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MÓDULO 3

Implementación de Controles Rgi

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Implementación de Controles Rgi

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MÓDULO 3

CONTROL QHSE

CONTROL HUMANO

CONTROL DOCUMENTAL

CONTROL EN INFRAESTRUCTURA

Y AMBIENTE

CONTROL EN DISPOSITIVOS DE MEDICIÓN

CONTROL EN MATERIALES Y PROVEEDORES

CONTROL DE OPERACIONES

Y EMERGENCIAS

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

Definir

Documentar

Comunicar

• Resultados de desempeño que debe lograr cada integrante de la organización.

RESPONSABILIDADES

• Actividades o tareas a ejecutar para el logro del resultado esperado.

FUNCIONES

• Capacidad de decisión delegado al colaborador para lograr los resultados esperados.

NIVELES DE AUTORIDAD

• Disposición voluntaria de informar los resultados de la gestión a grupos de interés (internos/ externos)

RENDICIÓN DE CUENTAS

COM

PETE

NCI

A • Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes

• ELEMENTOS

• Educación

• Formación

• Habilidades

• Experiencia

• Incluye toma de concienciaTO

MA

DE

CO

NC

IEN

CIA • Establecer procedimientos

para asegurar que el personal sea conciente de la pertinencia e importancia de sus actividades, de la afectación ambiental de sus actividades y de los riesgos

• Evaluar la eficacia de las acciones tomadas

• Acciones Correctivas y Acciones Preventivas relacionadas con la mejora de competencias

• Ejecutar plan de formación,

entrenamiento y otros)

• Generar los registros apropiados

• Determinar competencias

• Identificar status actual

• Identificar necesidades de competencia

• Definir Plan de Desarrollo de Competencias PLANEACIÓN IMPLEMENTACIÓN

VERIFICACIÓNMEJORA

COMUNICACIÓN INTERNA

AUTORIDADES

•Solicitudes: Requerimientos legales, Inspecciones, Sanciones por incumplimientos

•Respuestas: Radicación de documentos, Evidencias físicas, Presentación de informes, Pagos por incumplimiento

COMUNIDAD

•Solicitudes: Sugerencias, Quejas y reclamos

•Respuestas: Comunicados escritos, Información web, Reuniones con representantes de la comunidad

CLIENTES Y PROVEEDORES

•Solicitudes: Requisitos contractuales, Quejas y reclamos, Reuniones, Auditorías de segunda parte.

•Respuestas: Reportes escritos e informes, Planes de acción y sus evidencias, Páginas web, Fuerza comercial.

COMUNICACIÓN EXTERNA

Nivel directivo

Nivel operativo

Polít

ica,

obj

etiv

os, m

etas

, pr

ogra

mas Resultados, Sugerencias

Coordinación

•PLANIFICACIÓN

•REVISIONES Y SEGUIMIENTOS

•ACCIONES DE MEJORA

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE

GESTIÓN

•COMUNIDADES

•COLABORADORES

•CONTRATISTAS/ PROVEEDORES

•VISITANTES

•GREMIOS

PARTICIPACIÓN DE PARTES INTERESADAS •COMPROMISOS

•PLANES DE ACCIÓN

DECISIONES Y ACCIONES

• Evaluar con base en suficiencia, adecuación y eficacia de los cambios en el sistema de gestión

• Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

• Ejecutar plan de comunicación

• Generar registros apropiados

• Identificar necesidades

• Definición de parámetros en cada nivel

PLANEACIÓN IMPLEMENTACIÓN

VERIFICACIÓNMEJORA

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

• Información y su medio de soporte

DOCUMENTO

• Forma especificada de realizar un proceso.

PROCEDIMIENTO

• Procedimiento que debe ser establecido, documentado, implementado y mantenido.

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO

• Documento de tipo especial que da evidencia de actividades la ejecutadas

REGISTRO

POLÍTICA

OBJETIVOS

MANUALES

PROGRAMAS

PLANES

PROCEDIMIENTOS/ INSTRUCTIVOS/ ESPECIFICACIONES/ GUÍAS.

REGISTROS

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS

POLÍTICA OBJETIVOS

MANUAL (SOLO EN CALIDAD)

DESCRIPCIÓN DE LA INTERACCIÓN DE LOS

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS

REGISTROS EXIGIDOS

OTROS DOCUMENTOS, SEGÚN LA NECESIDAD

• Aprobación

• Revisión antes de aprobación

• Control de versiones

• Control de cambios

• Identificación y legibilidad

• Control de documentos externos

• Control de documentos obsoletos

CONTROL DE DOCUMENTOS

• Identificación y legibilidad

• Almacenamiento y recuperación

• Protección

• Tiempo de retención

• Disposición final

CONTROL DE REGISTROS

•Documento que describe el sistema de gestión con el fin de darle bases generales al mismo.

DEFINICIÓN

•Alcance del sistema de gestión

•Exclusiones justificadas

•Descripción de la interacción de los procesos o elementos del sistema

•Procedimientos documentados obligatorios o referencia a ellos

CONTENIDO MÍNIMO

•Presentación de la organización

•Descripción de productos, servicios, sedes, etc.

•Glosario de definiciones

•Política y Objetivos o referencia a éstos

•Programas de Gestión o referencia a éstos

•Referencia cruzada de los procesos del SIG vs. requisitos de las normas

•Mecanismos para controlar el manual

CONTENIDO ADICIONAL NO OBLIGATORIO

PROCEDIMIENTO ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001

Control de documentos X

Control de registros X

Control operacional X X

Control de producto no conforme X

Auditorías Internas X

Acciones Correctivas X

Acciones Preventivas X

DISEÑO DE LA DOCUMENTACIÓN

TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN

TIPO DE ACTIVIDADES

COMPLEJIDAD DE LOS PROCESOS Y SUS INTERACCIONES

LA COMPETENCIA DEL PERSONAL

• Evaluar la aplicación de los documentos

• Evaluar la eficacia en los resultados

generados

• Acciones Correctivas y Acciones Preventivas que implican cambios en documentos

• Implementar documentos

• Generar registros aplicables

• Identificar necesidades de documentación

• Definir y estructurar documentos

• Revisar y aprobar

• Definir controles

• Divulgar y formar al personal

PLANEACIÓN IMPLEMENTACIÓN

VERIFICACIÓNMEJORA

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

INFRAESTRUCTURA

Recursos físicos y servicios que

apoyan el logro de los objetivos de la gestión

AMBIENTE DE TRABAJO

Q: Factores físicos que afectan el

producto

HS: Todos los factores de riesgo higiénicos,

ergonómicos, psicolaboralesy de seguridad

E: Organización y el entorno en el cual opera.

MECANISMOS DE CONTROL

Diseño de instalaciones, procesos y puestos de trabajo

Distribución en planta

Hojas de vida de máquinas y equipos

Inspecciones Planeadas

Mantenimiento Correctivo, Preventivo y Predictivo

Calibración de dispositivos de medición

• Monitorear y verificar cumplimiento de controles

• Evaluar eficacia de controles

• Analizar impacto de los recursos físicos sobre los

objetivos del sistema

• Acciones Correctivas y Acciones Preventivas que implican cambios en documentos

• Implementar medidas de

control

• Generar registros apropiados

• Identificar infraestructura, equipos y ambiente necesario

• Definir y estructurar mecanismos de control

PLANEACIÓN IMPLEMENTACIÓN

VERIFICACIÓNMEJORA

• Evaluar y registrar la validez de los

resultados en caso de productos no

conformes

• Tomar acciones apropiadas

• Calibrar/ verificar equipos

• Realizar Ajustes/ reajustes

• Identificar y Proteger

• Identificar mediciones y seguimientos a efectuar

• Establecer procesos de aseguramiento

• Definir criterios de Calibración/ verificación

PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN

VERIFICACIÓNACCIÓN

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

• Requisitos del cliente y el consumidor

• Requisitos de la organización

• Requisitos legales (Incluyendo seguridad, salud y ambiente)

• Otros requisitos

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS RELACIONADOS

CON EL PRODUCTO

• Revisión de requisitos

• Registro de revisión y sus acciones relacionadas

REVISIÓN DE REQUISITOS

RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

• Modificaciones

• Quejas y reclamos

• Contingencias/ Retiros

• Etiquetado – Fichas técnicas

COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES

NECESIDADES DEL CLIENTE

INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA EL

DISEÑO

•Necesidades y expectativas del cliente

•Requisitos legales y normativos (HSE)

•Diseños previos

DISEÑO DEL PRODUCTO

RESULTADOS PARA EL DISEÑO

• Fichas técnicas de producto

•Criterios de compra de materiales

•Criterios de fabricación/ preservación

•Criterios de uso/ manejo

• Planos

DESARROLLO DEL PRODUCTO

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

PLANEACIÓN/ REVISIÓN DEL DISEÑO

VERIFICACIÓN DEL DISEÑO

VALIDACIÓN DEL DISEÑO

CONTROL DE CAMBIOS

• Monitorear y evaluar

desempeño de los proveedores

• Acciones correctivas y preventivas relacionadas con la mejora de relaciones benéficas a largo plazo

• Evaluar/ seleccionar proveedores

• Generar registros apropiados

• Gestión operativa de compras

• Identificar proveedores críticos.

• Identificar requisitos aplicables a proveedores

• Definir procedimientos/ criterios de selección, evaluación, monitoreo y reevaluación

PLANIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN

VERIFICACIÓNMEJORA

• Evaluar cumplimiento de criterios de

aceptación y rechazo del producto/ servicio

adquirido

• Aprobar producto (si cumple)

• Tratar producto no conforme/ no inocuo

• Generar datos para reevaluación del proveedor

• Ejecutar compra

• Implementar verificaciones del

producto adquirido

• Generar registros apropiados

• Definir criterios/ métodos de aceptación/ rechazo de productos adquiridos

• Comunicar criterios a proveedores PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN

VERIFICACIÓNACCIÓN

CONTROLES OPERATIVOS ESPECÍFICOS DE LA PRODUCCIÓN/ PRESTACIÓN DEL SERVICIO

PROCESO A

PROCESO B

PROCESO C

PROCESO D

CALIDAD

• Aseguramiento de condiciones controladas

• Validación de los procesos de la producción/ prestación del servicio

• Identificación y trazabilidad

• Propiedad del cliente

• Preservación del producto

• Monitoreo y medición del proceso y el producto

SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE

• Procedimientos documentados con criterios y controles operacionales para evitar actos subestándar o condiciones subestándar, teniendo en cuenta los peligros y aspectos ambientales del proceso

ANTES

• Evaluación de riesgos

• Verificación de condiciones de control

• Planeación de la operación

• Charla preoperacional

DURANTE

• Implementación de registros

• Implementación de mediciones

• Preservación del producto

• Supervisión

• Actuación en caso de incidentes

DESPUES

• Implementación de registros

• Implementación de mediciones y seguimientos

• Preservación del producto y sus partes constitutivas

• Análisis de datos

• Gestión de Acciones Correctivas

• Identificar, segregar

• Tratar

• Análisis y liberación (Concesión), si cumple niveles aceptables

• Si no cumple,

• Reproceso – reinspección

• Reclasificación

• Destrucción y/o disposición como residuo

• Registros de acciones tomadas

• Definir procedimientos documentados

• Delegar responsabilidades y autoridad PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN

VERIFICACIÓNACCIÓN

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

• Evaluar efectividad de los planes

• Revisiones/ Simulacros

• Tomar acciones correctivas y preventivas

• Ejecutar procedimientos

operativos de emergencias

• Identificar situaciones potenciales de emergencia

• Preparar planes para responder ante situaciones de emergencia

PLANEACIÓN IMPLEMENTACIÓN

VERIFICACIÓNACCIÓN

PREVENCIÓN

REACCIÓN

ANTES DURANTE DESPUÉS

REPORTE DEL INCIDENTE

PLAN DE CONTINGENCIAS/ PROGRAMA DE GESTIÓN

PLAN ESTRATÉGICO

PLAN INFORMÁTICO

PLANES OPERATIVOS, DE REACCIÓN/ RESPUESTA

PLAN DE RECUPERACIÓN

RECUPERACIÓN DEL CONTROL

MANEJO Y CONTROL DEL

INCIDENTE

REINICIO OPERACIÓN/ REMEDIACIÓN/ REACTIVACIÓN