H

Osn

 

How to En1. Go to Fina2. Click on th

Once opening the rset‐up will need tonext page. 

ter a Purcance > Purchasing >he “Add a New Valu

requisition screen o be requested via 

hase Requ> Requisitions and ue” tab and select 

click on the supplithis pathway:  Fina

Step 2.

uisition  select “Add/Updat“Add”. Select “Find

ier tab to ensure thance > Purchasing

Step 1.

te Requisition”   d an Existing Value

he supplier is in theg > Requisitions > S

Strategic Procu

e” to find a requisit

e PeopleSoft systeSupplier Set‐up/Cha

urement / McMas

tion entered previo

em. If the supplier iange Request. The

ster University 

ously.   

is not in the systeme Supplier Tab is sh

1 

m, supplier hown on the 

  

3. Modify th“Accounti

a. “r

b. “

Step 3 a. 

   Step 3 b. 

e information in thng Date” defaults t“Origin”‐ Defaults tequired. “Currency”‐ default

he “Header”.  Modto today’s period.  o ONL.   This will n

ts to Canadian.  Ne

ify by clicking on meed to be changed

eed to change for o

Supplier Information

magnifying glass nex

d to RSCH for Resea

other currencies.  

Tab

Strategic Procu

xt to each field.  “R

arch accounts or CA

urement / McMas

Requisition Date” d

AP for Capital acco

ster University 

defaults to today’s 

ounts (Facilities) wh

 

2 

date.   

here 

  

4. Next entea) “Item” ‐ leb) “Descripti

item numc) “Quantityd) “UOM” ‐ ue) “Category

making thf) “Price”‐ En

r the Line item deseave this field empon”‐ type a descripber.   ” ‐ this is the numbunit of measure.   My” ‐ click on the mage purchase (exampnter the price with

Step 

scription on the “Dty.  ption of the item b

ber of items being Most requisitions wgnifying glass to vieple‐ lab supplies suout taxes.  PeopleS

4 a.  Step 4 b.

etails” line.  

eing purchased.  If

purchased.  For sewill have EA (each) ew options availabuch as beakers shouSoft calculates the 

Step 4 c. Step 4 d

f the supplier has p

rvices enter quantias UOM.  Click on ble.  This is the cateuld be 4110000 Labtaxes.   

d. Step 4 e. Step 4

Strategic Procu

provided an item nu

ity of 1. the magnifying glaegory of goods or sboratory & Scientif

4 f.

urement / McMas

umber begin the d

ass to view other oservices being purcfic Equipment, not

ster University 

escription with the

ptions. chased, not the dep Research Services

 

3 

e supplier’s 

partment s).    

 

T

 

 

To add additional lines, select the “+”

 

” button at the endd of the line.  To reemove lines, select

Strategic Procu

the “–“ button at t

urement / McMas

the end of the line

Add oradditio

ster University 

e.  

 

r remove an onal line 

4 

 

 

 

5. Select the “Schedule” icon a

 

t the end of the linne.   

Strategic Procuurement / McMasster University 

Step 5.

5 

 

 

 

 

6. Schedule ‐a) “Ship b) “Due 

‐ enter the “Ship Toto” ‐ should defauDate” ‐ select the 

 

o” and “Due Date”ult to the purchasercalendar icon to ch

Step 6. a

” here.     r’s office location. hange the due date

Other locations cae.   The due date is 

Step 6. b

Strategic Procu

n be selected by clthe date goods sh

urement / McMas

licking on magnifyihould be delivered 

ster University 

ng glass. to your location.   

 

6 

  

 

 

 

7. Click on thhe “Distribution” ic

 

con at the end of thhe line. 

Strategic Procuurement / McMas

Step 7

ster University  7 

  

8. Enter the a) O

ab) S

Chartfield informaOnly populate the fand select.  Select “Ok” when fi

Step 8. b 

tion in the “Distribfields that apply to 

inished entering in

bution” fields.   the Chartstring.   C

formation. 

Click on the magnif

Strategic Procu

fying glass next to 

Ste

urement / McMas

each field to find t

ep 8. a

ster University 

the appropriate inf

 

8 

formation 

 

 

 

 

9. On the “Scchedule” page, sele

 

ect “Return to Mai

Step 9.

n Page”.      

Strategic Procuurement / McMasster University  9 

 

  

 

10. Click on thPurchasin

Click on m

he “Supplier Informg > Requisitions an

magnifying glass to f

mation” tab to selecnd Selecting Supplie

find the supplier.  

ct the supplier.  If ter Setup/Change R

Step 10.

the supplier is not Request.        

Strategic Procu

listed, request a su

urement / McMas

upplier setup by na

ster University 

avigating to Finance

 

10 

e > 

 

R

 

 

Repeat steps 6 to

11. Requisitiosetup as “

a) Click the “b) Select “Am

o 10 for each line

ns for services, or “Amount Only” Req“Attributes” tab  mount Only” so a c

 

e on the requisiti

goods that requirequisitions. Omit thi

heck mark appears

on. 

e payments of multis step if the suppl

s in that field.   

Step 11. a

tiple invoices (the sier is issuing only o

Strategic Procu

supplier will be issuone invoice agains

urement / McMas

uing more than onst the purchase ord

Step 11. b

ster University 

e invoice to be paider.    

11 

d) should be 

 

  

c) When the

 

 prompt message aappears select “Yess” to confirm.   

Strategic Procu

Step 11. 

urement / McMas

c

ster University 

 

12 

 

 

 

Note: the “quaReceipts on th

antity” field is unavis purchase order, 

 

vailable for entry asreceive on price ra

s the system has nather than quantity

ow hardcoded they.   

Strategic Procu

 quantity but the p

urement / McMas

price field is now o

ster University 

pen.  When perfor

13 

rming 

 

 

   

 

12. Adding attand/or sedocument

Select “Ad

tachments is a reqrvices have been ptation for requirem

dd Comments” and

uired step. Purchasprocured through aments. 

d a new Prompt box

se requisitions alw process meeting c

x will appear.    

Step 12.

ways need an attachcurrent purchasing

Strategic Procu

hment added as ang policies.  Please re

urement / McMas

n approval justificaefer to the current

ster University 

tion to confirm the purchasing policy

 

14 

e goods 

 

Nt

 

 

13. If required

Note the commentthe “Inactivate” bu

  

Comments Box 

Wd

d, comments can b

t box is 1 of 1 and sutton and the comm

Who will see commentsdefinitions on 16.  

be added next. 

selecting the”+” bument box will be re

s – select the appropria

utton allows for addemoved.  

ate box. See 

ditional comments

Select to add an h

Strategic Procu

s to be added. To re

urement / McMas

emove a comment

ster University 

t box previously ad

Select to ad

Select attachsuppliselecte

15 

dded, select 

dd additional comment

 ”Email” to ensure thehment is indeed sent toier. “Send to Supplier” med. 

ts 

o the must be 

Strategic Procurement / McMaster University  16   

Whatever is typed into the comment box is only visible to the group selected below the box as follows:  “Send to Supplier” ‐ comments get sent to the Supplier with the purchase order. 

“Show at Voucher” ‐ comments are visible to Accounts Payable when invoices are processed. 

“Show at Receipt” ‐ comments are visible to McMaster Receiving Departments when receiving the goods. 

“Approval Justification” ‐ comments are visible internally only.  This comment is for internal backup to support purchasing policies.   Multiple quotes and sole source documents are to be inserted here.    

14. Adding Attachments (See visual page 15):  

To add attachments select “Attach”.   Select “Choose File” to find the file to be attached and select “Upload”.  Note: the attachment gets attached to the comment box that is open.   

In order for the attachment to be sent to the supplier, “Email” must be selected, otherwise the file won’t emailed to the Supplier when the purchase order is dispatched by the system.  

Types of documents that should be attached if applicable: 

Quote or Sole Source (Remember sole source documents require signatures with the exception of the CFO who approves them electronically through PeopleSoft.) 

Contract (Remember contracts require physical signatures as per Execution of Instruments.)  ICQ‐ Independent Contractor Questionnaire‐ (For orders over $10,000 ICQ form approved by ICQ Administrator with assigned ICQ 

number)   

In addition to being able to add custom comments to the requisitions there are “standard comments” which can be inserted into the comments section.  Select “Use Standard Comments”.   Click on the magnifying glass to select the comment from the dropdown list.   

 

 

 

A. Click oB. Once C. SelectD. For U

informE. Incote

are teSomeDAP‐ DDP‐ FOB‐ f 

on the magnifying the comment typet “Ok” and it will bS Orders only: Selemation into the comerms:  When entererm used by the inde examples of Incotdelivered at place delivered duty paidfree on board 

U

glass next to “Come is chosen, select te pasted into the mect “Shipping Commment box.  Be suring requisitions fodustry to clearly coterms (Incoterms a

d 

Use Standard Comment

mment Type” to chothe “Comment ID”main comment boxments” and “Custore to select “Send r goods it is importommunicate the taare not found withi

s

oose the relevant c to be used. x.    oms” as the “Commto Supplier” and cltant to list the Incosks, costs, and riskin the Standard com

Strategic Procu

comment type (see

ment ID”.  This actiolick “Email” so it is oterms in the “Heaks associated with tmments ‐ these nee

CS

urement / McMas

e visual on page 18

on will paste the Msent to the supplie

ader” and select “Sethe transportation ed to be added as 

Comment Types  Step 14. a 

ComStep

ster University 

8). 

McMaster customs er with the purchasend to Supplier”.   and delivery of gocomments.): 

mment ID p 14 b. 

17 

 

broker se order.   Incoterms 

oods. 

 

 

 

 List of Com(Step 14. a)

ment Types to cho).  

oose from – once tthe Comment Typee is selected, choos

Strategic Procu

se the comment ID

urement / McMas

D which will popul

ster University 

 

ate in the commen

18 

nts box

Strategic Procurement / McMaster University  19   

Routing a Sole/Single Source Form to the AVP of Administration & CFO: 

15. Adding a Sole Source form to a requisition:  

First, refer to SP01 to see if the order meets the required thresholds: http://www.mcmaster.ca/bms/policy/purchase/SP‐01.pdf . For example if the value of the purchase is over $10,000 a Sole Source form would be required if you are unable to obtain two competitive quotations. 

To be compliant with laws, regulations, public policy and McMaster University’s Strategic Procurement Policy SP‐01, all acquisitions must be subject to competitive bidding. In rare, specific or exceptional circumstances, only one supplier or consultant may be able, or capable, of providing goods or services. 

When a competitive bid cannot be completed for an acquisition, the purchaser must complete a Single/Sole Source Certificate and get appropriate approval signatures.  The AVP Administration & CFO is to be completed electronically via PeopleSoft.    

Ensure the Sole Source form has been attached to the “Approval Justification” in the comments portion of the requisition. Instructions as listed above on pages 15 and 16 on how to add attachments) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

a. Select “Reb. Hype in th

Administr

equisition Activitieshe words “Sole Souation/CFO for revie

 

S

s” in the Header.   urce” under Commeew. 

Step 15. a

ents and then sele

Step 15. b

ct “Done” so a che

Strategic Procu

eck mark appears.  

Step 15. b

urement / McMas

 This will route the

ster University 

e requisition to the

 

20 

e AVP of 

  

 c. The AVP o

To view thAdministr

 

 

 

 

 

of Administration/Che routing go to “Vation/CFO (D. Hen

Step 15. c 

CFO will now be listView Approvals” foune.) is visible. 

ted as one of the aund within the mai

approvers on the rein page of the requ

Strategic Procu

equisition once theuisition. Once “View

urement / McMas

e requisition is savew Approvals” is sel

Step 1

ster University 

ed and submitted fected, the name o

15. c

21 

for approval.   of the AVP of 

 

 

F

I

S

 

 

Finalizing the req

It’s important to 

Save > Budget Ch

16. Select “Sa

quisition:  

follow these step

heck > Green Che

ve”.  A requisition 

 

ps as listed to en

eckmark : to subm

number will be ge

nsure the requisit

mit for approval

nerated next to “R

R

Step 16.

tion is submitted 

Requisition ID”.   

Requisition ID will appe

Strategic Procu

correctly. 

ear here 

urement / McMasster University 

 

22 

 

 

 

 

17. Select “Buudget Check”.  The budget check will be performed and budget check stat

Strategic Procu

us will change from

urement / McMas

m “Pending” to “Ap

Step 17.  (Icon

ster University 

pproved”.   

 

n with the magnifying g

23 

glass)

 

 

 

18. Select the

  

 green checkmark to submit the requuisition to be routeed to the next appr

Strategic Procu

rover.  

urement / McMas

Step 18.  Green c

ster University 

 

checkmark to submit fo

24 

or approval

 

T

 

 

 

19. Select “Vie

The approval route

The

The flow of the Rinto a Purchase Oby the PeopleSofor Services are thyou had purchasReceipt ID Numbor Services are renumbers tied to 

ew Approvals”.   

e is now visible, sho

e requisition is

 

Requisition: Next tOrder. The Purchaft system or by a Phen received by yosed had come direber is assigned to teceived in PeopleSone order process

owing the individua

s now complet

View approvals

the Requisition wilase Order will be sProcurement Specou the end‐user, uctly to HSC or Genthe Purchase ordeSoft. Remember thsed. 

als in the approval 

te! 

ll be Auto Sourcedent to the Supplieialist. The Goods unless the goods neral Receiving. A er once the Goods here are 3 key 

process as well as 

Requisition

d er 

Strategic Procu

the status of appr

n Number

urement / McMas

roval. 

Purchase Order Number

ster University 

Approval Route

Receipt Id

25 

 

d Number