InfoormatiRe

ion Teeport to the

Marc

                  

echno 

e Board ofch 23, 201

 

logy Sf Trustees1 

Service

 

es 

 

STUD

• CId

• C

 

DENT SUCCE

Campus‐widedeas 

Curriculum A

ESS  

e Innovation

Approval Pro

In

n: Golden 

 

 

 

ocess Review

nformation Ma

(Prepare

Commi

The Spilimited

The pilobeing sThey al

Goldentopic ofgenerajobs aft

ThrougNear threcommshould discont

w  The UnPropos

The newSenate proposprocess

Softwasystem

•

•

•

We wilautoma

After thspeed otarget o

 Technologyrch 23, 2011ed: March 2, 20

itment to Ex

igit innovatio launch in ea

ot began witstudents. Thalso provided

n Ideas was of the initial cting ideas thter graduatio

ghout the pilhe end of themendation tcontinue ustinue its use

niversity‐leveal Process Im

w Universityon Februaryals; howevesed to comp

re Training S.  

Hands‐on trcourse for O

Training is o

Online tutohttp://www

l begin immating the col

he college‐leof new curriof less than 

y Services 

011) 

xcellence 

on softwarearly Februar

th a rollout tat group prod feedback o

opened to thcampaign wahat would heon.   

ot, the come pilot projeto senior masing Spigit fo. 

el system of mprovemen

y‐level systey 3. The old er, proposalspletion throu

Services (STS

raining sessiOriginators.

on‐going  

orials and jobw.uakron.ed

ediately wollege‐level c

evel processculum submsix months i

e dubbed Gory.  

to approximovided initiaon the softwa

he entire camas Student Selp us better

mittee will rect, the commnagement wor the remain

the Faculty t Project we

m was apprsystem no los already in tugh that syst

S) developed

ions – 1 cou Training be

b aids are at u/its/learnin

rking on theurriculum ap

es are compmission and ais met consis

2 | I T S U

olden Ideas h

mately 80 peol comments are and proc

mpus in earlSuccess withr prepare stu

review the tomittee will mwhether the nder of the c

Senate’s Cuent live on Fe

oved for useonger accepthe old systetem.  

d training fo

rse for Revieegan Feb 8.   

ng/training/C

e streamlininpproval proc

pleted, we wapproval to vstently.    

U P D A T E

had its initial

ople, most and ideas. cess. 

ly March. Thh a focus on udents to fin

ool and its umake a University contract or t

rriculum eb. 14.  

e by the Facupts new em will be 

or the new 

ewers and 1  

Curriculum.

ng and cesses.  

will measure verify that th

E

, 

e 

nd 

se.  

to 

ulty 

php 

the he 

• Ss

GLO

• Q

 

Student Techstudents 

BAL RELEVA

Quality Matt

hnology: A ta

ANCE  

ters 

ablet PC for all  Our visAkron.binder fully funAkron I John Ddevice.

The stu(EC) 10their cutextbooview oftextboothat ouguidesall of ththe dev

This is wsolutiolearn mwell as more v

We arehardwaaccepta

Our secTechnoMore inplannin

Develo

The fiftCourseFacultydeliver

CohortSpringbexperieand coan onli

The QuimplemparticipMatter

sion: StudenRather thanof all their cnctioning taID, the screeDoe, all you n Click here t

udent clicks o01. Under EC urrent locatiook(s) for EC 1f their digitaok and it opeutlines how tthe studenthose to an idvice. 

where this sn strictly andmore effectivmulti‐touch

versatile and

e actively engare and softwable price po

cond meetinologies (httpnformation wng. 

p Dynamic a

th faculty coe Design wory members ay best pract

s (small grouboard, our oenced onlinemplete a serne course th

uality Mattermentation fopating in thisrs national co

t arrives for n getting a clcourses roomablet PC. Afteen displays "need for youto see your c

on schedule C 101 is the ron on camp101". The stual bookcase fens an eBooto use the deon how to hdeabook, wh

solution diffed painstakinvely and effich screen, we adaptable t

gaged to finware requireoint.   

ng with a ven://mysparktwill be provi

and Globally

ohort is comprkshop with are introducetices in the w

ups) are enronline delivee instructor. ries of activihat meets sp

rs Research or a small gras grant. Resuonference in

the first daylass list emam location, eer logging inWelcome tour first day isclass schedu

and drills doroom locatious. Right unudent clicks for EC 101. Hk. Once in thevice within highlight, drahich is a pers

ers from justngly customizciently. With make the trto how stude

d a vendor ted to enable

ndor with a tech.com/), wided as we c

y Relevant Pr

pleting the Q12 faculty med to onlineworkshop.   

rolled in an ory system, faFaculty partties that helpecific Qualit

Advisory Coant. Four facults will be pn November

3 | I T S U

y at the Univailed to themtc., they getn with their Uo The Univers located righle.  

own to Englin with a linkder that is "cand gets anHe then clickhe book, thethe e‐readeraw, makes nsonalized stu

t hardware azed to enabh the additioraditional taents work. 

that can proe this vision 

similar visiowas held in conduct our 

rograms 

Quality Mattmembers pare course desi

online coursacilitated byticipants revlp to explainty Matters s

ommittee selculty membepresented atr.

U P D A T E

versity of m or a thick t this device,University ofsity of Akronht on this 

ish Compositk to a map frclick here fon iTunes‐like ks on the re is a pop ur view. Thennotes and saudy guide on

as it is a le students ton of a stylusablet PC muc

duce the at an 

n, mySpark late Februarresearch an

ters in Onlinrticipating.  ign and 

e in y an view contentn how to desstandards.  

lected UA’s ers are t the Quality

E

a f n, 

tion rom r 

up  it ve n 

to s as ch 

ry.  d 

e 

t ign 

y 

• Scu

 

 

 

 

 

 

 

 

DIST

• OR

Shared Serviccombine techunits 

TINCTION 

Office CheckRooQueue 

ce: Ongoinghnical and fu

‐in Automat

support; unctional 

tion: 

The Unpost “gPeoplecontinumanage

Luminaworkshtrainingstrateg

New Senew VPmeetinservicereachinpost “g

Queuinapplicarequirelogon tneed tocounse

Phase Ifor detecomplemade. Treviewereturne

FacilitaInterdis

A homefacilitat

The intwell as studen

In one annuala numb

RooQuother ininstanc

The buthrough

niversity of Ago live” envirSoft applicatue to be provement appli

a Grant. Bothop on sociag was intendgy for getting

enior ManagP of Adminisgs have bee arrangemeng a steady sgo live” proce

ng Applicatiotion was creements. Thiso a kiosk in to see, and plelor. 

II: Combininermining hoeted, some pThe RFP for ed by Legal. ed to Legal f

te Faculty Dsciplinary Te

e‐grown appte the proce

ent is to proautomatingt being seen

instance a ply will be reaber of associ

eue has beenstances arece at Lorain C

lk of the devh the use of 

Akron continronment andtion. Develovided for stucations. 

h UA and LCl media trainded to providg the inform

gement at Lstrative Serven held to prnt between state as quicess and reor

on. A copy oeated for LCCs applicationthe student lace them in

ng Business Uow to combinpreliminary pacquiring coResponses w

for review.  

Developmenteaching and 

plication, Roess of checki

ovide real timg some of thn.  

projected cosalized from tiated tasks. 

en released te in the workCounty Com

velopment of student pro

ues to suppd operate asopment and udent, finan

CCC participaning at the Bde a more roation out re

CCC. Quentiices at LCCCrovide backgUA and LCCckly as possibrganizing the

of the AdvisiCC and mod allows studservices are

n the queue 

Units. Data ne IT staffs fprojections oonsulting serwere made 

t and SuccesResearch 

oQueue hasng students 

me tracking e data entry

st saving of atime saving 

to five locatiks of deploy

mmunity Coll

of this projecogrammers w

4 | I T S U

ort Lorain’s s a host for rinfrastructucial and hum

ated in a thrBoard of Regobust commegarding sha

in Potter waC beginning Jground on thCC. Priorities ble with the e Governanc

ng Queuingdified to meedents to comea, determinto see an ad

continues tofrom the twoon cost savinrvices for Phand the RFP

ss by Expand

s been develinto any giv

of office way tasks involv

approximatethrough the

ions on camyment as weege.  

ct has been cwithin the IT

U P D A T E

PeopleSoft running the re support man capital 

ee‐day gents. The munication red service.

as named thean 24. Initiahe shared now includePeopleSoft ce Committe

(schedulinget their me to campusne who they dvisor or 

o be collecteo schools. Ongs can be hase II was P was again 

ding Clusters

loped to helven office.  

iting lines asved with a 

ely $15,000 e automation

pus. A few ll as an 

completed TS Division. 

E

ERP 

 

e l 

e 

ee.  

) 

s, 

ed nce 

s of 

p 

s 

n of 

• D

 

 

 

• TM

 

Desire2Learn

Time and LabManagemen

n (Springboa

bor/Absencet 

ard) 

e 

UA’s DeinstitutWisconUniversDesire2

Each inversionadoptio

Given oundersdid notpackagmore o

The grocourses

•••••••

Given omateriamateria

Part of suite ofreporti

Final rewhich w

The proimplemwith Tivacatiocost. 

After dexperierecommAbsenc

esign and Detions/systemnsin System,sities (MnSC2Learn (D2L)

nstitution recn presents anon and to im

our combinestand what fat have enougge. By workinoptions to ou

oup has idens, we are de

CompetencLearning ObTasks Step‐by‐steQuick ReferCaptivate vA self‐pacedthe print massessment

our combineals that are als are usab

Oracle’s Peof applicationng needs of 

evisions werwas expecte

oposal is strumentation ofme and Laboon tracking im

iscussions wenced with Tmended prace Managem

evelopmentms – The Uni and the MinCU) – to deve) online deliv

cognized D2n opportunitmprove facul

ed 21 years oaculty needgh resourcesng together ur instructor

ntified a serieveloping the

cies bjectives 

ep tutorials wrence guidesvideos for ead online veraterials andts. 

ed experiencmore closelyle by any D2

opleSoft Entns, Time anda wide rang

e being maded to be rele

uctured to of the Absencor.  Absencemproving ac

with Oracle aTime and Labctice is to im

ment simulta

t Services is lversity of Aknnesota Statelop shared very system

2L’s (brandedty to retrainty understa

of experienc. However, is to developwe accomplrs. 

es of coursee following: 

with screen ss ch major torsion of the c videos, and

ce and insighy aligned wit2L institution

terprise Humd Labor, is dege of busines

de to the Reqased in Febr

optionally prce Manageme Managemeccuracy and 

and other cobor implememplement boneously.   

5 | I T S U

leading a grokron, Univerte Colleges atraining ma. 

d Springboarn our faculty nding of exis

ce using D2Lndividually ep a completelished more 

es. For each 

shots 

ol course that id includes ac

hts, we deveth faculty nen.  

man Capital esigned to suss functions

quest for Proruary.  

rovide for thment moduleent streamlinminimizing a

onsulting serentations, thoth Time and

U P D A T E

oup of threersity of and terials for ou

rd at UA) neto increase sting feature

, we each institute online trainand can offe

of these 

incorporatesctivities and 

eloped eeds. The 

Managemenupport the ton campus.

oposal (RFP)

e  in conjunctnes sick andadministrati

vices firms he d Labor and 

E

e 

ur 

w 

es. 

tion ning er 

s 

nt ime   

), 

ion 

ve 

6 | I T S U P D A T E

• Grants Management: Post‐award  An RFP was created to obtain professional services with expertise in implementing PeopleSoft Grants Management Post‐award (e.g., accounting, grants billing, and receivables). It was determined to reject all bids because of the cost of the responses.  

The project was then split into two components. The first will focus on modifying the chart of accounts to better track grants by project and sub‐project. The second will be to implement post‐awards.  

The chart of accounts work has started with the completion of this phase expected by June. 

In March, a new RFP will be drafted to seek consulting support for the post‐award component. 

ENGAGEMENT  Build and Sustain Vital Relationships and Partnerships 

• Governance and Project Management  A pilot is underway to test the effectiveness and acceptance of the new process and framework to manage all IT projects.  

As a group of selected new projects began, they used the new process and tools. Training and mentoring for the project managers and project teams associated with the pilots have been completed as well. 

The governance process related to the selection and prioritization of all IT projects is being refined. Incorporating the use of software will help improve this as well.    

• Regional Information Technology Exchange (RITE Board) 

A report titled Northeast Ohio Information Technology Workforce Report published late 2007 concluded that over 5,000 IT jobs in NE Ohio go unfilled each year. To address this issue, a group of CIOs from Eaton, Smuckers, Sherwin‐Williams, American Greetings, Cleveland Clinic, NEOSA and UA formed the RITE Board. 

Members of the RITE Board have been meeting with college and university representatives at CSU, BW, LCCC, Stark and UA.  To‐date we’ve concluded there were two opportunities to pursue.  

• First was to leverage the experiential learning lessons from other colleges, like Engineering, in colleges offering IT courses and programs.  

• Secondly, we intend to conduct a 1/2‐day, cross‐college collaboration meeting, with our four colleges that offer IT degrees, to discuss the following: sharing resources, forming a high‐level single/shared advisory board which will give private industry one place to go to influence IT curriculum and implementing formal experiential learning ‐‐ internships/coops into the curriculum. 

• S

• B

 

 

Support Desk

Benchmarkin

k: Live Chat  

ng study 

On Machat fesupporand at 

Using tlive witopen ti

Links toZipLineavailab

After wwill alsoStudenproprie

Expanson the 

The IntServicedata fro

Initial rFebruaMarch 

This proinstitutefficienmight cstudy wredesig

The datInforma

•••••

rch 1, the Unature to comrt mechanismWayne Colle

his free appth people seckets.   

o the chat fee login page, ble wheneve

working witho begin usint Services Ceetary applica

ion of the tomain campu

er‐Universites (IESS) projom all 14 IU

reviews of thry. The final2011.  

oject is only tions might sncies. While choose to prwill not provgn or make c

ta provide bation Techno

BGSU–224 Miami–178Kent–250 OU–206 UA‐177 

niversity’s Smplement itsm. The tool wege. 

lication, theeking help, s

eature are onand in the Zr the Suppo

 the Supporg the same enter savingation.  

ool is being ous, Wayne C

ty Council (IUject, which wC‐member i

he data and  report was 

 an assessmshare to achit can informroceed, it is oide the levechanges to th

by Accentureology Depar

upport Cents phone, emwill be used 

e Support Cesend an ema

n the SuppoZipLine help rt Center is o

t Center, UAfree chat apg $1,500 it cu

offered to otCampus and t

UC) Institutiowas awardednstitutions i

report wereexpected du

ent of what hieve reducem decision‐monly an assel of detail tohe workforc

e indicates thrtments acro

7 | I T S U

ter went livemail, and webboth at the 

enter will be ail copy of th

rt Center's hcenter. Liveopen.  

A’s Student Spplication. Thurrently pay

ther studentthe Media C

onal Excelled to Accentun December

e conducted uring the firs

services IUCd costs and makers abouessment. Tako enable an oce.  

he followingoss the state

U P D A T E

e with a newb requests main campu

able to chathe chat, and

home page, e chat will be

Services Cenhis will resulys for its 

t support areCenter. 

nce and Shaure, gatheredr and Januar

in early st week of 

C member greater ut how they ken alone, thorganization

g headcount e:  

E

 

us 

t  

e 

ter t in 

eas 

red d ry.  

his  to 

in 

• C

COM

• N

 

 

Contributor R

MMUNITY 

Nolij 

Relations  In ordedevelopsupporovercoalumni collabousing m

AssessmOracle shortcoshortcowill be the wo

CIBER CContribDeveloduring were ddeterm

Promot

NolijWeon Febthe sofconvert

Additioimprovof its us

Softwa

•

••

•

NolijWecontain

er to supportpment servirt donor relame softwareand friends

oration with more central

ment objectplans for theomings the eomings in thaligned withrk.   

Consulting wbutor Relatiopment, Resethe week ofue March 11

mine next ste

te Vibrant an

eb, the cam. 21, 2011.  Ttware in a trt more busin

onally, this uvements andsers.  

re Training S

Instructor‐lepreparation Training for nDeveloped ohttp://www.Online trainiStudent Reco

eb currentlyns nearly 800

t the ever inces, a groupations (Contre limitations of the Univvarious conized data. 

ives includee contributoexisting apple most cost h the Univer

was engagedons. The conearch, Foundf Feb. 28, 201, 2011. A meps was sche

nd Engaging

pus imagingThis new verrue web‐basness process

pgrade provd application

Services is p

ed training forfor upgrade onew users beonline training.uakron.edu/ing materialsords Inquiry, 

y has over 850,000 docum

creasing demp is investigaributor Relats to enable gersity and tostituencies w

 but are notor relations alication has, effective warsity’s strateg

d to completnsultant metdations, Law011. The resumeeting to dieduled for M

g Environme

g solution, wrsion brings sed model, eses to paper

vides the aven integration

roviding tra

r existing useover the weeegan the weeg materials fo/its/learning/tinclude tutorScanning, an

50 users acroments. 

8 | I T S U

mand for aluting new tections). The ogreater intero create mowithin the U

t limited to papplication, and how toay. The recogic objective

e a Fit‐Gap At with teamsw, Alumni Reults of the asiscuss the finMarch 16, 20

nts and Faci

was upgradeda modernizeenabling therless.  

enue into fun to better se

ining.  

rs began on Fekend of Feb.k of Feb 24. or existing usetraining/Nolijrials on Gettind Using a Tem

oss 108 dep

U P D A T E

umni and chnologies tobjective is traction with re University by 

projecting wwhat  best meet tommendatioes to prioriti

Analysis for s from Athletelations, andssessment ndings and 11. 

lities 

d to version ed approach University t

ture erve the nee

Feb. 7 in 18. 

ers:  j.php  ng Started, mplate.    

artments an

E

o o 

hat 

the ns ze 

tics,  IT 

6.3 h to to 

eds 

nd 

9 | I T S U P D A T E

• Electronic Medical Records   The selection committee has reconvened with a new Project Manager to discuss the requirements for the Electronic Medical Records System (EMR). The EMR will enable the University to meet Medicaid’s and Medicare’s requirement to bill for services electronically.  

Previously gathered requirements have been reviewed and refined to include prioritization and weighting. This will provide a stronger foundation for submission of a new RFP and evaluation of responses. 

• Recruiting Solutions: e‐Recruiting  With the project team in place, the project had its formal kick off in February.  

The first phase of the project is a readiness assessment and fit/gap review of the current business process in comparison to the delivered functionality provided by PeopleSoft Recruiting Solutions. This first phase will be completed in March followed by the implementation phase, which is expected to continue until September.  

Recruiting Solutions is a web‐accessible, online system which will help to streamline and automate the recruiting and hiring process for open positions at the University.   

INTEGRATED PLANNING  Achieve Measurable Success 

•  Legacy Elimination 

 

 

 

The University of Akron is planning to retire the mainframe by June 2011. The project is progressing on plan.  

The few remaining pieces of information needed on the mainframe are being converted and reviewed by the user groups.  

The Project is targeted for completion by June 15, 2011 and is expected to save the University $300,000 annually. 

•  Campus‐wide Scheduling: Series 25 

 

 

The Enterprise Scheduling Solution Project continues to make great strides. The Office of the Registrar has been working with the Environment for Teaching, Learning, and Research Committee to clarify and refine the classroom scheduling procedures for the new system. The goal is to increase classroom utilization from 50 to 70+ percent.  

The implementation team is also working to improve Event  Scheduling in Athletics, EJ Thomas, the Student Union and the Wellness Center. The goal is to have one place that contains all activities scheduled at the University to improve services provided by all service units (i.e., police, parking, dining, etc.) on campus. 

10 | I T S U P D A T E

•  ITS Metrics  The most current ITS metrics available at the time of this report are attached. If a line item does not have a target, the metric is intended to indicate the amount of work or activity being delivered. Lines with targets indicate levels of performance we strive to achieve. 

11 | I T S U P D A T E

ITS DEPARTMENT SCORECARD –JANUARY 2011

DAILY SERVICES PROVIDED JAN. TARGET

JANUARY

DECEMBER

NOVEMBER Support Center (Help Desk) Number Support Center calls *1 N/A 6992 2164 3381Average Speed of Answer 1m14s 57s 55s1st Call Resolution Rate *2 >64.8% 74% 84% 82%Number of tickets opened by HD N/A 6168 3214 4170Total tickets opened N/A 7815 3568 4794Calls closed within four hours N/A 6357 2735 3578Calls closed first day N/A 6885 3006 3926Calls over one week old N/A 256 36 227Support Center abandoned calls <2% 13%(880) 6%(180) 14%(472)# of Users serviced at walk-in centers N/A 2072 488 1479# of Laptops checked out at walk-in centers *3 N/A 2147 1061 3130Central Servers (Data Center) Data Center uptime percent (% of posted hours) 100% 100% 100% 100%Mainframe uptime percent (% of posted hours) 99.9% 100% 100% 100%Unix/Linux server uptime percent (% of posted hours) 99.9% 100% 100% 100%Windows/Apple Server uptime percent (% of posted hours) 99.9%

100% 100% 100%

Web Server www.uakron.edu uptime percent 99.9% 100% 99.96% 100%Total number of virtual/physical servers on platform N/A 384 / 186 397 / 198 414 / 204 Total number of data center outages 0 0 0 0Messaging & Network Total email accounts (UAnet IDs) N/A 216907 204918 203760Total active email accounts (UAnet IDs) N/A 35526 33708 31664Total forwarded email accounts (forwarded off campus) N/A 114 114 109Total emails processed (originates internally + originates externally and accepted) N/A

8249561 7641014 8138555

Total emails filtered (originates externally and either tagged spam/virus or rejected) N/A

476 649 1625

Percent of emails filtered (percent of total mail originating externally either tagged or rejected) N/A

0.01% 0.02% 0.05%

Email uptime percent (weighted by percent users affected) 99.50%

100% 100% 100%

Total active network nodes N/A 17429 16032 17215Data network uptime 100% 100% 100% 100%Wireless network uptime 100% 100% 100% 100%Total number of reported network outages 0 0 0 0Web Total Web page views N/A 3,315,356 2,333,949 3,037,667Total unique Web visitors N/A 323,689 246,586 328,083Total ZipLine (portal) logins N/A 912,905 699,777 818,744Total ZipLine (portal) unique logins N/A 36,950 35,857 35,407Printing Total print jobs processed 167 123 142Training Total attending and completing class 100 137 70 152Contact hours for classes 45 71.75 38.5 57.75One-on-one training sessions N/A N/A N/A N/AApplication support – one-to-one assistance (tickets) N/A 21 2 6

Number of visits to online tutorials 1,000

403 Atomic learning tutorials

157 Atomic Learning tutorials

500 Atomic Learning tutorials

12 | I T S U P D A T E

DAILY SERVICES PROVIDED JAN.

TARGET

JANUARY

DECEMBER

NOVEMBER

Critical Application Data Administrative logins PeopleSoft N/A 160,191 93,663 96,837Administrative users PeopleSoft N/A 953 920 949Logins to PeopleSoft self-service via ZipLine (students, faculty, staff) N/A

375,320 347,184 215,012

Number of PeopleSoft users via ZipLine (students, faculty, staff) N/A

33,250 32,371 30,180

NT Process Scheduler statistics *4 N/A App Engine 1,901 1,635 1,645 Crystal 4,209 3,310 2,611 COBOL 2,439 1,547 1,845 PSJob 3,032 3,074 3,049 RoboFTP Script 205 174 159 SQR 11,503 12,277 12,164 XML Publisher N/A 12 20 12Admissions applications loaded: Grad N/A 695 669 642Admissions applications loaded: Law N/A 401 154 182Admissions applications loaded: Undergrad N/A 2,993 2,506 4,230Self-service enrollment requests (by students) N/A 45,622 38,214 86,699Self-service enrollment requests unique users (students) N/A 8,347 7,312 11,680Administrative enrollment/maintenance requests (by staff) N/A 26,178 14,732 24,698Administrative enrollment/maintenance requests unique students N/A

8,482 5,582 9,145

Transcripts produced N/A 23,273 25,777 14,172Enrollment verifications produced N/A 2,611 2,251 1,569Grades posted N/A 2,579 110,081 211Student financials transactions, unique students N/A 28,223 13,993 18,974Student financials transactions *5 N/A 357,014 125,220 173,663 Charge (14,602 students) N/A 176,637 96,409 148,552 Financial Aid (20,190 students) N/A 87,677 2,712 2,213 Payment (14,284 students) N/A 71,883 25,312 21,368 Refund (14,432 students) N/A 19,312 406 1,110 Waiver (1,173 students) N/A 1,505 381 420Financial aid ISIRs loaded *6 N/A 2,890 1,683 1,506Financial aid ISIRs loaded, unique students N/A 2,309 1,265 1,184Financial aid award transactions N/A 11,389 9,244 10,548Financial aid award transactions unique students N/A 4,360 3,621 3,920Financial aid disbursements N/A 67,146 1,620 1,533Financial aid disbursements unique students N/A 20,188 1,079 1,041University-Enterprise Managed Computers *7 Total Windows desktops clients N/A 4665 4763 4,950Total Windows laptops clients N/A 2887 2454 2,948Total Apple clients N/A 462 462 460Total Managed Clients N/A 8014 7679 8,358Lab Computers (count & utilization) Windows Laptops (ITS managed) N/A 605 605 627 Students Checkout N/A 390 390 390 Mobile Teaching N/A 175 175 167 Special Use N/A 40 40 70 Total Logins N/A 8396 3746 12,926 Total Unique Users N/A 2269 1505 3,796

13 | I T S U P D A T E

DAILY SERVICES PROVIDED JAN.

TARGET

JANUARY

DECEMBER

NOVEMBER

Windows Desktops (ITS managed) N/A 796 796 775 ITS General Purpose N/A 129 129 112 Departmental N/A 667 667 663 Total Logins N/A 25867 9289 34,057 Total Unique Users N/A 6740 3904 7,552Kiosk Stations N/A 132 132 132 Main Campus N/A 124 124 124 MCUC N/A 8 8 8 Total Kiosk Logins N/A 24678 8535 23,525 Total Kiosk Unique Users N/A 8684 4465 7,644Apple Labs N/A 197 197 197 Departmental Laptops N/A 27 27 27 Departmental Desktops N/A 170 170 170 Total Logins N/A 6313 1353 3,637 Total Unique Users N/A 1422 748 1,058Distance Learning/Audio Visual/Academic Technology

Number of DL class sessions *8 N/A 1356 442 2008Number of Springboard active course sections N/A 3,332 3,392 3,342Number of Springboard unique active users N/A 27,301 25,226 26,107Number of unique instructors using clickers N/A 50 65 56Number of course sections using clickers N/A 70 95 86Number of students (all sections) using clickers N/A 4007 4736 4580Number of Audio Visual equipment deliveries N/A 1359 721 3308

Department & Administration

Total ITS headcount at end of month N/A 128 127 126 Full-time N/A 124 123 122 Part-time N/A 4 4 4 Consultant N/A 1 1 1 Approved openings N/A 5 6 7 On leave N/A 0 2 2 Student N/A 134 135 136Total "Ask the VP" questions N/A N/A N/A N/ATotal department hours accrued for vacation N/A 24,108 23,947 23,670Total department reported vacation N/A 485 945 729Total department reported sick time N/A 638 532 730

Footnotes *1. There are 10 days with no phone reports *2. Industry standard for the first call resolution rate is 65.8%, for Higher Education 58.8%, industry target is 70.9%. Cost savings to the institution for first call resolution is about $150 per call. Outsourced Support Desks FCR is 66.3%. ** HDI best practices survey 2007. *3. Laptop Check-out centers included in report Student Union *4. Process Scheduler Stats are cleared weekly. *5. Total is higher than unique users because individual students may have had more than one transaction. *6. FAFSA applications for financial aid. *7. ITS managed clients logged in to the University network in the last 30 days. *8. Includes UA on-campus rooms and Medina County classrooms. This includes both distance and local use.