HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG - mail.vietinbank.vn · Trung tâm công nghệ thông tin - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Tài liệu hướng dẫn truy cập hệ thống

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ BẰNG

OUTLOOK WEB ACCESS

MỤC LỤC

1. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP ............................................................................1

2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS ....................................2

2.1. GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS .......................................................................... 2

2.2. CÁC CHỨC NĂNG THƯ TÍN (MAIL) ............................................................................. 2

2.2.1 GỬI THƯ .............................................................................................................................. 2

2.2.2 CHUYỂN TIẾP THƯ, TRẢ LỜI THƯ ..................................................................................... 3

2.3. CHỨC NĂNG LẬP LỊCH (CALENDAR) .......................................................................... 3

3.3.1 XÂY DỰNG LỊCH LÀM VIỆC ................................................................................................ 4

3.3.2 THIẾT LẬP MỘT CUỘC HỌP ............................................................................................... 5

2.4. LỌC EMAIL .................................................................................................................... 6

2.5. DANH BẠ (CONTACTS) ................................................................................................ 7

3.4.1 TẠO MỚI CONTACT ............................................................................................................ 7

3.4.2 TÌM KIẾM CONTACT ............................................................................................................ 8

2.6. CHỨC NĂNG TÁC VỤ (TASKS) .................................................................................... 8

2.7. CÁC THIẾT LẬP SETTING ............................................................................................ 9

3.6.1 CÀI ĐẶT NGÔN NGỮ VÀ THỜI GIAN ................................................................................ 10

3.6.2 THAY ĐỔI MẬT KHẨU........................................................................................................ 10

3.6.3 QUẢN LÝ THIẾT BỊ DI ĐỘNG............................................................................................. 11

3.6.4 CHỮ KÝ ............................................................................................................................. 11

Trung tâm công nghệ thông tin - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

Tài liệu hướng dẫn truy cập hệ thống thư điện tử bằng Outlook Web Access Trang 1

1. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP Bước 1: Để đăng nhập vào hệ thống thư điện tử, người dùng bật trình duyệt Web browser và nhập vào địa chỉ https://mail.vietinbank.vn. Cửa sổ đăng nhập hệ thống thư điện tử của NHCT VN sẽ xuất hiện:

Bước 2: Người dùng nhập vào tài khoản của mình để đăng nhập hệ thống.

Username va Password là tài khoản của người dùng trên hệ thống thư điện tử (cũng là tài khoản của người dùng trên hệ thống Active Directory)

Sau khi đã nhập các thông tin cần thiết và lựa chọn các tùy chọn phù hợp, người dùng kích vào nút Sign in để đăng nhập vào hệ thống

Bước 3: Trong trường hợp người dùng đăng nhập lần đầu vào hệ thống, một cửa sổ sẽ xuất hiện cho phép người dùng thiết lập các cấu hình ban đầu:

Trong mục Language, lựa chọn ngôn ngữ mà bạn muốn sử dụng.

Trong mục Time zone: lựa chọn múi giờ mà bạn đang cư trú. Múi giờ của Việt Nam là (GMT + 07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta

Sau khi lựa chọn xong, nhấn Save để đăng nhập vào hệ thống.

https://mail.vietinbank.vn.



2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS

2.1. GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS Sau khi người dùng đã cung cấp tài khoản (username) và mật khẩu (password) để đăng nhập vào OWA, giao diện của OWA có dạng như sau.

2.2. CÁC CHỨC NĂNG THƯ TÍN (MAIL)

2.2.1 GỬI THƯ

Để tạo và gửi một mail mới, người dùng chọn vào tab New->Email Message trên thanh công cụ:

Người dùng nhập vào đầy đủ các thông tin về người nhận trong mục To và mục Cc... , Thêm chủ đề (Subject) và nội dung thư rồi nhấn nút send để gửi thư đi. Người dùng có thể click vào dấu \/ (bôi vàng) để dùng các tính năng khác khi soạn thảo email như Check name (chỉ gõ user AD thay vì gõ địa chỉ email đầy đủ của cán bộ Vietinbank)…



2.2.2 CHUYỂN TIẾP THƯ, TRẢ LỜI THƯ

Khi người dùng nhận được một bức thư và muốn chuyển tiếp thư đó cho người khác, người dùng chọn thư muốn chuyển tiếp và nhấn vào nút Repply all ->

Chọn Reply all nếu muốn trả lời tất cả những người có trong cả mục To và CC

Chọn Reply nếu chỉ muốn trả lời người gửi.

Chọn Forwad nếu muốn chuyển tiếp thư.

Một số lựa chọn khác: như delete (xóa); mark as junk(đánh dấu là spam mail); mark as phishing (đánh dấu mail phishing); mark as read (đánh dấu đã đọc)

2.3. CHỨC NĂNG LẬP LỊCH (CALENDAR)

Chức năng lập lịch cho phép người dùng tự xây dựng một kế hoạch làm việc cho mình. Click chuột vào

biểu tượng ở góc trái trên cùng của giao diện OWA, chọn Calendar.



3.3.1 XÂY DỰNG LỊCH LÀM VIỆC

Trong mục Calendar, nhấn nút , trong cửa sổ hiện ra chọn Calendar event, điền vào các thông tin về tên công việc, địa điểm, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, ghi chú và các tuỳ chọn khác như lời nhắc (add an email reminder), màu hiển thị trên lịch (categorize)… rối nhấn Save để lưu lại lịch làm việc của mình.



3.3.2 THIẾT LẬP MỘT CUỘC HỌP

Chức năng này cho phép người dùng thiết lập một cuộc họp và gửi lời mời đến các thành viên tham dự

cuộc họp. Để thiết lập cuộc họp, trong chức năng lập lịch, nhấn nút -> Calendar event. Người dùng nhập vào các thông tin về các thành viên tham gia ở mục People, thời gian và địa điểm thực hiện cuộc họp rồi nhấn nút send để gửi email tới các thành phần tham gia cuộc họp.



2.4. LỌC EMAIL

Chức năng lọc email có trong giao diện OWA giúp người dùng tìm kiếm email dễ dàng hơn, bằng cách click chuột vào Filter và chọn các tiêu chí để lọc theo ý muốn như người gửi, người nhận, tiêu đề, attachments…..



2.5. DANH BẠ (CONTACTS) Chức năng Contacts cho phép người dùng tự xây dựng sổ liên lạc cá nhân của mình, tìm kiếm thông tin

liên lạc trong sổ. Click vào nút và chọn People để vào phần Contacts

3.4.1 TẠO MỚI CONTACT

Trong chức năng People click vào New -> Contact để bổ sung thêm một contact mới. Trong cửa sổ hiện ra, người dùng nhập vào các thông tin cần thiết và nhấn nút Save để lưu lại contact mới:



3.4.2 TÌM KIẾM CONTACT

Để tìm kiếm một contact, người dùng gõ vào ô Search People tên hoặc địa chỉ email để tìm. Hệ thống sẽ tìm kiếm và hiển thị các số liên lạc có thể là người cần tìm kiếm để người dùng lựa chọn.

Mục Your Contact sẽ lưu các contact người dùng thêm vào. Mục Directory là danh bạ của hệ thống Vietinbank chia theo từng đơn vị.

2.6. CHỨC NĂNG TÁC VỤ (TASKS) Chức năng Tác vụ (Tasks) cho phép tạo ra, theo dõi và cập nhật kế hoạch và tiến độ của một dự án đơn giản. Trong đó ta có thể hoạch định ngày bắt đầu công việc và ngày kết thúc công việc. Chức năng Tasks này còn có thể nhắc nhở người dùng sắp đến ngày cho phép thực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra.

Người dùng click vào chọn Task để vào chức năng này



Chọn New -> Task để tạo một tác vụ mới, điền các thông tin về Subject thời gian start date, thời gian kết thúc date complete và nội dung sau đó click và Save để lưu lại.

2.7. CÁC THIẾT LẬP SETTING

Người dùng vào biểu tượng để vào các thiết lập của hòm thư người dùng như:

- Automatic reply: tự động trả lời khi nhận được thư hệ thống sẽ tự động trả lời, chức năng này thwowg dùng trong việc trả lời tự động khi cán bộ đi vắng hoặc nghỉ phép…



- Display setting: các chế độ hiển thị mà người dùng muốn

- Chang theme: thay đổi theme cho giao diện OWA

- Options: là các lựa chọn khác, có nhiều các thiết lập cho hòm thư cá nhân của người dùng.

3.6.1 CÀI ĐẶT NGÔN NGỮ VÀ THỜI GIAN

Vào chọn Options, ở menu bên trái chọn General -> Region and time zone. Chọn các thông tin như Language, current timezone và click Save lại

Sau khi thiết lập các chế độ ngôn ngữ, định dạng ngày, giờ, múi giờ, bạn Click vào nút Lưu để lưu lại cấu hình.

3.6.2 THAY ĐỔI MẬT KHẨU

Chức năng thay đổi mật cho phép người dùng thay đổi mật khẩu của hệ thống thư điện tử (cũng là mật khẩu của hệ thống Active Directory) trên OWA:

Vào Options -> Trong menu bên trái chọn General -> My account-> Change your password

Sau khi nhập đủ các thông tin mật khẩu cũ (Current password) và mật khẩu mới (new password) thì click Save để đổi mật khẩu.



3.6.3 QUẢN LÝ THIẾT BỊ DI ĐỘNG

Vào Options -> Trong menu bên trái chọn General -> Mobile Device.

Cho phép bạn quản lý các thiết bị di động kết nối hệ thống email bằng activesync. Người dùng có thể remove bỏ thiết bị nào mình không còn sử dụng nữa hoặc bị lỗi kết nối.

3.6.4 CHỮ KÝ

Vào Options -> Trong menu bên trái chọn Mail -> Email Signature. Sau khi soạn thảo chữ ký xong click chọn vào các lựa chọn như:

- Automatically include my signature on new messages I compose: tự động add chữ kí này vào email gửi đi.

- Automatically include my signature on message I forward or reply to: tự động add chữ kí vào email chuyển tiếp hoặc trả lời

Sau khi hoàn tất click và Save để lưu chữ ký lại



Documents

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG - mail.vietinbank.vn · Trung tâm công nghệ thông tin - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Tài liệu hướng dẫn truy cập hệ thống