189
MARISCAL NIETO SAMEGUA INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO “JOSÉ CARLOS MARIATEGUI” CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO INFORME DESCRIPTIVO SOBRE LAS PRÁCTICAS REALIZADAS EN LA UNIVERSIDAD “JOSE CARLOS MARIATEGUI” REALIZADO POR: TAMAR JEMIMA CHIRE CORVACHO TamarJemimaChireCorvacho

Informe 1- Tamar

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“JOSÉ CARLOS MARIATEGUI”

CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO

INFORME DESCRIPTIVO SOBRE LAS PRÁCTICAS REALIZADAS EN LA

UNIVERSIDAD “JOSE CARLOS MARIATEGUI”

REALIZADO POR:

TAMAR JEMIMA CHIRE CORVACHO

MOQUEGUA – PERÚ

2013

TamarJemimaChireCorvacho

Page 2: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

INFORMACIÓN GENERAL

1. TITULO

Informe de Prácticas Terminales

2. AUTOR

TamarJemimaChireCorvacho

3. CARRERA PROFESIONAL

Secretariado Ejecutivo

4. INSTITUCIÓN

I.E.S.T.P. “José Carlos Mariátegui”

5. LUGAR DE PRÁCTICAS

Universidad Privada “José Carlos Mariátegui” – Oficina de Extensión y

Proyección Universitaria – Oficina de Contabilidad

6. DURACIÓN DE PRÁCTICAS

Inicio : 18 - 03 - 2013

Término : 27 - 07 - 2013

7. TOTAL DE HORAS

Horas : 508 h.

8. JEFE INMEDIATO

Nombres y Apellidos: Dra. Dora MaytaHuiza

Cargo en la Institución: Director de la Oficina de Contabilidad (Oficina de

Extensión y Proyección Universitaria)

9. ASESORA DEL INFORME

Lic. Fresia G. Choque Machaca

TamarJemimaChireCorvacho

Page 3: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado a Jehová Dios, a mi madre y a mi

abuelita, que con denotado esfuerzo y sacrificio me ayudaron a culminar

mis estudios superiores.

A mis queridas docentes que han sido guías en mi formación profesional,

por el apoyo y enseñanza incondicional que me brindaron día a día.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 4: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

PRESENTACIÓN

Señora Directora del Instituto de Educación Superior Tecnológico “José Carlos

Mariátegui”; Señores miembros del Jurado Calificador, de conformidad con lo estipulado

en las normas legales vigentes y de acuerdo a la Resolución Ministerial Nº 738-85-ED

“Normas para la Programación, Ejecución y Evaluación de las Prácticas Profesionales

de los Institutos Superiores Tecnológicos Estatales y No Estatales”; presento el Informe

de Prácticas Finales, realizadas en Universidad José Carlos Mariátegui - Moquegua, en

la Oficina de Carrera Profesional de Contabilidad.

Durante la realización de mis prácticas he demostrado esmero y dedicación, como

también he utilizado todos mis conocimientos adquiridos por medio de la enseñanza que

me brindaron todos los profesores de la especialidad de Secretariado Ejecutivo con la

finalidad de dejar bien a la Institución donde me he formado como profesional como es el

Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “José Carlos Mariátegui”.

Pongo a consideración el presente Informe de Prácticas Pre Profesionales; asimismo

agradecer al personal en la Oficina de Carrera Profesional de Contabilidad, por el apoyo

que me brindaron.

Asimismo, espero que el presente informe sirva de aporte y orientación para los

estudiantes que vienen siguiendo estudios en la Carrera Profesional de Secretariado

Ejecutivo, por ser este el resultado del esfuerzo e interés de hacer las cosas en forma

eficiente y eficaz, de esta manera llegar a ser una profesional competitiva en

Secretariado Ejecutivo.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 5: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

INTRODUCCIÓN

El presente informe consta de tres Capítulos, en el que se especifica aspectos generales

del lugar donde se ha realizado las Prácticas Profesionales, el Marco Teórico como

soporte normativo de la entidad y la descripción de las acciones efectuadas como parte

de la etapa de prácticas en las que se aplica conocimiento y se adquiere experiencias

como Profesional en Secretariado Ejecutivo.

CAPITULO I : Aspectos Generales de la Universidad Privado José Carlos

Mariátegui: Reseña Histórica, Ubicación, Finalidad, Visión, Misión, Objetivos, Funciones

Generales, Estructura Orgánica de la Institución.

CAPITULO II : Marco Teórico: Descripción del área, Funciones de la Oficina de la

Carrera Profesional de Contabilidad, Objetivos, Descripción del Organismo en que se

realizaron las Practicas Profesionales y Desarrollo de los documentos administrativos.

CAPITULO III : Aspectos Técnicos de las Prácticas Profesionales: Técnicas

utilizadas, descripción del desarrollo de las prácticas profesionales, exponiendo las

actividades y técnicas que fueron aplicadas para cada una de las labores asignadas, así

como los procedimientos aplicados durante el periodo de Prácticas en la Oficina de

Carrera Profesional de Contabilidad de la Universidad José Carlos Mariátegui.

Para culminar el presente informe, expongo las conclusiones y sugerencias, como una

alternativa de tenerse en cuenta para una mejor calidad de enseñanza y formación

profesional en la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo en el Instituto de

Educación Superior Tecnológico Público “José Carlos Mariátegui”.

INDICE

TamarJemimaChireCorvacho

Page 6: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

PRESENTACION

INTRODUCCION

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1 Reseña Histórica de la Universidad Privada “José Carlos Mariátegui”

1.2 Ubicación

1.3 Finalidad

1.4 Visión

1.5 Misión

1.5.1 Estructura Orgánica

1.1.1

1.1.2 Visión

1.1.3 Misión

1.1.4 Estructura Orgánica

1.1.4.1 Órgano de Control

1.1.4.2 Órganos de Asesoramiento

1. La Oficina de Asesoría Legal

TamarJemimaChireCorvacho

Page 7: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

2. La Oficina de Planificación y Cooperación Técnica.

1.1.4.3 Órganos de Apoyo

1. Secretaria General

2. Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional

3. Oficina de Bienestar Universitario

4. Instituto de Investigación

5. Centro de Extensión y Proyección Universitaria

6. Oficina de Servicios Académicos, Evaluación y Registro Central

7. Oficina de Personal

8. Oficina de Economía y Finanzas

9. Oficina de Logística y Servicios Generales

10. Oficina de Infraestructura Física

1.1.4.4 Órganos Descentralizados

1. Oficina de Admisión

2. Centro de Estudios Pre-Universitario

3. Centro Universitario de Cómputo y Sistemas.

4. Centro de Idiomas

5. La coordinación de la Sub-Sede Ilo

1.1.4.5 Órganos de Línea

1.1.4.6 Organigrama de la Universidad José Carlos Mariátegui

1.1.4.7 Las Facultades de la Universidad José Carlos Mariátegui45

TamarJemimaChireCorvacho

Page 8: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

1. FACULTAD DE INGENIERÍA; con las Carreras Profesionales de:

a) Ingeniería Civil.

b) Ingeniería Mecánica

c) Ingeniería de Sistemas e Informática

d) Ingeniería Agroindustrial

e) Ingeniería Pesquera

f) Ingeniería Ambiental

2. FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS, EMPRESARIALES Y

PEDAGÓGICAS; con las Carreras Profesionales de:

a) Derecho

b) Contabilidad

c) Educación: Mención Primaria

d) Ingeniería Comercial

e) Ciencias Administrativas y Marketing Estratégico

3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD; con las Carreras

Profesionales de:

a) Obstetricia

b) Enfermería

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

2.1. Descripción de la Prácticas Profesionales .......................................

TamarJemimaChireCorvacho

Page 9: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

2.2. Objetivos de las Prácticas Profesionales..........................................

2.3. Descripción del Organismo donde se realizaron las

Prácticas Profesionales.....................................................................

2.4. Conceptualización Básica ................................................................

2.4.1.Documentos Administrativos...................................................

2.4.2.Clasificación de Documentos...................................................

2.4.3.Estilos Formales de la Redacción............................................

2.4.4.Estilo de Puntuación de un Documento...................................

2.4.5.Redacción ...............................................................................

2.5. Actividades Desarrolladas.................................................................

2.5.1. Tramite Documentario.............................................................

2.5.2. Redacción y Transcripción de Documentos............................

2.5.2.1. Oficio.........................................................................

2.5.3. Archivo de Documentos..........................................................

2.5.4 Atención de Llamadas Telefónicas..........................................

2.5.5. Atención al Público..................................................................

2.6. Equipos de Oficina............................................................................

CAPITULO III

ASPECTOS TECNICOS DE LAS PRÁCTICAS PROFESIONALES

3.1. Técnicas Utilizadas en las Prácticas Profesionales..........................

3.1.1. Técnica de Redacción.........................................................

TamarJemimaChireCorvacho

Page 10: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

3.1.2. Técnica de Digitación..........................................................

3.1.3. Técnica de Archivo..............................................................

3.1.4. Técnica Secretarial..............................................................

3.2. Actividades Desarrollas en las Prácticas Profesionales...................

3.2.1. Trámite Documentario.........................................................

3.2.1.1. Recepción de Documentos..........................................

3.2.1.2. Registro de Documentos Recibidos.............................

3.2.1.3. Distribución de Documentos Recibidos........................

3.2.1.4. Documentos Remitidos................................................

3.2.2. Redacción y Transcripción de documentos......................

3.2.3. Archivo de Documentos....................................................

3.2.4. Atención de Llamadas Telefónicas...................................

3.2.5. Atención al Público...........................................................

3.3. Equipos de Oficina Utilizados.........................................................

3.3.1. Computadora....................................................................

3.3.2. Impresora..........................................................................

3.3.3. Teléfono............................................................................

3.3.4. Scaner...............................................................................

3.4. Materiales de Oficina .....................................................................

CONCLUSIONES.....................................................................................

TamarJemimaChireCorvacho

Page 11: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

SUGERENCIAS.......................................................................................

ANEXOS .................................................................................................

BIBLIOGRAFIA

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALESDE LA UNIVERSIDAD “JOSÉ

CARLOS MARIÁTEGUI”

1.6 Reseña Histórica de la Universidad Privada “JCM”

Fue creada como UNIVERSIDAD PRIVADA DE MOQUEGUA por ley

Nº 25153 del 23 de diciembre de 1989 con las carreras

profesionales: Ingeniería de Minas, Ingeniería Mecánica, Ingeniería

TamarJemimaChireCorvacho

Page 12: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Civil, Ingeniería Ambiental, Ingeniería Pesquera e Ingeniería

Agroindustrial.

Desde su inicio fue su sede principal en el distrito de Moquegua,

provincia de Mariscal Nieto, departamento de Moquegua, donde

figura como persona jurídica sin fines de lucro y empezó a brindar su

servicio educativo el 15 de abril de 1991. Desde esa fecha se ha

convertido por méritos propios en una progresista ventana hacia el

desarrolla integral de todos aquellos que son conscientes que para

cumplir su sol para con la sociedad, la mejor forma es a través de

una eficiente profesionalización, por la cual se ha convertido en una

firme esperanza de consolidación de metas de grandeza espiritual y

calidad humana.

En el Puerto Industrial de Ilo, en el año 1996 empezaron sus

actividades académicas con tres carreras profesionales: Ingeniería

Mecánica, Derecho y Contabilidad.

El 03 de abril del 2001 La Comisión Organizadora presidida por el

Doctor Miguel Fuentes Chávez y la presidían el Doctor Juan

Rodríguez Pantigoso como Vicepresidente Administrativo y el

Licenciado Ramón Vera Robalcaba como Vice presidente

Académico, asumieron con entrega y convicción el gran compromiso,

TamarJemimaChireCorvacho

Page 13: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

frente a la plana docente, la familia estudiantil y el pueblo en conjunto

de institucionalizar la universidad, la misma que se hizo efectiva en

un lapso de 13 meses. Por eso el 28 de mayo del 2002 se consiguió

el gran sueño de su institucionalización mediante resolución Nº 389-

2002-ANR y como fruto de esta resolución el 13 de noviembre del

2002 se promulgó el primer estatuto de la Universidad y

posteriormente el 30 de diciembre del mismo año, fueron elegidos el

Rector y Vicerrector en un ambiente democrático y en estricto

cumplimiento de la ley universitaria y del mencionado estatuto, actos

que garantizan la autonomía y credibilidad de la Universidad Privada

de Moquegua “José Carlos Mariátegui.

Desde aquella memorable fecha, figura en su historial institucional

como autoridades de la Universidad Privada de Moquegua “José

Carlos Mariátegui, su primer Rector Mgr. Alberto Coayla Vilca y

Vicerrector Dr. Javier Flores Arocutipa, quienes por su experiencia y

capacidad en estas lides, se han convertido en auténticos líderes de

avanzada al poner en práctica todo un conjunto de procesos del

sistema de educación superior universitaria, con lo que asegura que

egresen de sus aulas, profesionales de excelente calidad,

competitivos en cualquier latitud regional nacional y del exterior.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 14: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Actualmente, nuestra Universidad oferta dieciocho carreras

profesionales y son las siguientes:

Ingeniería de Sistemas e Informática

Ingeniería Civil

Ingeniería Mecánica Eléctrica

Ingeniería Agronómica

Ingeniería Agroindustrial

Ingeniería Ambiental

Ciencias Jurídicas, Empresariales y Pedagógicas

Contabilidad

Derecho

Educación Inicial

Educación Primaria

Educación Secundaria

Ingeniería Comercial

Ciencias Administrativas y Marketing Estratégico

Ciencias de la Salud

Enfermería

Obstetricia

Odontología

TamarJemimaChireCorvacho

Page 15: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

1.7 Ubicación

La Oficina de Contabilidad (Extensión y Proyección Universitaria), se

encuentra en el Campus la Villa en el quinto piso, en el Departamento

de Moquegua.

1.8 Finalidad

Este despacho esta encargado de proponer normas, procedimientos y

políticas, e implementar todo lo relacionado a la Proyección Social y a

extender el que hacer universitario hacia la comunidad, así mismo

proyectar y mejorar la imagen de nuestra Institución en la colectividad.

La Oficina de Contabilidad (Extensión y Proyección Universitaria).

La Carrera Profesional, forma parte de una Facultad, es una

dependencia de línea académica, que se encarga de dirigir y

administrar el Plan de estudios de la carrera que en ella se desarrolla y

que conduce a un Grado Académico de Bachiller y a un Título

Profesional correspondiente.

Art. 28º La Carrera Profesional, agrupa a los estudiantes que cursan

una misma carrera y está a cargo de un Director, que es designado por

el Consejo de Facultad y por el período de dos (02) años.

Art. 29º Son funciones de una Carrera Profesional:

TamarJemimaChireCorvacho

Page 16: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

a) Formular y aplicar las políticas y objetivos profesionales, su

organización curricular y sumillas de los cursos de acuerdo con su

Plan de Estudios aprobado por el Consejo de Facultad.

b) Elaborar sus Planes de Estudio, proponer su modificación y

adecuación.

c) Programa sus necesidades académico-administrativas-económicas y

las presenta a la Facultad para su aprobación.

d) Solicita a los Departamentos Académicos o por intermedio de las

Facultades la designación de los profesores que requiere para

cumplir con su Plan de Estudios.

e) Nombra sus Comisiones permanentes y especiales para el mejor

cumplimiento de sus objetivos.

f) Evalúa periódicamente el cumplimiento de sus fines y objetivos para

informar a la Facultad.

g) Organiza las prácticas pre-profesionales en coordinación con las

dependencias públicas y privadas.

h) Propone a la Facultad él número de vacantes para el Examen de

Admisión.

i) Controla el avance silábico de los docentes, informa al Decano y a

través de un consolidado al Vicerrectorado.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 17: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

j) Controla el cumplimiento del cronograma académico de los docentes

(prácticas, trabajos y exámenes) así como las respectivas notas e

informa al Decano.

k) Implementa las matrículas a los estudiantes.

l) Otras que le señale el Consejo de Facultad y el presente Reglamento.

1.9 Visión

Hacer de cada hombre un profesional académico de excelencia al

servicio de la equidad social mundial.

1.10 Misión

Formamos profesionales académicos, investigadores, tecnólogos,

creativos, competentes y comprometidos en la solución de los

problemas de la comunidad, generando y desarrollando conocimientos

científicos y humanísticos a través de los cuales se formulen

alternativas de desarrollo humano, cultura, bienestar y equidad social.

1.10.1 Estructura Orgánica

1.10.1.1 Órgano de Control

La Oficina de Auditoría Interna es el órgano de control

interno de la Universidad, ejerce su competencia sobre todas

las dependencias Académicas o administrativas de la

Institución.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 18: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

La Oficina de Auditoría Interna, está encargada de planificar,

organizar y ejecutar las actividades de control como apoyo y

asesoramiento a la gestión universitaria de conformidad a la

política institucional y en concordancia con las normas

legales y técnicas vigentes.

Las funciones de la Oficina de Auditoría Interna son las

siguientes:

a) Formular el Plan Anual de Control de la Institución y

proponerlo al Consejo Universitario para su aprobación.

b) Evaluar en forma periódica el funcionamiento del sistema

de control interno de la Universidad, para garantizar su

eficacia y eficiencia.

c) Efectuar el control o verificación posterior y concurrente de

la correcta administración de los recursos humanos,

materiales, económicos y financieros y los resultados de

los objetivos y metas institucionales programados.

d) Examinar las operaciones, durante el proceso y posterior a

su ejecución a fin de evaluar la veracidad, integridad,

legalidad y eficacia en concordancia con los dispositivos

legales vigentes

TamarJemimaChireCorvacho

Page 19: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

e) Ejecuta el control durante el proceso y posterior a la

Gestión Académica y administrativa interna de

conformidad con las normas vigentes.

f) Recomienda las acciones con la finalidad de corregir y

mejorar la gestión administrativa y económica-financiera

de la Universidad.

g) Informa al Rector de la Universidad y por su intermedio al

Consejo Universitario y Asamblea Universitaria de las

auditorias y/o exámenes especiales que realiza; así como

las infracciones a las disposiciones legales o

administrativas detectadas.

h) Asesora a la autoridad en todo lo concerniente a las

materias de su competencia funcional; así como a las

distintas unidades operativas que lo requieran.

i) Efectúa el seguimiento y evaluación de la aplicación de las

medidas correctivas propuestas como fruto a las auditorías

realizadas, con la finalidad de que se levanten o superen

las observaciones y recomendaciones planteadas.

j) Las demás que le señalen los dispositivos legales vigentes

y/o los que le encargue el Rector.

1.10.1.2 Órganos de Asesoramiento

TamarJemimaChireCorvacho

Page 20: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

1. La Oficina de Asesoría Legal es el órgano responsable

de brindar asesoramiento sobre aspectos jurídico-legales

a la Alta Dirección y a las diferentes dependencias de la

Universidad.

La Oficina de Asesoría Legal como órgano asesor tiene

por finalidad pronunciarse dentro del marco jurídico-legal

sobre aspectos que así lo solicite la Alta Dirección o

alguno de sus miembros, así como las demás

dependencias académico administrativas de la

Institución.

Las funciones de la Oficina de Asesoría Legal son las

siguientes:

a) Absuelve las consultas de carácter jurídico-legal

que le solicita el Rectorado y las distintas dependencias

de la Universidad.

b) Opina sobre los dispositivos legales y sobre las

normas que formula la Universidad, para regular el

ordenamiento interno.

c) Asesora a la Alta Dirección en asuntos que tenga

implicancia jurídico-legal.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 21: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

d) Se pronuncia sobre aspectos legales en los

procedimientos administrativos a los docentes y

personal administrativo y de servicios.

e) Propone y/o se pronuncia sobre Convenios,

Contratos y otros instrumentos normativos internos

dentro del marco de su competencia.

1. La Oficina de Planificación y Cooperación Técnica

Nacional e Internacional, es responsable de la

presentación a través del Rector, del Plan de Desarrollo

Institucional, de los Planes Anuales Operativos o de

Funcionamiento y de su evaluación, siendo la encargada

de implementar y conducir los sistemas de Planificación,

Racionalización, Estadística y Presupuesto. Es también

la encargada y responsable de formular el Programa de

Cooperación de la Institución, el mismo que debe

considerar las actividades y proyectos susceptibles de

ser financiados por la cooperación, especialmente en lo

relacionado a Capacitación, Investigación y Proyección

Universitaria.

Las Funciones de la Oficina de Planificación y

Cooperación Técnica Nacional e Internacional son:

TamarJemimaChireCorvacho

Page 22: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

a) Formular y proponer a la Alta Dirección los objetivos y

metas para el desarrollo y funcionamiento planificado

de la Universidad, así como las políticas de gestión

pertinentes.

b) Sistematiza el funcionamiento orgánico de la

Institución, mediante las políticas internas aprobadas

en relación a la formación profesional, investigación,

proyección y extensión universitaria.

c) Organiza y evalúa las acciones o actividades de los

Sistemas de planificación, Racionalización,

Presupuesto y Estadística.

d) Promueve y coordina la participación de la Universidad

en la formulación de los Planes Institucionales,

Sectoriales y Regionales, así como prevé su

evaluación.

e) Participa en la formulación, programación y evaluación

presupuestal institucional de cada año, para lo cual se

tomará en cuenta los indicadores y lineamientos

propuestos por la Alta Dirección.

f) Ejecuta los ajustes pertinentes de acuerdo a las

disposiciones del Rectorado, de los Programas,

TamarJemimaChireCorvacho

Page 23: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Proyectos y Presupuestos, según las políticas de

gestión universitaria.

g) Formula en atención a las políticas institucionales el

Plan de Desarrollo y Funcionamiento de la

Universidad.

h) Orienta y coordina la formulación de los diferentes

Planes de Desarrollo Institucional o por áreas en sus

distintas etapas del proceso técnico.

i) Formula y propone las diferentes políticas de

racionalización de nuestros recursos en concordancia

con la política institucional y el Plan de Desarrollo.

j) Formula y propone el Programa de Cooperación

Institucional, en el que se deben incluir las políticas

relacionadas a la obtención de recursos para

Capacitación, Investigación y Proyección Universitaria.

k) Asesora a la Alta Dirección y a las diferentes

dependencias académicas de la Universidad, para

posibilitar su acceso a la Cooperación Nacional o

Internacional y que permita reforzar las actividades y

proyectos de Cooperación, conservación del medio

ambiente y defensa de nuestros recursos naturales.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 24: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

l) Supervisa la ejecución de los Programas, Actividades

y Proyectos de Cooperación y evalúa sus resultados.

m)Propone las normas, supervisa y evalúa el desarrollo

de los Convenios de Cooperación y ayuda mutua.

n) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

1.1.4.3 Órganos de Apoyo

1. Secretaría General es un órgano de apoyo

administrativo que asiste al Rector, con carácter

eminentemente ejecutivo. El Secretario General es el

Fedatario de la Universidad.

Secretaría General es la encargada de implementar

operativamente las decisiones de la Alta Dirección,

Consejo Universitario, Asamblea Universitaria; a fin de

darle una funcionalidad y dinamismo a la gestión

universitaria, centraliza y registra los grados y títulos que

confiere la

Universidad; así como toda la documentación de la

Institución.

El Secretario General, desarrolla las siguientes

funciones:

TamarJemimaChireCorvacho

Page 25: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

a. Actúa como Secretario de la Alta Dirección, del

Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria.

b. Certifica los Libros de Actas de las diferentes

dependencias académicas o administrativas de la

Institución.

c. Refrenda los Títulos, Grados, Diplomas y Certificados

expedidos por la Universidad y autentica sus copias.

d. Coordina la Agenda y las actividades del Rector, en

especial de las que dependen operativamente de la

Alta Dirección para consolidar la unidad y coherencia

institucional.

e. Sistematiza los acuerdos y dictámenes del Consejo

Universitario y Asamblea Universitaria, para la

proyección de las Resoluciones.

f. Organiza la documentación y antecedentes necesarios

para el despacho del Rector, así mismo la preparación

pertinente de la documentación para las Sesiones del

Consejo Universitario y Asamblea Universitaria.

g. Mantiene actualizado el Padrón de Grados y Títulos de

la Universidad, para su remisión a la Asamblea

Nacional de Rectores.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 26: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

2. La Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional

Es un órgano de apoyo técnico administrativo a la Alta

Dirección de la Universidad y en forma directa e

inmediata al Rector.

La Oficina de Comunicación e Imagen Institucional es la

encargada de la administración integral del proceso de

relaciones y comunicación con la comunidad, las cuales

deben orientarse a promover los servicios y bienes que

ofrece la Universidad a su público-objetivo y a mejorar,

consolidar y proyectar una imagen positiva de la

Institución.

La Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional,

desarrolla las siguientes funciones:

a. Desarrolla actividades de comunicación, información y

relaciones públicas al interior y exterior de la

Institución, principalmente de los objetivos, funciones,

metas y acciones realizadas o por realizar.

b. Realiza coordinaciones con entidades públicas y

privadas, gubernamentales o no-gubernamentales

para complementar la visión de la Universidad.

b) Coordina y asiste a la Alta Dirección y demás

dependencias, así como en los eventos académicos,

TamarJemimaChireCorvacho

Page 27: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

de investigación, de extensión y proyección

universitaria, además se encarga del protocolo y de la

atención en todos los actos oficiales.

c) Desarrolla acciones y actividades de promoción de la

Imagen Institucional, en el ámbito interno, regional,

nacional e internacional, para lo cual debe utilizar

todas las estrategias y mecanismos a su alcance.

d) Responsabilizarse de la edición y difusión del Boletín

Oficial de nuestra Alma Mater.

e) Coordina y asesora a la Alta Dirección para mantener

las mejores relaciones con los medios de

comunicación y particularmente con la prensa.

3. La Oficina de Bienestar Universitario es un órgano de

apoyo administrativo a la Alta Dirección, de carácter

técnico-normativo dedicado a desarrollar programas de

bienestar estudiantil y laboral.

Oficina de Bienestar Universitario es la encargada de

conducir programas asistenciales de salud, socio-

económicos, deportivos y recreacionales; los mismos que

persiguen el bienestar del trabajador y el mejor

rendimiento de la población estudiantil.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 28: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

La Oficina de Bienestar Universitario, desarrolla las

siguientes funciones:

a) Establece, conduce y ejecuta las políticas para el

desarrollo de los servicios médico-asistenciales, socio-

económicos, deportivos y de recreación.

b) Formula el Plan y propone su presupuesto para las

distintas actividades y programas a su cargo.

c) Planifica, organiza, coordina y evalúa las actividades

conducentes a lograr incentivos o becas de los

estudiantes, mediante el estudio socio-económico.

d) Realiza acciones y/o programas de control

epidemiológico de las enfermedades de transmisión

con mayor incidencia en la comunidad universitaria.

e) Programa, coordina y ejecuta actividades deportivas y

recreacionales entre los miembros de la comunidad

universitaria.

f) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

4. El Instituto de Investigación es un órgano de apoyo, de

carácter técnico-normativo y de coordinación e

implementación de la política en investigación de la

Universidad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 29: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

El Instituto de Investigación es el encargado de proponer

las normas, procedimientos y políticas en materia de

investigación a fin de darle coherencia institucional a la

investigación y a la producción intelectual de sus

miembros en la Universidad.

El Instituto de Investigación, desarrolla las siguientes

funciones:

a) Formula, supervisa y evalúa la aplicación de la política

de investigación en nuestra Universidad.

b) Propone las normas y los procedimientos que deben

seguirse desde la formulación de un Proyecto de

Investigación hasta su culminación y publicación del

mismo.

c) Promueve el desarrollo de planes de Cooperación con

instituciones gubernamentales y no-gubernamentales

dedicadas a este mismo fin, para implementar

acciones conjuntas.

d) Coordina y supervisa con los Centros de las

Facultades e Institutos especializados, el avance y

desarrollo de los Proyectos de Investigación de la

TamarJemimaChireCorvacho

Page 30: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Universidad o los realizados y aprobados para realizar

conjuntamente con otras dependencias.

e) Gestiona y canaliza los fondos específicos para el

desarrollo de la investigación en la Universidad.

f) Sistematiza los resultados de los trabajos de

investigación concluidos para su difusión al mundo

científico.

g) Organizar el archivo y el acervo documentario sobre

los trabajos de investigación concluidos y los que

están en ejecución.

h) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

5. El Centro de Extensión y Proyección Universitaria es

un órgano de apoyo, de carácter técnico-normativo y de

coordinación e implementación de la política en

Extensión y Proyección Universitaria de nuestra

Institución.

El Centro de Extensión y Proyección Universitaria, es el

encargado de proponer las normas, procedimientos y

políticas, e implementar todo lo relacionado a la

Proyección Social y a extender el quehacer universitario

TamarJemimaChireCorvacho

Page 31: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

hacia la comunidad, así mismo proyectar y mejorar la

imagen de nuestra institución en la colectividad.

El Centro de Extensión y Proyección Universitaria,

desarrolla las siguientes funciones:

a) Propone políticas de gestión y genera procedimientos

administrativos para la implementación de acciones y

actividades de extensión y proyección universitaria.

b) Planifica, organiza, ejecuta y evalúa la labor de

proyección social y extensión universitaria en el ámbito

institucional.

c) Propicia la vinculación de la Universidad con la

colectividad local y regional.

d) Coordina con las diferentes dependencias de la

Universidad la asistencia, asesoramiento y apoyo

técnico a los sectores organizados de la región.

e) Coordina con las instancias respectivas de la

Institución, la difusión de las actividades académicas,

administrativas, producción de bienes y prestación de

servicios que desarrolla la Universidad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 32: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

f) Promueve y organiza eventos culturales y científicos,

de promoción de la ciencia, el arte, la tecnología, con

los Centros específicos de las Facultades.

g) Organiza, apoya y asesora a los diferentes grupos

artísticos de la Universidad.

h) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

6. La Oficina de Servicios Académicos, Evaluación y

Registro Central es un órgano de apoyo, de carácter

técnico-normativo, en los aspectos académico, registro

técnico (OSAERC) y en los diferentes servicios

académicos que brinda la Universidad.

La Oficina de Servicios Académicos, Evaluación y

Registro Central es la encargada de formular y proponer

las normas, procedimientos y políticas de gestión

académica y técnico-pedagógicas para garantizar una

eficiente y confiable administración universitaria; de la

misma manera se encarga de formular las normas,

procedimientos y políticas de gestión que permita a la

Universidad brindar de la mejor manera los servicios

académicos de apoyo a la formación profesional; también

TamarJemimaChireCorvacho

Page 33: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

es la responsable de brindar el soporte en impresiones y

publicaciones del material bibliográfico para la Institución

y para la parte académica.

La Oficina de Servicios Académicos, Evaluación y

Registro Central, desempeña las siguientes funciones:

a) Organiza, dirige y supervisa el funcionamiento de la

Biblioteca y Hemeroteca de la Universidad.

b) Organiza y centraliza la estadística sobre la existencia,

renovación y uso bibliográfico de la Institución.

c) Centraliza y administra los equipos y bienes de

Laboratorio, para ofrecer un mejor servicio a los

estudiantes y docentes en el proceso de enseñanza.

d) Proyecta y propone el mantenimiento de los equipos y

bienes a su cargo y/o requiere la renovación o

modernización de los mismos.

e) Propone la adquisición y suscripción de publicaciones

periódicas para la hemeroteca, así como del material

audiovisual necesario.

f) Propone las normas, administra y supervisa los

Laboratorios, Talleres y Gabinetes de la Institución.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 34: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

g) Propone y coordina la aplicación de las normas y

políticas referentes al mejor desarrollo académico que

brinda la Universidad a los estudiantes y profesores.

h) Planifica, organiza y desarrolla las actividades en

relación al funcionamiento de la Editorial e Imprenta

Universitaria.

i) Promueve y promociona la edición, publicación e

impresión de material bibliográfico que incida en el

mejoramiento del proceso de enseñanza-aprendizaje

de nuestra Universidad.

j) Presta servicios de impresión de folletos, boletines,

formularios y diversos impresos que requiera la

Institución o personas ajenas a ésta.

k) Se encarga de la edición y reproducción de libros,

textos universitarios, separatas, etc. que apoyen a la

formación académico-profesional.

l) Implementa y archiva toda la información estadística

con relación al proceso de ingreso, matrículas,

certificados, actas de evaluación y egresados de la

Universidad.

m)Procesa y mantiene la información sobre los Grados y

Títulos otorgados por las Facultades y la Universidad

TamarJemimaChireCorvacho

Page 35: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

n) Procesa y coordina la evaluación docente en cada

semestre y propone las acciones correctivas o de

reciclaje para los que obtengan calificación no

apropiada para el ejercicio de la Docencia en la

Universidad.

o) Codifica expedientes, apertura récords académicos,

confecciona listas de estudiantes matriculados,

egresados y custodia los archivos de los estudiantes.

p) Mantiene la información estadística y demográfica de

la población estudiantil, graduada y titulada por

semestres y años académicos.

q) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

7. La Oficina de Personal es un órgano de apoyo técnico-

normativo y administrativo, encargada de conducir y

administrar los Sistemas Administrativos de personal,

remuneraciones y escalafón.

La Oficina de Personal, desempeña las siguientes

funciones:

TamarJemimaChireCorvacho

Page 36: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

a. Planifica, organiza, dirige y controla la implementación

de los diferentes sistemas administrativos a su cargo.

b. Confecciona los diferentes tipos de planillas para el

personal de la institución, según su condición y

régimen.

c. Procesa y sistematiza la información sobre la

asistencia, permanencia y puntualidad de los docentes

y personal administrativo de la Institución.

d. Coordina y ejecuta todas las acciones que permitan

una adecuada organización del escalafón del personal

docente y administrativo de la Institución.

e. Emite informes técnicos sobre los asuntos de su

competencia (tiempo de servicios, labores realizadas,

etc.) así como para el otorgamiento de beneficios

sociales.

f. Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

8. La Oficina de Economía y Finanzas es un órgano de

apoyo de carácter técnico económico contable y

financiero, encargada de conducir el desarrollo de los

TamarJemimaChireCorvacho

Page 37: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

sistemas de Contabilidad y Tesorería, así como del

control de la ejecución presupuestal.

La Oficina de Economía y Finanzas, tiene las siguientes

funciones:

a) Participa en la ejecución y control del Presupuesto

General de la Institución.

b) Conduce y centraliza el proceso contable da la

Universidad.

c) Formula el Balance General Anual de la Institución.

d) Gestiona, provee, rinde cuentas y contabiliza los

fondos de la Universidad.

e) Supervisa, controla y ejecuta los Contratos que

suscribe la Institución.

f) Capta y registra los recursos por las diferentes

modalidades, para financiar los proyectos de

desarrollo que formule la Universidad.

g) Lleva y mantiene los registros contables de ingresos y

egresos al día y brinda información oportuna.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 38: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

h) Lleva registros de valores en custodia, cheques

pendientes de pago, comprobantes de pago por

regularizar, cartas fianzas, etc.

i) Otras que le asigna la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

9. La Oficina de Logística y Servicios Generales es un

órgano de apoyo técnico y de ejecución, encargada de

proporcionar bienes, materiales y servicios para el

desarrollo de las actividades académicas y

administrativas de la Universidad.

La Oficina de Logística y Servicios Generales, tiene las

siguientes funciones:

a) Coordina, supervisa y ejecuta las diferentes acciones

concernientes al Sistema Administrativo de

Abastecimientos.

b) Coordina con la Oficina de Economía y Finanzas la

ejecución presupuestal para la adquisición de bienes y

servicios para la Universidad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 39: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

c) Controla estadísticamente la ejecución del gasto en

bienes y servicios en concordancia con el Presupuesto

Institucional aprobado para cada año.

d) Gestiona y monitorea los trámites que se requieran

para el desaduanaje o importación de equipos o

bienes para la Institución.

e) Verifica las características de los bienes y equipos

adquiridos según las órdenes de compra y las

cotizaciones previas, aprobadas por la Comisión

respectiva.

f) Coordina y ejecuta las acciones para lograr el

almacenamiento y distribución de los bienes

adquiridos, según normas.

g) Formula y desarrolla las actividades para lograr el

acondicionamiento, reparación y mantenimiento de los

bienes y servicios de la Institución.

h) Se encarga de la protección y custodia de las

instalaciones, bienes, equipos y demás enseres de la

Universidad.

i) Mantiene al día el margesí de bienes de la

Universidad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 40: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

j) Otras que le asigna la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

10. La Oficina de Infraestructura Física es un órgano de

apoyo técnico y es la encargada de la implementación

del Plan de Desarrollo Físico de la Institución, así como

de la ejecución y supervisión de los estudios, obras,

adecuaciones, mantenimiento y áreas verdes de los

campus universitarios.

La Oficina de Infraestructura Física, tiene las siguientes

funciones generales:

a) Elabora, propone, evalúa y ejecuta los Planes de

Desarrollo Físico y Equipamiento de la Universidad.

b) Elabora los Programas de Inversión y propone al

Consejo Universitario las construcciones,

reparaciones, adecuaciones, mantenimiento y

mejoramiento de las áreas verdes de la Universidad.

c) Supervisa las obras, remodelaciones, reparaciones,

instalaciones y mantenimiento de la infraestructura

física; así mismo se encarga de la supervisión de los

TamarJemimaChireCorvacho

Page 41: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Expedientes Técnicos o Estudios encargados por

Concurso, Contrato o por Licitación.

d) Presenta los estudios de Pre-inversión y de Inversión

para su aprobación en el Consejo Universitario antes

de su ejecución; así como las propuestas de

expedientes técnicos para que se aprueben su

ejecución, equipamiento y áreas verdes.

e) Propone acciones de mantenimiento y conservación

de los edificios existentes, equipos, instalaciones y

áreas verdes.

f) Otras que le asigna la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

1.1.4.4 Órganos Descentralizados

1. La Oficina de Admisión es un órgano descentralizado de

apoyo a la Alta Dirección, responsable de llevar a cabo el

Proceso de selección de postulantes para el ingreso a la

Universidad.

La Oficina de Admisión tiene por finalidad seleccionar los

estudiantes egresados del nivel secundario o

TamarJemimaChireCorvacho

Page 42: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

bachillerato, para ser admitidos a la Universidad y cursar

estudios universitarios superiores en alguna de las

Carreras Profesionales que ofrece nuestra Universidad.

La Oficina de Admisión tiene las siguientes funciones:

a. Planifica, propone y ejecuta los Concursos de

Admisión en sus diferentes etapas que la Universidad

haya determinado para la selección de los postulantes

a la Universidad.

b. Programa, presupuesta y ejecuta el Plan de Admisión,

aprobado por el Consejo Universitario a propuesta del

Rector, en el que se determine el uso racional de los

recursos captados; así como de los recursos humanos

y materiales para la ejecución de éste.

c. Coordina con las Facultades y Carreras, el número de

vacantes para consolidarse en cada año y elevarlos al

Consejo Universitario para su aprobación.

d. Diseña, organiza y mantiene el Banco de Preguntas

de la Institución.

e. Garantiza la transparencia y legalidad de todas las

etapas del Concurso de Admisión de cada año.

f. Evalúa el proceso de Admisión e informa sobre las

incidencias producidas en la cobertura de vacantes.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 43: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

g. Otras que le asigne la Alta dirección y el presente

Reglamento.

2. El Centro de Estudios Pre-Universitario es un órgano

descentralizado, responsable de la preparación de los

postulantes a los diferentes exámenes de admisión que

organiza la Universidad y otras entidades educativas.

El Centro de Estudios Pre-Universitario tiene por finalidad

revisar, profundizar e impartir conocimientos en las

diferentes materias, para lograr su admisión a una de las

vacantes que ofrece la Universidad y continuar sus

estudios universitarios superiores.

El Centro de Estudios Pre-Universitarios tiene las

siguientes funciones:

a) Planifica, programa e implementa los diferentes Ciclos

de preparación para los postulantes a la Universidad.

b) Desarrolla y ejecuta el Programa de actividades

académicas del Centro.

c) Evalúa el rendimiento académico de los postulantes y

determina el ingreso a los de mayor calificación, según

la política de la Universidad; exonerándolos del

Examen de Admisión a la Universidad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 44: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

d) Desarrolla estudios y coordinaciones con los Centros

Educativos de Secundaria para contribuir a mejorar el

nivel académico y educativo de nuestra educación en

el Perú.

e) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

3. El Centro Universitario de Cómputo y Sistemas es un

órgano descentralizado de apoyo académico,

responsable de la formación de especialistas y técnicos

calificados en el campo de la computación, la informática

y los sistemas en la Universidad.

El Centro Universitario de Cómputo y Sistemas se

encarga de impartir enseñanza superior especializada de

mando medio, en el campo de la

Computación, informática y de la administración de los

servicios de comunicación e intercomunicación

electrónica, así como de la producción de software.

El Centro Universitario de Cómputo y Sistemas tiene las

siguientes funciones:

TamarJemimaChireCorvacho

Page 45: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

a. Programa y ejecuta la formación académica,

capacitación y perfeccionamiento en los campos de la

computación, informática y las telecomunicaciones.

b. Administra y supervisa la red informática de la

Universidad, así como las redes nacionales e

internacionales.

c. Desarrolla, uniformiza y adecua el software de

carácter educativo o aplicativo para las diferentes

funciones de la Universidad.

d. Asesora y brinda asistencia técnica en la instalación,

operación y mantenimiento de los equipos de

Cómputo de la institución.

e. Apoya al desarrollo de programas de enseñanza en

computación, informática y telecomunicaciones para

las diferentes dependencias de la Universidad.

f. Desarrolla acciones de extensión y proyección

educativa que contribuyan al mejoramiento del nivel

educativo de la comunidad.

g. Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 46: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

4. El Centro de Idiomas es un órgano descentralizado de

apoyo académico, responsable de la formación de

especialistas en la enseñanza y traducción de idiomas

extranjeros y nativos en la Universidad.

El Centro de Idiomas tiene por finalidad desarrollar

enseñanza intensiva y especializada en idiomas

extranjeros y nativos, además de encargarse de apoyar

en la formación de idiomas extranjeros a los estudiantes

de la Universidad, así como de la traducción

correspondiente.

El Centro de Idiomas tiene las siguientes funciones:

a) Planifica, organiza y desarrolla Programas de

enseñanza de idiomas extranjeros y nativos.

b) Desarrolla Programas dirigido a docentes, estudiantes

y administrativos para el aprendizaje de un idioma

extranjero o nativo.

c) Organiza eventos y cursos de extensión, conducentes

al afianzamiento del Centro y del conocimiento de

idiomas extranjeros y nativos.

d) Brinda servicios de traducción de documentos técnicos

y académicos a la colectividad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 47: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

e) Efectúa trabajos de investigación sobre las diversas

lenguas nativas de la Región a fin de profundizar su

conocimiento.

f) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

5. La Coordinación de la Sub-Sede Ilo, es una

dependencia descentralizada de apoyo administrativo,

responsable de la conducción académica-administrativa

y del posicionamiento de la Universidad en la Sub-Sede.

La Coordinación de la Sub-Sede Ilo, tiene por finalidad

brindar apoyo logístico y administrativo a la actividad

académica de la Universidad en esta

Sub-Sede; así como coordina todas las acciones de

comunicación e imagen institucional en dicha Provincia.

La Coordinación de la Sub-Sede Ilo, tiene las siguientes

funciones:

a. Brinda servicio logístico y de apoyo administrativo a la

actividad académica en la Provincia de Ilo.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 48: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

b. Planifica, organiza y desarrolla Programas de

posicionamiento e imagen institucional en dicha

Provincia.

c. Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

Reglamento.

1.1.4.5 Órganos de Línea

La administración de las Facultades cuenta con órganos de

gobierno, asesoramiento, apoyo y de línea o ejecución; para

garantizar su adecuado funcionamiento, según lo normado

en el Estatuto y en el presente Reglamento.

Los responsables y miembros de los órganos de

asesoramiento, de apoyo y de Línea o Ejecución de las

Facultades de la Universidad, son designados por el Consejo

de facultad.

Las Comisiones que conforman el Órgano de Asesoramiento

de una Facultad de la Universidad, tienen como función la

formulación de los Planes de Desarrollo y Funcionamiento de

éstas, contribuyen con la revisión, actualización y adecuación

de los Planes Curriculares de cada Carrera Profesional,

TamarJemimaChireCorvacho

Page 49: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

planean e implementan la evaluación docente con fines de

ratificación, promoción o separación de los profesores

ordinarios y de continuación de su contrato para los

contratados.

El órgano de apoyo de una Facultad es el encargado de

brindar el apoyo académico, técnico y administrativo a las

diferentes dependencias de la Facultad y a sus miembros

que lo conforman, además está a su cargo implementar

operativamente los acuerdos y disposiciones de los órganos

de gobierno de la Facultad.

El responsable del órgano de apoyo de la Facultad, es el

Director de la Carrera Profesional y es un Profesor Ordinario,

designado por el Consejo de Facultad.

Las funciones, atribuciones y competencias de cada uno de

los Órganos de una Facultad, serán normadas y distinguidas

en el Manual de Organización y Funciones de la respectiva

Facultad.

1.1.4.6 Las Facultades de la Universidad José Carlos Mariátegui

TamarJemimaChireCorvacho

Page 50: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Las Facultades tienen la siguiente estructura académico

administrativa:

a) Órganos de Gobierno y Dirección

• Consejo de Facultad

• Decanato

b) Órganos de Asesoramiento

• Comisión Académico Curricular

c) Órganos de Línea y Ejecución

• Carreras Profesionales

• Departamentos Académicos

• Centro de Investigación, Extensión y Proyección

Universitaria

Las Funciones de una Facultad son:

a) Elige sus representantes entre sus miembros.

b) Elabora, aprueba y modifica sus Reglamentos, normatividad

interna,

c) Plan de desarrollo y Funcionamiento a corto y mediano

plazo.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 51: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

d) Elabora, aprueba y administra los Planes de Estudios de

cada una de las Carreras Profesionales que pertenecen a

ella.

e) Planifica, ejecuta y evalúa la enseñanza, la investigación, la

extensión y proyección universitaria, la producción de

bienes de bienes y prestación de servicios.

f) Organiza y ejecuta los servicios de apoyo académico y

técnico administrativo, para alcanzar el logro de los

objetivos de la Facultad y de cada una de las Escuelas bajo

su jurisdicción.

g) Organiza el sistema de consejería, tutoría y horarios de

clase de los estudiantes.

h) Capacita y evalúa permanentemente a su personal docente

y personal administrativo a su cargo.

i) Planifica y organiza las prácticas pre-profesionales de los

estudiantes con las distintas entidades públicas y privadas.

j) Determina las equivalencias de estudio y certificaciones de

otras universidades, así como es responsable de las

convalidaciones de los cursos de las áreas de su

competencia.

k) Mantiene estrecha relación con sus graduados con fines de

capacitación y participación en el gobierno de su Facultad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 52: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

l) Se responsabiliza de la seguridad y mantenimiento de los

bienes e instalaciones asignadas a su dependencia.

m) Conduce el proceso de selección, ratificación, asenso,

cambio de dedicación, licencias y comisiones de servicio de

los docentes adscritos a ella.

n) Propone el número de vacantes para cada proceso de

admisión, para las distintas Carreras a su cargo.

o) Aprueba a su nivel el otorgamiento de Grados Académicos

de Bachiller y Títulos Profesionales de las Carreras bajo

su competencia.

Las Facultades, funcional y operativamente dependen del

Rector y por delegación del Vicerrector. La Universidad, tiene

las siguientes Facultades:

1. FACULTAD DE INGENIERÍA; con las Carreras

Profesionales de:

a) Ingeniería Civil.

b) Ingeniería Mecánica

c) Ingeniería de Sistemas e Informática

d) Ingeniería Agroindustrial

e) Ingeniería Pesquera

TamarJemimaChireCorvacho

Page 53: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

f) Ingeniería Ambiental

2. FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS,

EMPRESARIALES Y PEDAGÓGICAS; con las

Carreras Profesionales de:

a) Derecho

b) Contabilidad

c) Educación: Mención Primaria

d) Ingeniería Comercial

e) Ciencias Administrativas y Marketing Estratégico

3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD; con la Carreras

Profesionales de:

a) Obstetricia

b) Enfermería

La Universidad en cumplimiento con la Ley Universitaria,

confiere los siguientes Grados Académicos de Bachiller

yTítulos Profesionales, a través de sus Carreras Profesionales

y Facultades correspondientes:

1. FACULTAD DE INGENIERIA:

TamarJemimaChireCorvacho

Page 54: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

a) Carrera Profesional de Ingeniería Agroindustrial:

• Grado de Académico: Bachiller en ingeniería

Agroindustrial

• Título Profesional: Ingeniero Agroindustrial

b) Carrera Profesional de Ingeniería Civil:

• Grado Académico: Bachiller en Ingeniería Civil

• Título Profesional: Ingeniero Civil.

c) Carrera Profesional de Ingeniería Mecánica:

• Grado Académico: Bachiller en Ingeniería

Mecánica.

• Título Profesional: Ingeniero Mecánico

d) Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas e

Informática:

• Grado Académico: Bachiller en Ingeniería de

Sistemas e Informática.

• Título Profesional: Ingeniero de Sistemas e

Informática

e) Carrera Profesional de Ingeniería Pesquera:

• Grado Académico: Bachiller en Ingeniería

Pesquera

• Título Profesional: Ingeniero Pesquero

f) Carrera Profesional de Ingeniería Ambiental

TamarJemimaChireCorvacho

Page 55: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

• Bachiller Académico: Bachiller en Ingeniería

Ambiental

• Título Profesional: Ingeniero Ambiental

2. FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS,

EMPRESARIALES Y PEDAGÓGICAS:

a) Carrera Profesional de Derecho:

• Grado Académico: Bachiller en Derecho y

Ciencias Políticas

• Título Profesional: Abogado

b) Carrera Profesional de Contabilidad:

• Grado Académico: Bachiller en Contabilidad

• Título Profesional: Contador Público

c) Carrera Profesional de Educación

• Grado Académico: Bachiller en Educación

• Título Profesional: Licenciado en Educación,

Mención Primaria.

d) Carrera Profesional de Ingeniería Comercial:

• Grado Académico: Bachiller en Ingeniería

Comercial

• Título Profesional: Ingeniero Comercial

e) Ciencias Administrativas y Marketing Estratégico

TamarJemimaChireCorvacho

Page 56: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

• Grado Académico: Bachiller en Ciencias

Administrativas y

Marketing Estratégico

• Título Profesional: Licenciado en Ciencias

administrativas y

Marketing Estratégico

3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD:

a) Carrera Profesional de Obstetricia:

• Grado Académico: Bachiller en Obstetricia

• Título Profesional: Licenciado en Obstetricia.

b) Carrera Profesional de Enfermería:

• Grado Académico: Bachiller en Enfermería

•Título Profesional: Licenciado (a) en Enfermería

1.1.4.7 Organigrama de la Universidad Privada José Carlos

Mariátegui

TamarJemimaChireCorvacho

Page 57: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

TamarJemimaChireCorvacho

C.P.

AD

MIN

ISTR

ACIÓ

N

Page 58: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

2.1. OBJETIVOS DE LAS PRÁCTICAS PROFESIONALES

Poner en práctica la parte teórica aprendida en el aula para resolver

diversas situaciones que se presenta y a la vez mejorar las pautas que

se nos brindan.

Adquirir experiencia en el trabajo que se tendrá que desempeñar a diario,

tomando cada vez mayor agilidad y eficiencia.

Afianzar los conocimientos adquiridos durante los tres años de estudios

en el Instituto. Hasta que logremos un perfecto desenvolvimiento en cada

una de las tareas que nos son asignadas.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 59: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Lograr la mejor comunicación entre cada uno de los que integran las

actividades diarias, tanto compañeros de trabajo, jefes de la oficina,

público o visitantes, etc.

A través de estos nuevos conocimientos que se van adquiriendo nos

trazamos metas a futuro, tenemos nuevas aspiraciones de superación en

el campo laboral.

Conocer todo el trámite y movimiento que se da a diario dentro de la

institución.

2.2. DESCRIPCIÓN DEL ORGANISMO DONDE SE REALIZARON LAS

PRÁCTICAS PROFESIONALES

Las prácticas profesionales se efectuaron en la Universidad José Carlos

Mariátegui. Precisamente primero en la Oficina de Extensión y Proyección

Universitaria y luego en la Oficina de Contabilidad, responsable de

programar, dirigir, y coordinar la administración documentaria y gestión

administrativa que requiera la Alta Dirección, de la Universidad José Carlos

Mariátegui, así como dirigir las acciones de información, comunicación y

archivo está a cargo del(a) Asistente Administrativo(a) de la Carrera

Profesional, funcionario(a) de confianza que depende jerárquica y

funcionalmente del Director de carrera.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 60: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

SON FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD

a) Proponer las necesidades docentes en función a los requerimientos de las

Carreras y Facultades.

b) Propone los profesores para los fines de docencia, investigación,

proyección y extensión universitaria, así como para la producción de

bienes y prestación de servicios.

c) Coordina, elabora y evalúa los syllabus de los cursos a su cargo según las

sumillas de los Planes de Estudio.

d) Coordina y ejecuta el desarrollo del proceso de enseñanza-aprendizaje.

e) Implementa el registro y control de las diferentes actividades lectivas y no

lectivas de los docentes adscritos a él.

f) Promueve y apoya la participación de los docentes en todas las actividades

propias de su calidad (investigación, extensión y proyección, producción,

etc.).

g) Evalúa el desarrollo de las diferentes actividades programadas por los

docentes.

h) Propone la necesidad del requerimiento de nuevas plazas docentes,

según los Planes de Estudio de las Carreras; así como se pronuncia sobre

la ratificación, asenso, cambio de régimen de los docentes.

i) Participa en la elaboración de los Planes de Estudio de las Carreras

Profesionales.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 61: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS EMPRESARIALES

Y PEDAGOGICAS

MUNICIPAL

DIRECTOR DE LA CARRERA

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

j) Vela por las condiciones adecuadas de trabajo de sus miembros, lo cual

permitirá cumplir a cabalidad sus funciones.

k) Programa la capacitación y actualización de sus miembros.

l) Otras que le asigne la Facultad y el presente Reglamento.

2.3. CONCEPTUALIZACIÓN BÁSICA

2.3.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

El documento administrativo es una comunicación escrita de

carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública

como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de

obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución

Política, las leyes y las normas de cada entidad o institución.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 62: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Los documentos administrativos permite establecer la comunicación

entre entidades públicas y privadas, entre éstas y personas ajenas

a ellas, y dentro de las instituciones, con sus trabajadores,

administrados, usuarios o clientes para lograr sus fines y objetivos.

2.3.2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

A. POR SU CIRCULACIÓN

INTERNO

Se lleva a cabo dentro de una misma institución y/o

organización.

EXTERNO

Se produce entre instituciones diferentes, entre personas

naturales y jurídicas.

B. POR SU CONTENIDO

GESTION

Los documentos que se generan son:

Informes y Oficios.

C. POR SU ÁMBITO

a. INTERNA

TamarJemimaChireCorvacho

Page 63: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Es la comunicación que se cursa entre los diferentes

órganos de una misma entidad o institución.

b. EXTERNA

Tenemos Oficial y no Oficial.

OFICIAL: Es la que se cursa entre entidades

estatales y/o particulares.

NO OFICIAL: Es la que se cursa entre personas y es

de tipo particular y/o personal.

2.3.3. ESTILOS FORMALES DE LA REDACCIÓN

Los estilos formales de redacción más difundidos tanto en la

administración pública como en la administración privada son

tres:

BLOQUE

El estilo bloque se caracteriza por indicar la redacción de los

párrafos del texto sin dejar sangría.

Conocemos en el nombre de sangría al espacio en blanco

correspondiente por lo general a 5 letras que se deja al

empezar el primer renglón de casa párrafo del texto de un

documento.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 64: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

“-----------------------------------------------"

…….., ………………

………….

…………...

Atentamente,

………………….…………….

………..../…

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

TamarJemimaChireCorvacho

Page 65: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

SEMIBLOQUE

El estilo semibloque se singulariza por comenzar la redacción

de los párrafos del texto dejando sangría.

BLOQUE EXTREMO

El estilo bloque extremo se distingue por comenzar la

redacción de todas las partes del documento en el margen

izquierdo, a excepción del nombre del año que mantiene su

ubicación habitual y del sello de legalización que se imprime

al lado derecho de la firma.

TamarJemimaChireCorvacho

“-----------------------------------------------"

………….., …………..

................................………..

................................

................................

................................

............................................

Page 66: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

2.3.4. ESTILOS DE PUNTUACION DE UN DOCUMENTO

Es natural dudar acerca de la graficación de determinados signos

de puntuación al término de las partes de un documento o de los

elementos de dichas partes. Esta graficación de determinados

signos depende de la clase de puntuación que se adopte.

Distinguimos tres clases de puntuación:

Abierta

Cerrada

TamarJemimaChireCorvacho

“----------------------------------------------"

…………, ……………….

....................................

....................................

....................................

Page 67: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Mixta

(Esta última se denomina también puntuación estándar)

PUNTUACION DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO

ABIERTACERRADA MIXTA

No emplea signos de puntuación después de:

a) La fecha:

Ica, mayo 17 de 2012

b) Las líneas del destinatario:

Señor: IVAN ARCE ARCE

Jefe de Imprenta

CIUDAD

Usa los siguientes signos:

a) Punto después de la fecha:

Ica, mayo 17 de 2012.

b) Coma, al conducir las líneas del destinatario, a excepción de la última que lleva punto:

Señor: IVAN ARCE ARCE,

Jefe de Imprenta,

CIUDAD.

La puntuación mixta utiliza puntuación abierta para las partes del encabezamiento y emplea puntuación cerrada para las partes del término, con la excepción para la postfirma usa puntuación abierta.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 68: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

c) Del asunto:

Asunto: Permiso

c) Punto, al terminar el asunto:

Asunto: Permiso.

d) La referencia:

Ref.: Of. Nº 176-2012-DP

de 19-11-2012

d) Punto al finalizar la referencia:

Ref.: Of. Nº 176-2012-DP,

de 19-11-2011.

e) La antefirma:

Atentamente

e) Coma, al finalizar la antefirma:

Atentamente,

f) La identificación del firmante, luego de su cargo:

Lic. Luis Díaz Vega

Programador

f) Coma después de la identificación del firmante y punto al final del cargo:

Lic. Luis Díaz Vega,

TamarJemimaChireCorvacho

Page 69: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Programador.

g) Las líneas del anexo

ANEXOS

01 C. medico

02 C. trabajo

g) Punto al conducir la mención del último documento anexado:

ANEXOS:

01. C. medico

02. C. de trabajo.

h) Las líneas de “con copia” o distribución:

c.c.: Subdirección

Archivo

h) Punto al terminar la nómina respectiva:

c.c.:

Subdirección

Archivo.

i) Del pie de pagina

OVR/rrr

i) punto, al finalizar el pie de página:

OVR/pgg.

2.3.5. REDACCIÓN

TamarJemimaChireCorvacho

Page 70: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Redactar es expresar por escrito los pensamientos y conocimientos

ordenados con anterioridad, teniendo una correcta ortografía,

lenguaje adecuado expresado de manera clara y correcta.

La redacción es una labor muy delicada en la que es conveniente

poner toda la capacidad para lograr una comunicación efectiva. Se

adquiere mediante ensayo progresivo, la práctica constante, el

entusiasmo y el interés de cada uno, para alcanzar su dominio.

A. Documento

Un documento es un escrito que contiene información, con

determinados atributos ya que contiene datos textuales o

gráficos creados por el emisor, que permite mantener

comunicación con la expresión escrita y una correcta

redacción.

B. Generalidades en un Documento

Adecuada presentación.

Ubicación de las partes del documento de acuerdo al

contenido.

Reflejar interés y formalidad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 71: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Los documentos se elaboran en 2 clases de formatos: A4

y A5.

Papel A-4: Oficial, medidas: 29.7 cm. largo y 21 cm.

ancho.

Papel A-5: Medidas: 21 cm. largo y 14.8 cm. ancho.

Los documentos debe tener estética, proporcionalidad y

reflejar una presentación adecuada.

En los documentos se debe establecer márgenes

proporcionados.

El documento debe contener los datos e información

necesaria y apropiada para que el mensaje sea completo

y entendible.

Generalmente el Formato A4 es utilizado para la

elaboración de correspondencia externa como por

ejemplo oficios. Y el formato A5 para comunicaciones

internas como el Memorándum.

C. El Texto

El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo

documento, comprende el desarrollo ordenado del mensaje

que se desea transmitir.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 72: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Etapas de la Elaboración del Texto

Concepción , Es la etapa inicial de la elaboración del

texto. Es lo que motiva escribir para dar respuesta o

efectuar un trámite o satisfacer acciones de gestión.

Más o menos nos da una pauta de lo que tendremos

que hacer.

Recolección de datos , Una vez que se tiene idea del

documento a redactar, se procede a reunir todo el

material y la información necesaria.

Bosquejo sintético de ideas , Se realiza anotaciones

cortas, tipo telegramas, de las principales ideas que

contendrá el documento. Comprende la relación de

las principales ideas ya ordenadas lógicamente, listas

para ser desarrolladas.

Elaboración y evaluación del borrador , Una vez que

se bosquejen las ideas, se elabora el borrador, que no

viene a ser más que el desarrollo de lo que se desea

comunicar. Concluido el borrador, se somete las ideas

a ser verificadas cuando se elabora el texto.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 73: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Las exposiciones escritas deben ser consecutivas, para

no perder el objetivo del mensaje, se verifica si los

datos e información están completos porque esto

complementa lo que expresamos.

Elaboración del documento : Efectuada la etapa anterior,

se procede al digitado del documento, dándole el

formato que corresponda, dentro de los criterios de

racionalidad, pulcritud y concreción.

2.3.6. REDACCIÓN Y TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

2.3.6.1. INFORME

Es un documento de carácter interno, es sustentatorio,

mediante el cual se analiza, se emite opinión, sugerencia,

propuestas, previos estudios. Además también sustenta

hechos y ocurrencias suscitados en una empresa

El informe es un documento por el cual se hace conocer el

avance o la culminación de acciones encomendadas o la

ocurrencia de hechos considerados de interés. Por ejemplo una

secretaria puede enviar un informe por propia iniciativa sobre la

pérdida del teclado del computador; o el presidente de una

TamarJemimaChireCorvacho

Page 74: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los

resultados de la investigación que ha realizado su comisión.

El informe es utilizado por los trabajadores de los Sectores

Público y privado y se redacta en papel A4.

Área de Difusión

El informe es un documento que se difunde solamente dentro

de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con su

superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo

nivel.

Facultad para Firmar Informes

La facultad para firmar informes la tienen:

Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a

sus jefes inmediatos.

Los que ocupan cargos para comunicarse con sus

superiores y con los de su igual jerarquía.

ESTRUCTURA DEL INFORME

PARTES DE:PRINCIPALES

COMPLEMENTARIAS

Destinatario Código

TamarJemimaChireCorvacho

Page 75: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

ENCABEZAMIENTO Asunto Destinator

Lugar-Fecha Referencia

CUERPO Texto

Ante Firma Adjunto o Anexos

Firma

TERMINO Post Firma

Pie de pagina

Con Copia

Clases

1. Informe Ordinario

a. Usos :

El informe ordinario lo usan los que desempeñan cargos

para informar a sus superiores sobre el avance de

acciones programadas.

El informe ordinario sirve para evaluar el desarrollo de

acciones previstas, porque proporciona información sobre

el porcentaje de avance en períodos determinados y sobre

TamarJemimaChireCorvacho

Page 76: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.

Los órganos de decisión, en base a estos informes, varían

metas y/o medios cuando lo consideran pertinente.

Además, el informe ordinario constituye un verdadero

documento de trabajo, porque también sirve para formular

proyectos, resúmenes, cuadros estadísticos,

comparaciones, etc. Por eso, toda información que

suministre debe ser fría, objetiva e imparcial.

b. Características

Es regular y rígido. Regular, porque se remite

periódicamente, cada vez que transcurre el lapso

fijado de antemano; y rígido, porque su estructura bajo

determinados lineamientos dados también con

anticipación.

El informe ordinario puede ser diario, semanal,

quincenal, mensual, bimestral, trimestral o semestral.

Su remisión es obligatoria en dos casos:

Cuando vence el plazo fijado para su presentación

sin que medie petición expresa de la autoridad; y

Cuando lo solicita la superioridad, aun en cualquier

época.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 77: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Por lo general es numerado.

La mayoría lleva título y es enviado con oficio o

memorando de remisión.

Hay dependencias que usan formularios diseñados

especialmente de acuerdo con la información que

deben reportar.

2. Informe Extraordinario

a. Usos

El informe extraordinario lo usan los que desempeñan

cargos, los responsables o miembros de comisiones

(tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro

servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos

de trabajo.

b. Características :

Es irregular y flexible; es decir, no se fijan periodos

estrictos para su remisión ni normas rígidas para su

redacción.

Los informes extraordinarios se envían:

Ha pedido de la autoridad.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 78: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Cuando es necesario comunicar sobre el avance o la

culminación de una tarea encomendada, haya o no

petición de la superioridad.

Si se presentan casos imprevistos de interés.

Pueden ser numerados o no. La numeración de los

informes extraordinarios es obligatoria sólo si el

remitente desempeña cargo administrativo.

Son enviados directamente, sin oficio ni memorando

de remisión.

No llevan título.

3. Informe Técnico

a. Usos

El informe técnico lo usan los especialistas para informar

sobre las acciones que han ejecutado en el cumplimiento

de la misión encomendada.

El informe técnico se redacta solamente cuando lo solicita

la autoridad. Es un documento instructivo, ilustra,

suministra elementos de juicio, orienta las acciones de la

autoridad, particularmente en el tratamiento,

esclarecimiento o solución de problemas o hechos

TamarJemimaChireCorvacho

Page 79: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

delicados que requieren conocimientos especializados. Es

un instrumento valioso para la toma de decisiones. Es

elaborado por a uno o más especialistas. Entre el informe

técnico y el dictamen existen muchas similitudes. El

primero informa sobre hechos o acciones ejecutadas; el

segundo, opina sobre estudios realizados.

b. Características

En el código lleva “informe técnico” como nombre del

documento.

Usa obligatoriamente “referencia”

Es numerado.

El que firme lo hace con su respectivo sello de

colegiatura.

2.3.6.2. OFICIO

Es un documento de carácter oficial, que se utiliza en

los organismos del Sector Público; y por extensión, en

algunas instituciones educativas, culturales, sociales y

deportivas que no dependen del Estado.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en

especial, a las autoridades de más alta jerarquía.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 80: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar

acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir

documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de

trabajos administrativos.

Área de Difusión

El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir,

fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.

A nivel externo , establece comunicación con personas

ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que

ocupan cargos directivos.

A nivel interno , enlazan a los que desempeñan funciones

de dirección dentro de una entidad o institución.

Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la

carta en vez del oficio para su comunicación externa.

Facultad para firmar Oficios

Los oficios de circulación externa; Son firmados

solamente por la máxima autoridad de la institución o por

quien hace sus veces.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 81: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar

oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos

de trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos

hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin

comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.

Los oficios de circulación interna; son firmados por los

que desempeñan cargos directivos en la institución.

ESTRUCTURA DEL OFICIO

TamarJemimaChireCorvacho

Page 82: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Reda

TamarJemimaChireCorvacho

PARTES DE:

PRINCIPALE

S

COMPLEMENTARIA

S

Membrete Referencia

Nombre del

año Atención

ENCABEZAMIENT

O

Lugar y

Fecha

Código

Destinatario

Asunto

CUERPO Texto

Ante Firme Adjunto o Anexos

Firma

TERMINO Post Firma

Pie de Pagina

Con Copia

Page 83: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Clases

Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.

1. Oficio Simple

a. Usos

El oficio simple, conocido comúnmente solo como

“oficio”, se emplea para comunicar disposiciones,

consultar, responder, remitir documentos u objetos,

realizar gestiones, presentar personas, participar la

realización de actividades, coordinar acciones,

transcribir documentos y para proporcionar cualquier

otra información a un solo destinatario.

b. Características

El oficio simple tiene un solo destinatario que viene

a ser la persona, dependencia o institución que se

nomina en la parte llamada “destinatario”.

Los datos del destinatario son escritos siguiendo el

curso natural del mecanografiado del documento, o

sea, que no se deja en blanco el espacio

TamarJemimaChireCorvacho

Page 84: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

correspondiente al destinatario, como sucede en los

oficios y memorandos múltiples.

Lleva la palabra “oficio” en el código como

denominación del documento.

Usa “con copia”.

Es mecanografiado con pocas copias: el original se

remite al destinatario y las copias, a los que se

indica en la “con copia”.

2. Oficio Múltiple

a. Usos

El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o

cualquier otra información simultáneamente a varios

destinatarios.

Sobre este particular, revisando los manuales de

redacción, las directivas internas y los archivos de los

organismos estatales, hallamos dos denominaciones:

“oficio circular” y “oficio múltiple” para referirse al oficio que

va dirigido con el mismo contenido a varios destinatarios.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 85: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Pocas son las entidades que establecen diferencias entre

una y otra denominación. Estas pocas instituciones

llaman “oficio circular” a aquellos que comunican

disposiciones, y “oficio múltiple”, a los que proporcionan

cualquier otra información diferente a disposiciones. Es

decir, que emplean uno u otro nombre teniendo en cuenta

el tema o asunto que dichos oficios comunican.

Pero la mayoría de las instituciones no establecen ninguna

distinción y utilizan “oficio circular” y “oficio múltiple”

indistintamente, sea cual fuere el asunto a transmitir.

Esta falta de diferenciación en la mayor parte de las

entidades estatales crea confusiones e indecisiones,

porque obviamente al tratarse de dos denominaciones se

piensa también en dos documentos distintos.

b. Características

El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se

menciona o se hacen referencia en la parte

denominada “distribución”.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 86: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Todos ellos, por constituir tales, son tratados en

igualdad de condiciones y asumen responsabilidades

acorde con las funciones que desempeñan.

En el código, lleva “oficio múltiple” como nombre del

documento y mantiene la misma numeración para

todos los ejemplares.

El espacio correspondiente al “destinatario”, es

dejado en blanco, con la única mención del

tratamiento “señor” o “al”, según los formatos que se

empleen.

En los oficios múltiples de difusión interna, no es

obligatorio completar este espacio, pero si, en los de

circulación externa.

El espacio en blanco que corresponde a la parte

conocida con el nombre de “destinatario”, deberá

comprender tantas líneas como espacios se

requieran para identificar a quienes remitiremos los

ejemplares del oficio.

El espacio en blanco del “destinatario” de cada

ejemplar del oficio múltiple, en casos de necesidad u

TamarJemimaChireCorvacho

Page 87: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

obligatoriedad, será llenado con los datos del

destinatario del documento.

El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera

persona singular, o sea que no debe decirse, por

ejemplo, “Tengo el agrado de dirigirme a Ustedes”,

sino “Tengo el agrado de dirigirme a Usted”, como si

el oficio tuviera un solo destinatario.

Usa, “Distribución” en lugar de “con copia”

2.3.7. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

El archivo es el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y

conservar adecuadamente los documentos en un lugar

determinado, a fin de localizarlos fácil, rápidamente y protegerlos de

pérdidas o deterioros.

Tener un archivo en las debidas condiciones es importantísimo en

cualquier empresa, debido a la gran cantidad de documentos que

genera una entidad, por modesto que sea. También se debe, que

el archivo ha pasado de ser un sitio donde se almacenaban los

papeles a convertirse en un importante instrumento de consulta.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 88: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente

clasificados, relacionados con el individuo o firma y a la vez permite

facilitar su localización y manejo.

1. Importancia:

El archivo representa la memoria de una oficina o institución;

además se guarda documentos importantes.

a) Tres funciones básicas:

Reunir de manera ordenada, toda la documentación

que genera la entidad o empresa.

Guardar el material de forma segura, es decir,

protegido contra el fuego, la humedad, el polvo, la

mala utilización, el desgaste, etc.

Cuando sea necesario, permitir que el material pueda

presentarse rápidamente.

b) Objetivos:

Preservar e informar lo que representa a lo largo el

gran beneficio para la empresa.

Proporcionar información inmediata.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 89: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Lo que comprende al archivo todo aquello que ha sido

ingresado a la empresa: documentos comerciales y

administrativos.

c) Pasos del Archivo

Inspecciona r, consistía en ver que correspondencia

llegaba y salía de la oficina.

Clasifica r, una vez inspeccionados estos se clasifican

por el tipo de documento, verificando fecha de emisión

o recepción.

Distribución , cuando ya están clasificados se hace la

distribución a los archivos correspondientes.

Archivar , se archivan los documentos de acuerdo al

sistema que se utiliza para cada archivador.

2. CLASES DE ARCHIVO

≈ Archivos Históricos

Conservan documentos que tienen valor histórico.

≈ Archivos eclesiásticos

Guardan los documentos correspondientes al que hacer

religioso.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 90: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

≈ Archivos de Gobierno

Recogen documentos de interés para el gobierno de una

nación.

≈ Archivos de Administración

Recogen documentos correspondientes a las diferentes

administraciones.

3. SISTEMAS DE ARCHIVO

≈ Alfabéticos

Se ordenan las hojas según una letra que normalmente

suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el

documento.

Cuando la letra inicial es la misma, se ordena por la

segunda letra, y así sucesivamente.

Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene

lugar por la palabra siguiente, aplicando la misma regla.

Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar

para los archivos pequeños.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 91: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta

un registro auxiliar para la localización de lo que se busca.

En casos de que se pudieran originar alguna clase de

problemas en este sistema, se haría necesario realizar

una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las

direcciones para nombres compuestos, abreviaturas, etc.

≈ Numéricos

Es un sistema indirecto, porque para localizar un

documento primero hay que consultar un tarjetero y

determinar el código o número asignado para este

documento o expediente, para mejorar y aumentar la

eficacia del sistema numérico, es necesario establecer

patrones numéricos, los cuales facilitarán la localización e

identificación del caso o asunto.

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el

sistema numérico y es muy usado por las diferentes

entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil

expansión.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 92: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Los componentes del sistema numérico se dividen en

cuatro partes básicas:

- Al archivo principal.

- El archivo misceláneo alfanumérico

- El tarjetero índice

- El registro de números asignados

≈ Alfa-numérico

Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema

numérico.

Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la

final y los materiales archivados, según el número de cada

letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de

acuerdo a la fecha de entrada.

El sistema es fácil de establecer y permite un buen control

de la colación correcta de los documentos archivados.

Para estos sistemas es característico que los materiales

se clasifiquen por un número de archivo, existiendo

diversas variantes.

≈ Por Asunto

TamarJemimaChireCorvacho

Page 93: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Es el más usado en las oficinas públicas, ya que disponen

de secciones y departamentos exclusivos para archivar

todo tipo de correspondencia y del personal necesario

para que todo quede realmente bien organizado. Los

más frecuentes nombre de archivos son cheques,

facturas pagadas y por pagar, licencias, cancelaciones,

clientes morosos, pedidos, inventarios, nominas, etc.

≈ Cronológico

El archivo cronológico con los nombres de los meses y las

fechas en los rótulos, sirve eficazmente como recordatorio

de asuntos pendientes.

En toda empresa hay asuntos por atender en fecha futura,

se utiliza este archivo porque permite recordar los asuntos

y tramitarlos a tiempo.

≈ Geográficos

El sistema Geográfico en un ordenamiento alfabético de

documentos en primer lugar de acuerdo con la dimensión

TamarJemimaChireCorvacho

Page 94: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Geográfica, país, estado, ciudad, pueblo, etc., y luego de

acuerdo al tema o nombre.

Se utiliza en empresas que tienen sucursales en otras

regiones diferentes a donde está ubicada su oficina

principal.

≈ Mixto o Combinado

Es cuando dos sistemas de archivo pueden combinarse.

2.3.8. ATENCIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

Actualmente, el teléfono es un medio y/o instrumento básico para

ejercer la labor secretarial. Porque nos ayuda a comunicarnos con

las diversas oficinas del público interno y externo de la institución.

Para lograr una exitosa comunicación, debemos de considerar lo

siguiente:

El saber preguntar

Saber escuchar

Saber interpretar.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 95: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Además utilizando las siguientes reglas

Cortesía en el trato

Comprensión y tacto para tratar los temas

Claridad para no crear dudas ni confusiones

Decisión para elegir en todo momento la respuesta

adecuada.

Considerando lo mencionado se tendrá una buena calidad en la

atención de llamadas telefónicas, la cual crea una imagen favorable

de la institución.

2.3.9. ATENCIÓN AL PÚBLICO

Es el conjunto de actividades desarrolladas por las entidades ya

sea pública o privada, con el fin de identificar y satisfacer las

necesidades del público, logrando de este modo cubrir sus

expectativas y mantener una buena imagen de la entidad.

Toda secretaria es la imagen de la oficina o institución, que cumple

con una labor diaria de atender al público ya sea interno y externo.

Para ello se considera lo siguiente:

El respeto.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 96: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

La cortesía.

Amabilidad.

Además:

Buen trato

Información actualizada y oportuna

Buen carácter y paciencia

Emanar respeto en forma reciproca

Tomar decisiones inmediatas y acertadas.

2.4. EQUIPOS DE OFICINA

COMPUTADORA

Es un sistema electrónico rápido y exacto que manipula símbolos o

datos que están diseñados para aceptar datos de entrada,

procesarlos y producir salidas (resultados) bajo la dirección de un

programa de instrucciones almacenado en su memoria.

IMPRESORA

Es un dispositivo que tiene la función de recibir información digital

procedente de la computadora, para que por medio de un cartucho o

tinta pueda plasmar la información en un medio físico.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 97: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Características:

Velocidad de impresión.

Calidad de impresión (Resolución).

Tecnología de impresión.

Conectividad.

Tamaño y Memoria.

Costo del suministro.

FOTOCOPIADORA

La fotocopiadora es una máquina capaz de obtener una copia exacta

de un documento original mediante un proceso electrostático. A la

vez, puede ampliar o reducir el documento, copiar por las dos caras y

clasificar, encuadernar las copias.

Los pasos para fotocopiar son:

Encendido:

Para poner en marcha una fotocopiadora es necesario encender el

interruptor principal. Generalmente, la palabra ON indica que está

encendida y la palabra OFF que está apagada.

Calentamiento:

TamarJemimaChireCorvacho

Page 98: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Una vez encendida, comenzará el calentamiento de la máquina.

Durante este período de tiempo no se pueden realizar copias.

Comprobación:

Antes de fotocopiar cualquier documento hay que asegurarse de

que no existe ningún impedimento para el correcto

funcionamiento. Además, habrá que comprobar que la bandeja de

papel contiene el necesario para efectuar las copias que

deseemos hacer y si está colocado correctamente.

Fotocopiado:

Una vez realizadas las operaciones previas de encendido,

calentamiento y comprobación, se procede a fotocopiar siguiendo

los siguientes pasos:

- Colocación del original en el vidrio de contacto. En el teclado

del panel se introduce el número exacto de copias a realizar,

así como el tamaño de las mismas. A continuación se pulsa la

tecla de impresión y automáticamente la máquina procederá a

realizar la fotocopia.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 99: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

- Las copias terminadas serán expulsadas y almacenadas en la

bandeja de recepción.

- Cuando se quiera fotocopiar un nuevo documento, se retirará

el original anterior del vidrio de contacto, lo cual se hará

después de que la luz de la lámpara se haya apagado. A partir

de este momento se puede repetir la operación cuantas veces

sea necesario.

TELÉFONO

A través del término de teléfono se designa al dispositivo

detelecomunicación especialmente diseñado para transmitir señales

acústicas por medio de señales eléctricas y siendo la distancia la

principal cuestión que se resuelve y simplifica

Hacia finales del siglo XIX, el teléfono se conocía como el principal

medio de comunicación con el cual contaban las personas para

comunicarse entre sí en la distancia, gracias a que un conjunto de

aparatos y sistemas conductores transmiten a distancia el sonido

como señal electromagnética.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 100: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

CAPITULO III

ASPECTOS TÉCNICOS DE LAS PRÁCTICAS

PROFESIONALES

3.1. TÉCNICAS UTILIZADAS EN LAS PRÁCTICAS FINALES

3.1.1. TÉCNICAS DE REDACCIÓN

TamarJemimaChireCorvacho

Page 101: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

En el desarrollo de las prácticas finales, tuve la oportunidad de

redactar y transcribir documentos y otros escritos a petición de mi

jefe inmediato de la oficina, en este caso Directora de la Carrera

Profesional de Contabilidad tales documentos como: oficios.

Por lo tanto, las técnicas, factores y normas que utilice en la redacción fueron las

siguientes:

Tuve que enfocar el tema a tratar con claridad y desarrolle

correctamente la escritura.

Utilice las cualidades de la redacción, como: claridad, concisión

y sencillez.

Normas para el uso de material en la administración pública.

Los principios fundamentales que rigen la redacción en la

Administración Pública son:

Formalidad

Simplicidad

Racionalidad

Flexibilidad

Eficacia

TamarJemimaChireCorvacho

Page 102: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Utilice técnicas, la cual me facilito la lectura de los documentos

que he redactado, logrando que el lector se lleve una impresión

agradable, como también tuve en cuenta la estética de un

documento.

El estilo que utilice en los documento de la Oficina de

Secretaría General fue el estilo semibloque.

La puntuación utilizada fue la mixta en toda la documentación

realizada.

Para lograr el dominio de la redacción de documentos

administrativos fueron tres: el hábito de la lectura, la práctica de

la redacción y la existencia del interés personal por superarse.

3.1.2. TÉCNICA DE DIGITACIÓN

Los programas que utilice para la transcripción de documentos y

otros en el desarrollo de mis prácticas profesionales fue el

programa MICROSOFT OFFICE 2007 – 2010.

3.1.3. TÉCNICA DE ARCHIVO

En el desempeño de mis prácticas, he tomado en consideración los

procedimientos y métodos básicos de archivo; como: inspeccionar,

clasificar, distribuir y archivar.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 103: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

También utilice los diferentes tipos de sistema de archivo como son:

alfabético y numérico; para así tener los documentos internos y

externos debidamente ordenados en sus respectivos archivadores

de palanca.

3.1.4. TÉCNICA SECRETARIAL

Mis prácticas las desarrolle en la oficina de la Carrera Profesional

de Contabilidad de la UJCM donde existió la concurrencia de

público tanto interno como externo; aplicando las normas, reglas y

principios éticos.

Ello me permitió poner en práctica especialmente: el respeto, la

cordialidad y el buen trato, para poderles brindar un buen servicio

despejando y absolviendo las dudas e inquietudes del público.

3.2. ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LAS PRACTICAS

PROFESIONALES

En el desarrollo de las prácticas en la Oficina de la Carrera Profesional de

Contabilidadde la UJCM, estas son las actividades que realice al iniciar la

jornada laboral:

Hacer la respectiva limpieza del escritorio y los enseres para la

respectiva atención.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 104: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Ubicar en el lugar correspondiente, los cuadernos de registro de

documentos recibidos y remitidos; como también los sellos

respectivos

Actualizar la fecha del sello de recepción y sellos de fechador, entre

otras actividades encomendadas.

Dentro del periodo de mis prácticas en la Oficina de la Carrera Profesional

de Contabilidad de la UJCM me fueron encomendadas las siguientes

actividades:

3.2.1. TRAMITE DOCUMENTARIO

En el trámite de documento se registraba todos los documentos en

el cuaderno de registro, con la finalidad de evitar alguna pérdida y

llevar bien el control de la documentación remitida o recibida.

El objetivo de llevar el control y seguimiento de los documentos, es

con la finalidad de que sean atendidos mediante otro documento o

derivado a otra oficina, lo que nos permite brindar información

adecuada sobre el estado del trámite de los documentos al público

tanto interno como externo de la institución que se apersonan o

llamaban por vía telefónica.

3.2.1.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

TamarJemimaChireCorvacho

Page 105: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

En la Oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad de la

UJCM; se recepciona los documentos de las sedes

respectivas.

Una vez verificado el documento, se procede al sellado

correspondiente de recepción en el cuaderno de registro se

coloca la fecha, hora y la firma.

Para luego ser registrado en el cuaderno de documentos

recibidos externos de la oficina de la Carrera Profesional de

Contabilidad de la UJCM.

VER ANEXO Nº 01

3.2.1.2. REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

Diariamente se registraba y controlaba diferentes documentos

recibidos como también los documentos generados por la

Oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad de la UJCM,

Para lo cual se tenía cuadernos de registro para llevar un mejor

control de la documentación recibida y lograr de esta manera el

TamarJemimaChireCorvacho

Page 106: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

seguimiento y control respectivo de la documentación, los

cuales están distribuidos de la siguiente manera:

DOCUMENTOS RECIBIDOS

Cuaderno de documentos recibidos Externos, OFICIOS

No

EXP

.

FECHADOCUMEN

TO

NOMBRE

DE QUIEN

REMITE

ASUNTOREMITID

O A

No DEL

DOCUMET

NO

FECHA

No

DE

EXP.

27711/06/20

13

OFICIO N°

242

MGR.

ESTELA

GAMERO

LOPEZ

REMITO

REGISTROS

Y ACTAS -

TACNA

OSAERCOFICIO

N°173

12/06/20

13

1509

0

28424/07/20

13

OFICIO N°

3282

MGR. JUA

MONTESIN

OS

AGUILAR

REMITO

PROFORM

AS DEL

2013-1

OSAERCOFICIO

N°184

27/07/20

13

1509

5

3.2.1.3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

TamarJemimaChireCorvacho

Page 107: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Después de que el Director ya tiene conocimiento de la

documentación y realiza el despacho correspondiente se

procede a llenar en el cuaderno de registros y estén listos para

su distribución y sigan su trámite.

Y cuando ingresaba a las oficinas, siempre dando el saludo

correspondiente de manera respetuosa y se hará entrega a la

persona que lo recibe; en este caso la secretaria que debe firmar

en el cuaderno de registro, para dar la veracidad de haber

recibido el documento y facilitar la información a los interesados

acerca del trámite del documento presentado por las diferentes

instituciones, sectores u oficinas.

3.2.1.4. DOCUMENTOS REMITIDOS

En la Oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad de la

UJCM se elaboraban documentos internos y externos como

oficios; una vez elaborado, revisado por el jefe inmediato; se

procede a imprimir el original con sus respectivas copias.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 108: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Terminado se procede a poner el sello de post firma y visto

bueno; se pone el documento en el folder de documentos para

su respectiva firma de mi jefe.

REGISTRO DEL CUADERNO DE DOCUMENTOS EMITIDOS DE

LA UJCM

Los documentos que realizaba eran dirigidos a las distintas

Oficinas y sedes que tenían convenio con la Universidad “José

Carlos Mariátegui” como se detalla en el siguiente cuadro:

TamarJemimaChireCorvacho

N

°

DOCUMENT

O

OFICINA DE

ENLACE

NOMBRE

QUIEN RECIBE

EL

DOCUMETNO

S

FECHA FIRMA

1OFICIO N°

130

ANDAHUYLA

SSRA. PERSIDA

15/06/201

3

2 OFICIO N° 80 TACNA SRTA. DEYSI10/07/201

3

Page 109: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

3.2.2. REDACCIÓN Y TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

Se realiza con la finalidad de dar respuesta al documento recibido,

para ser elaborado el documento, se toma en consideración las

indicaciones, el destinatario y el asunto; además las reglas de

ortografía y signos de puntuación. Una vez elaborado es firmado

por el jefe encargado.

a) INFORME

La realización de informes se daba por los siguientes motivos:

≈ Para dar a conocer al Decano de la facultad (decano de la

facultad de ciencias jurídicas empresariales y pedagógicas)

≈ Para informar sobre bachiller de grado, reconocimientos de

prácticas pre profesionales, etc.

≈ Para remitir los expedientes de convalidación.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 110: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

En la elaboración de informe tome en cuenta los siguientes

pasos:

≈ Membrete

≈ Código

≈ Destinatario

≈ Asunto

≈ Lugar y Fecha

≈ Texto

≈ Ante firma

≈ Firma y Pos Firma

≈ Pie de Pagina

≈ Con Copia VER ANEXO Nº 02

b) OFICIO

El oficio es uno de los documentos más utilizado ya que

establece una comunicación con las diferentes autoridades de la

Universidad José Carlos Mariátegui usualmente el oficio se

utilizaba para dar a conocer dar respuestas favorables o

desfavorables a los documentos externos recibidos

Al momento de redactar el oficio lo primero que hacía era:

TamarJemimaChireCorvacho

Page 111: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Verificar de que se trataba el documento, leer y analizar

sobre el tema.

Para la elaboración del oficio tuve precisión y mucho

cuidado, use el estilo semibloque y puntuación mixta.

Y las correcciones si las hubiera se realizaban en la misma

computadora, antes de imprimir.

Después de haber imprimido el documento se pasa a

colocar los respectivos sellos para que sean firmados por

mi jefe de inmediato.

Para la elaboración del oficio tome en cuenta los siguientes

pasos:

Membrete

Lugar y fecha

Código

Destinatario

Asunto

Texto

Antefirma

Firma y posfirma

Pie de página

TamarJemimaChireCorvacho

Page 112: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Con copia

VER ANEXO Nº 03

3.2.3. MANEJO DEL PROGRAMA DE LA UJCM PARA REVISAR LAS

NOTAS DE LOS ALUMNOS DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

Este programa http://educa.ujcm.edu.pe de la Universidad José

Carlos Mariátegui me facilitaba para la revisión de notas de los

alumnos de Educación a Distancia, son los alumnos que estudian en

diferentes Asociaciones como Ilave, Tacna, Lima, Arequipa,

Huancayo, Andahuaylas, Puno y Juliaca.

PASOS PARA VERIFICAR LAS NOTAS

PASO 1

Escribir el link de la UJCM

TamarJemimaChireCorvacho

Page 113: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

PASO 2

Escribir el código, apellidos y nombres, cualquier de las tres

maneras se puede verificar las notas.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 114: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

TamarJemimaChireCorvacho

Page 115: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

PASO 3

Luego figura el nombre completo correspondiente

TamarJemimaChireCorvacho

Page 116: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

PASO 4

Luego se hace clic en el código del alumno y se ve la

siguiente ventana.

PASO 5

Aquí se hace clic en el icono VER NOTAS DE ACUERDO AL

PLAN VIGENTE (2001 o 2003) y automáticamente sus

respectivos semestres, asignaturas y notas correspondientes.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 117: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

3.2.4. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

El ordenamiento de la documentación a través del archivo, en la

Oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad de la UJCM se

toma en cuenta que: sea bien clasificada, ordenada y descargada

en el cuaderno de documentos recibidos, para su mejor

localización.

El sistema que se utiliza en la Oficina de la Carrera Profesional de

Contabilidad de la UJCM es el SISTEMA NUMERICO que fue

empleada en los documentos remitidos como recibidos.

El ordenamiento es cronológico conforme la orden de llegada de los

documentos externos y numérico en la emisión de documentos.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 118: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

El lomo del archivador esta rotulado con el nombre de la Institución,

oficina, tipo de documento, en número de archivador, tipo de

documento y por último el año correspondiente.

ARREGLO DE DOCUMENTACIÓN

Toda documentación destinada al archivo es colocado en el respectivo

archivador de palanca y posteriormente en el estante o gaveta para una

mejor conservación de la documentación.

DIBUJO

TamarJemimaChireCorvacho

UNIVERSIDADJOSE CARLOS MARIATEGUI

FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICASENPRESARIALES Y PEDAGOGICAS

CARRERA PROFESIONAL DE

CONTABILIDADEDUCA

OFICIOSEMITIDOS

TOMO II

2013

Page 119: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

3.2.5. ATENCIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

En la Oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad de la UJCM,

al momento de recibir llamadas telefónicas tanto del público interno

como externo de la institución, tenía que tener mucha empatía y

además el saber preguntar, escuchar e interpretar y mostrar una

conversación amena y fluida.

En este caso la Oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad de

la UJCM cuenta con un Celular RPC N°953502308, generalmente

al momento que timbra el Celular, lo primero que se hace es

identificar a la oficina y saludar “Oficina de Contabilidad, buenos

días…”, así mismo solicitaba el nombre de la persona que llamaba

“de parte de quien”, y si conocemos a la persona que llama no es

necesario preguntar su nombre.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 120: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

En el caso de que la persona con quien se desea comunicar no se

encuentra, se pide el mensaje para comunicarle a la persona

ausente.

4. ATENCIÓN AL PÚBLICO

Durante la realización de las prácticas profesionales aplique

conocimiento, habilidades y destrezas obtenidas en técnica

secretarial, ética profesional, técnica de la comunicación, relaciones

humanas y públicas.

Generalmente atendía a estudiantes que venían de otra ciudad

por lo que mi persona se encargaba de lo que es estudios a

distancia. Como el estudio a distancia no estaba al dia con las

notas, los estudiantes venían molestos a reclamar que aparezcan

sus notas en el sistema, por lo cual tenía que tener un trato muy

TamarJemimaChireCorvacho

Page 121: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

especial con ellos y aplicar un valor muy importante como la

EMPATIA, trataba de calmarlos les ofrecía algo de beber y luego

solucionábamos su problema.

3.3. EQUIPOS DE OFICINA UTILIZADOS

3.3.1. COMPUTADORA

La Oficina de Contabilidad, cuenta con tres equipos de

computadora lenovo i5; para el desarrollo de las actividades en el

ámbito laboral.

Para el desarrollo de las actividades encomendadas, se hacia el

uso de los siguientes programas:

≈ Microsoft Word

TamarJemimaChireCorvacho

Page 122: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Se utilizó este programa con la finalidad de elaborar y/o

transcribir documentos (informes, memorandos, oficios, etc.).

Pues es un procesador de textos que proporciona un completo

conjunto de herramientas para crear documento y aplicarles

formatos a través de una interfaz de usuario.

≈ Microsoft Excel

Se tomó en cuenta para la realización de diversos documentos

como lista de participantes para actividades de onomásticos,

requerimiento de bienes, reunión de trabajo, etc. Porque

proporciona herramientas y funciones eficaces que puede

TamarJemimaChireCorvacho

Page 123: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

utilizarse para analizar, compartir y administrar los datos con

mayor facilidad.

3.3.2. IMPRESORA

TamarJemimaChireCorvacho

Page 124: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

En la Oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad, se hace

uso de la impresora de tinta “kyocera 1120D con cartucho negro

para la impresión de documentos encomendados con la respectiva

validez y distribución correspondiente.

3.3.1. ESCANER

En la oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad, se hace

uso del scaner, para obtener información de los documentos de

diferentes sedes como por ejemplo de lima, Arequipa y otros

TamarJemimaChireCorvacho

Page 125: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

3.4. MATERIALES DE OFICINA

Se considera todos los útiles que requiere una secretaria, a fin de realizar y

cumplir con sus funciones a cabalidad

Entre los útiles de oficina más utilizados son los siguientes:

Cuadernos de Registro

Papel bond A-4

Cartulina

Resaltador

Post it

USB

CD

Tijera

File

Chinches

Franela

Sobres Manila

Goma en Barra

Grapas

TamarJemimaChireCorvacho

Page 126: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Engrapador

Perforador

Archivadores de palanca

Clips

Clips mariposa

Regla

Saca grapas

Lapiceros de tinta liquida (azul, rojo y negro)

Lapiceros de tinta seca (azul, rojo y negro)

Lápiz

Borrador

Rad ex (corrector)

Cinta adhesiva

Fastener

Cuter

Papel lustre

Viniffan

TamarJemimaChireCorvacho

Page 127: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

APORTES

1. Mejoramiento de los datos del cuaderno de registro de doc. recibidos y

remitidos.

2. Para un buen y correcto orden de los documentos se aperturaron

archivadores para cada tipo de documento.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 128: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

3. Se creó carpetas en la Computadora, en la unidad “D” una carpeta con el

nombre de “Contabilidad de Educa a Distancia”; en el que inserte todos los

documentos correspondientes a esta oficina.

4. Aperture un archivador para el “ARCHIVO PERSONAL” de mi jefa.

CONCLUSIONES

La ejecución de las Prácticas Finales permite adquirir experiencias en el Campo

Laboral, alejar el temor de equívoco o desconfianza en la capacidad que tiene

para cumplir las tareas asignadas. Asimismo se entiende la gran importancia que

tiene el trabajo en equipo y que tan necesario es mantener buenas relaciones

entre compañeros de Oficina: además de afianzar mis conocimientos, poner en

práctica todo lo aprendido en los años que estuve en las aulas del Instituto y las

recomendaciones dadas por los profesores de la Carrera Profesional.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 129: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Se adquirió mayor experiencia y capacidad para resolver problemas, logrando

obtener nuevos conocimientos y experiencias en el campo laboral.

Se ha empleado el conocimiento que se adquirió durante los tres años de

formación técnica.

Aprendí a valorar y dar importancia a la labor que cumple la Secretaria, en una

oficina, ya que de ella depende el éxito o fracaso de la empresa.

Se valora la importancia y seguridad que se debe dar a todo documento tanto

interno como externo.

La planificación, organización, implementación y modernización de la oficina

es el factor para lograr mayor eficiencia y rapidez en la realización del trabajo.

Las prácticas finales permiten conocer como es el movimiento de una

empresa y/o institución. Conocer el rol que cumple una secretaria, por ello es

importante innovarse y crear nuevas formas de trabajo y adaptarnos a ella.

SUGERENCIAS

TamarJemimaChireCorvacho

Page 130: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

Implementar otros programas de computación, tales

como el Autocat, entre otros.

Supervisar las prácticas terminales.

Tener convenios con Instituciones Públicas como

privadas, para así el Instituto pueda elegir las Áreas u

Oficinas en las que podamos realizar nuestras

prácticas.

Implementar al Instituto de una Biblioteca Virtual para

un mejor aprovechamiento de la información.

TamarJemimaChireCorvacho

Page 131: Informe 1- Tamar

MARISCAL NIETO

SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

ANEXOS

TamarJemimaChireCorvacho