Upload
others
View
8
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 1
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EMAIL HMU.EDU.VN
Tại sao tôi nên dùng email HMU.EDU.VN? Email HMU.EDU.VN là tên miền thể hiện thương hiệu của Trường Đại học Y Hà Nội, giúp bạn gây dựng được niền tin với đối tác. Hệ thống HMU mail được hỗ trợ bởi Google nên dung lượng lưu trữ lên tới 7,5GB và đảm bảo thông suốt 24/7. Đặc biệt khi sử dụng HMU mail bạn có thể tích hợp được các dịch vụ: DOCs HMU, SITEs HMU, CALENDARs HMU,… dễ dàng và hiệu quả.
1. Giao diện tiếng Việt:
2. Sử dụng đơn giản: A. Các bước Nhận - Gửi thư:
A.1. Nhận thư:
Bước 1: Đăng nhập vào hộp thư
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 2
Bước 2: Đọc - Gửi - Xóa thư:
Sau khi đăng nhập hộp thư của bạn sẽ có xuất hiện như hình dưới đây:
- Hộp thư đến: là nơi lưu trữ thư gửi đến, bạn muốn đọc thư nào bạn chỉ cần nháy chuột vào thư tương ứng ở bên phải. - Thư gắn dấu sao: là những thư được bạn đánh dấu sao (ví dụ như những thư quan trọng). - Thư đã gửi: là nơi lưu giữ tất cả những thư bạn đã gửi. - Thư nháp: là nơi lưu giữ tất cả các thư đã soạn mà chưa gửi. - Tất cả thư: nơi hiển thị mọi thư đến, thư nháp, thư đã gửi. - Spam: là những thư độc hại, có thể chứa vi rút, phần mềm gián điệp - Thùng rác: là nơi lưu giữ những thứ bạn đó xóa đi trong vòng 30 ngày. - Danh sách liên hệ: là nơi hiển thị, lưu trữ tất cả địa chỉ email.
Nhập địa chỉ email HMU: http://mail.hmu.edu.vn
Nhập tên người sử dụng vào ô Tên người dùng
Click vào Đăng nhập hoặc nhấn phím Enter
Nhập mật khẩu vào ô Mật khẩu
Danh sách các mục lưu trữ trong một hộp thư
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 3
- Công việc: là nơi lưu trữ, tạo danh sách các việc cần ghi nhớ. A.2. Gửi thư: Bạn muốn soạn thư hoặc gửi hình ảnh, tài liệu cho ai đó thì nháy chuột vào phần Soạn thư, một trang sẽ hiện ra như hình dưới đây:
A.3. Xóa thư:
Nhập địa chỉ email của người cần gửi
Nhập chủ đề của thư
Nhập nội dung thư tại đây
Nếu thư gửi kèm theo tài liệu (file văn bản, hình ảnh, nhạc, video,…) bạn click vào Đính kèm tệp
Nếu bạn muốn lưu thư mà không gửi thì click vào Lưu bây
giờ, thư sẽ được lưu vào mục Thư nháp
Sau khi soạn thư xong, bạn click vào Gửi để gửi
thư đi
Nếu bạn muốn gửi thư đến nhiều địa chỉ email,
click vào Thêm CC hoặc Thêm Bcc để nhập thêm
địa chỉ email
Click vào thư muốn xóa rồi bấm chọn Xóa
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 4
Chú ý: Sau khi kết thúc công việc gửi / đọc thư, bạn click vào Đăng xuất để kết thúc phiên làm việc của bạn đồng thời tránh mất thư khi người khác sử dụng lại trên máy đó. B. Thiết lập các thông số B.1. Tạo chữ ký ở cuối hộp thư: Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Chung, sau đó nhập nội dung thông tin vào phần Chữ ký -> click Lưu thay đổi để lưu lại thông tin.
Nhập nội dung thông tin chữ ký vào đây
Click Lưu Thay đổi để lưu lại thông tin
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 5
B.2. Đặt thông báo tự động khi vắng mặt Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Chung. Trong phần Tự động trả lời khi đi nghỉ, click Bật tự động trả lời thư khi đi nghỉ -> Chọn Thời gian bắt đầu và Kết thúc gửi thư tự động -> Nhập tiêu đề thư trong Chủ đề, nhập nội dung thư trong ô Thư -> click Lưu thay đổi để lưu lại thông tin.
Nhập nội dung thư trả lời tự động
Nhập tiêu đề thư trả lời tự động
Click Lưu Thay đổi để lưu lại thông tin
Chọn thời gian bắt đầu và kết thức gửi thư tự đông
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 6
B.3. Thay đổi mật khẩu Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Tài khoản -> click Cài đặt tài khoản Google
Cửa sổ mới xuất hiện:
Cửa sổ đổi mật khẩu xuất hiện:
Click Cài đặt, chọn tab Tài khoản
Click Cài đặt Tài khoản Google
Click vào Đổi mật khẩu
Nhập mật khẩu cũ vào ô Mật khẩu hiện tại của bạn
Nhập mật khẩu mới vào ô Chọn mật khẩu mới
Nhập lại mật khẩu mới vào ô Nhập lại mật khẩu mới
Click vào Đổi Mật khẩu để lưu lại thay đổi
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 7
3. Bộ lọc (spam) hiệu quả Không mất thời gian với thư rác và các thư không mong muốn. HMU mail chặn spam trước khi nó vào hộp thư đến của bạn. Nếu một thư không mong muốn vẫn lọt vào hộp thư của bạn, bạn có thể ngăn lại bằng cách thông báo thư rác và giúp cho bộ lọc spam của HMU mail hoạt động hiệu quả hơn.
Cửa sổ mới xuất hiện:
Sau đó, cửa sổ tiếp theo xuất hiện:
Click chọn Cài đặt -> chọn tab Bộ lọc
Nhập các thông tin, chủ đề, cụm từ cần lọc ra khỏi email
Click chọn Bước Tiếp theo
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 8
4. Có thể tích hợp các hộp thư khác để gửi thư từ HMU email: Bước 1: Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Tài khoản
Click chọn các điều kiện của bộ lọc
Click Tạo Bộ lọc để lưu trữ
Click Thêm địa chỉ email khác mà bạn sở hữu
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 9
Bước 2:
Bước 3:
Bước 4: Bạn kiểm tra email của hộp thư mà bạn vừa thêm vào (ví dụ ở đây là hộp thư: [email protected]), sẽ có một email của HMU mail gửi thông tin về mã xác minh.
Bạn nhập tên hiển thị vào ô Tên
Địa chỉ email khác vào ô Địa chỉ email
Click Bước tiếp theo
Click Gửi Xác minh
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 10
Cửa sổ Nhập mã xác minh:
Địa chỉ email khác mà bạn sở hữu đã được thêm vào HMU mail:
Thông tin về Mã xác minh gửi từ HMU mail
Bạn nhập mã xác minh vào đây Click vào Xác minh
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 11
Bạn có thể gửi email từ các hộp thư mà bạn đã thêm vào HMU mail:
Chú ý: Bạn có thể thêm nhiều hộp thư khác mà bạn sở hữu trong HMU mail bằng cách lặp lại
từ Bước 1 đến Bước 4
5. Có thể nhận thư từ các hộp thư khác trong HMU mail: Bước 1: Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP
Địa chỉ email khác của bạn đã được
thêm vào HMUmail
Bạn có thể chọn địa chỉ email để gửi thư
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 12
Bước 2: Bạn click vào Cài đặt, chọn tab Tài khoản:
Bước 3: Cửa sổ mới xuất hiện
Click Thêm tài khoản thư mà bạn sở hữu
Click Bật POP cho thư đến từ bây giờ trở đi
Click Lưu Thay đổi để lưu lại thông tin
Bạn nhập địa chỉ thư khác mà bạn sở hữu
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 13
Cửa sổ tiếp theo xuất hiện:
Sau khi click vào Thêm Tài khoản, bạn chờ để hệ thống kiểm tra thư từ hộp thư mà bạn vừa thêm vào.
Bây giờ bạn có thể kiểm tra thư của hộp thư khác trong hộp thư của HMU mail mà không mất thời gian kiểm tra từng hộp thư.
Bạn nhập Tên người dùng của địa chỉ thư cần thêm
vào HMU mail
Nhập Mật khẩu của địa chỉ thư cần thêm
vào HMU mail
Chọn các tùy chọn cho hộp thư cần
thêm vào HMU mail
Chọn máy chủ POP: pop.gmail.com
Hệ thống đang kiểm tra hộp thư bạn vừa thêm vào HMU mail
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 14
Chú ý: Bạn có thể thêm nhiều hộp thư khác mà bạn sở hữu trong HMU mail bằng cách lặp lại
từ Bước 1 đến Bước 3
6. Bạn có thể chuyển toàn bộ Danh bạ email của hộp thư khác vào HMU mail: Dưới đây là hướng dẫn chuyển danh bạ email của Yahoo mail sang HMU mail
Bước 1: Vào hộp thư Yahoo mail của bạn, click Option -> chọn Mail Option
Một cửa sổ xuất hiện:
Kiểm tra thư của hộp thư bạn vừa thêm vào HMU mail
Tất cả các thư của hộp thư đều được gắn
nhãn của hộp thư đó
Bạn click Option Chọn Mail Option
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 15
Cửa sổ tiếp theo xuất hiện:
Sau đó chọn:
Bạn nhập mã xác nhận:
Bạn click vào Contact
Bạn click vào Tools Chọn Export
Bạn click vào Export Now của mục Yahoo CSV
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 16
Sau đó lưu lại file có dạng .csv
Bước 2: Cập nhật danh bạ vào HMU mail
Vào hộp thư của HMU mail:
Một cửa sổ xuất hiện:
Cửa sổ tiếp theo:
Bạn nhập dãy ký tự bên dưới vào đây
Click vào Export Now
Click vào Danh sách liên hệ
Bạn Click vào Nhập
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 17
Toàn bộ danh bạ Yahoo mail của bạn đã được chuyển sang HMU mail.
7. Bạn có thể tải thư HMU bằng các phầm mềm mail client thông dụng: Hệ thống email hỗ trợ người dùng sử dụng các phần mềm mail client để tải email về máy trạm theo các giao thức POP3 và IMAP.
Dưới đây là phần hướng dẫn người dùng cấu hình để tải emai về máy trạm (máy của người sử dụng) với 2 phần mềm mail client phổ biến là Microsoft Outlook Express và MozillaThunderbird theo giao thức IMAP.
A. Cấu hình Outlook Express
Để thiết lập Outlook Express trên máy trạm của bạn làm việc với Gmail, các bạn thực hiện theo các bước:
1. Trước hết, bạn mở hộp thư Gmail của bạn, chọn “Cài đặt”, chọn tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP”, bạn kích hoạt “Bật IMAP”, sau đó nhấp vào Lưu thay đổi.
Click vào Browse để chọn file .CSV
Click vào Nhập
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 18
1. Khởi động Outlook Express. 1. Nhấp vào trình đơn Tools, và chọn Accounts ...
1. Nhấp chọn Add, và sau đó nhấp vào Mail ...
1. Nhập tên của bạn trong ''Display name”, và nhấp nút Next
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 19
1. Nhập đầy đủ địa chỉ email của bạn ([email protected]) trong ''Email address”, và nhấp nút Next.
1. Đối với “My incoming mail server is a ______ server'', bạn cần chọn IMAP trong menu thả xuống. Tại trường “Incoming mail the (POP3, IMAP or HTTP) server” bạn nhập “imap.gmail.com” và trường “Outgoing mail 'the (SMTP) server” bạn nhập “smtp.gmail.com”. Sau đó nhấp nút Next
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 20
1. Nhập đầy đủ địa chỉ email của bạn (bao gồm @hmu.edu.vn”) trong trường “Account name” và nhập mật khẩu của bạn trong trường “Password”. Nên bỏ tùy chọn “Remember password” để Outlook Express không lưu lại mật khẩu của người dùng. Sau đó nhấp nút Next.
9. Nhấp nút Finish để hoàn tất việc tạo account.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 21
10. Chọn imap.gmail.com trong thẻ Account, và nhấp vào Properties.
11. Chọn thẻ Advanced. Đánh dấu vào hộp “This server requires a secure connection (SSL)” ở bên dưới “Outgoing Mail (SMTP)” và nhập số “465” trong trường “Outgoing mail (SMTP)”. Đánh dấu vào hộp “This server requires a secure connection (SSL)” ở bên dưới “Incoming mail (IMAP)”, cổng giao tiếp sẽ tự động thay đổi để thành “993”.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 22
12. Nhấp vào thẻ Servers và đánh dấu vào hộp 'My server requires authentication'
13. Nhấp nút OK.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 23
14. Nhấp nút Close để kết thúc cài đặt
B. Cấu hình Thunderbird 2.0
Để thiết lập Thunderbird trên máy trạm của bạn làm việc với Gmail, bạn làm theo các bước sau:
1. Trước hết, bạn mở hộp thư Gmail của bạn, chọn “Cài đặt”, chọn tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP”, bạn kích hoạt “Bật IMAP”, sau đó nhấp vào Lưu thay đổi.
2. Mở Thunderbird, và chọn Tools -> Account Settings.
3. Nhấp vào Add Account.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 24
4. Bấm chọn nút Email account và nhấp nút Next. Một màn hình xác nhận sẽ xuất hiện.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 25
5. Bạn nhập tên đầy đủ của bạn trong Your Name. Nhập đầy đủ địa chỉ email của bạn (phần sau luôn là @hmu.edu.vn) trong trường Email Address và nhấp nút Next.
6. Bạn chọn giao thức IMAP và nhập imap.gmail.com trong trường Incoming Server. Sau đó chọn Next và đặt Outgoing Server để smtp.gmail.com và click Next.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 26
7. Nhập đầy đủ địa chỉ email của bạn (bao gồm @hmu.edu.vn) trong trường Incoming User Name and Outgoing User Name và nhấn Next.
8. Nhập tên cho tài khoản email của bạn trong trường Account Name, và nhấp vào Next.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 27
9. Xác minh thông tin tài khoản của bạn trong hộp thoại, và nhấn Finish.
10. Chọn Server Settings từ danh sách thư mục bên dưới tài khoản mới của bạn. Thay đổi Port thành 993.
11. Trong phần Security Settings, chọn SSL từ các tùy chọn Use secure connection 12. Chọn hộp “Check for messages at startup" và hộp “Check for new messages every 10
minutes”.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 28
13. Nhấp Outgoing Server (SMTP) trong danh sách thư mục. 14. Chọn smtp.gmail.com (Default) nhập từ danh sách và nhấp vào Edit. Cửa sổ SMTP
Server xuất hiện.
Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 29
16. Bạn nhập Name Server là “smtp.gmail.com” và thiết lập Port là 587*. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập số Port để 465, miễn là bạn chọn kết nối an toàn SSL như của bạn.
17. Bạn bấm chọn vào “User name and password” và nhập địa chỉ email đầy đủ của bạn vào trường User Name.
18. Bạn chọn TLS từ “Use secure connection ” và bấm OK.
19. Nhấn OK để lưu thay đổi và thoát khỏi hộp thoại Account Settings để hoàn thiện việc cài đặt.