Project Honey Mustard

The AYISA Team™ will build an easy to understand application to help data handling at Compuskills. The application will include following five interfaces: 

Contact center  Finance center Schedule Manager Guidance Planner Grade Book

Honey Mustard Sign in page

When the user opens the application, the sign in screen shows up. After signing in, the user will be redirected to the splash page.

Splash Page

The user will see the Honey Mustard Splash page, after logging in. On this page, the user may select from one of five buttons. Every interface has its own button:  “Contact Center”, “Finance Center”, “Schedule Manager”, “Guidance Planner”, and “Grade Book”.  Each of these will be described later in their own section.

Implementation note: We will be using the authorization code built in to MVC.

Honey Mustard Navigation Bar

The Honey Mustard navigation bar will appear on the left side of all screens except for the homepage. There will be five buttons to direct the user to first page of the “Contact Center”, “Finance Center”, “Schedule Manager”, “Guidance Planner”, and “Grade Book” interfaces.

  

Contact Center

The Contact Center has four main functions: recording a summary of telephone calls, retrieving previous phone call records, sending emails and retrieving previous emails. 

Phone Record Screen

The phone record screen allows for the entry of the names of the caller and the person being called and the brief summary of the subject of the call.  When the name of the person being called is entered, the number to dial, if found, is automatically input.  These details are recorded and may be recalled by typing the initial letters into the relevant combo box.

The main section of the page is composed of an HTML text editor where a more detailed record of the conversation may be kept.  The text editor has all the standard icons: to manipulate the size of the font, bold, italic, underline, numbered or bulleted lists, etcetera.

A “Search Calls” button will show a screen where previous call summaries may be found and reviewed.  

Search Calls Screen

The Email Screen

The email screen has fields to input the sender (From), Subject, To, CC and BCC. The main section of the email page is composed of the same HTML text editor mentioned earlier.   A Send button will initiate the transmission of the email to the recipient(s).  

A Search Emails button will permit the user of the program to view old emails and to load them into the text editor for display.

Reminder Screen

A “Reminder” button in both the Email and Phone screens will display the "Remainder Screen" below, allowing a date to be set, at which time the user will receive an email message telling them to take relevant action regarding an earlier Email or Phone conversation.

 

Finance Center

By clicking on "Finance center" on the splash page, another page will open, with three combo boxes. The first box will have the names of the students the second will have names of the employees, and the third will be a list of all the different office expenses.

 

You will be able to just start typing a name and a list of names starting with those letters will appear in alphabetical order, or you can scroll down the list and view all the names in alphabetical order.  You will click on the name that you want, and another page will open with all the contact information for the name selected.

In the student window, under the contact information, a table with each course the student is registered in will show up with the original price of the course next to it, and then the discount price. It will also show how much was paid and any open balance. At the side there will be three fields. One will have a Shekel sign in it where you will enter the amount of the payment being made. The second will have a drop down with types of payments (check, credit card, bank transfers, or cash), click on the correct one and it will appear in the field. The third will be where you enter the date. After the info is entered click on the add payment button, the fields will clear and the table will be updated.

In the employee window, under the contact information, there will be a table with the five most recent payments made to that employee. There will be two columns, one with the amount of the payments and the other will have the date the payments were made. There will be an option to “see all”. This will pull up all payments made to that employee. At the side there will be three fields. One will have a Shekel sign in it where you will enter the amount of the payment being made. The second will have a drop down with types of payments (check, credit card, bank transfers, or cash), click on the correct one and it will appear in the field. The third will be where you enter the date. After the info is entered click on the add 

payment button, the fields will clear and the table will be updated. 

Schedule Manager

The Schedule Management Interface will allow the user the ability to create, access and share a class schedule.

Schedule Manager Homepage.

After being guided to the Schedule Manager page, one will see two option buttons, “Create Schedule” & “Manage/View Schedule” depending on what the user would like to do is what they should press. 

Create Schedule will allow the user to create a brand new class schedule from scratch and have the option to be saved and stored in Compuskills Database.

Manager/View Schedule will allow the user to search for a specific class schedule Or View a yearly calendar of the classes taking place based on his pre-defined search.

Create Schedule Homepage.

The user will be directed to a new page with multiple Required dropdown fields options to fill out. Any field that has not been completed, an Error message will be displayed next to that particular field saying “This field is Required”. We will not allow the user to continue creating the schedule if there are any empty fields or with unrecognized character’s.

A list of the following Dropdown fields:

Course name – The name of the course you would like to create the schedule for. (Module) – The name of the class unit.  Gender – will this class be for Male or Female. Start Date – the English (DD/MM/YYYY) date you would like to start the course on. End Date – the English (DD/MM/YYYY) date you would like the class to end. Days of The Week – what day of the week will the class take place. Location/Format – will the course take place at Compuskills school or online. Comments – An unrequired field to fill out. Any comments (up to 50 characters) pertaining to 

that particular course should be written at this point.

After completing out all the required fields the user can then click on the large button at the bottom of the page titled “Create” which will create and save the schedule with all the entered information.

On completion the User will then be directed to the details page with all the course info of that schedule that user had just entered. With a bonus added feature of a display message written, “Course… has been successfully created and saved”.

 

Which in turn leads us to the Schedule Details Homepage, which will have all the info of that particular course (i.e. name, time, comments…) with in a Search Result field. 

There will be two mini size buttons;

Share - will allow the user to share the schedule via email (using the Contact Center’s interface Email option).

Print  - will allow the user to print the page screen.

Manager/View Schedule Homepage.

The user will be directed to a new page with an option either to click “Class Info” or “Current Course Schedule”. Once you have clicked the Class Info button there will be multiple optional dropdown fields to fill out (by selecting the Class Info button only the relevant fields will be shown, the rest will turn grey). The user will be able to search by one or more fields.

Class Info

A list of the following Dropdown fields:

Course Name – search by the course name. Semester – search by the semester. Date – search by the course date. Days of The Week – search by the day of the week. Gender – search by the gender type.

On completion the user will have the ability to click the large size Search button. Once clicked the user will be directed to the Schedule Details Homepage with a grid like table of all the schedule’s that matched the users search.

 The user will be able to click on each individual schedule which will automatically direct them to the schedule detail of that particular schedule with the options to: 

Edit - which will redirect the user once clicked to the Creator homepage (which will now be called “Editor homepage”) which will have all the current information displayed in their correct 

fields thereby allowing the user to edit any of the info of that particular course. Once amended and modified the user will have the ability to click the Create button which will then be directed to the detail page with all the course info of that schedule that he has just filled out. With a bonus added feature of a Flashing display message written, “Course… has been successfully created and saved”.

Share – will allow the user to share the schedule via email (using the Contact Center’s interface Email option).

Print -  will allow the user to print the page screen.

Current Course Schedule

The other option you have is the Current Course Schedule button. Once clicked, there will be multiple optional dropdown fields to fill out (by selecting the Current Course Schedule button only the relevant fields will be shown, the rest will turn grey). The user will be able to search by one or more fields.

A list of the following Dropdown fields:

Course Name – search by the course name. Start Date – The start date to your yearly schedule. End Date – The end date to your yearly schedule. Semester – search by the semester. Gender Type – search by the gender type.

On completion the user will have the ability to click the large size Display button. Once clicked the user will be directed to the Current Course Schedule Details page with a yearly calendar of all the schedule’s that matched the users search:

The user will be able to click on each individual course which will automatically direct them to the Class Info detail of that particular schedule.

Print -  will allow the user to print the page screen.

College Guidance Planner InterfaceThe college guidance planner interface allows a counselor or administrator to put together a plan with a student in order to help the student reach a degree or certificate goal in a specified period of time.

Splash PageThe user will choose to either type in the student ID number in a combo box and the first name and last name fields will automatically be filled in with the corresponding information or type in the first name and last name in their respective combo boxes with the corresponding student ID appearing in its field. The user will then choose either the first button for “New” guidance plan or the second button to “Review” an existing guidance plan.

NewThe first thing the user will see is number of fields with only a few that need to be typed in. There is the student ID number, first name, and last name which will automatically be filled in based on the information entered on the splash page. The date when the guidance plan is put together will be filled in as well from computer’s date and time. The user will need to choose from a drop down menu in the field for the name of the degree/certificate that the student wishes to pursue and this will automatically fill in the field with the number of credits to complete the degree/certificate program. The user will also fill in fields for the period in which degree/certificate program begins, the period when the student wishes to end degree/certificate program, and their name as the author of the guidance plan.

Implementation Note: If the user chooses “New”, then the guidance plan record will automatically be saved against the student ID number but without the IsSaved box checked off in the database. This will allow the guidance plan information to be saved once the guidance plan is completed.

Once the user chooses the name of the program, a list of classes necessary to complete the program will appear. The top of the list will have courses required to complete the program followed by a space and then the list continues with possible electives that might be chosen to reach the total credit goal.

After the basic information is completed, the user will now be able to create the actual guidance plan by typing in a given period and then typing in a name of a course and the credits associated with it that is on the list that was mentioned earlier. There will be a number of periods to fill in with four courses in each period. There will also be a tally at the bottom with the sum of total number of credits that have been entered in by the user.  

At the bottom of the screen, the user can click a button to either choose to “Save” the guidance plan or to “Print & Save” the finished guidance plan.  

ReviewIf the user chooses “Review” in the splash page, then user will see the most recent guidance plan based on the student ID number that was entered in. There will be no editable fields and the user can only choose to “Print” the guidance plan by clicking the button at the bottom. 

Grade Book

This is an interface to grade each student in a class. There will also be a way to search for classes, and you will get a page which displays the class info and their grades.

Search Page

The first page is where you search for the class you want. You can search for classes by class name and year. By selecting the checkboxes, the relevant search fields become grey or black. The teacher who is logged in will be able to see only the classes that he teaches, making it easier to find his classes.

Implementation notes:

To implement the 'teacher sees his classes' feature, the Users table in the data base will have a column with a personID to see if he is a teacher, and we will have a CourseTeacher table, to assign a course to a teacher.

Results Page

After you search, you get a list of search results, from which you pick the class you want to view/grade. Clicking on a class record brings you to the class details page. 

Class Details Page

After some information, there is a list of students with their grades. After clicking the "Grade" button, there will be a box in which you can fill in a grade next to each student.

Data SourceAll fields will get its data from the Compuskills database based on the corresponding information that is entered.

  

Later Versions Honey Mustard Navigation Bar

 The buttons of the Compuskills navigation bar will expand to include the option of internal pages of the interfaces and not just the first page. 

Finance Center

In the student window next to the name of the course there will be a small box with a +/- in it. When you click on + the line will widen and you will see the original agreement of how often payments are supposed to be made, type of payment (check, credit card, bank transfers, or cash) and who is supposed to be making the payment (student, family member, friend or an organization). Now you can click on the - and the line will return to the original size.

There will be a button with the word history written in it, when you click it, a window will open up with the history of all the payments made so far. You will have the option to delete or make changes to a payment. A message will appear, "are you sure you want to alter this payment", click yes or no. When you close the window, you will again be back on the student page, and the table updated. When you close the student’s page you will be back on the page with the three drop downs.

When you scroll down the list of office expenses you will see the names of utility companies, and other expenses (water, electricity, rent, arnona etc.). There will also be names of suppliers, for example, paper goods, snacks, computers, and software.   When you select one of the companies a page will come up where you will record money owed and money being paid for each bill.

Schedule Manager

Will include participants in the class to the schedule.  Start Date & End Date will have a calendar based icon object for the user to click instead of 

typing in directly the date. We will include a Multiple search feature in allowing the user to search a few schedules at a 

time. A calendar type feature to view all schedules at a glance.

Implementation Note: We will use background AJAX requests to the server to retrieve data from the database.  The server will use an EF query to connect to the actual database.

Guidance Planner

Later Versions The name of the course that is on the list of courses needed will have a line through it, once that 

class is entered into the guidance plan itself.  There will be drag and drop capabilities to move the name of the course on the list into the 

guidance plan with the original name of the course being shaded and unable to be moved again.  If there is a previous guidance plan, when a student ID number is entered, the information in the 

most recent plan will automatically be filled in allowing the user to edit the information and save the guidance plan. 

The tally of total credits for the guidance plan will be highlighted if it is equal to or greater than the total number of credits necessary to complete the degree/certificate program that is stated in the basic information area. 

Should the user choose one of the “Save” option buttons, they will see a dialog box asking if they wish to save an additional copy of the guidance plan file as a .pdf and where they wish to save it to. 

In the guidance plan, there will be only one field after each header with a plus (+) button to add an additional fields to enter additional course names and a  minus (-) button in case the user pressed the + in error and wishes to remove a field. This can only be completed if there is no information in the field. 

Once the name of a course is chosen in the guidance plan, the number of credits corresponding to it will automatically be filled in.

Grade Book

In the future you will be able to calculate GPAs, print transcripts for students, and get average grades for classes or students.