HMAPS Manual de Usuario MM Datos Maestros

30 | septiembre | 2014 Municipio de Apodaca / Advanzer

HMAPS_Manual De Usuario_MM_Datos Maestros Página 2 de 8

Índice

......................................................................................................................... 3

1.1.1 Materiales ........................................................................................................................ 3

1.1.2 Proveedores .................................................................................................................... 6


1. Gestión de Materiales: Administración de Datos

Maestros

1.1.1 Materiales

Descripción del Proceso: A través de este proceso se describe el proceso de alta

y cambio al maestro de materiales en SAP

Objetivo del Proceso: Contar con un catálogo de materiales que controle y

mantenga de forma central y eficiente todos los productos que se compran y se

almacenan en el Municipio mediante un Responsable de Alta.

Disparador: Al momento que se solicita la creación o modificación de un material.

Áreas involucradas:

Dirección de Adquisiciones

o Comprador

Proceso:

Quién: Área de Adquisiciones

Que: Valida si se trata de un material nuevo o un material ya existente y si la

información que requiere es la necesaria para la alta.

Cómo: Actividad Manual (vía correo electrónico u oficio).


Que: Valida si se trata de un material ya existente en el maestro de materiales

Cómo: Actividad Manual


Que: No aprueba la creación del dato maestro debido a que ya existe notifica al

usuario solicitante.

A quién: Usuario Solicitante


Paso 1. Validación de Material Nuevo

Paso 2. Validación de Material Duplicado

Paso 3. Notificación a usuario de material existente

Definición



Que: Elabora el cambio solicitado con información referente al material.

Cómo: Dependiendo del cambio solicitado se utilizan diferentes transacciones

MM02 Modificación en Información y Bloqueo de material seleccionando

el indicador “01”

MM03 Visualizar información del dato maestro

MM06 Borrado del Material

Quién: Área de Adquisiciones Que: Notifica al Usuario de la modificación realizada al material




Que: Alta del material de acuerdo a la información enviada por el usuario solicitante

Cómo: Ejecutando la transacción MM01

Quién: Área de Adquisiciones Que: Notifica al Usuario del alta realizada



Quién: Área de Adquisiciones Que: Puede consultar la siguiente información en caso de requerirlo: información de

un rango de materiales sobre categoría de valoración, grupo de artículo, centro

asignado a ese material, tipo de material, unidad de medida, nombre del usuario que

dio de alta el material Cómo: Ejecutando la transacción MM60

Para controlar y mantener de forma central y eficiente todos los productos que se

compran y se almacenan.

Importancia del Proceso

Diagrama de Flujo

Paso 4. Cambio en Material ya existente

Paso 5. Notificación a usuario de material modificado

Paso 6. Alta de Material

Paso 7. Notificación al Usuario del Alta

Paso 8. Información de Materiales


Usu

ario

Dire

cció

n d

e A

dq

uis

icio

ne

s

Revisado por: Jorge García – Líder MM

Proceso: 1.1 Datos Maestros

Versión: 1.0

1.1.1 Materiales

Estado: Aprobado

Fecha de Creación: 10 Junio 2014 Fecha de Modificación: 23 Junio 2014

Macroproceso: 1. Gestión de Materiales

Subproceso: 1.1.1 Materiales

Inicio

Fin

Solicitud de creación

de Material

MANUAL

¿Información

completa?

No

Si¿Material

Nuevo?No

¿Material

Duplicado?

SiSi

No

Datos

Bloqueo

Borrado

Modificar datos del

Material

MM02

Bloquear Material

MM02

Marcar para borrado

el Material

MM06

Aviso de numero de

material creado

MANUAL

Notificación a

usuario de Material

existente

MANUAL

Notificación a

usuario de Material

modificado

MANUAL

Tipo de cambio

a Material

MM01

MM02

MM03

MM06

MM60

Transacciones


1.1.2 Proveedores

Descripción del Proceso: A través de este proceso se describe el alta y cambios al

maestro de proveedores en SAP.

Objetivo del Proceso: Contar con un catálogo Maestro de Proveedores que

controle y dé mantenimiento de forma central y eficiente a todos los proveedores que

prestan servicios al Municipio mediante un Responsable de Alta.

Disparador: Al momento que se solicita la creación o modificación de un proveedor.

Áreas involucradas:

Dirección de Adquisiciones

o Director de Adquisiciones

Dirección de Egresos

o Encargado de Egresos

Dirección de Contabilidad

o Encargado de Contabilidad

Proceso:

Quién: Usuario Solicitante

Que: Se solicita la creación o modificación de un proveedor mediante un formato

previamente establecido el cual deberá contener la información necesaria de las

diferentes áreas involucradas para la correcta alta o modificación del proveedor en

SAP.

A quién: Área responsable de alta de proveedores

Cómo: Actividad Manual (vía correo electrónico u oficio).

Quién: Área responsable de alta de proveedores

Que: Valida que la información necesaria esté completa.



Que: No aprueba la creación del dato maestro debido a que ya existe el proveedor

notifica al usuario solicitante.



Paso 1. Generar solicitud de Alta/Cambio

Paso 2. Validación de información completa

Paso 3. Notificación a usuario de material existente

Definición


Quién: Área responsable de alta de proveedores Que: Elabora el cambio solicitado con información referente al proveedor

Cómo: Dependiendo del cambio solicitado se utilizan diferentes transacciones

XK02 Modificación en Información

XK05 Bloqueo

XK06 Marcar para borrado

Quién: Área responsable de alta de proveedores Que: Notifica al Usuario de la modificación realizada al proveedor



Quién: Área responsable de alta de proveedores Que: Alta del proveedor de acuerdo a la información enviada por el usuario solicitante

Cómo: Ejecutando la transacción XK01


Que: Notifica al Usuario del alta realizada



Quién: Área responsable de alta de proveedores y usuarios con acceso Que: Visualiza toda la información relacionada al dato maestro del proveedor


Quién: Área responsable de alta de proveedores y usuarios con acceso

Que: Visualiza toda la información relacionada a los cambios que ha sufrido el dato

maestro del proveedor, sirve para llevar una auditoria


Quién: Dirección de Abastecimientos y usuarios con accesos

Que: Consulta de información del dato maestro de proveedores

Cómo: Ejecutando la transacción MKVZ

Paso 4. Cambio en proveedor ya existente

Paso 5. Notificación a usuario del proveedor modificado

Paso 6. Alta de Proveedor

Paso 7. Notificación al Usuario del Alta

Paso 10. Reporte de proveedores de compra

Paso 8. Visualizar proveedores

Paso 9. Visualizar cambio del proveedor


Para controlar y mantener de forma central y eficiente todos los proveedores con los

que se tienen relación.

Pro

ve

ed

or

Dire

cció

n d

e A

dq

uis

icio

ne

s

Revisado por: Jorge García – Líder MM

Proceso: 1.1 Datos Meestros

Versión: 1.0

1.1.2 Proveedores

Estado: Aprobado

Fecha de Creación: 10 Junio 2014 Fecha de Modificación: 24 Junio 2014

Macroproceso: 1. Gestión de Materiales

Subproceso: 1.1.2 Proveedores

Inicio

¿Información

completa?Si

¿Proveedor

Nuevo?No

Datos

Borrado

Bloqueo

Modificar datos del

proveedor

XK02

Bloquear Material

XK05

Marcar para borrado

el Material

XK06

Fin

Alta del nuevo

proveedor

XK01

Generar solicitud de

Alta/Cambio (Carta

de Datos)

MANUAL

No

Notificación de

creación de

Proveedor

MANUAL

¿Proveedor

Duplicado?

Si

No

Notificación de

Proveedor

modificado

MANUAL

Si

Notificación de

Proveedor que ya

existe dentro del

Padrón

MANUAL

Recibir Solicitud

MANUAL

Solicitud

Tipo de cambio

a proveedor

XK02

XK05

XK06

XK01

XK03

XK04

MKVZ

Importancia del Proceso

Diagrama de Flujo

Transacciones

Documents

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