How to Do Business WithNetwork Contracting Office 17 

(NCO 17)

Geoffrey S. Ellazar, Jr., CPCM, CFCM

Overview

• Geoffrey S. Ellazar, Jr., CPCM, CFCM• NCO 17 Director of Contracting• Leads and directs all contracting operations

– Competition Advocate– Socioeconomic Program Champion– “Honest Broker” for procurement

2

Acquisitions and Contractual Authority

Acquisitions and contractual commitments can only be made by Government officials having expressed authority to enter into such agreements on behalf of the United States Government. The ONLY Government officials with such authority are Warranted Contracting Officials. Any discussions of contractual requirements do not constitute contractual direction or authorization of any kind. Future contractual directions, If ANY, shall ONLY come from the cognizant Department of Veterans Affairs Warranted Contracting Officer.

3

NCO 17

• Mission ‐ Lead the acquisition enterprise to contracting excellence

• Vision ‐ Reshape the acquisition function to support our customers through the effective and innovative use of contracting policy, procedures, and processes

• Primary Objectives (Goals)o Recruit, develop, and retain a workforce agile and 

responsive to supporting our veteranso Oversee quality acquisition planning and contract 

execution through innovative, sound, and cost effective business solutions

o Take care of our acquisition family

4

NCO 17 Structure

5

Mr. Norbert DoyleChief Procurement & Logistics OfficerVeterans Health Administration (VHA)

Service Area Office WestMs. Delia Adams, CPCM, Director

Network Contracts Office 17Geoffrey S. Ellazar, Jr., CPCM, CFCM

Director of Contracting 

Service Area Office East

Service Area Office Central

Chief, Division II

Chief, Supply Branch IChief, Supply Branch IIChief, Services Branch

Tongee Flemming Deputy Director of 

ContractingChief, Division I

Chief, Construction BranchChief, Medical Sharing BranchChief, Specialized BranchChief, Prosthetics Branch II

NCO 17 Customers

6

NCO 17 Supports VISN 17 Network Facilities

Who Procures?

‐ Contracting Officers‐ Contracting Specialists‐ Purchase Card Holders‐ Ordering officers

7

NCO 17 Primary Challenges 

• Sourcing VOSBs where proposed VOSB prices on commercial items/services are substantially higher than market prices (historical & recent market intelligence documented on the Independent Government Estimate)

• Availability of Past Performance history to help convey confidence in VOSB (vs historical or alternate sources)

• Collecting multiple‐customer forecasts to assist VOSBs in preparing for business opportunities & to help VOSBs with efficient spending of bid & proposal costs

• Short lead time on acquisitions

• Customer preference for specific sources to match existing medical equipment/instruments/supplies

8

How Can You Help Us?

Past Approach:NCO 17 Top NAICS for Significant VOSB set‐asides and awards: 

9

NAICS Categories Subcategories or

Codes DescriptionVOSB

FY14 Award Totals

236/237/238 Construction $43,285,589.38

621 Professional Health Svc/CBOC $11,837,213.63

33451 Medical Equipment & Supplies $ 5,839,441.94

621610 Oxygen $ 5,673,017.69

561/562 Temp Staffing $ 3,547,559.66

541 NASA SEWP $ 2,637,049.28

33911 Electromedical & Analytic Equipment $ 981,108.35

How Can You Help Us?

NCO 17 FY14 Small Business Awards by PSC Category 

10

How Can You Help Us?NCO 17 FY14 Other Than Small Business Awards by 

PSC Category 

11

NAICS vs PSC

The North American Industrial Classification System (NAICS) classifies commercial activity into broad categories, e.g., farming, manufacturer, wholesaler, retail, services.  Contracts, on the other hand, generally purchase specific goods or services. We don't buy "PHOTOGRAPHIC AND PHOTOCOPYING EQUIPMENT MANUFACTURING" or "PHOTOGRAPHIC EQUIPMENT AND SUPPLIES WHOLESALERS" or "CAMERA AND PHOTOGRAPHIC SUPPLIES STORES" ‐‐ we buy cameras.  Therefore, FPDS has a second set of Products and Services Codes (PSCs). While still rather general, the PSCs are more specific ‐‐ "PHOTOGRAPHIC EQPT", for example. 12

NAICS

The SBA establishes small business size standards on an industry‐by‐industry basis.

It uses the North American Industry Classification System (NAICS) codes to identify the various industries (NAICS codes are available at http://www.census.gov/eos/www/naics/and www.sba.gov. 

13

NAICS

14From Size Standards Table @ www.sba.gov

What NCO 17 Procures

15

NAICS Code NAICS Description – Top 13 Codes FY14 Total Awards325412PHARMACEUTICAL PREPARATION MANUFACTURING $64,159,281.38 339113SURGICAL APPLIANCE AND SUPPLIES MANUFACTURING $26,839,899.08 

423450MEDICAL, DENTAL, AND HOSPITAL EQUIPMENT AND SUPPLIES MERCHANT WHOLESALERS $26,839,899.08 

236220COMMERCIAL AND INSTITUTIONAL BUILDING CONSTRUCTION $26,084,708.02 339112SURGICAL AND MEDICAL INSTRUMENT MANUFACTURING $15,384,538.82 

334510ELECTROMEDICAL AND ELECTROTHERAPEUTIC APPARATUS MANUFACTURING $12,268,936.53 

221119OTHER ELECTRIC POWER GENERATION $10,728,712.56 623110NURSING CARE FACILITIES (SKILLED NURSING FACILITIES) $10,510,441.53 339111LABORATORY APPARATUS AND FURNITURE MANUFACTURING $9,424,513.59 622110GENERAL MEDICAL AND SURGICAL HOSPITALS $8,704,159.52 621610HOME HEALTH CARE SERVICES $7,109,201.09 541519OTHER COMPUTER RELATED SERVICES $7,005,869.97 621498ALL OTHER OUTPATIENT CARE CENTERS $6,379,312.62 

Small Business Programs

The Small Business Act of 1953 states that small businesses should receive a fair proportion of federal contracts and that small businesses should have the maximum practical opportunity to participate in federal contracting. The SmallBusiness Act established the Small Business Administration (SBA) to aid smallbusinesses and to insure they receive a fair proportion of federal contracts.

16

Small Business Programs

The “Rule of Two”Paragraph (a) of FAR 19.502‐2, Total Small Business Set‐Asides, states that purchases“shall be set aside for small business unless the contracting officer determinesthere is not a reasonable expectation of obtaining offers from two or more responsiblesmall business concerns that are competitive in terms of market prices, quality,and delivery.”

17

Small Business Programs

• VAAR 819.7004 ‐ Contracting Order of Priorityo Service‐Disabled Veteran Owned Small Business Set‐

Asides or Sole Sources (Public Law 109‐461)

o Veteran Owned Small Business Set Asides (Public Law 109‐461) 

o 8(a) Reserves  (FAR 19.8) 

o Historically Underutilized Business (HUB) Zone Set‐Asides (FAR 19.13) 

o Small Business Set‐Asides ‐‐ Total & Partial (FAR 19.5) Woman Owned Small Business Set Asides (FAR 19.15)

18

How Does VA Buy?

• Required Sources of Supply (FAR Part 8)

• Contract Vehicles ‐ GWACs, MACs, FSS

• Full & Open Competition (Open to all vendors) 

• Full & Open Competition after exclusion of sources

19

Mandatory Contracts

• VA National Acquisition Center Federal Supply Schedules 65 and 66

• VA Strategic Sourcing Contracts/Blanket Purchase Agreements (BPA)

• Medical‐Surgical Prime Vendor Contracts• Pharmaceutical Prime Vendor• Subsistence Prime Vendor• NASA Solutions for Enterprise Wide 

Procurement (SEWP) (Information Technology)• VETS Government Wide Acquisition 

Contract (GWAC)20

Where to Locate Business Opportunities

• Open Market (including set‐asides): www.fbo.gov

• Federal Supply Schedule Orders: https://www.ebuy.gsa.gov/

• Information Technology: • http://www.gsa.gov/portal/content/1049

96• http://www.sewp.nasa.gov/info/geninfo.shtml

• Potential opportunities in the Forecast: https://www.vendorportal.ecms.va.gov/eVP/fco/FCO.aspx 21

Before Marketing to NCO 17

• Registration (SAM, ORCA, SBA)• Experience• Industry Specific Licenses and Requirements • Web Site/Capabilities Statement • Knowledge of Federal & VA Procurement     

Regulations and Process• Knowledge of Customer (including Acquisition history)• Verified (CVE for SDVOSB/VOSB)• Start Small • Be present

22

How to Market to NCO 17

• ContactVanessa MortonNCO 17 Small Business Specialistvanessa.morton2@va.gov972‐708‐0827 or 214‐732‐2595

o NCO 17 Small Business website:http://www.heartoftexas.va.gov/Contracting/nco17.asp

23

How to Market to NCO 17

• Capability Briefing ‐ Be prepared to send via email; it will be shared with program and contracts staff throughout the region. 

–Minimum elements:• Company name/location/contacts• Socio‐economic status & corresponding certifications• DUNS number & NAICS Codes• National Contract Vehicles (e.g. FSS, GWAC, BPA)• Core Competencies• Professional Qualifications• Short, concise list of relevant past performance

24

How to Market to NCO 17

• Capability Briefing (continued)– Tips:

• One to Two pages in length• Optimize pdf files; must be less than 3MB• Include company name in email subject line• Contact the nearest Procurement Technical Assistance Center (PTAC) for free classes & assistance http://www.aptac‐us.org/new/

25

How to Market to NCO 17

• Face to face at NCO 17 Direct Access Events ‐Dates & details continuously updated on OSDBUs website: http://www.va.gov/osdbu/library/events.asp– Tentative FY15 events (final dates TBD):

• Ft Hood Military/Federal SB Conf/Matchmaking (Feb)• DFW Annual Veteran Summit (Feb)• ShoWorks Texas SB Conf/Matchmaking (April)• Alliance TX Government SB Conf/Matchmaking (June)• PTAC Annual SB Conference (July)• SABOC State/Local/Federal SB Conference (Aug)

26

Reminder of Why We’re Here

27

VA's Mission. To fulfill President Lincoln's promise: "To care for him who shall have borne the battle, and for his widow, and his orphan" by serving and honoring the men and women who are America's Veterans.

Q&A

28

Questions?