40
4/21/2016 1 marcumllp.com HOSPICE CODING WHAT NOW IAHHC 2016 Annual Meeting 2 Your Speaker Bonny Kohr, RN, CHCE, HCSD AHIMA approved ICD10 trainer Senior Manager Marcum LLP 111 S. Pfingsten Road, Suite 300 Deerfield, IL 60015 Direct: (847) 2826511 [email protected] Marcum is a top national accounting and advisory services firm with 1500 professionals and 29 offices in major business markets throughout the U.S., Grand Cayman and China.

HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

1

marcumllp.com

HOSPICE CODING WHAT NOW

IAHHC 2016 Annual Meeting

2

Your Speaker

Bonny Kohr, RN, CHCE, HCS‐D

AHIMA approved ICD‐10 trainer

Senior Manager 

Marcum LLP

111 S. Pfingsten Road, Suite 300

Deerfield, IL  60015

Direct:  (847) 282‐6511

[email protected]

Marcum is a top national accounting and advisory services firm with 1500 professionals and 29 

offices in major business markets throughout the U.S., Grand Cayman and China.

Page 2: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

2

3

Excerpt FY2016 Final Rule

“based on the numerous comments received in previous rulemaking, and anecdotal reports from hospices, hospice beneficiaries, and non‐hospice providers discussed above, we are concerned that hospices may not be conducting a comprehensive assessment nor updating the plan of care as articulated by the CoPs to recognize the conditions that affect an individual’s terminal prognosis.”

4

Medicare Hospice Coding Requirements

Medicare Program; FY 2016 Hospice Wage Index and Payment Rate Update and Hospice Quality Reporting Requirements – Final rule  Included clarification related to diagnosis reporting on hospice claims effective October 1, 2015 Hospices must report all diagnoses on the hospice claim based on current coding guidelinesHospices must report all diagnoses identified in the initial and comprehensive assessments, whether related or not to the terminal prognosis (including mental health disorders and conditions that would affect the plan of care)

Page 3: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

3

5

Coding Requirements

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐CM Official Guidelines for Coding and Reporting when assigning ICD‐10‐CM diagnosis codesJune 5, 2008 Hospice Conditions of Participation final rule stated that the hospice must report all related diagnoses in addition to the primary terminal condition

6

Coding Requirement Compliance

2010 over 77 percent of hospice claims continued to include only one diagnosisFY 2013 Hospice wage index notice instructed hospices to report all coexisting diagnoses “related to the terminal illness” (coding guidelines required the reporting of all diagnoses that affect the patient) Additional hospice rules continued to discuss the requirements and importance for diagnosis reporting 

Page 4: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

4

7

Coding Requirement Compliance

2014 ‐ 49 percent of hospice claims continued to report only one code CMS analysis of the claims found 50 percent of these patients had, on average, eight or more chronic conditions  75 percent had, on average, five or more chronic conditions

ICD‐10‐CM PRINCIPAL (Primary) DIAGNOSIS

Page 5: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

5

9

Definition of Principal (Primary) Diagnosis

The principal diagnosis is defined in the Uniform Hospital Discharge Data Set (UHDDS) as “that condition established after study to be chiefly responsible for occasioning the admission of the patient to the hospital for care” In the case of selection of a principal diagnosis for hospice care, this would mean the diagnosis most contributory to the terminal prognosis of the individual

10

Trends in Hospice Principal Diagnoses

Increase in neurologically‐based diagnoses from 2002‐2007 Various dementia diagnoses Increase in use of non‐specific, symptom‐classified diagnoses (debility and adult failure to thrive)

By 2007 debility was the first and adult failure to thrive diagnoses was the sixth most common principal diagnoses

During this same period hospice spending increased partly due to an increased length of stay 2000 the average lifetime length of stay was 54 days 2013 the average lifetime length of stay was 98.5 days – a 82% increase

Page 6: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

6

11

Diagnoses Which May Not Be Principal

Edits for Hospice diagnosesOctober 2014 debility and adult failure to thrive as a principal diagnosis were returned to providerClaim edits were also implemented to eliminate submission of claims were the ICD‐9‐CM (now ICD‐10‐CM) codes were not permitted as a principal diagnosis according to coding guidelines

12

Top 10 Principal Diagnoses

Page 7: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

7

13

Top 10 Principal Diagnoses

14

Diagnoses and Medicare Payment

All services related to the principal diagnosis must be provided by the hospiceMedicare payment may be made outside the hospice benefit for conditions that are unrelated to the terminal illness and related conditions (that is, unrelated to the terminal prognosis) Professional claims with GW modifier Institutional claims with 07 condition code Prescription drug events (PDEs) do not require a modifier or condition code Part D plan sponsors have prior authorization requirements on four classes of drugs (analgesics, antinauseants, laxatives and antianxiety)

Page 8: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

8

Concurrent Payments for DME during Hospice Stay, CY2013

Concurrent Payments for Part D drugs potentially related to Hospice Stay, Top Four Principal Diagnoses CY2013

Cerebral Degeneration 

•$10.3 million

COPD

•$8.6 million

Congestive Heart Failure

•$3.8 million

Malignant Neoplasm, Trachea, Bronchus and 

Lung

•$2.1 million

Page 9: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

9

CMS Concurrent Payment Case Study CHF as Principal Diagnosis

“Services that are potentially related to this condition”$3.8 million in drugs

$1.2 million in Part B institutional settings $843,534 in DME

CMS Concurrent Payment Case Study CHF as Principal Diagnosis

18

Other Diagnoses Definition

All conditions that coexist at the time of admission, that develop subsequently, or that affect the treatment received and/or the length of stayAll diagnoses affecting the management and treatment of the individual within the healthcare setting are required to be reported

Page 10: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

10

Diagnoses:Impact on Certification, NOE, Care Plan and Payment

20

Principal Diagnosis and the CTI

To reach a decision of terminal illness the medical director (in consult with the attending) must consider The diagnosis of the terminal condition (not the diagnosis code)Other health conditions/diagnoses Clinically relevant information supporting the diagnoses The physician is not required to provide diagnoses code(s)

Avoid principal diagnoses which contradict the CTIAvoid diagnoses which do not support the terminal condition

Page 11: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

11

21

Principal Diagnosis and the NOE

The NOE must contain HIPAA approved codes Full diagnoses codes including all applicable digits The principal diagnosis listed is the condition most contributory to the terminal prognosisDo not report principal diagnosis codes that are non‐reportable – they will be returned to the provider (RTP) Z codes  Unspecified codes Diagnosis codes prohibited by ICD‐10‐CM coding guidelines and conventions as principal diagnosis

See attachment: Hospice Invalid Principal Diagnosis

22

Other Diagnosis

Help to support the terminal prognosis Include all conditions which may impact the palliative care of the patient’s terminal condition 

Page 12: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

12

23

Provision of Service to Support the Diagnosesor Diagnoses to Support the Services Provided?

IDG based on the comprehensive assessment(s) should assist the medical director in updating which conditions are contributing to the patient’s deteriorating statusCare plan development must be based on the hospice patient’s/caregiver’s assessed needsServices must be related to the terminal condition 

24

Updating Diagnoses and the Plan of Care

Most hospice patients don’t get betterCondition worsensNew symptoms Exacerbation of conditionsClinical care documentation supports what was done for the patient – don’t be afraid to add diagnoses to support the further deterioration 

Page 13: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

13

25

Palmetto GBA Hospice Top Denial ReasonsTOB 81X

Rank Denial CodeDenial Code DescriptionCount of Claims Denied

Percent of Claims Denied to total claims denied

1 5CF36 Not Hospice Appropriate 79 24.5

2 5CFNP No Plan of Care Submitted 52 16.1

3 56900Auto Denial ‐ Requested Records not Submitted 51 15.8

4 5CNOE No Valid Election Statement Submitted 41 12.7

5 5CF01General Inpatient Services Not Reasonable and Necessary _ Beneficiary Liable 29 9

5 55503 LCD Denial ‐ no medical necessity 29 9.0

6 5CFH9Physician Narrative Statement Not Present or Not Valid 11 3.4

7 5CFH6 Initial Certification Not Timely 8 2.5

8 5CFH2 No Certification Present 6 1.9

9 5CFTFFace to Face Encounter Requirements Not Met 5 1.5

26

Palmetto GBA Hospice Top Denial ReasonsTOB 82X (hospital based)

RankDenial Code Denial Code Description

Count of Claims Denied

Percent of Claims Denied to total claims denied

1 5CFNP No Plan of Care Submitted 5 38.5

2 56900Auto Denial ‐ Requested Records not Submitted 2 15.4

3 5CF36 Not Hospice Appropriate 2 15.4

4 5CFH6 Initial Certification Not Timely 2 15.4

5 5CFH2 No Certification Present 1 7.7

5 5CNOE No Valid Election Statement Submitted 1 7.7

Page 14: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

14

OFFICIAL CODING GUIDELINES

28

ICD‐10‐CM Official Guidelines for Coding and Reporting 

CMS and the National Center for Health Statistics (NCHS) provide guidelines for coding and reporting using the International Classification of Diseases, 10th Revision, Clinical Modification (ICD‐10‐CM) Set of rules to be used along with the official conventions and instructions found within the ICD‐10‐CM (code books, encoders etc.)

Rules are approved by four organizations: American Hospital Association (AHA), the American Health Information Management Association (AHIMA), CMS, and NCHS The AHA coding clinic is the “official” coding advice. They work with NCHS and CMS to provide guidance on questions related to coding in the U.S.

Page 15: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

15

29

2016 ICD‐10‐CM Official Guidelines for Coding and Reporting

Located in the front of every published code book Included as part of encoder softwareFree for download at http://www.cdc.gov/nchs/icd/icd10cm.htm

30

Reasons Why Claims Are RTP’d

Failure to follow Official Guidelines for Coding and Reporting Code edit for manifestation codes listed as principal Examples of manifestation codes:

Page 16: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

16

31

Official Guidelines Conventions

Explain that all characters must be assigned for the code to be a valid code ‐ codes may have 3‐7 characters  Explain the use of placeholder character X ‐ to allow for further expansion of codes (new with ICD‐10‐CM) Explain the use of Episode of care ‐ seventh character codes (new with ICD‐10‐CM) 

32

Official Guidelines Conventions

Explain abbreviations, punctuation and specific terms used throughout the code book  Ex: NOS, NEC, “and”, “with”, “see”, “see also”, “code also”

Provide etiology and manifestation conventions “code first”, “use additional code” and “in diseases classified elsewhere”

Explain Inclusion terms and Exclusion Notes (“Excludes 2” notes new with ICD‐10‐CM)

Page 17: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

17

33

Excludes 1 Notes ‐ Updated Coding Advice

“Question: We have received several questions regarding the interpretation of Excludes 1 notes in ICD‐10‐CM when the conditions are unrelated to one another. How should this be handled?  Answer: If the two conditions are not related to one another, it is permissible to report both codes despite the presence of an Excludes1 note. 

For example, the Excludes1 note at code range R40‐R46, states that symptoms and signs constituting part of a pattern of mental disorder (F01‐F99) cannot be assigned with the R40‐R46 codes. However, if dizziness (R42) is not a component of the mental health condition (e.g., dizziness is unrelated to bipolar disorder), then separate codes may be assigned for both dizziness and the mental health condition.  In another example, code range I60‐I69 (Cerebrovascular Diseases) has an Excludes1 note for traumatic intracranial hemorrhage (S06.‐). Codes in I60‐I69 should not be used for a diagnosis of traumatic intracranial hemorrhage. However, if the patient has both a current traumatic intracranial hemorrhage and sequela from a previous stroke, then it would be appropriate to assign both a code from S06‐ and I69‐”

34

NOS versus NEC Discussion

NOS = Unspecified and NEC =  Other SpecifiedNEC: Senile degeneration of brain, not elsewhere classified = G31.1 = the patient’s diagnosed condition does not have a code to assignNOS: Dementia NOS =  F03.90 =  I don’t know

Must obtain as much information as possible, however some codes will still have NOS as part of the description  ex: I11.9 = Hypertensive Heart Disease without heart failure OR Hypertensive heart disease NOS

Page 18: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

18

35

General Coding Guidelines

How to find a codeUse of signs and symptoms codesMultiple coding for a single conditionAcute and chronic conditionsCombination codesSequelaLaterality (new with ICD‐10)BMI, non‐pressure chronic and pressure ulcer documentationComplications of careBorderline diagnosis

36

Chapter Specific Coding Guidelines

Most chapters have additional guidelines for specific diagnoses ‐ Examples:Dementia in diseases classified elsewhere Codes may never be a principal diagnosis They must be listed after the underlying condition code

HIV Patients admitted with unrelated conditions (ex: trauma), the code for the trauma must be coded first   Patients admitted to treat the HIV‐related condition (ex: Pneumocystis Carinii Pneumonia), the principal diagnosis should be B20 HIV followed by the related condition

Acute MI (STEMI and NSTEMI) Unspecified MI defaults to STEMI of unspecified site I21.3 Acute defined as 28 days or less from onset

Page 19: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

19

37

Use ICD‐10‐CM Official Guidelines for Coding and Reporting to Make Decisions

When unsure look to guidelines and conventionsSome assumptions in relationships to other conditions may be madeHypertension and Chronic Kidney Disease I12 Hypertensive chronic kidney disease Use an additional code for the stage of chronic kidney disease (N18.5, N18.6)

Osteoporosis and Fractures M80.0‐ Osteoporosis with current pathological fracture

Atherosclerotic heart disease with angina  I25.11 native artery or I25.7 bypass graft or transplanted heart

38

Chapter Specific Coding Guidelines ExampleChapter 10: Diseases of the Respiratory System

Chronic Obstructive Pulmonary Disease [COPD] and Asthma1) Acute exacerbation of chronic obstructive bronchitis and asthma

“The codes in categories J44 and J45 distinguish between uncomplicated cases and those in acute exacerbation. An acute exacerbation is a worsening or a decompensation of a chronic condition. An acute exacerbation is not equivalent to an infection superimposed on a chronic condition, though an exacerbation may be triggered by an infection.”

Page 20: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

20

39

New Concepts in ICD ‐10‐ CM Bring New Challenges

Diabetic combination codes (type, body system affected and complications affecting the body system)Laterality Encounter of CareStatus codes for fractures

40

Diabetic Combination Codes

Diabetic Type E08 Diabetes due to underlying condition  E09 Due to drug/chemical  E10 Type I E11 Type II  E13 Other specified Diabetes

Body System Affected Kidney, ophthalmic, neurological, etc.

ComplicationsDiabetic nephropathy Proliferative diabetic neuropathy with macular edemaDiabetic neuropathy, etc. 

Page 21: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

21

41

Laterality

Laterality concerns include misidentification of the side effected, identification of dominanceRight and left should not be coded separately if a bilateral code is present (“1” usually represents right and “2” represents right)Right and left should both be coded when a bilateral code is not present and the condition is present on both sides

42

Laterality

Caution with site and “unspecified” codes L89.203 Pressure ulcer of unspecified hip, stage 3 does not mean the ulcer is unspecified or unstageable L89.219 Pressure ulcer right hip, unspecified stage L89.210 Pressure ulcer right hip, unstageable L89.893 Pressure ulcer of other site, stage 3

Page 22: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

22

43

Encounter of Care

Many categories have a seventh character which describes the encounter of care for the condition. This is why post acute care providers can now code fractures and injuriesGuidelines have changed during post implementationWe need to understand when to assign eachWe must not rely on the previous provider’s code assignments

44

Describing the Encounter of Care

A= Initial Encounter

Acute phase

Surgical intervention

ED encounter

Initial evaluation and continuing treatment by the same or a different physician

Active treatment of the condition

D = Subsequent En

counter

Acute phase

After initial treatment

Used for routine care during healing or recovery phase

S =Sequela

Care of a residual effect  or condition arising after the acute phase

Page 23: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

23

45

When Can Hospice Use the Seventh Character A?

Physician determines whether the patient is receiving active treatment for the condition or ongoing care for the condition Initial encounter of care may continue for certain complication and injury categories for example: Complication codes such as surgical wound infections or dehiscence Some injury codes such as puncture wounds and lacerations Burns and corrosion wounds

Not to be used with fracture codes

46

Examples of Appropriate Seventh Character “A” Assignment in Hospice

Patient with deep right lower quadrant stab wound of abdomen. Treated in hospital with wound Vac®and discharged with hospice and continue wound Vac® care Assign code S31.613A Laceration without foreign body of abdominal wall right lower quadrant, with penetration into the peritoneal cavity, initial encounter

Patient discharged with hospice to manage ongoing antibiotic treatment and wound care of a dehisced surgical wound Assign T81.31xA Dehiscence of a surgical wound

Page 24: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

24

47

Examples of Inappropriate Seventh Character “A” Assignment in Hospice

The patient is admitted to hospice with dressing changes and care for a healing postoperative wound infection that was treated during an acute care hospitalization. The patient is no longer receiving antibiotics for the infection. What is the appropriate 7th character for the wound infection code? Assign code T81.4xxD, Infection following a procedure, subsequent encounter‐the 7th character is "D" because the patient is no longer receiving active treatment of the infection and is receiving routine care during the healing and recovery phase

48

Seventh Character Status

The seventh character may also represent a statusEncounter of Care plus Status example:M80.051D, Age‐related osteoporosis with current pathological fracture, right femur, subsequent encounter with routine healing  D indicates subsequent encounter with routine healing

S52.132H, Displaced fracture of neck of left radius, subsequent encounter for open fracture Type I or II with delayed healing H indicates type of fracture, subsequent encounter and delayed healing

Page 25: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

25

49

A – Initial encounter

D –Subsequent, 

routine healing

G –Subsequent, 

delayed healing

K –Subsequent, nonunion

P –Subsequent, malunion

S – Sequela

Pathological or Stress Fracture Seventh Characters

Image: © iStock Photo Beeldbewerking

50

A – Initial closed

B – Initial open

D –Subsequent routine

G –Subsequent delayed

K –Subsequent nonunion

P –Subsequent malunion

S – Sequela

Acute/Traumatic FracturesFractures – Seventh Character

Page 26: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

26

51

Open Fractures – Seventh Character

A – Initial closedB – Initial open, 

Type I or IIC – Initial open, Type IIIA, IIIB, IIIC

D–Subsequent, closed, routine

E– subsequent, open, Type I or II, 

routine

F ‐ Subsequent, open, Type IIIA, IIIB, IIIC, routine

G – Subsequent, closed, delayed

H – Subsequent, open, Type I or II, 

delayed

J – Subsequent, open, Type IIIA, IIIB, IIIC, delayed

K– Subsequent, closed nonunion

M – Subsequent, open, Type I or II, 

nonunion

N – Subsequent, open, Type IIIA, IIB or IIIC, nonunion 

P – Subsequent, closed,  malunion

Q – Subsequent, open, Type I or II, 

malunion

R– Subsequent, open, Type IIIA, IIB or IIIC, malunion 

S – Sequela

Neoplasm Guidelines

Page 27: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

27

53

Unknown Primary and Secondary Neoplasm

Advanced metastatic disease with unknown primary and secondary sites has its own code C80.0 –Disseminated malignant neoplasm, unspecifiedThis should not be used due to lack of documented primary and/or secondary siteThis should be used when the physician is unable to specify the primary or secondary site

54

Anemia 

Anemia associated with malignancyManagement of anemia associated with malignancy – the appropriate code for the malignancy is sequenced as the principal diagnosis followed by the anemia code (D63.0)

Anemia associated with chemotherapy, immunotherapy and radiation therapy, admission for the management of the anemia Adverse effect of chemo or immunotherapy, the anemia code is sequenced first followed by the neoplasm and the adverse effect (T45.1X5) Adverse effect of the radiotherapy, code the anemia, followed by the neoplasm code and code Y84.2, Radiological procedure and radiotherapy as the cause

Page 28: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

28

55

Dehydration Due to Neoplasm

Guidelines indicate that when the admission is for management of dehydration due to malignancy and ONLY the dehydration is being treated (IV rehydration), the dehydration is sequenced first followed by the malignancyHospice does NOT treat only the dehydration

56

Pathological Fracture due to Neoplasm

Guidelines indicate that when the focus of treatment is for the fracture a code from M84.5, Pathological fracture in neoplastic disease, should be sequenced first followed by the code for the neoplasmHospice focus of treatment and reason for the patient’s terminal condition would NOT be the fracture, the neoplasm would beThe neoplasm should be sequenced first, followed by the associated pathological fracture

Page 29: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

29

57

Current Malignancy Versus History

When the primary malignancy is excised but the patient continues treatment, code the primary malignancy as currentWhen the primary malignancy is excised and the patient is no longer receiving treatment of the malignancy (no evidence of the malignancy), personal history should be usedWhen coding a secondary malignancy a primary malignancy must also be coded (either current or history)

Heart Failure Guidelines

Page 30: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

30

59

Heart Disease

Heart disease and hypertension Should be coded separately UNLESS the physician links them ex: “due to” “with” “hypertensive” Conditions that are linked must be coded to I11.9 Hypertensive heart disease without heart failure or I11.0 Hypertensive heart disease with heart failure Use an additional code for the type of heart failure I50.‐

60

Heart Disease

What if the note indicated that the patient had CHF with hypertension and chronic kidney disease? The physician linked the heart disease and hypertensionWe can assume the relationship to the chronic kidney diseaseWe would assign a combination code for Hypertensive heart and chronic kidney disease I13.‐ Use an additional code for the type of heart failure I50.‐ Use an additional code for the stage of the chronic kidney disease (N18.5, N18.6)

Page 31: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

31

Symptom Coding

62

Symptoms, Signs, and Ill‐defined Conditions

Should be avoided as principal diagnosis, these are the codes from chapter 18 that begin with an “R”Should be used when a diagnosis has not been establishedShould not be used when associated with the disease process of a diagnosis already establishedMay be used in addition to a diagnosis if the symptom is not routinely associated with the diagnosis  The definitive diagnosis should be sequenced first

Page 32: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

32

63

Coding Pain

Neoplasm Related Pain Code G89.3 Pain documented as related to the cancer Pain can be acute or chronic Coding guidelines indicate that the code may be the principal code when the reason for the admission is control of the pain, the neoplasm would be coded as an additional diagnosis In hospice part of the care is to control the pain, the reason for the admission is the terminal diagnosis

64

Uncertain Diagnosis

Diagnosis documented at the time of discharge = “probable”, “suspected”, “likely”, “questionable”, “possible” or “still to be ruled out” etc.May be coded as if the condition was established ONLY for inpatient admissions to short‐term, acute long‐term care and psychiatric hospitalsHospice does not fall into this category Rather, code the condition(s) to the highest degree of certainty such as symptoms, signs, abnormal test results, or other reason for the visit If the physician documents “evidence of” a condition, it is not considered an uncertain diagnosis and should be coded in the outpatient setting

Page 33: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

33

Coding Cases

66

Coding Case 1 The following documentation is from the health record of an 85‐year‐old female patient.Discharge Summary: This 85‐year‐old female patient was noted to have three to four falls in the past two months at ABC Nursing Home. Patient fell yesterday from her parked wheelchair and hit the left frontal temporal area of her head causing a contusion. For this reason, the patient was brought to the hospital for observation and further workup. The patient’s exam was remarkable for moderate ataxia. Past medical history includes senile dementia – Alzheimer’s, late onset type, depression and emphysema. Current medications include Zoloft and Theophylline. CT scan of the brain noted that the patient had multiple masses in the brain due to metastatic disease. It was felt that the patient’s ataxia was most likely due to the metastatic disease of the brain. These results were discussed with the patient’s family. After much discussion regarding the treatment options, the family decided that they did not want the patient to undergo further tests and/or evaluation. It was the family’s decision that the patient be transferred back to the nursing home and put under hospice care.

Page 34: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

34

67

Case 1

What is the most likely the principal diagnosis?When coding the Neoplasms which one should be listed first?Can we code the emphysema without further information?

68

Case 1

C79.31  Secondary malignant neoplasm brain C80.1 Primary malignant neoplasm, unspecifiedG30.1 Alzheimer’s, late onsetF02.80 Dementia in diseases classified elsewhere 

without behavioral disturbanceF32.9 Depression NOSJ43.9 Emphysema NOSS00.83XD  Contusion head other specified partW05.0XXD Fall (accidental) from, off, out of, 

wheelchair  (OPTIONAL)

Page 35: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

35

69

Coding Case 2From a discharge summary written by an internal medicine physician.

The patient was admitted for dizziness and a vague feeling of epigastric discomfort. She has a history of duodenal carcinoma which was resected two years ago. The patient underwent chemo and has been in relatively good health over the last year until recently when she took a rapid decline. She no longer has evidence of an existing primary duodenal malignancy.During her hospitalization, she underwent a GI workup to evaluate her current issues. An abdominal ultrasound showed a large liver mass. Oncology was consulted. The mass was further evaluated by needle biopsy and found to be metastatic carcinoma. After lengthy consultation with me and the oncologist, the patient and family wish the patient to be a “Do Not Resuscitate” with no further workup and comfort care only. The patient was transferred from my service on the telemetry unit to the hospice program for ongoing palliative care

70

Case 2

Medical Director confirms that the cancer is the primary reason for the patient’s terminal conditionWould the primary malignancy be the principal diagnosis be listed first?What else should be coded?

Page 36: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

36

71

Case 2

C78.7 Secondary malignant neoplasm of liverZ85.068 Personal history of small intestineZ51.5 Palliative careZ66 Do Not Resuscitate (DNR)Z90.49 Acquired absence of other parts of 

digestive tractZ92.21 Personal history of antineoplastic 

chemotherapy

72

Coding Case 3

Patient was discharged to hospice immediately following a hospital stay for IV antibiotics for MRSA Pneumonia and a newly diagnosed pathological fracture. She also has Hypertension with Hypertensive Heart Disease and COPD with chronic obstructive bronchitis and is oxygen dependent. Patient was discharged with a new inhaler and the antibiotics were discontinued prior to hospital discharge. The H&P also included notes indicating that the patient needed supervision prior to this hospitalization due to memory loss.

Page 37: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

37

73

Case 3

What might be the primary reason for hospice care?From a coding perspective would Pneumonia be one of the diagnoses?Possibilities include: COPDHypertension Heart Disease Pathological fractureDementia

74

Principal Diagnosis

Medical Director determines the condition which is contributing to the terminal prognosis as COPDThe patient had COPD with a lower respiratory infection however this does not mean that it is COPD with (acute) exacerbation (J44.1) And the patient no longer has a lower respiratory infection

Principal Diagnosis = J44.9 COPD (includes chronic obstructive bronchitis OR with further clarification it may be J44.0 Decompensated or Acute COPD

Page 38: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

38

75

Other Diagnoses?

Hypertension is not essential hypertension it should be coded to Hypertensive heart diseaseThe fracture was pathological and would require further information to identify the pathologyThe memory issues would need further information to identify type of dementia

76

Other Diagnoses

M80.08XD Age related osteoporosis with current pathological fracture of vertebra(e), subsequent care w routine healing* I11.9 Hypertensive heart disease, NOS (or w/o heart failure)

*Based on a query to the physician to determine cause of pathological fracture. 

Page 39: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

39

77

Other Diagnoses

I67.2 Cerebral atherosclerosis*F01.50 Vascular dementia, without behavioral problems*Z99.81 Oxygen dependenceZ87.01 Personal History of PneumoniaZ51.5 Palliative careZ66 Status (post), Do Not Resuscitate (DNR)

*Based on a query to the physician to determine cause of memory loss. For Vascular dementia (the underlying condition should be coded first). If diagnosis is unknown may use R41.81 Age‐related cognitive decline (Senility NOS)

78

QUESTIONS

Page 40: HOSPICE CODING WHAT NOWc.ymcdn.com/.../resource/resmgr/211_Hospice_Coding… ·  · 2016-04-27HOSPICE CODING WHAT NOW ... (HIPAA) requires providers to adhere to the ICD‐10‐

4/21/2016

40

79

Disclaimer

This Presentation has been prepared for informational purposes only from sources believed accurate and reliable as of the date of preparation. It is intended to inform the reader about the subject matter addressed. This is not to be used or interpreted as tax or professional advice.

Those seeking such advice should contact a Marcum professional to establish a client relationship.