la superintendencia de

sociedades.

• Elaborar y presentar bimensualmente las declaraciones de impuesto y retención

de industria y comercio.



• Verificar todos los saldos de las cuentas del balance antes de entregarse a la

revisoría fiscal.

• Realizar el cierre mensual de inventario.

• Realizar el cierre de año en contabilidad.

• Colabora con la revisoría fiscal en la implementación de mecanismos de control

interno.

• Colabora con la revisoría fiscal en las respuestas a requerimientos.






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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Contador Publico



Manejo Word y Excel Actualizaciones tributarias

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIAContaduría Publica Revisoría Fiscal

Mínimo de 1 año

INDUCCIÓN Conocimiento contable de la empresa. �

15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NOMBRE DEL CARGO:

Auxiliar Contable

DEPENDENCIA:



Contador

N° DE PERSONAS EN EL CARGO :

1


Ninguno


Asentar y registrar la información contable de la empresa, garantizando la

confiabilidad y eficiencia de la misma.



• Revisar las facturas de compra de los productos.

• Revisar las facturas de venta de los productos.

• Revisar todos los recibos de caja.

• Elaborar las conciliaciones bancarias.

• Digitar las compras de bienes y servicios diferentes a inventario de fruta y

empaque.

• Registra en el sistema los reembolsos de caja menor.

• Digitar todas las notas debito, notas crédito y de contabilidad que sean

necesarias.

• Generar el listado de cartera por cancelar a proveedores.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Verificar la existencia de inventario de empaques (el 1 de cada mes).

• Elaborar notas de descuentos de clientes (el 5 de cada mes).

• Realizar informes de cartera por cobrar: listados y cuadros establecidos (todos

los martes).

• Verificar todas las transacciones bancarias y tener saldos correctos de bancos

(antes de cerrar balance).



• Verificar saldos de obligaciones bancarias.

• Revisar las autoliquidaciones de aportes a Comfamiliar, EPS, FSP, ARP (antes

de realizar los pagos).

• Revisar que el sistema este realizando correctamente el ajuste por inflación.

• Revisar todos los documentos contables, verificando que no falten

consecutivos, soportes y firma.

• Imprimir libros auxiliares de contabilidad por tercero discriminado.

• Imprimir libros oficiales.

• Registrar los consumos de materiales de empaque y consumos de repuesto y

aceites de vehiculo.

• Realizar los cuadros de inventario de fruta.

• Colaborar con la realización de los anexos necesarios para la elaboración anual

de declaración de renta.




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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Secretariado auxiliar contable



Sistemas Cursos de contabilidad

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Secretariado y auxiliar contable. Mínimo de 2 años


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NOMBRE DEL CARGO:

Secretaria General

DEPENDENCIA:





1


Ninguno


Servir de apoyo, al gerente general de la empresa, a la empresa, y dar consultas a

los clientes de la empresa.



• Consultar saldos bancarios vía Internet y/o telefónicamente haciendo

confrontación con el sistema.

• Imprimir diariamente la información sobre los movimientos bancarios del día

anterior y presentarlos a la gerencia financiera.

• Llamar a los almacenes éxito Medellín, Bogota, Cali para diligenciar la orden de

pedido y pasarla al jefe de planta.

• Colaborar con el departamento comercial en la verificación de las cantidades

requeridas de algunos productos como yuca y limón común para hacer el

pedido a los proveedores correspondientes.

• Registrar el cambio de precio de los productos en carpeta y en el sistema de

inventario.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Diligenciar consignaciones y los recibos correspondientes.

• Realizar los registros contables de los movimientos financieros de la empresa.

• Elaborar todos los cheques requeridos por la empresa, recoger la firma y

colocarles el respectivo sello, verificando que la información contenida

corresponda al comprobante de egreso.

• Atender todas las inquietudes de los proveedores en cuanto a los pagos.

• Elaborar correspondencia general, de la empresa.

• Manejar el archivo de la correspondencia de la gerencia general.

• Elaborar los contratos de trabajo.

• Elaborar planilla para pagos de aportes de seguridad social SOI.

• Elaborar el informe de los descuentos de nomina de todos los empleados de la

empresa.

• Investigar consignaciones no identificadas.

• Realizar los trámites correspondientes ante las EPS. y ARP.

• Realizar todos los trámites de afiliación y retiro a salud, pensión, riesgos

profesionales y comfamiliar.

• Elaborar e imprimir los recibos de caja anexando las facturas correspondientes

• Realizar el recaudo de las comisiones de los vendedores.

• Ingresar los saldos y sobregiros en los respectivos cuadros de Excel.

• Realizar los Reembolsos de caja general.

• Diariamente hacer el cuadre de la caja general.

• Manejo y control de caja menor de acuerdo a las instrucciones de la dirección

administrativa.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Imprimir semanalmente el listado de los proveedores.

• Realizar una vez por semana el comparativo de los cambios de precio

registrados en el sistema con los registrados en la carpeta.

• Presentar informes sobre la utilidad o pérdida que reporta la yuca al finalizar la

semana.

• Consultar todos los viernes en Internet el pago que efectuara el éxito.

• Elaborar nomina en Excel registrando los descuentos y horas extras de los

trabajadores.






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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Secretaria en cualquier modalidad



ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIASecretaria general Mínimo de 1 año


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NOMBRE DEL CARGO:

Recepción y archivo

DEPENDENCIA:





1


Ninguno


Colaborar en la recepción y atención al público en general.

Manejar el archivo de la empresa, servir de un apoyo y facilitar todos los

documentos tanto a clientes internos y externos.



• Recibir, atender llamadas telefónicas y brindar asesoría correspondiente a cada

uno de los clientes.

• Resolver duda e inquietudes de los clientes respecto a consignaciones.

• Enviar fax.

• Archivar todos los documentos de la empresa.

• Buscar los documentos del archivo que sean requeridos por el personal de la

empresa.

• Recargar la tinta de las impresoras.

• Fotocopiar los documentos requeridos por el personal de la empresa.

• Efectuar los pagos de aportes, impuestos y demás pagos requeridos por la

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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empresa.

• Efectuar las diligencias requeridas por la gerencia general y dirección

administrativa y financiera.

• Llevar a cabo las labores de cafetería atendiendo a empleados, clientes y

visitantes.

• Velar por la existencia y buen estado de los elementos de papelería y oficina.

necesarios para el desarrollo de las funciones de la empresa.

• Encargarse del botiquín y atender primeros auxilios.

• Informar al Gerente Administrativo, cuando se agoten los implementos de aseo

y cafetería.

• Realizar las consignaciones bancarias.

• Entregar recibos de caja de los respectivos gastos.

• Realizar compras de aseo y cafetería de acuerdo a los requerimientos

previamente autorizados por el Gerente Administrativo.

• Hacer un uso correcto y adecuado de los implementos requeridos para la

realización de sus funciones.


• Realizar semanalmente el aseo general de las oficinas y los baños.



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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Realizar el cargo de impulsadota.

• Archivar papelería Todo Fresco



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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Bachiller en cualquier modalidad



ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIAManejo de archivo Mínimo de 6

meses INDUCCIÓN Conocimiento de la

empresa 15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NOMBRE DEL CARGO:

Cajera

DEPENDENCIA:





1


Ninguno


Registrar correcta y efectivamente el cobro de los productos vendidos en el punto

de venta.



• Velar por la buena presentación del punto de venta.

• Atender al cliente que visita el punto de venta o telefónicamente para tomar el

pedido.

• Realizar la facturación de las ventas en el sistema.

• Mantener informada de los productos que están en escasez y/o abundancia.

• Ayudar al cliente si requiere la ubicación de algún producto

• Hacer el registro de los pagos y gastos realizados en el día.

• Entregar el efectivo recaudado durante el día y efectuar el arqueo de caja en

compañía del administrador del punto de venta.

• Realizar las labores de surtido y de limpieza del área.

• Realizar los carteles de promociones.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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• Realizar el inventario de la mercancía de aromáticas.

• Hacer requisiciones.

• Hacer copia del inventario en el disco duro al finalizar el turno.







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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

Página 45 de 59

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIACajero Mínimo de 6

meses INDUCCIÓN Adiestramiento

previo del cargo 15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NOMBRE DEL CARGO:

Secretaria Todo Fresco

DEPENDENCIA:





1


Ninguno


Servir de apoyo, al administrador del punto de venta, al punto de venta y a los

trabajadores de la misma.



• Imprimir, revisar y guardar las facturas registradas en el día.

• Recibir, atender llamadas telefónicas y brindar asesoría correspondiente a cada

uno de los clientes.

• Hacer las llamadas requeridas por el personal del punto de venta.

• Recibir y enviar fax.

• Responder por el manejo de la caja fuerte.

• Realizar el cuadre de la caja de la oficina y del cajero.

• Archivar toda la papelería perteneciente al punto de venta.

• Consultar saldos bancarios vía Internet y/o telefónicamente haciendo

confrontación con el sistema.

• Realizar pagos a los proveedores y hacer su respectivo comprobante.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

Página 49 de 59

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• Elaborar todos los cheques requeridos por el punto de venta, recoger la firma

y colocarles el respectivo sello, verificando que la información contenida

corresponda al comprobante de egreso.

• Elaborar las cartas generales que requiera el personal del punto de venta.

• Reemplazar a el cajero en la hora del almuerzo y cuando sea necesario.

• Digitar la nomina en el sistema.

• Cerrar el lugar de trabajo, revisando que las oficinas queden con la clave.

• Verificar que las frutas y verduras queden tapados en el momento en que se

cierra el punto de venta.

• Atender al cliente que se comunica telefónicamente, tomar el pedido y pasar el

documento al vendedor institucional.

• Ingresar en el sistema los fletes que se realizan en el día.

• Realizar el listado de las ventas a crédito.

• Hacer el comparativo de las ventas por cobrar con el listado de las ventas a

crédito.

• Llevar a cabo las labores de cafetería atendiendo a empleados, clientes y

visitantes.

• Velar por la existencia y buen estado de los elementos de papelería y oficina

necesarios para el desarrollo de las funciones de la empresa.

• Realizar el pedido de las bolsas, bandejas y demás implementos que se

necesiten para el funcionamiento del punto de venta.

• Verificar que las horas extras de los trabajadores corresponda con el informe

que dan.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

Página 50 de 59

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• Trabajar una vez al mes el día domingo como supernumeraria.

Realizar mensualmente el cuadro de acusación de aportes parafiscales y

prestaciones sociales.

• Realizar semanalmente el pago de fletes.






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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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BAJA MEDIA ALTA

POR MANEJO DE EQUIPO x






EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Secretaria en cualquier modalidad



ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIASecretaria general Mínimo de 1 año


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NOMBRE DEL CARGO:

Administrador del punto de venta

DEPENDENCIA:




N° DE PERS ONAS EN EL CARGO:

1


Personal del punto de venta


Lograr la venta satisfactoria de los productos, brindarle satisfacción al cliente,

coordinar el manejo y el mantenimiento de los puntos de venta.



• Velar por la excelente presentación del personal del punto de venta.

• Velar por la existencia y buen estado de los elementos de papelería y oficina

necesarios para el desarrollo de las funciones en el punto de venta.

• Velar por la limpieza, orden y aseo del punto de venta constantemente para

brindar una buena imagen de la empresa.

• Velar por que los lugares de almacenamiento estén en perfecto estado, orden y

limpieza.

• Efectuar y verificar el procedimiento para surtir correctamente los productos.

• Velar por la buena presentación exhibición de los productos.

• Mantener actualizado y tener conocimiento de la información sobre el manejo y

composición de los productos para la venta y así brindar una excelente

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

Página 55 de 59

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información al cliente.

• Atender los clientes que visiten el punto de venta y atender sus inquietudes.

• Efectuar el correspondiente arqueo de caja.

• Tomar correcta y oportunamente los pedidos por servicio a domicilio y enviar al

domicilio.

• Servir de apoyo para la inducción al personal nuevo del punto de venta.

• Facilitar al cliente los formatos de sugerencias.







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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL



(Cursos o conocimientos específicos) Mercadeo y ventas

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIAMercadeo y ventas Mínimo de 1 año


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-AD-001

Página 59 de 59

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ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


JUGOZA S.A.

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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO COMERCIAL

DOC: MF-CO-002

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

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NOMBRE DEL CARGO:

Gerente Comercial

DEPENDENCIA:

Departamento Comercial


Gerente General


1




Planear, controlar y vigilar todas las acciones y estrategias comerciales.



• Planear permanentemente estrategias de mercadeo, publicidad y servicio al

cliente.

• Informar sobre nuevos cambios presentados en el mercado.

• Estar en constante búsqueda de posibles clientes.

• Realizar un seguimiento de clientes actuales y posibles.

• Vigilar que toda la gestión publicitaria se este llevando a cabo de forma

correcta, a través del buen empleo de folletos, catálogos, degustaciones y

demás eventos publicitarios.

• Estudiar posibilidades de participación de la empresa en exposiciones o ferias

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 2 de 33

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agrícolas.

• Velar por que el personal a su cargo cumpla con el buen desempeño de sus

funciones.

• Velar por la excelente rotación y presentación de los productos.

• Velar por los costos directos incurridos en el departamento.

• Mantener un equilibrio de los ingresos, costos y gastos de los presupuestos

asignados por la empresa.

• Estar informado de las operaciones de la planta operativa y los productos

existentes.

• Elaborar presupuestos de ventas y proyecciones de crecimiento en conjunto

con los demás departamentos.

• Autorizar y programar descuentos.

• Tomar decisiones basadas en las sugerencias de los clientes y la información

de los reportes correspondientes.

• Tomar decisiones basadas en las devoluciones.

• Preparar estadísticas de ventas e indicadores de gestión para informar a la

gerencia.

• Acompañar al vendedor en caso de que este lo requiera.

• Hacer visitas, aleatorias, a clientes con el fin de supervisar la labor de

vendedores y mercaderistas.

• Analizar el nivel de ventas de la empresa.

• Entrevistar y seleccionar el personal nuevo del departamento comercial.

• Hacer la inducción al personal nuevo del departamento comercial.

• Mantener un sistema de información actualizado de todos los procesos,

documentos y actividades del departamento.

• Establecer relación constante con el departamento de producción para el apoyo

y realización de actividades conjuntamente.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 3 de 33

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• Coordinar y programar reuniones de mercadeo con el personal a su cargo.

• Asistir a las reuniones programadas por la empresa.

• Reunirse con el gerente general para discutir temas relacionados con el

departamento.






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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 4 de 33

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL


Profesional en áreas administrativas o afines, con excelente conocimiento en manejo de personal.



ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIAMercadeo y ventas Mínimo de 2 años


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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NOMBRE DEL CARGO:

Vendedor

DEPENDENCIA:



Gerente Comercial


2


Ninguno


Lograr la venta satisfactoria de los productos, brindarle satisfacción al cliente.



• Tomar los pedidos a los clientes vía telefónica y realizar la negociación de

acuerdo las políticas de la empresa.

• Diligenciar la orden de pedido por cada cliente y pasarla al jefe operativo.

• Efectuar cotizaciones o sugeridos de pedido a los clientes y enviarlas vía fax.

• Verificar que los despachos realizados en la planta correspondan a los pedidos

diligenciados.

• Informar con anticipación a los clientes sobre las variaciones en los precios de

los productos, la disponibilidad de los mismos, la modificación en la hora de

envió y todo lo relacionado con el pedido una vez que ha sido diligenciado.

• Velar porque los despachos se realicen en las fechas correspondientes.

• Recaudar cartera de sus clientes.

• Obtener información y ponerse en contacto con el personal adecuado para

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 8 de 33

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solucionar los problemas del cliente asegurándose que quede satisfecho.

• Investigar que productos adicionales y a que precio les esta suministrando la

competencia a los clientes.


• Vigilar las devoluciones de producto que llegan a la planta y establecer los

motivos de dicha devolución.

• Colaborar en la organización de eventos como degustaciones y promociones.

• Comunicar las inquietudes de los clientes al departamento que corresponda.

• Impulsar los productos de la empresa en los diferentes establecimientos de los

clientes mediante la realización de degustaciones, ofertas u obsequios.

• Velar por la buena presentación y exhibición de todos los productos en los

diferentes establecimientos de venta.

• Elaborar estudios y/o análisis para el mejoramiento de los productos nuevos y

existentes.

• Apoyar y acompañar a los nuevos vendedores en las labores de venta y cobro

en los clientes asignados.

• Apoyar al jefe inmediato en ideas para mejoramiento de productos.

• Velar por el buen funcionamiento del personal a su cargo.


• Hacer visitas periódicas a clientes.

• Asistir a reuniones con el gerente comercial.

• Evaluar las políticas de precio y descuentos.

• Elaborar semanalmente el informe de análisis de rentabilidad por cliente.



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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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• Realizar diligencias relacionadas con la empresa.



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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO


INDUCCIÓN Adiestramiento previo del cargo

15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 11 de 33

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 13 de 33

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NOMBRE DEL CARGO:

Vendedor Institucionales

DEPENDENCIA:



Gerente Comercial


1


Domicilio, Operarios punto de venta.


Lograr la venta satisfactoria de los productos, brindarle satisfacción al cliente.



• Tomar correcta y oportunamente los pedidos por servicio a domicilio y enviar al

domicilio.

• Planear y organizar las rutas de los despachos en los vehículos de la manera

mas optima.

• Efectuar cotizaciones o sugeridos de pedido a los clientes y enviarlas vía fax.

• Velar porque los despachos se realicen en las fechas y hora correspondientes.

• Recaudar cartera de sus clientes.

• Vigilar las devoluciones de producto que llegan al punto de venta y establecer

los motivos de dicha devolución.

• Colaborar en la organización de eventos como degustaciones y promociones.

• Comunicar las inquietudes de los clientes al departamento que corresponda.

• Velar por la buena presentación y exhibición de todos los productos en el punto

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 14 de 33

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de venta.


• Elaborar estudios y/o análisis para el mejoramiento de los productos nuevos y

existentes.

• Apoyar y acompañar a los nuevos vendedores en las labores de venta y cobro

en los clientes asignados.


• Velar por el buen funcionamiento del personal a su cargo.


• Hacer visitas periódicas a clientes.

• Asistir a reuniones con el gerente comercial.

• Elaborar semanalmente el informe de análisis de rentabilidad por cliente.






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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 15 de 33

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO



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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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NOMBRE DEL CARGO:

Coordinador de Compras

DEPENDENCIA:



Gerente Comercial


1


Ninguno


Buscar los mejores proveedores para realizar la comprar de los productos y

conservar una excelente calidad en el servicio.



• Registrar diariamente en el tablero los productos que se encuentran

disponibles.

• Programar la recolección de frutas en fincas.

• Liquidar facturas de compra.

• Velar porque el producto que llegue a la planta sea lo realmente pactado con el

proveedor.

• Montar sugeridos Bogota-Medellín-Cali.

• Definir con producción las prioridades de recolección de fruta.

• Informar a los vendedores que productos están en escasez y/o abundancia.

• Visitar actuales y posibles proveedores.

• Mejorar los productos e innovar con nuevos en el mercado.


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 19 de 33

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• Garantizar un abastecimiento permanente de frutas en la planta, permitiendo el

cumplimiento del pronóstico de ventas semanal.

• Velar por el pago oportuno a los proveedores según lo pactado

• Ayudar en la consecución de clientes.


• Realizar semanalmente el pronóstico de compras.

• Asistir a reuniones con el departamento comercial para discutir informe de

ventas y pronóstico de compras.

• Revisar semanalmente el cumplimiento de las metas.






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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Manejo de compras y proveedores

Mínimo de 1 año


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 21 de 33

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 22 de 33

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 23 de 33

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NOMBRE DEL CARGO:

Coordinador de Compras punto de venta

DEPENDENCIA:



Gerente General


1


Operarios del punto de venta.


Buscar los mejores proveedores para realizar la comprar de los productos y

conservar una excelente calidad en el servicio.



• Revisar y controlar el inventario del cuarto frío.

• Programar y realizar recolección de productos en fincas.

• Liquidar facturas de compra.

• Velar porque el pedido que llegue sea lo realmente pactado con el proveedor.

• Visitar actuales y posibles proveedores.

• Mejorar los productos e innovar con nuevos en el mercado.


• Garantizar un abastecimiento permanente de productos en el punto de venta.

• Programar acciones de aseo y limpieza en el almacén.

• Mantener el stock óptimo en inventario de productos y empaques.

• Solicitar el Rut a los proveedores.

• Elaborar el documento equivalente a factura de compra cuando el proveedor no

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 24 de 33

�

esta obligado a expedir factura.

• Efectuar el recibo general de mercancía de acuerdo a los horarios

programados.

• Realizar el manejo de la fosa.

• Velar por el buen funcionamiento de los trabajadores a su cargo.







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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Manejo de compras y proveedores

Mínimo de 1 año


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 26 de 33

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 27 de 33

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 28 de 33

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NOMBRE DEL CARGO:

Mercaderista

DEPENDENCIA:



Gerente Comercial


3


Ninguno


Trabajar conjuntamente con el departamento Comercial, en el impulso y mercadeo

de los productos de la empresa.



• Impulsar los productos de la empresa en los establecimientos asignados.

• Sanear los productos de la empresa que se encuentran en las góndolas del

establecimiento asignado.

• Garantizar un abastecimiento permanente del producto de la empresa en las

góndolas del establecimiento asignado.

• Verificar que los productos que se entregan a los clientes contengan las

especificaciones de calidad.

• Velar por el cumplimiento de las normas de manipulación de la fruta.

• Empacar la fruta en las cantidades y especificaciones que el cliente indique.

• Velar por la buena presentación y exhibición de todos los productos en el punto

de venta.

• Dar aviso al encargado de la sección en donde se encuentran los productos de

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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la empresa cuando falte algún producto.

• Participar en las caravanas y eventos que organicen los diferentes almacenes

de cadena.

• Mantener aseados los equipos, instrumentos y zonas de trabajo.

• Acercar al puesto de trabajo oportunamente todos los implementos de trabajo

necesarios para el desempeño de sus funciones

• Apoyar al jefe inmediato en ideas para el mejoramiento de los productos.

• Servir de apoyo a las actividades de marketing programadas.







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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 30 de 33

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL



(Cursos o conocimientos específicos) Cursos básicos en mercadeo

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Conocimiento como mercaderista

Mínimo de 6 meses


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 31 de 33

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X

ENFERMEDADESPROFESIONALES

X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-CO-002

Página 33 de 33

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ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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JUGOZA S.A.

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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

DOC: MF-PO-003

VERSIÓN: 0

FECHA: MAYO/2007

Página 1 de 58

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NOMBRE DEL CARGO:

Jefe de Producción

DEPENDENCIA:

Departamento de Producción


Gerente General


1


Departamento de producción


Liderar el departamento de producción para lograr un óptimo funcionamiento del

mismo, basado en los estándares de calidad, eficiencia y eficacia.



• Coordinar la correcta ubicación del personal en los puestos de trabajo.

• Verificar el desarrollo de la planeación de producción en cada puesto de trabajo

y en el departamento en general.


• Asegurar el funcionamiento de los equipos involucrados en el proceso,

solucionando o solicitando la solución a cualquier problema técnico de estos.

• Inspeccionar continuamente los procesos para garantizar que la fruta esta

cumpliendo correctamente sus diferentes etapas hasta obtener el resultado

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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÒN

DOC: MF-PO-003

Página 2 de 58

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esperado.

• Realizar en el horario establecido diariamente el inventario físico de mercancía

en proceso y terminado, y entregar informe al Jefe Operativo.

• Analizar el resultado de la clasificación de los productos que se genero en el día

y presentar informe al comité de gerencia.

• Buscar y generar ideas para la optimización de los métodos de trabajo y el uso

de espacios.

• Estar en constante búsqueda de mejoramiento de procesos y procedimientos.

• Diseñar y ejecutar los indicadores de gestión para el área de producción.

• Revisar y analizar las devoluciones de productos y tomar decisiones al

respecto.

• Programar y verificar el cumplimiento del programa de limpieza del área de

producción.

• Programar y coordinar lo referente a horarios, vacaciones, días libres, permisos

entre otros del personal a su cargo.

• Coordinar la capacitación del personal del área de producción.

• Seleccionar al personal operativo del área de producción.

• Verificar calidad, presentación y cantidades de los productos a despachar.

• Dejar el producto a despachar en el área destinada para la misma, organizado

por clientes.

• Recibir devoluciones de los clientes, verificando el estado de los productos,

calidad, presentación, averías.

• Verificar y controlar la calidad de los productos que llegan de los proveedores a

la planta.

• Elaborar memorandos, llamadas de atención y felicitaciones cuando sea

necesario.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

Página 3 de 58

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• Coordinar y programar reuniones de producción con el personal a su cargo.

• Asistir a reuniones programadas por la empresa.

• Reunirse con gerencia para discutir temas relacionados con producción.






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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

Página 4 de 58

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL


Tecnólogo en producción o Industrial.


(Cursos o conocimientos específicos) Producción o afines

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Producción de alimentos

Mínimo de 1 año


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

Página 5 de 58

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

Página 6 de 58

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

Página 7 de 58

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NOMBRE DEL CARGO:

Jefe Operativo

DEPENDENCIA:



Gerente General


2


Auxiliar de facturación y despacho, Auxiliar de empaque.


Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con la

entrada y salida de mercancía de la planta.



• Generar y entregar al Jefe de producción las ordenes de producción de

acuerdo a los pedidos solicitados.

• Realizar en coordinación con el Jefe de transporte la planeación y organización

de las rutas de los despachos a clientes y recolección de productos en fincas,

estableciendo fecha y hora de entrega.

• Analizar que despachos se pueden hacer a granel para ahorrar el espacio que

ocupan las canastillas.

• Verificar el peso de los productos que llegan a la planta.

• Solicitar al Jefe de producción la clasificación de los productos que entran a la

planta verificando que esta se realice en el transcurso del día.

• Controlar los inventarios de canastillas confrontando periódicamente el

inventario físico con el registrado en el sistema.

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

Página 8 de 58

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• Velar porque en la planta existan suficientes canastillas para realizar

recolección y/o despacho de productos.

• Revisar el inventario de bodega y dar aviso al encargado de las compras

cuando no se este cumpliendo con el stock establecido.

• Verificar el inventario diario de mercancía.

• Despachar órdenes completas y en el horario que se ha programado con

anterioridad.

• Controlar todos los productos que entran y salen de la planta.

• Verificar que todos los despachos y entregas en la planta estén debidamente

facturados.

• Realizar reuniones constantemente con el coordinador de compras para discutir

las existencias de productos.

• Informar en coordinación con el jefe de compras a los vendedores que

productos están en abundancia para realizar ventas promocionales.


• Buscar y generar ideas para la optimización de los métodos de trabajo.

• Estar en constante búsqueda de mejoramiento de procesos y procedimientos.

• Diseñar y ejecutar indicadores de gestión para el área a su cargo.

• Establecer relación constante con el departamento Comercial y de Transporte

para el apoyo y realización de actividades conjuntamente.�


• Realizar el informe de rendimiento por proveedor de acuerdo a la clasificación

que género el producto que entro a la planta.

• Coordinar y programar reuniones con el personal a su cargo.

• Asistir a reuniones programadas por la empresa.

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• Reunirse con el departamento comercial para discutir temas relacionados con

recolección y despacho de productos.






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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL


Tecnólogo en producción o Industrial.


(Cursos o conocimientos específicos) Producción o afines

ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIA Producción Mínimo de 1 año


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




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X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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NOMBRE DEL CARGO:

Auxiliar de Empaque

DEPENDENCIA:



Jefe Operativo


1


Ninguno


Controlar, planear y dirigir todo lo referente a empaques y etiquetas de los

productos de la empresa que se encuentran en bodega.



• Recibir todos los empaques y etiquetas, verificando que lleguen en las

cantidades correctas y calidad requerida.

• Controlar la existencia de empaques, etiquetas y cera, teniendo en cuenta su

adecuado almacenamiento.

• Control de entradas y salidas de canastillas de la planta.

• Velar por que los transportadores reclamen las canastillas que se han dejado

en los diferentes sitios de entrega de pedido.

• Realizar las funciones de facturación después de las 7 p.m.

• Velar por el buen desempeño de todos los operarios de la planta.

• Comunicar al jefe de producción sobre averías en productos y cualquier tipo de

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DOC: MF-PO-003

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anomalías en el área como en estructura física y maquinaria.

• Verificar la existencia de plagas como roedores e insectos y realizar los

procedimientos o medidas necesarias para el control de estos.

• Servir de apoyo en el área de bodega.


• Realizar funciones de vigilancia cuando se establezca la programación.






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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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DOC: MF-PO-003

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NOMBRE DEL CARGO:

Auxiliar de facturación y despacho

DEPENDENCIA:



Jefe Operativo


1


Ninguno


Asentar y registrar la información facturable de la empresa.



• Recibir y pesar todos los productos que entran a la planta.

• Hacer la conversión de los pedidos que salen en malla, bolsa y/o bultos a kilos.

• Ingresar en el sistema los pedidos de los clientes, para generar las

correspondientes facturas.

• Ingresar en el sistema los productos de los proveedores que llegan a la planta

para generar las correspondientes facturas.

• Entregar las facturas de venta al descargador y/o conductor que va a realizar la

entrega del pedido.

• Verificar que las facturar entregadas en el día hayan sido despachadas.

• Realizar las correspondientes correcciones, a las facturas, según lo informado

por los descargadores y/o conductores.

• Organizar cada factura con su respectivo documento de venta o compra.

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• Ingresar en el sistema los faltantes y/o devoluciones de cada pedido con su

respectivo documento de pedido realizando ajuste en el sistema de

contabilidad.

• Elaborar informe de faltantes diarios de despachos.

• Realizar el cuadre de caja.

• Registrar en el sistema la información de los carros que fueron despachados en

el transcurso del día.

• Ingresar la información de despacho haciendo referencia a los kilos y cajas que

salen de la planta.

• Realizar el despacho de los pedidos de Pereira, Armenia y Manizales.


• Entregar semanalmente a la secretaria general la información de compras,

ventas y devoluciones de la yuca.







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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL


Auxiliar contable sistematizado. Estudiante de contabilidad o técnico contable.



ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIAContabilidad Mínimo de 2 años


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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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NOMBRE DEL CARGO:

Operario Maquina 1 (Seleccionadora)

DEPENDENCIA:



Jefe de Producción


2


Ninguno


Velar porque la maquina seleccione correctamente la naranja de acuerdo a los

tamaños establecidos.



• Cargar y descargar la fruta de los camiones cuando sea necesario.

• Transportar las canastillas hasta el inicio del proceso de la maquina.

• Abastecer de naranja la maquina.

• Verificar el correcto desplazamiento de la naranja por las bandas

transportadoras evitando desplazamientos hacia fuera.

• Ubicar las canastillas de manera correcta al fin de la maquina logrando que las

naranjas se sitúen respectivamente (tamaño).

• Trasladar y apiñar las canastillas según el tamaño de la naranja.

• Asegurar periódicamente que las especificaciones de calidad, peso y demás

estándares estén en las condiciones requeridas para el adecuado

funcionamiento del proceso.

• Realizar su trabajo en las condiciones de seguridad establecidas y atendiendo a

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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las buenas prácticas de fabricación.

• Trabajar en equipo con otros los compañeros de producción.

• Garantizar un adecuado funcionamiento de la maquina.

• Asegurar el funcionamiento del proceso solicitando la solución a cualquier

problema técnico de sus equipos, instalaciones o instrumentos de trabajo.

• Hacer aseo periódicamente durante turno y en los días que se establezca el

aseo general.








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DOC: MF-PO-003

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BAJA MEDIA ALTA


POR MANEJO DE INFORMACIÓN N/A





EDUCACIÓN FORMAL

(Estudios conducentes a título) Ninguna



ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna


15 días

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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DOC: MF-PO-003

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NOMBRE DEL CARGO:

Operario Maquina 2 (Enceradora)

DEPENDENCIA:



Jefe de Producción


2


Ninguno


Seleccionar y encerar la fruta cumpliendo con las especificaciones de calidad.



• Cargar y descargar la fruta de los camiones cuando sea necesario.

• Proveer de fruta la maquina 2.

• Impedir el paso hacia la enceradora de la fruta que no cumpla con los

estándares establecidos.

• Controlar el paso de la fruta por la banda transportadora evitando el

apiñamiento.

• Encerar la fruta.

• Controlar el abastecimiento de la fruta en las canastillas y apartarlas.

• Revisar y controlar peso de la fruta luego de ser empacado en las canastillas.

• Asegurar el funcionamiento del proceso dando aviso oportuno de cualquier

novedad en el producto o la maquina que debe operar para el desempeño de

sus funciones.


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DOC: MF-PO-003

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aseo general.

• Asegurar el adecuado funcionamiento de la maquina.



• Trabajar en equipo con otros los compañeros producción.








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DOC: MF-PO-003

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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DOC: MF-PO-003

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NOMBRE DEL CARGO:

Operario Maquina 3 (Enmalladora)

DEPENDENCIA:



Jefe de Producción


2


Ninguno


Enmallar y etiquetar la fruta bajo las condiciones establecidas por producción.



• Cargar y descargar la fruta del los camiones cuando sea necesario.


necesarios para el desempeño de sus funciones.

• Abastecer gradualmente la enmalladora de fruta.

• Forrar el cono de la maquina con suficiente malla antes de empezar a

desempeñar sus funciones.

• Verificar que el peso de la fruta introducido en la malla sea el establecido.

• Sellar y etiquetar la malla.

• Colocar las frutas enmalladas en las canastillas y apartarlas.

• Asegurar el adecuado manejo de la enmalladora como equipo necesario para

el desempeño de su función.


aseo general.

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DOC: MF-PO-003

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• Trabajar en equipo con otros los compañeros de producción.








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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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DOC: MF-PO-003

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NOMBRE DEL CARGO:

Operario maquina 4 (piña)

DEPENDENCIA:



Jefe de Producción


2


Ninguno


Seleccionar, proteger y empacar la piña con las especificaciones establecidas por

producción.




• Proveer de piña la maquina.

• Impedir el paso de la piña que no cumpla con los estándares de producción.

• Verificar que la piña circule correctamente por la banda transportadora.

• Empacar en cajas la piña y pesarla cumpliendo con las especificaciones

requeridas.

• Etiquetar cada una de las piñas que se encuentran en las cajas.

• Fechar las etiquetas.


aseo general.


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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• Asegurar el funcionamiento del proceso solicitando la solución a cualquier

problema técnico de sus equipos, instalaciones o instrumentos de trabajo.

• Garantizar un adecuado funcionamiento de la maquina a su cargo.


las Buenas Prácticas de fabricación.

• Trabajar en equipo con otros los compañeros de mantenimiento y producción.








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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


X


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DOC: MF-PO-003

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NOMBRE DEL CARGO:

Operario Papaya

DEPENDENCIA:



Jefe de Producción


2


Ninguno


Seleccionar, encerar y empacar la papaya bajo las especificaciones de producción.






• Seleccionar la papaya de acuerdo a las especificaciones de calidad.

• Encerar y seleccionar de acuerdo al tamaño requerido.

• Envolver en papel y empacar la papaya en las cajas.

• Revisar y controlar que el peso por caja sea el indicado.

• Etiquetar las papayas que sea necesario.


aseo general.

• Inspeccionar continuamente el proceso y asegurar su normalidad en lo

pertinente a las funciones que tiene a su cargo.


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MANUAL DE FUNCIONES


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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


X


X


X


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NOMBRE DEL CARGO:

Operario otros productos

DEPENDENCIA:



Jefe de Producción


1


Ninguno


Seleccionar los productos de acuerdo a las especificaciones de producción.






• Seleccionar la fruta de acuerdo a las especificaciones de calidad y tamaño

requerido.

• Empacar la fruta en las canastillas y apartarlas.

• Revisar y controlar peso por canastilla sea el indicado.

• Examinar que la fruta salga con las especificaciones óptimas para el despacho.


aseo general.




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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna


15 días

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


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X


X


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DOC: MF-PO-003

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NOMBRE DEL CARGO:

Operario bodega Todo Fresco

DEPENDENCIA:

Departamento de producción




3


Ninguno


Surtir las góndolas verificando que los productos se encuentren en excelentes

condiciones.



• Mantener aseado el punto de venta.

• Surtir las góndolas de fruta y verdura cada que sea necesario.

• Colaborar y asesorar a los clientes en la escogencia del producto

• Trasladar los productos del cuarto frío al punto de venta cuando se requiera.

• Empacar el mercado de los clientes.

• Trasladar el mercado desde el punto de venta hasta el carro del cliente.

• Realizar el despacho de los pedidos a domicilio.

• Vigilar que los productos estén rotando constantemente y no se deterioren.

• Ubicar los carros y canastillas de mercado en su sitio correspondiente.




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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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BAJA MEDIA ALTA







EDUCACIÓN FORMAL




ÁREA TIEMPO

EXPERIENCIANinguna


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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NIVEL REQUERIDO

NO

APLICA

BAJO MEDIO ALTO

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X



PUNTUALIDAD X

LIDERAZGO X

TRABAJO EN EQUIPO X





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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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V. ESFUERZOS




X


X

FÍSICO-MUSCULAR X



AMBIENTALES


PROBABILIDAD

RIESGOS


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X


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MANUAL DE FUNCIONES


DOC: MF-PO-003

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ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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JUGOZA S.A.

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PROCEDIMINETO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

DOC: PR-AD-003

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

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1. OBJETIVO

Identificar necesidades de personal y seleccionar el personal idóneo para ocupar el

cargo, basados en parámetros correspondientes al perfil del cargo descrito en el

manual de funciones.

2. ALCANCE

Aplica al proceso de selección a realizar en todos los departamentos de Jugoza

S.A.

3. DEFINICIONES

3.1 COMPETENCIA

Conjunto de conocimientos, habilidades y comportamientos que forman la base de

todos los procesos modernos de recursos humanos.

3.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

Procedimiento para captar o encontrar la persona adecuada para un puesto

determinado, basándose en un perfil o especificaciones ya establecidas. Se realiza

con el fin de escoger al personal mejor capacitado para prestar el servicio

garantizado su calidad total.

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

DOC: PR-AD-003

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3.3 VINCULACIÓN

Procedimiento mediante el cual se legaliza el ingreso de un nuevo empleado a la

empresa, va desde la elaboración, firma y legalización del contrato, hasta las

afiliaciones correspondientes a seguridad social y demás prestaciones sociales.

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de personal en Jugoza S.A. se realiza basado en las necesidades

de personal que surgen por motivos de renovación de personal y nuevas vacantes

de acuerdo al nivel de producción, es liderado por la gerencia general con el apoyo

de los jefes de departamento y se basa en los requisitos especificados en el manual

de funciones para cada cargo.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCIÓN

Gerente General

Jefe del Departamento

Seleccionar el personal adecuado para

ocupar el cargo que se requiera.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento Selección De Personal

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DOC: PR-AD-003

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ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-AD-003

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ANEXO 1

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PR-AD-003

FLUJOGRAMA DESCRIPCION DOCUMENTO RESPONSABLE OBSERVACION

Inicio

1. Mensualmente la secretaria pasa a gerencia administrativa una carta con el reporte de los contratos que se vencen en los próximos meses.

2. El Gerente administrativo, el gerente general y jefe de departamento se reúnen y deciden que contratos van a ser renovados y cuales son las vacantes que hay que

A. continua en la siguiente pagina

Contratos, carta de reporte de vencimiento de contratos

Carta de reporte de vencimiento de contratos, solicitud de personal.

Secretaria

Gerente administrativo, jefes de departamentos, gerente general

1

I

2

A

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DOC: PR-AD-003

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cubrir, también se hace la solicitud de los jefes de departamento cuando les hace falta personal en su área.

3. Se realiza la selección de hojas de vida utilizando las que tiene la empresa que recibe frecuentemente, en caso que ninguna de ellas se acomode a las especificaciones del cargo se acude a referidos aclarando el perfil que se necesita.

4. De acuerdo a las especificaciones y

A. continua en la siguiente pagina

Hojas de vida

Hojas de vida

Gerente administrativo

Gerente administrativo Jefe de departamento

Busca tener el mayor número de aspirantes que reúnan los requisitos para desempeñar el cargo.

3

4

A

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DOC: PR-AD-003

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requisitos del cargo se hace la selección de las hojas de vida de los aspirantes al cargo y se les llama a entrevista.

5. El jefe de departamento solicitante de la vacante realiza la entrevista y junto con el gerente administrativo, se confirman las referencias, y seleccionan la persona idónea para desempeñar el cargo

6. La persona seleccionada pasa por el periodo de prueba donde se evalúa sus capacidades y habilidades para desempeñar el cargo.

FIN

Formato de entrevista Referencias

Su finalidad es la de apreciar la capacidad, las destrezas y las aptitudes de los aspirantes y establecer sus competencias.

Evaluar en un lapso de tiempo a la persona seleccionada, periodo en el cual se calificarán los servicios prestados y su desempeño en el puesto, para determinar si se extiende su contrato de vinculación con la empresa.

5

6

F

JUGOZA S.A.

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PROCEDIMIENTO DE EVALUACION DE

DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

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1. OBJETIVO

Analizar y evaluar el desempeño de las funciones y el cumplimiento de los objetivos

de cada empleado con el fin de mejorar continuamente la eficiencia y la efectividad

con que ejercen sus labores dentro de la empresa.

2. ALCANCE

Aplica a todo el personal que labora en los departamentos de Jugoza S.A.

3. DEFINICIONES

3.1 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Es la herramienta que permite definir si el empleado cumple con las expectativas

que de él tiene la empresa.

3.2 OBJETIVO

Meta, fin que se desea alcanzar.

3.3 RESULTADO

Grado de consecución de los objetivos establecidos para cada puesto de trabajo

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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

Página 2 de 10

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

La evaluación de desempeño prara Jugoza S.A., se realizará una vez al año

preferiblemente en diciembre o al inicio de enero, dicha evaluación tiene como fin

observar el cumplimiento de los objetivos del año que se evalúa y justificar los que

no se hallan cumplido, además se deben establecer los objetivos del próximo año

de acuerdo a los requerimiento de la empresa, sugerencias del evaluado y

evaluador y replanteamiento de los objetivos no alcanzados. Por medio de los

resultados de la evaluación se realizan las capacitaciones necesarias para mejorar

el desempeño y así cumplir los objetivos planteados.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO POR HABILIDADES Y COMPETENCIAS

Esta evaluación se mide en 4 categorías:

NO APLICA: Las habilidades y competencias evaluadas a este cargo no aplican

debido a que no son necesarias para el buen cumplimiento de sus labores.

BAJO: Esta calificación corresponde al 33% de rendimiento durante el periodo

evaluado, el empleado estará en este rango cuando se hallan demostrado actitudes

no conformes a las requeridas para realizar el cargo.

NORMAL: Esta calificación corresponde a un rango entre 34% y 66%, donde el

evaluado durante el año demostró algunas debilidades para el correcto desempeño

de su cargo.

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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

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ALTO: El rango de esta calificación se encuentra entre 67% y 100%, aquí el

empleado demuestra el cumplimiento pleno de las competencias requeridas para el

desempeño de su cargo.

COMPETENCIAS QUE SERÁN EVALUADAS

FLUIDEZ VERBAL: Para la empresa es de suma importancia la fluidez verbal con

la cual se brinde atención a los clientes, por esto se calificará de la siguiente

manera.

BAJO: Cuando durante el mes se hallan hecho dos o más llamados de atención por

parte de su jefe inmediato o autoridad competente.

NORMAL: Cuando durante el mes se halla hecho un llamado de atención por parte

de su jefe inmediato o autoridad competente.

ALTA: Cuando durante el desempeño de sus labores no hay ninguna queja de su

jefe inmediato o autoridad competente.

CAPACIDAD ANALÍTICA: Estas competencias serán evaluadas a partir de los

errores que halla cometido el evaluado al realizar sus labores por desconcentración,

poca capacidad de análisis y desconocimiento de los métodos correctos para la

realización de su trabajo.

BAJO: Cuando durante el mes se presentan dos o más quejas por errores dentro

de la realización de sus labores sin ninguna justificación.

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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

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NORMAL: Cuando durante el mes se presenta una queja por errores dentro de la

realización de sus labores sin justificación.

ALTO: Esta calificación se dará a quien no halla cometido errores durante la

ejecución de sus labores.

ATENCIÓN AL USUARIO: Para Jugoza S.A. es de gran importancia la calidad en la

atención al usuario.

BAJA: La calificación será baja cuando se hayan presentado dos o más quejas o

reclamos por mes sin justificación.

NORMAL: Esta calificación se dará cuando se reciba una queja o reclamo por mes

durante el periodo evaluado y no halla justificación.

ALTA: Se dará esta calificación al empleado de quien no se halla recibido ninguna

queja o reclamo.

PUNTUALIDAD EN EL HORARIO: Se mide de acuerdo a la evidencia que tiene la

empresa de la hora de llegada y salida de cada empleado.

BAJO: Esta calificación se dará a quien halla llegado tarde 4 o más veces durante el

mes sin justificación al retardo.

NORMAL: Se aplicara cuando el empleado haya llegado 2 veces tarde durante el

mes sin ninguna justificación.

ALTO: El empleado siempre es cumplido.

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�

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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

Página 5 de 10

PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJOS: Se mide de acuerdo a la demora

en la entrega de trabajos necesarios para el correcto desempeño de las labores

para cada cargo.

BAJO: Se dará esta calificación a quien se halla demorado dos días después de la

fecha de entrega del trabajo.

NORMAL: Se calificara a quien tenga un día de demora después de la fecha de entrega del trabajo.

ALTO: Será la calificación para quien nunca se retrase en la fecha de entrega en los

trabajos.

TRABAJO EN EQUIPO: Es indispensable que todos los empleados de la empresa

aprendan a trabajar en equipo para una mejor realización de sus labores por, esto

se evaluará en el año el comportamiento de esta competencia.

BAJO: A quien se halla negado dos o más veces a trabajar con otros compañeros

sin dar ninguna justificación valida.

NORMAL: Se calificara a quien se halla negado una vez en el mes a trabajar con

otros compañeros si dar ninguna justificación valida.

ALTO: Se dará esta calificación a quien nunca se niegue y siempre se encuentre

disponible para trabajar con otros compañeros.

COLABORACIÓN E INICIATIVA: La empresa evaluará durante el año en que grado

el empleado a estado dispuesto a colaborar con las solicitudes de su jefe o a

�

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�

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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

Página 6 de 10

tomado la iniciativa de realizar labores que no están dentro de sus funciones pero

que son de gran funcionalidad para la empresa.

BAJO: Se calificara así a quien se halla negado dos o más veces durante el mes

sin ninguna justificación valida.

NORMAL: Se dará esta calificación a quien se halla negado una vez durante el mes

sin ninguna justificación.

ALTO: Cuando siempre esta disponible y es muy colaborador.

CALIFICACIÓN DEL DESEMPEÑO

De acuerdo a los resultados de la evaluación del cumplimiento de los objetivos y de

las competencias para cada cargo, el evaluador calificara al empleado en las

siguientes categorías:

DEBE MEJORAR (BAJO): Esta categoría abarca a quienes no han alcanzado la

mayoría de los objetivos y la evaluación de sus competencias se encuentra en la

categoría baja, para esta calificación se debe establecer planes que permitan

mejorar su desempeño.

BUEN DESEMPEÑO (NORMAL): Cuando el evaluado ha cumplido con los

objetivos propuestos y su evaluación de competencias se encuentra en un rango

normal – alto (40% y 75%).

ALTO: Cuando el evaluado a cumplido con todos los objetivos propuestos y la

evaluación de competencias se encuentra en una rango alto (76% y 100%).

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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

Página 7 de 10

OBSERVACIÓN DEL EVALUADO

Al evaluado se le debe dar la oportunidad de dar sus comentarios y observaciones

acerca de su evaluación y calificación.

La evaluación de desempeño espera que el evaluado:

• Conozca lo que se espera de él por medio del establecimiento de los objetivos y

compromisos en conjunto con su jefe inmediato.

• Pueda comunicar y evidenciar sus necesidades de apoyo y capacitación para el

mejoramiento continuo en la realización de sus labores.

• Conozca la valoración que se tiene de su desempeño.

El evaluador debe cumplir con los siguientes criterios:

• Debe ser imparcial y objetivo en la evaluación.

• No debe tener en cuenta aspectos personales o antigüedad dentro de la

empresa.

• Debe demostrar que el proceso de evaluación es un método por medio del cual

se alcanzará una mejora continua y además de dar a conocer las debilidades al

empleado y la ayuda que le puede prestar la empresa para mejorar.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCIÓN

Gerente General


Velar porque el procedimiento de

evaluación de desempeño se lleve a

cabalidad y de la manera adecuada.

�

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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

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7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento de Evaluación de Desempeño.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

Página 9 de 10

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO DE EVALUACION D DESEMPEÑO PR-AD-005


Inicio

1. Informar al personal de la empresa del sistema de evaluación que se va a implementar y la metodología con que se va a realizar.

2. Definir con el empleado la fecha y hora de la evaluación.

3. Identificar y definir los objetivos antes de hacer la evaluación de desempeño.

A. Continúa en la página siguiente.

Acta de informe al personal del nuevo sistema de evaluación de desempeño.

Formato de evaluación de desempeño

Jefe de cada departamento

Jefe de departamento al cual pertenezca el empleado que será evaluado.


Garantizar el conocimiento del procedimiento de evaluación para todos los empleados para evitar malos entendidos y confusiones.

I

1

2

3

A

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DESEMPEÑO

DOC: PR-AD-005

Página 10 de 10


4. Iniciar la evaluación en la fecha y hora indicada.

5. Diligenciar el formato de evaluación de desempeño.

6. Revisar el formato después de terminar la evaluación para verificar que el evaluado y el evaluador coinciden en su percepción de resultados.

7. Realizar todas las actividades necesarias para obtener mejores resultados en el próximo periodo de evaluación.

FIN

Formato de evaluación de desempeño.

Formato de evaluación de desempeño.




Gerente General

Dejar evidencia de cada una de las evaluaciones que se hagan dentro de la empresa.

Verificar que cada uno de los involucrados evaluado y evaluador plantee su punto de vista y opiniones para concretar un resultado objetivo.

Obtener personas cada vez más capacitadas e idóneas para desempeñar las funciones de su cargo.

4

5

6

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7

JUGOZA S.A.

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��

PROCEDIMIENTO DE INDUCCION DE PERSONAL

DOC: PR-AD-004

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Direccionar al ocupante del nuevo cargo al cumplimiento de los objetivos, además

de presentarlo e incorporarlo al ambiente laboral de manera formal.

2. ALCANCE

Aplica a todos los departamentos de Jugoza S.A.

3. DEFINICIONES

3.1 INDUCCION

Proceso mediante el cual se trasmite un conocimiento de manera global�

�

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de inducción es caracterizado por dar a conocer al nuevo

integrantre; el entorno, los compañeros de trabajo, el manual de funciones, manual

de procedimiento y demás aspectos generales de la empresa.

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DOC: PR-AD-004

Página 2 de 4

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN


Jefe del Departamento

Dar a conocer al nuevo integrante sus

funciones y manera de proceder.

Presentar el integrante de manera

formal ante los empleados de la

empresa.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento de inducción de personal.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-AD-004

Página 3 de 4

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL PR-AD-004


Inicio

1. Se da la bienvenida al nuevo empleado. Se le entrega el manual de funciones y manual de procedimientos.

2. Se da a conocer al nuevo empleado la misión, visión de Jugoza S.A.

3. Se informa al nuevo empleado acerca de sus derechos y deberes dentro de la empresa.

A. Continua en la siguiente pagina.

Manual de funciones Manual de procedimientos

Misión y visión

Gerente Administrativo Jefe De Departamento

Jefe De Departamento

Gerente administrativo

Brindar al nuevo empleado las herramientas necesarias para desempeñar sus labores de manera acorde con el funcionamiento de la empresa.

Dar a conocer los principios de la empresa por medio de la misión y visión.

1

I

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3

A

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DOC: PR-AD-004

Página 4 de 4


4. Se efectúa el recorrido en las instalaciones de la empresa y se le presenta a todos los otros empleados.

5. Se entrega el respectivo puesto de trabajo, equipos, uniformes y documentos necesarios para ejercer sus labores.

FIN

Documentos inherentes al cargo.

Jefe de Departamento

Jefe de Departamento

Dar a conocer todas las instalaciones y la ubicación de todos los departamentos, además de crear buenas relaciones interpersonales entre los empleados. 5

F

4

JUGOZA S.A.

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL CLIENTE

DOC: PR-CO-004

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Desarrollar estrategias que permitan aumentar el número de clientes para ofertar los

productos con el fin de posesionar como líder en la producción y comercialización

de frutas.

2. ALCANCE

Aplica al departamento comercial de Jugoza S.A.

3. DEFINICIONES

3.1 VENTAS�

�

Proceso de entrega de bienes y servicios por parte de una firma a sus clientes, y los

ingresos brutos que aquélla recibe por tal concepto.

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3.2 PRODUCTO

Es el bien tangible que produce o comercializa una organización en el mercado

siendo el resultado final de todos los esfuerzos de la compañía para satisfacer a los

clientes.

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DOC: PR-CO-004

Página 2 de 5

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3.3 MERCADO

Personas con necesidad que satisfacer, dinero que gastar y con voluntad de

gastarlo.

3.4 CLIENTE

Agente hacia el cual se encamina los objetivos de la organización, encargado de

utilizar los productos que finalmente ofrece la empresa.

3.5 PRECIO

Valor monetario del producto o servicio que ofrece una institución para intercambiar

con los consumidores.

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de selección del cliente esta basado en una estrategia en la cual

se buscan posibles clientes por medio de base de datos de supermercados y

almacenes de cadena a nivel nacional dando a conocer los productos, ventajas,

beneficios y precios que se ofrecen frente a otros.

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DOC: PR-CO-004

Página 3 de 5

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Gerente Comercial-Vendedores Seleccionar posibles clientes con

capacidad de compra y pago.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Selección del Cliente.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


�

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DOC: PR-CO-004

Página 4 de 5

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DEL CLIENTE PR-CO-004


Inicio

1. Se construye una base de datos de una ciudad o localidad especifica.

2. Seleccionar de acuerdo a la base de datos construida cuales podrán ser los clientes potenciales.

3. Se realiza el contacto con el cliente seleccionado vía telefónica.


Directorio telefónico Paginas de Internet Referidos

Base de datos

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Los clientes se seleccionan de acuerdo a su capacidad de compra y pago.

Por medio de esta entrevista se dan a conocer los productos, sus características, ventajas y beneficios.

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DOC: PR-CO-004

Página 5 de 5


4. Se envía una cotización de los productos y precios de la empresa.

5. Se modifica la propuesta de cotización

6. Se realiza una visita al almacén con el fin de establecer una relación comercial y concretar el negocio.

7. Se diligencia la solicitud de codificación y se anexan los documentos requeridos.

8. Se anexa a la lista de clientes y se empieza el procedimiento de venta.

FIN

Formato de cotización

Formato de codificación Documentos legales

Lista de clientes

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor

En caso de ser rechazada la propuesta continua en la actividad 5, de lo contrario se pasa a la actividad 6.

Si la propuesta vuelve hacer rechazada se finaliza el procedimiento.

Se dan a conocer los productos mediante muestras.

4

5

6

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8

JUGOZA S.A.

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�� PROCEDIMIENTO DE VENTAS

DOC: PR-CO-005

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 6

1. OBJETIVO

Garantizar que el departamento de ventas oferte los productos de la empresa

brindando al cliente productos de excelente calidad y para la empresa maximice la

utilidad, con el objetivo de mantener y mejorar su posición competitiva en el

mercado.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

3.1 CLIENTE



3.2 MERCADO

Personas con necesidad que satisfacer, dinero que gastar y con voluntad de

gastarlo.

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DOC: PR-CO-005

Página 2 de 6

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3.3 PRECIO



3.4 PRODUCTO



clientes.

3.5 PROMOCION

Es la comunicaron de los esfuerzos de comunicación de marketing para influir en las

actividades del consumidor.

3.6 SERVICIO AL CLIENTE

Creación de valor agregado para los clientes mediante el desarrollo de una relación

permanente y cordial para mejorar la satisfacción del cliente.

�

3.7 VENTAS�

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DOC: PR-CO-005

Página 3 de 6

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de ventas se comporta de manera circular, ya que inicia y finaliza

en el mismo punto con la reunión semanal de ventas donde se realiza un resumen y

se fijan los pronósticos de compras y ventas, siendo el primer procedimiento

complementario del segundo, de esta manera los vendedores proceden a ofertar los

productos diariamente de acuerdo a la información registrada en el tablero de

inventarios.

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Gerente Comercial-Vendedores

Planear, dirigir, coordinar y verificar

que el procedimiento de ventas se

realice de acuerdo a los objetivos

propuestos.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento de ventas.

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DOC: PR-CO-005

Página 4 de 6

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-CO-005

Página 5 de 6

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO DE VENTAS PR-CO-005


Inicio

1. Se realiza la reunión semanal del departamento comercial.

2. Los vendedores verifican de acuerdo a la información registrada en el tablero la existencia de los productos y el precio promedio.

3. Se comunica vía telefónica con el cliente para ofrecerle los productos.

A. continua en la página siguiente

Informe semanal de rentabilidad.

Información depositada en el tablero.

Gerente comercial, vendedores, comprador.

Vendedores

Vendedor

Fijar el pronóstico de ventas de la semana siguiente de acuerdo a las ventas de la semana anterior.

Cuando los clientes son almacenes de cadena se les envía un sugerido de acuerdo a la existencia en producción.

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DOC: PR-CO-005

Página 6 de 6


4. Se toma el pedido y se registra la orden.

5. Se trasmite la orden a producción.

6. Se realiza un seguimiento de recaudo de cartera a través de la comunicación con la secretaria de los clientes

FIN

Ordenes de pedido

Orden de pedido

Cuentas de cobro

Vendedor

Vendedor

Vendedor

En la orden de pedido se especifica el producto, la cantidad, el precio unitario de cada producto y el precio total del pedido.

A partir de este momento el departamento de producción es responsable del cumplimiento y ejecución de la orden de pedido.

El recaudo de cartera se realiza según los plazos acordados con el cliente.

4

5

6

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JUGOZA S.A.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRA

DOC: PR-CO-003

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Garantizar que los productos adquiridos por Jugoza S.A. provengan de proveedores

confiables y que cumplan con los requerimientos de calidad especificados por la

empresa.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

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3.1 CLIENTE



3.2 PRODUCTO



clientes.

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DOC: PR-CO-003

Página 2 de 5

3.3 PROVEEDOR

Organización o persona de quien la empresa obtiene productos o servicios.

4. GENERALIDADES

Jugoza S.A. seguirá utilizando los proveedores que actualmente le prestan el

servicio, pero tendrá en cuenta nuevos proveedores que después de evaluarlos en

función de precio, calidad, servicio, cumplimiento y plazos de pago se consideren

mejores que los que actualmente tiene.

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de compra en la empresa inicia con la reunión semanal del

departamento comercial donde se realiza un pronóstico de ventas como base para

las compras que se realizaran en el transcurso de la semana. Esta actividad

depende principalmente del comprador, ya que es el que maneja directamente las

negociaciones con el proveedor.

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Gerente Comercial-Comprador

Es responsable de que el

procedimiento de compras el cual es

fundamental para el funcionamiento de

la empresa; se realice buscando

�

�

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DOC: PR-CO-003

Página 3 de 5

maximizar el beneficio e imagen de la

empresa ante los clientes y el

consumidor final.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento de compra.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-CO-003

Página 4 de 5

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO DE COMPRA PR-CO-003


Inicio

1. Se realiza un pronóstico de compras.

2. Se verifican las existencias de inventario de cada producto.

3. De acuerdo al pronóstico de compras menos el inventario en planta se determina las compras reales a realizar.

4. Se llama al proveedor y se negocio el producto.


Pronostico de ventas

Lista de productos en inventario

Pronostico de ventas Lista de productos en inventario

Comprador

Comprador

Comprador

Comprador

De acuerdo a la reunión semanal y al pronóstico de ventas que entregan los vendedores.

Esta actividad se realiza con el fin de mantener un nivel de inventario mínimo para evitar desperdicios de producto en la planta.

La negociación se hace buscando minimizar los costos para la empresa sin desmejorar la calidad del producto.

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DOC: PR-CO-003

Página 5 de 5


5. Se programa el ingreso del producto a la planta.

FIN

Nota: El tablero de producto y precio de venta se diligencia diariamente teniendo claro los datos de inventario en planta mas las compras que ingresan en el día.

Comprador De acuerdo a la negociación con el proveedor se programa junto con el jefe de transporte la recolección de la fruta en las fincas. En caso contrario el comprador programa con el proveedor que día y a que hora debe llegar el producto evitando con esto represamientos en la planta.

5

F

JUGOZA S.A.

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��

PROCEDIMIENTO DESPACHO PUNTO DE VENTA

DOC: PR-CO-007

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Garantizar el cumplimiento del servicio a domicilio que se presta a los clientes

brindándoles calidad en el producto y comodidad.

2. ALCANCE

Aplica al departamento comercial y de transporte que son ejecutados en el punto de

venta.

3. DEFINICIONES

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3.1 CLIENTE



3.2 PRODUCTO



clientes.

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DOC: PR-CO-007

Página 2 de 5

3.3. DOMICILIO

4. GENERALIDADES

No aplica.

5. PROCEDIMIENTO

Este procedimiento tiene como fin cumplir con los pedidos a domicilio que realizan

los clientes. Se inicia con la toma del pedido y se procede a verificar existencias y

planear las rutas y así despachar y entregar cada pedido realizado.

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Vendedor – Comprador- Despachador-

Domicilio

Garantizar que todo el procedimiento

se ejecute eficientemente.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento despacho Punto de Venta.

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DOC: PR-CO-007

Página 3 de 5

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-CO-007

Página 4 de 5

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO DESPACHO PUNTO DE VENTA PR-CO-00


Inicio

1. Se realiza la orden de pedido.

2. Se pesa la orden de pedido al comprador o despachador para verificar existencias de producto.


Orden de pedido

Orden de pedido

Vendedor Secretaria Administrador punto de venta

Comprador Despachador

La orden de pedido se puede realizar por solicitud del cliente o de la oferta del vendedor.

Cuando la orden de pedido se realiza con anterioridad esta es entregada al comprador ya que estos son de gran volumen y se debe verificar con anterioridad la existencia de productos y cubrir sobre pedidos. Cuando la orden de pedido se realiza el mismo día esta es entregada al despachador.

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DOC: PR-CO-007

Página 5 de 5


3. Empacar y organizar los pedidos.

4. Alternamente con la actividad anterior se organizan las rutas optimizando el recorrido y cumpliendo con el tiempo de entrega.

5. Se pasan las órdenes de pedido para que sean facturadas.

6. Despachar y entregar los pedidos.

FIN

Ordenes de pedido

Ordenes de pedido

Ordenes de pedido Facturas

Ordenes de pedido Facturas

Operario

Vendedor

Vendedor Secretaria

Vendedor domicilio

Esta actividad se puede realizar en este punto o después de tomar las órdenes de pedido.

El vendedor verifica con la factura que lo que se este despachando corresponda con el pedido del cliente. El domicilio es responsable de que la factura se firme por el cliente y en algunos casos de recibir el pago de los pedidos.

3

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JUGOZA S.A.

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��

PROCEDIMIENTO DE EVALUACION DE PROVEEDORES

DOC: PR-CO-002

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 6

1. OBJETIVO

Garantizar que los productos adquiridos por la empresa provengan de proveedores

confiables y que cumplan con los requerimientos de calidad especificados.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

3.1 PRODUCTO



clientes.

3.2 PROVEEDOR

Organización o persona de quien la empresa obtiene productos o servicios.

4. GENERALIDADES

Jugoza S.A. Seguirá utilizando los proveedores que actualmente le prestan el

servicio, pero tendrá en cuenta nuevos proveedores que después de evaluarlos en

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DOC: PR-CO-002

Página 2 de 6

función de precio, calidad, servicio, cumplimiento y plazos de pago se consideren

mejores que los que actualmente tiene. Este proceso se basa en las continuas

cotizaciones que vendedores de diferentes fincas realizan para ofrecer sus

productos a la empresa, y esta a su vez evalúa para determinar su conveniencia.

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de evaluación de proveedores en Jugoza S.A. se realizará

anualmente con el fin de evaluar a los proveedores que han venido prestando el

servicio, es decir, los que se encuentran registrados en la lista de proveedores, esta

evaluación se realiza de acuerdo al formato de evaluación de proveedores y los

resultados se guardan como registros y se dan a conocer al proveedor con las

sugerencias presentadas por la empresa.

CRITERIOS PARA LA EVALUACION

• CUMPLIMIENTO (40%)

Con este criterio se calificará de acuerdo al cumplimiento en la entrega de los

productos y la cantidad.

Se realiza la evaluación de acuerdo a los siguientes aspectos.

CUMPLIMIENTO EN EL TIEMPO DE ENTREGA (VALOR 20%)

ALTA: Si el proveedor siempre llega o entrega en su finca a la fecha y hora

acordadas. 20%

MEDIA: Si el proveedor algunas veces no a cumplido con la fecha y hora de

entrega. 13.3%

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DOC: PR-CO-002

Página 3 de 6

BAJA: Si el proveedor nunca cumple con la fecha y hora de entrega. 6.6%

CUMPLIMIENTO EN CANTIDAD (20%)

ALTA: El proveedor siempre entrega las cantidades acordadas. 20%

MEDIA: El proveedor algunas veces no ha cumplido con las cantidades acordadas.

13.3%

BAJA: El proveedor nunca cumple con las cantidades acordadas. 6.6%

• PRECIO (30%)

Se realiza la evaluación de acuerdo a los siguientes aspectos.

DESCUENTOS POR COMPRAS (8%)

Descuentos considerados buenos se dará una calificación ALTA. 8%

Descuento regulares se dará una calificación MEDIA. 4%

Descuento son no muy satisfactorios se dará una calificación BAJA. 2%

FORMA DE PAGO (14%)

Se evalúa de acuerdo al tiempo que da el proveedor para el pago de las facturas.

Pago de la factura a 30 días se dará una calificación ALTA. 14%

Pago de la factura en 20 días se calificará como MEDIA. 8%

Pago de la factura en 10 días o menos se calificara como BAJA.5%

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DOC: PR-CO-002

Página 4 de 6

PRECIO (8%)

Se evaluara de acuerdo a los precios del mercado.

Precio bajo. Calificación. ALTA 8%

Precio medio. Calificación MEDIA 4%

Precio alto. Calificación BAJA. 2%

• CALIDAD (30%)

Se realizará la evaluación de acuerdo a los siguientes criterios.

SERVICIO POSVENTA 11%

Este criterio se analiza de acuerdo a la respuesta del proveedor después de la venta

tanto en la garantía como el servicio.

Si la respuesta es buena la calificación será ALTA. 11%

Si la respuesta es regular la calificación será MEDIA. 6%

Si la respuesta es mala la calificación será BAJA. 3%

CALIDAD TECNICA DEL PRODUCTO

Si es buena la calificación será ALTA. 11%

Si es regular la calificación será MEDIA. 6%

Si es mala la calificación será BAJA. 3%

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DOC: PR-CO-002

Página 5 de 6

Los rangos de calificación se determinan de acuerdo a la sumatoria de las

calificaciones.

• Si la calificación final esta entre el 80% y 100% el proveedor continuará en la

lista de proveedores.

• Si la calificación esta entre el 60% y el 80% se dará a conocer la evaluación al

proveedor con el fin de establecer planes de mejoramiento.

• Si la calificación esta por debajo del 59% el proveedor debe cambiarse. En el

caso que el proveedor sea exclusivo se dará a conocer la evaluación al

proveedor y se concertará con el un plan de mejoramiento de conveniencia para

las dos partes.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCIÓN

Gerente Comercial-Comprador

Velar que los productos adquiridos por

la empresa provengan de proveedores

que cumplan con los requerimientos

de calidad especificados.

7. ANEXOS

No aplica

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DOC: PR-CO-002

Página 6 de 6

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


JUGOZA S.A.

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PROCEDIMIENTO DE IMPULSO Y MERCADEO

DOC: PR-CO-006

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 6

1. OBJETIVO

Dar a conocer e incrementar el consumo de los productos de Jugoza S.A.,

proporcionando beneficios directos al cliente en cuanto a ventas y descuentos.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

3.1 CLIENTE



3.2 MERCADEO

Proceso de planear y realizar la concepción, fijación de precios, promoción y

distribución de ideas, bienes y servicios que producen intercambios que satisfacen

los objetivos del individuo y de las organizaciones.

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DOC: PR-CO-006

Página 2 de 6

3.3 PRECIO



3.4 PRODUCTO



clientes.

3.5 PROMOCION

Es la comunicaron de los esfuerzos de comunicación de marketing para influir en las

actividades del consumidor.

3.6 SERVICIO AL CLIENTE

Creación de valor agregado para los clientes mediante el desarrollo de una relación

permanente y cordial para mejorar la satisfacción del cliente.

�

3.7 VENTAS�

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DOC: PR-CO-006

Página 3 de 6

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de impulso y mercadeo se realiza de acuerdo a la abundancia que

se genera de un producto y por ende a su bajo costo, por lo anterior se realizan dos

tipos de propuestas de impulso y mercadeo al cliente con el objeto de exhibir el

producto en el establecimiento para generar un aumento en las ventas y lo anterior

conlleve beneficios para ambas partes; descuentos y aumentos de rentabilidad.

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN


Planear y ejecutar estrategias de

impulso y mercadeo.

La mercaderista es responsable de la

eficacia y buena imagen de la

estrategia.

El vendedor debe ejercer la función de

auditor frente a la estrategia.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento de impulso y mercadeo.

�

�

�

��


DOC: PR-CO-006

Página 4 de 6

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


�

�

�

��


DOC: PR-CO-006

Página 5 de 6

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO IMPULSO Y MERCADEO PR-CO- 006


Inicio

1. Se analiza que producto se encuentra en abundancia y a bajo precio.

2. Se seleccionan los clientes para realizar la oferta de impulso y mercadeo de acuerdo al volumen y rotación de producto.

3. Realizar la propuesta al cliente.


Histórico de volúmenes y rotación de productos.

Formatos de propuesta 1 y 2

Gerente comercial

Gerente comercial Vendedor


Los requisitos de aplicación para la oferta se realizan con el fin de asegurar que el producto llegara al consumidor final.

Propuesta 1: descuentos en el producto, mercaderista y degustaciones. Propuesta 2: obsequio para ser rifado entre los consumidores finales, mercaderista y degustaciones.

I

1

2

3

A

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��


DOC: PR-CO-006

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4. Se programa la mercaderista para la fecha que se realizara el evento.

5. Se ejecuta el evento de impulso y mercadeo en el establecimiento.

FIN



4

5

F

JUGOZA S.A.

�

�

�

��

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

DOC: PR-CO-001

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Garantizar que los productos que ofrecen los proveedores sí cumplen con los

requerimientos que la empresa exige para poderle brindar al cliente excelente

calidad y al mismo tiempo minimizar costos.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

3.1 PRODUCTO



clientes.

3.2 PROVEEDOR

Organización o persona de quien la empresa obtiene productos o servicios

4. GENERALIDADES

No aplica

�

�

�

��


DOC: PR-CO-001

Página 2 de 5

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de selección de proveedores se realiza a través de visitas a las

diferentes zonas del país donde se conoce con anterioridad de la existencia de

tierras que cultivan los productos que se comercializan en la empresa. Por medio de

estas visitas se busca llegar al propietario del cultivo para establecer relaciones

comerciales y negociar los productos de manera beneficiosa para la empresa

buscando cumplir los propósitos y objetivos de esta.

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Comprador

Buscar los mejores proveedores para

realizar la comprar de los productos y

conservar una excelente calidad en el

servicio.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento de Selección de Proveedores.

�

�

�

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DOC: PR-CO-001

Página 3 de 5

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


�

�

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DOC: PR-CO-001

Página 4 de 5

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES PR-CO-001


Inicio

1. Se construye una base de datos de zonas de cultivo específicas.

2. Se selecciona con la base de datos las fincas que cultivan los productos que comercializa la empresa y que cumplen con la calidad que esta requiere.

3. Se visita el cultivo y se contacta al propietario.

A. Continua en la pagina siguiente

Referidos

Base de datos

Comprador

Comprador

Comprador En la mayoría de los casos el primer contacto que se tiene es con el mayordomo de la finca. Se debe establecer una relación formal ya que este será el encargado de contactar al propietario.

I

1

2

3

A

�

�

�

��


DOC: PR-CO-001

Página 5 de 5


4. Se organiza una visita al cultivo en donde se hablará directamente con el propietario sobre el volumen de producción que genera y cuanto puede entregar a la empresa.

5. Se establecerán acuerdos comerciales.

6. Se ingresa a la lista de proveedores.

FIN

Comprador

Comprador

Comprador

Los acuerdos se hacen buscando beneficios para la empresa que a su vez se verán reflejados en el servicio que se le preste al cliente. En este se debe establecer si el proveedor entregará el producto en la finca o en la planta.

4

5

6

F

JUGOZA S.A.

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�

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��

PROCEDIMIENTO OPERARIO PAPAYA

DOC: PR-PO-006

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Velar porque el procedimiento de manipulación, selección, encerado y empaque se

efectué eficazmente.

2. ALCANCE

Aplica al departamento de producción de Jugoza S.A.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento puede ser ejecutado por un solo operario, pero en la medida en

que la producción aumente de igual manera aumentarán los operarios. Esta

actividad consiste en seleccionar la fruta de acuerdo a su estado de maduración y

apariencia, posteriormente se procede a encerar, empacar en cajas y estibar de

acuerdo a las especificaciones.

�

�

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��


DOC: PR-PO-006

Página 2 de 5

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Operarios Velar porque el procedimiento aplicado

a la papaya se realice correctamente.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento Operario Papaya.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


�

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��


DOC: PR-PO-006

Página 3 de 5

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO OPERARIO PAPAYA PR-PO-006


Inicio

1. Se acercan las canastillas con papaya al puesto de trabajo.

2. Se saca una a una las papaya de la canastilla y simultáneamente se seleccionan de acuerdo al estado de madures, apariencia y especificaciones requeridas.


No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1 La papaya se selecciona en 3 clases: Las que cumplen con las especificaciones continúan en el proceso. Las que no han alcanzado el estado requerido, se apartan y se ubican en el lugar predeterminado para que alcancen la madurez. Las que estén con hongo y no cumplan con las especificaciones de calidad

I

1

2

A

�

�

�

��


DOC: PR-PO-006

Página 4 de 5


3. Se enceran una a una las papayas y se ubican en la mesa para que en medio del reposo el líquido aplicado se seque.

4. Se envuelve cada papaya sobre el papel y se empaca en las cajas de acuerdo al peso requerido.


No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1

que apartan y se clasifican como segunda. Si su estado es de deterioro total se clasifica como fosa (desperdicio).

El líquido de encerar debe ser aplicado con guantes con el fin de evitar su contacto directo con la piel. La mesa de trabajo esta cubierta por una espuma que tiene como fin absorber el exceso de liquido de encerar durante el proceso de secado.

El operario pesa cada caja verificando que cumpla lo estipulado por producción.

3

4

A

�

�

�

��


DOC: PR-PO-006

Página 5 de 5


5. Se estiban las cajas de acuerdo al peso determinado.

6. Se retira la estiba del puesto de trabajo para reiniciar el procedimiento.

FIN

Nota: Este proceso requiere de 1 operario, en la medida que se incremente la producción se hará necesario el aumento de estos.

No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1

5

6

F

JUGOZA S.A.

�

�

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��

PROCEDIMIENTO OPERACIÓN

MANUAL

DOC: PR-PO-007

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 3

1. OBJETIVO

Velar porque el procedimiento de manipulación y selección se efectué eficazmente.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento que debe aplicar el operario que realice la actividad manual es

simple y sencillo, consiste en seleccionar la fruta de acuerdo a su tamaño y calidad

ubicándolas en canastillas, sin pasar por bandas transportadoras, proceso de

encerado o empaque. Por lo tanto es necesario solo un operario para desarrollar

este procedimiento.

�

�

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MANUAL

DOC: PR-PO-007

Página 2 de 3

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Operario

Velar porque el procedimiento manual

aplicado a los demás productos se

realice correctamente.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento Operario Manual.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


�

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MANUAL

DOC: PR-PO-007

Página 3 de 3

ANEXO 1 PROCEDIMIENTO OPERARIO MANUAL PR-PO-007


Inicio

1. Se acercan las canastillas con la fruta al puesto de trabajo.

2. Se selecciona el producto con las especificaciones de tamaño y calidad.

3. Alternamente se ubican en canastillas clasificándolas de acuerdo a la selección anterior.

4. Se apartan las canastillas que han cumplido su máximo de capacidad.

FIN

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1

Operario 1

Operario 1

La calidad esta determinada por la apariencia de la fruta.

La clasificación se hace con el fin de determinar cuales son de categoría de primera, segunda, tercera y fosa.

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1

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3

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4

JUGOZA S.A.

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PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE LA

PRODUCCIÓN

DOC: PR-PO-001

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Planear y verificar que las órdenes de pedido sean ejecutadas con el fin de alcanzar

los objetivos del departamento y a su vez la satisfacción del cliente.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

3.1 PROGRAMAR

3.2 PRODUCCION

4. GENERALIDADES

No aplica

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��

PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE LA

PRODUCCIÓN

DOC: PR-PO-001

Página 2 de 4

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de programar la producción es fundamental para el desarrollo de la

actividad de la empresa, ya que de este depende el cumplimiento de las órdenes de

pedido. La programación se hace diariamente de acuerdo a los pedidos que salen

de los vendedores y al requerimiento de personal para cada producto específico.

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Jefe de Producción

Jefe Operativo

Planear, hacer, verificar y actuar con el

fin de cumplir el objetivo del

departamento.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento Programación de la Producción.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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PROCEDIMIENTO PROGRAMACION DE LA

PRODUCCION

DOC: PR-PO-001

Página 3 de 4

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO PROGRAMACION PRODUCCION PR-PO-001


Inicio

1. Se reciben todas las órdenes de pedido.

2. Se suman las cantidades por producto para determinar el total de kilos a programar y generar la orden de producción.

3. Se recogen las ordenes de producción y se procede a asignan los operarios de acuerdo a las necesidades de cada puesto de trabajo.


Ordenes de pedido

Ordenes de pedido Orden de producción

Ordenes de producción

Jefe Operativo

Jefe Operativo

Jefe de Producción

Este se hace con el fin de realizar una programación general y no una individual por pedido.

En la medida que se solicita más de un producto se asignaran más operarios a ese procedimiento.

I

1

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3

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PROCEDIMIENTO PROGRAMACION DE LA

PRODUCCION

DOC: PR-PO-001

Página 4 de 4


4. Verificar constantemente que las funciones asignadas se estén cumpliendo a cabalidad y de manera correcta.

5. Al finalizar las actividades programadas se debe verificar el peso de las estibas y canastillas para proceder a organizar los pedidos por cliente y tenerlos listos para el momento del despacho.

FIN

No aplica

No aplica

Jefe de Producción

Jefe de Producción Operarios

Aplicar medidas correctivas en la medida en que se van encontrando falencias para no retardar el proceso.

Esta actividad se hace con el fin de proporcionarle orden al departamento y ejecución de las actividades.

4

5

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JUGOZA S.A.

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��

PROCEDIMIENTO ENTRADA DE PRODUCTO

DOC: PR-PO-008

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Controlar que la calidad de los productos que entran a la empresa correspondan a la

requerida por esta, además de verificar que la cantidad ingresada este de acuerdo

a lo solicitado por el comprador.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento inicia con la llegada del producto a la planta ya sea que el

proveedor entregue el producto en la empresa o se haya acordado recogerlo en el

cultivo. Se procede a verificar la calidad y la cantidad del producto recibido.

�

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DOC: PR-PO-008

Página 2 de 4

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Jefe Operativo

Jefe de Producción

Auxiliar de Facturación

Garantizar y controlar la calidad y

cantidad de producto ingresado a la

planta.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento entrada de producto

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-PO-008

Página 3 de 4

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO ENTRADA DE PRODUCTO PR-PO-008


Inicio

1. Se descarga el producto del vehiculo.

2. Verificar la calidad del producto.

3. El producto se organiza en la báscula y se pesa.

4. Se realiza la factura de las compras de acuerdo a los precios convenidos.

A. Continúa en la página siguiente

Factura

Operario

Jefe Operativo Jefe de Producción

Auxiliar de facturación

Auxiliar de facturación

Esta se hace con el fin de revisar que el producto cumpla con las especificaciones de calidad requeridas.

El Jefe operativo debe verificar el peso y autorizar la factura de compra.

I

1

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4

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DOC: PR-PO-008

Página 4 de 4


5. Se entrega el producto al Jefe de producción para que este disponga de el de acuerdo a su programación.

FIN

Jefe Operativo

5

F

JUGOZA S.A.

�

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��

PROCEDIMIENTO MAQUINA 1

DOC: PR-PO-002

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Velar porque la maquina seleccione correctamente la naranja de acuerdo a los

tamaños establecidos.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de la maquina 1 tiene como fin principal seleccionar las naranjas

en 4 tamaños para ser asignadas por categorías, teniendo en cuenta las

características de calidad y apariencia. En este procedimiento intervienen 2

operarios que son los responsables de que esta labor se realice efectivamente.

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DOC: PR-PO-002

Página 2 de 4

6. RESPONSABLES

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CARGO FUNCIÓN

Operarios

Velar porque el proceso de selección

por tamaño que realiza la maquina se

efectué correctamente.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento maquina 1.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-PO-002

Página 3 de 4

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO MAQUINA 1 PR-PO-002


Inicio

1. Se acercan las canastillas con naranjas a la maquina.

2. Arrojar las naranjas de las canastillas a la boquilla de la maquina.

3. Se acercan las canastillas vacías al lugar donde desembocan las naranjas ya seleccionadas.


No aplica

No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1

Operario 2

El operario debe asegurar un abastecimiento constante en la maquina para evitar tiempos improductivos.

El operario ubicará en la banda transportadora las naranjas que se salen de la maquina antes de que esta las seleccione por tamaño.

I

1

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3

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DOC: PR-PO-002

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4. Se retiran las canastillas cuando las naranjas han ocupado el límite de espacio de estas.

FIN

Nota: este proceso se repite cíclicamente en la medida que la maquina se va abasteciendo de naranja.

No aplica Operario 2 En el desarrollo de esta actividad el operario debe verificar de manera general la calidad de la naranja.

4

F

JUGOZA S.A.

�

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DOC: PR-PO-003

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Garantizar una selección uniforme de acuerdo a las categorías de calidad

especificadas y encerar la fruta para darle una mejor imagen ante el cliente y

consumidor final.

2. ALCANCE

Aplica al departamento de producción.

3. DEFINICIONES

3.1 CATEGORIA PRIMERA:

Calidad superior, libre de todo defecto con excepción de pequeñas manchas que no

afectan su apariencia general y en el empaque.

3.2 CATEGORIA SEGUNDA:

Pequeños defectos de forma, decoloración. Pequeños defectos de epidermis

propios de la fruta. Defectos que no deben superar el 3 %,. Manchas por hormigas o

acaros no mayor al 10 %. Buen potencial de transporte y almacenamiento.

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DOC: PR-PO-003

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3.3 CATEGORIA TERCERA:

Fruta deforme, defectos de coloración, alteraciones superficiales cicatrizados,

corteza rugosa; los defectos no deben superar el 7%. Manchas por hormigas o

acaros no mayor al 20%. Regular potencial de transporte y almacenamiento.

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de la maquina 2 es aplicable a la mandarina, limón y naranja. Se

base principalmente en la selección visual y manual de la calidad de fruta de

acuerdo a las categorías especificadas: extra, categoría I, categoría II. Además se le

proporciona una cera liquida que le proporcionan brillo y por consiguiente mejor

imagen.

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Operarios Velar porque el proceso de selección y

encerado se realice correctamente

7. ANEXOS


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DOC: PR-PO-003

Página 3 de 5

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-PO-003

Página 4 de 5

ANEXO 1



Inicio

1. Se acercan las canastillas con la fruta a la maquina.

2. Arrojar la fruta de las canastillas a la boquilla de la maquina.

3. Seleccionar visualmente y manualmente las frutas de acuerdo a las categorías establecidas.


No aplica

No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1

Operario 1


Las frutas que no cumplen con la calidad requerida son arrojadas a otras canastillas para posteriormente ser seleccionadas en las subsiguientes categorías

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1

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3

A

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DOC: PR-PO-003

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4. se ensera las frutas que están siendo trasportadas por la banda.

5. Se retiran las canastillas cuando las frutas han ocupado el límite de espacio de estas

FIN

No aplica

No aplica

Operario 2

Operario 2

En el desarrollo de esta actividad el operario debe retirar las frutas en las cuales el operario 1 no se percato de la deficiencia.

El líquido de encerar debe ser aplicado antes y durante el proceso en las espumas de la banda enceradora.

El operario 2 controla la velocidad de la banda de acuerdo al ritmo en que realizan la operación por medio de un botón que esta ubicado al lado de su puesto de trabajo.

4

5

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JUGOZA S.A.

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DOC: PR-PO-004

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Enmallar y etiquetar las frutas de acuerdo al peso según los requerimientos del

cliente.

2. ALCANCE

Aplica al departamento de producción.

3. DEFINICIONES

3.1 ENMALLAR

Actividad donde por medio de una malla se empacan las frutas con un peso

especifico.

3.2 ETIQUETAR

Ubicar la etiqueta al final de la malla con el fin de proporcionarle la marca de la

empresa al producto

4. GENERALIDADES

No aplica

�

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DOC: PR-PO-004

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5. PROCEDIMIENTO

Este procedimiento consiste en abastecer la maquina en la cual se va a enmallar el

producto de acuerdo a un peso establecido con anterioridad, esta maquina requiere

de dos operarios los cuales tienen funciones independientes; es decir, uno abastece

la maquina de fruta y el otro enmalla, pesa y etiqueta el producto.

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Operarios Velar porque el proceso de enmallar y

etiquetar se realice efectivamente

7. ANEXOS


ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-PO-004

Página 3 de 4

ANEXO 1



Inicio

1. Se acercan las canastillas con la fruta a la maquina.

2. Arrojar la fruta de las canastillas a la boquilla de la maquina.

3. Se deja caer la fruta de la boquilla a la malla donde la mismo tiempo se pesa, se cierra la malla y se etiqueta

A. Continúa en la página sig.

No aplica

No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1

Operario 2


En el desarrollo de esta actividad el operario debe retirar las frutas en las cuales el operario del proceso anterior no se percato de la deficiencia de la fruta

En caso de que al pesar la fruta no se cumpla con lo requerido el operario deberá retirar o ingresar fruta a la malla.

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1

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DOC: PR-PO-004

Página 4 de 4


4. ubicar la cantidad de mallas requerida en las canastillas.

5. Se retiran las canastillas

FIN

No aplica Operario 2 No exceder el limite de mallas por canastilla

4

5

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JUGOZA S.A.

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DOC: PR-PO-005

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Velar porque el procedimiento de protección y empaque para la piña se realice

correctamente de acuerdo a las especificaciones de peso y calidad.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

No aplica

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de la maquina 4 aplica únicamente para la piña. Tiene como fin

principal darle protección a la fruta, empacarla y estibarla de acuerdo a las

especificaciones de peso que se determina en producción con anterioridad. En este

procedimiento intervienen mínimo 2 operarios que son los responsables de que esta

labor se realice efectivamente.

�

�

�

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DOC: PR-PO-005

Página 2 de 5

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Operarios Velar porque el procedimiento aplicado

a la piña se realice correctamente.

7. ANEXOS


ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: PR-PO-005

Página 3 de 5

ANEXO 1



Inicio

1. Se acercan las canastillas con piña a la maquina.

2. Se saca una a una las piñas de la canastilla, se le aplica el líquido protector (merte) al pedenculo de la piña y se arrojan a las bandas transportadoras de la maquina.


No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1


El operario debe verificar que las piñas circulen correctamente por las bandas transportadoras. En el desarrollo de esta actividad el operario debe retirar las piñas que no cumplen con las especificaciones de calidad.

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1

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DOC: PR-PO-005

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3. Cuando la banda transportadora llega al límite de su capacidad en espacio el operario se dirige al final de la banda e inicia la actividad de empaque.

4. El operario toma una a una las piñas, las empaca en cajas y alternamente las pesa verificando el peso establecido por caja.

5. El operario 1 pasa las cajas ya pesadas al puesto de trabajo del operario 2.


No aplica

No aplica

No aplica

Operario 1

Operario 1

Operario 1

El movimiento de la banda transportadora es controlado por el operario a través de la presión de un botón.

3

4

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��


DOC: PR-PO-005

Página 5 de 5


6. Se acerca al puesto de trabajo una estiva vacía.

7. Se etiquetan todas las piñas de la caja y se procede a estibar las cajas de acuerdo al peso establecido.

8. Se retira la estiba cuando a cumplido con la cantidad de cajas especificas y se inicia de nuevo el procedimiento.

FIN

Nota: Este procedimiento requiere mínimo de 2 operarios, en la medida que se incrementen los pedidos se requerirá de más operarios.

No aplica

No aplica

No aplica

Operario 2

Operario 2

Operario 2

Existen dos tipos de etiquetas. Antes de empezar el procedimiento se especifica con cual de las dos se trabajará

6

7

8

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JUGOZA S.A.

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PROCEDIMIENTO PROGRAMACION DE RUTAS

DOC: PR-TR-001

VERSIÓN: 0

FECHA: Mayo/2007

Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Garantizar que el procedimiento de recolección y despacho de los productos sea

eficiente de manera que satisfaga a plenitud los requisitos de los clientes y la

empresa.

2. ALCANCE

Aplica al departamento de trasporte y al departamento de producción de Jugoza

S.A.

3. DEFINICIONES

3.1 CLIENTE



3.2 FLETE

Es el precio que se paga por el alquiler de un vehiculo para el transporte de

mercancía.

�

�

�

�

�

�

��PROCEDIMIENTO

PROGRAMACION DE RUTAS

DOC: PR-TR-001

Página 2 de 5

�

3.3 PRODUCTO



clientes.

�

3.4 RECURSOS

Elementos necesarios para el desarrollo de determinados procesos, pueden ser

humanos, financieros o técnicos.

3.5 TRASPORTE�

�

Se denomina transporte al traslado de personas o bienes de un lugar a otro.

4. GENERALIDADES

La programación de las rutas tanto para la recolección de los productos en las fincas

como para la entrega de estos a los clientes las trazará el Jefe Operativo en

conjunto con el Jefe de Transporte buscando optimizar el tiempo de recorrido.

5. PROCEDIMIENTO

El procedimiento de transporte se rige fundamentalmente por las ordenes de pedido

y ordenes de compra que genera el departamento comercial y su finalidad

fundamental es la de trasladar los productos procurando maximizar la capacidad de

transporte en el menor tiempo posible con el fin de garantizar la satisfacción del

cliente y a su vez de la empresa.

�

�

�

��PROCEDIMIENTO


DOC: PR-TR-001

Página 3 de 5

6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCIÓN

Jefe de Transporte

Jefe Operativo

Planear, organizar, dirigir y controlar,

toda la logística del transporte de los

productos.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Flujograma Procedimiento Programación de rutas.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


�

�

�

��PROCEDIMIENTO


DOC: PR-TR-001

Página 4 de 5

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO PROGRAMACION DE RUTAS PR-TR 001


Inicio

1. Se reciben las órdenes de compra y/o ordenes de pedido del día.

2. Se procede a trazar las rutas, fecha y hora de entrega con el objetivo de optimizar el tiempo de recorrido.

3. Asignar los vehículos de acuerdo al peso de los pedidos para cada ciudad.


Ordenes de servicio

Ordenes de servicio

Formato FO-TR-001

Jefe Operativo

Jefe Operativo Jefe de Transporte

Jefe de trasporte

Verificar que los vehículos de la empresa cubran todas las ordenes de servicio

Las rutas se trazan de acuerdo al convenio de entrega que se ha acordado con el cliente. Las rutas para recoger el producto en las fincas se traza de acuerdo a las prioridades y necesidades de la empresa.

Maximizar la capacidad de los vehículos de acuerdo a su limite de peso (8,5, 4.5 toneladas)

I

1

2

3

A

�

�

�

��PROCEDIMIENTO


DOC: PR-TR-001

Página 5 de 5


4. Verificar que exista otra opción de vehiculo para cubrir cualquier eventualidad.

5. Asignar los recursos financieros para el trasporte de los productos.

6. diligenciar el formato de despachos

FIN

Recibo de caja

Formato FO-TR-001

Jefe de transporte

Gerente administrativa

Jefe de trasporte

Con anterioridad se deben tener diferentes opciones y/o alternativas de transporte dado el caso que los vehículos de la empresa no cubran las necesidades bien sea por fallas mecánicas o sobre cupos.

En caso de ser alquilado el vehiculo el pago del flete debe ser realizado con anticipación.

Registrar el costo real del flete por kilo de producto despachada.

4

5

6

F

JUGOZA S.A.

�

�

��NORMA FUNDAMENTAL

DOC: NF-AD-001

VERSIÓN: 0

FECHA: MAYO/2007

Página 1 de 15

1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos, normas, y especificaciones para revisar, aprobar,

actualizar y codificar el Manual de Funciones y Procedimientos de Jugoza S.A.,

para que tengan un diseño y contenido uniforme.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los documentos, procedimientos y formatos generados por el

Manual de Funciones y Procedimientos de Jugoza S.A., para los departamentos

administrativo, producción, transporte y comercial.

3. DEFINICIONES

3.1 NORMA

Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que

suministra, para uso común y repetido, reglas, y directrices o características para las

actividades o sus resultados, encaminados al logro del grado óptimo de orden en un

contexto dado.

�

�

�

�� NORMA FUNDAMENTAL

DOC: NF-AD-001

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3.2 NORMA DE FUNDAMENTAL

Es una reglamentación de carácter interno y permanente que define y regula el

comportamiento general que se debe seguir para la correcta ejecución de una

actividad de una empresa, diseñada para lograr uniformidad de criterios.

3.3 NORMALIZACIÓN

Actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al

logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en

un contexto dado.

3.4 CALIDAD

Grado en el que un grupo de características inherentes cumple con los requisitos.

Sin embargo para efectos prácticos, la calidad debe ser entendida no como la

ausencia de errores o fallos en los productos y servicios, sino como todos aquellos

esfuerzos que se realizan día a día en la empresa para lograr que el producto o

servicio que entregamos a nuestros clientes sea el que realmente el cliente quiere.

3.5 PROCESO

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Entradas Proceso Salidas

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 3 de 15

3.6 PROCEDIMIENTO

Documento donde se detalla la forma específica de llevar a cabo una actividad o

proceso de manera general y secuencial de cualquier departamento de la

organización y debe ser elaborado por cada área responsable. Los procedimientos

documentados contienen: Objetivo y alcance de la actividad, lo que se debe hacer,

cuando y quien lo debe hacer, que documentos se deben usar y como se controlará

y registrará dicho procedimiento.

4. GENERALIDADES

4.1 La administración y control de los documentos del Manual de Funciones y

Procedimientos de Jugoza S.A., es responsabilidad del Gerente

Administrativo.

4.2 Los procedimientos se deben codificar de acuerdo a la siguiente estructura, la

cual está dividida en tres partes separadas por un guión.

• La primera parte consta de dos letras que indican el tipo de documento que se

está produciendo; el cual puede ser (norma fundamental, procedimiento,

descripción de cargos, formato, etc.). Ver anexo No 1.

• La segunda corresponde a dos letras que identifican el departamento o

sección que emite el documento y que ejerce la autonomía para efectuar sus

modificaciones y/o actualizaciones. Ver anexo No 2.

• La tercera parte está integrada por tres dígitos que van desde 001,

consecutivamente en la documentación.

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 4 de 15

La elaboración de los procedimientos de la norma debe hacerse diligenciando los

siguientes campos:

Nombre de la empresa

Debe escribirse en mayúscula, centrado y con la razón social.

Logo de la empresa

Se ubicara en la parte superior izquierda del recuadro.

Documento

El documento debe estar identificado por un código, el cual consta de tres partes

que diferencian el tipo de documento según los procesos y el consecutivo, estará

ubicado en la parte superior derecha del recuadro y deberá estar escrita en

mayúscula sostenida y alineada a la izquierda.

Título del documento

Aparece en la mitad del formato de encabezamiento en mayúscula; en algunas

ocasiones va a acompañado por uno o dos subtítulos adicionales que ilustran mejor

el tema. Debe ir en mayúscula sostenida.

Fecha

Se debe colocar en este espacio la fecha en que se elaboró, indicando el mes en

letras y el año en cuatro dígitos, conservando siempre este orden.

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 5 de 15

Versión

Permite la fácil identificación del numero de veces que el documento ha sido

modificado o actualizado, este campo debe estar escrito en mayúscula sostenida,

en negrilla y debe estar ubicado en la parte superior derecha del recuadro.

Página

Cada página del manual debe estar numerada siempre en forma consecutiva para

controlar la existencia y exactitud de la información allí consignada, se realiza de la

siguiente forma, (# de #).

Descripción del documento

Es el cuerpo o contenido de la información escrita que va a tener el documento.

Para un documento conformado por una sola hoja se usa el formato descrito en el

anexo No. 3, y para un documento de dos hojas o más, se debe emplear el formato

descrito en el anexo No. 4 cuya segunda hoja posee un encabezado en forma

resumida, conformado por el código del documento, el logo de la empresa y la

página respectiva, en mayúscula sostenida.

En la última página se debe emplear el formato donde indica quien elaboró, revisó y

aprobó el documento con su respectivo cargo, y firma.

4.3 El resto de los documentos asociados deben hacerse de acuerdo a los

formatos establecidos. Ver FORMATOS del presente manual.

4.4 Todos los documento deben contener las siguientes características:

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 6 de 15

• Los textos deben ser escritos en estilo de letra “Arial” en tamaño “11”, con un

interlineado de 1.5 líneas.

• Se deben emplear solo números arábigos hasta cuatro niveles, con un punto

entre ellos.

• Los textos que posean más de cuatro divisiones en su clasificación, deben

emplear otros caracteres como: guiones, puntos, ceros o asteriscos.

• Entre títulos y subtítulos, debe ir una línea de espaciado antes y después de

escrito.

• Después de la numeración debe ir un carácter de separación con el título.

• Los títulos y subtítulos se deben escribir en mayúscula sostenida, y los párrafos

con mayúscula inicial.

• El documento se debe hacer en hoja tamaño carta, sistema Microsoft Word.

• Las márgenes para el formato de la página son las siguientes:

MARGEN Cm. LÍNEAS

Margen superior del formato (1 pág ó 2 pág) 2

Margen izquierdo 4

Margen inferior 2

Margen derecho 3

Margen superior del texto (1 pág ó 2 pág) 3 después del formato

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 7 de 15

5. PROCEDIMIENTO

Todos los procedimientos deben contener cada uno de los siguientes campos:

OBJETIVO

Debe describir el fin o propósito de la norma, lo que se quiere lograr con su

implementación.

ALCANCE

Define el cubrimiento del documento, es decir las áreas específicas en los cuales el

documento es aplicable.

DEFINICIONES

Debe relacionar los principales términos utilizados en el documento y el significado

correspondiente para evitar confusiones en su interpretación. Deben aparecer en

orden alfabético.

GENERALIDADES

Información adicional que permite complementar el documento. Recomendaciones

que se dan para mejorar el proceso.

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 8 de 15

PROCEDIMIENTO

Establece de manera general y secuencial, las etapas básicas, para el desarrollo de

un proceso, identificando los responsables de cada etapa. Esto puede ser realizado

en forma descriptiva o empleando diagrama de flujo, el cual indica de forma

secuencial, los procesos a seguir para efectuar una actividad, de acuerdo al

siguiente esquema:

SÍMBOLO REPRESENTA

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo,

puede ser acción o lugar, además se usa para indicar

una unidad administrativa o persona que recibe o

proporciona información.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan

las personas involucradas en el procedimiento.

Conector de página. Representa una conexión o

enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el

diagrama de flujo.

RESPONSABLES

Se mencionan los cargos involucrados en el documento con las funciones

designadas.

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 9 de 15

ANEXOS

Suministra información adicional o complementaria del documento desarrollado.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION


Revisar que toda la documentación

del Manual de Funciones y

Procedimientos se realice de

acuerdo a la norma fundamental.

Aprobar la modificación o

actualización de documentación.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Sistema interno de codificación de documentos por documento.

Anexo No. 2 Sistema interno de codificación de documento por áreas de la

empresa.

Anexo No. 3 Plantilla norma fundamental (documento de una hoja).

Anexo No. 4 Plantilla norma fundamental (documento de dos hojas o más).

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 10 de 15

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 11 de 15

ANEXO No. 1

SISTEMA INTERNO DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Procedimiento PR

Formato FO

Manual de Procedimientos MP

Norma Fundamental NF

Manual de Funciones MF

Requisitos aplicados de la norma ISO 9001:2000 RA

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 12 de 15

ANEXO No. 2

SISTEMA INTERNO DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN

DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA

DEPARTAMENTO DE LA

EMPRESA

CÓDIGO

Administrativo AD

Producción PO

Comercial CO

Transporte TR

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 13 de 15

ANEXO No. 3

PLANTILLA NORMA FUNDAMENTAL

(DOCUMENTO DE UNA HOJA).

JUGOZA S.A.

�


DOC:

VERSIÓN:

FECHA:

PAGINA:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO: CARGO: CARGO:


2 cm.

2 cm.

3 cm.4 cm.

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 14 de 15

ANEXO No. 4

PLANTILLA NORMA FUNDAMENTAL

(DOCUMENTO DE DOS HOJA O MÁS)

JUGOZA S.A.

�

�


DOC:

VERSIÓN:

FECHA:

PAGINA:

3 cm.4 cm.

2 cm.

�

�

�


DOC: NF-AD-001

Página 15 de 15

2 cm.

�

�


DOC:

PAGINA:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO: CARGO: CARGO:


4 cm.

3 cm.

2 cm.

3 cm.4 cm.

JUGOZA S.A.

�

�

�

��

REQUISITOS APLICADOS DE LA NORMA ISO 9001:2000

REQUISITOS GENERALES

DOC: RA-AD-001

VERSIÓN: 0

FECHA: MAYO/2007

Página 1 de 13

�

�

1. OBJETIVO

Establecer, documentar, implementar y mantener un Manual de Funciones y

Procedimientos con el fin de desarrollar un proceso de mejora continua, para

garantizar el aseguramiento de los requisitos del cliente, bajo los requisitos de la

norma ISO 9001: 2000.

2. ALCANCE

El Manual de Funciones y Procedimientos para Jugoza S.A., es aplicable a todas las

áreas involucradas en la producción y comercialización de frutas, ofrecidas por la

empresa.

3. DEFINICIONES

3.1 ACCIÓN

Facultad y efecto de hacer algo: acto, hecho.

3.2 ORGANIZACIÓN

Responsabilidades, autoridades y relaciones, ordenadas según una estructura

jerárquica, a través de la cual un organismo cumple sus funciones.

�

�

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 2 de 13

�

3.3 RECURSOS

Elementos necesarios para el desarrollo de determinados procesos, pueden ser

humanos, financieros o técnicos.

3.4 MEJORA CONTINUA

Este término indica que se debe mejorar permanentemente todos los procesos

dentro de la organización con el fin de satisfacer los requerimientos del cliente y el

objetivo principal de la empresa, siempre y cuando se encuentre oportunidad, exista

justificación y se cuente con los recursos necesarios para dicha mejora.

4. GENERALIDADES

4.1 La participación activa de todos los empleados de la empresa e igualmente el

compromiso de la gerencia son la base del éxito en el desarrollo del Manual

de Funciones y Procedimientos.

4.2 Identificar los procesos necesarios para la elaboración del Manual de

Funciones y Procedimientos, determinando su secuencia e interacción.

4.3 Se debe asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para

apoyar la operación y el seguimiento de los procesos.

4.4 Se debe definir la estructura y la responsabilidad de todas las funciones de la

empresa, que de una u otra manera afectan la calidad del servicio.

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 3 de 13

�

5. PROCEDIMIENTO

La elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos para Jugoza S.A., se

realiza mediante una documentación de carácter formal y objetivos basados en el

mejoramiento continuo, el cual se encuentra soportado en los fundamentos de la

norma ISO 9001:2000, permitiendo mantener e incrementar la satisfacción de los

clientes y la competitividad en el mercado.

En Jugoza S.A., se identifican tres (4) procesos necesarios caracterizados

mediante el ciclo PHVA (Planificar, verificar, hacer, actuar) con sus respectivos

proveedores, documentos, recursos, indicadores y clientes. En el mapa de procesos

se identifica la secuencia e interacción de éstos dentro de la organización. Ver

"Caracterización de procesos y Mapa de procesos" en los anexos a este

documento.

Mensualmente en la empresa se realizan reuniones con el objetivo de revisar,

evaluar y controlar los procesos, a través del análisis de los indicadores y los

respectivos resultados. Se cuenta igualmente con la colaboración y el compromiso

del Gerente General, el cual asigna de acuerdo a las necesidades los recursos

requeridos para la implementación de acciones correctivas y preventivas que

ayuden al mejoramiento continuo.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCIÓN

Gerente general Revisar el Manual de Funciones Y

Procedimientos.

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 4 de 13

�

�

�

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Mapa de Procesos.

Anexo No. 2 Caracterización Proceso Administrativo.

Anexo No. 3 Caracterización Proceso Producción.

Anexo No. 4 Caracterización Proceso Comercial.

Anexo No. 5 Caracterización Proceso de Transporte.

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


�

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 5 de 13

�

�

ANEXO No. 1

�

R

E Q U S I T O S

D E L

C L I E N T E

S

A T I S F A C C I O N

D E L

C L I E N T �

GERENCIA GENERAL

COMPRAS PRODUCCIÓN VENTAS TRANSPORTE

CLIENTES

ADMINISTRATIVO

Finanzas-Recursos Humanos

MANTENIMIENTO

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 6 de 13

�

ANEXO No. 2

CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO

• Acciones correctivas.

• Acciones preventivas.

• Ajustes financieros.

• Planificación del requerimiento de

personal.

• Elaboración de presupuesto.

• Arqueos de caja.

• Conciliaciones bancarias.

• Contabilidad y autenticidad

de los registros.

• Abonos de cartera.

• Verificación de la revisoría

fiscal.

• Procedimiento, selección de

personal, inducción, entrenamiento

• Pago de nomina, proveedores, etc.

• Pago de impuestos y parafiscales.

• Facturas de venta por servicios.

• Cuentas por cobrar.

• Comprobantes de egreso.

• Recibo de caja.

• Liquidación de nomina.

• Política de calidad.

• Indicadores de

gestión.

• Hojas de vida.

• Manual de funciones.

• Contratos.

• Cuentas de cobro.

• Ordenes de pago.

• Consignaciones

bancarias.

• Cotizaciones.

• Facturas.

• Pedidos.

• Personal capacitado.

• Contratación.

• Inducción.

• Pago de salarios.

• Pago de parafiscales.

• Cancelación de

cuentas por pagar.

• Cobro de cuentas.�

�

ENTRADAS SALIDAS PROCESO ADMINISTRATIVO

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 7 de 13

�

�

�

�

�

�

�

�

�

��

�

�

�

�

�

� Internos:

Gerente general.

Gerente Financiero y

Administrativo.

Secretaria general.

Recursos humanos.

� Externos:

Bancos .

DIAN.

DOCUMENTACION

� Norma ISO

9001:2000.

� Contratos.

� Cotizaciones.

� Facturas.

� Recibos de

caja.

� Orden de pago.

� Cheques.

� Libros

contables.

� Hojas de vida.

� Consignaciones

bancarias.

� PUC.

� Estatuto

tributario.

� Manual de

retefuente.��

� Recursos

Humanos.

� Recursos

financieros.

� Papelería.

� Hardware.

� Software.

� Computadoras.

� Líneas telefónicas.

� Bancos.

� Programas

contables.

� Archivos.

� Internet.

� Equipos de

comunicaciones.

� % Rentabilidad.

� % Utilidad.

� Disminución gastos.

� Aumento flujo de

caja.

� Rotación de cartera.

� Satisfacción de

clientes.

� Internos:

Departamento

administrativo.

Trabajadores.

Proceso productivo.

Gerencia.

� Externos:

DIAN.

Éxito.

Cafam.

Olímpica.

Súper cañaveral.

Iglú.

EPS.

ARP.

Beneficiario de los

servicios.

PROVEEDORES INDICADORES CLIENTES REGISTROS

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 8 de 13

�

ANEXO No. 3

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE PRODUCCIÓN



• Programar la producción de

acuerdo a los pedidos por

despachar.

• Planear la ubicación de los

operarios.

• Verificar que los productos

que lleguen a la planta sea lo

pactado con los proveedores.

• Verificar la calidad de los que

salen de la planta.

• Verificar el estado de los

equipos, maquinas y

herramientas de trabajo.

• Verificar inventario.

• Seleccionar, encerar,

empacar y pesar los

productos.

• Realizar mantenimiento a los

equipos, maquinas y

herramientas de trabajo.

• Ordenes de

servicio.

• Productos.

• Empaques.

• Etiquetas.

• Ordenes de

compra.�

�

• Productos de

excelente

presentación y sabor.

• Productos empacados

y/ enmallados.

• Clientes satisfechos

por calidad y

cumplimiento.

• Control interno.

• Mejora continua.

ENTRADAS SALIDAS PROCESO DE PRODUCCIÓN

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 9 de 13

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

��

�

�

� Departamento

operativo.

� Departamento

Comercial.

� Clientes.

� Ventas.

� Proveedores de

empaques y

productos.

� Agricultores��

DOCUMENTACIÓN

� Ordenes de

pedidos.

� Documento de

inventario de

insumos.

� Pedidos a

proveedores.

� Recursos

humanos.

� Maquina

seleccionadora.

� Maquina

enceradora.

� Maquina

empacadora.

� Pesa.

� Reclamos internos y

externos.

� Costos de insumos.

� Numero de kilos

procesados por día.

� Capacidad de

producción por

maquina.

� Incapacidades.

� Retardos.

� Ausentismos.


clientes.

� Beneficiario de

los servicios.

RECURSOS INDICADORES CLIENTES PROVEEDORES

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 10 de 13

�

ANEXO No. 4

CARACTERIZACION PROCESO COMERCIAL

�

�

�

�

�



�

• Programación de recolección

de fruta en las fincas.

• Planear estrategias de clientes.

• Plan de impulso de productos.

• Verificar facturas.

• Verificar la calidad de los

productos.

• Verificar el desarrollo de cada

impulso de productos.

• Verificación de control interno.

• Verificar el funcionamiento de

las estrategias de compra y

venta.

• Realizar compras de productos.

• Realizar ventas de productos.

• Participar en eventos.

• Hacer degustaciones en los

puntos de venta.

• Realizar cotizaciones.

• Realizar órdenes de pedido.

• Realizar informes de ventas.

ENTRADAS SALIDAS



• Facturas de cobro.

• Facturas de pago.

• Mejora del servicio.

• Mejora continua.

• Ordenes de Servicio.

• Ordenes de pedidos.

• Clientes.

• Proveedores.

• Proceso Operativo.

• Proceso Administrativo.

�

PROCESO COMERCAL

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 11 de 13

�

PROVEEDORES DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES CLIENTES

� Proveedores de

fruta.

� Clientes.

� Departamento

Administrativo.

� Departamento

Comercial.

� Sugeridos.

� Cotizaciones.

� Ordenes de

pedido.

� Listas de precios.

� Recursos

humanos.

� Recursos

financieros.

� Papelería.

� Hardware.

� Software.

� Teléfono.

� Número de ventas

por día.

� Numero de pedidos

por vendedor.

� Valor de las ventas.


externos.

� Porcentajes de

comisión��

� Aumento de clientes.

� Internos.

� Externos.

� Beneficiarios del

servicio.

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 12 de 13

�

ANEXO No. 5

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE TRANSPORTE

�

�

�

� Acciones correctivas.

� Acciones preventivas.

� Programar los vehículos, las

rutas y horas de entrega.

� Planear el presupuesto de

gastos de combustible y

viáticos.

� Programar el mantenimiento

de los vehículos.

� Verificar que los pedidos

recibidos y entregados

concuerden con las órdenes

de compra y venta.

� Recoger productos en las

fincas.

� Entregar pedidos a los

clientes.

� Realizar mantenimiento a los

vehículos.

� Hacer contratacion de fletes.

� Ordenes de servicio.

� Productos.

� Requerimientos de

transporte.

�

• Productos de

excelente presentación

y sabor.

• Productos empacados

y/ enmallados.

• Clientes satisfechos

por calidad y

cumplimiento.

• Control interno.

• Mejora continua.�

�

ENTRADAS SALIDAS PROCESO DE TRANSPORTE

�

�

�

��



DOC: RA-AD-001

Página 13 de 13

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

��

�

� Departamento

operativo.

� Departamento

Comercial.

� Departamento

Administrativo.

� Clientes.

� Ventas.

� Agricultores.

DOCUMENTACIÓN

- Ordenes de

servicio.

- Pedidos a

Proveedores.

- Facturas por

concepto de

transporte.

- Facturas de

pedido.

� Recursos

humanos

� Recursos

Financieros.

� Vehículos.

� Pesa.

�


externos.

� Tiempos de entrega.

� Tiempos de

recogida.

� Costos de

mantenimiento.

� Costo de fletes.


clientes.

� Beneficiario de

los servicios.

PROVEEDORES RECURSOS INDICADORES CLIENTES

JUGOZA S.A.

�

�

��


CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

DOC: RA-AD-002

VERSIÓN: 0

FECHA: MAYO/2007

Página 1 de 12

�

1. OBJETIVO�

�

Establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios de

los documentos internos y externos de Jugoza S.A., con el fin de asegurar que los

empleados cuenten con los documentos correctos, aprobados, según sea

necesario en el momento requerido, evitando que se utilice información obsoleta o

se realicen cambios no autorizados en la documentación.

�

2. ALCANCE

Abarca todos los documentos relacionados con el Manual de Funciones y

Procedimientos bajo el enfoque de la norma ISO 9001:2000 y los de origen externo.

�

3. DEFINICIONES

�

3.1 DOCUMENTO

Medio que se utiliza para describir una necesidad o una actividad realizada y que

puede estar en medios impresos, electrónicos o magnéticos. Los documentos,

motivo del presente procedimiento, aparecen en la estructura de la documentación

de la empresa.

�

3.2 DOCUMENTO INTERNO

Es cualquier tipo de documento generado o emitido por Jugoza S.A.

�

�

�

��



DOC: RA-AD-002

Página 2 de 12

�

3.2 DOCUMENTO EXTERNO

Información generada en el ámbito externo de la empresa, estos pueden ser

reglamentaciones, normas técnicas, o resoluciones del gobierno, entre otros.

�

3.3 DOCUMENTO ELECTRONICO EN MEDIO MAGNETICO

En Jugoza S.A., son aquellos documentos guardados en el computador.

4. GENERALIDADES

4.1 Permite que el documento en uso sea el correcto y el aprobado, según sea

necesario.

4.2 Cuando en una empresa hay pocos empleados, se podría mantener una lista

de las personas que tienen los documentos.

4.3 Toda la documentación de la empresa es identificada mediante el sistema de

codificación descrito en la norma fundamental y el estado de versión es

definido en el encabezado del documento.

4.4 Asegura que los documentos permanezcan legibles y fácilmente

identificables. Además se previene el uso de documentos obsoletos, ya que

permite revisarlos y actualizarlos cuando sea necesario.

4.5 Permite identificar los documentos de origen interno y de origen externo.

�

�

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5. PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS PR-AD-001

�

Para tener un éxito en la documentación del Manual de Funciones y Procedimientos

bajo el enfoque de la norma ISO 9001:2000 en Jugoza S.A., se requiere tener un

control de todos los documentos requeridos por la empresa, por lo tanto se

estableció un procedimiento para el control de documentos, consultar "PR-AD-001",

el cual se encuentra descrito en el anexo 1.

El procedimiento incluye la modificación o actualización de los documentos, el

control de aquellos obsoletos, los de origen externo e interno. Esto con el fin de

garantizar que los documentos se encuentren disponibles en el momento requerido

por cualquier persona de la organización.

Para identificar todos los documentos originales manejados por la empresa, se

utilizara un formato de “Lista Maestra de Documentos FO-AD-001”.

El préstamo se controlará mediante el formato “Préstamo de documentos FO-AD-

002” donde se especifica el nombre del documento, quien lo entrega, a quien fue

entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.

ELABORACION, REVISION, APROBACION Y CODIFICACION DE LOS

DOCUMENTOS:

Igualmente en el manual de procedimientos se encuentran todas las

especificaciones para la elaboración, versión, aprobación, y codificación de los

documentos de Jugoza S.A., con el fin de que tengan un diseño y contenido

uniforme. Antes de implementar cualquier documento o registro, relacionado con el

manual de funciones y procedimientos, se deberá revisar previamente y aprobar por

�

�

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DOC: RA-AD-002

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el Gerente Administrativo. Consultar “Norma Fundamental”.

CREACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS:

Para crear o anular algún documento, se deberá diligenciar el "Formato de creación

o anulación de documentos y formatos FO-AD-004".

MODIFICACION O ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS:

Cualquier modificación o actualización en los documentos, serán registrados en el

“Formato de Modificación o actualización de documentos FO-AD-003", en este

formato se registra, la fecha, el código del documento, la justificación del cambio, el

número de actualización, el número de versión, el nombre del responsable del

cambio, y la firma de responsable del departamento al que pertenece el documento

el cual es el encargado de autorizar dichos cambios.

NOTA:

Los documentos se pueden corregir a lapicero de manera legible, estas

correcciones se llamaran actualizaciones, y cada una de ellas se debe registrar en

el formato de “Modificación o actualización de documentos FO-AD-003” y una sola

vez al año dependiendo de las actualizaciones que se presenten se sacará una

nueva versión del documento por escrito.

PRESTAMO DE DOCUMENTOS:

El préstamo de los documentos se controlará mediante el formato “Préstamo de

documentos FO-AD-002” donde se especifica el nombre del documento, quien lo

entrega, a quien fue entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.

�

�

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DOC: RA-AD-002

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�

DOCUMENTOS OBSOLETOS:

Para prevenir el uso de documentos obsoletos, se pondrá en el documento original

un sello de “OBSOLETO” y se archivara si es necesario en un lugar conocido por

todos.

Los libros oficiales de contabilidad, los comprobantes de egreso, recibos de caja y

facturas, se guardan 10 años, y se llevan archivo muerto en cajas que se

almacenan en bodegas de los dueños. Los documentos que no son de importancia

y no son legales, después de que pierdan su vigencia, se les coloca el sello de

"OBSOLETO" en la portada, se archivan 2 años, y posteriormente se eliminan.

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:

En cuanto al manejo de los documentos de origen externo que son para la empresa

y llegan por correo, e-mail o fax, y se consideran importantes por la información que

contienen, el manejo que se les da para mantener un control y orden, es el

siguiente:

� Se recibe el documento

� Se coloca la fecha de recepción

� Son firmados por la secretaria general, la cual es la persona encargada de

recibir todos los documentos de origen externo.

� Los documentos de origen externo deben ser controlados por la secretaria

general, cuando el documento llega debe ser registrado en el formato “Control

de documentos de origen externo FO-AD-005”, ella igualmente se encarga de

entregar el documento personalmente o hacerlo llegar a la persona

correspondiente.

� Posterior a esto, los documentos considerados de importancia serán

archivados en orden y en la respectiva carpeta.

�

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6. RESPONSABLES

�

CARGO FUNCION


Revisar, difundir, implementar,

controlar, mejorar y mantener el

procedimiento de control de

documentos.

Aprobar la modificación o

actualización de documentos.

Aprobar la solicitud de creación o

Anulación de documentos.

Secretaria general

Reunir los documentos obsoletos.

Recibir y entregar a la persona

correspondiente los de origen

externo.

Apoyar al Gerente Administrativo en

el control de documentos.

�

�

7. ANEXOS

Anexo No 1. Control de Documentos PR-AD-001.

Anexo No 2. Lista Maestra de Documentos.

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ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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�

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ANEXO No. 1

CONTROL DE DOCUMENTOS PR-AD-001

PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

�

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

� �

1. Solicitar la autorización para la

modificación o actualización de

documentos.

2. Analizar la solicitud.

3. ¿Es aprobada la solicitud?

4. Realizar el registro en el formato

de Modificación o Actualización de

documentos FO-AD-003

5. Modificar o actualizar el

documento.

6. Revisar el documento.

7. ¿Es funcional y se adecua a los

objetivos de la organización?

8. Aprobar el documento.

�

Encargado de modificar el

documento correspondiente




documento correspondiente.


documento correspondiente.


Gerente general.

Gerente general

I

1

2

3

4

5

6

7

8

NO

NO

SI

SI

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DOC: RA-AD-002

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�

�

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

� �

9. Adecuar el documento

según la norma

fundamental.

10. Incluir el documento en la

Lista maestra de

Documentos FO-AD-001.

11. Recoger el documento

obsoleto.

12. Dar a conocer a todo el

personal el nuevo

documento.

�

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.


�

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�

�

9

10

11

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12

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DOC: RA-AD-002

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS:

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Recoger todos los documentos obsoletos.

2. Informar del cambio del documento al personal interesado.

3. Distribuir el nuevo documento al personal interesado.

4. ¿Es necesario guardar el documento obsoleto?

5. Identificarlo con el sello de “OBSOLETO”.

6. Archivar el documento obsoleto en un lugar conocido por todos.

7. Disponer según lista maestra de documentos.

Secretaria.

Gerente

Administrativo

Gerente

Administrativo

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.

I

1

2

5

7

3

4

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SI

NO

6

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DOC: RA-AD-002

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN

EXTERNO:

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Recibir el documento de origen externo.

2. Colocar fecha de recepción.

3. Firmar los documentos.

4. Realizar el registro del documento en el formato de Lista de documentos de origen externo FO-AD-04

5. Realizar una señal a los documentos para indicar que ya han sido registrados.

6. Entregar o hacer llegar a los interesados el documento.

7. ¿Es necesario guardar el documento de origen externo?

8. Archivar el documento externo en un lugar conocido por todos.

9. Ubicar según lista maestra de documentos.

10. Se elimina el documento.

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.

Secretaria.

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I

1

T

2

3

4

5

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10

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NO

9

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ANEXO No 2

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHAVIGENCIA

VERSION Nº

PROCESODONDE ESTA?

MF-AD-001 Manual de funciones Administrativo Mayo/2007 0 Administrativo

MP-AD-001 Manual de Procedimientos AD Mayo/2007� 0� Administrativo�

PR-AD-001 Control de documentos Mayo/2007� 0� Administrativo�

PR-AD-002 Control de registros Mayo/2007� 0� Administrativo�

PR-AD-003 Selección de personal Mayo/2007� 0� Administrativo�

PR-AD-004 Inducción de personal Mayo/2007� 0� Administrativo�

PR-AD-005 Evaluación de desempeño Mayo/2007� 0� Administrativo�

MF-CO-002 Manual de Funciones Comercial Mayo/2007� 0� Comercial

MP-CO-002 Manual de Procedimientos CO Mayo/2007� 0� Comercial�

PR-CO-001 Selección de proveedores Mayo/2007� 0� Comercial�

PR-CO-002 Evaluación de proveedores Mayo/2007� 0� Comercial�

PR-CO-003 Compras Mayo/2007� 0� Comercial�

PR-CO-004 Selección del cliente Mayo/2007� 0� Comercial�

PR-CO-005 Ventas Mayo/2007� 0� Comercial�

PR-CO-006 Impulso y mercadeo Mayo/2007� 0� Comercial�

PR-CO-007 Despacho punto de venta Mayo/2007� 0� Comercial�

MF-PO-003 Manual de Funciones Producción Mayo/2007� 0� Producción

MP-PO-003 Manual de Procedimientos PO Mayo/2007� 0� Producción�

PR-PO-001 Programación de la producción Mayo/2007� 0� Producción�

PR-PO-002 Maquina 1 Mayo/2007� 0� Producción�




PR-PO-006 Operario papaya Mayo/2007� 0� Producción�

PR-PO-007 Operación manual Mayo/2007� 0� Producción�

PR-PO-008 Entrada de producto Mayo/2007 0 Producción

MF-TR-004 Manual de Funciones transporte Mayo/2007� 0� Transporte

MP-TR-004 Manual de procedimientos TR Mayo/2007� 0� Transporte�

PR-TR-001 Programación de rutas Mayo/2007 0� Transporte�

JUGOZA S.A.

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CONTROL DE LOS REGISTROS

DOC: RA-AD-003

VERSIÓN: 0

FECHA: MAYO/2007

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�

�

1. OBJETIVO

�

Establecer un procedimiento documentado para identificar, controlar y conservar los

registros de calidad, con el propósito de utilizarlos para demostrar el cumplimiento

de los requisitos especificados del producto, o para evidenciar el funcionamiento

eficaz del Manual de Funciones y Procedimientos bajo el enfoque de la norma ISO

9001:2000. �

�

2. ALCANCE

�

Abarca todos los registros relacionados con Jugoza S.A.�

�

3. DEFINICIONES

�

3.1 FORMATO ELECTRONICO O EN MEDIO MAGNETICO

En Jugoza S.A., son aquellos registros, diligenciados y guardados en el

computador.

3.2 ALMACENAMIENTO

Lugar donde se guardan los documentos de cualquier clase.

�

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DOC: RA-AD-003

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3.3 LEGIBILIDAD

Es la facilidad que tiene un documento de ser legible y entendible por la persona.

3.4 TIEMPO DE RETENCION

Tiempo que la empresa, teniendo en cuenta algunas normas de ley, considera

necesario la conservación de los registros.

4. GENERALIDADES

�

4.1 Los registros brindan información que ayudan a dirigir la empresa de manera

eficiente, por consiguiente se debe demostrar que la empresa ha hecho algo,

registrando alguna información o cumplido algún requisito particular.

�

4.2 Es necesario que cada persona según sus funciones en la organización tenga

claramente establecido el tipo de registro que debe manejar y mantener.

4.3 En algunos casos, el periodo de retención de los registros puede estar

determinado por requisitos estatutarios o reglamentarios o requisitos

financieros dependiendo de la importancia de los registros en la toma de

decisiones.

4.4 Todos los registros de Jugoza S.A., serán guardados en un lugar seguro, con

el fin de evitar posibles daños, pérdida o deterioro físico.

�

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DOC: RA-AD-003

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�

4.5 Para tener un control adecuado de los registros, la persona encargada de

manejarlo debe conocer la norma fundamental y las especificaciones

contenidas en la “Lista Maestra de documentos FO-AD-001”.

�

5. PROCEDIMIENTO

�

Para evidenciar el desarrollo de los procesos en Jugoza S.A., se utilizarán formatos

en las áreas administrativa, de producción, de transporte y comercial con el fin de

tener un control de documentos y registros de Jugoza S.A.

Todos los registros de la empresa, deberán ser archivados en un lugar seguro, para

garantizar su fácil acceso, conservación y seguridad, estos deben estar ordenados

según el código del registro.

Cada año la secretaria general hará la revisión de la vigencia de los registros en la

“Lista Maestra de Registros FO-AD-006”. En este formato se debe registrar el

código del registro, nombre del registro, elemento de la norma a la cual corresponde

dicho registro, versión No., departamento, lugar donde se puede recuperar, el

tiempo en que se debe archivar, y la disposición final. Todos los registros se deben

archivar 2 años, si el tiempo de retención se ha cumplido, el registro se elimina; de

no ser así el registro se debe archivar nuevamente.

�

Los préstamos de registros serán autorizados y controlados mediante el formato

“Préstamo de Documentos FO-AD-002”.

�

Todos los registros de calidad son un tipo especial de documento, su modificación,

creación o eliminación se debe realizar de acuerdo al procedimiento “PR-AD-001 “.

�

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DOC: RA-AD-003

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6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria general Realizar el control de documentos y

archivarlos.

7. ANEXOS

Anexo No.1 Procedimiento Control de Registros PR-AD-002.

Anexo No.2 Lista Maestra de Registros

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ELABORADO POR:


REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO:

Practicante UTP

CARGO:

Gerente General

CARGO:

Gerente General


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DOC: RA-AD-003

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ANEXO No. 1

CONTROL DE REGISTROS PR-AD-002

�

�

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Diligenciar el formato de registro

correspondiente según el área.

2. Entregar el registro a la secretaria.

3. ¿Están los registros completos,

correctos y legibles?

4. Archivar los registros en orden según el

código del registro.

La persona encargada de diligenciar el formato.

La persona encargada de diligenciar el formato.

Secretaria.

Secretaria.

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1

2

4

3

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DOC: RA-AD-003

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ANEXO No. 2

LISTA MAESTRA DE REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSION

Nº

PROCESO RESPONSABLE DEL MANEJO

COMO SE RECUPERA

TIEMPO DE RETENCION

DISPOSICION FINAL

FO-AD-001 Lista maestra de documentos 0 Departamento Administrativo� Carpetas formatos

2 años Archivo

FO-AD-002 Préstamo de documentos 0� Departamento Administrativo� Carpetas formatos

2años Archivo

FO-AD-003 Modificación o actualización doc. 0� Departamento Administrativo� Carpetas formatos

2 años Archivo

FO-AD-004 Creación o anulación de documentos 0� Departamento Administrativo� Carpetas formatos

2 años Archivo

FO-AD-005 Control documentos origen externo 0� Departamento Administrativo� Carpetas formatos

2años Archivo

FO-AD-006 Lista maestra de registros 0� Departamento Administrativo� Carpetas formatos

2 años Archivo

FO-AD-007 Evaluación de desempeño 0� Departamento Administrativo� carpeta 5 años Archivo

FO-AD-008 Entrevista selección de personal 0� Departamento Administrativo� carpeta 10 años Archivo

FO-CO-001 Evaluación de proveedores 0� Departamento comercial� carpeta 2 años Archivo

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DOC: RA-AD-003

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FO-CO-002 Lista de proveedores 0� Departamento comercial� carpeta 5 años Archivo

FO-CO-003 Quejas y devoluciones a

proveedores

0� Departamento comercial carpeta 2 años Archivo

FO-TR-001 Despacho de transporte 0� Departamento de transporte carpeta 2 años Archivo

FO-PO-001 Programación del día 0 Departamento de producción carpeta 1 años Archivo

FO-AD-009 Formato Manual de Funciones 0 Departamento Administrativo carpetas Hasta nueva versión

Archivo

Comprobantes de egreso 0� Departamento administrativo (contabilidad)

Carpetas archivo 10 años Archivo

Inscripción en el Rut terceros 0� Departamento administrativo ( contabilidad)

Carpetas archivo contabilidad

10 años Archivo

Facturas de proveedores 0� Departamento administrativo (contabilidad)

Carpetas archivos 10 años Archivos

Formulario de declaraciones bimestral de industria y comercio

0� Departamento administrativo (contabilidad)


10 años Archivo

Formulario de declaración bimestral de IVA



10 años Archivo

Formulario mensual de retención en la fuente



10 años Archivos

Formulario declaración de renta persona jurídica y asimilada



10 años Archivo

Notas contables 0� Departamento administrativo (contabilidad)


10 años Archivo

Certificados de retención en la 0� Departamento administrativo Carpetas archivo 10 años Archivos

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DOC: RA-AD-003

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fuente (contabilidad) contabilidad Traslado de fondos 0� Departamento administrativo

(contabilidad) Carpetas archivo contabilidad

10 años Archivo

Información contable del sistema 0� Departamento administrativo (contabilidad)


10 años Archivo

Informe mensuales de resultados 0� Departamento administrativo (contabilidad)


10 años Archivos

Recibo de caja menor 0� Departamento administrativo ( secretaria )

Archivo del cargo 10 años Archivo

Recibo de caja 0� Departamento administrativo ( secretaria )

Archivo del cargo 10 años� Archivo�

Acta de arqueo y entrega de caja 0� Departamento administrativo ( secretaria)


Listado de formas de pago 0� Departamento administrativo Archivo del cargo 10 años� Archivo� Consignaciones bancos 0� Departamento administrativo

( secretaria )Archivo del cargo 10 años� Archivo�

Listado de cuadre de caja diario 0� Departamento administrativo ( secretaria)


Contrato de trabajo 0� Departamento administrativo ( secretaria )

Archivo de carpetas de hoja de vida

10 años� Archivo�

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PROCEDIMIENTO IMPULSO Y MERCADEO PR-CO- 006


Inicio

1. Se analiza que producto se encuentra en abundancia y a bajo precio.

2. Se seleccionan los clientes Histórico de volúmenes y rotación de productos.

Gerente comercial


Los requisitos de aplicación para la oferta se realizan con el

I

1

2 2. Se seleccionan los clientes para realizar la oferta de impulso y mercadeo de acuerdo al volumen y rotación de producto.

3. Realizar la propuesta al cliente.


rotación de productos.

Formatos de propuesta 1 y 2

Vendedor


para la oferta se realizan con el fin de asegurar que el producto llegara al consumidor final.

Propuesta 1: descuentos en el producto, mercaderista y degustaciones. Propuesta 2: obsequio para ser rifado entre los consumidores finales, mercaderista y degustaciones.

2

3

A

�

�

R

E Q U S I T O S

S

A T I S F A C C I O

GERENCIA GENERAL

D E L

C L I E N T E

ON

D E L

C L I E N T ��

COMPRAS PRODUCCIÓN VENTAS TRANSPORTE

CLIENTES

ADMINISTRATIVO

Finanzas-Recursos Humanos

MANTENIMIENTO

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