Page 1 of 21

رهنمود طرزالعمل های کاری معیاری

حاسبه جنسی مبخش

توزیع روغنیات برای وسایط و جنراتور ها

(IEC)کمیسیون مستقل انتخاباتتهیه شده برای:

(UNDP):حمایت مالی تمویل و

م ۶۱۴۲ش / ـه ۴۹۳۱

(BDO- Jordan & SHترتیب کننده: )

Page 2 of 21

تاریخ صدور ۶۱۴۲/ مارچ ۴۹۳۱حوت دیپارتمنت حاسبه جنسیمدیریت م

تاریخ و شماره تجدید نظر جدیدAM-03 طرزالعمل کاری معیاری شماره

تطبیق شده توسط ریاست لوژستیک و خدمات مقام باصالحیت بازنگری

تعداد صفحات صفحه 21 مهر و امضا

Abbreviations مخففات

NCB: National Competitive Bidding دواطلبی رقابتی ملی

DG: Director General رئیس عمومی

CEO: Chief Executive Officer آمر ارشد اجرایی

LM: Logistic Manager وژستیکلمدیر

TM: Transport Manager نسپورتادیر ترم

FC: Fuel Custodian معتمد روغنیات

FT: Fuel Tank ذخیره گاه روغنیات

IEC: Independent Election Commission of Afghanistan کمیسیون مستقل انتخابات افغانستان

SOPs: Standard Operating Procedures طرزالعمل های معیاری عملیاتی

GoIRA: Government of Islamic Republic of Afghanistan دولت جمهوری اسالمی افغانستان

PFEML: Public Finance and Expenditure Management Law قانون مالی ومدیریت مصارفات عامه

RFQ: Request for Quotation درخواستی نرخدهی

ICB: International Competitive Bidding داوطلبی رقابتی بین المللی

BOQ: Bill of Quantity بل احجام کار

GPM: General Procurement Manager مدیر عمومی تدارکات

GSM: General Stock Manager مدیر محاسبه جنسی

SK: Stock Keeper )تحویلدار جنسی( معتمد جنسی

IC: Inspection Committee هیات معاینه

SFP: Supplier Focal Point “Authorized” ا صالحیت قراردادی نماینده ب

GS: Gate Security محافظین دروازه

WF: Workers (Workforce/ Labors) کارگران خدماتی

ID: Individual Departments سایر بخش ها )دیپارتمنت ها(

In. Co: Inventory Committee هیات موجودی

P. Co: Procurement Committee کمیته تدارکات

PP: Procurement Plan پالن تدارکاتی

Page 3 of 21

PO: Purchase Order امر خریداری

SL: Supply list لست اجناس

PI: Purchase Invoice بل خریداری

I.Ch: Inspection Checklist for receiving of supplies چیک لست هیات معاینه

مقدمه: .1

الی ذخیره سازی و مصرف روغنیات وسایط و جنراتور های این طرزالعمل معیاری عملیاتی مراحل خریداری

کمیسیون مستقل انتخابات را بیان میدارد. )ذخیره سازی و محل توزیع روغنیات باید از سایر ذخیره ها یا تحویلخانه ها

جدا ساخته شده و با تجهیزات و وسایل امینی یا محافظتی مجهز گردد(.

مقاصد: .2

ی و خریداری روغنیات کمیسیون مستقل انتخابات مطابق به استندرد های اداره ملی معیاری ساختن مراحل نیازمند -

نورم استندرد.

حصول اطمینان از تجهیز و اکمال وسایط و جنراتورها با روغنیات )تیل( با کیفیت. -

ختن()ری از نشت طیحفاظت از مححصول اطمینان از محافظت ذخیره روغنیات در ساحه کیسیون مستقل انتخابات و -

.در محل ذخیره و خطرات مرتبط با قطره سوخت

حصول اطمینان از تطبیق شفافیت و حسابدهی حین توزیع روغنیات برای وسایط و جنراتورهای کمیسیون مستقل -

انتخابات.

میه های تعین شده.هحصول اطمینان از توزیع روغنیات مطابق به نورم ها و س -

صرف( و کمبود نیازمندیاضافه مذخیره سازی اضافه ) ازجلوگیری -

هدف: .3

وسایط و جنراتور هایروغنیات برای محدود میشود بر تهیه و خریداری ساحه تطبیق این طرزالعمل معیاری عملیاتی

تائیدی اداره ملی نورم استندرد و حصول و استندرد بامطابق به نورم های بین المللی کمیسیون مستقل انتخابات

وسایط و جنراتور برایتوسط مدیریت لوژستیک و مدیریت ترانسپورت استفادهد آن حین اطمینان از کیفیت و کارکر

ها که از آنها غرض پیشبرد امورات یومیه کمیسیون مستقل انتخابات استفاده صورت میگیرد.

:تحویلی و مصرف روغنیاتدر موظف یدیکارمندان کل .4

ی معیاریشاخص ها وظایف منظوری توسط مسئولین

رخواست تحویلخانه فورم د

(9)فورم ف س

مدیریت ترانسپورت و

روغنیات پیش بینی و طرح پالن آمر صالحیت دار

تهیه و تدارک روغنیات آمر صالحیت دار مدیریت تهیه و تدارکات اسناد خریداری

کیتفتیش و معاینه تخنی اداره ملی نورم و ا هیات معاینه نتیجه معاینه تخنیکی انسا

Page 4 of 21

( و7رسید ) فورم م فورم راپور

راپور هیات معاینه

مدیر لوژستیک،

ترانسپورت، خدمات و

نماینده با صالحیت

شرکت

تحویلی و تلسیمی آمر صالحیت دار

فورم کارت ثبت ذخیره

(7)فورم ف س ذخیره سازی و جمع قید مدیریت محاسبه جنسی مدیریت محاسبه جنسی

فورم چارت صرفیه

(01)فورم ف س

سیر وسفر وسایطکتابچه

(07)فورم ف س

معتمد روغنیات،

درایوران، کارمندان

رتلوژستیک و ترانسپو

مدیر ترانسپورت و

لوژستیک توزیع روغنیات

فورم اعاده تحویلخانه

(8)فورم ف س

فورم موجودی تحویلخانه

(4)فورم س

فورم راپوررسید

(7)فورم م

محاسبه جنسیمدیر یت مازاد روغنیاتمدیر آمر صالحیت دار

4.1. Key Personnel Abbreviation

1. CEO (Chief Executive Officer)

2. Transport Manager (TM)

3. Logistic Manager (LM)

4. General Procurement Manager (GPM)

5. General Stock Manager (GSM)

6. Stock Keeper (SK)

7. Inspection Committee (I. Co)

8. Supplier Focal Point “Authorized” (S. F.P)

9. Gate Security (GS)

10. Fuel Custodian (FC)

11. Afghanistan National Standards Authority (ANSA)

4.2. Records Abbreviation:

1. Stock Request Form (F.S.9) Annex #: 1

2. Stock Distribution Form (F.S.5) Annex #: 2

3. Delivery Receipt Form (Form M.7) Annex #: 3

4. Drivers fuel expenditure record form (F.S.17) Annex #: 4

5. Stock Record Cards (Form F.S.7) Annex #: 6

6. Bin Card Annex #: Annex #: 7

7. ANSA Standard Norms for IEC 23/4/1387 Annex #: 12

8. Return of Surplus Supplies (F.S.8) Annex #: 9

9. Stock Inventory Form (F.S.4) Annex #: 10

10. Disbursal Record Form (F.S.10) Annex #: 11

مخففات افراد کلیدی: .4.1

آمر ارشد اجرایی -0

مدیر ترانسپورت -2

مدیر لوژستیک -3

مدیر تهیه و تدارکات -4

مدیر محاسبه جنسی -5

معتمد جنسی -6

ینههیات معا -7

نماینده با صالحیت قراردادی )شرکت( -8

موظفین امنیتی دروازه -9

معتمد روغنیات -01

اداره ملی نورم استنرد افغانستان -00

مخففات فورمه جات .4.2

(9فورم درخواست تحویلخانه )ف س -0

(5فورم تکت توزیع تحویلخانه )ف س -2

(7فورم راپوررسید )م -3

(07کتابچه سیر و سفر دریوران )ف س -4

(7ت ذخیره )ف س فورم کارت ثب -5

Bin Cardفورم -6

23/14/0387سند رسمی نورم های انسا مورخ -7

(8فورم اعاده تحویلخانه )ف س -8

(4فورم موجودی تحویلخانه ) ف س -9

(01فورم چارت صرفیه )ف س -01

02/14/0391سند رسمی نورم های انسا مورخ -00

فورم درخواستی تیل درایوران -02

فورم تبدیلی پرژه جات وسایط -03

Page 5 of 21

11. ANSA Standard Norms for IEC 12/4/1390 Annex #: 8

12. Drivers Fuel Request Form Annex #: 13

13. Vehicles and Spare Parts Exchange Form Annex #: 14

14. Standard Bidding Document (SBD/Solicitation Doc)

دیریت ترانسپورت و لوژستیکالیحه وظایف م .5

، توزیع و تسلیمی یساز رهیذخ نمایند که جریانحاصل نانیکه اطممسئولین مربوطه )مدیران( است تیمسئول نیا -

روغنیات به شکل درست و مناسب آن در مطابقت به این طرزالعمل صورت گرفته است.

ن شده یا جریان وظایف را احتوا کند. موظفین توزیع شده باید معیاد مصرف تعی و انتقال تمامی مقدار روغنیات توزیع -

آگاهی کامل داشته باشند تا از هر گونه خطر و خساره جلوگیری توزیع روغنیات مناسب های روغنیات باید از روش

سازی پاک از هرگونه آسیب یا خطر ساحه را باید خصوص در جریان توزیع روغنیاتبو همیشه صورت گیرد و

به شکل درست و امن صورت گیرد. نموده تا توزیع

انتقال و توزیع روغنیات باید با وسایل و تجهیزات پمپ و سیستم تخلیه صورت گیرد. -

اطمینان حاصل گردد که توزیع و تبدیلی روغنیات با موجودیت وسایل و تجهیزات صورت گرفته میگیرد. -

که سیستم لوله کشی )پیپ( به ذخیره و گردد یررسبجریان یا سیستم ذخیره گاه )مخزن( روغنیات و پمپ مربوطه باید -

تانگ طور مناسب وصل گردیده است و دقت شود که شیردهن )وال( باز باشد.

قبل از تکمیل یا به لبریز شدن ذخیره باید جریان تحویلی )تبدیلی( توقف و مقدار جای مناسب نیز مدنظر گرفته شود. -

لبریز گردد.تانکی وسایط نباید بارگیری و یا تخلیه ذخیره گاه روغنیات و -

جریان رفت و آمد وسایط حین انتقال و توزیع روغنیات باید توقف و ممطل گذاشته شود. -

موارد کار چون جوشکاری و سوخت باید حد اقل سه متر دور از ذخیره گاه روغنیات صورت گیرد و حین توزیع باید -

فوراً توقف داده شود.

چکیدن، مهندسی از سیسم توزیع روغنیات باید نظارت و تفتیش دوامدار غرض تثبیت مطابق به قوانین ساختمانی و -

زوال یا سوراخ و خسره دیگر صورت گیرد.

خیره سازی:های ذروش .6

)روغنیات باید در یک ذخیره )مخزن( سوخت گیری استنرد و تائید شده ذخیر سوخت مواد ،ایجاب میکند که طیشرا -

شود.

روغنیات باید در محل که در آنجا اصابت وسایط و سایر تجهیزات نباشد ذخیره سازی گردد.مخزن -

واقع شود. زیر آبی یدور از کانال ها یا روغنیات باید سوخت یساز رهیذخ محل -

با کود های کمیسیون مستقل انتخابات لیبل یا نام گزاری گذاری گردد.تمامی مخازن روغنیات یا ذخیره ها باید -

وال روغنیات تحت زمین در تانک ها ذخیره سازی میگردد، اما مقدار کم روغنیات میتواند در سطح زمین در معم -

تانک محافظتی فوالدی ذخیره سازی گردد.

آله ضد حریق برای حوادث چون آتش سوزی در محل ذخیره روغنیات باید نصب و آماده استفاده باشد. -

باید آموزش بیبینند و روش استفاده آنرا باید بدانند. کارمندان برای استفاده از آله ضد حریق -

غرض آگاهی اذهان عامه از محل باید و شود اجازه داده نباید سوخت یساز رهیدر منطقه ذخ دنیکش)سگرت( گاریس -

Page 6 of 21

است نصب گردد.ممنوع" دنیکش سگرت"عالمت

حل ذخیره سازی یا مخزن روغنیات که در م گریمواد د ایو ،یچرب و روغن تکه باب س،ی، گرروغنیات عاتیضا -

استفاده میشود، باید قبل از ایجاد هرگونه خساره در محل مناسب حفظ و بعداً در مراحل مختلف از بین برده شود.

.داشته باشدسوخت در دسترس یساز رهیدر منطقه ذخحین تخیله روغنیات باید مناسب یاضطرار زاتیتجهوسایل و -

متر با مخزن روغنیات صورت نگیرد. 3گیری در فاصله کمتر از هیچ گونه فعالیت های چوش -

:نقش ها و مسئولیت ها .7

موارد ذیل تمامی قدمه های که چگونه توزیع و مصرف روغنیات وسایط و جنراتورهای کمیسیون مستقل انتخابات

( جدا بوده و با وسایل و صورت میگرد تشریح مینماید. مخزن یا ذخیره سازی روغنیات باید از سایر ذخیره ها )دیپوها

نجهیزات محافظتی مجز و اکمال باشد.

شماره افراد مسئول وظایف/ اجراات

روغنیات صرف برای وسایط و تجهیزات مورد استفاده کمیسیون مستقل انتخابات میباشد و

مسئولین مربوطه )درایور و جنراتورکار( میتوانند برای استفاده روغنیات مورد ضرورت

دهند و به محل تخلیه )مخزن یا ذخیره روغنیات( اجازه دارند. درخواستی

درایور قبل از به مصرف رسیدن مقدار تیل واسطه اش باید مدیریت ترانسپورت را در

جریان گذاشته و درخواست نیازمندی برای اکماالت ارائه بدارد.

.از روغنیات مورد ضرورت نباید استفاده شخصی صورت گیرد

0 لکارمندان ذیدخ

پورت صالحیت توزیع روغنیات را مطابق به نورم تعین شده برای وسایط مدیر ترانس

دارد.

روغنیات به که سازدتا مطمئن صورت گیرد جدیمراقبت از مصرف روغنیات باید

میگردد. مثال )استفاده تیل پطرول برای وسایط استفاده زاتیو تجه یطوسادر شکل درست

ط دیزلی و همین طور برای تجهیزات(.پطرولی و دیزل برای وسای

غرض تنظیم نورم مصرف یومیه روغنیات و ثبت اسناد مدیریت ترانسپورت باید موارد

ذیل مدنظر گیرد.

برای روسا و کمیشنر ها، مطابق به سهمیه منظور شده دولت جمهوری اسالمی -0

افغانستان.

ق به کتابچه سیر و برای استفاده کارمندان در جریان وظیفه و حین ضرورت، مطاب -2

سفر )گردش وسایط( و سنجش کیلومتر طور ماهوار و ربعوار.

برای حمل و نقل مامورین و کارمندان روزمره، مطابق به گردش کیلومتر وسایط و -3

نورم تعین شده در هر خط السیر.

سند مصرف روغنیات، که نشان دهنده مصرف روغنیات است توسط مدیریت -4

دیریت لوژستیک ارسال میگردد تا مطابق سهمیه تعین شده ترانسپورت ترتیب و به م

مصرف آن از وجه گیرنده وضع و مجرایی آن صورت گیرد.

مدیریت ترانسپورت

2

عالوه از مدیریت ترانسپورت سایر شعبات که به روغنیات )تیل( نیاز داشته باشند، -

ریت لوژستیک ضروریات و راپور مصارف یومیه خویش را حد اقل طور ماهوار به مدی

شریک سازند.

مدیریت لوژستیک

3

Page 7 of 21

مصارف روغنیات جنراتور های مطابق به نورم های از قبل تعین شده اجرا میگردد و -

اکماالت آن در حضورداشت هیات معاینه تخنیکی طور هفته وار، ماهوار و یا ربعوار

صورت میگیرد. مصارف روغنیات جنراتورها نیز میتواند مطابق به چاالنی و فعالیت

)مجموعه ساعت چاالنی(. محاسبه و سنجش باید برویت الک بوک صورت جنراتورها

گیرد.

راحل توزیع و مجرایی روغنیات وسایط و جنراتورهام .8

جریان کار توزیع و مجرایی روغنیات

تحویلی و ذخیره سازی در محل مخ ن روغنیات

( و فورم کارت بت ذخیره 7فورم را وررسید )فورم م

(7)فورم ف

(5فورم ت ت توزیع تحویلخانه )فورم ف

مطابق به نورم تعین شده )انسا(

کیلومتر برای 100و استندرد هر

وسایط

ثبت و راجستر کتابچه سیر و سفر

هر واسطه نقلیه

تفتیش و ارائه گزارش به شکل

ماهوار

ویزه و کنترول کتابچه سیر و سفر

توسط نماینده )کنترول( وزارت مالیه و

( ترتیب گردد10فورم مجرایی )ف س

مطابق به نورم تعین شده )انسا( و

استنرد هر ساعت چاالنی

جنراتورها

ثبت و راجستر چاالنی جنراتور ها در

الک بوک مربوطه

کتاب الک بوک باید توسط شخ

استفاده کننده امضا و طی هر ماه باید

توسط هیات معاینه سنجش گردد

تحلیل و سنجش مصارف

کتاب الک بوک توسط نماینده

)کنترول( وزارت مالیه و فورم

( ترتیب گردد10مجرایی )ف س

اجرا سند مجرایی از وجه گیرنده در

اسناد جنسی

درخواستی توسط

درایور

تائید مدیریت

ترانسپورت

توزیع روغنیات

توسط مدیر

محاسبه جنسی،

معتمد روغنیات

برویت نورم و

سهمیه تعین شده

درخواست

روغنیات توسط

(جنراتورکار)

تائید مدیریت

لوژستیک

توزیع روغنیات

توسط مدیر

محاسبه جنسی،

معتمد روغنیات

برویت نورم تعین

شده

Page 8 of 21

Annexes: Standard Forms 9.

Page 9 of 21

Page 10 of 21

Page 11 of 21

Page 12 of 21

Page 13 of 21

Page 14 of 21

Page 15 of 21

Page 16 of 21

Page 17 of 21

Page 18 of 21

Page 19 of 21

131تاریخ: / / درخواست تیل دریوران:فورم

ورقه درخواستی ) ( فـــــــــرزند ) (

ماره ) (ـنــــوع مــــــوتر ) ( پلیت ش

بریاست محترم لوژستیک !

برای واسطه متعلقه ام جهت پیشبرد امورات رسمی و فعالیت های ترانسپورتی به مقدار ) ( لیتر تیل ) ( مطابق

امید است امر حواله آنرا باالی شعبه مربوطه عنایت فرموده ممنون سازید. گردش کیلومتر ضرورت است،

بااحترام

) ( دریور

پورت !ـــــــریت ترانســـآم

بق گردش کیلومتر/ سهمیه اصوالً اجراات نمائید.مقدار ) ( لیتر تیل ) ( مورد ضرورت واسطه مذکور را مطا

رئیس مالی و اداری

یات !ــــــــریت روغنـــمدی

طبق حـــــــــکم فــوق اجراات اصـــــــــولی نمـائید.

آمــــر ترانســـپورت

د روغنیات !معتم

در مورد مقدار متـذکره اجــراات اصــولـی نمــائید.

مدیـــــر روغنــــیات

محترما !

نظر به هدایت فوق مقدار ) ( لیتر تیل ) ( برای اسامی ) ( دریور واسطه ) ( توزیع شد.

بااحترام

وغنیات) ( معتمد ر

Annex #: 13

Page 20 of 21

ورهاــنراتـــایط و جــیات وســــلی روغنـورم تبدیــف

( اسم دریور ) ( ولد ) ( دریور واسطه لیت شماره )

بریاست محترم لوژستیک!

لی ضرورت دارد.ـــدیــلومتر خاصیت خود را از دست داده است و به تبـــدش و کیرــمبالیل واسطه متعلقه ام طبق گ

امضاء/ مهر دریور

تاریخ مبالیل و سرویس قبلی: / /

131

131تاریخ فعلی: / /

کیلومتر فعلی: کیلومتر قبلی:

آمریت ترانسپورت:

یات محترم فنی اجراات اصولی نمائید.بعد از نظریه ه

رئیس مالی و اداری

هیات محترم فنی !

ائید.ـــراز نظر نمـــورد مبالئیل تبدیلی واسطه مذکور ابـدر م

مدیر روغنیات

نظریه هیات محترم فنی اداره

به اندازه ) ( کیلومتر گردش نموده مایان هیات فنی مبالئیل واسطه مذکور را از نزدیک مشاهده نموده، واسطه متذکره

و خاصیت خود را از دست داده و به مبالئیل تبدیلی ضرورت دارد.

امضا هیات امضا هیات امضا هیات

ضروریات واسطه متذکره در مورد به مبالئیل تبدیلی بعد از تصدیق مدیر روغنیات

واحد مقدار توضیح اسباب مورد ضرورت شماره

مبالئیل 1

فلتر 2

مبالئیل

فلتر طرول/ دی ل 3

سرویس و گریس کری 4

فلتر هوا 5

فلتر کاغذی 6

فلتر آّب 7

هایدرولیک 8

وی م برک 1

فری آب انتی 11

تی اب 11

سیائیل 12

........................................... تاریخ و ختم کار.......................................تاریخ و ساعت شروع کار در ورکشاپ .

امضاء و مهر ورکشاپ

تصدیق مدیر ترانسپورت تصدیق مدیر تخنیک

Annex #: 14

Page 21 of 21

:و منابع ماخذ .1

دولت وقت افغانستان 6431تعلیماتنامه تحویلخانه های جنسی چاپ مورخ -

وزارت محترم مالیه جمهوری اسالمی افغانستان 6411ل تدارکات چاپ مورخ قانون و طرزالعم -

وزارت محترم مالیه جمهوری اسالمی افغانستان 6431تعلیماتنامه محاسبه نقدی چاپ مورخ -

Www.ansa.gov.afقوانین و مقررات اداره ملی نورم استندرد افغانستان -

6413رسمی مقرره های مواد سوخت ادارات خدمات ملکی چاپ مورخ جریده -