13
GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK USU PROSEDUR IMPLEMENTASI SMM No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00 Edisi : 02 Revisi : 02 Berlaku efektif : 23 Oktober 2013 Halaman : 1 -13 PROSEDUR IMPLEMENTASI SMM PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU Disiapkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Ir. Nurlisa Ginting, MSc Ketua Program Studi Magister Arsitektur USU 25/11/2008 Disahkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 25/11/2008 Disiapkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Dr.Ir.Dwira Nirfalini Aulia,MSc Ketua Program Studi Magister Arsitektur USU 23/10/2013 Disahkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Dekan 30/10/2013 DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal 1 Fakultas Teknik USU Dekan Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME PD I Prof. Dr. Ir. M. Turmuzi, MS PDII Dr. Ir. Hamidah Harahap, M.Sc 2 Tata Usaha Fakultas Teknik USU KTU Ir. Jangga Arifin 3 Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Ketua Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc Sekretaris Beny O.Y Marpaung, ST, MT, PhD Sekretariat Novi Yanthi Mahasiswa

GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 1 -13

PROSEDUR IMPLEMENTASI SMM

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU Disiapkan Oleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Ir. Nurlisa Ginting, MSc

Ketua Program Studi Magister Arsitektur USU

25/11/2008

Disahkan Oleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan

25/11/2008

Disiapkan Oleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Dr.Ir.Dwira Nirfalini Aulia,MSc Ketua Program Studi Magister Arsitektur USU

23/10/2013

Disahkan Oleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME

Dekan 30/10/2013

DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal

1 Fakultas Teknik USU Dekan

Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME

PD I Prof. Dr. Ir. M. Turmuzi, MS

PDII Dr. Ir. Hamidah Harahap, M.Sc

2 Tata Usaha Fakultas Teknik USU KTU Ir. Jangga Arifin

3 Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU

Ketua Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc

Sekretaris Beny O.Y Marpaung, ST,

MT, PhD

Sekretariat Novi Yanthi

Mahasiswa

Page 2: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 2 -13

CATATAN PERUBAHAN PROSEDUR IMPLEMENTASI SMM

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU Revisi

ke Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan

Oleh Fungsi/ Jabatan

Tanda Tangan

1

25/11/2008 Tujuan Perubahan dan Persyaratan kurang tepat

Prof. Dr. Ir. Armansyah

Ginting. M.Eng

Dekan

2 23/10/2013 Perubahan dari

Penanggung Jawab menjadi Tujuan Kegiatan

Prof.Dr.Ir.

Bustami Syam, MSME

Dekan

Page 3: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 3 -13

1. TUJUAN

Prosedur IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU PS disiapkan untuk memberi

penjelasan kepada Fakultas, Sekolah Pascasarjana, dan unit lain di lingkungan USU tentang tatacara

pelaksanaan SISTEM MANAJEMEN MUTU USU.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup proses penerapan Sistem Manajemen Mutu di USU meliputi semua Fakultas dan

Departemen/Program Studi di bawahnya, Sekolah Pascasarjana dan semua Program Studi di

bawahnya, serta bagian yang mendukung proses realisasi penyampaian di atas tersebut, yaitu bidang

Keuangan, Operasional Akademik, Biro Administrasi Umum, Biro Administrasi Akademik,

Perpustakaan dan Pusat Informasi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, dan unit-

unit penunjang lainnya.

3. DEFINISI

3.1 SJM : Sistem Jaminan Mutu

3.2 MP : Manual Prosedur

3.3 UMM : Unit Manajemen Mutu

4. REFERENSI

4.1 MANUAL MUTU SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

USU 2005

4.2 SK MWA USU Nomor: 16/SK/MWA/IV/2007 tanggal 25 April 2007

4.3 SK Rektor Nomor: 190/J05/SK/PP/2007 tanggal 18 Januari 2007

4.4 SK Rektor Nomor: 191/J05/SK/PP/2007 tanggal 18 Januari 2007

5. KETENTUAN UMUM

Buku Manual Prosedur Sistem Manajemen Mutu USU yang selanjutnya disebut Manual Prosedur

(MP), merupakan dokumen tingkat II (Gambar 1), yang menguraikan isi Manual Mutu (MM)

menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan di tiap-tiap Fakultas, Sekolah Pascasarjana,

Departemen, Program Studi, dan unit-unit penunjang lainnya.

Beberapa kegiatan operasional yang terkait dengan proses akademik di USU, a.l:

Pendataan Mahasiswa Baru

Perwalian

Perkuliahan

Ujian

Page 4: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 4 -13

Kartu Hasil Studi dan Transkrip

Skripsi

Yudisium

Pendataan Alumni

Kurikulum

Survei Kepuasan Pelanggan (mahasiswa, orang tua mahasiswa, industri, Pemda, dll)

Gambar 1 Hirarki dokumen sistem mutu

Buku Manual Prosedur ini berisi Prosedur Implementasi SMM PROG STUDI MAGISTER

TEKNIK ARSITEKTUR USU; Manual Prosedur untuk proses operasional lainnya disiapkan oleh

Gugus Jaminan Mutu bersama Pelaksana Teknis pada tingkat unit terkait.

6. TUJUAN SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU

Sistem manajemen mutu (SMM) akademik di Universitas Sumatera Utara dilaksanakan secara

berjenjang, yaitu pada tingkat universitas, fakultas, departemen, program studi, serta unit penunjang

lainnya, sesuai Buku Pedoman Sistem Manajemen Mutu USU, yang di dalamnya berisi Kebijakan

Mutu, Organisasi, tanggung jawab dan wewenang, Manual Mutu Akademik, serta Manual

Prosedur.

MP

MM

IK

FORMULIR

Mengapa

(Tingkat I)

Siapa, Apa, Kapan, Di mana

(Tingkat II)

Bagaimana

(Tingkat III)

Rekaman

(Tingkat IV)

Berisi kebijakan, tujuan, dan sistem mutu

Berisi pelaksanaan rangkaian

kegiatan organisasi

Tahapan rinci kegiatan

operasional

Pembuktian bahwa kegiatan

Operasional telah dilaksanakan

Page 5: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 5 -13

Pada tingkat fakultas dirumuskan kebijakan akademik fakultas, standar akademik fakultas, dan

buku Manual mutu akademik fakultas serta dilakukan audit mutu akademik departemen/program

studi. Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

serta dilakukan evaluasi diri. Dengan cara yang sama juga berlaku pada unit penunjang lainnya,

misalnya Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat, Perpustakaan dan Sistem

Informasi, Puskom, dan lain lain.

Menggunakan instrumen tersebut di atas, dan instrumen lain yang ada pada level fakultas,

departemen/program studi, dan unit penunjang, SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK

ARSITEKTUR USU dirancang dengan tujuan:

Membantu pencapaian Visi dan Misi USU;

Menjamin kepatuhan seluruh perangkat kelembagaan USU dalam penjaminan mutu

pendidikan, penelitian, dan pelayanan pada masyarakat ;

Menjamin kepastian bahwa lulusan USU memiliki kompetensi yang sesuai dengan standar

yang ditetapkan;

Menjamin kepastian bahwa setiap mahasiswa mendapat pengalaman belajar sesuai dengan

spesifikasi program studi yang diikutinya;

Menjamin relevansi antara program pendidikan dan tuntutan / kebutuhan stakeholders;

Memfasilitasi dan mengoordinasikan tindakan perbaikan mutu berkelanjutan pada semua

tingkatan di USU.

7. TATA CARA PELAKSANAAN

Organisasi

Organisasi manajemen mutu USU disesuaikan dengan struktur organisasi USU yang telah

disyahkan oleh MWA USU. Secara skematik organisasi manjemen mutu USU diperlihatkan pada

Gambar 2 dan 3, masing-masing untuk tingkat Fakultas dan Sekolah Pascasarjana. Pada tingkat

universitas, manajemen pelaksanaan diurus oleh Unit Manajemen Mutu (UMM), sebagai

perwakilan manajemen (MR), yang berada di bawah koordinasi Pembantu Rektor bidang

Akademik (PR-I). Pada tingkatan Fakultas, Sekolah Pascasarjana, dan unit penunjang sistem

penjaminan mutu dikoordinaksikan secara langsung (embedded) dalam struktur organisasi yang

ada, dibantu oleh suatu Gugus Jaminan Mutu. Audit internal pada tingkat Fakultas/Sekolah

Pascasarjana/unit penunjang dilakukan oleh sebuah Tim Auditor Internal (TAu-F dan TAu-SPs)

yang terdiri dari para Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Pimpinan Unit Penunjang, dan

personil lain yang kompeten.

Page 6: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 6 -13

Gambar 1 Organisasi SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU:

tingkat Sekolah Pascasarjana dan Program Studi

Ketua

PRODI

GKM-Prodi

GKM-SPs GJM

WADIR-I

DIREKTUR

TAu-SPs

PR-I

REKTOR DGB

MWA

TAu-U UMM

SA

DEWAN AUDIT

Unit Manajemen Mutu

Gugus Jaminan Mutu

Gugus Kendali

Mutu

Page 7: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 7 -13

Prosedur Pelaksanaan

Tingkat Departemen/Program Studi

1. Ketua Departemen/Program Studi bertanggung jawab atas tersusunnya:

a. Spesifikasi Program Studi (SP);

b. Buku Manual Prosedur , dan

Instruksi Kerja (IK) yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual

Mutu, dan Manual Prosedur Tingkat Fakultas.

2. Ketua Departemen/Program Studi bertanggung jawab atas terlaksananya:

a. proses pembelajaran yang bermutu sesuai dengan SP, MP, IK;

b. evaluasi pelaksanan proses pembelajaran;

c. evaluasi hasil proses pembelajaran;

d. penyempurnaan SP, MP, dan IK secara berkelanjutan.

Dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut Ketua Departemen/Program

Studi dibantu oleh Gugus Kendali Mutu departemen (GKM-D).

3. GKM-D dibentuk pada tingkat departemen/program studi dan beranggotakan:

a. pengelola program studi, sekretaris departemen;

b. dosen

GKM-D bertugas untuk:

a. menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran;

b. melakukan evaluasi proses pembelajaran semester.

GKM-D mengadakan rapat minimal sekali dalam satu semester (di akhir

semester).

Laporan evaluasi dikirim oleh Ketua Departemen/Program Studi kepada Dekan

untuk dibahas dalam GKM-F.

Langkah Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu Tingkat Fakultas

Tabel 1 di bawah ini dijelaskan langkah demi langkah pelaksanaan SJM pada tingkat Fakultas dan ke unit

yang lebih rendah di bawahnya, misalnya Departemen/Program Studi. Ini dapat dijadikan contoh oleh unit

lain seperti Sekolah Pascasarjana, Perpustakaan dan Sistim Informasi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian

pada Masyarakat, dan unit penunjang lainnya.

Page 8: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 8 -13

Tabel 1. SOP SJM Fakultas

1. Dekan menunjuk dan mengeluarkan SK pengangkatan untuk:

a. Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu, dan

b. Koordinator, Sekretaris, dan anggota Gugus Jaminan Mutu tingkat Fakultas (GJM-

F)

Penanggung jawab pelaksanaan sistim penjaminan mutu tingkat fakultas dipegang (ex

officio) adalah Pembantu Dekan I (bidang akademik);

Koordinator GJM-F dapat diangkat dari dosen tetap fakultas.

2. 2.1. Dewan Pertimbangan Facultas (DPF) memberikan masukan dan saran tentang

perumusan:

a. Kebijakan Akademik, dan

b. Standar Akademik tingkat Fakultas.

untuk ditetapkan oleh Dekan.

2.2. Dalam menetapkan pengesahan kedua dokumen ini, Dekan dapat

meminta masukan dari DPF dan GJM-F.

3. Gugus Jaminan Mutu dan Pembantu Dekan Bidang Akademik/ Penanggung jawab

Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu menyusun:

a. Buku Manual Mutu dan

b. Buku Manual Prosedur Pelaksanaan sistem jaminan mutu tingkat Fakultas.

Penyusunan dilakukan dengan mengacu pada: Kebijakan Akademik dan Standar

Akademik tingkat Fakultas yang telah disusun dan disahkan oleh Dekan.

4. Ketua Departemen dan Ketua Program Studi menyusun:

a. Kompetensi Lulusan dan

b. Spesifikasi Program Studi

GJM-F dapat memberi bantuan teknis dalam proses penyusunan Kompetensi Lulusan

dan Spesifikasi Departemen/Program Studi.

5. Dekan menetapkan SK pengangkatan GKM-F dan GKM-D, atas usul Pembantu Dekan

Bidang Akademik/Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik.

6. GKM-F dan GKM-D melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran

semester.

7. GKM-F menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan

mutu proses pembelajaran serta melaporkannya kepada Dekan.

Page 9: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 9 -13

8. Dekan mempelajari laporan GKM-F dan mencantumkan rencana tindak lanjut untuk

peningkatan mutu proses pembelajaran ke dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran

Tahunan (REKAT).

9. GKM-F dan GKM-D melaksanakan peningkatan mutu proses pembelajaran.

Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal

1. Dekan menetapkan SK pengangkatan Ketua Program Audit Mutu Akademik Internal (K-

TAu-F) atas usul Pembantu Dekan Bidang Akademik/Penanggung Jawab Pelaksanaan

Sistem Jaminan Mutu.

2. K-TAu-F dapat membentuk Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas dan

mengkoordinasikan pelatihan audit mutu akademik. K-TAu-F dapat meminta bantuan

teknis untuk pelatihan tersebut kepada Auditor Mutu Akademik tingkat universitas melalui

Unit Manajemen Mutu (UMM) USU.

3. K-TAu-F bersama dengan Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas merencanakan

pelaksanaan audit.

4. Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas melaksanakan audit mutu akademik internal

sesuai siklus audit.

5. Tim Audit Mutu Akademik tingkat Fakultas menyerahkan Laporan Audit dan Usulan

Tindakan Koreksi (UtiKor) kepada K-TAu-F yang akan meneruskan ke Dekan dengan

tembusan kepada UMM USU.

6. Pimpinan Fakultas melakukan tindakan koreksi sesuai dengan UtiKor dan melaporkan

hasil tindakan koreksi kepada Pembantu Rektor Bidang Akademik (PR-I) dengan

tembusan kepada Ketua UMM USU.

7. Dekan melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit, dan tindak lanjut UtiKor kepada DPF.

Setelah mempelajari kedua laporan tersebut DPF dapat memberikan rekomendasi/saran

kebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu pendidikan.

8. UMM USU melakukan:

a. Audit pelaksanaan penjaminan Mutu Akademik tingkat Fakultas;

b. Pemantauan pelaksanaaan Audit Mutu Akademik Internal tingkat fakultas;

c. Pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi;

d. Penyusunan rencana peningkatan sistem penjaminan mutu akademik, serta

e. Melaporkan hasil kerjanya kepada PR-I USU.

9. PR-I mempelajari laporan UMM USU, menyusun REKAT dalam ruang lingkup

tugasnya, serta menyampaikannya kepada Rektor. Rektor meminta masukan tentang

REKAT bidang akademik kepada SA.

10. PR-I melakukan tindak lanjut peningkatan mutu akademik.

11. UMM USU melakukan penyempurnaan sistem penjaminan mutu akademik di

lingkungan USU.

Page 10: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 10 -13

Model Sistem Manajemen Mutu

SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU mengadopsi pendekatan proses

dalam memenej sistem manajemen mutu, yaitu merujuk langsung pada standard internasional ISO-9001:

2000, yang dalam implementasinya pada setiap proses dapat menggunakan konsep PDCA (PLAN—

DO—CHECK--ACT), seperti diperlihatkan pada Gambar 4.

Pendekatan proses ISO-9001: 2000 ditunjukkan pada Gambar 4.

PLAN (rencanakan) : Tetapkan tujuan (objectives) yang didasarkan pada kebijakan

mutu organisasi dan proses yang diperlukan untuk

mendapatkan hasil sesuai dengan kebutuhan stakeholders dan

kebijakan organisasi.

DO (lakukan) : Terapkan prosesnya

CHECK (periksa) : Pantau dan ukur proses dan produk terhadap kebijakan mutu,

tujuan mutu, dan persyaratan mutu bagi produk dan laporkan

hasilnya

ACT (tindak) : Lakukan tindakan untuk perbaikan berlanjut (continual

improvement) dari kinerja (performance) proses

Gambar 4. Konsep PDCA untuk Implementasi SMM

Plan

Do Act

Check

Page 11: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 11 -13

Gambar 5 Model Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001-2000)

Menggunakan model ini, stakeholders memainkan peran berarti dalam menetapkan kebutuhan/persyaratan

sebagai masukan. Untuk sebuah perguruan tinggi Badan Hukum Milik Negara seperti USU, yang termasuk

dalam stakeholders, antara lain: mahasiswa, orang tua mahasiswa, industri, instansi pemerintah/swasta,

pemerintah daerah, DIKTI (Depdiknas), perguruan tinggi negeri/swasta, dll. Pemantauan kepuasan

menghendaki penilaian informasi berkaitan dengan persepsi stakeholders tentang apakah organisasi/institusi

telah memenuhi persyaratan stakeholders, atau belum.

Kegiatan Akademik

Karena implementasi SMM PROG STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU menerapkan

prinsip berjenjang maka, pada tingkat universitas, Unit Manajemen Mutu (UMM) harus menyiapkan

pedoman umum. Berdasarkan pedoman tersebut Fakultas, Sekolah Pasacasarjana, Departemen/Program

Studi, dan Unit Penunjang lain, termasuk yang non-akademik yang dalam buku ini diistilahkan dengan

TANGGUNG JAWAB

MANAJEMEN

PENGUKURAN,

ANALISIS, DAN

PENINGKATAN

MANAJEMEN

SUMBER DAYA

REALISASI

PRODUK INPUT OUTPUT

KEPUASAN (SATISFACTION)

STAKEHOLDERS

1

2

3

4

5

PROSES

KEBUTUHAN (REQUIREMENTS) STAKEHOLDERS

Page 12: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 12 -13

“organisasi” berkewajiban menyusun dokumen sesuai tingkatan masing-masing. Untuk lebih jelasnya

diperlihatkan pada Tabel 2

Tabel 2. Tanggung jawab dan Wewenang Sistem Penjaminan Mutu Tingkat

Universitas, Fakultas, dan Departemen/Program Studi

Tingkat Dokumen yang

dihasilkan Satuan Kerja

Pen. Jawab

Pelak. Sistem

Penjaminan Mutu

Akademik

Penanggung Jawab

Sistem audit Mutu

Akademik Internal

Univ Kebijakan

Akademik

Standar Akademik

Peraturan Akademik

Manual Mutu

Manual Prosedur

Instruksi Kerja

Rekaman

Unit

Manajemen

Mutu (UMM)

PR-I/Ketua UMM Ketua Tim Audit Mutu

Akademik Internal

(K-Tau-U)

(ditunjuk oleh PR-I

dengan SK Rektor)

Fak Standar Akademik

Fakultas

Peraturan Akademik

Fakultas

Manual Mutu

Manual Prosedur

Instruksi Kerja

Rekaman

Gugus

Jaminan Mutu

(GJM-F)

dan

Gugus

Kendali Mutu

(GKM-F)

PD-I Ketua Tim Audit Mutu

Akademik Internal

(K-Tau-F)

(ditunjuk oleh PD-I

dengan SK Dekan)

SPs Standar Akademik

SPs

Peraturan Akademik

Fakultas

Manual Mutu

Manual Prosedur

Instruksi Kerja

Rekaman

Gugus

Jaminan Mutu

(GJM-SPs)

dan

Gugus

Kendali Mutu

(GKM-SPs)

Wak. .Dir-I

Sekolah Pascasarjana

Ketua Tim Audit Mutu

Akademik Internal

(K-Tau-SPs)

(ditunjuk oleh WR-I

dengan SK Dir. SPs)

Dep/

PS

Kompetensi Lulusan

Spesifikasi Program

Studi

Manual Mutu

Manual Prosedur

Instruksi Kerja

Rekaman

Gugus

Kendali Mutu

(GKM-D/PS)

Sekretaris

Departemen/

Pengelola Sekolah

Pascasarjana/Pejab

at atau Ketua yang

ditunjuk

N/A

Page 13: GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI MAGISTER …mta.usu.ac.id/images/3-00_IMPLEMENTASI_SMM.pdf · Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK USU

PROSEDUR

IMPLEMENTASI SMM

No. Dokumen : MP-GKM-S2-TA-3-00

Edisi : 02

Revisi : 02

Berlaku efektif : 23 Oktober 2013

Halaman : 13 -13

Kebijakan mutu (quality policy) pada tingkat Fakultas, Sekolah Pasacasarjana, dan Unit Penunjang lain

seperti Perpustakaan dan Sistim Informasi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat, dan lain-

lain harus dituangkan dalam Buku Pedoman (Manual) mutu. Manual tersebut tentunya spesifik untuk

masing-masing unit, tetapi tetap harus didasarkan pada Buku Manual SMM USU.

Parameter yang terkait dengan INPUT, PROSES, OUTPUT, dan STAKEHOLDER, seperti diuraikan

pada Bab 2 Manual Mutu harus dijadikan sebagai pedoman umum standard mutu USU, yang tentu saja

dapat disesuaikan dengan spesifikasi/karakteristik unit masing-masing. Kebijakan mutu USU

dipresentasikan pada Bab 2; kebijakan mutu Fakultas, Sekolah Pascasarjana, dan unit penunjang lainnya

dapat diisi mengikuti format pada Tabel 3, 4, dan 5.