Il Piccolo Mondo degli Stakeholder · N * (N –1) / 2 dove N rappresenta il numero di stakeholder. Ad esempio, un progetto con 50 stakeholder ha 50 * (50 –1)/2 = 1225 potenziali

1 La Trasformazione Digitale del Project Manager

La Trasformazione Digitale del Project Manager

www.pmi-nic.org

https://www.linkedin.com/groups/8584295PVA Branch Group on linkedin

Il Piccolo Mondo degli Stakeholder

Marco Caressa

http://www.pmi-nic.org/

https://www.linkedin.com/groups/8584295


Agenda

• Saluti dal Branch PVA del PMI-NIC

• Introduzione ai contenuti del webinar

• Il Piccolo Mondo degli Stakeholder –La trasformazione digitale del Project Manager

• Q&A

Toni CiccardiGiuseppe Trivigno

PMI NIC- PVA


Prima di cominciare

1 PDU STR per tutti i certificati PMI

Il materiale sarà reso disponibile nel sito PMI-NIC nella pagine dell’eventohttp://www.pmi-nic.org/eventi/prossimi-eventi/dettaglio-evento/?id=199

per le domande…dal vivo alcune risposte, le altre in post nei canali linkedinhttps://www.linkedin.com/groups/8584295 PMI-NIC, Branch PVAhttps://www.linkedin.com/groups/64391 PMI-NIC

http://www.pmi-nic.org/eventi/prossimi-eventi/dettaglio-evento/?id=199




Branch PVA - Le attività in corso

• Scuole Primarie

• Scuole Secondarie

• Tutoring con Accademia

• Innovazione

• Eventi/ Comunicazione

• Convenzioni/ Collaborazioni

http://www.pmi-nic.org/attivita-del-chapter/branch/piemontevalle-daosta/

http://www.pmi-nic.org/attivita-del-chapter/branch/piemontevalle-daosta/


Call for Volunteer-Branch PVA

OGGI IN CORSO:

Opportunity ID #15811 Team di supporto del Branch Piemonte-Valle d’Aosta del PMI-NIC

https://vrms.pmi.org/OpportunityView/OpportunityView/?opId=15811NB: le credenziali sono quelle utilizzate (username e password) per l’accesso al sito del PMI (non quelle per autenticarsi sul sito del PMI NIC)Candidature accettate fino al 27 Luglio

https://vrms.pmi.org/OpportunityView/OpportunityView/?opId=15811


Trasformazione digitale del PM

13 Giugno – Modern Project Management

16 Luglio – Il «piccolo mondo» degli Stakeholder

Settembre – Supporto alle decisioni in ambito PPM: dagli analyticsall'intelligenza artificiale


Da «Modern Project Management - Trasformazione digitale del PM»

Dal feedback form dell’evento «Modern Project Management»

>> Come si fa a contrattualizzare un progetto agile nel quale lo scope ad una data "x" non è definito a priori ? Si parte da un modello di contratto "cost plus" ?

Esistono contratti «agili» per gestire ambiti non definiti a priori che si rifanno a specifici modelli (es. DSDM, «money for nothing and change for free», etc.). Rimandiamo a specifico post sul gruppo Linkedin del Branch PVA.

https://www.linkedin.com/groups/8584295 PMI-NIC, Branch PVA



Stakeholder: ingrediente chiave per il successo del progetto

Perché un progetto fallisce?

Distribuzione delle principali cause di fallimentoSource: McKinsey-Oxford Study on reference –class forecasting for IT Projects


Agenda

• Saluti dal Branch PVA del PMI-NIC

• Introduzione ai contenuti del webinar

• Il «Piccolo Mondo» degli Stakeholder –La trasformazione digitale del Project Manager

• Q&A

Marco CaressaEngineering


Speaker Profile

Marco Caressa, PMI-ACP, PMP, ITIL, [email protected]@mcaressahttps://www.linkedin.com/in/marcocaressa/

Papà e MaritoIngegnere NucleareProfessionista IT in Perenne «Beta»Divulgatore di Project Management & AgileFanatico di CodiceAmante di Scienza e TecnologiaMalato di Sport

mailto:[email protected]


Perché questo Webinar

Partendo da una frase che abbiamo detto tutti almeno una volta («com’è piccolo il mondo…») esplorare nuove possibilità per analizzare gli stakeholder e disegnare i flussi di comunicazione tra di essi

Per contesti di progetto e portfolio più «complessi»

Per assicurarne «l’ingaggio» nell’era del Social Project Management e delle distrazioni

Per trovare un migliore equilibrio tra efficienza della comunicazione e numero dei canali attivabili


Da quale prospettiva analizziamo le comunicazioni

Da quella matematico-ingegneristica dell’ottimizzazione delle «rotte» di comunicazione

Da quella delle modalità di interazione tra i soggetti che comunicano e degli «interpersonalskills» del PM (negotiation, conflict mngmt, cultural & political awareness)

PIUTTOSTO CHE


Con quale obiettivo

Attivare una rete di flussi di comunicazione efficace (le informazioni raggiungono coloro che devono raggiungere) ed efficiente (utilizzando un sottoinsieme di tutte le connessioni possibili tra N stakeholder)

𝑵 ∗𝑵 − 𝟏

𝟐𝑴 < 𝑵 ∗

𝑵 − 𝟏

𝟐


Con quali strumenti

Network analysis (graph analytics)

Teoria dei grafi

Reti Piccolo Mondo (Small World Networks)

Per il progettoPer il portfolioPer l’organizzazione


Il Piccolo Mondo degli Stakeholder

Evoluzione dello «Stakeholder Management» nel PMBOK

Stakeholder e comunicazioni

Rete sociale degli stakeholder di progetto e requisiti dei flussi di

comunicazione

6 gradi di separazione…

Reti «Piccolo Mondo» (small world networks): caratteristiche e vantaggi

Esempi di utilizzo (progetto, portfolio, organizzazione)

Lesson learned

Domande?


Evoluzione dello Stakeholder Management nel PMBOK

3rd

4th

5th

6th

Processo «MANAGE STAKEHOLDERS»Knowledge Area: «COMMUNICATIONS»Process Group: «MONITORING AND CONTROLLING»

Gestione stakeholder come aspetto di comunicazione Gestione stakeholder come Knowledge Area a sé stante

Processo «IDENTIFY STAKEHOLDERS»Knowledge Area: «COMMUNICATIONS»Process Group: «INITIATING»

Gli stakeholder diventano la prima cosa di cui occuparsi subito dopo il

Project Charter

2004

2008

2013

2017

Knowledge Area: «STAKEHOLDER MANAGEMENT»Processes: IDENTIFY STAKEHOLDERS (INITIATING)

PLAN STAKEHOLDER MANAGEMENT (PLANNING)MANAGE STAKEHOLDER ENGAGEMENT (EXECUTING)CONTROL STAKEHOLDER ENGAGEMENT (MONITORING AND CONTROLLING)

Knowledge Area: «STAKEHOLDER MANAGEMENT»Processes: IDENTIFY STAKEHOLDERS (INITIATING)

PLAN STAKEHOLDER ENGAGEMENT (PLANNING)MANAGE STAKEHOLDER ENGAGEMENT (EXECUTING)MONITOR STAKEHOLDER ENGAGEMENT (MONITORING AND CONTROLLING)

Meno assertivo, l’ingaggio sostituisce la gestione e il monitoraggio si

sostituisce al controllo


Stakeholder e comunicazioni (non esaustivo)

Stakeholder register

10.1 Plan Communication

Management

Project Documents

Project Management Plan

Stakeholder Engagement Plan

CommunicationManagement Plan

Stakeholder Engagement Plan

13.2 Plan Stakeholder Engagement

13.1 IdentifyStakeholders

Stakeholder Register

13.3 ManageStakeholder Engagement

Communications Management Plan

Communications Management Plan

RISULTATO: Comunicare e lavorare con gli stakeholder per soddisfare le loro aspettative e necessità, indirizzare le issue e promuovere il loro coinvolgimento

TECHNIQUE: CommunicationRequirement Analysis


Stakeholder e comunicazioni: dalle matrici alla network analysis

Matrice Power-Interest

Stakeholder Engagement Assessment Matrix


Pianificare le comunicazioni: Communication RequirementsAnalysis 1/4

Le fonti di informazioni tipicamente usate per identificare e definire i requisiti

di comunicazione di progetto:

organigrammi aziendali;

ruoli e responsabilità degli stakeholder;

strutture organizzative coinvolte nel progetto;

logistica delle persone coinvolte nel progetto;

esigenze di informazioni interne (ad esempio, nella comunicazione tra

organizzazioni);

esigenze di informazioni esterne;

requisiti di comunicazione ricavati dal registro degli stakeholder.

TOOLS & TECHNIQUES

7 Data representation

Stakeholder engagement assignment matrix

2 Communication requirementsanalysis

6 Interpersonal and team skills

Communication style assessmentPolitical awarenessCultural awareness

8 Meetings

1 Expert Judgement

3 Communication technology

4 Communication models

5 Communication methods


L’insieme di stakeholder e dei relativi flussi di comunicazione è un grafo (sociale)

Gli stakeholder sono i nodi

I flussi di comunicazione sono gli archi


TOOLS & TECHNIQUES






8 Meetings

1 Expert Judgement




Matematica

Teoria dei grafi

es. Reti Neurali (ML e Deep Learning)

es. Reti di Telecomunicazioni

… … …



TOOLS & TECHNIQUES






8 Meetings

1 Expert Judgement




Il Project Manager deve considerare il numero di potenziali canali o flussi di

comunicazione come indicatore della complessità delle comunicazioni di un progetto.

Il numero totale di potenziali canali di comunicazione è:

N * (N – 1) / 2

dove N rappresenta il numero di stakeholder.

Ad esempio, un progetto con 50 stakeholder ha 50 * (50 – 1)/2 = 1225 potenziali canali

di comunicazione.

Crescita quadratica dei flussi di comunicazione: se il

N. degli stakeholder aumenta di un fattore 10 le

potenziali connessioni crescono di un fattore 100.



TOOLS & TECHNIQUES






8 Meetings

1 Expert Judgement




Il trasferimento del messaggio dovrebbe

richiedere il minor numero possibile di passaggi…

(pochi gradi di separazione)

Il grafo sociale degli stakeholder

deve essere connesso…

SI NO

DIAMETRO DELLA RETE = massimo grado di separazione(il maggiore tra tutti i percorsi minimi tra coppie di nodi della rete)

CLUSTERING (COESIONE) = probabilità che selezionando casualmente 2 vicini di un nodo questi siano connessi


Sul concetto di «coesione» e di «grado di separazione»

Coesione (clustering)

MISURA LA PROBABILITA’ CHE 2 NODI SIANO CONNESSI SE HANNO LINK COMUNI

Nelle reti sociali si sviluppa in modo naturale…

GARANTISCE LA «TENUTA» DELLA RETE (il grafo rimane «connesso») ANCHE IN CASO DI SOPPRESSIONE DI UN CERTO NUMERO DI NODI CASUALI

X

Gradi di separazione

QUANTI PASSAGGI TI SEPARANO IN MEDIA DA QUALSIASI ALTRO NODO?

MISURANO QUANTO E’ PICCOLO IL «TUO MONDO»…


Rete sociale degli stakeholder di progetto: use case 1 (grafo completo)ESEMPIO: 12 stakeholder ci sono anche in un piccolo progetto

TUTTI COMUNICANO DIRETTAMENTE CON TUTTI (GRAFO COMPLETO)

ALTA COESIONE (CLUSTERING LOCALE)

1 SOLO GRADO DI SEPARAZIONE

MA….

FLUSSI DI COMUNICAZIONE TROPPO RIDONDANTI (E POTENZIALMENTE INCOERENTI - ES. SPAMMING)

Massimo numero di connessioni: 12 * (12 - 1) / 2 = 66 FLUSSI


Rete sociale degli stakeholder di progetto: use case 2 (ciclo)


6 GRADI DI SEPARAZIONE

MA….

FLUSSI DI COMUNICAZIONE CON TROPPI PASSAGGI (SCARSA EFFICIENZA, PERDITA DI INFORMAZIONE)

1

7

6 passaggi per andare da 1 a 7

TUTTI COMUNICANO DIRETTAMENTE SOLO CON DUE NODI ADIACENTI (CICLO)

Basso numero di connessioni: 12 * (2) / 2 = 12 FLUSSI

(Il numero minimo di connessioni per connettere il grafo è N-1 = 11)


Tutti voi una volta o l’altra nella vita avrete detto la famosa frase…

COM’E’ PICCOLO IL MONDO !!!

Scoprendo che il vicino di posto sull’aereo è un vostro ex compagno di scuola…

O che il barista di Parigi dove siete per un week-end abitava nello stesso vostro palazzo…


Milgram e i 6 gradi di separazione…

Per capire come si formassero le relazioni interpersonali…

…Milgram scrisse ad un campione casuale di residenti del Nebraska e del Kansas…

…chiedendogli di inoltrare una lettera ad un suo amico agente di cambio di Boston…

…ma invece di dar loro l’indirizzo li pregò di inoltrare la missiva ad un loro conoscente che avessero ritenuto socialmente più «vicino» al suo amico…

…quasi tutte le lettere giunsero a destinazione in media con non più di 6 passaggi !!!

Un mondo «sociale» è più piccolo di quanto si pensi…


Watts & Strogatz: al confine tra ordine e disordine

«Collective dynamics of small world networks» (1998, Nature, Duncan Watts, Steven Strogatz)

Alta aggregazione

locale

Basso grado di separazione


Reti piccolo mondo (quasi come la serie di Fibonacci…)

Sito web con menu di navigazione

Reti elettriche

Reti neurali biologiche

Grafi di chiamate telefoniche

Reti di influenzatori sociali


Rete sociale degli stakeholder di progetto: use case 3 («small world»)


3 GRADI DI SEPARAZIONE

FLUSSI DI COMUNICAZIONE EQUILIBRATI, MIGLIORE COPERTURA ED EFFICIENZA

TUTTI COMUNICANO DIRETTAMENTE SOLO CON DUE NODI ADIACENTI (CICLO) MA AGGIUNGO 3 CONNESSIONI IN PIU’

Basso numero di connessioni: (12 * (2) / 2) + 3 = 15 FLUSSI

RETE «PICCOLO MONDO»

1

7

3 passaggi per andare da 1 a 7


I piccoli mondi poggiano sulle connessioni «deboli»

S1

S2

S3

Rimuovere un legame «forte» non disgrega la rete…

• S2 ed S3 sarebbero separati da 2 passaggi

• Non aumenta troppo la «distanza comunicativa»

• La rete delle comunicazioni «tiene»

I LEGAMI FORTI NON SONO ISOLATI E TENDONO A FORMARE TRIANGOLI (COESIONE LOCALE)

Tipica rete di stakeholder. Alta coesione a livello locale. Quelli deboli sono link tra cluster di nodi della rete complessiva. Senza il link tra Adamo ed Eva:

• Il Business comunica col Support Team solo attraverso il Core Team • La distanza comunicativa tra Adamo ed Eva è di 5 passaggi invece che 1• Aumenta il Workload di comunicazione sul Core Team (Support Team quasi-isolato)

I LEGAMI DEBOLI (Ponti di Granovetter) DETERMINANO LA «TENUTA» DELLA RETE

Anna

Ivo

Beppe

CLIENTE

Luca

MarioCORE TEAM

Eva

Betta

Alex

SUPPORT TEAM

Pino

Ugo

Nils

Andrea

FORNITOREBUSINESSAdamo


Tipologie di «reti piccolo mondo»: reti egualitarie (1/2)

CLIENTE BUSINESS

FORNITORE

SUPPORT TEAM

CORE TEAM

Esempi:

• Reti elettriche • Reti neurali biologiche• Reti stradali

CONNESSIONI TRA CLUSTER LOCALI CHE DETERMINANO IL CARATTERE «PICCOLO MONDO» RIPARTITE EQUAMENTE TRA I NODI

• Il grado di separazione aumenta in maniera sensibile e costante

• L’efficienza della rete di comunicazione degrada rapidamente

ELIMINANDO LE CONNESSIONI IN MANIERA CASUALE:


Tipologie di «reti piccolo mondo»: reti aristocratiche (2/2)

Esempi:

• Internet• Il web• Il gioco del Barcellona di Pep Guardiola

GRAN PARTE DELLE CONNESSIONI CONCENTRATE SU ALCUNI NODI CHE FUNGONO DA «HUB»

• Il grado di separazione aumenta in misura minore• La rete di comunicazione «tiene meglio»• A patto di salvaguardare gli hub (Xavi e Busquets)

ELIMINANDO LE CONNESSIONI IN MANIERA CASUALE:

Stakeholder hub

CLIENTE BUSINESS

CORE TEAM

SUPPORT TEAM

FORNITORE


Giocatori come stakeholder e passaggi come flussi di comunicazione

“Una squadra di calcio ben organizzata è una rete piccolo mondo: connessioni strette e vicine, più qualche sporadico collegamento tra agenti apparentemente lontani da loro.

La struttura dei passaggi della Spagna ha una caratteristica che le reti originali di Watts e Strogatz non prevedevano: i collegamenti a lunga distanza non sono casuali. Buona parte della squadra viene, infatti, tenuta unita da due giocatori in particolare, Xavi e Busquets, in pratica, si comportano come hub: esattamente come pochi grandi aeroporti sono in grado di unire il traffico del pallone stesso per l’intera squadra, in modo efficace e, insieme, poco prevedibile.

http://www.marcomonteleone.com/dalla-teoria-delle-reti-al-gioco-di-posizione-ii/

http://www.marcomonteleone.com/dalla-teoria-delle-reti-al-gioco-di-posizione-ii/


Scalare al portfolio e all’organizzazione

Progetto(obiettivo specifico)

Programma(obiettivo specifico)

Portfolio(obiettivo strategico)

Organizzazione(obiettivo strategico)Le organizzazioni "gerarchiche pure"

sono rare, come quelle "networkedpure".

La maggior parte sono "miste". Favorire evoluzioni organizzative verso Small World Network garantisce coesione a livello locale (di dipartimento, BU, funzione,...) ma facilita la comunicazione globale (grazie al basso grado di separazione) e collaborazione e condivisione in una logica pull più che push.


Esempio: evoluzione portfolio attività di formazione (1/2)

Formazione gestita centralmente con pianificazione a inizio anno

• Grado di separazione elevato o addirittura «isolamento» tra colleghi interessati alla stessa tematica (nel caso, si passa per forza da HR)

• Approccio «push» con edizioni e calendario corsi decisi centralmente

• Eventuale collaborazione e condivisione tematica a livello locale (Linee)

STRUTTURA A GERARCHIA DI «SOTTORETI» ISOLATE

Line 1

Line 2

Line 3

HRHR

Line 1 Line 2 Line 3

SITUAZIONE AS-IS


Esempio: evoluzione portfolio attività di formazione (2/2)

Line 1

Line 2

Line 3

HR

Favorendo la crescita spontanea di «Comunità di pratica», on-line o fisiche, si aggiungono link «deboli» trasversali (linee tratteggiate):

• Mantenimento coesione locale lLineecontinue)

• Basso grado di separazione globale tra colleghi interessati ad una tematica

• Approccio «pull» (incontri in pausa pranzo, code week-end, etc.)

• Collaborazione, condivisione e knowledge propagation globale

STRUTTURA «PICCOLO MONDO» (legami trasversali tra cluster)

Line 1 Line 2 Line 3

Comunità Angular 5

Comunità PM

v

SITUAZIONE TO-BE


• Gestione di stakeholder e comunicazioni sono aspetti cruciali nella gestione di progetto e sono fortemente interrelati

• In una rete sociale di N stakeholder ci sono N * (N-1) / 2 potenziali flussi di comunicazione, che sarebbe controproducente attivare tutti

• L’ingaggio degli stakeholder viene garantito progettando questi flussi per trovare un equilibrio tra efficacia (poche connessioni) ed efficienza (pochi passaggi di informazione).

• Applicando la teoria dei grafi (network analysis) possiamo disegnare le comunicazioni secondo uno schema di «Rete Piccolo Mondo» (Small World Network)

• Perché CONVIENE che gli stakeholder siano un "piccolo mondo"? Perché con pochi flussi di comunicazione in più del minimo cala drasticamente il "numero di passaggi" quindi SI PERDE MENO INFORMAZIONE.

• Le reti «Piccolo Mondo» sono ubique in natura (sistemi viventi) e nella tecnologia (internet, web,…) e si applicano bene anche a livello di portfolio e nella definizione di modelli organizzativi.

Lesson learned


Domande, curiosità, approfondimenti e feedback

Inoltre, per domande e informazioni

[email protected], [email protected]

https://www.linkedin.com/groups/8584295 PMI-NIC, Branch PVA

https://tinyurl.com/PiccoloMondoStakeholder




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