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January 17, 2018 Your Monthly Information Source for UFS Français Canada
Important Dates: What’s New?
January 21 – 25
*Web UFS Annual Security
Access Audit notification
emails sent to selected
managers
Tuesday, January 22 *UFS will be unavailable from 5:00 pm until midnight ET
Thursday, January 31 *Month-end Date for PD 5 *UFS Help Desk 7am-5pm ET
Friday, February 1 *January month-end final transmission due 11:45 pm ET (BD+1)
*See MCC January Highlights for January Close schedule.
UFS Application Updates Tuesday, January 22
There will be a UFS outage during implementation. UFS will be unavailable on Tuesday, January 22 from 5:00 pm until midnight (ET). During the outage, the following updates will be implemented:
• Campus Version: Statistics transaction accounts linked to revenue accounts to require customer count entry. (see Improved Revenue Transaction Statistical Entry article below for additional details)
• Remove error message “the payroll tax amount cannot be zero” in Canada Admin Labor Transfer.
• Fix to prevent changes to prepayment account 40113050 after prepayment is inserted.
Fast Click to the Articles in this Edition:
• US Universities Improved Revenue Transaction Statistical
Entry
• REMINDER: Web UFS Annual Security Access Audit for FY19
• Why do I see “INACTIVE” on Some Vendor Numbers in A/P
Entry Detail?
• UFS Help Desk Tips: Who to Call for Your UFS Revenue-
Related Questions
• January UFS Deadlines and Financial Close Schedule
• “ICYMI” (In Case You Missed It) - Robotics Process
Automation (RPA) Pilot
• New Electronic Supplier Enabled on Monday, January 14
US Universities Improved Revenue Transaction Statistical Entry To increase visibility to and improve analysis for US Universities Retail Revenues, updates will be installed in Campus version of UFS on January 22 that includes Retail, Concession and Convenience Store customer count transactional entry fields in the cash module for all revenue lines.
What is the Change? When entering Retail, Concession and Convenience Store Sales within the UFS Cash Module you will now be required to enter customer transactions for the corresponding revenue prior to submitting.
How do I Report Transactions? You will report your Transactions in the UFS Cash Module the same as you report transactions for café and Brand revenues today. If you are already reporting sales within an existing register worksheet, the sale lines will automatically update to include the newly required transaction entry.
If you are not currently reporting revenues for existing brands, or you have newly acquired a revenue stream, you should update your Cash Register Model Worksheet in UFS with the appropriate Revenue account.
Skype Session Attend one of the Skype sessions shown below to review how this change will impact your transactional
reporting. A recording of the Skype session will be posted on the E=Planning Resources page of
Sodexo Net after the final call.
Date Time Skype Link
January 23, 2019 4:00 PM EST Join Call
January 25, 2019 11:00 AM EST Join Call
Support
• For UFS tool support or assistance, please contact the UFS Team at [email protected]
• For assistance with E=Vision metric reporting, please contact the Reporting team at [email protected]
REMINDER: Web UFS Annual Security Access Audit for FY19 The UFS Team is working with the Access Management Team to recertify roles and privileges for Web UFS Security Access Groups as part of the FY 19 Access Audit. Reports to Managers are randomly selected and will receive a Smartsheet Update Request Form with instructions to provide details based on access needs. Notification emails will be sent to the selected managers the week of January 21 - 25 with the smartsheet response schedule for your segment.
This audit is a mandatory process. If you are one of the selected managers, please respond promptly
using the Smartsheet Update Request Form (see sample screenshot above). If you have any
questions regarding the audit process or request you have received, please contact Jill Helms at 716-
932-2872 or [email protected].
Why do I see “INACTIVE” on Some Vendor Numbers in A/P Entry Detail?
A Vendor Number can fall into delete/inactive status for several reasons. If there has not been any
activity for 15 months, maybe the vendor wants to consolidate down to one vendor number for remit to
or the vendor could possibly no longer be an approved vendor.
If you are entering an Accounts Payable invoice and the Vendor Number has “INACTIVE” displayed in
front of the vendor name, do not continue the invoice entry process. Please contact Accounts Payable
Vendor Maintenance at 1-800-828-7762, option 1, option 1 or email
• To obtain the correct vendor number
• To obtain an alternate vendor number
• To initiate reactivation of vendor if applicable
Please Note: Invoices will not be paid if they are entered using a Vendor Number noted as “INACTIVE”.
Please follow the steps above before entering the invoice.
Do you have vendor invoice payment questions? Call 1-800-828-7762 option 1, option 2, option 3.
UFS Help Desk User Tips
Who to Call for Your UFS Revenue-Related Questions Each month the Web UFS Help Desk receives numerous calls that must be manually redirected to the appropriate department. We know you don’t want to wait in queue only to find out that you are in the wrong department and then must be transferred to that department’s queue.
Do you have revenue reporting procedure questions and not sure who to call? Do you need to reach the Revenue Accounting Department? Contact the Revenue Accounting Department at 800-828-7762, option 2 for assistance with:
• Questions on how to properly report items such as cash, vending, credit cards, deferred income and adjustments.
• Problems balancing a cash entry, reporting proper tax or over/short issues.
• A day of cash entry was not entered in and the New Week Setup was already completed.
• Errors on cash entries that have already been transmitted, but now need to be adjusted. Contact the Help Desk at 888-667-9111, option 1, option 2, option 1 for assistance with:
• Functional questions or ‘how to’ questions that are not reporting procedure related.
• Technical issues, such as errors or problems accessing the program.
• Requesting the proper UFS access.
• Problems printing reports or transmitting the data.
Our goal is to provide our customers with the right support on first contact. Calling the correct department helps to improve your customer service experience and ensures your questions are answered quickly so you can continue with your busy day! Visit the Help Desk Resource Center tab on the UFS Launch Site for more Help Desk User Tip articles. Technical questions related to UFS? Contact the UFS Help Desk at 1-888-667-9111, opt. 1, opt 2, opt 1. UFS Help Desk hours are posted on the UFS Launch Site
January UFS Deadlines and Financial Close Schedule
Let’s Get Ready for PD4 Close!
January Highlights:
• Weekly transmission deadlines - posted below
• 1/28 - 1/31 - FOUR-DAY inventory reporting window o All Units MUST take a full physical inventory in accordance with AF Topic, 832-01
(Sodexo_Net Administration and Finance Manual page) and enter results into UFS
• 1/31 - Final w/e and last day of Period 5
• 2/1 - Final month-end transmission due 11:45 pm ET (BD+1)
• 2/1 - 2/4 noon ET (BD+2) - Window for month-end exception to SAP Accounts Payable invoice posting logic for manual and electronic invoices. (See SAP Posting Logic for AP Invoices guide for examples)
• 2/4 - SAP Processing of January activity (BD+2)
• 2/5 - January Financial Close Day 1 - Review Preliminary Reports (BD+3)
• 2/6 - January Financial Close Day 2 - Analyze Financial Results (BD+4)
• 2/7 - January Final Period End Settlement and invoices available (BD+5)
Note: If no entry is made with new inventory values for week 1 of the new period (Pd6 Wk1), the month-end (January 31) inventory amounts will automatically be carried forward and displayed on reports for week 1.
Transmission Deadlines
Week Ending Transmit By
Friday, January 4 Monday, January 8
Friday, January 11 Monday, January 11
Friday, January 18 Monday, January 18
Friday, January 25 Monday, January 25
Thursday, January 31 Friday, February 1
Watch for Weekly Reminders via UFS Alerts and the UFS Launch Site updates. Visit the Monthly Calendar Conversion tab on the UFS Launch Site for detailed information. You can also visit Sodexo_Net USA Monthly Calendar Conversion (MCC) or Sodexo Net Canada Monthly Calendar Conversion (MCC) pages for additional resources and support.
UFS Touchpoints
“ICYMI” (In Case You Missed It) - Robotics Process Automation (RPA) Pilot
During December’s Unit Controller calls led by Corinne Szabo, we heard from Wendy Cano, Senior Project Manager, with an update on the Robotics Process Automation (RPA) pilot. Several Financial Shared Services (FSS) process owners joined her in sharing important details on the following items included in the pilot; here’s what you need to know: What’s happening? FSS is introducing RPA technology across four processes within its environment. Their objective is to improve processing time, boost productivity through collaboration, and create capacity to engage in creative solutions and deeper partnership that drives business results. What processes are included in the pilot?
• Record retention/eScanning for Buffalo Service Center team: the new technology will automatically process unit transmittals and non-Halo cash management files (for retail outlets), freeing up time and space for the team to support the field in new and creative ways
• Email sorting: RPA will sort through over 7,000 emails each month sent to Client Services, directing them to the appropriate recipient to take action on
• Meal plan mailbox management: automating these logs within the Client Balance Sheet team will create new capacity to focus on field analysis and insight
• Office and corporate transmittals: by utilizing an updated form, RPA will ensure faster processing times and allow Accounts Payable department to better support operators with other needs.
For more information on any of these processes, and the initiative overall, please feel free to watch the replay of December 13th’s Unit Controller call: https://play.buto.tv/x6myW. .
Unified Invoice Processing System (UIPS)
New Electronic Supplier Enabled on Monday, January 14
Supplier(s) Enabled on January 14, 2018
Country Vendor # Vendor Name TMC
Catalog Supplier
Notes/Comments
USA 1920305 KEMPS LLC YES
ACTION REQUIRED: Prior to the enablement of the electronic process, invoices for the suppliers listed above on the Supplier Enablement chart require prompt attention and processing in UFS:
• FRIDAY, JANUARY 11 - Please ensure you have manually processed all outstanding invoices dated January 11 or prior for the suppliers listed who will be transitioning to the electronic process this month. (Contact the supplier today to fax you missing copies of any past due invoices). All outstanding invoices must be processed through UFS by week ending January 11.
• SATURDAY, JANUARY 12 - Any invoices dated January 12 or after for the supplier(s) listed above will be electronically processed through UIPS and will flow to your unit’s invoice reconciliation and approval system, TMC or e-Pay.
• MONDAY, JANUARY 14 - You will no longer enter invoices in UFS for payment for the supplier(s) listed above as they will be enabled on the electronic process.
• Important message from Accounts Payable: Any paper invoices dated January 11 or earlier that are not processed for payment through UFS by January 11 must be sent to the Accounts Payable department at the Buffalo Service Center via email (preferred), fax or mail to be processed for payment.
o Email [email protected]. In addition to invoices, provide a brief explanation for request and the cost center number each invoice should be charged to. (be
mindful of file size) o Paper correspondence can be faxed to ATTN: AP EDI Team 716-568-8395 (20-page max) o Packages can be mailed to Sodexo AP EDI Team, PO Box 352, Buffalo NY 14240 o AP department will request electronic copy of the invoice from the vendor. If they are unable
to send, AP will manually process the invoices for payment.
For a listing of all electronic invoicing suppliers, review the Master Electronic Supplier List on Sodexo_Net.
Support Resources:
• The Accounts Payable Department at the Buffalo Financial Service Center: o Call 1-800-828-7762, option 1, option 2 (A/P Department) o send an e-mail to: [email protected].
• The Market Connection, Client Procurement Call Center 866-368-3472, Option 1
• UFS – General inquiries [email protected] Web UFS Team [email protected]
Le 17 janvier 2019 Votre source d'information mensuelle pour UFS
Dates Importantes : Quelles sont les nouveautés
21 – 25 janvier * Audit d'accès de sécurité annuel UFS Web pour l'exercice 2019 Les courriels de notification seront envoyés à certains gestionnaires Mardi 22 janvier * UFS ne seront pas accessibles à partir de 17h-minuit, Est. Jeudi 31 janvier * Date de fin de mois pour la période 5 Vendredi 1er février * Date limite de la transmission pour la clôture du mois d’janvier 11h45 est (BD+1) * Consultez les faits saillants de la fermer du calendrier mensuel (CCM) de janvier
Mises à jour de l'Application UFS le mardi, 22, janvier Il y aura une interruption pendant l’implémentation. UFS ne sera pas accessible le mardi 22 janvier, de 17 heures - minuit EST La sortie d'janvier comprendra::
• Retrait du message d'erreur « the payroll tax amount cannot be zero » dans Canada Admin Labor Transfer.
• Correctif pour éviter des changements au compte de paiement anticipé 40113050 après l’insertion d’un paiement anticipé.
N’oubliez pas de consulter les articles Points de contact UFS : • RAPPEL : Audit d'accès de sécurité annuel UFS Web pour
l'exercice 2019
• Pourquoi est-ce que je vois « INACTIVE » sur certains numéros de fournisseurs dans A/P Entry Detail?
• Bureau de Soutien UFS : Qui contacter pour vos questions relatives aux revenus UFS
• Clôture du calendrier mensuel en janvier
• Au cas où vous l’auriez manqué : programme pilote d’automatisation des processus robotisés (APR)
UIPS - Aucun fournisseur ne changera de factures
manuel les aux factures électroniques en janvier
Avis à nos utilisateurs UFS francophones : Nous étudions actuellement des options de traduction pour notre bulletin de nouvelles. D’ici là, nos communications seront transmises en anglais seulement. Veuillez nous faire part de vos commentaires à [email protected]
RAPPEL : Audit d'accès de sécurité annuel UFS Web pour l'exercice 2019
L’équipe UFS collabore avec l’équipe de gestion de l’accès pour rectifier les rôles et privilèges des groupes d’accès à la sécurité Web UFS dans le cadre de la vérification d’accès AF18. Les subordonnés sont choisis au hasard et recevront un formulaire de demande de mise à jour Smartsheet avec des instructions indiquant de fournir des détails en fonction des besoins d'accès. Les courriels de notification seront envoyés à certains gestionnaires dans la semaine du 21-25 janvier avec un horaire pour votre segment en format Smartsheet. Cette vérification est un processus obligatoire. Si vous êtes l'un des gestionnaires sélectionnés, veuillez répondre rapidement à l'aide du formulaire de demande de mise à jour Smartsheet (voir
l’exemple ci-dessus). Si vous avez des questions concernant le processus de vérification ou la demande que vous avez reçue, veuillez communiquer avec Jill Helms à 716-932-2872 ou [email protected].
Pourquoi est-ce que je vois « INACTIVE » sur certains numéros de fournisseurs dans A/P Entry Detail? Un numéro de fournisseur peut tomber en état inactif/supprimé pour plusieurs raisons. S'il n'y a pas eu d'activité pendant 15 mois, peut-être que le fournisseur veut consolider à un seul numéro de fournisseur. Alternativement, le fournisseur pourrait également ne plus être approuvé.
Si vous saisissez une facture des comptes à payer et que le numéro de fournisseur affiche « INACTIVE » précédant le nom du fournisseur, ne poursuivez par le processus de saisie de facture. Contactez le service d'entretien des comptes fournisseurs au 1-800-828-7762, option 1, option 1 ou par courriel à [email protected].
• Pour obtenir le bon numéro de fournisseur
• Pour obtenir un autre numéro de fournisseur
• Pour lancer la réactivation du fournisseur, s'il y a lieu Remarque : Les factures ne seront pas payées si elles sont saisies à l'aide d'un numéro de fournisseur « INACTIVE ». Veuillez suivre les étapes ci-dessus avant de saisir la facture. Avez-vous des questions relatives au paiement de facture d’un fournisseur? Composez le 1-800-828-7762 option 1, option 2, option 3.
Bureau de Soutien UFS- Trucs/ Astuces d’utilisateur
Qui contacter pour vos questions relatives aux revenus UFS Chaque mois, le centre d'assistance Web UFS reçoit de nombreux appels qui doivent être manuellement redirigés vers le service approprié. Nous savons que vous ne voulez pas patienter dans la file d'attente pour ensuite apprendre que vous avez rejoint le mauvais service.
Avez-vous des questions relatives au processus de déclaration de revenus et vous ne savez pas qui appeler? Vous avez besoin de joindre le service de comptabilité des revenus? Contactez le service de comptabilité des revenus au 1-800-828-7762, option 2 pour obtenir de l’assistance avec :
• Des questions sur la façon de bien signaler les éléments comme la trésorerie, le distributeur, les cartes de crédit et les ajustements de revenu différé.
• Des problèmes associés au balancement d’espèces, signaler la bonne somme de taxes ou signaler un excédent/déficit de caisse.
• L'entrée de trésorerie n'a pas été saisie pour une journée et la configuration d’une nouvelle semaine a déjà été effectuée.
• Des erreurs présentes dans les entrées de trésorerie déjà transmises, mais qui doivent maintenant être ajustées.
Contactez le centre d'assistance au 1-888-667-9111, option 1, option 2, option 1 pour obtenir de l'aide avec :
• Des questions fonctionnelles ou des questions qui ne sont pas liées aux procédures de saisie de rapports.
• Les questions techniques, telles que des erreurs ou des problèmes d'accès au programme.
• Demande d'accès à UFS.
• Des problèmes d'impression de rapports ou de transmission de données. Notre objectif est de fournir à nos clients le bon soutien dès le premier contact. Rejoindre le bon service contribue à améliorer votre expérience client et assure une réponse rapide à vos questions pour que vous puissiez poursuivre votre journée bien remplie! Des questions techniques liées à UFS? Contactez le Bureau de Soutien UFS au 1-888-667-9111, l'option 1, l'option 2, l'option 1. Les heures d’ouverture du Bureau de Soutien UFS sont affichées sur la page d'accueil UFS.
Points saillants UFS
Clôture du calendrier mensuel en janvier
Maintenant, préparons-nous pour la clôture mensuelle de janvier. Faits saillants d’ janvier:
• Échéances de transmission mensuelle : publiées ci-dessous
• 28/1 – 31/1 - Fenêtre de quatre jours pour l’établissement de rapports d’inventaire. o Toutes les unités DOIVENT effectuer un inventaire physique complet, conformément au
document AF 832-01 (disponible sur Sodexo_Net) et y inscrire les résultats dans l’UFS.
• 31/1 - Week-end final et dernier jour de la Période 5
• 1/2 - Date limite de la transmission pour la clôture du mois d janvier 11h45 est (BD+1)
• Du 1er au 4 février à midi HE (BD+2) : laps de temps pour l’exception de fin de mois à la logique d’affichage des factures des comptes créditeurs dans SAP pour les factures manuelles et électroniques. (Voir article Logique du calendrier mensuel SAP pour détails)
• 4/2 - Traitement SAP des activités du mois d’janvier (BD+2).
• 5/2 - Jour 1 de la clôture financière du mois d’janvier – examen préliminaire des rapports (BD+3)
• 6/2 - Jour 2 de la clôture financière du mois d’janvier – analyse des résultats financiers (BD+4)
• 7/2 - janvier - Fin de la période finale de disponibilité des factures de règlement (D+5)
Dates limites de transmission
Semaine se terminant À transmettre d’ici le
Vendredi 4 janvier Lundi 7 janvier
Vendredi 11 janvier Lundi 14 janvier
Vendredi 18 janvier Lundi 21 janvier
Vendredi 25 janvier Lundi 28 janvier
Jeudi 31 janvier Vendredi 1er février
Si aucune entrée n’est effectuée avec les nouvelles valeurs d’inventaire pour la semaine 1 de la nouvelle période (P6 S1), les sommes de l’inventaire de fin du mois (31 jan.) seront automatiquement transférées et affichées sur les rapports de la semaine 1. Consultez l’onglet de la conversion du calendrier mensuel sur le site de lancement d’UFS pour obtenir des renseignements détaillés. Vous trouverez également d’autres ressources et du soutien sur la page Sodexo_Net Canada, sous Canada Monthly Calendar Conversion (MCC) (Conversion du calendrier mensuel [CCM]).
Au cas où vous l’auriez manqué : programme pilote d’automatisation des processus robotisés (APR) Lors de l’appel mensuel de décembre des contrôleurs d’unités, dirigé par Corinne Szabo, nous avons entendu parler Wendy Cano, gestionnaire principal de projet, qui nous a fait part d’une mise à jour sur le programme pilote d'automatisation des processus robotisés (APR). Plusieurs propriétaires de processus de services partagés des finances (FSS) ont partagé d'importants détails sur les éléments suivants compris dans le programme pilote. Voici ce que vous devez savoir : Que se passe-t-il? FSS ajoute la technologie APR dans quatre de ses processus au sein de son environnement. L’objectif est d'améliorer le temps de traitement, d'augmenter la productivité par la collaboration, créer la capacité de s'engager dans des solutions créatives et d'approfondir les partenariats qui entraînent les résultats de l'entreprise. Quels sont les processus inclus dans le programme pilote?
• Conservation de dossiers/eScanning (pour l'équipe BSC): la nouvelle technologie traitera automatiquement les transmissions de l'unité, ainsi que les fichiers de gestion de la trésorerie non-Halo (pour les commerces de détail), et libérer ainsi du temps et de l'espace pour l'équipe afin de soutenir leur champ d'activité de façons nouvelles et créatives.
• Tri des courriers électroniques : APR va trier plus de 7 000 courriels envoyés chaque mois aux Services clients afin de les rediriger vers le destinataire approprié qui pourra agir sur la requête.
• Gestion de la boîte aux lettres de gestion des repas : l'automatisation de ces journaux permettra à l’équipe du bilan comptable de se concentrer sur l'analyse de terrain et les aperçus.
• Transmissions d’entreprise : en utilisant un formulaire mis à jour, l'APR s'assurera d’un traitement plus rapide et permettra aux comptes fournisseurs de mieux soutenir les opérateurs avec d'autres besoins.
Pour plus d'informations sur l'un de ces processus, et l'initiative dans son ensemble, n'hésitez pas à visionner l’enregistrement de l'appel des contrôleurs d’unité du 13 décembre : https://play.buto.tv/x6myW
Équipe UFS Web
