Tutorial

2015

Formador: Miguel Brandão

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Formador: Miguel Brandão

Índice

ÍNDICE ................................................................................................................................................... 1

1 IMPRESSÃO EM SÉRIE (MAILING MERGE) ...................................................................................... 2

1.1 IMPRESSÃO EM SÉRIE: 1º PASSO .................................................................................................... 2

1.2 IMPRESSÃO EM SÉRIE: 2º PASSO .................................................................................................... 2

1.3 IMPRESSÃO EM SÉRIE: 3º PASSO (INTERCALAÇÃO DOS DOCUMENTOS) .................................................... 3

ANEXO I – DOCUMENTO MODELO ......................................................................................................... 6

ANEXO II – LISTA DE DADOS .................................................................................................................. 8

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1 Impressão em Série (Mailing Merge)

No separador Mailings, deveremos procurar o grupo de opções Iniciar Impressão em Série.

Neste grupo, encontramos entre outras opções, a opção Iniciar impressão em Série, a qual nos

permite escolher o tipo de documento (o modelo) que pretendemos criar (cartas, etiquetas, e-

mails, etc) e reproduzir de uma forma simples e rápida.

De seguida serão listados os passos necessários para uma rápida e fácil utilização da

ferramenta de impressão em série. Para o caso, iremos fazer a criação de uma pequena carta.

1.1 Impressão em Série: 1º Passo

O primeiro passo a ser realizado será a criação do documento modelo que contém a

informação base, ou seja, a informação constante (por exemplo uma minuta), que será

utilizado mais tarde na intercalação com um documento que conterá informação específica

para cada uma das cartas e deste modo, que levará à criação das cartas individuais.

Ver exemplo no Anexo I deste mesmo Tutorial.

1.2 Impressão em Série: 2º Passo

Depois de se ter criado o documento modelo e de se saber quais os campos ou informações

necessárias para individualizar cada um dos documentos de intercalação, chega o momento de

se criar o documento que possuirá os dados individuais e que permitirão criar os documentos

individuais.

Para isso, crie um novo documento onde insira uma tabela com o número de colunas e linhas

tanto quantos campos e documentos que queira utilizar, respectivamente.

Veja o exemplo, se pretendermos numa carta colocar o Nome do funcionário, NIF do

Funcionário e o BI do Funcionário da empresa e sabendo que tenho 100 funcionários, terei

uma tabela idêntica à seguinte:

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Nome Funcionário NIF do Funcionário BI do Funcionário

António José Rodrigues 12312312 12382465

(…)

Zulmira Maria Henriques 12412344 12354768

Tabela 1-Exemplo de lista com informações a constar na carta

Note: Não necessita de efectuar quaisquer formatações na sua tabela, pois esta apenas funcionará como “base de dados”

necessária para criar as cartas individuais.

Depois de ter criado o documento que contém a informação individual, guarde-o no seu

computador.

1.3 Impressão em Série: 3º Passo (Intercalação dos

Documentos)

Agora que possui o seu documento modelo e o seu documento com a tabela contendo as

informações necessárias para a criação dos documentos individuais, é chagado o momento de

efectuar a intercalação e deste modo, obter um resultado final.

Note: Em anexo, existe o exemplo de modelo de carta criado, bem como a lista de dados a usar na carta. Clique aqui, caso

pretenda verificar estes dois exemplos;

Para isso, abra o seu documento inicial e proceda de acordo com as seguintes orientações:

1º - Inicie a ferramenta da impressão em série (Separador Mailings + Grupo Iniciar

Impressão em Série + Opção Iniciar Impressão em Série + Assistente de impressão em

série);

2º - Escolhemos o tipo de documento que queremos criar e de

seguida, clique na opção “Seguinte: Iniciar o documento”,

para continuarmos a executar os passos do assistente;

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3º - Escolhemos de seguida, qual é o documento que contém o

nosso modelo, dado que estamos com o mesmo aberto,

deveremos seleccionar a opção “Utilize o documento actual”.

De seguida, clique na opção “Seguinte: Seleccionar

destinatários”, para continuar…

4º - Próximo passo passa por procurar o documento que criamos

e que contém a informação dos nossos destinatários. Para

isso deveremos escolher a opção “Utilizar uma lista

existente”, visto já termo um documento com essa

informação.

5º - Dado que indicamos que já possuímos a lista dos destinatários, teremos de procurar

essa lista, para que os elementos existentes nessa lista sejam transportados para a

nossa intercalação. Deveremos então escolher a opção “Procurar…”;

Seleccionar o documento que contém a informação e clicar

em “Abrir”

Escolher se pretendemos que todos os elementos da lista

sejam usados na intercalação e de seguida confirmar em

“OK”

Note: Assim que executar estes procedimentos clique na opção “Seguinte: Escrever a carta”, para continuar…

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6º - Agora, deveremos introduzir no nosso documento os

campos que pretendemos que sejam intercalados. Para isso,

coloque o cursor na zona onde deverá aparecer o campo de

intercalação, de seguida, clique em “Mais itens…”;

Seleccionar zona onde surgirá o campo de

intercalação…

Escolher campo de intercalação;

seleccione o campo desejado e de

seguida clique em “Inserir” e por fim

“Fechar”

Note: Assim que executar estes procedimentos clique na opção “Seguinte: Pré-

visualizar as Cartas”, para continuar…

7º - Neste momento, a intercalação já se encontra quase

completa. Neste ponto, poderá verificar todos os

destinatários que irão ser criados, no final da intercalação.

Para isso, clique nas opões de avanço e retrocesso de

destinatários. No final, clique na opção “Seguinte: Concluir a

intercalação”, para continuar…

8º - Neste momento a intercalação foi concluida, terá agora de

escolher como pretende guardar a sua informação, ou seja,

caso pretenda imprimir de imediato as suas cartas, deverá

escolher a opção “Imprimir…”, caso pretenda criar um

documento com todas as cartas e só mais tarde o pretenda

imprimir, escolha a opção “Editar cartas individuais…”

Anexo I – Documento Modelo

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Caro «Nome_Funcionário»,

Gostaríamos de confirmar os seus dados pessoais referentes ao sei BI e NIF. Deste modo,

contemos na nossa base de dados o seguinte BI: «BI»; e o seguinte NIF: «NIF».

Agradecemos que confirme se se encontram em conformidade.

Com os melhores cumprimentos,

Ângela Soares

Anexo II – Lista de Dados

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Nome Funcionário BI NIF

António José Rodrigues 12312312 98798798

Ana Margarida Lopes 12572123 12352123

Daniel Silva Lopes 76564534 12346776

Daniela Castro Santos 98765123 23521123

Zulmira Maria Henriques 54876543 12323464