Guide pratique Facturation - ciad.ch · - tranche 10000 - 19999 prestations à facturer au SPJ. - tranche 20000 - 29999 prestations à facturer aux Adultes - tranche 30000 - 39999

Guide pratique Facturation Version 1.1 du 21 décembre 2016

LOG-01 GUIDE PRATIQUE FACTURATION.pdf

Page 2 sur 31 Créé le : 27 août 2013

Table des matières 1. Introduction ..................................................................................................................................... 3

1.1. Les Flux .................................................................................................................................... 4

1.2. Les différents modèles de facture ........................................................................................... 4

1.2.1. Génération des BVR ......................................................................................................... 4

1.2.2. LSV+ et Débit Direct (DD) ................................................................................................ 4

2. Les services : le catalogue des prestations ...................................................................................... 5

2.1. Onglet Service .......................................................................................................................... 6

2.1.1. Les zones.......................................................................................................................... 6

2.1.2. Les boutons ..................................................................................................................... 7

2.2. Fixer le prix d’une prestation .................................................................................................. 8

2.3. Le programme Prix de revient et tarifs ................................................................................. 10

3. Les dossiers .................................................................................................................................... 11

3.1. Onglet base ............................................................................................................................ 12

3.2. Onglet Données libres ........................................................................................................... 12

4. Les factures .................................................................................................................................... 13

4.1. Création d’une facture .......................................................................................................... 14

4.1.1. Onglet En-tête ............................................................................................................... 14

4.1.2. Les autres informations de l’en-tête ............................................................................. 15

4.1.3. Onglet Positions ............................................................................................................. 16

4.1.4. Création unitaire ou création en série .......................................................................... 16

4.1.5. Création unitaire de position ......................................................................................... 16

4.1.6. Détail de la saisie d’un bien /service ............................................................................. 17

4.1.7. Position de type texte.................................................................................................... 19

4.1.8. Création en série de positions ....................................................................................... 19

4.1.9. Onglets autres ............................................................................................................... 20

4.2. Imprimer la facture / impression en série ............................................................................. 20

4.2.1. Impression unitaire........................................................................................................ 20

4.2.2. Impression en série ....................................................................................................... 21

5. Confirmation et comptabilisation des factures ............................................................................. 24

6. Copier une facture ......................................................................................................................... 26

6.1. Visualiser les documents déjà liquidés .................................................................................. 26

6.2. Copie du document ............................................................................................................... 26

6.3. Copie des positions de la facture .......................................................................................... 27

7. Création de factures via la saisie ................................................................................................... 28

7.1. Création du document de saisie ............................................................................................ 28

8. Note de crédit ................................................................................................................................ 31

9. Divers et listes ............................................................................................................................... 31



1. Introduction

La facturation des prestations au sens « Institution » du terme est un module qui a été paramétré sur la base du module logistique de l’application ProConcept. Ce module permet de facturer des services mais aussi d’autres objets. La définition du mot services dans ProConcept est là pour distinguer si l’on effectue une gestion de stock ou non sur un bien. Comme ce n’est pas notre cas nous utilisons donc des services (prestations). Pour comprendre la logique de la facturation il est utile de se poser les questions suivantes : Je facture à qui ? Je facture quoi ? Je facture quoi à combien ? Je facture pour qui ? En répondant aux questions : A un débiteur Des prestations (des services) à un certain prix Pour un dossier (bénéficiaire) La facturation repose ainsi sur quatre bases : La gestion des débiteurs (*) La gestion des services La gestion des prix La gestion des dossiers (*) Dans ce manuel, nous n’étudierons pas le détail du module débiteur qui est traité dans le guide pratique « Débiteurs» L’imbrication de ces quatre modules fait qu’il est aussi important de réaliser la saisie des paramètres de base dans cet ordre.



1.1. Les Flux

Pour établir une facture, une fois que les paramètres de base sont introduits, nous parlons d’un flux de facturation, ce terme désigne les opérations nécessaires pour réaliser une facture. Afin de simplifier les choses, nous sommes partis sur la mise en place de deux flux : - l’un s’applique à tous les types de factures - l’autre s’applique exclusivement à la facturation de type AI Les deux flux n’ont aucune correspondance transversale. Ce qui signifie, par exemple, que le nombre de repas indiqué comme étant facturé à l’AI ne se reportera pas dans la Facturation simple Autre pour une facturation d’une participation des parents.

1.2. Les différents modèles de facture

Le programme permet de réaliser différents type de facture, la présentation des factures officielles a été validée par nos soins.

1.2.1. Génération des BVR

Nous vous recommandons d’établir des BVR, ceci afin de faciliter les opérations d’encaissement (*). La codification du BVR est basée sur le montant de la facture, il n’est donc pas possible d’imprimer une codification avec le montant laissé en blanc. L’impression des BVR dans ProConcept peut être faite soit sur la facture en elle-même (Facture et BVR sur la même page) soit sur une page séparée (Facture et BVR). Pour pouvoir établir des BVR, vous devez demander une affiliation auprès de votre banque. (*) L’encaissement est effectué de manière automatique avec les BVR cf. guide pratique Débiteurs.

1.2.2. LSV+ et Débit Direct (DD)

Il est possible de traiter l’encaissement direct (LSV+ et DD), une inscription auprès de la banque ou de la Poste est nécessaire ainsi qu’une autorisation du débiteur.



2. Les services : le catalogue des prestations

Accessible depuis : Logistique\Maîtrise des biens\Développement des biens\ Services

Ce programme contient l’ensemble des prestations que vous allez utiliser pour la facturation.

Par défaut, vous recevez un squelette de catalogue avec quelques prestations fournies à titre d’exemple. Il vous appartient de complémenter, modifier, adapter ce catalogue en fonction de vos besoins et obligations. Nous avons organisé les prestations par catégorie (famille) en fonction de leur débiteur final. Ces familles conditionneront notamment la présentation des factures. Ces familles sont décomposées de la manière suivante : - tranche 1000 - 9999 prestations à facturer à l’ AI - tranche 10000 - 19999 prestations à facturer au SPJ. - tranche 20000 - 29999 prestations à facturer aux Adultes - tranche 30000 - 39999 prestations à facturer au SPAS - tranche 40000 - 49999 prestations à facturer au SES - tranche 50000 - 59999 prestations à facturer aux Ateliers - tranche 60000 - 69999 prestations à facturer au Médical - tranche 70000 - 79999 prestations à facturer à d’Autres



2.1. Onglet Service

2.1.1. Les zones

Catégorie de bien : permet de faire des regroupements dans les listes / tableaux.

Référence principal : Numéro unique figurant sur la facture.

Référence secondaire : par défaut à renseigner comme la référence principale (permet de critère de

recherche).

Description courte / description longue : texte qui figurera sur la facture.

Unité de mesure : unité figurant sur la facture



2.1.2. Les boutons

Le bouton « imputation compta » permet d’indiquer l’imputation comptable de la prestation.



Cette information comptable doit être complétée par le bouton « Données libres »

Dans l’onglet « Base » sous-onglet « Données libres 3-4 » la zone « code tabelle libre 4 » permet de définir si la division du dossier est à utiliser ou pas. Dans le cas où la division est directement fixée dans la prestation, il faut indiquer « SANS » dans la zone « code tabelle libre 4 » dans le cas contraire, il faut indiquer « AVEC ».

2.2. Fixer le prix d’une prestation

Pour définir ou modifier le prix d’une prestation, il faut utiliser l’icône « Prix »

Attention il faut, en mode modification, ne pas oublier de demander la modification de la prestation AVANT d’entrer dans l’icône « Prix ».



La première information obligatoire est le prix de revient, même si cette information n’est pas utilisée.

C’est dans l’onglet « Tarif de vente » que le prix de vente sera fixé.



2.3. Le programme Prix de revient et tarifs

Il est aussi possible d’utiliser le programme « Prix de revient et tarifs » notamment lors de la modification de plusieurs prix. Ce programme est disponible depuis Logistique\Maîtrise des biens\PR, tarifs, remises et taxes

Les informations sont les mêmes

Il est possible aussi de créer des prix individuels ou des prix selon des barèmes. Nous sommes è votre disposition en cas de besoin.



3. Les dossiers

Ce programme permet de saisir le bénéficiaire des prestations. Cette information est nécessaire lorsque le débiteur n’est pas le bénéficiaire. Ainsi un dossier est nécessaire, par exemple, lorsqu’une facture est adressée au service de l’Etat concernant un bénéficiaire précis. Un autre exemple une facture adressée aux parents, il y a peut-être plusieurs enfants qui sont facturés à un parent. La gestion du dossier dans ProConcept est là exclusivement pour détailler la facturation. Pour une gestion administrative ou métier du dossier, il est nécessaire de s’équiper d’un programme spécialisé. Disponible depuis Logistique\Administration des documents\Dossiers

Le programme dossier contient les informations nécessaires à la facture.



3.1. Onglet base

Titre du dossier : Nom et prénom du bénéficiaire. Tiers : lien entre le bénéficiaire et le débiteur. Statut dossier : Filtre Les autres zones sont à disposition selon le type de facture.

3.2. Onglet Données libres

Informations à remplir selon le type de facture.



4. Les factures

Le programme Facturation simple Autre disponible depuis Logistique\Administration des documents\Vente.

Par défaut, l’affichage des factures est réglé sur « Documents à confirmer », de ce fait les dernières factures en attente de confirmation sont toujours visibles.



4.1. Création d’une facture

Après le plus ou création, il faut choisir le type de document à créer

Le choix est soit une facture soit une note de crédit

4.1.1. Onglet En-tête

Dans cet onglet, les informations générales de la facture sont saisies.

Partenaire donneur d’ordre : Le débiteur

No Document : Numérotation unique automatique

Dossier : 1* Bénéficiaire, dans certains cas, cette information n’est pas nécessaire.

Date document : Date utilisée pour la comptabilisation.

Date valeur : Date utilisée pour le calcul de l’échéance de la facture.

Cond. Pmt : la condition de paiement est initialisée en fonction du débiteur, mais peut-être changée

pour la facture.



Code langue : automatique

Référence : Texte figurant en en-tête de la facture

1* Si un débiteur est lié au dossier et que la saisie est commencée par le dossier, le débiteur est

automatiquement renseigné.

4.1.2. Les autres informations de l’en-tête

Dans la partie « Partenaire », les informations sont automatiquement reportées lors du choix du débiteur. Il est possible de distinguer plusieurs partenaires sur la facture.



4.1.3. Onglet Positions

Dans cet onglet les services (prestations) sont saisis.

4.1.4. Création unitaire ou création en série

Dans le bas de l’écran, vous avez le choix de la méthode de création des lignes de la facture.

Le choix unitaire (+) permet de créer une ligne de facture et la création en série permet de créer plusieurs lignes en une seule opération.

4.1.5. Création unitaire de position

Lors de la création unitaire, le type de position est soit de type 1 -> bien /services ou 2 -> texte



4.1.6. Détail de la saisie d’un bien /service

Le menu déroulant permet de choisir le service /prestation à facturer

Après sélection, la saisie est positionnée sur la quantité, le prix unitaire est affiché.

Il est possible de modifier le prix unitaire. le prix total (ht, ttc ) est calculé en multipliant la quantité par le prix unitaire.



Dans la partie de droite les informations de la prestation / service sont affichée. Vous pouvez éventuellement modifier la description.

Le bouton « Finance »

Permet de visualiser l’imputation financière de la prestation choisie, il est possible de modifier cet information.



4.1.7. Position de type texte

Ce type de position permet de saisir librement du texte

4.1.8. Création en série de positions

Cette fonction permet de visualiser les prestations /services sous la forme d’un tableau. La saisie de la quantité permet d’activer la position.

Le bouton « Créer » affecte en bloc les positions saisies à la facture



4.1.9. Onglets autres

Les onglets « pied » et « Données libres » ne sont pas utilisés actuellement.

4.2. Imprimer la facture / impression en série

4.2.1. Impression unitaire

L’impression ou la visualisation d’une facture est réalisée au moyen des icônes « Aperçu » ou « imprimer »

Le choix du formulaire permet d’imprimer la facture selon le besoin. Les formulaires sont paramétrés lors de la mise en fonction de l’application.



Il est aussi possible dans cet écran de choisir l’imprimante

Ainsi que les bacs

4.2.2. Impression en série

L’impression en série permet d’imprimer plusieurs factures dans un lot d’impression. Choisir dans « Etats » Mode batch



L’impression en série consiste à créer un travail d’impression qui est réutilisable si besoin. Il faut donc commencer par créer une « extraction »

Un nom de travail ainsi qu’un commentaire est disponible



L’écran de sélection permet de choisir les factures à imprimer

Attention de bien choisir « tous les documents »

Le dernier écran permet de choisir le formulaire ainsi que l’imprimante.

Le travail étant enregistré, il est possible de le réutiliser, si besoin.



5. Confirmation et comptabilisation des factures

La confirmation de la facture déclenche automatiquement la comptabilisation de la facture. Cette étape est indispensable. Une facture qui n’est pas confirmée ne figure pas en comptabilité et de ce fait ne peut pas être encaissée. Lors de la création d’un document, le statut du document est «à confirmer ». A ce stade, la facture est dans l’état provisoire.

Pour confirmer la facture, deux options sont disponibles, confirmation unitaire au moyen de l’icône « Confirmer » ou la confirmation en série permettant de confirmer plusieurs factures.

Pour la confirmation en série, le bouton « Recherche » affiche les factures à confirmer



Les factures apparaissent en comptabilité dans les travaux comptables dans un journal nommé « Interface Débiteurs – Logistique » en fonction du mois de la facture.

Si des incohérences empêchent la comptabilisation de la facture, les documents seront bloqués dans l’interface finance (cf. quide pratique comptabilité). Diverses listes sont à disposition



6. Copier une facture

La copie de document a pour but d’utiliser une facture déjà établie pour un débiteur pour en créer une identique ou en utilisant partiellement les informations des prestations déjà saisies.

6.1. Visualiser les documents déjà liquidés

Généralement vous utilisez un document déjà liquidé pour le copier vers un nouveau document. Pour visualiser les documents liquidés, il faut changer le filtre et choisir « tous les documents »

6.2. Copie du document

Dans la partie « Action » du bandeau, choisir « Copier »

Vous avez la possibilité de changer la date du document

Si le programme ne le propose pas, vous devez choisir le gabarit de type FC-AU.



6.3. Copie des positions de la facture

Dans l’écran de copie des positions, vous pouvez effectuer plusieurs opérations

Ne pas utiliser une position en retirant la coche dans la colonne « Sélection »

Changer la quantité dans la colonne « Quantité »

Après avoir effectué vos éventuelles modifications, il reste à confirmer avec le bouton OK.



7. Création de factures via la saisie

Il existe une possibilité d’établir des factures sur la base de document de saisie. Cette méthode est

actuellement remplaçable par la saisie du dossier dans la facture. Dans des versions antérieures du

logiciel, cette manière de fonctionner était l’unique moyen pour créer des factures de type

« collective » c’est-à dire une facture adressée à un débiteur mais contenant plusieurs dossiers. Pour

conserver la compatibilité ascendante nous documentons cette procédure.

7.1. Création du document de saisie

Le programme « Saisie autre », disponible depuis Logistique\Administration des documents\Vente

permet de saisir par dossier un document comparable à une facture.

Ces documents sont semblables aux factures.

Les différents documents de saisies seront utilisés dans une facture. Cette opération est réalisée au

moyen du programme « Décharge périodique de documents - Facturation »



Les paramètres doivent être renseignés comme ci-après

Avec le bouton « Lancer », les documents « à décharger » sont proposés.



La facture est ensuite créée par le bouton « Ok »



8. Note de crédit

Pour annuler une facture qui a été comptabilisée, il faut créer une note de crédit. Les factures négatives ne sont pas correctement traitées par le système. La note de crédit est réalisée simplement par le choix du type de document. Dans le cas de la note de crédit, le type « NC-AU ».

Pour le reste, toutes les opérations à réaliser pour la note de crédit sont les mêmes que pour la facture.

9. Divers et listes

Depuis le programme Portefeuilles / CA / Analyse, disponible depuis Logistique\Administration des documents\ Listes il est possible d’interroger les différentes listes.

Ces listes sont regroupées par thèmes