Hand on Database

8/17/2019 Hand on Database

1/23

2.0 MEMBANGUNKAN PANGKALAN DATAMicrosoft Access adalah merupakan perisian pangkalan data. Satu pangkalandata adalah merupakan koleksi beberapa rekod. Menggunakan Microsoft Access,pengguna boleh membina satu pangkalan data yang mudah untuk digunakan,pengolahan, pencarian data dan mendapatkan maklumat yang berguna daripada

laporan yang disediakan.Bagi memulakan Microsoft Access, anda dikehendaki membuka perisian

Microsoft Access 2007 dari komputer anda dahulu. Klik pada butang Start pada

komputer anda dan pilih Microsoft Access 2007. Setelah itu, akan muncul satu

tetingkap Microsoft Access seperti dalam a!ah 2.".

Rajah 2.1 #etingkap a$al Microsoft Access 2007

Setelah tetingkap a$al kelihatan, anda dikehendaki mengikut langkah%langkah diba$ah untuk mencipta dan membangunkan pangkalan data.- Klik pada butang Blank &atabase bagi membangunkan pangkalan data yangkosong seperti dalam a!ah 2.2.

- Setelah butang tersebut di klik, akan kelihatan satu panel baru di sebelah kanan

tetingkap yang meminta anda untuk menamakan pangkalan data anda.- 'ikalau anda mahu menukar direktori pangkalan data anda ke folder lain, andadikehendaki klik pada ikon folder di hu!ung kotak tersebut.

- Akan muncul satu tetingkap lain setelah anda klik pada ikon folder tersebut.

- (ilih direktori yang anda sukai dan nama pangkalan data anda.

- Setelah direktori yang dikehendaki telah dipilih dan nama pangkalan data telahditaip, klik pada butang )K.

- Selepas butang )K di klik, tetingkap tadi akan hilang dan nama yang telah ditaip pada tetingkap tadi akan kelihatan pada kotak di panel kanan anda sepertidalam a!ah 2.*.

- Klik butang +reate untuk mula membangunkan pangkalan data anda.


2/23

- (angkalan data anda telah ber!aya dicipta. Satu tetingkap seperti a!ah 2.akan kelihatan.

a!ah 2.2 Menukar direktori pangkalan data anda

a!ah 2.* #etingkap bagi memulakan pangkalan data


3/23

Rajah 2.4 Pangkalan data telah dicita

!.0 MEN"#PTA MEDAN DAN REK$D 'adual adalah merupakan fail data dalam pangkalan data. 'adual merupakanperkara asas bagi pangkalan data. &ata disimpan di dalam !adual.!.1 Mencita %ad&al

'adual merupakan set bagi kolum dan baris. Setiap kolum adalah medan. &alam !adual, setiap medan mempunyai nama yang unik. Setiap baris dalam !adualdikenali sebagai rekod. +ontohnya dalam 'adual *." terdapat empat kolum dalam

!adual (ersonal iaitu terdiri daripada medan -&, ama, /mur, dan, Status.Sebaris data yang terdiri keempat%empat kolum tersebut dikenali sebagai saturekod. Maka dalam !adual tersebut terdapat * rekod yang disimpan.

%ad&al !.1 %ad&al e'()nal *ang +engand&ngi ! 'ek)d

#D Na+a Mat'ik ,tat&(" aridah 70"70 Kah$in2 Suri 10"" Bu!ang* aisal 73*" Kah$in

Bagi mencipta !adual dalam Microsoft Access 2007, anda perlu buka kembali failpangkalan data yang telah dicipta pada a$al pembela!aran. -kuti langkah diba$ah untuk membuka fail yang telah anda bina di a$al pembela!aran45 /ntuk membuka fail tersebut, anda perlu membuka fail Microsoft Access 2007.

5 Setelah itu, klik pada butang )6ce dan pilih )pen seperti a!ah *.".

5 Satu tetingkap akan muncul. Anda dikehendaki mencari fail tersebut dalamfolder atau direktori yang telah anda simpan di a$al pembela!aran.

5 Setelah fail dipilih, klik )K.


4/23

Rajah !.1 Me+-&ka ke+-ali ail angkalan data

Setelah fail pangkalan data dibuka, barulah anda boleh membina !adual. Silaikuti langkah%langkah seperti berikut untuk membina !adual4

5 Klik pada tab +reate dan pilih #able pada kumpulan #ables seperti dalam a!ah*.2.

5 /ntuk menambah medan dalam !adual tersebut, klik tab &atasheet, klik anakpanah kecil pada kumpulan ie$s seperti dalam a!ah *.*.

5 Akan muncul satu menu yang mempunyai dua pilihan. Anda dikehendaki klik&esign ie$ .

5 Anda perlu simpan !adual tersebut dengan memasukkan nama !adual andapada kotak dialog seperti dalam a!ah *.. Kemudian, klik )K.

#aipkan nama medan seperti dalam 'adual *." dan tentukan !enis data bagi

setiap medan seperti dalam a!ah *.8.5 'enis data bagi setiap medan ditentukan dengan melihat kepada !enis datayang perlu disimpan dalam medan tersebut.

Rajah !.2 Mencipta !adual


5/23

Rajah !.4 Menamakan !adual

Rajah !./ Mena+-ah +edan dan +enent&kan jeni( data -agi (etia+edan

a!ah *.8 adalah ra!ah yang menun!ukkan terdapatnya empat medan diciptaseperti dalam 'adual *.". Setiap medan tersebut telah ditentukan !enis data.Medan -& !enis data Autoumber, ama !enis data #e9t, Matrik !enis dataumber dan Status !enis data adalah #e9t.Bagi setiap medan, anda boleh tentukan ciri%ciri lain bagi setiap medan.+ontohnya dalam medan ama yang mempunyai !enis data #e9t. &i bahagianba$ah tetingkap tersebut ada tab :eneral. Anda boleh tentukan maksimumkarakter bagi medan tersebut dengan memasukkan nilai dalam kotak ield Si;e.Selain itu, anda boleh menambah ciri%ciri lain pada medan anda. 'adual *.2 diba$ah menerangkan format ciri%ciri yang ada dalam Microsoft Access 2007.


6/23

Setiap !adual mempunyai kunci utama ataupun kunci primari. &alam a!ah *.8,kelihatan ada ikon kunci yang ber$arna keemasan di sebelah medan -&. -nimenandakan baha$a dalam !adual (ersonal, kunci utama di sini adalah medan

-&. 'ikalau kita mahu menukar kunci utama daripada medan -& kepada Matrik,ikuti langkah di ba$ah45 Aktifkan medan Matrik dengan klik dahulu pada medan tersebut.

5 Kemudian, pada tab &esign, klik pada ikon (rimary Key pada kumpulan #oolsseperti dalam a!ah *..

5 Akan kelihatan ikon kunci utama bertukar daripada medan -& kepada Matrikseperti dalam a!ah *.7. -ni menun!ukkan baha$a, kunci utama telah bertukardaripada medan -& kepada medan Matrik.

Rajah !. Menetapkan kunci utama pada medan Matrik

Rajah !. Medan Matrik telah men!adi kunci utama

Klik di sini

Klik di sini


7/23

Me+a(&kkan Data Ke Dala+ K)l&+Medan

Setelah !adual dicipta, data yang hendak dimasukkan boleh secara manual atau

menggunakan borang. Kaedah pertama yang akan kita gunakan ini adalah

secara manual iaitu dengan menaip terus ke dalam kotak medan.

/ntuk memasukkan data ke dalam kolum


8/23

Selain memasukkan data secara manual, kita boleh !uga memasukkan datadengan menggunakan borang yang terdapat dalam Microsoft Access 2007./ntuk membina borang, sila ikuti langkah%langkah di ba$ah45 Sebelum anda memilih !enis borang yang hendak dibina, terlebih dahulu anda

perlu klik pada !adual (ersonal pada panel kiri anda seperti dalam a!ah .".5 Kemudian, klik tab +reate.

5 (ada kumpulan orms, terdapat pelbagai !enis borang yang boleh dipilih.

5 Klik pada ikon orm pada kumpulan orms untuk membina borang yang biasa.

5 Akan kelihatan satu borang di panel kanan anda dengan maklumat yang terdiridaripada data%data dalam !adual (ersonal anda seperti dalam a!ah .2.

5 &alam !adual (ersonal anda terdapat tiga rekod.

5 (ada paparan a$al di borang tersebut akan memaparkan rekod pertamasaha!a. /ntuk melihat rekod seterusnya anda dikehendaki klik pada butang ne9tyang terdapat pada ba$ah borang seperti dalam a!ah .2.

Rajah 4.1 Membina borang

Rajah 4.2 (aparan rekod dalam borang

4.1 Me+a(&kkan Data Mengg&nakan B)'ang

Klik pada !adual

anda terlebih

dahulu

Klik di

sini


9/23

Microsoft Access memudahkan pengguna dengan menyediakan borang untukpengguna memasukkan data. /ntuk memasukkan data menggunakan borangyang telah dibina, ikuti langkah%langkah di ba$ah45 #erlebih dahulu anda perlu menukar borang anda kepada orm ie$ dengan

klik kanan pada tab borang anda dan pilih orm ie$ seperti dalam a!ah .*.5 Kemudian, untuk menyediakan ruangan kepada rekod baru, klik pada butange$ ecord seperti dalam a!ah ..

5 Borang anda akan menyediakan ruangan kosong untuk diisi seperti dalama!ah .8.

5 #etapi pada medan -&, akan muncul perkataan ?e$@. &i sini menun!ukkanbaha$a anda tidak perlu memasukkan data kerana pada a$al pembinaan !adualkita telah menetapkan medan -& dengan !enis data adalah Autoumber.

5 Setelah memasukkan data dalam semua medan, untuk simpan rekod tersebut,klik pada butang e9t seperti dalam a!ah ..

5 /ntuk simpan borang anda, klik kanan pada tab borang tersebut dan klik Sa>eseperti dalam a!ah .7.

Rajah 4.! Menukar &esign ie$ kepada orm ie$

Rajah 4.4 Butang untuk menyedia ruangan untuk menambah data baru

Klik kanan pada

tab borang dan

klik Form View


10/23

Rajah 4./ Memasukkan data baru

Rajah 4. Menyimpan data ke dalam !adual

Rajah 4. Menyimpan dan menamakan !adual yang telah dibina

Rajah 4.3 -kon borang kelihatan di panel kiri setelah proses simpan borang

dilakukan

Klik di

sini

Klik kanan pada

tab borang dan

pilih Save

amakan borang

anda dan klik

butang

Akan kelihatan

ikon !adual di

sini


11/23

4.2 Melihat Data Ba'& Dala+ %ad&al

Setelah data dimasukkan ke dalam !adual menggunakan borang, anda perlusemak sama ada data tersebut telah disimpan di dalam !adual. /ntuk melihatdata tersebut, anda perlu ikuti langkah%langkah berikut4

5 Sebelum data baru boleh disemak, terlebih dahulu anda perlu menutup !adualyang telah anda buka. -ni kerana, Microsoft Access tidak mengemas kini !adualsecara automatik.

5 Klik kanan pada !adual anda, dan pilih +lose seperti dalam a!ah .3.

5 Kemudian, barulah anda klik kembali ikon !adual (ersonal di panel kiritetingkap.

5 Anda akan melihat data baru yang telah anda masukkan tadi seperti dalama!ah ."0.

Rajah 4. Menutup !adual untuk mendapatkan !adual yang terkini

Rajah 4.10 'adual (ersonal dengan data baru

Klik kanan pada

tab !adual dan pilih

Close

Klik semula

pada !adual

(ersonal


12/23


13/23

Rajah /.2 Memilih medan yang hendak dipaparkan dalam laporan

Rajah /.! (emilihan keutamaan medan dalam susunan laporan

Klik disiniuntuk pilih

semua medan

Klik di sini untuk pilih

medan tertentu saha!a

Klik di sini untuk pilih !adual

yang dikehendaki


14/23

Rajah /.4 Susunan medan dalam laporan secara menaik atau menurun

Rajah /./ (emilihan gaya laporan

Klik disini untuk

memilih dan

menyusun medan

data dalam laporan

anda

Klik disini untuk data

menaik atau menurun


15/23

Rajah /. (emilihan stail laporan

Rajah /. Menyimpan dan menamakan laporan

Klik pada mana%

mana gaya


16/23

Rajah /.3 =aporan telah dibina

.0 MEMB#NA 5UBUNGAN ANTARA %ADUAL

&alam menghubungkan antara !adual bagi mendapatkan data yang saling

berkaitan, hubungan perlu dilakukan terlebih dahulu. Kita telah membina satu

!adual iaitu !adual (ersonal sebelum ini. /ntuk membina hubungan, perlulah kita

bina satu lagi !adual contohnya iaitu membina !adual Akademik.

-kuti langkah seperti yang telah dinyatakan sebelum ini untuk membina !adual

Akademik. 'adual akademik yang hendak dibina ini mempunyai medan dan !enisdata seperti dalam 'adual .".

Na+a +edan %eni( data Pene'angan

-& Autoumber Kunci /tamaoDMatrik umber

'abatan #e9t Sai; medan 4 *0(ngs" umber Sai; medan 4 &ouble

#itik perpuluhan 4 2

(ngs2 umber Sai; medan 4 &ouble #itik perpuluhan4 2

Setelah !adual Akademik dibina, bina borang dan laporan seperti langkah%

langkah yang telah dinyatakan sebelum ini. Masukkan data menggunakan

borang yang telah dibina seperti dalam a!ah .".

-kon

la)'an

$u!ud di

panel

kiri

tetingka

p


17/23

Rajah .1 &ata%data dalam !adual Akademik

Setelah anda mempunyai dua !adual iaitu !adual (ersonal dan !adual Akademik,

barulah hubungan dapat dilakukan. -kuti langkah%langkah berikut untuk membina

hubungan antara !adual4

Klik pada tab &atabase #ools seperti dalam a!ah .2.

5 (ada kumpulan Sho$e untuk simpanhubungan tersebut.

5 /ntuk melihat hasil daripada hubungan yang telah dibina, klik pada !adual(ersonal dan klik pada ikon tambah di tepi kiri !adual. Anda akan melihat datadari !adual Akademik pada !adual (ersonal anda seperti dalam a!ah ..

Rajah .2 Menggunakan elationships dalam membina hubungan antara !adual

Klik di (ini


18/23

Rajah .! Membina hubungan antara !adual Akademik dan !adual (ersonal

Rajah .4 Kotak dialog dalam membina hubungan antara !adual

Klik !adual

yang

dikehendaki

Klik dan heret.kemudian lepaskan ke

dalam oDMatrik di

dalam !adual Akademik


19/23

Rajah ./ Eubungan telah terbina antara !adual (ersonal dan !adual Akademik

Rajah . ekod dari !adual Akademik dapat dilihat dalam !adual (ersonal

.0 MEMB#NA /FG

Anda boleh menggunakan Huery untuk mendapatkan sebahagian data dari

medan tertentu dalam sesebuah !adual. +ontohnya dalam !adual (ersonal anda

boleh mengambil dan memaparkan medan ama dan Matrik saha!a. Anda !uga

boleh mengambil dan memaparkan medan ama dan Matrik dari !adual (ersonal

dan medan 'abatan dan (ngs" dari !adual Akademik dengan membentuk hanya

satu Huery saha!a setelah hubungan dibina antara dua !adual tersebut.

Klik di sini untuk

paparkan rekod dari

!adual Akademik


20/23

-kuti langkah%langkah berikut untuk membina Huery seperti yang dinyatakan diatas 45 Klik pada tab +reate dan klik pada uery i;ard dari kumpulan )ther sepertidalam a!ah 7.".

5 Satu kotak dialog e$ uery akan dipaparkan. &i sini, klik pada pilihan Simpleuery i;ard iaitu pilihan yang pertama sekali dalam kotak senarai tersebut dankemudian klik pada butang )K.

5 (ada kotak #ables


21/23

Rajah .! (emilihan paparan rekod

Rajah .4 Menamakan Huery yang telah dibina


22/23

Rajah ./ Easil paparan rekod dari Huery

Selain daripada mendapatkan dan memaparkan rekod%rekod tertentu dari !adualyang ada, kita !uga boleh mendapatkan rekod tertentu dengan pemilihan kriteriayang telah ditetapkan semasa membina Huery. +ontohnya kita hanya mahumemaparkan pela!ar yang hanya mendapat *.8 dalam (ngs" dari !adual(ersonal.-kuti langkah%langkah berikut untuk mendapatkan rekod seperti yang dinyatakandi atas45 Klik pada tab +reate dan pilih uery &esign dalam kumpulan )ther sepertidalam a!ah 7.".

5 #ambahkan !adual (ersonal dan !adual Akademik ke dalam ruang tetingkapuery dengan klik dahulu pada !adual yang dikehendaki dan kemudian klik padabutang Add.

5 (ada kotak #able, pilih !adual (ersonal.

5 (ada kotak ield, pilih medan Matrik dan penuhkan kotak yang ada sepertidalam a!ah 7..

5 (ada kolum Matrik dan kotak Sort, pilih Ascending untuk menyusun data secaramenaik.

5 (ada kolum (ngs" dan kotak +riteria, taipkan IC*.8J bagi mendapatkan hanyarekod pngs" melebihi *.8.

5 Setelah selesai, klik kanan pada tab Huery tersebut dan klik pada butang Sa>e.

5 amakan Huery anda sebagai pela!arDpandai dan seterusnya klik butang )K.

5 Satu Huery yang bernama pela!arDpandai akan terbentuk pada panel kiri anda.5 Klik pada Huery tersebut untuk memaparkan rekod yang ada seperti dalama!ah 7.7.


23/23

Rajah . Memilih medan dan menetapkan kriteria bagi medan yang

dikehendaki

Rajah . (aparan rekod dengan medan (gns" yang melebihi *.8

Documents

Hand on Database