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Guide de formation de l'administrateur Version: 2.0

Date: August 2010

Référence: eXpense Admin, V2

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Sommaire

1 INTRODUCTION........................................................................................................ 1

2 CONNEXION A EXPENSE........................................................................................ 1

2.1 Etapes de connexion...........................................................................................................1

2.2 Étapes de l’ouverture de session ......................................................................................1

2.2 Nom d’utilisateur et mot de passe oubliés, accès bloqué ..............................................4

3 EXPLICATION DES DIFFÉRENTS ONGLETS......................................................... 5

3.1 Ecran Dépenses...................................................................................................................5 3.1.1 Filtre...............................................................................................................................6

3.1.1.1 Filtre rapide.................................................................................................................6 3.1.1.2 Rech. avancée............................................................................................................7

3.1.2 Détails.............................................................................................................................8 3.1.3 Commentaire .......................................................................................................................9 3.1.4 Exportation vers un fichier .................................................................................................10

3.2 Ecran Relevés électroniques ................................................................................................11

3.3 Requêtes .................................................................................................................................11 3.3.1 Comment exporter des requêtes vers Excel? ...................................................................12

3.4 Etablir des rapports ...............................................................................................................13 3.4.1 Etablissement d'un rapport ................................................................................................13

3.5 Télécharger des rapports ......................................................................................................14

4 GESTION PARAMÈTRES UTILISATEUR .............................................................. 15

5 GESTION UTILISATEUR ........................................................................................ 15

5.1 Affichage des comptes utilisateur........................................................................................15

5.2 Modifier les données utilisateurs ....................................................................................16

5.3 Débloquer et bloquer un utilisateur.................................................................................17

6 GESTION DES CARTES......................................................................................... 17

7 CONTACT................................................................................................................ 18

Guide de l'administrateur

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1 INTRODUCTION

Le présent document décrit l’utilisation et la gestion du système eXpense (rôle d’administrateur). Cela englobe différents domaines, de l’ouverture de session à l’établissement de rapports, en passant par les différentes possibilités d’affichage. Vous trouverez également dans ce document toutes les informations et possibilités relatives à la gestion des utilisateurs. Certaines fonctions sont également disponibles pour les titulaires de cartes et sont donc également décrites.

2 CONNEXION A EXPENSE

2.1 Etapes de connexion

Le login pour accéder à eXpense peut être demandé au point 1 de la demande de base pour la MasterCard® Business Card. C’est là aussi que doivent être fournies les informations sur l’administrateur souhaité. Pour pouvoir accéder à votre compte eXpense, il vous faut votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Pour votre première ouverture de session, vous recevrez, tout comme le/la titulaire de carte, ces deux éléments par e-mails séparés, environ 1 semaine après la réception de votre demande. Vous pouvez ensuite procéder comme suit pour ouvrir la session :

2.2 Étapes de l’ouverture de session

Procédez comme suit dans eXpense : 1. Allez sur www.eXpense.ch 2. Cliquez en haut à droite sur le lien Accès au login.



3. Sélectionnez la langue voulue et cliquez sur Login.

4. Saisissez le nom d'utilisateur dans le champ Nom d'utilisateur. Cliquez sur le bouton Suite. L'écran Inscription utilisateur: Etape 2 s'affiche.



5. Saisissez le mot de passe de première connexion dans le champ Mot de passe. Cliquez sur le bouton Suite

Remarque: Lors de sa première connexion à eXpense, l'utilisateur sera invité à changer son mot de passe et à valider son nouveau mot de passe. Le nouveau mot de passe doit comprendre des lettres majuscules et minuscules, des caractères alphabétiques et numériques et comporter 8 caractères minimum. Il est impossible de faire suivre deux lettres ou deux chiffres identiques. Exemple de format de mot de passe : Samp1e01 (mot de passe indiqué à titre d'exemple uniquement).

6. L'utilisateur devra saisir une information d'authentification supplémentaire qui

peut correspondre à l'un des champs suivants: les quatre derniers chiffres de son numéro de téléphone professionnel, les quatre derniers chiffres du numéro de sa carte de crédit, ou son adresse électronique.

7. Cliquez sur le bouton Envoyer. Une fois la connexion établie, la page d'accueil par défaut eXpense s'affiche sur l'écran de l'utilisateur (voir Illustration 1).



2.2 Nom d’utilisateur et mot de passe oubliés, accès bloqué

Si vous avez oublié votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe, allez tout de même sur la page d’accueil via www.eXpense.ch et cliquez sur Login. Deux options vous y sont proposées :

• Si vous avez oublié votre nom d'utilisateur, cliquez sur Nom Utilisateur Oublié?

et saisissez votre mot de passe, le numéro de votre carte et votre adresse e-mail. Vous recevrez par e-mail un nouveau nom d'utilisateur. Si vous n'avez pas de carte, laissez le champ N°carte vide.

• Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur Mot de Passe Oublié ? et

saisissez votre nom d'utilisateur, le numéro de votre carte et votre adresse e-mail. Vous recevrez par e-mail un nouveau mot de passe. Si vous n'avez pas de carte, laissez le champ N° carte vide.

L’e-mail contenant le mot de passe ou le nom d’utilisateur est envoyé automatiquement par le système. Si vous entrez trois fois de suite vos données de login incorrectement, le système bloque votre accès. Vous recevez alors automatiquement un e-mail vous signalant que votre compte est bloqué. Dans ce cas, ou si vous ne connaissez ni le mot de



passe, ni le nom d’utilisateur, adressez-vous au service clientèle Viseca au +41 (0)58 958 84 01. Le nom d’utilisateur pourra être communiqué directement à l’utilisateur, ce qui lui permettra d’effectuer ensuite la démarche en cas de Mot de passe oublié. En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de débloquer vous-même les titulaires de carte de votre entreprise. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet au chapitre 6 – Gestion Paramètres Utilisateur.

3 EXPLICATION DES DIFFÉRENTS ONGLETS

Le présent chapitre vous présente les différents onglets d’eXpense et explique brièvement leurs fonctions. Les titulaires de carte ne peuvent accéder aux fonctions 3.1 à 3.1.3 et les visualiser que pour leurs propres dépenses.

3.1 Ecran Dépenses

Par défaut, l'écran Dépenses affiche toutes les transactions réalisées par tous les titulaires de la société depuis le début du cycle de facturation de la société jusqu'à la date du jour (ou jusqu'à la date de fin du cycle). L'utilisateur peut affiner les informations affichées en filtrant par prénom, par nom de famille ou par les quatre derniers chiffres d'un numéro de carte.

État: indique si une mention a été ajoutée pour cette transaction, voir point

3.1.3. Montant original: montant sans déduction d’éventuels rabais Montant net: montant de la facture après déduction d’éventuels rabais

Remise: rabais et autres remises Montant TVA: montant de TVA de la facture, si indiqué Tax Rate: indique le taux de TVA, si fourni



3.1.1 Filtre

eXpense propose deux options de filtre :

• Filtre rapide • Rech. avancée

3.1.1.1 Filtre rapide

Vous pouvez appliquer le filtre rapide n'importe où dans eXpense depuis l'en-tête correspondant, situé en dessous de la barre d'outils Liens rapides et du chemin de navigation.

L'en-tête du filtre rapide est accessible depuis tous les écrans eXpense. Son apparence peut toutefois varier d'un écran à l'autre en fonction de la section du produit active. Par exemple, l'en-tête du filtre rapide dans l'écran Dépenses diffère de l'en-tête du filtre dans l'écran Etablir rapport. Le filtre rapide vous permet de restreindre les informations affichées à l'écran aux critères de filtrage saisis. Par exemple, si vous saisissez les quatre derniers chiffres d'un numéro de carte, seules les transactions de cette carte seront renvoyées.



3.1.1.2 Rech. avancée

La fonction de recherche avancée est accessible uniquement depuis l'écran Dépenses et offre davantage d'options de filtrage grâce à d'autres critères. La fonction de recherche avancée est activée lorsque vous cliquez sur le lien Rech. avancée dans l'en-tête de filtre. En raison du nombre de filtres avancés disponibles, cette action ouvre une fenêtre contextuelle. Lorsque vous avez défini et validé le contenu du filtre, les critères s'affichent dans l'en-tête de filtre de l'écran Dépenses principal. Les résultats du filtre s'affichent également à l'écran. Si vous avez déjà défini des filtres dans l'écran de filtre rapide, l'activation de la fonction de recherche avancée renseigne ces valeurs dans les champs de recherche avancée. Tout filtre défini dans la fonction de recherche avancée génère également des filtres rapides lorsque vous revenez dans ce mode.



3.1.2 Détails

1. Les détails complets des premières lignes de transactions ou des transactions

d'article de ligne peuvent être visualisés ou imprimés en cliquant sur le bouton Détails.

2. Lorsque plusieurs transactions ont été sélectionnées pour être affichées,

utilisez les liens Préc. et Suiv. sur l'écran Aff. détails pour aller aux premières lignes de transactions ou aux transactions d'article de ligne requises.

3. L'écran Aff. détails des premières lignes de transactions affiche les détails de

ce type de transaction. L'écran Aff. détails des transactions d'article de ligne affiche les détails de la première ligne ainsi que des détails spécifiques à l'article de ligne.



3.1.3 Commentaire

Il est possible d'ajouter/afficher un commentaire à une transaction en cliquant sur le bouton Notes.

Ajout de commentaires

• Naviguez jusqu'aux transactions voulues ou utilisez un filtre pour les isoler. • Cochez les cases des transactions auxquelles vous voulez ajouter des

commentaires. • Cliquez sur le bouton Note. • Dans la boîte de dialogue Ajout commentaire, ajoutez votre commentaire. • Cliquez Envoyer. • Il est possible d'ajouter un commentaire supplémentaire en répétant ce

processus.



3.1.4 Exportation vers un fichier

Les résultats d'un filtre de l'écran Dépenses peuvent être exportés au format .xls (dans Excel). Il peut alors être ouvert directement dans Excel ou enregistré sur le disque pour être ouvert dans Excel ultérieurement.



3.2 Ecran Relevés électroniques

L'onglet Factures contient toutes les factures établies jusque là. Si le titulaire de la carte a souhaité un relevé d’information lors de la commande de la carte, il peut le visualiser via son login.

En cliquant sur les liens hypertextes bleus situés à la gauche de l'écran, les relevés de chaque période de facturation s'affichent. Un administrateur peut visualiser les relevés électroniques de plusieurs utilisateurs en cliquant sur le bouton Utilisat. situé au bas de l'écran.

3.3 Requêtes

Les requêtes permettent d'accéder à des informations portant sur les transactions de dépenses par Groupe catégories Fournisseur, Code de catégorie Fournisseur et Fournisseur. La Requête cartes inactives présente l'activité et l'inactivité sur les cartes de la société.



Les trois requêtes disponibles s'entendent comme suit :

• Requête Groupe catégories Fournisseur • Requête Code de catégorie Fournisseur/Fournisseur • Requête cartes inactives

Les requêtes MCG et MCC/Marchand s'affichent en ordre décroissant, en commençant par la plus grande dépense. Lors de l'accès à Requêtes, l'écran Requête MCG s'affiche par défaut. L'écran affiche automatiquement les données du cycle en cours (du premier jour du cycle à la date actuelle). Modifiez les dates, au besoin, en modifiant les calendriers Du et Au. Toutes les requêtes affichent par défaut les devises de facturation et d'établissement de rapports dans la devise du compte de la société. Choisissez d'autres devises en les sélectionnant dans le menu déroulant des devises.

Filtrez par nom de marchand en tapant le nom du marchand dans le champ Marchand. Cela affichera les transactions avec ce fournisseur précis pour la période sélectionnée. Cliquez sur le bouton Rét. pour revenir aux paramètres par défaut. Approfondissez une requête en cliquant sur les liens hypertextes bleus.

La Requête cartes inactives affiche les cartes de la société et présente la date à laquelle la dernière transaction a eu lieu sur chaque carte et la dernière fois que le titulaire s'est connecté. Cette requête est principalement utilisée pour suivre l'activité et l'inactivité sur les cartes accordées aux employés.

3.3.1 Comment exporter des requêtes vers Excel?

Chaque écran Requête dispose d'un bouton Exporter, qui vous permet d'extraire le contenu de l'écran Requête et de le transmettre à Excel.

1. A l'aide des filtres Date et Devise, sélectionnez les données à exporter vers Excel. Le système extraira toutes les données correspondant aux filtres choisis.

2. Cliquez sur le bouton Exporter. Une fenêtre contextuelle de téléchargement de fichier

apparaîtra.



3. Sélectionnez Ouvrir ou Enregistrer. Si vous sélectionnez Ouvrir, le système ouvrira automatiquement le fichier dans Excel et affichera les données sélectionnées. Si vous sélectionnez Enregistrer, créez un nom de fichier, sélectionnez le répertoire adéquat et cliquez sur Enregistrer.

4. Cliquez sur le bouton Rét. pour revenir aux paramètres de Requête par défaut.

3.4 Etablir des rapports

Deux séries de rapports sont disponibles : • Rapport « Activité titulaire » • Rapport « Dépense fourn. » Pendant l'établissement d'un rapport, une série de paramètres s'affiche ; elle permet à l'utilisateur d'affiner les détails qui seront exportés dans le rapport sélectionné. Ces paramètres incluent un choix de plage de dates et de formats de données, p. ex., formats .xls (Excel), .htm, .pdf et .rtf. Les rapports aux formats .xls, .rtf et .pdf sont téléchargés, ceux qui sont au format .htm s'affichent dans une nouvelle fenêtre du navigateur et peuvent être enregistrés en utilisant la fonction Enregistrer du navigateur. Lors de leur établissement, les rapports sont automatiquement mis en file d'attente et exécutés par lots. L'utilisateur peut voir l'état d'avancement du rapport programmé sur l'écran de téléchargement de rapports.

3.4.1 Etablissement d'un rapport

1. Sélectionnez Etablir rapports dans le menu des liens rapides. Une liste des configurations de rapports disponibles s'affiche sur l'écran Etablir rapports.

2. Sélectionnez la configuration de rapport que vous souhaitez établir en cochant le

bouton radio situé à côté.

3. Si vous cliquez sur le bouton Etablir rapports, le rapport sera automatiquement établi pour la période de facturation en cours et dans le type d'exportation par défaut. Cliquez sur le bouton Afficher détails pour confirmer ou modifier les dates d'établissement du rapport ou le type d'exportation.

4. Le rapport est programmé et lorsqu'il est prêt, il s'affiche sur l'écran Téléch. rapports

sous le statut « Prêt ».



3.5 Télécharger des rapports

1. Sélectionnez Télécharger rapports dans le menu des liens rapides. Les rapports créés et prêts à être téléchargés s'affichent sur l'écran Télécharger

rapports avec le statut « Prêt ».

Un rapport non terminé présentera le statut « Programmé » ou « En cours ». Les rapports ayant échoué présenteront le statut « Echec - Erreurs » ou « Echec - 0 donnée » . Les rapports déjà téléchargés ou affichés présenteront le statut « Téléchargé/affiché ».

2. Sélectionnez le rapport que vous souhaitez télécharger ou afficher en cochant le

bouton radio situé près du nom du rapport. 3. Cliquez sur le bouton Afficher rapports .htm pour afficher le rapport sélectionné sur

l'écran au format HTML uniquement. Cliquez sur le bouton Télécharger rapports .pdf, .rtf, .xls pour télécharger une copie du rapport vers un emplacement du réseau précisé dans ces formats uniquement.

Un message s'affiche, vous demandant si vous souhaitez ouvrir le fichier ou

l'enregistrer à un emplacement précis de votre ordinateur. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 5. Précisez l'emplacement où enregistrer le fichier. 6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.



4 GESTION PARAMÈTRES UTILISATEUR

La Gestion Paramètres Utilisateur permet à tous les utilisateurs du système de modifier le fuseau horaire et la langue standard de l’entreprise ainsi que leur propre mot de passe.

L’accès se fait par Administration > Utilisateur > Gestion Paramètres Utilisateur.

Sélectionnez le paramètre que vous voulez modifier et cliquez sur le bouton Adapter paramètres par défaut. À droite apparaît la fenêtre de saisie dans laquelle vous pouvez entrer votre modification et la confirmer en cliquant sur Modifier en bas à gauche.

5 GESTION UTILISATEUR

5.1 Affichage des comptes utilisateur

Dans la fenêtre Gestion Utilisateur, l’administrateur peut afficher et modifier les détails de chaque utilisateur. L’accès se fait par Administration > Utilisateur > Gestion Utilisateur.

Tous les titulaires de cartes actifs s’affichent. Pour visualiser également d’anciens utilisateurs, il faut sélectionner TOUS sous Profil et cliquer sur Afficher. Ces titulaires



de carte inactifs s’affichent en gris clair. En sélectionnant Anciens utilisateurs et Afficher, vous pouvez ne sélectionner que ceux-ci.

5.2 Modifier les données utilisateurs

Pour effectuer des modifications, sélectionner l’utilisateur souhaité et cliquer sur le bouton Adapter. Les détails correspondant à l’utilisateur concerné s’affichent dans une fenêtre contextuelle dans laquelle ils peuvent être adaptés à souhait. Si la mention « Plusieurs » figure sous Carte, cela signifie que le titulaire de cartes dispose d’une carte bloquée (p. ex. pour perte/vol) ainsi que d’une carte active. Pour s’annoncer, le titulaire de carte doit entrer les 4 derniers chiffres de sa carte active.



5.3 Débloquer et bloquer un utilisateur

Vous avez la possibilité de débloquer les titulaires de cartes de votre entreprise. Sélectionnez pour cela la personne à débloquer et cliquez sur le bouton Sécurité, puis sur Débloquer. Le titulaire de la carte est débloqué et reçoit un e-mail correspondant. Vous pouvez également bloquer un titulaire de carte avec ce même bouton.

6 GESTION DES CARTES

Dans la fenêtre Gestion carte, l’administrateur a la possibilité d’afficher les détails d’une carte. Il y accède par Administration > Carte > Gestion carte.

Dans cette fenêtre, il est possible de visualiser aussi bien les cartes actives que les cartes inactives en sélectionnant le Profil TOUS et en cliquant sur Afficher. En sélectionnant le profil Inactif et en cliquant sur Afficher, vous affichez les titulaires de cartes qui n’ont pas utilisé leur carte pendant une certaine période.



7 CONTACT

Pour toute question, veuillez vous adresser à notre équipe chargée des cartes d’entreprise :

o E-mail : [email protected] o N° de téléphone : +41 (0)58 958 84 01

Documents

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